Evalueren. HR Bijblijfsessie Oktober 2016

Transcriptie

1 Evalueren HR Bijblijfsessie Oktober 2016

2 Evaluatiegesprekken ja of neen?

3 Mogelijke tegenkantingen? Tijdsintensief (dus duur) Leveren weinig op Een pure formaliteit Het scoren van mensen heeft een Remmend een demotiverend effect Slechts 23% van de managers vinden hun eigen evaluatiesysteem goed. Vaak ad hoc 3

4 Toegevoegde waarde? Duidelijkheid inzake rol en verantwoordelijkheden => verhoogt Betrokkenheid Meer focus: meer resultaatgericht werken Waardering geven en krijgen (differentiatie) Wederzijdse verwachtingen verduidelijken Verrassingen zijn uitgesloten Beeld van wat er leeft op de werkvloer Dossieropbouw in het kader van eenheidsstatuut 4

5 Waarde van de organisatie Naar een hoge performantie cultuur Geëngageerd HR transformeren Tevreden Stap 2 HR (re)vitaliseren Stap 1 Ontevreden 5

6 6 Wat wil je bereiken?

7 7 WAT ZIEN WE?

8 Positieve evoluties Controle Prestatieopvolging Begeleiding Prestatie- en behoeftenopvolging Performance management als controle-instrument is gedoemd te mislukken. Niemand wordt graag gecontroleerd en/of geëvalueerd. Begeleid de medewerker bij het halen van zijn doelen, versterk zijn talenten en/of vul andere behoeften in. 8

9 Positieve evoluties Systeem Harde HR Cultuur Zachte HR Performance management wordt al te vaak gelijk gesteld aan de invoering van een systeem. In werkelijkheid is het systeem slechts een middel. Het eigenlijke doel is een nieuwe high-performance cultuur te bekomen. Meer focus op de match tussen de waarden van de onderneming en deze van het individu. 9

10 Positieve evoluties Eénrichtingsverkeer Delegeren Gestuurd worden Dialoog Samenwerken Zelf sturen (de empowerde medew) Verantwoordelijkheden en doelstellingen worden in samenspraak (leidinggevende + medewerker) vastgelegd. Zowel leidinggevende als medewerker werken samen en streven samen deze doelen na. In het beste geval neemt de medewerker de volle verantwoordelijkheid en stuurt hij/zij zelf zijn of haar prestaties, persoonlijke plannen en ambities. 10

11 Positieve evoluties Formeel proces Weinig communicatie Vorm en formaliteit Informeel proces Continue communicatie Authenticiteit Performance management met een te sterke focus op het formele proces dat slechts enkele keren per periode plaatsvindt, werkt niet. Informele ontmoetingen en continue communicatie-uitwisselingen tussen leidinggevende en medewerker, zijn hoopgevend voor het succes van performance management. Straal authenticiteit uit als gesprekspartner en focus minder op vorm of formaliteit. 11

12 Positieve evoluties Focus op hier en nu Focus op nu én de toekomst Performance management met een te sterke focus op het nu is niet duurzaam Naast bespreking van de resultaten die beoogd worden, moet er ook in de toekomst gekeken worden. Wat zijn mogelijke ontwikkelingen in potentieel van medewerkers? Hoe ontdek ik verborgen potentieel? Hoe zet ik mensen in op hun talent en potentieel? Dialoog zorgt voor een beter begrip van elkaar behoeften en ambities. 12

13 13 HET PROCES

14 Proces Wat is het voor- en/of nadeel van een formeel proces? 14

15 COMMUNICATIE doelstellingen Constante Klassieke 2 feedback- gesprekken 1 cyclus cultuur verloning

16 16 INHOUD

17 Inhoud van een gesprek Missie visie strategie Ontwikkeling Resultaat Waarden Competenties Gedrag en attitude 17

18 1. Missie Visie Strategie ;Koppelen aan jouw bedrijfsstrategie Performance management is een belangrijk middel om de visie van de organisatie waar te maken. De strategie dient dan ook als belangrijkste input bij de invulling van performance management in de organisatie. Een optimaal werkend performance management draagt bij tot duurzame resultaten van de organisatie. De organisatieresultaten worden voor ogen gehouden bij het opstellen van individuele doelstellingen. 18

