Rapport naar aanleiding van het Thematisch Toezichtbezoek aan Bureau Jeugdzorg Haaglanden en Jeugd GGZ-instelling de Jutters, op 31 augustus 2005

Transcriptie

1 Rapport naar aanleiding van het Thematisch Toezichtbezoek aan Bureau Jeugdzorg Haaglanden en Jeugd GGZ-instelling de Jutters, op 31 augustus 2005 Rijswijk, februari 2006

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding 3 2 Resultaten inspectiebezoek Inleiding Aanmelding en screening Diagnostiek binnen BJz Indicatiebesluit BJz Aanmelding bij J-GGZ/uitvoering indicatiebesluit Opstellen hulpverleningsplan binnen de J-GGZ Uitvoeren en volgen van de geïndiceerde zorg door BJz 11 3 Beschouwing Inleiding Aanvang behandeling J-GGZ start na relatief lang traject Uiteenlopende verwachtingen omtrent functie casemanagement Verdere verheldering van positionering kan druk op samenwerking voorkomen 13 Bijlage: Bijlage 1: Overzicht gebruikte documenten Bijlage 2: Overzicht gebruikte documenten 2

3 1 Inleiding Deze rapportage omvat de resultaten van het thematisch toezichtbezoek dat op 31 augustus 2005 door de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) samen met de Inspectie voor de Jeugdzorg (IJZ) aan BJz Haaglanden, locatie Waldeck Pyrmontkade te Den Haag en aan J-GGZ-instelling de Jutters te Scheveningen is gebracht. Het bezoek is uitgevoerd door mevrouw drs. J.F. de Vries (hoofdinspecteur IJZ) en de heer T.M.P. van Els (inspecteur IGZ), in aanwezigheid van mevrouw drs. M.A. Schippers (inspecteur IGZ). Dit bezoek is verricht met als doel om zowel BJz als de J-GGZ-instelling te scoren op de kwaliteit van hun beider samenwerking. Het inspectieonderzoek is toegespitst op de toegangsfunctie waarlangs jeugdigen met GGZproblematiek via BJz worden doorgeleid naar de J-GGZ. In dit licht zijn de volgende zes thema s bij het BJz Haaglanden én bij J-GGZ-instelling de Jutters onderzocht: 1. aanmelding bij BJz/screening; 2. diagnostiek (basis/indicatiediagnostiek); 3. indicatiebesluit; 4. aanmelding bij de J-GGZ-instelling/uitvoering indicatiebesluit; 5. opstellen hulpverleningsplan; 6. uitvoeren en monitoren van de verleende GGZ door BJz. Om tot een oordeel te komen maken de inspecties gebruik van het instrument thematisch toezicht samenwerking Bureau Jeugdzorg Jeugd-GGZ Dit instrument is gebaseerd op bepalingen uit de Wet op de Jeugdzorg, het Uitvoeringsbesluit, het Referentiewerkmodel, het HKZ-certificatieschema Jeugdzorg/Jeugd-GGZ, de Wet BIG en de Kwaliteitswet Zorginstellingen. Deze rapportage is gebaseerd op: a. Gesprekken met: - de bureaumanager, een teamleider, de voorzitter indicatiecommissie, een maatschappelijk werker/intaker, een gedragsdeskundige en de directeur van BJz; - de hoofdbehandelaar sector management ambulant/kinder- en jeugdpsychiater, de poli-coördinator, de opname-coördinator, de algemeen directeur en de geneesheer-directeur van de Jutters. b. Documenten zoals weergegeven in bijlage I. Op geleide van de bezoekronde langs in totaal 15 koppels van BJz en J-GGZ-instellingen stellen de inspecties een geaggregeerde rapportage op. Op grond van de scores die zijn opgenomen in deze rapportage op instellingsniveau wordt de regionale samenwerking tussen BJz Haaglanden en de Jutters in de geaggregeerde rapportage getypeerd en vergeleken met samenwerkingsrelaties die elders in het land operationeel zijn. In de geaggregeerde rapportage worden - naast de presentatie van vergelijkingsmateriaal - conclusies en aanbevelingen geformuleerd en gemeenschappelijke aandachtspunten nader toegelicht. Zowel deze rapportage op instellingsniveau als de geaggregeerde rapportage zijn openbaar. 3

4 2 Resultaten inspectiebezoek 2.1 Inleiding In dit hoofdstuk leest u hoe BJz Haaglanden en J-GGZ-instelling de Jutters scoren op de kwaliteit van hun beider samenwerking, toegespitst op de toegangsfunctie waarlangs jeugdigen met GGZ-problematiek via BJz worden doorgeleid naar de J-GGZ. Per thema treft u telkens eerst een beschrijving van de streefsituatie en vervolgens een tabel met scores, die in de tekst worden toegelicht. Zie bijlage 1 voor de gehanteerde score-classificaties. 2.2 Aanmelding en screening Streefsituatie Een adequate werking van de keten begint bij voldoende toegankelijkheid van de jeugdzorg voor alle doelgroepen en een goede relatie met en dienstverlening aan verwijzers. Onder voldoende toegankelijkheid voor alle doelgroepen wordt verstaan: heldere informatie aan potentiële cliënten, zoveel mogelijk één toegangspoort (geringe omvang rechtstreekse verwijzingen naar de J-GGZ), voldoende deskundige bejegening en beoordeling van de problematiek bij de aanmelding/screening, voldoende snelheid in handelen. Artsen/verwijzers mogen bij het vermoeden van ernstige psychiatrische problematiek rechtstreeks naar de J-GGZ verwijzen. Het gaat hierbij om huisartsen of artsen naar wie de huisarts doorverwijst, een BIG-geregistreerde behandelaar of een arts verbonden aan een JJI ten behoeve van daar door de rechter geplaatste jongeren. Ook dient de J-GGZ of de verwijzer gegevens over die rechtstreekse verwijzingen aan te leveren aan BJz (de aard van de vermoedelijke stoornis en de reden van het vermoeden). Daarnaast heeft BJz de taak om 7 x 24 uur bereikbaar te zijn. Onder een goede relatie met en dienstverlening aan verwijzers in de fase van aanmelding wordt verstaan: heldere informatie aan mogelijke verwijzers over de actuele procedures en wachttijden, accurate terugkoppeling van informatie (wettelijk vereist voor huisartsen). Aanmelding Score a: Score b: Score c: Score d: Vormgeving voordeur Bekendheid met gedeeld/gebruik van aanmeldingsformulieren of procedures Bereikbaarheids/crisis dienst Deskundigheid voor beoordeling psychiatrische problematiek bij de voordeur Informatie en terugkoppeling naar de verwijzers Omlegging cliëntenstroom/ zij-instroom J-GGZ Terugkoppeling gegevens naar BJz over rechtstreekse aanmeldingen bij J-GGZ 4

