Achtergrondinformatie

Transcriptie

1 Invoering Burgerservicenummer binnen sportmedische instellingen Per 1 juni 2008 is de Wet burgerservicenummer in de zorg (Wbsn-z) in werking getreden. Vanaf die datum kunnen zorgaanbieders het burgerservicenummer (BSN) gebruiken bij het uitwisselen van gegevens met andere zorgaanbieders, indicatieorganen en zorgverzekeraars. Een jaar daarna zijn zorgaanbieders verplicht het BSN hiervoor te gebruiken. Half mei 2008 hebben alle zorgaanbieders, indicatieorganen en zorgverzekeraars hierover een informatiepakket ontvangen. Om u als lid van de FSMI van dienst te zijn proberen wij de beschikbare informatie zo overzichtelijk mogelijk aan u te presenteren om de implementatie van het BSN in uw organisatie te vergemakkelijken. Wilt u meer informatie dan verwijzen wij u naar Achtergrondinformatie BSN Het burgerservicenummer (BSN) is een uniek en persoonsgebonden nummer. Iedereen die bij een gemeente staat ingeschreven heeft een BSN. Alle overheidsorganisaties gebruiken het BSN sinds november Dit nummer staat op het Nederlandse paspoort, rijbewijs en identiteitskaart. Ook de gezondheidszorg gaat het BSN gebruiken. Veel zorgverzekeraars hebben het BSN reeds op de verzekeringspassen vermeld. Het gebruik van het BSN in de zorgsector verkleint de kans op fouten bij het uitwisselen van persoonsgebonden gegevens. Het BSN moet persoonsverwisseling en identiteitsfraude helpen voorkomen. Tevens zou het BSN het declareren eenvoudiger moeten maken. Het BSN is ook belangrijk om op een betrouwbare en veilige manier patiëntgegevens uit te wisselen via het elektronisch patiëntendossier. Wettelijke basis De Wet gebruik burgerservicenummer in de zorg (Wbsn-z) regelt het gebruik van het BSN in de zorg voor zorgaanbieders, indicatieorganen en zorgverzekeraars. Het BSN mag worden gebruikt wanneer wordt voldaan aan alle regels uit de Wbsn-z. Hieronder wordt kort ingegaan op wat deze regels zijn en wat de invloed op de praktijkvoering is. Vanaf 1 juni 2008, de inwerkingtredingsdatum, heeft men één jaar de tijd om het BSN in te voeren. Na één jaar is het verplicht het BSN op te nemen in de administratie en te gebruiken bij de onderlinge uitwisseling van gegevens. Het doel van de Wbsn-z is het verbeteren van de kwaliteit van de zorg door betrouwbare gegevensuitwisseling. De Wbsn-z is een voorwaarde om tot een landelijk elektronisch patiëntendossier te kunnen komen. Wat moeten zorgaanbieders, indicatieorganen en zorgverzekeraars doen? Zorgaanbieders, indicatieorganen en zorgverzekeraars moeten het BSN gebruiken in hun administratie en in hun onderlinge communicatie over patiënten. Het BSN wordt ook gebruikt voor het versturen en betalen van rekeningen tussen zorgaanbieders en zorgverzekeraars. Duidelijk moet zijn dat het juiste BSN bij de juiste persoon gebruikt wordt. Daarom moeten gebruikers van het BSN in de zorg, voordat ze het BSN van een patiënt in gebruik nemen, aan twee verplichtingen voldoen: 1. Zij moeten de identiteit van de patiënt vaststellen (identificatie). 2. Zij moeten het BSN van de patiënt opvragen of verifiëren. Pas na deze handelingen staat vast dat het BSN, de persoonsgegevens en de persoon bij elkaar horen en mag het BSN gebruikt worden.

