Administratief medewerker Beroepscompetentieprofiel

Transcriptie

1 Administratief medewerker Beroepscompetentieprofiel

2 Inhoudsopgave Inleiding... 3 Wat is een beroepscompetentieprofiel?... 3 Wat is de functie van een beroepscompetentieprofiel?...3 Waarom een format beroepscompetentieprofiel?...3 Colofon... 4 Geraadpleegde praktijkdeskundigen en organisaties... 4 Sectorraad Secretariële beroepen... 4 Brondocumenten Algemene informatie over het beroep Mogelijke functiebenamingen Beschrijving van het beroep Loopbaanperspectief Trends en innovaties Overzicht van kerntaken en werkprocessen in het beroep Beschrijving van de kerntaken Kerntaak 1 Voert ondersteunende werkzaamheden uit voor de (financiële) administratie Kerntaak 2 Voert ondersteunende werkzaamheden uit voor het secretariaat en de receptie Er bestaat in het Nederlands een dilemma als het gaat over het gebruik van woorden die als mannelijk en vrouwelijk geïnterpreteerd kunnen worden. We zouden consequent kunnen werken met 'hij/zij' en 'zijn/haar', maar dat geeft een gedwongenheid die wij stilistisch niet verantwoord vinden. De personen die in dit stuk de handelingen verrichten of beschreven worden, kunnen in onze optiek net zo goed mannen zijn als vrouwen.

3 Inleiding Wat is een beroepscompetentieprofiel? Een beroepscompetentieprofiel (bcp) beschrijft de werkzaamheden en competenties die nodig zijn om een bepaald beroep uit te oefenen. Hierbij wordt uitgegaan van een vakvolwassen werknemer die al drie tot vijf jaar in het beroep werkzaam is. Drie begrippen staan centraal in het beroepscompetentieprofiel: kerntaken, opgesplitst in een aantal werkprocessen en de competenties die noodzakelijk zijn bij de uitvoering van de werkzaamheden. De inhoud van een beroepscompetentieprofiel moet herkenbaar zijn voor het bedrijfsleven. Daarom worden deze profielen opgesteld in opdracht van of in samenwerking met het georganiseerde bedrijfsleven. Om het document een formele status te geven, is vaststelling door het georganiseerde bedrijfsleven noodzakelijk. Wat is de functie van een beroepscompetentieprofiel? Een beroepscompetentieprofiel kan verschillende functies vervullen. Binnen een branche kan het een hulpmiddel zijn bij functiewaardering, het kan ook gebruikt worden voor verdere professionalisering van werknemers, voor de ontwikkeling van competentie-instrumenten en als voorlichtingsmateriaal. Daarnaast kan een beroepscompetentieprofiel dienen als input voor opleidingen in het middelbaar beroepsonderwijs. Het bedrijfsleven is immers afnemer van mbo-gediplomeerden, en is daarom in hoge mate richtinggevend voor de eisen die gesteld moeten worden aan deze gediplomeerden. De eisen hebben zowel betrekking op de aard en inhoud van de werkzaamheden als op de mate van bekwaamheid waarmee iemand handelt: zijn competenties. In het schema is deze laatste functie van het beroepscompetentieprofiel weergegeven: Bedrijfsleven Kenniscentra in samenwerking met onderwijs en bedrijfsleven Onderwijs Beroepscompetentieprofielen > Opleidingseisen in kwalificatiedossier > Concrete opleidingen en examens Conform deze ketengedachte is het bedrijfsleven verantwoordelijk voor het ontwikkelen en onderhouden van beroepscompetentieprofielen. Kenniscentra ontwikkelen en onderhouden op basis van deze beroepscompetentieprofielen de opleidingseisen in de vorm van kwalificatiedossiers. Dit gebeurt in samenwerking met vertegenwoordigers van sociale partners en onderwijs. Het onderwijs ontwikkelt op basis van de kwalificatiedossiers concrete opleidingen en examens. Waarom een format beroepscompetentieprofiel? Uitgaande van het feit dat dit beroepscompetentieprofiel de basis vormt voor het eventueel ontwikkelen of aanpassen van een kwalificatiedossier, is het van belang dat het beroepscompetentieprofiel voldoet aan een aantal minimumeisen. Bij de ontwikkeling van kwalificatiedossiers is het verder van belang dat beroepen onderling vergeleken kunnen worden. Een bepaalde mate van uniformiteit is hierbij gewenst. Daarom is een format beroepscompetentieprofiel ontwikkeld.

