Beroepscompetentieprofiel Administrateur Regie: ECABO Datum wijzigen: Versie 1

Transcriptie

1 profiel Administrateur Regie: ECABO Datum wijzigen: Versie 1 Print: 13-januari-2004 Pagina 1 van 19

2 BEROEPSCOMPETENTIEPROFIEL Administrateur (BA003) Algemene informatie Onder regie van kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven Ontwikkeld door Brondocument(en) datum: versie: 1 ECABO ECABO, afdeling Ontwikkeling en Innovatie Wordt ingevuld na het opstellen van het verantwoordingsdocument Legitimering beroepscompetentieprofiel - op format vereisten door - op inhoud door Mogelijke functiebenamingen Kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO ECABO Adviescommissie Bestuur Bedrijfsadministratie dd dd medewerker credit management medewerker crediteurenbeheer medewerker accounting & control administratief medewerker projecten medewerker grootboekadministratie financieel administratief medewerker medewerker bedrijfsadministratie accounts payable/receivable clerk (internationaal) Loopbaanmogelijkheden De administrateur kan doorgroeien naar hogere administratieve functies binnen en buiten de eigen organisatie. Voortgezette studie is hiervoor zeer wenselijk en gebruikelijk. BEROEPSBESCHRIJVING beroepscontext / werkzaamheden De administrateur is werkzaam op de administratie van een bedrijf of bij een administratiebureau. De werkzaamheden zijn primair intern gericht. Hoewel ook de administrateur steeds meer externe contacten onderhoudt, is er doorgaans sprake van een backoffice functie. De administrateur werkt zelfstandig aan taken met enige complexiteit. Kenmerkend voor deze functie is de noodzaak goed inzicht in het boekhouden te hebben, en overzicht over de gehele administratie met haar sub-administraties. De werkzaamheden zijn enerzijds gericht op het bijwerken van de dagboeken, anderzijds assisteert hij bij de periode-afsluitingen en kan hij probleemloos optreden als vervanger op de subadministraties. De volgende kerntaken kunnen worden onderscheiden: - het verrichten van activiteiten t.b.v. de debiteurenadministratie - het verrichten van activiteiten t.b.v. de crediteurenadministratie - het voeren van kwantiteitenregistraties (voorraad, uren en budgetten) - het beheren van de kas en bijhouden van het kasboek - het bijhouden van het bankboek - het bijhouden van het memoriaal (extra-comptabele boekingen) - het assisteren bij periodieke verslaglegging. rol en verantwoordelijkheden complexiteit typerende beroepshouding De administrateur verricht zijn werkzaamheden zelfstandig en past standaardprocedures toe. De werkzaamheden zijn meestal uitvoerend en routinematig van aard, maar kunnen plaatsvinden in bijna alle onderdelen van de administratie. Onverwachte situaties komen regelmatig voor. De administrateur kan collega s of lager gekwalificeerde medewerkers van de administratie begeleiden en/of controleren. De administrateur moet sommige handelingen die hij in principe zelf zou kunnen doen, door collega's of leidinggevenden laten uitvoeren vanwege functiescheiding. Afhankelijk van de functie zijn er meer of minder contacten met collega s van andere afdelingen. De contacten met externen zijn beperkt. De werkzaamheden zijn uitvoerend van aard en de activiteiten zijn redelijk afwisselend, met af en toe onverwachte situaties. De administrateur is (zelf)controlerend, nauwkeurig en integer. TRENDS / INNOVATIES Marktontwikkelingen Hoewel boekhoudkundige kennis en vaardigheden door de markt nog steeds op prijs worden gesteld, wordt steeds meer waarde toegekend aan het kunnen werken met boekhoudkundige pakketten en spreadsheetprogramma's. De laatste jaren neemt het belang van communicatieve vaardigheden toe. Hieronder wordt niet alleen verstaan dat de administrateur prettig communiceert met collega's, maar hij moet ook enige vergadervaardigheden hebben en het bedrijf kunnen vertegenwoordigen in eenvoudige contacten met klanten. Print: 13-januari-2004 Pagina 2 van 19

3 Wetgeving overheidsregulering Technologische ontwikkelingen Bedrijfsorganisatorische ontwikkelingen Internationale ontwikkelingen Door veranderingen in de boekhoudkundige eisen en de fiscale wetgeving kan het werk veranderen. Door de opmars van de computer en internet en hun toepassingsmogelijkheden kan het beroep ingrijpend veranderen en de functie zelfs verdwijnen. Dat laatste is overigens op korte termijn niet te verwachten. De bedrijfsorganisatorische ontwikkelingen zijn een direct gevolg van de opmars van de ICT-ontwikkelingen. Deze hebben voortdurende wijzigingen van de functie tot gevolg. Voor de korte termijn kan hierbij gedacht worden aan het automatisch inlezen van bankmutaties in het bankboek. Een andere ontwikkeling is de mogelijkheid van de accountant om via internet mee te kijken over de schouder van de administrateur, waarna de accountant correcties kan voorstellen. Het Engels rukt op in de Nederlandse samenleving en ook op de administratie. Softwarepakketten en handleidingen zijn vaak in het Engels en het aantal bedrijven met Engels als corporate language neemt toe. Dit vergroot de wenselijkheid om deze taal te beheersen. Print: 13-januari-2004 Pagina 3 van 19

4 KERNTAKEN VAN HET BEROEP 1 Verricht activiteiten t.b.v. de debiteurenadministratie 2 Verricht activiteiten t.b.v. de crediteurenadministratie 3 Voert kwantiteitenadministraties (t.a.v. voorraad, uren en budgetten) 4 Beheert de kas en werkt het kasboek bij 5 Houdt het bankboek bij 6 Houdt het memoriaal bij 7 Assisteert bij periodieke verslaglegging Print: 13-januari-2004 Pagina 4 van 19

