Team Ontwikkel Plan Wijkzorg Savant

Transcriptie

1 Ontwikkel Plan Wijkzorg Savant versie 4 november 2014 Inhoud 1 Zelfstandige teams: visie en uitgangspunten De basis op orde Zelfstandigheid verder vormgeven: sturen op resultaat A Zelfstandig sturen op zorg en kwaliteit: het jaarplan B Zelfstandig sturen op cijfers: het dashboard C Zelfstandig sturen: overige hulpmiddelen...11 Ontwikkel Plan, werkdocument voor teams en coaches. 1

2 1 Zelfstandige teams: visie en uitgangspunten Inleiding Dit document is een werkdocument voor teams en teamcoaches. Het bestaat uit drie delen: 1: Visie en uitgangspunten. In dit eerste onderdeel gaan we in op de visie en uitgangspunten rondom kleinschalige zelfstandige teams. Dat is de basis van waaruit we werken en van waaruit we zorg verlenen. 2: De basis op orde. Het tweede deel gaat over het op orde brengen van de basis voor elk team. Dit deel zal iedereen bekend voorkomen, want dat is eerder gebruikt bij de opstart van de zelfstandige teams. Het vormt het fundament voor elk zelfstandig teams, en het beschrijft de bouwstenen die compleet moeten zijn om op te kunnen steunen. Als dit deel van het document compleet is, zal het naar de achtergrond verdwijnen. In de dagelijkse praktijk werken we met de onderdelen die beschreven zijn onder het volgende onderdeel. 3: Zelfstandig sturen. Het derde deel gaat over sturen op inhoud en resultaten. Daarin geven we de teams en de coaches handvatten om zelf invulling te geven aan wat een team wil en moet bereiken. Dat geeft een basis voor het verder werken aan zelfstandigheid, goede zorgverlening en het sturen op resultaten. Tegelijkertijd geeft het de basis voor het inzetten van verbeteracties en het vormen van (kwartaal)rapportages. Uitgangspunt is de visie De visie van Savant Zorg is gericht op maximale zelfredzaamheid. Dat geldt voor klanten, en ook voor medewerkers. Daarom werken we ook in kleinschalige zelfstandige teams. Dicht rondom de klant, samen de zorg en dienstverlening vormgeven. Dat maakt het werk uitdagender en geeft de professional meer mogelijkheden om de klant goed te bedienen. Is hiermee sprake van volledige vrijheid voor teams? Nee, we willen natuurlijk als organisatie wel één gezicht hebben en voorspelbaar zijn. Daarom spreken we ook niet van zelfsturende teams, maar van zelfstandige teams. Goede zorgverlening is het domein van het team. Goed zorg verlenen is alleen mogelijk als je effectief samenwerkt en communiceert binnen je team en samenwerkt binnen de organisatie. Het effectief inrichten van je team, samenwerken met collega s en de juiste resultaten halen hoort daar bij. En wat voor medewerkers onderling geldt, geldt ook weer voor teams. Ook die horen bij een groter geheel, de wijkzorg en uiteindelijk bij Savant Zorg als organisatie. Dat betekent dat er kaders zijn waarbinnen de teams moeten werken, zodat ze samen bijdragen aan een gezonde organisatie die ook in de komende jaren onze klanten kan blijven ondersteunen. Ontwikkel Plan, werkdocument voor teams en coaches. 2

