Algemene ledenvergadering 15 april 2014.

Transcriptie

1 Algemene ledenvergadering 15 april Locatie: Clubhuis RTV Bakkershaag. Aanvang: 20:00 uur. Aanwezig: Camille Bartels, Joan Beek, Aart Beekhuizen, Miranda Beekhuizen, Anita van den Berg, Andy Blom, Janny ten Bohmer-Hasselaar, Jacques Budding, Petra Budding, Ruben Budding, Bram Derikx, Jan van Dipten, John van Dooijeweert, Willem van Dooren, Sander Gerrits, Arjen Jongstra,, Agnes Harkema, Ewin Harkema, Stefan Haver, Christel Hensema, Wil Holleman, Pauline van t Hoog- Bakker, Ina van Keulen, Erwin Koop, Guus van de Kraats, Nanneke Kuhlemeier, Ellen Rap-Akveld, Tjitske Riksen, Ria Roelofs, Toos de Rooy, Lineke Roozeboom, Gert Roseboom, Gert Schuurman, Jacqueline van Silfhout, Hans Paul Visser, Marijke Visser, Wendy Wijnans en Martine de Zoeten, Afwezig met kennisgeving: André Groenewoud, Margriet Hensema-Kuijpers, Lidy de Jager, Christien Jongboer, Margreeth Moraal en Miep Schmitz De voorzitter, Jacques Budding opent de vergadering om uur. 1. Opening en mededelingen: Jacques wil terugblikken op De voorzitter is blij met de inzet van alle vrijwilligers. Nieuwjaarsreceptie was een groot succes en zal komend jaar een vervolg krijgen. Henk Weijman is ons bijna ontschoten. Gelukkig is dit niet gebeurd en Jacques is blij dat zoveel leden de AED-cursus hebben gevolgd. Margriet Hensema is geopereerd aan haar heup. Jacques wil iedereen die mee heeft geholpen aan het clubhuis bedanken voor de hulp. In het verleden hebben we bloemen en kaarten verstuurd naar zieke leden, maar het bestuur kiest ervoor omdat niet meer te doen. Dit omdat mensen die iets verder van ons af staan snel worden vergeten. Zij zouden zich voor de kop gestoten kunnen voelen. Ewin Harkema geeft aan dat hij dat jammer vindt omdat hij uit eigen ervaring weet dat dit erg gewaardeerd wordt. Ewin vraagt het in heroverweging te nemen.

2 Stichtingsbestuur: Ewin Harkema, Piet Wijnen en Lidy de Jager zijn gestopt als stichtingsbestuur. Zij vonden dat de communicatie dermate was verslechterd dat zij zich genoodzaakt voelden te stoppen. Ewin vraagt om zijn uitleg te geven. Hierin geeft Ewin aan dat hij en Lidy de Jager de slechte communicatie en transparantie de redenen zijn dat zij geen basis in wederzijds vertrouwen en samenwerking meer zien binnen het stichtingsbestuur. Hans Paul Visser reageert namens het bestuur dat de TV toestellen zijn aangeschaft door de vereniging in verband met een sponsoring aan de vereniging die de aanschaf mogelijk heeft gemaakt. Contract van Warsteiner is op de dag van vergadering nog niet getekend. Er ligt een korting die de stichting veel geld zou kunnen besparen en Warsteiner sponsort RTV Bakkershaag. Dit zijn wel redenen om voor Warsteiner te kiezen. Hans Paul geeft aan dat zijn in ziens de problemen tussen de stichting en de vereniging deels komen door slechte communicatie en deels door de worsteling over de functie van de stichting. Er heeft in de het verleden een verschuiving plaatsgevonden wat betreft verantwoordelijkheden van de stichting. Hans Paul heeft toen hij bestuurslid werd geregeld dat er een belastingvoordeel voor de stichting kwam. Door dit belastingvoordeel zijn verschillende zaken bij de stichting terecht gekomen en zo zijn verantwoordelijkheden bij beide besturen terecht gekomen. Hans Paul heeft vergeleken met andere verenigingen en daar is het gebruikelijk dat de vereniging deze taken op zich neemt ondanks dat ook zij een stichting hebben. Het verenigingsbestuur wil dat het grootste deel van het stichtingsbestuur uit verenigingsbestuurders bestaan, omdat alleen in dat geval het stichtingsbestuur door de leden ter verantwoording geroepen kan worden. Anders hebben de leden geen invloed op de stichting. De belasting inspecteur heeft de huidige opzet van de stichting/vereniging goed gekeurd. Met die reden en ook om praktischer te werken is gezocht naar een andere vorm voor het stichtingsbestuur. Een ander argument om dit te herzien is dat een belastingvoordeel per 2014 wegvalt. Het kan wat dat betreft voordeliger zijn om verantwoordelijkheden wel weer bij de vereniging neer te leggen. Hans Paul wil het komend half jaar de voor- en nadelen op een rij zetten om hier in de toekomst een beslissing voor te nemen. Ewin reageert, dat voordat Hans Paul bestuurslid werd de verantwoordelijkheden ook zo verdeeld waren als nu. Hans Paul geeft aan dat volgens de balans het toch zo was als hij schetst. Ewin hoopt dat de nieuwe stichtingsbestuurders wel worden gekend in de beslissingen zoals bierleverancier, aanschaf inventaris etc. Hans Paul geeft aan dat eerst zal worden bekeken wat de rol van stichting wordt alvorens nieuwe stichtingsleden te benaderen. Ewin geeft aan dat hij het jammer vindt dat Lidy de Jager toen ze terugtrad voor haar vrijwilligerswerk niet is bedankt. Jacques Budding geeft aan dat hij dat op de huidige avond had willen doen en maakt van de gelegenheid gebruik om Ewin te bedanken met een bloemetje. De bloemen worden niet geaccepteerd door Ewin. Ellen Rap vraagt hoe het komt dat het contract met Heineken nog niet is opgezegd. Dit komt omdat er formeel nog geen contract is met Warsteiner. De samenwerking met Heineken zal pas worden beëindigd als het contract met Warsteiner getekend is. Guus van de Kraats vraagt aan het bestuur hier richting leveranciers zorgvuldig mee om te gaan. 2. Ingekomen stukken en verzonden stukken. Er zijn geen ingekomen en verzonden stukken.

