LAAT ZIEN WIE JE BENT!

Transcriptie

1 LAAT ZIEN WIE JE BENT! Een stappenplan voor een effectief PR beleid op school

2 Inhoud 1. INLEIDING INTERNE ANALYSE Schoolprofilering Identiteit Imago... 8 Werkdocument 1: Vragenlijst imago... 9 Werkdocument 2: SWOT-analyse (identiteit) Image building Huidige activiteiten Werkdocument 3: Huidige communicatiemiddelen OPSTELLEN VAN HET PLAN Inleiding Doelgroepen Doelstellingen Boodschap Aanpak / strategie Communicatiemiddelen Werkdocument 4: Doelgroep-middelen matrix Identiteit school + identiteit Panta Rhei Werkdocument 5: Jaaroverzicht voor Panta Rhei

3 3.8 Planning Organisatie Budget Evaluatie Werkdocument 6: Jaarkalender Werkdocument 7: Voorbereidingsdraaiboek Werkdocument 8: Begroting Bijlage: tips bij bezoek van ouders aan uw school 26 2

4 1. Inleiding Elke school heeft te maken met verschillende groepen betrokkenen, zoals kinderen, ouders, directie, medewerkers, bestuur, medezeggenschapsraad, ouderraad en externe partijen als de gemeente of andere scholen. Al deze groepen hebben eigen wensen en behoeften als het gaat om informatie. Om de informatie uitwisseling tussen al deze groepen betrokkenen zo goed mogelijk te laten verlopen, is het noodzakelijk om een PR plan op te stellen. Het plan zorgt ervoor dat de school op een goede manier uitlegt waar het voor staat, welke keuzes men maakt en op welke wijze de school zich onderscheidt van andere scholen. Een PR plan helpt om orde te scheppen als u met meerdere doelgroepen, communicatiedoelen en middelen te maken hebt. Door aan het plan te werken, krijgt u uw visie helder. Het helpt ook om prioriteiten te stellen en een logische samenhang te creëren. Het plan maakt uw communicatiemiddelen effectiever doordat u precies hebt uitgedacht wat u hoe en aan wie wilt communiceren. Tenslotte helpt een goed plan iedereen die met de uitvoering ervan te maken heeft. Goede PR begint door u af te vragen wat u met de school wilt uitstralen, waar u voor staat en hoe de doelgroepen u zien. Alles is communicatie, ieder gesprek met een ouder of een leerkracht en ook de wijze waarop u de telefoon opneemt of de manier van lesgeven. Daarom is het raadzaam om eerst een duidelijke visie te ontwikkelen waarin onder meer staat wie uw doelgroepen zijn, wat u hen wilt vertellen en hoe u hen wilt bereiken. Pas als u de identiteit heeft bepaald van de school en het imago heeft vastgesteld, kunt u een daadwerkelijke strategie uitstippelen. In het volgende PR stappen plan staat beschreven hoe u tot een effectief PR plan komt. U treft in dit stappenplan een aantal werkdocumenten aan, die u direct kunt gebruiken in de praktijk. Op de volgende pagina staat een schematische weergave van de 4 hoofdstappen die u moet doorlopen om tot een PR plan te komen. 3

5 SCHEMATISCHE WEERGAVE PR PLAN SWOT ANALYSE 1 HUIDIG IMAGO HUIDIGE COMMUNICATIE 2 DOELGROEP EN DOELSTELLINGEN KERNBOODSCHAP 3 AANPAK Doelgroep middelen matrix 4 COMMUNICATIEKALENDER BUDGET 4