3 Om de teams te ondersteunen zijn coaches en experts beschikbaar. Die zijn samengebracht in het teamontwikkelteam. Dit is een tijdelijk- team van coaches en experts om de teams te helpen de start te maken met zelfstandigheid. Ook vanuit de stafdiensten kunnen teams ondersteund worden. Tot slot worden leerkringen en een community platform ingericht om informatiedeling en leren van elkaar te ondersteunen. In de loop van 2015 wordt bekeken hoe de ondersteuning van de teams definitief wordt ingericht. Vrijheid en spelregels De teams hebben op basis van het bovenstaande veel vrijheid. Daarbij gaat het vooral om het geven van passende zorg en ondersteuning aan onze cliënten. De visie gericht op het versterken van eigen regie en zelfredzaamheid is daarbij leidend. Maar teams hebben naast de vrijheid ook regels, de zogenoemde kaders. Die bepalen eigenlijk de buitenlijnen van het speelveld en de regels op het veld. Daaronder vallen landelijke regels, zoals de arbeidstijdenwet, en interne afspraken over zorg inhoud en beleid. Ook concrete zaken rondom roosteren en plannen, normen en doelen -zoals in het dashboard zijn opgenomen- en werkafspraken, bijvoorbeeld over verzuimopvang en de middagzorg horen daar bij. Niet altijd makkelijk, maar uiteindelijk nodig om samen sterk te blijven staan. En het voordeel is ook dat teams niet alleen staan, maar juist samen met collega-teams, de leerkringen, de coaches en de rest van de organisatie de uitdagingen van de toekomst aangaan. Ontwikkel Plan, werkdocument voor teams en coaches. 3

4 2 De basis op orde De basis op orde Om goed als zelfstandig team te kunnen werken, moet de basis op orde zijn. Daarvoor dienen binnen teams afspraken gemaakt te zijn hoe de verschillende taken worden verdeeld. Onderstaande checklist is bedoeld als opstart-hulpmiddel voor de teams en het teamontwikkelteam. In eerste instantie wordt geïnventariseerd wat de stand van zaken per taak is, verantwoordelijken worden benoemd en acties worden bepaald en ingezet. Samen met het teamontwikkelteam bekijkt elk team vervolgens hoe ver ze zijn met de inrichting van de teamtaken en activiteiten. Uiteindelijk kan de volledige checklist afgevinkt worden en kan het team in een fase van zelfstandigheid opereren en zelf gaan sturen op resultaten. Toelichting tabel: Taakomschrijving: beschrijving van de activiteiten die in elk geval nodig zijn binnen een kleinschalig zelfstandig wijkteam. Hoort bij: geeft aan bij welke teamtaak, aandachtsveld of functie dit onderwerp hoort. Status bij start: beschrijf de stand van zaken bij het begin van het traject. Acties: beschrijf welke acties ondernomen worden om de taak in het team te beleggen. Tijdpad: beschrijf wanneer je de activiteiten gaat uitvoeren en hoe lang het duurt voor ze zijn ingeregeld. Wie en Verantwoordelijke: wie doet wat en wie is aanspreekbaar op het te bereiken resultaat? Voldoet ja/nee: vink af (met datum en korte beschrijving van de inhoud) als de taak goed in het team is belegd en geborgd. Activiteit omschrijving taak Plannen belegd bij > 1 persoon Sturing op # verschillende gezichten Sturing op Leverbetrouwbaar heid taak belegd bij >/= 1 persoon Controle op ATW/CAO Sturen op voldoende beschikbare medewerkers Hoort bij teamtaak, aandachtsveld of functie Planning Planning Planning, iom coach adviserend aan divisiemanager Status bij start Acties Tijdpad Wie en Verantwoordelijk e Conform implementatie Careware Conform implementatie en SP expert Voldoet ja/nee + datum Aandachtsge bied Ontwikkel Plannen Plannen of roosteren Plannen Ontwikkel Plan, werkdocument voor teams en coaches. 4

