Communicatieplan. Communiceren met en door de raad. Gemeente Cranendonck. 23 december 2010

Transcriptie

1 Communicatieplan Communiceren met en door de raad Gemeente Cranendonck 23 december 2010 VERS communicatie communicatie.nl communicatie.nl

2 COMMUNICATIEPLAN GEMEENTERAAD CRANENDONCK Opdrachtgever Gemeente Cranendonck Adviesbureau VERS Communicatie Namens de projectleden Jessie de Bruin Brigitte van Bommel Renée Oirbans Begeleidende docenten Babette Blom Pia Leenen In opdracht van Fontys Hogeschool Communicatie Eindhoven, december 2010 Communicatieplan Gemeenteraad Cranendonck 2

3 VOORWOORD Voor u ligt het communicatieplan voor de gemeente Cranendonck, Communiceren met en door de raad. Dit communicatieplan vormt samen met het onderzoeksrapport een overzicht van de huidige status van de gemeenteraad. Door middel van het advies in het communicatieplan kunnen de toegankelijkheid en het imago van de Cranendonckse gemeenteraad verbeterd worden. In september zijn wij met veel plezier en enthousiasme begonnen aan deze opdracht voor de gemeenteraad. Inmiddels ligt er een rapport met duidelijke aanbevelingen. Een rapport waar de gemeente iets mee kan en waar wij als communicatiebureau trots op zijn. Afgelopen periode hebben wij hulp gekregen en begeleiding gehad van een aantal personen die we daar graag voor willen bedanken. Allereerst Peer Jan Bemelmans, raadsgriffier van de gemeente Cranendonck en tevens onze opdrachtgever en contactpersoon. Babette Blom en Pia Leenen willen wij bedanken voor hun hulp en begeleiding vanuit school. Dirk Kusters, Iris Hoogervorst en Esther van Boxtel bedankt voor de kans die jullie ons hebben gegeven om deze opdracht uit te voeren. Tot slot willen wij alle personen bedanken die ons verder tijdens deze opdracht hebben geholpen: Marlies van der Heijden, Ferry van den Broek, Martin van Vliet, Bart Meinema en alle raadsleden van de gemeente Cranendonck. VERS communicatie Eindhoven, 17 december 2010 Communicatieplan Gemeenteraad Cranendonck 3

4 INHOUDSOPGAVE VOORWOORD 3 SAMENVATTING 5 1. INLEIDING 9 2. COMMUNICATIEDOELGROEP Keuzeverantwoording doelgroep Gekozen doelgroep COMMUNICATIEDOELSTELLINGEN Kennis, houdings, en gedragsdoelstellingen Focus ligt op kennisbevordering bij de inwoners Doelstellingen concreet CAMPAGNECONCEPT Boodschap/Slogan Visuele uitwerking Endorsed identiteit Campagneconcept in uitvoering Campagneconcept in beeld STRATEGIE Interne communicatie Externe communicatie MIDDELENMIX Interne middelenmix Externe middelenmix PLANNING BUDGET 29 Communicatieplan Gemeenteraad Cranendonck 4

5 SAMENVATTING In deze samenvatting staat kort de voortgang van ons project beschreven, met hierbij de belangrijkste punten uit het communicatieplan. Centrale onderzoeksvraag Hoe kunnen we het imago en de toegankelijkheid van de Cranendonckse gemeenteraad bij de inwoners verbeteren? Hieronder zijn de belangrijkste conclusies uit het onderzoeksrapport te lezen. We hebben ervoor gekozen om alleen de kern hiervan in dit document te beschrijven. Voor uitgebreide conclusies en resultaten verwijzen wij u naar het volledige onderzoeksrapport. Deskresearch In ons deskresearch hebben we onderzoek uitgevoerd om antwoord te krijgen op de verschillende deelvragen. De belangrijkste conclusie die hieruit voortgekomen is, is dat er nog een grote verbetering mogelijk is in de communicatie van de gemeenteraad van Cranendonck. De gemeenteraad van Cranendonck ziet het belang in van communicatie, maar ze moet nog een manier weten te vinden om dit op een effectieve en passende manier in te zetten. Voorbereidend fieldresearch De belangrijkste conclusie die uit ons voorbereidend fieldresearch naar voren kwam, is dat deskundigen Marlies van der Heijden (communicatiemanager gemeente Eindhoven en voorheen communicatiemedewerker gemeente Cranendonck) en Ferry van de Broek (raadslid gemeente Eindhoven en student Communicatie) aangeven dat de kennis over de gemeenteraad erg laag is. Fieldresearch Ons fieldresearch bestaat uit twee delen: een groepsdiscussie met de gemeenteraadsleden en kwalitatieve interviews met de inwoners van de gemeente Cranendonck. De gemeenteraadsleden zien in dat er iets moet veranderen aan hun communicatie van de raad als geheel. Hun doel is de kennis en betrokkenheid van inwoners te vergroten. Het is belangrijk dat de inwoners weten dat de gemeenteraad er voor alle groepen van de gemeente is. De gemeenteraad moet iedereen vertegenwoordigen. Met behulp van de spinnenwebmethode hebben de raadsleden acht waarden opgesteld die zij willen waarmaken voor de inwoners. Deze waarden zijn representativiteit, transparantie, integriteit, actief communiceren, professionaliteit, deskundigheid, duidelijkheid en toegankelijkheid. Deze punten zijn vervolgens getest onder de inwoners. Tijdens ons kwalitatief onderzoek onder de inwoners van de gemeente Cranendonck kwam vooral naar voren dat de kennis over de gemeenteraad erg laag is. De meeste inwoners weten niet waar de raad mee bezig is en kennen het verschil tussen het college van B&W en de gemeenteraad niet. Het lijkt voor hen één groot geheel. De meeste inwoners konden vanwege een gebrek aan kennis over de gemeenteraad geen mening vormen over de acht opgestelde waarden van de gemeenteraad. Tot slot kwam vaak naar voren dat er een grote ontevredenheid heerst over de verdeling tussen de kernen. Vanuit ons onderzoeksdocument zijn we verder gegaan met het communicatieplan. Communicatiedoelgroep Alle inwoners van de gemeente Cranendonck. De gemeenteraad is er voor iedereen dus richten wij ons ook op alle groepen binnen de gemeente. Communicatieplan Gemeenteraad Cranendonck 5

