Scholing. Specialistische intake

Transcriptie

1 Scholing Specialistische intake Administratie LEC Medewerker LEC Specialist LEC Cursusomgeving: cursus2.educus.nl You Tube afspeellijst EduArte Procesplaten: _6rPgKwgYjkK_VB2 ROC van Amsterdam / ROC van Flevoland 1 / 15

2 ROC van Amsterdam / ROC van Flevoland 2 / 15

3 Inhoud 1 Inleiding Het proces Workflow (proces) Administratie LEC Een activiteit oppakken Een traject aanmaken Een gesprek toevoegen De workflow afronden Specialist LEC Gespreksverslag vastleggen Workflow afronden Presentie registreren ROC van Amsterdam / ROC van Flevoland 3 / 15

4 1 Inleiding Deze handleiding is gericht op scholing van het specialistische intakeproces voor alle medewerkers van het LEC. Het intakeproces wordt behandeld en hoe trajecten voor een deelnemer kunnen worden aangemaakt. Binnen een traject worden alle handelingen gedaan: zoals het vastleggen van een gesprek en een afspraak inplannen met de deelnemer. 1.1 Het proces Het hele intakeproces is volledig weergegeven in de procesplaat Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. en beschrijft alle onderdelen van het intakeproces. Context verbintenis Autozoekopdracht: alle verbintenissen met status intake Plannen en uitvoeren intake Phase Allround mdw BSZ Intaker A1 Beoordelen intake verantwoordelijke A0 Doorzetten C1 Onderwijs intake plannen W1 Wachtlijst - opleiding vol C2 onderwijs intake uitvoeren (Aug Febr) E1 Geplaatst voor opleiding W2 Wachtlijst - opleiding start niet H1 Her- intake W1a Wachtlijst - brief verstuurd door BSZ D1 Afgemeld/ Afgewezen W3 Wachtlijst - kan geplaatst worden als er een LB is Administratie MP/LEC B1 SLA Inplannen Studieloopbaanadvies B1 SPI Inplannen Specialistische intake Specialistisch intaker B2 SLA Uitvoeren Studieloopbaan advies B2 SPI Uitvoeren Specialistische intake B3 Wachtbak LEC / Expo Het intakeproces is in een EduArte workflow te volgen. Met de workflow wordt activiteiten in EduArte automatisch doorgezet naar de volgende groep medewerkers. 1. Er komt een digitale aanmelding binnen en hier start het proces intake. 2. Er wordt door Backoffice bekeken of de aanmelding correct is en doorgezet naar A0. 3. A0 De inkomende aanmelding wordt doorgezet naar het onderwijsteam (in geval van bewoordingen op opleidingseisen), naar de onderwijsintake of naar de wachtrij. 4. A1 - Er wordt beoordeeld (door het onderwijs) of de kandidaat voldoet aan de opleidingseisen (vooropleiding). Dit is de selectie richting intake. ROC van Amsterdam / ROC van Flevoland 4 / 15

