EINDRAPPORT K.ERF. Groep 26. Mathias Gabriels Diewe Ooms Sander Broeckx Wouter Eskens Tim Swaenen

Transcriptie

1 EINDRAPPORT K.ERF Groep 26 Mathias Gabriels Diewe Ooms Sander Broeckx Wouter Eskens Tim Swaenen

2 1. DE OPDRACHTGEVER K.ERF k.erf, kempisch erfgoed, is een intergemeentelijk samenwerkingsverband rond cultureel erfgoed welke de volgende 7 gemeentes omvat: Balen, Dessel, Geel, Laakdal, Meerhout, Mol en Retie. Enkele taken van het k.erf zijn het ondersteunen en opstarten van projecten rond erfgoed zoals foto s, kaarten, gebruiken, tradities, leuzen,. De betrokken heemkringen zijn al vele jaren bezig met het maken en onderhouden van een genealogische gegevensbank van alle mensen uit hun regio. Aangezien het k.erf meerdere heemkringen omvat, en elke heemkring op zijn eigen manier te werk gaat met de gegevensbank is het op dit moment een zeer arbeidsintensief werk om verwerkte informatie terug te vinden en te delen met naburige heemkringen. De meeste heemkringen werken met Excel-bestanden en fichebakken om alle gegevens bij te houden. Sommigen zijn zelfs al verder en maken gebruik van software die hiervoor ontwikkeld is. Voorbeelden hiervan zijn Haza21 en Aldfaer. Dit project is dus ontstaan vanuit de nood van de heemkringen om informatie op een bruikbare en eenvoudige manier te kunnen verwerken, op te zoeken en te delen met andere heemkringen.

3 3 2. ANALYSE 2.1. Situering In dit onderdeel van het adviesrapport vindt u de analyse terug van de huidige situatie waarin de heemkringen zich bevinden. Wij hebben gesprekken gevoerd met elke heemkring (met uitzondering van Olmen, waar we een gedetailleerd document van ontvangen hebben). Op basis van deze gesprekken hebben we verslagen opgesteld, en vervolgens op basis van deze verslagen voor elke heemkring een SWOT* analyse. Zodra al deze SWOT analyses opgesteld waren hebben we geprobeerd een globale SWOT analyse op te stellen. Evenwel op basis van deze gesprekken hebben we bepaald welke de functionele- en niet-functionele eisen zijn. Deze eisen hebben we een ranking* gegeven en nadien deze eisen verwerkt tot een use-case diagram. Vervolgens hebben we een WRM (Weighted Ranking Method) opgesteld, op basis van de ranking, die we tijdens het softwarepakkettenonderzoek zouden gebruiken om te bepalen welke softwarepakketten het beste scoren. Deze analyse is ons vertrekpunt om een goede oplossing te vinden voor het gestelde probleem. *SWOT: - *ranking: een rangschikking op basis van belang

4 Huidige situatie Erfgoed Balen interview bij erfgoed Balen (zie bijlage 1). Systeem: Verus v1.07 Alle documenten in pdf Overzichtelijk Gemakkelijk te gebruiken Goede zoekfunctie (aliassen familienamen) Goede basis voor een nieuw systeem Hele gezinssamenstelling opzoeken via één persoon Maar 1 akte kan gekoppeld worden Licentie van Access (duur) Weinig informaticakennis Alle documenten moeten als tiff-formaat gescand worden o Grootte documenten Vele overbodige functies in database (men kan dit beperken) Geen systeemverantwoordelijke Gegevens jonger dan 100 jaar mogen niet openbaar gesteld worden Samenwerkingsverband met andere heemkundige kringen (binnen k.erf) Goede basis voor een nieuw systeem Gebouw en infrastructuur wordt binnenkort gerenoveerd Alle documenten moeten als tiff-formaat gescand worden Ze moeten (grotendeels) alles zelf betalen

5 Heemkring Dessel interview bij de heemkring van Dessel. (zie bijlage 2) Systeem: HAZADATA, BrothersKeeper, intranet genedes Op vlak van digitalisering is de heemkring ver gevorderd Toegankelijkheid van stamboomgegevens voor inwoners Intranet Zoeken op persoon Data heeft verscheidene back-ups Verouderde hardware Weinig informaticakennis Scans staan in een groot formaat Goede basis voor een nieuw systeem Samenwerking met k.erf Als zij via k.erf de gemeente aanspreken kan er een site online komen Mogelijk sponsort de gemeente nieuwe hardware als zij weet krijgen van het project Alle scans staan in tiff-formaat wat groot is en het netwerk traag maakt

