Gids voor pilootprojecten Frequently Asked Questions

Transcriptie

1 Gids voor pilootprojecten Frequently Asked Questions CONCEPTUALISATIEFASE 1. Moet de projectcoördinator een «superman» zijn? Het profiel van de projectcoördinator is idealiter een creatief iemand die openstaat voor verandering, beschikt over een groot luistervermogen en ervaring heeft in het organiseren en leiden van vergaderingen. Daarnaast is hij in staat om de dialoog tussen verschillende partners te faciliteren en deze te verwerken in synthetische verslagen. Ervaring in project management is noodzakelijk. Er wordt niet gevraagd dat de projectcoördinator beschikt over kennis van alle methoden voor analyse of risicostratificatie. De voorziene coaching tijdens de conceptualisatiefase zal de projectpartners begeleiden in de toepassing van relevante methodologische technieken in de ontwikkeling van hun project. Daarenboven zullen in de loop van de uitvoering van de projecten verschillende opleidingsprogramma s georganiseerd worden om de projectcoördinatoren te ondersteunen in de uitoefening van hun functie. Deze opleidingsprogramma s kunnen daarbij zowel de vorm aannemen van bijvoorbeeld theoretische uitdiepingen, intervisiemomenten met andere projectcoördinatoren, enz. 2. Hoe meer concreet de functie van projectcoördinator invullen? Er wordt tijdens de conceptualisatie euro voorzien voor de coördinatie en het uitwerken van een locoregionaal actieplan. Er wordt gevraagd dat er tijdens deze periode ten minste 1 persoon halftijds wordt aangesteld als projectcoördinator om onder andere de contacten met de coaches te voorzien, de verschillende partners van het consortium te verenigen, Deze projectcoördinator is idealiter een neutraal persoon die zich inzet om consensus tussen de partners van het consortium te bereiken. Het is toegestaan dat deze projectcoördinator wordt gedetacheerd door een van de partners binnen het consortium van het project om deze functie op halftijdse basis in te vullen. Tijdens de uitvoeringsfase is euro voorzien voor de coördinatie en uitrol van de verschillende acties en hiervoor dient een voltijdse projectcoördinator te worden aangesteld. De aanstelling van deze projectcoördinator kan door het project vrij bepaald worden evenals de besteding van de voorziene middelen en hoeveel personen hiervoor eventueel bijkomend nodig zijn, zolang er steeds 1 persoon voltijds beschikbaar is die de continuïteit garandeert. 1

2 3. Waarom 14 componenten samen? Deze 14 componenten worden beschouwd als noodzakelijk om geïntegreerde zorg te ontwikkelen, rekening houdend met ons huidig zorg en welzijnssysteem. Er is pas geïntegreerde zorg als er integratie is op niveau van de patiënt en zijn omgeving, op niveau van zorgverleners en op niveau van de noden en middelen op populatieniveau. Van de projecten wordt dus gevraagd dat ze verschillende acties initiëren die samen een verbetering van de zorg toelaten in de 14 domeinen die deze componenten bestrijken. Dit betekent niet dat het maximum niveau voor elke component bereikt moet worden in 4 jaar, maar wel dat vooruitgang moet geboekt worden in deze verschillende domeinen. 4. Waarom is er een verschil tussen 18 componenten in het Plan en 14 componenten in de Gids? Het plan geïntegreerde zorg voor een betere gezondheid identificeert 18 componenten die nodig zijn om tot een systeem van geïntegreerde zorg te komen. Vier componenten situeren zich op macro niveau (politiek): de vorming van professionals in multidisciplinair samenwerken en hoe patiënten empoweren, de vorming van professionals in geïntegreerde zorg, de attractiviteit van de gezondheidsen welzijnsberoepen, en het meten van de performantie van het gezondheidssysteem. Deze 4 dimensies kunnen wel teruggevonden worden in de projecten zelf (door bijvoorbeeld een herorganisatie van zorg en welzijn binnen een project kan het zijn dat de werkomstandigheden van professionals verbeteren en dus een impact heeft op de beroepsattractiviteit, of een project kan extra aandacht besteden aan werkomstandigheden en kennis van geïntegreerde zorg ). Deze 4 componenten worden niet beschouwd als verplichting om door de projecten zelf uitgevoerd te worden. Er wordt dus niet gevraagd van de projecten om specifieke maatregelen te nemen om deze 4 componenten te ontwikkelen. De tevredenheid van de actoren tegenover de veranderingen die door het project in gang gezet worden, moet echter wel een aandachtspunt blijven (want dit biedt een garantie voor de duurzaamheid van de verandering). Dit impliceert het zoeken naar een verbetering van de arbeidsomstandigheden (en dus van de levenskwaliteit in het algemeen) van de actoren. Dit punt zal weerhouden worden in het kader van de evaluatie van de projecten, met hetzelfde gewicht als de verbetering van de levenskwaliteit van de chronisch zieken. 5. Waarom een 24u/24u permanentie voorzien? Geïntegreerde zorg veronderstelt een continuïteit in de zorgen; er moet een garantie geboden worden dat de patiënt niet op zichzelf is aangewezen in noodsituaties die een professionele interventie vereisen. 2

