GIDS VOOR DE MANDATARIS

Transcriptie

1 GIDS VOOR DE MANDATARIS Ed v.1 FOUT! GEBRUIK HET TABBLAD START OM HEADING 1 TOE TE PASSEN OP DE TEKST DIE U HIER WILT WEERGEVEN. 1

2 Inhoud LOKO voor beginners... 7 LOKO is de Leuvense Overkoepelende KringOrganisatie... 7 Waarom doen we dit?... 7 Wie zit er in LOKO?... 7 LOKO bestaat uit een aantal afdelingen... 8 Vertegenwoordiging... 8 Activiteiten... 8 Diensten en ondersteuning... 8 Wie te contacteren?... 9 Wie heb je wanneer en waar voor nodig?... 9 Telefoonnummers... 9 Adressen... 9 Bureau Betalen en incasseren Kopieën...12 Onkostennota s...12 Facturen...12 Je bent nieuw en je wilt wat? Wachtwoorden en logins...13 Een trui...13 Een LOKO adres...14 Gmail...14 Hotmail...14 Andere programma s/ providers...14 Iets organiseren?...15 Drank...15 Structuur van LOKO Raad van Bestuur...16 Dagelijks bestuur...16 Bureau...16 Afdelingen...16 Interne diensten...17 Pijlers...17 Algemene Vergadering...18 Satelietorganen...18 Studentenorganisaties Kringen...20 Overkoepelende organisaties...20 Studentenraden Studentenraad KU Leuven (StuRa KU Leuven)...20 Studentenraad Associatie Leuven (StAL)...20 Vlaamse Vereniging van Studenten (VVS)...20 European Students Union (ESU)...21 De studenteninspecteur

3 Sociale vertegenwoordiging Studentenvoorzieningen...24 Acco...24 Alma...24 Velo & mobiliteit...25 Diversiteit...25 Duurzaamheid...25 Cultuur KUnST vzw...25 Commissie Cultuur...25 RvB STUK...26 Sport Raad van Bestuur Universitair Sportcentrum...26 Commissie Sport...26 Internationaal Hedendaagse sociale thema s Besparingen...27 MindMates...27 Studentengezondheidscentrum...28 Huisvesting...28 Duurzaamheid...28 Mobiliteit en Velo...28 ACCO...29 E-learning en Sofia...29 Heropleving van de coöperatieve gedachte...29 Alma...29 Besparingen en prijsstijgingen?...29 Alma: meer dan ooit beleving...30 Investeringen...30 Strategisch plan voor een nieuw tijdperk...30 Studenten en vrijwilligerswerk...30 Mandataris zijn bij LOKO Het bureau als platform...32 Communicatie...32 Achterban...32 Jouw taken...32 Representatie in jouw vergadering...33 Actief teamlid...34 Kalender...36 Vergaderdata september: LOKO midweek september: International Party oktober: 24 urenloop maart: Beiaardcantus mei: Studentencongres...37 En wat nog?...37 Een nota schrijven Waarom een nota?

4 Welke soorten nota s zijn er?...39 Welk proces moet een nota doorlopen?...39 Hoe structureer je een nota best?...40 Lay-out...40 Vergadertips pijlers...41 Motiveren van vrijwilligers tips...43 Feedback...45 Over plakken Posters plakken...47 Plakroute...47 Plakregels...48 Sancties

5 Welkom, nieuwe medewerker! Met deze gids willen we je graag snel wegwijs maken in de werking van LOKO. Omdat LOKO een organisatie in volle beweging is, wordt deze gids periodiek aangepast. Zo zullen we volgend jaar moeten kijken hoe de vernieuwde structuur op zijn pootjes zal terecht komen, zal relevante info uit het jaarverslag toegevoegd worden en komen er ook contactgegevens in van onze medewerkers. Op de LOKO midweek (5-9 september 2016, zeker komen!) verschijnt de tweede versie van , waarin alles waar nu nog geen duidelijkheid over bestaat, verduidelijkt zal worden. Volledig op de hoogte zijn van alles wat relevant kan zijn, daar kruipt heel wat tijd in. Met deze gids willen we een eerste start geven. Aangevuld met de informatie die je hopelijk van je voorganger hebt meegekregen, de overige vormingsdocumenten die je op onze website kunt terugvinden (loko.be/vorming en loko.be/kennisdatabank), zal je hopelijk helemaal klaar zijn voor je mandaat. Wij wensen je alvast het allerbeste. Heb je nog vragen over de werking van LOKO? Aarzel dan niet om contact op te nemen met de nieuwe ondervoorzitter ondersteuning en diensten of met de stafmedewerker vorming via 5

6 Inleidende info HOOFDSTUK 1 6

7 LOKO voor beginners LOKO is de Leuvense Overkoepelende KringOrganisatie LOKO vertegenwoordigt de Leuvense studenten aan de instellingen voor hoger onderwijs en bij de stad en politie. Ze doet dat door de kringen die eigenlijk ook de deelstudentenraden van hun opleidingen zijn samen te brengen, en zo beslissingen en standpunten in te nemen. LOKO is zodanig de koepel van de Leuvense studentenkringen. LOKO doet in eerste instantie aan vertegenwoordiging, en is daarin bevoegd voor zaken op vlak van studentenvoorzieningen, zoals huisvesting, voeding, mobiliteit, diversiteit, etc. binnen Leuven. Daarnaast hebben we bevoegdheden op vlak van culturele, sportieve en internationale materie. Naast die vertegenwoordiging bieden we diensten en ondersteuning aan, aan kringen, vrije verenigingen aangesloten bij LOKO, en in sommige gevallen ook individuele studenten. Die diensten en ondersteuning omvatten vorming, uitleenbaar materiaal, verhuur van vergaderzalen en een fuifzaal, subsidies en nog heel wat meer. Waarom doen we dit? LOKO wil de levenskwaliteit van studenten in Leuven beschermen en waar mogelijk verbeteren. Dit doen we omdat we het belangrijk vinden dat de stem van de student gehoord wordt. Een individuele student durft immers nogal eens verloren te gaan in het grotere plaatje. Wij proberen die student(en) toch nog een stem te geven. We geloven ook dat studeren, vormen en bijleren de zaken die je in je studentenperiode grotendeels doet meer is dan wat je uit je boeken leert. We willen dus zoveel mogelijk studenten aanzetten om hun armen ook eens uit te mouwen te steken en hun ondernemingsdrang aan te moedigen. Met de ervaring van onze ploeg, waarin vaak heel wat oudgedienden van andere organisaties, zoals kringen, in zetelen, willen we ook de studentenwerking blijvend verbeteren. Wie zit er in LOKO? Leden: De Leuvense kringen, vertegenwoordigd door hun presides en andere kringvertegenwoordigers, zijn de leden van onze Algemene Vergadering (het hoogste beslissingsorgaan van LOKO) en nemen alle standpunten in. Bestuurders: Het dagelijks bestuur, verkozen op de AV, zorgt voor de dagdagelijkse bestuurlijke beslissingen. De Raad van Bestuur zorgt voor advies, financiële zaken en meerjarenplannen. Vertegenwoordigers: Mandatarissen voor alle officiële vergaderingen worden verkozen op de AV. Stafmedewerkers: Nemen praktisch werk voor hun rekening en zullen nooit aan vertegenwoordigingswerk doen. Ze kunnen wel de coördinatoren of mandatarissen inhoudelijk en praktisch ondersteunen. 7

8 Vrijwilligers: Binnen bepaalde afdelingen zijn er losse medewerkers die zich mee inzetten voor de inhoudelijke of praktische werking. Indien zij verantwoordelijkheid krijgen over een bepaald project of over een deelaspect van de werking, worden ze projectmedewerkers genoemd. LOKO bestaat uit een aantal afdelingen Deze afdelingen nemen een specifiek interessedomein van de werking op zich. De afdelingen zijn LOKO Sociaal, LOKO Cultuur, LOKO International, LOKO Sport en LOKO Centraal. Daarnaast hebben we nog een aantal interne diensten, namelijk de dienst communicatie, de dienst financiën en de centrale diensten. Als ietwat onafhankelijkere onderdelen hebben we ook nog Veto en Fuifzaal Albatros. De meeste afdelingen bestaan uit een (deel)bureau, met daarin alle LOKO medewerkers, en een werkvergadering, die bestaat uit het (deel)bureau, aangevuld met kringvertegenwoordigers. De werking van heel LOKO steunt op drie pijlers: vertegenwoordiging, activiteiten en diensten en ondersteuning. Vertegenwoordiging Sociaal: Diversiteit, Studentenvoorzieningen, Mobiliteit, Fakbaroverleg, Stadsoverleg Cultuur: STUK, Cultuurcommissie, Cultuurplatform Sport: Sportraad, RvB Sportcentrum Internationaal: Vertegenwoordiging op stadsniveau; en heel nauwe samenwerking met de internationale poot van de Studentenraad KU Leuven Extern: StuRa, VVS Activiteiten Sociaal: Participation/DiverCity, fietslichtenactie, sociaal congres, lezingen... Cultuur: Groot Dictee der Leuvense Studenten, Ithaka, Interfacultair Theaterfestival... Sport: 24 urenloop, studentenmarathon Internationaal: Oriëntation Days, International Party, Think Abroad Month, The Voice international student magazine Communicatie: Studentenwelkom, wervingscampagne Activiteiten: LOKOmotion, beiaardcantus, Plan Sjarels Vorming: Studentencongres, vormingsavonden Veto: onafhankelijke studentenpers Diensten en ondersteuning Vorming, uitleendienst, lokalen en tuin, albatros, subsidies 8

9 Wie te contacteren? Wie heb je wanneer en waar voor nodig? Eerste aanspreekpunt voor algemene vragen. Deze mailbox wordt alleen gebruikt tijdens de kantooruren op weekdagen. Je hebt een vraag die specifiek betrekking heeft op de afdeling sociaal? Dan mail je naar sociaal. Je hebt een vraag over ons vormingsaanbod, het studentencongres of over de werking van LOKO, dan contacteer je vorming. Wanneer je een specifieke vraag hebt over deze afdelingen. Je coördinator: Wanneer het over beleid gaat, contacteer je best de betreffende coördinator. Telefoonnummers LOKO Centraal: LOKO Sport: LOKO Cultuur: LOKO International: 016/ Veto: Adressen LOKO Centraal s-meiersstraat Leuven LOKO Sport Gebouw De Nayer, Universitair Sportcentrum Tervuursevest Heverlee LOKO International Pangaea, intercultural meeting centre Andreas Vesaliusstraat Leuven LOKO Cultuur (Indien niet aanwezig op LOKO Centraal) STUK Naamsestraat 96, 6 e verdieping 3000 Leuven 9

