O V O C O M OVC-04. Voorwaarden voor de aanwijzing van inspectie-instellingen voor de verificatie van binnenvaartschepen.

Transcriptie

1 O V O C O M OVC-04 Voorwaarden voor de aanwijzing van inspectie-instellingen voor de verificatie van binnenvaartschepen OVOCOM vzw Gasthuisstraat Brussel Tel: 02/ Fax: 02/

2 Revisies Nr. Titel Revisie Datum OVC-04 Bijlage 1 van OVC-04 Voorwaarden voor de aanwijzing van inspectieinstellingen voor de verificatie van binnenvaartschepen Modelovereenkomst OVOCOM vzw inspectieinstellingen Revisie /11/06 Revisie /11/06 Bijlage 2 van OVC-04 Kwalificaties van de inspecteurs Revisie /11/06 Bijlage 3 van OVC-04 Richtlijnen voor de verificatie en goedkeuring van de naleving van de hygiënecode bij binnenvaartschepen Revisie /11/06 Bijlage 4 van OVC-04 Checklist Revisie /11/06 Bijlage 5 van OVC-04 Attestmodel van goedkeuring van een binnenvaartschip Revisie /11/06 OVC- 04 : Voorwaarden voor de aanwijzing van inspectie-instellingen voor de verificatie van binnenvaartschepen Revisie /11/ / 13

3 Artikel 1 OVC-04 : Voorwaarden voor de aanwijzing van inspectie-instellingen voor de verificatie van Binnenvaartschepen Deze procedure wordt toegepast door OVOCOM vzw om een inspectie-instelling aan te wijzen die gemachtigd is binnenvaartschepen te verifiëren op de naleving van de hygiënecode (GMP Technische Bijlage XVIII). Artikel 2 De aanwijzing van een inspectie-instelling behoort uitsluitend tot de bevoegdheid van de Raad van Bestuur van OVOCOM vzw. Artikel 3 De Raad van Bestuur kan inspectie-instellingen aanwijzen indien minstens volgende voorwaarden vervuld zijn: De inspectie-instelling beschikt over een geldige accreditatie bij het Belgisch Accreditatiesysteem (BELAC) of bij een buitenlandse accreditatie-instelling behorende tot de multilaterale agreement (MLA) van European Cooperation for Accreditation (EA) of de inspectie-instelling behaalt deze accreditatie binnen de twaalf maanden na de ondertekening van de modelovereenkomst (zie bijlage 1) door beide partijen. De accreditatie is in overeenstemming met EN en heeft betrekking op een relevant toepassingsgebied (inspectie laadcompartimenten bij schepen, controle lading en lossing schepen). In afwachting van het behalen van een relevante accreditatie is OVOCOM gemachtigd de nodige controle op de inspectie-instellingen uit te oefenen. De inspectie-instelling past een keuringsplan toe (zie bijlage 3) dat aanvaard is door OVOCOM vzw. Artikel 4 De inspectie-instelling moet een contract afsluiten met OVOCOM vzw (zie bijlage 1). Artikel 5 De inspectie-instelling maakt voor elk goedgekeurd binnenvaartschip een attest op en stuurt hiervan een kopie naar OVOCOM vzw (zie bijlage 5). De inspectie-instelling brengt, binnen de maand, onverwijld en schriftelijk OVOCOM vzw op de hoogte van de binnenvaartschepen waarvoor de goedkeuring is ingetrokken, opgeschort of waarvoor geen verlenging wordt toegestaan. Als het binnenvaartschip verandert van binnenvaartondernemer dan wordt de goedkeuring ingetrokken. Artikel 6: Kwalificaties van de inspecteurs De in te zetten inspecteurs moeten op aantoonbare wijze voldoen aan de eisen door OVOCOM vzw gesteld (zie bijlage 2). OVC- 04 : Voorwaarden voor de aanwijzing van inspectie-instellingen voor de verificatie van binnenvaartschepen Revisie /11/ / 13

