H A N D L E I D I N G. Copyright Beuvink Advies en Service

Transcriptie

1 H A N D L E I D I N G - A L G E M E E N Copyright Beuvink Advies en Service Beuvink Advies en Service. Alles van deze uitgave mag worden verveelvoudigd en / of openbaar gemaakt worden door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Beuvink Advies en Service. Pagina 1 (ALG)

2 INHOUDSOPGAVE deel ALGEMEEN (ALG) ALGEMEEN OVER DEZE HANDLEIDING... 4 DOEL... 4 SNELTOETSEN... 4 Oproepen snelmenu...4 Oproepen sneltoetsen...4 STARTEN BASSOFTWARE... 5 HET INVOEREN VAN GEGEVENS. EVENS....6 INVOER... 6 HET SCHERM... 6 Blauwe cellen...6 Witte cellen...7 Gele cellen...7 TOEVOEGEN REGELS... 7 TUSSENVOEGEN REGELS... 7 VERWIJDEREN REGELS... 7 TABELLEN... 7 GEGEVENS ORDENEN....9 SORTEREN... 9 FITEREN VAN GEGEVENS... 9 Aanzetten filter...9 Maken eenvoudige filterselecties...9 Maken complexe filterselecties...11 Uitzetten filter...11 ZOEKEN GEGEVENS SCHERM KEUZES 13 BESTANDEN 14 AANMAKEN VAN BESTANDEN OPENEN VAN EEN BESTAND RAPPORTAGES GENEREREN VERVOLGRAPPORTAGES Algemeen...16 Starten vervolgrapportage...16 DOCUMENTNUMMERING Algemeen...17 Definitief maken vervolgrapport...17 COMMUNICATIE MELDINGEN PROGRAMMAMELDINGEN Licenties...19 Is geen dataregel...20 FOUTMELDINGEN SYSTEEMBEHEER DEMO-INSTALLATIE GELDIGE REGISTRATIE Aanvragen licentie...21 Doorgeven MachineId...21 Pagina 2 (ALG)

3 Invoeren KeyCode...22 INSTELLINGEN BEVEILIGING EXCEL INSTELLEN BEVEILIGING OFFICE 2000 EN XP Beveiligingsniveau...25 Betrouwbare bronnen...27 AANMELDEN ALS INVOEGTOEPASSING HELPDESK TELEFONISCH Pagina 3 (ALG)

4 Algemeen Over deze handleiding In deze algemene handleiding wordt uitgelegd hoe de basis handelingen binnen de BasSoftWare programmatuur uitgevoerd kunnen worden. Het bevat daartoe de instructies en uitleg over de hanteren werkwijze. Per module bestaan er ook handleidingen, waar gedetailleerd wordt in gegaan op de specifieke functionaliteit per module. De nummering van de pagina s bevat naast het paginanummer ook de afkorting van de modulenaam, bijvoorbeeld 27 (REL), waarbij hier de afkorting voor RelatieBeheer is toegepast. Doel Met BasSoftWare bent u als bedrijf in staat om alle bedrijfsfacetten, van ontwerp tot de oplevering, te administreren en te volgen. Door het principe van éénmalige vastlegging en de grote gebruiksvriendelijkheid van het programma bent u in staat om op eenvoudige en doeltreffende wijze uw administratieve taken uit te voeren. Alle programmatuur is een geïntegreerd onderdeel van BasSoftWare en kan zowel stand-alone als in een netwerk draaien. Sneltoetsen Binnen alle BasSoftWare kan óf met de muis, óf met sneltoetsen worden gewerkt. Oproepen snelmenu Het muismenu wordt opgeroepen door één keer op het blad te klikken met de rechter muisknop Oproepen sneltoetsen De volgende sneltoetsen worden op dit moment ondersteund: Ctrl - m Oproepen snelmenu Ctrl - i Tussenvoegen nieuwe regel Ctrl - d Verwijderen regel Ctrl - z Openen zoekvenster voor overnemen van gegevens uit relevante tabel Ctrl f Openen zoekvenster voor opzoeken waarden in het actieve bestand Pagina 4 (ALG)

5 Starten BasSoftWare BasSoftWare wordt gestart vanuit Excel. Binnen Excel is de menu-optie BasSoftWare aanwezig. Pagina 5 (ALG)

