Deel VI Financieel beheer en Importeren in Unit4 Multivers Small (S) versie 10.9

Transcriptie

1 Deel VI Financieel beheer en Importeren in Unit4 Multivers Small (S) versie 10.9

2 Unit4 Business Software Benelux B.V. Telefoon Papendorpseweg 100 Supportlijn Postbus 5005 Self Service JA Utrecht Internet Copyright 2016 Unit4 Business Software Benelux B.V., Utrecht, Nederland Fluent is a trademark of Microsoft Corporation and the Fluent user interface is licensed from Microsoft Corporation Alle rechten voorbehouden. De informatie in dit document kan zonder enige waarschuwing vooraf worden gewijzigd en houdt geen enkele verplichting in voor Unit4. Niets uit deze uitgave mag verveelvoudigd worden, in een geautomatiseerd gegevensbestand opgeslagen worden, of openbaar gemaakt worden door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke wijze dan ook, hetzij elektronisch, hetzij mechanisch, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Alle wijzigingen voorbehouden. All rights reserved. No part of this book may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted in any form, by print, microfilm, or by any other means, without written permission from the publisher. De Microsoft Office 2007 Fluent gebruikersinterface wordt beschermd door U.S.- en internationale wetten voor intellectueel eigendom en is door Unit4 in licentie genomen van Microsoft..

3 Inhoud 1 Het financiële proces Het controleren van de administratie Het Referentie GrootboekSchema (RGS) Koppeling rubriekcodes met Unit4 Audition Werken met boekjaren Aanmaken nieuw boekjaar/periode-indeling Overnemen boekjaargegevens Afsluiten van dagen en periodes Dagafsluiting Periode-afsluiting Boekjaar afsluiten Werken met de jaarwisseltabel Definitief afgesloten boekjaren heropenen Verwijderen boekjaar Verwijderen dossiers Overzichten en Informatieprogramma's Het afdrukken van overzichten en formulieren Afdrukken naar het PDF-formaat Info grootboek Info Rekeningkaartjes Info journaalposten Info Balans Info afschriften Info kostenplaatsen Info dossiers Info rubricering Info debiteuren Info crediteuren Info personen... 31

4 Inleiding Met behulp van de bladwijzers die u in uw Adobe Reader kunt openen ( ) vindt u snel de gewenste onderwerpen terug. Vanuit de inhoudsopgave kunt u ook gemakkelijk navigeren door op het paginanummer te klikken. Uitbreiding van uw licentie met extra onderdelen Bij uw licentie voor Unit4 Multivers Small zijn ook extra onderdelen (modules) aan te schaffen zodat u heel gericht de functionaliteit kunt aanpassen aan uw specifieke wensen en eisen voor uw administratie. De volgende onderdelen zijn extra verkrijgbaar bij Unit4 Multivers Small: - Automatische incasso - Vaste activa - Import financieel I De beschrijving van deze onderdelen zult u niet terugvinden in de handleidingen die voor Unit4 Multivers Small bedoeld zijn. Maar op de online pagina waar u ook deze handleiding hebt opgevraagd staan ook de handleidingen van Unit4 Multivers ExtraLarge. Daarin vind u alles over deze extra functionaliteit. Overzicht Bij het financiële beheer in Unit4 Multivers Small gaat het om de wijze waarop u de administratie beheert en hoe u gegevens uit de administratie overzichtelijk kunt tonen en afdrukken. Het gaat dan om informatieprogramma s en rapporten.

5 1 Het financiële proces De wijze waarop het invoeren van financiële gegevens in Unit4 Multivers Small verloopt is in hoge mate flexibel. Veel van wat mogelijk is in de administratie en de wijze waarop dit gebeurt hangt af van de inrichting van het pakket en de gebruikte modules. Zo is het mogelijk om een administratie te voeren zonder btw, kan afgezien worden van het gebruik van debiteuren en/of crediteuren en kunt u verschillende methodes voor uw financiële verslaggeving gebruiken. De inrichting van het pakket is van essentieel belang voor het werken en voor het gebruiksgemak. Een van de eerste keuzes die u kunt maken, is tijdens het aanmaken van een nieuwe administratie. Hier kunt u kiezen voor het Demonstratiebedrijf, waarin al een groot aantal gegevens zijn ingevoerd en ook al voorbeeldboekingen zijn aangemaakt. U kunt ook kiezen voor een Modelbedrijf waarin de stamgegevens zijn ingevuld. U kunt daarbij gebruikmaken van het meegeleverde modelbedrijf maar u kunt ook een door uzelf ingerichte administratie als modelbedrijf opslaan en als sjabloon voor uw andere administraties gebruiken. Ten slotte kunt u een Leeg bedrijf aanmaken waarin u alle stamgegevens nog moet invoeren. De meeste stamgegevens voert u in voordat u met de dagelijkse boekingen gaat starten. Andere gegevens zult u in de loop van de tijd willen wijzigen of toevoegen. Wanneer u bijvoorbeeld een buitenlandse debiteur of crediteur krijgt in een land waarmee u tot dan toe geen contacten had, zult u het land en de valuta van uw debiteur of crediteur moeten toevoegen aan uw administratie. Ook zult u in de loop van de tijd nieuwe artikelen, dagboeken en grootboekrekeningen willen aanmaken. In het onderstaande schema ziet u welke stamgegevens u vooraf en/of tijdens het voeren van uw administratie zult aanmaken of wijzigen. Het schema gaat uitsluitend van de financiële stamgegevens uit. Unit4 Multivers Small 10.9 Deel VI Financieel beheer versie 2.0 Pagina 1 van 31

6 Bij het voeren van een administratie in Unit4 Multivers S kunnen de volgende drie processen onderscheiden worden: Unit4 Multivers Small 10.9 Deel VI Financieel beheer versie 2.0 Pagina 2 van 31

7 1. Het beheersen van het proces binnen de financiële administratie 2. Het controleren en de afronding van dit proces 3. Het rapporteren van de uitkomsten uit dit proces Alle taakgebieden hebben direct te maken met het proces binnen de financiële administratie. Dit proces ziet er binnen Unit4 Multivers S uit zoals hieronder weergegeven. Het inrichten van Unit4 Multivers S is hét middel is om het administratieve proces te beheersen en controleren. Tevens zorgt u met een goede inrichting van het pakket voor de juiste rapportage met behulp van Unit4 Multivers S. 1.1 Het controleren van de administratie Bij het invoeren van de stamgegevens van de administratie legt u veel zaken vast die bepalen hoe u uw financiële administratie zult gaan gebruiken. Een deel van de stamgegevens zult u periodiek willen wijzigen, net zoals uw bedrijf steeds weer verandert. U kunt bijvoorbeeld nieuwe vrije velden en tabellen invoegen, voor een volgend boekjaar de periodeindeling wijzigen en bankgegevens kunnen veranderen. U kunt nieuwe dagboeken, grootboekrekeningen, kostenplaatsen en dossiers aanmaken enzovoort. Ook de Grootboekrubricering en de Kengetallen liggen niet voor altijd vast. Na het invoeren van de stamgegevens kunt u met uw dagelijkse boekingen aan de slag. Hiermee wordt een volgende stap gezet in de beheersing van het Financiële beheer: Tijdens het voeren van de administratie zult u voor de beheersing van het proces een aantal controles willen uitvoeren: Hiervoor zijn in Unit4 Multivers S de volgende mogelijkheden beschikbaar: 1. Het beheersen van het proces binnen de financiële administratie 2. Het controleren en de afronding van dit proces 3. Het rapporteren van de uitkomsten uit dit proces Het controleren en beheersen van het proces tijden het invoeren van de financiële mutaties: Tijdens het boeken kent Unit4 Multivers S, naast de vele hulpmiddelen als 'intelligent boeken', een groot aantal controles die ervoor zorgen dat fouten of niet-toegestane bewerkingen worden gesignaleerd of geblokkeerd. Denk hierbij aan de mogelijkheid van saldicontroles voor de Kas en Bankboeken of de inrichting van uw boekingsprogramma's bij het vastleggen van de gebruikersinstellingen (menu: 'Extra Gebruikersparameters'). Ook het boeken in de juiste periode wordt door Unit4 Multivers S gecontroleerd. Unit4 Multivers Small 10.9 Deel VI Financieel beheer versie 2.0 Pagina 3 van 31

8 Het controleren en afronden van het proces Dit bestaat de controle van de administratie met behulp van de functie 'Controleren administratie' om onder andere het evenwicht in de grootboektransacties en -totalen en de saldi van de dagboeken te controleren. Maar ook de vele overzichten van Unit4 Multivers S zijn hiervoor beschikbaar. De afronding van het proces bestaat uit het afsluiten van dagen, periodes of boekjaren. Het rapporteren van de financiële administratie Unit4 Multivers S heeft een groot aantal standaardrapporten beschikbaar waarmee u al uw overzichten kunt genereren. U kunt ook eigen overzichten maken met behulp van de koppeling aan onder andere Microsoft Office. Hier zijn de volgende controle- en rapportagemogelijkheden voor de beheersing van het financiële proces opgenomen: 1. Afsluiten van dagen en periodes 2. De jaarafsluiting en Inbrengen beginbalans 1.2 Het Referentie GrootboekSchema (RGS) Het 'Referentie Grootboekschema (RGS)' is een omvangrijk uniform (grootboek)rekeningschema dat als belangrijkste functie heeft de rapportages vanuit de boekhouding te standaardiseren. Met RGS kunnen financiële rapportages t.b.v. de overheid en banken of bedoeld voor intern gebruik met minder vertaalslagen worden opgesteld. Het is mogelijk om uw grootboekrekeningen te voorzien van deze coderingstandaard voor financiële gegevens: het Referentie GrootboekSchema. RGS kan geïmplementeerd worden in uw administraties op basis van referentiecodes die als rapportagecodes aan de grootboekrekeningen kunnen worden toegevoegd. U kunt, als u een rubriceringsschema op basis van RGS hebt aangemaakt, de volgende rapporten gebruiken om te rapporteren: Rapport Grootboek Saldi rubricering. en de daar beschikbare rapporten: Saldilijst Kolommenbalans Balans en verlies- en winstrekening Variabele saldilijst U kunt ook uw auditfile voor de belastingdienst op RGS baseren door bij het aanmaken het juiste rubriekschema te kiezen.. Het RGS importeren als rubriceringsschema 1. Open: 'Onderhoud Grootboekrubricering' 2. Kies het rubriceringsschema (1, 2 of 3) en klik op. Als het gekozen schema(nummer) al een rubriceringsschema bevat krijgt u een waarschuwing: Unit4 Multivers Small 10.9 Deel VI Financieel beheer versie 2.0 Pagina 4 van 31