4 Artikel 7: Bijdrage binnenvaartondernemers Elke binnenvaartondernemer, is jaarlijks een bijdrage van 25,00 (excl. BTW) per goedgekeurd binnenvaartschip 1 verschuldigd aan OVOCOM vzw. Deze OVOCOM-bijdrage wordt betaald aan de inspectie-instelling. Pas na het overschrijven van de bijdrage door de binnenvaartondernemer aan de inspectie-instelling kan een goedkeuring verleend worden. De inspectie-instellingen zijn verplicht bij de deelnemers de bijdrage te innen en ze aan OVOCOM vzw over te maken. OVOCOM vzw bezorgt hiertoe binnen de maand na afloop van elk kwartaal een factuur aan de inspectie-instellingen. Artikel 8: Gebruik van het merk Elke binnenvaartondernemer mag gebruik maken van het merk overeenkomstig het OV-04 - Gebruik van het merk voor de goedgekeurde binnenvaartschepen. Artikel 9: Richtlijn te besteden audittijd De inspectie-instelling voert éénmaal per twee jaar bij de binnenvaartondernemer minstens één aangekondigde verificatie uit op de naleving van de hygiënecode op het binnenvaartschip. De inspectie-instelling beschikt over een procedure om de te besteden audittijd in het kader van de verificatie van de hygiënecode te bepalen. Variatie op deze audittijd is mogelijk en hangt af van onder andere het type activiteiten, de ontwikkelingsstatus van het kwaliteitssysteem, enz. Het volledige organisatiesysteem en de activiteiten moeten in aanmerking komen voor een rationele evaluatie van de te besteden audittijd. De voorziene audittijd moet door de inspectie-instelling voldoende schriftelijk geargumenteerd worden en voorafgaandelijk ter goedkeuring voorgelegd worden aan OVOCOM vzw. Artikel 10 De inspectie-instelling doet binnen een maand na afloop van elk kwartaal opgave van het aantal geverifieerde en goedgekeurde binnenvaartschepen per binnenvaartondernemer, aan OVOCOM vzw. Deze rapportage bevat per binnenvaartondernemer de volgende bijzonderheden: identificatie binnenvaartschip (naam binnenvaartschip + meetbriefnummer of Europanummer) naam kapitein datum van verificatie; de lijst van de voor de referentieperiode werkelijk vastgestelde A non-conformiteiten. Artikel 11 OVOCOM vzw eigent zich het recht toe om, op steekproefsgewijze basis, te verifiëren of de inspectieinstelling de contractuele verplichtingen nakomt. De inspectie-instelling verleent hierbij zijn medewerking en verschaft inzage in de nodige documenten. De inspectie-instelling stelt OVOCOM vzw onmiddellijk op de hoogte van het feit dat de accreditatieverlenende instantie (in België: BELAC) de accreditatie voor de inspectie-instelling heeft ingetrokken. Artikel 12 Voor geschillen tussen de partijen wordt verwezen naar het document OV-05. De procedures vermeld in OV-05 moeten eerst worden uitgeput alvorens het geschil aanhangig kan worden gemaakt bij de rechtbanken en hoven. Op deze overeenkomst is enkel het Belgisch recht van toepassing en enkel de rechtbanken en hoven te Brussel zijn bevoegd. 1 Binnenvaartschip : vaartuig waarvan tenminste één laadruimte bestemd is voor het vervoer van producten bestemd voor het voederen van dieren (vb. tankers, duwbakken, ) OVC- 04 : Voorwaarden voor de aanwijzing van inspectie-instellingen voor de verificatie van binnenvaartschepen Revisie /11/ / 13

