COBRA: Hoe zat het ook al weer?

Transcriptie

1 COBRA: Hoe zat het ook al weer?

2 1 INHOUDSOPGAVE 1 INHOUDSOPGAVE INLEIDING Colofon OVERZICHT NIEUWE GEBRUIKERS Authenticatie van de gebruiker Import uit Active Directory Manuele import DIENSTEN Nieuwe diensten Nieuwe dienstperiode Creatie nieuwe dienstperiode Agendapuntfouten simuleren Staging area uitvoeren PERSONEN Nieuwe personen inlezen Beheer personen Rol lidmaatschap nieuwe leden LEDEN VAN DE ZITTING Titels leden van de zitting Profielen leden van de zitting Nieuwe zittingsperiode bepalen Nieuwe samenstelling van de zitting Bewerk details van de leden PROFIELEN WIJZIGEN NIEUWE ZITTINGEN Nieuw overzicht voor de zittingsperiode? Installatievergadering PROCEDURES Procedures wijzigen... 32

3 2 INLEIDING In het kader van de gemeenteraadsverkiezingen van 14 oktober 2012 zullen ongetwijfeld heel wat besturen veranderingen moeten doorvoeren in de agendering en notulering van hun vergaderingen. Ook als gebruiker van het notuleringsprogramma Cobra zul je hiermee rekening moeten houden. Zo kunnen wijzigingen in het programma zich uiten in: het toevoegen van nieuwe raadsleden; de voormalige leden op inactief plaatsen; het creëren van een nieuwe samenstelling van de zitting; het instellen van een nieuwe actieve dienstperiode; een nieuwe ondertekening op bijlagen Om zicht te krijgen op wat je bestuur nu zoal moet wijzigen en hoe dat moet gebeuren, hebben wij alvast enkele cruciale zaken stapsgewijs op papier geplaatst. Deze handleiding heeft tot doel je ook tijdens de nieuwe legislatuur vlot en efficiënt te laten werken met het notuleringsprogramma Cobra. Hoofdstuk 2: Inleiding Handleiding Cobra: Hoe zat het ook alweer? Versie

4 2.1 COLOFON Cevi NV Bisdomplein GENT Tel.: (Cevi Contact Center) Fax: contactcenter@cevi.be Internet: Extranet: Ondernemersnummer: BE Ondersteuning: Fien De Keulenaer, Micheline Van Bogaert, Lynn Ottevaere, Guido Ronsse Hoofdstuk 2: Inleiding Handleiding Cobra: Hoe zat het ook alweer? Versie

5 3 OVERZICHT We starten alvast met een korte overzichtslijst van de aspecten die je eventueel zal moeten vernieuwen of aanpassen in Cobra. * Nieuwe raadsleden / Cobra-gebruikers Aanmaken in Active Directory Importeren in Rbac Toekennen van hun rol in Rbac * Nieuwe diensten Nieuwe diensten toevoegen De dienstperiode wijzigen * Nieuwe samenstelling zitting Titels van de leden aanpassen Profielen wijzigen van leden van de zitting * Samenvoegprofielen wijzigen Ondertekening van de sjablonen aanpassen * Nieuwe zittingen Overzicht zittingsperiode aanpassen De installatievergadering * Procedures wijzigen Betrokken personen aanpassen Hoofdstuk 3: Overzicht Handleiding Cobra: Hoe zat het ook alweer? Versie

