Ons kenmerk C640/ Aantal bijlagen 1

Transcriptie

1 Directie Bestuur & Organisatie Personeel, Organisatie en Informatie Arbeidszaken / Rechtspositie Aan de Gemeenteraad van Nijmegen Korte Nieuwstraat PP Nijmegen Telefoon (024) Telefax (024) gemeente@nijmegen.nl Postadres Postbus HG Nijmegen Datum Datum uw brief Ons kenmerk C640/ Contactpersoon L. Thissen Onderwerp Klokkenluidersregeling Aantal bijlagen 1 Doorkiesnummer Hierbij informeren wij U over de vaststelling van de gewijzigde Klokkenluidersregeling gemeente Nijmegen. De regeling is inhoudelijk in overeenstemming gebracht met de voorstellen van het College voor Arbeidszaken van de VNG. De wijzigingen zijn hoofdzakelijk van technische aard. Wij hebben de gemeentesecretaris gemachtigd om een vertrouwenspersoon aan te wijzen binnen de organisatie. Voorts sluit wij ons aan bij de Landelijke Commissie Klokkenluiders Gemeentelijke Overheid als extern meldpunt. U treft de Klokkenluidersregeling als bijlage aan. Hoogachtend, college van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester, De Secretaris, mevr. dr. G. ter Horst ir. H.K.W. Bekkers Bezoek ook onze website R IS d09 College B&W - klokkenluidersregeling.doc

2 Klokkenluiders gemeente Nijmegen 2004 Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Nijmegen; gelet op het bepaalde in artikel 15:2 van de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Nijmegen; gelet op het instemmende besluit van de Ondernemingsraad dd..; BESLUIT: vast te stellen de navolgende verordening Regeling Klokkenluiders gemeente Nijmegen 2004 Artikel 1 Begripsbepalingen In deze regeling wordt verstaan onder: - ambtenaar: de ambtenaar bedoeld in artikel 1:1, eerste lid, onderdeel a en artikel 1:2, onderdeel a, d, e en f van de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Nijmegen; - vertrouwenspersoon: de functionaris die als zodanig door de gemeentesecretaris, daartoe gemachtigd door het college van burgemeester en wethouders, is aangewezen. - meldpunt: de Commissie Klokkenluiders Gemeentelijke Overheid; - vermoeden van een misstand: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot de gemeentelijke organisatie waar de ambtenaar werkzaam is omtrent: a. een strafbaar feit; b. een schending van regelgeving, beleidsregels of de gedragscode voor ambtenaren en bestuurders van de Gemeente Nijmegen; c. het misleiden van justitie; d. een gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu, of e. het bewust achterhouden van informatie over deze feiten. Interne procedure Artikel 2 Interne melding 1. De ambtenaar die een vermoeden van een misstand wil melden, doet dit bij zijn direct leidinggevende, diens leidinggevende of de vertrouwenspersoon. 2. De ambtenaar kan verzoeken zijn identiteit niet bekend te maken. De ambtenaar kan dit verzoek te allen tijde herroepen. 3. De leidinggevende dan wel de vertrouwenspersoon draagt er zorg voor dat het college via de gemeentesecretaris onverwijld op de hoogte wordt gesteld van een gemeld vermoeden van een misstand en van de datum waarop de melding ontvangen is. 4. Naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een misstand stelt de gemeentesecretaris onverwijld een onderzoek in. 5. De gemeentesecretaris zendt aan de ambtenaar dan wel de vertrouwenspersoon die een vermoeden van een misstand heeft gemeld, een ontvangstbevestiging. De ontvangstbevestiging bevat het gemelde vermoeden van een misstand en het moment waarop de ambtenaar het vermoeden aan de leidinggevende of de vertrouwenspersoon heeft gemeld. 6. Indien de melding betrekking heeft op de gemeentesecretaris, de burgemeester of een ander lid van het college, dan draagt in afwijking van het bepaalde in lid 3 de leidinggevende of de vertrouwenspersoon er zorg voor dat het college onverwijld op de hoogte wordt gesteld van het

