Onderwerp: Adviesnota Bibliotheekwerk 2016 (Acta-advies) & Begroting Bibliotheek Oosterschelde 2017

Transcriptie

1 11» * Adviesnummer Casenummer Datum oktober 2016 Onderwerp: Adviesnota Bibliotheekwerk 2016 (Acta-advies) & Begroting Bibliotheek Oosterschelde 2017 Uw college wordt voorgesteld om de raad te verzoeken om in te stemmen met: Advies ACTA en begroting De adviezen van Acta-advies, zoals opgenomen in de Adviesnota Bibliotheekwerk gemeenten regio Oosterschelde', integraal over te nemen; 2. Akkoord te gaan met de, op basis van aanbevelingen in de adviesnota, bijgevoegde vernieuwde inhoudelijke visie bibliotheekwerk Oosterschelderegio voor de periode ; 3. Akkoord te gaan met het, op basis van aanbevelingen in de adviesnota, bijgevoegde nieuwe financiële kader voor de periode De huidige samenwerkingsovereenkomst in 2017 te evalueren en per 1 januari 2018 te komen tot een vernieuwde samenwerkingsovereenkomst; 5. De Bibliotheek Oosterschelde een exploitatiesubsidie te verlenen van voor het jaar 2017 en in onderling overleg met de Bibliotheek Oosterschelde nadere afspraken maken over de hoogte en afspraken over al dan niet aanvullen van het tekort; 6. De doelsubsidie voor leesconsulenten van ,- ten laste te brengen van kostenplaats , kostensoort ; 7. De doelsubsidie voor Boekstart van 1.650,- ten laste te brengen van kostenplaats , kostensoort ; 8. Na instemming door de raad de Bibliotheek Oosterschelde op de hoogte te brengen van het besluit middels bijgevoegde conceptbrief. Medeparaaf Medeparaaf Medeparaaf Medeparaaf Financiën Artikel 25/27 WOR Aspecten RO ja n.v.t. nee Behandeld door Akkoord afdelingshoofd Gezien door directie Raad Uitvoering mandateren Productnummer I.Thio nee ja (te J. Vermue^ld Akkoord secretaris spoedprocedure Naar college map Retour afdeling 25 otir ZÖ\ b Akkoord Bespreken Aantekeningen Burgemeester Wethouder Beslissin5_B&W^^ Conform advies. Wethouder

2 Advies: Inleiding De Zeeuwse gemeenten Borsele, Goes, Kapelle, Reimerswaal, Schouwen-Duiveland en Tholen werken in de Oosterschelderegio samen met Bibliotheek Oosterschelde op het gebied van bibliotheekwerk. Het Samenwerkingsverband Welzijnszorg Oosterschelderegio (SWVO) ondersteunt de gemeenten in de regio op onder andere dit terrein. De gemeenten hebben voor de periode , verlengd tot 2018, een regionale visie op bibliotheekwerk 'Bibliotheek van betekenis' vastgesteld, dit visiedocument is door de tijd ingehaald en sluit niet meer op alle punten aan bij de wensen die in de Oosterschelderegio en bij de individuele gemeenten leven. Budgetten staan onder druk, de gemeenten bezien opnieuw de inzet van middelen. De meerjarenbegroting van Bibliotheek Oosterschelde sluit niet aan bij de beschikbare middelen vanuit de gemeenten en vertoont bij ongewijzigd beleid in 2018 een fors tekort en uiteindelijk een faillissement. De portefeuillehouders van de 6 gemeenten hebben in afstemming met Bibliotheek Oosterschelde besloten extern advies in te winnen om de huidige visie inclusief het financiële kader te herzien en te komen tot toekomstbestendig bibliotheekbeleid. Uit de gesprekken en analyses tijdens dit korte intensieve adviestraject, begeleid door Hans Veen van Acta-advies, is in de periode maart - juli 2016 de Adviesnota Bibliotheekwerk gemeenten regio Oosterschelde' voortgekomen. De adviesnota richt zich op de relatie tussen de zes gemeenten in de regio en de stichting Bibliotheek Oosterschelde. De resultaten van dit advies zijn meegenomen in het opstellen van de begroting Bibliotheek Oosterschelde Daarom worden de inhoud van deze twee stukken in één advies aan u voorgelegd. Opinieraad 8 november 2016 Themaraad Niet van toepassing Argumenten 1) Gezamenlijke visie in de Oosterschelderegio: Het belangrijkste punt is de gezamenlijke opdracht aan de bibliotheek, met daarnaast de mogelijkheid tot maatwerk: Regionaal basisprogramma De gemeenten komen tot een gezamenlijke opdracht aan de bibliotheek