6 4 NIEUWE GEBRUIKERS 4.1 AUTHENTICATIE VAN DE GEBRUIKER De identiteit van de Cobra-gebruikers wordt gecontroleerd via een Windows login en een Windows paswoord, verkregen vanuit de Active Directory van je bestuur. Op basis van deze login worden de gegevens geïmporteerd in de Cevi Meta Manager (RBAC) op je webserver en krijgt elke gebruiker een rol toebedeeld die hem of haar de juiste rechten toekent. Uiteindelijk zal in de webtoepassing Cobra bepaald worden op welke locatie (soort zitting, dienst of bijlage) de gebruiker zijn of haar rol dan mag uitvoeren. Omdat Cobra echter geschreven is met Windows identification, is het zo goed als onmogelijk dat gebruikers documenten openen in Cobra met een gebruikerscode en - paswoord. Een Windows login beschouwen wij dus als een vereiste voor een vlotte werking van het notuleringsprogramma Cobra. 4.2 IMPORT UIT ACTIVE DIRECTORY Wanneer nieuwe raadsleden verkozen werden tijdens de verkiezingen van 14 oktober 2012 brengt dit met zich mee dat zij ook als nieuwe gebruikers van Cobra zullen optreden. We opteren er dan ook voor dat deze nieuwe gebruikers binnen het bestuur een Windows login krijgen zodat ook zij vlot geïmporteerd kunnen worden vanuit de Active Directory. Die import van nieuwe gebruikers in de Cevi Metamanager zul je moeten uitvoeren op de server. Om deze nieuwe leden te importeren, ga je naar het hoofdmenu van de Cevi MetaManager. Klik dubbel op Gebruikers en lidmaatschappen. Hoofdstuk 4: Nieuwe gebruikers Handleiding Cobra: Hoe zat het ook alweer? Versie

7 Klik op de knop <Importeer uit Active Directory> onderaan in het scherm om de gebruikersinformatie op te halen. Deze gebruikersinformatie bevat de identiteit, de Windows login en het Windows paswoord van de gebruiker. Voor het ophalen van de gebruikersinfo uit de Active Directory geef je bij Naam ofwel de Windowslogin in ofwel een deel van zijn/haar werkelijke naam (voornaam / familienaam), gevolgd door een jokerteken (bijvoorbeeld Eddy*). Om alle personen te zien, geef je enkel een jokerteken * in. Hoofdstuk 4: Nieuwe gebruikers Handleiding Cobra: Hoe zat het ook alweer? Versie

8 Klik vervolgens op de knop <Zoeken>. Het resultaat van je zoekopdracht krijg je te zien onder Gevonden in Active Directory. In dit zoekresultaat selecteer je de gewenste persoon en klik je vervolgens op de pijl naar rechts om de geselecteerde gebruiker over te brengen naar het rechterscherm, genaamd Te importeren uit Active Directory. Vink ook adres als logintype toevoegen? aan. Selecteer bovendien bij Eigen rollen de correcte rol (bijvoorbeeld Cobra- Raadslid, Cobra-dossierbeheerder ) Bewaar je gebruiker door op de knop met de diskette te drukken. Sluit nadien de vensters af. 4.3 MANUELE IMPORT Als de gebruiker toch niet over een Windowsaccount zou beschikken, kun je een nieuwe gebruiker ook manueel aanmaken in de MetaManager. Opmerking: We raden je echter wel aan om voor elke Cobra-gebruiker een Windowsaccount te voorzien. Slechts in uitzonderlijke gevallen (wanneer raadsleden niet werkzaam zijn in het bestuur, maar wel de zittingen bijwonen) moet je nieuwe gebruikers manueel definiëren in Cobra. Wanneer gebruikers gebruik moeten maken van Cobra@Home, is het hoe dan ook noodzakelijk ze aan te maken in de Active Directory zodat zij over een Windowsaccount beschikken. Ook als je pas in een later stadium met Cobra@Home zult werken, bevelen we dit ten zeerste aan! Hoofdstuk 4: Nieuwe gebruikers Handleiding Cobra: Hoe zat het ook alweer? Versie

9 Wanneer dus niet gebruikt wordt en wanneer nieuwe leden over geen Windows-login beschikken, kun je een gebruiker manueel definiëren. Klik in dit geval in het hoofdvenster van de MetaManager op Gebruikers en lidmaatschappen. Druk nadien op <Nieuw> (zie hieronder). Hoofdstuk 4: Nieuwe gebruikers Handleiding Cobra: Hoe zat het ook alweer? Versie