3 gemeld vermoeden van een misstand. In afwijking van het bepaalde in lid 4, stelt het college onverwijld een onderzoek in. Artikel 3 Standpunt 1. De gemeentesecretaris rapporteert zijn bevindingen aan het college. Het college stelt de ambtenaar dan wel de vertrouwenspersoon, binnen zes weken schriftelijk op de hoogte van zijn standpunt omtrent het gemelde vermoeden van een misstand. 2. Indien het standpunt niet binnen zes weken kan worden gegeven, kan het college de afhandeling voor ten hoogste vier weken verdagen. Het college stelt de ambtenaar dan wel de vertrouwenspersoon hiervan schriftelijk in kennis. 3. Bij een melding ingevolge artikel 2 lid 6 stelt het college de ambtenaar, de leidingegvende of de vetrouwenspersoon binnen zes weken schriftelijk op de hoogte van zijn standpunt omtrent het gemelde vermoeden van een misstand. Externe procedure Artikel 4 Het meldpunt 1. De Commissie Klokkenluiders Gemeentelijke Overheid vormt het meldpunt. 2. Het meldpunt heeft tot taak een door de ambtenaar gemeld vermoeden van een misstand te onderzoeken en het college daaromtrent te adviseren. 3. Indien het meldpunt uit meerdere personen bestaat, is dit altijd een oneven aantal, inclusief de voorzitter. Tevens kunnen in dat geval een secretaris, een plaatsvervangend voorzitter en andere plaatsvervangende leden worden benoemd. Zij beslissen bij gewone meerderheid van stemmen. Artikel 5 Melding bij het meldpunt 1. De ambtenaar kan het vermoeden van een misstand binnen redelijke termijn melden bij het meldpunt, indien: a. hij het niet eens is met het standpunt bedoeld in artikel 3; b. hij geen standpunt ontvangen heeft binnen de termijnen bedoeld in artikel De ambtenaar kan het meldpunt verzoeken zijn identiteit niet bekend te maken. Hij kan dit verzoek te allen tijde herroepen. Artikel 5a Rechtstreekse melding bij het meldpunt In het geval zwaarwegende belangen de toepassing van de interne procedure in weg staan, kan de ambtenaar, in afwijking van de artikelen 2, 3 en 5, eerste lid, het vermoeden van een misstand rechtstreeks melden bij het meldpunt. Artikel 6 Ontvangstbevestiging en onderzoek 1. Het meldpunt bevestigt de ontvangst van een melding van een vermoeden van een misstand aan de ambtenaar die het vermoeden heeft gemeld. 2. Indien het meldpunt dit voor de uitoefening van zijn taak noodzakelijk acht, stelt het een onderzoek in. 3. Ten behoeve van het onderzoek omtrent een melding van een vermoeden van een misstand is het meldpunt bevoegd bij het college alle inlichtingen in te winnen die het voor de vorming van zijn advies nodig acht. Het college verschaft het meldpunt de gevraagde inlichtingen. 4. Het meldpunt kan het onderzoek of gedeelten daarvan opdragen aan één van de leden of een deskundige. 5. Wanneer de inhoud van bepaalde door het college verstrekte informatie vanwege het vertrouwelijke karakter uitsluitend ter kennisneming van het meldpunt dient te blijven, wordt dit aan het meldpunt meegedeeld. Het meldpunt beveiligt informatie met een vertrouwelijk karakter tegen kennisneming door onbevoegden. Artikel 7 Niet ontvankelijkheid 1. Het meldpunt verklaart de melding niet ontvankelijk indien: a. de misstand niet van voldoende gewicht is;

4 b. de ambtenaar de procedure bedoeld in artikel 2 niet heeft gevolgd en artikel 5a niet van toepassing is, of c. de ambtenaar de procedure bedoeld in artikel 2 heeft gevolgd, maar de termijnen bedoeld in artikel 3 nog niet zijn verstreken. d. de melding niet binnen redelijke termijn is geschied. Artikel 8 Inhoudelijk advies van het meldpunt 1. Indien het gemelde vermoeden van een misstand ontvankelijk is, legt het meldpunt binnen zes weken zijn bevindingen omtrent de melding van een vermoeden van een misstand neer in een advies aan het college. Het meldpunt zendt een afschrift van het advies aan de ambtenaar met inachtneming van het eventueel vertrouwelijke karakter van de aan het meldpunt verstrekte informatie. 2. Indien het advies niet binnen zes weken kan worden gegeven, wordt de termijn door het meldpunt met ten hoogste vier weken verlengd. Het meldpunt stelt het college alsmede de ambtenaar daarvan schriftelijk in kennis. 3. Het advies wordt in geanonimiseerde vorm en met inachtneming van het eventueel vertrouwelijke karakter van aan het meldpunt verstrekte informatie en de terzake geldende wettelijke bepalingen openbaar gemaakt op een wijze die het meldpunt geëigend acht, tenzij zwaarwegende belangen zich daartegen verzetten. Artikel 9 Nader standpunt 1. Het college stelt binnen twee weken na ontvangst van het advies bedoeld in artikel 8, de ambtenaar alsmede het meldpunt, schriftelijk op de hoogte van zijn nader standpunt. 