in de vorm van een basisprogramma wat bestaat uit de volgende kernpunten: Ondersteunen WE en basisonderwijs met een gericht taal- en leesprogramma Doel is de taalontwikkeling van kinderen sterk te stimuleren, ouders daar bij te betrekken en zo de kansen van kinderen in het vervolgonderwijs en later op de arbeidsmarkt te verbeteren. De bibliotheek als openbare plek en digitaal platform. Een bijdrage leveren aan ontmoeting, samenwerken en samen leren als tegenwicht tegen individualisering, segregatie en afname van sociale participatie. Toegang bieden tot informatie en een brede collectie fysieke media voor alle inwoners in de regio Binnen de wettelijke kernfuncties lezen, lenen en informeren, op locatie, in de regio, provincie of uit de landelijke bibliotheekcollectie, op aanvraag of digitaal. Kinderen in de leeftijd van 0-12 jaar hebben prioriteit bij de samenstelling van de fysieke collectie op

3 dorps- of wijkniveau. Effectieve samenwerkingsverbanden die gericht zijn op breed publiek of specifieke doelgroepen De bibliotheek vormt samenwerkingsverbanden met lokale initiatieven en verwante instellingen in de regio. Deze zijn georganiseerd rond concrete programma's, doelstellingen en resultaten. De definitie 'regionaal basisprogramma' houdt in dat de aard en inhoud van deze programma's gelijk is, maar dat het volume aansluit bij de beschikbare middelen. Ook uit overwegingen van efficiënte en effectieve inzet van middelen en expertise door de bibliotheek. Het is aan de individuele gemeente zelf om te bepalen welk volume van activiteiten en welk subsidiebudget wordt ingezet. Overige programma's De volgende twee programma's sluiten aan bij de doelen van de regionale basisprogramma's, maar worden niet primair door de gemeenten bekostigd. Hier zijn andere klanten, relaties en financiers aan zet. Het is aan de bibliotheek om hier - met steun van de gemeenten - middelen voor te verwerven: Ontwikkeling van basisvaardigheden bij doelgroepen met een belemmerende achterstand Taal- en leesprogramma's ter bestrijding van laaggeletterdheid zodat mensen zich zelfstandig kunnen redden in de samenleving en beter aansluiten op de arbeidsmarkt. Digitale en mediavaardigheden welke onmisbaar zijn om in de moderne samenleving te functioneren. De bibliotheek kan met gerichte programma's samen met verwante instellingen en collectieven een bijdrage leveren aan mediawijsheid. Bij voorkeur een netwerk met andere aanbieders. Dit is ook in het belang van de gemeenten als digitale overheid. Ondersteunen taal- en digitale vaardigheden in het voortgezet onderwijs, m.n. het vmbo Taal- en digitale programma's die de het onderwijs in het vmbo ondersteunen. Naast het 'Regionale basisprogramma' kunnen individuele gemeenten er dus voor kiezen om deze 'Overige programma's' alsnog te subsidiëren. Hiervoor is aanvullende subsidie noodzakelijk. Maatwerk Ook kan een gemeente aan de bibliotheek de opdracht geven om bijzondere projecten uit te voeren, waarbij de integrale kosten van dergelijke programma's / opdrachten in rekening worden gebracht aan desbetreffende gemeente. 2) Nieuw financieel kader voor een gezonde en duurzame exploitatie van bibliotheek Oosterschelde De exploitatie van de bibliotheek staat onder druk met als belangrijkste oorzaken: terugloop van de eigen inkomsten (voornamelijk door daling aantal volwassen leden) Lokale bezuinigingen combinatie met toepassen van de VZG-richtlijn. Deze index wordt elk jaar als generieke bezuiningstaakstelling toegepast sinds 2011 Beperkt weerstandsvermogen als reserve om tegenvallers op te vangen Acta constateert dat zonder ingrijpen in de baten en lasten de continuïteit van de bibliotheekorganisatie in gevaar is. Om te komen tot oplossingen op korte termijn (per ) en structureel op langere termijn, zijn in Hoofdstuk 7 het rapport diverse scenario's belicht. 3

