Verslag van de vergadering van het Algemeen Bestuur van Promen d.d. 25 april 2013

Transcriptie

1 Verslag van de vergadering van het Algemeen Bestuur van Promen d.d. 25 april 2013 Aanwezig: Mevrouw M.J.C. Suijker, voorzitter De heer E.M.C. Faassen De heer J.H. Blankenberg De heer C. van der Graaf Mevrouw M. Holst-Brink De heer J. Vente De heer T.C. Segers De heer B. Crouwers De heer A. Hazelebach Afwezig met bericht; Mevrouw Th.M.B. Gerts De heer J.A. de Jager Aanwezig namens Promen: De heer H.A. de Bruyn De heer D.J. van Maanen Mevrouw C.J. van Es, verslag Namens de gemeente: Gouda Capelle aan den IJssel, vanaf 9.11 uur Krimpen aan den IJssel Nederlek Schoonhoven Bergambacht Ouderkerk Vlist Zuidplas Waddinxveen Boskoop Ambtelijk secretaris/financieel directeur Operationeel directeur Bestuur- en Directieondersteuning 1. Opening en mededelingen Mevrouw Suijker opent de vergadering om 9.08 uur en heet alle aanwezigen welkom. - benoeming lid Dagelijks Bestuur; Het Algemeen Bestuur benoemt de heer J. Blankenberg tot lid van het Dagelijks Bestuur Promen. Met de K5 gemeenten zijn afspraken gemaakt over terugkoppeling. Mededelingen: De heer Faassen is verlaat. Mevrouw Gerts en de heer De Jager zijn afwezig. - Ontvangen zienswijze raad Gouda; Ter kennisneming aangenomen. - Brochure frauderisicoanalyse; Ter kennisneming aangenomen. - Ontvangen brief uittreding Boskoop; Ter kennisneming aangenomen. - Ontvangen brief Boskoop, start onderzoek DVO inzake uittreding; Ter kennisneming aangenomen. - Ontvangen collegebesluit Capelle, verlenging contracten; Ter kennisneming aangenomen. - Ontvangen van Bergambacht, financieel kader GR-en 2014: Ter kennisneming aangenomen. - Ontvangen van Gouda, indexering begroting 2014: Ter kennisneming aangenomen. - Assurance-rapport en rapport van bevindingen inzake verantwoordingsinformatie Wsw 2012; Ter kennisneming aangenomen. 2. Verslag vergadering Algemeen Bestuur Promen d.d. 20 december 2012 Bladzijde 3 wordt aangepast, Seegers met 1 e. Met deze aanpassing wordt het verslag vastgesteld waarna de voorzitter en de ambtelijk secretaris de verslagen voor akkoord ondertekenen. Naar aanleiding van; Het addendum op het OP is ter nakoming van afspraken vermeld in de brief verstuurd op 21 december Jaarrekening 2012, concept, toelichting door Deloitte De heren Kramer en Dubbelman betreden de vergadering om uur. Zij worden welkom geheten en stellen zich voor. De heer De Bruyn geeft een toelichting. De jaarrekening is opgesteld met inachtneming van de BVV regels. Het resultaat is euro positief. Het advies is dit toe te voegen aan de algemene reserves. De herstructureringskosten, totaal 1

2 euro, zijn niet verwerkt in het exploitatiedeel van euro. Dit is separaat gerapporteerd onder incidentiele baten en lasten. De last hiervan ligt ten laste van de deelnemende gemeenten. De heer Dubbelman; Er is een accountantsverslag uitgebracht en een controle verklaring bij de jaarrekening. Het gaat om getrouwheid en rechtmatigheid. Getrouwheid; alle baten en kosten zijn verantwoord. De rechtmatigheid en het normenkader is ook goedkeurend. Kernwoord is onzekerheid in het sociaal domein en de participatiewet. Het sociaal akkoord heeft hier zeker niet bij meegeholpen. Promen moet doorgaan met de herstructurering. Het is belangrijk de interne beheersing goed voor elkaar te hebben. Dit is vertaald in het rapport naar 5 peilers; - operationele risico inventarisatie op procesniveau - administratieve organisatie & interne beheersing - managementinformatie - verbijzonderd intern controle programma - automatisering Het kostenproces, de operationele risico s, de administratie en de organisatie er om heen mag niet leiden onjuistheid in de jaarrekening. Promen heeft een zeer goede verbijzonderde controle. Ook managementinformatie heeft een hoge score. Peiler 