Noord-Holland Noord Heerhugowaard

Transcriptie

1 Notulen Algemene Leden vergadering Aanwezig: Herman Bronger, Isabel de Jonge, Mark Beelen, Esmee Blok, Kees Bleeker, Christiaan Kranenbarg, Milou Appel, Stef Eldering, Atze Groot, Tom Ellerkamp, Norman Talma, Giel Bleeker, Lennard Avery, Martijn van Luinen, Jeffrey Potjes Afgemeld: Kees Bosman, Reginald Bod, Joost de Vries, Sjoerd van Dijk, Pepijn ten Holte, Nadine Al, Rik van Wiltenburg Opening 20:00 uur Vergadering word geopend door de voorzitter iedereen wordt bedankt voor hun aanwezigheid omstreeks 20:07 uur. 1.a. Goedkeuring Agenda De agenda is vastgesteld. 1.b. Ingekomen stukken: Geen 20 1.c. Goedkeuring notullen Notulen van afgelopen ALV s vergaderingen goedgekeurd 2. Stand van zaken vorige ALV Actiepunt: Behandelaar: Status EHBO betrekken tot groep Best CVR Afgehandeld Leden op de hoogte houden van de RVR Bestuur Afgehandeld Leden info omtrent retour foutieve kleding CVR Afgehandeld Kaart naar Wim Raap Bestuur Afgehandeld Beleidsplan 2015/2016 Het beleidsplan is voor een ieder zichtbaar op de website sinds ongeveer 1,5 maand. Aangezien deze tijdig beschikbaar is gesteld op de website en er geen vragen binnen zijn gekomen is er door het bestuur vanuit gegaan dat deze door gelezen is, mochten er toch nog vragen zijn omtrent het beleidsplan dan kunnen deze via de mail gesteld worden richting het bestuur. V. Isabel: Waarom is junior redder 4 niet opgenomen in het beleidsplan? A. Lennard: Het beleidsplan wordt elk jaar aangepast, en aangezien er dit jaar geen Junior redder 4 groep is, is dit uit het beleidsplan gehaald. Lennard: Binnen de vereniging zijn er op dit moment 5 officials, er worden geen namen genoemd om de privacy van de leden te waarborgen aangezien het op de website word gepubliceerd. V. Mark: Vraag over langere termijn punt 5.3 inzet gereed voor mei 2016 ik zie dit niet als een langstermijn A. Lennard: Dit wordt wel een lange termijn aangezien de caravans die beschikbaar worden gesteld op marktplaats niet in goede staat zijn en de caravans die wel aan onze eisen voldoen vallen niet binnen onze prijsklasse. V. Mark: Hoe zien jullie het clubgebouw gezien het terug lopend aantal leden en de kosten hiervan? A. Lennard: Dit is puur onderzoeken wat de mogelijkheden zijn aangezien de snelle boot mogelijk naar een andere stalling moest, mogelijk word dit gecombineerd met andere verenigingen. Als het zover is dan word dit tijdig voorgelegd tijdens de ALV. De ALV besluit het eventuele doorgaan van een eigen clubgebouw. 1

