Medezeggenschapsraad OBS De Akker. Communicatieplan. Datum: november 2014 Versie: definitief

Transcriptie

1 Medezeggenschapsraad OBS De Akker Communicatieplan Datum: november 2014 Versie: definitief

2 1 Inleiding Communicatie is essentieel voor het functioneren van de Medezeggenschapsraad (MR). Met name de relatief grote afstand tussen MR en de ouders van de school, noodzaakt de MR om veel te investeren in de communicatie met en het informeren en raadplegen van ouders en overige betrokkenen. In dit document wordt beschreven hoe de MR van Openbare Basisschool De Akker, omgaat met communicatie in de breedst mogelijke zin van het woord. Omdat de communicatie in dienst moet staan van de doelstelling van de MR, is het van belang het doel van de MR hier te definiëren. 1.1 Doel van de MR Het doel van de MR vindt zijn oorsprong in de Wet Medezeggenschap op Scholen (WMS), die sinds 1 januari 2007 van kracht is. Volgens deze wet heeft de MR drie hoofddoelen, te weten: De medezeggenschapsraad bevordert naar vermogen openheid en onderling overleg in de school. De medezeggenschapsraad waakt voorts in de school tegen discriminatie op welke grond dan ook en bevordert gelijke behandeling in gelijke gevallen en in het bijzonder de gelijke behandeling van mannen en vrouwen alsmede de inschakeling van gehandicapten en allochtone werknemers. De medezeggenschapsraad doet aan alle bij de school betrokkenen schriftelijk verslag van zijn werkzaamheden en stelt de geledingen en de eventuele raden in de gelegenheid om over aangelegenheden die de betrokken geleding of raden in het bijzonder aangaan, met hem overleg te voeren. Dit wordt door de samenstelling van de MR gedaan vanuit zowel het werknemers- als het ouderperspectief. Het is van belang dat MR leden ervan doordrongen zijn dat zij geen zitting hebben in de MR namens de geleding, maar vanuit het perspectief van de betreffende geleding. Dat wil dus zeggen dat leden van de MR niet per definitie de mening verkondigen van de achterban die zij/hij vertegenwoordigt. Het lidmaatschap van de MR is zonder last en ruggespraak. 1.2 Borging van de communicatie Om alle mooie woorden van dit communicatieplan waar te maken, is het van belang de plannen en voornemens daadwerkelijk om te zetten in concrete acties. Het jaarplan dat de MR maakt, is de leidraad voor de activiteiten die door het jaar heen worden ondernomen. Om te waarborgen dat de overleggen, zoals beschreven in dit communicatieplan ook daadwerkelijk plaatsvinden, zullen deze overleggen onderdeel uitmaken van het jaarplan. Op deze wijze wordt de voortgang en de kwaliteit van de werkzaamheden bewaakt.

3 2 Communicatiemiddelen De MR heeft een aantal middelen ter beschikking om het contact met de verschillende betrokkenen te onderhouden. In dit hoofdstuk worden deze verschillende middelen beschreven. 2.1 Nieuwsbrief De Nieuwsbrief wordt door de school opgesteld en wordt primair via internet beschikbaar gesteld voor alle geïnteresseerden. Ouders/begeleiders worden middels een geattendeerd op het feit dat een nieuwe Nieuwsbrief beschikbaar is op de website van OBS De Akker. De MR zorgt ervoor dat (indien van toepassing) een update van haar activiteiten wordt opgenomen in de Nieuwsbrief. Via deze update worden met name de ouders op de hoogte gehouden van de werkzaamheden van de MR. Aan het eind van iedere MR vergadering wordt bepaald wat er van de betreffende vergadering teruggekoppeld moet worden aan ouders via de Nieuwsbrief. De uitgebrachte adviezen aan de directie en de eventuele verleende of afgewezen instemmingaanvragen worden toegelicht aan de ouders. 2.2 Internet / mailbox OBS De Akker heeft een eigen internetsite waarop veel informatie wordt gegeven. Op deze internetsite heeft de MR een eigen gedeelte waar belanghebbende zaken gemeld kunnen worden aan belangstellenden. In ieder geval wordt de samenstelling van de MR en het vergaderschema vermeld. Wanneer er zaken spelen binnen de school die de MR van een dusdanig belang acht, dat ouders hierover geïnformeerd of geraadpleegd moeten worden, wordt de internetsite hiervoor mede gebruikt. Daarnaast kunnen belanghebbenden via een mailbox vermeld op de website onderwerpen aandragen en/of vragen stellen aan de MR. 2.3 Rechtstreeks contact De MR is een afspiegeling van de ouders en personeelsleden van de school. Het is daarom van belang in contact te blijven met de achterban. Voor de personeelsgeleding is dit uiteraard relatief simpel omdat zij hun collega s dagelijks treffen en bovendien in vergaderingen op de hoogte blijven van standpunten van de school en collega s. Voor de oudergeleding is het minder eenvoudig om rechtstreeks contact te onderhouden met overige ouders. Hiervoor is het van belang dat de zittende ouders bekend zijn bij de overige ouders en gemakkelijk benaderbaar. Om dit te realiseren zijn de namen van alle leden van de MR uit de oudergeleding op de website van OBS De Akker geplaatst. Verder is de MR bereikbaar via de reeds genoemde mailbox welke op de website is geplaatst.