4 Colofon Ontwikkeld door In opdracht van ECABO, afdeling Ontwikkeling en Innovatie in samenwerking met vertegenwoordigers vanuit de branche (bedrijfsleven) en het middelbaar beroepsonderwijs Sectorraad Secretariële beroepen Verantwoording Vastgesteld door: Sectorraad Secretariële beroepen Op: Vastgesteld door: Sectorraad Financieel administratieve beroepen Op: Te: Amersfoort Organisaties, betrokken bij BCP-ontwikkeling Organisatie, betrokken bij de bcp-ontwikkeling Administratiekantoor Verhoef & Corry Zagt Amersfoortse Verzekeringen, Betalingscentrum Centraal Bureau De Waerden ELA Bedrijfsdiensten BV Gemeente Amsterdam, stadsdeel Centrum Gemeente Utrecht, Dienst Ondersteuning NS Reizigers, Concernveiligheid Sectorraad Secretariële beroepen Namens de werkgevers/beroepsorganisaties EUMA (European Managementassistants) Manpower Ministerie van Economische zaken, landbouw en Innovatie Nederlandse Vereniging van Directiesecretaressen Quadrant Adviesgroep Secretary Plus Namens de werknemers FNV Bondgenoten Namens het onderwijs MBO Raad NRTO (Nederlandse Raad voor Training en Advies) H.J.W. van t Woudt L. Heeres B.H.G. van den Berg Th.J. Houtschild-Roks A. de Martines B. Dullaart C. Lamberts J. de Graaf N.A.M. Hemelaar J. Schotman C.E.C. Calis-Peters

5 Sectorraad Financiële beroepen Namens de werkgevers/beroepsorganisaties NOAB Bridge Consulting Group PostNL, Finance & People Services Rabobank Nederland CRG - Financiële Administratie Lokale Banken Namens de werknemers Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants Vereniging Nederlandse Salarisadministrateurs Namens het onderwijs Hogeschool INHOLLAND Haarlem PABO MBO Raad W. de Witte P.G.E.M. Smeets A.A. de Bie H.J.M. Menting J.A. Buijs E. de Koster M. van Haselen H. van der Valk J.P. van Ommen T.J. van Vastenhoven Brondocumenten Hier worden alle documenten genoemd die gebruikt zijn bij de beschrijving in dit dossier: Beroepscompetentieprofiel Bedrijfsadministratief medewerker, ECABO, Beroepscompetentieprofiel Secretarieel medewerker, ECABO, Beroepscompetentieprofiel Telefonist/receptionist, ECABO, H. Faun et al (E,til), Arbeidsmarkt ECABO-domein , mei 2011 V. van Grinsven en M. de Weerd (Toppen Onderzoek & Beleid), Gediplomeerden van het MBO van opleidingen ECABO, november 2010 Kerngegevens arbeidsmarkt en onderwijs, kwalificatierichting secretariële beroepen en financiële beroepen, ECABO arbeidsmarktonderzoek, april 2011 M. Kösters, E. Pruim, M. de Haan, DPA Monitor 2010 Best of finance 2010, 5 e editie van nationale benchmarkonderzoek private sector H. Kraaijvanger, K. Hagens (Rijnland Advies), Ontwikkelingen in de beroepspraktijk van Administratief medewerkers niveau 2, Eindrapport voor ECABO, Management Support, Vakblad voor de professionele secretaresse, jaargang 28, nrs. 1 t/m 12 de Martines van Schoonhoven, Adieu Secretaresse, Hello Assistant (Kluwer), 2010 Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Arbeidsmarktanalyse Openbaar Bestuur 2010, september 2010 Monitor arbeidsmarkt en beroepsonderwijs , ECABO, april 2010 Perspectief op werken en leren in de secretariële beroepen , ECABO 2010 Perspectief op werken en leren in de financiële beroepen 2010, ECABO 2010 Trendwatch Nederlandse economie en arbeidsmarkt, actuele ontwikkelingen en prognoses, ECABO, januari 2011 K. Visser, B. van Wijk (Expertisecentrum Beroepsonderwijs), Een schepje erbovenop: via mbo2 naar mbo 3, januari 2011