10

11 Bureau Aan het begin van academiejaar komt hier een lijst met contactgegevens. Op dit moment (tot september 2016) kan je het bureau contacteren via 11

12 Betalen en incasseren Kopieën Je kan zowel kopieën voor je mandaat, als kopieën voor persoonlijk gebruik maken op LOKO. Kopieën voor je mandaat zijn altijd gratis. Dit kan gaan over verslagen, werkdocumenten, tot enquêtes. Persoonlijke kopieën zijn niet gratis. Het tarief daarvan hangt aan het prikbord naast de kopieermachine. Je betaalt ofwel onmiddellijk aan de stafmedewerker centraal, of schrijft op het papier dat daar omhoog hangt hoeveel kopieën je genomen hebt. Je krijgt dan een herinnering tot betaling. Onkostennota s Heb je een bepaalde kost moeten maken voor je functie? Een receptie voorschieten? Met een belangrijk persoon op restaurant gaan (opgelet: dat wordt niet altijd terugbetaald, altijd eerst navragen)? Ergens anders zaken laten afdrukken en zelf betaald? Dan kan je een onkostennota invullen. Die liggen in het bakje van financiën, in de Flex (tegenover waar de stafmedewerkers zitten). Dit vul je naar waarheid in en je voegt de bewijsstukken toe. Zonder bewijsstukken krijg je je geld niet terug! Ga hier dus zorgvuldig mee om. Je kan ook altijd eens horen bij je coördinator, of die dat geld rechtstreeks uit de kassa van de afdeling kan betalen. Zo moet je niet voorschieten met je eigen geld. Wil je vervoersonkosten terugkrijgen? Voeg dan een plannetje van Google Maps toe, om aan te tonen dat je de kortst mogelijke weg of meest efficiënte manier van reizen hebt gebruikt. Heb je nog een halve Go-Pass over? Meldt dit dan aan de stafmedewerker financiën of centraal. LOKO zal deze waarschijnlijk volledig overnemen. Facturen Bij bepaalde bestellingen dien je een factuur te laten opmaken. Denk dan bijvoorbeeld aan drukwerk bij een drukkerij, maar ook grotere aankopen in het algemeen. Volgende gegevens dien je hiervoor door te geven: Dido vzw s-meiersstraat Leuven Ondernemingsnummer (niet verplicht):

13 Je bent nieuw en je wilt wat? Wachtwoorden en logins Binnen LOKO zijn er een aantal wachtwoorden, codes en logins waar je overal mee aan kunt. De belangrijkste is je code voor de deuren. Die krijg je per mail aan, van zodra je verkozen bent. Met deze code kan je s nachts de voordeur openen, en de deuren van o.m. de Flex (de centrale bureau-ruimte), de salon, de keuken (niet iedereen heeft hier toegang toe, dus mogelijk werkt je code daar niet). Je geeft die code in, in dat bakje dat naast de meeste deuren hangt. Eerst druk je op OK, en dan tik je je code in. Tegen de voordeur moet je dan gewoon duwen, bij de andere deuren draai je de draaiklink open. Heb je nog geen code ontvangen of ben je ze vergeten? Contacteer loko@loko.be. Op de LOKO-website ( bevinden zich een aantal documenten specifiek voor LOKO mandatarissen (vb. op de kennisdatabank). Om daaraan te kunnen, dien je jezelf te registreren (via loko.be/backstage). Je kan hier je eigen gebruikersnaam en wachtwoord kiezen. Van zodra je account is goedgekeurd, kan je dan ook overal aan. Om je account goed te laten keuren, stuur je een mailtje, na het registreren, naar webmaster@loko.be. Ook om nieuwe zaken op de website te zetten heb je een account nodig. Daarvoor voer je dezelfde stappen uit. De kringfiches (met contactgegevens van de Leuvense studentenvertegenwoordigers) bevinden zich op een aparte website. Daar geraak je aan door te surfen naar accounts.loko.be. Daar moet je je apart registreren. Om het jezelf makkelijk te maken, kan je best dezelfde inlog-gegevens gebruiken. Ook hier moet je dan toegang achteraf voor aanvragen; dit bij loko@loko.be. Interne server: documenten kan je opslaan op onze SeaFile-server. Die bereik je via de url loko.be:8000 of door de SeaFile applicatie te downloaden (seafile.com/en/download). Met die applicatie kan je de bestaande mappen volledig downloaden en laten synchroniseren met je eigen computer of met één van de LOKO Computers. Dat werkt verder hetzelfde als Dropbox. Probeer het gebruik van persoonlijke of gedeelde Dropbox-accounts, Google Drives te vermijden. Zo geraken we immers vaak op het einde van het jaar belangrijke documenten kwijt! Een account voor deze SeaFile krijg je ook van de staf centraal (loko@loko.be). Vraag best toegang aan voor de kringfiches en de interne server op hetzelfde moment, bij loko@loko.be. Deze twee systemen zijn aan elkaar gelinkt, en zo vermijd je dubbel werk bij onze administratie. Voor meer technische info, check handleidingen.loko.be. Wacht hier ook niet mee tot je het nodig hebt, want de kans bestaat dat er dan net niemand aanwezig is om je die toegang te bezorgen. Een trui Een aantal keer per academiejaar worden er bestellingen gedaan voor LOKO pulls. Dit zijn truien waar vanvoor je naam en functie opstaat, en vanachter het LOKO logo. Ze zijn echt heel mooi en kosten niet erg veel geld. Je kan altijd de dienst communicatie (communicatie@loko.be) contacteren om te horen of je er nog één kan bestellen. 13

14 Een LOKO adres Je krijgt automatisch een adres toegewezen van zodra je begint bij LOKO. Ontvangen daarvan gebeurt vanzelf, die mails worden immers doorgestuurd naar je eigen adres. Het kan echter ook leuk en handig zijn, om met dat adres ook mails te verzenden. Dit doe je zo. Gmail De instellingen van Gmail zijn onlangs gewijzigd, waardoor Gmail niet meer automatisch toelaat om externe adressen te gebruiken. We hebben hier een omweggetje om het te doen werken. Het issue is dat google zijn SMTP server niet meer openzet voor mensen met een extern adres. Je hebt dus een bedrijf nodig dat je toestaat zijn SMTP servers te gebruiken, een bedrijf als de...ku Leuven! Hoe pak je dit dan verder aan? Voeg bij accounts (in gmail-instellingen: je toe en kies Beschouwen als een alias. Bij de volgende stap vraagt hij om een SMTP server. Voeg in: SMTP: smtp.kuleuven.be Port: 465 login: je studenten-id wachtwoord: je KU Leuven wachtwoord vink SSL aan Klik dan op account toevoegen. Nu zou je bij het opstellen van een binnen gmail moeten kunnen kiezen vanaf welk adres je een mail wilt versturen. Hotmail Klik op het tandwiel-icoontje rechtsboven en kies Meer instellingen. Kies daar E- mail verzenden/ontvangen van andere accounts. Bij Je kunt berichten vanaf deze accounts verzenden, klik je op Een account toevoegen als verzendadres (helemaal onderaan). Vul adres in, in het formulier, en volg de stappen om het e- mailadres te bevestigen. Ook hier kan je nu bij het opstellen van een nieuwe mail, kiezen vanaf welk adres je die wilt verzenden. Linksboven bij je verzendadres, zou nu ook een drop down menu moeten zijn. Andere programma s/ providers Gebruik je een ander programma of provider? Hier hebben we geen informatie over. Dokter je het echter zelf uit, laat dan iets weten, en dan voegen we dit toe aan dit lijstje. 14

15 Iets organiseren? Als je een activiteit moet organiseren, zijn er een aantal zaken waar LOKO zelf bij kan helpen. Voor de details verwijzen we je graag door naar de folder Activiteiten organiseren in Leuven die je op het bureau van LOKO op s-meiers 5 kan krijgen. Één ding dat we je nu al willen meegeven is dat je gratis materiaal kan gebruiken van onze uitleendienst: beamers, schermen, cantuskannen, stewardvesten etc. op s-meiers 5, groot materiaal en elektrische toebehoren vind je dan weer op het kantoor van LOKO Sport. Drank Op LOKO hebben we enkele leuke extraatjes: zo wordt er drank voorzien na elke vergadering en kan je ook drank gebruiken voor teambuildings. Dit wordt steeds overzien door een coördinator. Deze drank mag genomen worden uit het Scorpio-kot. Als je dit doet, dien je steeds op het blad aan de deur van het Scorpio-kot op te schrijven wat je genomen hebt en waarvoor. Doe je dit niet, dan wordt dit aanzien als diefstal! Niet vergeten, dus. Neem zeker ook niet meer drank dat wat er begroot is voor de activiteit, teambuilding of vergadering. Bij twijfel: keer je tot je coördinator of de algemeen beheerder. 15

16 Structuur van LOKO Je kan LOKO op verschillende manier opdelen. Je kan dit doen aan de hand van haar afdelingen of aan de hand van haar beslissingsorganen. Raad van Bestuur De Raad van Bestuur (RvB) van LOKO fungeert zoals een RvB in andere grote organisaties. Zij bestaat voor de helft uit leden van het huidige dagelijks bestuur van LOKO en voor de helft uit oudgedienden van LOKO. Zij volgt de financiële en materiële lange-termijndossiers van LOKO op, zoals bijvoorbeeld de investeringen in het huis van LOKO. Ook doet zij de eerste controle van de begroting en de exploitatie van LOKO. In die hoedanigheid volgt zij ook de werking op van satellietorganen als SSF, LOKO Alumni, Andre en de PCC. De Raad van Bestuur heeft niets te zeggen over het inhoudelijke beleid van LOKO. Dagelijks bestuur Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter, ondervoorzitters en financieel beheerder. Het dagelijks bestuur vergadert op regelmatige basis en is bevoegd voor de financiële en organisatorische werking van LOKO. Bureau Alle dagelijkse medewerkers van LOKO vormen samen het bureau. Zij worden bureauleden genoemd. Het gaat om alle medewerkers die verkozen zijn: alle leden van het dagelijks bestuur, mandatarissen en alle vaste vrijwilligers van de afdelingen en diensten. Daarnaast behoren ook de stafmedewerkers tot de dagelijkse medewerkers. De bureauleden vergaderen samen op het Algemeen Bureau (AB). Dit vindt tweewekelijks plaats op de maandagavond voor de week van de WV studentenbeleid. Het AB bereidt de AV en WV voor. De verschillende afdelingen geven er een update van hun werking. Het AB overloopt de dossiers die aan bod moeten komen op de AV of WV en zorgt ervoor dat ze klaar zijn om op de AV of WV te verschijnen. Een AB is niet compleet zonder teambuilding achteraf! Afdelingen LOKO bestaat uit verschillende afdelingen. De afdelingen zijn verantwoordelijk voor een bepaald domein van de werking van LOKO. De verschillende afdelingen zijn: Sociaal, Internationaal, Cultuur, Sport, Activiteiten en Veto. De afdelingen houden zich enerzijds bezig met vertegenwoordiging (voornamelijk LOKO Sociaal) en anderzijds met het organiseren van activiteiten (voornamelijk de andere afdelingen). De afdeling Sociaal houdt zich bezig met de studentenvertegenwoordiging binnen de Leuvense studentenvoorzieningen en bij de stad. Internationaal, Cultuur en Sport organiseren internationale/internationaliserende, culturele en sportieve activiteiten. De afdeling Activiteiten organiseert grote evenementen zoals LOKOmotion en de beiaardcantus. Veto geeft uiteraard het gelijknamige studentenblad uit. 16

