Kerkgeheugen. helpt kerken onthouden

Transcriptie

1 Kerkgeheugen helpt kerken onthouden

2 Kerkgeheugen In kerken en gemeenten delen we heel veel informatie met elkaar. Brieven, notulen, arbeidscontracten, pastorale verslagen, begrotingen, belangrijke documenten, berichten, van alles! En vaak is deze informatie nog vertrouwelijk ook. Veel kerken en gemeenten hebben moeite om dat allemaal netjes op orde te houden. Daardoor raken dingen kwijt of komt er informatie terecht waar het niet thuis hoort. Dat kost vaak tijd en frustratie, maar kan ook veel narigheid veroorzaken. Dat willen wij graag helpen voorkomen. Onze oplossing noemen we Kerkgeheugen. Wij geloven dat de Bijbel ons leert dat alle dingen binnen de kerk op een gepaste wijze en in goede orde dienen te gebeuren (1 Korinthe 14:40). Wij geloven dat dit ook betrekking heeft op hoe wij in de kerk omgaan met documenten, , vergaderingen en elkaar. Lees hierover meer in ons paspoort dat u kunt downloaden van Inhoud Wat is Kerkgeheugen? Voor wie is Kerkgeheugen? Kerkgeheugen is een dienst via internet waarmee u informatie die in uw kerk of gemeente gebruikt wordt, eenvoudig en veilig rondstuurt, bewaart, afschermt en gebruikt. Kerkgeheugen is onze oplossing voor kerken en gemeenten die ook digitaal graag goede rentmeesters willen zijn en op koninklijke wijze met informatie over het Koninkrijk willen omgaan. U kunt er gebruik van maken met een pc, laptop, tablet, ipad of smartphone. Scriba s, secretarissen en archivarissen Voor scriba s, secretarissen en archivarissen is Kerkgeheugen een enorme uitkomst. Het bespaart ze handen vol tijd. Vergaderdeelnemers Kerkenraden, commissies, beheerteams, pastorale teams: er zijn heel wat mensen in kerken en gemeenten die regelmatig vergaderen of die (vertrouwelijke) informatie produceren, versturen of ontvangen. Ook voor hen is Kerkgeheugen een uitkomst. Ze hoeven bijvoorbeeld nooit meer te zoeken naar agenda s, notulen of andere documenten. Wat is Kerkgeheugen? 3 Voor wie is Kerkgeheugen? 3 Wat kunt u met Kerkgeheugen? 3 Wat zijn de voordelen van Kerkgeheugen? 4 Welke functionaliteiten heeft Kerkgeheugen? 7 Hoe veilig is Kerkgeheugen? 9 Wat is de techniek achter Kerkgeheugen? 10 Van wie is het systeem Kerkgeheugen? 11 Van wie is de informatie in Kerkgeheugen? 13 Wat kost Kerkgeheugen? 14 Wat kunt u met Kerkgeheugen? Met Kerkgeheugen kunt u drie belangrijke activiteiten binnen uw kerk of gemeente makkelijk, veilig en duurzaam organiseren: Vergaderen Agenda s en verslagen maken en samen met vergaderstukken opslaan en verspreiden. Beheren van actiepunten- en besluitenlijsten. Corresponderen Een besloten systeem houdt informatie vertrouwelijk en goed opgeslagen. Archiveren Bouw automatisch een slim, doorzoekbaar, toegankelijk, veilig en duurzaam digitaal archief op, waaraan ook bestaande stukken eenvoudig kunnen worden toegevoegd. 2 3

