Qm.quadrant e jaargang no.1 juni 2003

Transcriptie

1 magazine 11 Qm.quadrant e jaargang no.1 juni 2003 Qm. is een uitgave van Quadrant Software bv voor gebruikers van KING en Queen boekhoudsoftware > Release 5.30 biedt veel mogelijkheden > The ICT & Networking Event 2003 > Het geheim van de luxe school > KING in het onderwijs Ik maak graag het onmogelijke mogelijk Koen van der Schalk, directeur All Voltage Supply

2 IEDER MENS HEEFT RECHT OP MEDISCHE ZORG WORD DONATEUR GIRO

3 03 Qm. juni 2003 Inhoud Qm. 03 Q-Visie 04 Dag en nacht paraat met exotische elektronica 06 Release 5.30 biedt veel mogelijkheden 10 Er zijn nog vier wachtenden vóór u 12 Het geheim van de luxe school 14 Juristentaal 16 The ICT & Networking Event KING in het onderwijs 20 Questies 24 NOI schrijft lesboek bij KING 25 Jaarrekening eigen stijl 26 Nieuws 27 Uitgelicht 28 Goedemorgen, met de helpdesk 29 KING-dealers, -consultants en -trainingcenters 30 Prijzen Colofon Redactie Hans Eschauzier, Paul van Meines, Ton Karelse, Karien Ris Ontwerp ZEE - grafisch en architectonisch ontwerpen, Rotterdam Fotografie Hans Tak Druk PlantijnCasparie Schiedam / Rotterdam Redactie-adres Quadrant Magazine, Postbus 76, 2900 AB Capelle a/d IJssel, Telefoon: (010) , Fax: (010) , info@quadrant.nl Oplage exemplaren Q-Visie Voor u ligt het nieuwe Quadrant Magazine. Voortaan zal dit door het leven gaan als QM. Niet alleen de naam is nieuw, ook de layout is geheel nieuw opgezet en in lijn gebracht met het kwaliteitsimago dat Quadrant uitstraalt. Ook onze website is onderdeel van deze operatie, want binnenkort zal deze geheel zijn gerestyled. Toch gaat het uiteindelijk niet om de verpakking, maar om de inhoud. En ook aan inhoud hebben we ditmaal weer geen gebrek. Zo leest u in dit QM een overzicht van de nieuwe functionaliteit en opties van KING Deze release komt weliswaar pas over enige maanden beschikbaar, maar door de omvang van de uitbreidingen is de versie belangrijk genoeg om alvast bij stil te staan. Met name de mogelijkheid meerdere magazijnen te gebruiken maakt KING nu ook zeer geschikt voor de grotere bedrijven met een voorraadadministratie. En met de optie Point of Sale heeft ook de winkelautomatisering een aantrekkelijk aanbod in handen. Op de in april gehouden beurs The ICT & Networking Event gaf Quadrant acte de présence. Hier zagen bezoekers de mogelijkheden van de aan KING gekoppelde webwinkel en waren zij getuige van de feestelijke introductie van KING Online. Dit laatste maakt het mogelijk om de boekhouding te doen via het internet, zodat de administratie vanaf elke computer met een internetaansluiting (en welk bedrijf heeft dat tegenwoordig nou niet?) kan worden benaderd. Bovendien kan zo uw accountant over uw schouder meekijken, als u dat tenminste toestaat. Onze hosting-partner in dezen is RDC Datacentrum, voorheen RAI Datacentrum. Deze onderneming heeft een naam hoog te houden op het gebied van het aanbieden van online applicaties, voornamelijk in de automotive-branche. Zo vindt de gehele APK-afmelding plaats via RDC, en ook de kentekenregistratie van auto s loopt via deze onderneming. Wij zijn dan ook zeer verheugd dat wij in RDC zo n betrouwbare business partner hebben gevonden voor KING Online! Hiermee toont Quadrant wederom aan dat zij voorop loopt bij het gebruik van de nieuwste technologie ten behoeve van u, de KING- en Queen-gebruikers. Wij wensen u veel leesplezier en wij hopen dat u de nieuwe vorm en inhoud van QM zult waarderen! Hans Eschauzier Directeur

4 04 Qm. juni 2003 Op grote schepen gaat wel eens een lampje stuk. Maar waar haal je als schipper dan een klein formaat Japanse tl-buis vandaan? Dag en nacht paraat met Het Vlaardingse bedrijf All Voltage Supply is dol op dit soort vragen. Het specialiseerde zich in exotische elektrotechnische producten en levert bestellingen doorgaans binnen een paar uur. Als KING-gebruiker van het eerste uur (destijds KING serienummer !) stapte directeur Koen van der Schalk onlangs over op de Windows-versie. V Koen van der Schalk is directeur van het Vlaardingse bedrijf All Voltage Supply (AVS), dat dag en nacht paraat staat voor schepen die even de Antwerpse, Rotterdamse of Amsterdamse haven aandoen. We leveren elektrotechnische producten in de breedste zin van het woord, vertelt Van der Schalk terwijl hij zijn pijp aansteekt. Dat kunnen broodroosters of kleine koelkastjes zijn, speciale schakelaars, lampen, noem maar op. Hier in Nederland is alle apparatuur berekend op 220 Volt. Maar aan boord van een schip kan dat voltage best 110 zijn. Als er iets stuk gaat, kun je als schipper niet zomaar bij de eerste de beste elektrowinkel terecht. En dat lukt zeker niet als een schip binnen één of twee dagen weer verder moet varen. Daarom belooft AVS de bestelde producten binnen een paar uur af te leveren in de haven. Een recente, lastige bestelling was die van 150 meter speciale elektrische kabel van 7 centimeter dik. Die moesten we binnen anderhalve dag uit Duitsland ophalen en afleveren. Het geheel was tweeënhalve ton zwaar en paste niet eens in ons busje, maar we hebben de klus kunnen klaren. Op zo n moment zijn we echt trots. Voor Van der Schalk begint de werkdag om 7.00 uur s ochtends. Rond uur gaat hij weer naar huis - met de mobiele telefoon paraat. Ook op zaterdagochtend is het werken geblazen. Maar de sfeer is altijd goed, volgens de directeur. We zoeken nog een nieuwe medewerker die bij ons past. We doen hier namelijk alles samen. Als er s ochtends een container uit China aankomt, dan staan we met zijn allen te lossen. Of je nou directeur bent of niet, je helpt allemaal mee. Is het in het magazijn druk, dan gaan we daar helpen. In totaal werken bij AVS tien mensen. exotische elektronica De Holland-Amerikalijn, met haar vloot van luxe cruiseschepen, is een van de grotere vaste klanten van AVS. Van der Schalk wandelt door zijn magazijn en wijst naar een bak met blauwe lampen. Die zijn voor onder de bar op die schepen. Ze zijn alleen niet in het blauw verkrijgbaar, dus verven we ze zelf blauw met een kwastje en speciale lampenverf. Andere bijzondere wensen komen van Japanse schepen. In Japan gebruiken ze een andere maat tl-buizen om hun eigen markt te beschermen. Kijk, die buizen zijn net een paar centimeter korter dan de onze. Dus ook die Japanse tl-buizen hebben we altijd op voorraad. Net zoals deze scheepslampen voor het Suez-Kanaal. Die moet je verplicht op de voorplecht hebben als je door het Suez-Kanaal vaart. Noodzakelijk kwaad Hoewel Van der Schalk zijn loopbaan begon als boekhouder, is hij er niet dol op om met zijn neus in de kasboeken te zitten. Het bedrijf waar hij werkte, Electro Cirkel, kwam via via in contact met Quadrant. Quadrant werd halverwege de jaren tachtig door Electro Cirkel ingeschakeld om de voorraadadministratie te automatiseren. Die werd toen beheerd door Van der Schalk. We hadden geen voorraadsysteem, vertelt hij. We schreven alleen heel simpel afleverbonnetjes met de pen. Later begonnen we de artikelen te nummeren. Zo gingen we langzaam op automatisering over. Als uitgangspunt stelde ik dat alles waarvoor ik op moest staan, geautomatiseerd moest worden. Dat lukt nu heel aardig. Zo kwam het dat Van der Schalk als praktijkdeskundige veel suggesties heeft aangedragen voor KING en ook voor klankbord heeft gespeeld bij de verdere ontwikkelingen. Het idee voor de opmerkingen bij een debiteur was o.a. afkomstig van Koen, en ook het vastleggen van afwijkende prijzen per debiteur komt uit de koker van Van der Schalk. Nu hij zijn eigen bedrijf runt, gebruikt hij nog steeds boekhoudsoftware van Quadrant. Daardoor heb ik geen aparte boekhouder nodig, vertelt hij. Van der Schalk startte met KING voor het besturingssysteem DOS en stapte vorig jaar over op KING voor Windows.