9 Wanneer een schema is gevuld met een Unit4 Audition-schema is dan mag dit niet overschreven worden met het RGS-schema. De knop RGS is dan disabled. Kies in dat geval voor een ander schema. 3. Het volgende scherm verschijnt: 4. Klik op om de import te starten. Bij het importeren wordt het bestand RGS.csv ingelezen. Gewijzigd RGS-schema importeren Het kan zijn dat er landelijk wijzigingen in het schema worden aangebracht. Dan zal ook een nieuwe versie van het importbestand beschikbaar gesteld worden. Als dit zo is, maken wij u daarop attent. U importeert het schema dan opnieuw. Maar hierbij blijven de bestaande koppelingen met uw grootboekrekeningen behouden. Het kan in een enkel geval zijn dat een bestaande rubriekscode in de nieuwe RGS-versie niet meer bestaat. Dan wordt ook de koppeling verbroken en zult u een nieuwe koppeling met de vervangende code moeten leggen. 1. Zet het juiste bestand RGS.csv in: C:\ProgramData\UNIT4\UNIT4 Multivers\Scripts. Als u gevraagd wordt het bestaande bestand te overschrijven, gaat u hiermee akkoord. 2. Ga naar Onderhoud Grootboekrubricering. 3. Importeer de nieuwe versie met. Uw bestaande koppelingen blijven bestaan, dus u hoeft de koppelingen niet opnieuw te leggen. Unit4 Multivers kiest zelf het juiste schema als u RGS al gebruikt. 4. Controleer of alle grootboekrekeningen nog gekoppeld zijn. Het kan in een enkel geval zijn dat een bestaande rubriekscode in de nieuwe RGS-versie niet meer bestaat. Dan wordt ook de koppeling verbroken en zult u een nieuwe koppeling met de vervangende code moeten leggen. Als u de oude versie van het schema nog niet had gebruikt kunt u dit rubriceringsschema alsnog inrichten. 1.3 Koppeling rubriekcodes met Unit4 Audition Hiermee kunt u op een snelle en gemakkelijke manier de cijfers vanuit Unit4 Multivers S importeren in het rapport van Unit4 Audition. Hiervoor is in Unit4 Audition de functie Accounting DRL ontwikkeld. Het principe is dat alle basisgegevens (zoals grootboekrekening, de bijbehorende rubriekcode en rekeningomschrijving van Unit4 Audition en journaalposten) in Unit4 Multivers S worden ingevoerd. Deze worden vervolgens automatisch in het rapport van Unit4 Audition verwerkt. Er hoeven dus geen extra handelingen in Unit4 Audition verricht te worden. U moet hiervoor wel werken met versie 7.1 of hoger van Unit4 Audition en werken met tekstconsistentie. Daarnaast moet u beschikken over de licentie DRL. Hierbij kunt u kiezen tussen een licentie DRL waarmee alleen DRL-rapporten gemaakt kunnen worden of een licentie DRL waarmee u naast de DRL-rapporten ook de standaardrapporten van Unit4 Audition kunt maken. Om de rubriekcodes te koppelen aan de grootboekrekeningen voert u de volgende stappen uit: 1. importeer het bestand met de rubriekcodes; activeer de koppeling; 2. koppel de rubriekcodes aan de grootboekrekeningen; Unit4 Multivers Small 10.9 Deel VI Financieel beheer versie 2.0 Pagina 5 van 31

10 3. richt de administraties opnieuw in. Stap 1: importeer het rubriekcodebestand Het bestand met de rubriekcodes wordt meegeleverd op de cd van Unit4 Multivers S. Om dit bestand in te lezen selecteert u de menukeuze "Beheer Import Importeren rubriekcode Audition" (de eventueel openstaande administratie wordt automatisch gesloten en na de import weer geopend). Selecteer met vervolgens op het bestand "Codetabel Audition tbv Multivers.CSV" in de map 'Audition'. Klik. Nu verschijnt een scherm met de overzichtsinformatie. Klik op om het inlezen te starten. Als het bestand is ingelezen, dan verschijnt een melding. Stap 2: Activeer de koppeling Nadat het bestand is ingelezen, activeert u in de administratie de koppeling. Selecteer hiervoor in de administratie 'Onderhoud Algemene gegevens Bedrijfsparameters. Selecteer in de map 'Audition' de optie Rubriekcode Audition. In de map "Schema" selecteert u het rubriekschema waaraan de Auditioncodes gekoppeld moeten worden. Dit moet een leeg schema zijn. Standaard is hier schema 3 geselecteerd. Stap 3: Koppel de rubriekcodes aan de grootboekrekeningen Koppel vervolgens in de administratie in het schema, dat u in de bedrijfsparameters hebt geselecteerd (stap 2), de rubriekcodes aan de grootboekrekeningen ('Onderhoud Grootboekrubricering'). Afhankelijk van het aantal rekeningen kan het enige tijd duren voordat de gegevens getoond worden. U sleept vervolgens de niet-gekoppelde grootboekrekening naar de betreffende rubriek. Voegt u een rubriek toe, dan verschijnt het volgende venster: Unit4 Multivers Small 10.9 Deel VI Financieel beheer versie 2.0 Pagina 6 van 31

11 Selecteert u hier de optie Koppelniveau voor grootboekrekeningen en u hebt gekozen voor het schema dat u in de bedrijfsparameters hebt geselecteerd (stap 2), dan wordt het veld Rubriek vervangen door het veld Auditionrubriek. U selecteert hier de rubriekcode van Audition die aan de grootboekrekening gekoppeld moet worden. Voor activa- en passivarekeningen zijn alleen coderingen die beginnen met een 'b' of 'xresult' toegestaan. Aan opbrengsten- en kostenrekeningen mogen alleen coderingen die beginnen met een 'r' gekoppeld worden. Als u een correcte codering selecteert, dan wordt de omschrijving automatisch gevuld met de Auditionomschrijving; deze omschrijving kunt u wijzigen. U kunt de rubriekcodes ook koppelen in 'Onderhoud Rekeningschema', tabblad 'Verbijzondering. De rubriekcode selecteert u in het schema dat u hebt geselecteerd in stap 2. In het veld Omschrijving van de Auditionrubriekcode wordt de omschrijving getoond zoals die in het rapport van Unit4 Audition afgedrukt wordt; u kunt dit wijzigen. Als u het programma verlaat terwijl nog niet alle grootboekrekeningen aan een rubriekcode gekoppeld zijn, dan wordt u hierop geattendeerd door een melding. Om ervoor te zorgen dat de omschrijving in het rapport van Unit4 Audition netjes afgedrukt wordt, moet u bij lange Audition-omschrijvingen de omschrijving afbreken met een koppelteken en een spatie tussen de woorddelen. Afdrukken rekeningschema In de wizard van het afdrukken van het rekeningschema ('Onderhoud Rekeningschema') is de optie 'Inclusief rubriekcodes Audition toegevoegd': Unit4 Multivers Small 10.9 Deel VI Financieel beheer versie 2.0 Pagina 7 van 31

12 Selecteert u deze optie, dan wordt bij de grootboekrekening de bijbehorende rubriekcode afgedrukt. Is er bij een grootboekrekening een onjuiste of geen rubriekcode gebruikt, dan wordt dit ook aangegeven. Stap 4: Herinrichten administratie(s) Hierbij kunt u kiezen uit: Inrichten/herinrichten van één administratie; het (her)inrichten van meerdere administraties. In beide wizards voor het inrichten van administraties moet u bij het overschrijven de optie 'Rubricering' selecteren om het schema voor de Auditionrubricering toe te voegen in de cliëntadministraties. Tevens moet u in het veld 'Rekeningschema' "J" of "A" selecteren. Verder is in de wizards de optie 'Parameters koppeling Unit4 Audition' beschikbaar. Als u deze optie selecteert, dan worden de bedrijfsparameters 'Rubriekcode Audition' en 'Schema' overgenomen. Voor administraties waarbij de bedrijfsparameter 'Rubriekcode Audition' al geselecteerd is, worden de bedrijfsparameters 'Rubriekcode Audition' en 'Schema' niet overgenomen. Unit4 Multivers Small 10.9 Deel VI Financieel beheer versie 2.0 Pagina 8 van 31