6 1 Algemene informatie over het beroep In dit hoofdstuk wordt het beroep nader omschreven. 1.1 Mogelijke functiebenamingen Administratief medewerker Administratief medewerker secretariaat Administratief assistent Bedrijfsadministratief medewerker Financieel administratief medewerker Medewerker gegevensverwerking Data (entry) typist Secretarieel medewerker Assistent secretaresse Telefonist/receptionist Telefonist(e) Receptionist(e) Receptiemedewerker 1.2 Beschrijving van het beroep Werkomgeving Typerende beroepshouding Rol en Verantwoordelijkheden De administratief medewerker bestrijkt een breed terrein en kan werkzaam zijn in grotere en kleinere organisaties van het bedrijfsleven of de overheid. Hij voert zijn werkzaamheden uit in een administratieve omgeving op een (financiële) administratie, een secretariaat of een receptie en heeft regelmatig te maken met de logistieke en/of facilitaire dienst van de organisatie. De administratief medewerker werkt nauwkeurig en koppelt regelmatig resultaten terug aan de leidinggevende. Hij stelt zich dienstverlenend op en beschikt over sociale en communicatieve vaardigheden. Hij is klantvriendelijk, kan goed omgaan met vertrouwelijke gegevens en handelt in voorkomende situaties integer. De administratief medewerker is in staat zijn ondersteunende werkzaamheden zelfstandig uit te voeren en daarin prioriteiten te stellen. Hij kan zijn taken simultaan uitvoeren en blijft ook onder (werk)druk goed presteren. Afhankelijk van de werkplek in de organisatie is de administratief medewerker op de (financiële) administratie meer intern en minder extern gericht. Bij de administratief medewerker op het secretariaat of de receptie is het accent op interne en externe zaken ongeveer even groot. a. rol in de uitvoering van de werkzaamheden De administratief medewerker verricht ondersteunende werkzaamheden die uitvoerend van aard zijn. Hij werkt zelfstandig en/of voert taken in opdracht uit en koppelt terug aan de opdrachtgever. Hij volgt instructies op en werkt volgens bedrijfsregels en (standaard)procedures. De administratief medewerker werkt zelfstandig binnen de gegeven taakstelling.

7 b. Mate van verantwoordelijkheid De administratief medewerker draagt verantwoordelijkheid voor de eigen werkzaamheden. Binnen de afdeling of de organisatie valt de administratief medewerker onder de direct leidinggevende. Hij schakelt hulp in of vraagt raad bij wisselende of onverwachte omstandigheden Complexiteit Wettelijke beroepsvereisten Branche vereisten Nederlands en (moderne) vreemde talen c. Mate van zelfstandigheid De administratief medewerker werkt zelfstandig binnen de gegeven taakstelling met de daarin geldende vast omschreven opdrachten die van korte en langere duur kunnen zijn. De administratief medewerker verricht eenvoudige handelingen bij de uitvoering van routinematige taken, waarvoor meestal een standaardwerkwijze geldt. Voor het uitvoeren van de werkzaamheden zijn taakgerichte kennis en vaardigheden nodig. Voor het inzicht in de eigen werkzaamheden is algemenere kennis nodig van de processen en procedures, waarvan zijn werkzaamheden deel uitmaken. Daarbij is algemene kennis nodig over de taken van de afdeling en/of (het product van) de organisatie. Dit stelt eisen aan de algemene basiskennis en basisvaardigheden voor de uitoefening van het beroep. Afhankelijk van de werkplek in de organisatie is de administratief medewerker op de (financiële) administratie meer intern en minder extern gericht en is er weinig afwisseling in taken. Er is speciale aandacht nodig voor de eenvoudige externe contactmomenten, waarbij communicatieve vaardigheden en correctheid wordt gevraagd van deze medewerker. Bij de adminstratief medewerker op het secretariaat of de receptie is het accent op interne en externe zaken ongeveer even groot en is er een diversiteit aan taken. Hij moet om kunnen gaan met verschillende relaties en werknemers op alle niveaus. Voor de externe relaties is de administratief medewerker vaak het eerste aanspreekpunt binnen de organisatie. Nee Nee Het beheersingsniveau van het Nederlands is van essentieel belang voor de communicatieve vaardigheden van de administratief medewerker. Hij moet informatie kunnen geven, als hem mondeling of schriftelijk vragen worden gesteld. Hij moet mondelinge en schriftelijke instructies met betrekking tot de werkzaamheden kunnen begrijpen en overleg kunnen voeren met collega s en de direct leidinggevende. In gesprek met zijn leidinggevende moet hij weten hoe hij vragen moet stellen en moet hij kunnen uitleggen hoe en waarom hij bepaalde werkzaamheden op de gekozen wijze heeft uitgevoerd. In overeenstemming met de wet referentieniveaus Nederlands en rekenen zijn de voor het mbo vastgestelde referentieniveaus Nederlandse taal en rekenen van toepasssing. Voor de beginnende beroepsbeoefenaar met een diploma van deze kwalificatie is het referentieniveau Nederlands vastgesteld op 2F.

