DEPARTEMENT DIENSTEN VOOR HET ALGEMEEN REGERINGSBELEID (DAR) AFDELING KANSELARIJ DOCUMENTBEHEERSPLAN

Transcriptie

1 DEPARTEMENT DIENSTEN VOOR HET ALGEMEEN REGERINGSBELEID (DAR) AFDELING KANSELARIJ DOCUMENTBEHEERSPLAN NOVEMBER 2011

2 Identificatie van de archiefvormer 1 Identiteit 1.1 Soort Organisatie 1.2 Geautoriseerde naam 1.3 Andere namen / 1.4 Identificatiecode 1 A 2B8C 2 Beschrijving 2.1 Bestaansperiode Begindatum Einddatum Geschiedenis De Kanselarij vormde in 1984 een onderdeel van de Diensten van de Secretaris-generaal rond de hoogste ambtenaar van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap. De dienst had in tegenstelling met vele andere diensten van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap geen directe nationale rechtsvoorganger, maar werd opgericht naar het voorbeeld van de Kanselarij van de Eerste Minister. De Kanselarij werd verantwoordelijk voor enerzijds de ondersteuning van de Vlaamse Executieve - en dan vooral voor het beheer van het archief van de Vlaamse Executieve - en anderzijds voor de publicatie van alle wet- en regelgeving in het Belgisch Staatsblad, voor de ontvangst en het visum van alle gerechtelijke en buitengerechtelijke akten en voor de afhandeling van alle vragen van de leden van het Vlaamse Raad. In tegenstelling met de vroegere nationale ministeries 2

3 werden deze opdrachten binnen het nieuwe ministerie van de Vlaamse Gemeenschap volledig gecentraliseerd om ze meer efficiënt en eenvormig uit te kunnen voeren. De aanpassing van de personeelsformatie van het ministerie van de Vlaamse gemeenschap in 1987 en de daaruit voortvloeiende reorganisatie van de Diensten van de Secretarisgeneraal had tot gevolg dat de dienst Documentatie Binnen- en Buitenland werd opgeheven en de archivering van de documenten van het Overlegcomité Regering-Executieven aan de Kanselarijdienst werd toevertrouwd. Voor de eerste maal werd ook vermeld dat de Kanselarijdienst verantwoordelijk was voor de uitoefening van de controle van de Voorzitter van de Vlaamse Executieve op de ministeriële kabinetten en voor het beheer van het kabinetsnetwerk. Het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap werd met het decreet betreffende het Bestuurlijk Beleid van 12 december 1990 ingrijpend hervormd. De bestaande diensten, besturen en administraties werden gereorganiseerd en er werden nieuwe overkoepelende departementen ingevoerd. De belangrijkste aanleiding voor deze ingrijpende reorganisatie was de staatshervorming van 1988 en de daaropvolgende overheveling van nationale bevoegdheden en grote aantallen nationale ambtenaren naar de gemeenschappen en de gewesten. De Kanselarijdienst van de Diensten van de Secretaris-generaal werd vervangen door het bestuur Kanselarij van de administratie Kanselarij en Voorlichting van het departement Coördinatie. Dit bestuur werd verder onderverdeeld in vier diensten: de dienst Secretarie, de dienst Vertalingen en Taaladvies, de dienst Juridische Studies, Documentatie en Informatie en de dienst Administratieve Coördinatie Brussel. De fusie in 1995 van alle besturen en diensten tot afdelingen binnen het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap had tot 3

4 gevolg dat ook de diensten van de administratie Kanselarij en Voorlichting gereorganiseerd werden. Het bestuur Kanselarij en de vier ondergeschikte diensten werden vervangen door de afdeling Kanselarij en vijf ondergeschikte cellen, met name de cel Secretariaat Vlaamse regering, de cel Vertalingen, de cel Taaladvies, de cel Juridische Dienstverlening en de cel Administratieve Coördinatie Brussel. Het nieuwe organogram verschilde in feite alleen van het oude door de opsplitsing van de vroegere dienst Vertalingen en Taaladvies in een cel Vertalingen en een cel Taaladvies. De structuur en de opdrachten van afdeling zouden enkele jaren later veel ingrijpender gereorganiseerd worden. De cel Administratieve Coördinatie Vlaamse Rand werd in 1997 opgericht en ondergebracht bij de afdeling. Deze nieuwe cel werd verantwoordelijk voor het beleid met betrekking tot de Vlaamse Rand rond Brussel en beschikte over een budget voor bijzondere initiatieven die het Vlaams karakter van het gebied verstevigen en/of de integratie van anderstaligen bevorderen. Een jaar later werd de cel Secretariaat Vlaamse regering opgesplitst en werden de opdrachten herverdeeld over de cel Secretarie Vlaamse regering, de cel Ondersteuning Vlaamse regering en Betekeningen en de cel Administratief Beheer Kabinetten. Nog datzelfde jaar werd de Raad voor Taaladvies opgeheven en vervangen door een nieuwe Dienst voor Taaladvies, die in 1999 als het Team Extern Taaladvies in de cel Taaladvies geïntegreerd werd en de Taaltelefoon opnieuw opstartte. De bevoegdheden van de afdeling Kanselarij werd in 2002 nogmaals uitgebreid met de oprichting van de Kenniscel Reguleringsmanagement, die het Vlaamse reguleringsmanagement vorm dient te geven. Deze Kenniscel werkt aan een administratieve vereenvoudiging en een meer toegankelijke Vlaamse regelgeving. 4

5 Beter Bestuurlijk Beleid, de grootschalige reorganisatie van de Vlaamse overheid in 2006, heeft tot gevolg gehad dat de afdeling Kanselarij omgevormd werd tot een entiteit Kanselarij binnen het departement van het Vlaams ministerie Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid. Een opvallende beslissing is dat het team Administratieve Coördinatie Brussel, en het team Administratieve Coördinatie Vlaamse Rand afgesplitst werden en samen met andere bestaande en nieuwe transversale thema s bij de Stafdienst van de Vlaamse Regering van het departement van het Vlaams ministerie Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid gegroepeerd werden. De Kenniscel Reguleringsmanagement verhuisde als Dienst Wetsmatiging naar het departement van het Vlaams ministerie Bestuurszaken. Naar aanleiding van BBB werd het Protocol begin 2006 bij de afdeling Kanselarij ondergebracht. Dit team vaardigt richtlijnen en advies rond het gebruik van de vlag, het zegel en het Vlaamse volkslied evenals richtlijnen en advies rond ceremoniële aangelegenheden, protocol en officiële plechtigheden. De dienstverlening bestaat uit de ontlening van vlaggen, het ter beschikking stellen van relatiegeschenken, het opstellen van en advies over protocollaire rangorden, het verzorgen van tafelschikking, het aanreiken van bijkomende diensten zoals fotograaf, tolk, traiteur, hostesses Verder staat dit team in voor het verzorgen van de buitenlandse ontvangsten van de Vlaamse Regering, van de ministerpresident en van de minister bevoegd voor het Buitenlands Beleid, inclusief de Nieuwjaarsreceptie en de 11-juli-receptie voor het diplomatiek korps. Het Protocol beheert tevens de ambtswoning van de minister-president, het Errerahuis, en het auditorium Maria Baers. Het team beschikt over een stock relatiegeschenken voor de leden van de Vlaamse Regering en over een collectie vlaggen van de gehele wereld en in diverse 5