6 2. Interne analyse 2.1 Schoolprofilering Al blijft goed onderwijs geven de belangrijkste kerntaak voor scholen, toch gaan we meer en meer naar een tijd waarin je, ook als school, moet laten zien wie je bent, wat je kan bieden en vooral wat jou school onderscheidt van de rest. Dat wordt gevraagd door de markt, door ouders, maar ook door de overheid. Ook bij het aantrekken van nieuw personeel en het gemotiveerd houden van het huidig personeel is het nuttig als de school duidelijk kan maken waar ze voor staat en naar streeft. Als de school, met andere woorden, een duidelijk profiel, gezicht, of karakter heeft. Schoolprofilering is er op gericht om uit de enorme breedte en diversiteit van onderwijsactiviteiten een rode draad te halen die de diverse activiteiten bundelt tot een helder en eenduidig geheel. Door te zoeken naar die rode profieldraad kunnen activiteiten die voorheen op zichzelf stonden met elkaar worden verbonden, zodat zowel intern als extern een duidelijker beeld ontstaat van de bedoelingen en de kracht van de school. Schoolprofilering levert de volgende winstpunten op: Duidelijkheid en herkenbaarheid (zowel intern als extern) via een meer samenhangend beleid voor de toekomst van de school en een duidelijk eigen gezicht in de omgeving. Verdieping en eenduidigheid doordat de versnipperde aandacht voor onderwijsinhouden worden gebundeld tot een geheel. Tijdsbesparing en vermindering werkdruk doordat de prioriteiten in het team duidelijk zijn, er een helder inzicht is in hoofd- en bijzaken en er eenduidigheid en samenhang is bij het werken aan bijvoorbeeld de schoolgids, het schoolplan, bestedingsplan en nascholingsplan. Om het profiel van de school te bepalen, moet u eerst een analyse uitvoeren over: De identiteit van de school: wat is het zelfbeeld van uw school? Het imago van de school: wat is het beeld dat uw omgeving heeft van uw school? 5

7 2.2 Identiteit PR is erop gericht een instelling geaccepteerd en gewenst te doen zijn bij doelgroepen en publieksgroepen. Daarbij spelen identiteit en imago een belangrijke rol. Identiteit is een term die wordt gebruikt om de totale persoonlijkheid waarmee de school zich wenst te manifesteren te omschrijven. Wat is het beeld dat u zelf heeft van de school? Deze vraag kunt u beantwoorden door een bijeenkomst met uw team te organiseren waarin u zich de volgende vragen stelt: Wie zijn we er waar staan we voor? Wat zijn onze belangrijkste kernwaarden? Wat maakt onze school uniek? Waarom werken we juist op deze school? Wat maakt ons trots? Wat is onze visie op onderwijs? Zorg ervoor dat alle teamleden zich kunnen vinden in de identiteit en de kernwaarden van de school. Intern beginnen is extern winnen. SWOT-analyse Een mooi instrument om te helpen bij het vormen van het zelfbeeld is de SWOT-analyse. SWOT staat voor een opsomming van Strengts (sterke punten), Weaknesses (zwakke / verbeterpunten), Opportunities (kansen) en Threats (bedreigingen). De sterke en zwakke punten benadert u vanuit een intern perspectief (bijv. ligging van de school, uitstraling, cultuur, ethiek, medewerkers, lesmethoden, communicatie). De kansen en bedreigingen benadert u vanuit omgevingsfactoren (bijv. wet- en regelgeving, ontwikkelingen in de omgeving (aanleg nieuwbouwwijk), demografische verschuivingen, trends, concurrenten). Probeer de bedreigingen om te zetten in kansen. U begint de SWOT analyse met een inventarisatie van alle sterke en zwakke punten en kansen en bedreigingen. Probeer zoveel mogelijk punten op te noemen die onderscheidend zijn ten opzichte van andere scholen. Van alle punten die u opnoemt, maakt u een selectie. Een goede vuistregel is om maximaal drie punten op te nemen in elke categorie. Kies daarbij de punten die in de ogen van de ouders / leerlingen / de omgeving het belangrijkst of meest onderscheidend zijn. U plaatst de punten vervolgens in een kwadrant. 6

8 De SWOT kwadrant zou er bijvoorbeeld als volgt uit kunnen zien: S T E R K Vakbekwaam personeel Kleinschaligheid van de school Rustige ligging in t groen / veiligheid Z W A K Kinderopvang Verouderde inrichting / gebouw Onvoldoende ICT faciliteiten K A N S x jaar bestaan van de school Samenwerking met Kinderopvang Aanbouw / nieuwbouw B E Concurrentie van school x D Visie/missie onvoldoende bekend bij R ouders E I G I N G Demografische verschuivingen 7

9 2.3 Imago Naast de identiteit is er het imago. Wat is het beeld dat de omgeving heeft van uw school? Hoe wordt er over de school gesproken? Om hier antwoord op te krijgen doet u er goed aan om een (kleinschalig) onderzoek uit te voeren onder uw doelgroep(en), bijvoorbeeld de ouders en andere relaties. U kunt bijvoorbeeld de volgende vragen stellen, dit kan mondeling of via een schriftelijke enquête: Waar staat volgens u onze school voor? Waarom heeft u gekozen voor onze school? Wat vind u van de sfeer op school? Wat vind u de drie beste punten van de school? Wat vind u drie verbeterpunten van de school? Op de volgende pagina treft u een kant-en-klare vragenlijst aan om het imago te kunnen bepalen. Tevens treft u een kwadrant aan om de SWOT-analyse in te kunnen vullen 8