2 V. Norman: Ik heb nog een opmerking over de caravan, we worden heel vaak gevraagd tijdens EHBO evenementen met een circa van 25 evenementen per jaar kunnen wij hier niet de caravan voor aanschaffen. A. Lennard: De verdiensten komen geheel terug in de vereniging en is ook begroot, hier worden de kosten mee gedekt binnen de vereniging. De contributie dient het zwembad huur en de bondsafdracht te dekken, echter is dit de afgelopen jaar niet zo, het laatste stukje moet dus uit andere opbrengsten komen. Verder dienen de meeste overige kosten betaald te worden vanuit de opbrengsten van evenementen. V. Norman: Wat is het budget dat jullie ingedachte hebben en waarnaar zijn jullie opzoek? A. Lennard: We zijn op zoek naar een caravan het liefst met eigen kenteken zodat deze met eigen auto s getrokken kan worden en geen extra kosten aan zit. Tevens dient de buitenzijde en onderstel goed te zijn, de binnen zijde verbouwen we toch. Een budget hebben we niet echt vast gesteld, de caravans in redelijke staat kosten circa 300 a 400 euro. V. Isabel: ook een caravan heeft een stalling nodig en kost dus geld, voldoet een partytent niet? A. Lennard: Dat klopt maar René zou mogelijk stoppen dit is niet meer aan de orden dus zouden de caravan eventueel hier kwijt kunnen. Met een party tent dienen we te voldoen aan de eisen van een evenement, dus brandwerendheid, verwarmend enzovoort. Tevens is een partytent een stuk wind gevoeliger. V. Isabel: Misschien is er wat te regelen met de Boer tenten die worden ook neergezet bij evenementen toch? A. Lennard: Dat klopt inderdaad, dit zijn ook brandwerende tenten. Echter is hierbij de Boer reeds bij geïnformeerd en zijn er geen mogelijkheden. Lennard: Mochten jullie iemand weten met een tent of een caravan dan hoor ik het graag van jullie. Lennard: Omstreeks oktober willen wij een aangepast beleidsplan sturen voor het jaar en deze in de eerste ALV behandelen en vaststellen. 4. Resultaat 2014/2015 Martijn: Na veel aanpassingen is er een redelijk grootboek opgesteld. Het resultaat is uitgekomen op een verlies van 99,82 euro. Verder weinig bijzonderheden. Martijn: zwembadhuur was euro. Martijn: contributie RedNed is betaald uit andere posten (evenementen) en niet uit de contributie van de leden. Martijn: Veel evenementen uit de Regio Rotterdam Rijmond dit is een groot financieel voordeel voor de inkomsten, dit compenseert het wegvallen van Welcome To The Future. Het wegvallen van WTTF hebben we gedurende het seizoen te horen gekregen. Mark: Volgend jaar komt er een beter overzicht voor debet en credit rekeningen Lennard: Het ziet er anders uit dan voorgaande jaren dit komt omdat het dit jaar is weg gezet in Sportlink en niet in het oude systeem. V. Kees: Post 4620 actie en loterijen moest hier geld bij? A. Martijn: Nee, dit heeft geld opgeleverd maar dat komt door een foutje in het systeem. Martijn: posten 510 en 520 dit heeft te maken met sportlink omdat contributiemodule gelijk in grootboek word gezet het bedrag is nu dus niet gegrond we hebben hier een plus en min post van gemaakt hier word dus geld heen en weer geschoven maar dat was omdat het oude en nieuwe systeem nog naast elkaar liepen. Martijn: Er staan nog een aantal posten open van 2014 en Hier is reeds actie op gezet, dit is ook besproken tijdens de kascontrole. De grootste zorg lag bij ISF 2014, echter hebben we reeds contact met ISF en dienen wij een nieuwe factuur te sturen en gaat deze behandeld worden door de administratie. Cityswim staat ook nog open dit is bij RB-Bergen, dit gaat goed komen. 2

3 Race the Dragon 2014 krijgt een herinnering aangezien hier wel een factuur heen is gegaan, zie hebben wel voor 2015 al betaald. V. Norman: Hoe ga je dit in de toekomst ondervangen? A. Martijn: De penningmeester en de commissies gaan beter toezicht op elkaar houden, het wordt een vast punt in de bestuursvergaderingen en er wordt gekeken of er een automatisch systeem m.b.t. de factureren in Sportlink goed werk. En er wordt een digitale Excel bestand bijgehouden door de commissievoorzitter en de penningmeester dit is ook besproken tijdens de kascontrole. Hier word nu goede controle op uitgevoerd om dit in de toekomst te voorkomen. A. Lennard: het streven is om het automatisch te gaan doen in sportlink zodat het automatisch naar voorkomt zodat je er continu aan herinnerd wordt. V. Norman: Wat staat er nu nog open aan leden dit niet betaald hebben? A. Martijn: Er staat nog een aantal storneringen open deze worden binnenkort aangeschreven, 1 lid heeft reeds betaald. Norman: In december is er dit jaar het contributie geïncasseerd heeft dit nog problemen gegeven? Martijn: Ja er waren een aantal storneringen, wij hadden dit al verwacht aangezien het een dure maand is. Echter is gedaan om de rekening van het zwembad te kunnen betalen. Wij sturen binnenkort een vriendelijke mail met een herinnering om alsnog te betalen. V. Norman: Wat wordt er gedaan met leden die nu pas opzeggen? In de tijd dat ik in het bestuur zat waren er ook al spookleden misschien zijn deze er nog? A. Martijn: Hier wordt nog over besproken binnen het bestuur hoe wij hier mee omgaan nu en in de toekomst. De spookleden hopen we door sportlink niet bijna niet meer te hebben. O. Esmee: De afgelopen 4 jaar kreeg ik een brief met een herinnering om te betalen. R. Martijn: Dit heb ik aangepast ik heb je machtiging opnieuw in het systeem gezet, sportlink gaf het inderdaad aan. Het probleem is opgelost bij jou en bij andere leden. Martijn: Het heeft even geduurd voordat wij alles door hadden, sportlink word steeds volwassener en werkt steeds overzichtelijker. Mark: Bevindingen Kascontrole commissie (Zie bijlage 1) Decharge verleend aan het bestuur. 0 stemmen tegen. 5. Aftreedschema bestuur Lennard: Voorzitter en Hoofdtrainer treden dit jaar af volgens het schema. Echter treden de secretaris en het algemeen bestuurslid ook af, zoals besproken tijdens de vorige ALV. Lennard: Secretaris of Penningmeester is vacant word op dit moment word de functie van penningmeester ingevuld door Martijn Lennard: Martijn doet vooral de penningmeester omdat dit een belangrijke functie is binnen de vereniging. Lennard: Jeffrey notuleert de vergaderingen en doet de meeste secretariaat dingen binnen het bestuur, het adres van de vereniging staat nog wel op het adres van Martijn. 3