5 Bijhouden Meer/minder-uren Organiseren inspraak en overleg met de klant (inclusief ZLP, klanttevredenheid en Net Promotor Score) Bewaken zorginhoudelijke Indicatoren Bijhouden MIC/medicatie en inspectiebezoek, audits Bijhouden verwijzers tevredenheid Bijhouden meldingen Agressie en intimidatie Organiseren opleiding BIG (B&B) + risicovolle en voorbehouden handelingen via e-learning Bewaken fysieke belasting Bewaken RI&E Inwerken nieuwe medewerkers Werkbegeleiding en stagebegeleiding Bijhouden verzuim% (duur en meldingsfrequenti e) Organiseren vervanging bij ziekte 1 e en 2 e dag geborgd Dashboard iom WVP kan deeltaken delegeren aan aandachtsvelder ondersteuning zorgleefplan WVP + kan deeltaken delegeren aan aandachtsvelder ondersteuning zorgleefplan WVP WVP Onderdeel van MIM / MIC dus hoort bij WVP WVP: signaleren. Verantwoordelijk heid bij werkgeversrol manager Ergo-coaches, evt teamoverstijgend Coach (stress, werkdruk ect) Fysieke belasting kan worden gedelegeerd naar ergocoach Werkbegeleider (evt teamoverstijgend) Werkbegeleider (evt teamoverstijgend) Dashboard iom zaken Hele team iom zaken Dashboard Zorg en Kwaliteit Zorg en kwaliteit Zorg en Kwaliteit Zorg en Kwaliteit wat is verwijzers tevredenheid? Zorg en Kwaliteit Zorg en kwaliteit? Zorg en Kwaliteit Dashboard Verzuim Voorraadbeheer zaken Verzuim Ontwikkel Plan, werkdocument voor teams en coaches. 5

6 en bestellen zorgmaterialen Meten en initiëren acties medewerker tevredenheid Organiseren werkoverlegagen dering en verslaglegging (actielijst) Behandelen team mail Voorraadbeheer en bestellen kantoormaterialen (Centraal bestellen via facilitaire zaken) zaken zaken zaken zaken (Centraal bestellen via facilitaire zaken) zaken Functioneren Beheer team agenda Sociale zaken als zaken kaartjes en attenties verzorgen, naar inzicht van het team Bewaken Coach/manager gedragen visie en en WVP ambitie, willen veranderen Coach/manager en WVP bespreken in het team Bijhouden Coach/Manager Bedrijfsvoering marktaandeel Bijhouden Coach/Manager Bedrijfsvoering kwaliteit van het en WVP netwerk Individueel Coach/manager functionere n beoordelen Dashboard Dashboard Bedrijfsvoering Ontwikkel Plan, werkdocument voor teams en coaches. 6

7 3 Zelfstandigheid verder vormgeven: sturen op resultaat Werken aan team Als de basis gelegd is en de teams zelfstandig kunnen werken, zijn we toe aan een volgende fase. Het basis document dat in hoofdstuk twee is omschreven kan dan naar de achtergrond en dan kan gewerkt worden aan goed presteren en prettig team. In deze fase zullen onder begeleiding van de coach van het team stappen gezet worden naar verdere ontwikkeling. Je kunt dit vergelijken met een sportteam. Als de basis goed loopt, speelt het al lekker. Om in de competitie ook goed te scoren is trainen, oefenen en steeds verder verbeteren nodig. Daar kan de coach bij helpen. Goede zorg voorop De belangrijkste verantwoordelijkheid en aandacht van de teams is het leveren van goede zorg. Dat is zorg die niet alleen past bij de klant en de indicatie, maar ook zorg die past bij de maatschappelijke visie en de visie van Savant. Dat betekent vooral dat we klanten en mantelzorgers ondersteunen om zo zelfstandig mogelijk te zijn en dat we zo min mogelijk van hen overnemen. Alle teamleden hebben hierin een verantwoordelijkheid, maar die is niet voor iedereen gelijk. De wijkverpleegkundige coördineert de zorg en is het zorginhoudelijk geweten van het team. Effectief samenwerken Een van de belangrijkste factoren om succesvol te zijn als team, is goede onderlinge samenwerking. Daar is effectieve communicatie een basisvoorwaarde voor. Met name de coaches zullen de teams ondersteunen om dat goed vorm te geven. Zaken samen leren oppakken, effectief taken verdelen, goed overleg voeren en tot besluiten komen zijn voorbeelden van effectief samenwerken. En ook samen de uitdaging aan gaan als het moeilijk wordt, bijvoorbeeld in geval van verschillende inzichten binnen een team of bij het maken van afspraken over een gevoelig onderwerp als de vakantieplanning. Een team kan veel alleen, maar zelfs ons nationaal elftal heeft een coach nodig die vanuit de zijlijn helpt en adviseert. Verantwoordelijkheid nemen Als de basis op orde is en het team goed samenwerkt, volgt de periode van steeds meer verantwoordelijkheid krijgen en nemen. Het belangrijkste is daarbij de verantwoordelijkheid voor goede zorg. Maar de verantwoordelijkheid van een zelfstandig team strekt verder. Bijvoorbeeld de uitgaven en de inkomsten moeten kloppen en de zaken moeten administratief op orde zijn. Daarvoor moeten de teamleden, net als in een sportteam, meer verantwoordelijkheid nemen dan alleen een goede speler zijn. Samen werken aan het resultaat. Ook teams onderling moeten samenwerken om de club, de organisatie gezond te houden. Het jaarplan en het dashboard helpen daarbij. Ontwikkel Plan, werkdocument voor teams en coaches. 7

