Voorstel Instemmen met bijgevoegd plan van aanpak om een gerichte voorlichtingscampagne te houden naar belanghebbenden.

Transcriptie

1 Voorstel aan Dagelijks Bestuur Goedkeuring plan van aanpak communicatie waterkeringen Voorstel aan Dagelijks Bestuur Voorstel aan Dagelijks Bestuur routing met data: overleg portefeuillehouder : dagelijks bestuur : commissie wb : commissie bcwvm : algemeen bestuur : steller : Wout de Fijter afdeling : Projecten en Veiligheid portefeuillehouder : Rein Dupont beslissing Dagelijks Bestuur: * * Registratienummer: paraaf: afdelingshoofd secretaris agendapunt: A04 vergaderdatum: openbaar: ja Onderwerp Goedkeuring plan van aanpak communicatie waterkeringen. Aanleiding Het komt regelmatig voor dat het waterschap moet handhaven bij (bouw)activiteiten die zijn uitgevoerd op en rond de waterkering, zonder dat hiervoor een watervergunning is aangevraagd. Een recent voorbeeld is de loods aan de Rijnaakkade. Voorstel Instemmen met bijgevoegd plan van aanpak om een gerichte voorlichtingscampagne te houden naar belanghebbenden. Inleiding Naar aanleiding van het regelmatig moeten handhaven is in 2011 besloten om in 2012 actief te communiceren over de waterkeringen. Het waterschap wil de ligging van de primaire waterkering, het bestaan van regelgeving en de consequenties die dit kan hebben voor belanghebbenden onder de aandacht brengen. Vanuit de afdeling Projecten en Veiligheid is daarom bijgevoegd plan van aanpak opgesteld en met de afdelingen Vergunningen en Handhaving, Kennis en Advies en het team Communicatie afgestemd. Beoogd effect De uitvoering van bijgevoegd plan van aanpak moet leiden tot een afname van vervelende situaties die voorkomen hadden kunnen worden als betrokkenen op de hoogte waren geweest van de regelgeving. Het doel is dus om het bewustzijn over waterkeringen bij diverse doelgroepen te vergroten. Argumenten (t.b.v. besluitvorming conform voorstel) Wanneer wordt besloten conform voorstel: Komen de waterkeringen actief onder de aandacht bij alle belanghebbenden; Wordt verwacht dat het aantal (bouw)activiteiten zonder watervergunning afneemt;

2 Levert dit uiteindelijk tijdswinst op voor medewerkers van het waterschap die zich met het traject van handhaving bezig houden. Ter indicatie, de loods aan de Rijnaakkade heeft het waterschap ongeveer 200 uur gekost;. Kanttekeningen (gevolgen, als niet besloten wordt conform het voorstel) Wanneer niet wordt besloten conform voorstel: Worden er regelmatig (bouw)activiteiten geconstateerd die zonder watervergunning plaatsvinden. Het waterschap moet hierdoor een extra inspanning leveren om de situatie te legaliseren of op te heffen. Het achteraf handhaven leidt tot onbegrip en irritatie bij perceeleigenaren, waterschap en gemeenten. Ook kan dit soms leiden tot kosten die voorkomen hadden kunnen worden. Financiële toelichting In bijgevoegde bijlage geeft een overzicht van de geraamde uren en kosten. De benodigde capaciteit van andere afdelingen is afgestemd en beschikbaar. De financiering van deze begroting is gedekt vanuit eerder beschikbaar gestelde middelen; verzwaring waterkeringstaak ( ,-). Communicatie Zie plan van aanpak. Uitvoering en planning Zie plan van aanpak, het plan moet in de zomer van 2012 zijn uitgevoerd. Evaluatie/controle Zie plan van aanpak. 2

