Nota activabeleid. Hoogheemraadschap van Delfland. HERZIEN Bijlage 1. Versie : 1.1 Datum : November 2008 Afdeling : Planning & Control

Transcriptie

1 HERZIEN Bijlage 1 Nota activabeleid Versie : 1.1 Datum : November 2008 Afdeling : Planning & Control Nota activabeleid 1

2 INHOUDSOPGAVE 1 Inleiding 3 2 Definities en wettelijk kader Definities Wettelijk kader 5 3 Activa Inleiding Immateriële vaste activa Materiele vaste activa Financiële vaste activa 8 4 Waardering, activering en afschrijving Waarderingsgrondslagen Activering Afschrijving 11 5 Procedure aanvragen en uitvoering investeringen Aanvragen investeringen Uitvoering investeringen 14 Nota activabeleid 2

3 1 INLEIDING Voor het realiseren van de vastgestelde beleidsdoelen zijn vaak investeringen nodig. De nota activabeleid is een instrument dat zorgdraagt voor het eenduidig behandelen van investeringen. Het belang van de nota is gelegen in het feit om zowel voor bestuur als de ambtelijke organisatie een transparant en adequaat activabeleid op basis van objectieve grondslagen vast te stellen. Een transparant en adequaat activabeleid vormt één van de pijlers voor het bepalen van de financiële positie en het financiële vermogen van het waterschap. Daarmee dient een transparant activabeleid niet alleen een boekhoudkundig, maar ook een bestuurlijk belang. De nota bakent de formele kaders af waarbinnen het college van dijkgraaf en hoogheemraden en de ambtelijke organisatie dienen om te gaan met investeringen en afschrijvingen en vervult een ondersteunende rol bij de jaarrekening, de kadernota en de begroting. Het activabeleid heeft een grote invloed op de jaarlijkse exploitatie en de vermogenspositie van het waterschap. Onjuiste afschrijvingstermijnen en methoden kunnen grote ook politieke- risico s met zich meebrengen. Kort samengevat dient de nota bij te dragen tot: Een transparant beleid op basis van objectieve grondslagen; Het zo veel mogelijk voorkomen van onderuitputting; Het maken van afspraken over de te volgen procedure om investeringen aan te vragen en uit te voeren; Het verkrijgen van inzicht in het verloop van investeringen; Het voorkomen van grote schommelingen in de afschrijvingskosten tussen jaren. Nota activabeleid 3

4 2 Definities en wettelijk kader 2.1 Definities Om een goed beeld te krijgen van het beleidsveld, wordt een aantal kernbegrippen beschreven. Investeringen Onder een investering wordt verstaan: het vastleggen van vermogen in een object waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt. Investeringen kunnen worden onderverdeeld naar de volgende categorieën: - Nieuwe of uitbreidingsinvesteringen. Dit zijn investeringen ten behoeve van nieuwe ontwikkelingen of uitbreiding van huidige activiteiten. - Vervangingsinvesteringen. Dit zijn investeringen ten behoeve van de vervanging ven een (oud) bestaand actief als gevolg van economische veroudering of slijtage. - Levensduurverlengende investeringen. Dit zijn investeringen die worden gepleegd ten behoeve van een bestaand actief en expliciet leidt tot een substantiële levensduurverlenging van het betreffende actief. Een voorbeeld hiervan is de renovatie van een gemaal. - Groot onderhoud. Als onderhoudswerkzaamheden niet jaarlijks maar periodiek, éénmaal in een aantal jaren, plaatsvinden. Groot onderhoud mag alleen geactiveerd worden als de zogenaamde componentenbenadering wordt gekozen. Activeren Activering betekent dat het aangeschafte of vervaardigde kapitaalgoed als bezitting op de balans wordt opgenomen. Het moment van activeren is niet altijd gelijk aan het moment waarop met afschrijven wordt begonnen. Bij projecten worden tijdens de looptijd van het project de uitgaven al geactiveerd, maar met afschrijven wordt pas gestart wanneer het project in gebruik wordt genomen. Afschrijven Afschrijven is het boekhoudkundig laten zien dat de waarde van een bedrijfsmiddel in de loop van de tijd afneemt. De waarde-afname wordt veroorzaakt door technische slijtage en/of economische veroudering. Het af te schrijven bedrag hangt af van de gebruiksduur van de investering. De gebruiksduur bepaalt de afschrijvingstermijn en dus ook de hoogte van de afschrijvingslasten. Kapitaallasten Kapitaallasten zijn de jaarlijks terugkerende lasten die samenhangen met investeringen. De kapitaallasten bestaan uit afschrijvingen en rente. De door de vaste activa veroorzaakte lasten vormen een belangrijke kostenpost binnen de begroting. Alleen de kapitaallasten bedragen al ca. 25% van de totale lasten van het waterschap, nl. 66,7 mln. Ter vergelijking: de ingezetenen- en waterschapsomslag over 2009 bedraagt 64,9 mln. De omvang van de kapitaallasten wordt bepaald door: De hoogte van de investering De afschrijvingstermijn De (eventuele) restwaarde van investering De toe te rekenen rentekosten De laatste kosten zijn afhankelijk van: De liquiditeitspositie van het waterschap De hoogte van het rentepercentage van de afgesloten vaste geldleningen Nota activabeleid 4