5 KERNTAAK 1 Verricht activiteiten t.b.v. de debiteurenadministratie proces rol / verantwoordelijkheden complexiteit betrokkenen (hulp-)middelen kwaliteit van proces en resultaat keuzes en dilemma's De administrateur voert hoofdzakelijk gegevens in in de debiteurenadministratie. In voorkomende gevallen stelt hij ook een standaard verkoopfactuur op. Hij maakt nieuwe debiteuren aan, of bewerkt de stamgegevens van bestaande debiteuren en registreert alle betalingen van de debiteuren. De administrateur bewaakt de betalingstermijnen en verstuurt (standaard) betalingsherinneringen en/of aanmaningen. Het werk van de administrateur is uitvoerend van aard. Hij werkt zelfstandig, maar binnen vast omschreven regels. Het gebruik van de regels en voorschriften vraagt kennis van deze regels en inzicht om de regels te kunnen toepassen in vergelijkbare, niet identieke, situaties. Voor de externe contactmomenten met debiteuren is speciale aandacht nodig, waar geduld en tact worden gevraagd van de administrateur. De administrateur werkt samen met collega's van zijn eigen afdeling, maar heeft daarnaast ook te maken met de afdeling verkoop, het magazijn, de postkamer en de afdeling automatisering. Af en toe zijn er ook externe contacten met debiteuren, de bank en in voorkomende gevallen met een factoringbedrijf. De administrateur maakt gebruik van een geautomatiseerd boekhoudsysteem spreadsheets en speciale applicaties. In toenemende mate wordt gebruik gemaakt van en internet. Het kunnen gebruiken van het kopieerapparaat, de fax, de telefoon, archiefsystemen en traditionele kantoorbenodigdheden is vereist. Van de administrateur wordt verwacht dat hij producten aflevert die rekenkundig, inhoudelijk en boekhoudkundig correct zijn, conform de voorschriften die het bedrijf hanteert. Het gaat om producten als stamgegevens, actuele overzichten met openstaande posten, boekingen van betalingen en (standaard) betalingsherinneringen en aanmaningen. Dienstverlening versus organisatievoorschriften De administrateur moet regelmatig een afweging maken tussen het belang van de klant en het hanteren van de voorschriften. Zelfstandigheid versus verantwoording De administrateur moet regelmatig bepalen of hij (te verwachten) problemen meldt aan zijn leidinggevende of niet. Delen van informatie met anderen of hen niet lastig vallen De administrateur moet dikwijls beoordelen of bepaalde informatie van belang is voor anderen in de organisatie, of niet. Zelfstandigheid versus deskundigheid De administrateur moet bepalen of hij de aangewezen persoon is om een vraag te beantwoorden of dat hij de vraag aan een collega met de juiste expertise moet doorspelen. Print: 13-januari-2004 Pagina 5 van 19

6 KERNTAAK 2 Verricht activiteiten t.b.v. de crediteurenadministratie proces rol / verantwoordelijkheden complexiteit betrokkenen (hulp-)middelen kwaliteit van proces en resultaat keuzes en dilemma's De administrateur ordent de binnengekomen inkoopfacturen en registreert deze. De administrateur controleert de inkoopfacturen en biedt ze ook ter controle aan bij de budgethouders. Vervolgens voert hij de inkoopfacturen in, in de boekhouding. Tenslotte stelt de administrateur een betaaladvieslijst op. Het werk van de administrateur is uitvoerend van aard. Hij werkt zelfstandig, maar binnen vast omschreven regels. Het gebruik van de regels en voorschriften vraagt kennis van deze regels en inzicht om de regels te kunnen toepassen in vergelijkbare, niet identieke, situaties. Voor de externe contactmomenten met crediteuren is speciale aandacht nodig, waar geduld en tact worden gevraagd van de administrateur. De administrateur werkt samen met collega's van zijn eigen afdeling, maar heeft daarnaast ook te maken met de afdeling inkoop, budgethouders, het magazijn, de postkamer en de afdeling automatisering. Af en toe zijn er ook externe contacten met crediteuren en de bank. De administrateur maakt gebruik van een geautomatiseerd boekhoudsysteem, spreadsheets en speciale applicaties. In toenemende mate wordt gebruik gemaakt van en internet. Het kunnen gebruiken van het kopieerapparaat, de fax, de telefoon, archiefsystemen en traditionele kantoorbenodigdheden is vereist. Van de administrateur wordt verwacht dat hij producten aflevert die rekenkundig, inhoudelijk en boekhoudkundig correct zijn, conform de voorschriften die het bedrijf hanteert. Het gaat om producten als stamgegevens, geordende facturen (te controleren, te betalen of te retourneren), boekingen, interne rappellijsten en een betaaladvieslijst. Zelfstandigheid versus verantwoording De administrateur moet regelmatig bepalen of hij (te verwachten) problemen meldt aan zijn leidinggevende of niet. Delen van informatie met anderen of hen niet lastig vallen De administrateur moet dikwijls beoordelen of bepaalde informatie van belang is voor anderen in de organisatie, of niet. Zelfstandigheid versus deskundigheid De administrateur moet bepalen of hij de aangewezen persoon is om een vraag te beantwoorden of dat hij de vraag aan een collega met de juiste expertise moet doorspelen. Print: 13-januari-2004 Pagina 6 van 19