6 Aandacht voor de kennis van de inwoners Het is van belang dat de gemeenteraad meer gaat communiceren richting de inwoners van de gemeente Cranendonck. De belangrijkste doelstelling is het vergroten van de kennis van de inwoners van Cranendonck. De inwoners hebben veelal geen idee wat de gemeenteraad precies inhoudt, wat zij doet en wat het verschil is tussen de gemeente en het college van B&W. Het is belangrijk dat de raadsleden er eerst voor zorgen dat deze kennis vergroot wordt. Daarna kunnen ze gaan werken aan het beeld dat de inwoners van de gemeenteraad hebben en ervoor zorgen dat de inwoners meer gebruik gaan maken van de mogelijkheden die de gemeenteraad aanbiedt. Campagneconcept: Met raad en daad Om de kennis van de inwoners over de gemeenteraad te vergroten hebben we een campagneconcept ontwikkeld met de slogan Met raad en daad. Deze slogan past bij belangrijke waarden als toegankelijkheid en betrokkenheid. Raad staat in de slogan voor de gemeenteraad, maar ook voor advies. Daad verwijst naar de kernwaarden daadkracht en actie ondernemen, ook twee belangrijke pijlers van de gemeenteraad. In onze aanpak willen we de nadruk leggen op persoonlijk contact tussen de gemeenteraad en de inwoner. Interne communicatie Bij het uitvoeren van de campagne is het van belang dat de gemeenteraad eerst zorgt dat ze binnen de organisatie alles gezamenlijk op één lijn heeft. Want intern beginnen is extern winnen. Om intern de communicatie van de gemeenteraad te verbeteren bevelen we drie middelen aan, namelijk: Onze eindpresentatie Met raad en daad waarbij de raadsleden kennis maken met ons communicatieplan en hier vragen over kunnen stellen. Workshops/trainingen aanbieden waarbij de onderwerpen aantrekkelijk schrijven en communiceren richting de doelgroep worden aangeboden. Het opzetten van een werkgroep, die er voor zorgt dat de communicatie van de gemeenteraad wordt gewaarborgd. Externe communicatie Daarnaast hebben we ook een aantal middelen opgesteld voor de inwoners van de gemeente Cranendonck: Eenmalig magazine waarin op een aantrekkelijke en leuke manier staat beschreven wat de gemeenteraad inhoudt. Het magazine gebruikt een tone of voice die de inwoner begrijpt en aanspreekt. Bijvoorbeeld een informele woordkeuze om de gemeenteraad persoonlijker te maken. De nadruk moet hierbij op een persoonlijk taalgebruik liggen. Het magazine kan tevens als kick off dienen van het Met raad en daad campagneconcept. De pagina van de gemeenteraad op de website van de gemeente Cranendonck moet informatie verstrekken die aansluit bij het magazine. De pagina moet interactiever opgezet worden. De Grenskoerier: De pagina moet worden aangepast naar meer informatieve berichten over de gemeenteraad. Daarnaast is het ook van belang dat deze aantrekkelijker wordt gemaakt voor de lezer. De vergadering: Deze moet beter te volgen zijn voor de bezoekers door eenvoudiger taalgebruik en een duidelijke structuur. Communicatieplan Gemeenteraad Cranendonck 6

7 Via dit geheel van een strategie, campagneconcept en middelen hopen wij de kernwaarden die voor de inwoners belangrijk zijn (actief communiceren, deskundigheid en transparantie) meer te benadrukken. Communicatieplan Gemeenteraad Cranendonck 7

8 Communicatieplan Gemeenteraad Cranendonck 8

9 Voor u ligt het communicatieplan voor de gemeenteraad van de gemeente Cranendonck. 1. INLEIDING Dit plan is opgesteld aan de hand van het onderzoeksrapport waarin de bevindingen en conclusies van ons onderzoek voor de gemeenteraad van Cranendonck staan beschreven. In hoofdstuk 2 van dit communicatieplan vindt u ter verduidelijking een samenvatting van dit onderzoeksrapport. In dit communicatieplan vindt u in hoofdstuk 3 een omschrijving van de communicatiedoelgroep waarop de gemeenteraad zich volgens ons het beste kan richten. Deze doelgroep is volgens ons op dit moment het meest aantrekkelijk voor de gemeenteraad. Vervolgens leest u in hoofdstuk 4 een aantal communicatiedoelstellingen op het niveau van kennis, houding en gedrag. Deze doelstellingen zijn zowel intern (voor de gemeenteraad zelf) als extern (voor de gekozen doelgroep) geformuleerd. In hoofdstuk 5 van dit communicatieplan doen wij een voorstel voor een campagne die de gemeenteraad kan inzetten om de geformuleerde doelstellingen in hoofdstuk 4 van dit rapport te bereiken. Bij het bedenken van deze campagne is de focus gelegd op de communicatiedoelgroep die in hoofdstuk 3 wordt voorgesteld. In de hoofdstukken die volgen op het campagneconcept worden een strategie, middelenmix, planning en budget voorgesteld die het campagneconcept tot een succes kunnen maken. Communicatieplan Gemeenteraad Cranendonck 9

10 Communicatieplan Gemeenteraad Cranendonck 10

11 2. COMMUNICATIEDOELGROEP 2.1 Keuzeverantwoording doelgroep Tijdens de discussie met de gemeenteraadsleden gaven de raadsleden aan dat zij zich niet op één specifieke doelgroep willen richten omdat ze er voor alle inwoners van de gemeente zijn. De raad heeft een volksvertegenwoordigende rol dus vertegenwoordigen ze alle inwoners van de gemeente. 2.2 Gekozen doelgroep Alle inwoners van Cranendonck. De gemeenteraad is er voor iedereen dus richten wij ons ook op alle groepen binnen de gemeente. In ons onderzoek hebben we de inwoners gesegmenteerd in verschillende leeftijdscategorieën. Binnen deze groepen waren geen grote verschillen te vinden in kennis, houding en gedrag tegenover de gemeenteraad. De doelgroep is erg breed daarom hebben we ervoor gekozen om een brede middelenmix in te zetten die alle groepen binnen de gemeente aanspreekt. Communicatieplan Gemeenteraad Cranendonck 11