13 2 Werken met boekjaren Zoals elke administratie werkt ook Unit4 Multivers S met boekjaren. Een boekjaar hoeft niet gelijk te lopen met het kalenderjaar. Ook gebroken boekjaren kunnen worden gebruikt. U maakt een boekjaar aan. Het boekjaar is het financiële jaar waarover u verantwoording schuldig bent aan de fiscus. U kunt een aantal gegevens voor het boekjaar vastleggen, waaronder het aantal periodes dat u wilt aanhouden. Bij de inrichting van uw administratie geeft u in 'Onderhoud Algemene gegevens Bedrijfsparameters', map 'Afsluitingen' aan of u werkt met een verplichte dag- en/of periode-afsluiting. Bij het aanmaken van een nieuwe model- of lege administratie meldt het programma allereerst dat u de periode-indeling van deze administratie moet opgeven. Bij een modeladministratie verschijnt de vraag alleen wanneer u bij het aanmaken van de administratie een boekjaar of periode-indeling is opgegeven, die afwijkt van het model. Bij het aanmaken van het eerste boekjaar in een administratie, worden nu de Btw-vakken aangemaakt op basis van de percentages die u in Onderhoud Algemene gegevens Bedrijfsgegevens, tabblad BTW/Intrastat hebt ingevoerd (wanneer u gekozen hebt voor een modeladministratie gebeurt dit automatisch). De stappen die u volgt bij het werken met een boekjaar zijn als volgt: 1. Aanmaken nieuw boekjaar/periode-indeling. In dit boekjaar voert u de boekingen in en sluit alle dagen en periodes af wanneer u met verplichte dag- en of periode-afsluitingen werkt 2. Gereedmaken van het boekjaar voor de afsluiting 3. Voorlopig afsluiten van het boekjaar met of zonder het doorboeken van de beginbalans 4. Definitief afsluiten van het boekjaar met of zonder het doorboeken van de beginbalans 5. Verwijderen van het oude boekjaar (let hierbij op de bewaarplicht van de fiscus). Zie ook: Afsluiten boekjaar. 2.1 Aanmaken nieuw boekjaar/periode-indeling U maakt een nieuw boekjaar aan in het menu 'Onderhoud Algemene gegevens Boekjaren'. Startdatum Hier kunt u de datum opgeven waarop u het boekjaar laat beginnen. De standaardwaarde hier is 1 januari. Aantal periodes Het aantal verslag-periodes waarin u het boekjaar opdeelt. Dit aantal moet minimaal 1 en maximaal 54 zijn. Meestal wordt een aantal van 12 of 13 aangehouden. Iedere periode beslaat dan een maand, eventueel aangevuld met een correctieperiode. Als u de Btw-aangifte per kwartaal wilt doen, doet u dit dus na iedere derde periode. Als u met 13 periodes werkt, is de 13 e periode alleen bedoeld voor correctieboekingen en blijft buiten de Btw-aangifte. Gebruikt u in Unit4 Multivers S meer dan 13 periodes, dan kunt u in Unit 4 Audition geen gebruikmaken van de periodieke rapportage. Bij meer dan 14 periodes in Unit4 Multivers S kunt u in Unit4 Declaratie de facturen doorboeken tot en met maximaal periode 14. Bladnummering per dagboek In België is een doorlopende nummering per dagboek verplicht. Als u de nummering niet per dagboek laat doorlopen, kunt u het startnummer voor de nummering in de volgende rubrieken 'Bladnr.' opgeven. Laatst afgesloten periode Hier kunt u, als u NIET werkt met de functie Afsluitingen, aangeven welke boekingsperiode het laatst afgesloten is. De administratie gaat dan verder met de volgende periode. Als u met de administratie begint in mei en met 12 periodes werkt, geeft u hier aan dat periode 4 het laatst afgesloten is. De administratie begint dan in periode 5 van het aangegeven boekjaar. U hoeft bij het aanmaken van een nieuwe administratie de 'laatst afgesloten periode' niet daadwerkelijk afgesloten te hebben. Wanneer u in uw Unit4 Multivers Small 10.9 Deel VI Financieel beheer versie 2.0 Pagina 9 van 31

14 administratie voor het eerst boekingen in periode 7 wilt gaan invoeren, geeft u in het scherm 'Boekjaren' op dat periode 6 is afgesloten. Unit4 Multivers S zal nu automatisch gaan boeken in periode 7 zonder dat voor de voorgaande periodes boekingen zijn ingevoerd. Het is hierbij niet noodzakelijk om de optie(s) dag- en/of periode-afsluiting ('Onderhoud Algemene gegevens Bedrijfsparameters') in uw administratie te activeren. Gaat u vervolgens periode 7 afsluiten, wordt het veld 'Laatst afgesloten' automatisch bijgewerkt. Periode-afsluitingen Als u werkt met periode-afsluitingen en er zijn in het boekjaar afgesloten periodes, kunt u deze in het scherm heropenen met. Het nummer van de hoogst afgesloten periode staat in de knop. Als u niet werkt met dag- en periode-afsluitingen is deze knop niet actief. Hebt u in een administratie met 13 of minder periodes extra afschrijvingen geboekt, dan kan het maximumaantal periodes niet meer dan 13 zijn. Moet het maximumaantal periodes in dat boekjaar meer dan 13 zijn, dan moet u eerst de extra afschrijvingen verwijderen voordat u het maximumaantal periodes verhoogt. Hoogste boekingsperiode In het veld 'Hoogste boekingsperiode' moet u de hoogste periode opgeven waarin nog afgeschreven mag worden. Dit veld is bedoeld voor het onderdeel Vaste activa en staat default op 12. Controle op de boekingsdatum Unit4 Multivers S onthoudt standaard de laatst geboekte boekingsperiode en zal een volgende transactie automatisch in de laatst gebruikte periode voorstellen / boeken. Dat kan problemen opleveren na correctieboekingen of bij het werken in twee boekjaren. Daarom kunt u een periode-indeling ingeven per boekjaar. Hebt u dit gedaan, zal Unit4 Multivers S controleren of een boekings-/factuurdatum binnen de opgegeven boekingsperiode valt. Is dit niet het geval, verschijnt een waarschuwing. U kunt deze waarschuwing negeren en toch opslaan. U kunt er ook voor kiezen om de boekingsperiode aan te passen aan de boekings-/factuurdatum of andersom Unit4 Multivers S zal de ingestelde periode onthouden en de volgende boeking in deze periode willen boeken. Het laatst gebruikte boekjaar en periode worden per administratie opgeslagen in de registry. Hierdoor wordt ook het boeken in een verkeerd boekjaar en een verkeerde periode voorkomen en kunt u met meerdere administraties werken waarvan het boekjaar en de boekingsperiode verschillend zijn. (zie ook: Werkdatum). Werkdatum Dit is de datum die ingevuld is bij het opstarten van Unit4 Multivers S. Meestal zal dit de systeemdatum van de computer zijn. Bij het boeken van mutaties zal de werkdatum als boekingsdatum voorgesteld worden, die u overigens altijd kunt wijzigen om een boeking bijvoorbeeld te antedateren. Boekingsdatum Bij een boeking kunt u per boekingsregel een datum opgeven in de kolom 'Datum' (als deze optie geactiveerd is in de 'Gebruikersinstellingen'). Unit4 Multivers S stelt daarbij de datum voor die in het veld 'Factuurdatum' (inkoop- en verkoopboek) of 'Datum' (K/B/M-boek) is ingegeven (meestal de huidige datum). U kunt deze datum echter wijzigen, bijvoorbeeld bij het boeken in een vorig boekjaar. Dan wordt op de eerste regel de ingegeven tijd overgenomen. Op een volgende boekingsregel wordt nu de datum uit de eerste regel overgenomen. U kunt echter ook de dag wijzigen, zonder dat daarbij de maand of het jaar verandert. 2.2 Overnemen boekjaargegevens Als de periode-indeling aangemaakt is voor een nieuw boekjaar klikt u op. Zijn er al voorgaande boekjaren aan de administratie gekoppeld, kunt u de gegevens overnemen naar het nieuwe boekjaar. Wanneer u in het voorgaande boekjaar nog nieuwe gegevens aanmaakt (bijvoorbeeld een nieuwe grootboekrekening ten behoeve van correcties in het oude boekjaar of een nieuw dagboek) kunnen deze gegevens ook achteraf nog in het nieuwe boekjaar Unit4 Multivers Small 10.9 Deel VI Financieel beheer versie 2.0 Pagina 10 van 31