4 Vier van de vijf scenario's zullen niet leiden tot een oplossing die op korte termijn verbetering van de resultaten én een duurzame en toekomstgerichte exploitatie van de bibliotheek laat zien. Het advies is daarom om over te gaan tot een samenhangend pakket van ingrepen in de baten, lasten en bedrijfsvoering. Enkele van de geadviseerde maatregelen zullen op korte termijn direct effect hebben. Anderen zullen op termijn structureel effect hebben. Belangrijk bij de keuze voor het samenhangende pakket aan maatregelen is, dat zowel de gezamenlijke gemeenten als de bibliotheek hierbij aan zet zijn. Maatregelen Bibliotheek Oosterschelde: Stabiliseren en verhogen van de eigen inkomsten door de bibliotheek op basis van waardeproposities en klantsegmenten. (Zie uitwerking business canvas blz. 29 adviesrapport). De begroting van de bibliotheek wordt zodanig opgebouwd dat het aandeel in de overhead- en collectieve kosten zichtbaar wordt gedekt door hetzelfde bedrag exploitatiesubsidie. Hiermee worden de lokale baten, lasten en saldi beter zichtbaar. De bibliotheek dient jaarlijks, naast een begroting, een subsidieaanvraag in bij de gemeenten die minimaal aansluit bij de visie en de regionale basisprogramma's. In de begroting wordt weergegeven: de stichtingsbegroting als totaal, de exploitatie per gemeente, de baten en lasten zijn van de regionale basisprogramma's en de baten en lasten van maatwerk (projecten) in opdracht van individuele gemeenten of derden. Voor niet-gesubsidieerde programma's wordt een integrale kostprijs berekend inclusief een risicomarge. Deze activiteiten worden naast de exploitatie per gemeente in de kolom 'derden' ondergebracht. Positieve resultaten hieruit worden opgenomen in de balans onder 'risicoreserve'. Opbouwen van weerstandsvermogen door positieve exploitatiesaldi om zo de egalisatiereserve te verhogen met in acht name van het maximum van 5% van de totale omzet. De beschreven maatregelen worden door de directie van de bibliotheek als realistisch maar uitdagend beschouwd. Maatregelen Gemeenten: Gewijzigde toepassing van art. 1, 4e bullet uit de Samenwerkingsovereenkomst m.b.t. individuele ontwikkel- en uitvoeringskosten én invoering van een 'projectbureau' bij de bibliotheek en gedeeltelijke flexibilisering van ontwikkelkosten bij de bibliotheek (Middels een toevoeging aan de huidige samenwerkingsovereenkomst kan dit worden toegepast. Per 2018 kan dit punt worden overgenomen in een aangepaste overeenkomst). De gemeenten waarvan de lokale exploitatie van bibliotheekactiviteiten in 2016 een negatief saldo van baten en laat zien, zullen nog in 2016 tot afspraken met de bibliotheek moeten komen om deze tekorten te elimineren. Deze resterende tekorten kunnen niet verder drukken op de egalisatiereserve. Deze reserve is bestemd voor de dekking van onvoorziene tegenvallers in de exploitatie en is niet bestemd om begrote tekorten af te dekken. Het gaat hier om de gemeenten Goes en Schouwen-Duiveland. Deze gemeenten en de bibliotheek zullen z.s.m. overeenstemming moeten bereiken over een sluitende begroting in Onderzoek door gemeenten naar financiering van programma's uit andere middelen dan cultuur en bibliotheekwerk. De aard van de programma's rond basisvaardigheden heeft meer betrekking op onderwijs, educatie, participatie en zelfredzaamheid Beëindigen of matigen van de taakstellende subsidieverlagingen g van de VZGrichtl ij n (concreet een structurele index toepassen van +0,7% vanaf 2017 of, indien 4