6 2.3 Plaatsen Land BE Hoofdlocatie Brussel 2.4 Rechtsvorm Andere uitvoeringen. Om het overzicht van deze materialen te bewaren en de stocks correct te beheren beschikt het team over diverse databases. Ook het beheer van het Errerahuis en van het auditorium Maria Baers, worden opgevolgd in een databank. Het Protocol adviseert en informeert ten slotte over alle protocollaire aangelegenheden en heeft eveneens een uitgebreide adressendatabank m.b.t. de diplomatieke vertegenwoordiging. Ook de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie - afdeling openbaarheid van bestuur werd bij de ingedeeld. Anno 2011 bestaat de afdeling Kanselarij uit de volgende teams: - Secretarie Vlaamse Regering - Ondersteuning Vlaamse Regering en Betekeningen - Administratief Beheer Kabinetten - Protocol - Juridische Dienstverlening - Vertalingen - Taaladvies - Beroepsinstantie inzake Openbaarheid van Bestuur (Bron: LELOUP (G.) en VANISTERDAEL (H.), Archiefbeheersplan: en bijhorende raden en commissies, Brussel, 2005, pp ) 6

7 3 Relaties 2.5 Functies De afdeling Kanselarij ondersteunt de algemene werking van de Vlaamse Regering via o.m.: - Secretarie - Ondersteuning en Betekeningen - Administratief Beheer Kabinetten - De juridische functie - Taalwetgeving en taalzorg - Vertaling - Protocollaire aangelegenheden (protocol & ontvangsten) 2.6 Mandaten/Gezagsbronnen Kaderdecreet Bestuurlijk Beleid, 18 juli 2003 Besluit van de Vlaamse Regering met betrekking tot de organisatie van de Vlaamse administratie van 3 juni 2005 Besluit van de Vlaamse Regering tot operationalisering van het beleidsdomein Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid van 10 maart 2006 Besluit van de Secretaris-Generaal van het departement Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid houdende de vaststelling van de dienstaanwijzing en de standplaats van de personeelsleden die zijn toegewezen aan het departement Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid van 3 april Eerste relatie Code 1 A 2B Naam Departement Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid (DAR) Relatiecategorie Hiërarchisch 7

8 4 Beheer 3.2 Tweede relatie Beschrijving De afdeling Kanselarij is een subentiteit van het departement Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid Datering Code / Naam Relatiecategorie Chronologisch Beschrijving De afdeling Kanselarij (departement Coördinatie Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap) is de rechtsvoorganger van de afdeling Kanselarij (departement DAR) Datering Identificatiecode DVO_DAR_1 A 2B8DD_ Regels Conform ISAAR(CPF) versie Status Definitief 4.4 Datum laatste herziening Onderhoud Caroline Butaye 8

9 Inhoudsopgave 1 Secretariaat van de Vlaamse Regering Archiveren van documenten van de Vlaamse Regering...12 Serie: dossiers van het Ministerieel Comité voor de Vlaamse Aangelegenheden...12 Serie: dossiers van de Vlaamse Executieve als deelregering van de federale regering 13 Serie: dossiers van de Vlaamse Executieve/ Vlaamse Regering...14 Serie: afschriften van documenten van de Vlaamse Executieve/Vlaamse Regering...15 Onderwerpsmap: beheren van de databank DORIS Serie: minuten uitgaande briefwisseling Archiveren van de documenten van de Vlaamse ministeriële comités...18 Serie: dossiers van de Vlaamse ministeriële comités Archiveren van de documenten van het Overlegcomité federale regering, gemeenschaps- en gewestregeringen en van de interministeriële conferenties...19 Serie: dossiers van het Overlegcomité Archiveren van bepaalde besluiten van de Vlaamse Regering, van bepaalde ministeriële besluiten en van de omzendbrieven van de Vlaamse Regering...20 Serie: besluiten van de Vlaamse Executieve/Vlaamse Regering...20 Serie: ministeriële besluiten...21 Serie: omzendbrieven van de Vlaamse Executieve/Vlaamse Regering Archiveren van de internationale, Belgische en andere akten en bepaalde Koninklijke besluiten...23 Serie: internationale akten...23 Serie: Belgische akten...24 Serie: andere akten...25 Serie: koninklijke besluiten Archiveren van de documenten van het Vlaams Parlement...27 Serie: decreten van de Vlaamse Raad/Vlaams Parlement...27 Serie: resoluties van de Vlaamse Raad/Vlaams Parlement...28 Serie: moties van de Vlaamse Raad/Vlaams Parlement Beheren van de databank Vlaamse instellingen, organen en mandaten (VLIOM).30 Onderwerpsmap: beheren van de databank VLIOM Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur Behandelen van de beroepen tegen de beslissingen met betrekking tot de passieve openbaarheid van bestuur...31 Serie: dossiers met betrekking tot de openbaarheid van bestuur Beheer van de administratie van de kabinetten Inventariseren van de roerende goederen van de Vlaamse kabinetten...32 Serie: inventarissen van de roerende goederen

10 3.2 Personeelsbeheer van de Vlaamse ministers en van de personeelsleden van de Vlaamse kabinetten...33 Serie: personeelsdossiers...33 Serie: rapporteringen van de uitbetaalde kinderbijslagen...34 Serie: personeelsfiches...35 Serie: overzichtslijsten van de Vlaamse ministers en van de leden van de Vlaamse kabinetten...36 Serie: jaarlijkse lijsten van de personeelsleden van de Vlaamse kabinetten Financieel beheer van de kabinetten...38 Serie: fiches met betrekking tot de uitbetaling van de teruggevorderde salarissen van de vanuit een (overheids-) instelling (andere dan de Vlaamse overheid) naar een Vlaams kabinet gedetacheerde personeelsleden...38 Serie: overzichten van financiële documenten van de kabinetten Vlaams Informatieplatform Kabinetten (VIK)...40 Onderwerpsmap: Vlaams Informatieplatform Kabinetten (VIK) Ondersteuning van de Vlaamse Regering en Betekeningen Verzorgen van de publicatie van wet- en regelgeving in het Belgisch Staatsblad..41 Serie: dossiers inzake de publicatie en besluiten in het Belgisch Staatsblad...41 Serie: fiches inzake de publicatie en besluiten in het Belgisch Staatsblad...42 Onderwerpsmap: databank publicaties Belgisch Staatsblad Samenstellen en verspreiden van het Vademecum van de Vlaamse Regering...44 Onderwerpsmap: Vademecum van de Vlaamse Regering Ontvangen, viseren en doorzenden van alle officiële betekeningen aan de Vlaamse gemeenschap, het Vlaams gewest of aan de Vlaamse Regering...45 Serie: dossiers inzake officiële betekeningen...45 Serie: fiches officiële betekeningen...46 Onderwerpsmap: databank officiële betekeningen Vertalingen Vertalen van wet- en regelgeving en van alle teksten met een officieel karakter...48 Serie: dossiers inzake vertalingen...48 Serie: dossiers inzake uitbestede vertalingen...49 Serie: afschriften van de facturen voor uitbesteding...50 Serie: tekstverwerkingsbestand met vertalingen Verstrekken van taaladvies Verstrekken van taaladvies...52 Onderwerpsmap: databank voor de registratie van de taalvragen...52 Onderwerpsmap: website van de Taaltelefoon...53 Serie: notulen van het Taaladviesoverleg Verlenen van advies over talige aangelegenheden...55 Onderwerpsmap: Formulierenleidraad...55 Serie: notulen van de werkgroep Naamgeving BBB Verzorgen van revisie van teksten

