Colofon. Jaarverslag 2008 Student Union. Oplage 350 exemplaren. Layout M.W. Titulaer. Drukker VDA Groep, Enschede

Transcriptie

1

2 Colofon Jaarverslag 2008 Student Union Oplage 350 exemplaren Layout M.W. Titulaer Drukker VDA Groep, Enschede Adres Student Union Universiteit Twente Bastille, hèt studentengebouw, kamer 332 Postbus AE Enschede T: +31 (0) F: +31 (0) E: I:

3 Inhoudsopgave bericht raad VAN toezicht voorwoord van het bestuur Hoofdstuk 1 de student union Missiestatement en profiel organogram Samenstelling organisatie Prijzen en onderscheidingen toegekende sponsoring 2008 hoofdstuk 2 beleid & strategie hoofdstuk 3 financiën hoofdstuk 4 accommodatie hoofdstuk 5 communicatie hoofdstuk 6 internationalisering hoofdstuk 7 introductie hoofdstuk 8 sport & cultuur hoofdstuk 9 personeel & organisatie hoofdstuk 10 academische vorming hoofdstuk 11 studentondernemerschap hoofdstuk 12 externe betrekkingen Financieel jaarverslag 2008 hoofdstuk 1 jaarrekening 2008 student union universiteit twente hoofdstuk 2 jaarrekening 2008 student union ut-administratie hoofdstuk 3 jaarrekening 2008 student union enterprises b.v STUDENT UNION Jaarverslag

4 Ten geleide Door middel van het uitbrengen van dit jaarverslag legt de Student Union verantwoording af over het jaar Deze verslaglegging is bedoeld voor de bij de Student Union aangesloten studenten(organisaties), de studenten van de Universiteit Twente, de Universiteit Twente, de partners van de Student Union, en de Raad van Toezicht van de Student Union. Leeswijzer Dit jaarverslag begint met een reflectie op 2008, waarin de belangrijkste ontwikkelingen besproken worden. In het eerste deel van het Jaarverslag kunt u nalezen wat de Student Union is, welke personen en welke commissies deel uit maakte van de Student Union in Daarna worden de verschillende doelen en actiepunten per portefeuille besproken. De financiële verslaglegging is ondergebracht aan het einde van het jaarverslag. Er is voor gekozen om de teksten kort en bondig te houden om de leesbaarheid en duidelijkheid te vergroten. Mocht dit jaarverslag vragen oproepen dan is het bestuur altijd bereid om een extra toelichting te geven. Meer informatie is te vinden op de website:

5 Jaarverslag 2008 Student Union Mei 2009 STUDENT UNION Jaarverslag

6

7 bericht raad van toezicht De Raad van Toezicht is belast met het toezicht op de stichting Student Union en heeft hiervoor als formele taken: benoeming van het bestuur van de stichting, toetsing van de besluitvorming omtrent het jaarplan, toetsing van de begroting, goedkeuring van de jaarrekening en het jaarverslag. Daarnaast bewaakt de Raad de lange termijn beleidslijnen en adviseert hij het bestuur op belangrijke keuzemomenten door het jaar heen. De leden van de Raad van Toezicht worden benoemd door de Deelnemersraad. Er wordt gestreefd naar een bezetting waarin de noodzakelijke deskundigheden vertegenwoordigd zijn. Vergaderingen van de raad vinden zowel met als zonder het bestuur plaats. De Raad van Toezicht heeft het afgelopen jaar zeven keer vergaderd en heeft daarnaast een aantal informele overleggen gehad. Afgelopen jaar is erop gelet dat het jaarplan in een vroeger stadium is besproken met de deelnemers. Op financieel gebied is er op toegezien dat het jaarplan meer samenhang met de begroting vertoonde. Jaarplan 2009 Het jaarplan is het afgelopen jaar weer door de raad behandeld. Dit is gebeurd, nadat het uitgebreid met alle deelnemers van de Student Union is bediscussieerd. De uitwerking hiervan is bestudeerd door de raad en als uiterst waardevol beschouwd. Het komende jaar gaat de Raad onder meer kijken naar zijn eigen functioneren binnen de Student Union. Enschede, mei 2009 De Raad van Toezicht, Kenneth Bijkerk (voorzitter) Diederik Jekel Maarten Reezigt Henry Been Martijn Albers Marc Venerius Jan Melief STUDENT UNION Jaarverslag

8 Lijst van afkortingen ICTS ICT Service Centrum FEZ Financiële Zaken S&O Student & Onderwijs Service Centrum S&C Strategie en Communicatie UT Universiteit Twente IK 2008 Introductie Kommissie 2008 OER Onderwijs Examen Reglement S&OB Student & Onderwijs Begeleiding USE University Student Entrepreneurs SKP Studenten Kennis Portal BIP Board Improvement Program COP Competentie Ontwikkelings Programma FB Facilitair Bedrijf TCP Taal Coördinatie Punt HOI Hogeschool Organisatie Introductie SA&C Student Activiteit & Campus TBK Technische Bedrijfskunde t.a.v. ten aanzien van m.b.t. met betrekking tot PITS Platform internatnational Students Twente

9 voorwoord van het bestuur Voor u ligt het Jaarverslag 2008 van de Student Union. Hiermee hopen we u een duidelijk beeld te geven van wat de Student Union in 2008 gedaan heeft. Het jaar 2008 stond in teken van ontspannen, ontplooien en ondernemen. Dit zijn tevens de pijlers van het Strategisch Plan welke is vastgesteld in Ook heeft de Student Union in het kader van de reorganisatie en het nieuwe instellingsplan RoUTe 14 van de UT zich als organisatie aangepast aan de UT-omgeving. Tevens heeft de Student Union meegedacht met de nieuwe plannen en waar mogelijk studenten betrokken bij deze processen. In 2008 zijn de sportinvesteringen vastgesteld en ingedeeld op prioriteit. De eerste investeringen zijn in gang gezet. Zo kunnen studenten in de toekomst nog meer en beter gebruik maken van de faciliteiten op de UT. In het kader van ontplooien is het Skills Certificate geëvalueerd en vernieuwd. Het Skills Certificate wordt in het vervolg aangeboden in de vorm van een intensieve driedaagse workshop op een locatie buiten de UT. Ook heeft de Student Union zich ingezet voor studentondernemerschap. Zo is de website Studentondernemer.nl gelanceerd. Dit is het centrale punt voor studentondernemers. Uiteraard heeft de Student Union zich met nog veel meer zaken beziggehouden afgelopen jaar. Met dit Jaarverslag hopen we iedereen een duidelijk beeld te geven wat de Student Union in het jaar 2008 heeft gedaan. Het jaar 2008 is een jaar geweest waarin veel partijen zich hebben ingezet voor de organisatie Student Union. Allereerst gaat onze dank uit naar alle verenigingen, koepels en studenten van de Universiteit Twente. Daarnaast willen we ook de medewerkers en de commissies van de Student Union, de medewerkers van de verschillende diensten en het College van Bestuur van de Universiteit Twente bedanken. Tevens willen we de bestuurders van de Student Union, die zich in 2008 voor alle studenten op de Universiteit Twente hebben ingezet, bedanken. Tot slot bedanken we iedereen die een bijdrage heeft geleverd aan de totstandkoming van dit Jaarverslag. Wij kijken uit naar een vruchtbare samenwerking in Enschede, mei 2009 Het bestuur van de Stichting Student Union Universiteit Twente, Sophie van der Ham Pim Oude Alink Anne-Fleur Wijlens Frank Gielen Benjamin Ziepert Thomas Mensink Voorzitter, Beleid & Strategie, Personeel & Organisatie Financiën, Accommodatie Sport & Cultuur Academische Vorming Communicatie, Internationalisering Externe Betrekkingen, Ondernemerschap STUDENT UNION Jaarverslag

10 1 de student union missiestatement en profiel Missiestatement De Student Union richt zich op kwalitatief hoogstaande studentenvoorzieningen en het afleveren van kwalitatief hoogstaande academisch gevormde alumni aan de maatschappij. Beide doelstellingen laten zich verwoorden in de missie van de Stichting Student Union: Het bevorderen van de academische vorming en het welzijn van de studenten 1 aan de Universiteit Twente. Daarnaast richt de Student Union zich op het ondersteunen van de bij haar aangesloten verenigingen en het bevorderen van de contacten tussen studenten en het lokale, regionale en landelijke bedrijfsleven. Deze missie laat zich als volgt vertalen in strategische doelen: De kwalitatief hoogstaande studentenvoorzieningen o stellen studenten in staat om zich maximaal te ontspannen; o stellen studenten in staat om zich maximaal te ontplooien; o dragen bij aan de sociale banden van studenten; Kwalitatief hoogstaande academisch gevormde alumni o worden onder meer gevormd door het ontplooien van extra-curriculaire 2 activiteiten; o beschikken over een mix van een aantal erkende competenties; o zijn in staat kritisch en constructief te functioneren in de maatschappij; Profiel Student Union De Student Union is het overkoepelende orgaan van alle studentenorganisaties aan de UT. De UT is de eerste universiteit in Nederland die studentenzelfbestuur daadwerkelijk heeft vormgegeven in de organisatiestructuur. De grote mate van beleidsverantwoordelijkheid, op de gebieden sport, cultuur, leefomgeving van de internationale studenten en studentondernemerschap, onderstreept deze positie van de studenten aan de UT. De Student Union streeft naar kwalitatief hoogstaande studentenvoorzieningen, die zich kenmerken door te voldoen aan de wensen en eisen van de studenten en medewerkers. Door een vraaggericht aanbod te generen voor de studenten en het streven naar zoveel mogelijk aansluiting op de wensen van de medewerkers, zal de Student Union aan de gestelde voorwaarden voldoen. De Student Union streeft naar kwalitatief hoogstaand academisch gevormde studenten. Academische vorming en de daarmee gepaard gaande ontwikkeling van studenten kan op veel manieren ingevuld worden. Door met een brede blik naar de persoonlijke ontwikkeling van studenten te kijken, zet de Student Union een uitdagend programma neer voor de studenten aan de Universiteit Twente. 1 Studenten is het verzamelbegrip voor Nederlandse en Internationale studenten. 2 Extra-curriculaire activiteiten zijn onder andere commissie- en bestuurswerk bij (studenten)organisaties en het besturen van een eigen bedrijf. 10 Jaarverslag 2008 STUDENT UNION

11 de student union 1 organogram ($%)"*$"* <"&"*,/,*/"* 1-"2"3# 9")":"&;"&# 4-55,##,"#!"#$%%&'($%)"*$'+*,-* 600)'70*'8)7,"# 600)'70*'>-"?,@A$.&/0*,#0$,"'($%)"*$'+*,-* =""3*"5"&#&00).&/00*'($%)"*$'+*,-* STUDENT UNION Jaarverslag

12 1 student union samenstelling organisatie Raad van Toezicht Student Union Kenneth Bijkerk (Voorzitter vanaf juni) Michael Thomas (tot januari) Diederik Jekel (per januari) Marc ten Bulte (Voorzitter tot juni) Henry Been (per juni) Chris Beckers (tot juni) Maarten Reezigt (per juni) Martijn Albers Marc Venerius Jan Melief Bestuur Student Union Het bestuur kende in het jaar 2008 de volgende samenstelling: januari 2008 februari 2008 Maj-Britt van Raalte Voorzitter, Beleid & Strategie, Personeel & Organisatie Ivo Schutz Financiën & Accommodatie & Externe Betrekkingen Mirjam Groote Schaarsberg Sport & Cultuur Ina Barge Academische Vorming & Ondernemerschap Dianne Dijkstra Communicatie & Internationalisering februari 2008 augustus 2008 Maj-Britt van Raalte Voorzitter, Beleid & Strategie, Personeel & Organisatie Ivo Schutz Financiën & Accommodatie & Externe Betrekkingen Mirjam Groote Schaarsberg Sport & Cultuur Judith Kreuzen Academische Vorming & Ondernemerschap Esther Sanders Communicatie & Internationalisering september 2008 december 2008 Sophie van der Ham Voorzitter, Beleid & Strategie, Personeel & Organisatie Pim Oude Alink Financiën & Accommodatie Anne-Fleur Wijlens Sport & Cultuur Judith Kreuzen Academische Vorming Esther Sanders Communicatie & Internationalisering Thomas Mensink Externe Betrekkingen, Ondernemerschap Raad van Advies Peter Timmerman Dave Blank Kees van der Meiden Thomas Kamphuis Marco Strijks Arjen van Liere Femke Nales Huib de Jong Prof. J. Schuijer 12 Jaarverslag 2008 STUDENT UNION

13 student union 1 Medewerkers Bestuursadviseur Communicatiemedewerker Manager Bedrijfsvoering Office Manager Projectmedewerker Secretariaat Vormgevers Patrick Welman Karin Platenkamp Sandra Nienhuis Sandra Nienhuis Robert Landheer Truus Peerik Jeanine Moraal Nienke Meinders Marc Titulaer Commissies IntroductieKommissie Create Tomorrow Commissie Lustrum Commissie Skills Certificate Commissie Board Improvement Program Commissie Beheerscommissie Pakkerij Centraal Beheer Euros USE Commissie Koepels In 2008 is het aantal koepels ongewijzigd gebleven. Cultuur Gezelligheid Sport Studie Sector Apollo P.K.v.V. Fact Sportraad Overleg Studieverenigingen Overig Verenigingen In 2008 heeft de Student Union aan de onderstaande vereniging een tijdelijke Unionerkenning verstrekt: Sport Overig Boksvereniging Buiten Westen Turkse StudentenassociatieTUSAT Vereniging die een definitieve Unionerkenning heeft verkregen: Overig MSV Twente STUDENT UNION Jaarverslag

14 1 student union Prijzen en onderscheidingen Voor meer informatie over de uitgereikte prijzen verwijzen wij u graag naar onze website 3. Elk jaar worden prijzen en onderscheidingen uitgereikt door de Student Union. Hieronder is een overzicht weergegeven van de winnaars van P-activismeprijs De Student Union P-activismeprijs wordt elk jaar uitgereikt aan een eerstejaarsstudent die in het eerste jaar van de studie zijn of haar Propedeuse heeft behaald en daarnaast actief is geweest met extra-curriculaire activiteiten. Studentenorganisaties kunnen studenten voordragen voor deze prijs. Winnaar 2008: Jethro Beekman Motivatie: Jethro Beekman heeft zijn propedeuse Elektrotechniek cum laude behaald. Daarnaast is hij actief geweest bij zijn studievereniging Scintilla. Bij Scintilla heeft hij in drie commissies gezeten. Naast de commissies is hij superactivist geweest bij de IK 2008, doet hij mee aan programmeerwedstrijden op Europees niveau, heeft een digitale streeplijst voor Scintilla gemaakt en heeft een programmeercursus opgezet. Voor zijn veelzijdige inzet en het behalen van zijn propedeuse in één jaar werd Jethro dit jaar beloond met de Student Union P-activismeprijs. Union Cultuurprijs Om cultuur eens extra in de schijnwerpers te zetten wordt jaarlijks de Student Union Cultuurprijs uitgereikt aan een persoon of een aantal personen, (studenten-)organisatie of cultureel project welke een positieve bijdrage heeft geleverd aan het culturele klimaat op de Universiteit Twente. Winnaar 2008: Scratch Commissie Motivatie: De Scratch een uniek evenement om cultuur en klassieke muziek te promoten in Enschede en met name bij de studenten van de UT. Overdag oefenden de 80 deelnemers het Mozart s Requiem en aan het eind van de dag was de grote uitvoering met een publiek van 100 man. Voor de scratch waren onder andere dirigenten, repetitoren en solisten aangetrokken om de deelnemers te begeleiden. Het was een groots vernieuwend evenement wat de cultuur op de UT ten goede kwam Jaarverslag 2008 STUDENT UNION

15 student union 1 toegekende sponsoring 2008 Vereniging Activiteit Disc Devils Twente Toernooi Devils heaven Paradoks Symposium Nanomedicine P.K.v.V. Fact Gestedag Audentis Besturendag ChOOSE Activiteitenreeks D.B.V. DIOK BT-UTK ChOOSE Dine with the Dutch TSAC Enschede-lth De Skeuvel Skeuveltoernooi Linea Recta NSK Turnen AEGEE-Enschede Congres EUtopia Pro Deo Engelse theatersportcursus Kronos NSK cross Vereniging Campusomroep Drienerlo VCD@batavierenrace Harambee StudentBeach Jazzpodium Drienerlo Jazzdag 2008 vv Drienerlo BSIT AEGEE-Enschede Lezingenreeks D.B.V. Arriba BreedteToernooi Vakgericht Flako Ludica Rabobank Ludica Open Messed Up emaxx-vriendentoernooi Hardboard Instructie- en ledenweekend Sirius Statutenwijziging Apollo UT-eindfeest Stress Vision congres Communiqué Symposium RSK Ichthus Retraite Belletterie Dutch Translated Pro Deo NSK Theatersport High Tech Hitters Double Swing Harambee Voorbereidingstoernooi 2008 Daedalus Nationaal Ontwerpweekend 2008 Drienerloos Vocaal Ensemble Scratch: Mozart Requim Audentis Statutenwijziging STUDENT UNION Jaarverslag