5 05 Qm. juni 2003 Als er s ochtends een container uit China aankomt, dan staan we met zijn allen te lossen. Of je nou directeur bent of niet, je helpt allemaal mee. Hoe bevalt dat hem? Je bent natuurlijk gewend aan het oude, vertelt hij aarzelend. Maar nu ik ben er heel tevreden mee. Ik vind het uiteindelijk nog een stuk beter en makkelijker te gebruiken dan de DOS-versie. Je hoeft bijvoorbeeld niet meer van module naar module te gaan, want je ziet alles in één oogopslag. En terwijl ik met het bedrijf van Pietje bezig ben, kan ik ook even iets in het bedrijf van Jantje zien. Dat kan zonder eerst het bestaande scherm af te moeten sluiten. En dat werkt natuurlijk veel sneller dan voorheen. Ook de snelheid en de betrouwbaarheid van KING voor Windows zijn volgens Koen dik in orde, want daar heeft hij nooit problemen mee. Maar liever praat Van der Schalk toch over de andere werkzaamheden voor zijn bedrijf. Voor Van der Schalk bestaat bijna de hele dag uit praten en onderhandelen. Dat is wat ik zo leuk vind aan de handel, legt hij uit. Je bent de hele dag met mensen bezig. Het is erg interessant. Ik heb een hekel aan kan niet. Als iets niet verkrijgbaar is, speuren we gewoon in onze eigen documentatie naar alternatieven. De klant heeft iets nodig en dat moeten wij snel oplossen, want anders vertrekt de boot. En als hij iets wil hebben, dan zal hij het krijgen ook. Ik maak graag het onmogelijke All Voltage Supply heeft ook een eigen website: Hierop is het hele assortiment terug te vinden.

6 06 Qm. juni 2003 release 5.30 biedt veel mogelijkheden Point of Sale, meerdere magazijnen, serienummers en partijen Over enige maanden verschijnt KING release De belangrijkste uitbreidingen van KING in release 5.30 zijn de geheel nieuwe module Point of Sale en de mogelijkheid met meerdere magazijnen te werken. Welke uitbreidingen hebben de standaardversies van KING en wat zijn de nieuwe opties? twee magazijnen KING X krijgt in release 5.30 standaard de beschikking over twee magazijnen. Een artikel kan in twee magazijnen worden ondergebracht (per magazijn op één locatie). Voorraadaantallen worden per magazijn(locatie) bijgehouden. Bij het invoeren van de magazijnontvangst en de verkooporder kan het magazijn worden opgegeven. Ook komt er een functie voor het registreren van voorraadcorrecties. Deze is bedoeld voor het inboeken van de beginvoorraad, voor het registreren van voorraadverschillen (hertelling, interne uitgifte, uitval) en het op nul stellen van de voorraad. De boekingen voor de herwaardering van de voorraad worden automatisch aangemaakt. Met de optie Meerdere magazijnen en locaties kunnen gebruikers de artikelen onderbrengen in maximaal duizend magazijnen en per magazijn weer in een onbeperkt aantal locaties. verzamellijsten Om de voorraad per magazijn goed te kunnen bijhouden, is KING vanaf versie X uitgebreid met verzamellijsten. Deze lijsten worden afgedrukt op basis van een goedgekeurde order voordat de order wordt vrijgegeven voor levering. Op de verzamellijst staan de te leveren artikelen, eventueel op loopcode. Aan de hand van deze verzamellijst zoekt de magazijnmedewerker de goederen bij elkaar. Aanvullingen en correcties, zoals afwijkende aantallen of magazijnlocaties, of de juiste serienummers worden op de lijst genoteerd. Na afloop worden de gecorrigeerde en aangevulde gegevens verwerkt in KING. De verkooporder bevat nu de juiste aantallen, magazijn(locaties) en serienummers en kan nu worden vrijgegeven voor levering. Bij de levering worden dan de juiste aantallen van de juiste magazijnlocaties afgeboekt.