12 Communicatieplan Gemeenteraad Cranendonck 12

13 3. COMMUNICATIEDOELSTELLINGEN 3.1 Kennis, houdings, en gedragsdoelstellingen De doelstellingen van dit communicatieplan zijn onderverdeeld in doelstellingen met betrekking tot kennis, houding en gedrag: Bij een kennisdoelstelling beantwoorden we in het communicatievak de vraag: wat moet de doelgroep weten? Bij een houdingsdoelstelling beantwoorden we in het communicatievak de vragen: welke betekenis geeft de doelgroep aan de boodschap? Welke mening heeft de doelgroep tegenover de boodschap? Bij een gedragsdoelstelling beantwoorden we in het communicatievak de vraag: wat moet de inwoner doen? 3.2 Focus ligt op kennisbevordering bij de inwoners Het hoofddoel van raadscommunicatie voor de komende jaren is kennisbevordering: de doelgroep is op de hoogte van de taken, bevoegdheden en werkwijze van de gemeenteraad en weet met welke onderwerpen de gemeenteraad zich bezighoudt. Het is belangrijk dat de inwoners ook kennis krijgen over de contactmogelijkheden met de gemeenteraad. Daarnaast hebben we ook doelstellingen geformuleerd voor houding en gedrag. Dit houdt in dat de doelgroep vertrouwen heeft in de raad als volkvertegenwoordiging en op zoek gaat naar informatie over de gemeenteraad. 3.3 Doelstellingen concreet Concreet worden de doelstellingen dan als volgt geformuleerd: Kennisniveau Intern: de gehele gemeenteraad weet welke boodschap overgedragen wordt naar de inwoners. Extern: de doelgroep is op de hoogte van de taken, bevoegdheden en werkwijze van de gemeenteraad en weet met welke onderwerpen de gemeenteraad zich bezighoudt. Daarnaast weet de inwoner ook hoe hij in contact kan komen met de gemeenteraad. Houdingsniveau Intern: alle raadsleden zien in dat de interne en externe communicatie van de gemeenteraad van groot belang zijn voor de mate waarin inwoners vertrouwen hebben in hun raad. Extern: de doelgroep heeft vertrouwen in de raad als volksvertegenwoordiging. Gedragsniveau Intern: de raadsleden communiceren actief naar de inwoners en maken hierbij duidelijk hoe ze werken aan het versterken van hun kernwaarden. Extern: de doelgroep weet hoe ze contact op kan nemen met de raad en zoekt het contact met de gemeenteraad of met individuele raadsleden op. De doelstellingen op houdings en gedragsniveau worden belangrijk nadat de kennisdoelstelling is gerealiseerd. Onze communicatie inspanningen zullen zich dus in eerste instantie op de kennis van de inwoner richten. Communicatieplan Gemeenteraad Cranendonck 13

14 Communicatieplan Gemeenteraad Cranendonck 14

15 3. CAMPAGNECONCEPT Het communicatiedoel van dit plan hangt samen met de kennis, de houding en het gedrag van de doelgroep. De boodschap die we hierbij willen overbrengen is vooral gericht op de doelstelling kennis. Pas als de inwoners meer kennis hebben over de gemeenteraad, kunnen we ook aan het gedrag en de houding werken. Om het imago en de toegankelijkheid van de Cranendonckse gemeenteraad te verbeteren, zullen we de inwoner allereerst duidelijk moeten maken wat de gemeenteraad is en doet. Dit doen we met behulp van een campagne. Met een campagne laat de gemeenteraad zien dat zij actief het contact opzoekt met de inwoner en zijn communicatie veranderd. 4.1 Boodschap/Slogan Omdat het moeilijk is om in één boodschap samen te vatten wat de inwoner over de gemeenteraad moet weten, is het handig om in plaats van een boodschap een concept met een slogan in te zetten. Het zal voor inwoners duidelijk moeten worden dat de gemeenteraad een nieuwe weg inslaat. Zij zal, zoals de inwoner het graag ziet, actiever gaan communiceren en daarbinnen zijn transparantie en deskundigheid aan de inwoner tonen. Met behulp van onze communicatiemiddelen gaan we de concrete kennis aan de inwoners overdragen. Met behulp van een concept dat een slogan, kick off en een middelenmix omvat, wordt er meer aandacht voor de gemeenteraad gegenereerd en wordt het voor de inwoners duidelijk dat de raad een nieuwe weg inslaat. De campagne draagt de volgende slogan: Met raad en daad! Met staat voor samen. De gemeenteraad en de inwoners denken samen na over onderwerpen die spelen in een gemeente. Raad heeft betrekking op de gemeenteraad, maar ook op raad in de zin van advies en kennisdeling. Zo wordt raad in het spreekwoord met raad en daad ook bedoeld. Daad verwijst naar daadkracht en actie ondernemen. Een taak van de gemeenteraad en de inwoners. 4.2 Visuele uitwerking Met raad en daad is een krachtige slogan die ook visueel krachtig kan worden gemaakt. Bijvoorbeeld door een duidelijke punt achter de slogan te zetten. Een punt aan het einde van een zin geeft aan dat je duidelijk hebt gemaakt wat je kwijt wil. De gemeenteraad maakt een punt van de communicatie door middel van de campagne, waarin ze laten zien dat ze hier belang aan hecht. De punt geeft ook een verduidelijking weer: punt uit. Daarnaast kun je met een punt creatief zijn in de uitvoering van je concept. Dit idee zou er visueel als volgt uit kunnen zien: Communicatieplan Gemeenteraad Cranendonck 15