5 Economische en technische levensduur De technische levensduur is de duur dat het actief technisch in staat is te produceren. De economische levensduur wordt bepaald door doelmatig gebruik, rekening houdend met de technologische ontwikkelingen. Over het algemeen is de economische levensduur korter dan de technische levensduur. Meestal wordt daarom bij de bepaling van de afschrijvingstermijn uitgegaan van de economische levensduur. Componentenbenadering De componentenbenadering houdt in dat verschillende samenstellende delen van een materieel vast actief afzonderlijk worden afgeschreven op grond van het individuele waardeverloop van die delen. De desbetreffende component van het actief wordt dan afgeschreven tot aan het moment van uitvoering van het groot onderhoud. Bij de uitvoering van het groot onderhoud worden de kosten hiervan opnieuw geactiveerd, waarna deze afzonderlijke component opnieuw op dezelfde wijze wordt afgeschreven. Als het waterschap voor een bepaald actief kiest voor deze benadering, moet de componentenbenadering consequent voor dit actief worden toegepast. De richtlijnen geven aan dat alleen voor deze benadering kan worden gekozen als wat betreft het groot onderhoud wordt voldaan aan de algemene vereisten voor activering. Met gebruikmaking van de terminologie van de verslaggevingsregels zijn deze eisen: het bedrag voor groot onderhoud kan worden geïdentificeerd als een afzonderlijk samenstellend deel van het actief; dit samenstellend deel wordt separaat afgeschreven; het is waarschijnlijk dat het waterschap in de toekomst nut van het actief zal hebben; de uitgaven voor groot onderhoud kunnen op betrouwbare wijze worden vastgesteld. 2.2 Wettelijk kader Artikel 108 van de Waterschapswet geeft aan dat de Verenigde Vergadering een verordening dient vast te stellen met de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie. Deze verordening dient o.a. in te gaan op de regels voor waardering en afschrijving van activa. In het Waterschapsbesluit staat in hoofdstuk 4 voor de vaste activa opgenomen hoe de balans moet worden ingericht en waaraan de toelichting dient te voldoen. Ook zijn de voorschriften opgenomen voor waardering, activeren en afschrijven. Met de vaststelling van de Verordening Beleids- en Verantwoordingsfunctie Hoogheemraadschap van Delfland in de Verenigde Vergadering van 9 oktober 2008 is aan dit wettelijk voorschrift invulling gegeven. In artikel 11 en 12 van de VBV is bepaald dat het college van D&H voorstellen doet aan de VV die zijn gericht op een volledig en actueel beleid van het waterschap ten aanzien van waardering en afschrijving van activa en zijn de waarderings- en afschrijvingsregels opgenomen. Nota activabeleid 5