8 Rekenen/wiskunde In sommige organisaties krijgt de administratief medewerker te maken met een moderne vreemde taal. In de regel betreft het Engelsprekende relaties of in het Engels gestelde e- mails. Voor de beginnende beroepsbeoefenaar met een diploma van deze kwalificatie zijn de ERK-niveaus (Europees Referentiekader voor niveaus voor moderne vreemde talen) vastgesteld op A1 en A2. De administratief medewerker moet over rekenvaardigheden beschikken om werkzaamheden op een (financiële) administratie, een secretariaat, een receptie, bij een logistieke en/of facilitaire dienst te kunnen uitvoeren. Afhankelijk van de werkplek in de organisatie is de administratief medewerker op de (financiële) administratie gericht op bijvoorbeeld (alfa)numerieke gegevens (data-entry met een cijfermatige karakter, financiële gegevens, logistieke gegevens). Bij de administratief medewerker op het secretariaat of de receptie gaat het bijvoorbeeld om het beheren van de agenda, het werken met een (digitaal) reserveringssysteem, registratie van werkuren of aan- en afwezigheid en de gegevensinvoer in relatiebestanden. In overeenstemming met de wet referentieniveaus Nederlands en rekenen zijn de voor het mbo vastgestelde referentieniveaus Nederlandse taal en rekenen van toepasssing. Voor deze kwalificatie is het referentieniveau Rekenen vastgesteld op 2F. 1.3 Loopbaanperspectief De administratief medewerker kan op basis van ervaring, sociaal-communicatieve kwaliteiten, opleidingen, organisatievermogen en baanwisselingen een positie verwerven met meer inhoud en meer verantwoordelijkheden. De administratief medewerker kan doorgroeien naar de functie van: - Secretaresse op niveau 3 - Financieel administratief medewerker op niveau 3 - Contactcenter medewerker op niveau Trends en innovaties Hieronder worden relevante ontwikkelingen voor het beroep beschreven. Trends en innovaties geven aan in hoeverre het beroep nog kan veranderen onder invloed van vernieuwingen. Het gaat hierbij om ontwikkelingen op de arbeidsmarkt, ontwikkelingen in wetgeving en overheidsregulering en ontwikkelingen in de beroepsuitoefening zelf (b.v. technologische veranderingen of marktontwikkelingen in de sector).

9 Arbeidsmarkt a. Arbeidsmarktperspectief De vooruitzichten op een baan in het beroep voor de administratief medewerker op de (financiële) administratie en de administratief medewerker op het secretariaat en/of de receptie lopen uiteen van voldoende tot gering, waarbij de perspectieven voor werk op het secretariaat minder gunstig zijn. De werkgelegenheid voor de administratief medewerker staat onder druk als gevolg van toenemende noodzaak tot kostenbeheersing en verhoging van de efficiency in het bedrijfsleven. Het aantal banen op mbo-niveau 2 is beperkt. Uit de onderzoeksrapportage Arbeidsmarkt ECABO-domein blijkt dat het aantal werkzoekenden binnen de secretariële en financieel administratieve beroepen het aantal schoolverlaters overstijgt. In vergelijking met een aantal andere beroepen in het ECABO-domein is er sprake van een grotere concurrentie op de arbeidsmarkt tussen deze schoolverlaters en werkzoekenden. Er valt qua arbeidsmarktperspectief een verschil op tussen de administratief medewerker op de (financiële) administratie en de administratief medewerker op het secretariaat en/of de receptie. De vacatures voor de eerste worden vaker ingevuld met jonge mensen, schoolverlaters met een gericht mbodiploma. De vacatures voor de laatste worden vaker ingevuld door iets oudere kandidaten, vaak zonder het geëigende mbo-diploma. b1. Ontwikkelingen die van invloed zijn op het aantal arbeidsplaatsen b2. Te verwachte veranderingen op de arbeidsmarkt naar aanleiding van deze ontwikkelingen In de arbeidsmarktonderzoeken is geen rekening gehouden met de langere termijn. Dit langetermijnperspectief speelt vooral een belangrijke rol op niveau 2. Werkgevers geven steeds vaker aan kwalificaties op mbo-niveau 2 niet langer als startkwalificaties te beschouwen. Het is niet duidelijk in hoeverre medewerkers op mbo-niveau 2 op langere termijn interessant blijven voor werkgevers. Ze worden duurder naarmate ze ouder worden. Indien hun productiviteit (kennis en vaardigheden) in die periode niet toeneemt, lopen ze een grotere kans op werkloosheid of non-participatie. Regelmatig uitvoeren van arbeidsmarktonderzoek naar vacatures voor Administratief medewerker maakt duidelijk welke trends zich voordoen in dit segment van de arbeidsmarkt. c. Geraadpleegde bronnen/onderzoeken - H. Faun et al (E,til), Arbeidsmarkt ECABO-domein , mei Kerngegevens arbeidsmarkt en onderwijs, kwalificatierichting secretariële beroepen en financiële beroepen, ECABO arbeidsmarktonderzoek, april 2011 Wetgeving en regelgeving Wanneer de organisatie dat vereist, conformeert de administratief medewerker zich aan diverse branchcodes. Hij