16 met raad en daad. met raad en daad. 4.3 Endorsed identiteit Bij de onderste slogan is de punt oranje gekleurd. Oranje komt ook terug in het logo van de gemeente Cranendonck. Door te kiezen voor oranje maakt de gemeenteraad gebruik van een endorsed 1 identiteit. Dit betekent dat de gemeenteraad een eigen identiteit heeft in alle beeldkenmerken, maar dat deze identiteit tevens zichtbaar maakt dat de gemeenteraad een onderdeel is van de gemeente Cranendonck. 4.4 Campagneconcept in uitvoering De oranje punt kan creatief worden ingezet bij de uitvoering van het concept. Met raad en daad zou bijvoorbeeld letterlijk kunnen worden afgetrapt door de gemeenteraad met oranje (voet)ballen. Deze punten/ballen kunnen ook terugkomen in de fotografie en vormgeving van de eenmalige gemeenteraadsbrochure (zie middelenomschrijving in het volgende hoofdstuk). 4.5 Campagneconcept in beeld Met beeld kan veel worden uitgedragen in communicatiemiddelen. Bij Met raad en daad past het bijvoorbeeld goed om altijd mensen (zowel raadsleden als inwoners) in beeld te brengen. Op die manier maak je duidelijk dat de gemeenteraad er is voor de mensen in de samenleving en dat de raadsleden zelf als het ware ook gewone mensen zijn. Hiermee maak je een koppeling tussen de gemeenteraad en de inwoners. Door bijvoorbeeld altijd buiten te fotograferen laat je zien dat de raadsleden letterlijk midden in de samenleving staan. Ook maak je op die manier duidelijk dat de gemeenteraad niet de hele dag binnen op het gemeentehuis vergadert, maar voor iedereen toegankelijk is. Dit benadrukt tevens het persoonlijke karakter dat de gemeenteraad uit wil stralen. 1 Communicatieplan Gemeenteraad Cranendonck 16

17 Vanuit de slogan Met raad en daad zal in de volgende hoofdstukken duidelijker worden wat het concept omvat. Deze slogan is de kern van het campagneconcept waarmee de gemeenteraad aan het werk kan gaan. Dit campagneconcept is vertaald in een strategie en in een mix van concrete communicatiemiddelen die de gemeenteraad kan gebruiken om de boodschap bij de inwoner onder de aandacht te brengen. Communicatieplan Gemeenteraad Cranendonck 17

18 Communicatieplan Gemeenteraad Cranendonck 18

19 5. STRATEGIE Om de communicatie intern en richting de gekozen doelgroep te verduidelijken wordt in deze strategie gebruik gemaakt van het communicatiekruispunt van Betteke van Ruler 2, waarmee je op basis van twee keuzes een gemakkelijke keuze kan maken voor de hoofdlijnen van de strategie: 5.1 Interne communicatie Om een duidelijke boodschap over te brengen aan de doelgroep inwoners, is het allereerst van belang om intern tot gelijkgestemdheid te komen. Er moet namelijk een verandering plaatsvinden: in plaats van per fractie afzonderlijk te communiceren zal de gemeenteraad nu ook als geheel naar buiten moeten treden. Deze interne communicatie heeft drie doelen: 3 1. Het begeleiden van het veranderingsproces. Er moet niet langer alleen vanuit de fractie gecommuniceerd worden, maar meer vanuit de gemeenteraad als geheel. 2. Het is van belang om intern de communicatie op één lijn te krijgen. Dit zal zorgen voor meer betrokkenheid en het zal de motivatie van de medewerkers vergroten. 3. Het uitwisselen van informatie. Dit is van groot belang voor beide bovenstaande punten. Om deze interne communicatie te verduidelijken, maken we ook hier gebruik van het communicatiekruispunt. Het interne einddoel van de gemeenteraad is om te formeren. Er moet informatie uitgewisseld worden tussen verschillende fracties. De partijen moeten meningen, standpunten en onderliggende waarden en normen met elkaar kunnen delen. Door middel van deze aanpak moeten de leden zich aan elkaar aanpassen. Een eerste stap hierin is al gezet met behulp van de groepsdiscussie die er met de raadsleden is gehouden. Hierin hebben de raadsleden samen bepaald wat hun identiteit is, wat hun gewenste imago is en wat hierbinnen voor hun van belang is. Gezamenlijk heeft de gemeenteraad kernwaarden geformuleerd die zij aan de doelgroep wil overbrengen. Natuurlijk houdt de interne communicatie hier nog niet op. Raadsleden zullen voortdurend inspanning moeten leveren om een echte eenheid te vormen. Hiervoor hebben we een aantal communicatiemiddelen bedacht die verder zullen worden toegelicht in het hoofdstuk middelenmix. 2 Doorn, A. van (2002) Maken van een communicatieplan. Groningen/ Houten: Wolters Noordhoff, p.36 3 Doorn, A. van (2002) Maken van een communicatieplan. Groningen/ Houten: Wolters Noordhoff, hoofdstuk 4 Communicatieplan Gemeenteraad Cranendonck 19

20 5.2 Externe communicatie De kennis van de inwoners moet worden verruimd voordat de gemeenteraad de inwoners bij hun activiteiten kan betrekken. Volgens de theorie van Betteke van Ruler kan de gemeenteraad in het begin van de campagne het best informeren. Als de inwoners meer kennis hebben over de gemeenteraad, kan de raad meer communiceren door middel van dialogiseren. De gemeenteraad kan de interactie met de inwoners opzoeken en de dialoog aangaan over verschillende onderwerpen. Het streven van de gemeenteraad zou uiteindelijk formeren moeten zijn, waarbij de betrokkenheid van de inwoner zo groot is dat de gemeenteraad en inwoner samen werken en elkaar op een positieve manier beïnvloeden. Echter zijn we met dit communicatieplan in eerste instantie vooral bezig met de doelgroep te informeren. In de externe communicatie is het verstandig om onderstaande communicatiemiddelen (zie volgend hoofdstuk) in te zetten om de kennis van de inwoners te vergroten. Belangrijk hierbij is dat de communicatie op een persoonlijke manier gebeurt. De inwoners moeten het idee hebben dat de gemeenteraad hen persoonlijk benadert. Het ons kent ons gevoel kan een bijdrage leveren aan de persoonlijke benadering. Naast deze persoonlijke benadering is het ook van belang dat de communicatie met de inwoners via een informeel kanaal loopt, wat past bij de persoonlijke benadering. Daarnaast moet er gebruik worden gemaakt van een begrijpelijke taal, ook voor de gewone inwoner van Cranendonck, zodat zij de communicatie ook begrijpen. Momenteel is dit vaak niet het geval, wat er ook voor zorgt dat de inwoners het idee hebben dat de gemeenteraad boven hen staat. Belangrijk bij het communiceren van informatie vanuit de raad naar de inwoners is ook dat de gemeenteraad meer na gaat denken over wat interessante informatie zou kunnen zijn voor de inwoners. Ze moeten leren om meer doelgroepgericht te informeren. Communicatieplan Gemeenteraad Cranendonck 20

