MobileXpense. Travel Expense Management Made Simple 9/12/2016. Welkom! Breakout sessie Corporate Payment & Expense Management

Transcriptie

1 MobileXpense Travel Expense Management Made Simple Welkom! Breakout sessie Corporate Payment & Expense Management Giuseppe Patacca Country Manager NL

2 Ontwikkelingen in Corporate Payment Solutions Discussie rondom corporate credit cards met shared- en full corporate responsibility Nieuwe mobile technologie - Mobile Apps - Mobile transaction management Integratie naar Expense Management oplossingen GEMAK FLEXIBILITEIT COMPLIANCE VEILIGHEID - CONTROLE 1

3 Wat is Het Nieuwe Declareren De kracht en het gemak vandaag Snel en efficient declareren met een smart phone en/of tablet en/of laptop Lokale wetgeving, tax-regels en bedrijfsbeleid worden automatisch gevolgd Automatisch opladen van data vanuit corporate payment oplossingen Eenvoudig en overzichtelijk goedkeuringsproces voor manager en controller Geheel digitaal proces mogelijk, inclusief digitaal archiveren Travel Management: goedkeuring, online en offline boekingen, zorgplicht Periodiek en automatisch gegenereerde rapportages Business Intelligence Tools Reconciliatie kosten TMC-Credit Cards Happy Travellers! 2

4 Nieuwste ontwikkelingen Expense Management OCR technologie: terplekke onkosten aanmaken en automatische controle van bonnen faciliteren. Foto van bon Automatische OCR herkenning van de bon en creatie van een onkostenlijn. Matching met credit card transacties De credit card transacties worden automatisch gematched en verrijken de onkostenlijn. Sampling voor boncontrole De OCR helpt de controller om goede en afwijkende bonnen te identificeren. Example MobileXpense 3

5 Feiten Ongemak bij declareren wordt vaak als vanzelfsprekend ervaren! Travel & Entertainment uitgaven behoren tot de top non core expenses Declaratie en verwerking van deze onkosten gebeurt veelal handmatig: Verschillende processen voor verschillende soorten onkosten Zeer tijdrovend en dus onnodige duur; gemiddeld 55 per declaratie Grote kans op fouten en fraude, 3%-8% van totale T&E kosten Gebrekkige MIS Geen controle mogelijk over het proces en naleving van uw beleid Veel frustratie in het proces Gebrek aan transparantie 4

6 Cijfers Cijfers die het belang van een gestroomlijnd proces bevestigen! Indirecte kosten gerelateerd aan T&E gemiddeld 5% Declaraties afhandelen is daarvan gemiddeld 52% Inclusief trip planning is dat gemiddeld 75% Besparing op processkosten door gebruik EMS tot wel 65% PLUS: tot wel 15%+ besparingen op directe T&E kosten (source: Aberdeen Expense Management Study and EDC Cost Benefit Analysis) 5

7 Waarom een Expense Management oplossing Toegevoegde waarde voor klanten verschilt per land/regio In NL: Outsourcing van non-core business Reductie van administratieve rompslomp èn kosten Vereenvoudiging van complexiteit in business processen Vereenvoudiging van de dagelijkse operatie Verhogen reiziger tevredenheid Inzetten zorgplicht! Realiseren van echte en aantoonbare besparingen! GEMAK, COMPLIANCE EN HET BEHEERSBAAR MAKEN VAN T&E BUDGET! 6

8 Belangrijkste elementen van Expense Management The 3C s: Compliant Convenient - Cost Saving Compliant Convenient Cost Saving 7

9 Global Capability Local Adaptability a Compliant 1. Compliant met de Bedrijfsregels/policy van de klant zelf Workflow Allocations Spend limits Special policies 2. Compliant met de Lokale Wet- en regelgeving VAT/BTW Daggeld vergoedingen Kilometer vergoedingen Tax rapportage Wisselkoersen 8

10 Global Capability Local Adaptability b Gemak 1. Eenvoudige set-up Geen specifieke IT infrastructure set up Geen installatie van software (alles in de cloud) Eenvoudige, non-intrusive interfaces met ERP en HR systemen 2. Eenvoudig in de operatie Geen onderhoud van software, updates of support Geen extra onderhoud van interfaces Geen extra kosten voor het onderhouden van tax compliance 3. Eenvoudig te gebruiken Intuïtieve gebruikers interface Assisted data entry Handige Mobile app (ios, Android, Windows 8.1) OCR functionalitiet 9

11 2 c Global Capability Local Adaptability Besparingen Bespaar tot 65% op proceskosten en tot 15% op T&E budgets! Bepaal & respecter Inventariseer policies en Maximize sourcing kansen procedures Optimaliseer het proces en de administratie EMS Audit en diagnose van bestaande regels Afdwingen trip budgeting & goedkeuring Definier regels en zie toe dat ze worden gerespecteerd en nageleefd Implementeer systeem voor beleid controle(afdwingen) Implementeer preferred suppliers in trip planning en expense controle Identify volume and costs Voorkom manaule input waar mogelijk Implementeer best practice processen Automatiseer processen Volume Volume en Kosten Kosten per Unit Management & Administratie expenses 10

12 MobileXpense End-to-end Travel & Expense Oplossing Flexibel en Open om te Integreren met derde partijen Input Interfaces : Master data (HR,ERP), card feeds, e-invoices & SSO Online On-line Off-line Planning Booking Travel Workflow Goedkeuring Rule based Multi-level App Reconciliatie Facturen Lodged cards Onkosten Credit card feeds Per diems KM vergoedingen OCR App Accounting Kosten allocatie BTW accounting ERP integratie Expense Workflow Goedkeuring Rule based Multi-level OCR App Receipt handling Scanning Audit sampling App Output Interfaces : ERP, payroll, payment files, 11

13 4 End-to-end travel & expense solution Gebruikersvriendelijk Eenvoudige Navigatie, Intuïtieve interface. Minimaal aantal clicks & scrolls. Duidelijke scherm flows. Duidelijke instructies en berichten (instructies & flags). Duidelijke labels in de terminologie van de klant en aangepast aan de context Maximaal gereduceerde input van de gebruiker Vooropgeladen transacties (bijv. Credit card informatie, tankcard informatie). Default waarden (bijv. BTW, wisselkoeren, kostenplaats, favorieten). Functies om de data entry te faciliteren (bijv. Kilometer calculaties) Correcte e volledige input. Maakt gebruikers duidelijk wat de regels zijn via boodschappen(flagging), instructies, categorie tips 12

14 Thank you for your attention Giuseppe Patacca International Travel Channel Lead Country Manager NL Square Sainctelette 12, 1000 Brussels, Belgium Mobile: +31 (0)