6 Heemkring Retie interview bij de heemkring van Retie. (zie bijlage 3) Systeem: My Heritage Overzichtelijk Gecentreerd op 1 persoon en zijn partner Gebruiksvriendelijk Gratis Niet veel gegevens. De gemeente geeft de boeken niet vrij. Weinig computerkennis Weinig vrijwilligers Goede basis voor een nieuw system Samenwerking met k.erf Zo goed als geen stamboomonderzoek Gedcom files

7 Laakdalse werkgroep interview bij de heemkring van Laakdal. (zie bijlage 4) Systeem: Pro-gen Goedkope licentie (30euro) U kan read-only instellen of ook bewerken Betrouwbaar Velden toevoegen Weinig vrijwilligers Geen goede koppeling tussen personen en bestanden Goede basis voor een nieuw system Samenwerking met K.erf Gedcom files Enkel bereid over te stappen als alles geïmporteerd kan worden

8 Meerhouts patrimonium interview bij het Meerhouts patrimonium. (zie bijlage 5) Systeem: geen specifieke genealogie software, wel access 2000, word en excel Goede connectie met het gemeentehuis Ijverigheid naar het project toe, ze zijn zeer bereidt om met de andere kringen aan tafel te gaan zitten en samen te werken. Nog geen digitalisering van gegevens Weinig informaticakennis Er staan zeer weinig gegevens op pc Goede basis voor een nieuw systeem Samenwerking met k.erf Via dit project hun heemkring meer aanprijzen d.m.v. voorstellingen, heemkundige dagen etc... in hun gemeente Zo goed als geen digitalisering nu, wie gaat dit in de toekomst doen? Geen internet beschikbaar

9 Molse kamer voor Heemkunde interview bij de Molse kamer voor heemkunde. (zie bijlage 6) Systeem: Aldfaer, Haza21/HazaData/HazaGoed Enorm veel is al gedocumenteerd/gedigitaliseerd (PDF/Excel/Access) en is ter beschikking in originele staat. Overzichtelijk Gemakkelijk te gebruiken Zoeken op persoon Er is een back-up van de data gemaakt Weinig bestands-extensies: Access/PDF/Excel-files Haza21 o Gebruikersonvriendelijk o Omslachtig o Intuïtief Aldfaer o Wijzigingen kunnen aangebracht worden Gegevens jonger dan 100 jaar mogen niet openbaar gesteld worden Samenwerkingsverband met andere heemkundige kringen (binnen k.erf) Goede basis voor een nieuw systeem Budget is aanwezig om infrastructuur uit te breiden of te vervangen Gefinancierd door de gemeente De server die ze gebruiken staat in hetzelfde gebouw en slechts op 1 server (server kapot = alles kwijt)

10 Olmense werkgroep Dit interview heeft jammer genoeg niet kunnen plaatsvinden. Van de contactpersoon hebben we wel een document met informatie ontvangen maar dit was eerder gericht op wat de Olmense werkgroep graag zou hebben, i.p.v. wat ze momenteel hebben. Hier konden we dus moeilijk een SWOT-analyse van opstellen.

11 Stadsarchief Geel interview in het stadsarchief te Geel. (zie bijlage 7) Systeem: Aldfaer, Haza21 Importeren en exporteren is mogelijk met huidige systeem Ze hebben al een grote database 2 externe, virtuele servers op externe locaties (bij brandweer en stadhuis) Alles gebeurt nog handmatig Weinig samenwerking met andere gemeentes Beperkte informaticakennis Een aantal onhandige files zoals Word bestanden Samenwerking met k.erf Binnenkort mogelijk een 4 e computer Gedcom files Data wordt ingegeven door een externe (voor geld Michel Verbeeck) Gefinancierd door stad. Maar kan lang duren voor da ze het geld ook effectief hebben en kunnen spenderen. Gebruiken Haza om te converteren link gebeurt niet altijd goed in Aldfaer hierdoor.

12 Globale SWOT analyse Overal is men bereidt om te digitaliseren of zijn ze hier al mee bezig. Er is overal een of meerdere vormen van data aanwezig. Op vlak van digitalisering is er veel verschil per heemkring. Op vlak van stamboomonderzoek is er veel verschil per heemkring. Te weinig vrijwilligers/medewerkers. Overal is men bereidt om zich open te stellen naar de andere heemkringen toe. Men staat niet overal even ver qua onderzoek. De heemkringen willen niet allemaal specifiek hetzelfde eindresultaat.