7 07 Qm. juni 2003 Met de geavanceerde Point of Sale optie, werkt de pc als kassa die direct is gekoppeld aan uw financiële administratie exploitatie-overzicht Dit overzicht toont de resultaten per opbrengstgroep, waarbij de opbrengst, de kostprijs en de behaalde marge per opbrengstgroep worden afgedrukt. Maar aangezien de indeling geheel vrij instelbaar is, kunnen er ook andere overzichten mee worden geproduceerd. Op het scherm kan de mate van detaillering worden ingesteld door onderverdelingen op meerdere niveaus in of uit te klappen, waarna het overzicht in precies dezelfde vorm kan worden afgedrukt. Het exploitatieoverzicht is standaard vanaf KING a en kan als optie worden aangeschaft bij KING I en M. backorder en het gereserveerde aantal van het artikel in backorder afgedrukt. Is de voorraad niet toereikend voor alle backorders, dan kunt u dus snel bepalen welke backorder de hoogste prioriteit heeft en welke backorder nog even moet wachten. overige uitbreidingen Daarnaast kent KING 5.30 nog een aantal uitbreidingen. Zo zijn er: # Bedrijfsgegevens Per administratie kunnen de gegevens van het eigen bedrijf worden vastgelegd, inclusief adresgegevens, medewerkers en logo s. Deze gegevens kunnen weer worden gebruikt in de instelbare layouts, zoals de factuur-layout. # Prijslijst per debiteur en per debiteurgroep De prijslijst kan worden afgedrukt in de valuta van de debiteur, waarbij ook rekening wordt gehouden met eventuele prijsafspraken. Per debiteurgroep kan ook een prijslijst worden afgedrukt met de voor die debiteurgroep geldende prijsafspraken. betalingsanalyse Een andere functie is de betalingsanalyse die standaard is te vinden vanaf KING I. Hierop wordt per debiteur aangegeven hoe snel deze gemiddeld zijn facturen heeft betaald. De overschrijdingsanalyse geeft per debiteur het gemiddelde aantal dagen aan dat te laat is betaald. Hierbij wordt rekening gehouden met creditnota s en vooruitbetalingen. Ook kan een berekening gemaakt worden van de verschuldigde rente wegens niet-tijdige betaling. # Kopiedocumenten naar andere printer/lade Hierbij worden bijvoorbeeld de facturen afgedrukt op briefpapier in bak 1 van de printer en de kopiefacturen op blanco papier in bak 2. De kopieën kunnen ook op een andere printer worden afgedrukt. # Instelbare knoppenbalk De meest gebruikte programma s en functies van KING kunnen direct worden gestart via een pictogrammetje vanaf een zelf in te stellen werkbalk. Ook het menu wordt instelbaar: per gebruiker kan worden ingesteld welke menupunten beschikbaar zijn, waarbij de indeling vrij gekozen kan worden. overzicht binnengekomen backorders Met het overzicht van de binnengekomen backorders gaat een wens van veel KING-gebruikers in vervulling. Op dit overzicht staan de backorders die geheel of gedeeltelijk geleverd kunnen worden, omdat de bestelde artikelen binnen zijn. Er zijn twee varianten van het overzicht: backorders per order en backorders per artikel. Het overzicht per order vermeldt van elke backorderregel in hoeverre de backorder uitleverbaar is en of de order nu compleet kan worden geleverd. Het overzicht per artikel toont alle openstaande backorders van een artikel en laat zien of de bijbehorende orders compleet kunnen worden uitgeleverd. Op beide varianten worden ook de magazijnvoorraad, het aantal in

8 08 Qm. juni 2003 optie point of sale 1 / optie point of sale 2 Met deze geavanceerde optie werkt de PC als kassa, die direct is gekoppeld aan uw financiële administratie (vanaf KING A). De PC kan worden voorzien van een klantendisplay, een kassalade, een bonnenprinter, en eventueel een barcodescanner. Zo is het mogelijk in de winkel snel en efficiënt af te rekenen, waarbij de betalingen automatisch worden doorgeboekt naar de financiële administratie, de voorraad wordt afgeboekt (vanaf versie L), en artikelmutaties worden bijgehouden. Beschikt u over de module Omzetstatistieken, dan wordt ook de omzet bijgehouden per debiteur en per verkoper. optie meerdere magazijnen en magazijnlocaties Met deze optie kunnen meerdere magazijnen worden gedefinieerd, met per magazijn weer meerdere locaties. Elk artikel kunt u onderbrengen in meerdere magazijnen en per magazijn weer in meerdere locaties. De minimumvoorraad per artikel en de bestellingen worden per magazijn bijgehouden, de voorraad ook per magazijnlocatie. Bij de invoer van de magazijnontvangsten en voordat een verkooporder wordt uitgeleverd, dienen de juiste magazijnlocaties opgegeven te worden. Per ontvangstregel en per orderregel kunnen meerdere magazijnen/ locaties worden geselecteerd. Van elke goederenbeweging wordt een artikelmutatie vastgelegd, dus ook van interne overboekingen. Deze optie kan worden aangeschaft bij KING X. Afrekenen kan via verschillende betaalwijzen (contant, pinnen, credit card), waarbij het te betalen saldo of het bedrag aan wisselgeld wordt getoond. Ook is het voor bestaande of nieuwe debiteuren mogelijk om op rekening te kopen, kan een bon op de bonnenprinter (of andere printer) worden afgedrukt, kunnen bestaande openstaande posten contant worden betaald en kunnen kasopnames worden geboekt. Via de rechten per gebruiker kan worden bepaald of een verkoper kortingen mag geven, of hij de kassalade mag openen zonder een bon af te rekenen, of hij kasmutaties mag invoeren en of hij retouren mag boeken. Bij afsluiting van de kassafunctie wordt er een mutatieoverzicht afgedrukt en worden alle mutaties als voorlopige boekingsgang verwerkt in de financiële administratie. optie serienummerregistratie Per artikel is aan te geven of serienummerregistratie van toepassing is. Zo ja, dan kan bij de magazijnontvangst of de verkoop van het artikel een serienummer worden opgegeven. Als de serienummers reeds worden ingevoerd bij de magazijnontvangst, vindt er bij verkoop controle plaats op het serienummer. Per serienummer wordt bijgehouden of het artikel op voorraad is. Per serienummer kunnen garantiegegevens worden bijgehouden via een garantiecodetabel. Ook wordt van elk serienummer in de artikelmutaties vastgelegd door welke leverancier het is geleverd en aan welke debiteur het is verkocht. Het serienummer kan worden afgedrukt op de pakbon, de verzamellijst en de factuur. Serienummers kunnen ook worden gebruikt naast of in combinatie met de partijenregistratie. Binnen één administratie kunnen meerdere Point of Sale-kassa s worden aangesloten. Verschillende verkopers kunnen door elkaar via meerdere kassa s bonnen afrekenen. Ook kan een bon worden geparkeerd als de klant nog iets is vergeten en kan een verkoper de bon van een andere verkoper overnemen, bijvoorbeeld omdat hij wel korting mag geven en de ander niet. Per verkoper kan precies worden bijgehouden hoeveel er is verkocht.

