BIJZONDER BESTEK 2013/AFM/OO/23534

Transcriptie

1 1 Vlaamse overheid Agentschap voor Facilitair Management Afdeling Klanten en Ondersteuning Boudewijnlaan 30, bus BRUSSEL BIJZONDER BESTEK Algemene offerteaanvraag voor het aankopen van terreinvoertuigen bestemd voor diverse diensten van de Vlaamse overheid De opdracht is een opdracht voor aanneming van leveringen zoals bepaald in de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken. De opdracht zal gegund worden overeenkomstig de hiernavolgende contractuele voorwaarden, geldend als bijzonder bestek. CPV: terreinvoertuigen De opening van de offertes zal gebeuren op 5/06/2013 te 10:00 uur, ten overstaan van de leidend ambtenaar van het Agentschap voor Facilitair Management of zijn/haar afgevaardigde, Vlaamse overheid - Agentschap voor Facilitair Management in het Boudewijngebouw, Boudewijnlaan 30 te 1000 Brussel Lokaal 5 E 01. Nadere inlichtingen kunnen bekomen worden via onderstaand adres: Aanbestedingen.afm@bz.vlaanderen.be

2 2 Informatiesessie Gelet op de complexiteit en de waarde van de opdracht wordt een informatiesessie georganiseerd. Deze informatiesessie zal plaatsvinden op 7/05/ u Boudewijngebouw Boudewijnlaan Brussel. Om de informatiesessie vlot te laten verlopen worden de kandidaat-inschrijvers die aanwezig wensen te zijn verzocht hun vragen via aan de aanbestedende overheid te bezorgen. De vragenlijst mailen naar Enkel de vragen die tegen 29/04/ u aan de aanbestedende overheid worden gesteld zullen behandeld worden tijdens de informatiesessie. Mondelinge vragen zullen niet beantwoord worden. De aanwezigen zullen op de informatiesessie verzocht worden hun identiteit en de naam van de rechtspersoon die ze vertegenwoordigen op een lijst in te vullen. De antwoorden worden gepubliceerd als terchtwijzend bericht op

3 3 Inhoudsopgave DEEL I - Administratieve bepalingen Aanbestedende overheid Afwijkingen van de Bijlage Algemene aannemingsvoorwaarden Voorwerp en classificatie van de opdracht... 7 en 8 4. Van toepassing verklaarde documenten Administratieve bepalingen in toepassing van de wet van 24 december Art Opening der offertes Art De gunning Art Eventuele niet-plaatsing van bepaalde percelen Administratieve bepalingen in toepassing van het K.B. van 8 januari Art. 43 en 43bis - Uitsluitingen en sociale zekerheidsbijdragen en Art Toegangsverbod Art Prijsbepaling Art Prijsonderzoek Art De offerte Art Bij de offerte te voegen documenten Art RSZ-attest Art Prijsopgave Art Percelen Art Taalgebruik Art Één offerte per opdracht Art Indiening van de offerte t/m Art Opening van de offerte Art De gunning t/m Art Geldigheidsduur van de offertes Algemene administratieve bepalingen in toepassing van de Bijlage bij het K.B. van 26 september Art. 1 - Leidend ambtenaar Art. 5 - Borgtocht en Art. 9 - Vrijgave van de borgtochten Art Prijsherziening en Art Betaling van de leveringen Art Straffen en Art Elementen die in de prijzen zijn begrepen Art Uitvoering van de opdrachten Art Plaats van levering Art Leveringsformaliteiten Keuringsverrichtingen en Art Volledige voorlopige oplevering op de plaats van levering Art Middelen van optreden van de aanbestedende overheid Bevoegdheid... 25

4 4 9. Bijkomende informatie DEEL II - Technische bepalingen 1. Algemene bepalingen en Technische bepalingen t/m 52 Perceel 1: leveren van kleine terreinvoertuigen, diesel A) Essentiële kenmerken B) Technische kenmerken Perceel 2: leveren van compacte terreinvoertuigen, diesel A) Essentiële kenmerken B) Technische kenmerken Perceel 3: leveren van zware terreinvoertuigen met korte wielbasis, diesel A) Essentiële kenmerken B) Technische kenmerken Perceel 4: leveren van zware terreinvoertuigen met lange wielbasis, diesel A) Essentiële kenmerken B) Technische kenmerken Perceel 5: leveren van zware terreinvoertuigen pick-up, diesel A) Essentiële kenmerken B) Technische kenmerken Perceel 6: leveren van voertuigen met 4-wielaandrijving, diesel A) Essentiële kenmerken B) Technische kenmerken DEEL III Beschrijving van de opties Beschrijving van de opties t/m 59 DEEL IV - Offerteformulier Offerteformulier t/m 63 DEEL V Inventarissen (zie bijlage) DEEL VI Technische gegevens van de voertuigen t/m 68

5 5 DEEL VII - Technische gegevens van de opties Checklist... 70

6 6 Deel I: Administratieve bepalingen 1. Aanbestedende overheid Deze opdracht wordt uitgeschreven door de Vlaamse Gemeenschap, vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering, bij delegatie in de persoon van de administrateur-generaal van het intern verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoonlijkheid Agentschap voor Facilitair Management. Volgende administratieve entiteit is belast met de opvolging van deze opdracht: Agentschap voor Facilitair Management Afdeling Klanten en Ondersteuning Boudewijnlaan 30 bus Brussel Alle briefwisseling met betrekking tot deze opdracht moet naar die entiteit worden gestuurd, behoudens toepassing van volgend punt. Ieder deurwaardersexploot bestemd voor de aanbestedende overheid moet worden betekend aan de Kanselarij van de Voorzitter van de Vlaamse Regering, Koolstraat 35 te 1000 Brussel. Het is daarbij onverschillig of het gaat om de betekening van een dagvaarding, gerechtelijke uitspraak, overdracht van schuldvordering of een ander exploot. Hetzelfde adres geldt ook voor de aangetekende brief waarbij een schuldvordering wordt overgedragen of inpandgegeven. Het Agentschap voor Facilitair Management treedt in deze opdracht in hoofde van de Vlaamse Gemeenschap op als opdrachtencentrale cfr. artikel 2, 4 van de Wet van 15 juni 2006, ten aanzien van het Vlaams Gewest en alle entiteiten met afzonderlijke rechtspersoonlijkheid die door de Vlaamse Gemeenschap of het Vlaamse Gewest zijn of zullen worden opgericht. Voor de toepassing van de administratieve bepalingen wordt hierna verstaan onder: 1 de aanbestedende overheid: het Agentschap voor Facilitair Management (AFM), de administratieve entiteit die met de opvolging van deze opdracht belast is. 2 de besteller: elke entiteit die een bestelling plaatst en die behoort tot de Vlaamse Gemeenschap, het Vlaams Gewest of elke entiteit met afzonderlijke rechtspersoonlijkheid die door de Vlaamse Gemeenschap of het Vlaamse Gewest zijn of zullen worden opgericht. Een door de besteller geplaatste bestelling verbindt enkel de besteller voor wat betreft de betaling en oplevering. Het agentschap voor Facilitair Management kan als aanbestedende dienst niet aansprakelijk worden gesteld voor de moeilijkheden met betrekking tot betaling en oplevering van die bestelling, tenzij het agentschap voor Facilitair Management zelf de besteller is.