3 Bijlage: Plan van Aanpak Communiceren over wonen en werken aan de waterkering INLEIDING Waterschap Peel en Maasvallei wil actief communiceren met perceeleigenaren rond waterkeringen en met gemeenten over wat er wel en niet mag op en rond een waterkering. De aanleiding hiervoor is dat het regelmatig voorkomt dat het waterschap moet handhaven bij (bouw)activiteiten die zijn uitgevoerd op en rond de waterkering, zonder dat hiervoor een watervergunning is aangevraagd. Deze situatie kan om meerdere redenen zijn ontstaan. Bijvoorbeeld de eigenaar heeft wel een bouwvergunning gekregen, maar is niet geïnformeerd dat hij ook contact met het waterschap moet opnemen om te na te gaan of aan alle regels is voldaan. Handhaving op het moment dat ontwikkelingen al gerealiseerd zijn of worden, leidt tot onbegrip en irritatie bij perceeleigenaren, waterschap en gemeenten. Ook kan dit soms leiden tot kosten die voorkomen hadden kunnen worden. DOEL Het waterschap wil de ligging van de primaire waterkering, het bestaan van regelgeving en de consequenties die dit kan hebben voor belanghebbenden actief onder de aandacht brengen. Dit moet leiden tot een afname van vervelende situaties die voorkomen hadden kunnen worden als betrokkenen op de hoogte waren geweest van de regelgeving. AANPAK Het waterschap wil drie doelgroepen bereiken: 1. Perceeleigenaren (burgers en bedrijven) 2. Gemeenten 3. Ontwikkelaars Daarnaast zijn belangrijk om te betrekken: 4. Interne collega s 5. Vrijwillige dijkwachten Iedere groep vraagt een specifieke aanpak. Onderstaand een voorstel voor aanpak: 1. Perceeleigenaren (burgers en bedrijven) a. Informatieflyer b. Informatieavonden c. Website a. Informatieflyer Perceeleigenaren krijgen aan huis een flyer toegezonden. Hierin staat de belangrijkste basisinformatie over de regels rond een primaire waterkering, aanvragen van een ontheffing, rol van het waterschap, en contactgegevens. We gaan uit van ongeveer 850 adressen. De flyer wordt ook direct naar de dijkwachten gestuurd aangezien zij zich over het algemeen betrokken voelen bij het waterschap en de activiteiten die ondernomen worden. Het gaat hierbij om vrijwilligers. Daarnaast is de flyer voor betrokken interne collega s van Beheer en Onderhoud Watersystemen en Vergunningen en Handhaving; zij kunnen ook een aantal flyers mee krijgen voor in de auto. - Schrijven teksten en opmaken flyer, dubbelzijdig A4. Er ligt al een goed concept uit De tekst en figuren worden gebruikt en aangepast. Communicatie levert hiervoor de bestaande flyer in platte tekst zodat aanpassingen makkelijk gemaakt kunnen worden. Een eerste idee van mogelijke aanpassingen: o Kleine tekstuele aanpassingen, om de tekst laagdrempeliger te maken. o Aangeven waar een bouwvergunning voor bedoeld is en waarin deze verschilt van een watervergunning. o Relatie bouwvergunning en watervergunning. 3

4 o Toelichting op dijkringen: aangeven dat primaire waterkeringen niet alleen langs de rivier maar ook midden in het landschap kunnen liggen. o Subkopjes als actie formuleren. o Specifiek webadres voor verdere informatie. o Check aan de hand van de actuele schrijfwijzer van de afdeling communicatie. - Adressen uitzoeken en verzenden o De adresgegevens kunnen worden verkregen door kadastrale gegevens en GIS gegevens van de waterkering te combineren. b. Spreekuur Met de flyer wordt een uitnodiging meegestuurd voor een spreekuur/avond. Op deze avonden is de mogelijkheid om kaarten te bekijken, vragen aan een vertegenwoordiger van het waterschap te stellen en bouwplannen door te spreken. In de uitnodiging wordt ook kort stilgestaan bij te verwachten dijkverbeteringen op korte of langer termijn. Om de lokale situatie meer inzichtelijk te maken, wordt per uitnodiging ook een kaart meegestuurd waarop de beschermingszones staan weergegeven. We gaan uit van een spreekuur per gemeente, in totaal in 10. Elke spreekuur begint om 17:00 uur en eindigt om 21:00. In overleg met de gemeente wordt een locatie gekozen (gemeentehuis of café). Vanuit het waterschap is een medewerker van het team WKV aanwezig en eventueel de accountmanager. - Uitnodigingsbrief schijven, afdrukken, verzenden. - Per gemeente duidelijke kaarten laten afdrukken en meenemen. - Locatie spreekuur regelen. - Aankondiging op website en op intranet verzorgen (nieuwsbericht, activiteitenkalender). - Uitnodiging naar pers van lokale dag- /weekbladen (zij plaatsen aankondiging en zijn mogelijk ook zelf aanwezig). - Social media: twitter bericht versturen. c. Website Het actualiseren van de website is een aandachtspunt. De informatie voor mensen met bouwplannen staat wel op de website, maar is moeilijk te vinden. In ieder geval voor iemand die niet precies weet welke zoektermen hij moet gebruiken en zoekt onder Regelgeving en Vergunningen. Naar verwachting komt een viewer met actuele digitale kaarten en gegevens in voorjaar/zomer 2012 beschikbaar. Voor de tussenliggende periode is het belangrijk om de website te actualiseren voordat de flyers verzonden worden. Noodoplossingen zijn: verplaatsen van informatie en het aanbieden van kaarten in PDF-formaat. In overleg met de gemeente wordt ook een link en stukje toelichting op de website van de gemeente gezet. 2. Gemeenten De gemeenten krijgen de flyer voor perceeleigenaren toegezonden, vergezeld van een uitnodiging voor: Een (inter)actieve bijeenkomst Voor de gemeenten is het zinvol om hieraan deel te nemen in het kader van professionalisering en vanuit de één-loket-gedachte. Ook voor deze bijeenkomsten gaan we uit van 5 bijeenkomsten: de gemeente Venlo als Pilot, twee clusters van gemeenten in het noorden en twee clusters in het zuiden van het beheergebied. Indeling bijeenkomst (afsluiting of start met lunch) De bijeenkomst start op een binnenlocatie (zaaltje in café vlakbij een waterkering) door een openingswoord van bestuurder en een korte schets van de aanleiding, doel en programma. De medewerker waterkeringen geeft een korte toelichting wat van belang is bij een vergunningaanvraag. Vervolgens wordt een wandeling door het gebied gemaakt van 1 uur; waterschap en gemeenten gaan samen het veld in, samen kijken waar het eigenlijk over gaat. De informele setting en de aanwezigheid op locatie maken een open en levendige discussie mogelijk over wat wel en niet mag op een waterkering en brengt de verschillende partijen dichter bij elkaar. Tussendoor wordt gestopt bij een 4