9 09 Qm. juni 2003 Met het overzicht van de binnengekomen backorders gaat een wens van veel KING-gebruikers in vervulling optie partijenregistratie Met de partijenregistratie is het mogelijk om verschillende partijen van hetzelfde artikel te onderscheiden; als het bulkgoederen betreft, dient elke partij dan wel een aparte magazijnlocatie te krijgen. Er zijn vele toepassingsmogelijkheden te bedenken: uiterste houdbaarheids- of verkoopdatum, speciaal kleurbad, traceerbaarheid van aparte productierun of leverancier, eenmalige artikelen, en dergelijke. De partijenregistratie maakt het ook mogelijk om te werken met een FIFOof LIFO-systeem voor de voorraadwaardering. Per artikel is aan te geven of partijenregistratie van toepassing is. Zo ja, dan moet bij de magazijnontvangst of bij de verkoop van het artikel het partijnummer worden opgegeven. Dat wordt dan bijgehouden in de artikelmutaties. Kostprijs en verkoopprijs kunnen per partij eventueel apart worden bijgehouden. Ook de voorraadaantallen worden per partij bijgehouden. Een partij kan worden gereserveerd en worden geblokkeerd voor inkoop of verkoop. Het partijnummer kan onder meer worden afgedrukt op de pakbon, de verzamellijst en de factuur. In combinatie met de optie Meerdere magazijnen en locaties kunnen de goederen van een partij in verschillende magazijnlocaties worden ondergebracht. optie inkoopcombinaties Per debiteur is aan te geven of deze behoort tot een inkoopcombinatie. Zo ja, dan kan worden ingesteld welke debiteur de factuur moet krijgen, op welke debiteur de omzet moet worden geboekt en welke prijsafspraken van toepassing zijn: die van de debiteur of die van de inkoopcombinatie. Zo kunnen de omzetstatistieken bijvoorbeeld worden bijgehouden voor de individuele klant, terwijl de factuur op naam komt van de inkoopcombinatie. Andersom is ook mogelijk: de omzetstatistieken bijhouden voor de hele inkoopcombinatie, op basis daarvan prijsafspraken vastleggen voor de inkoopcombinatie, en factureren aan de individuele leden. overige nieuwe opties # Uitleverhistorie Op basis hiervan kan een pakbon nogmaals worden afgedrukt. # Rechten financieel en logistiek Hiermee zijn ook voor de logistieke functies de rechten instelbaar. # Koppeling met CBS-IRIS De gegevens die aan het CBS moeten worden doorgegeven, kunnen in KING worden bijgehouden. Periodiek worden deze gegevens geëxporteerd naar een bestand dat in CBS-IRIS verder kan worden verwerkt voor de aangifte. # Inleesopties worden koppelingen De optie Inlezen NAWgegevens in XML-formaat wordt uitgebreid met de mogelijkheid om een XML-bestand te exporteren in het formaat dat ook weer in KING kan worden ingelezen. De naam van deze optie wordt dan XML-koppeling NAW-gegevens. Hetzelfde geldt voor grootboekrekeningen, journaalposten, artikelen en orders. # Koppelingen-toolkit Deze bevat de vijf XML-koppelingen plus de twee ASCII-inleesopties. De actuele planning kunt u vinden op de website

10 10 Qm. juni 2003 Er zijn nog vier wachtenden vóór u Nieuwe telefooncentrale leidt tot betere bereikbaarheid Vorige zomer kregen de medewerkers van Quadrant te maken met twee belangrijke ontwikkelingen: niet alleen werd de huisvesting uitgebreid, ook werd een nieuwe telefooncentrale in werking gesteld. Het is nu een stuk eenvoudiger de helpdesk van Quadrant te spreken te krijgen. De nieuwe telefooncentrale heeft zijn sporen inmiddels ruim verdiend. Ten eerste is de bereikbaarheid van Quadrant vergroot doordat er nu veel meer lijnen beschikbaar zijn. Met behulp van het keuzemenu komt de beller vlot en vaak zonder tussenkomst van een telefoniste bij de juiste afdeling terecht. En als alle medewerkers in gesprek zijn, komt de beller automatisch in de juiste wachtrij en wordt hem of haar automatisch gemeld hoeveel wachtenden er nog zijn. Later kwamen er enkele onvolkomenheden in de software van de centrale boven water. Zo moet één beller het op z n minst opmerkelijk hebben gevonden dat zij eerst één wachtende voor zich had en vervolgens vier. Hoe die drie anderen wisten voor te kruipen is, ook na grondige bestudering van de handleiding van de centrale, helaas nooit duidelijk geworden. Goedemiddag, met Quadrant Software Nee, voor de helpdesk moet u een ander nummer bellen, ik kan u hier niet doorverbinden en Er zijn nog vier wachtenden voor u. Wilt u wachten? Het was duidelijk dat de afhandeling van binnenkomende gesprekken, met name voor de helpdesk, efficiënter kon. In het tijdperk van high-tech-telefooncentrales staat het natuurlijk een beetje raar als de telefoniste van een ICT-onderneming voor voice-response-systeem speelt. Voor de helpdesk zelf heeft de nieuwe centrale ook voordelen. Het belangrijkste voordeel is de mogelijkheid nieuwe medewerkers makkelijker en beter op te leiden. Anders dan bij de oude centrale kan er nu worden meegeluisterd met de gesprekken. Dat is belangrijk bij het inwerken van nieuwe medewerkers. Eerst horen die, meeluisterend met hun ervaren collega s, hoe klanten hun problemen voorleggen, hoe zij reageren op de aanwijzingen en hoe problemen uiteindelijk worden opgelost. En vervolgens worden de rollen omgekeerd. keuzemenu De invoering van de nieuwe centrale liep uiteindelijk redelijk soepel. Op vrijdagmiddag werkte Quadrant nog met de oude centrale, terwijl al het telefoonverkeer op maandagochtend al via de nieuwe centrale verliep. In eerste instantie leek het hele proces zelfs probleemloos te verlopen. Dat veranderde toen iemand opperde alle mogelijkheden van de bij de centrale geleverde software te gaan gebruiken. Gevolg was dat we een paar keer helemaal niet meer bereikbaar waren. Wat is het rustig, hè? klonk het toen op de helpdesk

11 11 Qm. juni 2003 Voor Quadrant is de nieuwe telefooncentrale een hele verbetering. De dienstverlening naar onze klanten is er duidelijk op vooruitgegaan. Via het centrale telefoonnummer zijn nu alle afdelingen te bereiken. U kunt echter nog sneller bij de juiste persoon terecht komen door direct een van de volgende nummers te bellen: telefoniste verkoop helpdesk administratie Honderden telefoontjes per dag Telefoniste Silvia Hokke: Ik heb maar twee U maanden met de oude centrale gewerkt, maar dat was best lastig. Die centrale had heel veel knopjes. Dan hadden we soms wel vijftien lijntjes tegelijk en moesten we constant de hoorn opnemen, de tijd registreren, en de naam en het serienummer van de klant. Daarna moesten we kijken wie er vrij was van de helpdesk en die belden we dan. We vertelden erbij hoe lang de klant al hing. Nu hebben we een voice-response-systeem, waarbij de klanten zelf een keuze kunnen maken voor een afdeling. Als mensen niet weten wie ze moeten kiezen, komen ze alsnog bij ons, en dan verbinden wij ze door. Dat is wel een stuk makkelijker dan voorheen. Toen hadden we honderden telefoontjes per dag. Nu zijn dat er nog maar een stuk of veertig, vijftig. Daardoor hebben we nu meer tijd om andere dingen te doen, zoals de post, correspondentie, adreswijzigingen en pakjes verzenden. Dat is wel wat afwisselender. En we hebben altijd lol! Wat is het rustig, hè?

12 12 Qm. juni 2003 Het geheim van de luxe school INHOLLAND Select Studies is een privéschool waar studenten binnen drie jaar een hbo-opleiding kunnen afronden. Het instituut streeft naar kleinschaligheid en hoogwaardigheid. Daar hebben de studenten veel voor over. Als directeur van INHOLLAND Select Studies in Rotterdam, het voormalige KBK, heeft Jelle Marchand goed inzicht in de beweegredenen van zijn studenten. De meeste leerlingen die zich aanmelden voor een opleiding aan de particuliere school voor hoger onderwijs zijn het reguliere, door de overheid gefinancierde onderwijs beu. Te weinig aandacht, ongeorganiseerd, en te groot zijn opmerkingen die Marchand veel hoort. Negennegentig van de honderd keer komen studenten hier om de kleinschaligheid die we bieden. Dat betekent veel aandacht voor iedere individuele student. Commercieel of niet, de school wil graag kleinschalig blijven. De directie brainstormde onlangs over de toekomstvisie van de organisatie en was eensgezind over de gewenste positie in Je moet hier in drie jaar je bachelor kunnen halen, legt de directeur uit. Daar kunnen we de leerlingen bij helpen door ze veel aandacht te geven. Zo kunnen we ze op de voet volgen en waar nodig feedback geven. Voor de leerlingen is dat ook heel prettig. We zijn echt een luxe school met veel faciliteiten. Zo proberen we alle mogelijkheden die er zijn te benutten, ook op ICT-gebied. Elke zes studenten hebben een computer tot hun beschikking.

