1) Opening Pieter Jelle opent de vergadering en heet iedereen welkom. Roderik Kant is niet aanwezig, Jan Smook komt wat later.

Transcriptie

1 Notulen Algemene ledenvergadering 22 juni 2009 Aanwezigen: Bram van der Meer, Joan Reuver, Bianca Bruins, Roel Feltmann, Sandra den Hoed, Mascha Janssen, Arend Boogert, Sander Schenkels, Boudie de Jong, Gerianne Knopper, Huib Schot, Ted Arnoldus, Jan Smook, Paul Brok Bestuursleden: Pieter Jelle Damsté (voorzitter), Bart Grijpma (penningmeester), Jeroen van Son (wedstrijdsecretaris senioren), Arjan van Zanen (trainercoördinator), Krista Post (secretaris) Afmeldingen: Roderik Kant (PR-funktionaris) 1) Opening Pieter Jelle opent de vergadering en heet iedereen welkom. Roderik Kant is niet aanwezig, Jan Smook komt wat later. 2) Notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 10 juni 2008 Gerianne: Adriaan Knopper heeft vorig jaar niet in de kascommissie gezeten. Deelname hockeykamp zou dit jaar verruimd worden tot en met de A-jeugd. Op de poster staat nu E t/m C jeugd. Is hier bewust van afgeweken? Bart/ Arjan: Hier is niet bewust van afgeweken, er zijn echter maar weinig aanmeldingen van de oudere C-jeugd. Ook wordt opgemerkt dat de oudere jeugd het vaak niet leuk vindt als er hele jonge jeugd bij is. De notulen worden met deze twee opmerkingen/ wijzigingen vastgesteld. 3) Mededelingen bestuur Actiepunten n.a.v. notulen ALV van vorig jaar:: Train de trainersessie organiseren: Dit is stukgelopen op KNHB die dit niet aanbood, 3 á 4 trainers hadden zich aangemeld. Met een jaar vertraging is Jeroen de Maar (trainer H2) nu aangemeld. Anderen zullen wellicht volgen. Organiseren midwintercompetitie: is nu positief opgepakt, een nadeel was de strenge winter waardoor veel wedstrijden niet door konden gaan. Keeperstraining organiseren: In februari is de pilot geweest met Hans van Loon (professioneel keeperstraining). In augustus staat de keeperstraining structureel gepland op woensdagmiddag. Arjan is nog in overleg met Hans van Loon over de woensdagavond voor de senioren. Publiceren jaaroverzicht op de website: is gedaan Meer ondersteuning coaches via coachavonden: Begin mei is er een coachavond geweest waarbij het nieuwe jeugdbeleid is gecommuniceerd. Hier is de wens uitgesproken om vaker eend dergelijke avond te organiseren, met name voor de coaches met weinig hockeyachtergrond. Arend Boogert: is dit m.n. bedoeld voor beginnende coaches? Pieter Jelle: Thema s moeten bepaald worden i.o.m. de coaches, eind augustus begin september wordt dit opgepakt. Arend Boogert stelt voor om dit te organiseren aan het begin van de competitie. Kampioenen: Vanuit het bestuur zijn felicitaties uitgegaan naar MC3 en MD2. Dit werd door de teams zeer gewaardeerd Arend Boogert: bij de jeugd zijn er 2 competities, voor de winterstop en erna. Er waren ook 2 winterkampioenen namelijk MB1 en JB1. Het bestuur onderschrijft het belang om ook aan de winterkampioenen aandacht te besteden. LISA: Jeroen: In het verleden zijn er veel signalen vanuit vereniging geweest dat de interne communicatie niet optimaal verloopt. Dit was mede aanleiding om te kijken naar een