2. Aan de ambtenaar die het meldpunt heeft verzocht zijn identiteit niet bekend te maken geschiedt de berichtgeving van het nader standpunt via het meldpunt. 3. Een van het advies afwijkend nader standpunt wordt gemotiveerd. Artikel 10 Jaarverslag 1. Jaarlijks wordt door de vertrouwenspersoon en het meldpunt een verslag opgemaakt. 2. In dat verslag wordt in geanonimiseerde zin en met inachtneming van de terzake geldende wettelijke bepalingen gemeld: a. het aantal en de aard van de meldingen van een vermoeden van een misstand; b. het aantal meldingen dat niet tot een onderzoek geleid heeft; c. het aantal onderzoeken die het meldpunt heeft verricht, en d. het aantal adviezen en de aard van de adviezen die het meldpunt heeft uitgebracht. 3. Dit jaarverslag wordt aan het college en de Ondernemingsraad gestuurd en openbaar gemaakt. Artikel 11 Intrekking en inwerkingtreding 1. De regeling klokkenluiders gemeente Nijmegen d.d. 6 november 2001 wordt ingetrokken. 2. Deze nieuwe regeling wordt vastgesteld en treedt in werking op Nijmegen, College van Burgemeester en wethouders van Nijmegen, De burgemeester, De secretaris, Mevr. Dr. G. ter Horst Ir. H.K.W. Bekkers

5 Toelichting regeling klokkenluiders gemeente Nijmegen 2004 Totstandkoming klokkenluidersregeling gemeenten De gewijzigde Ambtenarenwet (kamerstuk , Stb.2003, 60) verplicht de overheidswerkgevers om een procedure vast te stellen ten behoeve van een ambtenaar die een misstand binnen de organisatie vermoedt en daar melding van wil maken. De verplichting is opgenomen in artikel 125 van de Ambtenarenwet en ziet op een procedure voor het omgaan met bij een ambtenaar levende vermoedens van misstanden binnen de organisatie waar hij werkzaam is. De gewijzigde Ambtenarenwet vormt daarnaast de grondslag voor openbaarmaking van nevenwerkzaamheden en melding van financiële belangen en effectentransacties. Datum van inwerkingtreding is 1 mei Vooruitlopend op de wettelijke regeling hebben de LOGA-partners in artikel 15:2 CAR de verplichting tot het vaststellen van een klokkenluidersregeling en een beschermingsbepaling ten behoeve van ambtenaren en vertrouwenspersonen opgenomen. Bij die gelegenheid is ook een voorbeeldregeling klokkenluiders ontworpen. Verwezen wordt naar de ledenbrief van 9 mei 2001, kenmerk MARZ/CvA/ De voorbeeldregeling is gebaseerd op de klokkenluidersregeling van de rijksoverheid (Regeling procedure inzake het omgaan met een vermoeden van een misstand). De voorbeeldregeling is bij ledenbrief van 7 december 2001, kenmerk CvA/ aangepast. Dit hield onder meer verband met de instelling van een landelijk meldpunt voor de gemeenten, de Commissie klokkenluiders gemeentelijke overheid. De voorbeeldregeling klokkenluiders is in juli 2003 opnieuw aangepast. Achtergrond daarvan is de dualisering en de wens om, in navolging van het rijk, een voorziening te treffen die het de ambtenaar mogelijk maakt zich rechtstreeks tot het externe meldpunt te wenden. Het begrip klokkenluiden Klokkenluiden is het verschijnsel dat werknemers bepaalde informatie vanuit en over hun organisatie aan buitenstaanders (bijvoorbeeld de pers) verschaffen om een misstand binnen die organisatie aan de kaak te stellen. In het spraakgebruik wordt met de term klokkenluiden ook gedoeld op werknemers die een misstand binnen de organisatie aan de kaak stellen. Doel van de regeling Doel van de klokkenluidersregeling is dat vermoedelijke misstanden snel bij de verantwoordelijke aan de orde worden gesteld, zonder negatieve gevolgen voor de medewerker die daartoe het initiatief neemt. Voor de integriteit van het overheidsapparaat is het belangrijk dat ambtenaren eventuele misstanden intern aan de orde stellen. Gestreefd wordt naar een organisatiecultuur waarin op open wijze over normen en waarden in de specifieke werksituatie wordt gesproken. Zo wordt een gemeente de mogelijkheid geboden een vermoeden serieus te onderzoeken en adequate maatregelen te treffen. Vanaf het moment dat de ambtenaar zijn vermoeden aan het management kenbaar heeft gemaakt, is de organisatie verantwoordelijk voor de gesignaleerde problematiek. Het signaal dat duidt op een misstand ernstig of minder ernstig dient opgepakt en onderzocht te worden. 1

