VOORSTEL AAN DE RAAD: VERGADERING 8 juli 2014

Transcriptie

1 VOORSTEL AAN DE RAAD: VERGADERING 8 juli 2014 Onderwerp: aanpassingen gemeentehuis Agendapunt 12. Raadsvoorstel nummer Voorstel: In te stemmen met aanpassingen aan het gemeentehuis voor de verbetering van de dienstverlening en daarvoor een investeringskrediet van ,00 beschikbaar te stellen. Burgemeester en wethouders van Nederweert, De secretaris, De burgemeester, Mw. D.J.E. Noppers H.F.M. Evers Portefeuillehouder : Burgemeester Afdeling : DVL Datum : 26 mei 2014 Auteur : C. ten Haaf Doorkiesnr. : (0495) Bijlage(n) : schetsontwerp herinrichting hal Gevolgen naar aanleiding van voorstel Financieel Juridisch Inkoop/aanbesteding Dereguleringstoets Risicoparagraaf : financiële paragraaf opgenomen in voorstel : geen : n.v.t. : n.v.t. : geen 1

2 Rapportage bij Raadsvoorstel d.d. 8 juli 2014 Inleiding Het project Sterk is gericht op het realiseren van de visie van Nederweert op dienstverlening. Daaraan leveren een aantal aanpassingen aan het gemeentehuis een belangrijke bijdrage. Het gaat om een herinrichting van de hal alsmede de kantooromgeving. In het kader van het project Sterk worden werkzaamheden verlegd naar het KCC. In de eerste lijn worden aan de snelbalie straks circa 50% van de bezoeken voor burgerzaken afgewikkeld. Daarvoor kunnen burgers dan voortaan hele dagen terecht in het gemeentehuis. Overigens neemt het totale aantal bezoeken aan de balies (nu circa op jaarbasis) op termijn af door een tweetal oorzaken: meer producten komen beschikbaar via digitale kanalen en door de verdubbeling van de geldigheidsduur van identiteitsbewijzen zal vanaf 2019 het aantal bezoeken daarvoor sterk afnemen. Om de nieuwe werkwijze goed en efficiënt in te kunnen voeren is het nodig de inrichting van de hal aan te passen. De balie van receptie en snelbalie wordt daarbij ondergebracht in het huidige baliegebied, het aantal zitbalies en spreekkamers wordt verlaagd en gemoderniseerd. Na de aanpassing zal de inrichting voldoen aan alle eisen en gereed zijn voor de toekomstige ontwikkelingen rond de dienstverlening. Het Nieuwe Werken zien we als middel ter ondersteuning van de realisatie van onze eigen ambities, onze eigen doelstellingen en behoeften van onze burgers en medewerkers. Dit alles naar de inzichten die de huidige tijd ons geeft. Wij willen hier een eigen invulling aan geven op de maat van Nederweert. Wij noemen dit project daarom Eigentijds Werken.. op de maat van Nederweert. De algemene visie op Eigentijds Werken is ondersteunend aan de Strategische Visie 2020 en onze visie op Dienstverlening. Daarnaast zullen de nieuwe ontwikkelingen t.a.v. het sociale domein (3 d s) en STERK van invloed zijn op het Eigentijds Werken. Vanuit deze algemene visie en de wettelijke kaders/randvoorwaarden, zal er een visie worden geformuleerd op de vier pijlers: Personeelszaken, Cultuur (organisatie en gedrag), Huisvesting/FD/DIV en I&AE. Tot de pijler Huisvesting/FD/DIV behoort het aanpassen van de huidige kantoorindeling. We gaan de inrichting van het gebouw afstemmen op de bezettingsraad, rekening houdend met de mogelijkheden van het gebouw. We gaan hierbij (deels) flexibele werkplekken maken afhankelijk van het type werk dat uitgevoerd wordt. Hierbij denken we aan concentratieplekken, (informele) overlegplekken/ontmoetingsruimtes en projectruimtes; Na de realisatie zal de kantoorinrichting voldoen aan de moderne eisen en de gewenste werkwijze en cultuur ondersteunen. Voorstel Voorgesteld wordt om in te stemmen met aanpassingen aan het gemeentehuis voor de verbetering van de dienstverlening en daarvoor een investeringskrediet van ,00 beschikbaar te stellen. Overwegingen Herinrichting hal. Een efficiëntere inrichting maakt het mogelijk om verschillende producten door de vak balies en de receptie/snelbalie te laten verzorgen. Die maken daarbij grotendeels gebruik van dezelfde voorzieningen, zoals afrekensystemen, kluis, raasstation etc. De receptie en snelbalie zullen worden uitgevoerd als stabalie (voor de burger). Het aantal zitbalies wordt van 5 teruggebracht naar 2, het aantal spreekkamers van 4 naar 3. Door het sterk vergroten van de mogelijkheid om te werken op afspraak zal het algehele gebruik van de ruimtes toenemen, hetgeen bijdraagt aan een grotere efficiency. Bij de aanpassingen zullen de werkplekken voor de medewerkers aan de huidige eisen (oa Arbo regelgeving) worden aangepast. Verbeteringen zijn voorzien op het vlak van de veiligheid/beveiliging, toegankelijkheid, privacy burgers. In de bijlage is een schetsontwerp opgenomen van de herinrichting. De nieuwe inrichting zal de gewenste sturing van de dienstverlening op een toekomstbestendige wijze ondersteunen. Met de inrichting is een bedrag van ,00 gemoeid. Dit bestaat uit (technische) aanpassingen aan het gebouw (circa ,00) en uit nieuwe inventaris (circa ,00). Eigentijds werken, pijler huisvesting. o we gaan de inrichting van het gebouw afstemmen op de bezettingsraad, rekening houdend met de mogelijkheden van het gebouw; o we gaan (deels) flexibele werkplekken maken afhankelijk van het type werk dat uitgevoerd wordt. Hierbij denken we aan concentratieplekken, (informele) overlegplekken/ontmoetingsruimtes en projectruimtes; o Geen eigen plekken, wel eigen vlekken. Binnen de vlekken hebben we flexibele werkplekken. Dat wil zeggen dat afdelingen of teams een eigen vlek met werkplekken hebben waar de medewerkers flexibel kunnen werken. Je hebt een vrije keuze voor die flexplek, die het beste 2