21 6.MIDDELENMIX Aansluitend aan de doelstellingen, het campagneconcept en de strategie hebben wij de volgende middelenmix voor de gemeente Cranendonck opgesteld. 6.1 Interne middelenmix In de strategie van dit plan is al uitgelegd hoe belangrijk het is om eerst intern eenheid te creëren voordat er effectief naar de externe doelgroep gecommuniceerd kan worden. Daartoe hebben wij allereerst een aantal interne middelen voor de Cranendonckse gemeenteraad uiteen gezet: 1. Presentatie voor de gemeenteraad: kennismaking met de Met raad en daad campagne Allereerst moet het voor de gemeenteraad duidelijk zijn wat de inhoud, het doel en de doelgroep is van de Met raad en daad campagne die VERS communicatie heeft ontwikkeld zodat ze actief kan werken met de campagne. Daartoe zal VERS communicatie een presentatie houden voor de gemeenteraad over de uitkomsten van ons onderzoek en aansluitend ons communicatieplan en de campagne. Deze presentatie zal vooral informatief van aard zijn. Middels deze presentatie willen we bereiken dat de gemeenteraad duidelijker voor ogen krijgt hoe ze de inwoner van Cranendonck moet benaderen en hoe de Met raad en daad campagne hierbij kan helpen en ingezet kan worden. 2. Workshop/ training Om tot een gezamenlijke overeenstemming te komen is het voor de raadsleden niet alleen belangrijk om naar de presentatie te luisteren, maar ook om gezamenlijk aan de slag te gaan en bijvoorbeeld een workshop/training voeg de daad bij het woord te volgen. Onderwerpen die tijdens deze workshop aan bod komen zijn de gezamenlijke boodschap die de raad wil uitdragen naar de inwoners en hoe dit gerealiseerd kan worden. Het is ook verstandig om de raadsleden tijdens deze workshop te leren hoe ze aansprekend kunnen schrijven en ook hoe ze de vergadering laagdrempelig kunnen maken door aantrekkelijker te vergaderen. Dit kan de toegankelijkheid en betrokkenheid bij de doelgroep vergroten. Bovendien zal deze workshop van groot belang zijn bij de inzet van de overige communicatiemiddelen die in dit hoofdstuk aan bod komen. De acceptatie van de raadsleden zal hierdoor ook worden vergroot zodat ze beter begrijpen wat de campagne inhoudt. De workshop heeft als doel dat de gemeenteraad leert om meer als geheel te communiceren op verschillende vlakken. 3. Werkgroep raadscommunicatie Het laatste interne communicatiemiddel dat we voor de gemeenteraad willen inzetten is tevens één van de belangrijkste middelen. Het is van groot belang dat de plannen voor de communicatie van de gemeenteraad ook doorgezet worden. Hier zou een werkgroep erg geschikt voor zijn. Deze moet bestaan uit raadsleden van de verschillende fracties. Het doel van de groep is om de voortgang en de implementatie van de campagne te bewaken. In deze werkgroep zitten allerlei personen die het belangrijk vinden dat de communicatie van de gemeenteraad verbeterd wordt. Zij zullen er dan ook voor zorgen dat de gehele gemeenteraad zich hier mee bezighoudt. Actieve inzet van de raadsleden uit de werkgroep zal de kwaliteit van de communicatie verbeteren, de samenwerking en de betrokkenheid van de raadsleden vergroten en moet daarnaast ook de informatieverschaffing over het onderwerp raadscommunicatie gaan verbeteren. Een werkgroep heeft dus enkele belangrijke voordelen: Een werkgroep werkt motiverend en creëert een positief werkklimaat. Directe feedback is mogelijk. Mogelijke onderwerpen die binnen deze werkgroep aan de orde komen zijn: voortgang van de Communicatieplan Gemeenteraad Cranendonck 21