4 Benoeming commissie CVR PR TC AC Reginald, Martijn, Jeffrey, Stef, (Lennard) Christiaan, Esmee, Atze, Charlotte, Lennard Giel, Rik, Isabella Milou, Martijn Lennard: De kascontrolecommissie wordt benoemd tijdens de volgende ALV i.v.m. afwezigheid Rik en Reginald V. Christiaan: Waarom sta jij tussen haakjes bij de CVR? A. Lennard: Dit i.v.m. de privé omstandigheden van Reginald en zijn voorzitters functies niet kan vervullen binnen de CVR ik assisteer hem hier nu dus tijdelijk bij. 7. Socialmedia Protocol Lennard: Er is een document samengesteld voor het omgaan met social media waarom wij het stimuleren en wat de consequenties zijn bij foutief gebruik van social media, er staan geen rare dingen vooral dingen die voor zich spreken. Norman: Ik zie het allemaal als een goede toevoeging aan het huishoudelijk reglement. Lennard: de monitoring van het social media ligt bij het bestuur, tevens is er een meld protocol voor dingen die in strijd zijn met het protocol. Tevens vertrouwen wij er op dat deze dingen vanzelf bij het bestuur terecht komen of bij de leden die dit aan ons zullen melden in dit geval ligt het dan weer meer bij de vertrouwenspersoon V. Norman: Is hier op negatieve manier ervaring mee? A. Lennard: Niet binnen de brigade wel zijn er situaties aan de orde geweest bij buurt brigades. 8. Code blauw Lennard: Code blauw gaat er samengevat om dat REDNED elke brigade heeft gevraagd om richtlijnen en gedragsregels op te stellen tegen seksueel en machtsmisbruik (instructeurs, bestuursleden, begeleiders) binnen de brigade en hoe hier mee om te gaan, het is nog een concept versie. Wij willen bij de volgende ALV in februari opnemen in het huishoudelijk regelement. Lennard: Het heeft geen afwijkingen ten aanzien van wat er in de huidige wet en regelgeving op dit moment wordt gesteld in Nederland Norman: Misschien is het een idee om ook een vrouwelijke vertrouwenspersoon aan te stellen dit is een laagdrempeliger voor vrouwen. Lennard: Goede opmerking Norman wij nemen dit mee in de volgende vergadering met het bestuur. Lennard: Aannamebeleid van volwassen leden voor 18 jaar en ouder wij hebben hier voor gekozen om dit wel in te voeren omdat volwassenen ook bij activiteiten van jeugdleden aanwezig kunnen zijn. Lennard: Houden wij de VOG aanvraag voor leden van 18 jaar en ouder in het beleid het kan een afschrikkende werking hebben. V. Norman: Geldt dit voor alle vrijwilligers binnen de HHWRB? A. Lennard: Ja dit geldt ook voor de vrijwilligers die er op dit moment vrijwilliger zijn binnen de brigade Lennard: Er is bij de aanvraag voor de oudere leden wel een probleem aangezien de aanvraag via het DIGD gaat, maar wij gaan eventueel kijken voor oudere leden hoe wij dit probleem kunnen ondervangen. Norman: Ik snap het idee maar ik vind het een slecht plan want ik denk dat het je leden gaat kosten, Ik denk dat je het beter kan aanvragen voor alleen de instructeurs, commissies, en andere begeleiders binnen de vereniging. Nomen: Ik denk dus dat je beter alleen de leden die een gezag verhouding hebben binnen de vereniging een VOG voor aan te vragen. 4