13 13 Qm. juni 2003 De standaardversie biedt eigenlijk al meer mogelijkheden dan ik nodig heb tijdens mijn lessen. Dat werkt wel zo prettig. Omdat de directeur veel waarde hecht aan contact met de werkvloer, komen alle docenten uit het bedrijfsleven. Niemand heeft een vaste aanstelling. Wij willen ervoor zorgen dat onze leerlingen na drie jaar zo de werkvloer op kunnen, zegt Marchand. Daarin lijkt de hogeschool in veel gevallen te slagen. De studieuitval over al de opleidingen is slechts vijftien procent, terwijl dat percentage bij de reguliere hbo-opleidingen gemiddeld rond de dertig ligt. Bovendien komen veel studenten terecht op een plek waar zij het naar hun zin hebben. Nieuwe naam Hoewel INHOLLAND Select Studies een werkmaatschappij is van de INHOLLAND Holding, mag het instituut niet worden verward met Hogeschool INHOLLAND die regulier bekostigd onderwijs aanbiedt. INHOLLAND Select Studies is een zelfstandig onderdeel van de Holding INHOLLAND met een opleidingsaanbod variërend van een éénjarige HBO-opleiding tot een doorlopende leerroute Financieel management en een drie-jarige Bachelor Sportmanagement. Circa tweehonderdvijftig studenten volgen de dagopleidingen, terwijl tijdens de avond- en weekendcursussen nog eens zeshonderd mensen het bijzondere interieur van de school kunnen aanschouwen. Tot begin mei dit jaar heette INHOLLAND Select Studies nog KBK Hogeschool. De vestiging aan de Houtlaan is een particuliere school. Dat betekent dat de keuze van het lesaanbod sterk afhankelijk is van de vraag. Zijn er opleidingen die niet snel gegeven zullen worden? Verpleegkunde-A zul je hier niet snel aantreffen, vertelt Marchand. In de gezondheidszorg is wel veel vraag naar verplegend personeel, maar de branche heeft zelf geen interesse in een commerciële opleiding. Bovendien zijn de salarissen laag, waardoor we ook niet veel leerlingen uit die richting hoeven te verwachten. Waar we nu wel mee starten is bijvoorbeeld de opleiding Sportmanagement. Daar blijkt veel behoefte aan te bestaan. In september beginnen de eerste lessen. Door in te spelen op de ontwikkelingen in de markt hopen wij onze leerlingen een goede basis te bieden voor een succesvolle loopbaan. Hele boekingsproces Een van de opleidingen die studenten op de hogeschool kunnen volgen is de opleiding Financieel Management, een combinatie van SPD Bedrijfsadministratie en Bedrijfseconomie. Tijdens de boekhoudlessen werken de leerlingen sinds dit jaar met KING. Hoewel de school een korte flirt had met een ander boekhoudprogramma wilde de leiding graag overstappen naar een pakket dat geschikt was voor Windows. Het vorige programma werkte alleen in DOS en dat is inmiddels wel een beetje achterhaald, vertelt docent Remco Oosterhoff. Om in Windows te kunnen werken moesten we het hele programma opnieuw aanschaffen. Voor KING hoefden we alleen een upgrade aan te schaffen. We hadden het namelijk in het verleden ook al eens gebruikt. Als zelfstandig ondernemer in het ICT-onderwijs was Oosterhoff al vertrouwd met KING voor zijn eigen financiële administratie. KING bleek prima geschikt te zijn voor de lessen. Het gaat erom dat de leerlingen het hele boekingsproces een keer doorlopen. Van de beginbalans tot en met de jaarafsluiting. Verder moeten ze ervaring krijgen in het aanmaken van debiteuren en het verwerken van stamgegevens. Met KING kan dat allemaal. De standaardversie biedt eigenlijk al meer mogelijkheden dan ik nodig heb tijdens mijn lessen. Dat werkt wel zo prettig. De studenten van Oosterhoff ontvangen allemaal een CD-Rom met een versie van KING waarmee ze thuis kunnen oefenen. Oosterhoff vindt het belangrijk dat zijn leerlingen straks niet alleen met KING kunnen werken, maar in principe ook een boekhouding op papier kunnen voeren. Het programma rekent veel dingen zelf uit en slaat ingevoerde gegevens automatisch ook op andere plekken op, meent de docent. Het is net als de meeste boekhoudprogramma s gebaseerd op de ouderwetse methode van boekhouden met grootboekkaarten. Daarom leer ik ze die beginselen ook. Elke les bestaat eigenlijk uit een mix van het ouderwetse boekhouden en werken met KING. Dat betekent naast het werken op de pc ook ouderwets met de hand journaalposten schrijven.