5 deze hoger is, de VZG-richtlijn) 1 Daarnaast blijft het voor de toekomst zeer belangrijk dat gemeenten eventuele lokale bezuinigingen (= lokaal nieuw beleid) oplossen binnen de eigen exploitatie. Dit houdt in dat bij minder lokale subsidie de betreffende gemeenten in overleg gaat met de bibliotheek over welke taken komen te vervallen of worden verminderd. Hierbij dienen ook afspraken gemaakt te worden over de afbouw. Zonder bovenstaand pakket aan maatregelen laat de meerjarenbegroting per 2020 een oplopend exploitatietekort zien van bijna ,- Bij het uitvoeren van het voorgestelde pakket aan maatregelenlaat een doorberekening van de meerjarenbegroting een ander beeld zien: Meerjarenraming Bibliotheek Oosterschelde: advies Toelichtinf i meerjaren raming Baten Opbrengsten Stabiliseren eigen inkomsten op niveau Specifieke dienstverlening Vrijwillige bijdrage ouders na 3 jaar Diverse baten Bijdrage scholen voor dbos: van naar in 3 jaar Exploitatiesubsidies raming Exploitatiesubsidieindex gemeenten +0,7% ipv -1,0% miv 2017 Doelsubsidies raming Raming ratio exploitatiesubsidies/doelsubsidies: 8 Totaal baten Lasten Bestuur- en Organisatie Huisvesting Personeel Beëindigen tijdelijke contracten: ; in 2017 leesconsulent Projectbureau: neutraal; kosten = inkomsten+ Administratie Transport Automatisering Collectie en Media Lager mediabudget Specifieke kosten Overige kosten Kosten marketing in 3 jaar Totaal lasten Verbetering resultaat Raming saldo effect door sluitende expl. bibliotheekwerk per gemeente Resultaat Dekkende exploitatie per gemeente: totaal a verbetering resultaat De tabel laat zien dat: De prognose van de resultaten verbetert per Concreet houdt dit in dat er een positief resultaat gaat ontstaan, oplopend tot ,- in 2020 De egalisatiereserve kan worden hersteld tot maximaal 5% van de totale omzet (dit maximum is vastgelegd in de samenwerkingsovereenkomst). Concreet betekenen de voorgestelde maatregelen dat in 2020 ca. 3% egalisatiereserve is opgebouwd Een duurzame en toekomstgerichte exploitatie is mogelijk, d.w.z. met behoud van de uitvoering van de visie, de regionale basisprogramma's, de spreiding van bibliotheekvoorzieningen en daling van de overhead door een besparing op deze personeelskosten Op basis van het advies vanuit de VNG om een indexatie op personele kosten toe te passen van 1,5%, is het reëel om een indexatie van 0,7% op de totale subsidie mee te nemen. Dit aangezien de personele component op de exploitatie van de bibliotheek ca. 50% bedraagt. 5

6 Een toelichting op de genoemde maatregelen is te vinden in hoofdstuk 7 van de adviesnota van Acta. 3) De huidige samenwerkingsovereenkomst door laten lopen tot en met In het jaar 2017 evalueren en per 1 januari 2018 werken met een vernieuwde samenwerkingsovereenkomst op basis van de adviezen van Acta De belangrijkste onderdelen uit de huidige Samenwerkingsovereenkomst van de gemeenten zijn: de definitie van de collectieve- en overheadkosten, de verdeelsleutel voor de toerekening van deze kosten aan de afzonderlijke gemeenten en de wijze van handelen bij bezuinigingen en beëindigen van de bibliotheekvoorziening of het opdragen hiervan aan een derde partij. Actaadvies heeft geconstateerd dat de afspraken uit de samenwerkingsovereenkomst door portefeuillehouders en beleidsambtenaren nog steeds als relevant en werkbaar worden beschouwd. Acta adviseert daarom de Samenwerkingsovereenkomst te handhaven in 2017 en te vernieuwen per Kanttekeningen De gemeenten dienen de gezamenlijke visie en het financiële kader op basis van dit adviesrapport vast te stellen als gemeentelijk beleidskader voor de gesubsidieerde activiteiten van de bibliotheek. Indien echter bestuurlijk geen overeenstemming over de te nemen stappen bereikt wordt, kan het opgestelde advies om te komen tot duurzaam, toekomstbestendig bibliotheekwerk in de Oosterschelderegio niet gevolgd worden. Acta stelt een samenhangende pakket aan maatregelen voor om tot de gewenste veranderingen te komen. Hierbij is het noodzakelijk dat zowel de bibliotheek als de gemeenten het gehele pakket van voorgestelde maatregelen tot uitvoer brengt. Wanneer slechts een aantal zaken worden opgepakt, zullen de gewenste veranderingen niet (geheel) worden verwezenlijkt. Onderdeel van dit pakket van maatregelen is dat de gemeenten Goes en Schouwen- Duiveland het gat in de lokale begroting van de bibliotheek in 2016 moeten dichten. Dit is noodzakelijk om tot een gezonde exploitatie in 2017 te komen. Tevens