16 2 beleid & strategie Strategisch Plan Voor de totstandkoming van het Strategisch Plan zijn verschillende inspraakbijeenkomsten georganiseerd om vanuit de Uniondeelnemers en individuele studenten input te krijgen Een onafhankelijke projectgroep met afgevaardigden uit alle koepels heeft vanuit die input het Strategisch Plan geschreven. In maart lag deze ter informatie in de Universiteitsraad en in mei 2008 is het Strategisch Plan vastgesteld. Het plan is naar alle verenigingen en stakeholders van de Student Union verstuurd. In de jaren 2008 tot en met 2011 zal elk jaar een jaarplan worden opgesteld aan de hand van de doelen in het Strategisch Plan Betrokkenheid Uniondeelnemers In januari 2008 is er een Deelnemersraadvergadering geweest met veel belangstelling vanuit de verenigingen en koepels. De bestuurders van de Student Union hebben verteld wat er in 2007 uitgevoerd is en wat de plannen voor komend jaar zijn. De Deelnemersraad in juni 2008 was minder goed bezocht, maar ook hier waren de reacties op de uitgebreidere behandeling van het jaarverslag en de huidige stand van zaken positief. Bij het schrijven van het Jaarplan 2009 zijn in september 2008 per koepel inspraakbijeenkomsten georganiseerd. De opkomst was erg goed. Van de koepels gezelligheid en studie waren 80 % van de genodigden aanwezig. Bij de koepels Sport, Cultuur en Overig was dit rond de 50 %. Deze inspraakbijeenkomsten hebben ons nieuwe inzichten gebracht ten aanzien van een aantal doelen van het jaarplan. Deze punten zijn verwerkt in het Jaarplan Wervingsproblematiek In 2007 heeft de Student Union gekampt met problemen om het bestuur en commissies vol te krijgen. In 2008 is een document geschreven met mogelijke oorzaken en verschillende opties om het bestuur anders in te richten. In 2008 is de keuze gemaakt om het bestuur van de Student Union meer begeleiding te geven tijdens het bestuursjaar. Zodoende wordt persoonlijke ontwikkeling extra benadrukt en wordt een bestuursfunctie bij de Student Union aantrekkelijker. Begin 2008 zijn enkele wijzigingen doorgevoerd om meer ondersteuning te bieden aan het bestuur. Hierbij is een idee ontstaan om voor de Student Union een bestuursadviseur te zoeken. Deze bestuursadviseur is sinds september 2008 werkzaam bij de Student Union. De Student Union heeft tevens gekozen voor het verplaatsen van de bestuurswissel van de portefeuilles Academische Vorming en Communicatie & Internationalisering. Deze bestuurswissel zal niet meer op 1 februari maar op 1 maart plaats vinden. Zo valt de inwerkperiode niet tijdens de tentamenperiode in januari. In 2008 is voor een overgang gekozen, één portefeuille wisselde in februari en de ander in maart. In 2009 wisselen beide portefeuilles gelijktijdig. De werving van nieuwe bestuurders in september is goed verlopen. Het bestuur heeft dit jaar extra aandacht aan de werving geschonken en gekozen voor een persoonlijkere aanpak. Het resultaat hiervan is een voltallig bestuur vanaf 1 september De Student Union heeft relatief veel commissies opgestart in Er zijn wervingsmomenten geweest voor de Introductie Kommissie, Create Tomorrow commissie, Skills Certificate commissie, Board Improvement Program-commissie en de Lustrumcommissie. Voor alle commissies zijn in 2008 nieuwe studenten gevonden. Na een extra promotiecampagne en persoonlijke benadering is ook de Lustrumcommissie compleet gevuld. 16 Jaarplan 2009 STUDENT UNION

17 Financiën 3 Inleiding In 2008 zijn verschillende acties ondernomen om de Financiën van de Student Union te optimaliseren. Kortweg is er gekeken naar het samenvoegen van het financiële cluster, het vermogensbeleid, de subsidies en de commerciële activiteiten. Doelen 1. De continuïteit van de financiële organisatie van de Student Union verbeteren. 2. Het beter inzetten van het eigen vermogen ten behoeve van de doelen van de Student Union. 3. Meer samenhang creëren tussen verschillende subsidiestromen. 4. De commerciële activiteiten budgetneutraal laten verlopen. Actiepunten 1.1 Samenvoegen van het financieel cluster van de Student Union met een ander financieel cluster. Deze kwestie is met FEZ besproken; het is vervolgens breder getrokken door S&O erbij te betrekken. Hieruit is het plan voortgekomen de financiële administratie van het S&O, Bibliotheek & Archief en de Student Union samen te voegen. Omdat in het cluster meerdere personen werken, wordt de continuïteit van de financiën van de Student Union beter gewaarborgd. Ook de huidige planning & control-cyclus zou bij het cluster komen te liggen. Dit betekent niet alleen dat voor de Student Union maandelijks een update over de financiën komt, maar ook voor de Student Union Enterprises BV. Dit is een sterke verbetering ten opzichte van de huidige kwartaalrapportages. Het S&O cluster is in 2008 opgezet, naar verwachting zullen er gaandeweg meer Student Union financiën naar het cluster verplaatst worden. 2.1 Vermogensbeleid ontwikkelen voor het vrije deel van het eigen vermogen. In 2008 is begonnen met het opstellen van een visie financiën. In de visie is het vermogensbeleid meegenomen, zodat duidelijk gecommuniceerd kan worden wat de Student Union van plan is met haar eigen vermogen. Dit is niet afgerond en derhalve opgenomen in het Jaarplan Tot er een nieuw vermogensbeleid is, blijft het oude uiteraard staan. 3.1 Evalueren van de huidige subsidiestromen naar studentenorganisaties. Er is gekeken naar wat momenteel de (informatie)stromen naar studentenorganisaties zijn. Hieruit bleek dat er voornamelijk behoefte is aan overzichtelijkere reglementen. De reglementen zijn aangepast, maar de subsidiestromen zelf zijn niet veranderd. 3.2 Subsidiebehoeftes van studentenorganisaties onderzoeken. De behoeftes van studentenorganisaties zijn niet apart onderzocht. Wel is er in aanloop naar de nieuwe partnerships met diverse Uniondeelnemers en horecapartijen gesproken over de mogelijkheden hieromtrent. 3.3 Aanpassen van en streven naar één subsidiebeleid. Alle reglementen van de Student Union zijn in één document samengevoegd en deze is op de website van de Student Union terug te vinden. In de bijlagen zijn de diverse reglementen na te lezen, terwijl de algemene onderdelen in het hoofddocument staan. Dit is een stap richting een meer eenduidige communicatie. STUDENT UNION Jaarplan

18 3 financiën 4.1 Een andere financiële invulling geven aan het Atrium. Met FEZ is gesproken over het (organisatorisch en financieel) onderbrengen van het Atrium bij het Reserveringsbureau. Dit heeft echter geen doorgang gevonden, met name omdat het reserveringenbureau dit organisatorisch niet goed aan kon. De Student Union heeft besloten het Atrium onder zich te houden, wat betekent dat het voor Uniondeelnemers mogelijk blijft gratis het Atrium in kale vorm te huren en mits zij de beveiligingskosten zelf dekken. 4.2 Evalueren wat de gevolgen zijn van het wegvallen van de dictaatverkoop. Dit actiepunt is niet uitgevoerd, want uit het onderzoek naar de dictaatverkoop, waarvoor onder andere een enquête onder alle studenten is gehouden, is namelijk naar voren gekomen dat de studenten er het meest bij gebaat zijn dat de dictaatverkoop bij de UnionShop blijft 4. Er is onderzoek gedaan naar meerdere vormen van het leveren van de dictaten, maar alle onderzochte alternatieven bleken duurder of minder praktisch voor studenten. 4.3 Aanpassen van de invulling van de UnionShop. Is gezien de uitkomst van actiepunt 4.2 vervallen. 18 Jaarverslag 2008 STUDENT UNION

19 accommodatie 4 Inleiding Op het gebied van accommodatie zijn er in 2008 een aantal acties ondernomen. Zo is de beheersstructuur licht veranderd en zijn er enkele ontwikkelingen in de Bastille begonnen. Ook is er gekeken naar manieren om de doorstroom van studentondernemers te vergroten. Doelen 1. Meer studentondernemers kunnen gebruik maken van faciliteiten in de Bastille. 2. Beleidsverantwoordelijkheden van gebouwen handhaven terwijl beheersmatige taken zijn uitbesteed. 3. Het streven naar een optimale bezettingsgraad van de Bastille met behoud van haar functies ontspannen en ontplooien. Actiepunten 1.1 Het vastgestelde beleid invoeren voor het huren van ruimte in de Bastille voor studentondernemers via het getrapte systeem. Er is een nieuw beleid ingevoerd waarbij studentondernemers minder subsidie krijgen naarmate zij langer huren. Dit moet tot gevolg hebben dat de doorstroom van studentondernemers in de Bastille groter wordt, zodat er meer studenten de kans krijgen om een onderneming te starten. Uiteraard wordt studentondernemers de mogelijkheid geboden om hun onderneming uit te breiden of zich elders te vestigen door middel van de ondersteuning die Kennispark Twente biedt. 2.1 Het evalueren van de herziene beheerstructuur bij S&O. De beheersverantwoordelijkheid valt vooralsnog onder het FB, wat momenteel goed loopt. De uiteindelijke verantwoordelijkheid met betrekking tot veiligheid en arbo-technische zaken ligt bij S&O. In samenspraak met het S&O, FB, de beheerscommissies en de Student Union is er gewerkt aan uitgebreide (veiligheids-)plannen en documenten waarin de verantwoordelijkheden van de betrokken partijen duidelijk naar voren komen. Een voorbeeld hiervan is het draaiboek voor de Pakkerij, waar een begin mee gemaakt is. 3.1 I nvulling geven aan de Bastille naar aanleiding van veranderende omstandigheden zoals onder andere de reorganisatie Efficiënte Moderne Bedrijfsvoering en de nieuwe Cateringplannen. Naar aanleiding van de reorganisatie van het S&O zijn er plannen gemaakt om de ruimtes die eventueel zouden vrijkomen in de Bastille, een andere bestemming te geven. Hiertoe heeft de Student Union enkele ideeën geopperd die besproken zijn met diverse studenten en verenigingen. Uiteindelijk is er aan een binnenhuisarchitect gevraagd om een ontwerp voor de ruimtes (een conferentieruimte en een ontspanningsruimte) te maken. Dat de medewerkers van de diensten gaan verhuizen staat vast, alleen is nog onduidelijk wanneer dit zal plaats vinden. Met betrekking tot de catering is, door de vertraging die het hele project in de aanbestedingsprocedure heeft opgelopen, afgesproken om in 2009 plannen te gaan maken hoe het Grand Café in de Bastille eruit zal komen te zien. STUDENT UNION Jaarverslag

20 5 communicatie Inleiding In 2008 is één van de grootste projecten de nieuwe website van de Student Union geweest. Daarnaast is er veel aandacht besteed aan de samenwerking op het gebied van communicatie binnen de Universiteit Twente. Ook is de continuïteit bij de Student Union verbeterd binnen de portefeuille Communicatie. Doelen 1. Studenten kunnen gerichter informatie vinden. 2. Tweezijdige communicatie stimuleren tussen studenten en de Student Union. 3. Betere samenwerking met verschillende communicatieafdelingen op de Universiteit Twente. 4. Continuïteit verbeteren binnen de portefeuille Communicatie. Actiepunten 1.1 De website van de Student Union aanpassen aan de wensen van de student. In 2008 is begonnen met het project vernieuwing website van de Student Union. Hierbij zijn de wensen van de student meegenomen. Voor de input qua structuur is een enquête gehouden via de Student Union website. Hieruit is input gekomen voor de indeling van de site en de gewenste informatie op de website. Voor de lay-out van de website is een wedstrijd uitgeschreven onder alle studenten. Op deze manier sluit de nieuwe website van de Student Union aan bij de wensen van de student. 1.2 De studenteninformatievoorziening verbeteren door informatie voor de student in een centrale portal weer te geven. Aan het begin van het jaar zijn gesprekken opgestart met ICTS om de mogelijkheden voor een gezamenlijke studenten portal te bespreken. Al snel bleek dat de UT een project aan het opstarten was om haar gehele webomgeving te vernieuwen. Bij dit UT brede project hoort ook een pilot, op basis waarvan besloten wordt of het project helemaal gerealiseerd zal worden. Deze pilot zal uitgevoerd worden bij de Student Union portal. Dit zorgt ervoor dat er een centrale portal voor studenten komt, en ook dat de input van studenten uiteindelijk breed in het project wordt meegenomen. 2.1 Duidelijke communicatie met de verschillende doelgroepen bewerkstelligen. Dit jaar is geïnventariseerd welke informatie voor welke doelgroepen belangrijk is. De communicatiemiddelen van de Student Union zijn aangepast. Zo zal de nieuwe website onderverdeeld worden in verschillende doelgroepen van de Student Union, zijn de presentaties aangepast en is er een informatiegids voor bedrijven gecreëerd. Daarnaast is de informatiegids voor Uniondeelnemers geüpdate op basis van feedback van verenigingen. De informatiegids werd dit jaar voor de tweede keer verspreid. 2.2 De website interactiever maken zodat de student vragen kan stellen en initiatieven kenbaar kan maken. Dit is meegenomen bij het creëren van de nieuwe website. 2.3 Het promoten van een studenteninitiatief 4 om te weten wat de student aantrekkelijke activiteiten vindt. Dit jaar is er veel aandacht besteed aan de promotie van het studenteninitiatief. We hebben dit onder zowel Uniondeelnemers als studenten breed gepromoot. Dit heeft ertoe geleidt dat in april 2009 het eerste studenteninitiatief zal plaatsvinden, een activiteit georganiseerd door studievereniging W.S.G. Isaac Newton. 4 Een studenteninitiatief is financiële stimulering voor het uitvoeren van idee van een student. Het gaat om evenementen die nog niet bestaan. Hiervoor wordt maximaal euro beschikbaar gesteld. 20 Jaarverslag 2008 STUDENT UNION

21 communicatie Structureel overleg plannen met verschillende communicatieafdelingen, waar men elkaar op de hoogte stelt van lopende zaken en voorlichting geïntegreerd kan worden. 5 Er is een structureel overleg opgezet tussen de Student Union en S&O. Door dit overleg is er meer samengewerkt tussen de Student Union en S&O. Met bedrijfssport is afgestemd dat de informatievoorziening voor de medewerkers volgens dezelfde lay-out is als die van de Xtra-card. Met specifieke projecten werkt de Student Union steeds meer samen met andere diensten en belanghebbenden. Een voorbeeld hierin is bijvoorbeeld de informatievoorziening betreft RoUTe 14. Hierin is een structureel overleg niet altijd nodig, mocht het nodig zijn weten de verschillende partijen elkaar te vinden. 3.2 Afstemmen van de voorlichting richting de student zodat er eenduidige informatie wordt verstrekt. Zoals bij het voorgaande actiepunt beschreven werkt de Student Union met specifieke projecten steeds meer samen met andere diensten van de UT. De informatie omtrent deze projecten richting studenten wordt zoveel mogelijk afgestemd. Projecten waarvan de voorlichting richting de student afgelopen jaar is afgestemd zijn bijvoorbeeld RoUTe 14 en het project ter vernieuwing van de websiteomgeving van de UT. Afgelopen jaar is door de Student Union, de Sportraad en Apollo een gezamenlijk sport en cultuur boekje gemaakt. Ook de mogelijkheden die Saxion Hogescholen Enschede biedt staan hier beschreven. 3.3 Afstemmen van de voorlichting richting de scholier zodat er eenduidige informatie wordt verstrekt. In het vooraanmelders pakket zat altijd al een brief van de Student Union, maar er was echter geen informatie van de Student Union aanwezig. Naar aanleiding daarvan is er contact opgenomen met S&C en zit er nu een algemene flyer van de Student Union in het vooraanmelders pakket. 3.4 Het ontwikkelen van een gezamenlijke activiteitenkalender voor alle activiteiten die op de Universiteit Twente georganiseerd worden, zowel door studenten als door de Universiteit zelf. In 2008 zijn er gesprekken opgestart met S&C om het creëren van een UT-brede evenementenkalender af te stemmen. Toen de gesprekken van start zouden gaan, werd het plan voor de nieuwe website van de UT bekend. Er is toen besloten te wachten met het creëren van een nieuwe evenementenkalender, zodat dit meegenomen kan worden in het project voor de nieuwe UT website. 4.1 Een duidelijk overzicht maken voor alle communicatie-uitingen en communicatietaken van de Student Union. Er is een uitgebreid draaiboek voor de portefeuille Communicatie gemaakt. Dit om de continuïteit binnen de portefeuille communicatie te verbeteren. Daarnaast staan de taken en verantwoordelijkheden van de office medewerkers, de communicatiemedewerker en de portefeuillehouder Communicatie op een rijtje zodat het voor iedereen duidelijk is wat zijn taken en verantwoordelijkheden zijn. 4.2 Het structureel inzetten van een communicatiemedewerker. In 2008 is de vacature uitgezet voor een communicatiemedewerker. Er is een student aangenomen, die deze functie vervuld. Het inzetten van een communicatiemedewerker zorgt voor meer continuïteit binnen de portefeuille Communicatie. De portefeuillehouder Communicatie hoeft zich hierdoor minder met beheerstaken bezig te houden en kan meer tijd steken in beleidstaken. 5 Een voorbeeld hiervan is gezamenlijke communicatie over Sport en Cultuur. STUDENT UNION Jaarplan