14 14 Qm. juni 2003 Het nieuwe erfrecht en de ondernemer Het erfrecht is sinds januari 2003 ingrijpend veranderd, en ook ondernemers kunnen daar niet aan voorbijgaan! Zij doen er goed aan hun bedrijfsopvolging testamentair te regelen. Nalatenschappen die zijn opengevallen vóór 1 januari 2003 worden nog afgewikkeld volgens het oude erfrecht. Testamenten opgemaakt vóór 1 januari 2003 worden geëerbiedigd. Het nieuwe uitgangspunt is dat de langstlevende echtgenoot (of de geregistreerde partner), financieel verzorgd achterblijft. Een versterking dus van zijn / haar positie. De langstlevende krijgt van rechtswege alle bezittingen en schulden van de nalatenschap. De kinderen krijgen een geldvordering op de langstlevende, ter grootte van hun wettelijk erfdeel. Maar deze vordering is pas opeisbaar bij het overlijden of faillissement van de langstlevende, of als deze in de wettelijke schuldsaneringsregeling natuurlijke personen geraakt. Dit moest voorheen nog bij testament worden geregeld. Voor afwijkingen blijft het testament nog steeds onontbeerlijk. Bijvoorbeeld bij het regelen van de bedrijfsopvolging door een ondernemer. Heeft hij een eenmanszaak, dan eindigt in principe de onderneming bij zijn overlijden. Bij een maatschap, een v.o.f. of een commanditaire vennootschap is er in principe een (samenwerkings)contract. Door zijn overlijden eindigt de participatie van de ondernemer-vennoot daarin. Ook eindigt dan het (samenwerkings)contract, tenzij daarin (zoals doorgaans het geval is) is geregeld dat de overblijvende vennoten gerechtigd zijn de onderneming voort te zetten onder uitbetaling van het vennootschapsaandeel van de overleden ondernemer-vennoot. Wordt de onderneming gedreven via een B.V. of N.V. waarvan de ondernemer directeur-aandeelhouder is, dan eindigt bij zijn overlijden de onderneming uiteraard niet. Wel moeten de aandeelhouders dan een nieuwe directeur benoemen. De aandelen van de overleden directeur-aandeelhouder kunnen behoren tot zijn (ontbonden) huwelijksgemeenschap en / of vererven. juristentaal In deze rubriek geeft mr. T. van den Bout, advocaat-partner bij Van den Bout & Ten Hoopen advocaten te Voorburg en raadsheer van Quadrant, uitleg over juridische onderwerpen waarmee KING- en Queen-gebruikers te maken krijgen. Ter waarborging van de bedrijfscontinuïteit doet de erflaterondernemer er dus goed aan om zelf waar nodig zijn bedrijfsopvolging testamentair te regelen. In zo n (ondernemers-) testament kan hij dan zelf een bedrijfsopvolger benoemen en waar mogelijk regelen dat die opvolger ook de bedrijfsgoederen verkrijgt. Bovendien kan hij bij testament ook de bedrijfsopvolger verplichten om de waarde van het bedrijf aan de andere rechthebbende erfgenamen te vergoeden. Weliswaar bepaalt ook het nieuwe erfrecht hoe een rechtsgeldig (ondernemers)testament moet worden opgemaakt. Maar het testamentair regelen van de eigen erfopvolging is nog steeds tot op zekere hoogte vrij. Onterving van (klein)kinderen bijvoorbeeld mag tot aan de legitieme portie. Dit is minimaal de helft van de waarde van hun wettelijk erfdeel. Ook kan de erflater testamentair regelen dat stiefkinderen op gelijke wijze erven als de eigen kinderen. De nalatenschap van de erflater is de helft van de ontbonden algehele huwelijksgoederengemeenschap. De andere helft komt toe aan de langstlevende echtgenoot krachtens huwelijksvermogensrecht. Bij huwelijksvoorwaarden moet worden nagegaan of een andere goederengemeenschap is overeengekomen, voordat de nalatenschap kan worden vastgesteld. Is er geen testament, dan bepaalt nog steeds het wettelijk (versterf)erfrecht, zij het met enige veranderingen, dat de nalatenschap vererft aan de erven in vier groepen: 1 de langstlevende echtgenoot en de kinderen, 2 ouders, broers en zusters, 3 grootouders, 4 overgrootouders. Ontbreken in de Nalatenschappen die zijn opengevallen vóór 1januari 2003 worden nog afgewikkeld volgens het oude erfrecht.

15 15 Qm. juni 2003 Ter waarborging van de bedrijfscontinuïteit doet de erflater-ondernemer er goed aan zijn bedrijfsopvolging testamentair te regelen eerste groep alle erven, dan komt pas de volgende groep aan de beurt, enz. In elk van de vier groepen is plaatsvervulling mogelijk. Dat houdt in dat de nakomelingen van een overleden erfgenaam diens plaats innemen. Is het wettelijke erfrecht van toepassing (waarbij dus de langstlevende echtgenoot alle bezittingen en schulden erft en de kinderen slechts een geldvordering krijgen), dan mag de langstlevende binnen drie maanden alles ongedaan maken via een notariële akte en inschrijving in het boedelregister. De langstlevende moet dan de bezittingen en schulden met de andere erfgenamen delen. De kinderen hebben speciale nieuwe wilsrechten gekregen, waardoor zij alsnog goederen uit de nalatenschap kunnen opeisen. Dit is om te voorkomen dat goederen uit de nalatenschap wegvloeien naar de nieuwe stiefouder of diens familie. Beroep doen op de legitieme portie door de (klein)kinderen is ook een wilsrecht. De langstlevende echtgenoot en de erfgenamen in de groepen 2 en 3 kunnen dus geheel worden onterfd. De opgeëiste legitieme portie blijft echter slechts een geldvordering op de andere erfgenamen en bedraagt de helft van de waarde van hetgeen zou zijn geërfd ware er geen testament gemaakt; dus de helft van het wettelijk (versterf)erfdeel. Als de langstlevende echtgenoot alle goederen uit de nalatenschap verkrijgt, horen daar dus ook de goederen bij die dienstbaar zijn aan het bedrijf of beroep van de erflater. Is er geen langstlevende, dan vererven deze goederen aan de (klein-) kinderen of aan de erfgenamen in de daaropvolgende groepen. De rechthebbende kan uiteraard iemand anders zijn dan degene die het bedrijf voortzet. Maar een (stief)kind of de langstlevende echtgenoot die het bedrijf mag voortzetten, kan binnen een jaar na het overlijden van de erflater aan de kantonrechter verzoeken, dat de rechthebbende de bedrijfsgoederen overdraagt aan het voortzettende (stief)kind of zelfs aan diens echtgenoot, tegen een redelijke prijs. Dit geldt ook voor de langstlevende, in het geval dat deze geen rechthebbende is maar wel het bedrijf voortzet. Daarbij wordt het belang van de bedrijfsopvolger afgewogen tegen het belang van de rechthebbende. Dit overdrachtsrecht geldt trouwens ook voor aandelen in een NV of BV, onder de volgende voorwaarden: # de erflater was bestuurder en bezat alleen of met zijn medebestuurders de meerderheid van de aandelen, # het (stief)kind of zijn echtgenoot of anders de langstlevende was reeds bij het overlijden van de erflater bestuurder van die vennootschap of zet nadien die positie van de erflater voort. # de statutaire (blokkerings- of andere) regels van de vennootschap omtrent de overdracht van aandelen verzetten zich daar niet tegen. Wanneer het (stief)kind een onderneming erft die onder de inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting valt, zijn er vaak onvoldoende liquide middelen aanwezig om het successierecht te betalen. De nieuwe Successiewet regelt dat 30% van de verschuldigde successie kan worden kwijtgescholden, op voorwaarde dat het bedrijf nog minstens vijf jaar wordt voortgezet of dat de aandelen niet binnen vijf jaar worden doorverkocht, met een betalingsregeling voor de resterende verschuldigde 70%. De waardering van de onderneming voor het verschuldigde successierecht geschiedt op basis van going concern -waarde, dat is de waarde van de onderneming, mits die nog ten minste vijf jaar wordt voortgezet. Valt het bedrijf onder de IB of Vpb, dan wordt ook nog rekening gehouden met de waarde van de goodwill of badwill. Het is dus niet alleen belangrijk om het vermogen fiscaal zo aantrekkelijk mogelijk op te bouwen. U moet ook rekening houden met een fiscaal gunstige overdracht van dat vermogen aan de erfgenamen. Uw notaris, belastingadviseur of advocaat informeert u graag verder.

16 16 Qm. juni 2003 The ICT & Networking Event 2003 Dit evenement kan gerust een spektakel worden genoemd. Van 15 tot 17 april 2003 stond Quadrant samen met circa tweehonderd andere exposanten in de RAI te Amsterdam. Te zien waren onder meer de werking van KING Online, de KING webwinkel, KING Voorraad en Queen voor Windows. Een impressie.