10 Werkdocument 1: Vragenlijst imago Vraag 1: Waarom heeft u gekozen voor onze school?.. Vraag 2: Wat vind u van de sfeer bij ons op school?... Vraag 4: Waar staat volgens u onze school voor?. Vraag 5: Wat vind u de drie sterkste punten van onze school? 1) 2) 3) Vraag 6: Wat vind u drie verbeterpunten voor onze school? 1).. 2).. 3).. Opmerkingen: 9

11 Werkdocument 2: SWOT-analyse (identiteit) S Z T E R K W A K K A N S B E D R E I G I N G 10

12 2.4 Image building In de ideale situatie liggen de identiteit en het imago heel dicht bij elkaar. In dat geval gaat het erom deze situatie te behouden. Meestal echter wijkt het imago af van de identiteit. Er moet dan een streven ontstaan om dat ongedaan te maken. De school moet dan aan image building gaan doen. Werken aan een gewenst imago is voor scholen een complexe aangelegenheid. Het totale product van een school het onderwijs en alles wat daarmee samenhangt is weinig zichtbaar, tastbaar en moeilijk meetbaar. Het imago is een optelsom van niet alleen bewuste beelden, maar vooral ook van onbewuste beelden. Goed onderwijs en een perfecte organisatie op zich zijn dus niet voldoende. Het beeld van de school moet op een juiste wijze worden uitgedragen. Ook als identiteit en imago samenvallen. Als er namelijk geen beeld naar buiten wordt gebracht, ontstaat er een beeld dat afhankelijk is van het toeval. Een gewenst imago, dat samenvalt met een sterke identiteit, vormt een belangrijke ondersteuning voor het werken en handelen binnen de school. Naar binnen en buiten geeft het de school een professionele uitstraling. Leg daarom de uitkomsten van de door u bepaalde identiteit en het imago-onderzoek naast elkaar. Bekijk waar zich knelpunten voor doen. Vragen die hierbij aan de orde kunnen komen zijn: Met welke doelgroepen hebben we een goede relatie? Bij wie is ons imago goed? Waarom? Welke relaties / imago s zijn voor verbetering vatbaar? Welke zaken liggen daaraan ten grondslag? Van welke doelgroepen weten we te weinig? Probeer per knelpunt aan te geven of het probleem via communicatie is op te lossen, deels via communicatie is op te lossen of dat er andere maatregelen genomen moeten worden. 2.5 Huidige activiteiten Ook de beschrijving van de huidige gang van zaken op PR gebied is van belang. Wat doet de school momenteel aan PR? Welke PR activiteiten verricht de school? Bestaat daarvoor een plan? Welke communicatiemiddelen zetten we momenteel in? Wie zijn erbij betrokken? Wat is het huidige budget? Wat is het resultaat? Op de volgende pagina treft u een werkdocument aan om de huidige activiteiten in kaart te brengen. 11

13 Werkdocument 3: Huidige communicatiemiddelen Soort Middel Aanwezig Ja/nee Persoonlijk Bezoek aan doelgroepen Open dag Informatieavond Kijkochtend / openbare les Tafeltjesavonden Rapportbespreking Maandsluiting Sportdag Evenement Ambassadeurs Presentatie Niet aanwezig Huidige kosten per jaar Resultaat (goed, redelijk, matig) Schriftelijk Brochure / folder Schoolgids Jaarkalender Nieuwsbrief Poster Flyer Visitekaartjes Persberichten Advertentie Digitaal / Audiovisueel Website Intranet Digitale nieuwsbrief Banners op andere websites Weblog Zoekmachines Promotiefilmpje (op cdrom) Powerpoint presentatie Overig Sponsoring (bijv. sportshirts) Prijsvraag / wedstrijd 12