22 6 Internationalisering Inleiding In 2008 is veel aandacht besteed aan het de weg wijs maken van de internationale studenten in het Twentse studentenleven. Zo zijn de activiteiten van de Student Union meer toegankelijk gemaakt voor de internationale studenten, weten internationale studenten bij welke internationale organisaties zij terecht kunnen en zijn de internationale studenten en verenigingen meer geïntegreerd in het verenigingsleven. Doelen 1. Activiteiten van de Student Union en Uniondeelnemers meer toegankelijk maken voor internationale studenten. 2. Duidelijk maken aan de internationale student waar hij/zij terecht kan bij verschillende internationale organisaties op de Universiteit Twente. 3. Internationale studenten en verenigingen integreren in het verenigingsleven Actiepunten 1.1 Het opzetten van een Engelstalige activiteit door de Student Union. De Student Union heeft in samenwerking met ESN Twente en de sport- en cultuurverenigingen kennismakingstrainingen georganiseerd voor de internationale studenten. 1.2 Een internationale activiteit neerzetten tijdens de introductieperiode voor nieuwe studenten. Met PITS 6 is er tijdens de masterintroductie een kennismakingsactiviteit georganiseerd voor de doegroepen. Daarnaast hebben verenigingen van PITS voor doegroepouders gezorgd tijdens de masterintroductie. Ook is er tijdens de masterintroductie een presentatie gegeven over PITS en haar verenigingen, en hebben de studenten een boekje gekregen met informatie over PITS en haar verenigingen. Tijdens de bachelorintroductie is geen internationale activiteit door PITS neergezet. Hier is voor gekozen vanwege een capaciteitsgebrek bij de PITS verenigingen. De keuze voor de masterintroductie is gemaakt omdat hier meer internationale studenten zijn. Tijdens de Introductie is er ook een high-tea geweest met daarbij een discussie in het Engels over activisme. Deze high-tea was voor zowel de bachelor- als de masterstudenten. 1.3 Promotie van het gebruik van het subsidiefonds internationalisering en het vertalingfonds. Voor het subsidiefonds internationalisering en het vertalingfonds is promotie gemaakt. Per en via de nieuwsbrief zijn Uniondeelnemers op de hoogte gesteld hiervan. Ook is er aandacht aan besteed in de informatiegids voor Uniondeelnemers en in persoonlijke gesprekken. Internationalisering gaat steeds meer spelen bij de Uniondeelnemers. Het aantal vertaalde websites is ook dit jaar weer toegenomen. 2.1 Zorgen dat PITS een bekend internationaal platform wordt waar een student terecht kan voor internationaal georiënteerde problemen. In juni is het Let s GO event georganiseerd door PITS. Deze fair ging over studeren in het buitenland. Hierbij is ook aandacht geschonken aan PITS en de internationale verenigingen op de UT. Tijdens de Introductieperiode is er veel aandacht besteed aan de bekendheid van PITS. Daarnaast is een informatieboekje uitgegeven over PITS. 6 PITS (Platform International Students Twente) is een platform waarin alle internationale organisaties internationaal georiënteerde zaken/ problemen bespreken en waar mogelijk samen oplossen. 22 Jaarplan 2009 STUDENT UNION

23 internationalisering Internationale verenigingen meer bekend maken onder de internationale student door middel van duidelijke informatievoorziening. Door het informatieboekje over PITS zijn de internationale verenigingen meer bekend gemaakt onder de internationale student. Ook door de activiteiten die tijdens de introductie georganiseerd zijn door PITS is de bekendheid van de internationale verenigingen vergroot. 3.2 Het Nederlandse verenigingsleven meer bekend maken onder de internationale student door het organiseren van een integratieactiviteit. In 2008 is het project activismestimulering internationale studenten opgezet. In dit project is geprobeerd de bekendheid van de internationale studenten met activisme te vergroten. Hieronder valt het actief zijn in commissies en besturen, maar ook het lid zijn van een vereniging. Hiertoe zijn binnen het project allerhande activiteiten georganiseerd. Bijvoorbeeld tijdens de Nederlandse taalcursus voor Duitse studenten en het Language Exchange Program in samenwerking met ESN Twente. Bij het Student Union Pakkerijfeest is samengewerkt tussen de internationale- en pakkerij verenigingen. Hierdoor vond een wederzijdse integratie plaats. 3.3 Behoeften aan taalonderwijs in kaart brengen en acties ondernemen naar aanleiding van de uitkomsten. In 2007 zijn er contacten gelegd met het TCP om samen de taalcursussen te promoten zodat studenten de juiste informatievoorziening hebben. Bij het TCP is er het afgelopen jaar veel veranderd, zo zijn alle taalcursussen gratis geworden voor studenten. Daarnaast is TCP door de in kaart gebrachte behoeften van studenten een cursus Frans aan het opzetten. Ook is TCP bezig om te kijken hoe ze de Engelse cursussen kunnen uitbreiden. In samenwerking met ESN is de Student Union begonnen met het opzetten van het Language Exchange Program. Hierin kunnen twee studenten elkaar hun moedertaal leren. Dit is ook afgestemd met het TCP zodat zij studenten kunnen doorverwijzen naar het Language Exchange Program, mochten zij een taal willen leren waarvan geen cursus wordt aangeboden. STUDENT UNION Jaarplan

24 7 introductie Doelen 1. Minimaal 80% van de aankomende (internationale) studenten introduceren in hun nieuwe werken leefomgeving. 2. Een betere samenwerking met Saxion Hogescholen Enschede bewerkstelligen. 3. Een betere samenwerking tussen de faculteitsintroducties en de Introductie Kommissie. 4. Een betere samenwerking tussen de Uniondeelnemers en de Introductie Kommissie. Actiepunten 1.1 Aankomende bachelor- en masterstudenten op de hoogte stellen van de introductie en bewust maken van het belang van de introductie. In 2008 heeft 75,3% van de eerstejaars studenten deelgenomen aan de introductie, wat een daling is ten opzichte van Wat de oorzaak van deze daling is, is onduidelijk. 2.1 Vroegtijdig gesprekken laten plaats vinden tussen de Student Union Introductie Kommissie en Saxion Hogescholen Enschede over het organiseren van de introductie. Pas in februari 2008 zijn de gesprekken opgestart, door een late formatie van de HOI. Dientengevolge had de Introductie Kommissie (IK) al enige plannen ontwikkeld, waar de HOI geen invloed meer op had. Er is bij een aantal activiteiten samenwerking geweest, hetgeen overwegend positief is verlopen. In 2009 verdient de samenwerking extra aandacht. 2.2 Activiteiten van de introductie van de Universiteit Twente en Saxion Hogescholen Enschede samen organiseren. Op de laatste twee dagen van de introductie zijn de activiteiten grotendeels samen georganiseerd. Dit waren activiteiten waarbij de grotere schaal goed uitkwam, zoals het concert en de informatiemarkt. Door een gebrek aan goede afspraken is een groot deel van de organisatie hiervan is echter bij de IK 2008 komen te liggen. Reeds aan het einde van 2008 zijn de gesprekken tussen de IK2009 en een toen nog niet complete HOI opgestart. Dit is een betere basis voor de samenwerking in 2009, maar dit liep nog niet zo snel als de Student Union en IK zouden willen. 3.1 Een centraal aanspreekpunt aanstellen vanuit de faculteiten. Bij iedere opleidingsintroductie zijn twee contactpersonen gevraagd, wat succesvol is verlopen. Voor de Masterintroductie heeft elke faculteit een vertegenwoordiger aangesteld. 3.2 Activiteiten van de faculteitsintroductie afstemmen op de activiteiten van algemene introductie in overleg met de studieverenigingen en de faculteiten. De afstemming van het programma is goed verlopen bij de Bachelorintroductie; bij de Masterintroductie is er toch verwarring ontstaan bij sommige activiteiten, zodat een en ander door elkaar liep. Er is betreft de bachelorintroductie wel een conflict geweest in de afstemming met een opleiding; in 2009 wordt gekeken hoe dit voorkomen kan worden. 4.1 In een vroeg stadium contact hebben met de verenigingen en koepels. In januari hebben evaluatiebijeenkomsten plaatsgevonden om de vorige introductie met verenigingen en koepels te bespreken. Dit diende tevens als kennismakingsmoment en eerste contact. Vervolgens zijn verenigingen en koepels op de hoogte gehouden middels een maandelijkse update. 4.2 Een vaste contactpersoon vanuit de IK vaststellen per koepel. Dit actiepunt is voltooid; dit is alle partijen goed bevallen. 24 Jaarverslag 2008 STUDENT UNION

25 sport & cultuur 8 Inleiding Het jaar 2008 stond in het teken van investeren en samenwerken. De capaciteitsproblemen voor sport zijn geïnventariseerd en de mogelijke investeringsmogelijkheden onderzocht. Sinds de komst van de nieuwe dienst Student & Onderwijs Service Centrum zijn Sport & Cultuur samengevoegd in één afdeling: Student Activiteit & Campus. Door deze samenvoeging werd het mogelijk om op allerlei gebieden meer zaken samen te voegen en samen te werken op het gebied van bijvoorbeeld office werkzaamheden, communicatie, reserveringen en de cursusadministratie. Ook naar buiten toe, stond samenwerking op het gebied van sport en cultuur centraal. Zo is de samenwerking met Saxion Hogescholen Enschede intensiever geworden en zijn de mogelijkheden voor samenwerking met andere partijen onderzocht. Doelen 1. De Sport & Cultuurmogelijkheden op elkaar afstemmen en duidelijk communiceren met de verschillende gebruikers. 2. Waar nodig de huidige capaciteit vergroten door investeringen. 3. Door samenwerkingsverbanden aan te gaan het aanbod van vraaggerichte & laagdrempelige activiteiten vergroten. Actiepunten 1.1 Toewerken naar een gezamenlijk cursusaanbod en afstemming van sport- en cultuuractiviteiten. Het cursusaanbod van Sport & Cultuur werd geïntegreerd tot één aanbod binnen het al bij cultuur bestaande geautomatiseerd cursusaanbod- systeem. Het laatste kwartiel van collegejaar 2007/2008 heeft de afdeling SA&C een pilot gedraaid. Het betrof tevens het betalen via Ideal als pilot. Dit is goed bevallen en het aanbod is nu volledig geïntegreerd. Ook is het nieuwe systeem efficiënter dan de oude gescheiden systemen, waarbij de student nog fysiek zijn cursusgeld moest betalen bij het Sport- en/of Cultuurcentrum. Het aanbod is alleen toegankelijk voor studenten/ medewerkers met een Xtra-card. Het streven wordt de prijsstelling van sport & cultuur meer gelijk te trekken. 1.2 Een gezamenlijk beleid met bettrekkingtot. de communicatie van Sport & Cultuur voorzieningen en activiteiten naar studenten opstellen. In de nieuwe dienst S&O is voor de afdeling SA&C een communicatiemedewerker aangetrokken en er is een communicatieplan voor de Xtra-card opgesteld. De Xtra-card-publiciteit is immers overkoepelend voor het aanbod van het Sportcentrum en Vrijhof Cultuurcentruum. Tijdens de introductie 2008 kon er bijvoorbeeld voor het eerst een gemeenschappelijke folder worden uitgedeeld waarin alle sport- en cultuurverenigingen worden beschreven. 1.3 Communicatie m.b.t. sport en cultuur aanbod koppelen aan het gebruik van de Xtra-card (de nadruk ligt op de Xtra-card en wat je daar allemaal mee kunt doen, zodat gebruikers ook naar andere, voor hun nieuwe, activiteiten gaan kijken). Per 1 september 2008 heeft de afdeling SA&C de communicatie- en PR-taken op het gebied van de Xtra-card overgenomen. Hiermee kan er door SA&C zelf een koppeling gemaakt worden met de Xtra-card in al haar communicatie-uitingen naar studenten. 1.4 Alles omtrent Sport & Cultuur tweetalig communiceren en bekijken wat de behoeften zijn van de internationale student. Het tweetalig communiceren, heeft plaatsgevonden in de vorm van de website van de Xtra-card, drukwerk van de Xtra-card en de websites van sport en cultuur. Daarnaast werden cursussen en lessen ook in het Engels gegeven, wanneer daar behoefte naar was. Er is geconstateerd dat internationale studenten behoefte hebben aan een Xtra-card met een kortere looptijd dan een half jaar. In 2009 zal worden gekeken naar een mogelijkheid om aan deze behoefte te voldoen. STUDENT UNION Jaarverslag

26 8 sport & cultuur 1.5 Eén extern verhuurbeleid met de student als uitgangspunt. Taken van het Reserveringsbureau zijn voor een deel overgedragen naar SA&C. SA&C heeft samen met de koepels een aangepast zalenreglement opgesteld met gewenst gebruik van de zalen 7 in het Sportcentrum en Vrijhof Cultuurcentrum zodat niet alleen Sport & Cultuurverenigingen gebruik kunnen maken van de zalen, maar ook andere studentengroeperingen gebruik kunnen maken van de ruimtes tegen gereduceerde tarieven. Bovendien is er gekeken naar de communicatie van de verhuurmogelijkheden naar studenten. Er is een document uitgegeven welke onder andere op de site geplaatst is, waar een student of vereniging weet welke faciliteiten zij kunnen gebruiken en op welk kortingspercentage zij recht hebben. 2.1 Knelpunten m.b.t. capaciteit verder in kaart brengen en waar mogelijk verhelpen (d.w.z. capaciteit vergroten). In het voorjaar van 2008 is er een prioriteitenlijst m.b.t. sportinvesteringen opgesteld. Vanuit Cultuur is aangegeven dat men graag gebruik zou maken van een aantal ruimtes van het Sportcentrum. De rapportage Sports@UT) geeft weer de activiteiten en initiatieven op het gebied van sport op de UT en daarnaast mogelijke partners in de regio. Op basis van deze rapportage en tegelijkertijd de gewenste sportinvesteringen is door de Student Union een opdracht neergelegd bij de dienst S&O. SA&C heeft zich bezig gehouden met het uitvoeren van deze opdracht d.m.v. van het zoeken en onderhandelen met investeerders. 2.2 Geldstromen en subsidies Sport & Cultuur flexibeler en inzichtelijker maken. Een TBK-studente heeft in het kader van haar bacheloropdracht een onderzoek gedaan naar flexibeler en inzichtelijker maken van geldstromen binnen Sport & Cultuur. In het eindrapport zijn een aantal aanbevelingen beschreven met betrekking tot de boekhouding van sport en cultuur. Door SA&C zijn een aantal wijzigingen doorgevoerd naar aanleiding van het eindrapport. 2.3 Mogelijke investeringen in sport- en cultuurvoorzieningen in kaart brengen. Er is een inventarisatie naar Sport in de regio Twente uitgevoerd(rapportage Sports@UT). Hieruit zijn een aantal actiepunten opgesteld t.a.v. sportvoorzieningen. Voorbeelden zijn het verkennen van een samenwerking met de gemeente om een nieuw zwembad te realiseren of de samenwerking op het gebied van onderwijs, onderzoek en faciliteiten met Koninklijke ten Cate op het gebied van kunstgras. In 2008 is een grote klimmuur in gebruik genomen in samenwerking met de Veste en zijn voorbereidingen gestart met betrekking tot de realisatie van een beachaccommodatie en uitbreiding van de fitness. 3.1 Het realiseren van één beheersorganisatie voor de samenwerking met Saxion Hogescholen Enschede. Na inventarisatie van de beheersorganisatie van Saxion Hogescholen Enschede en die van de Universiteit Twente bleek dat het verstandig is door middel van een stappenplan naar één beheersorganisatie toe te werken. In 2008 zijn er enkele stappen gezet, maar één beheersorganisatie is nog niet gerealiseerd. Afgelopen jaar is er besloten om meer samen te werken op het gebied van de communicatie (Xtra-card) en de samenwerking met de openbare bibliotheek en Podium Twente in Enschede. Daarnaast kan Saxion Hogescholen Enschede nu zelf gebruik maken van het registratie-systeemen kaarten zelf aanmaken. 7 Sportactiviteiten in daarvoor ingerichte zalen laten plaatsvinden etc. 26 Jaarverslag 2008 STUDENT UNION

27 sport & cultuur Xtra-card uitbreiden door middel van een samenwerking met minstens één van de volgende onderwijsinstellingen: ArtEZ Enschede Edith Stein, ITC. Uit overleg met Edith Stein bleek dat een samenwerking met hen op dit moment nog niet wenselijk is, omdat het geen meerwaarde biedt voor de huidige Xtra-card gebruikers. Met ARTEZ is nog niet gesproken, maar dat zal in 2009 plaatsvinden. In 2010 wordt ITC de zesde faculteit van de UT, wat betekent dat de ITC studenten dan gebruik kunnen maken van een Xtra-card. Vandaar dat ervoor gekozen is om geen tijd en energie te steken om een samenwerking op te zetten voor een korte periode. 3.3 Xtra-card uitbreiden met minstens een mogelijkheid buiten de campus, anders dan een onderwijsinstelling waar reeds mee samen wordt gewerkt 8. Er is een overeenkomst met Podium Twente over geselecteerde kortingen voor studenten op bepaalde voorstellingen op vertoon van de Xtra-card. Er zijn ook gesprekken geweest met museum Twentse Welle en Metropool in Hengelo, die beide hebben aangegeven een kortingsactie te willen initiëren voor Xtra-cardhouders. Aanvullend uitgevoerde acties Het in 2007 vernieuwde subsidiestelsel Sport is geëvalueerd en op basis van deze evaluatie is een aantal verbeteringen doorgevoerd. Het boetebeleid van de Xtra-card is in samenwerking met de Sportraad, S&O en Cultuurkoepel Apollo herzien. Belangrijkste wijzigingen betreffen toegangscontroles bij de faciliteiten en hogere boetes voor herhaaldelijke niet-bezitters van de Xtra-card. Eind 2008 is er een actie gerealiseerd, waarbij Xtra-card houders voor een gereduceerd tarief konden schaatsen op de nieuwe ijsbaan Twente. Alle Sport & Cultuurverenigingen zijn erkend door Saxion Hogescholen Enschede, dit zorgt voor mogelijke afstudeersteun voor bestuurders van de verenigingen vanuit het hbo. Visiedocumenten van Sport & Cultuur zijn in samenwerking met Apollo, Sportraad en SA&C volledig aangepast en herschreven naar aanleiding van de ontwikkelingen van de afgelopen vijf jaar en met het oog op de toekomstige ontwikkelingen van de Campus en haar Sport & Cultuur. 8 Bijvoorbeeld korting op voorstellingen in muziekkwartier, gratis bioscooptoegang op bepaalde tijden of in samenwerking met de gemeente. STUDENT UNION Jaarverslag