6 3 Activa 3.1 Inleiding Vaste activa worden voor het verwachte aantal gebruiksjaren (economische of technische levensduur) door het waterschap in exploitatie genomen. Vaste lasten, die uit de investeringen voortvloeien, vallen uiteen in de jaarlijkse waardevermindering (afschrijvingslasten) en de financieringslasten (rentekosten), i.c. de kapitaallasten. Alle vaste activa worden voor het bedrag van de investering geactiveerd. In afwijking van het hiervoor genoemde worden bijdragen van derden die in directe relatie staan met een actief op de waardering daarvan in mindering gebracht. Voor bijdragen van reserves is het niet toegestaan deze in mindering op de waardering te brengen. Indien er een bestemmingsreserve is gevormd dient deze in jaarlijkse bedragen vrij te vallen ter dekking van de kapitaallasten. Vaste activa worden naar hun aard onderscheiden in: - immateriële vaste activa - materiële vaste activa - financiële vaste activa 3.2 Immateriële vaste activa Immateriële vaste activa zijn activa die niet stoffelijk (materieel) van aard zijn en evenmin als financiële vaste activa kunnen worden aangemerkt. Anders gezegd zijn het kapitaaluitgaven waar tegenover geen bezittingen staan. Immateriële vaste activa worden vanwege het specifieke karakter in 4 categorieën onderscheiden (art 4.41 Waterschapsbesluit): a. kosten afsluiten geldleningen en het saldo van agio en disagio; b. kosten van onderzoek en ontwikkeling (art 4.63 Waterschapsbesluit); c. bijdragen aan activa in eigendom van derden (bedrijven, overheden, overigen); d. overige immateriële vaste activa. Voor de categorieën b en c is er geen absolute verplichting tot activeren. Bij activeren moet overigens aan expliciet omschreven voorwaarden worden voldaan. Binnen Delfland worden alle categorieën geactiveerd. De kosten van onderzoek en ontwikkeling kunnen worden geactiveerd indien (art 4.63 Waterschapsbesluit): - de investering naar verwachting technisch uitvoerbaar is; - de investering in de toekomst nut zal genereren; en - de uitgaven die aan de investering zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld. Aanvullend geldt hierbij dat een onderzoek concrete maatregelen tot gevolg moet hebben om voor activering in aanmerking te komen. In dit kader is het van belang het onderscheid te maken tussen investeringen in onderzoek en ontwikkeling en voorbereidingskosten. Hierbij wordt de volgende beleidslijn gevolgd. Als onderzoek en uitvoering direct met elkaar verweven zijn, worden de onderzoekskosten als voorbereidingskosten behandeld en uiteindelijk toegevoegd aan het gekoppelde investeringsproject. Als het onderzoek volledig losstaand van de realisatie van maatregelen wordt uitgevoerd worden deze onderzoekskosten als immateriële vaste activa geactiveerd. Nota activabeleid 6

7 De bijdragen aan activa in eigendom van derden kunnen worden geactiveerd indien (art 4.64 Waterschapsbesluit): - sprake is van een investering door een derde; en - de investering bijdraagt aan de publieke taak; en - de derde zich heeft verplicht tot het daadwerkelijk investeren op een wijze zoals is overeengekomen; en - de bijdrage kan worden teruggevorderd, indien de derde in gebreke blijft of het waterschap anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering. Wanneer een dergelijke bijdrage door het waterschap wordt verstrekt, moeten de genoemde voorwaarden in de overeenkomst die wordt aangegaan over de bijdrage worden opgenomen. Het betreft voornamelijk bijdragen aan bestemmingsplannen, ruilverkavelingen en herinrichting van gebieden. De Unie van Waterschappen adviseert om via een marginale toets te onderzoeken of de investeringen die ten grondslag liggen aan in het verleden verstrekte bijdragen nog steeds ten dienste staan van het waterschap. Als de activa niet meer blijken te bestaan, moet de bijdrage versneld worden afgeboekt. De post overige immateriële vaste activa wordt in het waterschapsbesluit niet verder uitgewerkt. Uit de ministeriële regeling blijkt wel dat software wordt gerekend tot de immateriële vaste activa, tenzij de software integraal onderdeel uitmaakt van hardware. In dat geval wordt de software behandeld als materiële vaste activa. De kosten van verkiezingen worden ook onder de immateriële vaste activa opgenomen. 3.3 Materiële vaste activa Materiële vaste activa zijn kapitaaluitgaven waar tegenover bezittingen staan die niet als financiële vaste activa kunnen worden aangemerkt. Tot de materiële vaste activa behoren zowel werken die in exploitatie zijn als onderhanden werken. Onder de materiële activa worden mede begrepen activa waarvoor het waterschap financiële leasecontracten is aangegaan maar waarbij het economisch eigendom bij het waterschap berust. De materiële vaste activa worden onderscheiden in (art 4.42 Waterschapsbesluit): - gronden en terreinen; - vervoermiddelen; - machines, apparaten en werktuigen; - bedrijfsgebouwen (kantoren en centrale werkplaatsen); - woonruimten (dienstwoningen); - grond-, weg- en waterbouwkundige werken; - overige materiële vaste activa. Ook de zogenaamde onderhanden werken van het waterschap, dat wil zeggen de werken waarvan de bouw op balansdatum reeds begonnen is en betalingen hebben plaatsgevonden maar die nog niet in exploitatie zijn genomen, behoren tot de materiële vaste activa. De post Grond-, weg- en waterbouwkundige werken kan worden onderscheiden in: - waterkeringen; - watergangen, waterkwantiteitskunstwerken en gemalen; - zuiveringstechnische werken (transportsystemen, zuiveringsinstallaties en slibverwerkingsinstallaties); - wegen; - vaarwegen en havens. Nota activabeleid 7