17 Alle afdelingen (uitgezonderd Veto) bestaan uit de volgende geledingen: Coördinator: Staat aan het hoofd van de afdeling. Deelbureau (DB): De bureauleden (mandatarissen en vaste vrijwilligers) van de afdeling in kwestie. Alle bureauleden behoren tot een bepaald deelbureau. Stafmedewerkers: Dit zijn (meestal halftijds) betaalde werkkrachten die de werking van LOKO ondersteunen. Zij worden niet verkozen, zij hoeven zelfs geen student te zijn, maar zij worden aangenomen en aangestuurd door de CoCo. Zij hebben dan ook eerder een uitvoerende dan een inhoudelijke taak. Werkvergadering (WV): De vergadering met de verantwoordelijken van de kringen van het domein van de afdeling (sport-, internationaal- cultuurverantwoordelijken ) en het deelbureau van die afdeling. De WV stippelt het beleid van de betreffende afdeling uit. Gezien de WV van sport, cultuur, internationaal en activiteiten, voornamelijk het organiseren en evalueren van activiteiten omvat, maar niet uitsluitend; en de WV van Sociaal voornamelijk het studentenbeleid uitwerkt, maar niet alles hierrond; is er sinds academiejaar een nieuwe WV structuur uitgestippeld. De WV s van sport, cultuur, internationaal en activiteiten zullen het enkel nog hebben over activiteiten; de nieuwe WV studentenbeleid zal alle beleidsmaterie behandelen, en niet over activiteiten spreken. De WV sociaal wordt hier dus volledig in ondergebracht, samen met de vertegenwoordigings-onderdelen van de andere WV s. Interne diensten De diensten lijken op de afdelingen. Zij hebben echter geen eigen werkdomein, maar ondersteunen de werking van de afdelingen. LOKO heeft twee centrale diensten : communicatie (bevoegd voor website, sociale media, werving ) en algemeen beheer (bevoegd voor het financiële en logistieke). Zij hebben dezelfde structuur als de afdelingen, al beschikken zij niet altijd over een WV. Deze diensten mogen niet verward worden met de dienstverlening van LOKO zelf (zoals de uitleendienst, de Albatros, de subsidies, etc.). Pijlers De verschillende takken van de afdelingen en diensten worden bovendien ondergebracht in de drie pijlers van LOKO. Dat zijn onze drie kerntaken. Zo heb je de pijler vertegenwoordiging, met aan het hoofd de LOKO voorzitter, die het geheel van alle vertegenwoordiging van de afdelingen samenbrengt; de pijler activiteiten, aangestuurd door de ondervoorzitter activiteiten; en de pijler ondersteuning en diensten, die beheerd wordt door de ondervoorzitter ondersteuning en diensten. Vanaf academiejaar bestaat er een licht gewijzigde bestuursstructuur bij LOKO. Dat wil zeggen dat de coördinator van bepaalde afdelingen ook verantwoording zal moeten afleggen bij de voorzitter of één van de ondervoorzitters. Om te zien hoe de nieuwe vergaderstructuur precies in elkaar zal zitten, zullen we eerst een paar experimenten moeten uitproberen. Je kan hem alvast eens bekijken aan de hand van bijgevoegd schema. 17

18 Algemene Vergadering De Algemene Vergadering (AV) is het hoogste beslissingsorgaan van LOKO. Als het bureau de regering is van LOKO, die de besluiten van de AV voorbereidt en uitvoert, dan is de AV het parlement van LOKO. De AV keurt beleidsplannen goed, keurt de begroting en wijzigingen eraan goed, verkiest het bestuur en de mandatarissen van LOKO en evalueert de werking van LOKO. In de AV zitten de vertegenwoordigers van alle Leuvense studentenkringen, zowel van de hogescholen als van de universiteit. Ook het bureau van LOKO maakt deel uit van de AV. Het zijn echter de kringen die het laatste woord hebben op de AV. Zij vertegenwoordigen immers de studenten van alle verschillende opleidingen. Enkel de kringvertegenwoordigers hebben dan ook stemrecht. De stemverdeling is gebaseerd op de studentenaantallen. Hierbij kan elke persoon maar één stem uitbrengen. Als je vertegenwoordigd wil worden, moet je dus ook aanwezig zijn. De AV vindt 6 keer per jaar plaats op vrijdagavond. De voorzitter zit de AV voor. Aangezien het een heel grote vergadering is en er vaak veel op de agenda staat, kan deze vergadering behoorlijk lang duren. Gelukkig is er achteraf doorgaans een afterparty in een Leuvense fakbar. Satelietorganen In functie van LOKO bestaan er twee vzw's en een cvba [coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid]. Democratiserende Initiatieven Degelijk Ondersteunen (DIDO) vzw organiseert de activiteiten van LOKO. De AV van DIDO is dezelfde als die van LOKO, de RvB van DIDO bestaat uit de leden van de LOKO RvB. Alle Noden door Recreatie Elimineren (ANDRE) vzw beheert fuifzaal Albatros. De RvB en de AV bestaan uit leden van LOKO, aangevuld met enkele experts ('ouwe zakken'). Alfaset cvba is bevoegd voor de reclamewerving van Veto en The Voice. Deze laatste wordt mee door LOKO samengesteld. 18

19

20 Studentenorganisaties Studentenorganisaties bestaan in vele vormen en organisatiestructuren en vaak hebben ze andere doelen. Een overzicht. Kringen Een faculteitskring is een vereniging van studenten die dezelfde studie volgen aan een universiteit of hogeschool. De benaming is wat misleidend omdat er soms meerdere faculteitskringen kunnen bestaan aan één faculteit. Soms worden meerdere kringen aan een faculteit verenigd in een overkoepelende organisatie. De meeste faculteitskringen organiseren niet alleen ontspannende activiteiten, maar ook een cursusdienst of zij vertegenwoordigen hun studenten in allerhande facultaire advies- en beleidsorganen. Hogeschoolkringen echter doen meestal niet aan vertegenwoordiging. Dit wordt vaak opgevangen door departementale studentenraden en een overkoepelende studentenraad. Overkoepelende organisaties Er zijn enkele overkoepelende kringorganisaties. Zo heb je bijvoorbeeld OKeR, de Overkoepelende Kringraad van de KHLeuven. Zij overkoepelt de kringen van de UC Leuven-Limburg. Binnen faculteiten zijn er ook overkoepelende organisaties. Zo bestaan bijvoorbeeld Scientica (faculteit Wetenschappen) of Koco Letteren (Faculteit Letteren). Deze houden zich enkel bezig met praktische en organisatorische zaken. Voor de faculteitsbrede vertegenwoordiging hebben zij andere organen. Studentenraden Studentenraad KU Leuven (StuRa KU Leuven) De Studentenraad KU Leuven is de officiële studentenraad van de universiteit KU Leuven. Ze vertegenwoordigt alle studenten van de uitgebreidde KU Leuven, ongeacht of deze in Leuven, Brugge, Diepenbeek, etc studeren. Als studentenraad van de KU Leuven zijn het vooral de mandaten met betrekking tot onderwijsvertegenwoordiging die onder hun hoede vallen. Daarnaast houdt ze zich ook bezig met de vertegenwoordiging van de KU Leuvenstudenten op vlak van o.m. internationalisering, ICT en diversiteit. Studentenraad Associatie Leuven (StAL) De StAL overkoepelt de studentenraden van de hogescholen en de universiteit die deel uitmaken van de Associatie KU Leuven. Haar vertegenwoordigingswerk gebeurt op het niveau van de associatie. Vlaamse Vereniging van Studenten (VVS) 20

21 Vlaanderen telt heel wat instellingen voor hoger onderwijs. Elk van deze hogescholen of universiteiten hebben hun eigen studentenraad en kunnen zich op Vlaams niveau aansluiten bij de Vlaamse Vereniging van Studenten. Afhankelijk van hun grootte krijgen deze studentenraden een aantal stemmen in de Algemene Vergadering die tijdens het academiejaar minstens maandelijks samenkomt. Vanuit de Algemene Vergadering (AV) wordt het dagelijks bestuur (RvB) verkozen, dat zich op haar beurt laat bijstaan door een aantal stafmedewerkers. Verder wordt er jaarlijks ook minstens één congres georganiseerd. Dit is het hoogste orgaan van VVS. Op de hoogst productieve congresdag wordt er doorgaans over één thema gediscussieerd waarna er een standpunt wordt opgesteld. LOKO maakt als campusraad eigenlijk geen deel uit van VVS. In de praktijk werkt zij echter heel sterk samen met de Studentenraad KU Leuven om de sociale thema s waar LOKO toch nog een zwaargewicht in is op VVS te kunnen vertegenwoordigen. Op het moment van schrijven is Studentenraad KU Leuven zopas uit VVS gestapt. Hoe de Vlaamse vertegenwoordiging er volgend jaar precies uit zal zien is dus nog even koffiedikkijken. European Students Union (ESU) ESU is een koepelorganisatie van maar liefst 45 nationale studentenraden afkomstig van 38 landen. De nationale studentenraden die tot het ESU willen behoren moeten aan enkele criteria beantwoorden: ze moeten toegankelijk zijn voor alle studenten van hun respectievelijk land ongeacht politieke visies, religie, etniciteit, culturele oorsprong, seksuele oriëntatie of sociale afkomst. De nationale studentenraad moet daarenboven zelfbesturend, autonoom en representatief zij en moet werken via democratische principes. De ESU vertegenwoordigt ongeveer 11 miljoen studenten in Europa. ESU probeert nationale studentenraden samen te brengen, te informeren en te vormen. Aangezien er steeds meer beslissingen ivm onderwijs genomen worden op Europees niveau groeit de rol van ESU. De twee Belgische nationale studentenraden die in ESU zitten zijn VVS voor Nederlandstalige studenten en de Federation Etudiant Francophone (FEF) voor de Franstalige studenten. 21