28 9 personeel & organisatie Inleiding In 2008 is, mede door de veranderende omgeving, veel tijd besteed aan de interne organisatie. Zo heeft de reorganisatie Efficiënte Moderne Bedrijfsvoering plaats gevonden en heeft de Universiteit Twente een nieuwe strategische visie ontwikkeld. Ook is het stimuleren van het activiteiten aanbod een belangrijk punt geweest. De Student Union heeft vele initiatieven gestimuleerd en ondersteund. Doelen 1. De continuïteit binnen de organisatie van de Student Union verbeteren. 2. Een vernieuwend en vraaggericht activiteitenaanbod stimuleren vanuit de Student Union. 3. Het eerste aanspreekpunt zijn voor organisaties en overheden uit primair regio Twente en secundair buiten de regio. Actiepunten 1.1 Doorgevoerde maatregelen op het gebied van beheer evalueren. Dit actiepunt is in 2007 al afgerond. Het ging hier om nieuwe afspraken rondom het beheer van de Uniongebouwen en de afspraken met de dienst FEZ. 1.2 Zorgen voor heldere lijnen en optimale afstemming tussen de Student Union en de beleidsorganisatie van de Universiteit Twente. Er zijn meerdere informele momenten geweest tussen de Student Union en de beleidsstaf. Tevens is er een maandelijks overleg tussen de contactpersoon van S&C, de beleidsmedewerker S&O en de voorzitter van de Student Union om af te stemmen hoe de processen binnen de UT organisatie verlopen. Ook is er betere afstemming tussen de beleidsstaf en de contactpersoon bij FEZ. 1.3 Het evalueren van de interne organisatie en de veranderde 9 interne en externe omgeving en waar mogelijk verbeteringen aanbrengen. Er is een document geschreven met de structuur van het bestuur. In dit document zijn verschillende opties beschreven voor invulling van het Student Union bestuur met hierbij de voor- en nadelen. Er is gekozen om het bestuur meer begeleiding te bieden. Zo is er een coachingstraject ingezet en is er een andere opzet voor de inwerkperiode gekozen. Ook heeft de Student Union sinds september 2008 een bestuursadviseur. Deze bestuursadviseur is onafhankelijk en kan de bestuurders van advies en andere inzichten voorzien. Naar aanleiding van de reorganisatie die tot het S&O heeft geleid heeft de Student Union meerdere gesprekken gevoerd en documenten geschreven waardoor de rol van de Student Union nu formeel voor alle actoren binnen S&O duidelijk is. 1.4 Evalueren van de huidige vorm waarin Uniondeelnemers worden betrokken bij de Student Union. De evaluatie naar betrokkenheid van Uniondeelnemers is niet gedaan. Dit punt is niet behaald in De rol van de Uniondeelnemers binnen het orgaan Student Union verduidelijken aan de Uniondeelnemers. De rol van de koepels van Sport & Cultuur is op papier gezet en besproken met betrokken partijen zoals Sportraad, Apollo en de S&O. Tijdens de Deelnemersraad in januari en in juni is wederom duidelijk gemaakt welke rol de verenigingen en koepels spelen in de besluitvorming door middel van het organogram. In juni is de nadruk gelegd op de contactpersoon vanuit de koepel. Zo kunnen verenigingen suggesties doen aan het koepelbestuur of aan hun contactpersoon uit de Raad van Toezicht. 9 Bijvoorbeeld door de reorganisatie Efficiënte Moderne Bedrijfsvoering, maar ook de projecten die de Student Union de laatste jaren heeft ontplooid. 28 Jaarverslag 2008 STUDENT UNION

29 personeel & Organisatie Het stimuleren van Uniondeelnemers om in samenwerking met andere Uniondeelnemers nieuwe activiteiten te organiseren door financiële steun en het in contact brengen met elkaar. Een uitwerking hiervan is het studenteninitiatief, waarbij verenigingen geld kunnen aanvragen voor activiteiten die buiten het kader van een vereniging vallen. Op deze manier stimuleert de Student Union verenigingen en individuele studenten om nieuwe activiteiten op te starten. Het studenteninitiatief is al meerdere malen onder de aandacht gebracht bij Uniondeelnemers. Inmiddels is het eerste initiatief ondersteund. Daarnaast heeft de Student Union in 2008 samengewerkt met Stress, Interactief, Scintilla en Abacus aan het project maatschappelijke betrokkenheid. Tijdens de verenigingslunch in mei is het project Maatschappelijk Verantwoord Studeren gepresenteerd en zijn verenigingen gevraagd naar hun ideeën. Naar aanleiding daarvan is een intensieve samenwerking met Stress tot stand gekomen en hebben Interactief, Scintilla en Abacus een eigen activiteit toegevoegd aan het programma. Ook is er in 2008 een Unionfeest georganiseerd in de Pakkerij door de internationale verenigingen en de Pakkerijverenigingen. 2.2 Het opzetten van minimaal twee nieuwe activiteiten en het studenteninitiatief al dan niet georganiseerd in samenwerking met de Student Union. De Student Union heeft in 2008 vijf nieuwe activiteiten georganiseerd en/of ondersteund. Ten eerste heeft de Student Union een nieuw project opgezet; Maatschappelijk Verantwoord Studeren. Studenten hebben in november een week de mogelijkheid gehad om in groepsverband vrijwilligerswerk te doen in Enschede. Ook was er een informatiemarkt, lezing en bedrijvendiner in het thema. Dit was mede in samenwerking met Studievereniging Stress. Ten tweede is in november 2008 het Lustrum van de Bastille gevierd. Dit was een dag in teken van de Bastille en haar bewoners om te vieren dat de Bastille inmiddels vijf jaar bestaat in haar huidige vorm. Ten derde is er een integratieactiviteit georganiseerd tijdens de Nederlandse Taalcursus voor Duitse aankomende studenten. De Student Union heeft een avondprogramma gevuld. Hier maakten de Duitse studenten kennis met activisme, en konden ze kijken hoe het is om commissiewerk te doen. Ten vierde is er in 2008 voor het eerst een Internationaal Unionfeest georganiseerd in samenwerking met de Pakkerij verenigingen en de internationale verenigingen. Ten vijfde heeft de Student Union haar medewerking verleend aan Let s go 10. Het studenteninitiatief is in 2008 nog niet tot uitvoering gebracht, wel is het eerste initiatief ondersteund en dit zal begin 2009 uitgevoerd worden. CRM systeem 3.1 Realiseren van een structureel overleg tussen de Student Union en de Gemeente Enschede en Hengelo. De Student Union heeft vanaf eind 2007 het contact met de Gemeente Enschede geïntensiveerd. De Gemeente Enschede heeft in 2008 twee werkgroepen opgestart: Enschede Werkstad en Enschede Studentenstad. Hier neemt de Student Union aan deel en is betrokken bij het vooroverleg van deze bijeenkomsten. Tijdens een vooroverleg wordt bepaald wat het onderwerp zal zijn van de bijeenkomst. Ook heeft de Student Union ervoor gezorgd dat er een vast contactpersoon is voor studentenzaken bij de Gemeente. Er is inmiddels ook contact met de Gemeente Hengelo. Dit contact vindt niet plaats op structurele basis, hiervoor hebben de Student Union en de gemeente Hengelo te weinig overeenkomstige doelen. 10 Let s GO is een student mobility fair, waar studenten informatie krijgen over naar het buitenland gaan tijdens hun studie. STUDENT UNION Jaarverslag

30 9 personeel & organisatie 3.2 Initiëren van structureel contact tussen de Student Union met netwerkorganisaties in de regio Twente. De Student Union is aanwezig bij de periodieke partnerbijeenkomsten van Kennispark, hier is onder andere contact met Innovatieplatform Twente. Er is in april 2008 een presentatie over de Student Union en Studentondernemerschap gegeven bij deze bijeenkomst. Er is nog geen structureel contact met andere netwerkorganisaties opgezet. 30 Jaarplan 2009 STUDENT UNION

31 academische vorming 10 Inleiding Binnen de portefeuille Academische Vorming houdt de Student Union zich bezig met het studentactivisme, de academische ontwikkeling van studenten en het bieden van ontplooiingsmogelijkheden door middel van competentieontwikkeling en extra-curriculaire activiteiten. Doelen 1. De studenten ondersteunen en stimuleren om zich beter te ontwikkelen en te vormen. 2. Studenten beter voorbereiden op de arbeidsmarkt. 3. Inzicht krijgen in het activisme en verbeteringen aanbrengen naar aanleiding van de resultaten van de Activismemonitor. 4. Internationale studenten zich beter academisch laten vormen. Actiepunten 1.1 Het aanbieden van persoonlijke ontwikkelingstrajecten voor studentbestuurders. De BIP-commissie organiseert het COP voor bestuurders van Unionerkende verenigingen. Aan het COP kunnen gehele besturen mee doen. Een bestuur krijgt 3 trainingen van 3 uur gegeven door een ervaren trainer. De trainingen gaan in op een competentie die door het bestuur wordt aangedragen. Na afloop van de trainingen krijgt het bestuur een certificaat van deelname. In 2008 hebben in totaal 17 besturen deelgenomen aan het COP. 1.2 Door middel van het gebruik van de competentiegids en door het aanbieden van trainingen competenties van Uniondeelnemers in kaart brengen en verbeteren. In 2008 is er een projectvoorstel geschreven voor het ontwikkelen van trainingen die het gebruik van de competentiegids stimuleren. Een van de trainingen is de training Coachen bij Competentieontwikkeling. Deze training wordt voor bestuurders bij de competentiegids gegeven om elkaar, maar ook hun commissieleden te leren coachen. In het voorjaar van 2008 stond er een training gepland, deze training heeft door te weinig aanmeldingen geen doorgang kunnen vinden. In het najaar hebben er 2 trainingen plaats gevonden, met in totaal 30 deelnemers. Begin 2009 zal er nog een vervolgtraining plaatsvinden. Tevens is er door een student een onderzoek gedaan naar het gebruik en de waardering van de competentiegids onder verenigingen. 1.3 Een meetinstrument aan verenigingen bieden om leerdoelen aan het activisme te kunnen koppelen. De competentiegids en de bijbehorende trainingen bieden verenigingsbestuurders de mogelijkheid om hun competenties en die van commissies te meten en doormiddel van coaching te verbeteren. Naar verwachting zal in 2009 de CarrièrePortal de mogelijkheden bieden om elkaar digitaal binnen een bestuur of projectgroep te kunnen beoordelen op elkaars competenties. 1.4 Het aanbieden van minimaal negen trainingen voor studentbestuurders. Het Board Improvement Program heeft in 2008 in totaal 8 trainingen aangeboden. Helaas zijn er hier 5 niet doorgegaan vanwege te lage inschrijvingsaantallen. Eind 2008 heeft er een onderzoek plaatsgevonden onder een aantal besturen om te achterhalen wat de reden is van de lage inschrijvingsaantallen. Begin 2009 zal het Board Improvement Program geëvalueerd en waarnodig verbeterd worden. 1.5 Het streven naar officiële erkenning van opgedane competenties door de Universiteit Twente. De Student Union heeft met studenten, verenigingen en het College van Bestuur nagedacht over de invulling van het erkennen van activisme. De erkenning zal bestaan uit een officieel certificaat uitgegeven door de Universiteit Twente. De erkenning zal voor bestuurders of commissieleden zijn die minimaal 30 uur per week gedurende een jaar actief zijn geweest bij een studentenorganisatie verbonden aan de Universiteit Twente. Studenten schrijven hiervoor een rapport dat beoordeeld STUDENT UNION Jaarplan

32 10 academische vorming wordt door een commissie. Het voorstel voor het erkennen van activisme zal in 2009 ter goedkeuring voorgelegd worden aan het College van Bestuur. 2.1 Het ondersteunen van de ontwikkeling en het onderhoud van de pijler persoonlijke ontwikkeling van de CarrièrePortal. De CarrierePortal is een initiatief van alle studieverenigingen en de Student Union. De portal wordt opgezet door een commissie bestaande uit de bestuursleden (functie: externe betrekkingen) van diverse studieverenigingen. In het voorjaar 2008 is de website opgeleverd door een studentonderneming. De lay-out van de website zou door de commissie dan wel door een student worden ontwikkeld en geprogrammeerd. De ontwikkeling van de website heeft echter herhaaldelijk vertraging opgelopen. Hierna is besloten de lay-out uit te besteden aan de studentonderneming. Afgelopen jaar heeft de Student Union verder gewerkt aan het invullen van de pijler persoonlijke ontwikkeling. Bureau studentpsychologen heeft een deel van de website met betrekking tot timemanagement ingevuld. 2.2 Door middel van promotie alle Uniondeelnemers actief betrekken bij de CarrièrePortal. Het is afgelopen jaar helaas niet gelukt om de Carrière Portal online te krijgen. Het promotie plan en de promotiemiddelen voor de portal zijn al ontworpen en klaar om te gebruiken als de website af is. 2.3 Het ondersteunen van de integratie van de competentieportfolio in de CarrièrePortal. De pijler persoonlijke ontwikkeling van de website van de Carrière Portal bevat een onderdeel waarbij studenten elkaar onderling kunnen beoordelen op hun competenties. Tevens staat er informatie over de competentiegids op en is er de mogelijkheid om een competentiematrix online in te vullen. 3.1 Het verkrijgen van de eerste meting van de Activismemonitor. De Activismemonitor is ontwikkeld en in januari verspreid onder alle studenten en verenigingen. De resultaten van de enquête zijn naar alle verenigingen gestuurd en in april heeft het onderzoeksbureau een presentatie gegeven voor alle verenigingen. 3.2 Acties koppelen aan de resultaten van de Activismemonitor. Een opvallende uitkomst van de Activismemonitor is dat studenten niet bekend zijn met de regelingen ter compensatie van activisme. De regeling afstudeersteun en regeling individuele aanpassingen zijn middels posters en flyers onder de studenten en Uniondeelnemers bekend(er) gemaakt. Tevens is de website van de Student Union uitgebreid met een gedeelte over activisme, competentieontwikkeling en de compensatie regelingen. 3.3 Het evalueren van de activismemonitor. De Activismemonitor is in samenwerking met Newcom, de stuurgroep en de koepels geëvalueerd. Waarna is besloten de Activismemonitor in 2009 wederom te laten plaatsvinden. 4.1 Het organiseren van een integratie-evenement voor internationale studenten met betrekking tot activisme. In samenwerking met de portefeuillehouder Internationalisering is het project stimulering activisme internationale bachelorstudenten opgezet. Eerst heeft er een inventarisatie plaatsgevonden welke doelgroep onder de internationale studenten het meeste gebaat is bij het project. Het project bestaat uit verschillende onderdelen. Zo er tijdens de Nederlandse Taalcursus een presentatie gegeven over wat activisme is en na de presentatie heeft er een mini-commissieactiviteit plaatsgevonden. Tevens hebben een aantal sportworkshops plaatsgevonden die door sportverenigingen werden gegeven. Ook zal er nog een integratie-activiteit worden georganiseerd met als thema Internationale Dag. Dit zal in samenwerking met de UT plaatsvinden. 32 Jaarplan 2009 STUDENT UNION

33 academische vorming Gerichte promotie om activisme bij internationale studenten onder de aandacht te brengen. In het projectvoorstel stimulering activisme internationale bachelorstudenten wordt ook de promotie van deze groep studenten mee genomen. Er is een folder over het activisme ontwikkeld, in zowel in het Nederlands, Engels als Duits. De folder is onder de studenten van de Nederlandse Taalcursus en tijdens de uitreiking van de Centrale P-Activismeprijs verspreid. Daarnaast is de website aangepast, zoals vermeld bij punt Een Engelstalige module binnen het Skills Certificate aanbieden. Het Skills Certificate is in 2008 grondig geëvalueerd waarna er een nieuw projectvoorstel is geschreven. Dit voorstel is goedgekeurd door het College van Bestuur en inmiddels is een commissie aan de slag gegaan om drie modules te organiseren in de vorm van een intensief leerweekend met een terugkomdag. De weekenden zullen in februari, maart en juni 2009 plaatsvinden. Het derde weekend zal volledig in het Engels gegeven worden. Aanvullende uitgevoerde acties: Onderwijs Examen Reglement (OER). De UT heeft besloten dat het Onderwijs en Examen Reglement (OER) in 2009 hetzelfde moet zijn voor alle faculteiten. In het nieuwe OER zouden een aantal wijzigingen gedaan worden die gevolgen hebben met de academische vorming van studenten. Zo moeten studenten een persoonlijk studieplan maken zou het voor eerstejaarsstudenten niet meer mogelijk zijn om aanspraak te maken op de regeling individuele aanpassingen. De Student Union is het niet eens met de beperkingen op de regeling individuele aanpassingen, ook eerstejaarsstudenten hebben hier recht op. Na een aantal gesprekken tussen de Student Union en de rector magnificus en voorzitter van de projectgroep OER, is het OER aangepast. In het OER staat nu dat bij gebleken studieresultaat eerstejaarsstudenten aanspraak kunnen maken op de regeling individuele aanpassingen. Onderzoek opleidingsspecifieke competenties. Halverwege 2008 is er een onderzoek gedaan naar de opname van opleidingsspecifieke competenties in de competentiegids en de behoefte vanuit faculteiten aan een competentiegids. Het onderzoek wordt gedaan door twee studenten en zal begin 2009 worden afgerond. Aan de hand van de resultaten zal de competentiegids geëvalueerd worden. Samenwerking met Student & Onderwijs Begeleiding. Op de universiteit zijn verschillende partijen bezig met de ondersteuning van studenten op academisch vlak. Met de komst van S&OB ziet de SU structurele samenwerking op het gebied van academische vorming. Dit om een beter overzicht van bestaande initiatieven te hebben en om de student een zo volledig mogelijk aanbod te kunnen bieden. Daarnaast beschikt S&OB over veel expertise. In 2008 hebben verschillende gesprekken met een werkgroep plaatsgevonden om zo een structurele samenwerking te bewerkstelligen. Begin 2009 zullen er medewerkers van S&O daadwerkelijk met dit project aan de slag gaan. STUDENT UNION Jaarplan

