ARBEIDSREGLEMENT DEPARTEMENT LANDBOUW EN VISSERIJ

Transcriptie

1 ARBEIDSREGLEMENT DEPARTEMENT LANDBOUW EN VISSERIJ publicatiedatum /

2 Colofon Samenstelling Departement Landbouw en Visserij Dienstencentrum Verantwoordelijk uitgever Jules Van Liefferinge, secretaris-generaal Depotnummer D/2014/3241/372 Lay-out Communicatiedienst, Adeling Organsatiebeleid, Financiën en Communicatie Druk Digitaal

3 Nr. van neerlegging bij de Arbeidsinspectie (Toezicht op de Sociale Wetten): 35/ /WE Naam + adres overheidswerkgever: Vlaamse Gemeenschap Departement Landbouw en Visserij Koning Albert II laan, 35, bus Brussel Plaats van tewerkstelling: - Koning Albert II laan 35, 1030 Brussel - Wetstraat 61-63, 1040 Brussel - Lange Kievitstraat , 2018 Antwerpen - Burg. Van Gansberghelaan 109, 9820 Merelbeke - Koningin Maria Hendrikaplein 70, 9000 Gent - Koning Albert I-laan 1/2, 8200 Brugge - Vrijhavenstraat 5, 8400 Oostende - Koningin Astridlaan 50, 3500 Hasselt - Diestsepoort 6, 3000 Leuven

4 INHOUD 1. ARBEIDSDUUR EN WERKTIJDREGELING Arbeidsduur Werktijdregeling Toepassingsgebied Basisprincipe Overuren Melden van afwezigheden Deeltijdse personeelsleden Specifieke werktijdregeling Controle 4 2. RUSTDAGEN JAARLIJKSE VAKANTIE LOON Berekening van het loon Betaling van het loon 6 5. OPZEGTERMIJNEN DRINGENDE REDENEN CONTRACTUEEL PERSONEEL RECHTEN EN PLICHTEN TOEZICHTHOUDEND PERSONEEL STRAFFEN EN BEROEPSMOGELIJKHEDEN WELZIJNSREGLEMENTERING Procedures bij psychosociale risico s op het werk Alcohol- en drugsbeleid Rookbeleid EHBO en verbandkist BESCHERMING OP HET WERK Verplichtingen hiërarchische lijn Verplichtingen personeelsleden ZIEKTECONTROLE EN ARBITRAGEPROCEDURE (artikel X 18) Mededeling van de afwezigheid wegens ziekte Het verloop van de ziektecontrole Ziekte of ongeval bij een buitenlandse zending NADERE REGELINGEN M.B.T. DE AANVRAAG, DE VOORTIJDIGE BEËINDIGING VAN EN DE OPZEGGINGSTERMIJNEN VoOR VERLOVEN VEREISTE ATTESTEN VOOR DIENSTVRIJSTELLING MUZIEK OP DE WERKVLOER ADRES INSPECTIEDIENSTEN FACULTATIEVE VERMELDINGEN Deontologische code Plaats- en tijdsonafhankelijk werken Wagenreglement voor dienstwagens Praktische gedragscode voor het gebruik van informatiesystemen PLAATS WAAR HET ARBEIDSREGLEMENT KAN GERRAADPLEEGD WORDEN... 26

5 1. ARBEIDSDUUR EN WERKTIJDREGELING 1.1 ARBEIDSDUUR De arbeidsduur is geregeld door de wet van 14 december 2000 tot vaststelling van sommige aspecten van de organisatie van de arbeidstijd in de openbare sector, zoals deze zal worden gewijzigd. De gemiddelde arbeidsduur voor een voltijds personeelslid bedraagt 38 uur/week. 1.2 WERKTIJDREGELING Toepassingsgebied De werktijdregeling van het personeel van minstens rang A2 wordt in onderling overleg met de lijnmanager (= de N-functie van de entiteit) of zijn gemandateerde bepaald. Het personeel van rang A1 en lager wordt tewerkgesteld met een variabele werktijdregeling volgens onderstaande principes Basisprincipe Deze variabele werktijdregeling houdt in dat de werktijd wordt verdeeld in stamtijden, glijtijden en service-tijd. 1. De stamtijd is de periode waarin ieder personeelslid aanwezig moet zijn. Afwezigheid tijdens de stamtijd kan alleen gerechtvaardigd worden door verlof, ziekte, een opdracht, een zending, dienstvrijstelling enz. 2. De glijtijd is de periode waarin het personeelslid elke dag zijn uur van aankomst of vertrek kiest, rekening houdend met de goede werking van de dienst. 3. De servicetijd is de tijdsduur waarin de dienst (en niet elk individueel personeelslid) bereikbaar moet zijn. De servicetijd loopt van 9.00 uur tot uur en van uur tot uur. De lijnmanager moet ervoor zorgen dat de dienst tijdens de servicetijd operationeel is. Voor de personeelsleden die verantwoordelijk zijn voor de afgifte van certificaten en de waarborgen loopt de servicetijd van 9.00 uur tot uur en van uur tot uur. 4. Het dagschema wordt ingedeeld in 5 periodes: De ochtend: van 7.30 uur tot uur = glijtijd De voormiddag: van uur tot uur = stamtijd De middag: van uur tot uur = glijtijd Arbeidsreglement Departement Landbouw en Visserij pagina 1 van 31

6 De namiddag: van uur tot uur = stamtijd De avond: van uur tot uur = glijtijd 5. Een gewone dagprestatie bedraagt 7.36 uur, een halve dagprestatie 3.48 uur. Het is de taak van de hiërarchische chef erop toe te zien dat in zijn globaliteit gemiddeld 7.36 uur per dag wordt gepresteerd. Voor een personeelslid dat werkt in een regeling van de 4-dagenweek bedraagt een gewone dagprestatie 9.30 uur, een halve dagprestatie 4.45 uur. Die tijdsduur wordt ook aangerekend bij vakantie, ziekte, enz. 6. De maximumduur voor een dagprestatie bedraagt 9.00 uur; de maximale halve dagprestatie bedraagt 9.00 uur uur = 5.12 uur. Voor een personeelslid met een 4-dagen week bedraagt de maximumduur voor een dagprestatie uur en de maximumduur die voor een halve dagprestatie wordt aangerekend uur uur = 6.15 uur. De tijd vóór 7.30 uur en na uur kan niet als prestatie worden beschouwd, tenzij de extra uren gepresteerd worden in opdracht van de lijnmanager of zijn gemachtigde. Behalve in geval van overmacht, moeten deze extra prestaties op tijd gevraagd worden aan het betrokken personeelslid. Ze kunnen alleen bij wijze van uitzondering gevraagd worden (zie punt ). 7. Een halve dag vrijaf bedraagt, bij een voltijdse tewerkstelling 3.48 uur. Bij een 4-dagenweek bedraagt een halve dag 4.45 uur. Tijdens de andere daghelft moet het personeelslid de stamtijd respecteren, nl. van uur tot uur als hij in de namiddag vrijaf neemt of van uur tot uur als hij in de voormiddag vrijaf neemt. 8. De middagpauze bedraagt minimum 30 minuten en wordt niet aangerekend als dagprestatie. 9. Het aanwezige personeelslid dat in de namiddag voorafgaand aan kerstavond prestaties levert, krijgt een forfait van 1 uur als werktijd. Op die dag begint de avondglijtijd bij uitzondering om uur. Bovenvermelde regel geldt enkel indien kerstavond op een werkdag valt. 10. In uitzonderlijke gevallen worden door de lijnmanager of zijn gemandateerde aan de personeelsleden prestaties opgedragen die buiten de gewone kantooruren (van 7.30 uur tot uur) of op zaterdag, zondag of feestdagen gepresteerd moeten worden. Het betreft uitzonderlijke prestaties die in het belang van de dienst zijn, die duidelijk omschreven worden en uitdrukkelijk worden opgelegd. De lijnmanager kan na advies van het afdelingshoofd individuele- en groepsafwijkingen toestaan van de hierboven vermelde stam- en glijtijden, rekening houdend met de noden van de dienst en met bijzondere situaties. De te presteren maandelijkse arbeidstijd wordt verminderd met 60 minuten voor vertragingen op de weg naar het werk Arbeidsreglement Departement Landbouw en Visserij pagina 2 van 31

7 Vertragingen op de weg naar het werk worden alleen in de volgende gevallen in aanmerking genomen: bij vertragingen van het openbaar vervoer: als de vertragingen afzonderlijk meer dan 30 minuten bedragen of als bij de combinatie van verschillende openbare vervoersmiddelen een totale vertraging wordt opgelopen van meer dan 30 minuten op de voorziene aankomsttijd; bij andere vertragingen: als de vertragingen afzonderlijk meer dan 60 minuten bedragen Overuren Onder overuren wordt verstaan alle prestaties boven de normale arbeidstijd van toepassing op het personeelslid, onder volgende voorwaarden: 1. de maximale arbeidstijd werd overschreden; 2. de extra prestaties worden verricht op uitzonderlijke en uitdrukkelijke vraag van de lijnmanager of zijn gemachtigden. Voor een personeelslid op wie de normale arbeidstijdregeling van toepassing is, zijn dat prestaties boven 38 uur per week De betaalde overuren De personeelsleden aan wie overuren worden uitbetaald, kunnen hiervoor bijkomend geen uren krijgen welke recht geven op compensatie zoals bedoeld in Iedere maand moeten de namen van deze personeelsleden worden meegedeeld aan de bevoegde medewerker van het Gemeenschappelijk Dienstencentrum Personeelsadministratie die dan de maandelijkse overdracht op de nulstand brengt De niet-betaalde overuren De lijnmanagers of hun gemachtigde die hun personeelsleden bij wijze van uitzondering vragen extra uren te presteren, moeten dit aan de bevoegde medewerker van het Gemeenschappelijk Dienstencentrum Personeelsadministratie melden. De lijnmanager of zijn gemachtigde kan in uitzonderlijke omstandigheden, vooral in piekperiodes, toestaan om te veel gepresteerde uren om te zetten in verlof. Als het personeelslid het teveel aan gepresteerde uren binnen een periode van vier maanden niet in verlof kan opnemen, worden die uren geldelijk gecompenseerd Melden van afwezigheden Om een afwezigheid te melden, is de volgende regeling van toepassing: als het personeelssysteem het toelaat, moeten de personeelsleden elke afwezigheid tijdens de stamtijd melden via de selfservice van Vlimpers; Arbeidsreglement Departement Landbouw en Visserij pagina 3 van 31

8 1.2.5 Deeltijdse personeelsleden Personeelsleden die deeltijds werken, zijn ook onderworpen aan het systeem van de variabele werktijdregeling. Hun werktijdregeling wordt in onderling overleg met de lijnmanager of zijn gemachtigde bepaald Specifieke werktijdregeling In afwijking van de voorgaande paragrafen geldt voor een aantal personeelsleden een specifieke werktijdregeling. Dit is het geval voor: de chauffeurs; de controleurs van de Zeevisserij te Oostende; de personeelsleden die heel frequent buiten de normale werktijden prestaties moeten leveren. Voor deze personeelsleden geldt o.m. dat de uren gepresteerd in het kader van hun specifieke opdracht buiten de stam- en glijtijden en eventueel op de normale dagen van inactiviteit wél worden beschouwd als prestatie; deze uren opgenomen kunnen worden uiterlijk binnen 4 maanden na de maand waarin zij werden verricht. Het tijdstip van opname binnen de 4 maanden wordt bepaald mits de leidinggevende vooraf zijn goedkeuring geeft; de leidinggevende ervoor verantwoordelijk is dat de dienstverlening daarbij niet in het gedrang komt. Het bevoegde overlegcomité kan evenwel geen nieuwe voordelen of compensaties opleggen die strijdig zijn met de statutaire bepalingen van het Vlaams personeelsstatuut. Bij deze uitzonderlijke werktijdregeling kunnen onder meer: 1. verplichtingen worden opgelegd om sommige vaste uren te presteren binnen de glijtijden; 2. andere glijtijden worden opgevolgd; 3. vaste dienstroosters worden opgelegd Controle Verantwoordelijkheid van de lijnmanager De lijnmanager is volledig verantwoordelijk voor de optimale dienstverlening en de maximale beschikbaarheid van zijn diensten. De lijnmanager of zijn gemachtigde draagt de volle verantwoordelijkheid voor de correcte toepassing van de werktijdregeling Arbeidsreglement Departement Landbouw en Visserij pagina 4 van 31

9 Sancties bij misbruiken Het systeem van de variabele werktijdregeling biedt belangrijke voordelen. Om het systeem van de werktijdregeling goed te laten functioneren, moet elk personeelslid het loyaal toepassen. Tegen elk misbruik moet dan ook zeer streng worden opgetreden, zeker bij herhaling. Bij misbruik kan er een vaste werktijdregeling, zonder enige vorm van recuperatie, worden opgelegd. Het personeelslid dat zonder toestemming of kennisgeving afwezig is, komt in non-activiteit te staan zonder salaris, tenzij in geval van overmacht. Daarnaast kan aan de ambtenaar een tuchtstraf of een administratieve maatregel worden opgelegd. Als het contractuele personeelslid ongewettigd afwezig is, ontvangt het geen salaris, met behoud van de toepassing van het arbeidsrecht. 2. RUSTDAGEN Voor het personeel met een algemene werktijdregeling zijn de gewone dagen van inactiviteit: de zaterdagen en zondagen; de feestdagen en de compensatiedagen, vermeld in deel X, titel 2, van het Vlaams personeelsstatuut, zoals dat zal worden gewijzigd, en in de bijbehorende toelichting, zoals die zal worden gewijzigd; de jaarlijkse vakantiedagen, vermeld in deel X, titel 2, van het Vlaams personeelsstatuut, zoals dat zal worden gewijzigd, en in de bijbehorende toelichting, zoals die zal worden gewijzigd;. 3. JAARLIJKSE VAKANTIE De jaarlijkse vakantie is geregeld door deel X, titel 2, van het Vlaams personeelsstatuut, zoals dat zal worden gewijzigd, en in de bijbehorende toelichting, zoals die zal worden gewijzigd Arbeidsreglement Departement Landbouw en Visserij pagina 5 van 31

10 4. LOON 4.1 BEREKENING VAN HET LOON De wijzen van meting en van controle op de arbeid om het loon te bepalen zijn geregeld door het geldelijk statuut dat overeenkomstig deel VII van het Vlaams personeelsstatuut, zoals dat zal worden gewijzigd, op het personeelslid van toepassing is, en in punt B (controle op de variabele werktijdregeling) van dit arbeidsreglement. 4.2 BETALING VAN HET LOON De wijze, het tijdstip en de plaats van betaling van het loon zijn geregeld door het geldelijk statuut dat overeenkomstig deel VII van het Vlaams personeelsstatuut, zoals dat zal worden gewijzigd, op het personeelslid van toepassing is. 5. OPZEGTERMIJNEN De duur van de opzegtermijnen en / of de nadere regels om de opzegtermijnen te bepalen, zijn vastgesteld: voor het contractuele personeel: in de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten, zoals die zal worden gewijzigd, in de wet van 20 juli 1991 houdende sociale en diverse bepalingen, zoals die zal worden gewijzigd, in de wet van 24 december 1999 ter bevordering van de werkgelegenheid, zoals die zal worden gewijzigd, in de wet van 26 december 2013 betreffende de invoering van een eenheidsstatuut tussen arbeiders en bedienden inzake de opzeggingstermijnen en de carensdag en begeleidende maatregelen, zoals die al worden gewijzigd. voor het statutaire personeel: in deel III en XI van het Vlaams personeelsstatuut, zoals dat zal worden gewijzigd. 6. DRINGENDE REDENEN CONTRACTUEEL PERSONEEL Zonder afbreuk te doen aan het soevereine beslissingsrecht van de rechter, worden de volgende tekortkomingen beschouwd als een dringende reden, met onmiddellijk ontslag zonder opzeggingstermijn of verbrekingsvergoeding tot gevolg: diefstal, opzettelijke wanprestatie, ongerechtvaardigde afwezigheid, fraude, vervalsing en misbruik van medische attesten Arbeidsreglement Departement Landbouw en Visserij pagina 6 van 31

11 Dat in dit arbeidsreglement bepaalde tekortkomingen niet als dringende reden worden gekwalificeerd, houdt niet in dat geen ontslag om dringende reden kan worden gegeven voor die tekortkomingen. 7. RECHTEN EN PLICHTEN TOEZICHTHOUDEND PERSONEEL De rechten en plichten van het toezichthoudend personeel zijn geregeld in het Vlaams personeelsstatuut, zoals dat zal worden gewijzigd, in de deontologische code, vastgesteld door de Vlaamse minister, bevoegd voor de bestuurszaken, zoals die zal worden gewijzigd, en in de managementcode, zoals die zal worden gewijzigd. 8. STRAFFEN EN BEROEPSMOGELIJKHEDEN De straffen voor het statutaire personeel zijn geregeld in het Vlaams personeelsstatuut, zoals dat zal worden gewijzigd. De beroepsmogelijkheden tegen die straffen zijn geregeld in het Vlaams personeelsstatuut, zoals dat zal worden gewijzigd. Voor het contractuele personeel bestaat het bestraffingssysteem uit de volgende sancties: terechtwijzing, blaam en ontslag. 9. WELZIJNSREGLEMENTERING 9.1 PROCEDURES BIJ PSYCHOSOCIALE RISICO S OP HET WERK De procedures die van toepassing zijn als er feiten gemeld worden die betrekking hebben op psychosociale risico s op het werk zijn opgenomen in de omzendbrief BZ 2015/1 van 20 maart 2015, zoals die zal worden gewijzigd: a) het onthaal van en de adviesverlening aan de personeelsleden die menen psychische en/of lichamelijk schade te ondervinden door psychosociale risico s op het werk; b) de informele en formele procedures waarop deze personeelsleden een beroep kunnen doen om een verzoek tot psychosociale interventie te kunnen opstarten, Arbeidsreglement Departement Landbouw en Visserij pagina 7 van 31