22 De studenteninspecteur Jaarlijks strijken zo een studenten neer in Leuven. Elk jaar studeert gemiddeld één op vier af en komt er dus een nieuwe in de plaats. De nieuwe studenten treffen één voor één de nieuwe wereld aan. Ze genieten van deze nieuwe fase in hun leven waarin ze vaak voor het eerste de grote vrijheid leren kennen. Soms zien we dat studenten bij het uitoefenen van hun eigen vrijheid, onvoldoende rekening houden met de andere inwoners en voor overlast zorgen. Een politieoptreden dringt zich dan op. Speciaal voor alle studenten is er sinds enkele jaren een studenteninspecteur. Hij staat ter beschikking van de studenten in Leuven. Het doel van deze zeer laagdrempelige contacten is het samenwerken om als partners te werken aan een bruisend en veilig Leuven. De studenteninspecteur is in de eerste plaats een coördinator en een bemiddelaar. In dar verband probeert hij ook duidelijk te maken dat zeker niet elk geval van overlast en vandalisme aan studenten toe te schrijven is. Daarnaast is hij ook de drijvende kracht achter allerlei acties om de veiligheid en het welzijn van de studenten in het algemeen te verbeteren. Tenslotte is de studenteninspecteur ook een vertrouwenspersoon en een luisterend oor. Je kan de studenteninspecteur bereiken via: Via facebook: Studenteninspecteur Politie Leuven Spreekuur op LOKO: elke dinsdag tussen 12u en 14u De studenteninspecteur staat ook in voor het opvolgen van de overlastkalender. Daarin dien je alle activiteiten aan te geven die op één of andere manier voor overlast kunnen zorgen. Zie: link.loko.be/overlast 22

23 Vertegenwoordiging HOOFDSTUK 2 23

24 Sociale vertegenwoordiging LOKO zetelt in een aantal strategische en bestuursraden. Hieronder lees je dewelke. Studentenvoorzieningen Studentenvoorzieningen worden op twee niveaus beheerd. Op campusniveau (hier: Deelstuvoraad KU Leuven) en op universiteitsniveau (Overkoepelende of Decretale Stuvoraad). De Deelstuvoraad KU Leuven bestaat uit zes stemgerechtigde studentenvertegenwoordigers en zes stemgerechtigde leden van de KU Leuven. Deze zes KU Leuven vertegenwoordigers zijn normaal gezien leden van het ZAP ( proffen ). Indien enkele van die zes niet komen opdagen, wordt hun stem opgenomen door medewerkers van de dienst studentenvoorzieningen (de uitvoerders van het beleid). In de Deelstuvoraad wordt beslist wat er met de budgetten gebeurd voor de Leuvense studentenvoorzieningen. Die studentenvoorzieningen omvatten huisvesting (residenties), voeding (Alma), mobiliteit & duurzaamheid (Velo, duurzaamheid en mobiliteitsbeleid), sociale dienstverlening (jobdienst, juridische dienst, overkoepelende dienst studieadvies, sociale dienst die bevoegd is voor studiefinanciering), diversiteit (allochtone studenten, toegankelijkheid ), medische dienstverlening (studentengezondheids-centrum, studentenpsychologen...) en studentenwerking (LOKO). De Overkoepelende Stuvoraad houdt zich bezig met de toelages voor de verschillende Deelstuvoraden van alle campussen van de KU Leuven. Daar moeten de Deelstuvoraden hun begroting komen voorstellen. Hier zetelen tien studentenvertegenwoordigers en tien vertegenwoordigers van de KU Leuven in. Soms wordt nog de term RvS gebruikt voor alle stuvoraden samen. Dit is nog een overblijfsel uit het verleden, toen de stuvoraad Raad voor Studentenvoorzieningen genoemd werd. Acco Acco is een coöperatieve die goedkoop cursusmateriaal wil aanbieden. In de raad van bestuur zitten vijf studentenvertegenwoordigers. Hun verantwoordelijkheid is tweeledig: zij zijn enerzijds bestuurders van de coöperatieve en anderzijds en allereerst vertegenwoordigers van de studenten. Daarnaast moeten zij ook de band met de cursusdiensten van de kringen onderhouden. Alma LOKO heeft twee vertegenwoordigers binnen de raad van Bestuur van Alma. Als vertegenwoordigers binnen de raad van Bestuur kijken de studenten de resultaten na en proberen samen met de hele raad van Bestuur een studentvriendelijk beleid uit te stippelen. In het algemeen dienen we erover te waken dat Alma hun doelstellingen (goedkope, kwalitatieve maaltijden voor studenten) niet uit het oog verliest en alle takken in evenwicht zijn. 24

25 Aandachtspunten zijn de prijzen van de maaltijden, het aanbod (oa voor vegetariërs), maar ook bijvoorbeeld de rol van Alma 2 als fuifzaal. Velo & mobiliteit Een belangrijke partner inzake mobiliteit is Velo, een sociaal en ecologisch fietsproject waar Leuvense studenten, personeel van de KU Leuven en externe organisaties terecht kunnen voor het huren van een fiets. Daarnaast heeft Velo een fietsenherstelplaats waar studenten hun fiets kunnen (laten) herstellen. Samen met de stad Leuven werkt Velo actief mee aan het bevorderen van de verkeersveiligheid in de stad en fietsendiefstelpreventie. In de Raad van Bestuur van Velo zitten studentenvertegenwoordigers van LOKO. De mandataris mobiliteit houdt zich ook bezig met bredere mobiliteitsvraagstukken zoals het openbaar vervoer, de staat van de wegen, het fietsbeleid in Leuven, etc. Diversiteit De Leuvense studentenvertegenwoordigers diversiteit zetelen in enkele stadsoverleggen (toegankelijkheid, digitale toegankelijkheid,...) en houden zich bezig met het onder de aandacht brengen van de diversiteit binnen de Leuvense studentengemeenschap, met activiteiten als lezingen, Divercity en nieuwe initiatieven. Duurzaamheid Vanaf academiejaar heeft LOKO ook een mandataris duurzaamheid. Deze houdt zich bezig met de duurzaamheidsdoelstellingen van de stad (Leuven Klimaatneutraal), de Instellingen voor Hoger Onderwijs in Leuven en probeert de kringen en LOKO zelf te ondersteunen in het bereiken van een meer duurzame werking. Cultuur KUnST vzw In KUnST vzw zitten alle Leuvense cultuurinstanties samen. Daar hebben ze het over grote projecten zoals een nieuwe podiumkunstenzaal en overkoepelende kunstenfestivals. Voor 2016 stond dit bekend als het cultuurplatform. Commissie Cultuur De Commissie Cultuur is een cultuurraad van de KU Leuven. Daarin worden subsidies toegekend aan culturele projecten en wordt het cultuurbeleid van de KU Leuven besproken. Deze commissie bevat ook enkele deelraden, zoals de Commissie Actuele Kunsten en de Commissie Erfgoed. 25

26 RvB STUK Het STUK werd opgericht voor en door studenten, en ook nu nog zetelen twee studentenvertegenwoordigers in de Raad van Bestuur van het kunstencentrum. De Raad van Bestuur houdt zich niet bezig met de artistieke programmering, maar controleert de praktische werking van het STUK. Sport Raad van Bestuur Universitair Sportcentrum In deze raad worden de budgetten, investeringen en vernieuwingen van het Universitair Sportcentrum besproken. Commissie Sport In de Commissie Sport worden dossiers besproken zoals het anti-dopingbeleid van de KU Leuven en PortaAl (het expertisecentrum van de KU Leuven omtrent een gezonde levensstijl). De Commissie Sport geeft advies inzake het sportbeleid en de budgetbesteding aan de KU Leuven. Het is ook een forum voor sport en beweging, enerzijds ter realisatie van het beleidsplan inzake sport, anderzijds ter concretisering van de maatschappelijke rol van de KU Leuven binnen het sportdomein. Internationaal LOKO International houdt zich bezig met sociale en diversiteitszaken voor internationale studenten en een integrerende opdracht om Leuvense autochtone studenten ook in contact te brengen met internationale studenten. Dit doet zij vooral in overleg met de Cel Internationale Studenten van de KU Leuven en Pangaea, het interculturele ontmoetingscentrum. 26

27 Hedendaagse sociale thema s Besparingen Tijdens de zomer van werd het duidelijk dat het onderwijslandschap zou moeten besparen. Later werd ons ook duidelijk dat de Deelstuvoraad KU Leuven eveneens zou moeten inboeten. Die staat in voor de studentenvoorzieningen en is dus de sociale sector van de universiteit en hogescholen in Leuven. Vanuit de overheid werd beslist om 10 procent van alle werkingsmiddelen te schrappen. Ook het groeipad dat was ingesteld voor de KU Leuven en de UGent werd afgeschaft. Voor de werking van de Deelstuvoraad KU Leuven betekende dit een totale besparing van 8 percent of euro op de begroting van De KU Leuven besliste om de besparingen op de sociale sector te verzachten en van de besparingen centraal te dragen. Verder wordt de helft van de besparingen op Alma, Velo en LOKO opgevangen vanuit de reserves van studentenvoorzieningen. Daarenboven hebben we vanuit de studentenfractie gepleit om geen besparingen op Alma op te leggen, zodat ze hun prijzen niet opnieuw dienden te laten stijgen. Dit extra geld komt vanuit Living Campus een proefproject dat nu on hold staat. In kregen we plots het nieuws dat de Vlaamse Overheid een deel van haar besparingen op het Hoger Onderwijs zal terugschroeven. Er kwam dus plots terug geld vrij voor studentenvoorzieningen. Hoe dit geld ge(her)investeerd zal worden, ontdekken we samen met jullie. MindMates Vorig jaar ging het project rond peerhelping bij psychische problemen en suïcidepreventie van start. Vanuit de KU Leuven werd er een grootse campagne opgezet en ook LOKO hielp mee met de verspreiding van het project. Omdat we zowel aanwezig waren in de werkgroep als de stuurgroep van het project konden we snel input leveren. Naar volgende jaren toe willen ze het initiatief uitbreiden door meer activiteiten te organiseren zodat studenten uit hun sociaal isolement komen. Dit jaar werden enkele kleinschalige activiteiten georganiseerd maar bleef de werking voornamelijk gefocust op workshops voor studenten die een helpende functie voor andere studenten willen uitvoeren. Uit de studenten die deelnamen aan de workshops komen ook buddy s voort, een campagne- en een activiteitenteam. Na nog maar twee jaar te lopen, horen we toch enkel positieve commentaren over het MindMates-project. De workshops zitten steeds goed vol en iedereen is er uitermate enthousiast over. We kunnen dan ook alleen maar heel gelukkig zijn dat we onze steun konden geven aan dit project. Vanuit LOKO proberen we dit project dan ook nog steeds mee op te volgen, en onze steun te verlenen waar mogelijk. 27