34 11 studentondernemerschap Inleiding De Student Union stimuleert studentondernemerschap door ondersteuning in de vorm van voorzieningen en faciliteiten te bieden aan studentondernemers. In samenwerking met Kennispark Twente zijn er in 2008 tal van initiatieven opgepakt om studentondernemerschap verder te ontwikkelen. Doelen 1. De samenwerking met partners in de regio verder verkennen en eventueel verdiepen. 2. Het stimuleren van het opstarten van minimaal drie nieuwe studentondernemingen. 3. Inzicht krijgen in het aantal ondernemers op de Universiteit Twente. 4. Het verder professionaliseren van de Student Kennis Portal. Actiepunten 1.1 Het combineren van communicatie-uitingen van Student Union en Kennispark door studentondernemerschap in minimaal vier nieuwsbrieven terug te laten komen en door studentondernemerschap op te nemen op de website van Kennispark. De coördinator Studentondernemerschap is sinds november 2007 de schakel tussen de Student Union en Kennispark Twente op het gebied van studentondernemerschap. Het verzorgen van de nieuwsbrieven over studentondernemerschap valt onder het takenpakket van de Coördinator Studentondernemerschap. Er zijn gedurende het jaar 2008 negen nieuwsbrieven met betrekking tot studentondernemerschap verstuurd: zes nieuwsbrieven vanuit Studentondernemer.nl, twee nieuwsbrieven over de Studenten Kennis Portal en een nieuwsbrief over Route Suc66 (een bijeenkomstenreeks voor jonge ondernemers en ondernemende studenten met ambitie). De website Studentondernemer.nl, het gezamenlijke initiatief van de Student Union en Kennispark Twente is in september gelanceerd en is gedurende het jaar 2008 steeds meer het merk van studentondernemerschap geworden. Op de website en in de nieuwsbrieven van zowel de Student Union als Kennispark Twente wordt voor concrete ondersteuning voor studentondernemers doorverwezen naar de website Studentondernemer.nl. Bovendien wordt Studentondernemer.nl genoemd op de sites van de Universiteit Twente, De Ondernemer (uitgave van Twentse Courant Tubantia), Twentse Innovatieroute en de Kamer van Koophandel. Er zijn in bezoekers op de site geweest, waarvan unieke bezoekers. Ter promotie van deze site zijn in september 2008 tien banieren op verschillende plekken op de campus geplaatst. 1.2 Samenwerken met regionale partijen bij het neerzetten van evenementen in de regio. In mei 2008 is de Studentondernemersdag georganiseerd door de USE-commissie (University Student Entrepreneurs) van de Student Union in samenwerking met coördinator Studentondernemerschap. De Kamer van Koophandel, B&M Business Development, Kienhuis Hoving, Sytens, KPMG en ABN AMRO gaven deze dag een workshop voor totaal ongeveer 60 studenten. In december 2008 is in samenwerking met AIESEC Twente het evenement Make-a-Business georganiseerd. Tijdens deze dag hebben 42 studenten kennis gemaakt met de basisprincipes van ondernemerschap. De coördinator Studentondernemerschap heeft dit evenement vanuit Studentondernemer.nl medegeorganiseerd. De deelnemende regionale partijen waren de Kamer van Koophandel, Syntens, New Venture en Nikos. In december is ook het Route Suc66 traject gestart, waar de coördinator Studentondernemerschap vanuit Studentondernemer.nl een organiserende rol in heeft gehad. Route Suc66 is een reeks 34 Jaarverslag 2008 STUDENT UNION

35 studentondernemerschap 11 van in totaal jaarlijks twaalf bijeenkomsten voor jonge ondernemers enerzijds en ondernemende studenten met ambitie anderzijds. De bijeenkomsten zijn ingericht als een lezing door een succesvolle ondernemer of als interactieve workshop. Bij de eerste bijeenkomst waren 45 studentondernemers aanwezig. Route Suc66 wordt in samenwerking met de Kamer van Koophandel en Young Business Professionals georganiseerd. 1.3 Een structureel overleg bewerkstelligen met nieuwe samenwerkingspartners uit de regio. Gedurende het jaar is gebleken dat een structureel overleg met nieuwe samenwerkingspartners uit de regio niet altijd wenselijk is. De reden hiervoor is dat er al op regelmatige basis overleg is met de partijen indien hier aanleiding toe is (bijvoorbeeld voor de organisatie van of deelname aan een evenement). Er is geen behoefte om op gezette tijden te overleggen. Omdat de huidige situatie voldoet aan de wensen van de verschillende partijen is de keuze gemaakt om dit actiepunt niet uit te voeren. 2.1 Studenten bekend maken met de mogelijkheden van studentondernemerschap door actieve promotie (bijvoorbeeld via de Studentondernemersdag) en ondersteuning van opstartende studentondernemingen. Ter promotie van de Studentondernemersdag in mei is gebruik gemaakt van flyers, aankondigingen in nieuwsbrieven en op de website van de Student Union, berichten op de website van de deelnemende bedrijven, posters en gerichte (voor)uitnodigingen naar studentondernemers die bij Studentondernemer.nl geregistreerd zijn. In september is de website Studentondernemer.nl gepromoot door het versturen van een persbericht wat heeft geleid tot publicatie in het UT nieuws en de Twentse Courant Tubantia. Ook zijn er banieren geplaatst bij ingangen van onderwijsgebouwen en in de Bastille. De studentondernemingen die bij de Student Union en Kennispark Twente bekend waren zijn uitgenodigd om zich te registreren bij Studentondernemer.nl. Hierdoor zijn ze op de hoogte gebracht van het aanbod aan ondersteuning op het gebied van ondernemerschap. 2.2 Uniondeelnemers betrekken in het onder de aandacht brengen van studentondernemerschap door middel van actieve promotie. De posters en flyers voor de Studentondernemersdag zijn onder andere verspreid onder de studieverenigingen. Ook de Route Suc66 bijeenkomst in december is actief onder verenigingen gepromoot. Half november heeft De coördinator Studentondernemerschap vanuit Studentondernemer.nl samen met de Kamer van Koophandel een workshop georganiseerd op verzoek van studievereniging Stress. In november heeft Kennispark Twente een lunch georganiseerd voor studieverenigingen. Tijdens de lunch heeft onder andere de coördinator Studentondernemerschap een presentatie gegeven over Studentondernemerschap en Studentondernemer.nl. 2.3 In samenwerking met Kennispark netwerkbijeenkomsten organiseren. De USE commissie van de Student Union heeft in mei samen met de coördinator Studentondernemerschap een speeddatingdiner georganiseerd, voorafgaand aan de Studentondernemersdag. In de Faculty Club hebben 30 studentondernemers met elkaar gedineerd volgens een roulatiesysteem (speeddating) om kennis met elkaar te maken en het netwerk te vergroten. STUDENT UNION Jaarverslag

36 11 studentondernemerschap Route Suc66 is een bijeenkomstenreeks voor studentondernemers en ondernemende studenten (zie actiepunt 1.2 voor meer toelichting). Naast lezingen en workshops zijn er bij deze bijeenkomsten altijd netwerkmogelijkheden. Vanuit Studentondernemer.nl is in 2008 actief samengewerkt met Jong Gedaan, onder andere voor de Route Suc66 bijeenkomstenreeks. Jong Gedaan is een onafhankelijke businessclub die zich richt op jonge ondernemers. In 2009 zal deze relatie verder worden uitgebouwd. 2.4 Evalueren en eventueel herstructureren van USE. In het najaar is de USE commissie grondig geëvalueerd. De belangrijkste conclusie naar aanleiding van de evaluatie is dat de Student Union ervoor kiest om de USE commissie te laten bestaan, zij het op incidentele basis. De taken van de commissie zullen zich toespitsen op de organisatie van de Studentondernemersdag. De continue taken op het gebied van studentondernemerschap zullen liggen bij portefeuillehouder Ondernemerschap en coördinator Studentondernemerschap om de continuïteit van het proces te waarborgen. 3.1 Nulmeting doorvoeren van het aantal studentondernemers op de Universiteit Twente. Via Studentondernemer.nl zijn studenten opgeroepen hun studentonderneming aan te melden bij deze site. Ook reeds geregistreerde studentondernemers is gevraagd andere studentondernemingen aan te melden op Studentondernemer.nl. Eind 2008 stonden er 76 studentondernemingen geregistreerd. In 2008 zijn ook de eerste gesprekken gevoerd om bij Studielink, de online inschrijfwizzard van de Universiteit Twente, een vraag op te nemen of de scholier/student die zich (her)inschrijft studentondernemer is. De invoering van Studielink is in 2008 door de UT een jaar uitgesteld in verband met technische problemen. In het jaarplan 2009 van de Student Union wordt gevolg gegeven aan dit actiepunt doordat is opgenomen dat de portefeuillehouder Ondernemerschap een registratieapplicatie voor studentondernemers in Studielink laat opnemen. Op deze manier is niet alleen eenvoudig een nulmeting door te voeren, maar ook kunnen jaarlijks de ontwikkelingen met betrekking tot studentondernemerschap in de gaten worden gehouden. 3.2 Methoden ontwikkelen om aantal studentondernemers eenvoudig bij te kunnen houden. Zoals bij actiepunt 3.1 is behandeld, heeft de portefeuillehouder Ondernemerschap het streven om Studielink te gebruiken om het aantal studentondernemers eenvoudig bij te kunnen houden. Daarnaast zal op Studielink de aard van de studentonderneming worden gevraagd. 4.1 Alle studentenondernemingen op de Universiteit Twente stimuleren om zich bij SKP aan te sluiten. De Student Kennis Portal heeft in februari een nieuwe website gekregen. De nieuwe website is extra gepromoot om zo alle studentondernemingen te stimuleren zich bij deze website aan te sluiten. In 2008 zijn er op de site van de SKP bezoekers geweest, waarvan unieke bezoekers. De coördinator Studentondernemerschap stimuleert (nieuwe) studentondernemers tijdens elk gesprek om zich aan te sluiten bij de SKP, en er verschijnt elk kwartaal een nieuwsbrief van de Studenten Kennis Portal. Een aantal studentondernemers heeft aangegeven zich niet aan te willen sluiten bij de SKP omdat ze zich niet als studentonderneming willen profileren. Momenteel hebben ongeveer 40 studentondernemingen zich aangesloten bij de SKP. 36 Jaarverslag 2008 STUDENT UNION

37 studentondernemerschap Onderzoeken in hoeverre het mogelijk is om ook studentondernemers van Saxion Hogescholen in de SKP te interesseren. De coördinator Studentondernemerschap heeft een aantal studentondernemingen van Saxion Hogescholen Enschede gestimuleerd om zich bij SKP aan te sluiten. Echter, niet alle studentondernemingen van Saxion Hogescholen Enschede zijn vanuit kennisoogpunt niet interessant genoeg om toe te voegen aan de SKP. Daarom selecteert de coördinator Studentondernemerschap de studentondernemingen die interessant zijn en informeert hen over de voordelen om zich aan te sluiten bij de SKP. 4.3 Evalueren inbedding SKP in Kennispark. Eind 2008 is de inbedding van SKP geëvalueerd met Kennispark Twente. De SKP heeft in 2008 voor het eerst als onderdeel van Kennispark Twente gefunctioneerd. In totaal zijn er 231 kennisvragen van 187 verschillende bedrijven bij de portal binnengekomen, waarvan 117 kennisvragen in Hiermee wordt de lijn van 2007 voortgezet. De Student Union heeft zich in 2008 inhoudelijk niet veel bemoeid met de SKP. De uitvoering lag bij van de coördinator Studentondernemerschap vanuit Kennispark Twente. Het netwerk van de coördinator Studentondernemerschap en de inzet van de studentmedewerkers hebben ervoor gezorgd dat de SKP een goed draaiende portal is geworden. De belangrijkste conclusie van de evaluatie is dat het de portefeuillehouder Ondernemerschap verstandig lijkt om de SKP onder te blijven brengen bij Kennispark Twente. De Student Union blijft betrokken bij beleidsmatige beslissingen over de SKP om te voorkomen dat studentondernemers ondervertegenwoordigd zullen worden. Extra opgepakte punten in 2008 In 2008 is een start gemaakt met een topondernemerregeling. Deze regeling biedt studentondernemers onder andere de mogelijkheid om binnen de eigen onderneming af te studeren en toegang te krijgen tot vakgroepen voor de ontwikkeling van hun dienst of product. De portefeuillehouder heeft deze regeling in het jaarplan 2009 opgenomen om aan te geven dat er gevolg gegeven wordt aan het ontwikkelen van deze regeling. In oktober heeft de portefeuillehouder Ondernemerschap met de coördinator Studentondernemerschap tijdens de VSNU themadag een presentatie gegeven aan andere universiteiten over studentondernemerschap op de Universiteit Twente. De opgedane ervaringen en contacten geven een goede basis om in 2009 studentondernemerschap bij andere universiteiten te benchmarken. In november heeft het College van Bestuur van de Universiteit Twente besloten om het budget voor studentondernemerschap en de SKP te continueren. Het CvB heeft zich positief geuit over de aard en de hoeveelheid initiatieven die de Student Union in samenwerking met Kennispark Twente op het gebied van studentondernemerschap heeft ondernomen. STUDENT UNION Jaarverslag

38 12 externe betrekking Inleiding Middels partnerships biedt de Student Union diverse meerwaarde aan studenten en Uniondeelnemers. Door haar overkoepelende positie kan de Student Union collectieve contracten met bedrijven aangaan die, door de grootte van de doelgroep, meer kunnen bieden dan een individuele vereniging of student zou kunnen bedingen. Doelen 1. Financiële en/of inhoudelijke meerwaarde creëren voor de Student Union en de Uniondeelnemers. 2. Ondersteunen van het contact tussen bedrijven en Uniondeelnemers door middel van de Carrière Portal. Actiepunten 1.1 Het afsluiten van een partnership in de Telecom- en/of de Werving- en Selectiebranche. Gedurende 2008 zijn er vergevorderde onderhandelingen geweest met een Werving- en Selectiebureau. Door omstandigheden in de markt van het Werving- en Selectiebureau heeft een pilot noch een partnership uiteindelijk doorgang gevonden. In 2009 wordt hier vervolg aan gegeven en zullen ook andere partijen in de Werving- en Selectiebranche benaderd worden. Gedurende het jaar is ervoor gekozen om geen prioriteit te geven aan een partnership in de Telecombranche. De reden hiervoor is dat er meer aandacht uitging naar de retentie van bestaande partners van wie het contract per 31 december 2008 af zou lopen. Dit heeft geresulteerd in twee verlengingen van partnerships (Rabobank en Vrumona) en een nieuw partnership in de zorgverzekeringenbranche (Univé-VGZ-IZA-Trias in plaats van Menzis). 1.2 Het verkennen van de mogelijkheden voor een -nieuw- partnership in de Frisdrank branche. 11 In 2008 is het huidige contract met Vrumona geëvalueerd. De wensen van verenigingen zijn meegenomen in de onderhandelingen voor een nieuw contract met een frisdrankproducent. De keuze is uiteindelijk op Vrumona gevallen. In 2009 zullen verenigingen worden benaderd om deel te nemen aan deze overeenkomst. 2.1 Het opstarten van de pilot CarrièrePortal, in samenwerking met de Studieverenigingen op de Universiteit Twente. De pilot van de CarrièrePortal is in 2008 nog niet van start gegaan. Zie hiervoor de toelichting in dit jaarverslag bij Academische Vorming. 2.2 Het evalueren van de CarrièrePortal, samen met de Studieverenigingen en andere Uniondeelnemers. Dit actiepunt is nog niet vervuld omdat de pilot nog niet van start is gegaan. Zie hiervoor de toelichting in dit jaarverslag bij Academische Vorming. 2.3 Het eventueel continueren van de CarrièrePortal, naar aanleiding van de evaluatie. Dit actiepunt is nog niet vervuld omdat de pilot nog niet van start is gegaan. Zie hiervoor de toelichting in dit Jaarverslag bij Academische Vorming. 11 Aangezien het huidige partnership met Vrumona 31 december 2008 eindigt, kan een eventueel nieuw partnership pas vanaf 2009 worden aangegaan. 38 Jaarverslag 2008 STUDENT UNION

39 STUDENT UNION Jaarverslag

40

41

42 Hoofdstuk 1 Jaarrekening 2008 Student Union Universiteit Twente Mei 2009 STUDENT UNION Jaarverslag

43

44 inhoudsopgave inleiding paragraaf 1 financiële structuur student union paragraaf 2 balans paragraaf 3 resultatenrekening paragraaf 4 resultaatbestemming bijlage 1 cijfermatige toelichting balans bijlage 2 cijfermatige toelichting resultatenrekening STUDENT UNION Jaarverslag

45

46 inleiding Het Bestuur van de Stichting Student Union Universiteit Twente overlegt hierbij het financiële verslag over 2008, dat ter goedkeuring aan de Raad van Toezicht wordt voorgelegd. De Jaarrekening van de Stichting Student Union is de overkoepelende Jaarrekening over alle activiteiten die in 2008 onder de vlag van de Student Union Universiteit Twente zijn ontplooid. Deze jaarrekening is dus een samenvoeging van de resultaten van de activiteiten in de Stichting, de Student Union Enterprises BV (SUE BV) en de activiteiten waarvan de administratie wordt verzorgd door de Universiteit Twente (de UT administratie). De jaarrekening van de UT administratie evenals de jaarrekening van SUE BV zijn na dit onderdeel toegevoegd. Het bestuur wil bij deze een ieder die zich het afgelopen jaar heeft ingezet voor de financiën van de Student Union van harte bedanken. Enschede, mei 2009 STUDENT UNION Jaarverslag