5 Bijlage 1 bij OVC-04 - MODELOVEREENKOMST OVOCOM vzw - INSPECTIE-INSTELLING OVOCOM vzw, gevestigd in Gasthuistraat 31, 1000 BRUSSEL, te dezen vertegenwoordigd door... enerzijds, en..., gevestigd in... hierna te noemen de inspectie-instelling, vertegenwoordigd door... anderzijds, overwegende dat: - OVOCOM vzw bereid is onder de hierna te noemen voorwaarden de inspectie-instelling het recht te verlenen binnenvaartschepen te verifiëren en goed te keuren voor wat betreft de naleving van de hygiënecode (GMP Technische bijlage XVIII) - Binnenvaartondernemers die aantoonbaar voornoemde hygiënecode naleven producten bestemd voor het voederen van dieren kunnen vervoeren per binnenvaart voor GMP Dierenvoeders gecertificeerde ondernemingen. - De inspectie-instelling de Consultatieve Raad van OVOCOM vzw erkent, verklaren het volgende te zijn overeengekomen: Artikel 1: Reglementen De OVC-04 en zijn bijlagen dienen strikt te worden nageleefd en maakt deel uit van de contractuele verhouding tussen partijen. In geval van tegenstrijdigheid tussen deze overeenkomst én enig ander document, primeert steeds deze overeenkomst. Artikel 2: Toepassingsgebied OVOCOM vzw verleent de inspectie-instelling het niet-exclusieve recht, onder de in deze overeenkomst genoemde voorwaarden, binnenvaartschepen te verifiëren en goed te keuren op de naleving van de hygiënecode. Bijlage 1 bij OVC- 04 : Modelovereenkomst OVOCOM vzw inspectie-instelling Revisie /11/ / 13

6 OVOCOM vzw verplicht er zich toe tijdig eventueel herziene documenten aan de inspectie-instelling te zenden. Artikel 3: Kwalificatie van de inspecteurs De in te zetten inspecteurs moeten op aantoonbare wijze voldoen aan de eisen door OVOCOM vzw gesteld (zie bijlage 2). Artikel 4: Bijdrage binnenvaartondernemers Elke binnenvaartondernemer is jaarlijks een bijdrage van 25,00 (excl. BTW) per goedgekeurd binnenvaartschip verschuldigd aan OVOCOM vzw. Deze OVOCOM-bijdrage wordt betaald aan de inspectie-instelling. Pas na het overschrijven van de bijdrage door de binnenvaartondernemer aan de inspectie-instelling kan een goedkeuring verleend worden. De inspectie-instellingen zijn verplicht bij de deelnemers de bijdrage te innen en ze aan OVOCOM vzw over te maken binnen de maand na afloop van elk kwartaal. Betalingen gebeuren per schijf van 2 jaar, d.w.z. een betaling van 50,00 (excl. BTW) per goedgekeurd binnenvaartschip, geldig voor 2 jaar. Artikel 5: Richtlijn te besteden audittijd De inspectie-instelling voert éénmaal per twee jaar bij de binnenvaartondernemer minstens één aangekondigde verificatie uit op de naleving van de hygiënecode op het binnenvaartschip. De inspectie-instelling beschikt over een procedure om de te besteden audittijd in het kader van de verificatie van de hygiënecode te bepalen. Variatie op deze audittijd is mogelijk en hangt af van onder andere het type activiteiten, de ontwikkelingsstatus van het kwaliteitssysteem, enz. Het volledige organisatiesysteem en de activiteiten moeten in aanmerking komen voor een rationele evaluatie van de te besteden audittijd. De voorziene audittijd moet door de inspectie-instelling voldoende schriftelijk geargumenteerd worden en voorafgaandelijk ter goedkeuring voorgelegd worden aan OVOCOM vzw. Artikel 6 De inspectie-instelling doet binnen een maand na afloop van elk kwartaal opgave van het aantal geverifieerde en goedgekeurde binnenvaartschepen per binnenvaartondernemer, aan OVOCOM vzw. Deze rapportage bevat per binnenvaartondernemer de volgende bijzonderheden: identificatie binnenvaartschip (naam binnenvaartschip + meetbriefnummer of Europanummer) naam kapitein datum van verificatie; de lijst van de voor de referentieperiode werkelijk vastgestelde A non-conformiteiten. Artikel 7 OVOCOM vzw eigent zich het recht toe om, op steekproefsgewijze basis, te verifiëren of de inspectieinstelling de contractuele verplichtingen nakomt. De inspectie-instelling verleent hierbij zijn medewerking en verschaft inzage in de nodige documenten. De inspectie-instelling brengt OVOCOM vzw onmiddellijk op de hoogte als zijn accreditatie werd ingetrokken. Artikel 8: Werkwijze De inspectie-instelling past een checklist toe (zie bijlage 3) die aanvaard is door OVOCOM vzw. In geval van onduidelijkheid of twijfel m.b.t. de naleving van de hygiënecode dient de inspectieinstelling in ieder geval advies te vragen aan OVOCOM vzw. Bijlage 1 bij OVC- 04 : Modelovereenkomst OVOCOM vzw inspectie-instelling Revisie /11/ / 13