7 KERNTAAK 3 Voert kwantiteitenadministraties (t.a.v. voorraad, uren en budgetten) proces rol / verantwoordelijkheden complexiteit betrokkenen (hulp-)middelen kwaliteit van proces en resultaat keuzes en dilemma's De administrateur voert één of meer kwantiteitenregistraties, bijvoorbeeld een voorraadadministratie, urenregistratie en/of budgetten. De administrateur boekt artikelen bij en af op de voorraadlijsten. Hij controleert de juistheid van magazijnbonnen aan de hand van facturen, bestelbonnen, orderbevestigingen en dergelijke. Hij controleert ter voorkoming van fraude of alle magazijnbonnen aanwezig zijn. Hij vergelijkt de boekhoudkundige voorraad met de inventarislijst. De administrateur verzamelt en controleert urenoverzichten en voert uren in, in een geautomatiseerd systeem. Hij rappelleert bij collega's die hun tijdregistratieformulieren nog niet hebben ingeleverd. Hij legt het urenregistratiesysteem uit aan nieuwe medewerkers. Hij archiveert de relevante gegevens. De administrateur houdt budgetten bij, o.a. voor projecten. Hij controleert de aangeboden gegevens op juistheid en plausibiliteit. Hij rappelleert collega s die hun gegevens nog niet hebben ingeleverd. Hij vergelijkt de gegevens met de (jaar)begroting en noteert de bevindingen. Tenslotte stelt hij periodiek rapportages op en distribueert deze naar de verantwoordelijk(en). Het werk van de administrateur is uitvoerend van aard. Hij werkt zelfstandig, maar binnen vast omschreven regels. Het gebruik van de regels en voorschriften vraagt kennis van deze regels en inzicht om de regels te kunnen toepassen in vergelijkbare, niet identieke, situaties. De administrateur heeft hoofdzakelijk interne contacten. Voor de voorraadadministratie is hierbij te denken aan het afstemmen van zaken met de magazijnmeester, de inkoopafdeling en de verkoopafdeling. De administrateur heeft behalve met de collega's van zijn eigen afdeling contact met alle medewerkers waarvoor hij de urenadministratie verricht en met deelnemers van projecten, waarvoor hij de budgetten voert. Bij zowel de urenregistratie als bij de budgetten is het noodzakelijk om te rappelleren naar collega s en/of budgethouders. Hierbij is speciale aandacht nodig, waar geduld en tact worden gevraagd van de administrateur. Voor de instructie van het urenregistratiesysteem aan nieuwe medewerkers zijn explicatieve vaardigheden vereist. De administrateur maakt gebruik van een geautomatiseerd boekhoudsysteem, spreadsheets en speciale applicaties. In toenemende mate wordt gebruik gemaakt van en internet. Het kunnen gebruiken van het kopieerapparaat, de fax, de telefoon, archiefsystemen en traditionele kantoorbenodigdheden is vereist. Van de administrateur wordt verwacht dat hij producten aflevert die rekenkundig, inhoudelijk en boekhoudkundig correct zijn, conform de voorschriften die het bedrijf hanteert. Bij het rappeleren van gegevens voor de urenregistratie of voor budgetten bereikt hij zijn doel zonder de relatie onnodig te schaden. Bij zijn instructie aan nieuwe medewerkers brengt hij duidelijk over wat van de medewerkers wordt verwacht en wat het belang van de urenregistratie is. Het gaat om producten als boekingen van voorraadmutaties, lijsten met voorraadverschillen, urenlijsten, factureringsvoorstellen (in uren), voortgangsbewakingsrapportages en budgetrapportages. Zelfstandigheid versus verantwoording De administrateur moet regelmatig bepalen of hij (te verwachten) problemen meldt aan zijn leidinggevende of niet. Delen van informatie met anderen of hem niet lastig vallen De administrateur moet dikwijls beoordelen of bepaalde informatie van belang is voor anderen in de organisatie, of niet. Zelfstandigheid versus deskundigheid De administrateur moet regelmatig bepalen of hij de aangewezen persoon is om een vraag te beantwoorden of dat hij de vraag aan een collega met de juiste expertise moet doorspelen. Print: 13-januari-2004 Pagina 7 van 19

8 KERNTAAK 4 Beheert de kas en werkt het kasboek bij proces rol / verantwoordelijkheden complexiteit betrokkenen (hulp-)middelen kwaliteit van proces en resultaat keuzes en dilemma's De administrateur betaalt en ontvangt geld, en geldswaardige artikelen, volgens instructies en op basis van de stukken die hem worden aangeboden. Hij controleert parafen, maakt kwitanties, gebruikt een kasregister, tekent voor betaling en controleert periodiek de hoeveelheid geld en geldswaardige artikelen. Hij nummert de kasstukken en verzorgt de invoer van boekingsstukken, zoals stortingsbewijzen, opnamebewijzen, facturen en voorschotformulieren in een dagboek. Hij archiveert documenten of draagt deze over. Hij legt verantwoording af over de inhoud van de kas en meldt kasverschillen. Het werk van de administrateur is uitvoerend van aard. Hij werkt zelfstandig, maar binnen vast omschreven regels. Het gebruik van de regels en voorschriften vraagt kennis van deze regels en inzicht om de regels te kunnen toepassen in vergelijkbare, niet identieke, situaties. Voor de contacten met interne en externe klanten is speciale aandacht nodig, waar geduld en tact worden gevraagd van de administrateur. Hij moet daarbij in staat zijn de regels toe te passen en de relatie in stand te houden. De administrateur heeft als beheerder van de kas contact met vrijwel alle collega's in de organisatie. De administrateur maakt gebruik van een geautomatiseerd boekhoudsysteem, spreadsheets of speciale applicaties. Voor het maken van het kasboek wordt vaak nog pen en papier gebruikt. In toenemende mate wordt gebruik gemaakt van e- mail. Het kunnen gebruiken van het kopieerapparaat, de fax, de telefoon, archiefsystemen en traditionele kantoorbenodigdheden is vereist. Van de administrateur wordt verwacht dat hij producten aflevert die rekenkundig, inhoudelijk en boekhoudkundig correct zijn, conform de voorschriften die het bedrijf hanteert. Het gaat om producten als de gecontroleerde kas, de bijgewerkte kasstaat en het bijgewerkte kasboek. Dienstverlening versus organisatievoorschriften De administrateur maakt een juiste afweging als hij een keuze moet maken tussen het belang van de klant en het hanteren van de voorschriften. Zelfstandigheid versus verantwoording De administrateur moet regelmatig bepalen of hij (te verwachten) problemen meldt aan zijn leidinggevende of niet. Delen van informatie met anderen of hen niet lastig vallen De administrateur moet dikwijls beoordelen of bepaalde informatie van belang is voor anderen in de organisatie, of niet. Zelfstandigheid versus deskundigheid De administrateur moet regelmatig bepalen of hij de aangewezen persoon is om een vraag te beantwoorden of dat hij de vraag aan een collega met de juiste expertise moet doorspelen. Print: 13-januari-2004 Pagina 8 van 19