8 Leasing In een aantal situaties worden afgesloten leasecontracten ook geactiveerd. Sprake is dan van financiële leasing, waarbij de vorm van financiering zodanig is dat de leasemaatschappij een roerend of onroerend bedrijfsmiddel in eigendom verwerft en dit afstaat aan het waterschap voor een periode ten hoogste gelijk aan de economische levensduur van dit goed. Het waterschap verplicht zich de aankoopsom vermeerderd met kosten en winst aan de leasemaatschappij te betalen. De overeenkomst van gebruik is onopzegbaar. Het waterschap activeert het goed in zijn balans onder gelijktijdige vermelding van de desbetreffende schuld. Na afloop van de overeenkomst kan het goed worden teruggegeven aan de leasemaatschappij of kan dit worden gekocht tegen een vooraf in de overeenkomst bepaald gering bedrag. Ook kan de overeenkomst op nader overeen te komen voorwaarden worden gecontinueerd. 3.4 Financiële vaste activa Tot de financiële vaste activa van een waterschap behoren de aan derden beschikbaar gestelde financiële middelen met een looptijd van één jaar en langer. Het gaat voornamelijk om aan derden verstrekte langlopende geldleningen en langlopende deelnemingen van het waterschap. De financiële vaste activa worden onderscheiden in (art 4.43 Waterschapsbesluit): - kapitaalverstrekkingen (aan bedrijven, overheden, overigen); - leningen (aan ambtenaren, bedrijven, overheden, overigen); - overige uitzettingen met een oorspronkelijke looptijd van één jaar of langer. Binnen Delfland bestaan de financiële vaste activa uit leningen, aandelen, waarborgsommen en vooruitbetaalde huur. De leningen betreft enkele leningen aan personeel, niet zijnde hypothecaire leningen. Delfland houdt aandelen aan van: de Nederlandse Waterschapsbank N.V., D.R.S.H. Zuiveringsslib N.V., Holding IOPW N.V. en Ontwikkelingsmaatschappij Het Nieuwe Westland C.V. Nota activabeleid 8

9 4 Waardering, activering en afschrijving 4.1 Waarderingsgrondslagen Waardering Activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs (art 4.66 Waterschapsbesluit). Bijdragen van derden worden in mindering gebracht. Activa waarvoor het waterschap financiële leasecontracten is aangegaan en waarbij het economisch eigendom bij het waterschap berust, worden op basis van de nominale waarde gewaardeerd. De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs wordt opgenomen de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend. Ook een redelijk deel van de kosten van ondersteunende diensten van het waterschap kan in de vervaardigingsprijs worden opgenomen. Onderhanden investeringswerken De waarde van de onderhanden investeringswerken wordt in eerste instantie bepaald door de facturen die Delfland betaalt voor de vervaardiging van het actief. Daarbovenop rekent Delfland bouwrente toe aan onderhanden werken. De rentelasten tijdens de realisatiefase komen in de exploitatie als onderdeel van de afschrijvingslasten. Daarnaast worden de uren van medewerkers van het Project- en Ingenieursbureau (PIB) geactiveerd op de projecten waarop zij uren schrijven. Hiervoor wordt jaarlijks een uurtarief vastgesteld bij de begroting. Controle in gebruik zijn activa Jaarlijkse controle vindt plaats op basis van de staat van activa. De budgethouders geven aan of de activa nog in eigendom of in gebruik zijn. De budgethouders verklaren dat alle op de staat van activa voorkomende investeringen op het moment van de controle ten dienste van het waterschap staan. Wanneer blijkt dat een activum niet meer in gebruik is zal de boekwaarde via een éénmalige extra afschrijving worden afgeraamd ten laste van de exploitatie van het lopende boekjaar. Herwaardering In tegenstelling tot BW2 is het op grond van de geldende voorschriften niet toegestaan de actuele waarde als waarderingsgrondslag te hanteren. De motieven om de actuele waarde bij waterschappen toe te passen zijn niet relevant. Waardering tegen actuele waarde wordt namelijk in het bedrijfsleven toegepast om het vermogen ten behoeve van de beoordeling van de solvabiliteit zo volledig mogelijk te kunnen presenteren. De eis van solvabiliteit is bij waterschappen niet van toepassing. Herwaardering van activa dient op grond van art 4.68 Waterschapsbesluit wel te geschieden als de waarde van het actief duurzaam vermindert. In dit geval is een extra afschrijving noodzakelijk. 4.2 Activering Algemeen Alle vaste activa worden na ingebruikname voor het bedrag van de investering geactiveerd. In afwijking hiervan worden bijdragen van derden die in directe relatie staan met een actief op de waardering daarvan in mindering gebracht. Voor bijdragen van reserves is dit niet toegestaan. Nota activabeleid 9