12 c) de snelle en volledig onpartijdige interventie van de vertrouwenspersoon of de preventieadviseur psychosociaal welzijn; d) de wedertewerkstelling van de personeelsleden die verklaard hebben dat ze schade ondervonden hebben wegens blootstelling aan psychosociale risico s op het werk, en de begeleiding van die personen naar aanleiding van hun wedertewerkstelling. Contactpersonen: zie bijlage 2 bij het arbeidsreglement 9.2 ALCOHOL- EN DRUGSBELEID Illegale drugs binnenbrengen, gebruiken, verdelen of verkopen, of onder invloed zijn ervan tijdens de werkuren is niet toegestaan. Als algemene regel geldt dat het gebruik van alcoholische dranken tijdens de diensturen niet is toegestaan, tenzij bij speciale gelegenheden (Nieuwjaar, verjaardag, promoties, team building, ). Voor personeelsleden met een veiligheidsfunctie of een functie met verhoogde waakzaamheid geldt een nultolerantie voor alcoholgebruik tijdens het uitoefenen van de taak of onmiddellijk voorafgaand aan het werk. Het gaat om de functies van chauffeur en controleur. Als er op de werkvloer vermoedens zijn dat een personeelslid overmatig alcohol of drugs heeft gebruikt, waardoor de werking of het imago van het departement worden geschaad, nemen de hiërarchische meerdere en het afdelingshoofd de passende maatregelen. Als leidraad voor de te volgen procedure kan verwezen worden naar omzendbrief BZ 2011/3 van 30 mei 2011 betreffende het alcohol- en drugsbeleid en zijn bijlage. De krachtlijnen van het alcohol- en drugsbeleid van de Vlaamse overheid zijn terug te vinden in Omzendbrief BZ 2011/3 van 30 mei 2011 betreffende het alcohol- en drugsbeleid. Dit beleid heeft betrekking op alle middelen die een gedragsverandering met zich mee kunnen brengen of die een risico op afhankelijkheid van het product met zich meedragen. Het gaat dus ook over medicijnen die het functioneren negatief beïnvloeden. 9.3 ROOKBELEID Roken aan de hoofdingangen van de gebouwen van de Vlaamse overheid in de Noordwijk, het Arenberggebouw en de Vlaamse Administratieve Centra (VAC s) is niet toegestaan. De krachtlijnen van het rookbeleid van de Vlaamse overheid zijn terug te vinden in Omzendbrief BZ 2011/5 van 30 juni 2011 betreffende het rookbeleid Arbeidsreglement Departement Landbouw en Visserij pagina 8 van 31

13 9.4 EHBO EN VERBANDKIST De richtlijnen die personeelsleden moeten volgen bij een ongeval waarbij ter plaatse dringende medische assistentie nodig is, staan in omzendbrief BZ 2011/1 van 7 januari 2011 betreffende de organisatie van de eerste hulp bij ongevallen. De noodnummers en procedures in de verschillende gebouwen zijn ook terug te vinden op het LV-Portaal. De EHBO verantwoordelijke is te bereiken op de volgende plaats: Plaats van tewerkstelling Naam EHBO-verantwoordelijke Telefoonnummer Ellips Koning Albert II laan, Brussel Gebouw A, Verdieping 2 Ellips Koning Albert II laan, Brussel Gebouw A, Verdieping 3 Ellips Koning Albert II laan, Brussel Gebouw A, Verdieping 4 Ellips Koning Albert II laan, Brussel Gebouw A, Verdieping 5 Ellips Koning Albert II laan, Brussel Gebouw A, Verdieping 6 Ellips Koning Albert II laan, Brussel Gebouw A, Verdieping 7 Colle Ellen De Ketelaere Marina Van Damme Gunther Van Rompaey Jozef Wollebrants Erik Van Hoorde Annita Philips Sebastiaan Van Eylen Tine Hernalsteen Hubert Van Schepdael Heidi Moens Daisy Kathy Lapiere Van Praet Patrick Van der Elst Koen De Troyer Joke Lemmens Steve Robberechts Frans Magnus Isabelle Smet Rani Grysouille Karin Maertens Ellen De Raedt Vanessa Arbeidsreglement Departement Landbouw en Visserij pagina 9 van 31

14 Lange Kievitstraat, Antwerpen Koningin Maria Hendrikaplein Gent Burgemeester van Gansberghelaan Merelbeke Koning Albert I-laan I Brugge Koningin Astridlaan Hasselt Diestsepoort 6, 3000 Leuven Wetstraat Brussel Yves Marcipont de : Linda Deplorez 20 ste : Thomas Premereur Frederic Vanwingene Krista Ongena An Bertrem Deblock Shalini Moens Hannelore Willems Jonathan Asan Zeynel Karolien Thijs Jan Eskens Lydia Christiaens Corry Hennus Jeroen Draelants Corinne Cuyl Lien Meyers De meest actuele lijst van hulpverleners en hun contactgegevens staat op het LV portaal. De verbandkist bevindt zich op de volgende plaats: Plaats van tewerkstelling Plaats verbandkist Verantwoordelijke verbandkist Ellips Koning Albert II laan, Brussel Gebouw A, Verdieping 2 Ellips Koning Albert II laan, Brussel Gebouw A, Verdieping 3 Ellips Koning Albert II laan, Brussel Gebouw A, Verdieping 4 Locker nummer 90 Locker nummer 12 Locker nummer 48 Ellen Colle Hubert Hernalsteen Heidi Van Schepdael Arbeidsreglement Departement Landbouw en Visserij pagina 10 van 31

15 Ellips Koning Albert II laan, Brussel Gebouw A, Verdieping 5 Ellips Koning Albert II laan, Brussel Gebouw A, Verdieping 6 Ellips Koning Albert II laan, Brussel Gebouw A, Verdieping 7 Lange Kievitstraat, Antwerpen Koningin Maria Herndrikaplein Gent Burgemeester van Gansberghelaan Merelbeke Koning Albert I-laan I Brugge Locker nummer 67 Locker nummer 69 Locker nummer 48 Van Praet Patrick Ellen Maertens Vanessa De Raedt e verdieping: postruimte lok Roos Van Hamme de : in kast bij Kristof D haeseleer 20 ste : lade in de keuken Lokaal 1.35 Linda Deplorez Thomas Premereur Krista Ongena e verdieping: onthaal Jonathan Willems Koningin Astridlaan Hasselt Vrijhavenstraat, Oostende Diestsepoort Leuven Ingang 2B6 boven op kast bij het binnenkomen links Marie-Jeanne Brems e verdieping: lokaal 173 Martine Velghe e verdieping: bij AMS, locker met kruis op Lydia Christiaens Wetstraat Brussel 5 e verdieping: balie Nicole Van Der Mijnsbrugge Arbeidsreglement Departement Landbouw en Visserij pagina 11 van 31

16 9.5 BESCHERMING OP HET WERK Verplichtingen hiërarchische lijn Overeenkomstig art. 13 van het koninklijk besluit van 27 maart 1998 betreffende het beleid inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk voeren de leden van de hiërarchische lijn elk binnen hun bevoegdheid en op hun niveau het beleid van de werkgever met betrekking tot het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk uit Verplichtingen personeelsleden Overeenkomstig artikel 6 van de Welzijnswet moet ieder personeelslid in zijn doen en laten op de arbeidsplaats, overeenkomstig zijn opleiding en de door de werkgever gegeven instructies, naar best vermogen zorg dragen voor zijn eigen veiligheid en gezondheid en deze van de andere betrokken personen. De personeelsleden moeten zich onderwerpen aan alle medische onderzoeken, telkens als deze georganiseerd worden volgens de wettelijke en reglementaire bepalingen. Zij zijn eveneens verplicht, als het om de veiligheid gaat, alle persoonlijke beschermingsmiddelen te gebruiken die voor de uitvoering van het werk vereist worden. Zij moeten ook ieder gevaar melden als het de veiligheid in gedrang brengt en ook dadelijk de eerste maatregelen treffen. Het personeelslid moet de bescherm- en werkkledij die hem door de werkgever voor bepaalde activiteiten ter beschikking wordt gesteld, tijdens deze activiteiten ook effectief dragen. 10. ZIEKTECONTROLE EN ARBITRAGEPROCEDURE (ARTIKEL X 18) De volgende regelingen gelden zowel voor statutaire als voor contractuele personeelsleden, ook als ze in het buitenland werken of verblijven MEDEDELING VAN DE AFWEZIGHEID WEGENS ZIEKTE Het personeelslid deelt elke afwezigheid wegens ziekte, persoonlijk of via een tussenpersoon, vóór 10 uur s morgens mee aan zijn hiërarchische chef via de snelste weg (telefoon, fax, ...). Het personeelslid deelt ook mee op welk adres het zich bevindt, als zijn feitelijke verblijfplaats verschilt van zijn domicilieadres. Het mailadres om een ziekte te melden is LV-Vlimpersaanspreekpunten@lv.vlaanderen.be, het telefoonnummer is of Wegens ziekte afwezige personeelsleden die naar het buitenland wensen te gaan, brengen hun chef hiervan minstens één week op voorhand op de hoogte. De chef stelt het ziektecontroleorgaan in kennis en kan desgewenst een controle aanvragen Arbeidsreglement Departement Landbouw en Visserij pagina 12 van 31

17 Personeelsleden die een specifieke werktijdregeling hebben (bv. de chauffeurs), waarschuwen hun chef zo snel mogelijk en uiterlijk binnen een uur na het normale begin van hun activiteiten. Personeelsleden in continudiensten (niet van toepassing binnen LV) waarschuwen hun chef zo snel mogelijk en uiterlijk één uur vóór het normale begin van hun activiteiten. Na raadpleging van een arts meldt het personeelslid de vermoedelijke duur van zijn afwezigheid onmiddellijk aan zijn chef, die het Gemeenschappelijk Dienstencentrum Personeelsadministratie daarvan op de hoogte brengt. Het personeelslid stuurt het ziektemeldingsformulier dat ter beschikking gesteld is door de werkgever en dat door de behandelende arts ingevuld en ondertekend is, binnen 24 uur, onder gesloten enveloppe en voldoende gefrankeerd, rechtstreeks naar het ziektecontroleorgaan. Het ziektecontroleorgaan zal onvoldoende gefrankeerde omslagen weigeren. De personeelsleden die verblijven in Nederland en een Nederlandse arts consulteren, vullen het attest zo veel mogelijk zelf in, als de Nederlandse arts weigert om dat te doen. Als het personeelslid één dag ziek is en geen arts raadpleegt, moet het toch het ziektemeldingsformulier opsturen naar het controleorgaan met de vermelding eendagsziekte. Het personeelslid vult op het formulier zelf zijn naam, personeelsnummer en adres (of eventuele tijdelijke verblijfplaats) in, alsook de datum van de eendagsziekte. Als het personeelslid geen ziektemeldingsformulier opstuurt, is het ongewettigd afwezig. Voor personeelsleden met een specifieke werktijdregeling wordt onder één dag ziekte begrepen dat de ziekte niet langer duurt dan één door hen geleverde normale arbeidsprestatie. Het aantal werkdagen ziekteverlof wordt pro rata berekend. Iedere afwezigheid wegens ziekte moet met het ziektemeldingsformulier worden gestaafd HET VERLOOP VAN DE ZIEKTECONTROLE 1. Iedere lijnmanager of zijn gemandateerde kan het controleorgaan verzoeken om een controlebezoek af te leggen bij een personeelslid. Dat verzoek kan schriftelijk, telefonisch, per fax of per ingediend worden. Het controleorgaan kan, in afspraak met de betrokken entiteit, ook op eigen initiatief gerichte controles uitvoeren. 2. De medische controle kan op alle werkdagen plaatsvinden, ook op zaterdag, zon- en feestdagen bij personeelsleden die normaal op die dagen arbeidsprestaties moeten verrichten. De controle vindt plaats tussen 8 uur en 19 uur. Bij personeelsleden van continudiensten kan de controle plaatsvinden tussen 5.00 uur en uur Arbeidsreglement Departement Landbouw en Visserij pagina 13 van 31

18 De controles mogen alleen worden uitgevoerd door Nederlandstalige artsen. 3. De controles vinden plaats in de woon- of verblijfplaats van het personeelslid. Het controleorgaan hoeft het controlebezoek niet aan te kondigen. De controlearts moet zich legitimeren. Als het zieke personeelslid afwezig is, laat de controlearts een bericht achter waarin het personeelslid wordt uitgenodigd zich tijdens de vermelde spreekuren aan te melden bij de bevoegde arts. Het personeelslid dat het werk spontaan vervroegd hervat heeft, brengt zelf het controleorganisme daarvan telefonisch op de hoogte indien het voor een controlebezoek werd uitgenodigd. Personeelsleden die hun woon- of verblijfplaats mogen verlaten, kunnen door het controleorgaan schriftelijk worden opgeroepen om zich persoonlijk aan te bieden voor een controleonderzoek. 4. De controlearts oordeelt na medisch onderzoek of de afwezigheid gerechtvaardigd is. De controlearts moet voldoende informatie hebben over de medische achtergrond van het te controleren personeelslid. Als de controlearts oordeelt dat de afwezigheid wegens ziekte gerechtvaardigd is, deelt hij dit onmiddellijk mee aan het personeelslid met een document dat het personeelslid tekent voor ontvangst. Het personeelslid kan dan afwezig blijven voor de duur van het toegestane ziekteverlof. Als de controlearts oordeelt dat de afwezigheid wegens ziekte niet gerechtvaardigd is, overhandigt hij onmiddellijk, na raadpleging van de behandelende arts, zijn bevindingen schriftelijk aan het personeelslid. Als het personeelslid op dat ogenblik kenbaar maakt dat hij niet akkoord gaat met de bevindingen van de controlearts, wordt dat door de controlearts vermeld op het bovenvermelde document. Als de behandelende arts na overleg akkoord gaat met het oordeel van de controlearts, moet het personeelslid de dienst hervatten op de eerstvolgende werkdag na de inkennisstelling of op een (latere) datum, bepaald door de controlearts. Als de controlearts tijdens het overleg zijn oordeel herziet, moet het personeelslid de dienst hervatten op de nieuw overeengekomen datum, die daarna schriftelijk aan het personeelslid wordt bevestigd door het controleorgaan. Binnen twee werkdagen nadat het personeelslid de bevindingen van de controlearts heeft ontvangen, kan de meest belanghebbende partij, na akkoord van de controlearts en de behandelende arts, een arts als scheidsrechter aanwijzen die voldoet aan de bepalingen van de wet van 13 juni 1999 betreffende de controlegeneeskunde Arbeidsreglement Departement Landbouw en Visserij pagina 14 van 31

19 Zo snel mogelijk na zijn aanstelling onderzoekt die arbitrerende arts het personeelslid. Hij deelt onmiddellijk zijn beslissing aan de betrokkene mee in een document dat voor ontvangst wordt ondertekend. Die beslissing is bindend. Als de arbitrerende arts de afwezigheid niet medisch gerechtvaardigd acht, moet het personeelslid de dienst hervatten de eerstvolgende werkdag of op een door de arbitrerend arts vastgestelde latere datum. Betwistingen over een bepaalde ziekteperiode kunnen alleen worden beslecht via een arbitrageprocedure. Een nieuw attest van de behandelende arts over dezelfde periode en met dezelfde diagnose kan de betwisting niet beslechten en is nietig. De kostprijs van een arbitrage is ten laste van de verliezende partij, hetzij van het personeelslid, hetzij van het controleorgaan, naargelang het geval. Als de datum van de arbeidsongeschiktheid, voorgesteld door de arbitrerende arts, tussen de data ligt die de behandelende arts en de controlearts hebben voorgesteld, worden de kosten evenredig verdeeld tussen beide partijen. Als het personeelslid één dag ziek is en geen arts heeft geraadpleegd, en de controlearts na medisch onderzoek oordeelt dat de afwezigheid wegens ziekte niet gerechtvaardigd is, bevindt het personeelslid zich van rechtswege in de administratieve toestand non-activiteit, tenzij het personeelslid dezelfde werkdag de dienst nog hervat. 5. Het controleorgaan licht altijd binnen 24 uur na de definitieve beslissing de hiërarchische meerdere van het personeelslid en het Gemeenschappelijk Dienstencentrum Personeelsadministratie (via ) in over het al dan niet gerechtvaardigd zijn van de afwezigheid. Bij afwezigheid van het personeelslid brengt het controleorgaan ook binnen 24 uur de hiërarchische meerdere van het personeelslid en het Gemeenschappelijk Dienstencentrum Personeelsadministratie schriftelijk (via ) ervan op de hoogte dat het personeelslid opgeroepen zal worden om zich voor een controle aan te melden. Statutaire personeelsleden die zonder gegronde reden weigeren zich aan een controle te onderwerpen, kunnen worden bestraft met een tuchtstraf. Contractuele personeelsleden lopen het risico hun recht op gewaarborgd loon te verliezen. Personeelsleden die de dienst niet op tijd hervatten zonder geldige reden, zijn ongewettigd afwezig. Zij hebben geen recht op salaris gedurende hun ongewettigde afwezigheid. Voor het ziektemeldingsformulier en eventuele vragen of klachten over de ziektecontrole kan het personeelslid terecht bij de bevoegde personeelsfunctie. 6. Deeltijdse prestaties wegens ziekte of ongeval van gemeen recht (voor de statutaire personeelsleden) Arbeidsreglement Departement Landbouw en Visserij pagina 15 van 31