15 overgenomen worden. Ook de relatiecodes kunnen achteraf nog worden overgenomen. Aangepaste gegevens worden achteraf niet overgenomen. Wanneer uw periode-indeling voor het nieuwe boekjaar afwijkt van het voorgaande boekjaar, kunt u geen budgetverdelingen overnemen. 1. Geef in het vak 'Van jaar' aan van welk jaar u de gegevens wilt kopiëren naar het nieuw aan te maken boekjaar. U kunt dus de gegevens van een voorgaand jaar in het nieuwe boekjaar overnemen 2. Selecteer de gegevens die u vanuit het gekozen boekjaar naar het nieuwe boekjaar wilt kopiëren: kies voor 'Alles' als u alle boekjaargegevens van het gekozen boekjaar wilt overnemen, of selecteer alleen de onderdelen die u wilt overnemen. Let er hierbij op dat bepaalde onderdelen met elkaar samenhangen; als u bijvoorbeeld kiest voor 'Dagboeken' of 'Relatiecodes' wordt ook het onderdeel 'Rekeningschema' geselecteerd dat dan ook overgenomen moet worden. 3. Als alle gewenste gegevens geselecteerd zijn, klikt u op. De gegevens worden dan gekopieerd naar het nieuwe boekjaar. 4. Bewaar de gewijzigde gegevens. Als u het scherm verlaat zonder de boekjaargegevens over te nemen, worden er geen relatiecodes aangemaakt in het nieuwe boekjaar. U moet de relatiecodes dan handmatig invoeren. Na het overnemen van de boekjaargegevens kunt u de gekopieerde gegevens voor het nieuwe boekjaar gaan aanpassen. U moet voor het nieuwe boekjaar in ieder geval: een rekening aanmaken waarop het saldo 'Verlies/winst' van het af te sluiten boekjaar geboekt moet worden, en controleren of het dagboek voor het inbrengen van de beginbalans aanwezig is. 2.3 Afsluiten van dagen en periodes In 'Onderhoud Algemene gegevens Bedrijfsparameters', map 'Afsluitingen' hebt u aangegeven dat u van een dag- en/of periode-afsluiting gebruik wilt maken. Als u kiest voor beide afsluitingen, moet de dag afgesloten zijn voordat de periode afgesloten kan worden. Als u alleen kiest voor 'Periode-afsluiting' wordt de dagafsluiting tegelijk met de periode-afsluiting uitgevoerd. Dagafsluiting Ondanks het gebruik van het woord 'dag' hoeft de dagafsluiting niet per se iedere dag uitgevoerd te worden. U kunt er bijvoorbeeld ook voor kiezen om de dagafsluiting eens per week uit te voeren. Door het uitvoeren van de dagafsluiting sluit u een dag / week of een andere periode af. Er kunnen dan geen correcties meer uitgevoerd worden. Bij het afsluiten van de dag kunt u een overzicht laten afdrukken van alle mutaties die verwerkt zijn sinds het uitvoeren van de vorige dagafsluiting. Op basis van dit overzicht kunt u dan aangeven of de mutaties werkelijk verwerkt moeten worden of dat u nog correcties wilt uitvoeren. Periode-afsluiting De periode-afsluiting kunt u aan het eind van een boekingsperiode uitvoeren om de periode af te sluiten. Na het afsluiten van een periode kunnen er geen mutaties meer ingevoerd worden in die periode. Het nummer van de boekingsperiode wordt automatisch met '1' opgehoogd. De periode-afsluiting kan uitgevoerd worden om te voorkomen dat er nog (onbedoeld) in een periode geboekt kan worden. Ook na het uitvoeren van de periode-afsluiting kan er een overzicht van de verwerkte mutaties afgedrukt worden. In beide gevallen kunt u na het afdrukken van de overzichten op de printer of naar een bestand aangeven of de dag/periode werkelijk afgesloten mogen worden. 1. Voer de dagafsluiting uit in 'Taken Dagafsluiting'. Naast een overzicht van de journaalposten kunt u ook overzichten van de inkoop- en verkoopfacturen laten afdrukken. 2. Voer de periode-afsluiting uit in 'Taken Periode-afsluiting' als er niet meer in de periode geboekt mag worden. Er worden verschillende dagboek-overzichten afgedrukt. Unit4 Multivers Small 10.9 Deel VI Financieel beheer versie 2.0 Pagina 11 van 31

16 2.3.1 Dagafsluiting De dagafsluiting kunt u alleen uitvoeren als u in 'Onderhoud Algemene gegevens Bedrijfsparameters', map 'Afsluitingen' aangegeven hebt dat u gebruik wilt maken van de dagafsluiting. Bij de boekjaargegevens hebt u kunnen aangeven of de bladnummering per dagboek moet lopen of met welk bladnummer begonnen moet worden. Ondanks het gebruik van het woord 'dag' hoeft de dagafsluiting niet per se iedere dag uitgevoerd te worden. U kunt er bijvoorbeeld ook voor kiezen om de dagafsluiting eens per week uit te voeren. Er wordt in ieder geval een overzicht van de dagelijkse journaalposten afgedrukt, uitgesplitst naar dagboek. Daarnaast kunt u aangeven of u ook een overzicht wilt laten afdrukken van de verkoop- en inkoopfacturen die sinds de vorige dagafsluiting geboekt zijn. Als u het overzicht op de printer afgedrukt hebt, kunt u aangeven of de dag werkelijk afgesloten moet worden of niet. Kies eerst voor 'Nee' en controleer de afgedrukte gegevens. Zolang de dag niet afgesloten is, kunt u nog correcties doorvoeren door facturen te verwijderen en opnieuw te boeken. Na de uitgevoerde correctie kunt u dan de dagafsluiting opnieuw opstarten en een nieuw overzicht van de dagelijkse journaalposten en/of een overzicht van de facturen afdrukken. Pas als het overzicht geheel correct is, kiest u voor het werkelijk afsluiten van de dag. 1. Open 'Taken Dagafsluiting' 2. Geef aan of u wel of niet een overzicht van de geboekte inkoop- en verkoopfacturen wilt laten afdrukken. Als u het selectievakje 'Overzicht facturen afdrukken' aankruist worden naast het standaardoverzicht 'Dagelijkse journaalposten' overzichten afgedrukt van de geboekte inkoop- en verkoopfacturen 3. Klik op en geef daarna aan of u het overzicht op het scherm wilt zien of naar de printer wilt sturen. Alleen als u gekozen hebt voor afdrukken naar de printer of naar een bestand kunt u de dag werkelijk afsluiten. Voor het daadwerkelijk afsluiten is het tonen van een voorbeeld op het scherm niet voldoende 4. Na het op de printer afdrukken van het overzicht 'Dagelijkse journaalposten' en eventueel het overzicht van de verkoop- en inkoopfacturen, verschijnt de vraag of u de dag werkelijk wilt afsluiten of niet. Zolang u hierop antwoordt met 'Nee' wordt de dag niet afgesloten en kunt u nog correcties doorvoeren. Beantwoord de vraag alleen met 'Ja' als u de overzichten gecontroleerd en in orde bevonden hebt. Dan pas wordt de dag afgesloten Periode-afsluiting De periode-afsluiting kunt u alleen uitvoeren als u in 'Onderhoud Algemene gegevens Bedrijfsparameters', map 'Afsluitingen' aangegeven hebt dat u gebruik wilt maken van de periode-afsluiting. Als u ook gekozen hebt voor een verplichte dagafsluiting moet u de dagafsluiting uitgevoerd hebben voordat u de periode gaat afsluiten. Bij de boekjaargegevens in 'Onderhoud algemene gegevens' hebt u kunnen aangeven of de bladnummering per dagboek moet lopen of met welk bladnummer begonnen moet worden. Op hetzelfde tabblad kunt u aangeven wat de laatst afgesloten periode is. Door het uitvoeren van de periode-afsluiting worden alle mutaties die nog niet verwerkt zijn sinds de vorige periode-afsluiting verwerkt. Door de periode-afsluiting uit te voeren voordat u de Btw-aangifte doet, zorgt u ervoor dat u de meest actuele gegevens in de Btw-aangifte opgenomen worden. Na het afsluiten van een periode kan er niet meer in de periode geboekt worden. 1. Start het programma 'Taken Periodeafsluiting'. In een venster verschijnt het boekjaar van de af te sluiten periode 2. Bevestig het getoonde periodenummer met of verlaat het programma 3. Geef daarna aan of u het overzicht op het scherm wilt zien of naar de printer wilt sturen. Alleen als u gekozen hebt voor afdrukken naar de printer of een bestand kunt u de periode werkelijk afsluiten 4. Na het op de printer afdrukken van de verschillen dagboek-overzichten van de periode, verschijnt de vraag of u de periode werkelijk wilt afsluiten of niet. Zolang u hierop antwoordt met 'Nee' wordt de periode niet afgesloten en kunt u nog correcties doorvoeren. Beantwoord de vraag alleen met 'Ja' als u de overzichten gecontroleerd en in orde bevonden hebt. Dan pas wordt de periode definitief afgesloten. Unit4 Multivers Small 10.9 Deel VI Financieel beheer versie 2.0 Pagina 12 van 31

17 Afgesloten periode heropenen U kunt de laatst afgesloten periode heropenen in het scherm 'Onderhoud Algemene gegevens Boekjaren' met de knop heropenen.. De knop zelf geeft aan welke periode u kunt 2.4 Boekjaar afsluiten Procedure De overgang van een bestaand boekjaar naar een nieuw boekjaar verloopt in een aantal fases: 1. Aanmaken nieuw boekjaar 2. Gereedmaken boekjaar voor afsluiting 3. (Eventueel) Voorlopig afsluiten van het boekjaar met of zonder doorboeken van de beginbalans 4. Definitief afsluiten van het boekjaar met of zonder doorboeken van de beginbalans 5. Verwijderen oude boekjaar. Nadat het nieuwe boekjaar is aangemaakt en de boekjaargegevens van het oude jaar zijn overgenomen, geeft u hier de gegevens op die nodig zijn om de beginbalans van het nieuwe boekjaar aan te maken. Voor het aanmaken van een nieuw boekjaar, het doorboeken van de beginbalans en het voorlopig of definitief afsluiten van het oude boekjaar kunt u ook gebruik maken van het programma 'Jaarwissel'. voordat de beginbalans van het nieuwe boekjaar door de programmatuur aangemaakt kan worden, moet eerst het nieuwe boekjaar aanwezig zijn. Is dit nog niet aanwezig, dan verschijnt bij het openen van 'Extra Afsluiten boekjaar' de melding dat doorboeken naar een volgend boekjaar niet mogelijk is. Het nieuwe boekjaar maakt u aan met 'Onderhoud Algemene gegevens Boekjaren'. Hiermee neemt u ook de boekjaargegevens van het oude jaar over. Afsluiten Selecteert u de optie 'Voorlopig', dan kunt u na het uitvoeren van het programma 'Boekjaar afsluiten' in het oude boekjaar nog boekingen maken. Administraties kunnen onbeperkt open blijven staan; een oud jaar hoeft dus niet definitief afgesloten te worden. Alleen als u een bepaald jaar van een administratie wilt verwijderen, of als de jaarrekening gereed is en u wilt ervoor zorgen dat er in dat jaar niet meer geboekt wordt, dan moet u het betreffende boekjaar definitief afsluiten. Daarvoor kiest u hier de optie 'Definitief'; in het betreffende boekjaar kan dan niet meer geboekt worden. Als er in het af te sluiten boekjaar nog niet-aangegeven Btw-posten open staan, kan het boekjaar wel definitief afgesloten worden, maar u krijgt dan een waarschuwing en moet de niet-aangegeven posten buiten Unit4 Multivers S om aangeven.. Optie Door het selecteren van de optie 'Doorboeken complete beginbalans' worden de totalen van alle balansrekeningen en het saldo van de winst-en-verliesrekening doorgeboekt naar de beginbalans van het nieuwe boekjaar. Als u in het nieuwe boekjaar al handmatige beginbalans-boekingen hebt gemaakt, worden deze de eerste maal overschreven. Elke daaropvolgende keer dat u een voorlopige boekjaar-afsluiting draait met het doorboeken van de volledige beginbalans, blijven de handmatige beginbalansboekingen bewaard. Deze zult u dan dus handmatig moeten tegenboeken. Als er in het nieuwe jaar al afgeletterde automatische beginbalansboekingen zijn, dan worden van die rekeningen alle grootboekmutaties met datzelfde afletternummer voorzien van aflettercode 'nul'. U moet na de jaarafsluiting achteraf nogmaals die rekeningen met automatische beginbalansboekingen Afletteren. De reden is dat die automatische beginbalansboekingen allemaal verwijderd worden door de jaarafsluiting, dus ook de afgeletterde. Tevens worden de openstaande posten overgenomen. Is de beginbalans al een keer door het programma 'Afsluiten boekjaar' aangemaakt, dan wordt de eerder doorgeboekte beginbalans overschreven. Daarom adviseren wij u de optie 'Doorboeken complete beginbalans' te selecteren. Unit4 Multivers Small 10.9 Deel VI Financieel beheer versie 2.0 Pagina 13 van 31