10 Ontwikkelingen in de beroepsuitoefening houdt zich aan de specifieke wet- en regelgeving (de Wet bescherming persoonsgegevens, het Burgerlijk Wetboek, de fiscale wetgeving etc.). Technologische, bedrijfsorganisatorische, internationale en/of marktontwikkelingen die gevolgen hebben voor de beroepsuitoefening. Trends 1. Digitalisering Bij digitalisering kan men een verdeling maken in digitale hulpmiddelen en digitalisering als gevolg van gewijzigde bedrijfsprocessen. Door de digitalisering in bedrijven die gepaard gaat met een andere manier van werken (kennisintensiteit, complexiteit van werk en samenleving, internationale concurrentie, noodzaak tot klantgerichtheid, flexibilisering) wordt meer inzicht in het bedrijfsproces verwacht van de medewerkers. Digitalisering is van invloed op de taken van medewerkers. In het algemeen moeten medewerkers beschikken over een helikopter view, moeten ze goed kunnen doorvragen, doorzoeken en multi-tasken. Daardoor, maar ook door andere oorzaken, worden functies ge-upgraded. De afgelopen paar jaren was er een relatieve stilstand op gebied van e-facturering. De verwachting is dat de komende jaren nog meer bedrijven meer gaan doen met e-facturering. De algemene conclusie is dat taken, en met name boekhoudkundige taken, verdwijnen uit het takenpakket van de administratief medewerker, omdat die taken zijn ingebed in het ICT-systeem en omdat er hogere eisen worden gesteld aan de medewerkers die de resterende (financieel-) administratieve werkzaamheden uitvoeren. Het toenemend gebruik van ICT bij secretariële, logistieke en facilitaire taken en achter de receptiebalie leidt tot een zekere verbreding van het takenpakket van de administratief medewerker. 2. Outsourcing en Shared Service Centers Het begrip outsourcing wordt vaak op verschillende manieren gebruikt. Als het gaat over outsourcen van taken op boekhoudkundig gebied aan externe bedrijven dan blijken managers zich door de crisis te hebben bezonnen op de uitbesteding van werk. Men verwacht niet dat dit op de korte termijn weer gaat toenemen. Op de langere termijn is deze verwachting er wel. Op de langere termijn is ook voor secretariële taken de verwachting dat de ontwikkeling naar werk uitbesteden aan Shared Service Centers zal toenemen. Dit houdt in dat grote bedrijven en instellingen hun ondersteunende diensten meer gaan bundelen en de uitvoering ervan concentreren in een centraal punt in de organisatie. Vooral voor de medewerkers met een mbo-diploma is deze prognose van belang, omdat zij deze werkzaamheden zullen gaan uitvoeren. 3. Hogere eisen Nederlands en soft skills De eis van een goede beheersing van het Nederlands komt steeds sterker naar voren. Het gewicht dat wordt gehecht aan goede sociale en communicatieve vaardigheden is groot.

11 De veranderingen die deze ontwikkelingen teweeg brengen in het toekomstige beroep en de toekomstige beroepsuitoefening. Het beroepsprofiel van de administratief medewerker is aan het veranderen en gaat een terrein bestrijken dat varieert van de (financiële) administratie, het secretariaat en de receptie tot het magazijn en de facilitaire dienst. De digitalisering maakt het beroepsprofiel van de administratief medewerker op de (financiële) administratie smaller vanwege een concentratie op de kerntaken. Werkzaamheden verdwijnen of wijzigen door digitalisering en daarmee samenhangende bedrijfsprocessen. Het beroepsprofiel van de administratief medewerker op het secretariaat wordt breder door o.a. door het toenemend gebruik van ICT. De combinatie van secretariële taken met telefoonverkeer en baliewerkzaamheden komt vaker voor.