6 Het invoeren van gegevens. Invoer Dit gedeelte van deze handleiding behandeld de wijze waarop de gebruiker gegevens vastlegt in een scherm. (Het invoeren van gegevens kan uitgeschakeld zijn.) BELANGRIJK In schermen waarin met regelsoorten wordt gewerkt (bijvoorbeeld projecten en calculatie) dient éérst de regelsoort gekozen te worden! Het scherm Onderstaand scherm is een voorbeeld. Het principe van gegevensvastlegging is hetzelfde voor alle schermen. Wat de gebruiker mag en wat niet mag wordt bepaald door de schermkleuren. Blauwe cellen Blauwe cellen bevatten meer informatie dan men zou verwachten. Aan n blauwe cel is namelijk n tabel gekoppeld. Blauwe cellen moeten voldoen aan een bepaalde invoer. Lichtblauwe cellen In dit voorbeeld moet de kolom post een geldige waarde hebben. Geven we die in één keer goed in, dan kunnen er automatisch andere cellen gevuld worden. Geven we een ongeldige waarde in, n waarde die niet in de tabel bekend is, dan zal er een venster geopend worden. Uit dit venster kunnen we vervolgens n keuze maken. Pagina 6 (ALG)

7 De tabel kan ook opgeroepen worden met de rechter muistoets. Kies vanuit dit snelmenu de optie Zoeken in tabel. Met de sneltoets ctrl-z wordt de tabel ook geopend. Voor meer informatie over tabellen, zie het relevante onderwerp. Donkerblauwe cellen Op donkerblauwe cellen kan geen invoer worden gedaan. Er kunnen alleen gegevens uit de tabel worden opgehaald met het snelmenu of met de sneltoets ctrl-z. Witte cellen In de witte cellen kunnen, overeenkomstig de kop, de gevraagde gegevens worden ingevoerd. Indien een cel de waarde #WAARDE krijgt, is de invoer niet juist en dient deze hersteld te worden. Daar waar bijvoorbeeld getallen ingevoerd moeten worden, mag geen tekst worden ingebracht. Gele cellen Gele cellen kan men wel benaderen, doch er kan niets gewijzigd worden. De cellen zijn beveiligd. Indien men probeert een cel te wijzigen, zal hiervan een melding komen. Toevoegen regels Gegevens worden toegevoegd onder de laatste regel. Afhankelijk van de inrichting worden er automatisch gegevens op deze regel geplaatst. Hierdoor hoeft de gebruiker minimaal gegevens in te brengen. (Het toevoegen van regels kan uitgeschakeld zijn.) Tussenvoegen regels Met ctrl-i of via het snelmenu kunnen regels worden tussengevoegd. Afhankelijk van de inrichting worden er automatisch gegevens op deze regel geplaatst. Ook kunnen er gegevens van de bovenliggende regel worden overgenoen. Hierdoor hoeft de gebruiker minimaal gegevens in te brengen. (Het tussenvoegen van regels kan uitgeschakeld zijn.) Verwijderen regels Met ctrl-d of via het snelmenu kunnen regels worden verwijderd. (Het verwijderen van regels kan uitgeschakeld zijn.) Tabellen Onderstaande tabel is een voorbeeld. Pagina 7 (ALG)

8 Op de blauwe cellen kan met de sneltoes ctrl-z of via het snelmenu de tabel worden getoond. Met de toetsen Up, Down, PgUp en PgDown kan omhoog en omlaag gestuurd worden. Uiteraard kan dit ook met de muis. Uit de tabel kan de gewenst waarde worden gekozen met een dubbele muisklik of met de enter-toets. In de tabel kan naar waarden gezocht worden. TIP: Geef in de blauwe cel een gedeelte van de zoektekst in. De tabel zal direct starten met de zoekactie en het eerst gevonden item direct tonen. In het voorbeeld is de tekst tege ingebracht. Het item met postcode is nu geselecteerd en kan met de enter-toets direct overgenomen worden. Pagina 8 (ALG)

9 Gegevens ordenen. Sorteren Gegevens kunnen in een willekeurige volgorde worden gesorteerd. Om een kolom te sorteren dient dubbelklikt te worden op een cel. De eerste dubbelklik sorteert van laag naar hoog, de volgende in de omgekeerde volgorde. (Het sorteren van regels kan uitgeschakeld zijn.) Fiteren van gegevens Aanzetten filter Het filter wordt aangezet via het snelmenu. Wanneer het filter al aan staat, zorgt deze actie ervoor dat het filter weer wordt uitgeschakeld. Het is zogezegd een aan/uit schakelaar. (Het filteren van regels kan uitgeschakeld zijn.) Op elke kolom kan een filterwaarde worden ingebracht, waardoor alleen die regels zichtbaar zijn, waarom gevraagd wordt. Bij het maken van een print zal, indien het filter aan staat, op de print de tekst data-filter aan worden afgedrukt. Maken eenvoudige filterselecties Pagina 9 (ALG)