22 campagne, verbeteringen die kunnen worden aangebracht met betrekking tot de communicatie, ideeën voor gezamenlijke communicatie richting de inwoners, manieren om op een positieve manier aandacht te generen in (regionale) media voor de gemeenteraad. Het is belangrijk dat deze werkgroep met regelmaat afspreekt. Daarnaast moet er iemand worden aangesteld die de leiding van de groep op zich neemt. Deze persoon is verantwoordelijk voor de voortgang van de communicatie van de gemeenteraad en neemt de belangrijkste besluiten. Binnen deze werkgroep moet ook iemand van de communicatieafdeling van de gemeente Cranendonck opgenomen worden, zodat deze persoon vanuit het communicatievak deze werkgroep richting kan geven. De onderwerpen die in de werkgroep besproken worden moeten ook afgestemd worden met het college van B&W. Een mogelijkheid is om iemand uit het college van B&W in de werkgroep op te nemen. 4. Stel iemand van de communicatieafdeling verantwoordelijk voor de gemeenteraadscommunicatie Om de kwaliteit van de communicatie van de gemeenteraad te waarborgen is het van belang dat iemand hierover de eindcontrole heeft. Wij raden de gemeenteraad aan om hiervoor iemand van de communicatieafdeling van de gemeente Cranendonck te kiezen. 6.2 Externe middelenmix In combinatie met interne middelen hebben we ook aanbevelingen voor een aantal externe middelen waarmee we de kennis over de gemeenteraad bij de inwoner willen vergroten: 1. Kick off Met raad en daad : eenmalig informatief magazine. Zoals te lezen is in het hoofdstuk campagneconcept, starten we met een campagne genaamd Met raad en daad. Voor de inwoners moet het duidelijk zijn dat de gemeenteraad gaat veranderen. Aandacht hiervoor willen we generen door middel van een kick off. Deze kick off bestaat uit een eenmalig magazine van en over de gemeenteraad. Dit magazine zal informatief van aard zijn. Dit magazine moet aantrekkelijk zijn voor de doelgroep. Het magazine moet vooral informatie bevatten om de kennisdoelstelling te bereiken. Het moet de uitstraling hebben van een glossy, zoals de Frits die wordt uitgegeven in de omgeving van Eindhoven. Een mooi, laagdrempelig, maar kwalitatief goed magazine. Het magazine moet op een aantrekkelijke manier geschreven zijn en voor de inwoner interessante informatie bevatten. Om tot een aantrekkelijk magazine te komen volgen de raadsleden daarom ook de workshop aantrekkelijk schrijven, zodat zij zelf ook artikelen kunnen schrijven (met bewaking en hulp van de communicatie afdeling). Doel van het magazine is om kennis van de gemeenteraad over te dragen aan de inwoner. Op deze manier wordt de inwoner ook meteen geattendeerd op een nieuwe aanpak van de gemeenteraad. Het is een vorm van actief communiceren en transparantie, kernwaarden die de inwoners belangrijk achtten. In het magazine moet de slogan Met raad en daad in beeld worden gebracht. Bijvoorbeeld door raadsleden en inwoners te fotograferen met een oranje bal in hun handen. Je maakt hiermee zichtbaar dat iedereen de oranje bal (oftewel: de gemeenteraad) kan vangen (oftewel: ermee in aanraking kan komen). Door mensen (raadsleden en inwoners) in beeld te brengen en door buiten te fotograferen ontstaat een toegankelijk beeld bij de raad. De tone of voice van het magazine is informeel en positief en moet de lezer direct aanspreken. Er mag veel gebruik worden gemaakt van beeld en de tekst mag humor bevatten. De bedoeling is dus dat het magazine een luchtige toon heeft, dat het niet autoritair overkomt maar meer als een vriend. Het moet duidelijk zijn dat deze gemeenteraad de inwoner vertegenwoordigt. Daarnaast moet het tijdschrift begrijpelijk blijven, en niet de uitstraling van een ambtenaarsblad krijgen. Rubrieken die wij adviseren voor het magazine: Communicatieplan Gemeenteraad Cranendonck 22

23 Met raad en daad (introductie): Korte, bondige uitleg van wat een gemeenteraad is. Hierna volgt een introductie van de nieuwe campagne waarmee de gemeenteraad aan de slag gaat. Baat bij de raad : Hierin wordt uitgelegd wat de taken van de gemeenteraad zijn, hoe de gemeenteraad werkt, waarom de gemeenteraad belangrijk is voor de inwoner, wat het verschil is tussen de gemeenteraad en het college van B&W, waarom de gemeenteraad niet hetzelfde is als de gemeente en wat de gemeenteraad precies voor de inwoner kan betekenen. Kortom, alle feiten en informatie over de gemeenteraad worden in een begrijpelijke taal uitgelegd. Raad nodig? : Uitleg waar en op welke manier de inwoner contact kan opnemen met de raad. Uitleg over manieren waarop de inwoner op de hoogte kan blijven van het doen en laten van de gemeenteraad, op welke manieren de inwoner inspraak heeft, welke onderwerpen de gemeenteraad behandelt etc. Deze raad maakt het graag waar : Waarin de raadsleden worden voorgesteld. Elk raadslid mag zijn eigen stukje schrijven dat samen met een foto in deze rubriek wordt geplaatst. Deze stukjes worden persoonlijker gemaakt doordat elk raadslid ook een leuk detail of hobby van zichzelf mag noemen, iets wat de inwoners niet zullen verwachten. Daarnaast wordt er gebruik gemaakt van foto s in hun eigen leefomgeving. Elk raadslid wordt ook gevraagd wat de gemeenteraad voor hem/haar interessant maakt. Goede raad : Naast de raad zelf, willen we ook een aantal inwoners aan het woord laten die geïnteresseerd zijn in de gemeenteraad. Aan hen wordt de vraag gesteld waarom ze interesse hebben in de gemeenteraad en hoe ze de gemeenteraad waarderen. Een nadeel is dat het magazine maar eenmalig wordt uitgebracht en het is niet zeker of inwoners het magazine zullen lezen en/of bewaren. Om ervoor te zorgen dat de inwoners de informatie uit het magazine wel nog kunnen teruglezen, kan het magazine digitaal worden geplaatst op de webpagina van de gemeenteraad. Het uitdelen van dit magazine kan worden gekoppeld aan een kick off van de Met raad en daad campagne. Hiervoor kan een activiteit worden georganiseerd waarvoor regionale pers kan worden uitgenodigd. Een voorbeeld van een activiteit is om de magazines in de verschillende kernen van de gemeente uit te laten delen door verschillende raadsleden. Hierbij kunnen eventueel ook oranje ballen worden uitgedeeld. Zo kunnen inwoners als het ware de gemeenteraad (in dit geval de oranje bal én het magazine) mee naar huis nemen. De Grenskoerier is een goed medium om in te zetten aangezien in het onderzoek naar voren kwam dat dit een zeer gewaardeerd middel is door de inwoner. Om nog meer aandacht voor het magazine te creëren kan ook het Eindhovens Dagblad bij de kick off worden betrokken. Ook hierbij geldt: er moet actief gecommuniceerd worden. De pers moet door de gemeenteraad zelf worden benaderd en er moeten bijvoorbeeld pro actief persberichten naar de media worden gestuurd. (Dit zou ook een taak kunnen zijn voor de communicatieafdeling van de gemeente Cranendonck). 2. Webpagina gemeenteraad De informatie die momenteel op de website van de gemeente staat is te algemeen en niet toereikend. Hier kan verandering in worden aangebracht. Wij adviseren de gemeenteraad om een eigen pagina te creëren binnen de website van de gemeente Cranendonck. Op deze manier wordt de scheiding tussen gemeente en gemeenteraad ook duidelijker voor de inwoner van Cranendonck. Deze pagina moet behalve informatief van aard ook een informele kant hebben, waardoor de gemeenteraad binding creëert met de inwoner. De pagina is Communicatieplan Gemeenteraad Cranendonck 23