7 Artikel 9: Opzegging Deze overeenkomst gaat in op de datum van ondertekening door de laatst tekenende partij en kan door elk der partijen schriftelijk en gemotiveerd worden opgezegd mits opzeggingstermijn van drie maanden. Zij vervalt echter van rechtswege zonder opzegging op de datum van het vervallen, intrekken of niet bekomen van de accreditatie. Artikel 10 Voor geschillen tussen de partijen wordt verwezen naar het document OV-05. De term certificaat in OV-05 moet gelezen worden als goedkeuring van de naleving van de hygiënecode. De procedures vermeld in OV-05 moeten eerst worden uitgeput alvorens het geschil aanhangig kan worden gemaakt bij de rechtbanken en hoven. Op deze overeenkomst is enkel het Belgisch recht van toepassing en enkel de rechtbanken en hoven te Brussel zijn bevoegd. Aldus in tweevoud opgemaakt en ondertekend, Datum:.. /.. /.. Naam: Naam: OVOCOM vzw De inspectie-instelling Bijlage 1 bij OVC- 04 : Modelovereenkomst OVOCOM vzw inspectie-instelling Revisie /11/ / 13

8 Bijlage 2 bij OVC-04 - KWALIFICATIES VAN DE INSPECTEURS De inspecteurs moeten op aantoonbare wijze voldoen aan de volgende eisen: Minimaal houder zijn van een diploma technisch secundair onderwijs, bij voorkeur in de studiegebieden landbouw, biotechniek, voeding, logistiek, binnenvaart of milieu of gelijkwaardig door ervaring (minstens 5 jaar ervaring in relevant werkgebied); Beschikken over minimaal 3 jaar werkervaring in een relevante functie (landbouw, biotechniek, voeding, logistiek, binnenvaart of milieu); Beschikken over kennis en vaardigheden m.b.t. methoden en technieken gericht op praktische en administratieve controle; Beschikken over deskundigheid op het gebied van hygiënisch vervoer van producten bestemd voor het voederen van dieren. Kennis van HACCP; De OVOCOM opleiding voor inspecteurs m.b.t. de hygiënecode volgen en geslaagd zijn voor het examen; Minimaal 10 inspecties in de binnenvaartsector hebben uitgevoerd onder begeleiding van een gekwalificeerde inspecteur. Indien de inspecteur de eerste inspecteur is van de keuringsinstelling die de hygiënecode zal verifiëren dan komt de vereiste dat er minimaal 10 inspecties uitgevoerd moeten zijn te vervallen. De inspecteur moet minstens 5 binnenvaartondernemers verifiëren per jaar. Indien dit niet het geval is, zal de inspecteur niet meer erkend worden door OVOCOM vzw; Continu bijscholen in de materie; Onafhankelijkheid: de inspectie-instelling en de inspecteur mogen binnen een periode van 2 jaar voorafgaand aan de audit geen consultancy, noch trainingsactiviteiten bij de te inspecteren binnenvaartondernemer hebben uitgevoerd; Geheimhoudingsplicht: de inspecteur heeft geheimhoudingsplicht t.a.v. het verspreiden van de informatie, verkregen tijdens de inspectie. De inspecteur dient zijn geheimhoudingsplicht bij de binnenvaartondernemer te melden. Bijlage 2 bij OVC- 04 : Kwalificaties inspecteurs Revisie /11/ / 13