14 3. Opstellen van het plan Na de interne analyse volgt het opstellen van het PR plan. Het PR plan geeft antwoord op de vragen: Wie zijn we? Wat is onze visie en missie? Wat willen we communiceren? Aan wie? Op welk moment? Met welke middelen? Met welk doel? Het opstellen en uitvoeren van een PR plan vraagt om initiatief, toewijding en besluitvorming van de school. Het is daarom aan te raden om een PR-commissie in het leven te roepen die zich hier hard voor maakt. De PR-commissie bestaat in ieder geval uit: de directeur van de school (of adjunctdirecteur), een of twee leerkrachten en een of twee ouders. De PR-commissie moet zorgdragen voor draagvlak binnen de school. Alleen als alle medewerkers ervan overtuigd zijn dat PR noodzakelijk is en dit dus toewijding vraagt van alle betrokkenen, wordt het een succes. Het PR plan bestaat uit de volgende tien stappen: 3.1 Inleiding Wat is de aanleiding van het plan? Wat gebeurt er als het huidige PR beleid (als dat er al is) ongewijzigd blijft? Wat is in het kort de huidige situatie? Beschrijf de volgende elementen: o De markt- en marktomgeving (onderwijs algemeen, concurrenten) o De school (geschiedenis, ligging, sfeer, cultuur, uitstraling) o De positie die de school inneemt in de huidige marktomgeving 3.2 Doelgroepen Wie wilt u bereiken? Maak hierbij een onderscheid tussen interne doelgroepen en externe doelgroepen. Bijvoorbeeld, ouders / ouderraad, schoolbestuur, medezeggenschapsraad, gemeente / overheid, instanties voor voor- en naschoolse opvang, peuterspeelzalen, omwonenden, opleidingsinstituten / stagiaires, scholen in de buurt (die bijv. een wachtlijst hebben en ouders doorverwijzen), scholen voor voortgezet / speciaal onderwijs, maatschappelijke instellingen, sponsors, pers. Zie ook de doelgroep middelenmatrix, werkdocument 4 13

15 3.3 Doelstellingen Wat is de gewenste situatie? o Beschrijf de visie van de school: Vanuit welke onderwijs- en opvoedkundige visie opereren wij? o Beschrijf de missie van de school: Waar willen we in 2010 staan, welke betekenis hebben we voor onze leerlingen / ouders en omgeving (Onze school stelt zich ten doel om onderwijs te verzorgen dat.). Gebruik geen jargon uit het schoolwerkplan. In de regel zijn deze te algemeen van aard en voor buitenstaanders moeilijk te begrijpen. Niet alleen het team, maar ook de eigen en potentiële ouders moeten warmlopen voor de missie van de school. o Formuleer doelstellingen (zoveel mogelijk per doelgroep). Bijvoorbeeld: - Verbeteren van de informatiestroom - Ouders meer betrekken bij schoolactiviteiten - Heldere visie en missie overbrengen - Facilitaire voorzieningen verbeteren Denk eraan dat de doelstellingen voldoen aan de volgende drie voorwaarden: - Ze moeten concreet en meetbaar zijn - Ze moeten realistisch zijn (haalbaar) - Ze moeten uitdagend zijn 3.4 Boodschap Bepaal wat uw centrale boodschap is. Een kernboodschap vormt de rode draad voor de communicatie. Zorg daarom dat teamleden en collega s op de hoogte zijn van de kernelementen en ermee instemmen. Een kernboodschap omvat altijd een harde 'kern' van basiselementen. Maar de uitwerking van de boodschap vereist dat u per doelgroep een subboodschap vaststelt. Een subboodschap bestaat uit dezelfde kernelementen, maar wordt vanuit een andere invalshoek benaderd. De accenten liggen net even anders. Belangrijk is om het taalgebruik af te stemmen op de betreffende doelgroep. 14

16 Belangrijk bij het formuleren van uw kernboodschap zijn de volgende drie punten: Gaat mijn boodschap in op (of uit van) de belangen en behoeften van mijn doelgroep? Wanneer een boodschap aansluit op de belangen en behoeften van uw doelgroep, is de kans groter dat deze wordt aangenomen dan wanneer de boodschap wordt opgebouwd vanuit de wensen en behoeften van de school. Is mijn boodschap dynamisch en perspectiefrijk? Van een boodschap moeten inspiratie, toekomst en kansen uitgaan. Een boodschap die handelingsperspectief biedt en positief is verwoord, wordt beter aangenomen dan een negatief geformuleerde boodschap. Geloof ik zelf in de boodschap? Uw doelgroep doorziet het feilloos als u zelf niet achter uw boodschap staat. De kernboodschap voor een school zou bijvoorbeeld als volgt kunnen luiden: School in beweging! Onze school vindt het belangrijk dat iedereen zich welkom voelt. Door het bieden van rust en structuur streven wij binnen de school naar een veilige, warme sfeer waarin ieder kind tot zijn recht komt. Onze school onderscheidt zich door jarenlange ervaring te combineren met moderne lesmethoden. Door de kleinschalige opzet van de school hebben onze ervaren leerkrachten persoonlijk aandacht voor uw kind. De school stelt openheid en een goed contact met ouders hoog in het vaandel. Wij laten ouders actief meedenken over alles wat er zich op onze school afspeelt. Daarnaast besteden wij, mede door onze rooms-katholieke achtergrond, veel aandacht aan normen en waarden. Op deze wijze willen wij een dynamische school zijn voor kinderen, ouders en leerkrachten. 15