20 Als de controlearts van oordeel is, na raadpleging van de behandelende arts, dat een zieke ambtenaar in staat is om zijn ambt met deeltijdse prestaties op te nemen, of als een ambtenaar die wegens ziekte afwezig is, vraagt om zijn ambt weer te mogen opnemen met deeltijdse prestaties, legt de ambtenaar aan het geneeskundig controleorgaan een geneeskundig attest van zijn behandelende arts voor. Als de controlerende arts oordeelt dat de lichamelijke toestand van de ambtenaar dat toelaat, brengt het geneeskundig controleorgaan het Gemeenschappelijk Dienstencentrum Personeelsadministratie waaronder de ambtenaar ressorteert, en de ambtenaar zelf daarvan schriftelijk op de hoogte. Als de controlearts oordeelt dat de aanvraag voor deeltijdse prestaties wegens ziekte niet gerechtvaardigd is, of als een personeelslid niet akkoord gaat met het oordeel van de controlearts om deeltijdse prestaties wegens ziekte te verrichten, overhandigt de controlearts, na raadpleging van de behandelende arts, zijn bevindingen onmiddellijk schriftelijk aan het personeelslid. Als het personeelslid op dat ogenblik kenbaar maakt dat hij niet akkoord gaat met de bevindingen van de controlearts, vermeldt de controlearts dat op het bovenvermelde document. Het personeelslid kan via zijn behandelende arts aandringen op de arbitrageprocedure, vermeld in punt 4. Het geneeskundig controleorgaan staat, met het oog op re-integratie, deeltijdse prestaties toe van minstens 50% voor een periode van maximaal drie maanden. Er kunnen meermaals verlengingen worden toegestaan met een periode van maximaal drie maanden op voorwaarde dat het geneeskundig controleorgaan voorafgaand bij een nieuw onderzoek oordeelt dat de lichamelijke toestand van de ambtenaar dat wettigt. Dit nieuwe medische onderzoek vindt plaats volgens dezelfde procedure. De deeltijdse prestaties wegens ziekte moeten de ambtenaar toelaten om na een periode van zware of langdurige ziekte opnieuw zijn volledige dagtaak op te nemen. De bedoeling van het verlof voor deeltijdse prestaties wegens ziekte is de ambtenaar die afwezig geweest is wegens ziekte, de mogelijkheid te geven om zich opnieuw aan te passen aan het normale arbeidstempo en hem te re-integreren in zijn functie. Dat betekent dat een ambtenaar niet onbeperkt kan gebruik maken van het verlof voor deeltijdse prestaties wegens ziekte. Dat betekent dat een ambtenaar niet onbeperkt kan gebruikmaken van het verlof voor deeltijdse prestaties wegens ziekte. Die regeling belet niet dat de ambtenaar die deeltijds werkt wegens ziekte, mag proberen om zijn functie voltijds te hervatten. Als hij vaststelt dat hij een voltijdse job toch niet aankan, mag hij weer overschakelen op deeltijdse prestaties wegens ziekte voor de duur van de oorspronkelijk toegestane periode, zonder dat hij daarvoor opnieuw een aanvraag hoeft in te dienen. De ambtenaar moet wel het Gemeenschappelijk Dienstencentrum Personeelsadministratie daarvan op de hoogte brengen Arbeidsreglement Departement Landbouw en Visserij pagina 16 van 31

21 7. Deeltijdse prestaties wegens ziekte of ongeval van gemeen recht (voor contractuele personeelsleden) Het contractuele personeelslid dat arbeidsongeschikt is, kan aan de adviserende arts van het ziekenfonds vragen om het werk gedurende zijn arbeidsongeschiktheid deeltijds te hervatten. Bij die procedure komt het geneeskundig controleorgaan niet tussenbeide. Voorwaarde is wel dat het contractuele personeelslid door de adviserende arts nog voor minstens 50% arbeidsongeschikt wordt bevonden. Als de adviserende arts toestemming verleent, bepaalt hij zelf de deeltijdse arbeidsregeling waarin het personeelslid mag werken. De werkgever kan de werkhervatting van het personeelslid in de door de adviserende arts bepaalde arbeidsregeling, al dan niet toestaan. De ziekteverzekeringswet en de uitvoeringsbesluiten ervan zijn van toepassing. 8. Verlof voor arbeidsongeval, ongeval op de weg van en naar het werk of beroepsziekte Statutaire en contractuele personeelsleden hebben recht op ziekte- of gebrekkigheidsverlof bij een arbeidsongeval, een ongeval op de weg van en naar het werk of bij een beroepsziekte en dit volgens de federale bepalingen daarover. 8.1 Procedure Bij een arbeidsongeval, een ongeval op weg naar en van het werk, of een beroepsziekte volgt het statutaire of contractuele personeelslid dezelfde procedure als bij ziekte. Er hoeven geen AGD1B-formulieren te worden ingevuld en opgestuurd naar MEDEX. Het personeelslid moet zo snel mogelijk aangifte doen van het arbeidsongeval of van de beroepsziekte bij het Gemeenschappelijk Dienstencentrum Personeelsadministratie. Een arbeidsongeval of een ongeval op weg naar en van het werk wordt aangegeven met een in tweevoud opgemaakt formulier "aangifte van een ongeval" (model A). Als het ongeval een arbeidsongeschiktheid van meer dan één dag tot gevolg heeft of kan hebben, moet daarbij een doktersattest (model B) worden gevoegd. Bij een beroepsziekte wordt de aangifte gedaan met het in tweevoud opgemaakt formulier BZ1 en het geneeskundig getuigschrift (formulier BZ2). Het staat de behandelend arts vrij zijn getuigschrift op een afzonderlijk blad op te stellen, als dat getuigschrift een antwoord bevat op al de vragen uit de verschillende rubrieken van vermeld formulier BZ2. Het personeelslid voegt dat getuigschrift dan bij het formulier. Het geneeskundig getuigschrift moet altijd worden overgelegd onder gesloten enveloppe. Op die enveloppe staat duidelijk vermeld: "medisch getuigschrift BZ2 van... (naam van het slachtoffer)" Arbeidsreglement Departement Landbouw en Visserij pagina 17 van 31

22 Ingevolge de wet van 19 oktober 1998 is de werkgever bij wie het arbeidsongeval van een contractueel personeelslid wordt aangegeven, verplicht om binnen dertig dagen nadat hij de aangifte heeft ontvangen, het ziekenfonds of de Hulpkas van het personeelslid op de hoogte te brengen als er twijfel bestaat over de erkenning van het arbeidsongeval. Toch wordt aan contractuele personeelsleden aangeraden om, in afwachting van de erkenning van het arbeidsongeval of de beroepsziekte, altijd ook zelf aangifte te doen bij hun ziekenfonds. Zij vullen daarvoor het Inlichtingenblad uitkeringen in dat het ziekenfonds ter beschikking stelt. Zowel aan contractuele als aan statutaire personeelsleden wordt aangeraden hun dokters- en apothekerskosten in te dienen bij hun ziekenfonds zolang het arbeidsongeval of de beroepsziekte niet erkend is. Het slachtoffer heeft er alle belang bij om alle formulieren nauwkeurig en volledig in te vullen of te laten invullen. 8.2 De erkenning van arbeidsongevallen en beroepsziekten en de toekenning van een schadevergoeding De administrateur-generaal van het Agentschap voor Onderwijsdiensten, of zijn gemachtigde, neemt de juridische beslissing over de erkenning van arbeidsongevallen (inclusief ongevallen op weg naar en van het werk) en de toekenning van een schadevergoeding voor arbeidsongevallen, ongevallen op weg naar en van het werk en voor beroepsziekten. Het Fonds voor Beroepsziekten neemt de juridische beslissing over de erkenning van beroepsziekten. MEDEX doet uitspraak over de medische aspecten van arbeidsongevallen en beroepsziekten (in samenwerking met het Fonds voor Beroepsziekten). Voor nadere inlichtingen en de nodige formulieren en attesten kan het personeelslid terecht bij het Gemeenschappelijk Dienstencentrum Personeelsadministratie 10.3 ZIEKTE OF ONGEVAL BIJ EEN BUITENLANDSE ZENDING Meer informatie over de verzekering en de te volgen procedure bij ziekte of ongeval tijdens een buitenlandse zending, is terug te vinden op het LV-portaal Arbeidsreglement Departement Landbouw en Visserij pagina 18 van 31

23 11. NADERE REGELINGEN M.B.T. DE AANVRAAG, DE VOORTIJDIGE BEËINDIGING VAN EN DE OPZEGGINGSTERMIJNEN VOOR VERLOVEN Een personeelslid kan een aangevraagd, respectievelijk begonnen verlofstelsel enkel opzeggen om echt dwingende redenen en na overleg met de lijnmanager of zijn gemachtigde. De aanvraag- en opzeggingstermijnen voor verloven werden opgenomen in bijlage VEREISTE ATTESTEN VOOR DIENSTVRIJSTELLING Voor de hierna vermelde dienstvrijstellingen moeten de volgende attesten worden ingediend of voorgelegd: Dienstvrijstelling Vereist attest Tijd - Vakbondsactiviteiten deelname aan de werkzaamheden van een onderhandelings- of een overlegcomité persoonlijke oproeping of doorlopende opdracht uitoefening van de in de wet opgesomde prerogatieven: - stappen bij de overheden in het gemeenschappelijk belang van de personeelsleden of in het bijzonder belang van een personeelslid - bijstandsverlening aan een personeelslid dat zijn daden bij de administratieve overheid moet rechtvaardigen - uithangen van berichten tijdens de diensturen - innen van vakbondsbijdragen tijdens de uren (enkel voor de representatieve persoonlijke oproeping of doorlopende opdracht Arbeidsreglement Departement Landbouw en Visserij pagina 19 van 31

24 vakorganisaties) - aanwezigheid bij de vergelijkende examens en bij de examens die voor de personeelsleden worden georganiseerd (enkel voor de representatieve vakorganisaties) deelname aan de vergaderingen die de representatieve vakorganisaties in de lokalen beleggen, na indiening van een voorafgaand verzoek bij de bevoegde overheid Doktersbezoek/ ziekenhuisraadpleging Preventief kankeronderzoek Medisch attest Medisch attest met vermelding preventief kankeronderzoek Moet zo veel mogelijk worden gepland buiten de diensturen. Indien niet mogelijk buiten de diensturen, moet de afwezigheid ingehaald worden. Afwezigheid voor de duur van het onderzoek + verplaatsing wordt toegestaan, maar moet worden ingehaald. Dienstvrijstelling voor de duur van het onderzoek en de verplaatsing Prenataal onderzoek Borstvoeding op het werk Afstaan bloed, plasma, bloedplaatjes Medisch attest met vermelding prenataal onderzoek Geen attest vereist Het zwangere personeelslid krijgt dienstvrijstelling voor de duur van het prenataal onderzoek en de verplaatsing als dat tijdens de diensturen plaats heeft Een door de dokter van de Dienstvrijstelling voor de bloedtransfusiedienst ondertekend benodigde tijd om bloed, plasma bewijsstuk of bloedplaatjes af te staan en voor een verplaatsingstijd (heen en terug van/naar de arbeidsplaats) van 2 uur en dit maximaal 1x per Arbeidsreglement Departement Landbouw en Visserij pagina 20 van 31

25 maand. Onder benodigde duur wordt verstaan 45 min voor bloed, 65 min voor plasma en 120 min voor bloedplaatjes. Indien op de plaats van de gift blijkt dat het personeelslid geen bloed(plaatjes) of plasma kan of mag geven, bedraagt de benodigde tijd 15 minuten. Wanneer blijkt dat de benodigde duur meer bedraagt dan bovenstaande richttijden, kan dienstvrijstelling voor de werkelijke duur worden toegekend indien betrokkene een geldig attest kan voorleggen waarop het begin- en einduur van de afname vermeld staat. Dienstvrijstelling voor de verplaatsingstijd wordt enkel toegekend voor de verplaatsing tussen de arbeidsplaats en het bloedafnamecentrum. Als het personeelslid rechtstreeks van zijn woonplaats naar de plaats van de gift gaat vooraleer naar het werk te komen of na de gift niet meer terug langs het werk komt, wordt de verplaatsingstijd dus gehalveerd. Deze dienstvrijstelling wordt enkel toegestaan wanneer bloed, plasma of plaatjes worden gegeven tijdens de diensturen en blijft een gunst. Afstaan beenmerg Medisch attest Het personeelslid krijgt dienstvrijstelling voor het afstaan van beenmerg a rato van maximum 4 werkdagen per afname. Afstaan organen of weefsels Medisch attest Het personeelslid krijgt dienstvrijstelling voor het afstaan van organen of weefsels voor de benodigde duur van de Arbeidsreglement Departement Landbouw en Visserij pagina 21 van 31

26 Vrijwilliger brandweerkorps of korps burgerlijke bescherming Attest korpscommandant voorafgaande (medische) onderzoeken, de ziekenhuisopname en het herstel. Het personeelslid krijgt als vrijwilliger van een brandweerkorps dienstvrijstelling voor dringende hulpverlening. Dit kan voor maximaal 38 uur of 5 werkdagen per jaar Actieve vrijwilliger Rode Kruis Attest Rode Kruis Het personeelslid krijgt als actieve vrijwilliger van het Rode kruis dienstvrijstelling voor maximaal 38 uur of 5 werkdagen per jaar. Voorzitter/bijzitter/ (adjunct-)secretaris stembureau of stemopnemingsbureau Onbezoldigd topsporter/ internationaal jurylid Attest van de voorzitter van het stem- of stemopnemingsbureau (voor de voorzitter zelf medeondertekend door de secretaris) - voor de topsporter: verklaring op erewoord dat de voorbereiding van en de deelname aan de sportmanifestatie waarvoor dienstvrijstelling wordt gevraagd, onbezoldigd is; verklaring van de federatie of het BOIC waaruit blijkt dat hij/zij geselecteerd of gepreselecteerd is; het voorbereidings- en deelnemingsschema Het personeelslid dat als voorzitter, bijzitter of (adjunct- )secretaris van een stembureau of stemopnemingsbureau werkt bij de verkiezingen, krijgt dienstvrijstelling: - de dag van de verkiezingen, als hij dan moest werken; - de eerstvolgende werkdag na de verkiezingen, mits afgezien wordt van het presentiegeld. - Voor de topsporter/begeleider: Het personeelslid dat onbezoldigd topsporter of hun begeleider is kan dienstvrijstelling krijgen voor bepaalde sportmanifestaties waarvan de maximumduur vastgesteld is op 90 werkdagen per jaar. De lijnmanager van het personeelslid beslist over de toekenning van de dienstvrijstelling, na het advies te hebben ingewonnen van de bevoegde lijnmanager binnen het beleidsdomein voor de sport - Voor het internationaal jurylid: Voor het internationale jurylid geldt een maximum van Arbeidsreglement Departement Landbouw en Visserij pagina 22 van 31

27 - voor het internationaal jurylid: verklaring op erewoord dat de deelname aan de sportmanifestatie waarvoor dienstvrijstelling wordt gevraagd, onbezoldigd is; verklaring van de bevoegde instantie dat hij/zij geselecteerd is als internationaal jurylid werkdagen per jaar. De lijnmanager van het personeelslid beslist over de toekenning van de dienstvrijstelling, na het advies te hebben ingewonnen van de bevoegde lijnmanager binnen het beleidsdomein voor de sport Onbezoldigde begeleiding/bijstand van gehandicapten/zieken tijdens vakantiereizen en verblijven in binnen- en buitenland Deelname aan wervingsexamens, bevorderings- en overgangsexamens binnen de Vlaamse overheid Oproeping door het gerecht t als getuige of als gezworene Oproeping door het Bestuur van de Medische expertise Medisch onderzoek bij de diensten van de diensten van de Vlaamse Regering (in het kader van arbeidsgeneeskunde) - medisch attest m.b.t. de arbeidsongeschiktheid van de gehandicapte/zieke - attest van deelname aan reis/verblijf, afgegeven door de organiserende vereniging Aanwezigheidsattest examen Oproepingsbrief Oproepingsbrief Bewijs van aanwezigheid. Bovendien wordt na het onderzoek, het resultaat ervan bezorgd aan het Gemeenschappelijk Dienstencentrum Personeelsadministratie. Het personeelslid kan dienstvrijstelling krijgen voor de onbezoldigde inzet bij het begeleiden en bijstaan van gehandicapten en zieken tijdens de voor deze personen georganiseerde vakantiereizen en verblijven in het binnen- of buitenland a rato van de helft van het aantal te besteden verlofdagen met een maximum van 5 werkdagen per jaar. Dienstvrijstelling voor de duur van het examen en de verplaatsing als het examen tijdens de diensturen valt. Vergoeding verplaatsing conform binnenlandse dienstreizen, zie omzendbrief DVO/BZ/P&O/2007/6 Dienstvrijstelling voor de benodigde duur Dienstvrijstelling voor de benodigde duur Dienstvrijstelling voor de duur van het medisch onderzoek en de verplaatsing Oproeping door statutaire raden en Oproepingsbrief Dienstvrijstelling voor de Arbeidsreglement Departement Landbouw en Visserij pagina 23 van 31

28 commissies Getuigenis of hulpverlening bij ongevallen op de weg naar het werk Medische behandeling als slachtoffer van een arbeidsongeval of van een ongeval op de weg van of naar het werk Deelname aan de officiële sportdag voor de Vlaamse ambtenaren, als de aanwezigheid ter plaatse wordt vastgesteld Erewoordverklaring Medisch attest Deelnemersattest benodigde duur Dienstvrijstelling voor de benodigde duur Dienstvrijstelling voor de benodigde duur Dienstvrijstelling voor 1 dag Deelname aan sociaal-culturele culturele en sportieve activiteiten Het bereiken van de wettelijke pensioenleeftijd begeleiding van een familielid eerste graad naar ziekenhuis Verklaring/vraag Medisch attest Dienstvrijstelling, na goedkeuring door de directieraad, voor 1 uur/week, tenzij anders vermeld Dienstvrijstelling vanaf de datum waarop men de wettelijke pensioenleeftijd bereikt, tot het einde van de maand Moet zo veel mogelijk worden gepland buiten de diensturen. Indien niet mogelijk buiten de diensturen, kan toelating aangevraagd worden aan leidinggevende. Afwezigheid voor de duur van het onderzoek + verplaatsing wordt toegestaan, maar moet worden ingehaald. Toelating wordt meegedeeld op DR Medische check-up 50+ personeelsleden Medisch attest Dienstvrijstelling wordt voor maximum een halve werkdag (3u48) toegestaan. Deze dienstvrijstelling moet op voorhand aangevraagd en goedgekeurd worden in Vlimpers ("Dienstvr. Andere") Arbeidsreglement Departement Landbouw en Visserij pagina 24 van 31

29 Raadpleging van de v.z.w. Sociale Dienst van de Vlaamse Gemeenschap Afwezigheid moet niet worden ingehaald Inbrengen als dienstreis binnenland in Vlimpers Bijwonen begrafenis collega of familielid van collega tot in de 1ste graad op een werkdag Inbrengen als dienstreis binnenland in Vlimpers 13. MUZIEK OP DE WERKVLOER Muziek op de werkvloer is verboden, tenzij met hoofdtelefoon. 14. ADRES INSPECTIEDIENSTEN De adressen van de Arbeidsinspectie (Toezicht op de Sociale Wetten en Toezicht op het Welzijn op het Werk) en van de Sociale Inspectie zijn opgenomen in bijlage FACULTATIEVE VERMELDINGEN 15.1 DEONTOLOGISCHE CODE De deontologische code moet door ieder personeelslid gerespecteerd worden en is terug te vinden in de Omzendbrief BZ 2011/6 van 6 juli 2011 betreffende de deontologische code voor de personeelsleden van de Vlaamse overheid, zoals tot op heden gewijzigd en gewijzigd zal worden. De personeelsleden van het Departement Landbouw en Visserij belast met uitvoering van controles ter plaatse bij landbouwers, tuinbouwers, vissers of operatoren moeten de gedragscode voor personeelsleden Arbeidsreglement Departement Landbouw en Visserij pagina 25 van 31