9 Bijlage 3 bij OVC-04 - RICHTLIJNEN VOOR DE VERIFICATIE EN GOEDKEURING VAN DE NALEVING VAN DE HYGIËNECODE BIJ BINNENVAARTSCHEPEN. De inspectie-instelling moet een keuringsplan uitwerken. Het keuringsplan dient ten minste de volgende onderdelen te bevatten: 1. Toelichting bij het doel en het verloop van de keuring en melding van de geheimhoudingsplicht; 2. Documentair gedeelte Nazicht van de documenten; Verificatie van de genomen acties op openstaande non-conformiteiten en aanbevelingen; 3. Verificatie van de toepassing van de hygiënecode aan de hand van een checklist (bijlage 4 bij OVC-04); 4. Verslag Het verslag moet door de geauditeerde en de inspecteur ondertekend worden, beiden ontvangen een exemplaar; 5. Eindbespreking Bespreking van de niet-conformiteiten en de verbetermaatregelen;. 6. Omgang met niet-conformiteiten A niet-conformiteiten zijn tekortkomingen die van die aard zijn dat zij het vertrouwen in de naleving van de hygiënecode substantieel verminderen en/of een direct gevaar betekenen voor de basiskwaliteit van product dat vervoerd wordt. B niet-conformiteiten zijn gedeeltelijke tekortkomingen die geen direct gevaar betekenen voor de basiskwaliteit van product dat vervoerd wordt. Als de inspectie-instelling A en/of B niet-conformiteiten vaststelt, rapporteert zij dat onverwijld aan de binnenvaartondernemer. A niet-conformiteiten dienen onmiddellijk gevolgd te worden door verbetermaatregelen. B niet-conformiteiten maken het voorwerp uit van een plan van aanpak dat binnen de maand na de inspectie moet overgemaakt worden aan de inspectie-instelling. Indien nodig kan de inspectie-instelling een herbeoordeling uitvoeren omtrent de toepassing van de verbetermaatregelen. Indien de binnenvaartondernemer niet langer aan één of meerdere voorwaarden van de hygiënecode voldoet, moet de inspectie-instelling een sanctie opleggen in verhouding tot de ernst van de feiten. De volgende sancties kunnen worden opgelegd: 1) Een waarschuwing én een tijdsspanne waarbinnen de binnenvaartondernemer de tekortkomingen aantoonbaar moet opheffen. Indien de binnenvaartondernemer zich niet in regel stelt binnen de opgelegde tijdspanne moet een andere sanctie worden opgelegd. Voor eenzelfde tekortkoming kan binnen een periode van 24 maanden slechts éénmaal de waarschuwing als sanctie worden uitgesproken. 2) De goedkeuring opschorten totdat de tekortkomingen aantoonbaar zijn opgeheven. 3) De goedkeuring met onmiddellijke ingang annuleren. Bijlage 3 bij OVC- 04 Keuringsplan Revisie /11/ / 13

10 Bijlage 4 bij OVC-04 - CHECKLIST Naam binnenvaartondernemer Naam controleur Postadres Inspectie instelling Referentieadres Datum verificatie Telefoon / GSM nr. Plaats verificatie Geauditeerde (kapitein) Tijdsbesteding verificatie (in uren) Per vaartuig (indien meerdere: lijst bijvoegen): Naam vaartuig: identificatie vaartuig (meetbriefnummer of Europanummer) Aantal laadruimten Type luikafdekking Type vloer Conclusie: Verbetermaatregelen: Datum realisatie: voldoet voldoet niet Handtekeningen: geauditeerde: inspecteur: Bijlage 4 bij OVC- 04 Checklist Revisie /11/ / 13