10 Grensbedragen Binnen Delfland worden uitgaven boven de aangemerkt als investeringen mits de investering langer dan één jaar nut heeft voor Delfland. Investeringen met een bedrag lager dan worden in één keer ten laste van de exploitatie gebracht. Gronden en terreinen met een waarde van minder dan die opgaan in een infrastructuur van (in totaal) of meer worden wel geactiveerd. Dienstauto's worden altijd, ongeacht het bedrag, als investering geactiveerd. (Im)materiële vaste activa die op jaareinde een boekwaarde hebben van minder dan worden in overleg met de producteigenaar afgevoerd ten laste van de exploitatierekening. Moment van activeren Lopende projecten of onderhanden werken die ultimo het jaar nog niet zijn afgerond worden voor de boekwaarde opgenomen onder de vaste activa. Op onderhanden werken wordt niet afgeschreven. Voor onderhanden investeringswerken geldt dat deze pas na gereedmelding worden overgeboekt naar de gereedgekomen werken. Definitieve gereedmelding vindt plaats na afronding van het werk en met inachtneming van een nazorgfase. Rente en uren De activa worden gewaardeerd tegen vervaardigings- of verkrijgingsprijs. In de vervaardigingsprijs wordt de rente opgenomen over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend. Als rentepercentage wordt het gemiddelde rentepercentage van het hoogheemraadschap van Delfand gehanteerd. De werkelijke renteberekening start in de maand waarin de uitgaven op de investering zijn gedaan. De rente wordt toegerekend tot dat het activum in gebruik wordt genomen en geactiveerd. Alleen de medewerkers van het Project en Ingenieursbureau (PIB) kunnen uren verantwoorden op projecten (onderhanden werk). Voor het schrijven van uren op projecten is altijd toestemming nodig van de projectleider. Bijkomende te activeren kosten Hierbij kan men denken aan bepaalde kosten (specifieke opleiding, implementatiekosten e.d.) die in verband met een investering gemaakt worden. Algemeen geldt dat wanneer deze kosten onlosmakelijk verbonden zijn met de desbetreffende investering, deze geactiveerd moeten worden en op dezelfde wijze afgeschreven dienen te worden als de onderhavige investering. Investering of onderhoud Uitgaven voor de verkrijging of vervaardiging van vaste activa die langer dan een jaar ten dienste van het waterschap staan worden ook wel investeringen genoemd. Werkzaamheden die tot doel hebben een bepaald object in stand te houden worden aangemerkt als onderhoud. Onderhoud zorgt ervoor dat een activum in zodanige staat blijft dat dit gedurende zijn gebruiksduur goed kan functioneren. Bij de beantwoording van de vraag of bepaalde kosten wel of niet dienen te worden geactiveerd, is het van belang om duidelijkheid te scheppen over wat onder (groot) onderhoud moet worden verstaan. Klein onderhoud keert jaarlijks terug. Het is ook daarom dat deze kosten uit de jaarlijkse exploitatiebudgetten bekostigd moeten worden en dat activering van deze kosten niet tot de mogelijkheden behoort. Bij groot onderhoud gaat het om zaken die één keer in de zoveel jaren moeten gebeuren. Het voorkomt dat kapitaalgoederen vroegtijdig moeten worden vervangen. In de richtlijnen voor de jaarverslaggeving staat dat de kosten van groot onderhoud in principe ten laste van de exploitatie komen, maar dat de kosten van (levensduurverlengend) groot onderhoud ook op Nota activabeleid 10