3 Het is niet de bedoeling dat het project een eigen wachtsysteem/permanentiedienst opstelt. Wel wordt er verwacht dat er wordt samengewerkt met bestaande permanentiediensten (wachtpost, urgentiediensten, MUG, ). De samenwerkingsmodaliteiten zullen meer bepaald de communicatie preciseren tussen de permanentiediensten en de partners van het project, tot welke informatie de permanentiediensten toegang hebben, hoe het project op de hoogte wordt gebracht na een tussenkomst van een permanentiedienst, 6. Welke databronnen mogen gebruikt worden voor de risicostratificatie van de regio? Het doel van de component risicostratificatie en cartografie van de omgeving is om in de regio een duidelijk beeld te krijgen van wat de karakteristieken zijn van die regio en welk aanbod er is zodat noden en risico s kunnen geïdentificeerd worden. Op die manier kan men te weten komen welke acties prioritair zijn, waar mogelijke efficiëntie winsten liggen, en hoe deze info kan gebruikt worden bij het opstellen van het loco regionaal actieplan. Deze risico stratificatie staat gepland in de eerste fase van de conceptualisatiefase en zal begeleid worden door het coaching team. Het coaching team zal info kunnen geven i.v.m. data beschikbaar bij het RIZIV en het IMA (Inter mutualistische Agentschap). Daarnaast zijn er ook vaak lokale databronnen (ziekenhuisdata, databases van actoren, databronnen van mutualiteiten, ) aanwezig, en deze mogen ook aangewend worden om een duidelijker beeld te kunnen scheppen van de regio. Deze lokale databronnen zullen bijkomende informatie kunnen geven over de lokale realiteit, zelfs als er geen koppeling met de gegevens van het RIZIV en het IMA mogelijk is. 7. Hoe moet men de governance zien, tijdens de conceptualisatiefase en tijdens de uitvoeringsfase? Het is belangrijk om een werkbare governance structuur op te zetten; zowel tijdens de conceptualisatiefase waarin het locoregionaal actieplan wordt uitgewerkt als tijdens de uitvoeringsfase. De governance op deze 2 niveaus kan/zal verschillen aangezien ook de opdrachten anders zijn. De projecten zijn vrij om te kiezen hoe ze deze governance juridisch willen inbedden. Wij verwachten ten minste een feitelijke vereniging bij de start van de uitvoeringsfase, maar het mag ook een vzw structuur zijn. In de conceptualisatiefase zijn er geen verwachtingen qua juridische governance structuur. Het opzetten van een juridische structuur in deze fase kan tijdrovend zijn, zonder zekerheid dat het project overgaat naar de uitvoeringsfase. Wanneer er statuten worden opgesteld moet men rekening houden met de informatie in het Plan en de Gids en mogen er dus geen tegenstrijdigheden opduiken. Aangezien pas in de loop van de conceptualisatiefase de governance voor de uitvoeringsfase alsook het loco regionaal actieplan zal opgesteld worden, kan de samenstelling van de governance structuur nog veranderen, en kunnen er nog wijzigingen nodig zijn in de juridische structuur. 3