19 2. Waarden Welke bedrijfswaarden dienen gedragen te worden? Hoe willen we gepercipieerd worden in de markt? 19

20 3. Resultaat - Resultaatsgebieden in uw functie Waarom bestaat uw functie en wat is de inhoud van de functieomschrijving. Wat wordt er verwacht van jouw functie? 20

21 4. Gedrag en Attitude - Vergeet gedrag en attitude niet De resultaten van een medewerker liggen niet altijd in lijn met zijn ingesteldheid en gedrag. Vergeet dit gedrag dus zeker ook niet te evalueren. Gaat verder dan de bedrijfswaarden. 21

22 5. Competenties - Koppelen aan competenties Opvolgen van de competenties van jouw medewerkers. Per functie worden de benodigde competenties besproken in een competentiewoordenboek. 22

23 6. Ontwikkeling Hoe ga ik als werknemer werken aan de 4 blokken zijnde; Waarden competenties resultaat attitude Voorbeelden; - Waar heb je de laatste maanden energie uit gehaald.. - Bij welke opdrachten voel je nog nood tot verdere ontwikkeling 23

24 6. Ontwikkeling. 24

25 25 OEFENING

26 26 ROLLENSPEL

27 27 COMMUNICATIE

28 Een goede voorbereiding is alles evaluatie 40% planning 50% opvolging 10% 28

29 Voorbereiding en planning 1 Vastleggen van : Datum Doel Gespreksagenda 2 Verzamelen van feitenmateriaal (doorheen het hele jaar) 3 Duidelijke functiebeschrijving 4 Facts & figures 5 Voorbereiden van het gesprek 6 Laten voorbereiden van het gesprek door de medewerker 29

30 Voorbereiding en planning 1 Plan voldoende tijd 2 Zorg ervoor dat je niet gestoord wordt 3 Doelstellingen,kwaliteitsvereisten en/of afspraken moeten voor beide partijen duidelijk zijn 4 Gebruik eventueel vorige gesprekken als uitgangspunt 30

31 31 SING, i said!!!

32 32

33 33

34 Het eigenlijke gesprek: tips Naargelang de situatie : De tweerichtingaanpak: bekwame en gemotiveerde medewerkers WIN/WIN De éénrichtingaanpak: probleemgevallen Reacties opvangen: oog voor het effect van je communicatie-pauzes Feelings are facts: herkennen en erkennen (LEON) Effect van een beslissing: Kwaliteit X Acceptatie Andere items Afsluiten van het gesprek 34

35 Gespreksstructuur Vraag hoe het gaat in zijn/haar werk Vraag wat er goed en minder goed is verlopen Zeg wat U zelf goed en minder goed vond Bespreek samen het beoordelingsformulier Praat over de goede aspecten Praat over de minder goede aspecten Zoek samen naar verbeteringsafspraken Maak vervolgafspraken 35

36 36

37 1 Movie Mistakes 37

38 Hoe gaan we om met fouten Bespreekbaar - Lichte implicaties. - Ruimte voor groei. - Ruimte voor risico. - Creativiteit wordt gestimuleerd. Onbespreekbaar - Zware implicaties - Basiscompetenties verwacht - Geen ruimte voor risico 38

39 Case 1 : De medewerker zet zich in, je apprecieert hem enorm als mens, maar de resultaten zijn toch niet zoals je het verwacht. 1 Gesprekstechniek : feedback geven 2 Hulpmiddel : duidelijk geformuleerde doelstellingen, die SMART gemaakt zijn 39

40 Feedback geven 1 Gedrag = waarneembaar (niet persoon) ik stel vast, ik zie... 2 Beschrijvend => niet veroordelend ( som feiten op, geen gevoelens/interpretaties) 3 Specifiek = geen generalisaties je doet altijd dit, nooit dat 4 Timing= juiste moment ( niet mee beginnen) 5 Impact= moet kunnen veranderen (niet: je stem is te laag) 6 Uitnodigend = om te reageren, met respect, opbouwend hoe voelt dit om dit zo te horen? 7 Postief: niet enkel kritiek hebben, geef vertrouwen hoe zou je dit willen aanpakken? 8 Eerlijk: niet verbloemen. Half zeggen = zwijgen. 9 Sandwich-techniek : eerst positief, dan negatief, eindigen met positief 40