17 17 Qm. juni 2003

18 18 Qm. juni 2003 KING in het onderwijs BizzView, de business-partner van Quadrant voor de webwinkel, stelt gratis webwinkels ter beschikking aan ROC s en VMBO s. Daarop kunnen aanbieders van lesmateriaal en simulaties inhaken. De leerling die straks van school komt heeft dan al kennis van internettoepassing in een MKB-situatie en dat sluit weer mooi aan bij doelstellingen als Nederland gaat digitaal. De scholen kennen veel noodzakelijke beveiliging van de netwerken, en de toepassing van een webwinkel zal gevolgen hebben voor het systeembeheer in de scholen. Natuurlijk ondersteunt de educatieve versie van KING ook de koppeling met de webwinkel.

19 19 Qm. juni 2003 Om goed voorbereid het bedrijfsleven in te gaan, werken leerlingen op Regionale Opleidings Centra (ROC s) met eigentijdse administratieve softwarepakketten. Binnenkort kunnen alle ROC s en VMBO-scholen gebruik maken van eigen webwinkels met websites. Zij krijgen de financiëleen logistieke software cadeau. Leerlingen van ROC s en VMBO s besteden veel van hun tijd achter de computer. Niet alleen op de ICT-opleidingen, maar ook op de administratieve opleidingen doen zij veel kennis van de nieuwste systemen op. Door echte werksituaties te simuleren raken zij bekend met de taken die zij na de opleiding bij een werkgever zullen uitvoeren. En doordat de leerlingen bekend raken met de nieuwste technieken, zijn zij na de opleiding goed in staat de geleerde administratieve technieken in de werkkring te gebruiken. Om de opleidingscentra in het land hierbij te ondersteunen, besloot Quadrant samen met Bizzview onlangs om hun een boekhoudpakket te geven. Met dit pakket kunnen de leerlingen oefenen in het uitvoeren van boekhoudkundige taken en werken met voorraadadministratie. Voor de orderingave kunnen zij gebruik maken van internet. Ook kunnen zij een eigen webwinkel maken waarin denkbeeldige klanten hun bestellingen plaatsen. In totaal kunnen daardoor circa 150 VMBO s en 40 ROC s met het boekhoudpakket KING aan de slag gaan. Docenten Naast het pakket ontvangen de scholen ook gratis ondersteuning. De systeembeheerders kunnen KING eenvoudig installeren en kunnen daarbij terugvallen op telefonische ondersteuning. Voor F 250,- exclusief btw kunnen de school een jaar lang de helpdesk raadplegen. Dat aanbod geldt ook voor docenten die vragen hebben over het werken met KING. De hosting van website en webwinkel wordt kosteloos verzorgd door Bizzview. Daarnaast vindt periodiek synchronisatie plaats tussen KING en de webwinkel. Op opleidingen voor het werken met KING biedt Compu Train de docenten een korting aan van twintig procent. Over een jaar wordt een evaluatie gemaakt van de wensen van leerlingen en docenten. In het volgende nummer van QM leest u een impressie van de eerste ervaringen.

20 20 Qm. juni 2003 questies Gebruikers van KING- en Queen-software hebben soms vragen waar zij niet uitkomen. Daar zijn eenvoudige vragen bij, maar ook lastige. In deze rubriek het antwoord op vragen die vaak aan de Helpdesk worden gesteld. Door Oscar Scherstra pakbon-layout Ik heb in mijn pakbon-layout het verzendadres blok neergezet, maar op de afdruk komen de adresregels achter elkaar in plaats van onder elkaar te staan. Wat doe ik verkeerd? Kennelijk hebt u het verzendadres blok aan de verkeerde component gekoppeld. U hebt de component DbTekstregel gebruikt in plaats van de component DbMemoveld. Een DbTekstregel kan maximaal één regel lang zijn en een DbMemoveld meerdere regels lang. Wilt u het verzendadres blok, of andere gegevens uit uw KING-administratie die meer dan één regel lang zijn, in uw layout opnemen, dan zult u dus de component DbMemoveld moeten gebruiken. proforma-nota Wij willen graag dat KING bij de proforma-nota uitgaat van de nu te factureren goederen en niet van het totale aantal besteld. Wij hebben onze layout aangepast. In het subrapport Regel hebben we het veld aantal besteld veranderd in aantal deze facturering. Toch wordt op de proforma-nota bij het regeltotaal en het factuurtotaal nog steeds uitgegaan van het aantal besteld! Dat klopt. U moet dit niet alleen instellen in de layout maar ook in programma Vaste gegevens orders / facturering op de tabkaart Documenten. Wanneer u op deze tabkaart het document Proforma-nota selecteert, kunt u dit bij de rubriek Bedragen baseren op vastleggen. Dit is instelbaar geworden vanaf KING U kunt nu aangeven op basis van welk orderregelaantal de bedragen (regeltotaal, korting, nettobedrag) moeten worden berekend. In de orderregels kunnen namelijk drie verschillende aantallen voorkomen: het Aantal besteld, het aantal Nu te factureren en het aantal Deze levering. De echte factuur gaat natuurlijk altijd uit van het aantal Nu te factureren.

21 21 Qm. juni 2003 aanmaningen Mijn aanmaningen komen er niet uit! Als een of meer aanmaningen niet worden afgedrukt, dan kunt u het beste als volgt te werk gaan: 1 Info openstaande posten Ga naar programma NAW > Debiteuren > Info openstaande posten, selecteer een OSP waarvan u een aanmaning had verwacht die niet is afgedrukt. Voer de volgende controles uit: > Controleer de vervaldatum om te bepalen óf de OSP vervallen is, en zo ja, hoeveel dagen; > Controleer of de OSP niet geblokkeerd is. Geblokkeerde posten zijn geen aanleiding om een aanmaning af te drukken; > Controleer het nummer van de laatste aanmaning. Staat hier 4, dan wordt er voor deze post geen aanmaning meer afgedrukt. Dit nummer kunt u handmatig verhogen of verlagen, zodat u deze post dus net zo vaak op een aanmaning kunt afdrukken als u wilt. Ook de datum van de meest recente aanmaning kunt u eventueel aanpassen, zodat de volgende aanmaning eerder of later afgedrukt zal worden. 2 Debiteurgegevens Klik in het venster Openstaande posten debiteur op de knop NAW of ga naar programma NAW > Debiteuren > Debiteurgegevens en selecteer de debiteur van de OSP die u aan het analyseren bent. Open de tabkaart Financiële geg. en voer de volgende controles uit: > Controleer de rubriek Aanmaningtype. Wanneer u bij het afdrukken van de aanmaningen kiest voor Rekeningoverzicht, dan krijgen alle geselecteerde debiteuren een rekeningoverzicht. Maar kiest u voor Aanmaning (1 e, 2 e, 3 e, 4 e, of Alle aanmaningen), dan wordt de instelling van de debiteur aangehouden zoals vastgelegd in deze rubriek. Een debiteur krijgt in dat geval dus, afhankelijk van wat bij hem of haar is ingesteld, een rekeningoverzicht, een aanmaning of niets; > Controleer of de debiteur de juiste taalcode heeft. 3 Vaste gegevens aanmaningen Ga naar programma NAW > Debiteuren > Aanmaningen > Vaste gegevens aanmaningen en voer de volgende controles uit: Controleer of correct is aangegeven hoeveel dagen na de vervaldatum van de OSP de eerste aanmaning afgedrukt mag worden en hoeveel dagen er tussen de opeenvolgende aanmaningen zit; Een voorbeeld: stel dat de factuurdatum van een OSP 1 januari is en er een betalingstermijn van 30 dagen is overeengekomen. De vervaldatum van de OSP is dan 31 januari. Geeft u in programma Vaste gegevens aanmaningen aan dat de 1 e aanmaning 14 dagen na vervaldatum mag worden afgedrukt, dan betekent dit dat de 1 e aanmaning pas zal worden afgedrukt indien de peildatum (zie hierna) na 15 februari valt. > Controleer of bij alle door u gebruikte taalcodes en bij alle door u gebruikte aanmaningen (1 e tot en met de 4 e ) een aanmaning-layout is ingevuld. Heeft een debiteur een taalcode waarvoor geen layout is vastgelegd, dan kan er vanzelfsprekend ook geen aanmaning afgedrukt worden.