6 Van een dergelijk open bedrijfsklimaat zal niet altijd sprake zijn. De ambtenaar zal dan des te meer behoefte hebben aan een formele procedure met bijbehorende bescherming. Ook het bevoegd gezag zal juist bij gevoelige kwesties behoefte hebben aan een regeling die duidelijk maakt hoe gehandeld moet worden. Korte inhoud van de regeling Van de ambtenaar wordt gevergd dat hij een vermoeden van een misstand eerst intern aan de orde stelt. Hij kan dit eventueel door een vertrouwenspersoon laten doen als hij niet wil dat zijn identiteit bekend wordt. In de voorliggende regeling is verder een nadrukkelijke rol voor de gemeentesecretaris weggelgd. Het college is gehouden binnen een korte termijn een standpunt in te nemen naar aanleiding van de melding. Is de ambtenaar niet tevreden over de behandeling door het college, dan kan hij zich wenden tot een extern meldpunt. Dit onderzoekt de melding en adviseert hierover aan het college. In uitzonderlijke gevallen kan de ambtenaar zich rechtstreeks tot het externe meldpunt wenden. Rechtspositionele bescherming Een ambtenaar die bij het melden van een misstand de klokkenluidersregeling volgt, handelt zoals een goed ambtenaar betaamt en geniet rechtspositionele bescherming op grond van artikel 15:2, tweede lid van de CAR en op grond van artikel 125a lid 4 van de Ambtenarenwet. Dit geldt evenzeer als het vermoeden achteraf onjuist blijkt te zijn. Op grond van de CAR geldt dezelfde bescherming voor de vertrouwenspersoon. De Ambtenarenwet stelt als vereiste voor bescherming dat de ambtenaar te goeder trouw is. Bescherming is alleen bedoeld voor ambtenaren die naar eer en geweten daadwerkelijk vermoeden dat er iets mis is binnen de organisatie. Voor situaties waarin bijvoorbeeld gefingeerde vermoedens worden gemeld met als doel een andere functionaris in een slecht daglicht te plaatsen of te beschadigen geldt de bescherming uiteraard niet. Een dergelijk misbruik van de procedure kan bestraft worden. Een ambtenaar die zelf betrokkene is (geweest) bij een misstand en deze vervolgens meldt, kan vanwege zijn betrokkenheid (en niet vanwege het melden) met negatieve rechtspositionele gevolgen worden geconfronteerd. Het naar buiten brengen van informatie Een ambtenaar die tijdens, na of in plaats van het volgen van de procedure informatie aan buitenstaanders bekend maakt, bijvoorbeeld naar de pers lekt, loopt het risico op rechtspositionele maatregelen achteraf. Enerzijds heeft de ambtenaar, zoals iedere burger, vrijheid van meningsuiting. Anderzijds kan op grond van de Ambtenarenwet de vrijheid van meningsuiting van een ambtenaar beperkt worden indien de goede vervulling van zijn functie of de goede vervulling van de openbare dienst, voor zover deze in verband staat met zijn functievervulling, niet in redelijkheid is verzekerd. Voorts geldt op grond van artikel 125a Ambtenarenwet een geheimhoudingsplicht ten aanzien van hetgeen hem in verband met zijn functie ter kennis is gekomen, voor zover die verplichting uit de aard van de zaak volgt. Deze wettelijke normen vormen het kader voor de beoordeling van de toelaatbaarheid van het door de ambtenaar naar buiten brengen van informatie. Een ambtenaar die in het openbaar uitlatingen doet over een misstand kan niet per definitie plichtsverzuim worden verweten. Wat wel en niet gezegd mag worden is afhankelijk van de concrete situatie: de ernst van de zaak, de aard van de uiting, de betrachte zorgvuldigheid, de positie van de ambtenaar en dergelijke. De ambtenaar die geen gebruik maakt van een interne meldingprocedure zal daarvoor een dringende reden moeten kunnen aanvoeren. 2