11 andere wijze kunnen worden behandeld. De kosten van groot onderhoud kunnen volgens de richtlijnen namelijk: in één keer ten laste van de exploitatie worden gebracht; via het vormen van een voorziening gespreid ten laste van de exploitatie worden gebracht (betaling vindt dan t.l.v. de voorziening plaats); worden geactiveerd. De kosten van levensduurverlengend groot onderhoud zullen worden geactiveerd. Baggerwerkzaamheden Het waterschap kiest ervoor baggerkosten ook met ingang van 2009 te blijven activeren. Het activeren van baggerkosten betekent dat gebruik moet worden gemaakt van de componentenbenadering, welke als volgt moet worden toegepast. Bij nieuwe investeringen zal een splitsing gemaakt moeten worden tussen de duurzame component en de component die na een aantal jaren groot onderhoud behoeft (de waterbodem). Deze splitsing zal bij benadering gemaakt moeten worden, door een inschatting te maken van de verwachte baggerkosten in de toekomst. Bij al geactiveerde investeringen is het de vraag of de oorspronkelijke investering op de balans staat. Veel watergangen zijn niet door het waterschap aangelegd, maar bevinden zich van oudsher in het gebied. Daar waar wel een oorspronkelijke investering is aan te wijzen, zal deze investering op de staat van activa verlaagd moeten worden met de baggercomponent die door het groot onderhoud wordt vervangen. De afschrijvingstermijn is de gemiddelde termijn tussen twee baggerbeurten. Als de baggerwerkzaamheden alleen bestaan uit het wegnemen van (de invloed van) vervuilde waterbodems met als doel de waterkwaliteit te verbeteren (bijvoorbeeld waterbodemsanering), gaat het om een immaterieel actief. Als de werkzaamheden leiden tot waterlopen die een ander profiel krijgen en leiden tot vergroting van de bergings- en/of doorstromingscapaciteit gaat het om een materieel activum. 4.3 Afschrijving Afschrijvingsmethode Door middel van afschrijvingen wordt aangegeven in welke mate een activum in waarde vermindert als gevolg van het gebruik. De waterschappen zijn in principe vrij om de wijze van afschrijven te bepalen. De meest gebruikte afschrijvingsmethoden zijn de annuïtaire methode (met gelijke kapitaallasten gedurende de gehele looptijd) en de lineaire methode. Binnen de waterschappen is afschrijven op basis van de lineaire methode gebruikelijk. Ook in Delfland wordt deze methode van afschrijving gehanteerd. Hierbij wordt geen rekening gehouden met restwaardes. Bij de lineaire methode blijven de afschrijvingen gedurende de afschrijvingstermijn gelijk, de rentelasten nemen af. De vrijvallende kapitaallasten vallen vrij ten gunste van de exploitatie. Voordeel van deze methode is de relatief eenvoudige administratieve verwerking. Daarnaast is het een voordeel dat oude activa, die meer onderhoud behoeven, lagere kapitaallasten met zich meebrengen. Afschrijving van de investeringen van Delfland zal volgens de lineaire methode plaats blijven vinden. Hierbij wordt mede vanuit het voorzichtigheidsbeginsel uitgegaan van de economische levensduur. Indien in een specifiek geval de voorkeur uitgaat naar een andere wijze van afschrijven (bijvoorbeeld op basis van annuïteiten), dan dient dit gemotiveerd ter besluitvorming te worden voorgelegd aan de Verenigde Vergadering. De afschrijvingen geschieden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar (art 4.67 Waterschapsbesluit). Nota activabeleid 11