9 KERNTAAK 5 Houdt het bankboek bij proces rol / verantwoordelijkheden complexiteit betrokkenen (hulp-)middelen kwaliteit van proces en resultaat keuzes en dilemma's De administrateur ordent bankafschriften en vergelijkt de bedragen op de afschriften met de onderliggende boekingsstukken. Hij voert de bij- en afschrijvingen in, in het bankboek. Hij verricht standaardboekingen in de subadministraties debiteuren, crediteuren en voorraden. Het werk van de administrateur is uitvoerend van aard. Hij werkt zelfstandig, maar binnen vast omschreven regels. Het gebruik van de regels en voorschriften vraagt kennis van deze regels en inzicht om de regels te kunnen toepassen in vergelijkbare, niet identieke, situaties. De administrateur werkt samen met collega's van zijn eigen afdeling, en heeft incidenteel contact met budgethouders. De administrateur maakt gebruik van een geautomatiseerd boekhoudsysteem, spreadsheets of speciale applicaties. In toenemende mate wordt gebruik gemaakt van en internet. Het kunnen gebruiken van het kopieerapparaat, de fax, de telefoon, archiefsystemen en traditionele kantoorbenodigdheden is vereist. Van de administrateur wordt verwacht dat hij producten aflevert die rekenkundig, inhoudelijk en boekhoudkundig correct zijn, conform de voorschriften die het bedrijf hanteert. Het gaat om producten als een bijgewerkt bankboek, een verschillenlijst en voorbereide betalingsopdrachten. Zelfstandigheid versus verantwoording De administrateur moet regelmatig bepalen of hij (te verwachten) problemen meldt aan zijn leidinggevende of niet. Delen van informatie met anderen of hen niet lastig vallen De administrateur moet dikwijls beoordelen of bepaalde informatie van belang is voor anderen in de organisatie, of niet. Zelfstandigheid versus deskundigheid De administrateur moet regelmatig bepalen of hij de aangewezen persoon is om een vraag te beantwoorden of dat hij de vraag aan een collega met de juiste expertise moet doorspelen. Print: 13-januari-2004 Pagina 9 van 19

10 KERNTAAK 6 Houdt het memoriaal bij proces rol / verantwoordelijkheden complexiteit betrokkenen (hulp-)middelen kwaliteit van proces en resultaat keuzes en dilemma's De administrateur controleert de gegevens die hem worden aangeboden op juistheid en plausibiliteit. Hij vraagt ontbrekende of aanvullende gegevens op en bewerkt deze indien nodig. Hij voert de journaalposten in in het memoriaal en maakt tevens correctieboekingen, of doet een voorstel hiertoe. Tenslotte vult hij de aangifte omzetbelasting in, op basis van de uitkomsten van het zojuist bijgewerkte grootboek. Het werk van de administrateur is uitvoerend van aard. Hij werkt zelfstandig, maar binnen vast omschreven regels. Het gebruik van de regels en voorschriften vraagt kennis van deze regels en inzicht om de regels te kunnen toepassen in vergelijkbare, niet identieke, situaties. Werkzaamheden voor het memoriaal moeten soms onder grote tijdsdruk, maar toch zorgvuldig en correct worden uitgevoerd vanwege de daaropvolgende periodeafsluiting. De administrateur werkt samen met collega's van zijn eigen afdeling en heeft intern contact met budgethouders, controller(s), de interne accountantsdienst en de salarisadministratie. Hij heeft extern incidenteel contact met de accountant, de belastingdienst en het pensioenfonds. De administrateur maakt gebruik van een geautomatiseerd boekhoudsysteem, spreadsheets of speciale applicaties. In toenemende mate wordt gebruik gemaakt van en internet. Het kunnen gebruiken van het kopieerapparaat, de fax, de telefoon, archiefsystemen en traditionele kantoorbenodigdheden is vereist. Van de administrateur wordt verwacht dat hij producten aflevert die rekenkundig en inhoudelijk correct zijn, conform de voorschriften die het bedrijf hanteert. Hij dient bijzonderheden (aanvullingen, fouten, andere verwerking) goed vast te leggen en te verklaren en/of te motiveren. Het gaat om producten als het bijgewerkte memoriaal en de aangifte omzetbelasting (eenvoudig, voor MKB). Zelfstandigheid versus verantwoording De administrateur moet regelmatig bepalen of hij (te verwachten) problemen meldt aan zijn leidinggevende of niet. Delen van informatie met anderen of hen niet lastig vallen De administrateur moet dikwijls beoordelen of bepaalde informatie van belang is voor anderen in de organisatie, of niet. Zelfstandigheid versus deskundigheid De administrateur moet regelmatig bepalen of hij de aangewezen persoon is om een vraag te beantwoorden of dat hij de vraag aan een collega met de juiste expertise moet doorspelen. Print: 13-januari-2004 Pagina 10 van 19