47 1 Financiële structuur Student Union Inleiding De jaarrekening van de Student Union bestaat uit drie verschillende onderdelen. De opbouw van deze onderdelen wordt hieronder toegelicht, een afbeelding van de structuur is te vinden op de volgende pagina. De verschillende onderdelen en hun onderlinge relaties zullen worden beschreven en de opbouw van de verschillende balansen van de onderdelen en hun resultatenrekeningen zal worden toegelicht. De drie eenheden en hun relaties Stichting Student Union De Stichting Student Union is de overkoepelende organisatie die kan worden gezien als moederorganisatie. Hieronder vallen de resultaten van de twee andere eenheden (UT administratie en SUE BV), die als dochterorganisaties gezien kunnen worden. In de stichting worden de bestuursvergoedingen geadministreerd, verder staat het eigen vermogen van de Student Union op de balans van de Stichting Student Union. Doordat slechts deze grote posten en enkele kleinere posten met betrekking tot rente en uitstaande leningen op de stichting worden geboekt, is er geen begroting van de Stichting Student Union. UT administratie De Student Union werkt inmiddels al enkele jaren met het administratiesysteem van de Universiteit Twente. Dit biedt voordelen op zowel administratief als belastingtechnisch gebied. De UT administratie is opgebouwd uit projecten waarop boekingen worden gedaan, zo is er bijvoorbeeld een project voor Communicatie, Subsidies en Partners van de Student Union. De financiële bijdrage van de Universiteit Twente wordt ter beschikking gesteld aan de Student Union en wordt vervolgens verdeeld over de verschillende projecten. Aan het eind van het jaar worden deze projecten afgesloten en blijft er een saldo op de projecten achter. Afhankelijk van de plek waar het project onder valt, komt het resultaat bij de Stichting Student Union of bij de Universiteit Twente. Er zijn drie onderdelen waar de verschillende projecten onder vallen: Algemeen, Accommodatie en Sport & Cultuur. Onder Accommodatie vallen de drie gebouwen waarover de Student Union beleidsverantwoordelijk is. Sport & Cultuur betreffen alle activiteiten die te maken hebben met de sport- en cultuurmogelijkheden op de Universiteit Twente. Alle overige activiteiten die de Student Union ontplooit vallen bij het onderdeel Algemeen. Resultaten op Accommodatie en Sport en Cultuur behoren tot de Universiteit Twente, de overige resultaten behoren tot de Stichting Student Union. Dit wordt gedaan door aan het einde van het jaar het openstaande totaalsaldo uit te keren aan de Stichting Student Union, dan wel omgekeerd in geval van een negatief saldo. Op 1 januari starten alle projecten binnen de UT administratie hierdoor zonder saldo. Binnen de Stichting Student Union worden de resultaten al dan niet gereserveerd, dit is per (deel)project aangegeven. Een overzicht van de reserveringen voor de diverse projecten is te vinden in dit hoofdstuk, onder de noemer resultaatbestemming Tenslotte dient opgemerkt te worden dat de administratie van de sectoren Sport en Cultuur niet bij de Student Union gebeurt maar middels een eigen administratie van de dienst Student & Onderwijs servicecentrum (S&O). Sport en Cultuur zijn ondergebracht bij de afdeling Studenten Activiteiten & Campus, wat onderdeel is van de dienst S&O. De resultaten op deze onderdelen worden ook in de jaarrekening van de Student Union opgenomen, aangezien de Student Union verantwoordelijk is voor het beleid binnen deze sectoren. De dienst S&O is verantwoording aan de Student Union verschuldigd over de (financiële) resultaten. 46 Jaarverslag 2008 STUDENT UNION

48 Financiële structuur Student Union 1 Student Union Enterprises BV (SUE BV) SUE BV is een 100% dochteronderneming van de Stichting Student Union. Dit betekent dat het resultaat van deze eenheid voor 100% bij de Stichting Student Union valt. SUE BV bestaat uit vier verschillende onderdelen: Algemeen, UnionBar, UnionShop en het Atrium. De kosten en opbrengsten van de verschillende onderdelen van SUE BV worden op het gelijknamige project geboekt. Op de post algemeen worden overheadkosten geboekt van de manager bedrijfsvoering en baten en lasten die niet worden toegewezen aan de diverse onderdelen. Balans en resultatenrekening De Stichting Student Union heeft een resultatenrekening die is opgebouwd uit het resultaat van de activiteiten binnen de stichting (vrijwel alleen de bestuursvergoedingen) en het totale resultaat dat behaald is binnen de UT administratie en SUE BV. Dit betekent dat binnen de UT administratie geen balans aanwezig is, alle projecten worden namelijk afgerekend met de Stichting Student Union. SUE BV is een aparte juridische eenheid en heeft zodoende een eigen balans en resultatenrekening. De resultaten van SUE BV worden per onderdeel gespecificeerd, de balans is voor alle onderdelen gezamenlijk. Hieronder is schematisch aangegeven hoe de structuur van de diverse onderdelen ten opzichte van de Universiteit Twente in elkaar zit. Universiteit Twente Stichting Student Union (Hoofdstuk 1) UT Administratie (resultaat voor de Universiteit Twente) (Hoofdstuk 2) UT Administratie (resultaat voor de Student Union) (Hoofdstuk 2) SUE BV (Hoofdstuk 3) Student & Onderwijs servicecentrum Student Union Student Union Algemeen Studenten Activiteiten & Campus Accommodatie Algemeen Activiteiten Ondersteuning Unionbar Cluster Sport Cluster Cultuur Watersportcomplex Pakkerij Interne Organisatie, Communicatie Projecten: Skills Certificate, Board Improvement Program, etc. Xtra-card, Subsidies, etc. Unionshop Atrium Bastille Figuur 1: Financiële structuur Student Union STUDENT UNION Jaarverslag

49 2 balans Stichting Student Union Universiteit Twente Balans per 31 december 2008 ACTIVA 31 december december 2007 P A S S I V A 31 december december 2007 VASTE ACTIVA EIGEN VERMOGEN Overige Reserves Financieel vaste activa - Algemene reserve Resultaat lopend boekjaar Deelnemingen Student Union Enterprises BV Leningen u/g - Student Union Enterprises BV Overige leningen u/g VLOTTENDE ACTIVA KORTLOPENDE SCHULDEN - Crediteuren - - Vorderingen - Nog te betalen kosten Belastingen en premies Debiteuren Vorderingen op groepsmaatsch Vorderingen op Universiteit Twente Liquide middelen - Rabobank ABN-Amrobank TOTAAL ACTIVA TOTAAL PASSIVA Tabel 1: Balans Stichting Student Union Universiteit Twente 48 Jaarverslag 2008 STUDENT UNION

50 balans 2 De balans geeft een totaalbeeld van de bezittingen, het eigen vermogen en schulden van de Stichting Student Union. Hieronder zullen de belangrijkste veranderingen worden besproken. De cijfermatige toelichting op de cijfers is te vinden in bijlage 1. Vaste activa Financieel vaste activa Omdat alle apparatuur via het systeem van de Universiteit Twente wordt aangeschaft en afgeschreven, staan deze bezittingen niet op de balans van de Stichting Student Union. Deelnemingen De Stichting Student Union is 100 % aandeelhouder van de Student Union Enterprises BV (SUE BV) waarin alle commerciële activiteiten van de Student Union zijn ondergebracht. Om die reden staat deze als deelneming op de balans van de stichting. Over het jaar 2008 heeft de SUE BV een verlies geleden van k 18. Dit betekent dat de waarde op de balans met een evenredig groot bedrag verminderd wordt. Uitgebreide cijfers en verklaring van het resultaat van de SUE BV zijn te vinden in de jaarrekening van de Student Union Enterprises BV, welke achter dit document in hoofdstuk 3 te vinden zijn. Leningen Dit betreft de lening die de Student Union Enterprises BV bij de Stichting Student Union heeft afgesloten om de initiële investeringen te kunnen bekostigen. Deze lening is in 2008 onveranderd gebleven. De aflossing van deze lening vindt plaats wanneer de SUE BV voldoende liquide is. Vlottende activa Vorderingen Mede doordat de sponsorcontracten niet via de stichting maar via de UT boekhouding worden geïnd, staan er nauwelijks openstaande debiteuren op de eindbalans van De vorderingen op groepsmaatschappen bestaat hoofdzakelijk uit de rekening-courant van de Student Union en SUE BV. De rekening-courant is een vordering die de Student Union op de Universiteit Twente heeft uitstaan en waaruit onderlinge transacties plaatsvinden. Deze rekening-courant bevat een aanzienlijk bedrag, omdat op deze rekening de bruidschat is geplaatst die beschikbaar is gesteld aan de Student Union door het College van Bestuur bij oprichting van de stichting. Passiva Eigen Vermogen Het resultaat op het lopende jaar is de uitkomst van de resultatenrekening. In het volgende hoofdstuk wordt dit resultaat verder gespecificeerd en nader toegelicht. Kortlopende schulden De nog te betalen belastingen en premies bestaan voor het grootste deel uit nog af te dragen loonheffingen van de laatste periode van STUDENT UNION Jaarverslag

51 3 Resultatenrekening Stichting Student Union Universiteit Twente RESULTATENREKENING over NETTO OMZET - Exploitatie Subsidie SOM DER BEDRIJFSOPBRENGSTEN KOSTEN Personeelslasten - Lonen en salarissen etc Sociale lasten Totale personeelslasten Algemene kosten - Dotatie voorziening negatief vermogen Overige kosten Totale algemene kosten SOM DER BEDRIJFSLASTEN Resultaat uit gewone bedrijfsuitoefening Uitkomsten financiele baten en lasten - Ontvangen rente Ontvangen rente lening Resultaat uit gewone bedrijfsuitoefening Resultaat op deelneming RESULTAAT Tabel 2: Resultatenrekening Stichting Student Union Universiteit Twente 50 Jaarverslag 2008 STUDENT UNION

52 Resultatenrekening 3 De resultatenrekening is de specificatie van het resultaat van het lopende boekjaar zoals deze staat vermeld op de balans. Hieronder zullen de verschillende onderdelen van de resultatenrekening kort de revue passeren. De cijfermatige toelichting op de cijfers is te vinden in bijlage 2. Netto omzet De totale exploitatiesubsidie bedraagt k 139 en bestaat uit een compensatie van de bestuursvergoedingen (k 67) en het resultaat van de activiteiten van de Student Union in de UT administratie (k 72). Dit valt hoger uit dan in 2007 omdat vorig jaar het resultaat op de Student Union UT administratie lager was. Het resultaat van de UT administratie wordt via de omzet richting de Stichting Student Union overgeheveld zodat ieder jaar het saldo van de UT administratie op nul komt te staan. In hoofdstuk 2, Jaarrekening 2008 Student Union UT administratie, wordt dit resultaat verder gespecificeerd en verklaard. Kosten Personeelslasten Hieronder zijn de loonkosten geboekt van de bestuurders, die in dienst zijn van de Stichting Student Union. Huisvestingslasten en Kosten apparatuur Alle lasten voor huisvesting en apparatuur worden in de UT administratie geboekt en via het resultaat aan de Stichting Student Union doorbelast. Hierdoor zijn er in de Stichting geen kosten voor huisvesting en apparatuur. Algemene kosten Het grootste deel van de overige lasten zijn administratie- en telefoonkosten. Uitkomsten financiële baten en lasten Ontvangen rente De openstaande rekeningen bij ABN Amro bank en de Rabobank zorgen voor een kleine rente op lopende rekeningen. Ontvangen rente leningen De uitstaande lening van de stichting aan SUE BV zorgt voor rente-inkomsten. Resultaat op deelneming Resultaat van SUE BV: Omdat de Stichting Student Union 100% aandeelhouder is van de SUE BV, wordt het resultaat van de SUE BV via de deelneming opgenomen in het resultaat van de stichting. In het hoofdstuk 3, Jaarrekening 2008 Student Union Enterprises B.V., wordt dit resultaat verder gespecificeerd. STUDENT UNION Jaarverslag

53 4 Resultaatbestemming Mutaties Eigen Vermogen Student Union Algemene Reserve (bestemd) Lustrum Studie Reis Commissie Sponsorfonds Grolsch Sponsorfonds Pepsi Fonds Stimulering Activisme Xtra-Card Create Tomorrow Bibliotheek toegang in de stad Vertaling website verenigingen Studenten Kennisportal Symposium Studenten Initiatief Skills Certificate Voorziening lening SUE BV Introduktie Kommissie Activismemonitor Herinrichting S&O Vervanging website Algemene Reserve (vrij) Algemeen Tabel 3: Resultaatbestemming Jaarverslag 2008 STUDENT UNION

54 Resultaatbestemming Het totale resultaat van de Stichting Student Union wordt via de resultaatbestemming verdeeld over de bestemde algemene reserve en de vrije algemene reserve. Hieronder zal de resultaatbestemming worden toegelicht. Achter ieder project staat de mutatie voor Resultaatbestemming Algemene bestemde reserves Lustrum (k 0) In 2009 vindt het tweede lustrum van de Student Union plaats. StudieReisCommissie (k 9,4) In 2008 is een reserve aangemaakt om toekomstige studiereizen uit te ondersteunen. Sponsorfondsen en subsidiefondsen Een aantal partners stelt via de Student Union een sponsorfonds beschikbaar voor alle verenigingen op de UT. In 2008 is het sponsorfonds Pepsi helemaal uitgekeerd aan Uniondeelnemers; het resultaat op sponsorfonds Grolsch wordt meegenomen naar volgende jaren. Sponsorfonds Grolsch: k 9,5 overschot. Sponsorfonds Pepsi: k 0,1 tekort. Fonds Stimulering Activisme (k 0) Met dit fonds is in 2008 niets gebeurd. Xtra-card (-k 1,-) Door een licht negatief resultaat op de exploitatie Xtra-card is deze reserve in 2008 aangesproken. Create Tomorrow (-k 1,-) Het organiseren van de derde editie van Create Tomorrow, die in 2009 plaats zal vinden, is reeds in 2008 opgestart. Enige noodzakelijke kosten zijn uit de reserve betaald. Bibliotheektoegang in de stad (-k 6,1) De bibliotheek krijgt een jaarlijkse vergoeding voor het gratis ter beschikking stellen van haar collectie aan Xtra-card houders. Vertaling Websites Verenigingen (k 0) Studenten Kennis Portal (k 0) Dit project valt niet meer onder de financiële verantwoordelijkheid van de Student Union. Symposium en het Studenteninitiatief (k 0) In 2008 heeft zowel het symposium als het Studenteninitiatief niet plaatsgevonden. In 2009 wordt extra aandacht besteed aan het Studenteninitiatief. STUDENT UNION Jaarverslag

55 4 Resultaatbestemming 2008 Skills Certificate (k 121,-) In 2008 had de Student Union een trekkingsrecht op het budget voor Skills Certificate. Eind 2008 is er een nieuwe commissie opgestart. Deze commissie heeft slechts enkele uitgaven gedaan in 2008, omdat de Skills-weekenden in 2009 plaatsvinden. Echter, door onduidelijke redenen is het bedrag dat hier voor stond wel op het OFI van de SU gekomen. In overleg met FEZ heeft de SU besloten dit bedrag op te nemen als bestemde reserve voor het Skills Certificate. Voorziening lening Student Union Enterprises BV (k 50,-) De stichting Student Union heeft een uitstaande lening van k 150,- aan SUE BV. Doordat in de inrichting bijna is afgeschreven, zal de komende jaren weer geïnvesteerd moeten worden in de inventaris. Tevens is er vaak verlies gedraaid met SUE BV, dus het is zeer waarschijnlijk dat de lening niet volledig terugbetaald kan worden. Om dit eventuele verlies voor de stichting op te vangen, zal dit jaar voor 33% van de totale lening een voorziening aangemaakt worden, waarbij het geld voor de reserve uit de algemene reserve zal komen. Introductie Kommissie (-k 18,-) Het resultaat van de IK2008 zal bestemd worden, waardoor de IK2009 start met een negatieve reserve. Dit bedrag staat los van het bedrag wat de Introductie Kommissie jaarlijks ontvangt van de Student Union. Activisme Monitor (k 0,-) Herinrichting S&O (k 10,-) Gezien het feit dat de reorganisatie van S&O begin 2008 afgerond zou worden, heeft de Student Union geld gereserveerd om in te kunnen springen op de veranderingen, bijvoorbeeld in de Bastille, en eenmalige kosten te dekken. Vervanging Website (k 0,-) De Student Union heeft in 2008 de nieuwe website voorbereid; in 2009 zullen de ideeën geïmplementeerd worden en zal de nieuwe website gelanceerd worden. In 2008 zijn hiertoe nog geen kosten gemaakt. Algemene vrije reserves De volgende resultaten vallen in de algemene vrije reserve van de Student Union: Resultaat op onbestemde onderdelen van de UT administratie (k 58) De resultaten op de niet bestemde onderdelen van de UT administratie vallen in de vrije reserve van de Student Union. Resultaat op Student Union Enterprises BV (-k 18) Het resultaat van SUE BV valt in de algemene vrije reserve. 54 Jaarverslag 2008 STUDENT UNION

56 STUDENT UNION Jaarverslag

57 bijlage 1: cijfermatige toelichting balans Stichting Student Union Universiteit Twente Toelichting op de Balans per 31 december 2008 Activa 31 december december 2007 Financieel vaste activa Deelneming Student Union Enterprises b.v. begin boekjaar Resultaat deelneming 2008 resp Deelneming Student Union Enterprises b.v. ultimo boekjaar Leningen u/g Student Union Enterprises B.V Overige leningen u/g Totaal financieel vaste activa Vorderingen Debiteuren Af: debiteuren Student Union Enterpises B.V Af: debiteuren Universtiteit Twente Rekening courant - Rekening-courant SUE bv Voorziening negatief vermogen Rekening courant UT Totale Vorderingen Liquide Middelen Bank ABN Bank Rabo Totale Liquide Middelen Jaarverslag 2008 STUDENT UNION

58 bijlage 1: cijfermatige toelichting balans Stichting Student Union Universiteit Twente Toelichting op de Balans per 31 december 2008 Passiva 31 december december 2007 Eigen Vermogen Algemene Reserve (bestemd) Saldo op 1 januari 2008 resp Resultaat bestemming - - Saldo op resp Algemene Reserve (vrij besteedbaar) Saldo op 1 januari 2008 resp Resultaat bestemming 2007 resp Saldo op resp Totaal Algemene Reserve Resultaat lopende boekjaar Saldo op 1 januari 2008 resp Resultaatbestemming 2007 resp Resultaat boekjaar 2008 resp Saldo op resp Eigen Vermogen per resp Kortlopende schulden - Crediteuren - - Nog te betalen kosten Bankkosten en rente 4e kwartaal - - Overige kosten Totaal nog te betalen kosten Belastingen en premies Belastingen Sociale verzekeringspremies STUDENT UNION Jaarverslag