17 3.5 Aanpak / strategie Hoe gaat u het aanpakken? Op welke manier wilt u uw doelstellingen bereiken? Welke sterke punten wilt u beter of anders onder de aandacht van de omgeving brengen? Hoe worden de zwakke punten opgeheven of verbeterd? Welke doelgroepen worden op welke (verschillende) manieren benaderd? Geef in hoofdlijnen de gekozen strategie(ën) aan. 3.6 Communicatiemiddelen Welke middelen wilt u inzetten? Maak hierbij een onderscheid tussen: o Schriftelijke middelen o Digitale middelen o Persoonlijke middelen o Audio/visuele middelen Middelen die u kunt inzetten zijn bijvoorbeeld: Open dag, voorlichtingsavond, kijkochtend / openbare les, brochure, schoolgids, website, nieuwsbrief, posters, flyers, advertenties, ingezonden stukjes naar de krant, sponsoring (bijv. sportshirts van de lokale voetbalclub), tentoonstelling in de school, inzamelacties voor goede doelen, feesten en vieringen, deelname aan activiteiten in de gemeente (bv. opzomeren), etc. (zie ook werkdocument 3) Bepaal vervolgens welk middel u voor welke doelgroep wilt gebruiken. Niet elk middel is namelijk altijd even effectief. Dit is afhankelijk van uw doelgroep. Zo heeft het bijvoorbeeld weinig zin om de maandelijkse nieuwsbrief naar de wethouder onderwijs te sturen, maar u kunt hem bijvoorbeeld wel uitnodigen om een groots evenement bij te wonen, bijvoorbeeld de opening van een (deels) nieuw gebouw. Op de volgende pagina treft u het werkdocument: doelgroep middelen matrix aan. 16

18 Werkdocument 4: Doelgroep-middelen matrix Doelgroep Middelen Schoolgids Brochure / folder Flyers Posters Schoolbord Advertenties Nieuwsbrief Jaarkalender Persberichten Bezoeken Open dag Kijkochtend Presentatie Maandsluiting Evenement (bijv. jubileum, opening) Sportdag Tafeltjesavond / rapportbesreking Website Intranet Powerpoint presentatie Promotiefilmpje Sponsoring Prijsvraag / wedstrijd Alle doelgroepen Intern Schoolbestuur Ouderraad Medezeggenschapsraad Ouders Medewerkers Ambassadeurs Leerlingen Extern Collegascholen Voortgezet onderwijs Speciaal onderwijs Peuterspeelzalen Voor/naschoolse opvang Lerarenopleidingen Wijk / buurtverenigingen Omwonenden Centrum jeugd en gezin Gemeente Overheid Bibliotheek Consultatiebureau Pers Sponsors 17