7 7 Alle briefwisseling met betrekking tot specifieke bestellingen dient dan ook gestuurd te worden aan de besteller. Wanneer de opdrachtdocumenten onvolledig of onduidelijk zijn, zal het agentschap voor Facilitair Management in zijn rol als aanbestedende dienst optreden om de opdrachtdocumenten verder te verduidelijken. Binnen de Vlaamse overheid wordt veel belang gehecht aan een integere manier van werken. Er werd voor de Vlaamse overheid een deontologische code ontwikkeld. Daarom mogen personeelsleden geen relatiegeschenken aanvaarden en niet ingaan op uitnodigingen voor een etentje of andere activiteiten. Wij willen u hiervan op de hoogte brengen, zodat u rekening kunt houden met onze interne richtlijnen. Hoewel wij uw gebaar zeker waarderen, vragen wij u dus om geen relatiegeschenken aan te bieden. Op die manier helpt u onze medewerkers niet in te gaan tegen de interne richtlijn. 2. Afwijkingen van de bijlage Algemene aannemingsvoorwaarden Lijst van de bepalingen waarvan wordt afgeweken van de algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor concessies voor openbare werken (Bijlage van het K.B. van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken): - Art. 20 Straffen; teneinde bestraffing van recidiverende leveranciers mogelijk te maken, zijn aangepaste strafbepalingen noodzakelijk. 3. Voorwerp en classificatie van de opdracht. Deze opdracht is een opdracht voor leveringen in de zin van artikel 5 van de wet van 24 december CPV-code: Deze opdracht heeft als voorwerp het leveren van terreinvoertuigen op afroep. De opdracht wordt uitgevoerd door middel van deelbestellingen naargelang van de werkelijke behoeften. Deze opdracht is een opdracht volgens prijslijst waarvan alleen de eenheidsprijzen voor de prestaties forfaitair zijn: door de eenheidsprijzen op de hoeveelheden van de verrichte prestaties toe te passen wordt het te betalen bedrag vastgesteld. Het sluiten van een overeenkomst op basis van onderhavig bestek geeft de leverancier geen exclusiviteitrecht.

8 8 Er kunnen gedurende de geldigheidsduur van het contract prestaties, identiek of analoog aan deze beschreven in onderhavig bestek, laten uitvoeren door andere leveranciers. De leverancier kan uit dien hoofde geen aanspraak maken op enigerlei vergoeding. Er kunnen terreinvoertuigen besteld worden tot 2 jaar na de sluiting van de opdracht. Op verzoek van de aanbestedende overheid en teneinde de overgang met de volgende leverancier te overbruggen kan de duur van deze raamovereenkomst verlengd worden met een termijn van drie maanden aan identieke voorwaarden. De verlenging wordt door de aanbestedende overheid uiterlijk 1 maand voor de normale uiterste besteldatum aan de leverancier per aangetekend schrijven meegedeeld. De leverancier verbindt er zich toe vanaf de gunning tot het einde van het contract de in zijn offerte opgegeven terreinvoertuigen te kunnen leveren. Bij een eventuele productaanpassing wordt een evenwaardig voertuig geleverd, tegen dezelfde voorwaarden zoals in de oorspronkelijke overeenkomst waaronder de prijs. De goedkeuring van dit voertuig is het voorwerp van een Bijakte, bekrachtigd door de aanbestedende overheid. Er zal naargelang de behoeften bepaald worden welke hoeveelheid waar moet geleverd worden. Dat bepalen, waarvan sprake is in het voorgaande lid, zal geschieden met bestelbons. Het formele recht om te leveren krijgt de leverancier uitsluitend door dergelijke bestelbons. In het kader van de uitvoering van deze opdracht wordt elke bestelling als een afzonderlijke opdracht beschouwd, onafhankelijk van de uitvoering van de overige bestellingen. Elke bestelling kent aldus haar eigen leveringstermijn, oplevering, Er worden geen minimale afnames gegarandeerd. Alle in dit bestek vermelde hoeveelheden zijn vermoedelijke hoeveelheden. Het betreft de levering van de hierna beschreven terreinvoertuigen in DEEL II, Beschrijving van de levering en technische bepalingen. Perceel 1: leveren van kleine terreinvoertuigen, diesel; Perceel 2: leveren van compacte terreinvoertuigen, diesel; Perceel 3: leveren van zware terreinvoertuigen met korte wielbasis, diesel; Perceel 4: leveren van zware terreinvoertuigen met lange wielbasis, diesel; Perceel 5: leveren van zware terreinvoertuigen - pick-up, diesel; Perceel 6: leveren van voertuigen met 4-wielaandrijving, diesel;