3 Wat zijn de voordelen van Kerkgeheugen? Kerkgeheugen voorkomt digitale dementie in uw kerk of gemeente. Voor scriba s en secretarissen Gemakkelijk opstellen van agenda s en verslagen (inclusief besluitenlijsten en actiepunten) vanuit één online omgeving, waarbij opvolging en monitoring van vergaderuitkomsten overzichtelijk in beeld blijft. Geen zwervende documenten of mee te lezen verkeer meer op thuis- of privécomputers, doordat elke vergaderdeelnemer of kerkelijke functionaris praktisch en veilig bereikbaar is via de eigen persoonlijke documentenbox of het besloten systeem van Kerkgeheugen. Van agenda s en vergaderstukken maakt Kerkgeheugen één complete vergaderbundel in pdf-formaat met ingebouwde navigatiemogelijkheden, zodat er gemakkelijk in gebladerd kan worden bij digitaal lezen en raadplegen. Voor vergaderdeelnemers Alle documenten in een eigen, veilige, afgeschermde en online bereikbare documentenbox, inclusief app voor tablet of ipad. Webbased gebruik van het besloten systeem. Altijd en overal de juiste documenten bij de hand, in de juiste versie. In de meegeleverde app kunnen opmerkingen worden gemaakt die altijd bewaard blijven en die met anderen kunnen worden gedeeld. Bijvoorbeeld met de voorzitter, of met andere vergaderdeelnemers. Maar even makkelijk kunnen besluiten worden teruggezocht of openstaande actiepunten geraadpleegd. Overdracht Fysieke overdracht van mappen, PC s of gegevensdragers is niet langer nodig. Op het moment dat de account van de vertrekkende functionaris wordt stilgezet, kan hij nergens meer bij. Vanaf het moment dat de opvolgende functionaris een inlogaccount heeft, kan hij bij alle informatie waarop hij of zij recht heeft. Archivering Een agenda opstellen of een versturen moet toch gebeuren. Doet u dit vanuit Kerkgeheugen, dan is de informatie daarin meteen veilig en toegankelijk opgeslagen én gearchiveerd. Het opvragen (door een archivaris) of overdragen (door een scriba of secretaris) van informatie om in het archief te worden opgenomen, is door het gebruik van Kerkgeheugen verleden tijd. Geen extra handelingen dus, maar juist minder! Dossiervorming Als alle informatie in Kerkgeheugen wordt opgeslagen, kan voorkomen worden dat bepaalde dossiers incompleet raken. Compleetheid van dossiers is van belang bij rechtshandelingen of in het geval van kerkelijke conflicten. Ook bij geschillenbeslechting door een burgerlijke rechter is het erg belangrijk dat een dossier op orde en compleet is. Naslagfunctie Door het opbouwen van een verzameling documenten ontstaat een kerkelijke informatiebibliotheek met een schat aan kennis en ervaring. Wanneer bijvoorbeeld alle besluiten die genomen zijn in Kerkgeheugen worden vastgelegd, geeft Kerkgeheugen antwoord op een vraag als: wat is er in de afgelopen tien jaar door de kerkenraad besloten over het onderwerp catechisatie. Niet alleen handig voor nieuwe kerkenraadsleden, maar ook een nuttige ondersteuning voor continuïteit en het voorkomen van zwalkend beleid of dubbele vergadertijd. Toegankelijkheid op lange termijn Het digitale kerkelijke archief is professioneel opgeslagen en staat niet langer op één of meerdere lokale PC s bij mensen thuis, op kwetsbare gegevensdragers of in verouderde bestandsformaten opgeslagen. Daarmee is de toegankelijkheid ook op de langere termijn gewaarborgd voor diegenen die toegang tot dit e-depot mogen hebben. Doorzoekbaarheid Alle informatie die in Kerkgeheugen wordt gecreëerd of opgeslagen is volledig doorzoekbaar. Documenten die van buitenaf in Kerkgeheugen worden opgeslagen zijn eveneens volledig doorzoekbaar, mits het pdfbestanden zijn waarop tekstherkenning ( OCR ) is toegepast. Overigens kunnen in Kerkgeheugen verschillende tekstgeoriënteerde bestandsformaten worden geconverteerd naar pdf, waarbij automatisch tekstherkenning wordt toegepast. Zo wordt digitale informatie beter ontsloten en toegankelijk, en dus makkelijker terug te vinden. 4 5

4 Welke functionaliteiten heeft Kerkgeheugen? Kerkgeheugen bestaat uit vier delen die samen een afgeschermde werkomgeving voor kerken en gemeente vormen: 1 Een uitgebreid documentenbeheersysteem 2 Een persoonlijke documentenbox 3 Een besloten systeem 4 Een duurzaam digitaal archief Kerken eren God door zorgvuldig om te gaan met digitale informatie 1. Een uitgebreid documentenbeheersysteem Vroeg of laat passeren veel documenten een kerkenraad of commissie. Daarom hebben wij er voor gekozen om het vergaderproces als leidraad te nemen voor digitaal informatiebeheer in kerken. Vergaderingen zijn bijeenkomsten om gedachten uit te wisselen en besluiten te nemen. Ook kerkelijke vergaderingen worden ondersteund door agenda s, verslagen, besluitenlijsten, takenlijsten en natuurlijk door documenten waarover gesproken wordt, de vergaderstukken. Daarnaast ontstaan en circuleren er diverse andere, niet-vergadering gerelateerde documenten binnen een kerk of gemeente. De werkomgeving van Kerkgeheugen bestaat uit een webapplicatie die fungeert als centrale beheeromgeving. Deze is bereikbaar via een eigen subdomein voor uw kerk of gemeente (gemeente.kerkgeheugen.nl). De webapplicatie is solide beveiligd en toegankelijk door middel van persoonlijke inloggegevens. Het maakt niet uit welke browser u gebruikt of welk type PC. De webapplicatie is voorzien van de eigen huisstijl van de kerk of gemeente en beschikt over de volgende functies: Het opstellen van agenda s voor en verslagen van vergaderingen. Het verspreiden van agenda s, verslagen en vergaderstukken. Het beheren van actiepunten- en besluitenlijsten. Het opslaan en eventueel verspreiden van diverse soorten documenten in Kerkgeheugen. Tijdens het opslaan van documenten kan op verschillende manieren meta-data aan het bestand worden toegevoegd (bijvoorbeeld het onderwerp, de auteur of de ontstaansdatum van het document). Dit is onder andere van belang voor het terug kunnen vinden van informatie, voor het bewaken van eventuele opvolging en voor het opbouwen van een gestructureerd archief. Een beheerder bepaalt bovendien welke informatie door wie mag worden ingezien, gevonden en ontvangen, en hoe lang de informatie bewaard moet worden. 6 7