10 Voer de onderstaande stappen uit voor een eenvoudige selectie. 1. Selecteer de selectieknop van de gewenste kolom. 2. Kies vervolgens voor de gewenste selectie. In dit voorbeeld kozen we voor de optie Alle regels met de datum worden getoond. De overige regels niet meer, totdat we defiltermodus weer uitschakelen. TIP: De optie (Aangepast ) biedt de mogelijkheid tot het maken van complexe selecties. Deze wordt hierna behandeld. Pagina 10 (ALG)

11 Maken complexe filterselecties In het onderstaande voorbeeld filteren we alle kostensoorten waar de tekst pvc in voorkomt. Voer de onderstaande stappen uit deze gegevens te selecteren. 3. Selecteer de selectieknop van de gewenste kolom. Kies vervolgens voor de gewenste selectie. In dit voorbeeld kozen we voor de optie Aangepast Autofilter. 4. Kies de filterselectie bevat. 5. Voer de tekst pvc in en klik vervolgens op de knop OK In het scherm zullen vervolgens alleen de regels getoond worden die de tekst pvc in de gekozen kolom bevatten. Uitzetten filter Het filter wordt uitgezet via het snelmenu. Wanneer het filter al uit staat, zorgt deze actie ervoor dat het filter wordt ingeschakeld. Het is zogezegd een aan/uit schakelaar. Pagina 11 (ALG)

12 Zoeken gegevens. Met de toetscombinatie Ctrl-F kan het venster Zoeken worden geopend. Op deze wijze kan snel de juiste data worden gevonden. Pagina 12 (ALG)

13 Scherm keuzes Op het tabblad kunnen meerdere schermen zijn gedefinieerd. Dit is het geval wanneer de optie Scherm wordt getoond in het snelmenu. In BasCalc-BOUW /trad kan bijvoorbeeld gekozen worden tussen: - invoerscherm kostprijs, en - invoerscherm inschrijving (offerte prijzen) Afhankelijk van het gekozen scherm, worden bepaalde kolommen wel of niet getoond. Pagina 13 (ALG)

14 Bestanden Aanmaken van bestanden Het onderstaande voorbeeld toont een lijst. In deze lijst kan worden doorgeklikt naar de detailinformatie. Voorbeelden voor lijsten zijn facturen, calculaties, weekrapporten, etc. Nadat bijvoorbeeld voor n calculatie de basisgegevens op regelniveau zijn vastgelegd, kan de daadwerkelijke calculatie worden aangemaakt. Deze nieuwe calculatie kan vervolgens worden geopend en bewerkt. Werkwijze: 1. Vul de basisgegevens op regelniveau 2. Klik met de rechter muisknop op kolom BESTAND en kies voor bestand maken. Aanmaken bestand Pagina 14 (ALG)

15 Openen van een bestand Nadat bijvoorbeeld een calculatie is aangemaakt, kan met de muiscursor deze calculatie worden geopend. De muisaanwijzer zal in een handje veranderen. Bij het klikken wordt de calculatie geopend. Ook kan men met de rechter muisknop (of met Ctrl-M) het snelmenu oproepen en kiezen voor Openen bestand. Bestand openen Pagina 15 (ALG)

16 Rapportages Genereren vervolgrapportages Vanuit elk BasSoftWare product kunnen rapportages worden gemaakt. Algemeen Deze vervolgrapportages kunnen enkel informatief zijn, bijvoorbeeld een eenvoudig statistieken overzicht. Ook zeer complexe vervolgrapportages zijn mogelijk, bijvoorbeeld een complete kostenbewaking vanuit een calculatie, met de mogelijkheid van het vastleggen van productiestanden tot het vastleggen van de kosten. Vanuit de kosten kunnen weer vervolgrapportages worden gemaakt die de regieafrekening en de de facturering verzorgen. Maar ook orderontvangsten, voorraden, productieplanning, productie-uitvoering en facturering kunnen zo aangestuurd worden. Starten vervolgrapportage Met ctrl-m of via het snelmenu kunnen de rapportages worden opgeroepen. De beschikbare rapportages zijn afhankelijk van de inrichting. Indien er geen rapportages gedefinieerd zijn, zal hiervan melding worden gemaakt. Voer de onderstaande stappen uit om rapportages op te roepen: 1. Selecteer het snelmenu en kies voor de optie rapportage. 2. Kies verwolgens de gewenste rapportage. De gemaakte vervolgrapportage wordt geopend in een nieuwe document, of wordt toegevoegd als een nieuw tabblad binnen het bestaande document. Dit is afhankelijk van de inrichting. Pagina 16 (ALG)