5 Vormgeving voordeur Uitgangspunt is dat jeugdigen in principe via BJz worden aangemeld bij de Jutters. Ten aanzien van de uitvoering van de aanmelding is geen sprake van samenwerking en dat is naar de opvatting van zowel BJz als J-GGZ-instelling de Jutters ook niet nodig. De Jutters is van mening dat het gros van de aanmeldingen uitstekend via BJz kan verlopen en dat er voldoende deskundigheid aan de poort aanwezig is om een breed beeld te vormen van de problematiek van de aangemelde jeugdigen. Bekendheid met/gedeeld gebruik van aanmeldingsprocedure In de door beide partijen gezamenlijk opgestelde procesbeschrijving is de BJz-aanmeldingsprocedure uitgeschreven die door de Jutters wordt gekend en onderschreven. Dit is een vaste procedure, waarin standaardinformatie wordt verstrekt, ook over de mogelijkheid van het verkrijgen van AWBZ-zorg na indicatie. Bereikbaarheids/crisisdienst BJz heeft een eigen 7 x 24-uurs bereikbaarheidsdienst georganiseerd, die tevens uitrukt als crisisdienst. Deze dienst beschikt niet over specifieke kennis omtrent psychiatrische crises; hiertoe wordt buiten kantooruren samengewerkt met de crisisdienst van de volwassenenzorg van Parnassia (de Jutters beschikt niet over een eigen crisisdienst voor buiten kantoortijden). Binnen kantoortijden wordt de Jutters in voorkomende gevallen ingeschakeld. De medewerkers van Jutters zijn positief over de contacten die vanuit de crisisdienst met hen worden gelegd. Momenteel vinden besprekingen plaats over het realiseren van een gezamenlijke crisisdienst; de Jutters zoekt hiertoe aansluiting bij de crisisdienst van BJz. Deskundigheid voor beoordeling psychiatrische problematiek bij de voordeur Medewerkers van de Jutters komen in beeld in de screeningsfase van de toegang; als er bij aanmelding verdenking op J-GGZ problematiek is, wordt de cliënt zo mogelijk ingepland bij een medewerker van de Jutters die, gedetacheerd bij BJz, screeningen uitvoert. Er zijn vaste afspraken over het aantal screeningen dat J-GGZ invult bij BJz (dit zijn er 100 per jaar). Informatie en terugkoppeling naar verwijzers Er is gezamenlijke actie van BJz en de Jutters ter verstrekking van informatie over ieders rol aan Haagse verwijzers, vooral aan huisartsen. BJz en de Jutters hebben een factsheet met de geldende verwijsroutes verspreid onder alle huisartsen. De Jutters pleit in dit verband overigens voor een brede interpretatie van het begrip verdenking op een psychiatrische stoornis door huis- of kinderarts, zodat rechtstreekse verwijzing via de huis- of kinderarts zonder belemmering kan blijven bestaan. Een aandachtspunt is de mate waarin BJz systematisch informatie terugkoppelt naar de huisarts over doorverwezen cliënten. In het verleden, toen alle verwijzingen rechtstreeks aan de Jutters gericht waren, werd standaard periodiek de huisarts schriftelijk geïnformeerd over diagnostiek en behandelvoortgang. Deze werkwijze was geen vast onderdeel van de werkwijze van BJz; op dit punt zijn de inzichten inmiddels naar elkaar toegegroeid. Omlegging cliëntenstroom/zij-instroom J-GGZ De instroom van de Jutters is de afgelopen periode gedaald en die van BJz gestegen. Terugkoppeling gegevens naar BJz over rechtstreekse aanmeldingen bij J-GGZ De afspraak is dat de Jutters direct terugkoppelt aan BJz welke cliënten zich via de huis- of kinderarts hebben gemeld. Toch hebben de medewerkers van BJz niet de indruk dat zij een volledig zicht hebben op de zij-instroom bij de Jutters. Er zijn geen afspraken over vervolgacties als het aantal rechtstreekse verwijzingen naar de Jutters hoger is dan verwacht. 5