5 5. C1 Aanmelding komt binnen bij BSZ. BSZ plant de intake in. 6. C2 Intake wordt uitgevoerd door: intake. 7. D1 Als de intake wordt afgemeld of afgewezen naar BSZ. 8. E1 De student is geplaatst voor een opleiding. Gaat terug naar BSZ om de verbintenis aan te maken. 9. H1 - Her- intake. Is gelijk aan A1, hier wordt automatisch een nieuw proces gestart. Hiervoor wordt gekozen als een student een intake gehad heeft en blijft naar een andere opleiding binnen hetzelfde college te willen. 10. B1_SLA - Inplannen studieadvies. Administratie LEC plant een studieadvies intake. 11. B1_SPI Inplannen specialistische intake. Administratie LEC plant een specialistische intake. 12. B2_SLA Uitvoeren Specialistische intake. 13. B2_SPI Uit6voeren studieadvies 14. W1 Wachtrij opleiding vol: BSZ laat met een brief weten dat de kandidaat in de wachtrij geplaatst wordt omdat de opleiding vol is. 15. W2 Wachtrij opleiding start niet: BSZ laat met een brief weten dat de kandidaat in de wachtrij geplaatst wordt omdat de opleiding op dit moment niet start. 16. W3 Wachtrij: deelnemer kan alleen geplaatst worden als er een LB is. 17. W1a Wachtrij Brief verstuurd door BSZ. 1.2 Workflow (proces) Het proces intake doorloopt de stappen A t/m W van de procesbeschrijving. In iedere activiteit wordt de gebruiker (rol) door een aantal schermen geleid. Hieronder de activiteiten die van belang zijn voor het onderwijs en LEC. Activiteit Schermen Activiteit resultaat A1 Beoordelen intake verantwoordelijke C2 Onderwijs intake uitvoeren 1. Intakes 2. Verbintenissen 3. Vooropleidingen 4. Begeleidingstrajecten 5. Deelnemer documenten 6. Intakes 1. Vooropleidingen 2. Deelnemer documenten 3. Verbintenissen 4. Begeleidingstrajecten 5. Intakes C1 Onderwijs intake inplannen D1 Afgemeld/Afgewezen B1_SLA Inplannen studieloopbaanadvies B1_SPI Inplannen specialistische intake H1 Her- intake W1 Wachtlijst opleiding vol B1_SLA Inplannen studieloopbaanadvies B1_SPI Inplannen specialistische intake C1 Onderwijs intake inplannen D1 Afgemeld/Afgewezen E1 Geplaatst voor opleiding H1 Her- intake W1 Wachtlijst opleiding vol W2 Wachtlijst opleiding start ROC van Amsterdam / ROC van Flevoland 5 / 15

6 Activiteit Schermen Activiteit resultaat niet W3 Wachtlijst geen leerbedrijf B1_SLA Inplannen Studieloopbaanadvies B1_SPI Inplannen specialistische Intake B2_SLA uitvoeren Studieloopbaanadvies B2_SPI uitvoeren specialistische Intake 1. Intakes 2. Begeleidingstrajecten 3. Gesprekken 1. Intakes 2. Begeleidingstrajecten 3. Gesprekken 1. Begeleidingstrajecten 2. intakes 1. Begeleidingstrajecten 2. intakes B2_SLA Studieloopbaanadvies B3 LEC wachten op informatie B2_SPI Specialistische intake B3 LEC wachten op informatie B1_SLA Inplannen studieloopbaanadvies D1 Afgemeld/Afgewezen E1 Geplaatst voor opleiding H1 Her- intake B3 LEC wachten op informatie B1_SPI Inplannen Specialistische intake D1 Afgemeld/Afgewezen E1 Geplaatst voor opleiding H1 Her- intake B3 LEC wachten op informatie ROC van Amsterdam / ROC van Flevoland 6 / 15

7 2 Administratie LEC Als een student wordt doorverwezen naar de B1a (specialistische intake) of B1b (studieadvies) bak, zal de administratie LEC de activiteit moeten oppakken en een nieuw traject specialistische intake aanmaken en doorzetten naar de specialist intake (B2a) of de studieadviseur (B2b). 2.1 Een activiteit oppakken Je zoekt eerst de deelnemers op waarvoor jij een traject moet aanmaken. 1. Klik op hoofdmenu. 2. Ga naar tabblad Te doen à Activiteiten. 3. Kies nu bij Proces voor Intake ROCAF, en geef bij [Maak uw keuze] de werkbak aan die je wilt gaan bewerken, voor nu is dat voor B1 SLA of SPI 4. Pak de student op die in je agenda ingepland staat. 5. LET OP: zorg dat het vinkje voor Automatisch toewijzen aan staat. 6. Je kunt nu op klikken om de gewenste selectie te laten uitvoeren. 7. De schermen die je als administratie LEC te zien krijgt zijn: Intakes Begeleidingstrajecten Gesprekken ROC van Amsterdam / ROC van Flevoland 7 / 15

8 In het scherm intakes kun je zien wat de uitkomst van de intake uit het onderwijs is. Het scherm begeleidingstrajecten laat zien welke trajecten de deelnemer al heeft. Hier ga je als administratie ook een nieuw traject aanmaken, het traject O_Specialistische intake. 2.2 Een traject aanmaken 1. Vanuit de workflow kom je in het scherm begeleidingstrajecten. Klik hier op toevoegen. 2. Selecteer template > O_Specialistische intake> controleer de einddatum en pas eventueel aan > selecteer de naam van de specialist of studieadviseur die deze deelnemer in behandeling neemt, bij verantwoordelijke > Opslaan ROC van Amsterdam / ROC van Flevoland 8 / 15