4 8. Wat wordt begrepen onder een gezamenlijk financieel beheer van de middelen van het project? Zoals aangegeven in de gids voor pilootprojecten, moeten kandidaten een gezamenlijke governance structuur oprichten, alsook een gezamenlijk financieel beheer van de middelen van het project voorzien. Dit laatste betekent een centraal beheer van het forfaitair budget van euro op jaarbasis voor projectcoördinatie tijdens de uitvoeringsfase, maar ook, minstens, dat de financiële impact van de initiatieven binnen het project, alsook de efficiëntiemarge die mogelijks gegenereerd wordt, centraal beheerd worden. De keuze van nieuwe initiatieven die gefinancierd kunnen worden met de vrijgekomen middelen vanuit de efficiëntiemarge moet gezamenlijk beslist worden. Dit betekent echter niet dat alle inkomsten, bijvoorbeeld de tegemoetkomingen van ziekenfondsen, moeten passeren via het project. 9. Hoe patiënten/mantelzorg en/of familieorganisaties includeren binnen het lokaal consortium? Zoals bepaald in de Gids voor pilootprojecten dient ten minste een patiënten/mantelzorg of familievereniging betrokken te worden binnen het lokaal consortium van een kandidaat project. Het is aan te raden dat kandidaat projecten hiervoor zoveel mogelijk contact opnemen met de verschillende lokale verenigingen binnen hun regio. Hou hierbij in het achterhoofd dat ook patiëntenverenigingen met een eerder ziektegerichte focus, en dus voornamelijk werkzaam zijn rond één specifieke chronische pathologie (bv. diabetes, kanker), ook zeker betrokken kunnen worden binnen het lokaal consortium van een kandidaat project. Met andere woorden, de vereiste multipathologie doelgroep (zoals omgeschreven in de Gids) belet NIET dat ook (eerder deze pathologie specifieke ) verenigingen deel kunnen uitmaken van het consortium van een kandidaat project. Hun opgebouwde kennis en expertise kan immers bijdragen tot het ontwikkelen van verschillende acties en initiatieven ten aanzien van alle patiënten uit de doelgroep van het project. Bovendien zullen de verschillende overkoepelende patiëntenorganisaties (o.a. VPP en LUSS) ondersteuning bieden aan deze lokale verenigingen door hun kennis en expertise ter beschikking te stellen aan kandidaat projecten bij de uitwerking van het locoregionaal actieplan tijdens de conceptualisatiefase. De specifieke invulling van deze ondersteuning tijdens de conceptualisatiefase wordt momenteel bekeken en zal later gecommuniceerd worden aan kandidaat projecten. Een mogelijk alternatief voor het includeren van een formele vereniging binnen het consortium van een project is het oprichten van een ad hoc gebruikersgroep. Hierin kunnen onder andere patiënten en mantelzorgers (bv. vanuit de doelgroep van een project) rechtstreeks opgenomen worden binnen het consortium van een project, en mee aan de basis liggen bij het uitdenken en de ontwikkeling van gerichte acties en initiatieven die hun ten goede komen. Daarenboven kan een kandidaat project op die manier ook een goed zicht krijgen op de specifieke noden en behoeften van deze personen. Tot slot is het belangrijk te vermelden dat kandidaat projecten in de template voor interesseverklaring tevens kunnen aangeven welke lokale verenigingen zij reeds hebben gecontacteerd en/of welke zij nog 4

5 wenst te contacteren in de toekomst (zie keuzemenu bij punt A6 in de lijst met toekomstige projectpartners). Hierin kan tevens de oprichting van een ad hoc gebruikersgroep vermeld worden. 10. Aan wie moeten de vragen gesteld worden tijdens de conceptualisatiefase? Tijdens de conceptualisatiefase heeft de projectcoördinator regelmatig contact met de coach. Vragen van het consortium tijdens de conceptualisatiefase moeten door de projectcoördinator verzameld worden, aangezien deze de contactpersoon van het consortium is. Men kan zich richten tot de coach met vragen omtrent het coaching proces, en eventueel ook inhoudelijke vragen. De coach biedt ondersteuning bij het opstellen van het locoregionaal actieplan, maar het is niet de opdracht van de coach om zich uit te spreken over de slaagkans ervan. Voor praktische vragen en problemen kan men zich steeds wenden tot 5