28 Studentengezondheidscentrum In hebben we onze pijlen gericht op het studentengezondheidscentrum (SGC). Na enkele klachten over de werking op de psychotherapeutische afdeling gingen we verder op onderzoek. Als studenten vinden wij dat iedereen bij het SGC terecht moet kunnen voor zorg. Enkele twijfelachtige nieuwe maatregelen deden dan ook onze wenkbrauwen fronsen. Zo zouden enkel studenten nog hulp aangeboden krijgen van het SGC als hun psychische problemen voortkomen uit hun studies en zich ook nog niet hadden gemanifesteerd vooraleer ze aan de KU Leuven kwamen studeren. Gezien we van mening zijn dat zo goed als alle psychische problemen een weerslag kunnen hebben op de studies vonden we dit dan ook een enorm streng aanmeldingsbeleid. Ondertussen zijn we er al uit dat alle studenten terecht kunnen in het studentengezondheidscentrum, al is het vaak maar voor een kort traject. De discussie is alvast nog niet afgerond. Huisvesting In Leuven zitten we recent in de luxepositie dat er plots meer koten vrij zijn, dan dat er studenten op kot willen/zitten. De huizenmarkt ontspant dus, waardoor er weinig grote problemen opdagen. Natuurlijk zijn er de eeuwig lopende dossiers zoals de problemen met huisjesmelkers, het financieel beleid van de huisvestingsdienst (het zogenaamde Masterplan waarin onderhoudswerken en nieuwbouw voor de komende decennia in uitgetekend staan). Daarnaast is VVS bezig met enkele thema s zoals een vernieuwd huisvestingsdecreet en een manier om studenten stemrecht te geven in hun studentenstad. Dit houden we met LOKO van kortbij in de gaten. Duurzaamheid De voorbije twee jaren werden gekenmerkt door de opstart van de duurzaamheidsraad door vicerector Katlijn Malfliet. Hiermee stelt de KU Leuven een duurzame universiteit prioritair. Om dat voorbeeld te volgen hebben we bij LOKO ook een mandaat rond duurzaamheid gecreëerd. Doordat dit nog maar een erg jong mandaat is, zit er veel groeipotentieel in, maar waren er ook nog wat kinderziektes. Alle goede ideeën ten spijt, is er rond duurzaamheid momenteel nog maar weinig op til. Mobiliteit en Velo Ook dit jaar keken we verder toe op de besteding van de buspasmiddelen: dat is het geld waarvan beloofd werd dat het opnieuw in studentenmobiliteit geïnvesteerd zou worden, toen besloten werd om de buspas voor Leuvense studenten niet langer gratis aan te bieden. De Lev-fietsen die vorig jaar van start gingen, waarmee Velo de kwaliteit van het Leuvense fietsenaanbod wou opkrikken, werden niet gesmaakt door de studenten, waardoor er nog een groot overschot was. Dit jaar werden de fietsen opnieuw in rotatie gebracht via een huursysteem waarvan de instapprijs lager is. Als studenten hebben we eerst geprobeerd om de fietsen een nieuwe bestemming te geven om zo het geld te recupereren, maar in deze discussie hebben we het onderspit moeten delven. Gelukkig bleken de fietsen in het nieuwe huursysteem veel populairder te zijn. 28

29 Een ander nieuw initiatief vanuit de buspasmiddelen zijn ook de Velo fix stations. Hier kan je zelf je fiets repareren, met materiaal dat voorhanden is. Op het vlak van busvervoer waren we dit academiejaar minder tevreden. De onderwijsinstellingen moesten bijvoorbeeld zelf bijbetalen voor een opgevoerde frequentie van de busverbinding tussen het Station Leuven en de nieuwe Proximus campus van de UCLL. Om meer pijnpunten bloot te leggen hebben we dan ook een grootschalige enquête gehouden. De resultaten hiervan worden in de zomervakantie verwerkt. We zijn er alvast benieuwd naar. Ook nieuw in Leuven waren de GAS-boetes voor foutgeparkeerde fietsen. De stad wil studenten die hun fiets achterlaten rond de Grote Markt of op het Martelarenplein beboeten. Als LOKO vonden wij het niet kunnen dat er boetes zouden komen, wanneer er duidelijk nog niet genoeg fietsenstallingen voorzien zijn. We voerden hier dan ook actie rond. Nog verregaander is het nieuwe circulatieplan in Leuven. Hiermee wil de stad auto s verder weren uit het stadscentrum, door sluipverkeer af te snijden. Wij vrezen vooral dat ook fietsverkeer hier de dupe van zal zijn. Het is als fietser immers erg lastig om eenrichtingsstraten te moeten vermijden of telkens voor een aantal meter af te moeten stappen. Ook meer plaats voor fietsenstallingen leken te ontbreken in dit plan. ACCO E-learning en Sofia Sinds vorig academiejaar is Sofia (vroeger Sekoia) officieel gelanceerd. Voorlopig zit het e-learning systeem nog deels in een testfase bij een beperkt aantal opleidingen. We hebben zoveel mogelijk toegezien op de meerwaarde van het systeem en uiteraard dienen we ook oog te hebben voor de prijs-kwaliteitsverhouding. Zo hameren we momenteel op een lagere en eenduidige prijs voor Sofia. Heropleving van de coöperatieve gedachte Sinds enkele jaren gaat de aandelenverkoop in Leuven (en ook andere studentensteden) sterk achter-uit. Samen met het management van ACCO heeft de studentenfractie een reclamecampagne bedacht om de coöperatieve gedachte, die noodzakelijkerwijze samengaat met de aankoop van aan ACCO-aandeel, opnieuw in de verf te zetten. Voorlopig zijn de resultaten overwegend positief. Het aankopen van een aandeel blijkt nog steeds een goede investering te zijn voor een student. Alma Besparingen en prijsstijgingen? Ook Alma werd getroffen door de besparingen op de sociale voorzieningen. Gelukkig konden onze studentenvertegenwoordigers in de Deelstuvoraad een eerste besparing op Alma tegenhouden. Tijdens de begrotingsbesprekingen stond echter toch een prijsstijging van 15 cent op de agenda voor het huidige academiejaar. Mits hevig weerwerk en het aanreiken van alternatieven konden onze studentenvertegenwoordigers in de RvB van Alma deze stijging tijdelijk tegenhouden. Desalniettemin nopen de aanhoudende besparingen op de subsidies en het aantal 29

30 maaltijden dat blijft dalen waarschijnlijk binnen korte termijn toch weer tot actie. De prijzen zullen dus steeds onder druk blijven staan en stijgingen zijn nooit ver weg. Alma: meer dan ooit beleving Onder impuls van nieuwe CEO Daniël Lips werd de vernieuwingsoperatie bij Alma verdergezet. De ene actie na de andere volgde elkaar op. Koken met bier, Rode Duivels op groot scherm, de wereldkeuken, de Alma Food Truck, de Week van de Smaak, de Alma Classic, de Halloweenweek, de Chinese week, de broodjesverkoop aan o.a. Agora en Campusbib Arenberg tijdens de blok... De lijst is schier eindeloos. Investeringen Alma presenteerde ook zijn investeringsplan voor de komende 5 jaren. De ambities zijn groot. Een nieuwe Alma op Gasthuisberg is het pronkstuk in het plan. Dubbele capaciteit met het oog op de toekomst. Een nieuwe broodjesbar op ESAT opende reeds dit jaar al. Ook de andere Alma s krijgen een upgrade, waarbij veel aandacht wordt geschonken aan de Alma als leuke plaats om te vertoeven, dus niet alleen voor een snelle hap. Dit plan vereist wel dat Alma vanaf nu structureel een bedrijfsresultaat van haalt om alles te kunnen financieren. In 2014 slaagde men daar wonderwel in en behaalde men zelfs meer dan het dubbele. Dit is een serieuze kentering met 2013 toen men nog rond de nulgrens strandde. Toch dreigen ook hier nog artefacten uit het verleden op te duiken. Alma maakte vroeger nooit een begroting voor grote onderhoudswerken. Vanaf nu zijn ze dat wel van plan (voortschrijdend inzicht wordt uiteraard ten zeerste aangemoedigd!), maar dat vergt geld. Een nog hoger bedrijfsresultaat behalen wordt onafwendbaar. Uiteraard moeten we in zulk geval een scherp oog houden op wat dit impliceert voor de maaltijdprijzen. Strategisch plan voor een nieuw tijdperk Een nieuw tijdperk is duidelijk ingezet bij Alma sinds Het strategisch plan mag daarvoor exemplarisch genoemd worden. 5 grote beleidsdoelstellingen zullen Alma de komende jaren leiden. Het is duidelijk dat de Alma-enquête van de studentenvertegenwoordigers van twee jaar geleden een grote bron van inspiratie is geweest. Focussen op de core business, namelijk goede en goedkope maaltijden verschaffen aan studenten en personeel. Beleving introduceren in de Alma s. De klant koning maken. Operationele excellentie nastreven. De samenwerkingsverbanden binnen de associatie ten volle uitspelen. Het klinkt niet alleen mooi, er wordt ook wel degelijk werk van gemaakt. En dat moet ook wel, want Alma blijft het moeilijk hebben. Een dalend aantal maaltijden, onzekerheid over de subsidies, concurrentie van andere maaltijdaanbieders... Het blijft zaak om de kosten op orde te houden en de kwaliteit hoog genoeg om studenten te blijven verleiden. En als toemaatje schrapte Alma onder impuls van de studenten de bedreigde vissoort tonijn van het menu. Duurzaamheid troef dus! Studenten en vrijwilligerswerk De moeilijke zoektocht naar vrijwilligers bij studentenverenigingen is een steeds terugkerend probleem. In dit moeilijke jaar voor LOKO zelf (waar we moesten starten met een halflege ploeg), kozen we dan ook om hier een heel jaar rond te werken. Binnen ons jaarthema Studenten en engagement hebben we een heuse campagne op poten gezet ( Vrij Gewillig ), waarin we online nuttige info hebben gedeeld, leuke en handige 30

31 activiteiten hebben georganiseerd (de Vrij Gewillig quiz en een studentencongres dat volledig in het thema stond van vrijwilligerswerk) en een online database van vrijwilligersverenigingen hebben samengesteld. Digitaal Identiteitsportfolio voor extracurriculaire activiteiten De KU Leuven probeert engagement bij studenten verder aan te moedigen door het te valoriseren. Het digitaal identiteitsportfolio wordt een manier om de nieuwe vaardigheden die bij een engagement bijgeleerd worden, wat meer onder de aandacht te brengen en om een certificaat af te leveren voor de student, waarin die kan aantonen wat hij voor de KU Leuven o.m. heeft betekend. 31