24 een algemeen middel dat door elke inwoner kan worden bekeken. Door middel van een up to date pagina en de mogelijkheid tot interactie wordt de kans dat de gemeenteraad en de inwoners dichter tot elkaar komen groter. Het is mogelijk op bepaalde webpagina s te volgen via RSS feeds. RSS is een digitaal hulpmiddel waarmee je je op vernieuwingen van een webpagina kunt abonneren. RSS bevelen wij ook aan voor de webpagina van de gemeenteraad van Cranendonck. Met deze mogelijkheid zorg je ervoor dat inwoners niet telkens zelf op zoek hoeven naar updates op de webpagina. De updates worden via RSS namelijk bekend gemaakt. Over de inhoud van de pagina adviseren wij de gemeenteraad: Wees informatief: De informatie die in het magazine van de gemeenteraad staat moet ook op de webpagina vermeld staan. De pagina moet aanvullende informatie brengen. Als inwoners door middel van het magazine geïnteresseerd zijn geraakt, moeten zij diepgaandere informatie op de pagina kunnen vinden. Onderwerpen die hierbij aan bod komen zijn dus: Wat is de raad? Wat doet de raad? Hoe werkt de raad? Hoe heeft de inwoner inspraak? Hoe blijft de inwoner op de hoogte? Hoe is de structuur van een raadsvergadering? De agenda van de raad: Wanneer vinden de vergaderingen plaats? Welke onderwerpen komen in deze vergadering aan bod? Een ander idee is om de kaart van Cranendonck op de website te plaatsen. De inwoner kan op de kaart aanklikken waar hij of zij woont. Wanneer hij/zij dit doet, wordt aangegeven waar de gemeenteraad mee bezig is in zijn/haar straat of buurt. Creëer binding met de inwoner: Laat ook op de pagina zien wie de raadsleden zijn. Laat ze een stukje over zichzelf schrijven zodat de stukken ook persoonlijk worden, plaats een foto van elk raadslid (op een andere manier dan de pasfoto, de foto mag levendiger), laat zien welke fracties vertegenwoordigd zijn in de raad en welke onderwerpen de raad momenteel belangrijk vindt. Het zou van toegevoegde waarde zijn als de raadsleden zelf een blog bijhouden, waarmee ze in de betreffende week mee bezig zijn. Er kan een forum geplaatst worden waarin inwoners en raadslid op een simpele manier in contact met elkaar kunnen blijven. Hierdoor kunnen de inwoners meedenken over onderwerpen en de raadsleden kunnen naar hun mening vragen. Dit zorgt ook voor een verbeterde interactie tussen de raadsleden en de inwoners. Plaats een poll op de website: Op deze manier creëer je binding met de inwoner (je laat de inwoner namelijk meedenken over een bepaald onderwerp) én je kunt hier informatie uit halen over de effectiviteit van je communicatie inspanningen: Hoe denken mensen over de gemeenteraad? Reageren veel mensen op de poll? Dat betekent dat veel mensen de pagina bekijken en dus bezig zijn met de gemeenteraad. 3. De Grenskoerier De Grenskoerier is een goed medium om gebruik van te maken. Inwoners geven te kennen dat ze het medium waarderen en vaak ook lezen. Veel inwoners hebben tijdens het kwalitatief onderzoek aangegeven graag via de Grenskoerier op de hoogte te willen worden gehouden van het doen en laten van de gemeenteraad. Op dit moment wordt de Grenskoerier gebruikt voor de rubriek Tegendraads van de gemeenteraad. Veel inwoners geven aan dat oppositie en coalitie deze rubriek alleen gebruiken om elkaar in een negatief daglicht te stellen. Wij adviseren daarom om de pagina te gaan gebruiken om juist de raad als geheel te presenteren: Communicatieplan Gemeenteraad Cranendonck 24

25 Maak een nieuwe column genaamd Met raad en daad : deze column moet een positieve insteek hebben die de raad als geheel in een positief daglicht stelt. De gemeentepagina s kunnen ook gebruikt worden om elke week een raadslid voor te stellen. De gemeentepagina s kunnen gebruikt worden om elke week een ander onderwerp dat op dat moment aan de orde is duidelijk uit te lichten. De gemeentepagina s kunnen gebruikt worden om elke week een ingezonden brief van een inwoner te publiceren waar de gemeenteraad dan een gezamenlijke reactie op geeft, op deze manier laten ze zien dat ze ook iets doen met de feedback van de inwoners. De gemeentepagina s kunnen worden gebruikt om de lezers te attenderen op de overige communicatiemiddelen die de gemeenteraad inzet (dus bijvoorbeeld verwijzen naar de website). 4. Gemeenteraadsvergadering Tot slot willen wij nog enkele extra aanbevelingen doen die betrekking hebben op de vergaderingen van de gemeenteraad. Doel van deze aanbevelingen is om meer aandacht en interesse te creëren voor de vergaderingen met hopelijk als uitkomst een grotere opkomst bij vergaderingen en een hogere betrokkenheid van de doelgroep. Om de vergaderingen drukbezocht te krijgen en om ervoor te zorgen dat de betrokkenheid en inbreng van de inwoner groter wordt is het verstandig zijn om voorafgaand aan een vergadering te beoordelen welke onderwerpen besproken worden. Vervolgens wordt uitgezocht voor welke doelgroepen dit onderwerp interessant is. Deze groep mensen krijg vervolgens van de gemeenteraad een uitnodiging om de gemeenteraad bij te wonen. In deze uitnodiging wordt duidelijk vermeld welk onderwerp besproken wordt en waarom dit interessant zou zijn voor de inwoner. Nog beter zou zijn als de inwoner ook uitgenodigd wordt om iets te zeggen over het onderwerp tijdens de vergadering. Door middel van deze uitnodiging ziet de inwoner dat de gemeenteraad actief communiceert en dat de gemeenteraad de betrokkenheid en inbreng van de inwoner waardeert. Bovendien is het voor de inwoner op deze manier duidelijker waar de gemeenteraad mee bezig is. Om de inwoners van Cranendonck geïnteresseerd te krijgen in de vergaderingen van de gemeenteraad is het een goed idee als er gedacht wordt over een aantrekkelijke en duidelijke vergaderstructuur. Doelstellingen hierbij zouden kunnen zijn: 1. Meer de nadruk leggen op de hoofdlijnen en zorgen voor een levendige vergadering. 2. De inwoner meer en beter betrekken bij de besluitvorming, dus bijvoorbeeld middels vormen van inspraak voor de bezoeker van de vergadering. 3. Het verduidelijken van de werking en de rollen binnen de vergadering. 4. Het verbeteren van de kwaliteit en de snelheid van de besluitvorming. 5. Onderwerpen bespreken in een begrijpelijke taal voor alle inwoners. Communicatieplan Gemeenteraad Cranendonck 25