11 KERNTAAK 7 Assisteert bij periodieke verslaglegging proces rol / verantwoordelijkheden complexiteit betrokkenen (hulp-)middelen kwaliteit van proces en resultaat keuzes en dilemma's De administrateur ondersteunt zijn leidinggevende bij de periodieke verslaglegging van de onderneming. Hij verzamelt de benodigde informatie en vraagt ontbrekende informatie op. Hij onderbouwt diverse balans-, winst- en verliesposten met tekstuele en getalsmatige toelichtingen. Hij signaleert en noteert fouten en bijzonderheden en maakt indien gewenst een nadere (verschillen)analyse van één of meer grootboekrekeningen. Tenslotte draait hij de voorlopige kolommenbalans uit. Het werk van de administrateur is uitvoerend van aard. Hij werkt zelfstandig, maar binnen vast omschreven regels. Het gebruik van de regels en voorschriften vraagt kennis van deze regels en inzicht om de regels te kunnen toepassen in vergelijkbare, niet identieke, situaties. Werkzaamheden voor de periodeafsluitingen moeten soms onder grote tijdsdruk, maar toch zorgvuldig en correct worden uitgevoerd. De ondersteunende werkzaamheden voor de periodeafsluiting zijn ingewikkeld voor de administrateur. Afhankelijk van zijn opdrachten komt hij regelmatig de grenzen van zijn kunnen tegen. De administrateur werkt samen met collega's van zijn eigen afdeling en heeft intern contact met budgethouders, projectleiders, controller(s), de interne accountantsdienst en de salarisadministratie. Hij heeft extern incidenteel contact met de accountant (alleen bij kleine bedrijven). De administrateur maakt gebruik van een geautomatiseerd systeem. In toenemende mate wordt gebruik gemaakt van en internet. Het kunnen gebruiken van het kopieerapparaat, de fax, de telefoon, archiefsystemen en traditionele kantoorbenodigdheden is vereist. Van de administrateur wordt verwacht dat hij producten aflevert die rekenkundig en inhoudelijk correct zijn, conform de voorschriften die het bedrijf hanteert. Hij dient bijzonderheden (aanvullingen, fouten, andere verwerking) goed vast te leggen en te verklaren en/of te motiveren. Het gaat om producten als (eenvoudige) analyses, toelichtingen bij de diverse posten en de voorlopige kolommenbalans en resultatenrekening. Zelfstandigheid versus verantwoording De administrateur moet regelmatig bepalen of hij (te verwachten) problemen meldt aan zijn leidinggevende of niet. Delen van informatie met anderen of hen niet lastig vallen De administrateur moet dikwijls beoordelen of bepaalde informatie van belang is voor anderen in de organisatie, of niet. Zelfstandigheid versus deskundigheid De administrateur moet regelmatig bepalen of hij de aangewezen persoon is om een vraag te beantwoorden of dat hij de vraag aan een collega met de juiste expertise moet doorspelen. Print: 13-januari-2004 Pagina 11 van 19

12 KERNOPGAVEN VAN HET BEROEP 1 Controle De administrateur staat voor de opgave om alle informatie die hij krijgt, en alle werkzaamheden die hij verricht, te controleren op juistheid en plausibiliteit. 2 Werkdruk versus kwaliteit De administrateur staat voor de opgave ongeacht de omstandigheden foutloos te werken. De kwaliteit van zijn werk mag niet verminderen door drukte of minder goede werkomstandigheden. 3 Integriteit versus voordelen op korte termijn en klantentevredenheid De administrateur staat voor de opgave zijn integriteit te bewaren en goed te beoordelen wat de gevolgen zijn van het niet toepassen van de regelgeving voor de normhandhaving in de organisatie. Hij licht zijn leidinggevende in bij geconstateerde misstappen. Print: 13-januari-2004 Pagina 12 van 19

13 OVERZICHTSSCHEMA BEROEPSCOMPETENTIES EN KERNTAKEN KERNTAAK BEROEPSCOMPETENTIES vakmatig-methodisch () 1 Uitvoeren van het debiteurenbeheer X 2 Boekhoudkundige verwerking van het debiteurenbeheer X 3 Uitvoeren van het crediteurenbeheer X 4 Boekhoudkundige verwerking van het crediteurenbeheer X 5 Administratief verwerken van voorraadmutaties X 6 Voeren van een urenregistratie X 7 Bijhouden van een budget X 8 Beheren van een kas X 9 Uitvoeren van boekhoudkundige verwerking van het kasbeheer X 10 Controleren van bankmutaties X 11 Verrichten van boekingen in het memoriaal X 12 Opstellen van de aangifte omzetbelasting X 13 Ondersteunen bij periodieke verslaglegging X bestuurlijk-organisatorisch en strategische (BOS) 14 Handelen naar bevoegdheden en verantwoordelijkheden X X X X X X X 15 Planmatig verrichten van werkzaamheden X X X X X X X 16 Omgaan met vertrouwelijke informatie X X X X X X X sociaal-communicatieve (SC) 17 Communiceren met in- en externe klanten X X X X X X X 18 Samenwerken met relevante relaties binnen de organisatie X X X X X X X ontwikkelings (ON) 19 Evalueren van eigen handelen X X X X X X X 20 Vragen en ontvangen van feedback X X X X X X X 21 Bijhouden van vakkennis en nieuwe ontwikkelingen in het beroep X X X X X X X Print: 13-januari-2004 Pagina 13 van 19