32 Mandataris zijn bij LOKO Het bureau als platform De vergadercultuur in het bureau is doorgaans redelijk gemoedelijk. De verschillende mandaten vullen elkaar goed aan zorgen zo voor een brede kijk op overkoepelende thema's. In het bureau proberen we op een vriendschappelijke manier tot bruikbare standpunten te komen. Achteraf doen we zelfs altijd een teambuilding in het LOKOsalon! Communicatie Het is belangrijk dat je terugkoppelt over de gang van zaken in de vergaderingen waar je zelf in zetelt en tijdig eventuele problemen aankaart. Kort bij de vragenronde een update geven wordt geapprecieerd en houdt het netwerk van informatie intact. Daarom is je aanwezigheid op de vergadering natuurlijk in de eerste plaats cruciaal, zodat ook jij op jou beurt mee bent met de dossiers van de andere vrijwilligers in jouw bureau. Ook de communicatie naar je achterban toe moet je goed onderhouden. Je kan dat doen door gebruik te maken van het internet of door regelmatig een update of nota te presenteren op de AV of WV studentenbeleid, waar de kringen aanwezig zijn. Achterban Als mandataris neem je uiteraard de verantwoordelijk op jou om een (bepaalde fractie van) de studentenpopulatie te vertegenwoordigen. Om dat naar behoren te kunnen verwezenlijken, dien je op regelmatige tijdstippen terug te koppelen naar je achterban. Dat is en blijft een delicaat punt, aangezien 'de' modale student slechts een virtueel concept is en die 'man in de straat' niet altijd goed bereikbaar is. Daarom streven we er met LOKO naar steeds de vinger aan de pols te houden door enerzijds goed te informeren en anderzijds zelf zo goed mogelijk bottom-up geïnformeerd te worden. We doen dat in de praktijk via een getrapt systeem, waarbij de kringen telkens voor de studenten van hun opleiding spreken. Vaak zal je als vertegenwoordiger actief, zowel formeel als informeel, standpunten moeten toetsen of actief input moeten vragen aan je achterban. Indien men je representativiteit dan toch in twijfel trekt, kan je een aantal argumenten uit de kast halen. Zo heb je jouw achterban geraadpleegd en heb je (eventueel) een verslagje van die raadpleging bij. Je kan ook wijzen op het feit dat je een democratisch verkozen vertegenwoordiger bent, door je collega s aangeduid om hun stem te vertolken. Jouw taken Mandataris zijn bij LOKO, betekent dat je je engageert voor je eigen specifieke mandaat enerzijds en voor de algemene werking van je afdeling en LOKO in zijn geheel. Daarbij komen een aantal dingen kijken. 32

33 Representatie in jouw vergadering Het is belangrijk dat je in de vergadering(en) waarin je zetelt als studentenvertegenwoordiger serieus wordt genomen door de partners. Daarom enkele tips om goed over te komen. Vraag je vooraf af welke thema s voor welke partijen gevoelig zijn. Soms is het onverstandig om met open vizier op je doel in te beuken, en kan een discreet gesprek voor de vergadering met bijvoorbeeld een betrokken ZAP-lid nuttig zijn. Veel studentenaangelegenheden kunnen even vlot via een persoonlijk contact met één van de vergaderleden of zelfs vlotter via die weg dan via de officiële vergadering gebeuren. Vindt dus voor het juiste dossier de juiste spreekbuis, het juiste kanaal. Niet iedereen kan even goed met kritiek om! Het is belangrijk daarom te weten hoe je argument of standpunt bij de vergaderaars zal overkomen. Soms is het interessant om vooraf je punt bij de vergadervoorzitter of je collega mandatarissen toe te lichten en hem/haar het probleem naar voor te laten brengen. Ook zijn medestanders in het proffenkorps ( vriendjes ) altijd nuttig, maar weet dan zeker in hoeverre je ze kan vertrouwen. Probeer de positie van de vergadervoorzitter goed in te schatten. Ook al dient hij in principe relatief neutraal de besprekingen te leiden, het tegendeel is vaak waar en hij heeft de macht om een discussie te sturen, een stemming te formuleren, een spreker het woord te geven of te ontnemen Ook hier komt een informeel gesprek vooraf soms goed van pas. De allerbelangrijkste tip, maar tevens één van de moeilijkste: durf te spreken! Er is echter geen enkele reden om bevreesd te zijn, want de meeste vergaderdeelnemers zijn studentenvertegenwoordiging redelijk of erg genegen. Door vooraf af te spreken welke strategie gehanteerd wordt, is iedereen van je fractie op te hoogte. Een gevolg daarvan is dat je niet bevreesd hoeft te zijn wanneer iemand anders van een fractie het woord neemt. Dat maakt trouwens veel meer indruk dan wanneer één iemand de passie preekt en de rest er voor spek en bonen bijzit. Eén blok, één mening, de mening van je achterban! Wanneer iemand in de fractie een duidelijk afwijkende mening had tijdens de voorbereidende discussie(s), verkies dan om die persoon niet te veel het woord te laten nemen. Het is een kwaliteit van een goed vertegenwoordiger om een andere mening te verkondigen dan de eigen opinie, maar niet iedereen heeft die kwaliteiten. Dat is geen schande, maar hou er wel rekening mee. De meest evidente tip: onderbouw je standpunt met waardevolle argumenten en wees voorbereid op een kruisverhoor met allerhande tegenargumenten. Anticipeer en tracht ze te ontkrachten. Je kan gelijk hebben, maar gelijk krijgen is een andere zaak. Daarvoor zijn helaas weinig garanties, maar een goede voorbereiding is fundamenteel. Vaak is het geen goed idee om de vergadering te overdonderen met alle argumenten en voorbeelden in één keer. Je hele betoog kan verloren lijken wanneer één van je argumenten onderuit gehaald wordt. Wanneer men blijft hameren op een deelargument kan het interessant zijn de vergadervoorzitter te vragen in te grijpen. Zo kan je onnodig of ongunstig gediscussieer vermijden. Hou argumenten achter de hand, gebruik pauzes, luister naar tegenargumenten. 33

34 Wanneer je alle moeite en dossierkennis ten spijt het onderspit dreigt te delven, blijf dan niet genadeloos inhakken, probeer eventueel de discussie op de lange baan te schuiven (weinig elegant, maar soms zeer efficiënt), of zoek alsnog naar een compromis. Wanneer de discussie evolueert tot op een punt waarop je eigen standpunt nog niet verder is ontwikkeld, kan je natuurlijk tot op zekere hoogte verder meegaan, maar dat wordt op den duur ongemakkelijk. Het klinkt saai om te zeggen dat je jouw achterban wil raadplegen, maar soms is het noodzakelijk voor je geloofwaardigheid. Vaak komen de belangrijke punten pas op het einde aan bod, na een aantal meer langdradige punten. Hiermee probeert de voorzitter de discussie vaak tactisch kort te houden (ook professoren hebben een drukke agenda). Hou hier rekening mee en vertrek zeker niet vroeger, tenzij per hoge uitzondering! Als je zelf een belangrijk onderwerp wil bespreken, doe je dit echter beter in het begin, om te vermijden dat het later omdat de vergaderduur al lang aansleept gewoon onder de mat wordt geveegd. Je kan de vergadervoorzitter vragen een belangrijk thema vooraf te nemen, bijvoorbeeld als je iets grondig besproken wil hebben of als je iets vroeger moet vertrekken. Actief teamlid Als LOKO-mandataris engageer je je ook om mee te werken aan een aantal activiteiten. Af en toe wordt er verwacht dat er hier en daar shiften worden opgevuld. Het staat vrij om je daarvoor op te geven en je engagement is afhankelijk van je vrije tijd en studies, maar het wordt zeker wel geapprecieerd. Meestal wordt er een bedanking voorzien voor de helpers en regelmatig wordt er een teambuilding georganiseerd voor het bureau. Om te beginnen vangt het academiejaar aan met een midweek, waar zowel LOKOmandatarissen als vertegenwoordigers van de kringen aanwezig zijn. Daar leert iedereen elkaar voor de eerste keer kennen en gaan we al meteen van start met de eerste vergadering van het jaar. Aan het einde van het jaar organiseert LOKO ten slotte een groot bedankingsmoment voor alle partners en medewerkers. 34

35 Belangrijke data HOOFDSTUK 3 35

36 Kalender Vergaderdata WV Studentenbeleid: vrijdag tweewekelijks Om de twee weken houden we een WV Studentenbeleid. Hierin zetelen zowel de LOKO medewerkers als de studentenvertegenwoordigers van de kringen. Opgelet: het zijn enkel de vertegenwoordigers van de kringen die stemrecht hebben. Wel verwachten we van de LOKO medewerkers dat zij zo vaak mogelijk aanwezig zijn, om vragen te kunnen beantwoorden, updates te geven van hun functie, nota s voor te stellen en up-to-date te blijven van alles wat er reilt en zeilt. Bovendien wordt deze vergadering steevast afgesloten met een leuk feest dat we den Apres noemen. Dat gaat steeds door in een fakbar of alternatieve locatie en hier krijg je de kans om alle vertegenwoordigers op persoonlijker vlak te leren kennen. Het is dé plaats waar je doorheen je LOKO jaar veel nieuwe vrienden leert kennen. AV: af en toe, voorafgaand aan de WV Studentenbeleid Voorafgaand op de WV Studentenbeleid vindt af en toe een AV plaats. Hierop wordt zo weinig mogelijk beleid besproken, maar komen wel de begrotingen, jaarplannen, verkiezingen en bestuursbeslissingen terug. Algemeen Bureau: maandag tweewekelijks In de week waarop er geen AV/WV Studentenbeleid plaatsvindt, is er een Algemeen Bureau. Je kan dit zien als een mini AV/WV waar alleen de LOKO medewerkers zijn, en geen kringvertegenwoordigers. Hier worden dossiers doorgesproken met het team, stelt iedereen zijn vooruitgang voor, en worden de WV Studentenbeleid en AV voorbereid. Aanwezigheid wordt ook hier verwacht. Functiespecifieke LOKO-vergaderingen Afhankelijk van in welke afdeling je mandaat zich bevindt, heb je ook nog aparte vergaderingen. Zo houdt Sociaal gewoonlijk zijn bureau sociaal net voor het Algemeen Bureau en hebben Cultuur, Sport en Internationaal nog losse WV s, waar vooral de activiteiten besproken worden. Functiespecifieke niet-loko vergaderingen Bij een mandaat horen natuurlijk ook vergaderingen met de organisatie waar je mandaat in zetelt. Deze zijn uiteraard verplicht. Het is daar immers voor dat je verkozen wordt, in eerste instantie. Kan je toch niet, zoek dan een vervanger of laat het goed op tijd weten dat wij iemand als vervanger kunnen vinden. 5-9 september: LOKO midweek De LOKO midweek is de officiële start van het LOKO jaar. We gaan met de hele ploeg samen op retraite van maandag tot vrijdag, waar we teambuilden en het jaar inplannen. Het is de ideale manier om iedereen te leren kennen en om alle belangrijke informatie nog eens mee te krijgen. Kom dus zeker zeker zeker mee! 36