6 2.3 Diagnostiek binnen BJz Streefsituatie Een adequate werking van de keten vergt een goede en gedegen beoordeling van de problematiek. Daarvoor is voldoende diagnostische kennis en vaardigheden van de professionals nodig en voldoende mogelijkheden om diagnostiek uit te voeren. Wanneer BJz niet voldoende mogelijkheden heeft voor (specialistische) toegangsdiagnostiek van psychische problematiek en indien op voorhand al een sterk vermoeden is dat GGZ is geïndiceerd, dan kan het voor die taak ook een J-GGZ-instelling inhuren. Ook kunnen hiervoor medewerkers van de J-GGZ gedetacheerd worden bij BJz. Volgens het Referentiewerkmodel is sprake van een specialistische diagnose als voor het bepalen van het diagnostisch beeld gebruik wordt gemaakt van een specialistisch classificatiesysteem. In deze definitie is het stellen van een specialistische diagnose voorbehouden aan een gedragswetenschapper/big-geregistreerde professional. De specialistische diagnose van BJz is ter ondersteuning van het bepalen van het diagnostisch beeld. Indien de aard van de problematiek dit vergt, vindt multidisciplinaire beoordeling (dat wil zeggen dat de gedragswetenschapper/big-geregistreerde professional wordt ingeschakeld) van de gegevens plaats conform vastgestelde afspraken. Diagnostiek Score a: Score b: Score c: Score d: Uitvoering diagnostiek Bekendheid met gedeeld/gebruik van diagnostische instrumenten Deskundigheid voor beoordeling psychiatrische problematiek Multidisciplinaire beoordeling Positionering toegangsdiagnostiek en behandeldiagnostiek Uitvoering diagnostiek Deze functie is binnen het door BJz Haaglanden en J-GGZ-instelling de Jutters uitgeschreven werkproces moeilijk te onderscheiden van de functie screening. Duidelijk is dat ten aanzien van de screeningsfunctie voldoende geïntegreerde samenwerking tussen BJz en de J-GGZ-instelling is gerealiseerd; er wordt een identieke procedure voor screening gehanteerd door zowel BJz-medewerkers als door gedetacheerde medewerkers van de Jutter. Laatstgenoemde medewerkers screenen cliënten op locatie bij BJz. Dit is een grote verbetering ten opzichte van de situatie in het verleden, toen medewerkers van de Jutters cliënten tijdens de toegangsfase bij de J-GGZinstelling ontvingen. Met het creëren van nabijheid van medewerkers van beide organisaties zijn (culturele) barrières geslecht ( samenwonen helpt ) en is meer eenduidigheid van werken gerealiseerd. Bekendheid met/gedeeld gebruik diagnostische instrumenten Ten aanzien van eventuele diagnostiek die nodig is als vervolg op de screening en ten behoeve van de indicatiestelling werd voorheen, meer dan nu het geval is, een aanzienlijk aantal onderzoeken ingekocht bij het Regionaal Diagnostiek Team (van de Jutters). Dit ging echter gepaard met lange doorlooptijden van de fase van (indicatie)diagnostiek. Inmiddels huurt BJz deels capaciteit ten behoeve van de indicatiediagnostiek in bij de Jutters, maar realiseert BJz ook zelf een deel van de diagnostische onderzoeken. Hiertoe zijn pedagogen en psychologen (met aantekening diagnostiek) aangetrokken door BJz en vindt ook scholing plaats. 6

7 Dit zijn geen BIG-geregistreerde hulpverleners. De tendens is dat meer diagnostisch onderzoek ten behoeve van doorgeleiding naar de J-GGZ door BJz-medewerkers wordt verricht. Het is de bedoeling om de diagnostiek meer te integreren in het toegangstraject; de diagnostiek binnen de toegangsfase van BJz is nog altijd relatief beperkt en onderbouwt vooral de keuze voor de sector Jeugdhulpverlening of J-GGZ. Deskundigheid voor beoordeling psychiatrische problematiek Via de inkoopconstructie is in principe voldoende deskundigheid, namelijk via inbreng vanuit de Jutters, voor diagnostiek beschikbaar. Daarbij heeft de Jutters deskundigheidsbevordering ingezet ten behoeve van de BJzmedewerkers die diagnostische taken verrichten. Multidisciplinaire beoordeling Er is sprake van een adequate uitwerking van criteria voor multidisciplinaire beoordeling in de toegangsfase van BJz en deze is bekend bij de medewerkers van J-GGZ. Positionering toegangsdiagnostiek en behandeldiagnostiek De beoordeling die binnen de BJz-toegang plaatsvindt, leidt feitelijk toch vooral tot een sectorkeuze. Diagnostiek voor J-GGZ-cliënten vindt grotendeels plaats binnen de J-GGZ-setting. ( Omdat er sprake is van een sectorkeuze, is diagnostiek binnen de toegangsfase niet zo wezenlijk ). 2.4 Indicatiebesluit BJZ Streefsituatie In de zorgketen is het indicatiebesluit een kerndocument. Het vat samen wat er aan de hand is, motiveert de keuze voor jeugdzorg en stuurt de uitvoering van de hulp door de zorgaanbieder (o.a. J-GGZ) aan. De zorgaanbieder legt de manier waarop hij de geïndiceerde zorg gaat verlenen vast in een hulpverleningsplan/behandelplan. Op basis van het diagnostische beeld en de wensen en verwachtingen van de cliënt stelt BJz in het kader van de indicatiestelling vast welke zorg nodig is. BJz heeft de taak te indiceren voor onder meer bepaalde vormen van AWBZ-zorg (bijv. J-GGZ). Dit wordt vastgelegd in een indicatiebesluit dat voldoet aan de eisen die de Wet op de Jeugdzorg hieraan stelt (beschrijving van de problemen; ernst en mogelijke oorzaken; beschrijving benodigde zorg; beschrijving korte en lange termijn doelen van die zorg; termijn gedurende welke de aanspraak geldt nadat de in het besluit voorziene zorg is aangevangen; termijn waarbinnen de aanspraak tot gelding moet zijn gebracht; een advies wie de zorg kan verlenen; oordeel over zorgcoördinatie; aanduiding van eventuele vervangende zorg). Voorts wordt in het indicatiebesluit beschreven hoeveel en op welke wijze hulp moet worden uitgevoerd (thuissituatie, bij zorgaanbieder, individueel of in groepsverband, benodigd aantal contacturen, inclusief bandbreedte). Om goed te kunnen vaststellen welke zorg nodig is, dient BJz te beschikken over voldoende deskundigheid over de wijze waarop psychische problematiek kan worden aangepakt. Om deze deskundigheid te verhogen kunnen medewerkers van de J-GGZ hiervoor worden gedetacheerd naar BJz. BJz neemt geen indicatiebesluit voordat een gedragswetenschapper het ontwerpbesluit heeft beoordeeld. 7