7 Rol van de raad Binnen een gemeente is goed voorstelbaar dat een ambtenaar, voorafgaand aan of in plaats van een melding bij zijn leidinggevende, een raadslid in vertrouwen neemt over zijn vermoeden. Daarbij dient de ambtenaar te beseffen dat die vertrouwelijkheid op gespannen voet kan staan met de taak van de raad om het college te controleren. Het risico bestaat dat het raadslid zich geroepen voelt de kwestie in de raad aan de orde te stellen en daarmee openbaar te maken. Artikelsgewijze toelichting Aanhef Ten gevolge van de dualisering is het college bevoegd tot het stellen van regels omtrent de rechtspositie en de ambtelijke organisatie. Daaronder vallen ook maatregelen in het kader van integriteitsbevordering. In overweging wordt gegeven om de raad vooraf te informeren over voorgenomen besluiten zoals het vaststellen van een regeling en het kiezen van een extern meldpunt. Het onderwerp integriteit heeft een brede betekenis en kan politiek zwaar wegen. Artikel 1 Begripsbepalingen - ambtenaar De regeling hanteert een ruim ambtenaarbegrip. Het omvat medewerkers die op grond van een aanstelling of arbeidsovereenkomst werkzaam zijn, en daarnaast onder meer vrijwilligers van de brandweer en de ambtenaar van de burgerlijke stand. De gedachte hierachter is dat de laatstgenoemde groepen bekend kunnen zijn met eventuele misstanden en voldoende binding met de organisatie hebben. Stagiairs en uitzendkrachten vallen niet onder het begrip ambtenaar. - vertrouwenspersoon Er zijn geen wettelijke regels met betrekking tot de functie vertrouwenspersoon. De gemeente dient deze functie naar eigen inzicht te laten vervullen. In het kader van de klokkenluidersregeling vervult de vertrouwenspersoon met name de functie van adviseur van de ambtenaar en van doorgeefluik tussen ambtenaar en college. Denkbaar is dat een ambtenaar te rade gaat bij een vertrouwenspersoon als hij overweegt om een vermoeden te melden bij zijn leidinggevende, of als hij in een later stadium overweegt om door te gaan naar het externe meldpunt. Van belang daarbij is dat de ambtenaar en niet de vertrouwenspersoon bepaalt of een vermoeden van een misstand wordt gemeld. Voorts kan de vertrouwenspersoon een rol spelen als adviseur van de ambtenaar bij andere vragen op het gebied van integriteit. Voor een goede vervulling van deze functie wordt in het algemeen het volgende van belang geacht: vertrouwelijkheid, laagdrempeligheid, feitelijke bereikbaarheid, vermogen de vertrouwensfunctie van de andere functies te scheiden, objectiviteit en onafhankelijkheid. Sommige functionarissen, zoals een bestaande vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen, liggen van daaruit bezien meer voor de hand dan andere, zoals een directeur of een lid van de ondernemingsraad. Desgewenst kan een vertrouwenspersoon van buiten de organisatie worden aangetrokken, zoals een oud-medewerker of oud-bestuurder. Uiteraard kunnen ook meerdere vertrouwenspersonen worden aangewezen. In deze regeling is de gemeentesecretaris,daartoe gemachtigd door het college van burgemeester en wethouders, degene die de vertrouwenspersoon aanwijst. - meldpunt De gemeente kan zelf een meldpunt instellen of zich aansluiten bij een bestaand meldpunt, zoals de (landelijke) Commissie klokkenluiders gemeentelijke overheid of een regionaal meldpunt. Het meldpunt dient onafhankelijk te zijn. 3

8 - vermoeden van een misstand Het vermoeden van een misstand moet betrekking hebben op de gemeentelijke organisatie. Dat omvat niet alleen de ambtelijke organisatie van de gemeentelijke diensten en bedrijven maar ook bestuurders en raadsleden. Als voorbeeld kan genoemd worden diefstal, fraude of omkoping van functionarissen of bestuurders, veiligheidsgevaarlijke situaties, opzettelijk verkeerd uitvoeren van regels of opzettelijke misleiding. Ook lichtere gevallen, zoals diefstal van kantoormateriaal, valt onder de regeling. Indien een ambtenaar een kleine misstand door middel van een melding aankaart kan dat er op wijzen dat de organisatiecultuur niet voldoende open is of de leiding niet adequaat reageert op verkeerd gedrag. Dat kan voor het college aanleiding zijn tot het treffen van maatregelen, juist om zwaardere misstanden te voorkomen. Beleidskeuzes die door de ambtenaar onjuist