30 van het departement bij de uitoefening van een controletaak respecteren (zie bijlage 3), zoals tot op heden gewijzigd en gewijzigd zal worden. Deze gedragscode is te raadplegen op het LV-portaal PLAATS- EN TIJDSONAFHANKELIJK WERKEN De afspraken inzake plaats- en tijdsonafhankelijk werken zijn terug te vinden in Dienstorder Dept. LV/2015/3, die op het LV-portaal te raadplegen is WAGENREGLEMENT VOOR DIENSTWAGENS De afspraken inzake het gebruik van dienstwagens zijn terug te vinden in het wagenreglement. De automatische voortgangscontrole via het GPS-opvolgingssysteem is in dit document geïntegreerd. Het wagenreglement gekoppeld aan een functie (zie bijlage 4) is te raadplegen op het LV-portaal PRAKTISCHE GEDRAGSCODE VOOR HET GEBRUIK VAN INFORMATIESYSTEMEN De personeelsleden van het Departement Landbouw en Visserij moeten de praktische gedragscode voor het gebruik van informatiesystemen (zie bijlage 5), zoals die zal worden gewijzigd of vervangen, respecteren. Deze gedragscode is te raadplegen op het LV-portaal. 16. PLAATS WAAR HET ARBEIDSREGLEMENT KAN GERRAADPLEEGD WORDEN Aanplakking: Het arbeidsreglement wordt op een zichtbare en toegankelijke plaats (infobord) uitgehangen in ieder gebouw waar personeelsleden van de betrokken entiteit zijn tewerkgesteld. Intranet: Het arbeidsreglement kan op elektronische wijze geraadpleegd worden op sharepoint onder de link: of op het LV-Portaal. Internet: Datum van inwerkingtreding: 1 februari 2016 Voor de werkgever, Arbeidsreglement Departement Landbouw en Visserij pagina 26 van 31

31 Jules Van Liefferinge Secretaris-generaal Arbeidsreglement Departement Landbouw en Visserij pagina 27 van 31

32 Arbeidsinspectie Toezicht op de Sociale Wetten DIRECTIE AALST R.A.C. De Pupillen Graanmarkt Aalst Tel.: Fax: tsw.aalst@werk.belgie.be Ambtsgebied: Aalst, Brakel, Denderleeuw, Erpe-Mere, Geraardsbergen, Haaltert, Herzele, Horebeke, Kluisbergen, Kruishoutem, Lede, Lierde, Maarkedal, Ninove, Oudenaarde, Ronse, Sint-Lievens- Houtem, Wortegem-Petegem, Zingem, Zottegem en Zwalm DIRECTIE ANTWERPEN Theater Building Italiëlei 124 bus Antwerpen Antwerpen 1 Tel.: Fax: tsw.antwerpen1@werk.belgie.be Antwerpen 2 Tel.: Fax: tsw.antwerpen2@werk.belgie.be Antwerpen 3 Tel.: Fax: tsw.antwerpen3@werk.belgie.be Ambtsgebied : Antwerpen, Berendrecht, Lillo, Zandvliet, Berchem, Edegem, Ekeren, Kapellen, Kontich en Stabroek, Borgerhout, Brasschaat, Brecht, Essen, Kalmthout, Merksem, Schoten en Wuustwezel, Boechout, Borsbeek, Deurne, Malle, Ranst, Schilde, Wijnegem, Wommelgem, Zandhoven en Zoersel Aartselaar, Boom, Hemiksem, Hoboken, Hove, Lint, Mortsel, Niel, Rumst, Schelle, Wilrijk en Zwijndrecht DIRECTIE BRUGGE Breidelstraat Brugge Brugge - Oost Tel.: Fax: tsw.brugge-oost@werk.belgie.be

33 Brugge - West Tel.: Fax: tsw.brugge-west@werk.belgie.be Ambtsgebied: Alveringem, Beernem, Blankenberge, Brugge, Damme, Jabbeke, Knokke-Heist, Oostkamp, Torhout, Zedelgem en Zuienkerke Bredene, De Haan, De Panne, Diksmuide, Gistel, Houthulst, Ichtegem, Koekelare, Koksijde, Kortemark, Lo-Reninge, Middelkerke, Nieuwpoort, Oostende, Oudenburg en Veurne DIRECTIE BRUSSEL Ernest Blerotstraat Brussel Tel.: (Permanentie N en F) Fax: tsw.brussel@werk.belgie.be - cls.bruxelles@emploi.belgique.be Ambtsgebied: het administratief arrondissement Brussel. DIRECTIE GENT Savaanstraat 11/ Gent Gent - West Tel.: Fax: tsw.gent-west@werk.belgie.be Ambtsgebied: Aalter, De Pinte, Deinze, Eeklo, Gavere, Gent, Kaprijke, Knesselare, Lovendegem, Maldegem, Nazareth, Nevele, Sint-Laureins, Sint-Martens-Latem, Waarschoot, Zomergem en Zulte Gent - Oost Tel.: Fax: E-mai : tsw.gent-oost@werk.belgie.be Attaché-directiehoofd : Arlette Boeckx Ambtsgebied : Assenede, Destelbergen, Evergem, Gent, Laarne, Lochristi, Melle, Merelbeke, Moerbeke-Waas, Oosterzele, Wachtebeke, Wetteren en Zelzate DIRECTIE HALLE-VILVOORDE d'aubreméstraat Vilvoorde Halle-Vilvoorde 1 Tel.: Fax: tsw.halle-vilvoorde1@werk.belgie.be Halle-Vilvoorde 2 Tel.: Fax:

34 Ambtsgebied: Hoeilaart, Drogenbos, Linkebeek, Sint-Genesius-Rode,Vilvoorde, Steenokkerzeel, Machelen, Grimbergen, Kapelle-op-den-Bos, Kampenhout, Zaventem, Luchthaven, Kraainem, Wezembeek-Oppem, Zemst en Overijse Halle, Herne, Bever, Galmaarden, Sint-Pieters-Leeuw, Beersel, Pepingen, Dilbeek, Asse, Ternat, Opwijk, Lennik, Gooik, Roosdaal, Liedekerke, Wemmel, Merchtem, Affligem, Londerzeel en Meise Openingsuren: Maandag en vrijdag van 9u tot 12u Woensdag van 9u tot 17u, zonder onderbreking Buiten deze uren: op afspraak DIRECTIE HASSELT TT14 Sint-Jozefsstraat Hasselt Tel.: Fax: Ambtsgebied: Beringen, Bocholt, Diepenbeek, Gingelom, Halen, Ham, Hamont-Achel, Hasselt, Hechtel-Eksel, Herk-de-Stad, Heusden-Zolder, Houthalen-Helchteren, Leopoldsburg, Lommel, Lummen, Neerpelt, Nieuwerkerken, Overpelt, Peer, Sint-Truiden, Tessenderlo en Zonhoven. DIRECTIE KORTRIJK IJzerkaai Kortrijk Tel.: Fax: Ambtsgebied: Anzegem, Avelgem, Deerlijk, Harelbeke, Kortrijk, Kuurne, Lendelede, Menen, Spiere- Helkijn, Waregem, Wervik, Wevelgem en Zwevegem DIRECTIE LEUVEN Federaal administratief centrum Philipssite 3A - bus Leuven Tel.: Fax: tsw.leuven@werk.belgie.be Ambtsgebied : Aarschot, Begijnendijk, Bekkevoort, Bertem, Bierbeek, Boortmeerbeek, Boutersem, Diest, Geetbets, Glabbeek, Haacht, Herent, Hoegaarden, Holsbeek, Huldenberg, Keerbergen, Kortenaken, Kortenberg, Landen, Leuven, Linter, Lubbeek, Oud Heverlee, Rotselaar, Scherpenheuvel-Zichem, Tervuren, Tielt-Winge, Tienen, Tremelo en Zoutleeuw DIRECTIE MECHELEN Louizastraat Mechelen Tel.: Fax:

35 Ambtsgebied: Berlaar, Bonheiden, Bornem, Duffel, Heist-op-den-Berg, Lier, Mechelen, Nijlen, Putte, Puurs, Sint-Amands, Sint-Katelijne-Waver en Willebroek. DIRECTIE ROESELARE Kleine Bassinstraat Roeselare Tel.: Fax: Ambtsgebied: Ardooie, Dentergem, Heuvelland, Hooglede, Ieper, Ingelmunster, Izegem, Langemark- Poelkapelle, Ledegem, Lichtervelde, Mesen, Meulebeke, Moorslede, Oostrozebeke, Pittem, Poperinge, Roeselare, Ruislede, Staden, Tielt, Vleteren, Wielsbeke, Wingene en Zonnebeke DIRECTIE SINT-NIKLAAS Kazernestraat 16 - blok C 9100 Sint-Niklaas Tel.: Fax: tsw.sint-niklaas@werk.belgie.be Ambtsgebied: Berlare, Beveren-Waas, Buggenhout, Dendermonde, Hamme, Kruibeke, Lebbeke, Lokeren, Sint-Gillis-Waas, Sint-Niklaas, Stekene, Temse, Waasmunster, Wichelen en Zele DIRECTIE TONGEREN E. Jaminéstraat Tongeren Tel.: of Fax: tsw.tongeren@werk.belgie.be Ambtsgebied: Alken, As, Bilzen, Borgloon, Bree, Dilsen-Stokkem, Genk, Heers, Herstappe, Hoeselt, Kinrooi, Kortessem, Lanaken, Maaseik, Maasmechelen, Meeuwen-Gruitrode, Opglabbeek, Riemst, Tongeren, Voeren, Wellen en Zutendaal DIRECTIE TURNHOUT Warandestraat Turnhout Tel.: Fax: tsw.turnhout@werk.belgie.be Ambtsgebied: Arendonk, Baarle-Hertog, Balen, Beerse, Dessel, Geel, Grobbendonk, Herentals, Herenthout, Herselt, Hoogstraten, Hulsthout, Kasterlee, Laakdal, Lille, Meerhout, Merksplas, Mol, Olen, Oud-Turnhout, Ravels, Retie, Rijkevorsel, Turnhout, Vorselaar, Vosselaar en Westerlo DIRECTIE VERVOER MECHELEN Louizastraat 1A 2800 Mechelen

36 Tel.: Fax: VERSIE WEBSITE

37 6 Toezicht op het Welzijn op het Werk DIRECTIE ANTWERPEN Theater Building Italiëlei 124 bus Antwerpen Tel.: Fax: Ambtsgebied: provincie Antwerpen DIRECTIE BRUSSEL Ernest Blerotstraat Brussel Tel.: Fax: tww.brussel@werk.belgie.be - cbe.bruxelles@emploi.belgique.be Ambtsgebied: het Brusselse Hoofdstedelijke Gewest DIRECTIE LIMBURG - VLAAMS-BRABANT Koning Albertstraat 16B 3290 Diest Tel.: Fax: tww.limburg.vlaamsbrabant@werk.belgie.be Ambtsgebied: provincie Limburg en Vlaams-Brabant DIRECTIE OOST-VLAANDEREN Ketelvest 26/ Gent Tel.: Fax: tww.oost-vlaanderen@werk.belgie.be Ambtsgebied: provincie Oost-Vlaanderen DIRECTIE WEST-VLAANDEREN Breidelstraat Brugge Tel.: Fax: tww.west-vlaanderen@werk.belgie.be Ambtsgebied: provincie West-Vlaanderen VERSIE WEBSITE:

38 7 SOCIALE INSPECTIE DIRECTIE GENERAAL SOCIALE INSPECTIE Kruidtuinlaan 50, bus Brussel Tel.: 02/ of 02/ Fax: 02/ of 02/ REGIO BRUSSEL HOOFDSTAD Kruidtuinlaan 50, bus Brussel Tel.: 02/ Fax: 02/ of 02/ REGIO ANTWERPEN Antwerp Italiëlei 124 bus 63 (15e verdieping) 2000 Antwerpen Tel.: 03/ Fax: 03/ Mechelen Louizastraat 1A 2800 Mechelen Tel.: 015/ Fax: 015/ Turnhout Warandestraat Turnhout Tel.: 014/ REGIO BRUSSEL VLAAMS-BRABANT Brussel Kruidtuinlaan 50, bus Brussel Tel.: 02/ Fax: 02/ of 02/ Leuven Philipssite 3a bus Leuven Tel.: 016/ REGIO LIMBURG St-Jozefstraat 10 bus 8.1 en Hasselt Tel. : 011/ Fax : 011/

39 8 REGIO OOST - VLAANDEREN Ketelvest 26 / GENT Tel. : 09/ Fax: 09/ REGIO WEST - VLAANDEREN Brugge Oude Gentweg 75c 8000 Brugge Tel.: 050/ Fax: 050/ Kortrijk Ijzerkaai Kortrijk Tel.: 056/ VERSIE 17 FEBRUARI 2011 WEBSITE:

40 Bijlage 2 Contactpersonen psychosociale risico s op het werk contactpersonen Spreekbuis, een luisterend oor bij werkconflicten Telefonisch meldpunt Voor advies en melding Te bereiken via: Tel (gratis) spreekbuis@vlaanderen.be 24/24 bereikbaar Nathalie De Cooman Koning Albert II-laan 35, bus Brussel nathalie.decooman@lv.vlaanderen.be Tel Frederic Vanwingene Koningin Maria Hendrikaplein 70, bus Gent frederic.vanwingene@lv.vlaanderen.be Tel: De interne vertrouwenspersonen Ilse Maes Lange Kievitstraat , bus Antwerpen ilse.maes@lv.vlaanderen.be Tel Inse Jehaes Koning Albert II-laan 35, bus Brussel inse.jehaes@lv.vlaanderen.be Tel Jonathan Willems Koning Albert I-laan 1/2, bus Sint-Michiels - Brugge jonathan.willems@lv.vlaanderen.be Tel De centrale vertrouwenspersonen Edda Callebaut Gabriela Necula Wim Vanmol Ann Gevaert De centrale vertrouwenspersonen zijn te

41 Bijlage 2 De preventieadviseurs Psychosociaal Welzijn Interne preventiedienst: bereiken op het nummer Annemie Lagrain Preventieadviseur psychosociaal welzijn Vlaamse overheid Departement Bestuurszaken Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming Boudewijnlaan 30, bus Brussel Tel Gsm annemie.lagrain@bz.vlaanderen.be Sofie Nuyts Preventieadviseur psychosociaal welzijn Vlaamse overheid Departement Bestuurszaken Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming Boudewijnlaan 30, bus Brussel Tel Gsm sofie.nuyts@bz.vlaanderen.be Undine Korthout Preventieadviseur psychosociaal welzijn Vlaamse overheid Departement Bestuurszaken Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming Boudewijnlaan 30, bus Brussel Tel Undine.korthout@lv.vlaanderen.be Externe preventiedienst: preventieadviseur bereikbaar: maandag tot vrijdag van 9.00 tot uur Els Coussement Preventieadviseur psychosociale aspecten Toezicht op het Welzijn op het Werk (TWW) Arbeidsinspectie IDEWE Departement psychosociale aspecten Esplanade 1 bus Brussel Adressen zie bijlage 1

42 Bijlage 2 Arbeidsauditeur en correctionele rechtbank Adressen op te vragen bij uw preventieadviseur psychosociale aspecten

43 Gedragscode voor het personeelslid belast met de controle ter plaatse Departement Landbouw en Visserij Het personeelslid belast met de uitvoering van controletaken van het Departement Landbouw en Visserij is zich ervan bewust dat tijdens de uitvoering van een controle ter plaatse bij landbouwers of operatoren, onverminderd de deontologische code voor personeelsleden van de diensten van de Vlaamse Regering en de dienstinstructies 1 binnen zijn entiteit, de volgende principes gelden: Als personeelslid belast met de controle ter plaatse neem ik een correcte houding aan bij het aanmelden van de controle. Voorafgaand aan elke controle ter plaatse, tenzij overeenkomstig de dienstinstructie de aanwezigheid van de betrokkene tijdens de controle niet vereist is, stel ik mij voor aan de verantwoordelijke of afgevaardigde van het gecontroleerde bedrijf en vertoon daarbij op eenvoudig verzoek mijn legitimatiebewijs Waar het verplicht is, laat ik mij inschrijven aan het onthaal. 2 Ik licht vervolgens toe waarom, waar en hoe de controle zal worden uitgevoerd. Ik meld voor welke controleactiviteiten bijstand van de verantwoordelijke of afgevaardigde vereist is 3. Wanneer de gecontroleerde verzoekt om de controle op een ander ogenblik uit te voeren en hij hiervoor duidelijk gegronde redenen heeft, verleen ik, binnen de mogelijkheden van de geldende dienstinstructies, uitstel van controle 4. De omstandigheden en de redenen hiervoor worden duidelijk gerapporteerd in het controleverslag. Indien mogelijk verzamel ik daartoe de nodige bewijzen of doe ter plaatse de nodige vaststellingen. Ik neem desnoods bewarende maatregelen zodanig dat een volwaardige controle mogelijk blijft. In de uitvoering van mijn controletaak waarborg ik de gelijke behandeling van de gecontroleerde personen of bedrijven. Ik verricht geen controles bij personen waarmee ik een familieband of een zakelijke relatie heb. Ik stel mij eerlijk, onafhankelijk, onpartijdig en onbevooroordeeld op bij de controle. Ik let er in alle omstandigheden op dat ik beleefd, hoffelijk en respectvol blijf en verlies nooit de menselijke en de psychologische aspecten van mijn contact met de gecontroleerde uit het oog. Dit sluit niet uit dat ik streng optreed in de gevallen waarin dit verantwoord of vereist is. Ik maak als personeelslid belast met de uitvoering van de controle ter plaatse een weloverwogen gebruik van de mij toegekende onderzoek - en controlerechten. Ik sta ervoor in dat de controle aan het nagestreefde doel beantwoordt en dat ze geen disproportionele last voor het gecontroleerde bedrijf en voor de bedrijfsvoering veroorzaakt. Om die reden zorg ik er voor dat ik terdege voorbereid aan de controle begin. De ingezette controlemaatregelen staan in verhouding tot de beoogde doelstelling van de controle. 1 Uitzondering voor de controleurs van de karkasclassificatie: hierbij wordt naast een dienstinstructie ook ieder ander afsprakendocument bedoeld. 2 Uitzondering voor de controleurs van de karkasclassificatie: de controleur dient zich bij aankomst niet aan te melden voor een controle, dit kan ook na de controle. 3 Uitzondering voor controleurs van opleidingen: de controleur verstoort minimaal de les. De controleur laat het van de omstandigheden afhangen of hij zich kenbaar maakt of niet. 4 Uitzondering voor controleurs van opleidingen Gedragscode departement 2015