zullen alle 6 gemeenten akkoord moeten gaan met het omzetten van de structurele index naar minimaal 0,7% per jaar, of indien hoger, toepassing van de VZG-richtlijn. Overleg resultaten Er heeft overleg plaatsgevonden op bestuurlijk en ambtelijk niveau via het Samenwerkingsverband Oosterschelde Regio. Aanpak/Uitvoering De gemeenten besluiten over het advies en laten via het Samenwerkingsverband Oosterschelde Regio weten welke besluiten zijn genomen. Beoogd resultaat Het doel is om met de 6 gezamenlijke gemeenten in de Oosterschelderegio te komen tot: Een gezamenlijke vernieuwde visie op het bibliotheekwerk per 1 januari Een gezonde, duurzame exploitatie van bibliotheek Oosterschelde per 1 januari Een evaluatie van de samenwerkingsovereenkomst in Een nieuwe samenwerkingsovereenkomst per 1 januari Vernieuwde, heldere samenwerkings- en financiële afspraken met de provincie en ZB. 6

7 Lasten, baten en dekking Op 27 september 2016 ontvingen wij van de Bibliotheek Oosterschelde de begroting De bibliotheek Oosterschelde. De meerjarenraming liet in 2017 en 2018 een tekort zien op de begroting van de bibliotheek. Op basis daarvan is in SCWO overleg gevoerd en is besloten om extern advies in te winnen. Dat heeft geresulteerd in het Acta-advies. In de begroting van Bibliotheek Oosterschelde is rekening gehouden met de uitkomsten en adviezen van het ACTAadvies. In het advies wordt het loslaten van de VZG-richtlijn besproken. De afgelopen jaren is de bibliotheek door de VZG fors gekort en heeft ook een reorganisatie doorgevoerd. Doorgaan met stapelen van kortingen en op de huidige voet, betekent uiteindelijk dat de bibliotheek met een faillissement te maken krijgt. De Bibliotheek Oosterschelde geeft aan dat dat in de afgelopen periode ingrijpende wijzigingen in de dienstverlening heeft gerealiseerd. Desondanks zijn de lokale middelen niet toereikend voor de kosten van de gecontracteerde dienstverlening in 2017 en is er de vraag om overleg hoe daarmee om te gaan. De Bibliotheek Oosterschelde vraagt voor 2017 een subsidie aan van: Exploitatie ,- Verhoqinq subsidie 0.7% nav ACTA advies 2.687, ,- Doelsubsidie leesconsulent ,- ( KP /KS ) Doelsubsidie Boekstart ( KP /KS ) Totaal ,- Tevens laat de begroting een tekort zien van 9.336,- Dit tekort komt grotendeels voort uit rentekosten ( en afbouwend) van een investering waar de Bibliotheek Oosterschelde geen rekening mee heeft gehouden en met afrondingsverschillen. De effecten van de transitie van het bibliotheekwerk in Reimerswaal, alsmede de in het SWVO besproken toekomstvisie naar de toekomst zijn nog niet helder en volledig uitgewerkt. Een volledig afgebakend (financieel) toekomstbestendig beeld is giswerk en kunnen resulteren in het bijstellen van de cijfers en begrotingswijzigingen. Het is nu van groot belang dat er samen met Bibliotheek Oosterschelde op basis van vertrouwen en gelijkwaardigheid afspraken te maken over het oplossen van het ontstane tekort voor de gemeente Reimerswaal en de uit te werken toekomstvisie in SWVO-verband. Communicatie/Voorlichting Bibliotheek Oosterschelde en SWVO worden schriftelijk op de hoogte gebracht van het besluit. Uitvoering Deze nota wordt ter vaststelling aan de colleges worden voorgelegd en ter instemming worden aangeboden aan de gemeenteraden. Bij instemming zullen de vervolgstappen e tot en met i in het ACTA-advies worden gevolgd. In het adviesrapport is tevens een advies opgenomen om als gemeenten in overleg te treden met zowel ZB als de provincie om te komen tot een heldere taakverdeling en meer transparantie op inhoud en financiën. Eerdere pogingen tot opheldering hebben niet het gewenste resultaat opgeleverd. Om die reden is expertise van Hans van Veen van ACTA ingeroepen voor procesondersteuning. Samen met Jon Herselman pakt hij de draad van de gesprekken op en worden waar nodig ondersteund door ambtenaren en/of SWVO. Dekking voor deze ondersteuning komt uit het budget van SWVO. 7