14 OVERZICHTSSCHEMA BEROEPSCOMPETENTIES EN KERNOPGAVEN KERNOPGAVE BEROEPSCOMPETENTIES vakmatig-methodisch () 1 Uitvoeren van het debiteurenbeheer X X X 2 Boekhoudkundige verwerking van het debiteurenbeheer X X X 3 Uitvoeren van het crediteurenbeheer X X X 4 Boekhoudkundige verwerking van het crediteurenbeheer X X X 5 Administratief verwerken van voorraadmutaties X X X 6 Voeren van een urenregistratie X X X 7 Bijhouden van een budget X X X 8 Beheren van een kas X X X 9 Uitvoeren van boekhoudkundige verwerking van het kasbeheer X X X 10 Controleren van bankmutaties X X X 11 Verrichten van boekingen in het memoriaal X X X 12 Opstellen van de aangifte omzetbelasting X X X 13 Ondersteunen bij periodieke verslaglegging X X X bestuurlijk-organisatorisch en strategische (BOS) 14 Handelen naar bevoegdheden en verantwoordelijkheden X X X 15 Planmatig verrichten van werkzaamheden X X X 16 Omgaan met vertrouwelijke informatie X X X sociaal-communicatieve (SC) 17 Communiceren met in- en externe klanten X X X 18 Samenwerken met relevante relaties binnen de organisatie X X X ontwikkelings (ON) 19 Evalueren van eigen handelen X X X 20 Vragen en ontvangen van feedback X X X 21 Bijhouden van vakkennis en nieuwe ontwikkelingen in het beroep X Print: 13-januari-2004 Pagina 14 van 19

15 BEROEPCOMPETENTIES MET SUCCESCRITERIA Nr. 1 Nr. 2 Nr. 3 De administrateur is in staat om op adequate wijze het debiteurenbeheer uit te voeren ten behoeve van de inning van vorderingen ter minimalisering van het debiteurenrisico en de vermogenskosten. Maakt nieuwe debiteuren aan in het systeem en controleert (periodiek) de kredietwaardigheid Voert met grote nauwkeurigheid gegevens in Vergelijkt ter controle verschillende documenten met elkaar Maakt rapportages van de positie en de uitstaande posten van de debiteuren en voorziet de rapportages van adviezen Overlegt in twijfelgevallen met leidinggevende Benadert debiteuren telefonisch en/of schriftelijk bij betalingsachterstanden en doet dit op een correcte wijze Registreert, distribueert en slaat documenten op, zodat deze toegankelijk blijven Facturen en creditfacturen conform wettelijke eisen Correcte rentenota s Correct overzicht uitstaande posten Zorgvuldig opgestelde herinneringen en aanmaningen, conform de huisstijl en wettelijke vereisten Correct overzicht openstaande posten voor de klant en/of incasso Correct vastgelegde afspraken met debiteuren De administrateur is in staat om op adequate wijze de boekhoudkundige verwerking van het debiteurenbeheer uit te voeren ten behoeve van een juiste weergave van de rechten en verplichtingen van de onderneming. Codeert boekingsstukken die betrekking hebben op de debiteurenadministratie Voert gegevens in in een boekhoudkundig pakket Overlegt in twijfelgevallen met leidinggevende Correcte boekingen (sub)grootboek Correct invoerverslag en verwerkingsverslag De administrateur is in staat om op adequate wijze het crediteurenbeheer uit te voeren ten behoeve van de optimale afwikkeling van de betalingsverplichtingen. Nr. 4 Voert met grote nauwkeurigheid gegevens in Vergelijkt ter controle de factuur met andere documenten Rappelleert budgethouders over nog bij hen liggende facturen, die ter controle aan hen zijn gezonden Neemt bij niet-correcte facturen telefonisch of schriftelijk contact op met crediteuren Stelt betalingsvoorstel op Staat crediteuren schriftelijk en telefonisch correct te woord Registreert, distribueert en slaat documenten op, zodat deze toegankelijk blijven Overlegt in twijfelgevallen met leidinggevende Correct en overzichtelijk geregistreerde binnengekomen facturen Geordende goed te keuren facturen Geordende te verwerken facturen Betrouwbare en volledige betalingsvoorstellen Betrouwbare rappellijst intern uitstaande facturen Correct vastgelegde afspraken met crediteuren De administrateur is in staat om op adequate wijze de boekhoudkundige verwerking van het crediteurenbeheer uit te voeren ten behoeve van een juiste weergave van de rechten en verplichtingen van de onderneming. Codeert boekingsstukken die betrekking hebben op de crediteurenadministratie Voert gegevens in in een boekhoudkundig pakket Overlegt in twijfelgevallen met leidinggevende Correcte boekingen (sub)grootboek Correct invoerverslag en verwerkingsverslag Print: 13-januari-2004 Pagina 15 van 19