10 Je krijgt een scherm om de nieuwe gebruiker aan te maken. ID In het veld ID geef je een verkorte naam van de gebruiker in. Het gaat om een unieke identificatie van de gebruiker. ShortID Bij Short-ID mag je gewoon de initialen van de gebruiker ingeven. Dit veld kan minder karakters bevatten dan het veld ID. De velden ID en Short-ID kunnen eventueel gelijk zijn. Naam In het veld Naam kun je de volledige naam van de persoon ingeven. Let er wel op dat je telkens hetzelfde systeem gebruikt binnen je bestuur. Meestal is dit eerst de familienaam, vervolgens de voornaam. Paswoord Het Paswoord is standaard ingesteld als cevi. Hou er rekening mee dat, wanneer je de gebruiker opslaat, er bij Paswoord en Controle paswoord tien sterretjes komen staan. Wanneer je een nieuwe gebruiker aanmaakt, moet je dit paswoord niet wijzigen. Je kunt hem gewoon opslaan door op de knop met de diskette te drukken. Vervalt op Bij de datum Vervalt op bovenaan het scherm, vervang je het jaartal best door 9999 zodat de nieuwe gebruiker actief blijft voor onbepaalde duur. Hoofdstuk 4: Nieuwe gebruikers Handleiding Cobra: Hoe zat het ook alweer? Versie

11 5 DIENSTEN 5.1 NIEUWE DIENSTEN De vraag die zich hier opdringt, is of er bij het begin van de nieuwe legislatuur nieuwe diensten in werking zullen treden. Als dat niet het geval is, moet je niets wijzigen aan het beheer van de huidige diensten en kun je dadelijk doorgaan naar hoofdstuk 6. Als dat wel het geval is, moet je bij Instellingen > Beheer > Diensten klikken op Beheer diensten. We willen er wel op wijzen dat wanneer je bestuur met diensten op vele niveaus werkt, de beveiliging ook tot op een diep niveau moet worden ingesteld. Deze diensten kunnen ook terugkomen op de documenten, dus let hier op de naamgeving en de indeling van de diensten. Hoofdstuk 5: Diensten Handleiding Cobra: Hoe zat het ook alweer? Versie

12 Via de knop <Nieuw> kun je een nieuwe dienst registreren. Geef een code en een omschrijving in. Het adres heeft weinig of geen praktisch nut en kan dus verwaarloosd worden. Opmerking: Wanneer er nieuwe diensten zijn, vergeet dan ook niet de nodige gebruikers rechten te geven op deze diensten. Dat doe je in de beheermodule via Beveiliging > Rol lidmaatschap. Je selecteert daar de juiste gebruikers en kent hen de diensten toe waarop zij hun rol mogen uitoefenen. Meer informatie vind je hieronder bij hoofdstuk 6.3 Rol lidmaatschap nieuwe leden. 5.2 NIEUWE DIENSTPERIODE Wanneer er nieuwe diensten in het beheer zijn opgenomen of wanneer sommige, reeds bestaande diensten niet meer actief zullen optreden bij het begin van de nieuwe legislatuur zal dit ongetwijfeld een impact hebben op de actieve dienstperiode binnen het bestuur. Enkel wanneer dit het geval is, moet je de dienstperiode wijzigen zoals hieronder beschreven. Opmerking: Wanneer er dus geen nieuwe diensten aangemaakt zijn in het beheer van de diensten en alle bestaande diensten ook nog actief werken zoals tijdens de vorige legislatuur, kun je deze stap overslaan. Hoofdstuk 5: Diensten Handleiding Cobra: Hoe zat het ook alweer? Versie

13 Wanneer je de huidige dienstperiode wilt wijzigen, ga je naar Instellingen > Beheer > Beheer diensten en klik je op Actieve dienst periodes zoals op het scherm hieronder aangegeven. De periode zonder ingevulde einddatum is de lopende dienstperiode. Je kunt in dit venster een nieuwe periode instellen of voor een bestaande periode de actieve diensten wijzigen Creatie nieuwe dienstperiode Klik op de link Klik hier om de dienstperiodes te kunnen aanpassen om een nieuwe dienstperiode te starten. Klik vervolgens op <Start nieuwe staging area>. Hoofdstuk 5: Diensten Handleiding Cobra: Hoe zat het ook alweer? Versie