22 22 Qm. juni Afdrukken aanmaningen Ten slotte kunnen we dan nog de instellingen van het afdrukvoorloopscherm van programma Afdrukken aanmaningen controleren. Ga naar programma NAW > Debiteuren > Aanmaningen > Afdrukken aanmaningen en controleer de volgende instellingen: > Controleer of de debiteur voor wie geen aanmaningen worden afgedrukt wel in de selectie valt; > Controleer of er een juiste peildatum wordt gehanteerd. Alle posten met een vervaldatum die vóór de peildatum ligt beschouwt KING als vervallen. Of voor een vervallen post een aanmaning wordt afgedrukt is, zoals hierboven beschreven, onder meer afhankelijk van de instelling van de vaste gegevens; > Controleer de instelling in de rubriek Inclusief voorlopige facturen. Voorlopige facturen zijn facturen die in een voorlopige boekingsgang staan. Staat de OSP waarvan de aanmaning niet wordt afgedrukt nog in een voorlopige boekingsgang, dan moet u dit vakje selecteren om de aanmaning af te kunnen drukken. orderinvoer Bij de orderinvoer in de DOS-versies kon ik vanuit het complete NAW-scherm de orderinvoer openen. In KING voor Windows kom ik na de debiteurkeuze gelijk in het order-invoerscherm. Bovenaan het venster zie ik dan maar een beperkt aantal NAW-gegevens. Ik kan natuurlijk naast de orderinvoer een NAW-venster open zetten, maar is er ook een andere manier om de oude werkwijze in KING voor Windows toe te passen? Jazeker, de DOS-werkwijze wordt het dichtst benaderd wanneer u als volgt te werk gaat. Ga via hoofdmenu NAW > Debiteuren > Debiteurgegevens naar het zoekvenster debiteuren. Selecteer de debiteur voor wie u een order wilt invoeren. U krijgt nu de volledige NAW-gegevens van die debiteur op het scherm. Als u de juiste debiteur op het scherm hebt, kunt met de knop Ga naar (onderaan op uw scherm) kiezen voor Invoeren orders. Overigens komt u bij de orderinvoer in de knoppenbalk ook een Ga naar knop tegen. Via die knop kunt ook in de Debiteurgegevens komen. factuurboeking Ik wil bij het invoeren van magazijnontvangsten direct de bijbehorende factuur boeken. Ik ben via programma Artikelen > Vaste gegevens magazijnontvangsten naar de tabkaart Ontvangsten gegaan, maar het hele paneel onder Factuurboeking maken toegestaan is grijs en niet te wijzigen. Wat is hiervan de oorzaak? Rubriek Factuurboeking maken toegestaan kunt u alleen wijzigen als u de magazijnontvangsten tegen de werkelijke inkoopprijs invoert. In dat geval kunt u bij het invoeren van de magazijnontvangst de inkoopprijs wijzigen, waardoor KING de eventuele prijsverschillen (bijvoorbeeld door ontvangen korting) direct kan wegboeken. Bij het invoeren van magazijnontvangsten tegen vaste verrekenprijs is het precieze factuurbedrag namelijk niet bekend en kan er dus ook geen factuurboeking worden gemaakt. Deze instelling kunt u wijzigen onder het tabkaart Algemeen van hetzelfde programma bij de rubriek Ontvangst invoeren tegen. Als u deze rubriek ook niet kunt aanpassen, dan zijn er nog onverwerkte magazijnontvangsten. Deze dient u dan eerst te verwerken of te verwijderen via menupunt Artikelen > Magazijnontvangsten > Niet-verwerkte magazijnontvangsten.

23 23 Qm. juni 2003 deelbetalingen Wij vinden het verwerken van deelbetalingen op OpenStaande Posten (OSP) nogal omslachtig. Eerst selecteren we de betreffende OSP en drukken vervolgens op de knop Boeken. De OSP wordt dan afgeboekt inclusief bevestiging zodat het invoerscherm gelijk op de volgende journaalregel staat. Bij een deelbetaling moeten we dan weer terug naar de vorige journaalregel om het factuurbedrag te wijzigen in het bedrag van de deelbetaling. Is het niet mogelijk een OSP zonder bevestiging uit het OSP-overzicht over te nemen? Deze werkwijze is inderdaad wat omslachtig. Deelbetalingen kunt u namelijk het beste gelijk in het zoekvenster Selecteer openstaande post voor verwerken. Als u in dat venster bij een OSP een vinkje plaatst in de kolom Boeken wordt in eerste instantie het totale openstaande bedrag overgenomen naar de kolom Te boeken. Gaat het om een deelbetaling, dan kunt u dit bedrag in de kolom Te boeken aanpassen en het werkelijk betaalde bedrag invullen. Wanneer u na het plaatsen van het vinkje op de TAB-toets drukt of met de muis in de kolom Te boeken klikt, kunt u het werkelijk betaalde bedrag invoeren en in de volgende kolom, Verschil boeken als, aangeven wat er met het verschil moet gebeuren. Drukt u vervolgens op de knop Boeken, dan wordt uw deelbetaling correct verwerkt zonder dat daarvoor nog extra handelingen nodig zijn. overgestapt Ik ben kortgeleden van de I-versie naar de M-versie overgestapt en heb de factureermodule in gebruik genomen. Wanneer ik nu creditnota s gebruik, wordt de vervaldatum berekend conform de betalingsconditie. Toen ik de creditnota s in mijn I-versie handmatig boekte, kreeg ik altijd de vraag welke vervaldatum gehanteerd moest worden en kon ik dus ook voor de factuurdatum kiezen. Waarom kan dat in de M niet meer? Bij de handmatige verwerking van creditnota s, dus als u ze inboekt via programma Invoeren voorlopige/definitieve journaalposten, krijgt u ook in uw M-versie nog steeds deze vraag. Maar wanneer u gebruik maakt van de factureermodule, moet u vooraf in programma Vaste gegevens orders / facturering de vervaldatum van de creditnota s instellen. Onderaan op de tabkaart Boekingen facturering kunt u aangeven welke vervaldatum KING bij het genereren van de journaalposten van de creditnota s moet gebruiken: de factuurdatum of de datum conform de betalingsconditie van de betreffende debiteur.