44 Als personeelslid belast met de uitvoering van de controle ter plaatse zie ik er op toe dat overheidsmiddelen nodig voor de uitvoering van de controles op een rationele en efficiënte wijze worden ingezet en dat verspilling van middelen in elk geval wordt vermeden. Ik zorg er tevens voor geen indruk van partijdigheid op te wekken. In dit verband maak ik bij de gecontroleerde enkel gebruik van officieel materiaal (vb. geen materiaal (papier, balpen, ) met de naam of het logo van derden gebruiken). Ik maak geen onnodig gebruik van uitrusting en lokalen van de gecontroleerde. Ik blijf steeds zakelijk en verleen geen individuele adviezen over de materie waarin ik mijn controletaak uitvoer. Ik beperk mij tot het vaststellen en noteren van de feiten en, op verzoek, het geven van algemene toelichting en voorlichting van de toepasselijke regelgeving en procedures. Wanneer de gecontroleerde om informatie verzoekt, bezorg ik die hem op duidelijk objectieve en neutrale wijze of verwijs ik hem door naar de bevoegde diensten. Indien ik mijn persoonlijk standpunt of kritiek wens toe te voegen, moet het voor de gecontroleerde duidelijk zijn dat ik enkel in eigen naam spreek. 5 Ik respecteer het vertrouwelijk karakter van de informatie die ik tijdens de controle ter plaatse verzamel. Ik ga hiermee steeds discreet om en gebruik deze informatie niet om enig onrechtmatig voordeel te verkrijgen. Ik maak van tegenwerkingen, onregelmatigheden en bedreigingen tegen mijn persoon of mijn goederen steeds melding in het controleverslag en bij mijn hiërarchische overste. Ik heb de mogelijkheid om ongewenst gedrag door externen te laten opnemen in het klachtenregister (registratie voor feiten veroorzaakt door derden, het gaat om verbaal of fysiek geweld, pesterijen, ongewenst seksueel gedrag of dreiging met zelfmoord). Ik vraag, indien mogelijk in overleg met mijn hiërarchische overste, bijstand van de lokale of de federale politie wanneer de controle ter plaatse moeilijk of onmogelijk gemaakt wordt door de houding of de verwachte houding van de gecontroleerde of van derden. Ik voer de controleprocedures correct uit en verdedig hierbij steeds het belang van de administratie. Ik zie het wel als mijn plicht, mijn eigen bemerkingen en/of suggesties, die het verloop, de effectiviteit, de efficiëntie of afhandeling van de controles kunnen helpen optimaliseren, mee te delen aan mijn overste. Als iemand van de pers met mij contact opneemt over dienstaangelegenheden, dan verwijs ik hem of haar naar het personeelslid dat binnen mijn administratie is aangesteld als woordvoerder. Dat neemt niet weg dat ik in de pers een persoonlijk standpunt mag vertolken. Ik maak dan wel duidelijk dat ik in eigen naam spreek. Ik draag er zorg voor dat mijn werkkleding aangepast is aan de omstandigheden van de controle, maar niettemin steeds verzorgd en conform de bedrijfshygiëne van de te controleren sector. Ik neem de voorgeschreven hygiënemaatregelen in acht die nodig zijn om ziekte-insleep of besmetting te voorkomen. Ik let erop tijdens de controletaak dat ik geen onnodige risico s neem op het gebied van arbeidsveiligheid en dat ik de voorziene beschermingskledij draag. Ik zal geen acties uitvoeren waarvoor ik niet bevoegd ben, zoals bijvoorbeeld het besturen van bedrijfseigen voertuigen. Ik meld aan mijn overste wanneer om veiligheidsredenen de aanwezigheid van een collega-controleur vereist is. 5 Uitzondering voor de controleurs van de karkasclassificatie: De aanpak van controle is in eerste instantie stimulerend en biedt ondermeer de mogelijkheid tot het verlenen van individuele adviezen. Gedragscode departement 2015

45 Ik stel de gecontroleerde er van op de hoogte dat de controle in veilige omstandigheden en conform de arbeidsveiligheidsregelgeving moet gebeuren: Ik meld dat het te onderzoeken materiaal gemakkelijk toegankelijk moet zijn en dat geschikte en veilige hulpmiddelen ter beschikking moeten zijn; Ik meld dat de te controleren dieren op een veilige manier moeten kunnen benaderd worden; Ik meld dat alle percelen en bedrijfsruimten op een veilige manier toegankelijk moeten zijn; Wanneer ik alleen risicovolle bedrijfsruimtes bezoek meld ik dit aan de verantwoordelijken van het te controleren bedrijf om te vermijden dat ik ingesloten raak en ingeval van calamiteiten kan geëvacueerd worden Om mijn objectiviteit niet in het gedrang te brengen of om mij niet tot een wederdienst te laten verplichten, weiger ik beleefd, maar formeel, elk geschenk en ander voordeel of in te gaan op ieder voorstel dat mij wordt aangeboden. Ik ontvang geen relatiegeschenken tenzij dit past in het kader van een normale professionele verhouding én in het teken staat van het algemeen belang van de organisatie. Indien ik een relatiegeschenk aanvaard of op een uitnodiging van een gecontroleerde inga, meld ik dit steeds aan mijn hiërarchisch overste. Het voorgaande betreft niet aangeboden koffie, thee en frisdranken. Tijdens de controle ter plaatse: rook ik niet op plaatsen waar dit niet gewenst of verantwoord is; gebruik ik geen alcoholische dranken; Bij het afsluiten van de controle ter plaatse stel ik de gecontroleerde steeds in kennis, desnoods schriftelijk, van de gedane vaststellingen en noteer letterlijk de opmerkingen of bemerkingen die daarbij worden gemaakt. Ik geef in de mate van het mogelijke aan wat de gevolgen van de uitgevoerde controle kunnen zijn, zonder op de uiteindelijke beslissing vooruit te lopen. Ik deel hem mee hoe hij zal worden geïnformeerd over de resultaten van de controle. 6 Wanneer dit mogelijk is, maak ik het originele controleverslag in het bijzijn van de gecontroleerde op en laat het door alle betrokken partijen dateren en ondertekenen. 7 Indien de betrokkene niet wenst te ondertekenen, maak ik hiervan uitdrukkelijk melding op het controleverslag. Ik verschaf steeds een afschrift van het controleverslag aan de gecontroleerde of verstuur het hem nadien per post. Voor zover dit in de instructies voorzien is, deel ik de gecontroleerde via het controleverslag mee hoe er bezwaar kan aangetekend worden wanneer hij/zij niet akkoord gaat met de controleresultaten. 6 Uitzondering voor de controleurs van de karkasclassificatie en van opleidingen: het noteren en meedelen van vastgestelde zaken wordt uitgevoerd conform de afspraken gemaakt binnen de entiteit. 7 Uitzondering voor de controleurs van de karkasclassificatie en van opleidingen: het opmaken van controledocumenten, rapporten of verslagen wordt uitgevoerd conform de afspraken gemaakt binnen de entiteit. Gedragscode departement 2015

46 Onderwerp: Toewijzen van een voertuig van het Departement Landbouw en Visserij en uitlenen van een dienstwagen op het hoofdbestuur van het Departement Landbouw en Visserij Identificatiecode: Bijlage 4 AR Datum: 1/01/2016 Referentie: Bestemming: Correspondent: Motivering: BIJ_ _poolwagens_versie1 Alle personeelsleden van het Departement Landbouw en Visserij Isabel Maene Om het reserveren en gebruiken van een dienstwagen van het hoofdbestuur in goede banen te leiden, is het noodzakelijk dat we daarover afspraken maken. Inhoudstafel: 1 Doel van deze dienstorder Definitie dienstvoertuig / dienstreis Huur of aangekochte wagen Geldigheid en voorwaarden van wijziging Administratie en beheer Het toewijzen van een voertuig Criteria van toewijzing Bestelling van het voertuig Vervanging van het voertuig Wijzigingen in het voertuig 5 7 Gebruik van het voertuig Ontvangst van een nieuw voertuig Voortgangscontrole van het gebruik Zorgvuldig gebruik Onderhoud en herstellingen Banden Pechverhelping Brandstof Verzekering Procedure bij een ongeval Procedure bij diefstal of poging tot diefstal Boetes en diverse kosten Privégebruik Toestemming voor privégebruik en de gevolgen ervan Fiscaliteit bij privégebruik van dienstvoertuigen Privé-verplaatsingen in het buitenland Schorsing of verbreking van het recht op het dienstvoertuig Inlevering van het voertuig 11 8 Het reserveren van een dienstwagen voor het zelfstandig personenvervoer Beschikbare wagens Voorwaarden gebruik van de dienstwagen Aanvragen van de dienstwagen Afhalen van de dienstwagen 13

47 8.5 Het terugbrengen van de dienstwagen Wat te doen ingeval ongeval /schade 13 9 Het aanvragen van goederenvervoer Afspraken Aanvragen van goederenvervoer Toepassingsmodaliteiten Bijlage 1 Lijst van personen die toestemming hebben om een dienstvoertuig () te gebruiken voor privéverkeer Bijlage 2 Model van wagenfiche Bijlage 3 Privacy policy van het Departement Landbouw en Visserij voor het GPS-lokalisatiesysteem DOEL VAN DEZE BIJLAGE AAN ARBEIDSREGLEMENT Om het reserveren en gebruiken van een dienstwagen van het hoofdbestuur in goede banen te leiden, is het noodzakelijk dat we daarover afspraken maken. Deze bijlage heeft tot doel een antwoord te bieden op de meest gestelde vragen over toewijzing, beheer en gebruik van de ter beschikking gestelde voertuigen, en de rechten en verplichtingen uiteen te zetten die daaruit voortvloeien voor de werknemers. Uiteraard geeft de terbeschikkingstelling van een voertuig in geen enkel geval een eigendomsrecht of een zakelijk recht op het voertuig aan de werknemer. De werknemer verbindt zich ertoe om het voertuig op eenvoudig verzoek in te leveren bij de entiteit, in perfecte staat en voorzien van alle accessoires en documenten die in de dienstwagen aanwezig waren bij de terbeschikkingstelling. pagina 2 van 21 Titel van het document

48 DEEL I : HET WAGENREGLEMENT 2 DEFINITIE DIENSTVOERTUIG / DIENSTREIS Een dienstvoertuig is een werkinstrument dat ter beschikking wordt gesteld om de werknemer dienstreizen te laten uitvoeren als andere vervoersmogelijkheden zoals de fiets en het openbaar vervoer, geen optie zijn. De dienstwagen mag niet gebruikt worden voor privé-verplaatsingen. Onder een dienstreis kan worden begrepen: de uitvoering van taken, zoals bepaald in de functieomschrijving; een verplaatsing van de woonplaats of de standplaats naar zeer verscheiden bestemmingen in opdracht of op uitnodiging van de bevoegde hiërarchische meerdere van het personeelslid; een verplaatsing van de woonplaats of de standplaats naar een werkplaats die niet de vaste plaats van tewerkstelling is; woon-werkverkeer met een dienstwagen om redenen van kortere afstand of tijd tussen de bestemming van de dienstopdracht en de woonplaats, of in het kader van een gereglementeerde interventietaak, na schriftelijke toestemming van de hiërarchische meerdere. De verplaatsing van de woonplaats naar een vaste plaats van tewerkstelling wordt als woonwerkverkeer beschouwd en is daarom privé-verkeer. Woon-werkverkeer en ander privé-verkeer kan enkel door de personen voor wie dit in deze dienstinstructie uitdrukkelijk is bepaald. (tabel als bijlage 1) en als dat conform de personeelsregelgeving is. De werkgever en de gebruiker van het voertuig dragen daarvoor de parafiscale en fiscale gevolgen. Volgend gebruik van een dienstwagen wordt niet als privégebruik beschouwd: Als een werknemer die belast is met een avonddienst of een weekenddienst, met een dienstvoertuig naar huis rijdt om dringende taken onmiddellijk te kunnen uitvoeren, wordt dat niet beschouwd als privégebruik van het dienstvoertuig. Functioneel of toevallig privégebruik van een dienstvoertuig, evenmin als het occasionele gebruik in geval van zeer vroege of zeer late dienstopdrachten van een werknemer die op andere dagen gebruikmaakt van het openbaar vervoer of van een privé-voertuig Titel van het document pagina 3 van 21

49 3 HUUR OF AANGEKOCHTE WAGEN Om financiële en functionele redenen worden dienstvoertuigen aangekocht of gehuurd. De manier waarop een voertuig is verzekerd, kan daardoor verschillen. In ieder voertuig ligt een wagenfiche (bijlage 2), waarin de verzekeringssituatie voor dat specifieke voertuig is opgenomen 4 GELDIGHEID EN VOORWAARDEN VAN WIJZIGING Deze dienstorder geldt voor elke gebruiker van een dienstvoertuig dat ter beschikking gesteld wordt door het Departement Landbouw en Visserij. De werknemer wordt geacht deze dienstorder te kennen. Het Departement Landbouw en Visserij behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen aan deze dienstorder en verbinden zich ertoe die wijzigingen te communiceren. 5 ADMINISTRATIE EN BEHEER Om het beheer van het wagenpark adequaat te kunnen organiseren dienen er een aantal rollen te worden toegekend. Het gaat om een wagenbeheerder, een rol die binnen LV worden opgenomen en daarom verder de wagenbeheerder LV wordt genoemd. Deze rol wordt in de praktijk ingevuld door de coördinatoren van de buitendiensten voor wat de buitendiensten betreft en de facilitair coördinator voor wat het hoofdbestuur betreft. De rol van wagenparkbeheerder wordt opgenomen binnen het Facilitair Bedrijf (HFB) en wordt dus verder wagenparkbeheerder HFB genoemd. Het Facilitair Bedrijf (HFB), Team Facilitair Beheer en IT-ondersteuning staat in voor het wagenparkbeheer, met name het administratief, financieel en contractbeheer van de voertuigen. Op de wagenfiche zijn de gegevens opgenomen van de contactpersoon van het HFB die verantwoordelijk is voor het wagenparkbeheer, verder wagenparkbeheerder HFB genoemd. De wagenbeheerder LV neemt het dagelijkse beheer op zich (onderhoud, keuring, ) en is verantwoordelijk voor het operationele gebruik van de dienstvoertuigen en de juiste toepassing van het beleid hierop. De wagenbeheerder LV deelt alle wijzigingen inzake het wagenparkbeheer mee aan de wagenparkbeheerder HFB, via Een werknemer kan contact opnemen met de wagenbeheerder LV of wagenparkbeheerder HFB als hij vragen heeft over een dienstvoertuig. De contactgegevens van de wagenparkbeheerder HFB en wagenbeheerder LV zijn vermeld op de wagenfiche die zich in het voertuig bevindt. pagina 4 van 21 Titel van het document

50 6 HET TOEWIJZEN VAN EEN VOERTUIG 6.1 CRITERIA VAN TOEWIJZING Het Departement Landbouw en Visserij bepaalt voor elke werknemer afzonderlijk of hij recht heeft op het gebruik van een dienstvoertuig. De toekenning van een voertuig vloeit niet automatisch voort uit een functie. De keuze van het dienstvoertuig is afhankelijk van het professionele gebruik dat de werknemer ervan moet maken. 6.2 BESTELLING VAN HET VOERTUIG Het Facilitair Bedrijf bestelt na aanvraag van de facilitair coördinator het voertuig. Alle contacten met de verhuurfirma, distributeur of fabrikant verlopen via de wagenparkbeheerder HFB. De werknemer neemt geen rechtstreeks contact op met de verhuurfirma, distributeur of fabrikant. 6.3 VERVANGING VAN HET VOERTUIG Het voertuig wordt vervangen op basis van criteria die de facilitair coördinator vastlegt in overleg met het management en de wagenbeheerders LV, met het oog op een optimaal beheer van het wagenpark. De facilitair coördinator informeert de wagenparkbeheerder HFB over de vervanging van het voertuig. Het Departement Landbouw en Visserij schrijft zich in het duurzaamheids- en ecologisch beleid van de Vlaamse Gemeenschap in. 6.4 WIJZIGINGEN IN HET VOERTUIG Als de entiteit beslist dat tijdens het gebruik van het voertuig aanpassingen aan de uitrusting van het voertuig nodig zijn, vallen die kosten ten laste van de werkgever. Wijzigingen in het voertuig op verzoek van de werknemer moeten door de facilitair coördinator worden goedgekeurd. 7 GEBRUIK VAN HET VOERTUIG 7.1 ONTVANGST VAN EEN NIEUW VOERTUIG Bij de levering of ontvangst van een nieuw voertuig gaat de werknemer na of: de wagen overeen stemt met het bestelde voertuig; Titel van het document pagina 5 van 21

51 de wagen beschikt over een gevarendriehoek, een verbanddoos, een brandblusser, een reservewiel, een reflecterend veiligheidsvestje en een parkeerschijf; de volgende documenten aanwezig zijn in het voertuig: een verzekeringsattest (een groene verzekeringskaart of een door de diensten van de Vlaamse overheid opgemaakt verzekeringsattest), een inschrijvingsbewijs, een gelijkvormigheidsattest, een Europees aanrijdingsformulier, de gebruikshandleiding en het onderhoudsboekje. Als de werknemer tekortkomingen vaststelt, neemt hij contact op met de wagenparkbeheerder HFB via VOORTGANGSCONTROLE VAN HET GEBRUIK Het gebruik van alle dienstvoertuigen wordt opgevolgd door: de invoer van de kilometerstand bij elke tankbeurt; een uitgebreide registratie door een automatische voortgangscontrole via een GPSopvolgingssysteem of manueel via een reiswijzer. Het beheer van de gegevens verkregen door automatische voortgangscontrole via een GPSopvolgingssysteem is opgenomen in het document Privacy policy van het Departement voor het GPSopvolgingssysteem (zie bijlage 3). 7.3 ZORGVULDIG GEBRUIK De werknemer gebruikt het voertuig zorgvuldig. Hij mag het voertuig niet ombouwen, noch opties of toebehoren erop installeren, en hij mag geen enkele markering aanbrengen zonder de voorafgaande toestemming van de facilitair coördinator. Hij is ervoor verantwoordelijk dat hij het voertuig goed gebruikt in alle situaties en dat hij het in goede staat behoudt. De werknemer neemt de volgende maatregelen om de risico s van diefstal te beperken. Hij laat indien mogelijk geen waardevolle voorwerpen in het voertuig achter. Indien mogelijk neemt hij de voorkant (of de kaart) van de geluidsinstallatie weg als hij het voertuig verlaat. Hij sluit de wagen af als hij hem verlaat en hij controleert of alle raampjes gesloten zijn. Hij parkeert het voertuig altijd op een veilige plaats. pagina 6 van 21 Titel van het document