5 2. Een persoonlijke documentenbox Voor het ontvangen van kerkelijke documenten krijgt iedereen die dat nodig heeft binnen de kerk of gemeente de beschikking over een persoonlijke documentenbox in Kerkgeheugen, die zowel via internet (mydox.kerkgeheugen.nl) als via tablet of ipad beschikbaar is. Vanuit Kerkgeheugen is het daardoor mogelijk vergaderdeelnemers en andere kerkelijke functionarissen op een gecontroleerde wijze over voor hen bestemde documenten te laten beschikken door deze rechtstreeks naar de juiste documentenboxen te verspreiden. Daarbij kunnen allerlei restricties worden meegegeven, zoals embargo s op documenten of uiterste beschikbaarheidsdata van documenten. In de documentenbox kunnen door de gebruiker ook eigen, persoonlijke documenten worden opgeslagen en geraadpleegd. Doordat de documentenbox zowel via het web als via een app toegankelijk is, kan iedereen met Kerkgeheugen uit de voeten. Mensen die graag met een tablet naar de vergadering gaan worden hiermee geheel ondersteund, maar mensen die liever hun stukken printen kunnen dat nog steeds doen. Het spreekt voor zich dat in dat laatste geval de grip op waar de informatie terechtkomt verdwijnt. Een belangrijk voordeel van het gebruik van een tablet is de mogelijkheid om opmerkingen in documenten digitaal op te slaan, zonder het risico te lopen ze kwijt te raken, en de mogelijkheid om deze aantekeningen te delen met anderen. 3. Een besloten systeem Vertrouwelijke correspondentie over de kerk of gemeente wilt u liever niet tussen de boodschappenlijstjes, huiswerk en van andere gezinsleden terugvinden. Daarom biedt Kerkgeheugen een eigen, besloten systeem. Dat betekent dat al het verkeer van, naar en tussen vergaderdeelnemers en andere kerkelijke functionarissen kan plaatsvinden binnen Kerkgeheugen. Elke kerkelijke functionaris krijgt de beschikking over een eigen kerkelijk adres. De adressen zijn opgebouwd als naam@gemeente.kerkgeheugen.nl. Dit adres is alleen via internet beschikbaar (webmail.kerkgeheugen.nl). Daardoor wordt voorkomen dat verkeer alsnog via PC s thuis plaatsvindt en informatie daar terechtkomt en achterblijft. Onderlinge communicatie blijft binnen het systeem van Kerkgeheugen. Onderlinge communicatie én communicatie van en naar buiten Kerkgeheugen wordt daarnaast automatisch opgeslagen en gearchiveerd in Kerkgeheugen. 4. Een duurzaam digitaal archief Hoe veilig is Kerkgeheugen? Behalve dat alle digitale informatie van kerk of gemeente veilig is opgeslagen, garandeert het duurzaam digitale archief ook dat deze informatie op de lange termijn toegankelijk is en blijft. Daartoe wordt deze informatie in universele bestandsformaten opgeslagen en beheerd. Kerkgeheugen bewaakt daarbij de authenticiteit, integriteit en compatibiliteit van alle in Kerkgeheugen opgeslagen informatie. Tevens houdt Kerkgeheugen rekening met bewaartermijnen. Kerkgeheugen is een zogenaamde cloud- of SaaS-dienst (SaaS betekent: Software-as-a-Service) en voldoet aan de ICT-beveiligingsrichtlijnen voor webapplicaties van het Nationaal Cyber Security Centrum (onderdeel van het Ministerie van Veiligheid en Justitie). Hieraan wordt op korte termijn nog een ISO27001-certificering toegevoegd. Dit is een internationale norm waarin eisen zijn vastgelegd voor een managementsysteem om de beveiliging van informatie te beheersen. Kerkgeheugen staat op een eigen serverplatform, en daarmee in een eigen private cloud voor kerkelijk Nederland. Daarmee wordt voorkomen dat informatie van kerken en gemeenten op anonieme, mondiale servers ergens in de wereld staat opgeslagen, er geen grip meer is op waar de informatie terechtkomt én wie er bij kan. Dit nadeel doet zich voor bij het gebruik van gratis diensten als icloud (Apple), Drive of Gmail (Google), SkyDrive 8 9