41 Case 2 : De medewerker presteert ondermaats, maar als je hem hierover aanspreekt heeft hij overal een verklaring voor of ontkent hij alles. 1 Kiezen voor eenrichtingverkeer 2 Doorvragen, laat de medewerker niet misten of excuses zoeken, ga naar de essentie 3 Ga niet in discussie, hoe meer je je rechtvaardigt, hoe meer argumenten hij zal geven 4 Geef de boodschap kort, krachtig en duidelijk en check of de medewerker deze goed begrepen heeft 41

42 Doorvragen 1 Stel open vragen 1 Doorvragen Wanneer -Hoe -Wie -Wat -Waar -Hoeveel NIET : waarom! = veroordelend WEL : Wat maakt dat? Waaruit leid je dat af? Hoe zie jij dat dan? 2 Goede vragen Niet sturend of insinuerend ( wees heel nieuwsgierig) Eenvoudig ( geen moeilijke woorden) Enkelvoudig (een vraag per keer- en ga hier telkens dieper op in) Aanvaard geen veralgemeningen : vraag tot je de essentie hebt 42

43 Case 3: De medewerker wordt emotioneel tijdens het gesprek, begint te huilen. 1 Let op de non-verbale communicatie: je kan zien wanneer iemand emotioneel wordt 2 Las voldoende pauzes in : laat de emoties hun plaats 3 Blijf aanwezig en betrokken, maar niet invasief ( oogcontact) 4 Luister actief 43

44 Non verbale communicatie 1 Zintuigen! 2 Eerste indruk: Halo/ Horneffect 3 90 regel 4 Knikken 5 Oogcontact 6 Vooroverbuigen 7 Handen schudden 8 Totale lichaamshouding 9 Ademhaling, stem 44

45 Actief luisteren 1 Een open, ondersteunende, geïnteresseerde houding aannemen; 2 Geregeld oogcontact maken met je medewerker; 3 Ga niet tegenover elkaar zitten, dit kan eventuele positionering versterken; 4 Stel geschikte vragen; tracht de emoties niet weg te wuiven 5 Doorvragen bij onduidelijkheden ( Wat bedoel je eigenlijk met? ); 6 Herformuleren (of herhaal in eigen woorden wat je gehoord hebt); 7 Herhalen van enkele woorden, korte zinnetjes ( ik begrijp het ), tussenwerpsels ( hmm, hmm ), ; 8 Herken, erken en benoem de gevoelens 45

46 Case 4: De medewerker heeft ambitie om door te groeien, maar er is geen vacature. 1 Uit waardering voor zijn ambitie 2 Vraag door naar de essentie : Status? Loon? Verantwoordelijkheid? Interesses? 3 Wees eerlijk : geen valse beloftes 4 Erken zijn gevoelens 5 Geef aan dat je zeer tevreden bent en het een verlies voor de onderneming zou zijn als de medewerker vertrekt, maar dat je zijn loopbaan belangrijk vindt en hem niets kwalijk zal nemen 6 Bekijk samen of er andere manieren zijn om hem te motiveren 46

47 Valkuilen 1 Mengeling van verschillende gespreksvormen. 2 Onvoldoende opvolgingsgesprekken: verrassing. 3 Evaluatiegesprek = een formaliteit, verplicht nummertje. 4 Blijven hangen in het verleden/ oude koeien. 5 Veroordelen van de medewerker. 6 Onvoldoende tijd voorzien. 7 Voortdurend gestoord worden. 8 Onduidelijke doelstellingen. 9 Onvoldoende voorbereiding 47

48 Contact Kim Van Houtven I mobile 0479/ I kim.vanhoutven@sdworx.com Sylvie Bracqué I mobile 0497/ I sylvie.bracque@sdworx.com Charlotte Van Brabander I mobile 0476/ charlotte.vanbrabander@sdworx.com 48

49 Bedankt! Vragen?