2 nieuw softwareprogramma voor de website genaamd LISA. In dit systeem worden alle schema s van de KNHB en andere informatie (bijvoorbeeld bardiensten, scheidsrechters) aan elkaar gekoppeld. Het bestuur heeft samen met een aantal betrokken commissieleden na een presentatie besloten om LISA te gaan gebruiken. Op dit moment lopen de contractbesprekingen. Begin volgend seizoen moet het systeem geïmplementeerd zijn. Huib: zijn er goede referenties geweest van andere clubs? Pieter Jelle: Ja, zo n 200 hockeyverenigingen gebruiken LISA al. Het is opgezet door iemand met veel ervaring in de hockeywereld. Het voorkomt veel dubbel werk en alle informatie komt automatisch bij de leden via . Roel Feltmann: het klinkt mooi maar werkt alleen als van alle leden adressen bekend zijn. Sommige leden (waaronder ook ereleden) klagen over het niet doorkomen van informatie, blijkbaar krijgt dus niet iedereen de s. Pieter Jelle: Dit is een belangrijk punt, er is te weinig aandacht besteed aan ereleden en leden van verdienste, deze leden moeten meegenomen worden in de communicatiestroom. (Actiepunt) Jeroen is projektleider van het projekt LISA. Arend Boogert zit ook in de projektgroep. LISA is van belang voor een tweetal punten namelijk: Het optimaliseren van de communicatie Het verminderen van de hoeveelheid werk qua planning door commissie- en bestuursleden Iedereen krijgt een eigen inlogcode waarmee je alle informatie krijgt die je nodig hebt. Er volgen nog instructiedagen voor de mensen die met LISA moeten werken. De financiële consequenties worden besproken bij punt 5. Joan: Bij wijzigingen moet de leden zelf hun adres wijzigen als ze op de website komen. Roel stelt voor om eenmalig via de post alle leden schriftelijk te benaderen om in te loggen via de site en de gegevens te actualiseren. Dit punt wordt overgenomen door het bestuur. (Actiepunt) 4) Jaarverslag Commissies Jaarverslagen: De jaarverslagen van de bestuursleden staan ter inzage op de site. Organigram: Het afgelopen jaar is er binnen het bestuur veel aandacht geweest voor communicatie. Onderdeel daarvan was het ontwikkelen van een organigram om de taken van bestuurs- en commissieleden overzichtelijk te maken en om duidelijk te maken waar nog vacatures zijn. Met de introduktie van LISA zullen de lijnen binnen de club overzichtelijker worden. Het organigram zal in het menu van de nieuwe site geïmplementeerd worden. 5) Financieel jaarverslag seizoen 2008/ 2009 Algemeen Gedurende het seizoen 2008/2009 heeft zich een wisseling in het penningmeesterschap voltrekken. Jan Smook in april van dit jaar het stokje overgedragen. Jan laat een hele gezonde situatie na. De club verkeert in een uitstekende financiële staat. Het eigen vermogen bedraagt ruim 60% van het balanstotaal en de liquiditeitspositie is uitstekend. De goede positie is bovendien gepaard gegaan met belangrijke investeringen in de voorbije jaren. De realisatie van het halve kunstgrasveld is noodzakelijk gebleken om het groeiende aantal leden op te vangen. Balans MHC Dieren Het balanstotaal in is met ca afgenomen. Deze afname wordt bijna volledig veroorzaakt door de afschrijving op het hoofdveld. Het clubhuis is economisch volledig afgeschreven. De lening, die is verstrekt aan de Stichting kent een stand van De liquiditeitspositie is, ondanks een afname van 2.000,