11 Vraag Is de binnenvaartondernemer geregistreerd bij de bevoegde autoriteit cfr Ver 183/2005 (voor België: FAVV)? Werkplan Mogelijke aandachtspunten N.v.t Voldoet Voldoet niet Bevinding Is de meest recente versie van de hygiënecode aan boord? 16 Indien agri-only: vervoert het schip al meer dan 6 maanden alleen diervoeder? 1 Is agri-only verklaring aanwezig en goed ingevuld? 1 Kan de historie van de reizen worden samengesteld over de afgelopen periode? Zijn er van alle vervoerde vrachten dierenvoeder LCI formulieren beschikbaar? Welke maatregelen worden genomen als er geen controle van laadruimtes plaatsvindt? Wordt er aan boord hygiënisch gewerkt? Wordt er gewerkt volgens de voorgeschreven reinigingsprocedure? 2a / b 12 a 3 / 4 5a / b / c Consequent bijgehouden, volledigheid van informatie Indien elders opgeslagen, moeten ze opvraagbaar zijn. werkplan 12a of ander document Zichtbare vuilophoping, schimmelvorming, olie en/of water, ongedierte enz. Bijlage 4 bij OVC- 04 Checklist Revisie /11/ / 13

12 Vraag Worden producten die gevoelig zijn voor temperatuurverschillen beschermd tegen bederf of andere ongewenste processen? Zijn geconstateerde afwijkingen gemeld aan de opdrachtgever? Werkplan Mogelijke aandachtspunten 6,7,8,10 a/c 13 Zijn de corrigerende acties genomen? 13 Is indien nodig de protestbrief gebruikt? Is de geauditeerde op de hoogte van de meldingsplicht? Worden de klachten verwerkt via een kwaliteitsverbeteringformulier? Is indien van toepassing per vervoerde partij diervoeder ook de aanvullende documentatie aanwezig? Worden de werkplannen goed ingevuld? Worden de documenten overzichtelijk bewaard? Wordt alle voor voederveiligheid relevante documentatie minimaal 2 jaar bewaard? 12 a 12.b * goede separatie * temperatuur product * betrokkenheid schipper * instructies charter opgevolgd * sluiting voor vertrek * kopie LCI * kopie protestbrief * kopie klachtenformulier N.v.t Voldoet Voldoet niet Bevinding Bijlage 4 bij OVC- 04 Checklist Revisie /11/ / 13

13 [Zone voorbehouden voor inspectie-instelling (naam, logo, adres, )] [Zone réservée à l organisme d inspection (nom, logo, adresse, )] Bijlage 5 bij OVC-04 ATTESTMODEL VAN GOEDKEURING VAN EEN BINNENVAARTSCHIP [Naam inspectie-instelling], inspectie-instelling aangewezen door OVOCOM VZW, verklaart dat onderstaand binnenvaartschip werd goedgekeurd voor de hygiënecode (Technische Bijlage XVIII van de ) [Nom de l organisme d inspection], organisme d inspection, désigné par OVOCOM ASBL, déclare que le bateau de transport fluvial ci-dessous a été approuvé pour le Code d Hygiène (Annexe technique XVIII du Règlement GMP) : Naam binnenvaartschip Nom du bateau de transport fluvial Identificatie binnenvaartschip (meetbriefnummer of Europanummer) Identification du bateau de transport fluvial ((Numéro d inscription au registre de jaugeage ou Numéro européen IVR) Naam binnenvaartondernemer Nom de l entreprise de transport fluvial Postadres Adresse de correspondance Referentieadres (woonplaats) Adresse de référence (domicile) Telefoonnummer / GSM nummer Numéro de téléphone / numéro GSM Datum verificatie Date de la vérification Attestnummer / N d attestation [nummer inspectie-instelling] / HCH / [XXXXXXXX] [numéro organisme d inspection] / HCH / [XXXXXXXX] Datum afgifte / Date de délivrance [dd-mm-jjjjj] / [jj-mm-aaaa] Geldig tot / Valable jusqu au [dd-mm-jjjjj + 2 jaar] / [jj-mm-aaaa + 2 ans] Handtekening: [Naam inspectie-instelling] Signature: [Nom de l organisme d inspection] Bijlage 5 bij OVC- 04 Attestmodel [Zone voorbehouden voor inspectie-instelling (naam, logo, adres, )] [Zone réservée à l organisme d inspection (nom, logo, adresse, )] Revisie /11/06 13 / 13