worden geacht vallen in beginsel niet onder de definitie. In beginsel, omdat denkbaar is dat achter een beleidskeuze een misstand schuilgaat. Rechtspositionele conflicten vallen evenmin onder de definitie van misstand. Ook mag de ambtenaar geen persoonlijk gewin hebben bij het melden. Voor misdrijven geldt in eerste instantie artikel 162 Wetboek van Strafvordering. Op grond hiervan dient een ambtenaar aangifte te doen van een misdrijf waarvan hij bij het uitoefenen van zijn functie weet heeft gekregen. Het is niet de bedoeling dat een ambtenaar zelfstandig beslist tot het doen van aangifte. Hij dient de ambtelijke leiding (of een vertrouwenspersoon) onmiddellijk te waarschuwen. Dat kan (maar hoeft niet) door middel van de klokkenluidersregeling. In beide gevallen zal de melding van een misdrijf voor de organisatie aanleiding zijn om zowel aangifte te doen als intern orde op zaken te stellen. Daarnaast geldt de regeling ook voor (vermeende) schendingen van integriteit. Vandaar dat ook bij de begripsbepalingen expliciet de gedragscode voor ambtenaren en bestuurders van de Gemeente Nijmegen is genoemd. Artikel 2 Interne melding Het uitgangspunt van de klokkenluidersregeling is dat het college, via de gemeentesecretaris, in staat wordt gesteld zelf maatregelen te nemen naar aanleiding van een melding. De meest gebruikelijke weg is melding via een leidinggevende. In sommige situaties zal de ambtenaar de voorkeur geven aan melding via een vertrouwenspersoon. Te denken valt aan de situatie dat de leidinggevenden betrokken zijn bij de misstand, de ambtenaar zijn identiteit geheim wil houden of het college betrokken is bij de misstand. In het laatste geval zal de vertrouwenspersoon uit kunnen wijken naar een van de andere leden van het college, de burgemeester of eventueel een raadslid. Indien het college een onderzoek instelt zal direct contact met de meldende ambtenaar soms wenselijk zijn. Wil de ambtenaar zijn identiteit echter geheim houden dan zal de vertrouwenspersoon namens hem inlichtingen kunnen verstrekken ten behoeve van het onderzoek. Artikel 3 Standpunt De gemeentesecretaris rapporteert zijn bevindingen aan het college. Het college zal binnen zes weken een standpunt ingenomen moeten hebben.vastgesteld zal worden of de melding gefundeerd is en zo ja, welke maatregelen dienen te worden genomen om de misstand op te heffen of herhaling te voorkomen. Soms zal dit niet binnen zes weken niet mogelijk zijn omdat de zaak nader onderzoek vergt. Het is aan te bevelen om bij het bericht van verdaging een voorlopig standpunt uit te dragen en/of over tot het dusver gedane onderzoek te rapporteren. De ambtenaar dient te kunnen beoordelen of zijn melding serieus wordt onderzocht. 4

9 Het standpunt kan ook procedureel zijn, bijvoorbeeld de vaststelling dat het een klacht van een burger betreft en een doorverwijzing naar de juiste procedure. Artikel 4 Het meldpunt Uit het kopje Externe procedure blijkt dat het meldpunt een externe instantie of persoon dient te zijn. Het meldpunt dient vrij te zijn in de oordeelsvorming. Gaat het om een commissie dan dienen de leden (in ieder geval de voorzitter) extern te zijn, dus niet onder verantwoordelijkheid van de gemeente te staan. Een raadslid komt dus niet in aanmerking. De werkwijze van het meldpunt en de gemeentelijke klokkenluidersregeling dienen op elkaar afgestemd te zijn. Het meldpunt zal secretarieel ondersteund moeten worden. Indien men overweegt een secretaris uit de gemeentelijke organisatie daarvoor aan te trekken dient men zich goed te realiseren welke consequenties deze nevenfunctie voor de ambtenaar kan hebben. De secretaris zal immers de beschikking krijgen over gevoelige informatie die uitsluitend ter kennisneming van het meldpunt dient te blijven. Voor de gemeenten is door het LOGA een commissie van deskundigen ingesteld, de Commissie klokkenluiders gemeentelijke overheid, waarbij veel gemeenten zich hebben aangesloten. Deze commissie is samengesteld uit leden die het vertrouwen genieten van zowel werkgever als werknemersorganisaties, waarmee een zo evenwichtig mogelijke afweging van