3 nog altijd goed op niveau met een totaalstand van ruim , verdeeld over meerdere bankrekeningen. De totale exploitatie in liet een tekort zien van 2.979, welke ten laste is gegaan van het eigen vermogen. Toelichting op het realisatieoverzicht Het jaar is in financieel opzicht verlopen conform de herziene begroting van november Het financiële resultaat is negatief De belangrijkste oorzaak van het negatieve resultaat is een gewijzigde opbouw van het ledenbestand. De afmeldingen kwamen vooral van senioren en oudere jeugd. Dames 2 en Meisjes A verdwenen is z;n geheel. De nieuwe leden melden zich vooral aan bij de jongste jeugd. Ondanks een stijging in het aantal leden liepen de inkomsten terug vanwege een verminderde contributiebijdrage per lid. Een jeugdlid betaalt een lager contributiebedrag dan senioren en oudere jeugdleden. Ook dit jaar zien we weer veel af- en aanmeldingen tijdens het seizoen. Het ledenaantal stijgt toch gestaag naar een huidige stand van circa 345 leden. De totale contributieopbrengst bedroeg ongeveer Een aantal nieuwe leden zijn gaandeweg het seizoen gekomen en hebben nog niet volledig bijgedragen in de contributie. Vanaf het komend jaar draagt deze groep wel volledig bij. Boudie de Jong merkt op dat 2500 euro aan contributie-inkomsten nog niet zijn geïnd van afgelopen jaar. Dit zorgt voor een ander eindresultaat op de begroting. Bart: De resterende contributie-inkomsten worden nog wel geïnd, 1000 hiervan is nog niet meegenomen in de begroting, 1500 euro al wel. De sponsoropbrengsten zijn conform de begroting. Onze sponsors hebben zich weer van hun goede kant laten zien. Het sponsorcontract met Rabobank levert een positieve bijdrage van en mag in deze niet onbenoemd blijven. Zorgt de economische crisis hierbij voor problemen? Pieter Jelle: Bedrijven zijn wel geïnteresseerd als je wat te bieden hebt. Het is belangrijk om te kijken waar kansen liggen voor beide partijen Er is hier ook veel aandacht voor vanuit de KNHB. Je kunt bijvoorbeeld denken aan beschikbaar stellen van het clubhuisgebouw voor naschoolse opvang of het gebruiken van de veldcapaciteit in de doordeweekse ochtenduren. Arend Boogert: wat gaat het bestuur hieraan doen? Pieter Jelle: Roderik Kant wil dit op zich gaan nemen als bestuurslid PR-sponsoring. Voor komend jaar gaat hij dit oppakken. Dit zal ook ondersteund worden door de nieuwe voorzitter. De kantineopbrengsten leken in de loop van dit jaar wat achter te blijven maar gelukkig zijn deze in de afgelopen maanden volledig bijgetrokken en uitgekomen op een bedrag van ongeveer De ervaren en zeer actieve exploitatiecommissie heeft het hoge resultaat van het vorig jaar kunnen vasthouden.. Aan de uitgaven zijde vallen de volgende zaken op. - Het eerste volledige jaar huur van het halve kunstgrasveld. De huur wordt voldaan aan de stichting Ars Herba. Laatstgenoemde is eigenaar van het veld en verzorgt rente en aflossingsverplichtingen aan Rabobank. Het huurbedrag viel ongeveer hoger uit omdat de boekjaren van de stichting en de club (nog) niet gelijk lopen. In het volgend jaar loopt dit verschil er weer uit. - Er is wat meer uitgegeven aan materiaal. Deze uitgaven waren te verwachten na de vele jaren waarin aanzienlijk minder werd uitgegeven dan je op grond van ervaringscijfers mag verwachten. Vertrekkend materiaalcommissaris Miriam van Wijk is bijna een decennium actief geweest in het inventariseren, repareren en bestellen van materiaal. Zij heeft met de inzet van zo min mogelijk middelen een maximaal resultaat behaald door op een creatieve wijze allerlei mogelijke herstelwerkzaamheden te verrichten.