12 2 Overzicht van kerntaken en werkprocessen in het beroep In dit hoofdstuk wordt een overzicht gegeven van de kerntaken en werkprocessen kenmerkend voor het beroep. Een kerntaak is een kenmerkende taak binnen de beroepsuitoefening. Het betreft een substantieel deel van de beroepsuitoefening naar omvang, tijdsbeslag, frequentie en/of belang. Een werkproces is een afgebakend onderdeel van een kerntaak. Het werkproces kent een begin en een eind, heeft een resultaat en wordt kenmerkend herkend in de beroepspraktijk. De werkprocessen worden in handelingen beschreven opdat duidelijk is wat de beroepsbeoefening inhoudt. Administratief medewerker Kerntaak Werkproces Kerntaak 1 Voert ondersteunende werkzaamheden uit voor de (financiële) administratie 1.1 Verwerkt (sorteert, controleert, voert in en archiveert) eenvoudige (digitale) boekingsstukken in een geautomatiseerd systeem 1.2 Voert administratieve (niet-financiële) gegevens in in een geautomatiseerd systeem Kerntaak 2 Voert ondersteunende werkzaamheden uit voor het secretariaat en de receptie 2.1 Verzorgt de inkomende post en het archief 2.2 Verzorgt de (digitale) correspondentie 2.3 Neemt goederen in ontvangst en verzendt goederen per post en koerier 2.4 Beheert een agenda 2.5 Verwerkt interne reserveringen voor vergaderruimten en verzorgt de faciliteiten m.b.t. apparatuur en catering 2.6 Handelt telefoongesprekken af 2.7 Bedient de communicatiemiddelen 2.8 Ontvangt bezoekers

13 3 Beschrijving van de kerntaken In dit hoofdstuk zijn de verschillende kerntaken in dit beroepscompetentieprofiel beschreven. Daarnaast worden in de rechterkolom de werkprocessen benoemd en resultaten die een werkproces moet opleveren 3.1 Kerntaak 1 Voert ondersteunende werkzaamheden uit voor de (financiële) administratie Kerntaak 1 Voert ondersteunende werkzaamheden uit voor de (financiële) administratie De administratief medewerker sorteert en controleert eenvoudige (digitale) boekingsstukken (inkoopfacturen, verkoopfacturen en bankafschriften). In voorkomende gevallen voert hij eenvoudige berekeningen uit en vergelijkt de boekingsstukken met de onderliggende documenten. Hij voert de financiële gegevens van de (digitale) boekingsstukken in in een geautomatiseerd systeem en drukt in voorkomende gevallen een invoerverslag af. Hij controleert zijn eigen invoerwerk steekproefsgewijs en/of laat het controleren door een collega. Hij controleert in voorkomende gevallen het invoerwerk van zijn collega( s). Als hij daarbij bijzonderheden signaleert, informeert hij zijn collega. Hij archiveert de (digitale) boekingstukken na verwerking. Werkprocessen bij kerntaak Verwerkt (sorteert, controleert, voert in en archiveert) eenvoudige (digitale) boekingsstukken in een geautomatiseerd systeem De eenvoudige (digitale) boekingsstukken zijn gesorteerd en gecontroleerd. Het invoerwerk is correct uitgevoerd en steekproefsgewijs gecontroleerd evt. aan de hand van een invoerverslag. Bijzonderheden zijn gesignaleerd en doorgegeven aan de betrokkene(n). De eenvoudige (digitale) boekingsstukken zijn gearchiveerd. De administratief medewerker voert administratieve (nietfinanciële) gegevens in in een geautomatiseerd systeem (gegevens t.b.v. (mutaties) relatiebestanden, klanten- en leveranciersoverzichten, gegevens urenregistratie, leerlingadministratie, voorraadadministratie, bestellijsten artikelen). Hij drukt in voorkomende gevallen een invoerverslag af, controleert zijn eigen invoerwerk of laat de controle door een collega uitvoeren. 1.2 Voert administratieve (nietfinanciële) gegevens in in een geautomatiseerd systeem. Het invoerwerk is correct uitgevoerd en is steekproefsgewijs gecontroleerd evt. aan de hand van een invoerverslag. De bewerkte bestanden, overzichten of (sub)administraties van het geautomatiseerde systeem zijn actueel en volledig. Vakkennis voor en vakvaardigheden voor kerntaak 1: Elementaire boekhoudkundige kennis, nodig voor het verwerken van (digitale) boekingsstukken in een (eenvoudig) geautomatiseerd systeem (debet, credit etc.) Vaardigheid in het werken met een (eenvoudig) geautomatiseerd boekhoudsysteem Kennis van en vaardigheid in het werken met een geautomatiseerd systeem t.b.v. de verwerking van administratieve (niet-financiële) gegevens Kennis van eenvoudige (digitale) archiveringssystemen Vaardigheid in het archiveren (ABC-regels, computerbeheer, scannen)