52 De werknemer rijdt hoffelijk en milieubewust met het dienstvoertuig. Hij past daartoe de Rob-principes toe die opgenomen zijn in de folder die in de wagen ligt of op de website De werknemer verbindt zich ertoe om het voertuig niet uit te lenen, behalve in de gevallen die opgesomd staan in dit reglement, om het voertuig niet onder te verhuren, noch om het voertuig in onderpand of garantie te geven, op welke manier dan ook. Het is verboden om rijlessen te geven met het dienstvoertuig. Het is de werknemer verboden om personen of goederen te vervoeren tegen betaling of om het voertuig aan te wenden op een manier die niet overeenstemt met de bestemming ervan. 7.4 ONDERHOUD EN HERSTELLINGEN De werknemer leeft de onderhoudsvoorschriften strikt na die opgesteld zijn door de autoconstructeur en die opgenomen zijn in de gebruikshandleiding. Alle noodzakelijke richtlijnen zijn opgenomen in de boorddocumenten en worden toegelicht aan de werknemer bij de ontvangst van het voertuig. Als de werknemer aanvullende vragen of problemen heeft, kan hij een beroep doen op zijn wagenbeheerder LV. Als er zich een probleem voordoet met het voertuig, leest de werknemer eerst de onderhouds- en herstellingsinstructies, vooraleer hij een beroep doet op een officiële concessiehouder van het merk van het voertuig. Elke werkopdracht buiten het standaardonderhoud moet vooraf goedgekeurd worden door de facilitair coördinator. De werknemer vraagt de herstelling na goedkeuring aan de wagenparkbeheerder HFB via De werknemer legt het onderhoudsboekje van de wagen bij elk onderhoud voor en waakt erover dat de concessiehouder een stempel plaatst bij elke onderhoudsbeurt. Voor een dienstwagen met een onderhoudscontract wordt een kopie van het contract toegevoegd aan de wagenfiche. De werknemer kijkt regelmatig de staat van de banden (bandenspanning, sleet), het peil van de olie en van de koelvloeistof na. Het personeelslid dat over een dienstwagen beschikt, reinigt zelf het voertuig aan de binnen- en buitenzijde met de middelen die de werkgever ter beschikking stelt. 7.5 BANDEN De werknemer laat de banden vervangen bij: o Dienstwagen met onderhoudscontract: volgens de bepalingen ervan o Dienstwagen zonder onderhoudscontract: in overleg met de facilitair coördinator. De te volgen werkwijze, evenals de coördinaten van de dienstverlener staan vermeld in de wagenfiche Titel van het document pagina 7 van 21

53 7.6 PECHVERHELPING Op de wagenfiche staat beschreven wat de werknemer moet doen bij autopech. De kosten van pechverhelping zijn ten laste van het Departement Landbouw en Visserij, als de instructies op de wagenfiche zijn nagekomen. 7.7 BRANDSTOF Aan ieder voertuig is een tankkaart met een geheime code gekoppeld. Daarmee kan de werknemer de brandstof betalen die het dienstvoertuig verbruikt. De geheime code mag in geen enkel geval doorgegeven worden aan een derde. De werknemer mag de brandstofkaart en de code van deze kaart niet samen bewaren. Hij leeft de gebruiksvoorschriften na die de distributeur van de kaart hem gegeven heeft. De werknemer is verantwoordelijk voor het gebruik van de kaart. In geval van verlies, defect of diefstal van de kaart belt de werknemer onmiddellijk naar het telefoonnummer dat vermeld staat op de wagenfiche. Bij elke tankbeurt is de bestuurder verplicht het juiste kilometeraantal van het voertuig in te geven. Als het gebruik van de kaart uitzonderlijk onmogelijk is (wegens verlies, defect, diefstal), kan de werknemer op een andere wijze betalen. De kosten van deze tankbeurt(en) kunnen teruggevorderd worden via een declaratie, met het originele ticket van de tankbeurt als bewijs. Als de werknemer uitzonderlijk geen kassabon kan voorleggen, wordt een verklaring op erewoord opgemaakt. 7.8 VERZEKERING Ieder dienstvoertuig (zowel aangekocht als geleased) is minimaal verzekerd op het vlak van burgerlijke aansprakelijkheid in België. De verdere verzekeringssituatie kan verschillen per voertuig (bv. uitbreiding naar buitenland). Een overzicht van de afgesloten verzekeringen is opgenomen in de wagenfiche die zich in het voertuig bevindt Procedure bij een ongeval Bij elk schadegeval vult de werknemer het Europese aanrijdingsformulier in. Onmiddellijk daarna brengt hij de wagenbeheerder LV en wagenparkbeheerder HFB op de hoogte van de schade. Het is eveneens nodig om een Europees aanrijdingsformulier in te vullen als: er geen tegenpartij is of als de tegenpartij niet bekend is; een proces-verbaal werd opgesteld door de federale politie; alleen het voertuig van de tegenpartij beschadigd is; het niet om een ongeval gaat, maar om diefstal of vandalisme. pagina 8 van 21 Titel van het document

54 Ook als een politieagent zegt dat de ongevalsaangifte overbodig is, vult de werknemer het aanrijdingsformulier in. Anders kan de verzekeraar pas kennisnemen van het dossier nadat het parket zijn onderzoek heeft beëindigd, wat soms jaren kan duren. Als de werknemer het Europese aanrijdingsformulier invult, houdt hij rekening met de volgende punten: hij geeft de feiten weer zoals ze zich hebben voorgedaan, zonder verantwoordelijkheden te leggen; hij vult de aangifte altijd onmiddellijk ter plaatse in en beide partijen ondertekenen de aangifte voor akkoord. Zo is er geen risico op een wijziging van de versie; hij kruist op de aangifte aan welke situatie zich heeft voorgedaan; hij ondertekent het formulier. De handtekening heeft betrekking op het gedeelte van het formulier dat over zijn voertuig handelt en op de schets van het ongeval die samen met de tegenpartij is opgemaakt; als hij de rubriek Opmerkingen niet invult, houdt dat in dat hij akkoord gaat met de versie van de tegenpartij; hij vraagt een afschrift van het proces-verbaal als de politie er een heeft opgemaakt. Bij een ongeval verstuurt de werknemer de aangifte binnen 48 uur (per fax, per post of per mail) naar de wagenparkbeheerder HFB, gegevens staan vermeld op de wagenfiche Procedure bij diefstal of poging tot diefstal Bij elke (mislukte) poging tot diefstal of bij diefstal van het voertuig, van de sleutels, van toebehoren of boorddocumenten onderneemt de werknemer de volgende acties. Hij dient zo snel mogelijk klacht in bij de politie. Vervolgens zendt hij een kopie van het proces-verbaal van zijn verhoor, dat ter plaatse overhandigd wordt bij zijn klachtneerlegging, samen met de aangifte naar de wagenparkbeheerder HFB. In geval van diefstal van het voertuig overhandigt hij alle sleutels aan de wagenbeheerder LV, eventueel samen met de afneembare voorzijde of de veiligheidskaart van de radio. Bij diefstal of verlies van een of meer sleutels van het voertuig treft de werknemer onmiddellijk alle maatregelen om de diefstal van het voertuig te vermijden. Hij brengt onmiddellijk de wagenbeheerder LV, wagenparkbeheerder HFB op de hoogte. Daarna maakt hij een afspraak met de concessiehouder van het merk van het voertuig. Die zal contact opnemen met de werkgever om de cilinders te vervangen of de sleutels opnieuw te coderen Titel van het document pagina 9 van 21

55 7.9 BOETES EN DIVERSE KOSTEN De werknemer is verplicht om alle kosten van boetes of andere overtredingen en straffen, die hij heeft opgelopen in de periode waarin hij over het voertuig beschikte of het gebruikte, ten laste te nemen, zelfs als hij het Departement Landbouw en Visserij ondertussen verlaten heeft, om welke reden dan ook. Alle gevolgen van een inbeslagneming van de wagen door de politie, door het gerecht of door elke andere bevoegde publieke instantie, ten gevolge van een overtreding van de wegcode of andere strafbare feiten, zijn ten laste van de werknemer, als die schuldig wordt verklaard aan de aan hem verweten feiten PRIVÉGEBRUIK Toestemming voor privégebruik en de gevolgen ervan Privégebruik van het ter beschikking gestelde voertuig is alleen toegestaan voor de personeelsleden bij wie dat uitdrukkelijk is vermeld in bijlage 1 die bij dit dienstorder is gevoegd (cf. punt 2). Het gebruik van het voertuig door familieleden kan uitzonderlijk bij verhindering van de werknemer of bij overmacht worden toegestaan. Het brandstofgebruik en de verzekering van het voertuig worden door de entiteit bekostigd voor alle personen, vermeld in de bijlage. De entiteit betaalt eveneens de CO2-heffing voor ieder voertuig waarmee woon-werkverkeer of ander privégebruik is toegestaan. De kosten van de eventuele huur van een garage en van een privé-parkeerplaats zijn ten laste van de werknemer. Het gebruik van het dienstvoertuig moet afgestemd worden op de afgesloten verzekering Fiscaliteit bij privégebruik van dienstvoertuigen Een werknemer die de toestemming krijgt om het dienstvoertuig te gebruiken voor privédoeleinden, zal vaststellen dat het voordeel op de fiscale aangifte is opgenomen. Voor meer informatie m.b.t. het fiscale bepalingen in het kader van privégebruik, wordt verwezen naar pagina 10 van 21 Titel van het document

56 Privé-verplaatsingen in het buitenland In geval van toegestane privé-verplaatsingen in het buitenland is de werknemer ertoe gehouden om zijn brandstofkosten en tolgeld ten laste te nemen. De werkgever komt in geen enkel geval tegemoet in die kosten SCHORSING OF VERBREKING VAN HET RECHT OP HET DIENSTVOERTUIG Het recht op het gebruik van het dienstvoertuig kan geschorst of verbroken worden door de entiteit in de onderstaande gevallen. Schorsing: in geval van arbeidsongeschiktheid van meer dan zes maanden zonder onderbreking; in geval van schorsing van het rijbewijs voor een periode van drie weken of meer. Verbreking: bij het ontslag van de werknemer; in geval van zware of herhaalde nalatigheden tegenover de verplichtingen, opgelegd door de dienstorder; bij ongeoorloofd privégebruik; in geval van een gemotiveerde beslissing van de entiteit. Als de werknemer zijn recht op het gebruik van een dienstvoertuig verliest, levert hij het voertuig onmiddellijk in. Als de werknemer zijn arbeidsovereenkomst beëindigt, levert hij het dienstvoertuig in op zijn laatste werkdag INLEVERING VAN HET VOERTUIG Bij de inlevering van het voertuig let de werknemer erop dat: het voertuig proper is, zowel aan de binnenkant als aan de buitenkant; het voertuig in goede staat (mechanisch, koetswerk, interieur) binnengebracht wordt; de persoonlijke voorwerpen verwijderd zijn; de officiële documenten in de wagen blijven (evenals sleutels, reservesleutels, alarm); de tankkaart afgegeven wordt. Alle zichtbare schadepunten worden vermeld in een expertiseverslag dat ondertekend wordt door de door de entiteit gemandateerde persoon en de werknemer Titel van het document pagina 11 van 21

57 DEEL II: RESERVATIE EN GEBRUIK VAN EEN DIENSTWAGEN 8 HET RESERVEREN VAN EEN DIENSTWAGEN VOOR HET ZELFSTANDIG PERSONENVERVOER 8.1 BESCHIKBARE WAGENS Het gaat om de wagens die beschikbaar zijn in de algemene pool van het departement. Twee Personenwagen: 5 inzittenden (bestuurder en 4 passagiers) Toyota Avensis Sedan 2,0 D-4D Luna - VKZ805 - Renault Laguna Grandtour Auth, 1,9DCI PEM401 Eén Monovolumewagen: 7 inzittenden (bestuurder en 6 passagiers) Ford Galaxy Trend 2.0 TDCi pk - 1BDV VOORWAARDEN GEBRUIK VAN DE DIENSTWAGEN Houder zijn van een rijbewijs B. Beperkt tot maximaal 48 uur. Niet voor controles, indien er geen dienstwagen (die toegewezen is aan een desbetreffende dienst) beschikbaar is voor controle, dient de controleur met zijn eigen wagen controle te doen. De dienstwagen staat onder permanente controle van een volgsysteem. Er wordt niet gerookt in de dienstwagen Bij vaststellen van wanorde of vuil in de dienstwagen, moet u dit onmiddellijk melden aan Steve Lemmens of Frans Robberechts voor u uw verplaatsing aanvangt U maakt de dienstwagen leeg en indien nodig reinigt u hem binnenin, vooraleer u de sleutel terug geeft. Er mogen geen lege verpakkingen of ander afval in de dienstwagen blijven liggen. 8.3 AANVRAGEN VAN DE DIENSTWAGEN De reservering van de wagens gebeurt via de outlook-agenda van die wagen, die u terug vindt in het overzicht van outlook-agenda s van LV. U reserveert de wagen door een vergaderverzoek in die agenda op te nemen gedurende de periode dat u de wagen wenst te reserveren. U vermeldt eveneens: het aantal personen pagina 12 van 21 Titel van het document

58 Bestemming(en) dienstreis Afhaaltijdstip wagen (dag+uur) Inlevertijdstip wagen (dag+uur) Naam bestuurder Reden dienstverplaatsing Na goedkeuring mag u de sleutels afhalen bij Steve Lemmens of Frans Robberechts op de 5 de verdieping. 8.4 AFHALEN VAN DE DIENSTWAGEN Wanneer o Enkel na registratie in de outlookagenda van die desbetreffende wagen. o Binnen de kantooruren: op dezelfde dag van de geplande dienstreis. o Buiten de kantooruren: de werkdag vóór de geplande dienstreis voor 16u.. Waar o De sleutels, boorddocumenten en eventueel GPS moeten steeds gevraagd worden aan Steve Lemmens of Frans Robberechts op de 5 de verdieping. o De dienstwagen staat geparkeerd op de voorbehouden parkeerplaatsen (130 tem 132) voor dienstvoertuigen LV (Ellips Verdieping -2 tegenover uitgang lift B). 8.5 HET TERUGBRENGEN VAN DE DIENSTWAGEN Wanneer: o Binnen de kantooruren: op dezelfde dag van de geplande dienstreis. o Buiten de kantooruren: de werkdag na de geplande dienstreis vóór 9u00. o Indien u de dienstwagen niet op tijd kan terugbrengen, moet u Steve Lemmens of Frans Robberechts zo snel mogelijk op de hoogte brengen Waar: o De dienstwagen parkeren op de voorbehouden parkeerplaatsen van de dienstvoertuigen LV (130 tem 132), indien deze plaatsen bezet zijn Steve Lemmens of Frans Robberechts het nummer van de gekozen parkeerplaats meedelen. o De sleutels, boorddocumenten en eventueel GPS inleveren bij Steve Lemmens of Frans Robberechts op de 5 de verdieping. Brandstof: o Bij terugbrengen van de dienstwagen moet de brandstoftank minimum half gevuld zijn. 8.6 WAT TE DOEN INGEVAL ONGEVAL /SCHADE o Bij schade/ongeval het correct ingevulde Europese aanrijdingsformulier indienen bij de wagenparkbeheerder HFB. Instructies zijn terug te vinden op de wagenfiche. o Alle schade en problemen (hoe klein ook) meldt u aan Steve Lemmens en/of Frans Robberechts Titel van het document pagina 13 van 21

59 9 HET AANVRAGEN VAN GOEDERENVERVOER Goederen worden op aanvraag vervoerd naar gebouwen met dienstverlening door het Departement Landbouw en Visserij en met bestelwagen van het Departement (< 850 kg en/of max 2 europaletten). We groeperen dan onderstaande bestemmingen tot 1 traject en doen deze trajecten dan, indien nodig, in de eerste en derde week van de maand: VAC Antwerpen, VAC Hasselt en VAC Leuven VAC Brugge, VAC Gent en Zaadontledingslabo Merelbeke, Oostende Daarnaast is specifiek vervoer op vraag van de klant mogelijk. Beschikbare wagen Ford Transit Custom 9.1 AFSPRAKEN Het Departement Landbouw en Visserij stelt chauffeur en bestelwagen ter beschikking voor het transport van goederen volgens bovenstaand rittenschema. Overige transporten in onderling overleg te bepalen in functie van de beschikbaarheid van chauffeur en voertuig. De chauffeur beheert de rittenadministratie (planning en reservatie) De klant stelt de goederen verzendklaar ter beschikking en levert assistentie bij het laden en lossen van volumineuze en/of zware transporten. 9.2 AANVRAGEN VAN GOEDERENVERVOER De aanvraag tot goederenvervoer dient steeds per mail te gebeuren aan facilities@lv.vlaanderen.be, waarbij de volgende gegevens worden meegedeeld: Datum vervoer: Adres laadplaats(en): Contactpersoon laadplaats (naam +GSMnr): Adres losplaats(en): Contactpersoon losplaats (naam +GSMnr): Omschrijving goederen: Aantal goederen (stuk/doos/m³/kg/pallet) De aanvrager zal per mail gecontacteerd worden om praktische afspraken te maken. pagina 14 van 21 Titel van het document