3 3.Notulen Algemene ledenvergadering 12 november Inhoudelijk en tekstueel geen opmerkingen. De notulen wordt vastgesteld. 4.Financieel jaarverslag, Hans Paul geeft een presentatie. Stichting sluit met positief saldo van 7540,= en heeft een eigen vermogen van 71000,= Tevens is er een reservering van 31000,= waardoor het totaal aan kapitaal van de stichting ,= bedraagt. Camille Bartels vraagt naar bedrag van de huur BSO. Teruggerekend is dit 20,- per dag. Bij de totstandkoming is voor dit bedrag gekozen als deel van de totale kosten. De BSO draagt ook een deel van de kosten die anders bij Bakkershaag terecht waren gekomen,zoals schoonmaak of aanschaf vriezer. Daarnaast krijgt Bakkershaag nieuwe leden dankzij de BSO. Vereniging sluit met een negatief saldo van 485,-. Het totaal kapitaal van de vereniging bedraagt 57133,= Na jaren van terugloop met betrekking tot het aantal leden zien we nu een stabilisatie. Het aantal leden wat afkoopt stijgt. Het bestuur betreurt dit omdat het invloed heeft op de barbezetting en omdat het ten koste gaat van de betrokkenheid van deze leden bij de vereniging. Inkomsten uit trainingslessen zijn gedaald. Dit komt omdat veel oudere jeugd uitgestroomd. Hier is in het verleden wat minder aandacht aan besteed. Dit is weer opgepakt dus we verwachten dat deze in de toekomst weer zullen aantrekken. Er worden diverse activiteiten georganiseerd om jeugdleden te stimuleren. De Dzjoes kost 8,= per lid. Het bestuur vraagt of we moeten doorgaan met de papieren Dzjoes of dat een publicatie via de website volstaat. De zorg wordt uitgesproken dat er een aantal leden dan niet worden bereikt. Ewin vraagt of we niet kunnen besparen op de bezorgkosten. Er blijkt bij deze uitgave gekozen te zijn om de bezorging uit te besteden omdat er iets fout was gegaan in de voorbereiding. Dit was eenmalig. Het bestuur vraagt of we mogen onderzoeken of er een alternatief is voor de schriftelijke Dzjoes. De leden stemmen hiermee in. De kascommissie keurt jaarrekening goed Hans Paul gaat wat dieper in op de financiële situatie in verband met de toekomstige investeringen die plaats gaan vinden. Hans Paul zegt toe deze uitleg op de site te zetten. 5. Bardiensten. Margriet Hensema en Tjitske Riksen hebben een enquête gehouden onder de bardienstmedewerkers. Hiervan wordt een overzicht rondgedeeld met de uitslag. Optie 1. Bardiensten verlengen naar 20 uur en de afkoop verhogen naar 50 euro (12 ja, 20 nee), Optie 2. In laag seizoen de openingstijden in korten tot uur, waarbij er één bardienstmedewerker dienst draait (20 ja, 12 nee). Optie 3. Dat mensen tot een bepaalde datum de mogelijkheid hebben om zelf in te plannen. Als er dan niet is ingepland zal de commissie de uren van de bardienstmedewerker plannen. (ja 18, nee 14) Optie 4: Alleen draaien (ja 22,nee 10).