14 Rekenvaardigheid (optellen, aftrekken etc., percentages berekenen, kalender, datum, tijd, getalsnotaties) Toetsenbordvaardigheid Overige vaardigheden (competenties om de kerntaak succesvol te kunnen uitvoeren): Zelfstandig werken binnen de eigen taakstelling Planmatig werken binnen de eigen taakstelling Communicatieve vaardigheden (gesprekken voeren, s schrijven) Sociale vaardigheden Klantvriendelijk en servicegericht ingesteld zijn Samenwerken Omgaan met vertrouwelijke gegevens Concentratie behouden Nauwkeurig werken Werken onder tijdsdruk Werken met Office-pakketten (spreadsheet, tekstverwerken, pakket voor presentaties, e- mail, agendabeheer) Computerbeheer ARBO en ergonomie (werken met beeldscherm) Toelichting: 3.2 Kerntaak 2 Voert ondersteunende werkzaamheden uit voor het secretariaat en de receptie Kerntaak 2 Voert ondersteunende werkzaamheden uit voor het secretariaat en de receptie De administratief medewerker verwerkt inkomende e- mails/post (ontvangen, dateren, scannen, kopiëren, sorteren, registreren en distribueren) en slaat de producten op in het (digitale) archief. De administratief medewerker houdt het (digitale) archief up to date. In voorkomende gevallen zoekt hij een document op in het archief. Werkprocessen bij kerntaak Verzorgt de inkomende e- mails/post en het archief. De inkomende s/post zijn/is verwerkt en afgehandeld volgens opdracht. De s/post zijn/is doorgestuurd aan of bezorgd bij de juiste persoon of afdeling. Relevante s/post zijn/is op de juiste wijze (digitaal) gearchiveerd in een door de administratief medewerker goed onderhouden (digitaal) archief. De administratief medewerker verzamelt (digitale) gegevens en verwerkt deze tot een , concept begeleidend schrijven, (standaad)brief, memo of mailing in het Nederlands of in een moderne vreemde taal. Na een controle door hemzelf of een collega brengt hij eventuele correcties aan en mailt of verzendt het product. De administratief medewerker registreert het product, scant het indien nodig en archiveert het in het (digitale) archief. 2.2 Verzorgt de (digitale) correspondentie.

15 De verzamelde gegevens zijn verwerkt tot producten volgens opdracht, (taalkundig) gecontroleerd en eventueel gecorrigeerd, waarna ze (digitaal) zijn verzonden. De producten zijn geregistreerd en zodanig gearchiveerd in het (digitale) archief dat ze traceerbaar en toegankelijk zijn. De administratief medewerker neemt goederen voor het magazijn, de reproafdeling of de catering in ontvangst, controleert de betreffende voorraden en signaleert dreigende tekorten. Hij verzendt goederen als poststukken of per koerier. 2.3 Neemt goederen in ontvangst en verzendt goederen per post of per koerier. De in ontvangst genomen goederen zijn op tijd afgeleverd in het magazijn, de reproafdeling of de catering. Dreigende tekorten zijn gesignaleerd. De per post of per koerier te verzenden goederen zijn volgens opdracht en binnen de gestelde tijd verzonden. De administratief medewerker legt afspraken voor de opdrachtgever vast of wijzigt deze in een (elektronische) agenda. Hij stelt de opdrachtgever indien nodig op de hoogte van nieuwe/gewijzigde afspraken. 2.4 Beheert een agenda. De (elektronische) agenda is volledig bijgewerkt en actueel. De opdrachtgever is op de hoogte gesteld van nieuwe/gewijzigde afspraken. De administratief medewerker verwerkt zaalreserveringen in een (digitale) agenda of een reserveringssysteem. Hij maakt de zaal klaar, verzorgt faciliteiten (apparatuur: beamer, laptop, flipover-standaard etc.; catering: koffie, thee, water, kleine versnaperingen) en ruimt na afloop van de bijeenkomst op. Hij informeert de opdrachtgever over de gemaakte reservering. Hij signaleert knelpunten in de reserveringen en zoekt evt. een oplossing in overleg met de opdrachtgever. Hij houdt rekening met vertrouwelijkheid van gegevens en de privacy van werknemers. 2.5 Verwerkt interne reserveringen voor vergaderuimten en verzorgt de faciliteiten m.b.t. apparatuur en catering. De gewenste zaal (of een alternatief) is gereserveerd. De faciliteiten m.b.t. apparatuur en catering zijn verzorgd. De opdrachtgever is op de hoogte gesteld. 2.6 Handelt telefoongesprekken af De administratief medewerker neemt de telefoongesprekken aan, verbindt ze door en verstrekt informatie. Hij neemt berichten aan, handelt deze af of verwerkt deze in overzichtelijke, duidelijke en inhoudelijk correcte (digitale) telefoonnotities en stuurt deze door naar de juiste persoon. De administratief medewerker gebruikt de telefoon om informatie te verzamelen voor de uitvoering van zijn eigen werkzaamheden. De telefoonbeantwoording is dienstverlenend en servicegericht. Telefoongesprekken zijn afgehandeld of zijn doorverbonden naar de juiste persoon of zijn vervanger, waarbij van belang zijnde informatie is gegeven. Bij onbereikbaarheid/afwezigheid van de gewenste persoon of zijn vervanger, is een telefoonnotitie met relevante informatie opgesteld en aan de betreffende persoon/vervanger gestuurd/g d. De informatie, nodig voor de uitvoering van de eigen werkzaamheden, is verzameld en afdoende.