14 Daarna krijg je een zicht op de reeds aangemaakte dienstperiodes. Van zodra je op de knop <Nieuw> klikt, wordt voorgesteld om vanaf de huidige datum een nieuwe staging periode aan te maken. Wijzig eventueel deze datum en klik dan op <Bewaren> om deze staging periode op te slaan. Wanneer je vervolgens deze periode aanduidt, kun je onderaan het scherm de diensten die in deze periode actief zullen zijn, overbrengen vanuit de kolom met beschikbare diensten naar de kolom met de actieve diensten (van rechts naar links dus). Je kunt ook diensten van een vorige periode kopiëren en plakken in deze nieuwe periode. Wanneer je de nodige diensten overgebracht hebt naar het linkerdeel van het scherm, kun je de volgorde van deze diensten aanpassen door gebruik te maken van de pijltjes omhoog en omlaag. Dit is van belang wanneer er in de documenten ook een sortering van de agendapunten gebeurt op basis van de dienst. Hoofdstuk 5: Diensten Handleiding Cobra: Hoe zat het ook alweer? Versie

15 5.2.2 Agendapuntfouten simuleren Wanneer je in een bepaalde periode een dienst hebt gewijzigd die reeds aan een agendapunt in deze periode was gekoppeld, zul je fouten verkrijgen voor dit agendapunt. De knop <Simuleer agendapuntfouten> geeft je een overzicht van alle agendapuntfouten die een probleem opleveren. Per agendapunt vervang je de dienst door een nieuwe dienst. Pas wanneer de lijst met fouten leeg is, kun je de nieuwe toegevoegde periode actief maken. Hiervoor klik je eerst op de knop <Terug naar de staging area> en vervolgens op <Commit> Staging area uitvoeren Om de gewijzigde of nieuw aangemaakte periode actief te maken, klik je op de knop <Commit staging area>. Dat kan enkel wanneer de lijst met agendapuntfouten leeg is. Hoofdstuk 5: Diensten Handleiding Cobra: Hoe zat het ook alweer? Versie

16 Hoofdstuk 5: Diensten Handleiding Cobra: Hoe zat het ook alweer? Versie

17 6 PERSONEN 6.1 NIEUWE PERSONEN INLEZEN De personen die met Cobra zullen werken, kun je inlezen uit Rbac. Dat zal nodig zijn voor alle nieuwe leden die de zittingen zullen bijwonen. In de beheermodule kun je onder Personen > Inlezen personen uit Rbac kiezen. Je kunt in Rbac zoeken naar een bepaalde persoon en die vervolgens via de knop <Inlezen> gewoon bij Cobra inbrengen. Hoofdstuk 6: Personen Handleiding Cobra: Hoe zat het ook alweer? Versie

18 6.2 BEHEER PERSONEN Daarnaast kan je in de beheermodule nog extra gegevens over elke persoon bijhouden via Personen > Beheer personen. Om de gegevens van de nieuwe personen te wijzigen, moet je aan de linkerzijde de naam van elk van deze personen te selecteren en vervolgens op <Detail> klikken. Naam De Naam wordt niet aangepast want wanneer er later terug een bijwerking in de Active Directory plaats vindt, dan zal dit automatisch opnieuw wijzigen in Cobra. Alterantieve namen Wanneer je verkiest om op de documenten (bijvoorbeeld agenda, verslag ) de naam van een persoon anders weer te geven, kun je drie Alternatieve namen ingeven. Zo kan Alternatieve naam 1 bijvoorbeeld bestaan uit de voornaam afgekort en de familienaam voluit; de Alternatieve naam 2 daarentegen kan eerst de familienaam en dan pas de voornaam zijn Opmerking: Hou er rekening mee dat elke persoon telkens hetzelfde patroon van alternatieve namen aanhoudt zodat de namen op de documenten telkens op eenzelfde manier weergegeven worden. Initialen Wanneer je op bepaalde documenten de Initialen van een persoon wilt weergeven, kun je hier de initialen ingeven. adres Ook het adres wordt mee ingelezen vanuit de MetaManager. Dit adres is nuttig wanneer de schepenen/raadsleden een willen krijgen waarin vermeld staat dat een nieuwe zitting raadpleegbaar is in Cobra@home of wanneer er nieuwe documenten en/of notities te raadplegen zijn. Mobiel nummer Het Mobiel nummer invoeren kan zinvol zijn bij raadsleden en schepenen als ze geïnformeerd willen worden via sms. Hoofdstuk 6: Personen Handleiding Cobra: Hoe zat het ook alweer? Versie