4 Het bestuur stelt voor om voor optie 2 te gaan. Gert Rooseboom geeft aan dat hij niet achter optie 2 staat omdat het uitgangspunt is dat je tot 23 uur kan tennissen. Toch dient er een optie gekozen te worden en het bestuur wil de optie met de minste weerstand kiezen omdat we niet willen riskeren dat een groot aantal leden de vereniging verlaat. Voorstel om 21:00 tot 24:00 uur te kiezen. We hebben nu eenmaal een tekort aan bardienst medewerkers. Er wordt aangegeven dat mensen aanspreken die afkopen beter werkt. Tjitkse Riksen geeft aan zij dit niet erbij kan hebben. Sander Gerrits stelt voor om Tjitkse te helpen om mensen te benaderen om bardienst te draaien. Christel Hensema vindt dat moet worden achterhaald, waarom bepaalde leden afkopen. Ze vermoedt dat daar een belangrijk deel van de oplossing zit. Joan Beek geeft aan dat veel mensen geen vrijwilligerswerk willen draaien omdat ze in het verleden al veel voor de vereniging hebben gedaan. Sander en Tjistke gaan dit samen onderzoeken en nemen bovenstaande punten mee. 6. Toegangshek. In onze missie-visie staat dat we een open vereniging willen zijn. Nu is het hek gesloten en dat nodigt niet uit. Tijdens de BSO-uren bestaat de wens om het hek gesloten te houden omdat de GGD het wenselijk acht dat het hek gesloten is. Nu is het zo dat tijdens competitie en toernooien het hek open staat. Voorstel van het bestuur is om bij opening van de bar het hek om uur open te laten zetten. Er zal een proefperiode worden gestart en tijdens de volgende ALV zal hierover worden gestemd. 7. 3B4. In januari heeft de raad goedkeuring gegeven aan het vernieuwde plan 3B4. Deze maand wordt een architect aangesteld en als vereniging zullen wij betrokken worden bij de plannen van de architect. De uitgangspunten die Bakkershaag heeft is dat we uitzicht willen hebben op de banen vanuit de bar/terras. Betaalbare consumpties en mogelijk samenwerking met de BSO. We willen hier meer over gaan communiceren richting de leden en daar is dit de start van. Voorheen trokken we erg veel samen op met de BSO, maar er zijn twijfels vanuit het bestuur of zij met ons verder willen of dat voor hen niet interessant is omdat zij harder groeien dan dat wij ze mogelijk kunnen bieden. Er zal door Edu Boer, Kitty van der Zijden en Rene van Gent een werkgroep 3B4 worden gevormd. Zij zullen middels het bord in de kantine communiceren naar de leden. Ook via de website en de nieuwsbrief zullen de leden worden geïnformeerd. Gert Schuurman vraagt of er een risico bestaat mbt geluidsen lichtoverlast. We zijn geborgd voor de huidige situatie. Er zijn geen nieuwbouwplannen. De gemeente zal hier tijdens de procedures rekening mee moeten houden. Rondvraag: Nanneke Kuhlemeier gaat in mei verhuizen en zal haar lidmaatschap opzeggen. Ze wil iedereen bedanken voor de prettige tennisjaren. Guus van de Kraats geeft aan dat afgelopen jaren soms banen gereserveerd waren die niet bezet bleken. Is het mogelijk om binnen de vereniging een aantal mensen aan te wijzen om dit te corrigeren? Andy Blom geeft aan dat op baan 3, 4 en 5 ballen onder het hek door gaan. Dit is bekend en wordt opgevolgd. De verlichting van baan 1 moet altijd aan voordat de andere banen kunnen worden verlicht. Als er training is op baan 3,4 en 5 is dit niet energie-efficiënt. De gehele besturingskast moet dan worden aangepast. Dit is wel mogelijk maar is afhankelijk van de toekomstplannen. Als we

5 bijvoorbeeld overgaan op led-verlichting kan het op de baan worden aangezet ipv op de besturingskast. Christel Hensema wil iedereen bedanken voor de hulp bij het opknappen van het clubhuis. Ze wil er wel op wijzen dat we het netjes moeten houden en tassen op de daarvoor bestemde plaatsen zetten. Christel vraagt wel om de nieuwe leden beter te begeleiden bij het draaien van de bardienst. Dit wordt volgens Tjitske Riksen al gedaan. Tijdens de eerste bardienst worden ze geïnstrueerd. Wil Holleman wil in de toekomst graag een pauze tijdens de ALV Miranda Beekhuizen geeft aan dat de toss weer minder populair is. Nu is het zo dat een groep nu op de toss baan de hele avond kan tennissen zonder dat ze afhangen. Dit lijdt tot scheve gezichten. Ewin Harkema geeft aan dat in het verleden is besloten dat op de website notulen kwamen te staan. Dat is tot op heden niet gebeurt. Wordt opgenomen. Op kaartavonden is het koffiezetapparaat te traag voor het aantal leden. De koffie wordt wel lekkerder gevonden. Het clubhuis is opgeknapt. Er is volgens Ewin geen rekening gehouden met het aantal hanglampen voor de kaartavond. Er hangen nu 4 lampen. Christel Hensema reageert dat dit er 6 zouden moeten zijn. Een van deze lampen zou door de BSO worden opgehangen. Ewin mist de bekers. Christel geeft aan dat deze kunnen terugkomen als er een mooie vitrinekast voor is. Ook merkt Ewin op dat de plantenbakken er niet meer zijn. Ewin geeft aan dat er geen bordjes sociale hygiëne hangen. Ruben Budding geeft aan dat deze in de map zitten en deze hoeven niet zichtbaar te zijn. Ewin betwist dit en het zal worden uitgezocht. De voorzitter bedankt de aanwezigen en sluit de vergadering,