9 9 4. Van toepassing verklaarde documenten. Voor zover in onderhavig bestek niet wordt afgeweken, zijn enkel de hierna vermelde documenten van toepassing op de opdracht, met uitsluiting van eventuele verkoopsvoorwaarden opgelegd door de inschrijver: a. De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten (Belgisch Staatsblad van 22 januari 1994). b. Het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken (Belgisch Staatsblad van 26 januari 1996). c. De bijlage AVV bij het Koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken (Belgisch Staatsblad van 18 oktober 1996). d. De wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten (Belgisch Staatsblad van 15 februari 2007), voor zover reeds in werking getreden. e. Het Koninklijk Besluit van 20 december 2010 inzake de bevordering van schone en energiezuinige wegvoertuigen. f. De Codes over het welzijn op het werk. g. Het Algemeen Reglement op de Elektrische Installaties (AREI). h. Het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming (ARAB). i. Het onderhavig bijzonder bestek De berichten en terechtwijzende berichten gepubliceerd in het Bulletin der Aanbestedingen en/of in het Supplement op het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen in verband met deze opdracht maken integraal deel uit van de contractuele voorwaarden. De inschrijver wordt geacht hiervan kennis te hebben genomen en er rekening mede te hebben gehouden bij het opmaken van zijn offerte. De onder a, b, c, d en e vermelde teksten van de reglementering op de overheidsopdrachten kunnen geraadpleegd worden via de website van de FOD Kanselarij of via de site van de afdeling Overheidsopdrachten van het departement Bestuurszaken van de Vlaamse overheid.

10 10 5. Bijzondere administratieve bepalingen ter aanvulling van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten Art. 14 Opening der offertes. Ingevolge art. 14 van de wet van 24 december 1993 geschiedt de opening der offertes in openbare zitting, zonder afkondiging van de prijzen Art. 16 De gunning. Ingeval van gunning wordt de opdracht per perceel gegund aan de inschrijver die de voordeligste regelmatige offerte indient, rekening houdend met de gunningscriteria die vermeld zijn in het bestek Art. 18 Eventuele niet-plaatsing van bepaalde percelen. Het volgen van de procedure van offerteaanvraag houdt geen verplichting in tot het gunnen van de opdracht. De aanbestedende overheid behoudt zich expliciet het recht voor slechts één perceel of enkele percelen te gunnen en eventueel te besluiten de andere op te nemen in één of meerdere nieuwe opdrachten die desnoods op een andere wijze zullen worden gegund. 6. Bijzondere administratieve bepalingen ter aanvulling van het K.B. van 8 januari 1996 met betrekking tot de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en concessies voor openbare werken. Bij het indienen van zijn offerte dient de inschrijver de stukken te nummeren en in te dienen in de vermelde volgorde. Stuk 1 is het door de inschrijver ingediende offerteformulier en bijhorende inventaris en met de documenten die de bevoegdheid van de ondertekenaar(s) van de offerte aantonen. De bevoegdheid kan aangetoond worden aan de hand van de (gecoördineerde) statuten, een authentieke of onderhandse akte Art. 43 en 43bis Uitsluiting en Sociale zekerheidsbijdragen Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in artikel 43. Wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten tot de toegang ertoe, de leverancier die bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan waaraan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor: - Deelname aan een criminele organisatie zoals bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek - Omkoping zoals bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek

11 11 - Fraude zoals bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari Witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme Kan uitgesloten worden van deelneming aan de opdracht in welk stadium van de procedure ook, de leverancier: - Die in staat van faillissement of van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt of die een gerechtelijk akkoord heeft bekomen, of die in een overeenstemmende toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen; - Die aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor wie een procedure van vereffening of van gerechtelijk akkoord aanhangig is of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in de nationale wetgevingen en regelementeringen; - Die, bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast; - Die bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende overheden aannemelijk kunnen maken; - Die niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid; overeenkomstig de bepalingen van artikel 43 bis; - Die niet in orde is met de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is; - Die zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opvorderbaar bij toepassing van dit hoofdstuk. De aanbestedende overheid zal, voorafgaand aan elke beslissing over de gunning van de opdracht, de juistheid van de impliciete verklaring op erewoord nagaan van de inschrijver wiens offerte als beste werd gerangschikt. Indien mogelijk voegt de inschrijver bij zijn offerte een uittreksel uit het strafregister of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst en waaruit blijkt dat aan de gestelde eisen is voldaan. Indien de inschrijver een rechtspersoon is, moet het uitreksel uit het strafregister of het evenwaardig document betrekking hebben op deze rechtspersoon. Hiertoe zal de aanbestedende overheid voor de Belgische inschrijver volgende documenten zelf elektronisch opvragen conform artikel 46, 4: - Een RSZ-attest (voor de Belgische inschrijver); - Een attest van niet-faling. De buitenlandse inschrijver voegt bij zijn offerte een attest of een verklaring volgens de bepalingen van artikel 43bis, 2. De overige documenten zullen worden opgevraagd bij de betrokken inschrijver.

12 Art. 78 Toegangsverbod Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van onverenigbaarheid te bevinden, zoals bedoeld in dit artikel Art. 86 Prijsbepaling. Deze opdracht is een opdracht volgens prijslijst waarvan alleen de eenheidsprijzen voor de prestaties forfaitair zijn: door de eenheidsprijzen op de hoeveelheden van de verrichte prestaties toe te passen wordt het te betalen bedrag vastgesteld Art. 88 Prijsonderzoek Op verzoek van de aanbestedende overheid verstrekt de inschrijver alle nodige inlichtingen om het prijsonderzoek van zijn offerte mogelijk te maken. De aanbestedende overheid kan ofwel zelf overgaan tot, ofwel een persoon aanduiden voor het uitvoeren van alle verificaties van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse, teneinde de juistheid na te gaan van de gegevens die de inschrijver in het raam van het prijsonderzoek heeft verstrekt Art. 89 De offerte. De offerte moet gebeuren in de Nederlandse taal en dient te geschieden op de bij het bestek behorende formulieren: - Het offerteformulier - De inventarissen Deze documenten vormen de offerte. De inschrijvers nummeren elke bladzijde van hun offerte en hun bijlagen. Indien de inschrijver zijn offerte op andere documenten maakt dan op de voorziene formulieren moet de inschrijver op ieder van deze documenten verklaren dat het document conform bij het bestek behorende model is door het aanbrengen van de volgende clausule: Ik ondergetekende verklaar te hebben nagezien dat de hierbij vermelde gegevens in volstrekte overeenstemming zijn met de vermeldingen bij het (de) bestek behorende formulier(en) en neem daartoe de volledige verantwoordelijkheid op mij. Iedere vermelding die strijdig is met het door aanbestedende overheid vastgestelde formulier moet als niet geschreven worden beschouwd.