37 Deelnemen kost een klein prijsje (ca euro), maar wat je ervoor in de plaats krijgt is dat geld zeker waard! Vanaf woensdag komen ook de kringen mee op de midweek, waardoor je een gezellige drukke boel krijgt, waarin we elkaar op een leuke manier leren kennen. 23 september: International Party Het eerste feestje van het academiejaar, nog voor de lessen starten. Altijd dolle pret en horizon verruimend om eens andere, buitenlandse en lokale studenten te ontmoeten. Iedereen is er op zoek naar nieuwe vrienden, dus de uitgelegen kans om er ook te maken! oktober: 24 urenloop De 24 urenloop is, qua deelnemers, zonder twijfel de grootste activiteit van LOKO. Het is dan ook alle hens aan dek, die twee dagen. 29 maart: Beiaardcantus Volgend jaar doen we weer een beiaardcantus! Een unieke massacantus, onder begeleiding van de Leuvense beiaard. De datum hiervan wordt pas later op het jaar bekendgemaakt. 3 mei: Studentencongres Het studentencongres is een dag vol gratis workshops, infosessies, discussie- en netwerkmomenten, gericht op studenten met engagement. En wat nog? Deze kalender is uiteraard allesbehalve compleet. Niet alles ligt het jaar op voorhand immers reeds vast. Maar we zullen jullie telkens op de hoogte houden van leuke activiteiten en belangrijke momenten. Zonder jullie medewerking kunnen we ze immers niet organiseren, maar ook jullie aanwezigheid wordt telkens bijzonder hard geapprecieerd. Om de steeds veranderende kalender in het oog te houden zijn er twee opties: De LOKO agenda met activiteiten vind je terug op de website: loko.be/activiteiten De vergaderagenda en alle meer specifieke interne data vind je terug op onze Google Kalender: link.loko.be/interne_agenda Voor LOKO sociaal is er ook een aparte Google Kalender, met daarin de mandaatspecifieke vergaderingen. Die hoor je als mandataris zelf toe te voegen. Vraag toegang aan je coördinator/voorzitter/stafmedewerker om hieraan toegevoegd te worden. 37

38 Tips & tricks HOOFDSTUK 4 38

39 Een nota schrijven Waarom een nota? Denkproces: het helpt om je gedachten te structureren en om ze uit te kunnen leggen Ter voorbereiding van een vergadering: zo moet je geen ellenlange presentatie geven. Vergaderdeelnemers kunnen je nota op voorhand doornemen. Je mag er steeds van uitgaan dat dat gebeurd is, zelfs al denk je dat dat niet gebeurd is. Dit is belangrijk om de gewoonte mee te geven dat vergaderdeelnemers hun documenten op voorhand doornemen, en niet wachten tot alles toch maar uitgelegd wordt op de vergadering. Zo kan je ook kostbare vergadertijd besparen. Schriftelijke neerslag van een standpunt: dit is belangrijk voor wanneer je dit standpunt wilt meedelen aan de buitenwereld of wanneer je met dat standpunt naar een andere vergadering gaat. Kennis voor je opvolgers: veel informatie gaat over de jaren heen verloren. Neergeschreven standpunten helpen om discussies niet elk jaar opnieuw te laten voeren. Welke soorten nota s zijn er? Discussienota: dient voor intern gebruik, en helpt om een discussie voor te bereiden en vorm te geven. Zo worden er niet in het wilde weg irrelevante argumenten aangegeven, en weet iedereen op voorhand op welk punt ze best hun vragen of bedenkingen kunnen formuleren. In een discussienota moet je de discussiepunten duidelijk aangeven; indien mogelijk reeds met een aantal voorbeeldoplossingen, en de pro s en contra s die daarbij horen. Standpuntnota: dient om de mening van LOKO over een bepaald thema mee te nemen naar andere vergaderingen, of te publiceren. Een standpuntnota is opgebouwd met een situering, de verschillende deelproblematieken, en de goedgekeurde standpunten. Indien nodig, kan het ook helpen om de argumenten die gebruikt zijn om tot een standpunt te komen, ook te vermelden, maar dit is niet noodzakelijk. Nota: de nota is uitgebreider dan een standpuntnota. Deze wordt zowel voor interne als externe vergaderingen gebruikt. Ze bevat strategische en operationele doelstellingen en een kader waarin het hele gebeuren zich situeert. De grens tussen een standpuntnota en een gewone nota is soms vrij vaag. Het gaat vaak gewoon om de uitgebreidheid ervan. Welk proces moet een nota doorlopen? De mandataris bereidt een inhoudelijke discussie schriftelijk voor. Dit vormt dan de discussienota. Deze nota wordt gepresenteerd op de desbetreffende werkvergadering. Hier wordt dan inhoudelijke input gegeven, en komt men tot een aantal mogelijke standpunten met pro s en contra s, of mogelijk reeds tot een consensus. 39

40 Aan de hand van deze input, maakt de mandataris een ontwerpstandpunt. Dit is een standpuntnota, die nog niet goedgekeurd is. Indien het onderwerp erom vraagt, kan er terug over gediscussieerd worden op de komende werkvergadering of op het algemeen bureau (afhankelijk van de tijdsdruk of de inhoud). Met een afgewerkt ontwerpstandpunt kan dan naar de AV of WV gegaan worden. Hier wordt deze tekst ofwel: Verder bediscussieerd: bij voorkeur is deze discussie zo kort mogelijk. Alle relevante informatie en kringstandpunten zouden reeds op een werkvergadering gegeven moeten zijn. Soms komt er echter een andere kijk op de zaak, door andere ervaring en expertise van de aanwezigen op de AV of WV. Dan kan de discussie opnieuw geopend worden. Één van meerdere standpunten goedgekeurd: indien uit een werkvergadering een oplijsting komt van verschillende opties, en geen consensus bereikt was, kan er op de AV of WV gestemd worden over welke optie de voorkeur wegdraagt. De werkvergadering heeft immers geen beslissingsbevoegdheid. Het standpunt goed- of afgekeurd. Indien er slechts één mogelijkheid is, kan het snel gaan. De AV of WV stemt of ze akkoord is of niet. Hoe structureer je een nota best? Elk soort nota volgt best deze structuur: Situering: dit is nodig zodat ook zij die niet mee zijn met het dossier hun inbreng kunnen geven. Probleemstelling Discussiepunten Voorstellen tot oplossing Conclusie Lay-out Om alle nota s een vormelijke consistentie te geven, worden er templates voorzien waarmee je je nota dient op te stellen. Deze templates kan je downloaden op loko.be/kennisdatabank/preview/?id=10 40

41 Vergadertips 5 pijlers 1. Timing Plan de vergadering niet op een moment dat veel mensen niet kunnen. Op tijd komen = op tijd beginnen. Laatkomers kan je niet tolereren. Eventueel kan je een ludieke straf afspreken. Beslis niet alleen wanneer je start, maar ook wanneer de vergadering moet eindigen. Spreek vooraf af hoe lang je kan stilstaan bij elk punt. 2. Locatie Vermijd vaste plaatsen. Ze leiden tot kliekjesvorming en verstarring van de vergadering. Zorg dat eventuele kemphanen niet naast elkaar zitten. Het is evident dat een aangename vergaderruimte noodzakelijk is. Zorg dat alles tijdig klaarstaat, zodat je stipt kan beginnen. Probeer ook eens rechtstaand te vergaderen! 3. Structuur en taakverdeling Maak een vergaderstructuur op waar je je aan kan houden. Zet belangrijke/prioritaire punten vooraan en updates enz. meer naar achteren. Maak duidelijk welke taak/opvolging/... voor wie is. Een duidelijke taakverdeling kan misverstanden voorkomen. 4. Agenda en verslag Maak een duidelijke (maar niet te volle!) agenda en stuur die tijdig door. Maak duidelijk wat bij elk punt wordt bedoeld. Een goeie voorbereiding spaart tonnen tijd uit! Een verslag zou in een ideale wereld moeten kunnen duidelijk maken aan een totale leek wat er gezegd is. Probeer daarnaar te streven. Overloop het vorige verslag voor de vergadering en vink af wat ondertussen in orde is gebracht (en wat niet). Onderschat het belang van deze twee niet, ze bepalen in grote mate de kwaliteit van je vergadering! 5. Aandacht vs. afleiding Laat niet altijd dezelfde mensen (of jezelf) aan het woord. Durf mensen aanduiden om te spreken. Verandering van spijs doet eten! Sta niet te lang stil bij evidente dingen. 41

42 Zorg dat iedereen mee is, vraag regelmatig 'is het duidelijk?', zodat er niet nodeloos wordt geroezemoesd. Hou het luchtig, er mag al eens gelachen worden. Een drankje of hapje tijdens de vergadering moet kunnen, maar heuse maaltijden verorberen stoort. Binnen en buiten lopen (of te laat komen) stoort. Voorzie voor of na de vergadering een praatmoment, maar tijdens de vergadering is dat niet gepast. Dwaal niet te ver af van de topics. Tip: probeer zelf telkens terug te gaan in de tijd; hoe kwamen we hier nu weer bij? 42

43 Motiveren van vrijwilligers 10 tips 1. Toon waardering voor de inzet van elke vrijwilliger. Zeg dank u, maar op je eigen manier. Een schouderklopje of een geste is ook een manier om waardering te tonen. Neem permanent de tijd om te coachen, stel niet uit naar het einde van het semester/jaar. Moedig je vrijwilligers aan om ook elkaar te coachen en om jou te coachen. Heb ook oog voor kleine taakjes, functies, losse medewerkers enz. 2. Bied vrijwilligers de ruimte om hun ding te doen: organiseren, sociale contacten leggen, grenzen verleggen en vooral plezier maken! Luister naar voorstellen, initiatieven van iedereen. Niemand houdt van een dictator. Je moet blind kunnen vertrouwen op je vrijwilligers, zij werken niet vóór jou, maar mét jou! Stimuleer de mogelijkheid om zelf met iets naar voren te komen. Onthoud: jouw manier is niet altijd de enige manier 3. Laat vrijwilligers voelen dat ze op je steun kunnen rekenen maar dring anderzijds je hulp en ondersteuning niet op. Probeer op de hoogte te zijn van alle activiteiten die worden georganiseerd en laat weten dat je indien nodig altijd beschikbaar bent, ook al kan je niet per se fysiek aanwezig zijn. Streef ernaar altijd bereikbaar te zijn of geef een alternatieve contactpersoon op als je zelf niet kan. 4. Maak duidelijk dat elke vrijwilliger zelf kiest wat hij doet voor de werking en hoeveel tijd hij/zij daaraan besteedt. Vergeet nooit dat een vrijwilliger zijn/haar engagement toont uit vrije wil. Je kan dus ook maar zo veel verwachten van je medewerkers. Kwaad worden omdat iemand niet kan, heeft geen enkele zin en motiveert niet. Stel de werklast niet té positief voor als je die belofte niet kan waarmaken. Valse beloftes zijn stom. Als je zelf doet wat je kan, geef je het goede voorbeeld voor anderen. 5. Bereid de kennismaking met een nieuwe vrijwilliger goed voor, zodat hij zich meteen thuis voelt. 43