6 Wat is de techniek achter Kerkgeheugen? SkyDrive (Microsoft), Dropbox en soortgelijke aanbieders. We zetten gratis tussen haakjes, omdat de prijs die voor deze gratis diensten wordt betaald o.a. bestaat uit het (anoniem) gebruiken van de informatie voor commerciële doeleinden door de betreffende aanbieders. Gebruikersrollen en een bijbehorende autorisatiestructuur regelen dat informatie selectief beschikbaar is voor wie met het systeem werkt en voor wie het systeem raadpleegt. Zo is het voor een commissielid uiteraard niet mogelijk om documenten van de kerkenraad in te zien. Andersom zou dit wel kunnen, indien gewenst. Kerkgeheugen zorgt voor opslag van informatie. Het voordeel voor een kerk of gemeente is dat daarmee een back-up van alle digitale informatie wordt gerealiseerd. De echte geruststelling zit echter in het feit dat deze informatie niet alleen digitaal wordt opgeslagen en gebackupt, maar ook digitaal wordt gearchiveerd. Digitale archivering waarborgt dat informatie authentiek blijft, niet corrupt raakt maar integer blijft, en ook over langere tijd nog steeds toegankelijk is. Kerkgeheugen is een dienst via internet. Een kerk, gemeente of gebruiker heeft geen software of computerprogramma nodig, en ook geen eigen servers. Via het web is alle informatie die in Kerkgeheugen is opgeslagen 24 uur per dag en 7 dagen per week online toegankelijk voor diegenen die er toegang toe mogen hebben. Kerkgeheugen wordt op eigen servers in verschillende Nederlandse datacentra gehost. Zo slaat het systeem alle informatie dus op meerdere plekken tegelijk op en kan er niets kwijtraken. En speciaal voor deskundigen: onze servers hosten alleen Kerkgeheugen. Andere partijen hebben geen toegang tot onze servers. Een kerk of gemeente die van Kerkgeheugen gebruik maakt, betaalt voor het gebruik van de webapplicatie van Kerkgeheugen met alle bijhorende functionaliteiten, en voor de eigen - volledig afgeschermde - opslagcapaciteit. Van wie is het systeem Kerkgeheugen? Elke kerk of gemeente die van Kerkgeheugen gebruik maakt, profiteert van de schaal- en collectiviteitsvoordelen die een dergelijk omvangrijk platform biedt. Permanente innovatie en uitbreiding in zowel functionaliteit als techniek van Kerkgeheugen komt namelijk ten goede aan alle gebruikers. Daardoor voorkomen we dat iedereen zelf het wiel moet uitvinden. Sterker nog: door het delen van kennis en ervaring is maximale synergie mogelijk in het realiseren van de beste oplossing voor alle gebruikers tegen minimale kosten. Achter Kerkgeheugen staan partijen die (delen van) de beschikbaar gestelde functionaliteit en techniek hebben ontwikkeld voor het bedrijfsleven en voor overheidsorganisaties. Zo werkt een groot deel van de Nederlandse gemeenteraden met (delen van) de functionaliteit binnen Kerkgeheugen, maar ook managementteams, directies en besturen van gerenommeerde organisaties. Kerken hebben dus de mogelijkheid gebruik te maken van een professioneel systeem, gebaseerd op bewezen techniek, voor een ideële prijs. Voor een enkele plaatselijke kerk of gemeente zou een dergelijk sterk en betrouwbaar systeem normaal gesproken om financiële redenen buiten bereik blijven. Kerkgeheugen wordt geëxploiteerd door de besloten vennootschap GoedeOrde. Dat betekent dat GoedeOrde als contractspartij optreedt, met een plaatselijke kerk of gemeente als opdrachtgever en gebruiker. De webapplicatie, app, het systeem en de archieftechniek zijn en blijven juridisch eigendom van verschillende leveranciers. Hun dienstverlening ten behoeve van Kerkgeheugen is contractueel vastgelegd in een overeenkomst met de Stichting Kerkgeheugen. De Stichting Kerkgeheugen behartigt de belangen van alle opdrachtgevers en gebruikers richting de verschillende leveranciers. Door middel van zogenaamde escrow-regelingen zorgen we er voor dat zelfs als er iets met één of meer leveranciers zou gebeuren de opgeslagen data altijd toegankelijk blijft voor de opdrachtgever en gebruiker. Zo is de continuïteit van de dienstverlening en de overdracht van de informatie onder alle omstandigheden gegarandeerd