11 Serie: tabellen voor de registratie voor de revisie van teksten Juridische dienstverlening Verlenen van wetgevingstechnisch en taalkundig advies...58 Serie: dossiers inzake de wetgevingstechnische en taalkundige adviezen...58 Onderwerpsmap: databank voor de registratie van adviesaanvragen Verlenen van juridisch advies...60 Serie: dossiers inzake juridisch advies Archiveren van de arresten van het Grondwettelijk Hof...61 Serie: dossiers inzake arresten van het Arbitragehof/Grondwettelijk Hof Samenstellen en verspreiden van de Vlaamse Codex...62 Onderwerpsmap: databank Vlaamse Codex...62 Serie: dossiers Vlaamse Codex Opvolgen van de arbeidsongevallendossiers en rentedossiers van de personeelsleden van de kabinetten en van het departement DAR...64 Serie: ongevallendossiers...64 Serie: rentedossiers Protocol Beheren van het Errerahuis...66 Onderwerpsmap: beheer van het Errerahuis bis Beheren van het auditorium Maria Baers...67 Onderwerpsmap: beheer van het auditorium Maria Baers Verzorgen van officiële ontvangsten en zendingen...68 Serie: dossiers officiële ontvangsten en zendingen Geven van richtlijnen en advies...69 Serie: richtlijnen en adviezen Beheer vlaggen en relatiegeschenken...70 Onderwerpsmap: beheer vlaggen...70 Onderwerpsmap: beheer relatiegeschenken

12 1 Secretariaat van de Vlaamse Regering 1.1 Archiveren van documenten van de Vlaamse Regering Serie: dossiers van het Ministerieel Comité voor de Vlaamse Aangelegenheden Papier Dit zijn de dossiers met documenten van het Ministerieel Comité voor de Vlaamse Aangelegenheden zoals de agenda, de notulen, de beslissingen, de nota s en de mededelingen. Papier Chronologisch Digitaal / Departement DAR; ; Team Secretarie van de Vlaamse Regering 50 JAAR BEWAREN Deze documenten hebben een historische waarde. 12

13 Serie: dossiers van de Vlaamse Executieve als deelregering van de federale regering Papier en digitaal (DORIS2: enkel de beslissingen vanaf 8/1/1980) Dit zijn de dossiers met de documenten van Vlaamse Executieve als deelregering van de federale regering zoals de agenda, de notulen, de beslissingen, de nota s en de mededelingen. Papier Chronologisch 1 e niveau: chronologisch op jaar Digitaal 2 e niveau: chronologisch op vergaderdatum 3 e niveau: thematisch op vergaderpunt Departement DAR; ; Team Secretarie van de Vlaamse Regering 50 JAAR BEWAREN Deze documenten hebben een historische waarde. 13

14 Serie: dossiers van de Vlaamse Executieve/ Vlaamse Regering Papier en digitaal (DORIS2: tot en met 31/12/2006 enkel de beslissingen, vanaf 1/1/2007 agenda, nota s en mededelingen, beslissingen en notulen) Dit zijn de dossiers met de documenten van de Vlaamse Executieve - Vlaamse Regering zoals de agenda, de notulen, per agendapunt de originele beslissing, de nota s en ten slotte de mededelingen. 1 e niveau: chronologisch op jaar Papier 2 e niveau: chronologisch op vergaderdatum 3 e niveau: thematisch op vergaderpunt 1 e niveau: chronologisch op jaar Digitaal 2 e niveau: chronologisch op vergaderdatum 3 e niveau: thematisch op vergaderpunt Departement DAR; ; Team Secretarie van de Vlaamse Regering 50 JAAR BEWAREN Deze documenten hebben een historische waarde. De documenten voor 1/1/2007 worden geleidelijk gedigitaliseerd en ingebracht in DORIS2. 14

15 Serie: afschriften van documenten van de Vlaamse Executieve/Vlaamse Regering Papier Dit zijn: - de afschriften van de agenda s en de notulen - de afschriften van de beslissingen met de punten die besproken werden door de Vlaamse Executieve Vlaamse Regering - de afschriften van de nota s en mededelingen aan de Vlaamse Executieve Vlaamse Regering, met alle bijlagen en verantwoordingsstukken 1 e niveau: chronologisch op jaar Papier 2 e niveau: chronologisch op vergaderdatum 3 e niveau: thematisch op vergaderpunt Digitaal / Departement DAR; ; Team Secretarie van de Vlaamse Regering De afschriften worden gebruikt om een digitale kopie van de documenten te maken. Van zodra de digitale versie in DORIS 2 ingebracht is, wordt het afschrift vernietigd. VERNIETIGEN Deze documenten hebben geen administratieve waarde meer. 15

16 Onderwerpsmap: beheren van de databank DORIS2 Digitaal (PDF) Vlaamse Regering: - de agenda s en de notulen (vanaf 2007) - de beslissingen (vanaf 1980) - de nota s en mededelingen aan de Vlaamse Executieve Vlaamse Regering, met alle bijlagen en verantwoordingsstukken (vanaf 2007) Overlegcomité: - de agenda s en de notulen (vanaf 1982) - de beslissingen (vanaf 1982) - de nota s en mededelingen aan het Overlegcomité, met alle bijlagen en verantwoordingsstukken (vanaf 1982) Papier / 1 e niveau: chronologisch op jaar Digitaal 2 e niveau: chronologisch op vergaderdatum 3 e niveau: thematisch op vergaderpunt Departement DAR; ; Team Secretarie van de Vlaamse Regering 50 JAAR BEWAREN Deze documenten hebben een historische waarde. Documenten die niet te digitaliseren zijn, worden niet in de databank opgenomen. Er is wel steeds een verwijzing dat deze op papier beschikbaar zijn bij de Secretarie van de Vlaamse Regering. 16