19 3.7 Identiteit school + identiteit Panta Rhei Uw school maakt onderdeel uit van stichting Panta Rhei. De stichting heeft ervoor gekozen dit ook in de communicatie terug te laten komen. Hiermee kan het beeld van de individuele scholen versterkt worden. Het draagt bij aan een gevoel van vertrouwen en professionaliteit. Door als individuele scholen ook de identiteit van de stichting mee te nemen, wordt Panta Rhei benut als kwaliteitskeurmerk. Het individuele karakter van de school voert de boventoon, waardoor er een krachtig collectief ontstaat met een veelzijdig gezicht. Neem als school dus de gezamenlijke identiteit van Panta Rhei mee in uw communicatie Dit kan op twee manieren: a) Bij communicatiemiddelen waar voornamelijk beeld wordt gebruikt, zoals bijvoorbeeld een flyer of poster is het voldoende wanneer u alleen het logo van Panta Rhei gebruikt. b) Bij uitgebreidere communicatiemiddelen zoals de schoolgids, folder/brochure of persbericht neemt u behalve het logo ook een algemeen stukje tekst op over de stichting. Hieronder treft u een algemene tekst aan die u kunt gebruiken en enkele voorbeelden van communicatiemiddelen. Voor alle middelen geldt dat u grofweg de verhouding 80/20 (school /Panta Rhei) kunt aanhouden. Algemene tekst Panta Rhei: Stichting Panta Rhei heeft vijftien (katholieke en openbare) basisscholen in Leidschendam-Voorburg, Voorschoten en Den Haag. Panta Rhei staat garant voor de kwaliteit van het onderwijsprogramma, individuele zorg voor kinderen en de aanwezigheid van naschoolse opvang. Panta Rhei is een uitspraak van een Griekse wijsgeer en betekent letterlijk alles is in beweging. Deze gedachte staat centraal op onze scholen. De ontwikkeling van kinderen is voortdurend in beweging. Kinderen staan bijna nooit stil: ze spelen, sporten en doen hun schoolwerk. Ook onze scholen zijn voortdurend in beweging en passen zich aan bij nieuwe ontwikkelingen. We maken gebruik van actieve werkvormen en de modernste lesmethoden. Het kind krijgt zo het best mogelijke onderwijs. 18

20 Voorbeelden: Cover schoolgids > logo Binnenzijde schoolgids > tekst Poster > logo Schoolfolder > logo en tekst 19

21 Werkdocument 5: Jaaroverzicht 2009/2010 voor Panta Rhei Stichting Panta Rhei wil graag een goed beeld hebben van PR activiteiten en middelen die uw school in het komend schooljaar 2009/2010 zal inzetten. Wij vragen u daarom onderstaande checklist en open vragen kort en bondig in te vullen en voor de zomervakantie per te sturen aan Anja Hagedooren: aha@stichtingpantarhei.nl Checklist communicatiemiddelen Middel Middel aanwezig? Vermelding Panta Rhei aanwezig? Ja Nee Logo Tekst Schoolfolder Schoolgids Jaarkalender Nieuwsbrief Briefpapier Enveloppen Posters Flyers Advertenties Persbericht Visitekaartjes Rapporten Website Presentaties (powerpoint) Heeft u een PR commissie opgericht? Zo ja, kunt u omschrijven hoe u dit vorm heeft gegeven: wie zitten er in de commissie, hoe gaat u te werk, takenverdeling, etc. 20

22 Welke PR activiteiten / evenementen / middelen gaat u inzetten? Per activiteit graag een beknopte beschrijving van type activiteit, doelgroep, doelstelling en wijze van aanpak. Evenement / activiteit Doelgroep Doelstelling Aanpak ` 21

23 3.8 Planning Wanneer gebeurt wat? Maak een realistische planning, eventueel een planning op korte termijn (aankomend schooljaar) en een planning op lange termijn (bijvoorbeeld 3 jaar). Voorbeeld: zie werkdocument Organisatie Wie doet wat per in te zetten communicatiemiddel? Maak hiervoor een planning waar de voorbereidende en uitvoerende werkzaamheden in staan vermeld, ook wel een voorbereidingsdraaiboek genoemd. Voor een open dag kan dit bijvoorbeeld zijn: datum vastleggen, locatie vastleggen, catering regelen, uitnodigingen maken en versturen, ruimte inrichten, audiovisuele middelen, publiciteit genereren, dagdraaiboek maken (wie doet wat op welk tijdstip), etc. Vermeld in een tabel wat de activiteit is, wie het gaat doen en wat de deadline is. Volg deze planning nauwkeurig op en bespreek de status regelmatig met de betrokkenen. Voorbeeld: zie werkdocument Budget Wat zijn de te verwachten kosten van de middelen die we gaan inzetten? Voorbeeld: zie werkdocument Evaluatie Vermeld in de jaarplanning momenten waarop een evaluatie plaatsvindt. Noteer tijdens de evaluatie punten die goed zijn gegaan en punten die niet goed zijn gegaan én bepaal of de doelstelling is behaald. U kunt zich hierbij de volgende vragen stellen: - Verloopt de activiteit volgens plan? - Welke belemmeringen worden door de uitvoerders ervaren? - Hoe kunnen we deze belemmeringen voorkomen? - Is bijsturing of aanpassing nodig? - Moet deze activiteit stopgezet worden of moet er juist extra energie in worden gestoken? - Sluiten de verschillende activiteiten goed op elkaar aan? 22