1, 2 en 5 verdienen aandacht. De heer Kramer; De organisatie heeft reeds een stap voorwaarts en al een behoorlijke professionaliseringsslag gemaakt. Er is goede sturingsinfo. Specifiek is gekeken naar de kwaliteit van beheersing van controle, geen formalisering hiervan. Het interne controle programma staat als een huis. In de administratieve organisatie moet nog een verbeterslag gemaakt worden. Efficiency in bedrijfsvoering is gewenst. Er moet gewerkt worden aan meer controles aan de voorkant en in het proces. In automatisering heeft Promen een stap gemaakt door het aanschaffen van een nieuw pakket, hierop zijn duidelijke verbeteringen gerealiseerd. Niet goed afgedichte risico s zijn moeilijk te herstellen. De heer Dubbelman geeft geen onvoldoendes voor de 5 peilers, gemiddeld ruim een 7. De interne controle is van een uitzonderlijk hoog niveau bij Promen. Ten opzichte van andere SWbedrijven scoort Promen bovengemiddeld. De directie van Promen maakt een actieplan voor verbetering op de 3 genoemde peilers. Op tactisch en strategisch niveau zijn verbeteringsslagen nodig, ook in marketing. De basis moet goed zijn. Er is een heel duidelijke bestedingsdoelstelling meegegeven. De getroffen voorzieningen zijn ook berekend volgens de regels. Er zijn geen onregelmatigheden aangetroffen. De rechtmatigheid klopt. Ambtelijk is gevraagd naar een versimpeling in het rapporteren. Promen moet zo transparant mogelijk zijn. Het restant herstructurering is niet vrij besteedbaar maar moet evenredig terug naar gemeenten. De heer Vente; Vraagt of het Bestuur de juiste informatie heeft gekregen om beslissingen te nemen. Er staan geen onjuistheden in de jaarrekening, alles is rechtmatig. De accountant gaat niet over operationele sturingsinfo. De heer Crouwers; Geeft aan dat bedoeld wordt dat strategische beslissingen gebaseerd zijn op rechtmatigheid. Wat zijn risico s? Is er voldoende basis om goede besluiten te nemen? De accountant geeft aan dat verbijzonderde controle achteraf repareert. Er zijn gedurende het hele jaar wijzingen. Bij Promen valt het mee, op weg naar de jaarrekening zijn er wel wat maar niet erg veel correcties. De heren Kramer en Dubbelman worden bedankt voor hun toelichting en verlaten de vergadering om uur. Het Algemeen Bestuur complimenteert het Dagelijks Bestuur en de directie. Het is een goed leesbare jaarrekening. Het Algemeen Bestuur stelt hierbij de jaarrekening 2012 vast en de daarbij behorende investeringsvoorstellen. Besluit; Het Algemeen Bestuur besluit het resultaat toe te voegen aan de algemene reserves. 2

3 4. Update in het licht van de komende Participatiewet De heer Van Maanen start zijn presentatie en geeft een toelichting. Deze presentatie is ook gegeven aan het DB. Echter door het bekend worden van het sociaal akkoord en voortschrijdend inzicht zijn er aanpassingen. De bevindingen van de heer Van Maanen bij Promen; er is te weinig beleidsmatige sturing. Er moet meer focus komen. De positieve kant is, geef mensen een visie, daag ze uit, dan ontstaat er een golf. Er kunnen en mogen weer dingen. De speelruimte is (te) klein geworden. Er moet meer gepraat worden over mogelijkheden en er moet een cultuuromslag plaatsvinden. Het aansturen en de cultuur zijn verbeterpunten. De heer Van Maanen wil meer stimulatie van afdelingsmanagers en voorlieden maar hun medewerkers. Hierop komt meer sturing. Een programma is in ontwikkeling. De directie is nu meer zichtbaar op de werkvloer wat een positieve uitwerking heeft. Promen moet een meer procesgestuurde organisatie worden. Promen is verlengd lokaal bestuur. Er moet meer verbinding komen met gemeenten, stakeholders en het bedrijfsleven. De kwaliteit die geleverd wordt moet goed geborgd worden. Kwaliteit moet terug te zien zijn in beleidsmatige stukken en rapportages. De vorderingen zullen meer