8 Indicatiestelling/indicatiebesluit Score a: Score b: Score c: Score d: Organisatie proces instelling Vertrouwen in kwaliteit indicatiestelling Specifiteit uitkomst indicatiestelling Tevredenheid samenwerking Gemiddelde doorlooptijd BJz Onbekend Organisatie proces indicatiestelling Wekelijks wordt een aantal screeningsuitslagen ter bespreking voorgelegd aan de indicatiecommissie van BJz. De voorzitter van deze commissie is een BIG-geregistreerd GZ-psycholoog. Cases waarvan op basis van het voortraject blijkt dat het evident gaat om J-GGZ worden niet binnen de indicatiecommissie besproken. De indicatiecommissie bestaat naast de voorzitter uit een tweetal psychologen afkomstig uit de J-GGZ, een gedragswetenschapper van BJz en een maatschappelijk werkende van BJz. De rol van de J-GGZ-medewerkers is naar de opvatting van zowel medewerkers van BJz als naar de opvatting van medewerkers van de Jutters goed geïntegreerd in deze fase van de toegangsketen. Overigens rouleert de Jutters haar medewerkers die zitting hebben in de BJz-indicatiecommissie jaarlijks, zodat een breder spectrum aan GGZmedewerkers feeling opbouwt met BJz. Vertrouwen in kwaliteit indicatiestelling Op geleide van gezamenlijke besluitvorming omtrent screening/diagnostiek en onder de voorwaarde dat BJz een globale indicatiestelling afgeeft, vertrouwt de J-GGZ de functie van indicatiestelling toe aan BJz. Specificiteit uitkomst indicatiestelling De indicatiecommissie geeft vooral een indicatie voor de sector GGZ of voor de sector Jeugdhulpverlening af. De indicatiestelling is hiermee vooral een bepaling van de sectorkeuze. Het indicatiebesluit is redelijk globaal van opzet; de gestelde indicaties, te realiseren behandeldoelen- en middelen zijn niet erg gespecificeerd. Adagium van de J-GGZ is dat vooral de beschrijving van de problematiek zo scherp mogelijk moet zijn; hoe onduidelijker deze informatie is, hoe meer de neiging van de J-GGZ tot het inzetten op vervolgonderzoek wordt gevoed ( diagnostiek is de ziekte van de J-GGZ ). De kwaliteit van de beschrijving van de problematiek in het indicatiebesluit en de vaardigheid van het klachtgericht uitvragen is naar de mening van de medewerkers van de Jutters nog te wisselend. BJz-medewerkers dienen op deze onderwerpen extra en herhaaldelijk geschoold te worden; er zijn veel medewerkers van BJz bij het toegangstraject betrokken en het verloop onder de medewerkers is relatief hoog. Tevredenheid samenwerking Beide partijen zijn tevreden over de opgebouwde samenwerking, die de verschillende verantwoordelijkheden van partijen, gegeven de kaders van wet- en regelgeving, zoveel mogelijk intact laat. 8

9 Gemiddelde doorlooptijd BJz De gemiddelde doorlooptijd van de toegangsfunctie van BJz Haaglanden, gerekend van datum aanmelding tot datum afgifte indicatiebesluit, was in het vierde kwartaal van werkdagen. In 2005 loopt de gemiddelde doorlooptijd iets op, naar 59 dagen. Overigens geven medewerkers van zowel BJz als medewerkers van de Jutters aan dat de doorlooptijd aanzienlijk wordt verlengd door niet-organisatiegebonden factoren zoals complexe problematiek van gezinnen en lage motivatie bij het (cliënt)systeem. Het ontbreekt aan voldoende betrouwbare landelijke gegevens over doorlooptijden. Daarom is geen score afgegeven die de Haagse situatie afzet tegen het landelijke gemiddelde. 2.5 Aanmelding bij J-GGZ/uitvoering indicatiebesluit Streefsituatie Een adequate werking van de keten voorziet in een soepele overgang van indicatiestelling naar hulpverlening door de zorgverlenende instelling. De indicatiesteller ondersteunt de cliënt bij het verkrijgen van die zorg en de uitvoerende instelling accepteert het indicatiebesluit. Het terugverwijzen van cliënten naar de indicatiesteller komt slechts bij uitzondering voor. Bij aanmelding van de cliënt bij J-GGZ moet er een indicatiebesluit zijn zoals bedoeld in de Wet op de Jeugdzorg. Op grond van het indicatiebesluit kan een cliënt aanspraak maken op de zorg die daarin is genoemd. BJz dient de cliënten bij te staan/te motiveren voor het tot gelding brengen van het indicatiebesluit. Alleen als de instelling aan de cliënt kan aantonen dat het verlenen van de zorg niet binnen de opdracht/missie van de instelling past, kan de instelling de cliënt terugverwijzen naar de indicatiesteller. In alle andere gevallen wordt door de instelling met de cliënt een gesprek gehouden waarbij tot een overeenkomst wordt gekomen. Het zorgkantoor toetst de indicatiebesluiten aan de wettelijke vereisten (niet inhoudelijk), zorgt ervoor dat de cliënt de geïndiceerde AWBZ-zorg kan verzilveren en registreert de geïndiceerde en uitgevoerde hulp. Aanmelding J-GGZ uitvoeren indicatiebesluit Afspraken BJZ en J-GGZ over overdracht van informatie en cliënten Wachttijd tussen aanmelding bij J-GGZ en eerste face-to face contact Terugverwijzingen Score a: Score b: Score c: Score d: onbekend Afspraken BJz en J-GGZ over overdracht van informatie en cliënten De gemaakte werkafspraken zijn gericht op een soepele overdracht van cliënt en cliënt(systeem)informatie. 9