2 AD 1. Het identifceren van de patiënt o De identiteit van de patiënt wordt vastgesteld aan de hand van een document als bedoeld in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht (geldig reisdocument of rijbewijs). o De zorgaanbieder neemt aard en nummer van het document op in zijn zorgadministratie. o Als de zorgaanbieder al een behandelrelatie heeft met en bekend is met de patiënt, heeft de zorgaanbieder ten aanzien van deze persoon geen identificatieplicht maar een vergewisplicht. Onder vergewissen wordt verstaan dat de zorgaanbieder zich ervan moet verzekeren wie de patiënt is. Dat kan door herkenning (als de zorgaanbieder de patiënt goed kent), door het stellen van controlevragen of met behulp van een wettelijk identiteitsdocument. De zorgaanbieder bepaalt hoe hij aan de vergewisplicht voldoet. Er rust dan ook een verantwoordelijkheid bij de zorgaanbieder aangezien de betrouwbaarheid waarmee hij de identiteit van de patiënt bepaalt, van doorslaggevende betekenis is voor de betrouwbaarheid van verwerkte (medische) persoonsgegevens. Ad 2. Het opvragen of verifiëren van het BSN o Een zorgaanbieder vraagt het BSN op bij een betrouwbare bron. Een betrouwbare bron om BSN s te verkrijgen is de Sectorale Berichten Voorziening in de Zorg (SBV-Z). De SBV-Z is speciaal opgericht voor de zorgsector om BSN s te leveren en ontleent haar gegevens aan de Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens (GBA). o De zorgaanbieder hoeft het BSN niet zelf op te vragen of te verifiëren als hij het BSN heeft verkregen van een andere gebruiker van het BSN die de juistheid daarvan al eerder heeft vastgesteld. o Wanneer het BSN wordt doorgeleverd, blijft de plicht bestaan om de identiteit van de patiënt vast te stellen. o Wanneer er wordt getwijfeld aan de juistheid van het BSN dat is doorgegeven, moet het BSN alsnog worden opgevraagd of geverifieerd. o De zorgaanbieder neemt het BSN van de patiënt op in zijn administratie bij het vastleggen van persoonsgegevens over de zorgverlening. Daaronder valt ook de financieel en/of administratieve afhandeling van de verleende zorg. Informatie-uitwisseling Na het van kracht worden van de Wet gebruik BSN in de zorg mogen gegevens over patiënten alleen worden uitgewisseld indien ook het BSN is vermeld. Dit geldt zowel voor het elektronisch als het op papier uitwisselen van informatie. Voorbeelden van deze uitwisseling zijn onder andere: o elektronische recept- / retourreceptberichten en papieren recepten (NB.: het BSN moet op het recept worden afgedrukt); o (elektronische) labberichten, radiologieverslagen, etc.; o (elektronische) ontslag- en specialistenbrieven; o (elektronische) facturen. UZI Om een BSN te kunnen opvragen/verifiëren, initieel in te vullen, persoonsgegevens te kunnen opvragen of het in omloop zijn van een wettelijk identiteitsdocument te toetsen, dient de zorgaanbieder of het indicatieorgaan zich te authentiseren bij de SBV-Z middels een UZI-servercertificaat of UZI-pas. UZI staat voor Unieke Zorgverlener Identificatie. De UZI-pas is een elektronisch paspoort voor iedere zorgverlener. Door

3 deze Unieke Zorgverlener Identificatie weten zorgverleners van elkaar welke functie ze hebben. Bovendien kunnen zij met de UZI-pas elektronisch een handtekening zetten, bijvoorbeeld onder een recept. Met de UZI-pas heeft de zorgverlener ook toegang tot privacygevoelige informatie, zoals het BSN en EPD van patiënten. Een UZI-authenticatiemiddel is een voorwaarde voor veilige elektronische communicatie met de Sectorale Berichten Voorziening in de Zorg (SBV-Z). Met de UZI-middelen kunt u burgerservicenummers opvragen en controleren bij de SBV-Z. Alle zorgaanbieders en indicatieorganen kunnen abonnee worden van het UZI-register en UZI-middelen aanvragen. Soorten UZI-middelen Omdat abonnees en de bij hen werkende zorgverleners en andere medewerkers verschillende rollen kunnen vervullen heeft het UZI-register ook verschillende soorten UZI-passen. o Zorgverlenerpas: voor zorgverleners waarvan het beroep is geregeld in artikel 3 of artikel 34 van de Wet BIG. o Medewerkerpas op naam: een pas voor een medewerker van een abonnee (een zorgverlener of organisatie). Het gaat om medewerkers die voor hun werk toegang nodig hebben tot gezondheidsgegevens van personen. o Medewerkerpas niet op naam: ook dit is een pas voor medewerkers van abonnees (zorgverlener of organisatie) maar deze pas bevat een beperkte hoeveelheid informatie en heeft minder mogelijkheden. o Servercertificaat: dit is geen pas maar een elektronische identiteit voor systemen van abonnees. Met behulp van de Kieshulp op de site kunt u bepalen welke UZImiddelen u het beste kunt aanvragen. Inloggen door zorgaanbieders en indicatieorganen: Gebruiker moet een sessie kunnen starten door: o Gebruik te maken van een UZI-servercertificaat, óf o Het invoeren van zijn UZI-pas op de werkplek, en het desgevraagd invoeren van de bijbehorende toegangscode (pincode). Uitloggen door zorgaanbieders en indicatieorganen: o Gebruiker moet een sessie op commando kunnen afsluiten. o Een sessie voor de reguliere bevraging moet in de volgende gevallen automatisch worden afgesloten: Wanneer de UZI-pas uit de kaartlezer wordt verwijderd. (Optioneel) Wanneer de gebruiker zijn systeem gedurende een in te stellen tijdsduur niet heeft gebruikt. Kwaliteitshandboek Uiteraard heeft de invoering van het BSN consequenties voor de processen binnen uw organisatie. Vergeet dan ook niet deze nieuwe processen vast te leggen in uw kwaliteitshandboek.