17 Serie: minuten uitgaande briefwisseling Papier - Dit zijn de minuten van de uitgaande brieven van de secretaris van de Vlaamse Regering aan de ministers van de federale regering om een standpunt of beslissing van de Vlaamse Regering mee te delen. - Dit zijn de minuten van de uitgaande brieven van de secretaris van de Vlaamse Regering aan de voorzitter van het Vlaams Parlement (overzendingen van voorontwerpen van decreet). Papier Chronologisch Digitaal / Departement DAR; ; Team Secretarie van de Vlaamse Regering 10 JAAR VERNIETIGEN Deze documenten hebben geen administratieve waarde meer. In de toekomst kunnen hier ook nog andere uitgaande brieven aan toegevoegd worden (afhankelijk van extra taken die aan het Team Secretarie van de Vlaamse Regering toegekend worden). 17

18 1.2 Archiveren van de documenten van de Vlaamse ministeriële comités Serie: dossiers van de Vlaamse ministeriële comités Papier Dit zijn de dossiers met de documenten van de Vlaamse ministeriële comités. Deze dossiers omvatten de agenda, de notulen, per agendapunt de originele beslissingsfiche en het originele document met alle bijlagen en verantwoordingsstukken en de documenten die als mededeling geagendeerd zijn. 1 e niveau: per comité Papier 2 e niveau: chronologisch 3 e niveau: thematisch op agendapunt Digitaal / Departement DAR; ; Team Secretarie van de Vlaamse Regering 50 JAAR BEWAREN Deze documenten hebben een historische waarde. Momenteel bestaan er geen ministeriële Comités in de schoot van de Vlaamse Regering. Mocht dit in de toekomst het geval zijn, worden de agenda s, documenten, mededelingen, beslissingen en notulen op dezelfde wijze in DORIS2 ingebracht als dit nu voor de Vlaamse Regering en voor het Overlegcomité geldt. 18

19 1.3 Archiveren van de documenten van het Overlegcomité federale regering, gemeenschaps- en gewestregeringen en van de interministeriële conferenties Serie: dossiers van het Overlegcomité Papier en digitaal (DORIS2) Dit zijn de dossiers van het Overlegcomité Regering Executieven/Overlegcomité federale regering, gemeenschaps- en gewestregeringen. Deze dossiers met de documenten van het Overlegcomité omvatten de agenda, de notulen, de beslissingen en de bijbehorende documenten. Papier Chronologisch op vergaderdatum 1 e niveau: chronologisch op jaar Digitaal 2 e niveau: chronologisch op vergaderdatum 3 e niveau: thematisch op vergaderpunt Departement DAR; ; Team Secretarie van de Vlaamse Regering 50 JAAR BEWAREN Deze documenten hebben een historische waarde. 19

20 1.4 Archiveren van bepaalde besluiten van de Vlaamse Regering, van bepaalde ministeriële besluiten en van de omzendbrieven van de Vlaamse Regering Serie: besluiten van de Vlaamse Executieve/Vlaamse Regering Papier Dit zijn de besluiten van de Vlaamse Executieve/Vlaamse Regering die door de afdeling Kanselarij worden gearchiveerd. Papier Chronologisch Digitaal / Departement DAR; ; Team Secretarie van de Vlaamse Regering 50 JAAR BEWAREN Deze documenten hebben een historische waarde. 20

21 Serie: ministeriële besluiten Papier Van januari 1990 tot december 1993 omvat de serie alle originele ministeriële besluiten. Vanaf januari 1994 omvat de serie alleen nog de originele ministeriële besluiten die bewaard dienen te worden door het departement Coördinatie, resp. departement DAR. De originele ministeriële besluiten die betrekking hebben op de andere departementen, dienen door de betrokken departementen zelf bewaard te worden. Papier Chronologisch Digitaal / Departement DAR; ; Team Secretarie van de Vlaamse Regering 50 JAAR BEWAREN Deze documenten hebben een historische waarde. 21

22 Serie: omzendbrieven van de Vlaamse Executieve/Vlaamse Regering Papier Dit zijn de omzendbrieven van de Vlaamse Executieve/Vlaamse Regering die door de afdeling Kanselarij worden gearchiveerd. Papier Chronologisch Digitaal / Departement DAR; ; Team Secretarie van de Vlaamse Regering 50 JAAR BEWAREN Deze documenten hebben een historische waarde. 22

23 1.5 Archiveren van de internationale, Belgische en andere akten en bepaalde Koninklijke besluiten Serie: internationale akten Papier en digitaal (servermap: akten vanaf oktober 1996 zijn gedigitaliseerd) Dit zijn de internationale akten afgesloten door de Vlaamse Regering die door de afdeling Kanselarij worden gearchiveerd (waaronder de culturele akkoorden). 1 e niveau: alfabetisch op land Papier 2 e niveau: chronologisch op datum van afsluiting verdrag Digitaal Chronologisch Departement DAR; ; Team Secretarie van de Vlaamse Regering 50 JAAR BEWAREN Deze documenten hebben een historische waarde. 23

24 Serie: Belgische akten Papier en digitaal (servermap: akten vanaf mei 2005 zijn gedigitaliseerd) Dit zijn de akten (in de vorm van overeenkomsten, protocollen, akkoorden, convenants ) tussen de federale staat en de gemeenschappen en gewesten of tussen de gemeenschappen en gewesten onderling die door de afdeling Kanselarij worden gearchiveerd. Papier Chronologisch Digitaal Chronologisch Departement DAR; ; Team Secretarie van de Vlaamse Regering 50 JAAR BEWAREN Deze documenten hebben een historische waarde. 24

25 Serie: andere akten Papier en digitaal (servermap: akten vanaf maart 2004 zijn gedigitaliseerd) - Dit zijn de akten (in de vorm van overeenkomsten, protocollen, akkoorden, convenants ) tussen de Vlaamse Regering en een provincie, gemeente, instelling, vereniging die door de afdeling Kanselarij worden gearchiveerd. - Dit zijn de akten die tussen leden van de Vlaamse Regering afgesloten worden Papier Chronologisch Digitaal Chronologisch Departement DAR; ; Team Secretarie van de Vlaamse Regering 50 JAAR BEWAREN Deze documenten hebben een historische waarde. 25

26 Serie: koninklijke besluiten Papier Dit zijn de koninklijke besluiten met betrekking tot de overdracht van onroerende goederen, overdracht van personeel en de toewijzing van vermogen die door de afdeling Kanselarij worden gearchiveerd. Papier Chronologisch Digitaal / Departement DAR; ; Team Secretarie van de Vlaamse Regering 50 JAAR BEWAREN Deze documenten hebben een historische waarde. 26

27 1.6 Archiveren van de documenten van het Vlaams Parlement Serie: decreten van de Vlaamse Raad/Vlaams Parlement Papier Dit zijn de decreten van de Vlaamse Raad/Vlaams Parlement, bekrachtigd door de Vlaamse Executieve/Vlaamse Regering die door de Kanselarij worden gearchiveerd. 1 e niveau: chronologisch op jaar Papier 2 e niveau: chronologisch op datum van afkondiging en bekrachtiging van het decreet Digitaal / Departement DAR; ; Team Secretarie van de Vlaamse Regering 50 JAAR BEWAREN Deze documenten hebben een historische waarde. Dit zijn de originelen of "perkamenten" van de decreten. 27