19 Actief Daarnaast kun je aanduiden of een persoon al dan niet Actief optreedt. Dit kan van belang zijn voor voormalige raadsleden die tijdens de nieuwe legislatuur niet meer actief zullen optreden. Stel dat een persoon vanaf nu niet meer werkt in het bestuur, dan kun je de optie Actief uitvinken. We raden aan deze inactieve personen niet te verwijderen, aangezien zij in het verleden hoe dan ook enige rol hebben gespeeld in het bestuur. Koppeling met Rbac Via Koppeling met Rbac kun je zien of de persoon werd ingelezen vanuit de Meta- Manager. 6.3 ROL LIDMAATSCHAP NIEUWE LEDEN In de beheermodule kun je via Beveiliging > Rol lidmaatschap bepalen op welke zitting ( Soort zitting: toegang ), welke dienst ( Dienst ) en welke bijlagen ( Soort bijlage ) de nieuwe gebruikers hun rol mogen uitvoeren. Zoek een gebruiker op door een deel van de Naam van de gebruiker in te vullen en selecteer vervolgens de juiste gebruiker. Klik daarna op de gewenste rol (bijvoorbeeld Cobra Raadslid, Cobra Dossierbeheerder ) en kies de dynamische rol (bijvoorbeeld Soort zitting; Toegang (Cobra), Dienst (Cobra), Soort bijlage (Cobra) ). Hoofdstuk 6: Personen Handleiding Cobra: Hoe zat het ook alweer? Versie

20 Om te bepalen tot welke zittingen een nieuw lid toegang heeft, kun je onder de dynamische rol Soort Zitting: Toegang (Cobra) de zittingen van de rechter- naar de linkerkolom overbrengen. In dat geval zullen de nieuwe raadsleden vanuit leesrechten moeten krijgen op diverse zittingen. Om te bepalen op welke dienst een nieuw lid bepaalde rechten heeft, kies je als dynamische rol voor Dienst (Cobra) en bepaal je ook hier de huidige rol van de persoon. Vervolgens breng je de diensten over van de rechter- naar de linkerkolom. In dit geval zullen de nieuwe raadsleden rechten moeten krijgen op alle diensten. Om te bepalen welke rechten een persoon heeft op bepaalde bijlagen, kies je als dynamische rol voor Soort bijlage (Cobra) en duid je de huidige rol van de persoon in kwestie aan (bijvoorbeeld Cobra Raadslid, Cobra-dossierbeheerder ). Je kunt dan de bijlagen overbrengen van de beschikbare naar de toegekende kolom (van rechts naar links). In dit geval zullen de nieuwe raadsleden geen rechten moeten verkrijgen op de bijlagen. Dit komt omdat de diverse bijlagen (dit zijn externe uploads) vooraf al gelinkt Hoofdstuk 6: Personen Handleiding Cobra: Hoe zat het ook alweer? Versie

21 werden aan de raadsleden via waardoor zij deze documenten als pdfbestanden kunnen raadplegen. Hoofdstuk 6: Personen Handleiding Cobra: Hoe zat het ook alweer? Versie