44 Laat nieuwkomers stap voor stap kennismaken met de verschillende mogelijkheden als vrijwilliger in jouw werking. Onderschat de golf van informatie niet die een nieuwe vrijwilliger over zich heen krijgt. Leg dingen uit. Niets is vanzelfsprekend, geef je nieuwkomers niet het gevoel dat ze 'nergens van weten'. Wees je er bewust van dat veel 'regels' ongeschreven zijn. Neem de tijd om iedereen individueel te leren kennen en vraag waar hij/zij misschien wat bezorgd om is. 6. Neem geen beslissingen over het hoofd van een vrijwilliger heen. Zet niemand buitenspel. Probeer als vrijwilliger tussen je collega's te staan en niet erboven. Je kan ook aansturen van binnenuit. Als je toch iets zou moeten overrulen door omstandigheden, laat je dat duidelijk weten. Informeer ook over dingen waar enkel jij/jouw werkgroep/... iets mee te maken hebt/heeft. Terugkoppelen + transparantie = de boodschap. 7. Verdeel de verantwoordelijkheid over saaie en leuke klussen tussen verschillende vrijwilligers. Vermijd chronologische gedetermineerdheid. M.a.w. geef iedereen evenveel kansen om taken/shiften op te nemen. Begin eventueel met de minder leuke dingen te verdelen, maar probeer in de mate van het mogelijke alles zo positief mogelijk voor te stellen (zonder te liegen). Je kan enkel verwachten van anderen, wat je zelf doet. 8. Herstel het vertrouwen wanneer voor een vrijwilliger een ervaring met je organisatie tegenviel. Benadruk dat één tegenvaller niet per se een voorbode is van een slechte prestatie over de hele lijn. Toon dat er marge is om te groeien en te verbeteren en dat fouten maken een les moet kunnen zijn in je werking. Geef verantwoordelijkheid, maar spreek nooit van 'schuld' of 'fout'. Ook voor vrijwilligers is het leven niet altijd rozengeur en maneschijn. Je moet kunnen omgaan met teleurstellingen. 9. Plaats je werking met een positief verhaal in de kijker bij het grote publiek. Niemand is graag lid van een vereniging met een slechte reputatie. Niemand is graag 'verdediger' van zijn/haar vereniging. Werk samen aan een goede reputatie. Lid zijn van een positief geconnoteerd iets, maakt positieve vrijwilligers. Een positief imago brengt animo bij de vrijwilligers, ook voor de volgende jaren! 44

45 10. Onderschat nooit de waarde van een goede teamgeest en teambuilding. Wees je ervan bewust dat mensen leren kennen en deel uitmaken van een groep vaak minstens zo belangrijk is voor vrijwilligers als werken voor het gemeenschappelijke doel/de vereniging! Neem je tijd om teambuildings goed te organiseren. 'Rap rap' iets gaan drinken is leuk, maar build geen team. Probeer altijd het nuttige aan het aangename te koppelen, maar maak het ene geen voorwaarde voor het andere. Feedback Feedback moet zijn: Beschrijvend: in tegenstelling tot evaluerend, veroordelend, interpreterend of naar motieven zoekend. Door de eigen reactie te beschrijven laat men de andere persoon vrij om deze informatie naar eigen goeddunken al dan niet te gebruiken. Door waardeoordelen en moraliseringen achterwege te laten vermindert men bij de andere persoon de behoefte om defensief en verdedigend te reageren en de aangeboden informatie af te wijzen. Specifiek: In tegenstelling tot algemeen. Bijvoorbeeld: tegen iemand zeggen dat hij dominant is, helpt hem minder dan te zeggen Juist nu, toen we op het punt stonden een besluit te nemen, luisterde je niet naar wat de anderen zeiden en voelde ik me gedwongen om jouw argumenten te accepteren, omdat ik bang was dat je me aan zou vallen. Rekening houdend: Feedback kan destructief zijn wanneer het alleen onze eigen behoeften dient en geen rekening houdt met de behoeften van de ontvangende persoon. Bruikbaar: Gericht op gedrag waar de ontvanger iets aan kan veranderen. Wanneer iemand daarentegen gewezen wordt op een tekortkoming, waarover hij zelf geen invloed heeft, volet hij zich alleen nog maar meer gefrustreerd. Gewenst: In tegenstelling tot afgedwongen. Feedback is meest zinvol wanneer de ontvanger zelf de vraag geformuleerd heeft, waarop de observator hem antwoordt. Op het juiste moment: In het algemeen is feedback effectiever naarmate de tijd tussen het betreffende gedrag en de informatie over de effecten van dit gedrag korter is. Hierbij moet men echter rekening houden met andere omstandigheden, zoals de bereidheid van de persoon om zulke informatie te horen en de beschikbare steun van anderen. Duidelijk en precies geformuleerd: Men kan checken of de informatie duidelijk was, door aan de ontvanger te vragen om de gegeven informatie met eigen woorden te herhalenen en dan dit antwoord te vergelijken met wat de observator bedoelde te zeggen. Correct: Wanneer de feedback gegeven wordt in een trainingsgroep hebben zowel de gever als de ontvanger de mogelijkheid om te checken in hoeverre de feedback 45

46 nauwkeurig is, door de andere groepsleden om hun indrukken te vragen: Is dit de indruk van alleen hem/haar, of delen anderen dezelfde ervaring? Op deze wijze kunnen mogelijk onjuistheden en misverstanden vermeden worden. Kortom: feedback is een instrument dat, mits goed gebruikt, open communicatie bevordert, zodat je van elkaar leert. Regels voor feedback Feedback is op die manier uitnodiging tot communicatie. Wanneer de feedback ontvanger zich aangevallen voelt en zich gaat verdedigen, is de feedback mislukt. Dit staat los van het waarheidsgehalte van de kritiek. Voor feedback is het essentieel dat ontvanger en gever blijven communiceren. Regels voor de gever Beschrijf en geef commentaar op datgene wat je ziet of hoort en niet op datgene wat je weet (of denkt te weten). Dus: ik zie, ik hoor Vermeld vervolgens bij deze ervaringen wat je zelf denkt en voelt. Dus: ik zie en ik denk en ik voel Ga alleen in op datgene zich hier en nu afspeelt. Probeer je ervaringen en gevoelens zo precies mogelijk te formuleren. Formuleer tips en aanwijzingen voor de ander. Hou op met ik. Dus niet: ik zou, maar: Zou jij niet eens dit of dat kunnen proberen. Regels voor de ontvanger Realiseer je dat kritiek krijgen een cadeau is, waarmee je kunt doen en laten wat jij wilt. Accepteer dat je gedrag anders kan overkomen dan je misschien bedoeld hebt. Schiet niet meteen in de verdediging. Stel vragen om te achterhalen hoe de ander jouw gedrag heeft ervaren. Schrijf de tips en aanwijzingen op en denk er nog eens over na. Je hoeft niet te reageren. Verander je gedrag als het jou uitkomt. 46

47 Over plakken Posters plakken Jaarlijks worden in Leuven honderden fuiven en evenementen georganiseerd. Iedereen wil zijn fuif natuurlijk maximaal in de kijker plaatsen. Indien men echter zou toelaten dat men zomaar mag afficheren, hangt elke boom en elke gevel van elk leegstaand huis weldra vol. Daarom gelden strenge regels rond publiciteitsborden en affiches. Dit mag enkel op de daartoe bestemde zuilen en borden, maximaal twee weken voor het evenement. Voor affiches groter dan 1m2 moet je aanplakkingstaks betalen, kleine affiches zijn daarvan vrijgesteld. Affiches dienen verplicht de naam en het adres van een verantwoordelijke uitgever te vermelden. Vzw s moeten ook hun naam met maatschappelijke zetel vermelden. Affiches mogen geen afbeeldingen van verkeersborden bevatten en fluorescerende affiches moeten op minimum 75 meter van verkeerslichten gehangen worden. Plakroute Hieronder kan je een lijst vinden van plakborden in Leuven binnenstad. Indien je deze route volgt, dien je ongeveer twee uur uit te trekken. Met wat humor en een schijnende zon of een hele dikke trui is dit steeds dolle pret. Plakborden Alma II Plakborden SBIB Plakborden tegen Av s Sociale Wetenschappen Plakzuil Sociale Wetenschappen Plakborden aan fietsenstalling Sociale Wetenschappen Plakzuil aan het VHI (Dekenstraat) Plakborden Pedagogisch Instituut Plakborden Alma I Plakborden Letterentuin Plakborden aan Erasmushuis (Letteren) Plakborden Rechtenfaculteit Plakborden voor trappen PDS (kant Pauscollege) Plakborden PDS (ingang PDS via Deberiotstraat) Plakborden binnenplein MTC De afspraken zijn bedoeld voor alle verenigingen in Leuven, opdat iedereen op een solidaire manier gebruik kan maken van de faciliteiten. In het algemeen geldt; wees collegiaal en eis niet alle plakplaats voor jou alleen op. 47

48 Plakregels Je mag maximaal een derde van een bord beplakken met je affiches. Je mag maximaal een derde van een andere kring of erkende vereniging overplakken. Je mag niet met één affiche vier andere affiches overplakken. Je mag maximaal twee weken op voorhand beginnen plakken. (Uitzondering: Galabals mogen iets (!) vroeger) Plak je posters in clusters in plaats van verspreid over het bord. Affiches van LOKO (en haar afdelingen), Studentenraad KU Leuven, Stad Leuven en KU Leuven mogen niet overplakt worden Overtreding gespot? Mail naar met een foto van de inbreuk en de datum waarop je dit vaststelde. LOKO spreekt de betrokken kring of vereniging aan. Sancties Kringen en erkende vrije verenigingen krijgen een waarschuwing als er meldingen zijn van overtredingen. Na drie waarschuwingen ontvangt de kring of vereniging geen subsidies meer aanvragen bij LOKO voor promotioneel drukwerk dat academiejaar. Plakroute Leuven-centrum Plakroute Heverlee 48