12 Afschrijvingstermijnen Op vaste activa met een beperkte gebruiksduur wordt jaarlijks afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur (art 4.67 Waterschapsbesluit). Onderstaand is per investering een richtlijn opgenomen voor de te hanteren afschrijvingstermijnen. De gepresenteerde afschrijvingstermijnen zijn niet uitputtend maar dienen als richtlijn. Van deze afschrijvingstermijnen wordt afgeweken indien het getrouwe beeld dit vereist, met dien verstande dat de afschrijvingsduur nooit langer mag zijn dan de hieronder aangegeven termijnen voor een bepaald actief. Hiervoor moet de directie wel goedkeuring verlenen. Delfland hanteert de volgende afschrijvingstermijnen. Afschrijvingstermijnen # jaren Watersysteemtaak Zee- en rivierwaterkering (deltawerken) 35 Reconstructie boezemkaden 25 Bouwkundig 40 Elektrisch/ mechanisch 15 Stuwen en duikers 8 Baggeren 8 Zuiveringstaak Bouwkundig 30 Elektrisch/ mechanisch 15 AHR-project (bouwkundig, elektrisch, 25 mechanisch) Rioolpersleidingen 30 Niet specifiek aan taak Bouwkundig 40 gerelateerde werken Elektrisch/ mechanisch 15 Structurele aanpassingen van dienstwoningen / 20 gemalen / AWZI s Reparaties / Reconstructie / vervangen van 20 waterwerken en infrastructuur Interieur 10 Vaartuigen 10 Onderhoud waterlopen 10 Dienstauto's 5 Kantoorautomatisering 5 Grond Geen afschrijving tenzij: 0 Grond voor boezemkaden 50 Grond voor waterbergingen 40 Grond voor natuurvriendelijke oevers Nader te bepalen Op grond wordt in principe niet afgeschreven omdat grond niet aan slijtage onderhevig is en dus geen waardevermindering ondergaat. Er bestaat dus geen noodzaak tot afschrijving. Voor de immateriële vaste activa gelden de volgende afschrijvingsregels (art 4.67 Waterschapsbesluiten art 12 VBV): - De afschrijvingsduur van de kosten van het afsluiten van geldleningen en (dis)agio is gelijk aan de looptijd van de lening indien de uitgaven groter dan zijn. In de overige gevallen worden uitgaven voor het afsluiten van geldleningen direct ten laste van de exploitatie gebracht; - De afschrijvingsduur van de kosten voor onderzoek en ontwikkeling is maximaal 5 jaar; - De afschrijvingsduur van bijdragen aan activa in eigendom van derden en overige immateriële vaste activa is gelijk aan de periode dat het actief naar verwachting door de derde zal worden geëxploiteerd. Nota activabeleid 12

13 Voor kosten verbonden aan de periodieke verkiezingen (VV) is de afschrijvingsduur vastgesteld op de zittingsduur van 4 jaar. Startmoment van afschrijven Afschrijvingen vinden plaats vanaf het eerste kalenderjaar na ingebruikname/afsluiten van de nazorgfase. Ten aanzien van de overige investeringen vindt afschrijving plaats vanaf het moment van levering. Zodra het activum in eigendom is verkregen, dien dit te worden geactiveerd. Desinvesteringen Een actief dat buiten gebruik wordt gesteld, wordt afgewaardeerd op het moment van buitengebruikstelling, indien de restwaarde lager is dan de boekwaarde (art 4.68 Waterschapsbesluit). Deze afwaardering wordt als inhaalafschrijving ten laste van de exploitatierekening gebracht. Bij verkoop van een actief wordt de boekwinst of het boekverlies ten gunste of ten laste van de exploitatierekening gebracht. De boekwinst of het boekverlies mogen niet worden verrekend met een (vervangings)investering. Wijzigingen in afschrijvingstermijnen Wanneer het waterschap voor een soort activum op een andere afschrijvingsperiode overgaat, moeten de financiële consequenties daarvan worden verwerkt. Hierbij moet de handelwijze worden gehanteerd die de richtlijnen voor de jaarverslaggeving aangeven. De richtlijnen geven aan dat bij een dergelijke schattingswijziging op het punt van afschrijvingstermijnen de boekwaarde van het actief gelijk blijft en dus niet gecorrigeerd wordt op basis van de nieuwe afschrijvingsperiode. De jaarlijkse afschrijvingen worden aangepast door de resterende boekwaarde te delen door de nog komende afschrijvingstermijnen. Nota activabeleid 13