26 Communicatieplan Gemeenteraad Cranendonck 26

27 7. PLANNING Hieronder een korte planning voor de inzet van onze interne en externe middelenmix. Intern Wat Wanneer Wie Tijdsduur Presentatie Met raad & daad Vrijdag 21 januari om 15.00uur. Door VERS communicatie, voor de raadsleden & Peer Jan Bemelmans. 90 minuten. Workshop Voeg de daad bij het woord Nader te bepalen, in februari Door communicatiemedewerkers, voor de raadsleden. 3 avonden met een tijdsduur van ongeveer 3 uur. Werkgroep Vanaf 21 januari, gedurende deze ambtsperiode. Van elke fractie één persoon, plus iemand van de communicatie afdeling. Eén keer per maand. We hebben er voor gekozen om de workshop te verspreiden over 3 avonden in één maand. Deze workshop duurt per keer 3 uur. Door deze workshops te verdelen over meerdere dagen blijven de raadsleden geconcentreerd. Elke workshop kan het niveau ook vergroot worden. De raadsleden kunnen tussen de workshops thuis ook enkele opdrachten uitvoeren en de workshop voorbereiden. De werkgroep vergadert eens per maand. Dit om er voor te zorgen dat de communicatie goed blijft lopen. Doordat de raadsleden al zoveel vergaderingen hebben van andere commissies en de raad zelf, leek één keer per maand ons geschikt. Extern Wat Wanneer Wie Tijdsduur Kick off: Magazine Mei 2011: drie en een halve maand voor het produceren en uitbrengen van het magazine. De gemeenteraad in samenwerking met de communicatieafdeling en eventueel het college van B&W. Eenmalig. De pagina Maart 2011, twee maanden voor het uitbrengen van het magazine. Anderhalve maand voor het invullen van de nieuwe pagina. De gemeenteraad in samenwerking met de communicatieafdeling. Eventueel hulp van een externe webdesigner. Eenmalige verandering, het is wel van belang dat deze up to date wordt gehouden (blogs, polls, etc.) De Grenskoerier April 2011: twee maanden de tijd om nieuwe invulling te geven aan de inhoud van de gemeentepagina s in De gemeenteraad, met bewaking van de communicatieafdeling. Eenmalige verandering, het is wel van belang dat deze er elke week wisselend invulling wordt gegeven aan Communicatieplan Gemeenteraad Cranendonck 27

28 de krant. de inhoud. De gemeenteraadsvergadering Gedurende een periode van februari 2011 tot en met juni Er moet meteen begonnen worden met het uitnodigen van inwoners bij de raadsvergadering, hierna moet de nieuwe stijl van vergaderen in juni 2011 geïntroduceerd worden. De gemeenteraad. Gedurende de gehele ambtsperiode. Communicatieplan Gemeenteraad Cranendonck 28

29 8. BUDGET Hieronder is in het kort een budget te vinden. We kunnen hier niet te diep op ingaan omdat we niet weten in hoeverre onze middelenmix overeenkomt met het uiteindelijke communicatieplan van de gemeenteraad. Interne middelen Middel Presentatie Met raad en daad Workshop: Voeg de daad bij het woord Werkgroep Budget Mensuren euro voor 3 workshops van 3 uur. Mensuren De workshop duurt in zijn totaliteit 9 uur. De communicatie adviseur die de workshop houdt rekent in zijn uren vaak het dubbel aantal uren aan voorbereiding, dit komt dus uit op uur. Eén uur kost gemiddeld 100 euro. Dit maakt het geheel: 20x100 = 2000 euro. Externe middelen Middel Kick off: Magazine Website Grenskoerier Gemeenteraadsvergadering Budget Mensuren van de raadsleden en communicatie afdeling. Kosten voor het extern ontwikkelen, het produceren en drukken van het magazine: euro. Eventuele kosten voor het huren van een externe webdesigner. Deze zou echter ook geproduceerd kunnen worden door de communicatieafdeling van Cranendonck. Mensuren van de raadsleden in overleg met de communicatieafdeling. Mensuren van de raadsleden, burgemeester en wethouder en secretaris. Eventuele kosten voor de uitnodigingen voor de inwoners. Het magazine gaat ongeveer euro kosten en wordt bezorgd aan alle inwoners van de gemeente Cranendonck. De kosten gaan naar het inhuren van een extern bedrijf dat het magazine ontwikkelt en zorgt voor de opmaak, eventueel schrijver van teksten en het drukken van het tijdschrift. Er wonen inwoners in de gemeente. Als je deze door het vier deelt (gezinnen bestaan gemiddeld uit vier personen) komt dit uit op 5086 huishoudens. Dit zou betekenen dat je voor 2 euro per huishouden een heel gezin in de gemeente kunt bereiken. Daarnaast kun je het magazine een langere tijd bewaren en doorgeven. 4 Communicatieplan Gemeenteraad Cranendonck 29