18 Door het selecteren van de optie 'Doorboeken openstaande posten' worden alleen de openstaande posten naar het nieuwe jaar doorgeboekt; de beginbalans wordt niet doorgeboekt. Als u de beginbalans niet laat doorboeken, dan moet u de beginbalans in het nieuwe boekjaar handmatig inboeken om in het nieuwe boekjaar beginbalansposities te krijgen. Deze handmatige boekingen worden niet gecorrigeerd als u later alsnog de beginbalans doorboekt. als de beginbalans gecorrigeerd moet worden, dan adviseren wij u de gegevens in het oude jaar te wijzigen en vervolgens het programma 'Afsluiten boekjaar' uit te voeren, waarbij u kiest voor de optie 'Doorboeken complete beginbalans'. Als in het nieuwe boekjaar al boekingen in het Kas- Bank- of Memoriaaldagboek zijn ingevoerd, kunt u kiezen voor het intellen van de dagboektransactiesaldi. Zijn er nog geen boekingen in het nieuwe boekjaar, is deze optie niet beschikbaar. Door het selecteren van deze optie wordt het intellen van de dagboektransactiesaldi automatisch uitgevoerd in het nieuwe jaar. Het intellen kunt u ook uitvoeren met 'Extra Intellen beginsaldi'. Selecteert u de optie Intellen dagboektransactiesaldi, dan verschijnt een waarschuwing dat de transactienummers en periodes chronologisch moeten zijn geboekt. Het intellen van de dagboeksaldi moet u alleen doen als de transacties opvolgend én in opvolgende periodes zijn ingebracht, anders worden de begin- en eindsaldi van de transacties verkeerd ingeteld. Als de transacties niet opvolgend en/of in opvolgende periodes zijn ingebracht, dan kunt u de beginsaldi alsnog handmatig inbrengen door de transacties met een foutief beginsaldo, op te roepen in het boekingsprogramma en van deze transacties het beginsaldo aan te passen. Hebt u het programma Boekjaar afsluiten voor een jaar al een keer in een vorige versie van Unit4 Multivers S uitgevoerd, en voert u dit programma voor dat jaar de eerste keer in de huidige versie uit, dan verschijnt de melding dat de handmatige beginbalansboekingen zullen vervallen. Klikt u op, dan vervallen de beginbalansboekingen die door u in het nieuwe jaar handmatig zijn ingevoerd en die bij de vorige jaarafsluiting automatisch zijn gegenereerd. Doorboeken Hier geeft u aan naar welk boekjaar en naar welk dagboek de gegevens doorgeboekt moeten worden en welke boekingsdatum daarvoor gebruikt wordt. In het veld 'Rekening' vult u de rekening in waarop het resultaat geboekt wordt. De beginbalansboeking(en) worden altijd geboekt in 'Periode 0'. Na het voorlopig afsluiten van een boekjaar komt er een uitroepteken te staan voor de boekjaaraanduiding in de knopbalk. Een slot voor het boekjaar geeft aan dat het boekjaar definitief afgesloten is. Na het uitvoeren van het programma 'Afsluiten boekjaar' met de keuze 'Definitief' wordt het oude boekjaar afgesloten. Btw-posten Bij het definitief afsluiten van een boekjaar, controleert of er nog niet-aangegeven Btw-posten in het boekjaar zijn. U krijgt in dat geval een melding. Maar deze is niet blokkerend. U kunt de btw vervolgens ook buiten het pakket om aangeven bij de belastingdienst. In definitief afgesloten boekjaren kan niet meer geboekt worden en kunnen bepaalde menu keuzen dan ook niet gemaakt worden. Zo kunt u 'Invoeren financiële mutaties' en 'Dagafsluiting' niet gebruiken in een boekjaar dat al afgesloten is. 2.5 Werken met de jaarwisseltabel Met behulp van de jaarwisseltabel ('Extra Jaarwisseltabel' ) kunt u ervoor zorgen dat er tijdens het afsluiten van het boekjaar via 'Extra Afsluiten boekjaar Afsluiten boekjaar' automatisch in het nieuwe jaar boekingen worden gemaakt van de saldi van een reeks rekeningen naar een tegenrekening. Vaak wordt voor dit overboeken ook het Memoriaal gebruikt. Als u de Jaarwisseltabel gebruikt komen de journaalposten in het nieuwe jaar in het dagboek en de periode die u tijdens het afsluiten van het boekjaar hebt opgegeven. De saldi van de opgegeven grootboekrekeningen worden als gevolg van de gemaakte journaalpost op nul gesteld. Gedacht kan Unit4 Multivers Small 10.9 Deel VI Financieel beheer versie 2.0 Pagina 14 van 31

19 worden aan bijvoorbeeld het saldo van de grootboekrekening "Rekening-courant". Dit saldo wilt u volledig overboeken naar de tegenrekening "Eigen vermogen". De journaalposten die in het nieuwe jaar zijn aangemaakt, kunt u niet wijzigen. Moeten deze toch gewijzigd worden, dan moet u de Jaarwisseltabel wijzigen en het afsluiten van het boekjaar opnieuw uitvoeren. U kunt wel in het nieuwe jaar correctiejournaalposten maken. Vul in de kolom 'Tegenrek.' de grootboekrekening in waarop het saldo van de grootboekrekeningen, die u opgeeft in de kolommen 'Rekening vanaf' en 'Rekening t/m,' tegengeboekt moet worden. Let bij het invoeren op de volgende punten: U kunt alleen balansrekeningen invoeren die niet geblokkeerd zijn. Het tegenrekeningnummer mag niet liggen tussen de rekeningnummers die u hebt opgegeven in de kolommen Rekening vanaf en Rekening t/m. Het rekeningnummer dat u invult in de kolom Rekening vanaf mag niet groter zijn dan het rekeningnummer dat ingevuld is in de kolom Rekening t/m. Het is niet toegestaan dat een rekeningnummer op meerdere tegenrekeningen geboekt wordt. Als u in de kolommen Rekening vanaf en Rekening t/m meerdere reeksen hebt ingevoerd, dan mogen deze reeksen elkaar niet overlappen. 2.6 Definitief afgesloten boekjaren heropenen U kunt definitief afgesloten boekjaren heropenen met in het Lint (tabblad Extra ). Dat maakt het mogelijk om indien gewenst, toch nog (correctie)boekingen in een definitief afgesloten boekjaar te doen: Als u geen definitief afgesloten boekjaren hebt, krijgt u een melding: Als u wel afgesloten boekjaren hebt, kan alleen het laatste definitief afgesloten boekjaar heropend worden. Klik op en het boekjaar wordt heropend: Unit4 Multivers Small 10.9 Deel VI Financieel beheer versie 2.0 Pagina 15 van 31