17 Documentnummering Algemeen Een gegenereerde rapportage kan definitief worden gemaakt. Hierdoor verkrijgt de rapportage een uniek volgnummer. Dit volgnummer wordt ook genoteerd in het brondocument. Definitief maken vervolgrapport. Met ctrl-m of via het snelmenu kan een rapportage definitief worden gemaakt. Als de nummering niet is ingericht, is deze optie niet te kiezen. Pagina 17 (ALG)

18 Communicatie Pagina 18 (ALG)

19 Meldingen In BasSoftWare wordt onderscheidt gemaakt tussen programmameldingen en foutmeldingen. Programmameldingen zijn voorziene gebeurtenissen. Deze hebben een logische afhandeling. Echter, foutmeldingen zijn onvoorziene gebeurtenissen. In het geval van een foutmelding moet contact opgenomen worden met Beuvink Advies en Service. programmameldingen Onderstaand de programmameldingen binnen BasData.en de methode waarop deze afgehandeld kunnen worden. Licenties Binnen BasSoftWare programmatuur kan met een voorgedefinieerd aantal gebruikers worden gewerkt. Komt het aantal gebruikers boven het maximale aantal, dan zal hiervan melding worden gemaakt en dient de gebruiker deze overschreiding af te handelen. Teveel gebruikers In het geval er meer gebruikers dit BasSoftWare product hebben opgestart dan de licentie toestaat, verschijnt de melding x van de y licenties zijn in gebruik. Wilt u andere gebruikers uitloggen? Hierbij zijn de volgende keuzes mogelijk: 1. Ja, er wordt voor gekozen om collega s uit te loggen. Het scherm met alle ingelogde gebruikers verschijnt. 2. Nee, de gebruiker wordt niet ingelogd en kan het BasSoftWare product niet gebruiken. Collega s uitloggen Er is gekozen voor optie 1. Men wil één of meerdere collaega s uitloggen. Indien er voor wordt gekozen om collega s uit te loggen kan zelf met het BasSoftWare product gewerkt worden. Men moet zich echter realiseren dat het werk van de uitgelogde collega abrupt wordt afgebroken, zonder dat deze de kans krijgt het werk op te slaan. De systeembeheerder kan nazien welke gebruiker andere gebruikers uitlogd! Pagina 19 (ALG)

20 Het is ook mogelijk dat men zelf als ingelogde gebruiker is achtergebleven, nadat Microsoft Office Excel op een ongeldige manier is beëindigd. Wellicht heeft u de pc opnieuw gestart, nadat deze is blijven hangen. Ga op de volgende wijze te werk om collega s uit te loggen. 3. Klik op de naam van de persoon die uit wilt uitloggen. TIP: Kijk eerst of men daar zelf tussen staat en log jezelf eerst uit. 4. Klik op de knop Loguit. Herhaal dit vanaf stap 3 zovaak dit nodig is. 5. Klik op de knop Einde. Indien het aantal gebruikers overeenkomstig het aantal licenties is, wordt men direct ingelogd. Is het aantal gebruikers nog steeds te hoog, dan herhaald zich deze procedure automatisch vanaf stap 1. TIP: Komt het vaak voor dat de gebruikerslimiet is bereikt, overweeg dan de aanschaf van extra licenties. Is geen dataregel foutmeldingen Pagina 20 (ALG)

21 Systeembeheer. Demo-installatie De demo-installatie bevat drie stappen. 1. Start het bestand bascalc-bouw bouw-trad.exe waardoor alle benodigde bestanden in de map c:\basware\basdata worden geplaatst. 2. 1) De macro beveiliging en eventueel de betrouwbaarheid van Visual Basic projecten dient ingesteld te worden binnen Excel bij de menuoptie Extra - Macro - Beveiliging. Een en ander is afhankelijk van de gebruikte Excel versie. 3. 1) Meldt BASDATA.XLA aan als invoegtoepassing binnen Excel bij de menuoptie Extra invoegtoepassingen óf dubbelklik op c:\basware\basreg\basdata.xla. Geldige registratie Zonder geldige registratie zal deze software blijven fungeren als demo. Bepaalde functies zijn dan uitgeschakeld of maar beperkt beschikbaar. Aanvragen licentie Voor het volledig laten functioneren van deze software, dient deze eerst bij Beuvink Advies en Service geregistreerd te worden. Per zal een bestand worden toegezonden. Om dit bestand te ontvangen dienen de volgende stappen uitgevoerd te worden: 1. Zend een naar info@habas.nl. 2. Vermeld in de de volgende gegevens: a. De exacte bedrijfsnaam b. Postadres met postcode en plaats c. Bezoekadres met postcode en plaats d. Telefoonnummer e. Faxnummer f. adres bedrijf/gebruiker g. Naam en adres gebruiker, t.b.v. toezending update informatie h. Naam en adres applicatiebeheerder, t.b.v. toezending te installeren updates. Doorgeven MachineId Nadat van Beuvink Advies en Service het licentiebestand ontvangen is, dienen de volgende stappen uitgevoerd te worden: 1. Plaats het toegezonden bestand in de map waarin de software is geïnstalleerd. 2. Start de Microsoft invoegtoepaasing door er op te dubbelklikken. Pagina 21 (ALG)