belangen wordt nagestreefd. De klokkenluidersregeling gemeente Nijmegen 2004 gaat uit van aansluiting bij de Commissie klokkenluiders gemeentelijke overheid. Artikel 5 Melding bij het meldpunt Hoofdregel is dat een ambtenaar zijn vermoeden van een misstand bij het externe meldpunt meldt als hij de interne procedure heeft doorlopen en deze niet tot een voor hem bevredigend resultaat heeft geleid. Dat zal het geval kunnen zijn als de ambtenaar binnen de termijn van zes weken geen enkel bericht van het college heeft ontvangen. De ambtenaar zal zich ook tot het meldpunt kunnen wenden als het college het bestaan van een misstand niet heeft erkend of als de door het college genomen maatregelen de misstand naar de mening van de ambtenaar niet (zullen) opheffen. De ambtenaar dient binnen redelijke termijn te melden. Wat redelijk is, is ter beoordeling van het meldpunt en afhankelijk van de omstandigheden. Zo kan een half jaar nog een redelijke termijn zijn in bijvoorbeeld de situatie dat het college heeft toegezegd binnen die termijn maatregelen te nemen maar dat heeft nagelaten. De ambtenaar kan het meldpunt verzoeken zijn identiteit niet bekend te maken. Aanmelding via de vertrouwenspersoon is bij de externe procedure niet mogelijk. Artikel 5a Rechtstreekse melding bij het meldpunt Dit artikel vormt een uitzondering op het principe dat eerst intern wordt gemeld. Het biedt de ambtenaar de mogelijkheid zich tot het externe meldpunt te wenden zonder de interne procedure gevolgd te hebben. Er dient dan sprake te zijn van zwaarwegende belangen die het volgen van de interne procedure onwenselijk maken. Het meldpunt oordeelt vervolgens of er inderdaad sprake is van dergelijke belangen. Zoniet dan kan de ambtenaar geadviseerd worden de zaak alsnog intern aanhangig te maken. Bij de behandeling van de wijzigingen in de Ambtenarenwet is vanuit het parlement aangedrongen op deze rechtstreekse toegang. In navolging van de klokkenluidersregeling die het rijk hanteert voorziet de gemeentelijke voorbeeldregeling nu ook in de mogelijkheid van rechtstreekse toegang. Er zal overigens niet snel sprake zijn van zwaarwegende belangen die er aan in de weg staan dat een ambtenaar zijn melding eerst bij het college aanbrengt. De inschatting van een ambtenaar dat een interne melding niet zinvol is, bijvoorbeeld omdat het college zelf 5

10 betrokken zou zijn bij de misstand, is op zichzelf niet voldoende om rechtstreeks toegang tot het meldpunt te hebben. In beginsel moet het college immers de gelegenheid krijgen om zijn visie te formuleren ten aanzien van een vermoedelijke misstand en daarmee zijn verantwoordelijkheid te nemen. Indien er objectief gezien sprake is van een risico dat binnen de organisatie eventueel bewijsmateriaal zal worden vernietigd naar aanleiding van een interne melding, kan dat een reden zijn voor rechtstreekse melding bij het meldpunt. Een zwaarwegend belang zal ook aanwezig kunnen zijn indien er bij de ambtenaar gegronde vrees bestaat dat hij in zijn positie wordt bedreigd indien hij de zaak intern aanhangig maakt. De spoedeisendheid van de zaak is geen argument voor rechtstreekse melding bij het meldpunt. Indien er met spoed dient te worden opgetreden ligt een interne melding meer voor de hand, omdat het college de bevoegdheid heeft maatregelen te nemen, terwijl een meldpunt slechts adviseert. De vertrouwenspersoon kan een adviserende rol spelen in het geval een ambtenaar overweegt rechtstreeks toegang te zoeken bij het meldpunt. Artikel 6 Ontvangstbevestiging en onderzoek Het meldpunt bevestigt de ontvangst van een melding aan de ambtenaar. Behandeling van een melding zal vaak betekenen dat het meldpunt een onderzoek instelt. Dit artikel regelt onder meer de informatievoorziening van het college naar het meldpunt. Het college kan daarbij aangeven welke informatie door het meldpunt vertrouwelijk behandeld moet worden. Het meldpunt dient zorg te dragen voor vertrouwelijkheid door onder meer een beveiligde opslag van gegevens. De ambtenaar van wie de melding afkomstig is heeft geen recht op inzage van de door het college verstrekte