59 bijlage 2: cijfermatige toelichting resultatenrekening Stichting Student Union Universiteit Twente Toelichting op de resultatenrekening over Netto omzet Exploitatiesubsidie Exploitatieresultaat UT toewijzing Som der Bedrijfsopbrengsten Kosten Personeelslasten Lonen en salarislasten etc Overige personeelslasten - - Totaal personeelslasten Sociale lasten Premie sociale verzekeringswetten Inhoudingen - - Totale sociale lasten Totaal personeelslasten Overige kosten Dotatie voorziening negatief vermogen Bestuur- en vergaderkosten Contributies/Lidmaatschappen/Abonn Salarisadministratiekosten extern Bankkosten Totaal overige kosten Totale algemene kosten Financiele baten Ontvangen rente banken Ontvangen rente leningen Resultaat op deelnemingen Jaarverslag 2008 STUDENT UNION

60 STUDENT UNION Jaarverslag

61

62 Hoofdstuk 2 Jaarrekening 2008 Student Union UT-administratie Mei 2009 STUDENT UNION Jaarverslag

63

64 inhoudsopgave inleiding paragraaf 1 totaaloverzicht JAARREKENING 2008 paragraaf 2 RESULTAATSPECIFICATIE paragraaf 3 RESULTATEN PER ONDERDEEL HOOFDKOSTENPLAATS STUDENT UNION HOOFDKOSTENPLAATS ACCOMMODATIE HOOFDKOSTENPLAATS SPORT & CULTUUR STUDENT UNION Jaarplan

65

66 inleiding Het Bestuur van de Stichting Student Union Universiteit Twente overlegt hierbij het financiële verslag over 2008 voor het onderdeel UT administratie, dat ter goedkeuring aan de Raad van Toezicht wordt voorgelegd. In het volgende onderdeel, de UT administratie van de Student Union, wordt de afrekening van alle activiteiten gepresenteerd die in 2008 onder de vlag van de Student Union Universiteit Twente zijn ondernomen. Na dit gedeelte wordt de afrekening van Student Union Enterprises BV gepresenteerd. Het geconsolideerde resultaat van de UT administratie en van Student Union Enterprises BV is terug te vinden in de jaarrekening van de Stichting Student Union, welke in het vorige hoofdstuk besproken is. De begroting van de Student Union sluit niet aan bij de administratieve opbouw van het administratiesysteem van de Universiteit Twente (Oracle). Dit heeft tot gevolg dat de gepresenteerde deelafrekeningen per kostensoort (personeel, huisvestingslasten etc.) kunnen afwijken van de begroting 2008 zoals in het jaarplan 2008 vermeld. De reden dat de begroting niet aansluit bij het administratiesysteem is om inzicht te verschaffen in de geldstromen van de Student Union. Als de begroting volgens de administratieve opbouw van de Universiteit Twente zou worden gepresenteerd, zou de informatie niet gedetailleerd genoeg zijn om inzicht te verschaffen in de activiteiten van de Student Union. Door af te wijken van het systeem kan per project uitgelegd worden wat de plannen zijn en welke kosten daaraan zijn verbonden. Indien kosten op een project significant afwijken van hetgeen in de begroting 2008 van de Student Union staat, zal er een toelichting gegeven worden. Het bestuur wil bij deze een ieder die zich het afgelopen jaar heeft ingezet voor de financiën van de Student Union van harte bedanken. Enschede, mei 2009 STUDENT UNION Jaarverslag

67 1 Totaaloverzicht Jaarrekening 2008 Student Union Accommodatie Sport & Cultuur Totaal K! Af. 07 Begr. Af. 08 Af. 07 Begr. Af. 08 Af. 07 Begr. Af. 08 Af. 07 Begr. Af. 08 BATEN Toewijzing Overige opbrengsten Doorberekende interne opbrengsten Totaal van de baten LASTEN Personele lasten Huisvestingslasten Apparatuur/Inventaris Materieel gebonden kosten Overige lasten Bijzondere lasten Totaal van de lasten Resultaat Tabel 1: Totaaloverzicht afrekening Jaarverslag 2008 STUDENT UNION

68 Totaaloverzicht Jaarrekening Het totaaloverzicht Jaarrekening 2008 UT administratie omvat het volledige scala aan activiteiten die onder de vlag van de Student Union worden uitgevoerd en geadministreerd door de Universiteit Twente. Hieronder vallen ook de drie gebouwen waarvoor de Student Union beleidsverantwoordelijk is en de sectoren Sport en Cultuur. Het gepresenteerde totaaloverzicht is een samenvoeging van alle deelafrekeningen van de Student Union. De baten- en lastensoorten zijn vastgelegd in de UT administratie en daardoor niet altijd van toepassing op de Student Union. In dat geval staat er geen cijfer vermeld. Wanneer er een nul staat, betreft het een bedrag tussen de k 0,5 en k 0,5. De toewijzing betreft het bedrag dat door de Universiteit Twente ter beschikking wordt gesteld aan de verschillende onderdelen van de Student Union. Overige opbrengsten betreffen inkomsten uit bronnen anders dan de Universiteit Twente, zoals partnerships, bijdragen uit het eigen vermogen en andere sponsorgelden. De Student Union Binnen de hoofdkostenplaats Student Union worden de volgende onderdelen van de Student Union ondergebracht: algemene organisatie activiteiten ondersteuning aan studentenorganisaties aangesloten bij de Student Union De afwijkingen van de begroting worden als volgt verklaard: De overige opbrengsten zijn fors hoger dan begroot, door een onvoorziene Centrale Ondersteuning voor Skills Certificate, welke als bestemde reserve is opgenomen. De personele lasten zijn lager uitgevallen dan begroot Accommodatie De gebouwen die door de Student Union worden beheerd, vallen administratief onder het Facilitair Bedrijf. Alhoewel het beheer van de gebouwen nu helemaal uitbesteed is aan het FB, staan de lasten en baten nog wel op de begroting van de Student Union. Het resultaat op dit onderdeel is voor rekening van het FB. Sport & Cultuur De Student Union is beleidsverantwoordelijk voor de studentenvoorzieningen Sport en Cultuur op de campus van de Universiteit Twente. De afwijkingen van de begroting kunnen als volgt worden verklaard: Sport heeft een negatief resultaat van 151k, dit komt door een combinatie van licht achtergebleven baten (overige opbrengsten, Xtra-Card) en gestegen overige lasten. Cultuur heeft een positief resultaat van 39k, dit komt voornamelijk doordat de lasten binnen de begroting zijn gebleven en de salarislasten zijn gedaald. STUDENT UNION Jaarverslag

69 2 Resultaatspecificatie Zoals eerder vermeld, zijn niet alle resultaten uit de UT administratie voor rekening van de Stichting Student Union. In dit hoofdstuk wordt het totale resultaat opgesplitst in de resultaten voor zowel de Stichting Student Union als die voor de Universiteit Twente en kort toegelicht. De resultaten voor de onderdelen Accommodatie en Sport & Cultuur vallen bij de Universiteit Twente, het resultaat van alle andere activiteiten valt bij de Stichting Student Union (zie figuur 1 bij de jaarrekening Stichting Student Union). Per deelafrekening wordt aangegeven wat met het resultaat gebeurt. De subsidies en sponsorgelden worden gereserveerd, evenals gelden voor meerjarige projecten, de overige resultaten vallen in de algemene vrije reserve. Resultaten voor Stichting Student Union Het totale resultaat van de activiteiten van de Student Union in de UT administratie bedraagt k 153,-. De opbouw van dit bedrag bestaat uit de som van de resultaten op de verschillende deelafrekeningen van de diverse onderdelen, deze worden verderop in het verslag besproken. De bestemming van dit resultaat wordt toegelicht in de jaarrekening van de Stichting Student Union dat verderop in dit verslag wordt gepresenteerd. Dit resultaat wordt hoofdzakelijk veroorzaakt door een onvoorziene reserve voor Skills Certificate en lagere personele lasten. In de volgende hoofdstukken worden alle activiteiten van de Student Union uit de UT administratie gepresenteerd en toegelicht. Per deelafrekening wordt gekozen of het resultaat ten gunste/laste van de algemene reserve van de stichting Student Union zal gaan of dat het ten laste/gunste van de bestemde reserve gaat. De bestemde reserves zijn met een specifiek doel gereserveerd, de onbestemde reserves kunnen breder ingezet worden. Resultaat voor de Universiteit Twente Het resultaat van de activiteiten waarvoor de Student Union beleidsverantwoordelijk is en waarvan de budgetverantwoordelijkheid bij de Universiteit Twente ligt, bedraagt voor de Accommodatie op 149k en voor Sport en Cultuur -112k. Dit is verderop in het verslag uitgewerkt. Hierbij is het van belang onderstaande punten in ogenschouw te nemen. Accommodatie Het beheer van de Uniongebouwen is bij het Facilitair Bedrijf van de Universiteit Twente ondergebracht, afspraak hierbij is dat het Facilitair Bedrijf het resultaat op de gebouwen draagt. Sport & Cultuur De sectoren Sport en Cultuur zijn ondergebracht bij het Student en Onderwijs Servicecentrum (S&O). De afdeling Studenten Activiteiten & Campus (onderdeel van S&O) legt verantwoording af aan de Student Union over het gevoerde (financiële) beleid, daar de Student Union beleidsverantwoordelijk is op het gebied van Sport & Cultuur. Het financieel resultaat van deze sectoren valt echter bij de Universiteit Twente. 68 Jaarverslag 2008 STUDENT UNION

70 STUDENT UNION Jaarverslag

71 3 Resultaten per onderdeel hoofdkostenplaats 'student union' Student Union Student Union Omschrijving Af. 07 Begr. Af. 08 Af. 07 Begr. Af. 08 Af. 07 Begr. Af. 08 Af. 07 Begr. Af. 08 Baten Toewijzingen Overige opbrengsten Doorberekende interne opbr Totaal Baten Lasten Personele lasten Huisvestingslasten Apparatuur/Inventaris Materieel gebonden kosten Overige lasten Bijzondere lasten Totaal Lasten Resultaat Algemeen Activiteiten Ondersteuning Tabel 2: Uitsplitsing Student Union 70 Jaarverslag 2008 STUDENT UNION

72 Resultaten per onderdeel 3 In dit hoofdstuk worden de resultaten van de verschillende onderdelen van de UT administratie verder gespecificeerd en worden de belangrijkste verschillen ten opzichte van de begroting kort toegelicht. Ten eerste wordt de hoofdkostenplaats Student Union uitgesplitst en toegelicht, daarna worden de hoofdkostenplaatsen Accommodatie en Sport en Cultuur toegelicht. Hoofdkostenplaats Student Union Onder de hoofdkostenplaats Student Union vallen de algemene organisatiekosten van de Student Union, de activiteiten die de Student Union ontplooit en de ondersteuning die de Student Union levert aan haar deelnemers. Deze drie onderdelen worden verder uitgesplitst in dit hoofdstuk. Baten Zoals eerder vermeld, bestaat de afwijking van k 153,- vooral uit het resultaat op de activiteiten, dat door de bestemde reserve voor Skills Certificate bijzonder hoog is uitgevallen. Daarnaast is kostenplaats Algemeen ruim binnen de begroting gebleven, dit komt door meerdere kleinere afwijken op diverse posten. Lasten Personele lasten zijn lager uitgevallen dan begroot; dit komt voornamelijk doordat het bestuur tot september 2008 uit 5 personen bestaan heeft. De overige lasten zijn binnen de begroting gebleven, doordat diverse activiteiten lager gerealiseerd zijn dan begroot. Tevens is er zeer weinig van het budget van Skills Certificate uitgegeven, omdat dit doorgeschoven is naar STUDENT UNION Jaarverslag

73 3 Resultaten per onderdeel deelkostenplaats algemeen Algemeen Algemeen Omschrijving Af. 07 Begr. Af. 08 Af. 07 Begr. Af. 08 Af. 07 Begr. Af. 08 Af. 07 Begr. Af. 08 Baten Toewijzingen Overige opbrengsten Doorberekende interne opbr Totaal Baten Lasten Personele lasten Huisvestingslasten Apparatuur/Inventaris Materieel gebonden kosten Overige lasten Bijzondere lasten Totaal Lasten Resultaat Interne organisatie Communicatie Create Tomorrow Tabel 3: Algemene Organisatie Student Union 72 Jaarverslag 2008 STUDENT UNION

74 Resultaten per onderdeel 3 Deelkostenplaats algemeen In totaal is er een overschot gerealiseerd op de algemene organisatie van de Student Union van k 41. Interne Organisatie (k 28) De baten hebben zich grotendeels volgens begroting ontwikkeld. De besparing op de interne organisatie is voor het grootste deel te verklaren doordat het Student Union bestuur in het jaar 2008 tot september uit 5 personen bestaan heeft. Het resultaat op dit onderdeel valt in de algemene vrije reserves van de Stichting Student Union. Communicatie ( k 13) De baten hebben zich ook hier grotendeels volgens begroting ontwikkeld. Het budget voor het ontwikkelen van een nieuwe website is echter niet opgemaakt, dit zal in 2009 gebeuren. Het resultaat op dit onderdeel valt in de algemene vrije reserves van de Stichting Student Union. Create Tomorrow (-k 1) In 2009 wordt de derde editie van Create Tomorrow georganiseerd. In 2008 is de commissie opgestart en zijn er enkele noodzakelijke niet-begrote kosten gemaakt, waardoor een negatief resultaat van k 1 ontstaan is. STUDENT UNION Jaarverslag

75 3 Resultaten per onderdeel deelkostenplaats activiteiten Activiteiten Student Union Omschrijving Af. 07 Begr. Af. 08 Baten Toewijzingen Overige opbrengsten Doorberekende overige opbr Totaal Baten Lasten Personele lasten Huisvestingslasten Apparatuur/Inventaris Materieel gebonden kosten Overige lasten Bijzondere lasten Totaal Lasten Activiteiten Student Union Resultaat Partnerships Academische Vorming Af. 07 Begr. Af. 08 Af. 07 Begr. Af. 08 Af. 07 Begr. Af. 08 Af. 07 Begr. Af BIP Skills Cerificate Activiteiten Student Union Omschrijving Af. 07 Begr. Af. 08 Baten Toewijzingen Overige opbrengsten Doorberekende overige opbr Totaal Baten Lasten Personele lasten Huisvestingslasten Apparatuur/Inventaris Materieel gebonden kosten Overige lasten Bijzondere lasten Totaal Lasten Activiteiten Student Union Resultaat Ondernemerschap Cariere Portal Af. 07 Begr. Af. 08 Af. 07 Begr. Af. 08 Af. 07 Begr. Af. 08 Af. 07 Begr. Af Competentie Handboek SU Activisme Monitor Tabel 4: Activiteiten Student Union 74 Jaarverslag 2008 STUDENT UNION

76 Resultaten per onderdeel 3 Deelkostenplaats activiteiten Over het jaar 2007 is er een resultaat gerealiseerd van k 113,- op de activiteiten van de Student Union. Dit geeft echter een vertekend beeld, doordat er bij Skills Certificate 121k als bestemde reserve op het resultaat is gekomen. Feitelijk is er voor alle andere activiteiten samen dus een klein tekort. Partnerships (k 9,-) Er is een positief resultaat geboekt op de partnerships van de SU, doordat de subsidiefondsen en projectbudgetten waarvoor de partnershipgelden bestemd zijn, niet volledig op zijn gegaan. Ook is er, bijvoorbeeld in het geval van de subsidiefondsen, voor gekozen enkele interne doorsluizingen niet uit te voeren. Hierdoor blijft er een positief saldo bij partnerships staan, terwijl het saldo bij de fondsen negatief is. De overschotten op de fondsen worden allen opgenomen in de bestemde reserves van de Student Union. Op deze manier worden deze gelden in de toekomst alsnog ingezet voor het bestemde doel. Het overige resultaat op dit onderdeel valt in de algemene vrije reserve van de Stichting Student Union. Academische vorming algemeen (k 1,-) Op academische vorming algemeen worden de verschillende prijzen uitgekeerd die de Student Union uitreikt (Onderwijsprijs, Cultuurprijs en P-activismeprijs). Hier is een klein overschot op geboekt. Board Improvement Program (-k 5,- ) Het Board Improvement Program is ontstaan uit een fusie van de Competentie Ontwikkelings Project (COP) commissie en de Trainingencommissie. Doordat er veel animo was voor het COP, heeft het bestuur van de Student Union besloten extra budget uit het eigen vermogen beschikbaar te stellen. In 2008 hebben totaal 17 besturen meegedaan aan het geheel vernieuwde COP, dit was meer dan begroot. Het resultaat op dit onderdeel valt in de algemene vrije reserves van de Stichting Student Union. Skills Certificate (k 121,-) Het Skills Certificate is eind 2008 in een geheel vernieuwde opzet gelanceerd. De Skills Certificate weekenden vallen echter niet meer in 2008, dus de kosten worden grotendeels op 2009 geboekt. Er was budget over uit 2007; in 2008 is hier extra budget bijgekomen. Met FEZ is overeengekomen dat dit als bestemde reserve opgenomen wordt in het eigen vermogen van de SU. Dit zorgt er echter wel voor dat het resultaat op de resultatenrekening bijzonder hoog ligt, wat een vertekend beeld geeft. Ondernemerschap (-k 4,-) Voor ondernemerschap was in 2008 geen budget beschikbaar. Omdat er wel degelijk kosten zijn gemaakt, is het resultaat over 2008 negatief. Voor 2009 is een budget voor ondernemerschap opgenomen in de begroting. CarrièrePortal (-k 3,-) Voor de extra kosten (bijvoorbeeld promotie) bij de ontwikkeling van de Carrière Portal was k 5,- begroot, uiteindelijk is k 8,- uitgegeven. Competentiehandboek (-k 2,-) Het competentiehandboek dient als leidraad voor verenigingsbestuurders voor (onder andere) het coachen van hun commissies. Dit handboek wordt aangeboden in combinatie met trainingen met een uitleg hoe het handboek als leidraad kan dienen bij het coachen van competenties. Dit project is conform budget verlopen, alleen de doorsluizing aan de batenkant is op het eigen vermogen geboekt, wat tevens de resultaatbestemming van dit project is; per saldo komt dit dus op 0 uit. STUDENT UNION Jaarverslag