28 Serie: resoluties van de Vlaamse Raad/Vlaams Parlement Papier en digitaal (DORIS2) Dit zijn de resoluties van de Vlaamse Raad/Vlaamse Parlement, bekrachtigd door de Vlaamse Executieve/Vlaamse Regering en gearchiveerd door de afdeling Kanselarij. Papier Chronologisch 1 e niveau: chronologisch op jaar Digitaal 2 e niveau: chronologisch op vergaderdatum 3 e niveau: thematisch op vergaderpunt Departement DAR; ; Team Secretarie van de Vlaamse Regering 50 JAAR BEWAREN Deze documenten hebben een historische waarde. 28

29 Serie: moties van de Vlaamse Raad/Vlaams Parlement Papier en digitaal (DORIS 2) Dit zijn de moties die ingediend en besproken werden in het Vlaams Parlement en die door de afdeling Kanselarij worden gearchiveerd. Papier Digitaal Chronologisch 1 e niveau: chronologisch op jaar 2 e niveau: chronologisch op vergaderdatum 3 e niveau: thematisch op vergaderpunt Departement DAR; ; Team Secretarie van de Vlaamse Regering 50 JAAR BEWAREN Deze documenten hebben een historische waarde. 29

30 1.7 Beheren van de databank Vlaamse instellingen, organen en mandaten (VLIOM) Onderwerpsmap: beheren van de databank VLIOM Digitaal (html) Dit is de databank Vlaamse Instellingen, Organen en Mandaten (VLIOM). Papier / Digitaal Geen Departement DAR; ; Team Secretarie van de Vlaamse Regering 20 JAAR BEWAREN Deze documenten hebben een historische waarde. 30

31 2 Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur 2.1 Behandelen van de beroepen tegen de beslissingen met betrekking tot de passieve openbaarheid van bestuur Serie: dossiers met betrekking tot de openbaarheid van bestuur Papier en digitaal Dit zijn de dossiers inzake de beroepen tegen de beslissingen met betrekking tot de passieve openbaarheid van bestuur. Papier Digitaal Chronologisch Chronologisch + Thematisch (Digitaal: ) Departement DAR;, Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie afdeling openbaarheid van bestuur 20 JAAR BEWAREN Deze documenten hebben een historische waarde. 31

32 3 Beheer van de administratie van de kabinetten 3.1 Inventariseren van de roerende goederen van de Vlaamse kabinetten Serie: inventarissen van de roerende goederen Papier (toegang: MS Acces databank) Dit zijn de inventarissen van de roerende goederen van de Vlaamse kabinetten. Deze inventaris beschrijft per kabinet en per lokaal het aanwezige meubilair, de duurzame gebruiksvoorwerpen, de toestellen en apparatuur (zoals keukenapparatuur, audiovisuele apparatuur, kopieermachines en faxen), het informaticamateriaal dat door het kabinet werd aangekocht, de vaste en mobiele telefoontoestellen, het wagenpark, de fietsen en uitrusting en de kunstvoorwerpen. 1 e niveau: op legislatuur Papier 2 e niveau: op kabinet 3 e niveau: op lokaal Digitaal / Departement DAR; ; Team Administratief Beheer Kabinetten 10 JAAR (te rekenen vanaf het opstellen van de inventaris) VERNIETIGEN Deze documenten hebben geen administratieve waarde meer. 32

33 3.2 Personeelsbeheer van de Vlaamse ministers en van de personeelsleden van de Vlaamse kabinetten Serie: personeelsdossiers Papier (toegang: MS Acces databank en Vlimpers) Dit zijn de personeelsdossiers van de Vlaamse ministers en van de leden van de Vlaamse kabinetten Een dossier bevat een inlichtingenfiche, voor het kabinetpersoneel: een aanstellingsbesluit of detacheringsbesluit, een ontslagbesluit en verder allerlei documenten in verband met adreswijzigingen, rekeningnummer, burgerlijke stand, salarissen, kinderbijslag, haarden standplaatstoelage, ontslag, ziekte, Voor het gedetacheerde kabinetspersoneel (andere dan het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap) bevat het dossier ook documenten in verband met de terugbetaling van de salarissen aan de dienst van oorsprong en voor het aangesteld kabinetspersoneel bevat het dossier ook documenten in verband met de ontslagvergoeding. Een dossier bevat ook steeds afschriften van de gevoerde briefwisseling. Papier Alfabetisch op naam Digitaal / Departement DAR; ; Team Administratief Beheer Kabinetten 30 JAAR INLICHTINGENFICHE, AANSTELLINGSBESLUIT OF DETACHERINGSBESLUIT EN ONTSLAGBESLUIT: BEWAREN Overige documenten: VERNIETIGEN De inlichtingenfiche, het aanstellingsbesluit of detacheringsbesluit en het ontslagbesluit hebben een historische waarde. De overige documenten hebben geen administratieve waarde meer. De salarissen worden sinds 2002 berekend via de loonmotor van Vlimpers, waardoor deze gegevens enkel daar te raadplegen zijn. 33

34 Serie: rapporteringen van de uitbetaalde kinderbijslagen Digitaal Dit zijn de rapporteringen per kabinet van de uitbetaalde kinderbijslagen per personeelslid. Deze rapporteringen bieden een overzicht van de kinderbijslagen. De uitbetaling van de kinderbijslag wordt gedaan door de Rijksdienst voor Kinderbijslag voor Werknemers (RKW). Papier / 1 e niveau: alfabetisch (per kabinet) Digitaal 2 e niveau: chronologisch Departement DAR; ; Team Administratief Beheer Kabinetten 10 JAAR (huidige en voorgaande legislatuur) VERNIETIGEN Deze documenten hebben geen administratieve waarde meer. 34

35 Serie: personeelsfiches Papier (toegang: MS Acces databank en Vlimpers) Dit zijn de personeelsfiches van de Vlaamse ministers en van de leden van de Vlaamse kabinetten. Papier Alfabetisch op naam Digitaal / Departement DAR; ; Team Administratief Beheer Kabinetten 30 JAAR (te rekenen vanaf het opstellen van de personeelsfiches) BEWAREN Deze documenten hebben een historische waarde. 35

36 Serie: overzichtslijsten van de Vlaamse ministers en van de leden van de Vlaamse kabinetten Papier (Word-bestand) - Accessdatabase Dit is een alfabetische lijst van alle personeelsleden die ooit op een Vlaams kabinet tewerkgesteld waren. Het is mogelijk op te zoeken op naam, op kabinet (naam minister) en op jaar van geboorte. 1 e niveau: op legislatuur Papier 2 e niveau: alfabetisch op naam Digitaal / Departement DAR; ; Team Administratief Beheer Kabinetten 30 JAAR (te rekenen vanaf het opstellen van de overzichtslijsten) BEWAREN Deze documenten hebben een historische waarde. 36