4 Praktische kant van de invoering Figuur Stappenplan invoering Bron: Handboek. Invoering en gebruik burgerservicenummer (BSN) in de zorg.

5 Stappenplan Hierboven staat de tabel van het stappenplan van invoering zoals dit in het handboek voor invoering wordt besproken. In dit handboek staan deze stappen zeer uitgebreid besproken. Hieronder een samenvatting daarvan. Vooral voor de wat grotere organisaties wordt aangeraden een plan van aanpak (stap 1,2) op te stellen. Uit pilots is gebleken dat het invoeren van het BSN behoorlijk wat doorlooptijd kost, eerder maanden dan weken. Het moet mogelijk zijn de invoering in drie tot zes maanden, afhankelijk van de omvang van de organisatie, alles rond te krijgen. Dit is iets om rekening mee te houden. Sportmedische Instellingen die deel uit maken van een grotere organisatie hoeven hoogstwaarschijnlijk zelf minder te regelen, maar ons advies is om dit tijdig te checken. Het is raadzaam vroegtijdig contact op te nemen met de ICT-leverancier (stap 3c) over het aanpassen van de software en de bijbehorende doorlooptijden en om vroegtijding UZI-middelen aan te vragen (stap 3a). Voordeel voor de SMI-leden die gebruik maken van Ecaris is dat in Ecaris het BSN-nummer reeds ingevoerd kan worden en dus geen aanvullende aanpassingen nodig zijn. UZI-middelen kunnen alleen aangevraagd worden als u abonnee bent van het UZIregister. De eerste stap is dus dat u zich als instelling of zorgverlener registreert als abonnee (u dient dit te doen via Het is mogelijk deze registratie en de aanvraag voor UZI-middelen gecombineerd in te dienen. Houdt er rekening mee dat het enkele weken duurt voordat u de middelen ontvangt. Voor de meeste organisaties is een UZI-servercertificaat het makkelijkst in het dagelijks gebruik. Een UZI-pas is vooral geschikt voor kleine organisaties die weinig of geen programmatuur gebruiken voor de registratie van patiënten. Deze kan ook worden gebruikt om alvast te werken met het BSN via de website van de SBV-Z als de ICTleverancier de wijzigingen nog niet heeft doorgevoerd. Het installeren van een UZIservercertificaat vereist de nodige deskundigheid en de inzet van een ICT-leverancier is hierbij onontbeerlijk. Met behulp van de Kieshulp op de site kunt u bepalen welke UZImiddelen u het beste kunt aanvragen. Voor kleine organisaties/praktijken zullen relatief weinig organisatorische aanpassingen (stap 3b) nodig zijn. De belangrijkste aanpassing is dat het vaststellen van de identiteit van de patiënt moet worden ingebed in het dagelijks proces. Als afsluiting van de invoeringsfase voert u een end-to-end test uit (stap 4). Het doel hiervan is de (toekomstige) gebruikers het geheel van de organisatie, ICT en UZImiddelen in samenhang te laten toetsen. Zo kan worden vastgesteld of alle organisatorische en technische maatregelen in samenhang en in de praktijk goed werken. Op basis van de resultaten wordt besloten te starten met de gebruiksfase. Uit ervaring is gebleken dat het wenselijk is de kwaliteit van de adminstratie vooraf te toetsen (stap 5). Wanneer deze onvoldoende is, is het koppelen van persoonsgegevens en BSN s moelijker en soms zelfs niet goed mogelijk. Let hierbij op eventuele verschillen in notatie in uw eigen systeem en dat van de SBV-Z: o Geboortedatum (jjjjmmdd). o Achternaam (de SBV-Z gebruikt de geslachtsnaam, de naam die bij de geboorte is vastgelegd). o Het aantal beschikbare tekens voor het invoeren van de achternaam (beperking daarvan leidt tot onvolledige achternaam wat het bevragen van de SBV-Z bemoeilijkt).

