Zorgvraaggestuurd Roosteren Een must voor de Care.en Cure

Transcriptie

1 Zorgvraaggestuurd Roosteren Een must voor de Care.en Cure

2 Primair systeem CAPACITEITSPLANNING HRM Payroll Roosterplanning Flexplanning Cliëntenplanning Werkplek- en Routeplanning Registratie Volledig integraal aanbod

3 Hoe en waarom capaciteitsplanning? Berekenen nodige formatie : Basis : verwachte instroom ZZP, DBC, Resultaat: aanduiding van # uren / FTE per functie per periode ( ~ input voor de planner ) Analyse huidige bezetting : Analyse per afdeling en per functie: Beschikbare capaciteit Kostprijs per functie (bv. FWG-schalen) Rekening houdend met verwacht verzuim Management informatie : Verhouding Formatie vs Bezetting Gerichte acties : vb. aanwervingen, opleidingen, mutaties

4 Formatieberekening Voorbeeld (basis = traditionele bezetting) Planning op basis van «historisch» gegroeide bezetting Hoge werklast Overuren De zorgzwaarte wijkt meestal af van de traditionele bezetting Lage werklast Te hoge loonkost

5 Formatieberekening Voorbeeld (basis = accurate zorgzwaarte) Evenwicht werklast / loonkosten

6 Management rapportage

7 Abrona casus

8 Kengetallen Abrona cliënten medewerkers 750 vrijwilligers 75 miljoen euro(zorg) 180 voordeuren 100% ABWZ gefinancieerd 500 cliënten ZZP miljoen 500 cliënten ZZP 1-3 +pgb 15 miljoen 1000 cliënten extramuraal 15 miljoen ZZP Extramuraal in 14 gemeenten vanuit 40 gemeenten

9

10 Informatiebehoeft Detailniveau (laagste) Dimensies Uitgedrukt in e Zorgvraag OB, PV, AB en XX* Locatie, client, dienst, Geld en uren ZZP indicatie Financieringsstroom ZZP, PGB, Zorgverzek, Betalende partij, locatie Geld en uren extramuraal Zorgvraag ppd, md, paramedisch, poli Uren per client per jaar vs zorgverleners Locatie, client, dienst, ZZP indicatie Geld en uren Zorgeenheid uren en kosten Beschikbare uren, medewerkers (functie + normatief salaris), fysieke plaatsen ZE Kostenplaats, functies, cluster Uren Client groep Zorgvraag Geld en uren Medewerker Uren soort zorg en Functie, zorgeenheid Geld en uren opbrengsten Potentiele opbrengste vs te leveren Uren per soort zorg Zorgeenheid, soort zorg Geld en uren

11 Generiek roosterproces ABRONA versie 1.1 Coordinator Medewerker Planner Toelichting Raambezetting Basisgeg medewerker Basiswensen Roosterstatuut Abrona en CAO De uitgangspunten voor het basisrooster en het lopende rooster zijn o.a. het generieke roosterstatuut Abrona en de CAO regels. Basisrooster Beoordelen Beoordelen/ goedkeuren Goedgekeurd Lopend rooster Incidentele Wijziging/wens Lopend rooster Basisrooster Samenstellen Basisrooster Samenstellen lopend rooster planfase Aanleveren Lopend rooster planfase Uitgifte Lopend rooster Een keer per kwartaal bij te stellen. Iom coordinator samenstellen. 85% bezetting nastreven. Planningshorizon is 1 jaar. Keuze aan coordinator om dit aan de medewerkers te geven. Het basisrooster afstemmen met de coordinator. Incidentele en individuele wens 1 keer per week maximaal. 10 weken van te voren aanleveren. Het lopende rooster maandelijks uitgeven. Planningshorizon van 2 maanden. Bezetting 100% nastreven. 8 weken van te voren aanleveren aan de coordinator. Rooster retour aan planner binnen 1 week. Lopende rooster 6 weken voor de start uitgeven. Ziektemelding afhandelen Standaardform Naar sal. adm. & verzuimbegeleiding Ziek en herstel melden bij planner en coordinator Ruilingswens/ Onvoorziene omst Ziekmelding zowel bij de planner als de coordinator melden. Dit ivm het snel kunnen regelen van evt vervanging en verwerking in het rooster. Evt ingrijpen Lopend rooster Informeren Coordinator/ planner Verwerken van wijzigingen Ruilen kan onderling geregeld worden. Wel de planner en coordinator direct informeren. Coordinator kan ingrijpen. Als 2 medewerkers willen ruilen dan de coordinator en planner informeren. Verwerken van mutaties is een continu proces. Het rooster wordt dagelijks bijgewerkt. Fiattering Voor 5 e vd mnd Gewerkte uren Per medewerker Voor 1 e vd mnd Verwerken van de feitelijke werkuren + meeruren via de webterminal van SPX. Goedkeuring door coordinator via SPX. ok Afsluiten Voor de 7 e vd mnd Verwerken correctie Verwerken van de feitelijke werkuren + plusmin uren. Goedkeuring van ORT uren door coordinator. Als er correctie zijn dan aan planner doorgeven. De coordinator sluit af.