37 Serie: jaarlijkse lijsten van de personeelsleden van de Vlaamse kabinetten Papier en digitaal Dit zijn de lijsten van de personeelsleden van de Vlaamse kabinetten. Deze lijsten worden jaarlijks opgesteld (Protocol Vlaamse Regering Vlaams Parlement). Papier Chronologisch Digitaal Chronologisch Vlaams Parlement 10 JAAR (huidige en voorgaande legislatuur) VERNIETIGEN Deze documenten worden elders bewaard. Schaduwarchief 37

38 3.3 Financieel beheer van de kabinetten Serie: fiches met betrekking tot de uitbetaling van de teruggevorderde salarissen van de vanuit een (overheids-) instelling (andere dan de Vlaamse overheid) naar een Vlaams kabinet gedetacheerde personeelsleden Papier (toegang: MS Excel bestand) Dit zijn de fiches met betrekking tot de uitbetaling van de teruggevorderde salarissen van de vanuit een (overheids-)instelling (andere dan de Vlaamse Overheid) naar een Vlaams kabinet gedetacheerde personeelsleden. Papier Chronologisch Digitaal / Departement DAR; ; Team Administratief Beheer Kabinetten 10 JAAR VERNIETIGEN Deze documenten hebben geen administratieve waarde meer. De cel is verantwoordelijk voor de inhoudelijke afhandeling maar stuurt de borderellen en schuldvorderingen door en zorgt dus niet voor de eigenlijke betaling. Ingevolge een beslissing genomen in de Permanente Interdepartementale Werkgroep Personeel (PIWP) van 18 juli 2002 worden alle dossiers van de gedetacheerden bij andere kabinetten (federale, andere gemeenschappen en gewesten ) door de departementen zelf behandeld en niet meer door de Kanselarij. Deze beslissing geldt vanaf het 3 e kwartaal van 2002, dit wil zeggen vanaf juni In juni 2012 zal dit volledige archief dus vernietigd worden, de taakstelling zelf heeft thans ook volledig aan actualiteitswaarde ingeboet. 38

39 Serie: overzichten van financiële documenten van de kabinetten Papier en digitaal Dit zijn de overzichten van onder meer de facturen van de nmbs, de maaltijdcheques Papier Digitaal? - 1 e niveau: alfabetisch (per kabinet) 2 e niveau: chronologisch 1 e niveau: alfabetisch (per kabinet) 2 e niveau: chronologisch Departement DAR; ; Team Administratief Beheer Kabinetten 10 JAAR (huidige en vorige legislatuur) VERNIETIGEN Deze documenten hebben geen administratieve waarde meer. 39

40 3.4 Vlaams Informatieplatform Kabinetten (VIK) Onderwerpsmap: Vlaams Informatieplatform Kabinetten (VIK) Digitaal Deze map bevat documenten betreffende het Vlaams Informatieplatform Kabinetten (VIK). Dit platform vindt plaats op een Sharepoint-site en heeft een informatiefunctie ten aanzien van de kabinetten. Er wordt rechtstreeks doorverwezen naar relevante informatie, procedures en ramingen/rapporteringen worden gepubliceerd. Papier / Digitaal chronologisch Departement DAR; ; Team Administratief Beheer Kabinetten 10 JAAR (huidige en voorgaande legislatuur) VERNIETIGEN Deze documenten hebben historische noch administratieve waarde. Hoofdzakelijk schaduwarchief. Ramingen en procedures: geen schaduwarchief. 40

41 4 Ondersteuning van de Vlaamse Regering en Betekeningen 4.1 Verzorgen van de publicatie van wet- en regelgeving in het Belgisch Staatsblad Serie: dossiers inzake de publicatie en besluiten in het Belgisch Staatsblad Papier (toegang: fiches, vanaf 1996: MS Acces databank) Dit zijn de dossiers inzake de publicatie en besluiten in het Belgisch Staatsblad. Elk dossier omvat een fiche met het dossierverloop, een afschrift van het te publiceren stuk (decreten, besluiten van de Vlaamse Regering, bepaalde ministeriële besluiten, omzendbrieven, officiële berichten, besluiten van een secretaris-generaal, besluiten van een leidend ambtenaar, koninklijke besluiten, besluiten van de raden van bestuur en arresten van de Raad van State), een publicatieopdracht van de opdrachtgever, een aanvraagformulier voor het Belgisch Staatsblad, een aanvraagformulier voor de vertaling, een afschrift van de drukproef en een afschrift van de publicatie in het Belgisch Staatsblad. Papier Op volgnummer publicatieopdracht Digitaal / Departement DAR; ; Team Ondersteuning Vlaamse Regering en Betekeningen 20 JAAR VERNIETIGEN Deze documenten hebben geen administratieve waarde meer. 41

42 Serie: fiches inzake de publicatie en besluiten in het Belgisch Staatsblad Papier Dit zijn de fiches met betrekking tot de publicatie van decreten en besluiten in het Belgisch Staatsblad. Een fiche bevat verwijzingen naar de datum van het stuk, het dossiernummer van het stuk, het opschrift van het stuk en de publicatiedatum van het stuk. Papier Chronologisch op datum Digitaal / Departement DAR; ; Team Ondersteuning Vlaamse Regering en Betekeningen 20 JAAR VERNIETIGEN Deze documenten hebben geen administratieve waarde meer. 42

43 Onderwerpsmap: databank publicaties Belgisch Staatsblad Digitaal (MS Acces) Dit is de databank met betrekking tot de publicatie van decreten en besluiten in het Belgisch Staatsblad. Papier / Digitaal Geen Departement DAR; ; Team Ondersteuning Vlaamse Regering en Betekeningen 20 JAAR VERNIETIGEN Deze documenten hebben geen administratieve waarde meer. 43

44 4.2 Samenstellen en verspreiden van het Vademecum van de Vlaamse Regering Onderwerpsmap: Vademecum van de Vlaamse Regering Papier en digitaal (MS Word en Extranet) Dit zijn de documenten betreffende het Vademecum van de Vlaamse Regering. Papier Digitaal Chronologisch Geen Departement DAR; ; Team Ondersteuning Vlaamse Regering en Betekeningen 20 JAAR BEWAREN Deze documenten hebben een historische waarde. 44

45 4.3 Ontvangen, viseren en doorzenden van alle officiële betekeningen aan de Vlaamse gemeenschap, het Vlaams gewest of aan de Vlaamse Regering Serie: dossiers inzake officiële betekeningen Papier (toegang: fiches, vanaf 1998: MS Acces databank) Dit zijn de dossiers inzake de ontvangst; het visum en de doorzending van alle officiële betekeningen aan de Vlaamse Gemeenschap, het Vlaams Gewest of aan de Vlaamse Regering Een dossier bevat een afschrift van de gerechtelijke akte met ontvangstvisum, een afschrift van de begeleidingsbrief aan de Vlaamse minister en/of de Vlaamse administratie en het ondertekende en gedateerde estafettebewijs. Papier Op volgnummer Digitaal / Departement DAR; ; Team Ondersteuning Vlaamse Regering en Betekeningen 50 JAAR VERNIETIGEN Deze documenten hebben geen administratieve waarde meer. De dringende stukken worden ingescand en via mail aan de behandelende diensten bezorgd. Hiervoor dient enkel het ontvangstbewijs in de mailtoepassing. 45