3 past bij het type werkzaamheden dat je op dat moment uitvoert. Is je vlek vol, dan kun je uiteraard ook altijd op zoek naar een werkplek in een andere vlek; o Het loslaten van de eigen plek is geen doel op zich, maar faciliteert het ontmoeten, het uitwisselen van kennis/informatie/ideeën en verhoogt de bezettingsgraad van het gemeentehuis; o Verhuur van vrijkomende/overtollige ruimte is mogelijk; o de beschikbare kastruimte wordt teruggebracht naar een aantal centrale bibliotheekkasten per vlek/ontwikkelingsgebied, met daarin alleen relevante naslagwerken Met de aanpassing is een bedrag gemoeid van ,00. Dit bestaat uit (technische) aanpassingen aan het gebouw (circa ,00) en uit nieuwe inventaris (circa ,00). Deze cijfers zijn gebaseerd op kengetallen die door deskundigen zijn aangereikt. Realisatie zal in elk geval binnen deze bedragen blijven. De uitwerking in schetsontwerpen en materialisaties zal tot verdere detaillering leiden. Kanttekeningen De nieuwe werkwijze rond de receptie en snelbalie wordt momenteel al ingezet. Omdat de receptie en snelbalie aan verschillende zijden van de hal zijn gelegen betekent dat wel een verlaagde efficiency bij de inzet van personeel. Daarom is het van belang de aanpassingen op zo kort mogelijke termijn te realiseren. De voorbereiding van de plannen gebeurt binnen Sterk. Zodra de raad positief heeft besloten kunnen de plannen dan worden gerealiseerd. In de afgelopen jaren zijn er landelijke ontwikkelingen op het gebied van de inrichting van kantoor- en werkomgevingen. Die houden verband met de voortschrijdende mogelijkheden van ict (tijd- en plaats ongebonden werken) en vooral het besef dat de kantooromgeving de gewenste organisatievorm in belangrijke mate kan ondersteunen. De ontwikkeling dat organisaties meer en meer van buiten naar binnen denken en door hun visie op dienstverlening mede de optimale organisatie kiezen om dat te realiseren vind je ook in steeds meer organisaties terug. Dat geldt ook voor Nederweert. Recent zijn de volgende zaken gerealiseerd: o up to date maken ict (virtualisering, plaats- en tijd onafhankelik werken, eigentijds platform (office 2013 naar 2010) Dit maakt toekomstbestendig en ondersteunt meerdere vormen van samenwerking ook met andere gemeenten. o Kanteling organisatie. Hierdoor worden onder andere de mogelijkheden tot samenwerking tussen de verschillende vakgebieden vergroot en de focus ook meer gelegd op de dienstverlening (van buiten naar binnen- denken) Altijd sober en doelmatig heeft voor de kantoorinrichting/werkomgeving wel met zich mee gebracht dat deze inmiddels enigszins gedateerd is en niet als hedendaags/toekomstig bestendig kan worden gekenschetst. Door nu deze slag te maken, waarbij we overigens nog steeds als uitgangspunt sober en doelmatig hanteren, wordt dat wel bereikt. Er ontstaat een werkomgeving die uitnodigend is voor medewerkers, kennisdeling en samenwerking stimuleert en de cultuuromslag van de organisatie ondersteunt. Dat als draagt bij aan de realisatie van een optimale ondersteuning aan politiek / bestuur van onze gemeente en aan de dienstverlening aan de burgers. De aanpassingen in het gebouw ondersteunen dat door de structuur van gangen/kamertjes te doorbreken. Er kan met minder werkplekken worden volstaan, die intensiever zullen worden gebruikt. Beheerstechnisch is dat uiteraard goedkoper en efficiënter. Dat geldt zowel voor aantallen pc s als het meubilair etc. De eigentijdse manier van werken zal voor de hele organisatie worden doorgevoerd waarbij de afdelingshoofden een voortrekkersrol gaan vervullen door in dat concept mee te doen. Het ontwerp van de hal en de uitwerking van het kantoorgedeelte zal met dezelfde architect worden voorbereid zodat een logisch en passend geheel ontstaat. De deskundigen hebben overigens aangegeven dat zij in het bijzonder de bestaande stalen (bruine) kozijnen nooit zouden vervangen/wijzigen omdat dat technisch helemaal niet nodig is. Bovendien is die kleurstelling helemaal niet overheersend als met andere middelen (muren, binnendeuren, maar ook meubilair etc.) een andere look & feel wordt gecreëerd. In het MOP is echter een bedrag van ,00 opgenomen voor de vervanging van die kozijnen. Bij de doorrekening van alle kosten/investeringen zal deze meevaller worden betrokken. Met dit voorstel willen we de achtergronden van de plannen duiden en de raad vragen om de gevraagde gelden ter beschikking te stellen. Na instemming wordt de verdere uitwerking ter hand genomen. Dat betekent onder andere dat de aanbestedingen die hieruit voortvloeien conform ons inkoop en aanbestedingsbeleid zal worden uitgevoerd en aan het college ter besluitvorming zal worden voorgelegd. 3