4 2.4 De MR vergaderingen De MR vergaderingen vormen uiteraard een belangrijk punt binnen de werkzaamheden van de MR. Omdat de vergaderingen openbaar zijn en toegankelijk voor alle geïnteresseerden, is dit een uitgelezen mogelijkheid om in contact te komen met overige ouders. De data van de MR vergaderingen zijn opgenomen in de schooljaarkalender. De notulen van de MR vergaderingen worden, na goedkeuring en vaststelling van de notulen in de eerstvolgende vergadering, op de website geplaatst. Deze stukken zijn derhalve openbaar. 2.5 Het jaarverslag / zakelijke ouderavond De MR verantwoordt haar werkzaamheden jaarlijks middels het jaarverslag. Om dit toe te lichten wordt er ieder jaar, gezamenlijk met de Oudervereniging, een zakelijke ouderavond georganiseerd, waarin de resultaten van het afgelopen jaar worden gepresenteerd aan de belangstellenden. 2.6 Ouderenquête Iedere twee jaar wordt er door de school een enquête verspreid onder ouders waarin wordt gevraagd naar diverse onderwerpen. De MR gaat hieraan voortaan deelnemen om eveneens de mening van de ouders te peilen over de gang van zaken omtrent de MR. De vragen zijn er vooral op gericht om te achterhalen of de ouders van mening zijn dat de MR haar eigen doelstellingen voldoende waarmaakt.

5 3 Communicatiepartners De MR communiceert met verschillende partners zowel formeel als informeel. Hierbij moet worden gedacht aan de Directie, de GMR, werknemers en ouders. Van de verschillende partners wordt beschreven hoe de communicatie is geregeld. 3.1 De Directie De Directie is voor de MR de belangrijkste gesprekspartner. De Directie voorziet de MR van alle relevante informatie met betrekking tot het beleid en ontwikkelingen van de school. Tevens is het aan de Directie om instemming- en adviesaanvragen in te dienen bij de MR. De MR van OBS De Akker vergadert maandelijks in de volledige samenstelling. Deels gebeurt dit in aanwezigheid van de Directie, die de vergaderingen primair bijwoont om de MR te voorzien van de nodige informatie. Hiermee is de communicatie met de Directie in ruime mate afgedekt en zijn er voldoende momenten voor de MR om adequaat geïnformeerd te worden door de directie. Wanneer het in voorkomende gevallen noodzakelijk is, is aanvullend overleg mogelijk. 3.2 De ouders Wellicht de minst eenvoudige groep betrokkenen om mee in contact te komen en te blijven zijn de ouders. Er is geen vaste achterban die regelmatig geraadpleegd wordt bij bijvoorbeeld lopende advies- en instemmingtrajecten. De informatie met de ouders verloopt via de kanalen zoals in hoofdstuk 2 beschreven, maar dan betreft het eenrichtingsverkeer van de MR aan de ouders. Uiteraard wordt het standpunt van de ouders verwoordt door de vertegenwoordiging van de ouders in de MR, maar met enige regelmaat is het prettig om op een meer interactieve manier in contact te komen met de ouders Raadpleging van de ouders Het kan van belang zijn om de ouders actief te raadplegen over een actuele kwestie binnen de school. Vaak zal hieraan een advies- of instemmingaanvraag van de Directie aan de MR aan ten grondslag liggen. Voor het raadplegen van de ouders in een dergelijk geval, is een aantal mogelijkheden beschikbaar, te weten: Informatieavond om de stemming en standpunten te bepalen. Stemming voorleggen aan de ouders in de vorm van een referendum. In beide gevallen is het van belang om vooraf heel duidelijk te maken aan de ouders hoe wordt omgegaan met de uitkomsten. Tevens moet vooraf duidelijk zijn hoe groot de respons moet zijn om de raadpleging valide te noemen. In alle gevallen heeft de raadpleging een opiniërend karakter. 3.3 De Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad OBS De Akker maakt onderdeel uit van Stichting Arcade. Binnen Stichting Arcade is een GMR gevormd die bestaat uit vertegenwoordigers van alle aangesloten scholen. Binnen de MR vergaderingen staat de GMR standaard op de agenda. In ieder geval wordt hierbij kennis genomen van de notulen van de GMR. Verder wordt ernaar gestreefd om minimaal 2 keer per jaar een lid van de GMR uit te nodigen voor de MR vergadering zodat een terugkoppeling gegeven wordt aan de MR over actuele zaken die spelen binnen de GMR.

6 3.4 De oudervereniging OBS De Akker beschikt naast de MR tevens over een Oudervereniging (OV). De OV organiseert diverse activiteiten per jaar. Tevens wordt door de OV de vastgestelde ouderbijdrage geïnd bij de ouders. Het is van belang dat vertegenwoordigers van OV en MR elkaar regelmatig treffen omdat beide organen informatie verkrijgen die van belang is voor de ander of zelfs bedoeld is voor de ander. Tevens is overleg voorafgaand aan de zakelijke ouderavond gewenst om tijdens deze avond zaken goed op elkaar aan te laten sluiten. Om goed op de hoogte te blijven van elkaars werkzaamheden worden de agenda s en notulen van de vergaderingen gedeeld met elkaar. Tevens wordt voorgesteld dat, wanneer de onderwerpen op de agenda s hierom vragen, vertegenwoordigers van MR en OV bij elkaars vergaderingen aanwezig zijn. 3.5 Overige externe partijen Naast alle genoemde communicatiepartners, waarmee regelmatig overleg gewenst is, is er tevens een aantal partijen waarmee veelal op ad-hoc basis overleg nodig is. De MR vergaderingen vormen telkens de aanleiding om contacten te onderhouden met dergelijke partijen. Voorbeelden van dergelijke externe partijen zijn: Gemeente Coevorden; Bestuur van Stichting Arcade; Vertegenwoordigers van de pers; Externe adviseurs en trainers voor de MR.