14 5 Procedure aanvragen en uitvoering investeringen 5.1 Aanvragen investeringen Autorisatie De vaststelling van investeringsplannen en het beschikbaar stellen van investeringskredieten dient op grond van wet- en regelgeving (zie art 5 en 6 VBV) te geschieden door de Verenigde Vergadering. Met de vaststelling van de begroting autoriseert de VV de investeringskredieten voor het begrotingsjaar en verkrijgt het college van D&H de bevoegdheid tot het plegen van de investeringen. Daarbij kan de VV overigens aangeven voor welke investeringen hij pas op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie wil ontvangen. Buiten de vastgestelde begroting om mogen dus geen investeringsuitgaven worden gedaan. De Kadernota is het moment waarbij ingediende investeringsvoorstellen zo veel mogelijk integraal kunnen worden afgewogen tegen de beschikbare financiële middelen en capaciteit. Hieruit vloeit een bijgestelde meerjarenraming van de investeringen voort. Omdat de vaststelling van de investeringskredieten bij de begroting een momentopname is, zullen er altijd interne en externe ontwikkelingen zijn die ervoor zorgen dat er wijzigingen optreden in de investeringsplannen. Voor investeringen die in de loop van het begrotingsjaar in uitvoering worden genomen en waarvoor geen autorisatie is verleend bij de begrotingsbehandeling legt het college van D&H voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringsplan en krediet aan de VV voor. Indiening van een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringsplan en krediet kan in elke vergadering van de VV plaatsvinden. Onderbouwing investeringsaanvraag Elke investeringsaanvraag dient te zijn voorzien van een goede onderbouwing. Bij de aanvraag van investeringsplannen en kredieten dient aangegeven te worden wat hiervan de financiële consequenties zijn en hoe in de dekking van de exploitatielasten zal worden voorzien. Dit geldt ook voor de eventueel hieruit voortvloeiende onderhoudslasten en overige exploitatiekosten. Al bij de investeringsaanvraag dient te worden bezien in hoeverre er een aanspraak kan worden gedaan op bepaalde subsidies. Bij het indienen van een investeringsaanvraag dient eveneens een liquiditeits- en capaciteitsplanning te worden aangeleverd. Hierbij dient de inzet van liquiditeit met valuteringsmomenten op jaarbasis te worden aangegeven en welke werkzaamheden een andere prioritering krijgen. Investeringsplafond Per jaar voert Delfland projecten uit tot een maximum van 95 miljoen. Dit betekent dat er ieder jaar weer keuzes moeten worden gemaakt. De instelling van dit investeringsplafond heeft als consequentie dat bij wijzigingen in het investeringsprogramma die leiden tot een overschrijding van dit bedrag aangegeven zal moeten worden welke investering(en) door zal (zullen) schuiven naar een later jaar om binnen het toegestane bedrag te blijven. 5.2 Uitvoering investeringen Speelruimte D&H Het college van D&H zorgt ervoor dat de investeringsuitgaven, zoals geautoriseerd door de VV, niet worden overschreden. Om te voorkomen dat investeringsplannen stagneren doordat er slechts een beperkt aantal besluitvormingsmomenten is, heeft het college van D&H enige speelruimte bij de uitvoering van investeringen. Nota activabeleid 14

15 Het college van D&H is bevoegd de voor een investering geraamde uitgaven met 10% van de uitgaven te overschrijden, met een maximum van 0,5 miljoen zonder toestemming vooraf van de VV indien deze mutaties passen binnen het vastgestelde beleid. Hetzelfde geldt voor onderschrijdingen van de geraamde inkomsten. Dergelijke feiten dienen wel achteraf alsnog aan de VV te worden gerapporteerd. Informatieverstrekking Voor het verkrijgen van inzicht in de voortgang en afwikkeling van uitgegeven investeringskredieten is het voor de VV van belang hierover regelmatig te worden geïnformeerd. De investeringslijst zal tweemaandelijks worden geactualiseerd en ter informatie aan het college van D&H worden voorgelegd. De VV zal tussentijds worden geïnformeerd over de stand van zaken met betrekking tot de uitvoering van de investeringen bij de bestuursrapportages en de jaarrekening. Deze rapportages gaan in op relevante afwijkingen van bestedingen van investeringsuitgaven en realisatie van investeringsinkomsten. Zodra blijkt (bijv. meevallende aanbestedingen) dat opgenomen ramingen neerwaarts bijgesteld kunnen worden, is de budgethouder verplicht tot aframing over te gaan. Voor afgesloten investeringen waarvan het investeringsbedrag hoger is dan 1 miljoen zal een nacalculatie worden opgesteld. Deze nacalculaties worden ter kennisname aan het college van D&H gestuurd. Nota activabeleid 15