77 3 Resultaten per onderdeel deelkostenplaats activiteiten Activiteiten Student Union Omschrijving Af. 07 Begr. Af. 08 Baten Toewijzingen Overige opbrengsten Doorberekende overige opbr Totaal Baten Lasten Personele lasten Huisvestingslasten Apparatuur/Inventaris Materieel gebonden kosten Overige lasten Bijzondere lasten Totaal Lasten Activiteiten Student Union Resultaat Studenten Kennis Portal Projecten algemeen Af. 07 Begr. Af. 08 Af. 07 Begr. Af. 08 Af. 07 Begr. Af. 08 Af. 07 Begr. Af Business course Introduktie Tabel 4: Activiteiten Student Union 76 Jaarverslag 2008 STUDENT UNION

78 Resultaten per onderdeel 3 Activisme Monitor (-k 10,-) In 2008 is een aantal betalingen gedaan voor de tweede meting van de Activismemonitor. Dit viel hoger uit dan begroot; resultaat gaat ten laste van het eigen vermogen. Resultaatbestemming: Het resultaat op dit onderdeel valt in de algemene vrije reserves van de Stichting Student Union. Studenten Kennis Portal (k 0) Het project is in 2008 financieel geheel overgegaan naar Kennispark, waardoor het niet meer in de begroting van de SU is opgenomen. Projecten algemeen (k 10,-) De post projecten algemeen is in de Begroting 2008 opgenomen om nieuwe initiatieven te kunnen ondersteunen. Hiervan zijn diverse projecten ondersteund; het Studenteninitiatief is echter niet uitgekeerd, waardoor er een positief resultaat is op dit project. Het resultaat op dit onderdeel valt in de algemene vrije reserves van de Stichting Student Union. Business Course (-k 0,-) De Business Course is in 2008 niet meer door de SU georganiseerd, maar uit handen gegeven aan het Overleg Studieverenigingen (OS). Introductie Kommissie (-k 5,-) Doordat een aantal kostenposten hoger uitgevallen is dan begroot, heeft de IK08 een negatief resultaat geboekt. Het resultaat op dit onderdeel valt in de bestemde reserve voor de IK binnen de Stichting Student Union. Een specificatie hiervan is te vinden in de overkoepelende jaarrekening van de Stichting Student Union. STUDENT UNION Jaarverslag

79 3 Resultaten per onderdeel deelkostenplaats ondersteuning Ondersteuning Ondersteuning Xtra card Omschrijving Af. 07 Begr. Af. 08 Af. 07 Begr. Af. 08 Af. 07 Begr. Af. 08 Af. 07 Begr. Af. 08 Af. 07 Begr. Af. 08 Baten Toewijzingen Overige opbrengsten Doorberekende interne opbr Totaal Baten Lasten Personele lasten Huisvestingslasten Apparatuur/Inventaris Materieel gebonden kosten Overige lasten Bijzondere lasten Totaal Lasten Resultaat Subsidies Koepels Internationalisering Tabel 5: Ondersteuning Student Union 78 Jaarverslag 2008 STUDENT UNION

80 Resultaten per onderdeel 3 Deelkostenplaats ondersteuning Het totale resultaat van het onderdeel Ondersteuning komt in 2007 neer op -k 1,-. Hieronder zullen alle deelafrekeningen kort worden besproken. Xtra-card (-k 8,-) De opbrengsten van de Xtra-card komen binnen bij de Student Union en worden volgens een verdeelmodel verdeeld over de sectoren Sport en Cultuur (inclusief bijbehorende koepels) en Student Union. In 2008 is er door licht tegenvallende verkoop en een tekort op het tweede jaar van de pilot voor bibliotheektoegang in het centrum van Enschede minder geld binnengekomen dan begroot. Het resultaat op dit onderdeel valt in de bestemde reserves van de Stichting Student Union. Een specificatie hiervan is te vinden in de overkoepelende jaarrekening van de Stichting Student Union. Subsidies (-k 11,-) Ondanks het niet uitbetalen van het Studenteninitiatief in 2008 is er een tekort op de begroting. Dit komt doordat de doorsluizingen vanuit onder andere de partnershipgelden niet allemaal hebben plaatsgevonden. Het resultaat op dit onderdeel valt in de bestemde reserves van de Stichting Student Union. Een specificatie hiervan is te vinden in de overkoepelende jaarrekening van de Stichting Student Union. Koepels (-k 5,-) Het budget voor de koepels is overschreden, wegens hogere huisvestingslasten van de Sportraad, niet voorziene ICT-ondersteuning en huisvestingslasten voor Apollo en pachtondersteuning 2006/2007 voor Foton. Het resultaat op dit onderdeel valt in de algemene vrije reserves van de Stichting Student Union. Internationalisering (k 2,-) Via deze post worden de verschillende onderdelen van internationalisering van budget voorzien (studiereiscommissie en subsidiefonds internationalisering). STUDENT UNION Jaarverslag

81 3 Resultaten per onderdeel hoofdkostenplaats 'accommodatie' Accommodatie Accommodatie Bastille Omschrijving Af. 07 Begr. Af. 08 Af. 07 Begr. Af. 08 Af. 07 Begr. Af. 08 Af. 07 Begr. Af. 08 Af. 07 Begr. Af. 08 Af. 07 Begr. Af. 08 Baten Toewijzingen overige opbrengsten Doorberekende interne opbr Totaal Baten Lasten Personele lasten Huisvestingslasten Apparatuur/Inventaris Materieel gebonden kosten Overige lasten Bijzondere lasten Totaal Lasten Resultaat Huursubsidie (Bast.) Sportkantine Pakkerij WSC Tabel 6: Accommodatie Student Union 80 Jaarverslag 2008 STUDENT UNION

82 Resultaten per onderdeel 3 Hoofdkostenplaats Accommodatie Het resultaat op de Uniongebouwen komt in 2008 uit op k 149. Dit is opgebouwd uit het budget voor het beheer van de gebouwen en de huursubsidies. Lasten zijn vooral de kosten voor het ingehuurd personeel van het Facilitair Bedrijf voor de beheersmatige taken en voor de Bastille is het de huur van de ruimtes die de Student Union huurt. Het resultaat van alle gebouwen wordt overgeboekt naar het Facilitair Bedrijf, om bijvoorbeeld onderhoud te plegen aan de gebouwen. Bastille (k 31,-) De Student Union huurt enkele ruimtes in de Bastille en verleent een subsidie aan Student Union Enterprises BV voor het gebruik van het Atrium. De k 31,- die overblijft is ter aanvulling op het budget van het Facilitair Bedrijf om het gebouw te onderhouden. Huursubsidie Bastille (k -12,-) Het budget op de huursubsidies is in 2008 licht overschreden. De subsidie op de huisvestingslasten van de SU zijn niet als overige lasten, maar als huisvestingslasten geboekt, waardoor hier een bedrag van 101k komt te staan. Sportkantine (k 1,-) De Sportkantine wordt volledig betaald met ondersteuning van de Universiteit Twente. Baten en lasten zijn reeds aan het begin van het jaar bekend, dit verloopt daardoor bijna volgens begroting. Pakkerij (k 68,-) Ook voor de Pakkerij betaald de Student Union een bedrag aan het Facilitair Bedrijf om de beheersmatige taken uit te voeren. De rest van het budget gaat, zoals eerder gezegd, naar het Facilitair Bedrijf. In 2009 zullen zij fors investeren in een verbouwing van de Pakkerij. Watersportcomplex (k 62,-) Ook hier bestaan de lasten voornamelijk uit de kosten van het beheer van het complex. Het budget wat overblijft is overgeheveld naar het Facilitair Bedrijf voor onderhoud. STUDENT UNION Jaarverslag

83 3 Resultaten per onderdeel hoofdkostenplaats 'sport & cultuur' Sport & Cultuur Sport & Cultuur Omschrijving Af. 07 Begr. Af. 08 Af. 07 Begr. Af. 08 Af. 07 Begr. Af. 08 Baten Toewijzingen Overige opbrengsten Doorberekende interne opbr Totaal Baten Lasten Personele lasten Huisvestingslasten Apparatuur/Inventaris Materieel gebonden kosten Overige lasten Bijzondere lasten Totaal Lasten Resultaat Sport Cultuur Tabel 7: Sport & Cultuur Student Union 82 Jaarverslag 2008 STUDENT UNION

84 Resultaten per onderdeel 3 Hoofdkostenplaats Sport & Cultuur De Student Union is beleidsverantwoordelijk voor de studentenvoorzieningen Sport & Cultuur op de Universiteit Twente. Deze voorziening worden beheerd door S&O. Hieronder worden de resultaten over 2007 van beide sectoren kort toegelicht. Sport (-k 151) Baten De baten zijn licht achter gebleven bij de begroting, dit komt met name door licht tegenvallende verkoop van de Xtra-Card. Lasten Met uitzondering van de personele lasten zijn alle posten over de begroting heen gegaan. Met name de overige lasten vielen hoger uit. In de begroting is een claim opgenomen voor het huidige knelpunt binnen sport ad k 88. Deze claim is in 2008 toegekend en staat als 89k negatieve lasten op het resultaat. Resultaatbestemming: Het resultaat op dit onderdeel valt bij de Universiteit Twente. Cultuur (k 39,-) Baten De totale baten zijn licht lager dan begroot, doordat de verhuur van accommodatie en de opbrengst uit cursussen lager zijn uitgevallen. Lasten De totale lasten zijn van cultuur zijn binnen de begroting gebleven. De salarislasten zijn lager uitgekomen. In de begroting zijn de salariskosten per fte hoger begroot, evenals de indirecte personeelslasten, en de inzet van uitzendkrachten. In de begroting is een claim opgenomen voor het huidige knelpunt ad k 39. Deze claim is in 2008 toegekend en staat als 39k negatieve lasten op het resultaat. Resultaatbestemming: Het resultaat op dit onderdeel valt bij de Universiteit Twente. STUDENT UNION Jaarverslag

85

86 Hoofdstuk 3 Jaarrekening 2008 Student Union Student Union Enterprises B.V. Mei 2009

87

88 inhoudsopgave inleiding paragraaf 1 balans paragraaf 2 resultatenrekening paragraaf 3 gespecificeerde resultatenrekening Onderdeel 'algemeen' Onderdeel 'unionshop' Onderdeel 'Atrium' Onderdeel 'unionbar' STUDENT UNION Jaarverslag

89

90 inleiding Het Bestuur van de Stichting Student Union Universiteit Twente overlegt hierbij het financiële verslag over 2008 voor het onderdeel Student Union Enterprises B.V. (SUE BV). In het volgende onderdeel, wordt in de eerste paragraaf de balans inclusief toelichting per 31 december 2008 toegelicht. In de tweede paragraaf volgt de winst & verliesrekening van de SUE BV. In de daarop volgende paragraaf wordt de resultatenrekening uitgesplitst in de verschillende onderdelen: Algemeen, UnionShop, Atrium en UnionBar. Het bestuur wil bij deze een ieder die zich het afgelopen jaar heeft ingezet voor de financiën van de Student Union van harte bedanken. Enschede, mei 2009 STUDENT UNION Jaarverslag

91 1 balans De balans van de Student Union Enterprises B.V. per 31 december 2008: Student Union Enterprises B.V. te Enschede BALANS PER 31 DECEMBER 2008 (in euro's) - voor resultaatbestemming ACTIVA 31 december december 2007 VASTE ACTIVA Materiële vaste activa - Vaste inrichting Inventaris Apparatuur totaal vaste activa VLOTTENDE ACTIVA Voorraden Vorderingen - Debiteuren Verbonden partijen Belastingen en premies Overige BALANS PER 31 DECEMBER 2008 (in euro's) - voor resultaatbestemming PASSIVA 31 december december 2007 EIGEN VERMOGEN - Aandelenkapitaal Algemene reserve Onverdeeld resultaat totaal eigen vermogen Langlopende Schulden - Lening Student Union totaal langlopende schulden Kortlopende Schulden - Crediteuren Belastigen en premies Nog te betalen kosten totaal kortlopende schulden Liquide Middelen - Banken Kassen totaal vlottende activa TOTAAL ACTIVA TOTAAL PASSIVA Jaarverslag 2008 STUDENT UNION

92 balans 1 Toelichting op de Activa Vaste activa Vaste inrichting: Deze post is verder gedaald door afschrijvingen. Evenals het jaar 2007 zijn geen nieuwe aanschaffingen gedaan. Inventaris: Deze post is verder gedaald door afschrijvingen. Evenals het jaar 2007 zijn geen nieuwe aanschaffingen gedaan. Apparatuur: Deze post is verder gedaald door afschrijvingen. Evenals het jaar 2007 zijn geen nieuwe aanschaffingen gedaan. Vlottende activa Voorraden: In 2007 is gestart met een strak voorraadbeheer. Deze lijn is doorgezet in Met name in de UnionBar is echter door tegenvallende omzet veel bederf geweest. Voor 2009 zal het assortiment opnieuw worden vastgesteld waardoor dit hopelijk wordt teruggedrongen. In het Atrium zijn voor de evenementen kleine voorraden aangelegd. Vorderingen Debiteuren: De post debiteuren is helaas weer toegenomen Verbonden partijen: Dit betreft de rekening courant verhouding met de Universiteit Twente. Liquide middelen Bank: Dit is het bedrag wat op de bank stond per 31 december Kassen: Voor de UnionBar en UnionShop zijn kassen aanwezig met een totaalwaarde van 850,-. Toelichting op de Passiva Eigen vermogen Aandelenkapitaal: Dit betreft de waarde van het aandelenkapitaal dat is uitgegeven aan de Stichting Student Union Universiteit Twente. De stichting bezit 100% van de aandelen in SUE BV. Algemene reserve: Dit betreft het cumulatieve resultaat per 31 december Onverdeeld resultaat: Het jaar 2008 heeft een negatief resultaat opgeleverd van ,-. In de volgende paragraaf (de resultatenrekening) zal hier op in worden gegaan. Langlopende Schulden Om de investeringen in de inrichting van de UnionBar, het Atrium en de UnionShop, alsmede de aankoop van voorraden te kunnen bekostigen, is een langlopende lening bij de Stichting Student Union afgesloten tegen een rentepercentage van 4,5%. Kortlopende Schulden Crediteuren: Evenals de post debiteuren blijken de crediteuren een continue een groot aandachtspunt. Helaas is de post in vergelijking met vorig jaar toch weer opgelopen. Belasting en premies: Deze post staat aan de activa zijde doordat SUE BV gelden ontvangt van de Stichting Student Union. Nog te betalen kosten: Dit betreft diverse posten, waarvoor nog geen facturen zijn ontvangen, maar die wel zijn opgenomen in de rapportage. Deze post is met name hoog doordat de lonen en salarissen van december nog niet zijn betaald. Daarnaast betreft dit de munten die nog in omloop zijn van het jaar STUDENT UNION Jaarverslag

93 2 resultatenrekening De resultatenrekening en begroting van de Student Union Enterprises B.V. over het jaar 2008 gespiegeld aan het resultaat van het jaar 2007 ziet er als volgt uit: Student Union Enterprises B.V. te Enschede WINST- EN VERLIESREKENING over 2008 (in euro's) Baten: Gefactureerde omzet food af: Kostprijs van de omzet food Netto omzet resultaat food Handlingsfee verkoop collegedictaten Gefactureerde omzet non-food af: Kostprijs van de omzet non-food Netto omzet resultaat non-food Exploitatie-subsidie Totaal netto omzet resultaat Lasten: Personeels lasten - ingehuurd Afschrijvingen Huisvestingslasten Algemene kosten Totale kosten Resultaat uit gewone bedrijfsuitoefening Financiële baten en lasten Netto Resultaat Jaarverslag 2008 STUDENT UNION

94 resultatenrekening 2 Toelichting SUE BV heeft over het jaar 2008 een negatief resultaat geboekt van ,-. De oorzaak hiervan wordt hieronder beknopt toegelicht en verder uitgespitst bij de verschillende kostenplaatsen. Baten De omzet is in 2008 afgenomen. Met name bij de UnionBar is er sprake van een tegenvallende verkoop. Daarbij zijn de inkoopprijzen gestegen. Door het doel van de UnionBar om tegen een lage prijs verse producten aan te bieden is een hoge winstmarge uitgesloten. Het aantal (afstudeer)borrels is ten opzichte van 2007 licht gedaald. Bij de dictaatverkoop, een belangrijke pijler van de UnionShop is de dalende lijn in de verkoop doorgezet. In het Atrium zijn weinig eigen evenementen geweest. Dit was een bewuste keuze, echter dit brengt ook met zich mee dat er geen winst is gemaakt. Zoals bekend zijn de vaste lasten in het Atrium hoog. Lasten Door het verminderde aantal activiteiten zijn de personeelslasten gedaald. Ook de huisvestingslasten zijn gedaald, dit heeft o.a. te maken met een verschuiving van de ruimtes naar andere gebruikers in de Bastille. Conclusie Het verlies is groter geworden, hiervoor zijn een aantal oorzaken aan te wijzen. Een verminderd aantal evenementen in het Atrium en een tegenvallende omzet in de UnionBar. Daarnaast is de dictaatverkoop verder teruggelopen. Communicatie en de bekendheid van de mogelijkheden van de onderdelen van SUE b.v. blijken van grote waarde De doelstelling van SUE b.v. nl. budgetneutraal draaien is wel nagestreefd door de kosten verder terug te dringen. STUDENT UNION Jaarverslag

95 3 Gespecificeerde resultatenrekening Onderdeel 'algemeen' Student Union Enterprises B.V. te Enschede Toelichting op de Winst- en Verliesrekening over 2008 Algemeen Baten Exploitatie-subsidies exploitatie-subsidie huur Atrium exploitatie-subsidie personele lasten Totaal netto resultaat Jaarverslag 2008 STUDENT UNION