24 Werkdocument 6: Jaarkalender Maand Week Wat Doelgroep Doelstelling Augustus September Oktober November December 23

25 Werkdocument 7: Voorbereidingsdraaiboek Bijvoorbeeld voor een Open Dag: Acties Wie Status Deadline Dag en tijdstip bepalen Personele bezetting bepalen Programma opstellen Catering regelen Uitnodigingen maken Uitnodigingen versturen Fotograaf regelen School en plein opruimen / inrichten / versieren Communicatiemiddelen maken: brochures / flyers / poster Posters ophangen in bijv. wijkcentra Flyers verspreiden (bijv. bij huis-aanhuis krant) Persbericht versturen Pers nabellen / actief uitnodigen Dagdraaiboek maken: wie dat wat op welk tijdstip Audiovisuele middelen regelen Presentatie maken of filmpje? etc etc 24

26 Werkdocument 8: Begroting Begrotingspost Bedrag Bedrag Frequentie x Bijzonderheden Middel/activiteit (incidenteel) (structureel) bedrag 25

27 Bijlage: Tips bij bezoek van ouders aan uw school Start het gesprek met luisteren Let bij een rondleiding door de school op het doceren van de informatie Probeer in te spelen op de belangstellingsfeer van de potentiële ouder Maak gebruik van je uitstallingmogelijkheid bij de entree voor je eigen school Begin het gesprek met openingsvragen die voor jezelf een foto maken van de gesprekpartner(s) Zorg voor een verzorgde school in de mate, zoals die ook bij de sfeer van de school past Zorg dat uitstraling en karakter van de school bij elkaar passen. De aanspreekwijze van het personeel moet eenduidig zijn en bij het karakter van de school passen Toon niet alleen interesse in de ouders maar vooral ook in het kind zelf Vul indien van toepassing samen het inschrijfformulier (deels) in. Dat maakt het minder vrijblijvend Bel ongeveer twee weken na het gesprek na indien je nog niets vernomen hebt Koester de kinderen en hun ouders vanaf het moment van inschrijving alsof ze al bij de schoolgemeenschap horen. (Ouderbrief/schoolactiviteiten Let op bij het gebruik maken van foto s dat je altijd hiervoor toestemming van de ouders hebt Zorg dat de bel en de bewegwijzering naar de juiste ingang goed zichtbaar zijn Maak bij het ophangen van de posters vooral gebruik van het beeld dat je als school wilt uitdragen Let op dat posters en/of folders van anderen overeenkomen met jouw beeld van je school Wees eerlijk maar nergens staat dat je vooral de negatieve aspecten moet benadrukken Denk na over een minder traditionele rondgang en schakel ook anderen (een teamlid, ouders en/of leerlingen) in bij het voorstellen van de school Maak van je bedreigingen een kans Wees in geval van een bezoek tijdens calamiteiten situatie hierover transparant Heb je een speciaal profiel pronk hier gerust mee (Unique selling point) Spreek rondleidingen af rond de klok van negen. In de ochtenduren is de school vaak het leukst om te zien Laat ouders rustig de jas uittrekken en zich op hun gemak voelen Geef niet teveel informatie voorafgaande aan de rondleiding Schets vooraf wat er gaat gebeuren tijdens de rondleiding Kijk of het houden van informatiedagen/avonden past in het profiel van je school Gebruik ouders als ambassadeur van je school Maak door de telefoon heldere afspraken en bouw een mogelijkheid tot contact in voor onverwachte situaties Ga bij negatieve opmerkingen vanuit beeldvorming niet in het defensief maar leg uit hoe kinderen dit in de werkelijkheid ervaren 26

28 Algemene aanbevelingen: 1. Aandacht voor verbetering van de bewegwijzering naar de scholen 2. Onderzoek de haalbaarheid van een digitaal mededelingenbord in de scholen 3. Bekijk je school eens met vreemde ogen op de uitstraling die je wenst. rust, kindvriendelijkheid en netheid binnen het karakter van de school 4. Zorg voor een format waarmee alle scholen kort aan kunnen geven waar hun school voor staat. 5. Noem ook de collega-scholen in je schoolgids 6. Denk aan een aparte folder voor de kleuters 7. Als je een school met een wachtlijst bent geef dan de naam van de ouders die een school zoeken door aan een collega-school 27