8 3-A Zelfstandig sturen op zorg en kwaliteit: het jaarplan Sturen op de inhoud: zorg en kwaliteit Elk team en ook de hele wijkzorg werkt zoals beschreven binnen bepaalde kaders. Die worden omschreven in het strategisch beleid van Savant Zorg, en jaarlijks vertaald in een jaarplan voor de wijkzorg. Dat jaarplan wordt vertaald naar cijfermatige doelen, die zijn opgenomen in het dashboard en naar doelen op het terrein van zorg en kwaliteit. Uitgangspunt is de visie De visie van Savant Zorg is gericht op maximale zelfredzaamheid. Dat geldt voor klanten, en ook voor medewerkers. Daarom werken we ook in kleinschalige zelfstandige teams. Dicht rondom de klant, samen de zorg en dienstverlening vormgeven. Dat maakt het werk uitdagender en geeft de professional meer mogelijkheden om de klant goed te bedienen. Format jaarplan en rapportagedocument Savant-Zorg wil bij de eerste drie zorgaanbieders van de regio horen. Elk team moet daar aan bijdragen. Om als teams samen de top te behalen is het van belang om ook per team eigen doelen te stellen. Daarom vraagt elk team zich jaarlijks af: Wat is onze visie in onze eigen woorden op het gebied van de zorg voor de klant? Welke positie willen wij innemen in onze wijk of ons werkgebied? En hoe past het voorgaande in de visie van Savant-Zorg? Daarmee geeft het team zélf richting aan wat er het komende jaar moet gebeuren. Elk zelfstandig team maakt daarom zijn eigen jaarplan. Daarin beschrijft het team welke speerpunten zij zien voor het komende jaar. Om dit te ondersteunen is onderstaande format ontwikkeld. Uiteraard zal het team bij het hanteren van deze format ondersteund worden door de coach en kan een beroep gedaan worden op experts uit het teamontwikkelteam. Naast de doelen van het team zelf, heeft de organisatie als geheel ook doelen. Omdat de organisatie die belangrijk vindt, of bij voorbeeld omdat de zorgverzekering dat belangrijk vindt. Ook daar zal een team aan moeten werken. Die zijn dan al standaard opgenomen in het format jaarplan. Daarin worden dus alle acties overzichtelijk bij elkaar in beeld gebracht en het is tegelijkertijd de basis voor de rapportages. Kwaliteit van zorg Actie wie? afgerond resultaat Speerpunt organisatie Nader te bepalen dd Speerpunt organisatie dd Speerpunt team Medewerker en team Speerpunt organisatie Nader te bepalen Speerpunt team Speerpunt team Omgeving en diversen Speerpunt organisatie Nader te bepalen Projecten Speerpunt team Ontwikkel Plan, werkdocument voor teams en coaches. 8