13 Art Bij de offerte te voegen documenten proefmodellen. De inschrijvers voegen bij hun offerte volgende documenten die onontbeerlijk zijn, of kunnen zijn, om de aanbestedende overheid de mogelijkheid te geven deze te beoordelen: Stuk 1: het offerteformulier en de inventaris incl. de documenten welke de bevoegdheid van de ondertekenaar(s) van de offerte aantonen. De bevoegdheid kan aangetoond worden aan de hand van de (gecoördineerde) statuten, een authentieke of onderhandse akte.. Stuk 2: per perceel een document met vermelding van het Europees goedkeuringsnummer voor het aangeboden voertuig; Technische beschrijving en documentatie, waaronder: Stuk 3a: documentatie van het voertuig (prospectie-folders, technische documentatie), uitzicht van het voertuig buiten en binnen; Stuk 3b: de aard, de omvang van de waarborg en de eventuele bijkomende waarborgen of waarborgperiode voor het voertuig; Stuk 3c: de technische documentatie en beschrijving van de aangeboden opties. Het stuk 3c moet op straffe van nietigheid bij de offerte worden gevoegd! Stuk 3d: de technische beschrijving van het voertuig conform de bepalingen vermeld op pagina 64 van dit bestek (Deel VI: Technische gegevens van de voertuigen). Het stuk 3d moet op straffe van nietigheid bij de offerte worden gevoegd! Stuk 4: een voorstel van onderhoud- en herstellingscontract OHC voor de voertuigen en alle toebehoren. Het voorstel omvat minstens een looptijd van 5 jaar vanaf de levering van het voertuig. Pechverhelping, en sleping indien nodig, zijn inbegrepen. De voorwaarden en elementen van het onderhoud- en herstellingscontract, en de prijs per kilometer, zijn duidelijk beschreven in het voorstel. De inschrijver is vrij om al dan niet banden te voorzien, en meerdere combinaties km/duurtijd (matrixvorm) te voorzien, Het Stuk 4 moet op straffe van nietigheid bij de offerte worden gevoegd! Proefmodellen: Vooraleer tot de keuze van de leverancier te kunnen overgaan, moet de aanbestedende dienst de mogelijkheid krijgen om het aangeboden voertuig te testen. Deze moet na eenvoudig verzoek binnen de 5 werkdagen ter beschikking gesteld worden Art RSZ-attest. In toepassing van het KB van 20 juli 2005 dient de Belgische inschrijver het RSZ-attest niet bij zijn offerte te voegen. De aanbestedende overheid zal deze informatie zelf opvragen. De buitenlandse inschrijver dient wel een attest bij zijn offerte te voegen, overeenkomstig art van het KB van 8 januari 1996.

14 Art Prijsopgave. De prijzen worden in de offerte in euro opgegeven tot twee (2) cijfers na de komma. Voor het onderhoudscontract mogen de prijzen tot vier (4) cijfers na de komma. De prijzen worden opgegeven exclusief BTW, de belasting op de toegevoegde waarde wordt afzonderlijk vermeld op het offerteformulier Art Percelen Het bestek bestaat uit meerdere percelen. De opdracht is als volgt verdeeld in percelen: Perceel 1: leveren van kleine terreinvoertuigen, diesel; Perceel 2: leveren van compacte terreinvoertuigen, diesel; Perceel 3: leveren van zware terreinvoertuigen met korte wielbasis, diesel; Perceel 4: leveren van zware terreinvoertuigen met lange wielbasis, diesel; Perceel 5: leveren van zware terreinvoertuigen - pick-up, diesel; Perceel 6: leveren van voertuigen met 4-wielaandrijving, diesel; De inschrijver kan een offerte indienen voor één of voor meer percelen Art. 102 Taalgebruik De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke relatie met de aanbestedende overheid. De documenten die enkel in een andere taal beschikbaar zijn, kan het bestuur een, desgevallend beëdigde, vertaling eisen. Deze vertaling dient kosteloos te gebeuren Art. 103 Één offerte per opdracht. Iedere inschrijver mag slechts één offerte indienen per opdracht Art. 104 Indiening van de offerte. De opening van de offertes gebeurt in openbare zitting op de datum en het uur vermeld op bladzijde 1 (titelblad). Voor het indienen van de offertes is het gebruik van elektronische middelen verplicht. De offertes moeten elektronisch worden overgelegd via de e-tendering internetsite die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 81 quater, 1 van het KB van 8 januari Meer informatie kan worden bekomen op de website of via de e-procurement helpdesk op het nummer +32 (0)