zichtbaar worden. De heer Van Maanen; We laten kansen liggen! Hierop wordt strakker gestuurd, ook moeten we meer rationaliseren, zowel beleidsmatig als uitvoeringstechnisch is dit heel erg belangrijk. Meer focus aanbrengen en zelfvertrouwen bij de mensen. Door brede ontschotting van budgetten moet er meer maatwerk geleverd worden aan gemeenten. Het sociaal akkoord is een blueprint van hoe dit het beste te gaan doen. Een stelselherziening is nodig. Mensen moeten zoveel mogelijk naar de arbeidsmarkt. De vertraging van de invoering van de participatiewet biedt mogelijkheden geeft geen financiële effecten. Linksom of rechtsom, mensen moeten naar buiten. De GR is een groot goed. Door deze schaalgrootte moet er meer samengewerkt worden waardoor het efficiënter kan. Promen valt in 2 arbeidsmarktregio s. Dit lokaal regelen en zorgen dat alle partijen krijgen waarvoor betaald wordt. Optie is dat Promen als uitvoeringsorganisatie dit veld moet gaan bedienen. De focus ligt nu nog op het verbeteren en optimaliseren van het bedrijf. De financiële impact is op termijn onvermijdelijk. De effecten van de participatiewet zoveel mogelijk mitigeren, duidelijk sturen en niet meer betalen dan strikt noodzakelijk. Promen moet zorgen dat alle processen op orde zijn. Kijken naar overlap en waar liggen de kansen. Promen kan hiervan profiteren als aanbieder van diensten. Gemeenten en Promen moeten hierin gezamenlijk optrekken. Het doel is te allen tijde een verlagende gemeentelijke bijdrage. Besluit; In de loop van dit jaar samen met de gemeenten een aantal scenario s bekijken en brainstormen hierover. Waar zit overlap en waar liggen kansen. Het moet een brede discussie worden waar Promen ook nauw bij betrokken is. De presentatie wordt doorgestuurd aan de AB leden. Er wordt een schema opgesteld over de voortgang en contacten met gemeenten hierover. 5. Begroting 2014 Punten vanuit het sociaal akkoord worden op basis van voortschrijdend inzicht verwerkt in de begroting. Deze wordt besproken en vastgesteld in de extra AB vergadering op 22 mei Resultaten 1 e kwartaal 2013 De heer De Bruyn geeft een toelichting. Het 1 e kwartaal geeft een negatief resultaat van euro. Alles is daadwerkelijk gefactureerd en hierin verwerkt. De 1 e kwartaalrapportage geeft traditioneel gezien een negatief resultaat. In de Groensector wordt het meest verdiend in de komende seizoenen, hierop wordt dus nog ingelopen. Er zijn Groenopdrachten teruggegeven door een tekort aan mensen. De prognose is een resultaat van euro negatief. Het Bestuur houdt echter vast aan het vastgestelde OP 2013 en gaat vooralsnog uit van de nullijn. Besluit; Het Algemeen Bestuur neemt kennis van de 1 e kwartaalrapportage. De prognose zal steeds gemonitord worden. Het Ondernemingsplan 2013 blijft gehandhaafd. Na de tweede kwartaalrapportage worden conclusies getrokken over aanpassingen. 3

4 7. Informatie tbv Raad, addendum op OP 2013, incl bijlagen De heer Crouwers; Het is een duidelijke uiteenzetting maar niet anders dan 2 jaar geleden. Hij vraagt aandacht voor de buitenwereld. Mensen moeten de arbeidsmarkt op. De K5 gemeenten hebben in hun zienswijze gevraagd naar een plan van aanpak, Zij willen een aanpak zien van hoe dit waargemaakt wordt. De 1 mio omzetverbetering is bijgesteld naar 6 ton. Hij wil erop kunnen vertrouwen dat dit gaat lukken. Er is bij Promen veel geïnvesteerd in processen, maar ziet niet hoe de markt bewerkt gaat worden. Dit moet in kaart gebracht worden; waar ligt het werk, welk type werk en in welke sectoren zitten de klanten. Dit moet inzichtelijk gemaakt worden met een marketing/acquisitieplan. De heer Faassen reageert dat gemeenten Promen meer moeten ondersteunen voor Re-integratie en SROI maar het verder eens te zijn met de heer Crouwers. De zienswijzen gaven aan meer te concentreren op de private markt. De