6 o Voorvoegsel achternaam (de SVB-Z heeft daarvoor een apart veld). Met de dienst van initiële opvulling (stap 6) kunt u uw zorgadministratie in één keer vullen met BSN s. Dit is optioneel. Het initieel vullen van een patiëntenadministratie kan op twee manieren: o Via de website van SBV-Z door middel van bestandsuitwisseling. Bedoeld voor alle zorgaanbieders. o Via de SBV-Z webservice door middel van enkelvoudige vragen. Bedoeld voor zorgaanbieders met maximaal patiënten. U kunt inloggen en gebruik maken van de BSN diensten van de SBV-Z via De tweede optie wordt door kleine praktijken (minder dan patiënten) als gebruiksvriendelijker ervaren. NB: u mag het BSN pas gebruiken als u óók de identiteit van de patiënt heeft vastgesteld. Vanaf een bepaalde datum zult u gaan werken met het BSN volgens de nieuwe procedures en met de nieuwe programmatuur. Om ervoor te zorgen dat vanaf dit omslagmoment alles goed verloopt, zal de nieuwe programmatuur moeten worden vrijgegeven voor gebruik en zult u de aangepaste werkwijzen moeten toepassen (stap 7). Het verdient aanbeveling dit moment goed te plannen en voor te bereiden om daarmee problemen te voorkomen. Bij uitwisseling van persoonsgegevens met gebruikmaking van het BSN zal zonder twijfel vast moeten staan op welke persoon het BSN en die gegevens betrekking hebben. Alleen dan kunnen persoonsgegevens en BSN vertrouwd en verantwoord worden uitgewisseld. Een zorgaanbieder zal daarom altijd het volgende doen (stap 8): o Formeel de identiteit vaststellen aan de hand van een wettelijk identiteitsdocument (als het gaat om een nieuwe patiënt) of zich vergewissen van de identiteit van de patiënt (als het gaat om een patiënt waar al een behandelrelatie mee is aangegaan). o Het correcte BSN bepalen en vastleggen. Dit geldt zowel voor nieuwe patiënten als voor patiënten die al eerder onder behandeling waren. Pas als na deze handelingen vaststaat dat het BSN, de persoonsgegevens en de persoon bij elkaar horen, mag het BSN gebruikt worden. De meeste mensen blijken het geen probleem te vinden hun identiteitsdocument mee te nemen en te tonen. Als desondanks geen document kan worden getoond, kunt u afspreken dat dit binnen een vastgestelde termijn of bij een volgende afspraak wel gebeurt. Wanneer een patiënt bij de inschrijfbalie komt, is de functie opvragen persoonsgegevens met behulp van BSN een goede en snelle manier om de patiënt in te schrijven. Het blijft uw verantwoordelijkheid te controleren of de gegevens die u terugkrijgt van de SBV-Z horen bij de persoon die tegenover u staat.

7 Figuur Gang van zaken Bron: Factsheet; Identificatie en opvragen BSN Informeren van patiënten U kunt uw patiënten vooraf informeren, bij het maken of bevestigen van een afspraak, over de identificatieplicht en hen vragen een wettelijk identiteitsdocument mee te nemen. Deze informatie kan ook op de website van uw instelling worden aangeboden. In het informatiepakket dat half mei aan alle zorginstellingen is verstuurd zitten 10 informatiefolders voor patiënten. Deze zijn na te bestellen via Postbus 51 en ook te downloaden van Op is tevens een uitgebreid deel met informatie voor patiënten. Elke burger heeft inzagerecht. Dat wil zeggen dat iedere burger bij het Informatiepunt BSN in de zorg en landelijk EPD kan vragen welke zorgaanbieder gegevens over hem heeft opgevraagd bij de SBV-Z.

8 Aanvullende Informatie Uiteraard is de beschikbare informatie veel uitgebreider dan hierboven beschreven. Meer informatie is te vinden op Op deze website is informatie voor professionals, maar ook voor patiënten te vinden. Deze site is ontwikkeld om zorgaanbieders, ICT-leveranciers en zorgverzekeraars een compleet overzicht te bieden van informatie, producten en diensten die zij nodig hebben bij de invoering en het gebruik van het BSN in de zorg en het landelijk EPD. Verder biedt het Informatiepunt informatie en diensten voor zorgconsumenten. Hier is ook het uitgebreide Handboek Invoering en gebruik burgerservicenummer (BSN) in de zorg te downloaden. 7c19/handboek_bsn_web tcm19_ pdf Alle materialen (zoals bijvoorbeeld informatiefolders voor patiënten) zijn te bestellen via Postbus 51, op werkdagen bereikbaar van 8.00 tot uur, telefoonnummer Service Informatiepunt BSN in de zorg en landelijk EPD, bereikbaar via of telefonisch via ( 0,10 per minuut).