46 Serie: fiches officiële betekeningen Papier Dit zijn de fiches met betrekking tot de ontvangst; het visum en de doorzending van alle officiële betekeningen aan de Vlaamse Gemeenschap, het Vlaams Gewest of aan de Vlaamse Regering Elke fiche bevat een kort overzicht van het desbetreffende dossier, met een vermelding van de naam van de verzoeker of van de beslagene, de maand en het jaar van ontvangst, de titel van het procedurestuk en een verwijzing naar gerelateerde dossiers. Papier Op naam Digitaal / Departement DAR; ; Team Ondersteuning Vlaamse Regering en Betekeningen 50 JAAR BEWAREN Deze documenten hebben een historische waarde. 46

47 Onderwerpsmap: databank officiële betekeningen Digitaal Dit is de databank met betrekking tot de ontvangst, het visum en de doorzending van alle officiële betekeningen aan de Vlaamse Gemeenschap, het Vlaams Gewest of aan de Vlaamse Regering. Papier / Digitaal Geen Departement DAR; ; Team Ondersteuning Vlaamse Regering en Betekeningen 50 JAAR BEWAREN Deze documenten hebben een historische waarde. 47

48 5 Vertalingen 5.1 Vertalen van wet- en regelgeving en van alle teksten met een officieel karakter Serie: dossiers inzake vertalingen Papier (toegang: ROBIN, vanaf 2003: MS Excel) Dit zijn de dossiers inzake de vertaling van wet- en regelgeving en van alle teksten met een officieel karakter. Papier Chronologisch Digitaal / Departement DAR; ; Team Vertalingen 5 JAAR VERNIETIGEN Deze documenten hebben geen administratieve waarde meer. 48

49 Serie: dossiers inzake uitbestede vertalingen Papier (toegang: ROBIN, vanaf 2003: MS Excel) Dit zijn de dossiers inzake de uitbesteding van de vertaling van weten regelgeving en van alle teksten met een officieel karakter. Papier Chronologisch Digitaal / Departement DAR; ; Team Vertalingen 5 JAAR VERNIETIGEN Deze documenten hebben geen administratieve waarde meer. 49

50 Serie: afschriften van de facturen voor uitbesteding Papier Dit zijn de afschriften van de facturen voor de uitbesteding van de vertaling van wet- en regelgeving en van alle teksten met een officieel karakter. Papier Chronologisch Digitaal / Departement DAR; ; Team Vertalingen 5 JAAR VERNIETIGEN Deze documenten hebben geen administratieve waarde meer. 50

51 Serie: tekstverwerkingsbestand met vertalingen Digitaal (MS Word) Dit zijn de tekstverwerkingsbestanden met de eigen of uitbestede vertaling van wet- en regelgeving en van alle teksten met een officieel karakter. Deze tekstverwerkingsbestanden worden in twee mappen op de server bewaard. Eén map met de vertalingen van teksten voor het Belgisch Staatsblad sinds 1997 en één map met andere vertalingen sinds Papier / Digitaal Geen Departement DAR; ; Team Vertalingen 3 tot 10 JAAR (in functie van het soort tekst) VERNIETIGEN Deze documenten hebben geen administratieve waarde meer. 51

52 6 Verstrekken van taaladvies 6.1 Verstrekken van taaladvies Onderwerpsmap: databank voor de registratie van de taalvragen Digitaal (HP-Belgacomdatabank) Dit is de databank voor de registratie van de taalvragen van burgers en ambtenaren. Papier / Digitaal Geen Departement DAR; ; Team Taaladvies 10 JAAR VERNIETIGEN Deze documenten hebben geen administratieve waarde meer. 52

53 Onderwerpsmap: website van de Taaltelefoon Digitaal Deze map bevat alle stukken betreffende de website van de Taaltelefoon. Papier / Digitaal Chronologisch (vorige versies van de verschillende rubrieken op de website in pdf-formaat) Departement DAR; ; Team Taaladvies 5 JAAR BEWAREN (BIJ ELKE INGRIJPENDE AANPASSING) 1 Deze documenten hebben een historische waarde. 1 In afwachting van richtlijnen van de Coördinerende Archiefdienst wordt deze website best bewaard. 53

54 Serie: notulen van het Taaladviesoverleg Papier Dit zijn de notulen en bijhorende stukken van het Taaladviesoverleg (TAO) van de Nederlandse Taalunie (NTU). Papier Chronologisch Digitaal / Departement DAR; ; Team Taaladvies 10 JAAR BEWAREN Deze documenten hebben een historische waarde. 54

55 6.2 Verlenen van advies over talige aangelegenheden Onderwerpsmap: Formulierenleidraad Papier Dit zijn allerlei stukken betreffende de ontwikkeling van de Formulierenleidraad. Papier Chronologisch Digitaal / Departement DAR; ; Team Taaladvies 10 JAAR BEWAREN Deze documenten hebben een historische waarde. 55

56 Serie: notulen van de werkgroep Naamgeving BBB Papier Dit zijn de notulen en bijhorende stukken van de werkgroep Naamgeving Beter Bestuurlijk Beleid. Papier Chronologisch Digitaal / Departement DAR; ; Team Taaladvies 10 JAAR BEWAREN Deze documenten hebben een historische waarde. 56

57 6.3 Verzorgen van revisie van teksten Serie: tabellen voor de registratie voor de revisie van teksten Digitaal Dit zijn de registratietabellen voor de revisie van teksten. Papier / Digitaal 1 e niveau: chronologisch (per jaar) 2 e niveau: thematisch per genre en tekstsoort Departement DAR; ; Team Taaladvies 5 JAAR VERNIETIGEN Deze documenten hebben geen administratieve waarde meer. 57

58 7 Juridische dienstverlening 7.1 Verlenen van wetgevingstechnisch en taalkundig advies Serie: dossiers inzake de wetgevingstechnische en taalkundige adviezen Papier en digitaal Deze dossiers bevatten de wetgevingstechnische en taalkundige adviezen met betrekking tot ontwerpen van besluit en voorontwerpen van decreet. Papier Op volgnummer Digitaal Op volgnummer Papier: Digitaal: Departement DAR; ; Team Juridische Dienstverlening en Team Taaladvies 5 JAAR VERNIETIGEN Deze documenten hebben geen administratieve waarde meer. 58