22 7 LEDEN VAN DE ZITTING 7.1 TITELS LEDEN VAN DE ZITTING Bij het begin van de nieuwe legislatuur zul je misschien enkele nieuwe titels moeten aanmaken in de beheermodule onder Leden van de zitting > Titels leden van de zitting. Zo zal je bestuur bijvoorbeeld de titels Burgemeester-voorzitter, Burgemeester of Voorzitter moeten toevoegen tijdens deze nieuwe legislatuur. Via de knop <Nieuw> kun je een nieuwe titel (en het meervoud ervan) bepalen. Voor bepaalde titels kan er slechts één persoon optreden. In dat geval wordt ook voor het meervoud het enkelvoud ingegeven (bijvoorbeeld voorzitter, secretaris). Hoofdstuk 7: Leden van de zitting Handleiding Cobra: Hoe zat het ook alweer? Versie

23 7.2 PROFIELEN LEDEN VAN DE ZITTING Ook het profiel van de leden van de zitting zal ongetwijfeld gewijzigd moeten worden. Dit profiel bepaalt welke personen behoren tot de samenstelling van de zittingen tijdens een bepaalde periode Nieuwe zittingsperiode bepalen Vooreerst kun je een nieuwe zittingsperiode bepalen. Standaard zal deze nieuwe periode starten op de huidige datum. De einddatum wordt automatisch ingevuld wanneer je een nieuwe periode bepaalt. Voor een nieuwe periode klik je op <Nieuw>. Hoofdstuk 7: Leden van de zitting Handleiding Cobra: Hoe zat het ook alweer? Versie

24 7.2.2 Nieuwe samenstelling van de zitting Na het bepalen van een nieuwe periode kun je in het venster Profielen leden van de zitting aan de linkerkant van het scherm ook een soort zitting selecteren. Klik op <Zoek> en je krijgt links in je scherm een lege ledenlijst. Via het tabblad Bewerk de samenstelling voeg je de namen van de leden van de zitting uit de lijst Beschikbare personen toe door gebruik te maken van de pijltjes (in het midden). Je verplaatst dus alle namen van de huidige leden uit de lijst van de Beschikbare personen (rechterkant) naar de lijst met de Actieve personen (linkerkant). Opmerkingen: * De volgorde van de namen is hier van groot belang! In deze volgorde zullen de namen immers worden weergegeven in de aanwezigheidslijst van de notulen en de uittreksels. Je kunt de rang van de leden veranderen door een naam aan te vinken en met de pijltjes (onderaan) deze naar onder of boven te bewegen in de lijst. * Als je vooraf (dus voor je de nieuwe samenstelling hebt ingevoerd) toekomstige zittingen hebt aangemaakt, dan zijn deze nog niet automatisch gekoppeld aan de nieuwe samenstelling. Om de nieuwe samenstelling ook te laten gelden op deze zittingen, moet je bij Overzicht > Zittingen deze zittingen selecteren. Daarna klik je op Acties > Leden van de zitting. In het verkregen venster klik je vervolgens op de <Reset>-knop. Vanaf dit moment geldt de nieuwe samenstelling ook voor deze zitting. Hoofdstuk 7: Leden van de zitting Handleiding Cobra: Hoe zat het ook alweer? Versie

25 7.2.3 Bewerk details van de leden Via het tabblad Bewerk details kun je de instellingen voor een bepaalde persoon in die periode aanpassen. Selecteer de persoon en klik op het tabblad Bewerk details (zie hieronder). Plaatsnummer Het veld Plaatsnummer verwijst naar een fysieke plaats in de zaal. Als bepaalde leden een specifieke plaats toegewezen kregen, kun je dit hier aanvullen. In heel wat besturen wordt dit plaatsnummer niet bepaald en kan je dit veld bijgevolg leeg laten. Stemrecht Je kunt ook aanduiden of de persoon al dan niet Stemrecht heeft. Partij Het veld Partij kan helpen om een stemming per partij te registreren. Hoofdstuk 7: Leden van de zitting Handleiding Cobra: Hoe zat het ook alweer? Versie