60 10 TOEPASSINGSMODALITEITEN Deze dienstorder treedt in werking op 01/01/2016. Het wagenreglement van het Departement Landbouw en visserij dd. 01/07/2009 en de dienstinstructie ALV/9 van 28 juni 2011 betreffende het uitlenen dienstwagen hoofdbestuur van het Agentschap voor Landbouw en Visserij worden met onmiddellijke ingang opgeheven. Bijlage 1 Lijst van personen die toestemming hebben om een dienstvoertuig (1) te gebruiken voor privéverkeer voornaam en achternaam Jules Van Liefferinge Personeelsnr merk en model voertuig nummer- plaat fiscale pk VOLVO V 70 1EWM De betekenis van dienstvoertuig is hier ruimer dan in de rondzendbrief. Ook motorfietsen en andere dienstvoertuigen waarmee privéverplaatsingen zijn toegestaan worden eronder verstaan Titel van het document pagina 15 van 21

61 BIJLAGE 2 MODEL VAN WAGENFICHE Merk en model Nummerplaat Contactpersonen Wagenbeheerder LV Wagenparkbeheerder HFB Merk wagen :. Nummerplaat :. WAGENFICHE Departement Landbouw en Visserij NAAM Afdeling. ADRES Tel: . Wagenparkbeheerder HFB Team Facilitair Beheer en IT-ondersteuning Isabelle Perdaens Boudewijnlaan 30 bus 60 te 1000 BRUSSEL @vlaanderen.be Onderhoud en herstelling Contractgegevens Plaats van onderhoud Onderhoud en herstelling Bestuurder Wagenbeheerder LV Gebruik van de dienstwagen Firma van onderhoud:.. Contractnummer:. Looptijd: aantal maanden - Kilometerlimiet: aantal km Ingangsdatum:..- Einddatum: Uitsluitend een erkend concessiehouder van het merk van de wagen: Onderhoudscontract omvat: - Periodieke onderhoudsbeurten en herstellingen - Pechverhelping: uitsluitend technisch defect Onderhoudscontract omvat NIET: Vervangen van banden Schade door ongeval, herstelling door abnormaal gebruik, schade door overmacht, herstellen van banden, glasbreuk, vervangwagen. Herstellingen buiten onderhoudscontract - Prijsofferte vragen bij erkend concessiehouder - Prijsofferte via wagenbeheerder doorsturen aan administratief beheerder - Aanbieden voertuig voor herstelling met bestelbon opgemaakt door administratief beheerder Banden: M+S geplaatst bij aankoop, vervanging niet opgenomen in OC. Vervanging aanvragen aan de hand van een prijsofferte afgeleverd door de Garage van onderhoud. De wagenbeheerder LV neemt het dagelijkse beheer op zich (keuring, onderhoud, ) en is verantwoordelijk voor het beleid over het operationele gebruik van de dienstvoertuigen en de juiste toepassing ervan. De bestuurder neemt kennis van - Dienstorder ivm Toewijzen van een voertuig van het Departement Landbouw en Visserij en uitlenen van een dienstwagen op het hoofdbestuur van het Departement Landbouw en Visserij - De wegcode - Het onderhoudsschema van het dienstvoertuig pagina 16 van 21 Titel van het document

62 Besturen van de dienstwagen Keuring van de dienstwagen - Een geldig rijbewijs hebben - In geval van verminderde rijbekwaamheid (bv door voet in gips) dient de bestuurder te beschikken over een attest van de behandelende arts. Terugvordering keuringskosten door declaratie in Orafin samen met betalingsbewijs en kopie keuringsbewijs via wagenbeheerder aan administratief beheerder sturen. Verzekeringspolis Verzekeraar Ethias NV, Prins Bisschopssingel 73, 3500 HASSELT Polisnummer:.. Dekking van de verzekering Binnen Europese Unie Full omnium: 1/ Burgerlijke Aansprakelijkheid 2/ Rechtsbijstand 3/ Diefstal 4/ Glasbreuk 5/ Stoffelijke schade 6/ Brand Enkele uitsluitingen 1/ schade door dronkenschap, verdovende middelen, 2/ schade aan vervoerde voorwerpen (laptop, ) 3/ deelname aan autowedstrijden 4/ opzettelijke verzwijgen van gegevens over het risico (bepaalde ziektesymptomen, ) 5/ laattijdige aanmelding van de schade Schadegeval 1) Aangifte: Meldt elk schadegeval via de wagenbeheerder LV en aan de wagenparkbeheerder HFB, die de aangifte doorgeeft aan de verzekeringsmaatschappij: 1/ Telefonisch: onmiddellijk na de gebeurtenis of vaststelling 2/ Schriftelijk: binnen 48 uur, samen met: o het Europees aanrijdingsformulier en eventueel het proces-verbaal bij een ongeval o het proces-verbaal bij aangifte van diefstal, 2) Herstel: Blikschade: - Vraag offerte aan bij hersteller erkend door de verzekeraar; overzicht op - Stuur de prijsofferte via de wagenbeheerder LV door aan de wagenparkbeheerder HFB - Bied de wagen aan bij hersteller na akkoord van de verzekeringsmaatschappij; Glasschade Meldt de glasschade via de wagenbeheerder aan de administratief beheerder Maak een afspraak bij een vestiging van Carglass NV; 3) Pechverhelping (takelen na ongeval) VTB/VAB - 7/7 24/24 Tel: 03/ Pechverhelping Contact binnenland Gegevens onderhoudsfirma:. - uitsluitend voor technisch defect bv. Motorpech Pechverhelping niet gedekt door onderhoudscontract: vervangen lekke band, slepen door vast rijden in greppel: VTB/VAB - 7/7 24/24 Tel: 03/ Vanaf 11/09/2019 of > km (= onderhoudscontract afgelopen): Alle depannage via Garage van onderhoud of VTB/VAB Tankkaart Gegevens van de kaart 1/ Total Tankkaart Diesel 2/ Kaartnummer:.. 3/ Code: opvragen bij wagenbeheerder LV r of wagenparkbeheerder HFB Verlies of diefstal 1/ Bel onmiddellijk naar National Fleet Cards Service: (vanuit het buitenland: ) 2/ Bel onmiddellijk of de eerstvolgende werkdag de wagenbeheerder LV en wagenparkbeheerder HFB Titel van het document pagina 17 van 21

63 BIJLAGE 3 PRIVACY POLICY VAN HET DEPARTEMENT LANDBOUW EN VISSERIJ VOOR HET GPS-LOKALISATIESYSTEEM De doelstelling van deze Privay Policy is de gebruiker van de dienstvoertuigen, die uitgerust zijn met een GPS-lokalisatiesysteem, ervan op de hoogte te brengen: 1. Wanneer er persoonsgegevens van de gebruiker van het dienstvoertuig of van een derde partij door het GPS-lokalisatiesysteem worden verzameld. 2. Wie deze informatie verzamelt. 3. Hoe deze informatie wordt gebruikt. 4. Aan wie deze informatie wordt meegedeeld. 5. Welke keuzes de gebruiker van een dienstvoertuig, uitgerust met een GPS-lokalisatiesysteem, kan maken ten aanzien van de verzameling, gebruik en verspreiding van deze informatie. 6. De veiligheidsmaatregelen die worden getroffen om het verlies, misbruik of wijziging van deze informatie te voorkomen. 7. De wijze waarop de gebruiker van een dienstvoertuig, uitgerust met een GPS-lokalisatiesysteem, een correctie kan aanvragen wanneer de informatie inaccuraat zou blijken te zijn. 1. DOEL VAN HET GPS-LOKALISATIESYSTEEM Het systeem zal enkel operatief worden gemaakt om aan volgende doelstellingen tegemoet te komen: a. Een meer efficiënt wagenparkbeheer arkbeheer bij het departement. Het GPS-lokalisatiesysteem kan zorgen voor meer efficiëntie rond het beheer van het wagenpark en de administratie van de dienstritten. Het systeem zorgt immers dat de gegevens daartoe snel paraat zijn en dat bijsturing mogelijk wordt gemaakt. Het is echter niet de bedoeling om het systeem in te zetten als een controlemiddel over het rijgedrag. b. Verhoging van de kwaliteit van de rapportage van de controles ter plaatse uitgevoerd door het departement voor Europese auditdoeleinden. en. Met het GPS-lokalisatiesysteem kan een rapportagesysteem worden gecreëerd ter ondersteuning van de administratie. Het zorgt er immers voor dat onleesbare, onvolledige of vergeten rittenstaten worden voorkomen en dat het handmatig invoeren van gegevens door de voertuiggebruiker niet meer nodig is. c. Verzamelen door het departement van gegevens van een bepaalde gebruiker bij ernstige vermoedens van onjuiste of vervalste rapportage, nà verwittiging van en kennisgeving aan deze gebruiker. Met het GPS-lokalisatiesysteem is achteraf eenvoudig na te gaan hoe vaak en hoe lang voertuiggebruikers daadwerkelijk op een plaats werkzaam zijn geweest. Dit is in veel gevallen belangrijke informatie voor de administratieve opdracht en ter verificatie van de rapportage. Het is pagina 18 van 21 Titel van het document

64 niet de bedoeling om het GPS-lokalisatiesysteem in te zetten als een controlemiddel op alle handelingen van de personeelsleden. Wanneer het afdelingshoofd het vermoeden heeft dat er door de betrokken gebruiker van een dienstvoertuig onjuist of te weinig wordt gerapporteerd of wanneer er vermoedens zijn van vervalsing van de rapportage, zal het afdelingshoofd deze met een dienstnota verwittigen. Deze verwittiging omvat de volgende onderdelen: - de ten laste gelegde feiten en de overtreden bepaling(en); - de termijn waarbinnen de betrokken gebruiker gevolg moet geven aan de verwittiging; - de vermelding dat, als geen gevolg wordt gegeven aan de waarschuwing, bij een volgende verwittiging het GPS-lokalisatiesysteem operatief zal worden gemaakt met de doelstelling om de juistheid van de rapportages te kunnen nagaan; - de vermelding van de mogelijkheid om een gesprek met het afdelingshoofd te hebben over de voorgaande punten 1 en 2. Een waarschuwing gebeurt dus altijd schriftelijk en laat toe dat de betrokkene zijn rapportagemethodiek zelf eerst bijstuurt, vooraleer het GPS-lokalisatiesysteem wordt ingeschakeld ter verificatie van de rapportage. 2. DE BEHERENDE INSTANTIE Het Departement Landbouw en Visserij (Dept. LV), vertegenwoordigd door de leidend ambtenaar, beheren de gegevensverzameling en data-administratie via het GPS-lokalisatiesysteem. 3. OPSLAG VAN DE GEGEVENS Voor de doelstelling onder punt 1 worden de gegevens rechtstreeks geconsulteerd op de beveiligde online toepassing van de externe leverancier van het GPS-lokalisatiesysteem en niet systematisch opgeslaan. Deze gegevens omvatten: - Kenmerken van het gemaakte traject: datum, tijdstip vertrek, afstand, trajectduur, aankomst, lokalisatie, tijdsduur stop, einde stop; - Identiteitsgegevens gebruiker: naam en voornaam (eventueel aangevuld met personeelsnummer, afdeling, entiteit); - Kenmerken dienstvoertuig: kenteken, merk en type; - Eventueel het doel van de vervoersopdracht. Bij noodzakelijke en specifieke gevallen kunnen deze gegevens worden toegevoegd aan de administratieve dossiers. Indien deze gegevens in bepaalde noodzakelijke en specifieke gevallen worden toegevoegd aan de administratieve dossiers en dus worden opgeslaan, gelden de volgende afspraken: Titel van het document pagina 19 van 21

65 De gegevens verzameld in het kader van: - de doelstelling vermeld onder punt 1a kunnen voor de periode van één maand bewaard worden in afgeschermde documentbibliotheken. Dezelfde gegevens kunnen vervolgens nog gedurende één jaar nog geanonimiseerd worden bijgehouden. - de doelstelling vermeld onder punt 1b kunnen voor de periode van vier jaar bewaard worden in afgeschermde documentbibliotheken. - de doelstelling vermeld onder punt 1c kunnen voor de periode van één jaar bewaard worden in afgeschermde documentbibliotheken. In voorkomend geval zullen de rechten van de afgeschermde documentbibliotheken beperkt worden tot de ontvangers van de gegevens. 4. ONTVANGERS VAN DE GEGEVENS Voor de doelstelling onder punt 1 worden de gegevens rechtstreeks geconsulteerd op de beveiligde online toepassing van de externe leverancier van het GPS-lokalisatiesysteem door: - De begrotingscoördinator GBCS met betrekking tot de gegevens zoals vermeld onder punt 1b. - De facilitair coördinator met betrekking tot de gegevens zoals vermeld onder punt 1a. De leidend ambtenaar, de afdelingshoofden en de diensthoofden hebben indien gewenst allen onbeperkt toegang tot de gegevens zoals vermeld onder punt 1a en 1b. Enkel de leidend ambtenaar heeft onbeperkt toegang tot de gegevens zoals vermeld onder punt 1c. Bij noodzakelijke en specifieke gevallen, en na toestemming van de leidend ambtenaar, kunnen het betrokken afdelingshoofd en de rechtstreekse leidinggevende van het personeelslid toegang krijgen tot deze persoons- en lokalisatiegegevens. 5. TOESTEMMING VAN DE GEBRUIKER Het departement Landbouw en Visserij vraagt de uitdrukkelijke toestemming van iedere gebruiker van een dienstvoertuig om de gegevens zoals vermeld in punt 1 te verzamelen, te verwerken en te verspreiden voor de beschreven doeleinden. In toepassing van artikel 17 van de wet van 8 december 1992 zal het departement vervolgens de aangifte van de verwerking van persoonsgegevens indienen bij de commissie ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Indien de gebruiker van een dienstvoertuig zijn toestemming tot het operationaliseren van het GPSlokalisatiesysteem niet wenst te geven of intrekt, dan komt de gebruiker met de rechtstreekse leidinggevende en de facilitair verantwoordelijke overeen hoe aan de doeleinden beschreven in punt 1 door de gebruiker zal worden voldaan, zonder toepassing te maken van de mogelijkheden die het GPSlokalisatiesysteem bieden. pagina 20 van 21 Titel van het document

66 Concreet zal dan alvast de reiswijzer en rapportage uitgebreider en nauwkeuriger door de gebruiker van een dienstvoertuig moeten bijgehouden worden. De gebruiker van een dienstvoertuig moet in dat geval eveneens actief instaan voor het efficiënte wagenparkbeheer en moet eigenhandig en op eigen verantwoordelijkheid ervoor zorgen dat onleesbare, onvolledige of vergeten rittenstaten worden vermeden. 6. VEILIGHEIDSMAATREGELEN Het departement Landbouw en Visserij voorziet in de volgende veiligheidsmaatregelen die worden getroffen om het verlies, misbruik of manipulatie van deze informatie te voorkomen: - Alle betrokken personeelsleden van het departement dienen de instructies in de dienstorder Gedragscode te respecteren. Zij zullen te allen tijde integer met de door de voertuigen gegenereerde data omgaan. - Enkel de in punt 4 vermelde personen zullen toegang krijgen om de gegevens te consulteren. - De online toepassing van de externe leverancier van het GPS-lokalisatiesysteem van waaruit de gegevens worden opgehaald, is beveiligd. Ze is enkel toegankelijk mits gebruik van een gebruikersnaam en paswoord, toegekend aan de personen vermeld onder punt 4 en hun administratief daartoe aangestelde medewerkers. 7. RAADPLEGING VAN DE PERSOONLIJKE GEGEVENS De gebruiker van een dienstvoertuig, uitgerust met een operatief GPS-lokalisatiesysteem, kan op schriftelijk verzoek een uittreksel krijgen van de informatie die omtrent zijn gebruik werd geregistreerd in het GPS- lokalisatiesysteem. Hiervoor contacteert de betrokken gebruiker zijn respectievelijke leidinggevende. De betrokken gebruiker kan een correctie aanvragen wanneer de informatie inaccuraat zou blijken te zijn Titel van het document pagina 21 van 21

67 Praktische gedragscode Departement Landbouw en Visserij Informatieveiligheid & gebruik van ICT-middelen Informatieveiligheid: ook jouw verantwoordelijkheid Het doel van deze gedragscode is je bewust maken van informatieveiligheid en van het gedrag dat het management van het departement van jou verwacht met betrekking tot informatieveiligheid. Er bestaan vele technische maatregelen om elektronische gegevens te beschermen tegen bedreigingen. Maar in allereerste instantie bepaalt het gedrag van elke medewerker het succes van onze informatieveiligheid. Elke medewerker moet weten welke mogelijke veiligheidsproblemen zich kunnen voordoen in zijn werkomgeving en hoe hiermee om te gaan. Deze gedragscode is hierbij een leidraad. Op het LV-portaal vind je extra informatie zoals voorbeelden, tips, FAQ s en andere bijhorende geldende regelgevingen die verder ingaan op de onderwerpen uit dit document. Zie voor ex-alv: lvportaal/gedragscode voor ex-departement: lvportaal.lv.vonet.be/gedragscode Goed om weten Deze gedragscode is van toepassing voor alle medewerkers van het departement, inclusief externe medewerkers, die toegang hebben tot de informatiesystemen van het departement en hun informatie. Indien we in deze gedragscode spreken over computers, gaat het over computers die het departement beheert. Al deze computers worden op een specifieke manier geconfigureerd zodat ze allemaal op een veilige manier kunnen aansluiten op het netwerk. Het gaat hier dus niet over computers voor privégebruik, die niet aangesloten mogen worden op het netwerk. Wat zijn vertrouwelijke gegevens? Vertrouwelijke gegevens zijn alle gegevens van het departement die een negatieve bedrijfsimpact kunnen teweegbrengen als je ze op een verkeerde manier gebruikt. Deze impact kan van allerlei aard zijn: financieel, imago We denken bijvoorbeeld aan privacygegevens die publiek worden of landbouwinformatie die (te vroeg) in de pers terechtkomt. ICT voor professioneel gebruik Je computer, de netwerkschijven, het internet, sociale media, worden je ter beschikking gesteld om je professionele taken te kunnen uitvoeren. Gebruik ervan voor privédoeleinden moet beperkt blijven. Werkplaats Begeleid steeds bezoekers binnen de ruimten van het departement en laat ze niet achter zonder begeleiding. Leen uw toegangsbadge nooit uit. Betreed enkel een ruimte indien je zelf bevoegd bent om die ruimte te betreden of indien een bevoegd persoon je begeleidt. Wachtwoorden & RSA-tokens Je kunt aansprakelijk gesteld worden voor alle acties die onder jouw gebruikersnaam gebeuren. Bescherm je wachtwoord en token dus heel goed: o Deel je wachtwoord nooit mee aan iemand anders, ook niet aan je leidinggevende of de servicedesk. o Leen uw RSA-token nooit uit. o Schrijf je wachtwoord nooit op. o Kies een moeilijk wachtwoord. Tips voor een moeilijk wachtwoord kun je vinden op de FAQ op het portaal. Meld nooit aan met de gebruikersnaam van iemand anders. Gebruik nooit je departement gebruikersnaam en/of wachtwoord voor niet-zakelijk doeleinden, bijvoorbeeld op een internetsite. Je bent individueel verantwoordelijk voor de inhoud van de berichten die je verspreidt. Gebruik je professioneel adres niet voor nietzakelijke doeleinden, zoals het onderschrijven van nieuwsbrieven, fora. Hou je bij het gebruik van steeds aan de wet en eventueel andere werkafspraken. Enkele voorbeelden: o Verzend geen s die bedoeld zijn om mensen te pesten of te stalken of die discriminerend zijn op welke wijze dan ook. o Verzend geen kettingbrieven, spam en andere junkmail, pornografisch materiaal, spelletje Probeer geen toegang te krijgen tot de mail van iemand anders.