15 15 De offertes moeten worden opgemaakt in PDF-formaat. De samenvattende meetstaat/inventaris wordt in excel opgemaakt en ingediend. Het offerteformulier en de samenvattende meetstaat/inventaris moeten wel afzonderlijk worden ingediend. De ingediende documenten mogen niet gezipt worden. De maximale grootte per document is 80MB. Een te groot document kan u opsplitsen in meerdere deeldocumenten. Het geheel van alle documenten mag evenwel niet groter zijn dan 350MB. Voor een toelichting omtrent het indienen van offertes door middel van elektronische middelen kunt u terecht op de informatiesessies die georganiseerd worden door het Departement Bestuurszaken en het Agentschap Ondernemen. U vindt de data van deze informatiesessies op Daarnaast werden ook een aantal organisaties geaccrediteerd om opleidingen omtrent het gebruik van e-tendering te geven. U kan voor de lijst van deze geaccrediteerde organisaties terecht op De persoon die de offerte elektronisch ondertekent moet hiervoor gemachtigd zijn in de statuten of moet een volmacht hebben. De elektronische handtekening moet geschieden door middel van een geavanceerde handtekening met een geldig gekwalificeerd certificaat. Een elektronische handtekening kan geplaatst worden op 3 manieren: 1. Door middel van een eid (elektronische identiteitskaart); 2. Door middel van een gekwalificeerd certificaat aan te kopen bij een private actor; 3. Door middel van een eigen elektronisch middel waarbij de inschrijver garandeert dat deze handtekening voldoet aan de voorwaarden van artikel 81 quater, 1, 1 van het KB van 08 januari 1996; U kunt als buitenlandse inschrijver de offerte en alle bijhorende documenten ondertekenen met een gekwalificeerd certificaat dat u kunt aankopen via een private actor en dat door de applicatie herkend wordt als een geldig certificaat dat geschikt is voor het plaatsen van wettelijke digitale handtekeningen ofwel met een elektronisch middel, aangekocht bij een private actor en waarvan zij zelf garanderen dat dit voldoet aan alle wettelijke voorwaarden: Gekwalificeerde certificaten die geschikt zijn voor het plaatsen van wettelijke digitale handtekeningen, kunnen aangekocht worden bij private actoren. Indien u meer informatie wenst over deze private actoren kunt u terecht op e.procurement@vlaanderen.be of 02/ Er dient wel te worden opgemerkt dat het enige tijd kan in beslag nemen vooraleer u de drager met uw gekwalificeerd certificaat ontvangt. Koop dus tijdig uw certificaat aan.

16 16 Wanneer u als buitenlandse inschrijver een eigen elektronisch middel gebruikt, afgeleverd buiten België, om de handtekening te plaatsen, garandeert hij zelf dat deze handtekening voldoet aan de voorwaarden van artikel 81quater, 1, 1 van het KB van 8 januari Deze elektronische handtekening moet dus conform zijn met de regels van het Europees en het daarmee overeenstemmende nationaal recht inzake de geavanceerde elektronische handtekening met een geldig gekwalificeerd certificaat, waarbij deze handtekening werd gerealiseerd via een veilig middel voor het aanmaken van een handtekening. De e-tenderingapplicatie kan bij deze werkwijze aangeven dat zij de door u geplaatste handtekening niet herkent. Door de handtekening te plaatsen garandeert u dat ze voldoet aan de gestelde voorwaarden. U voegt ook alle informatie aan de offerte toe in verband die de aanbestedende overheid toelaat na te gaan of het gebruikte elektronische middel geldig is en conform de bepalingen in de regelgeving. Om het indienen door middel van elektronische middelen toe te lichten is een zip-file Elektronisch_Indienen toegevoegd Art Opening van de offertes. De opening der offertes vindt plaats op datum, uur en plaats zoals vermeld op de eerste pagina van het bestek Art De gunning. De inschrijver mag per perceel slechts 1 offerte indienen dat voldoet aan de technische kenmerken beschreven in Deel II van het bestek. VARIANTEN ZIJN NIET TOEGESTAAN. Dit impliceert dat de inschrijver per perceel zijn voorstel ondubbelzinnig moet omschrijven. In het kader van de offerteaanvraag wordt de keuze van de aanbestedende overheid bepaald door de offerte die het als de meest voordelige beschouwt, op grond van de hierna vermelde gunningcriteria. Daartoe sluit de aanbestedende overheid in de eerste plaats de onregelmatige biedingen of de biedingen betreffende leveringen die niet conform zijn aan de essentiële voorschriften opgelegd in dit bestek, uit. De overblijvende offertes worden beoordeeld en gerangschikt rekening houdend met de volgende gunningscriteria: Criterium Prijs: weegfactor 50 % Bij Prijs wordt rekening gehouden met de eenheidsprijs van het voertuig en de prijs van de essentiële opties.

17 17 De prijsvergelijking gebeurt op basis van de totaalprijs die bekomen wordt door de eenheidsprijzen voor aankoop van een voertuig en van de essentiële opties te vermenigvuldigen met de overeenstemmende vermoedelijke hoeveelheden bepaald in de inventaris en deze op te tellen. De prijzen voor de vrije opties worden niet in aanmerking genomen in de prijsvergelijking. De punten van dit criterium worden volgens de volgende formule berekend: Score = 50 punten {{(totaalprijs laagste totaalprijs) / laagste totaalprijs} x 50 punten}. Indien de totaalprijs van een bepaalde offerte meer dan het dubbel bedraagt van de laagste regelmatige offerte dan scoort de vermelde offerte nul (0) punten. Criterium Kwaliteit: weegfactor 40 % Voor het criterium Kwaliteit wordt een beoordelingsteam (jury) samengesteld met medewerkers van AFM, eventueel aangevuld met één of meer externe expert(s). Alle leden van het beoordelingsteam zijn als werknemer verbonden aan de Vlaamse overheid, en hebben formele zwijgplicht tijdens de volledige gunningprocedure. Voor de aangeboden essentiële opties en de vrije opties wordt technische informatie bij de inschrijving gevoegd. Indien nodig kan extra technische verduidelijking of een proefmodel worden gevraagd. Het criterium Kwaliteit omvat 3 subcriteria: subcriterium Technische kwaliteit (25%) bij het subcriterium Technische kwaliteit worden volgende aspecten beoordeeld aan de hand van de wensen en beoordelingspunten vermeld in de technische bepalingen van het bestek: de motor, versnellingsbak en aandrijving, terreincapaciteiten, trekvermogen, banden, koetswerk, de kwaliteit van de essentiële en van de vrije opties, de volledigheid van het aanbod van de vrije opties. subcriterium Veiligheid (10%) bij het subcriterium Veiligheid worden volgende aspecten beoordeeld aan de hand van de wensen en beoordelingspunten vermeld in de technische bepalingen van het bestek: de actieve en de passieve veiligheidsvoorzieningen die bij de het voertuig aanwezig zijn (de remmen en de rijhulp systemen, de airbags, whiplash reducerende systemen, resultaten crashtests). subcriterium Comfort (5%) bij het subcriterium Comfort worden volgende aspecten beoordeeld aan de hand van de wensen en beoordelingspunten vermeld in de technische bepalingen van het bestek: de comfortelementen die rijden met het voertuig eenvoudiger en aangenamer maken zoals stuur en de