16 2.7 Bedient de communicatiemiddelen De administratief medewerker bedient de communicatiemiddelen, neemt telefoongesprekken aan, verbindt ze door en verstrekt informatie. Hij neemt berichten aan, verwerkt deze in overzichtelijke, duidelijke en inhoudelijk correcte (digitale) telefoonnotities en stuurt deze door naar de juiste persoon. De communicatiemiddelen zijn adequat bediend. De telefoonbeantwoording is dienstverlenend en servicegericht. Telefoongesprekken zijn doorverbonden naar de juiste persoon of zijn vervanger, waarbij van belang zijnde informatie is gegeven. Bij onbereikbaarheid/afwezigheid van de gewenste persoon of zijn vervanger, is een telefoonnotitie met relevante informatie opgesteld en aan de betreffende persoon/vervanger gestuurd/g d. 2.8 Ontvangt bezoekers De administratief medewerker ontvangt bezoekers, vraagt naar de reden van het bezoek, schrijft de bezoekers in, verstrekt eenvoudige informatie en verwijst hen naar de juiste persoon of plaats. Hij bericht de juiste persoon dat het bezoek gearriveerd is. In voorkomend gevallen biedt hij bezoekers koffie en/of thee aan. Bij vertrek vraagt hij de bezoekers zich uit te schrijven. De bezoekers zijn op klantvriendelijke en representatieve wijze en volgens de richtlijnen ontvangen, geïnformeerd en doorverwezen. Bij het in- en uitschrijven zijn de geldende procedures gevolgd. De gastheer/gastvrouw is tijdig geïnformeerd over het bezoek. Vakkennis en vaardigheden: Bedrijfsregels en voorschriften m.b.t. correspondentie Bedrijfsregels en procedures m.b.t. ontvangen van bezoekers Procedures bij in- en uitschrijven bezoekers Bedrijfsregels en procedures m.b.t. in- en externe communicatie Gebruik van communicatiemiddelen (telefoon en telefooncentrale) Computergebruik en multimedia apparatuur Opzoeken en ordenen van informatie Kennis van en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Kennis van (wettelijke) richtlijnen voor postverwerking Kennis van de voor de organisatie geldende voorgeschreven procedures voor postverwerking Richtlijnen en procedures goederenontvangst Kennis van de materialen en middelen voor de verwerking van de (elektronische) post Kennis van en vaardigheid in de toepassing van -etiquette Kennis van en vaardigheid in het archiveren Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een registratiesysteem Kennis van tarieven postbezorgers, besteldiensten en koeriersdiensten Toetsenbordvaardigheid Rekenvaardigheid (lezen plattegrond, tabellen posttarieven, getalsnotaties, kalender, datum, tijd, inhoudsmaten, gewichten, grootte vergaderzalen ivm deelnemers bijeenkomsten) (Digitale) agenda (Digitaal) reserveringssysteem Gebruik van een geautomatiseerd logistiek of registratiesysteem voor het magazijn Bij goederenverwerking benodigde (digitale) apparatuur en materiaal Kennis van behandeling en opslag van bederfelijke waren (ivm catering) Apparatuur (als beamer, laptop) Materialen in vergaderzalen (als flipover-standaard, whiteboard met toebehoren, geluidsapparatuur etc.)

17 BHV, hoe te handelen bij alarm Overige vaardigheden (competenties om de kerntaak succesvol te kunnen uitvoeren): Zelfstandig werken binnen de eigen taakstelling Planmatig werken binnen de eigen taakstelling Communicatieve vaardigheden (gesprekken voeren, s schrijven) Sociale vaardigheden Klantvriendelijk en servicegericht ingesteld zijn Samenwerken Omgaan met vertrouwelijke gegevens Concentratie behouden Nauwkeurig werken Werken onder tijdsdruk Werken met Office-pakketten pakketten (spreadsheet, tekstverwerken, pakket voor presentaties, , agendabeheer) Computerbeheer ARBO en ergonomie (werken met beeldscherm) Toelichting