22 Het bovenstaande scherm zal worden geopend. Voer de volgende handelingen uit: 1. Noteer het MachId. Dit kan eenvoudig en foutloos middels kopiëren (ctrt-c) en plakken (ctrl-v). U mag ook de gehele tekt van het blauwe scherm kopiëren. 2. Klik op de knop Annuleren. 3. ons het MachId toe. PASOP: Het registratiebestand mag inhoudelijk niet worden gewijzigd. Gebeurt dit wel, dan zal de software hiervan melding maken. De software zal echter niet meer functioneren. Invoeren KeyCode Wanneer aan Beuvink Advies en Service het MachId is doorgegeven, dan zenden wij de KeyCode toe. Deze dient in de volgende schermen ingevoerd te worden. Pagina 22 (ALG)

23 Start de Microsoft invoegtoepassing door er op te dubbelklikken. Het bovenstaande scherm verschijnt. Voer de volgende handelingen uit: 1. Klik op de knop Registreren. Het volgende venster zal zicht tonen: Voer de volgende handelingen uit: Pagina 23 (ALG)

24 1. Voer de KeyCode in. 2. Klik op de knop Maak licentie. Vervolgens zal de software, zonder demomelding, volledig functioneren. Wanneer dit niet zo is, herhaal dan deze procedure Invoeren KeyCode. Pagina 24 (ALG)

25 Instellingen beveiliging Excel Tijdens de installatie van de programmatuur worden de benodigde wijzigingen inzake de beveiliging automatisch doorgevoerd. Indien het beveiligingsniveau op Hoog wordt ingesteld, schakelt MS-Office de programmatuur automatisch uit. Wanneer ze op Gemiddeld wordt ingesteld, zal MS-Office telkens vragen of de programmatuur mag worden gestart. Tijdens de installatie wordt ze ingesteld op Laag. Indien bij de betrouwbare bronnen de optie Toegang tot Visual Basic-project vertrouwen uit staat, wordt bij het starten een melding gegeven. Hetzelfde gebeurt wanneer de eventueel aanwezige optie Alle geïnstalleerde invoegtoepassingen en sjablonen vertrouwen uit staat. Beide opties worden tijdens de installatie aangevinkt. Onderstaand de beschrijving om dit handmatig te doen, of om de beveiliging naar wens in te stellen. Instellen beveiliging Office 2000 en XP Binnen Excel (onderdeel van Office XP) dient het beveiligingsniveau en de betrouwbare bronnen ingesteld te worden. Beveiligingsniveau Pagina 25 (ALG)

26 Stel het beveiligingsniveau in op Gemiddeld of Laag. Pagina 26 (ALG)

27 Betrouwbare bronnen Beide opties dienen aangevinkt te zijn. Pagina 27 (ALG)

28 Aanmelden als invoegtoepassing Bij de installatie van BasReg wordt deze automatisch aangemeld als invoegtoepassing binnen Excel. In de lijst met beschikbare invoegtoepassingen dient BasData aanwezig en aangevinkt te zijn. Indien BasReg niet de lijst aanwezig is, klikt men op de knop Bladeren en zoekt in de map c:\basware\basreg naar het bestand BASDATA.XLA. BasReg kan uitgeschakeld worden door het vinkje uit te schakelen: BasData. Pagina 28 (ALG)

29 Helpdesk De helpdesk van Beuvink Advies en Service is 24 uur per dag per bereikbaar. Het adres is Telefonisch De helpdesk van Beuvink Advies en Service is op werkdagen van 09:00 uur tot 17:00 uur per telefoon bereikbaar. Het telefoonnummer is Pagina 29 (ALG)