18 18 stuurbekrachtiging, zetels, verluchting en de luchtfiltering, de airconditioning, arm- en voetensteunen. Na evaluatie van de conforme offertes wordt er een herberekening doorgevoerd waarbij het voorstel met de hoogste score vóór deze herberekening de maximale score voor dit criterium (40 punten) krijgt. De scores van de andere offertes worden herberekend volgens volgende formule: Herberekende score offerte a = (score offerte a / score beste offerte) x 40 punten Criterium Ecologie: weegfactor 5 % Conform het KB van 20 december inzake de bevordering van schone en energiezuinige wegvoertuigen in het kader van overheidsopdrachten wordt bij het criterium Ecologie de ecoscore (afgerond op dichtstbijzijnde eenheid) in overweging genomen. Na evaluatie van de conforme offertes wordt er een herberekening doorgevoerd waarbij het voorstel met de hoogste score vóór deze herberekening de maximale score voor dit criterium (5 punten) krijgt. De scores van de andere offertes worden herberekend volgens volgende formule: Herberekende score offerte a =5- (beste ecoscore ecoscore offerte a). Indien de ecoscore van een bepaalde offerte vijf of meer dan vijf punten lager is dan de beste ecoscore dan scoort de vermelde offerte voor dit gunningscriterium nul (0) punten. Voor de bepaling van de ecoscore wordt de waarde weergegeven op gebruikt. Indien de inschrijver van oordeel is dat de op de vermelde website weergegeven ecoscore niet correct is, of de ecoscore is niet vermeld, dient hij aan de hand van de op de website voorziene rekenmodule de ecoscore te (her)berekenen en dit in zijn offerte aan te geven. Criterium Waarborg: weegfactor 5% De voorstellen worden positief beoordeeld aan de hand van de mate waarin het voorstel tegemoet komt aan de wensen en beoordelingspunten vermeld in het bestek. Waarborg op het voertuig, de waarborgduur, de waarborgelementen, de waarborg uitbreidingen en de eventuele beperkingen worden in aanmerking genomen. Waarborg op de bijgemonteerde opties, de waarborgduur, de waarborgelementen, de waarborg uitbreidingen en de eventuele beperkingen worden in aanmerking genomen. Extra diensten inbegrepen: er wordt ook genoteerd of andere waarborgen zijn voorzien en of er extra diensten (zoals dringende mobiele service en herstelling) georganiseerd zijn. Onderhoud- en herstellingscontract voor de voertuigen en alle toebehoren (zie bij de offerte te voegen documenten stuk 4).

19 19 Na evaluatie van de conforme offertes wordt er een herberekening doorgevoerd waarbij het voorstel met de hoogste score vóór deze herberekening de maximale score voor dit criterium (5 punten) krijgt. De scores van de andere offertes worden herberekend volgens volgende formule: Herberekende score offerte a = (score offerte a / score beste offerte) x 5 punten Art Geldigheidsduur van de offerte. De gestanddoening van de offerte bedraagt 180 kalenderdagen ingaande op de dag van de opening der offertes.

20 20 7. Bijzondere administratieve bepalingen ter aanvulling van de bijlage Algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies voor openbare werken bij het K.B. van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken. De inschrijvers worden nogmaals gewezen op het belang van de hier volgende bepalingen. Deze vormen de voorwaarden waarbinnen het contract wordt uitgevoerd Art. 1. Leidend ambtenaar Voor deze opdracht wordt de leidend ambtenaar aangeduid bij elke bestelling. Het mandaat van de leidend ambtenaar bestaat uit: a. De technische en administratieve opvolging van de leveringen tot en met de oplevering; b. De keuring van de prestaties, zowel de a priori als de a posteriori keuring; c. Het nazicht van de facturen en schuldvorderingen; d. Het opstellen van de processen-verbaal; e. De opleveringen; In zijn rol als opdrachtencentrale zal de aanbestedende dienst instaan voor het bestendig toezicht op de prestaties. Dit toezicht omvat het geven van onderrichtingen, telkens wanneer het bestek of de gunningsdocumenten onvolledig of onduidelijk zijn, alsook het nemen van maatregelen van ambtswege cfr. Art.66 2 van de bijlage van het KB van 26 september Art. 5.- Borgtocht. Er wordt een borgtocht gevraagd a rato van 5 % van de totale aannemingssom (exclusief B.T.W.). De inschrijver stelt de borgtocht op één van de wijzen vermeld in artikel 5 3 van de algemene aannemingsvoorwaarden (K.B. van 26/09/1996). Het bewijs van borgstelling wordt geleverd door overlegging van het betreffende document, zoals bedoeld in boven vermeld artikel. Het bewijs van de borgtochtstelling dient binnen dertig kalenderdagen na datum van sluiting van de opdracht, in het bezit te zijn van het Bestuur op volgend adres: Vlaamse Overheid Agentschap voor Facilitair Management Afdeling Klanten en Ondersteuning Team Financiën

21 21 Boudewijnlaan 30 bus Brussel De leverancier dient erop toe te zien dat het bewijs van borgstelling tijdig wordt afgeleverd. Opmerking: De termijn van 30 kalenderdagen wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en voor de inhaalrustdagen bepaald bij een K.B. of in een algemeen bindend verklaarde Collectieve Arbeidsovereenkomst. Deze periodes moeten vermeld worden in het offerteformulier! 7.3. Art Vrijgave van de borgtocht De borgtocht wordt aan de leverancier op zijn verzoek teruggestort na het einde van de opdracht, op voorwaarde dat hij aan al zijn verplichtingen heeft voldaan. De leverancier stuurt het verzoek tot vrijgave van de borgtocht, vergezeld van het borgtochtbewijs, naar: Vlaamse Overheid Agentschap voor Facilitair Management Afdeling Klanten en Ondersteuning Team Financiën Boudewijnlaan 30 bus Brussel 7.4. Art Prijsherziening. De inschrijver verbindt er zich toe gedurende het 1 ste jaar van de opdracht bestellingen te leveren aan de eenheidsprijs van de offerte (eenheidsprijs van het voertuig en de optie prijzen). Er wordt geen prijsherziening toegestaan. Na 1 jaar na de sluiting van de opdracht kunnen de eenheidsprijs van het voertuig en de optieprijzen éénmalig geactualiseerd worden met volgende formule: De prijsherziening geschiedt volgens de volgende algemene formule. p = P ( a s/s + b i/i + c ) waarin aan de parameters volgende waarden worden toegekend : a = 0,30 b = 0,40 c = 0,30 P= basisprijs p = nieuwe prijs