16 Nr. 5 Nr. 6 De administrateur is in staat om op adequate wijze de voorraadmutaties administratief te verwerken en de daaruit voortvloeiende boekingen te doen in de voorraadadministratie ten behoeve van een juiste weergave van de rechten en verplichtingen van de onderneming. Vergelijkt ter controle verschillende documenten met elkaar bij ontvangst en uitgifte van magazijnartikelen Voert bij- en afboekingen in in het voorraadboek Meldt voorraadverschillen aan leidinggevende Registreert en slaat documenten op, zodat deze toegankelijk blijven Voert zo nodig periodiek inventarisaties uit Correcte boekingen (sub)grootboek Correct invoerverslag en verwerkingsverslag met bijbehorende magazijnbonnen Betrouwbare lijst met voorraadverschillen, inclusief toelichting met mogelijke oorzaken De administrateur is in staat om op adequate wijze een urenregistratie te voeren ter ondersteuning van de facturering en ten behoeve van managementinformatie. Nr. 7 Voert met grote nauwkeurigheid gegevens in en controleert deze op juistheid en plausibiliteit Rappelleert collega s die hun urenregistratie nog niet hebben ingeleverd Instrueert collega s over het gebruik van het urenregistratiesysteem Maakt standaard-urenoverzichten en distribueert deze naar de belanghebbenden Registreert de gegevens en slaat deze op, zodat ze toegankelijk blijven Overlegt in twijfelgevallen met leidinggevende Volledige en betrouwbare urenlijsten per klant, medewerker, afdeling of project Correct factureringsvoorstel in uren Overzichtelijke voortgangsbewaking van projecten in uren De administrateur is in staat om op adequate wijze een budget bij te houden ten behoeve van de kostenbewaking van projecten en een correcte facturering. Nr. 8 Verzamelt de benodigde gegevens Voert met grote nauwkeurigheid gegevens in en controleert deze op juistheid en plausibiliteit Rappelleert collega s die hun gegevens nog niet hebben ingeleverd Vergelijkt de gegevens met de (jaar)begroting en noteert de bevindingen Stelt periodiek rapportages op en distribueert deze naar de verantwoordelijk(en) Registreert de gegevens en slaat deze op, zodat deze toegankelijk blijven Correcte en betrouwbare budgetrapportages De administrateur is in staat om op adequate wijze een kas te beheren, ten behoeve van contante betalingen en ontvangsten. Betaalt en ontvangt contant geld Vult (standaard) stortingsbewijzen, kwitanties, voorschotformulieren en facturen in en tekent deze, of laat deze tekenen Past de procedures correct toe, ook als dit leidt tot het niet voldoen aan de wens van de klant Stort overtollig kasgeld af, of haalt geld op om de kas aan te vullen Sluit periodiek de kas af Registreert en slaat documenten op, zodat deze toegankelijk blijven Overlegt in twijfelgevallen met leidinggevende Gecontroleerde kas Gerangschikte kasdocumenten Print: 13-januari-2004 Pagina 16 van 19

17 Nr. 9 Nr. 10 Nr. 11 De administrateur is in staat om op adequate wijze de boekhoudkundige verwerking van het kasbeheer uit te voeren ten behoeve van de controle van de kas en de verwerking van contante transacties in de boekhouding. Werkt het (klad)kasboek handmatig bij of voert boekingsstukken in in het geautomatiseerde kasboek Codeert boekingsstukken voor de kas Meldt kasverschillen aan leidinggevende Voert boekingsstukken in een dagboek in Betrouwbaar bijgewerkte kasstaat (kladkasboek) of geautomatiseerd kasboek of bijgewerkt kasboek De administrateur is in staat om op adequate wijze de bankmutaties te controleren op juistheid en de daaruit voortvloeiende boekingen te doen ten behoeve van een juiste weergave van de rechten en verplichtingen van de onderneming. Ordent bankafschriften en vergelijkt bedragen afschriften met onderliggende boekingsstukken Codeert bankstukken Voert bij- en afschrijvingen in in het bankboek Signaleert ongebruikelijke saldistanden aan leidinggevende Bereidt betalingsopdrachten voor Registreert en slaat documenten op, zodat deze toegankelijk blijven Correct invoerverslag en verwerkingsverslag Correct bijgewerkt bankboek Correct bijgewerkte debiteuren- en crediteurenadministratie (na mutaties vanuit het bankboek) Betrouwbaar overzicht van opgemerkte verschillen Goed te keuren betalingsopdrachten De administrateur is in staat om op adequate wijze boekingen te verrichten in het memoriaal als voorbereiding voor de periodieke afsluitingen van de onderneming. Nr. 12 Controleert aangeboden gegevens op juistheid en plausibiliteit Vraagt ontbrekende of aanvullende gegevens op Voert journaalposten in in het memoriaal Maakt correctieboekingen of doet een voorstel hiertoe Overlegt in twijfelgevallen met leidinggevende Correcte boekingen in (sub)grootboek Correct invoerverslag en verwerkingsverslag De administrateur is in staat om op adequate wijze de aangifte omzetbelasting op te stellen ten behoeve van een correcte afwikkeling van omzetbelastingverplichtingen van de onderneming. Vult de aangifte in op basis van de uitkomsten van het bijgewerkte grootboek Voert eenvoudige correspondentie met de belastingdienst Overlegt in twijfelgevallen met leidinggevende Legt alle bijzonderheden vast en archiveert deze samen met, de met de belastingdienst gevoerde correspondentie Correcte aangifte omzetbelasting (eenvoudig, voor MKB) Correspondentie met de belastingdienst Notities met bijzonderheden en correspondentie m.b.t. de aangifte in dossier Print: 13-januari-2004 Pagina 17 van 19