10 Wachttijd tussen aanmelding bij J-GGZ en eerste face-to-face contact Na aanmelding bij de Jutters duurt het momenteel zo n 6 tot 10 weken voordat het eerste face-to-face contact gerealiseerd kan worden. Tot dat moment moet de cliënt met zijn hulpvraag wachten. Pas na een periode van gemiddeld 13 tot 17 weken (doorlooptijd toegang en wachttijd aanvang vervolgcontact) start de specificering van de hulpvraag binnen de Jutters. Deze tijdslijnen pleiten voor vervroegde inzet op anamnese, probleemdefiniëring en aanvang hulptraject en voor differentiering in toegangsroutes (waar mogelijk direct inzetten op kort behandeltraject). Het ontbreekt aan voldoende betrouwbare landelijke gegevens over wachttijden. Daarom is geen score afgegeven die de Haagse situatie afzet tegen het landelijke gemiddelde. Terugverwijzingen Het komt vrijwel niet voor dat cliënten na aanvang van J-GGZ worden terugverwezen naar BJz. 2.6 Opstellen hulpverleningsplan binnen de Jeugd-GGZ Streefsituatie Voor een adequaat werkende zorgketen is continuïteit in de aanpak van de problematiek van cliënten van belang. In het verlengde van de inhoud van het indicatiebesluit, dient de zorgaanbieder i.c. J-GGZ instelling een hulpverleningsplan op te stellen voor de cliënt (zie ook thema 3). BJz heeft de taak dit te bevorderen. Het hulpverleningsplan is afgestemd met eventuele andere zorg- of hulpverleners en op eventuele andere hulpverleningsplannen. Daarnaast legt hij het plan voor aan de cliënt en BJz. Nadat hij hun fiat heeft gekregen start de zorgaanbieder de zorg. Opstellen hulpverleningsplan J-GGZ Afstemmen hulpplan op indicatiebesluit Overleg/toetsing hulpverleningsplan door BJz Score a: Score b: Score c: Score d: Afstemmen hulpplan op indicatiebesluit De medewerkers van de Jutters zijn inhoudelijk content met de door BJz afgegeven indicatiebesluiten, onder het motto; hoe globaler, hoe beter. Des te meer ruimte blijft er bestaan voor specificering bij aanvang van het contact met de J-GGZ. Het hulpverleningsplan is dan ook geen rechtstreekse vertaling van het indicatiebesluit, daar is het laatstgenoemde product te algemeen van opzet voor. De eerste contacten binnen de Jutters zijn gericht op specificering van de problematiek en veelal ook op (aanvullende) diagnostiek. Overleg/toetsing hulpverleningsplan door BJz Thans zijn er geen structurele contacten tussen de Jutters en BJz ter toetsing van het hulpverleningsplan door BJz. In voorkomende (uitzonderlijke) gevallen is er aanvullend inhoudelijk contact tussen de medewerkers van de Jutters en de BJz-medewerkers die betrokken waren in de toegangsfase. 10

11 2.7 Uitvoeren en volgen van de geïndiceerde zorg door BJz Streefsituatie Een adequate zorgketen wordt door een casemanager gevolgd en vanuit het perspectief van de situatie/problematiek bij aanmelding geëvalueerd. De J-GGZ instelling doet aan BJz mededeling van de aanvang en de beëindiging van de zorg conform het indicatiebesluit. J-GGZ houdt BJz op de hoogte van de voortgang van de zorg, geeft wijzigingen in het zorgaanbod door en kondigt aan wanneer de zorg zal worden beëindigd. BJz kan hierdoor de zorg volgen en de zorg bij beëindiging evalueren (samen met de cliënt en de zorgaanbieder). Op vooraf vastgestelde momenten wordt door BJz bij de J-GGZ instelling en bij de cliënt geïnformeerd hoe de verleende zorg verloopt. De cliënt wordt door BJz bijgestaan bij vragen over de inhoud van deze zorg, alsmede de evaluatie van de zorg. In het kader van de monitoring registreert BJz een aantal vaste gegevens per cliënt (datum van aanvang van de zorg; datum van einde van de zorg; reden van beëindiging van de zorg; gegevens over het wachten na het indicatiebesluit tot de zorg is gestart; gebruik van vervangende zorg; gegevens over het behalen van het in het indicatiebesluit omschreven doel). De tussenevaluatie wordt uitgevoerd conform afspraken tussen het BJz en de aanbieder en in overeenstemming met het indicatiebesluit. Resultaten van de (tussen)evaluatie worden geregistreerd. Uitvoeren en monitoren van zorg Score a: Score b: Score c: Score d: Verstrekken van vervolggegevens door J-GGZ aan BJz Evaluatie J-GGZ door BJz Verstrekken van volggegevens door J-GGZ aan BJz Momenteel verstrekt de Jutters niet structureel gegevens over aanvang behandeling en behandelbeloop aan BJz. Inmiddels zijn afspraken gemaakt over het standaard verstrekken van het hulpverleningsplan aan BJz, over het tussentijds verstrekken van de halfjaars evaluaties (de huisartsenbrieven ) en over het informeren van BJz bij majeure koerswijzigingen gedurende het behandeltraject. Dit wordt de lichte casemanagement-variant genoemd, die zal gelden voor het merendeel van de (J-GGZ)-cliënten. Op indicatie is een intensievere begeleidingsvariant mogelijk. De Jutters wil ervoor waken dat BJz via het casemanagement een controlefunctie gaat bekleden. Ook pleit men voor vergaande differentiatie in casemanagementfuncties; voor alle minder complexe problematiek volstaat de lichte variant. Vooral als sprake is van transsectorale afstemming, heeft casemanagement vanuit BJz naar de opvatting van de Jutters meerwaarde. Evaluatie J-GGZ door BJz De samenwerking en vooral de meerwaarde van de relatie tussen BJz en de J-GGZ-instelling na aanvang van J- GGZ wordt niet periodiek geëvalueerd; de afspraken ter intensivering van deze samenwerking zijn van recente datum. 11