5 aantal punten dat geschikt is voor discussie (bouwwerken in de zones, multifunctionele waterkeringen). Mix van goede voorbeelden en zaken die eigenlijk niet kunnen. Daarna keert men terug naar de binnenlocatie om onder begeleiding van een voorzitter de bevindingen uit te wisselen en te bespreken hoe zaken verbeterd kunnen worden. Om het aantal deelnemers vanuit de gemeenten behapbaar te houden, worden alleen de afdelingshoofden van de relevante afdelingen uitgenodigd. Om de gemaakte afspraken te borgen en monitoren, vindt er minimaal 1x per jaar overleg plaats tussen dezelfde groep mensen. De middag/ochtend (3 uur) biedt de mogelijkheid voor uitwisselen van informatie, afstemmen, praktische tips opdoen, van elkaar leren, discussiepunten bespreken en samen lijn bepalen. Vanuit het waterschap zijn i.i.g. aanwezig: bestuurder, medewerker waterkeringen team WKV en de accountmanager. Het is aan te bevelen dat tenminste één van deze personen op het spreekuur met perceeleigenaren aanwezig is geweest, om goed over te kunnen brengen wat de belangrijkste punten waren die door bewoners en bedrijven in werden gebracht. - Uitnodigingsbrief schijven, afdrukken, verzenden. - Reserveren vergaderlocatie. - Programma en presentatie maken. - Wandeling uitstippelen. - Na afloop opstellen sfeerimpressie van de dag met de belangrijkste resultaten. 3. Ontwikkelaars Ook de ontwikkelaars (architecten en adviesbureaus) zijn een belangrijke groep om te informeren. Zij werken voor opdrachtgevers die aan de waterkering wonen. Bij deze groep gaat het vooral om bewustwording, zodat zij bij hun opdrachtgever kunnen nagaan of deze aan alle voorwaarden heeft gedacht. Het gaat om een grote en losse groep. - Opstellen van een beperkte adressenlijst: snelle ronde langs collega s welke (bouw)bedrijven zij kennen die actief zijn in de regio. - Interview plaatsen in lokale ondernemerskrant, via de afdeling communicatie van het waterschap. - In overleg met gemeenten aanwezigheid op klantenavonden. PLANNING Feb: projectvoorstel bespreken met betrokken afdelingen en ter goedkeuring langs PH en DB Feb/maart/apr: flyer maken, bijeenkomsten organiseren, gasten uitnodigen Feb/mrt/apr: pilot Venlo Apr/mei/jun/jul/aug: spreekuren en bijeenkomsten gemeenten BEGROTING Zie bijlage in Excel. De benodigde capaciteit van andere afdelingen is afgestemd en beschikbaar. De financiering van deze begroting is gedekt vanuit eerder beschikbaar gestelde middelen; verzwaring waterkeringstaak ( ,-). OPDRACHTGEVER Wido Derks PROJECTLEIDER Wout de Fijter 5

6 Bijlage: Begroting specialist/ PL waterschap secretariaat/ FAZA/afd communicatie waterschap Betrokken afdelingen waterschap Aanpak Afstemming afdelingen WPM 8 48 Opmerkingen Brochure voor eigenaren en gemeenten Aanpassen tekst en figuren bestaande brochure Opmaak, adressen verzamelen, afdrukken, inpakken, verzenden Kaart met beschermingszones spreekuren perceeleigenaren en ontwikkelaars Praktische voorbereiding 10 avonden (oa locatie, catering en kaartmateriaal) 10 5 Aanwezigheid 10 avonden 40 Uitnodiging + antwoordkaart perceeleigenaren Berichtgeving in lokale kranten/bladen Interactieve bijeenkomst met gemeenten (per bijeenkomst) Praktische voorbereiding (oa zaal, catering, kaartmateriaal) Programma opstellen, presentatie maken 8 4 Uitnodiging gemeenten voor bijeenkomst incl wandeling Aanwezigheid bijeenkomst Verslaglegging dijkwandeling 5 5 Overige kosten drukkosten 2000 brochures (dubbelz A4) 900 Bron: Anke drukkosten kaartmateriaal 500 persbericht spreekuur voor eigenaren 2 8 bijv. in weekkrant Limburg Midden/Noord interview ondernemerskrant 2 16 aanwezigheid klantenavonden 20 zaalhuur spreekuur burgers 100 per avond (afhankelijk van locatie) zaalhuur gemeentemiddag 200 per zaal per middag catering spreekuur burgers per avond catering gemeentemiddag per middag frankeerkosten buiten beschouwing 0 laten Totaal interne uren Externe kosten Inzet uren waterschap 305 Externe kosten waterschap