68 Stuur geen vertrouwelijke s door naar derden zonder de toestemming van de afzender. Wees je ervan bewust dat een vreemde bijlagen kan bevatten met kwaadaardige programma s. Internet Hou je bij het gebruik van internet steeds aan de wet en eventueel andere werkafspraken. Enkele voorbeelden: o Download geen gegevens in strijd met de copyrightwetgeving of het auteursrecht. o Bezoek geen sites met obscene, pornografische, haatdragende of andere verwerpelijke inhoud. o Download en speel geen spelletjes, muziek, filmpjes die je niet nodig hebt voor het werk. Let extra op bij het downloaden van bestanden deze kunnen soms schadelijk zijn voor de systemen of het netwerk. Het is verboden om bestanden uit te wisselen via een peer-to-peernetwerk (zoals bv Bittorent). Computers en netwerk Breng geen veranderingen aan in het besturingssysteem of in de systeemconfiguratie. Vraag toestemming aan de Service Desk: o Voor het installeren van bijkomende software. o Om ICT-apparatuur aan te sluiten, te verhuizen of te verwijderen. Sluit geen privé-computer aan op ons netwerk. Probeer geen toegang tot het netwerk van buitenaf te verkrijgen op een ongeautoriseerde manier. Neem contact op met de Service Desk in volgende gevallen: o Als je vermoedt dat de antivirussoftware niet correct functioneert. o Bij abnormaal gedrag van uw sessie (mogelijk door virussen). o Als je een pop-up bericht krijgt met de boodschap om de Service Desk te verwittigen. Vergrendel steeds je computer als je je werkplek verlaat. Log uit op het einde van je werkdag. Informatie en toepassingen Gebruik bij voorkeur intern aangeboden toepassingen in plaats van alternatieven aangeboden via het Internet (zoals Cloud toepassingen). Gebruik enkel een toepassing wanneer je daarvoor geautoriseerd bent en wanneer je voldoende kennis en opleiding hebt om deze toepassing op de juiste manier te kunnen gebruiken. Verleen nooit toegang tot vertrouwelijke informatie aan ongeautoriseerde personen zoals collega s, partner, familie, vrienden Verspreid geen persoonsgegevens (zoals rijksregisternummer en identificatiegegevens) die gebonden zijn aan een persoonlijke toestemming of machtiging van de Privacycommissie. Spring zorgvuldig om bij het verwijderen van documenten. Papieren documenten met persoonsgegevens moeten versnipperd worden. Ga voorzichtig om met documenten met vertrouwelijke informatie erop: o Berg ze veilig op. o Vernietig deze documenten alvorens ze weg te gooien. o Neem deze documenten onmiddellijk weg van de printer en fax nadat deze zijn afgedrukt. o Verwijder zo snel mogelijk vertrouwelijke informatie op borden (bv. vergaderzalen). Het is verboden om gegevens opzettelijk foutief te wijzigen. Meld elk vermoeden van misbruik van gegevens, zoals diefstal of foutieve wijziging van gegevens. Gegevensopslag Bewaar gegevens zo veel mogelijk op het LVportaal. Zorg hierbij dat vertrouwelijke bestanden de juiste machtigingen krijgen. Vermijd zo veel mogelijk het gebruik van externe opslagmedia (zoals USB-sticks). Als u die toch gebruikt, hou dan rekening met volgende zaken: o Gebruik deze media enkel voor tijdelijke opslag van werkkopies en niet om gedurende lange tijd informatie te bewaren. o Verwijder departement-gegevens die niet langer noodzakelijk zijn onmiddellijk van een extern opslagmedium. o Bewaar externe opslagmedia steeds op een veilige plaats. Voeg steeds contactinformatie (geen verwijzing naar het departement, maar wel een telefoonnummer) toe aan het medium, zodat het kan terugbezorgd worden. Bewaar geen vertrouwelijke informatie op de C:\- schijf van de terminal server. De gegevens op deze schijf zijn namelijk leesbaar voor collega s en worden periodiek verwijderd. Bewaar geen vertrouwelijke gegevens op privéapparatuur (diskettes, USB-stick, (draagbare) privécomputer ) Laptops en mobiele toestellen Bewaar geen vertrouwelijke gegevens op een laptop of mobiel toestel. Deze gegevens zijn immers bereikbaar via de werkplek of via telewerk. Verbind je mobiele toestel minstens één keer per week met het internet om de noodzakelijke updates, back-ups en synchronisaties te doen.

69 Synchroniseer enkel s (zonder de bijlagen), taken, agenda en contactgegevens voor mobiele toestellen. Bewaar het toestel steeds op een veilige plaats, bv. in een gesloten kast. Gebruik, indien nodig, een slot om het toestel vast te leggen. Leen het toestel niet uit. Contacteer zo snel mogelijk de Service Desk bij diefstal of verlies van je toestel (er moet wel een PV worden opgesteld). Het gebruik van een gsm of smartphone is in eerste instantie bedoeld voor telecommunicatie op verplaatsing. Een vast telefoontoestel doorverbinden naar een gsm of smartphone s niet toegestaan. Gebruik in het buitenland je gsm of smartphone enkel voor professionele communicatie. Telewerken Enkel jij als personeelslid van departement kan gebruik maken van de telewerkconnectie en dit enkel voor werkdoeleinden. Je mag de connectie niet toegankelijk stellen aan derden (bijvoorbeeld familie of bezoekers). Laat de sessie nooit onbewaakt achter. Vergrendel dus ook je computer! Meld incidenten zo snel mogelijk, ook buiten de normale werkuren. Gebruik van ICT-middelen Neem geen ICT-middelen mee naar huis zonder toestemming van de Service Desk. Leen geen ICT- middelen uit dat je in gebruik hebt. Indien je merkt dat ICT- middelen beschadigd of verouderd zijn, laat dit dan weten aan de Service Desk. Print niet onnodig af, denk eerst na of het anders kan. Bij langdurig afwezigheid kan gevraagd worden de ter beschikking gestelde ICT-middelen terug te bezorgen. Gebruik van sociale media Schaad je organisatie niet. Wees loyaal tegenover de Vlaamse overheid en uw collega's. Gebruik steeds je professioneel account voor alle werkgerelateerde communicatie. Gebruik je professioneel account niet voor privé-uitlatingen. Verkondig geen eigen standpunten in naam van het departement. Maak steeds duidelijk dat je uit eigen naam spreekt (als werknemer van departement), onder andere door in de ik-vorm te schrijven. Maak geen vertrouwelijke informatie bekend via sociale media. Vergeet de rest van je job niet! Deelname aan sociale media kan je veel kennis en een stevig netwerk opleveren, maar kan ook veel tijd kosten. Meldpunten We onderscheiden twee soorten meldingen: Meldingen over veiligheidsaspecten: (veiligheidsrisico s en veiligheidsincidenten) o Alle incidenten en mogelijke risico s met betrekking tot informatieveiligheid. moeten, verplicht worden gemeld aan de Service Desk. o Onderneem hierbij zelf geen corrigerende maatregelen. Meldingen over morele aspecten (racistische berichten, pesten of stalken door middel van ): o het eerste aanspreekpunt voor deze gevallen is uw leidinggevende. o Als het niet lukt om in de eigen werkomgeving bij de leidinggevende gehoor te vinden, kan je terecht bij de interne vertrouwenspersoon van het departement of bij Spreekbuis. Naleving van de gedragsregels Je leidinggevende heeft het recht om te controleren of je de gedragsregels naleeft. Bij misbruiken en inbreuken op de richtlijnen kunnen de leidend ambtenaar en de afdelingshoofden optreden met alle gepaste middelen die krachtens het personeelsstatuut gelden. Contactpersonen : Heb je vragen over de gedragscode? Neem dan contact op met het team ICT-veiligheid: ICTveiligheid@lv.vlaanderen.be Heb je een security-incident? Neem dan contact op met de Service Desk: o it@lv.vlaanderen.be o tel: Meer weten? Op het LV-portaal vind je extra informatie zoals voorbeelden, tips, FAQ s en andere bijhorende geldende regelgevingen die verder ingaan op de onderwerpen uit dit document. Zie voor ex-alv: lvportaal/gedragscode voor ex-departement: lvportaal.lv.vonet.be/gedragscode

70 Bijlage 8 1 AANVRAAGTERMIJNEN VERLOVEN, OPZEGTERMIJNEN VERLOVEN EN VOORTIJDIGE BEËINDIGING VERLOF 1.1 OPZEGGEN VAN EEN AANGEVRAAGD OF EEN BEGONNEN VERLOF Een personeelslid kan een aangevraagd, respectievelijk begonnen verlofstelsel enkel opzeggen om echt dwingende redenen en na overleg met de lijnmanager of zijn gemachtigde. 1.2 AANVRAAG- EN OPZEGGINGSTERMIJNEN VERLOVEN Rekening houdend met de hogervermelde regel, gelden voor de aanvraag en de opzegging van verloven, de volgende termijnen: Soort verlof Aanvraagtermijnen Opzegging Opzeggingstermijn Verlof voor deeltijdse prestaties Loopbaanonderbreking algemeen stelsel Loopbaanonderbreking (ouderschapsverlof) Loopbaanonderbreking (medische bijstand) Loopbaanonderbreking (palliatief verlof) Verlof voor pleegzorgen: 6 dagen Enkel voor contractuele personeelsleden Verlof voor opdracht (kabinet) Minimaal 1 maand voor aanvang verlof Minimaal 2 maanden voor aanvang verlof Minimaal 1 maand ook indien niet aansluitend op het bevallings-, vaderschaps- of opvangverlof Op initiatief van lijnmanager of zijn gemachtigde (behoudens voor verlof dat als een recht werd toegekend) of Ambtenaar Op initiatief van personeelslid Op initiatief personeelslid Geen aanvraagtermijn Bij overlijden patiënt Geen aanvraagtermijn Bij overlijden patiënt Ten minste 2 weken vooraf Op initiatief personeelslid Door minister 1 maand tenzij een kortere termijn wordt overeengekomen Minstens 1 maand Afhankelijk van regeling RVA Afhankelijk van regeling RVA 1 maand tenzij in overleg met lijnmanager een kortere

71 Bijlage 8 Verlof voor opdracht (algemeen belang) Verlof voor opdracht (terbeschikkingstelling Koning(in)/Prins(es)) Verlof voor opdracht (erkende politieke groep) Op initiatief personeelslid Door functionele minister Door ambtenaar Door Koning(in) Prins(es) Op initiatief van ambtenaar termijn wordt overeengekomen - 1 maand tenzij in overleg met de lijnmanager een kortere termijn wordt overeengekomen - 1 maand tenzij in overleg met de lijnmanager een kortere termijn wordt overeengekomen op initiatief van functionele minister op voorwaarde dat er dienstredenen zijn - op initiatief van ambtenaar 1 maand tenzij in overleg met lijnmanager een kortere termijn wordt overeengekomen onbetaald verlof ambtenaar (5 jaar) onbetaald verlof contractueel personeelslid (1 jaar) Onbetaald verlof (20 dagen werkdagen) Minimaal 1 maand voor aanvang verlof Minimaal 1 maand voor aanvang verlof In principe 1 maand voor aanvang verlof op initiatief van de ambtenaar op initiatief van het contractuele personeelslid Op initiatief van het personeelslid Termijn overeen te komen met lijnmanager of zijn gemachtigde termijn overeen te komen met lijnmanager of zijn gemachtigde 1 maand Verlof voor deeltijdse prestaties moet steeds ingaan op de eerste dag van de maand. Loopbaanonderbreking moet steeds ingaan op de eerste dag van de maand, behalve: 1. als deze aansluit op een andere vorm van loopbaanonderbreking of moederschapsrust; 2. in geval van loopbaanonderbreking voor medische bijstand of palliatief verlof. Het ouderschapsverlof en het medisch bijstandsverlof in de vorm van loopbaanonderbreking kunnen worden opgesplitst overeenkomstig de in het personeelsstatuut opgenomen regeling (geldt niet als opzegging).

72 DIENSTORDER Dept. LV/2015)/3 Onderwerp: Plaatsonafhankelijk werken: afspraken Identificatiecode: DIENSTORDER Dept. LV/2015/3 Datum: 17/12/2015 Referentie: Bestemming: Correspondent: Motivering: Omzendbrief BZ2014/3 van 16 mei 2014 betreffende plaats- en tijdsonafhankelijk werken Alle personeelsleden Werkgroep PTOW Om onze dienstverlening te waarborgen is het nodig dat we goede afspraken maken over plaatsonafhankelijk werken. Inhoudstafel: 1 Plaatsonafhankelijk werken binnen het departement Wie mag plaatsonafhankelijk werken? Hoe bepalen of je in aanmerking komt VOOR plaatsonafhankelijk werken? Functies Competenties Wanneer werk JE niet plaatsonafhankelijk? 4 3 Beschikbaarheid en bereikbaarheid Beschikbaarheid Algemeen Prestatieregime Werktijdregeling Servicetijden permanentie Bereikbaarheid Algemeen Vlimpers Outlook Wat bij technische problemen? 7 4 Welzijn op het werk Ziekteafwezigheden Arbeidsongevallen Preventiemaatregelen 8 5 Samenwerken op afstand en focus op resultaten Vertrouwen geven en verantwoordelijkheid nemen Kennis- en informatiedeling Let op met vertrouwelijke informatie 9 6 Middelen Toepassingsmodaliteiten

73 1 PLAATSONAFHANKELIJK WERKEN BINNEN HET DEPARTEMENT Al enkele keren informeerden we je over de invoering van plaats- en tijdsonafhankelijk werken (PTOW) binnen het Departement Landbouw en Visserij (met name in de dienstorder over de afspraken voor telewerk (link LV-net link VOnet), in de Primeur van 2 juli 2015 (link LV-net link VOnet), en in ons personeelsblad Babbel van september en december. Zo gaven we al aan dat de Vlaamse overheid een dynamische en flexibele overheidsdienst en een aantrekkelijke werkgever wil zijn. Daarom besliste ze dat tegen 2020 alle entiteiten gehuisvest moeten zijn volgens de principes van Het Nieuwe Werken (Visienota 'Het Nieuwe Werken' bij de Vlaamse overheid) en dat de personeelsleden, indien zij dit wensen en het ook in overeenstemming is met de noden van de organisatie, zo veel mogelijk de kans moeten krijgen om plaats- en tijdsonafhankelijk te werken (omzendbrief Plaats- en tijdsonafhankelijk werken). Binnen dit algemene kader kan elke entiteit wel eigen voorwaarden bepalen en afspraken maken. Het Departement Landbouw en Visserij wil via de invoering van het plaats- en tijdsonafhankelijk werken evolueren naar een innovatieve en flexibele organisatie met een open cultuur, waar vertrouwen wordt gegeven en verantwoordelijkheid wordt opgenomen. Zo zorgen we er samen voor dat de doelstellingen makkelijker en kwalitatief worden gerealiseerd in een aangename werkomgeving. Deze dienstorder somt de nodige afspraken op om de dienstverlening en de goede werking van het departement enerzijds en het evenwicht tussen de organisatorische belangen en het welzijn van elk personeelslid anderzijds te waarborgen. Deze dienstorder bepaalt het kader dat binnen het departement geldt. In voormelde Primeur werd al uitgelegd dat in de eerste fase alleen het plaatsonafhankelijk werken ingevoerd wordt en dat het tijdsonafhankelijk werken pas later volgt. Dit afsprakenkader, dat geldt vanaf 1 januari 2016, gaat dus enkel over plaatsonafhankelijk werken. Het tijdsonafhankelijk werken wordt voorlopig buiten beschouwing gelaten. Uitzonderingen op dit afsprakenkader kunnen alleen worden toegestaan na overleg tussen het betrokken afdelingshoofd en de secretaris-generaal en mits diens goedkeuring. 2 WIE MAG PLAATSONAFHANKELIJK WERKEN? Alle personeelsleden met een functie die voldoende processen en taken omvat die van elders en alleen kunnen worden uitgeoefend, komen in principe voor plaatsonafhankelijk werken in aanmerking. Het afdelingshoofd beslist, op gemotiveerd advies van de eerste evaluator, waarom die personeelsleden die pagina 2 van 10 Plaatsonafhankelijk werken: afspraken

74 een bepaalde functie uitoefenen niet in aanmerking komen voor plaatsonafhankelijk werken (volg-ofverklaarprincipe). De negatieve beslissingen worden informatief voorgelegd aan de directieraad met het oog op een gelijkaardige benadering tussen de afdelingen onderling. Voor de personeelsleden met een functie die voldoende processen en taken omvat die van elders en alleen kunnen worden uitgeoefend, kan het afdelingshoofd, op gemotiveerd advies van de eerste evaluator, plaatsonafhankelijk werken intrekken of weigeren vanwege organisatorische of competentiegebonden redenen (bijvoorbeeld als zij niet zelfstandig kunnen werken) of als misbruik wordt vastgesteld. 2.1 HOE BEPALEN OF JE IN AANMERKING KOMT VOOR PLAATSONAFHANKELIJK WERKEN? Functies Op basis van de telewerkbaarheidskwadrant legt elke eerste evaluator ter beslissing aan het afdelingshoofd voor welke functies onvoldoende processen en taken omvatten die van elders en individueel kunnen worden uitgeoefend, en dus niet in aanmerking komen voor plaatsonafhankelijk werken. Telewerkbaarheidskwadrant: Plaatsonafhankelijk werken: afspraken pagina 3 van 10