22 22 S = indexcijfer referteloon (landsgemiddelde, +10 werknemers), vastgesteld 1 maand die de maand van de opening van de offertes voorafgaat. s = indexcijfer referteloon (landsgemiddelde, +10 werknemers), vastgesteld 2 maand voorafgaand aan de datum van de prijsherziening I = indexcijfer materialen (staal, koudgewalste platen 1 mm), vastgesteld 1 maand die de maand van de opening van de offertes voorafgaat. i = indexcijfer materialen (staal, koudgewalste platen 1 mm), vastgesteld 2 maand voorafgaand aan de datum van de prijsherziening De leverancier stelt de te gebruiken indexen voor deze prijsherzieningsformule voor en bezorgt aan de aanbestedende overheid een verantwoording van de gebruikte indexen. Hierbij wordt bij voorkeur gebruik gemaakt van volgende Agoria-indexen welke goedgekeurd worden door de FOD Economische Zaken : S = referteloon (landsgemiddelde, +10 werknemers) I = materiaalindex (staal, koudgewalste platen 1 mm) De leverancier richt zijn aanvraag tot prijsherziening ten laatste 15 kalenderdagen vóór de ingang van de prijsherziening aan de aanbestedende overheid. Bij elke vraag tot prijsherziening moet de leverancier de nodige bewijsstukken voorleggen die de prijsherziening staven. De datum van de bestelling bepaalt de door de leverancier toe te passen prijzen Art Betaling van de levering. De levering wordt uitgevoerd voor rekening van de begroting van de besteller. Na ontvangst van het proces-verbaal van oplevering dient de factuur gezonden te worden naar het adres en ter attentie van de besteller. De entiteit van de besteller is verantwoordelijk voor de correcte behandeling van de facturen. De betaling geschiedt binnen de 50 kalenderdagen te rekenen vanaf de datum waarop de opleveringsformaliteiten werden beëindigd zo de besteller ter zelfde tijd in het bezit is van de regelmatig opgemaakte factuur alsmede van de ander eventueel vereiste bescheiden. De factuur vermeldt het nummer van de bestelbon of bestelbrief en wordt door de leverancier gedateerd en ondertekend. De betalingsvoorwaarden van de leverancier zijn niet van toepassing. Onderhavig bestek wijkt uitdrukkelijk af van de bepalingen van artikel 1254 van het Burgerlijk Wetboek inzake de toerekening van de betalingen. Elke betaling

23 23 zal dan ook bij voorrang toegerekend worden op de hoofdsommen en pas daarna op de interesten Art Straffen. a) De enige straf wordt bepaald op 270 euro; de dagelijkse straf op 25 euro. Verder is van toepassing: i) Niet deelnemen aan de opvolgingsvergaderingen zonder melding van geldige reden: Straf van 270 euro per vergadering. De aanbestedende dienst staat in voor de toepassing van deze straf. ii) Het niet aanreiken van de rapporten: Straf van 50 euro per rapport De aanbestedende dienst staat in voor de toepassing van deze straf iii) iv) Niet leveren op aangegeven tijdstip: Dagelijkse straf per werkdag vertraging. De leidend ambtenaar van de betreffende bestelling staat in voor de toepassing van deze straf. Het niet tijdig aanreiken van het bewijs dat de geleverde goederen geproduceerd worden met volle naleving van de bijzondere uitvoeringsvoorwaarden: dagelijkse straf per werkdag vertraging. De leidend ambtenaar van de betreffende bestelling staat in voor de toepassing van deze straf. Het totale bedrag van de straffen, toegepast gedurende één jaar, wordt beperkt tot 10% van de aannemingssom. b) De aanbestedende overheid is gerechtigd de straffen zoveel malen toe te passen als: i) De inbreuk is gepleegd. De aanbestedende overheid is gerechtigd dit aantal malen ambtshalve vast te stellen, wanneer het door de schuld van de leverancier niet juist kan worden bepaald. Bij herhaling van een bepaalde inbreuk, eventueel op een andere plaats, wordt een straf toegepast gelijk aan de betreffende straf, zoals hierboven bepaald, vermenigvuldigd met het aantal malen dat deze inbreuk werd vastgesteld Art 49 Elementen die in de prijzen zijn begrepen. De aandacht van de inschrijver wordt erop gevestigd dat de voor deze opdracht op te geven prijzen moeten berekend worden exclusief BTW. Het percentage en het bedrag van de BTW worden afzonderlijk vermeld. Voor deze belasting is een afzonderlijke post in de offerte en de inventaris opgenomen. De opgegeven prijzen dienen, behoudens toepassing van artikel 13 2 prijsherziening, onveranderlijk te gelden gedurende het 1ste jaar van de opdracht en moeten het volgende omvatten:

24 24 1) de prijs van de in DEEL II beschreven goederen; 2) de levering in België op de plaats aangeduid door de besteller; 3) alle andere kosten verbonden aan de leveringen (incl. een volle brandstoftank, vloermatten, 2 de nummerplaat, ); 4) kosten m.b.t. de opvolgingsvergadering en rapportering (zie laatste pagina van de administratieve bepalingen) Indien in de offerte hiertegen enig voorbehoud wordt gemaakt, heeft dit de nietigheid van de volledige offerte tot gevolg Art 52 - Uitvoering van de opdrachten. De diensten van de Vlaamse overheid zullen, naargelang van de behoeften, opdracht geven om de goederen beschreven in Deel II te leveren. De maximale leveringstermijn is vastgesteld op 140 kalenderdagen voor alle percelen, te rekenen vanaf de datum van de bestelbon. Een verlenging met 20 kalenderdagen wordt toegestaan in volgende gevallen: - voertuig wordt uitgerust met een LPG-installatie of alternatieve brandstof - voertuig wordt uitgerust met signalisatie - het voertuig moet geleverd worden in geel RAL 1021 of een andere RAL kleur - bijkomende opties worden gemonteerd - voertuig met een roetfilter in namontage Bij een combinatie van voormelde gevallen wordt een verlenging van de leveringstermijn toegestaan met 40 kalenderdagen Opmerking: De leveringstermijn wordt geschorst voor de duur van de sluiting van de firma wegens jaarlijkse vakantie. Deze periode(s) moet(en) vermeld worden onder punt G. van het offerteformulier! 7.9. Art Plaats van levering. De leveringsadressen zijn verspreid over het gehele Vlaamse Gewest en Brussel, en zullen bij elke bestelling meegedeeld worden Art Leveringsmodaliteiten. De leveringen dienen, na afspraak, te gebeuren op werkdagen tussen 9 en 15u. De leverancier is verantwoordelijk voor de aflevering van de voertuigen op het juiste adres, bij de op de bestelbon aangegeven persoon. De afgetekende leveringsbon (duidelijk leesbaar) geldt als bewijs.

25 Keuringsverrichting. De aanbestedende overheid of de besteller zal een voorafgaande keuringsverrichting, zonder verplichte aflevering van een proces-verbaal uitvoeren, vb. indien: - het voertuig wordt uitgerust met opties (o.a. opbouw, signalisatie, ); - het een gegroepeerde bestelling betreft (meerdere voertuigen, eventueel voor meerdere leveringsadressen). Deze keuringsverrichting gaat door: - op vraag van de aanbestedende overheid of de besteller of de inschrijver, na afspraak met de heer Yannick Martinez, productspecialist voertuigen bij de afdeling Klanten en Ondersteuning - tel (02) , of met de contactpersoon die vermeld werd op de bestelbon; - in de werkplaats waar de aanpassing wordt uitgevoerd, of waar het voertuig wordt gestald in opdracht van de inschrijver. Een proces-verbaal kan worden opgesteld waarin opmerkingen of afwijkingen worden genoteerd Art Volledige voorlopige oplevering op de plaats van de levering. Met deze oplevering wordt het eindresultaat gecontroleerd, m.a.w. er wordt nagegaan of de levering overeenstemt met de besteksbepalingen en met de offerte. Indien bij de voorafgaande keuringsverrichting een proces-verbaal werd opgemaakt moet aan de genoteerde opmerkingen voldaan zijn. De leidend ambtenaar beschikt over 30 kalenderdagen volgend op de dag waarop de levering ter bestemming is gekomen om ter plaatse te verifiëren of de het voertuig zonder beschadiging en volledig in orde werd geleverd, en de beslissing van aanvaarding of verwerping door middel van een proces-verbaal mee te delen. De inschrijver vraagt de oplevering 15 kalenderdagen voor de levering schriftelijk aan. Het verzoek wordt gericht aan: - de heer Yannick Martinez, Agentschap voor Facilitair Management, Afdeling Klanten en Ondersteuning, Boudewijnlaan 30 bus 60 te 1000 Brussel yannick.martinez@bz.vlaanderen.be - of naar de contactpersoon die vermeld werd op de bestelbon.

26 Art Middelen van optreden van de aanbestedende overheid. Art Boeten wegens laattijdige levering Ingeval van laattijdige levering zal de leidend ambtenaar zonder ingebrekestelling door het eenvoudig verstrijken van de uitvoeringstermijn een boete wegens laattijdige levering opleggen, onverminderd de toepassing van de andere maatregelen voorzien in Art. 66 van de Bijlage van het K.B. van Voor de berekening van eventuele boetes wordt de leveringstermijn, vermeld onder punt 7.8 van het bestek, in aanmerking genomen. Art Maatregelen van ambtswege De aanbestedende dienst beslist over het nemen van maatregelen van ambtswege. 8. Bevoegdheid. De rechtsgedingen naar aanleiding van de uitvoering van deze opdracht worden beslecht voor de Belgische hoven en rechtbanken.

27 27 9. Bijkomende informatie. a) Overzicht vermoedelijke afnames Hierna vindt u als referentie een overzicht van de vermoedelijke afname. Deze cijfers zijn louter indicatief en verwijzen niet naar een gegarandeerde minimumafname of een maximaal bestelquotum: Perceel Aantal Perceel 1: kleine terreinvoertuigen, diesel 20 Perceel 2: compacte terreinvoertuigen, diesel 12 Perceel 3: zware terreinvoertuigen met korte wielbasis, diesel 8 Perceel 4: zware terreinvoertuigen met lange wielbasies, diesel 8 Perceel 5: zware terreinvoertuigen - pick-up, diesel 20 Perceel 6: voertuigen met 4-wielaandrijving, diesel 12 b) Overzicht van de geplaatste bestellingen informatie voor de aanbestedende overheid De inschrijver dient er in zijn prijsbepaling rekening mee te houden dat het opdrachtgevend Bestuur, uit hoofde van zijn verplichtingen, zal overgaan tot de organisatie van opvolgingsvergaderingen, maximum 2 per jaar, welke doorgaan in één van de gebouwen van het Bestuur in Vlaanderen of Brussel. Tevens dient de inschrijver er in zijn prijsbepaling rekening mee te houden dat hij de nodige rapportering aangaande het gebruik van deze overeenkomst dient te voorzien. Uit hoofde van deze opdracht wenst het opdrachtgevend Bestuur dan ook op regelmatige basis, zijnde minimaal per kwartaalbasis, een overzicht te ontvangen van de op deze opdracht geleverde prestaties. Concreet houdt dit in dat op de 1 e werkdag van elk kwartaal (volgens het kalenderjaar) een overzicht dient bezorgd te worden aan het Bestuur, op het mailadres welk door het Bestuur hiertoe wordt gecommuniceerd bij de eerste opvolgingsvergadering. Dit houdt in dat de uitvoerder op kwartaalbasis een totaaloverzicht dient te bezorgen conform het model van de inventaris. Het staat de uitvoerder vrij om deze rapportering te bezorgen op basis van totalen van het afgelopen kwartaal of op cumulatieve wijze (= alle voorbije kwartalen).