26 Titel Onder het veld Titel vind je de verschillende titels van de leden van de zitting die je reeds hebt bepaald. Standaard staat er ingevuld wat je als standaard titel leden van de zitting hebt opgegeven (in de beheermodule onder Instellingen > Applicatie instellingen > Soortzitting parameters ). Je moet hier dus eventueel de titel van een persoon te wijzigen (naar bijvoorbeeld burgemeester, secretaris ). Hoofdstuk 7: Leden van de zitting Handleiding Cobra: Hoe zat het ook alweer? Versie

27 8 PROFIELEN WIJZIGEN Enkel als je bestuur geen gebruik maakt van samenvoegvelden voor de ondertekening zul je de sjablonen manueel moeten wijzigen. Als het gebruik van namen in de ondertekening gebeurt via samenvoegvelden (bijvoorbeeld <<voorzitter>>) zal de naam van de persoon automatisch wijzigen. Dit gebeurt aan de hand van een koppeling met de titel van de leden (zoals bepaald in deel 7.2 Profielen leden van de zitting ). Als je bestuur niet over deze automatische velden beschikt, zul je de namen in de documenten manueel moeten wijzigen in de diverse sjablonen. Ga hiervoor in de beheermodule naar Profielen > Samenvoegen zitting of Samenvoegen agendapunt. Aangezien de besturen voornamelijk gebruik maken van deze profielen, is het voldoende de sjablonen dadelijk in de profielen te wijzigen. Hoofdstuk 8: Profielen wijzigen Handleiding Cobra: Hoe zat het ook alweer? Versie

28 Vooreerst moet je in het profiel het sjabloon kiezen dat je wilt aanpassen. Hieronder zullen wij bijvoorbeeld het sjabloon van de agenda op zittingsniveau van de Gemeenteraad wijzigen. Klik in dit geval bij Soort zitting op Gemeenteraad. Klik bovendien op het profiel dat je wilt wijzigen, bijvoorbeeld Agenda. In het rechtervenster krijg je de details van het gekozen profiel, in dit geval de agenda van de gemeenteraad. Je krijgt nu in het tabblad Sjablonen 1 de diverse sjablonen op zittings- en agendapuntniveau te zien. Je klikt op Bewerken naast het sjabloon op zittingsniveau, namelijk de agenda. Je verkrijgt nadien het geopende sjabloon in Word waarin je je wijzigingen kunt aanbrengen. Hoofdstuk 8: Profielen wijzigen Handleiding Cobra: Hoe zat het ook alweer? Versie

29 Druk daarna op <Bewaren en vrijgeven> zodat het sjabloon terug ter beschikking staat voor anderen. Deze stappen kun je volgen voor elk sjabloon dat gewijzigd moet worden. Hoofdstuk 8: Profielen wijzigen Handleiding Cobra: Hoe zat het ook alweer? Versie

30 9 NIEUWE ZITTINGEN 9.1 NIEUW OVERZICHT VOOR DE ZITTINGSPERIODE? Deze instelling is volledig optioneel, afhankelijk van de wil van elke individuele gebruiker. Wil je als gebruiker enkel de zittingen van de nieuwe legislatuur zien of raadplegen in het overzicht, dan kan de zittingsperiode gewijzigd worden. Ga hiervoor naar Instellingen > Gebruiker > Algemeen. Daar kun je aangeven bij Periode overzicht zitting over welke periode de aangemaakte zittingen in het overzicht mogen verschijnen. Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor een periode van 1 jaar. In dit geval zie je standaard in het overzicht de zittingen over een periode van 1 jaar. Daarnaast kun je ook de Start periode overzicht zitting aangeven. Hiermee wordt bedoeld vanaf welke datum de zittingen te zien zijn in het overzicht. Dit gerekend door terug te keren vanaf de dag van vandaag. Wil je in het overzicht bijvoorbeeld starten met de zittingen vanaf de nieuwe legislatuur, klik je op -1 maand. 9.2 INSTALLATIEVERGADERING Na de verkiezingen vindt de eerste gemeenteraadszitting plaats op de eerste werkdag van het nieuwe jaar, dit is woensdag 2 januari In het geval van de raad voor maatschappelijk welzijn vindt deze plaats op maandag 7 januari De installatie van de politieraad tot slot zal gehouden worden op vrijdag 1 februari Hoofdstuk 9: Nieuwe zittingen Handleiding Cobra: Hoe zat het ook alweer? Versie