interne analyse van Promen is goed, er moet meer focus komen. Mevrouw Holst geeft aan bezig te zijn met de participatiewet en het Werkgeversservicepunt. Iedereen doet zijn best met SROI. Zij wil graag integrale benadering zien. Dit moet sterker benadrukt worden in dit stuk. Dit wordt toegevoegd. Er moet een betere matching komen voor zowel gemeenten als Promen. De vraag is wel hoe realistisch is het OP? Dit addendum is bedoeld als vervolg op de gestuurde brief d.d. 21 december Het moet meer vertrouwen geven, echter wel goed gemonitord en gecontroleerd. Samenvattend; De kern en de diepte mist in dit stuk. Er zijn account- en salesplannen opgesteld. De hele regio is benaderd, veel omzet is recurrent. De markt uitbreiden met productiewerk is lastig. Detacheringen en begeleidingsconstructies kunnen beter, dit wordt nu onvoldoende benut. De regionale samenwerking op het Werkplein is interessant. Promen wil hier graag in participeren en samenwerken. Het werk is er, nu nog aanlopen. Er moet actie komen, de gemeentelijke kaartenbakken moeten open. Gemeenten kunnen en moeten hierin ook een rol spelen. Er moet meer samenwerking komen tussen gemeenten, Promen en het bedrijfsleven. Dit wordt toegevoegd aan het stuk. De heer Van Maanen geeft aan dat de markt naar buiten beter is dan de markt voor beschut. Met een groter personeelsbestand kan er beter gematched worden. Een opdrachtgever vraagt; òf Promen òf de Sociale Dienst moet leveren. Mevrouw Holst geeft aan dat door de economische malaise er mensen terugkomen van detacheringen. Goede begeleiding is van groot belang. Werkgevers moeten een aanspreekpunt hebben. Mevrouw Holst vraagt hier aandacht voor. Bij problemen moet er iemand beschikbaar zijn. Opmerkingen kunnen per mail worden doorgegeven aan de heer Van Maanen. Besluit; De besproken aanpassingen worden verwerkt. De aangepast versie zal worden besproken in de extra AB vergadering 22 mei Na vaststelling worden de jaarrekening 2012, de begroting 2014 en het addendum op het OP 2013 naar de Raden gestuurd voor een gevoelenperiode. 8. Contractverlengingen WSW dienstverbanden, stand van zaken De Participatiewet is met een jaar uitgesteld dus is dit punt minder urgent. De instroom stopt in De heer Faassen; Aan het College is voorgesteld geen vaste aanstellingen te genereren gezien afnemende gelden. Echter de Commissie besloot in grote meerderheid dat 3 e contracten wel verlengd moesten worden naar vaste aanstellingen. Mensen in een 2 e contract worden aangeschreven dat ze wel een 3 e contract krijgen maar geen vaste aanstelling. Uitzonderingen zijn; Begeleid Werkers en beschut 0 tot 30%. Voor beleid hierover kan advies worden ingewonnen bij Promen. Mensen die niet meer bij Promen terecht kunnen moeten toch geholpen worden. Belangrijk is langlopende verplichtingen goed in kaart te brengen. De heer Van Maanen heeft hierover, toegevoegd met wachtlijstbeheer, een stuk in voorbereiding. Dit is ook ambtelijk besproken. 8 mei is hiervoor een extra ambtelijk overleg ingepland. 9. Rondvraag - de heer Hazelebach; Voor de SW hangt er een probleem over pensioenen boven de markt. Dit is PM en zal op verzoek worden besproken. 4

5 10. Sluiting Onder dankzegging voor ieders inbreng sluit mevrouw Suijker om uur de vergadering. De volgende reguliere vergadering vindt plaats op donderdag 4 juli Een extra AB vergadering is ingepland op woensdag 22 mei Verslag d.d. 25 april 2013 zal worden behandeld in de AB-vergadering van Promen d.d. 4 juli M.J.C. Suijker voorzitter H.A. de Bruijn financieel directeur/ambtelijk secretaris Bijlage 1: vaststellingen / besluitenlijst Nr. Omschrijving Evt. opvolging 1. Benoeming lid Dagelijks Bestuur Benoemd 2. Jaarrekening 2012 Vastgesteld 3. 1 e kwartaalrapportage Vastgesteld 4. Aanpassingen verwerken in addendum op OP 2013 Wordt aangepast 5. 5