59 Onderwerpsmap: databank voor de registratie van adviesaanvragen Digitaal (Access) Deze map bevat alle stukken en de databank voor de registratie van aanvragen betreffende het wetgevingsadvies en voor indicatoren met betrekking tot de kwaliteit van de regelgeving Papier / Digitaal Op volgnummer Departement DAR; ; Team Juridische Dienstverlening 5 JAAR VERNIETIGEN Deze documenten hebben geen administratieve waarde meer. 59

60 7.2 Verlenen van juridisch advies Serie: dossiers inzake juridisch advies Papier en digitaal Dit zijn de dossiers betreffende inhoudelijk juridisch advies met betrekking tot een aantal materies en rechtsgedingen. Papier Digitaal Op personeelslid Op personeelslid Departement DAR; ; Team Juridische Dienstverlening 5 JAAR BEWAREN Deze documenten hebben een historische waarde. 60

61 7.3 Archiveren van de arresten van het Grondwettelijk Hof Serie: dossiers inzake arresten van het Arbitragehof/Grondwettelijk Hof Papier en digitaal (toegang: databank - Extranet) De dossiers bevatten afschriften voor de zaken die in de verticale departementen worden behandeld en originelen voor de zaken die tot de bevoegdheid van de Minister-president behoren of over een federale bevoegdheid handelen. Die laatste dossiers bevatten een verzoekschrift of verwijzingsbeslissing, een nota aan de ministerpresident, een arrest, eventueel een mededeling aan de Vlaamse Regering, memories, een aanstelling van een advocaat en een ereloonstaat. Papier Op rolnummer Grondwettelijk Hof Digitaal Op rolnummer Grondwettelijk Hof (+ zoekmotor Extranet) Departement DAR; ; Team Juridische Dienstverlening 10 JAAR VERNIETIGEN Deze documenten hebben geen administratieve waarde meer. 61

62 7.4 Samenstellen en verspreiden van de Vlaamse Codex Onderwerpsmap: databank Vlaamse Codex Digitaal (databank) Dit is de databank van de Vlaamse Codex. Papier / Digitaal / Departement DAR; ; Team Juridische Dienstverlening 50 JAAR BEWAREN Deze documenten hebben een historische waarde. 62

63 Serie: dossiers Vlaamse Codex Papier Deze dossiers bevatten per tekst die opgenomen wordt in de Vlaamse Codex een kopie uit het Belgische Staatsblad van de oorspronkelijke tekst en van alle wijzigende teksten, opheffende teksten, errata, enz. Papier Chronologisch op datum afkondiging Digitaal / Departement DAR; ; Team Juridische Dienstverlening 50 JAAR BEWAREN Deze documenten hebben een historische waarde. 63

64 7.5 Opvolgen van de arbeidsongevallendossiers en rentedossiers van de personeelsleden van de kabinetten en van het departement DAR Serie: ongevallendossiers Papier Dit zijn de dossiers inzake de arbeidsongevallen van de personeelsleden van de kabinetten en van het departement DAR. Een dossier bevat een aangifteformulier met Model A (algemene inlichtingen), Model B (doktersattest) en Model C (bijkomende inlichtingen), een juridische beslissing, een beslissing van de Administratieve Gezondheidsdienst met consolidatiedatum en afschriften van de gevoerde briefwisseling. Papier Chronologisch op datum arbeidsongeval Digitaal / Departement DAR; ; Team Juridische Dienstverlening 5 JAAR VERNIETIGEN Deze documenten hebben geen administratieve waarde meer. 64

65 Serie: rentedossiers Papier Dit zijn de dossiers inzake de uitkering van een rente na een arbeidsongeval aan de personeelsleden van de kabinetten en van het departement DAR. Een dossier, als verlenging van het oorspronkelijke arbeidsongevallendossier, bevat inlichtingen gevraagd aan het slachtoffer of zijn/haar rechthebbenden, een attest samenstelling van het gezin, een attest waaruit blijkt dat het slachtoffer niet echtgescheiden, noch gescheiden van tafel en bed is, een uittreksel van de geboorteakte, een nota met vermelding van de wedde, een aanvraag voor de betaling van 1/3 van de rente in kapitaal, een voorstel tot akkoord met de berekende rente, een akkoord van het slachtoffer of de rechthebbende, een afschrift van het ministerieel besluit, afschriften van de gevorderde briefwisseling, een mededeling door de Administratie der Pensioenen van het ministerie van Financiën dat ofwel de rente aanvaard werd ofwel bijkomende inlichtingen gevraagd worden. Papier Chronologisch Digitaal / Departement DAR; ; Team Juridische Dienstverlening 20 JAAR VERNIETIGEN Deze documenten hebben geen administratieve waarde meer. 65

66 8 Protocol 8.1 Beheren van het Errerahuis Onderwerpsmap: beheer van het Errerahuis Papier en digitaal (toegang: Acces-databank) Deze onderwerpsmap bevat stukken betreffende het beheer van het Errerahuis. Het Errerahuis is de ambtswoning en de ontvangstruimte van de Vlaamse Regering. Het Errerahuis is voorbehouden aan de Minister-president en de leden van de Vlaamse Regering, aan de leidend ambtenaren van de departementen en van de agentschappen van de Vlaamse overheid en aan de projectleiders met N-functie. Papier Thematisch Digitaal Chronologisch Papier: Digitaal: Departement DAR; ; Team Protocol 20 JAAR VERNIETIGEN Deze documenten hebben geen administratieve waarde meer. 66

67 8.1 bis Beheren van het auditorium Maria Baers Onderwerpsmap: beheer van het auditorium Maria Baers Papier en digitaal (toegang: Accesdatabank) Deze onderwerpsmap bevat stukken betreffende het beheer van het auditorium Maria Baers. Het auditorium Maria Baers kan gereserveerd worden door de leidend ambtenaren en het middenkader van de Vlaamse Overheid en de kabinetten van de leden van de Vlaamse Regering. Papier Thematisch Digitaal Chronologisch Papier: Digitaal: Departement DAR; ; Team Protocol 10 JAAR VERNIETIGEN Deze documenten hebben geen administratieve waarde meer 67

68 8.2 Verzorgen van officiële ontvangsten en zendingen Serie: dossiers officiële ontvangsten en zendingen Papier Dit zijn de dossiers met stukken aangaande officiële ontvangsten en zendingen. Per officiële ontvangst wordt er een dossier aangemaakt. In dit dossier worden gegevens aangereikt m.b.t. de eigenlijke ontvangst (samenstelling delegaties, foto VIP, ev. Tafelschikking, praktische details, naambordjes, vlaggen, welke relatiegeschenken ze ontvangen ). Daarnaast worden er ook aparte dossiers aangemaakt voor speciale gelegenheden zoals de nieuwjaarsreceptie diplomatiek korps en 11- juli viering diplomatiek korps. Per officiële zending wordt er ook een dossier aangemaakt betreft de protocollaire ondersteuning bij aankomst en vertrek van de Minister- president en de leden van de Vlaamse Regering. Papier Op datum van ontvangst Digitaal / Departement DAR; ; Team Protocol 20 JAAR VERNIETIGEN Deze documenten hebben geen administratieve waarde meer. 68