31 De samenstelling van de installatievergadering 1 verschilt echter wel van de samenstelling van de zittingen die hierna volgen. Dit uit zich bijvoorbeeld in het feit dat zowel de uittredende als de nieuw verkozen voorzitter aanwezig moeten zijn tijdens de vergadering. Als de uittredende voorzitter de vergadering niet kan voorzitten, wordt de installatievergadering voorgezeten door een uittredend lid van het college van burgemeester en schepenen in volgorde van hun rang. Daarnaast moeten zowel de voormalige als ook de huidig verkozen raadsleden aanwezig zijn. In Cobra kan het voorzitterschap niet doorgegeven worden binnen éénzelfde zitting. We raden je dan ook aan om de aanwezigheden en ondertekening eenmalig manueel aan te passen in de notulen en de uittreksels. Dat geldt bijvoorbeeld ook voor het eenmalig gebruik van de titels uittredende of nieuwe voorzitter. De overige zittingen (die plaats vinden na de installatievergadering) worden gewoon aangemaakt zoals voorheen bij Overzicht > Zittingen, waarbij je klikt op <Nieuw>. Deze nieuwe zittingen krijgen dan de samenstelling, zoals reeds aangegeven bij Leden van de zitting > Profielen leden van de zitting. 1 Meer informatie over de werking of samenstelling van de installatievergadering vind je terug in een draaiboek dat terug te vinden is op de website van de VVSG ( Hoofdstuk 9: Nieuwe zittingen Handleiding Cobra: Hoe zat het ook alweer? Versie

32 10 PROCEDURES 10.1 PROCEDURES WIJZIGEN De meeste agendapunten worden in je bestuur vast via procedures geregistreerd. Deze procedures zijn reeds aangemaakt en verlichten ongetwijfeld het registratiewerk bij de aanmaak van diverse agendapunten. Als nieuwe leden bij deze bestaande procedures betrokken moeten worden, moet je deze procedures wijzigen. Je kunt deze procedures bekijken en wijzigen via Beheer > Taken > Procedures. Hoofdstuk 10: Procedures Handleiding Cobra: Hoe zat het ook alweer? Versie

33 Je selecteert nadien de zitting, waarvoor je een bepaalde procedure wilt wijzigen. Je kiest in dit geval voor de Gemeenteraad, waarbij je een standaard procedure wilt wijzigen. Je klikt op de gewenste procedure en klikt nadien op <Detail>. Daarna kun je via <Wijzig> deze procedure aanpassen. Nadien kun je de procedure wijzigen zoals je wenst. Deze wijzigingen zullen voornamelijk schuilen in het wijzigen van de betrokken personen. Zo kunnen nieuwe raadsleden bijvoorbeeld optreden als betrokken persoon bij een bepaald agendapunt. In dat geval klik je op de activiteit die je wilt wijzigen (hier: BetrokkenPersoonToevoegen ). Hoofdstuk 10: Procedures Handleiding Cobra: Hoe zat het ook alweer? Versie

34 Opmerking: Als je bestuur over een nieuwe samenstelling beschikt tijdens de zittingen, moet je dus rekening houden met de bevoegde personen bij bepaalde procedures. Vandaar dat je bij Instellingen > Gebruiker > Algemeen onderaan bij Soort zitting > Bevoegd persoon deze persoon misschien ook moet wijzigen. Je kunt hier dan de voormalig bevoegde persoon vervangen door de nieuwe bevoegde persoon. Hoofdstuk 10: Procedures Handleiding Cobra: Hoe zat het ook alweer? Versie