12 3 Beschouwing 3.1 Inleiding Uit de mate van samenwerking tussen BJz Haaglanden en J-GZZ-instelling de Jutters blijkt dat beide partijen een meerjarig traject van afstemming achter de rug hebben. Al in 2000 was in deze regio sprake van voldoende bestuurlijk commitment voor een goede koppeling tussen BJz en de J-GGZ ( toen was voldoende duidelijk wat de wet voor beide partijen zou gaan inhouden ). Er is uitwerking gegeven aan gezamenlijke procedures en gedeelde werkwijzen gedurende de toegangsfase. Er is werk gemaakt van het slechten van (culturele) barrières, waarbij het in nabijheid van elkaar verrichten van werkzaamheden (detachering van J-GGZ-medewerkers op locatie BJz) en het realiseren van korte lijnen belangrijke succesfactoren zijn gebleken. Ook het genereren van deskundigheid, onder ander via bijscholing vanuit de Jutters aan BJz-medewerkers, het creëren van bekendheid met en vertrouwen in elkaars competentie en overleg op bestuurlijk, middle-management en uitvoerend niveau legt fundamenten voor succesvolle samenwerking. De fase van vooroordelen en contraproductieve beeldvorming over en weer lijkt grotendeels voorbij. Steeds meer wordt gehandeld in de geest van de samenwerkingsafspraken. Ook bij incidenten, situaties waarin partijen elkaar direct moeten kunnen vinden, werkt de samenwerking als een geoliede machine. Het opzetten van een gezamenlijke crisisdienst zou de goede samenwerkingsrelatie verder tot wasdom brengen. 3.2 Aanvang behandeling Jeugd-GGZ start na relatief lang traject Tegelijk lijkt het er op dat de neiging bestaat om de eigen positie en verantwoordelijkheden binnen de toegangsfase in tact te laten ( de keuze voor indicatie op sectorniveau was een defensieve keuze en gaf identiteitsbescherming ). Relevant is vooral dat het indicatiebesluit dat BJz afgeeft, feitelijk een onderbouwing is van de keuze voor een sector J-GGZ ( de keuze voor indicatie op sectorniveau was een defensieve keuze en gaf identiteitsbescherming ). De diagnostiek ten behoeve van GGZ-cliënten wordt voornamelijk binnen de Jutters gerealiseerd. De doorlooptijd van voor de toegang via BJz hiertoe bedraagt (in 2004) gemiddeld 52 werkdagen. Bij aanmelding van een cliënt bij de Jutters kan in veel gevallen de behandeling niet starten; de beschikbare globale informatie moet in een vervolgtraject binnen de J-GGZ worden gespecificeerd. De inzet op meer differentiatie binnen de toegangsfunctie ( uitwerken van een concept van verschillende snelheden ) biedt naar de mening van de J-GGZ kansen op verdere verbetering. 3.3 Uiteenlopende verwachtingen omtrent functie casemanagement Ten aanzien van de functie casemanagement door BJz lijkt, ondanks de gezamenlijk uitgebrachte notitie, sprake van verschillende verwachtingen. BJz wil op geleide van deze functie het eigen inzicht in vervolghulp vergroten en mogelijk de eigen werkprocessen hierop aanscherpen, terwijl de Jutters voor een zo beperkt mogelijk deel van de cliëntpopulatie meerwaarde ziet in casemanagement door BJz. Deze zou gericht moeten zijn op doelgroepen die kampen met gecompliceerde co-morbiditeit, waardoor transsectorale afstemming noodzakelijk is. De doelgroepen waarvoor evidence based behandeling beschikbaar is, behoeven geen coördinatie op zorg (voor deze doelgroep zou een uitgewerkt en goed geïmplementeerd zorgprogramma voldoende waarborg op kwalitatief verantwoorde zorg en continuïteit van zorg bieden). 12

13 3.4 Verdere verheldering van positionering kan druk op samenwerking voorkomen Tenslotte zorgt de landelijk bestaande onduidelijkheid over de precieze positionering van betrokken en de complicaties omtrent bijvoorbeeld de verdeling van de 25 mln. in het kader van de toegangsfunctie voor druk op de samenwerkingsrelatie en onnodig verlies van energie. Beide partijen geven aan geholpen te zijn met verheldering van het beleid op een aantal onderdelen. Zo dient helder te zijn welke marges gelden ten aanzien van de mate van specificiteit van het indicatiebesluit en verdient de functie casemanagement door BJz nadere (eenduidige) uitwerking. 13