informatie. Afhankelijk van de zaak kan een onderzoek door het meldpunt oriënterend of diepgaander zijn. Het meldpunt kan personen horen in het kader van het onderzoek. Het meldpunt kan ook onderzoek aan een deskundige (bijvoorbeeld een accountant) opdragen, of het college adviseren om een dergelijk onderzoek in (laten) te stellen. Artikel 7 Niet ontvankelijkheid Bij de ontvangst van een melding beoordeelt het meldpunt of de klokkenluidersregeling van toepassing is aan de hand van de begripsbepalingen in artikel 1. Is degene die een melding doet geen ambtenaar in de zin van de regeling dan is de regeling niet van toepassing. In het geval de melding bij de Commissie klokkenluiders gemeentelijke overheid wordt gedaan zal worden nagegaan of de betreffende gemeente zich heeft aangesloten bij de commissie. Voor de toepasselijkheid van de regeling moet er sprake zijn van een vermoeden van een misstand zoals bedoeld in de regeling. Zo dient de vermoedelijke misstand op redelijke gronden gebaseerd te zijn en betrekking te hebben op de gemeentelijke organisatie. Artikel 7 bepaalt dat een melding niet ontvankelijk is indien de misstand niet van voldoende gewicht is. Deze eis geldt alleen voor de procedure bij het externe meldpunt. Criteria voor gewichtigheid van een misstand zijn niet eenvoudig te geven. Er zal zich in de toekomst op dat punt wellicht enige jurisprudentie ontwikkelen door adviezen van de Commissie klokkenluiders gemeentelijke overheid en de Commissie Integriteit Rijksoverheid. Bij de ontvankelijkheidstoets beoordeelt het meldpunt voorts of de ambtenaar te werk is gegaan volgens de gemeentelijke klokkenluidersregeling. Is de interne procedure door de ambtenaar niet gevolgd, en zijn er geen zwaarwegende belangen om van de interne procedure af te zien, dan zal het meldpunt de melding niet ontvankelijk verklaren. De ambtenaar kan de melding dan desgewenst alsnog intern aanhangig maken. Het is mogelijk dat het meldpunt pas na onderzoek naar de feiten een uitspraak kan doen over de ontvankelijkheid van een melding. 6

11 Het oordeel van het meldpunt dat een ambtenaar niet ontvankelijk is, is geen besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht. Ook tegen een advies van het meldpunt aan het college staat geen bezwaar en beroep open. Artikel 8 Inhoudelijk advies meldpunt Het meldpunt is een adviserende instantie. De uiteindelijke beslissing omtrent het vermoeden van een misstand wordt genomen door het college. Het advies van het meldpunt is zwaarwegend en wordt openbaar gemaakt. Daardoor kan er ook buiten de gemeentelijke organisatie kennis van worden genomen. Openbaarmaking geschiedt met inachtneming van het eventueel vertrouwelijke karakter van bepaalde informatie. Een ter zake geldende wettelijke bepaling is bijvoorbeeld artikel 2:5 Algemene wet bestuursrecht. Dit artikel schrijft voor dat een persoon of instelling die betrokken is bij de uitvoering van de taak van een bestuursorgaan een geheimhoudingsplicht heeft ten aanzien van vertrouwelijke gegevens waarover hij beschikking krijgt. De Commissie klokkenluiders gemeentelijke overheid kan adviezen bekend maken door middel van publicatie in VNG-magazine en op de websites van de VNG en de betrokkene vakcentrales. Het meldpunt kan afzien van openbaarmaking indien zwaarwegende belangen zich daartegen verzetten. Te denken valt aan de situatie dat het meldpunt het college adviseert een strafrechtelijk onderzoek in te laten stellen. Openbaarmaking van dat advies zou er toe kunnen leiden dat bewijsmateriaal binnen de dienst wordt vernietigd. Artikel 9 Nader standpunt Het college dient binnen twee weken na advisering door het meldpunt een nader standpunt omtrent het vermoeden van een misstand in te nemen. Dat standpunt kan bijvoorbeeld inhouden dat het advies om een nader onderzoek in te stellen wordt opgevolgd, of dat bepaalde maatregelen zullen worden genomen. Heeft de ambtenaar er voor gekozen om zijn identiteit niet bekend te maken dan geschiedt berichtgeving van het college aan de ambtenaar via het meldpunt. De vertrouwenspersoon speelt in de externe procedure formeel geen rol. 7