20 Als het boekjaar eerder al voorlopig was afgesloten, wordt het naar die status teruggezet en zal dus weer als voorlopig afgesloten in de administratie staan. Als het niet eerst voorlopig afgesloten was, is het boekjaar nu wel voorlopig afgesloten. Er kan na het heropenen weer in het boekjaar geboekt worden. 2.7 Verwijderen boekjaar Het is belangrijk dat u een goede back-up achter de hand hebt. U kunt dit programma alleen opstarten met 'Extra Verwijderen' als er al een definitief afgesloten boekjaar aanwezig is. Het boekjaar dat u wilt verwijderen moet al definitief afgesloten zijn (in 'Extra Afsluiten'). Door een boekjaar te verwijderen, verwijdert u het rekeningschema en de saldi van alle grootboekrekeningen van dat boekjaar. Ook de andere boekjaargebonden gegevens, zoals de budgetverdelingen, Btw-vakken, kostenplaatsen, relatiecodes enzovoort, worden hiermee verwijderd. Dossiers worden niet verwijderd omdat deze niet boekjaargebonden zijn. Als u een dossier wilt verwijderen, is hiervoor het aparte programma 'Verwijderen dossiers' beschikbaar. Bij het verwijderen wordt gecontroleerd of het gegeven verwijderd mag worden. Zo kan een debiteurof crediteurfactuur alleen verwijderd worden als de factuur afgeboekt is en de betaling in een te verwijderen boekjaar valt. Als u dit programma opstart, worden de definitief afgesloten boekjaren getoond. 1. Geef aan tot en met welk boekjaar u de afgesloten boekjaren wilt verwijderen 2. Klik op om de gegevens te verwijderen. Het programma begint meteen met het verwijderen van de gegevens van de afgesloten boekjaren: gegevens die verwijderd konden worden, worden afgevinkt; gegevens die niet verwijderd kunnen worden, worden gekenmerkt door een rood kruis 3. Klik op om details op te vragen van de gegevens die niet verwijderd konden worden. Deze detailschermen kunt u alleen opvragen voor de gegevens waarvoor dit van belang is, namelijk de facturen, de dagboeken en het rekeningschema. In het detailvenster ziet u bijvoorbeeld de debiteurfacturen die het programma niet kon verwijderen omdat de factuur nog niet afgeboekt is of omdat de bijbehorende betaling niet in een te verwijderen boekjaar valt. Als alle gegevens van de geselecteerde boekjaren verwijderd konden worden, wordt het boekjaar ook verwijderd. 2.8 Verwijderen dossiers In tegenstelling tot de kostenplaatsen zijn de dossiers niet boekjaargebonden. Dossiers worden dan ook niet verwijderd als een boekjaar verwijderd wordt, zoals dat wel het geval is voor kostenplaatsen. Unit4 Multivers Small 10.9 Deel VI Financieel beheer versie 2.0 Pagina 16 van 31

21 Dossiers kunt u daarom verwijderen in een apart programma. Voordat u het dossier verwijdert, kunt u de totalen en mutaties opvragen en bekijken. 1. Start het programma 'Verwijderen dossiers' in het menu 'Extra' 2. Selecteer het dossier. De totalen worden op het scherm getoond, evenals de gebudgetteerde en werkelijk geboekte bedragen en/of aantallen 3. Ga eventueel naar het tabblad 'Mutaties' om de mutaties op het dossier op te vragen 4. Klik op om het opgevraagde dossier te verwijderen en geef hier een bevestiging van. Het dossier kan alleen verwijderd worden als er geen grootboekmutaties van het betreffende dossier aanwezig zijn. Alle boekjaren waarin dit dossier voorkomt, moeten dus verwijderd zijn. Unit4 Multivers Small 10.9 Deel VI Financieel beheer versie 2.0 Pagina 17 van 31

22 3 Overzichten en Informatieprogramma's In dit hoofdstuk komt in het kort de werking van de afdrukwizards aan de orde en het printen naar het PDFformaat. Vervolgens worden een aantal informatieprogramma's beschreven. 3.1 Het afdrukken van overzichten en formulieren Voor het afdrukken van overzichten (Rapport) en formulieren (Formulier) gebruikt Unit4 Multivers S zogenaamde Wizards. Een wizard is een opeenvolging van schermen waarin u bepaalde selecties maakt. De selecties bepalen uiteindelijk welke gegevens afgedrukt zullen worden en op welke wijze het overzicht wordt samengesteld. Hierdoor hebt u de beschikking over een enorm aantal mogelijkheden om uw administratie in overzichten te presenteren en te controleren. De volgende kenmerken zijn typerend voor een wizard: Iedere wizard bevat dezelfde knop, of deze geactiveerd worden en of u deze actief zijn, is afhankelijk van het venster waarin u zich bevindt: deze knop is alleen actief in een vervolgvenster. Hiermee kunt u terug naar het vorige venster waarin u gegevens eventueel kunt aan passen of voor een andere instelling kunt kiezen deze knop is niet actief in het laatste venster. Hiermee gaat u naar het volgend venster van de wizard. Als nog niet alle gegevens in het venster ingevuld zijn, kunt u deze knop niet gebruiken deze knop is alleen actief in het laatste venster. Hiermee sluit u de wizard af en wordt de handeling uitgevoerd met de door u geselecteerde gegevens en instellingen deze knop is altijd beschikbaar. Hiermee sluit u de wizard af met verlies van alle tot dan toe geselecteerde gegevens en alle vastgelegde instellingen. Voorbeeld van een afdrukwizard U start de wizard vanuit het menu of door het aanklikken van een pictogram. Het eerste venster van de wizard verschijnt: 1. Door de keuzemogelijkheden te selecteren of leeg te maken bepaalt u wat er uiteindelijk afgedrukt of uitgevoerd zal worden. 2. Klik na het maken van uw selectie op om naar het volgende venster te gaan. U kunt altijd naar een vorig venster teruggaan met 3. Soms worden de keuzemogelijkheden in een volgend venster bepaald door de eerder gemaakte keuze(s). Het kan ook zijn dat er daardoor meer of minder vensters in de wizard verschijnen 4. Soms kunt u in een afdrukwizard ook voor een ander formulier kiezen. Dit is met name van belang wanneer u werkt met verschillende talen of wanneer u verschillende formulieren gebruikt voor hetzelfde overzicht. Unit4 Multivers S onthoudt het laatstgekozen formuliernummer en stelt dit de eerstvolgende keer dat u het overzicht afdrukt voor. Per werkstation kunt u een ander formulier instellen. Wanneer u een overzicht, inkooporder of een factuur hebt afgedrukt met een ander formulier dan het gangbare, moet u bij een volgende keer het juiste formuliernummer opnieuw instellen. De wizard starten in het laatste scherm Naarmate u langer werkt met de afdrukmogelijkheden, zult u ontdekken dat het vaak niet nodig is om de standaardselecties van de wizard te wijzigen. In feite wijzigt u dan op de vensters niets. Dan kunt u in 'Extra Gebruikersparameters' de map 'Afdrukken' de optie: 'Direct naar het laatste scherm van de afdrukwizard' selecteren. U komt dan altijd in het laatste scherm. Wilt u dan nog wijzigingen in de selecties maken klikt u op. U komt dan direct in het eerste scherm van de wizard. Unit4 Multivers Small 10.9 Deel VI Financieel beheer versie 2.0 Pagina 18 van 31

23 5. Het laatste venster is voor alle afdrukwizards gelijk. Hierin geeft u aan naar welke bestemming of welk uitvoermedium u het overzicht wilt laten afdrukken. Voorbeeld op scherm: Toont het overzicht op het beeldscherm. Hierop kunt u het overzicht eventueel controleren voordat u het overzicht gaat afdrukken op de printer. U kunt door een overzicht van meerdere pagina's bladeren door gebruik te maken van de knoppen 'Volgende pagina' en 'Vorige pagina'. In een aantal gevallen maakt Unit4 Multivers S meerdere rapporten aan. Klik dan op ] om naar het volgende rapport te gaan. Na het laatste rapport keert u terug naar het laatste venster van de afdrukwizard. U kunt ook 'bladeren vanuit het menu 'Rapport' in de menubalk. Printer: (naam van de huidige Windows-printer) Stuurt het overzicht direct naar de printer die op het moment geselecteerd is als standaardprinter in Unit4 Multivers S. De naam van deze printer wordt getoond. Als u op de knop [Selecteren printer] klikt, kunt u een andere printer selecteren of de instellingen voor de huidige printer nog aanpassen. Uitvoer opslaan in bestand: U kunt de overzichten als een *.pfd-bestand, een *.rtf-bestand of een ASCII-bestand opslaan op uw harde schijf. Wanneer u voor deze optie kiest zal Unit4 Multivers S u vragen waar u het bestand wilt opslaan en om de naam van het bestand. U kunt de overzichten dan later ook nog opvragen in een tekstverwerker of spreadsheet-programma. U kunt het bestand ook opnemen in het documentenbeheer. Verzenden als of als fax: U kunt de overzichten direct verzenden per of per fax wanneer u in de bedrijfsgegevens een van de mailopties hebt geselecteerd. Opties Aantal exemplaren Het vastleggen van het aantal af te drukken exemplaren kan voor sommige overzichten waarvoor u in Extra Formulieren Onderhoud documenttypes een default aantal af te drukken exemplaren hebt vastgelegd. Voor de overzichten waarbij dit niet mogelijk is, bestaat de mogelijkheid om tijdens het afdrukken het aantal in te geven. Unit4 Multivers Small 10.9 Deel VI Financieel beheer versie 2.0 Pagina 19 van 31