14 Bijlage 1: Toelichting score-classificaties per onderwerp Aanmelding en screening Aanmelding Score a: Score b: Score c: Score d: Organisatie voordeur Er zijn feitelijk twee voordeuren; er zijn geen op elkaar afgestemde afspraken tussen BJ en J-GGZ over aanmelding. BJz en J-GGZ hebben onderling afspraken over uitvoering van aanmeldingsfunctie. Ieder neemt grotendeels aanmeldingen voor de eigen sector voor eigen rekening. BJz en J-GGZ hebben de werkwijze t.a.v. aanmelding grotendeels geïntegreerd. De vormgeving van de voordeur wordt volledig gedragen door BJz en J-GGZ samen; deskundigheid van beide deelsectoren is voldoende aanwezig. Bekendheid met/gedeeld gebruik van aanmeldingsformuliere n of procedures Bereikbaarheids/crisisdienst Men kent de gebruikte aanmeldingsformulieren en/of procedures over en weer niet of nauwelijks. Men kent het bestaan van de gebruikte aanmeldingsformulieren en procedures over en weer maar maakt geen gebruik van elkaars of gezamenlijke producten. BJz en J-GGZ beschikken niet over een gezamenlijke bereikbaarheids/crisisdienst Er wordt gebruik gemaakt van elkaars of gezamenlijke aanmeldings-formulieren en procedures. Eén team beoordeelt a.d.h.v. een vastgesteld en door medewerkers van BJz en J-GGZ gedragen werkproces alle aanmeldingen. BJz en J-GGZ beschikken over een gezamenlijke bereikbaarheids/crisisdienst Deskundigheid voor beoordeling psychiatrische problematiek bij de voordeur Onvoldoende deskundigheid bij BJz. Onvoldoende deskundigheid bij BJz maar bij twijfel wordt incidenteel overlegd met J-GGZ. Nog niet voldoende deskundigheid bij BJz maar bij twijfel (aan beide kanten) wordt overlegd. Mede door bijdrage J- GGZ neemt deskundigheid bij BJz toe. Voldoende deskundigheid bij BJz o.a. door uitwisseling en/of detachering van medewerkers over en weer. Informatie en terugkoppeling naar verwijzers BJz en J-GGZ hebben geen gezamenlijke voorlichting en informatie verstrekt aan mogelijke verwijzers; huisartsen krijgen (nog geen) standaard terugkoppeling van hun verwijzing naar BJz. BJz en J-GGZ hebben gezamenlijke voorlichting op dit punt verstrekt o.a. door actieve benadering van externe verwijzer (uitleg rol BJz en mogelijkheid rechtstreekse verwijzingen). Omlegging cliëntenstroom/ zij-instroom J-GGZ Vaak melden cliënten zich bij BJz en J-GGZ zelf aan. Zij-instroom: >80% aan-meldingen bij J-GGZ. Cliëntenstroom is onvoldoende omgelegd. Zij-instroom: 40-80% aanmeldingen bij J- GGZ. Cliëntenstroom is grotendeels omgelegd Zij-instroom: tussen 10-40% aanmeldingen bij J-GGZ. Vrijwel alle J-GGZ-cliënten komen via de integrale toegangspoort bij BJz binnen. Zij-instroom: <10% aanmeldingen bij J-GGZ. Terugkoppeling gegevens naar BJz over rechtstreekse aanmeldingen bij J- GGZ Op dit punt vindt geen structurele terugkoppeling plaats. Op dit punt vindt structureel terugkoppeling plaats. 14

15 Diagnostiek binnen BJz Diagnostiek Score a: Score b: Score c: Score d: Uitvoering diagnostiek Er zijn geen op elkaar afgestemde afspraken tussen BJz en J-GGZ over de uitvoering van toegangs-diagnostiek. BJz en J-GGZ hebben onderling afspraken gemaakt over de manier waarop diagnostiek wordt gepleegd, waarbij ieder de aan-meldingen die voor de eigen sector lijken te zijn, voor de rekening neemt. BJz en J-GGZ hebben de (eerder bestaande) werkwijzen t.a.v. diagnostiek besproken en op elkaar afgestemd. De diagnostiekfunctie is georganiseerd en ingevuld door BJz en J-GGZ gezamenlijk aan de hand van een vastgesteld en door medewerkers van BJz en J- GGZ gedragen werkproces Bekendheid met/gedeeld gebruik diagnostische instrumenten Men kent de (voorheen) gehanteerde diagnostische instrumenten over en weer niet of nauwelijks. Men kent het bestaan van gebruikte diagnostische instrumenten over en weer, maar men maakt geen gebruik van elkaars/gezamenlijk ontwikkelde of gekozen instrumenten. Er wordt gebruik gemaakt van elkaars of van gezamenlijk ontwikkelde/ gekozen diagnostische instrumenten. Eén team behandelt aan de hand van een vastgesteld en door medewerkers van BJz en J-GGZ gedragen werkproces de diagnostiek voor alle cliënten in de toegangsfase. Deskundigheid voor beoordeling psychiatrische problematiek Geen specifieke deskundigheid bij BJz. Geen specifieke deskundigheid bij BJz maar wordt incidenteel ingehuurd door BJz bij J- GGZ. Toenemende deskundigheid bij BJz; aanvullend inhuren van J-GGZ medewerkers of diagnostiek. Voldoende specifieke deskundigheid bij BJz (mede door inzet J-GGZ in het verleden). Multidisciplinair e beoordeling Positionering toegangsdiagnostiek en behandeldiagnostiek Adequate uitwerking van criteria voor multidisciplinaire beoordeling in de toegangsfase van BJz, maar deze is niet bekend bij de medewerkers van J-GGZ. Binnen BJz beoordeling die leidt tot sectorkeuze, diagnostiek voor GGZ-cliënten vinden grotendeels plaats binnen J-GGZ. Adequate uitwerking van criteria voor multidisciplinaire beoordeling in de toegangsfase van BJz en deze is bekend bij de medewerkers van J-GGZ. Binnen BJz toegangsdiagnostiek. Evt. behandeldiagnostiek binnen J-GGZ. Soms doet J-GGZ diagnostisch onderzoek t.b.v. de toegangs-functie over. 15