7 Van wie is de informatie in Kerkgeheugen? Pluk als kerk de vruchten van de kansen die digitalisering biedt Alle informatie die in Kerkgeheugen wordt opgeslagen is en blijft eigendom van de opdrachtgever en gebruiker. GoedeOrde noch de Stichting Kerkgeheugen neemt enig eigendomsrecht over en verwerft ook geen enkel recht op de opgeslagen informatie. Aan het einde van een contractstermijn is alle informatie beschikbaar om overgedragen te worden en eventueel elders onder te brengen. Alle opgeslagen informatie in Kerkgeheugen zal vervolgens vernietigd worden, tenzij de ingestelde bewaartermijnen (nog) niet verstreken zijn. Overigens is het ook altijd mogelijk om tussentijds een volledige back-up van alle informatie uit Kerkgeheugen te exporteren. Omdat alle informatie in Kerkgeheugen staat opgeslagen in een eigen, private cloud, zal deze informatie nimmer aan enige derde beschikbaar worden gesteld, noch voor enig ander (commercieel of niet-commercieel) doel worden gebruikt. Bovenstaande zaken leggen we vast in een degelijke gebruikersovereenkomst

8 Wat kost Kerkgeheugen? Kerken en gemeenten die ook digitaal goede rentmeesters willen zijn, nemen een abonnement. In dat abonnement zijn de volgende zaken opgenomen: Een vergoeding voor het gebruik van de webapplicatie en de app; De kostprijs voor 100 GB archiefcapaciteit; Advisering en ondersteuning via de helpdesk (bereikbaar op werkdagen van 8.30 uur tot uur); Onderhoud en upgrades van webapplicatie, app en archiefsysteem. Een abonnement kost 968, per jaar. Bij aanvang is er eenmalig sprake van opstartkosten. Daaruit worden de volgende zaken geregeld: Extra opties Uitbreiding van de archiefcapaciteit is mogelijk. De jaarlijkse kosten daarvan bedragen 435, per 100 gb. De jaarlijkse kosten voor het gebruik van het systeem bedragen 168,. Eventuele extra instructie op locatie is mogelijk voor 195, per dagdeel (ook s avonds mogelijk). We helpen kerken ook om bestaande papieren archieven om te zetten naar een duurzaam digitaal archief door dit te integreren in Kerkgeheugen. De kosten voor het omzetten van fysiek materiaal naar digitale bestanden worden op basis van maatwerk geoffreerd. Digitale documenten uit het (recente) verleden kunnen uiteraard rechtstreeks in Kerkgeheugen worden opgeslagen. het klaarzetten en inrichten van een eigen omgeving voor de gebruiker in de webapplicatie; de grafische inrichting van de omgeving van de gebruiker. Daarbij wordt de eigen huisstijl als uitgangspunt genomen; instructie aan kerngebruikers. Eén sessie wordt op locatie gegeven, eventuele vervolgsessies gebeuren op afstand. De opstartkosten bedragen 847,. Condities Alle genoemde tarieven zijn inclusief 21% BTW. Op al onze overeenkomsten zijn de ict-office Voorwaarden van toepassing zoals laatstelijk gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel Midden- Nederland onder nummer , Module Algemeen en Module 4 Application service provision, software as a service en computerservice. Deze worden als bijlage met al onze offertes en gebruikersovereenkomsten meegezonden. De eerste gebruikersovereenkomst wordt aangegaan voor de duur van 1 jaar, met stilzwijgende verlenging van telkens 5 jaar en een opzegtermijn van 1 maand. De tarieven zijn vast voor de duur van de overeenkomst, met uitzondering van een eventuele jaarlijkse inflatiecorrectie op basis van de relevante cbs-index, steeds per 1 januari. Bij verlenging van de overeenkomst wordt de kostprijs van de opslagcapaciteit opnieuw vastgesteld in verband met permanente technologische ontwikkelingen. Facturatie vindt plaats op basis van vooruitbetaling per kalenderjaar, betaling dient binnen 14 dagen plaats te vinden

9 helpt kerken onthouden Spuiboulevard 370 Postbus AJ Dordrecht t +31 (0) e support@goedeorde.nl i