5 Lennard: Wij nemen de diverse opmerkingen mee m.b.t. de VOG en zullen met voorstellen komen in aankomende ALV. En deze voorstellen ter stemming brengen. Lennard: Verder staat er nog een aantal artikelen in omtrent de kleedkamer indeling en de zwemtijden. Martijn: Dit gaat vooral over het uur wat voor ons zwemt in het zwembad ook om onze eigenleden in bescherming te nemen zodat deze niet bij de vereniging voor ons in de kleedkamer omkleden. Giel: Er zijn A4tjes gemaakt met waar welke leden van ons moeten omkleden in de kleedruimte, deze worden op de deuren van de betreffende kleedruimte geplakt. O. Norman: Het stoort mij soms dat als wij om 19:00 uur beginnen leden van de vereniging voor ons nog zwemmen. R. Giel: Ik neem dit mee in het gebruikers overleg met het zwembad. Ook bekijk ik het in het zwembad aankomende donderdagen. Ik ga weer meer letten op de wisseltijden. O. Esmee: Dit gebeurt ook bij ons als wij het 3e uur aan het zwemmen zijn omdat groep Bets moet gaan zwemmen, de bodem komt dan al ruim voor het einde van ons uur opeens omhoog. Ook worden de lijnen soms heel fanatiek naar binnen gehaald waardoor er gevaarlijke situaties ontstaan. R. Giel: ik ga dit ook meenemen tijdens het zwemmen op de donderdagen en ga hier zeker op toezien. Lennard: Verder staat er nog een stukje over vertrouwenspersoon, meld protocollen, vragen en opmerkingen hierover kunnen via de mail worden gesteld graag voor de volgende ALV zodat dit meegenomen kan worden in de ALV en binnen het bestuur. 9. Concept voorstel aanpassing Huishoudelijk Reglement Lennard: Gedragscode social media in het huishoudelijk reglement opgenomen het is wel een verwijzing naar het protocol omdat social media een zeer dynamisch iets is en er door het bestuur makkelijker wijzigingen in kunnen worden gemaakt en uiteraard met het kenmerk dat dit tijdig word gemeld aan de leden door middel van een (extra)nieuwsbrief. Lennard: Seksuele intimidatie staat er in zijn geheel in vermeld. Lennard: Wij komen nog met een voorstel voor het aanvragen van de VOG s zoals net besproken in de ALV, dit heeft dan mogelijk invloed op het aanname beleid van volwassen leden. Martijn Er staat op het inschrijfformulier dat nieuwe leden akkoord gaan met het huishoudelijk reglement en de statuten, het huishoudelijk regelement en statuten liggen ter inzage bij de balie. Hierdoor verklaren zij dus dat ze akkoord gaan met de zaken die hier in vernoemd staan. 10. Rondvraag: V. Isabel: Verzoek om spoedig de ontbrekende pasjes te maken want het geeft frustraties bij de ouders van leden. A. Martijn: Ik ga hier mee spoedig aan de slag. Echter donderdag is niet haalbaar i.v.m. gegevens uit sportlink en het aanpassen en printen van de pasjes bij elkaar veel tijd kost. O. Nomen: Bedank voor jullie inzet. 11. Afsluiting Vergadering gesloten om 22:23 uur. V. = Vraag A. = Antwoord O.= Opmerking R. = Reactie 5

6 Bijlage Heerhugowaard, 19 januari 2016 Op 6 januari 2016 hebben ondergetekende: Reginald Bod Rik van Wiltenburg Mark Beelen Als leden van de financiële commissie de boekhouding van de penningmeester Richard van der Wissel / Martijn van Luinen over het seizoen 2014/2015 gecontroleerd en uiteindelijk in orde bevonden. De saldi van de kas en bankrekeningen bleken overeen te stemmen met de bedragen volgens de boekhouding welke per 31 augustus 2015 is afgesloten. Steekproefsgewijs zijn de inkomsten en uitgaven gecontroleerd, waarbij geen onregelmatigheden zijn gebleken. Wij stellen de vergadering derhalve voor: het bestuur decharge te verlenen voor haar financieel beleid en de penningmeester decharge te verlenen voor het financieel beheer. Wel wil de financiële commissie opmerken dat de kascontrole dit jaar niet geheel soepel verlopen is. Tijdens de eerste aanlevering van de stukken door Richard bleek dat er onduidelijkheden waren in de administratie, deze zijn echter na een eerste bespreking met de financiële commissie goed door Martijn opgepakt en opgelost. Tijdens de kascontrole heeft de financiële commissie onder andere de volgende punten als advies aan het bestuur meegegeven: openstaande ontvangsten/betalingen als vast agenda punt tijdens bestuursvergaderingen, nu te veel openstaande bedragen van voorgaande jaren; doorlopende nummering op alle declaraties en deze laten terugkomen in het grootboek/bankafschriften; geen verrekening vooraf tussen kosten/opbrengsten (bv kosten brandstof en opbrengst oud papier) contributie run eerder in het seizoen. 285 De commissieleden: 290 Rik van Wiltenburg Reginald Bod Mark Beelen 6