16 Indicatiebesluit BJz Indicatiestelling/ indicatiebesluit Organisatie proces indicatiestelling Score a: Score b: Score c: Score d: Binnen BJz worden vrijwel geen of weinig indicatiebesluiten afgegeven voor J-GGZ. Er is deelname van J-GGZ aan proces van indicatiestelling binnen BJz, waarbij ieder vooral aan-meldingen voor de eigen sector beoordeelt. Er is deelname van J-GGZ aan het proces van indicatiestelling binnen BJz. Er wordt in feite gezamenlijk een indicatiebesluit genomen. Het proces van indicatiestelling binnen BJz is door BJz en J-GGZ samen voorbereid en wordt gezamenlijk gedragen. BJz voert het uit. Vertrouwen in kwaliteit indicatiestelling J-GGZ heeft geen of weinig vertrouwen in indicatiestelling BJz. J-GGZ heeft onder bepaalde condities vertrouwen in indicatiestelling BJz. Specificiteit uitkomst indicatiestelling -- Beoordeling leidt tot sectorkeuze : zeer globaal geformuleerde indicatiebesluiten. Er worden globale tot redelijk specifieke indicaties voor J-GGZ gesteld. Er worden specifieke indicaties voor J-GGZ gesteld. Tevredenheid samenwerking Geen of stagnerende samenwerking, weinig wederzijdse affiniteit. Samenwerking op papier geregeld, wel kennis werkwijze wederpartij, geen gedeelde werkprocessen. Intensieve technische ver-bindingen tussen (voorheen) eigen werkprocessen. Gedeelde werkprocessen, integrale teams. Gemiddelde doorlooptijd BJz Beduidend hoger dan het landelijke gemiddelde Hoger dan het landelijke gemiddelde. Op het landelijke gemiddelde. Lager dan het landelijke gemiddelde. Aanmelding bij J-GGZ/uitvoering indicatie Aanmelding J-GGZ/uitvoeren indicatiebesluit Afspraken BJz en J-GGZ over overdracht van informatie en cliënten Wachttijd tussen aanmelding bij J-GGZ en eerste face-to-face contact Terugverwijzingen Score a: Score b: Score c: Score d: Geen afspraken Beduidend hoger dan het landelijke gemiddelde van beide sectoren. Afspraken zijn vooral gericht op zo vroeg mogelijke overdracht van cliënten/niet of minder gericht op informatieoverdracht. Hoger dan het landelijke gemiddelde. Terugverwijzing komt regelmatig voor; aantal (beduidend) hoger dan het landelijke gemiddelde. Afspraken zijn gericht op soepele overdracht van informatie en ondersteuning van cliënten bij het verzilveren van indicatiebesluit. Op het landelijke gemiddelde. Lager dan het landelijke gemiddelde. Terugverwijzing komt vrijwel niet voor; aantal lager dan het landelijke gemiddelde. 16

17 Opstellen hulpverleningsplan binnen de Jeugd-GGZ Opstellen hulpverleningsplan J-GGZ Afstemming hulpplan op indicatiebesluit Overleg/toetsing hulpverleningsplan door BJz Score a: Score b: Score c: Score d: Geen afstemming... Afstemming maar indicatiebesluit is zeer globaal en biedt veel ruimte. Geen toetsing Ad hoc/in voorkomende gevallen. Intentie om altijd af te stemmen. Maar soms wordt beoordeling aanpak problematiek overgedaan. BJz wordt hiervan dan op de hoogte gebracht. Afgestemd op indicatiebesluit: geaccepteerd als uitgangspunt voor hulpplan. Meningsverschillen worden in structureel overleg besproken en leiden tot hernieuwde afspraken. Structureel, aan de hand van geïmplementeerde werkafspraken hieromtrent. Uitvoeren en volgen van de geïndiceerde zorg door BJz Uitvoeren en monitoren van zorg Score a: Score b: Score c: Score d: Verstrekken van volggegevens door J-GGZ aan BJz Evaluatie J-GGZ door BJz Worden niet verstrekt. Wordt niet geëvalueerd. Worden verstrekt en worden gerapporteerd door BJz. Wordt incidenteel geëvalueerd. Wordt structureel geëvalueerd. 17

18 Bijlage 2: Overzicht gebruikte documenten Nb. onderstaande tekst omvormen tot titel + datum van het te ontvangen materiaal! - Een procesbeschrijving van het traject van aanmelding tot en met het afgeven van het indicatiebesluit. - De aanmeldprocedure die wordt gehanteerd binnen BJz Haaglanden (locatie Waldeck Pyrmontkade). - Het diagnostiekprotocol dat wordt gehanteerd binnen BJz Haaglanden (locatie Waldeck Pyrmontkade). - Detacheringsovereenkomst die geldt voor Jeugd GGZ-medewerkers van GGZ Groningen die werkzaam zijn binnen BJz Haaglanden (locatie Waldeck Pyrmontkade). - Schriftelijke afspraken die met de Jutters zijn gemaakt over de invulling van de functie casemanagement door BJz Haaglanden (locatie Waldeck Pyrmontkade) na aanvang van Jeugd-GGZ. - Een ingevuld exemplaar van bijgaande vragenlijst Kengetallen BJz. - Een procesbeschrijving van het traject van aanmelding van een cliënt bij de Jutters door BJz Haaglanden (locatie Waldeck Pyrmontkade) tot start behandeling. - Een ingevuld exemplaar van bijgaande vragenlijst Kengetallen J-GGZ. 18