4 - De energiekosten vertonen nog altijd een opgaande lijn. Wel hebben we ook dit jaar weer de Ecotax van ruim 800,- terug ontvangen. - In april hebben 13 leden, waaronder onze voorzitter Pieter Jelle Damsté, meegedaan aan een sponsorloop voor gehandicapten. Er werd een bedrag van maar liefst 700 bij elkaar gelopen waarvan de helft naar de gehandicapten ging en de helft voor onze club beschikbaar bleef. In 2011 wordt deze activiteit opnieuw georganiseerd door de gemeente Rheden. Misschien wel een mooi moment om dan massaal met alle leden aanwezig te zijn. Verslag kascommissie Hiervoor dank aan Boudie de Jong en Gerianne Knopper voor het professionele stuk. Gerianne: boekhouding gecontroleerd op een aantal punten. Conclusie en aanbevelingen zijn gevormd. Er staat nog een bedrag van kleine 3000 euro open aan contributiegelden die nog geïnd gaan worden door Bart. De kascommissie doet een aanbeveling om mogelijkheden tot automatische incasso te onderzoeken en tevens de mogelijkheid tot gespreid betalen. Bram van der Meer: deze mogelijkheid zit in LISA. Hiervoor is wel een verandering van de statuten nodig. Bart pakt dit verder op. (Actiepunt) Aandachtspunten: De subboekhouding van het hockeykamp bekeken was niet zo inzichtelijk omdat het geen aparte boekhouding was. Voorstel: voor ieder kamp een aparte boekhouding bijhouden. De afspraken rondom de aflossingen naar de stichting Ars Herba zijn niet geheel duidelijk. Het boekjaar van de stichting en van de vereniging liepen niet helemaal gelijk. Dit is nu gecorrigeerd. Conclusie: de boekhouding is goed terug te vinden, Advies van de kascommissie is om komend seizoen ook een kascontrole uit laten voeren bij de stichting. Dit advies wordt overgenomen. (Actiepunt) Exploitatiecommissie: Er zijn geen facturen aanwezig van de inkopen bij de Makro en sligro. Aanbeveling: deze ook toevoegen aan administratie van penningmeester. Conclusie: overdracht van Jan naar Bart was overzichtelijk en de voorzitter wordt geadviseerd om de penningmeester decharge te verlenen, hiervoor dank aan Jan Smook. 6) Vaststellen begroting seizoen 2009/ 2010 Voor het jaar verwachten we wederom een negatief resultaat. De contributies zullen worden verhoogd met 5 per lid. Deze verhoging is noodzakelijk ter compensatie van de inflatie (2,5% in 2008) en ter compensatie van de scheefgroei in het ledenbestand (heel veel jeugd, weinig senioren). Mascha Janssen merkt op dat een contributieverhoging statutair gezien moet zijn aangekondigd in de agenda. Nu hebben niet alle leden hiervan kennis kunnen nemen. Bart: In de meerjarenbegroting van vorig jaar stond dit al wel aangekondigd. Het financieel jaarverslag staat al sinds 2 weken op de site. Pieter Jelle zal de statuten erop naslaan om te kijken hoe lang dit op de site moest staan. In ieder geval is eerder al een jaarlijkse indexatie afgesproken. De contributieverhoging wordt door de aanwezigen aangenomen. Als er bezwaren zijn kan in september eventueel nog een vergadering belegd worden De aanleg van lichtmasten t.b.v. het halve kunstgrasveld lijkt bijzonder gewenst. De veldcapaciteit voor de trainingen s avonds neemt met 50% toe. Aan de andere kant kunnen we ook uitwijken naar de middag. In het nieuwe seizoen wordt er een begin gemaakt met trainingen op de woensdagmiddag. Deze stap ontlast de urgentie op korte termijn. Het bestuur is voornemens laatstgenoemde ontwikkeling af te wachten alvorens haar leden een voorstel te doen voor nieuwe lichtmasten. De verdere groei