9 Je hebt een specialistische intake traject aangemaakt voor de deelnemer. In dit traject worden de gesprekken gepland en de notities gemaakt. 2.3 Een gesprek toevoegen Je besluit de deelnemer, waarvoor je net een specialistische intake traject hebt aangemaakt, uit te nodigen voor een gesprek met de LEC specialist. 1. Selecteer vanuit de workflow > tabblad gesprekken> > toevoegen 2. Selecteer > gesprekssoort (O_Specialistische intake) > status uitvoeren > vul de datum en tijd in wanneer het gesprek plaatsvindt > kies via! of? of de deelnemer direct geplaatst is (!) of de afspraak moet bevestigen (?)> verwijder je nnaam bij participanten door op het prullenbakje te klikken > vul bij toegekend aan de naam in van de Specialist LEC > Opslaan Ben je wel bij het gesprek aanwezig, dan hoef je jezelf niet te verwijderen bij de participanten. ROC van Amsterdam / ROC van Flevoland 9 / 15

10 (De specialist ziet in zijn homescherm bij begeleidingshandelingen een gesprek staan.)je hebt nu een traject aangemaakt en een gesprek ingepland, maar de workflow is voor jou als administratie LEC nog niet afgerond. Klik op Voltooien. 2.4 De workflow afronden Verwijs hier de deelnemer door. Dit doe je door het juiste bolletje aan te klikken en vervolgens op opslaan. ROC van Amsterdam / ROC van Flevoland 10 / 15

11 3 Specialist LEC Zoek de deelnemer op zoals in stap 2.1 is beschreven Zodra je de workflow opent zie je de volgende schermen: Begeleidingstrajecten Intakes 3.1 Gespreksverslag vastleggen 1. Selecteer in het scherm begeleidingstrajecten het juiste traject > Trajectinhoud > selecteer gesprek > bewerken. ROC van Amsterdam / ROC van Flevoland 11 / 15

12 3. Wijzig de status in voltooid > vink verslag versturen aan > noteer je tekst in het veld > opslaan. ROC van Amsterdam / ROC van Flevoland 12 / 15

13 4. Een kopie van het verslag is naar het Talnet- adres van de deelnemer gestuurd. In je homescherm is het gesprek niet meer zichtbaar bij begeleidingshandelingen. 5. Je hebt nu een gesprekverslag toegevoegd, tijd om de workflow af te ronden. 3.2 Workflow afronden 1. Ga in de workflow naar het scherm Intakes > Bewerken 2. Vul in op het scherm intake > eventueel datum en tijd gesprek (soms door het onderwijs al ingevuld) > Statut veranderen in Uitgevoerd > Uitkomst > Opslaan ROC van Amsterdam / ROC van Flevoland 13 / 15

14 Mocht de Uitkomst Afgewezen of Niet verschenen: afwijzen gekozen zijn, selecteer dan rechts onderin (vrije velden) de juiste Reden afwijzing/terugtrekking Mocht je na het gesprek van mening zijn dat de student een andere opleiding dient te volgen dan bij gewenste opleiding staat ingevuld, dan moet dit veranderd worden. BSZ maakt dan voor de door jou opgegeven opleiding de verbintenis aan. Mocht de uitkomst Her- intake zijn, vul dan altijd Her- intake team en opleiding in. 3. Nadat je op opslaan hebt geklikt > Voltooien 4. In dit laatste scherm vul je in naar wie je doorverwijst. Dit komt overeen met het resultaat dat je in het scherm Intakes hebt ingevuld. 5. Opslaan. ROC van Amsterdam / ROC van Flevoland 14 / 15

15 4 Presentie registreren 1. Selecteer in je homescherm > klik op de P > Klik op A > 0pslaan > terug > je komt terug in je homescherm en ziet > ROC van Amsterdam / ROC van Flevoland 15 / 15