24 Standaardprinter voor dit programma Normaal gesproken kiest Unit4 Multivers S de door u in Windows ingestelde standaardprinter. Als u meerdere printers hebt, kunt u echter voor ieder afdrukprogramma een eigen printer standaard instellen. U selecteert het veld 'Standaardprinter voor dit programma', selecteert de gewenste printer met [Selecteren printer] en drukt de gegevens af. Elke keer dat u in het vervolg het overzicht afdrukt, wordt dan de geselecteerde printer voorgesteld. Zo kunt u voor elk overzicht een eigen printer kiezen. Programma afsluiten na bewerking Standaard wordt de afdrukwizard na het afdrukken afgesloten. U kunt deze optie echter ook uitzetten. Dan blijft de wizard geopend en kunt u met zonder de wizard opnieuw te hoeven starten. desgewenst andere afdrukopties kiezen, Programma afsluiten na bewerking Normaal gesproken is deze optie geselecteerd. U kunt deze ook uitzetten. Hierdoor blijft de afdrukwizard actief en kunt u met en keuzes maken. terugbladeren in de wizard en snel nieuwe selecties Taal In het veld 'Taal' kunt u, wanneer u ook met de Franse of Engelse versie van Unit4 Multivers S werkt, de taal selecteren van de formulieren die u afdrukt (E, F of N). 6. Klik op om het afdrukken te starten. Rapporten 'staand' (portrait) of 'liggend' (landscape) afdrukken. Veel rapporten worden standaard 'liggend' afgedrukt (landscape). Een aantal daarvan kunt u ook 'staand' (portrait) afdrukken. 3.2 Afdrukken naar het PDF-formaat U kunt rapporten en formulieren eenvoudig als bestand opslaan in het PDF-formaat (Portable Document Format). Het voordeel van het gebruik van PDF is dat de inhoud niet (of niet eenvoudig) te wijzigen is en dat de pagina (het bestand) op elke computer op dezelfde manier getoond wordt. Een PDF-bestand kan op elke printer worden afgedrukt. Postscriptprinter Voor het maken van een PDF-bestand is ook een PDF-printer nodig. Dit is geen fysieke printer zoals de printer waarop u uw documenten afdrukt, maar een set (PostScript) printerdrivers die ervoor zorgen dat het bestand kan worden aangemaakt. Hiervoor wordt de commando-taal 'PostScript' gebruikt. De printerdriver 'vertaalt' het bestand dat u geopend hebt in wiskundige formules (PostScript). Bij fysiek afdrukken op een PostScript-printer wordt het PostScript-bestand gelezen door de printer en afgedrukt. Maar bij het afdrukken naar PDF wordt een PDF-bestand gemaakt dat via een PDF-leesprogramma ( zoals de gratis Acrobat Reader ) de pagina weer op uw beeldscherm toont. Tijdens de installatie van Unit4 Multivers S wordt daarom op uw systeem een PDF-printer geïnstalleerd ('Unit4 PDF printer'). U kunt deze installatie tijdens een aangepaste installatie van Unit4 Multivers S ook uitschakelen (zie de Installatiehandleiding). Dan wordt de printer niet meegeïnstalleerd, en is de optie van het afdrukken naar PDF niet beschikbaar. Wijzig nooit de naam van deze printer in Windows. Unit4 Multivers S maakt gebruik van deze printernaam bij het afdrukken naar PDF. Als de printer(naam) niet gevonden wordt op het systeem, werkt het afdrukken naar PDF niet langer. De benodigde software wordt geleverd door de firma 'Softland'. U zult de programmatuur ook terugvinden in de map 'C:\Program Files\Softland'. U kunt het programma ook op de gebruikelijke wijze in Windows verwijderen ('Configuratiescherm Programma's en onderdelen'). Dan heet het gezochte programma: Unit4 Multivers Small 10.9 Deel VI Financieel beheer versie 2.0 Pagina 20 van 31

25 'NovaPDF Professional Desktop 6.0 printer'. Als u deze printer verwijdert kunt u geen gebruik meer maken van de PDF-functionaliteit in Unit4 Multivers S. Licentievoorwaarden De software wordt geleverd met een exclusief gebruiksrecht voor Unit4 Multivers S. Printen naar PDF is ook mogelijk vanuit andere programma's als 'Kladblok' of 'Office-programma's'. U selecteert daar dan bij het afdrukken de PDF-printer. Maar zolang u geen volledigie licentie hebt zal onder elke pagina van het PDF-bestand de volgende zin staan: "You created this PDF from an application that is not licensed to print to novapdf printer ( Uiteraard kunt u op de website van Novapdf een volledige licentie aanschaffen. Dat heeft geen gevolgen voor het werken met PDF in Unit4 Multivers S. Het gebruik van PDF in Unit4 Multivers S U kunt uw facturen, aanmaningen, maar ook al uw rapporten in Unit4 Multivers S afdrukken naar bestand: Klik op. Nu verschijnt het volgende scherm waarin u zoals u gewend bent de bestandsnaam opgeeft en het type bestand selecteert. Kies hier voor 'PDF formaat'. Klik op. om het bestand aan te maken. De plaats van het bestand is de map die u hebt opgegeven in 'Extra Onderhoud documenttypes '. U kunt zoals gebruikelijk ook een andere map opgeven met. Op dezelfde wijze drukt u meerdere documenten in één bestand af zoals u gewend bent. Met de gratis 'Acrobat Reader ' kunt u het bestand openen en inzien. Gebruikersparameter 'Rapport als bijlage' Unit4 Multivers Small 10.9 Deel VI Financieel beheer versie 2.0 Pagina 21 van 31

26 Omdat een PDF-bestand, anders dan een 'Ascii-' of 'RTF-bestand' niet in een direct getoond kan worden, is de Gebruikersparameter als bijlage met de verzonden. 'Rapport als bijlage' verdwenen. Alle rapporten worden nu Opties, tabblad 'Diversen,' De optie: 'Bijlagen' Hier is de keuze 'PDF' ook beschikbaar. Deze optie is alleen actief als de gebruikersparameter 'Mail gebruiken' actief is). 3.3 Info grootboek In het programma 'Info grootboek' kunt u van iedere grootboekrekening op verschillende niveaus informatie opvragen: op het hoogste niveau kunt u voor de grootboekrekening de saldi per periode opvragen, evenals de voortschrijdende saldi, de budgetten (Budget) en bijstellingen (Bijstelling). Per periode kunt u dan de mutaties opvragen die op die grootboekrekening geboekt zijn, waarna u op het laagste niveau van iedere mutatie de details kunt opvragen. Onder in het venster ziet u de totalen. U vraagt bijvoorbeeld de gegevens van de kostenrekening 'Telefoonkosten' op. U ziet dan onder andere direct voor welk bedrag er in de eerste 5 periodes van het jaar getelefoneerd is. U kunt hier ook een grafiek van opvragen die u vanuit diverse invalshoeken kunt bekijken. U kunt dan ook zien dat er bijvoorbeeld in een bepaalde periode een groot bedrag geboekt is. U kunt dan direct de mutaties opvragen die in die periode geboekt zijn, waarna u per mutatie de details kunt opvragen om te achterhalen waardoor de kosten zo gestegen zijn. 1. Start het programma 'Grootboek' in het menu 'Info' 2. Geef aan of u alleen rekeningen wilt zien waarop geboekt is. U kunt dan met alle rekeningen opvragen met mutaties. Met de 'bladerknoppen' kunt u door de rekeningen bladeren. 3. Selecteer de grootboekrekening waarvan u de informatie wilt opvragen, of typ het nummer in en klik op De informatie op het hoogste niveau wordt direct getoond. De linker kolommen bevatten de saldi per periode. De kolommen met de saldi 'T/m per' geven steeds het totale voortschrijdende saldi tot en met de periode. Voor de rekening 'Debiteuren' kunt u hieruit bijvoorbeeld de omzet tot en met een bepaalde periode herleiden (inclusief eventuele creditnota's). U kunt hiervan diverse grafieken opvragen. Klik op 4. Selecteer de periode(s) waarover u nadere informatie wilt hebben en klik op om de mutaties op te vragen die in de gekozen periode(s) op de grootboekrekening geboekt zijn. U ziet dan de gegevens van de mutatie, waaronder het transactienummer, de boekingsdatum, de omschrijving en de geboekte bedragen en de eventuele Btw-gegevens van de grootboekrekening 5. Dubbelklik op een mutatie, of markeer een mutatie en klik daarna opnieuw op. Daarna verschijnt alle informatie over de geboekte mutatie op het scherm. U ziet onder meer als extra informatie het dagboek waarin de mutatie geboekt is, het boekstuknummer en eventueel de Kostenplaats waarnaar de mutatie herleid is. Voor een factuur worden het nummer van de debiteur / crediteur en de factuur getoond als de facturen en/of betalingen geboekt zijn in de subadministraties 'subadministraties 'Debiteuren' of 'Crediteuren'. De detailinformatie toont in één oogopslag alle gegevens die nodig zijn om een mutatie te controleren. Aan de hand van de informatie kunt u de transactie terugvinden en eventueel corrigeren of verwijderen. Unit4 Multivers Small 10.9 Deel VI Financieel beheer versie 2.0 Pagina 22 van 31