5 van het ledenbestand wordt eveneens even afgewacht evenals de reële realisatie van inkomsten en uitgaven gedurende het seizoen Vraag van Roel Feltmann: De ledenprognose bedraagt 370 in 2015/2016, als de trend van toename van jonge jeugdleden ten opzichte van seniorleden zich doorzet is het de vraag of de opbrengsten van contributie wel zo hoog zullen zijn als geraamd. Tevens is de vraag of we dit aankunnen met onze veldcapaciteit. Pieter Jelle: De capaciteit van de velden is ongeveer 250 leden, dit kun je wat oprekken door de tijden aan te passen. We proberen door de opleiding te verbeteren om meer oudere jeugd en senioren te behouden. Daarom hebben we een ander meer jeugdbeleid ontwikkeld met de hoop dat iedereen plezier heeft in het hockeyen, zowel voor de meer prestatiegerichte als recreatieve teams. Er is nu al veel uitbreiding te zien van met name C en D teams vergeleken met een aantal jaren geleden. Het heeft tijd nodig om ook de ontwikkeling naar de oudere jeugd te kunnen maken. Arjan: Als de teams hier in een hogere klasse kunnen spelen zal er minder neiging zijn om naar een andere club te gaan om een hoger niveau te kunnen spelen. Doesburg is een gebied waar we nog meer leden zouden kunnen werven Arend Boogert vraagt of de kosten voor trainers en cursussen niet te laag zijn ingeschat. Met alle ambities op het trainersvlak zullen de kosten hiervoor waarschijnlijk hoger liggen dan begroot. Pieter Jelle: dit punt is inderdaad waarschijnlijk te laag begroot, dit moet bijgesteld worden in het overzicht. (Actiepunt) I.o.m. met de nieuwe voorzitter zullen volgend jaar prioriteiten gesteld moeten worden. Vraag Arend Boogert: Op de begroting staat de post hockeytalk, vallen hier ook de kosten voor de site onder en kan hier niet beter een aparte post voor gemaakt worden? Bart: de kosten voor het huidige site staan onder e-clubs ( 700), dit loopt komend jaar nog door. Er moet tevens een aparte post voor LISA komen op de begroting (Actiepunt) De begroting 2009/2010 wordt met bovenstaande opmerkingen/ wijzigingen vastgesteld. 7) Installatie nieuwe kascommissie Gerianne Knopper en Boudie de Jong zullen nog een jaar de kascommissie op zich nemen. 8) Speerpunten: verbeteren communicatie: is besproken bij Lisa Implementeren jeugdbeleid: Dit punt is besproken bij punt 5. In mei is dit gecommuniceerd naar de coaches. Het huidige beleid blijft basis maar indien mogelijk willen we bij voldoende teams in dezelfde jeugdcategorie we een selectie toepassen om ervoor te zorgen dat alle leden plezier blijven houden in het hockeyen. Het nieuwe jeugdbeleid staat op de site. Vroeger werd er ook geselecteerd maar niet met een duidelijke onderbouwing. In principe verandert er dus niet heel veel maar nu is het op papier gezet. Gerianne Knopper: hoe wordt dit praktisch uitgevoerd? Arjan: Bij de jeugd (meisjes) is er nu een eerstelijns team van A,B,C en D. Alle trainers hebben voldoende ervaring of cursus gehad. Bianca Bruins (coach van MF2) merkt op dat zij hier niets over heeft gehoord. Arjan: In principe heeft het nog weinig zin om in de F-teams als een selectie toe te passen. De communicatie zal nog verder verbeterd moeten worden. Huib Schot: Er worden mogelijkheden gezocht naar uitbreiding van leden. Probeer ook de ouders van jeugdleden meer te betrekken bij de vereniging. Arjan: er zijn nu