9 Procedure die SMA Haarlem heeft gevolgd om de UZI-pas in bezit te krijgen voor de invoering van het BSN. Stap 1: 1. Website geopend UZI-register / ik wil een UZI pas 2. Niet op naam_ Dan verschijnt het formulier: Een UZI-pas aanvragen Medewerkerspas niet op naam* Uitgedraaid, ingevuld en opgestuurd naar: Informatiepunt BSN in de Zorg en Landelijk EPD Antwoordnummer WB Den Haag * SMA Haarlem heeft een medewerkerspas niet op naam aangevraagd omdat zij meerder doktersassistentes hebben die aan de balie werken en het BSN-nummer invullen en controleren. Ieder SMA/SMI zal voor zichzelf moeten uitmaken of zij een pas op naam of niet op naam aanvragen Stap 2: Aanvraagformulier uitgeprint voor de aanvraag: Een organisatie registreren als abonnee Uitgeprint en ingevuld. Hiervoor zijn een aantal bijlage s verplicht om mee te zenden: 1. Kopie oprichtingsakte, instellingsbesluit of maatschapovereenkomst (uit het document moet blijken dat de organisatie valt onder de werking van de Kwaliteitswet Zorginstellingen) Wij hebben kopie van onze statuten meegezonden. 2. Kopie Kamer van Koophandel + vermelding van het nummer 3. Adresgegevens van het SMA (zowel het bezoekadres als het postadres opgeven) 4. Optineel: AGB-code invullen. AGB-code is te vinden onder: http.// 5. Kopie geldig indentiteitsdocument wettelijk vertegenwoordiger (paspoort waarin alle voornamen voluit staan vermeld). De gegevens van het identiteitsdocument exact zo overnemen op het aanvraagformulier (in ons geval is het de voorzitter van ons Stichtingsbestuur). 6. Kopie geldig identiteitsdocument gematigde aanvrager. Exact zo invullen als onder punt 5 beschreven + meezenden van een kopie van het paspoort. Al de formulieren zoals beschreven onder punt 1 t/m 6 zijn per post verzonden naar: UZI-register Antwoordnummer WB Den Haag

10 Stap 3: Een testpas (voor het testen of het BSN-nummer juist is) aangevraagd en per mail een aantal vragen ontvangen die ik heb ingevuld, zoals: 1. wat de reden van uw aanvraag / antwoord: wij vragen aanvullend onderzoek aan bij medisch specialisten en paramedici. 2. Voor welke leverancier/organisatie worden de testpassen gebruikt? (naam SMA) 3. Voor welke applicatie worden de testpassen gebruikt? Voor registratie van onze patiënten en voor communicatie met andere medici/paramedici. 4. voor welke doelgroep wilt u de testset gebruiken? voor de patiënten van ons SMA 5. Vermelding van de adressen voor wie de kaartlezer van toepassing is. Vermelding naam SMA, 6. Contactpersoon en wettelijke vertegenwoordiger. Op basis hiervan hebben wij een abonneenummer toegewezen gekregen, de PIN code op een vooraf opgegeven postkantoor opgehaald en de UZI-pas afgehaald op het postkantoor. Stap 4: Formulier aanvraag kaartlezer Abonnee ingevuld en opgestuurd 2 weken later hebben wij de kaartlezer ontvangen met de instructie voor installatie. Installeren heeft onze technische man 2,5 uur gekost. Inmiddels hebben wij een snelkoppeling op het bureaublad van de balie computer zodat de assistentes daar op een eenvoudige wijze mee kunnen werken. Tot slot Alle patiënten/cliënten van het SMA ontvangen nu een uitnodiging met de vermelding dat zij hun Burger Service Nummer mee moeten nemen naar het SMA. Op het anamneseformulier is een duidelijke mogelijkheid met 9 vakjes aangebracht, zodat het BSN-nummer door de patiënt/cliënt vooraf ingevuld kan worden. De assistente controleert het BSN aan de hand van de kaartlezer. Daarnaast is door de assistente een patiënt ook op te zoeken aan de hand van zijn BSN. Op de balie staan informatiefolders over invoering van het BSN. Tot zover onze procedure m.b.t. het aanvragen van de invoering BSN met pas en kaartlezer. Anneke Jelsma-de Jong manager alg. zaken SMA Haarlem.