18 Nr. 13 De administrateur is in staat om op adequate wijze ondersteunende werkzaamheden te verrichten ten behoeve van de periodieke verslaglegging van de onderneming. Nr. 14 BOS Nr. 15 BOS Onderbouwt tekstueel en getalsmatig (delen van) balans-, winst- en verliesposten Signaleert en noteert fouten en bijzonderheden en bespreekt deze met de leidinggevende Maakt indien gewenst een nadere (verschillen)analyse van één of meer grootboekrekeningen (eenvoudig en alleen bij niet te groot MKB) Draait voorlopige kolommenbalans uit (geautomatiseerd en MKB) Heldere analyse(s) Notities met fouten en bijzonderheden Concepttoelichting bij de diverse posten Voorlopige kolommenbalans en resultatenrekening De administrateur is in staat om op adequate wijze in overeenstemming met eigen verantwoordelijkheden en bevoegdheden, te handelen, rekening houdend met taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van collega's binnen de organisatie. Werkt zelfstandig Draagt verantwoordelijkheid voor de hem opgedragen taken Toont betrokkenheid door taken adequaat af te handelen Is niet altijd bevoegd en moet voor bepaalde zaken een collega inschakelen. Hij maakt zelfstandig de afweging of hij een zaak overdraagt of zelf afhandelt De administrateur weet zijn werkzaamheden te verrichten binnen de kaders die door zijn bedrijf aangegeven worden Taken en toezeggingen zijn nagekomen Taken waarvoor hij niet verantwoordelijk en bevoegd is, heeft hij tijdig overgedragen De administrateur is in staat om op adequate wijze werkzaamheden planmatig te verrichten en zich zo nodig aan te passen aan veranderende omstandigheden. Nr. 16 BOS Stelt prioriteiten, rekening houdend met de eisen en omstandigheden Overlegt zonodig over de planning met de direct-leidinggevende Toont zich verantwoordelijk voor zijn eigen werk Werkt nauwkeurig en is kritisch, oplettend en stressbestendig Kan in een complexe werksituatie toch zijn werkzaamheden stap voor stap afhandelen Organiseert opgedragen taken efficiënt en werkt ze perfect af Werkzaamheden zijn tijdig, nauwgezet, in de juiste volgorde en volledig uitgevoerd De administrateur is in staat om op adequate wijze om te gaan met vertrouwelijke informatie over bedrijven en personen. Nr. 17 SC Gebruikt vertrouwelijke informatie op gepaste wijze. Bewaart vertrouwelijke informatie op een plaats die niet toegankelijk is voor onbevoegden Past de procedures van het bedrijf zo toe dat nooit wordt getwijfeld aan zijn integriteit De administrateur is in staat om op adequate wijze met in- en externe klanten te communiceren. Stelt gerichte vragen om de juiste informatie te ontvangen Stelt controlevragen om zeker te zijn van een juist begrip van de vraag of om bij een gegeven antwoord te controleren of het antwoord hoort bij de gestelde vraag Onderscheidt hoofd- en bijzaken van de informatie Maakt optimaal gebruik van de beschikbare hulpmiddelen Blijft vriendelijk, rustig en servicegericht wanneer de relatie niet tevreden is Gaat adequaat om met ontevreden en/of lastige klanten Verwerft de beoogde informatie De klant ervaart de verkregen informatie als een juist antwoord op de gestelde vraag Hanteert geldende bedrijfsregels en omgangsvormen De klant ervaart de administrateur als klantvriendelijk en servicegericht Print: 13-januari-2004 Pagina 18 van 19

19 Nr. 18 SC De administrateur is in staat om op adequate wijze collegiaal samen te werken met relevante relaties binnen de organisatie. Nr. 19 ON Stemt gedrag en presentatie af op relaties binnen de organisatie, rekening houdend met zijn eigen positie binnen het netwerk en met belangen en omstandigheden van de eigen organisatie Stelt zich coöperatief, flexibel en dienstverlenend op ten opzichte van collega's Werkt doelgericht samen met collega's Collega's beschouwen de administrateur als goed gekwalificeerd De administrateur is in staat om op adequate wijze zijn eigen handelen te evalueren en op basis van verkregen inzichten bij te stellen. Nr. 20 ON Vergelijkt de verrichte werkzaamheden en het behaalde resultaat met die van anderen, met procedures, criteria en/of voorbeelden Analyseert verschillen en overeenkomsten Erkent fouten of onvolkomenheden Brengt aantoonbare verbeteringen aan in de uitvoering van de werkzaamheden De administrateur is in staat om op adequate wijze feedback op zijn functioneren te vragen en te ontvangen en zijn handelen zonodig bij te stellen. Nr. 21 ON Voert met leidinggevende functioneringsgesprekken Stelt samen met de leidinggevende verbeterplannen op Kan omgaan met kritiek Stelt zijn handelen bij op basis van verkregen inzichten Gebruikt feedback om verbeteringen in zijn functioneren aan te brengen De administrateur is in staat om op adequate wijze vakkennis bij te houden, nieuwe ontwikkelingen in het beroep te volgen en toe te passen en zijn leer- en ontwikkelbehoeften te benoemen en om te zetten in acties. Leest regelmatig vakliteratuur Draagt mogelijk te volgen opleidingen, cursussen, of trainingen aan Stelt zich functionele en realistische leerdoelen Volgt cursussen/trainingen met doorzettingsvermogen Test en beoordeelt nieuwe technieken, methoden en middelen Doet verbetervoorstellen en/of voorstellen voor aanschaf van nieuwe hulpmiddelen Draagt aantoonbaar en actief bij aan de kwaliteitsverbetering en efficiency van de werkzaamheden Print: 13-januari-2004 Pagina 19 van 19