6 8 moeders die op woensdagavond bij moederhockey aanwezig zijn. Dit is vanuit de moeders zelf geïnitieerd. Verdere mogelijkheden hiervoor worden onderzocht. Arend Boogert vraagt of het jeugdbeleid nu al geïmplementeerd is? Arjan geeft aan dat het vanaf volgend seizoen in gaat. Pieter Jelle: er gaan niet direct selectiewedstrijden gespeeld worden, in eerste instantie gaat het m.n. om het volgen van kinderen door de trainers. Dit moet ook meegenomen worden in de thema s van de coachavonden. Tevens moet over het beleid naar de leden toe ook meer helderheid gegeven worden. Arend Boogert vraagt of het in het kader van het jeugdbeleid niet ook niet meer aandacht besteed zou moeten worden aan sociale activiteiten/ betrokkenheid van oudere jeugd bij de club? Een jeugdbestuur wordt geopperd. Arjan: De betrokkenheid is wel aanwezig. Team MB1 is bijvoorbeeld heel actief geweest bij het organiseren van vossenjacht en sinterklaas, tevens zijn er veel aanmeldingen voor het hockeykamp. Bart: Een jeugdbestuur is met name iets voor de A-jeugd die er nu niet is. Hier is nog niet over gesproken in het bestuur, het is wel een aandachtspunt geweest in de strategische sessie. Dit punt moet wel bij het bestuur onder de aandacht blijven. 9) Mutaties bestuur 2009/ 2010 Jan Smook is vorig jaar afgetreden als penningmeester en heeft de funktie waargenomen tot een opvolger gevonden was. Bart Grijpma wordt door de aanwezigen als nieuwe penningmeester aangenomen. Peter van Essen is door het bestuur aangenomen als nieuwe scheidsrechterscommissaris. Gijs Zijlstra zou eigenlijk de PR op zich nemen dit seizoen maar is niet bij de bestuursvergaderingen aanwezig geweest. Paul Brok is kandidaat voorzitter. Pieter Jelle treedt af als van het voorzitter en biedt Paul een grote luchtfoto aan van het verenigingsterrein. Paul Brok wordt met instemming van de aanwezigen als nieuwe voorzitter aangenomen. Paul Brok bedankt Pieter Jelle voor zijn inspanning van de afgelopen jaren. Er zijn een aantal hoogtepunten geweest zoals het nieuwe halve kunstgrasveld, de strategische sessie, sponsorcontract Rabobank, onderhoud clubhuis, start openheid van bestuur. Paul Brok benoemt een aantal speerpunten voor de toekomst: zichtbaarheid van bestuur meer uitstraling, ons meer onderscheiden van andere clubs en van andere sporten Lisa implementeren Communicatie en sponsorbeleid Betrokkenheid en waardering vrijwilligers Ledenwerving (met name jongens) Niveau van het hockey Jeugdbeleid/ informatieavonden Accommodatie verbeteren Openingstijden clubhuis verruimen? Aansluiting junioren senioren (zaterdag zondag) Evenementencommissie Moederhockey/ ouders meer betrekken bij de club Uitstraling clubhuis Meer donateurs werven 10) Rondvraag en sluiting Gerianne Knopper: In voorjaar was er een wisseling van de coach bij JB1 i.v.m. strubbelingen in het team. Het bestuur heeft wat onhandig gereageerd op deze situatie. Vanuit het bestuur is er wel met de teamleden gespoken maar niet met

7 de coach zelf. Kunnen we dit in de toekomst anders oppakken? Paul: Buiten de vergadering wordt hierop teruggekomen. Mascha Janssen: Worden de woensdagavondtrimmers verplaatst naar een andere avond? Een groot deel van de groep trimmers willen dit liever niet, er zullen dan waarschijnlijk mensen afhaken. Jeroen: Er wordt inderdaad naar een andere avond gekeken maar hier is nog geen besluit over genomen, dit punt wordt meegenomen in verder besluitvorming. Eventueel zou er op het halve veld gespeeld kunnen worden als er een lichtinstallatie is. Bram: Kan er op korte termijn een internetaansluiting gerealiseerd worden op het clubhuis? Dit zou ook handig zijn voor de werkzaamheden m.b.t. LISA. Paul: Dit zal zo snel mogelijk gerealiseerd worden. (Actiepunt). De nieuwe voorzitter sluit de vergadering. Contributie voorstel MHC Dieren Senioren 190,00 195,00 Veteranen(innen) 190,00 195,00 Trimmers 122,50 127,50 A,B-junioren 160,00 165,00 C,D,E-junioren 150,00 155,00 F junioren 115,00 120,00 Benjamins 95,00 100,00 Tumtummies 40,00 45,00 Donateurs 35,00 35,00 Gezinskorting: 2 15,00 15, ,00 25, ,00 30,00 Inschrijfgeld nieuwe leden: 15,00