4 Uitvoering Herinrichting hal. Zodra de raad positief heeft besloten zullen de werkzaamheden zo snel mogelijk ten uitvoer worden gebracht. Rekening houdend met de noodzakelijke voorbereiding, opdrachtverlening en bestel/levertijden verwachten we dat de daadwerkelijke werkzaamheden in augustus/september kunnen plaatsvinden. De werkzaamheden zullen een paar weken duren en tijdens de werkzaamheden zal de dienstverlening gewoon doorgaan. De eventuele overlast zal daarbij zoveel mogelijk worden beperkt. Eigentijds werken, pijler huisvesting. Nadat de raad positief heeft besloten zal binnen het project eigentijds werken een opzet worden uitgewerkt voor het kantoorgedeelte van het gemeentehuis. De uiteindelijke realisatie kan dan in de loop van het najaar 2014 starten. Financiële gevolgen Voor de herinrichting van de hal is een investering van noodzakelijk. Dit bedrag is opgebouwd uit aanpassing gebouw en inventaris. Daarnaast is er een investering noodzakelijk voor de aanpassingen van het kantoorgedeelte. Dit bedrag is opgebouwd uit voor aanpassingen aan het gebouw en voor inventaris. Deze investeringen worden annuïtair afgeschreven waarbij rekening is gehouden met 4% rente. Deze investering zorgt voor een stijging van de kapitaallasten met In de financiële doorkijk is reeds rekening gehouden met deze stijging in de kapitaallasten. Deze structurele lasten worden opgenomen in de meerjarenbegroting Relatie met programmabegroting Programma/Paragraaf/ Deelprogramma Programma 4 Bestuur Indicator/Resultaat Functie 960 saldo kostenplaatsen Omschrijving Functie Relatie met programmabegroting (Bedragen in ) Grootboek nummer Budget volgens begroting Reeds uitgegeven Verplichtingen Bedrag opgenomen nog te Restant cq in voorstel realiseren 7 - investering investering investering investering Begrotingsmutatie investering hal inventaris investering hal gebouw / kapitaallasten Toelichting dekking en/of relatie met bezuinigings- nummer investering kantoor aanpassing gebouw investering kantoor inventaris Bijlage: Schetsontwerp herinrichting hal (ter inzage) 4

5 Concept raadsbesluit De raad van de gemeente Nederweert Overwegende dat de realisatie van de visie van Nederweert op dienstverlening aan de burgers gebaat is bij een modernisering en aanpassing van de inrichting van de hal en de kantooromgeving van het gemeentehuis, Gezien het voorstel nr van het college van burgemeester en wethouders d.d. 26 mei 2014, Gelet op de wens om hierbij als uitgangspunten te hanteren dat de aanpassingen sober en doelmatig en tevens functioneel en toekomstgericht dienen te zijn, Besluit Voorgesteld wordt om in te stemmen met aanpassingen aan het gemeentehuis voor de verbetering van de dienstverlening en daarvoor een investeringskrediet van ,00 beschikbaar te stellen. Aldus besloten in de openbare vergadering van 8 juli 2014, De raadsgriffier, De voorzitter, W.A. Ernes H.F.M. Evers 5