27 3.4 Info Rekeningkaartjes Rekeningkaartjesgeven voor iedere grootboekrekening een duidelijk overzicht van de (balans)saldi, de jaartotalen en alle historische mutaties die op die rekening plaatsgevonden hebben. Het rekeningkaartje bevat van alle mutaties de boekingsgegevens zoals de boekingsdatum, het periodenummer, het dagboek, het Transactienummer en boekstuknummer, de omschrijving en de eventuele Kostenplaats. Behalve met het programma 'Info Grootboek', kunt u grootboekinformatie opvragen met 'Info Rekeningkaartjes'. Dit venster is anders opgebouwd dan het venster bij 'Info Grootboek, zodat u gemakkelijk de informatie kunt opvragen. U kunt in het linker deel van het venster de gewenste grootboekrekening selecteren. In het rekeningkaartje is op elk tabblad de optie Alleen rekeningen met saldo en/of mutaties beschikbaar. Als u deze optie selecteert, dan worden in het linker venster alleen de rekeningen getoond met een saldo en/of mutaties. De cursor staat bij het openen van het scherm in de lijst met grootboekrekeningen. Als u hier het eerste getal van het rekeningnummer (de rubriek) typt, springt de cursor gelijk naar de eerste rekening van die rubriek. Dit voorkomt overbodig 'scrollen'. U kunt uiteraard ook het volledige rekeningnummer intypen. Drukt u in dit venster met de grootboekmutaties of rekeningkaartjes af, dan worden automatisch de geselecteerde grootboekrekening en de periodes ingevuld in de afdrukwizard. De afdrukwizard opent dan met het laatste scherm, ook al hebt u bij de gebruikersparameters de optie Direct naar het laatste selectiescherm van de afdrukwizard niet geselecteerd (zie Afdrukwizard). Klikt u in de wizard op, dan gaat u naar het eerste scherm van de wizard en kunt u de gegevens wijzigen. Op het tabblad 'Totalen' wordt de informatie op het hoogste niveau getoond. De linker kolommen bevatten de saldi per periode. De kolommen met de saldi 'T/m per' geven steeds het totale voortschrijdende saldi tot en met de periode. Voor de rekening 'Debiteuren' kunt u hieruit bijvoorbeeld de omzet tot en met een bepaalde periode herleiden (inclusief eventuele creditnota's). U kunt hiervan diverse grafieken opvragen. Selecteer de periode(s) waarover u nadere informatie wilt hebben en klik op om de mutaties op te vragen die in de gekozen periode(s) op de grootboekrekening geboekt zijn. U ziet dan een venster met de mutaties en de algemene boekingsgegevens, waaronder het transactienummer, de boekingsdatum, de omschrijving en de geboekte bedragen en de eventuele Btw-gegevens van de grootboekrekening. Vanuit dit venster kunt u nog verder inzoomen op de boekingsdetails. De algemene boekingsinformatie is ook beschikbaar op het tabblad 'Mutaties'. Op het tabblad 'Mutaties' kunt u verschillende sorteringen maken. Tevens kunt u in de velden Van per en t/m aangeven vanaf welke en tot en met welke periode de mutaties getoond moeten worden. Het tabblad 'Vorige jaren' is beschikbaar. In dit tabblad worden het saldo en het budget van het actuele boekjaar en het vorige boekjaar getoond. In de grafiek vijf jaren getoond. worden voor zover aanwezig, de voorgaande 3.5 Info journaalposten In het programma 'Info journaalposten' kunt u de journaalposten per dagboek opvragen. U kunt hier een nadere selectie maken op de periode waarin de post geboekt is en op het nummer van de transactie. Per journaalpost kunt u detailinformatie opvragen. 1. Start het programma 'Journaalposten' in het menu 'Info' 2. Selecteer het dagboek waarvan u de informatie wilt opvragen, of type de code in en klik op. De informatie wordt direct getoond. U ziet onder meer het periode- en Transactienummer, de Boekingsdatum, het rekeningnummer, de omschrijving en de geboekte bedragen Unit4 Multivers Small 10.9 Deel VI Financieel beheer versie 2.0 Pagina 23 van 31

28 3. Als u de journaalposten uit een bepaalde periode of serie periodes wilt zien, of als u de journaalposten van een (reeks) transactie(s) wilt zien, kunt u hiervoor een selectie opgeven. Klik in de velden 'Periode' of 'Transactie' op zien. Klik op en geef daarna de nummers op van de periode(s) of transacties(s) die u wilt om de selectie uit te voeren 4. Dubbelklik op een mutatie, of markeer een mutatie en klik daarna op. Daarna verschijnt alle informatie over de geboekte mutatie overzichtelijk op het scherm. Voor een factuur worden het nummer van de debiteur / crediteur en de factuur in de omschrijving opgenomen als de factuurbetalingen geboekt zijn in de subadministraties 'Debiteuren' of 'Crediteuren'. De detailinformatie toont in één oogopslag alle gegevens die nodig zijn om een mutatie te controleren. Aan de hand van de informatie kunt u de transactie terugvinden en eventueel corrigeren of verwijderen. 3.6 Info Balans Er is een info-programma ('Info Balans') beschikbaar waarmee u direct de balansen op het scherm kunt tonen. Het betreft de: Kolommenbalans; Proef- en saldibalans; Mutatiebalans Resultatenbalans En u kunt eigen balansen samenstellen. U hebt in dit programma verschillende mogelijkheden: Per boekjaar worden de periodes vanaf periode '0' getoond t/m de periode waarin het laatst geboekt is. Maar u kunt de periodes die u wilt zien zelf bepalen. Stel de gewenste periodes in en klik op om de balans(en) opnieuw op te bouwen. Alle grootboekrekeningen worden in eerste instantie getoond, maar met kunt u een reeks van grootboeknummers opgeven. De selectie die u hier maakt, geldt voor alle balansen op alle tabbladen. U kunt de getoonde gegevens in de kolommen aanpassen: U kunt nulregels verbergen, de totalen verbergen of juist alleen de totalen tonen. In dat laatste geval kunt u ook het subtotaalniveau opgeven: Unit4 Multivers Small 10.9 Deel VI Financieel beheer versie 2.0 Pagina 24 van 31

29 Ook de weergave per kolom kan worden aangepast: Verder hebt u nog de volgende mogelijkheden: Met kunt u vanuit het programma de wizards voor het afdrukken van de Kolommenbalans en de Proef- Saldibalans starten. Met voegt u het programma aan uw 'Favorieten' toe. Als u een balansregel (grootboek) selecteert, kunt u met details opvragen: Met 'Info Rekeningkaartjes' opent 'Info Rekeningkaartjes' op het tabblad 'Mutaties'. U ziet dan de mutaties op de grootboekrekening in het geselecteerde boekjaar. Met 'Grootboekmutaties' openen de grootboekmutaties voor de geselecteerde periode(n). Met 'Periodetotalen' opent 'Info Rekeningkaartjes' op het tabblad 'Totalen'. De laatste keuze wordt onthouden. Als u een keuze hebt gemaakt, opent deze ook voor andere grootboeken als u op de regel dubbelklikt. Met de knoppen en kopieert u de balans (het actieve tabblad) naar respectievelijk MS Excel en het Windows klembord Eigen balansmodellen Het tabblad 'Eigen balans' biedt tal van mogelijkheden om eigen overzichten op te bouwen. In eerste instantie zijn alleen de grootboekrekeningen zichtbaar. Vervolgens kunt u met samenstellen: de balans Unit4 Multivers Small 10.9 Deel VI Financieel beheer versie 2.0 Pagina 25 van 31

30 U krijgt dan bijvoorbeeld dit: Als een 'Eigen balans' actief is, kunt u bij de kolomopties opgeven dat gegevens uit vorige boekjaren worden getoond. Dan kunt u in het veld 'Vorige jaren' een bestaand, ouder boekjaar opvragen. Tot en met welk boekjaar u terugzoekt, vult u in de menubalk in (maximaal 5 jaar, als het aantal periodes niet afwijkt van het jaar waarvoor de balans is opgevraagd). U kunt bijvoorbeeld de balans opvragen voor het jaar 2016 en dan terugzoeken tot 2011, als tenminste het aantal periodes over al die jaren hetzelfde was. Eigen balans opslaan Als u 'Info Balans' zonder meer afsluit, wordt het overzicht op de 'Eigen balans' niet onthouden. U kunt echter uw samenstellingen wel als een 'balansmodel' opslaan en weer opvragen. De opgeslagen balansmodellen zijn beschikbaar in al uw administraties en voor alle gebruikers. Unit4 Multivers Small 10.9 Deel VI Financieel beheer versie 2.0 Pagina 26 van 31

31 Stel een model samen dat u ook een volgende keer beschikbaar wilt hebben. Zorg daarbij ook dat de weergave-instellingen correct zijn. 1. Klik op. Nu verschijnt het volgende scherm: 2. Geef een omschrijving waarin de aard van het overzicht beschreven staat. Deze naam voor het model gebuikt u om het model weer op te vragen: 3. Geef in het veld 'Tab' de naam van het tabblad op. De modellen worden als tabblad getoond. Deze tabbladnaam hoeft niet uniek te zijn. De eerste maal dat u een model aanmaakt, krijgt het tabblad 'Eigen balans' de naam van dat model. De keren nadat het programma weer gestart wordt zal altijd het laatst gebruikte model worden geopend. Eigen balansmodel opvragen Met opent u een selectiescherm waarin u een model kunt selecteren (zie hierboven). U kunt slechts één model (tabblad) tegelijk openen. Door op de kolomkop dubbel te klikken kunt u de volgorde wijzigen waarin de modellen getoond worden (oplopen of aflopend). Met kunt u een balansmodel verwijderen. 3.7 Info afschriften menu: Info Afschriften U kunt op uw scherm overzichten opvragen van kas- en bankafschriften op afschriftnummer en hiervan op regelniveau de details opvragen. U kunt de afschriften ook vanuit dit scherm afdrukken. 1. Open 'Info Afschriften' en selecteer het gewenste dagboek voor een overzicht van uw afschriften 2. Selecteer het gewenste afschrift en druk op 'details' in de menubalk als u hiervan de boekingsregels wilt opvragen. Een overzicht van de boekingsregels verschijnt 3. Selecteer de gewenste regel en druk op in de menubalk als u de transactiedetails wilt opvragen. 4. Klik op als u het overzicht wilt afsluiten. 3.8 Info kostenplaatsen Per grootboekrekening hebt u in 'Onderhoud Rekeningschema' opgegeven of mutaties op de grootboekrekening wel of niet verbijzonderd moeten worden op een kostenplaats. Mutaties op grootboekrekeningen die verbijzonderd moeten worden, hebt u verplicht moeten verbijzonderen (boeken) op een kostenplaats. U kunt informatie over de mutaties op de kostenplaatsen op twee manieren opvragen: totalen per kostenplaats (per grootboekrekening) alle mutaties die op een (combinatie van grootboekrekening en) kostenplaats geboekt zijn. U kunt de gegevens selecteren op de kostenplaats waarop de mutaties geboekt zijn en vervolgens op de grootboekrekeningen van waaruit de mutaties verbijzonderd zijn. Unit4 Multivers Small 10.9 Deel VI Financieel beheer versie 2.0 Pagina 27 van 31