12 Toekomst AWBZ - brede heroverwegingen Specifieke maatregelen: Schrappen functie extramurale begeleiding Stoppen MEE subsidie Verhoging norm gebruikelijke zorg Geen aanspraak kortdurende zorg Geen recht op GHZ bij IQ > 70 Eigen bijdrage omhoog Beperking verblijf V&V en GGZ

13 Situatieschets Decentrale Planning 130 Planners als taak erbij Verschillende methodieken Verschillende sheets Foutgevoelig informatie mbt uren Geen roosterbeleid Wie verantwoordelijk? Geen inzicht en overzicht

14 Beleidsvariant 1: AWBZ versoberd Huidige AWBZ met kleiner pakket Begeleiding wordt geschrapt Geen GZ zorg voor IQ > 70 Afschaffen MEE-subsidies 3% efficiency korting Verhoging eigen bijdragen Beperking verblijf voor V&V en GGZ, toegang PV

15 Beleidsvariant 2. Eigen regie Persoonlijk budget voor geïndiceerde cliënten á 80% huidige kosten Restant in Overheidsvoorziening Langdurige zorg (OLZ) Begeleiding wordt geschrapt Geen GZ zorg voor IQ > 70 Afschaffen MEE-subsidies 5% efficiency korting OLZ Beperking verblijf voor V&V en GGZ, toegang PV

16 Beleidsvariant 3. Zorg dichtbij Alle extramurale zorg en intramurale V&V naar gemeenten Intramurale GZ en GGZ in landelijke voorziening (OLZ) Geen GZ zorg voor IQ > 70 Afschaffen MEE-subsidies 5% efficiency korting bij gemeenten en OLZ Verhoging eigen bijdragen OLZ Beperking toegang BG Beperking verblijf voor V&V en GGZ, toegang PV

17 Beleidsvariant 4. Zorg verzekerd V&V en GGZ naar zorgverzekeraars GZ in landelijke voorziening (OLZ) Geen GZ zorg voor IQ > 70 Afschaffen MEE-subsidies 5% efficiency korting Scheiden wonen en zorg in combinatie met verhoging eigen bijdrage V&V en GGZ Beperking verblijf voor V&V en GGZ

18 Organisatieaspecten Personeelsbeleid Voor doelgroepen 100% vaste formatie, andere 70% vaste formatie Herpositionering flex bureau (intern uitzendbureau) Aanpassing bedrijfsprocessen (basisrooster, flexrooster) Denken in locatie/cluster overstijgende aanpak Werving, Flex - inzet Personele verschuivingen agv indicatieveranderingen Centraal Centrale planningsgroep Continuïteit, Vervanging, Kwaliteit / Kennis Meer managementinformatie

19 Positionering (Zorg)Planning Roosterplanning is een VAK Vraagt logistieke kennis Kennis van CAO Gevoel voor de zorg Efficiency van de processen Uiteraard erg goed luisteren naar alle actoren De verplichtingen naar de zorgvrager De wensen van de medewerkers 7 * 24 uur

20 Vooropgestelde doelstellingen Overgaan naar vraaggestuurd roosteren Plannen beschouwen als een vak Kwaliteit als hoogste inzet Centraal Planbureau Creeren van inzicht en overzicht Invoeren roosterbeleid Reduceren kosten

21 Realisatie Van decentraal naar centraal Van 130 naar 15 planners Opzetten en uitvoeren van roosterbeleid Inzet personeel op kwaliteit Plannen vanuit 1 systeem en 1 gedachte Planbureau verantwoordelijk Invoeren capaciteitsplanning

22 Management Informatie 5 informatie domeinen Financieel Zorginformatie Personeel Inzet Kwaliteit

23 Management Informatie Diversificatie naar risico-profiel, zie groepering naar soort zorg Zorg Financieel Inkomsten Kosten Personeel Statisch traditionele gegevens Dynamisch roostering, prognose Zorgkwaliteit Realisatie zorgplannen Werken met dash-boards

24 Management Informatie Realiteit Toekomstverwachtingen korte termijn als stuurinformatie langere termijn als beleidsinformatie

25 Focus op zorg Ondersteunende diensten Z-Management Zorg indirect Ondersteunende diensten Z-Management Zorg indirect Ondersteunende diensten Z-Management Zorg indirect Zorg direct Directe Clienttijd Zorg direct Directe Clienttijd Zorg direct Directe Clienttijd

26 Resultaten Kwalitatief betere zorg Reductie aantal overuren Minder inzet flexmedewerkers Professioneel PlanBureau Roosterbeleid Besparing: in eerste jaar. Goede basisroosters door betere voorspelling Inzicht in kosten/opbrengsten ZZP