9 3-B Zelfstandig sturen op cijfers: het dashboard Sturen op cijfers De cijfermatige doelen voor een team worden opgenomen in het dashboard. s hebben daarmee een eigen scorebord en huishoudboekje. En dat moet natuurlijk bijgehouden worden, anders gaat het op langere termijn niet goed met het team, de organisatie en dus ook niet met de klanten. De doelen die voor alle teams gelden zijn er standaard in opgenomen. De scores worden gevuld vanuit de systemen in de organisatie en kunnen door het team zelf worden bijgehouden. Het bijhouden van het dashboard is de taak van een teamtaakhouder. Daarmee is hij/zij niet degene die ook persoonlijk verantwoordelijk is voor de resultaten. Dat is het team gezamenlijk. Het dashboard Het dashboard voor de teams ziet er als volgt uit: Resultaatgebieden en analyse In het dashboard worden de scores bijgehouden. Die moete ook steeds geanalyseerd worden. Als scores heel goed zijn is het namelijk van belang om na te denken hoe dat vol te houden is. En als er iets niet helemaal goed gaat, moet er actie ondernomen worden. Daarom is het van belang dat een team zich bezighoudt met deze vragen: Wat zien we in het dashboard? Wat zit hier achter en wat is daar de oorzaak van? Hoe houden we dit vast, of juist wat zijn oplossingen/acties? Ontwikkel Plan, werkdocument voor teams en coaches. 9

10 Wat gaan we doen? Wie doet wat en wanneer? Acties uitvoeren! Evalueren, rapporteren en zo nodig boven aan opnieuw beginnen met bijsturen. Actie ondernemen Als er naar aanleiding van de scores in het dashboard actie nodig is, dan maakt het team een actieplan. Hiervoor kan het team hulp vragen bij de coach, het teamontwikkelteam en voor wat lastiger technische vragen ook bij de ondersteuning van Savant. Een actieplan ziet er in feite net zo uit als het jaarplan. Een voorbeeld naar aanleiding van bovenstaande voorbeelddashboard is hieronder uitgewerkt. Hier worden op overzichtelijke wijze de items aangegeven, de score aangegeven, de actie bepaald (alleen voor rode scores) en aangegeven wie de acties onderneemt en wanneer. Als het goed is worden dan de scores weer groen en kunnen de acties afgesloten worden. Met dit hulpmiddel heeft het team gelijk de rapportage over de verbeteracties klaar. Dat werkt makkelijk en overzichtelijk. Ook bij het toepassen van dit hulpmiddel kan de coach of een expert het team ondersteunen. Bedrijfsvoering Actie wie? afgerond resultaat Ongeleg. zorg (AWBZ) bv: indicatie mevr. J vergroten en uren corrigeren wk 41 Productie geen actie noodzakelijk, gezien productieplanfonds wijkzorg Formatie Direct (FTE) na overleg met coach uitzetten van vacature bij P&O wk 36 Productiviteit Reistijd Taak Activiteiten Cliënt Aantal gezichten kwartaal 4 nog meer focus op vaste routes 31-dec Korte zorgmomenten Zorg op tijd Planning - registratie Medewerker Verzuim (%) Meer/minderuren Opname verlof Ontwikkel Plan, werkdocument voor teams en coaches. 10

11 3-C Zelfstandig sturen: overige hulpmiddelen Uitgangspunt We willen natuurlijk geen dubbel werk doen. En wat goed loopt hoeven we niet te veranderen. Naast de inhoudelijke doelen en de cijfermatige doelen sturen we in de organisatie nog op een aantal zaken bij die meer zorginhoudelijk van aard zijn. Dat blijven we gewoon doen en de instrumenten en bijbehorende werkwijze blijven gewoon bestaan. Overige instrumenten De overige instrumenten die al bestaan zijn bij voorbeeld de MIC en MIM meldingen, het bijhouden van bevoegd/bekwaamheid en het scholingsplan. Ook gebruiken we natuurlijk een ZLP en worden audits gehouden. Deze instrumenten en wekwijzen blijven ook in de nieuwe structuur gewoon doorlopen, en worden elk afzonderlijk geëvalueerd en zo nodig bijgesteld. In bijzondere situatie kan er op een specifiek onderwerp wel een verbeterplan gemaakt worden. Daarvoor wordt dan de zelfde format gebruik die ook voor verbeteracties rondom het dashboard gebruikt wordt. Nieuwe instrumenten Naast het bovenstaande werken we tegelijkertijd aan de invoering van een aantal nieuwe instrumenten om de teams te helpen bij zelfstandigheid. Denk daarbij aan een elektronisch cliëntendossier, de leerkringen en communicatieplatform. Hierover worden de teams separaat geïnformeerd. Ontwikkel Plan, werkdocument voor teams en coaches. 11