Virtuele Centrumsteden

Transcriptie

1 Virtuele centrumsteden Virtuele Centrumsteden Samenwerkingsverbanden van lokale besturen werken aan ICT

2 Voorwoord inhoud 3 Voorwoord - Joël Vander Elst 4-7 Virtuele centrumsteden: 4 Noord 5 Social 6 STAD 7 Hageland / Luchthaven 8 Project: Beleids-en Beheerscyclus 9 Project: ICT opleidingen 10 Politie Leuven communiceert met Twitter 11 Werktafel voor ICT beleid colofon VERA autonoom provinciebedrijf Vaartdijk 3/ Wijgmaal T F info@vera.be - verantwoordelijke uitgever Carl Possemiers - T Een nieuwsbrief over Virtuele Centrumsteden In deze nieuwsbrief leest u meer over onze Virtuele Centrumsteden, samenwerkingsverbanden van Vlaams-Brabantse lokale besturen die op een bewustere manier willen omgaan met informatica. Informatica is de laatste jaren immers steeds belangrijker geworden. Onze gemeenten, OCMW s en politiezones stelden al jaren vast dat de technische ontwikkelingen zich snel opvolgen en op steeds meer beleidsdomeinen moesten worden ingeschakeld. Dit bleek uit de dagelijkse gesprekken met onze administraties, maar ook uit de overlegavonden die VERA organiseerde voor beleidsmakers. Steeds opnieuw werd ons de vraag gesteld: als lokale besturen vaak identieke trajecten moeten doorlopen, waarom moeten we dat dan allemaal op eigen kracht en met eigen middelen doen? Is ICT als materie niet complex genoeg om steun van een hogere overheid te kunnen verwachten? Daarom besloot de provincie in 2010 om VERA als Vlaams-Brabants steunpunt informatica samenwerkingsverbanden voor lokale besturen te laten vormen. Door in Virtuele Centrumsteden samen te werken, moeten zij dezelfde slagkracht krijgen als centrumsteden als Leuven of Mechelen. De schaalvoordelen die daaruit ontstaan kunnen nieuwe en betere oplossingen binnen bereik brengen. Onderling overleg moet kennisdeling mogelijk maken. Centrale aansturing moet leiden tot het ontstaan van een gedeelde lange termijn visie. Binnen een Virtuele Centrumstad kunnen besturen projecten opstarten en de kosten ervan delen. Maar elk bestuur bepaalt zelf welke projecten het wenselijk acht en met welke leveranciers het wil werken. Pas als er meerdere besturen in dezelfde richting denken, zal er worden samengewerkt. De rol van VERA is om samenwerkingsmogelijkheden te detecteren en te vergemakkelijken. Over de eerste projecten die zo zijn ontstaan, leest u hier meer. Het uitgangspunt blijft dat te weinig rendement uit informatica wordt gehaald als informatica niet op de juiste manier kan worden ingezet. ICT-oplossingen moeten binnen Virtuele Centrumsteden worden ingezet vanuit het standpunt van de organisatie en minder als puur technische oplossingen. Hiervoor is een nieuwe visie op ICT nodig die zowel door ICT-verantwoordelijken, leidinggevenden als beleidsmensen moet worden gedragen. Zij vormen de drie peilers van de Virtuele Centrumsteden en zullen samen de vernieuwing van automatisering en elektronische dienstverlening moeten coördineren. Daarom is er ook aandacht voor ruimere trends binnen onze sector. De politiezone Leuven, die al enige tijd gebruik maakt van Twitter, geeft daar uitleg over op pagina 10. Op pagina 11 komt het Memorandum ICT-management van V-ICT-OR, de ECG, Kortom en Corve aan bod. Deze nieuwsbrief moet dus ook een startpunt zijn voor nieuwe ideeën binnen uw bestuur. Als uw bestuur tot een Virtuele Centrumstad behoort, zult u bij het uitwerken van dit soort ideeën voor advies en ondersteuning kunnen terugvallen op andere besturen en op VERA. U hoeft dus niet langer alleen aan de slag: een wereld van verschil. Joël Vander Elst, voorzitter Raad van bestuur VERA 2

3 Virtuele centrumsteden Virtuele centrumsteden Virtuele centrumstad: NOORD Virtuele centrumstad: SOCiAL NOORD bestaat uit de gemeenten Begijnendijk, Boortmeerbeek, Haacht, Keerbergen, Rotselaar en Tremelo en de OCMW s van Begijnendijk, Boortmeerbeek, Haacht, Keerbergen en Tremelo. Deze samenwerking van elf lokale besturen is in april 2011 van start gegaan en kwam in 2011 verschillende keren samen om een overkoepelende strategie te bepalen in het charter en vervolgens projecten te bespreken die daarbinnen pasten en aansloten bij de prioriteiten van de verschillende besturen. De volgende mensen zijn afgevaardigd voor deelname aan de Virtuele Centrumstad Noord via de stuurgroep (beleidsmensen) en het adviescomité (secretarissen en ICT-verantwoordelijken). Dit kan echter variëren. Adviescomité Noord: Sonia Goriëns Johan Smits Luc Van Rillaer Wilfried Haesendonck An Craninckx Theo Ceulemans Peggy Baeten Eric Persoons Godelieve Dewachter Wim Vandenbrouck Rita Huybrechts Patrick Vissers Danny Aerts Patrick Geysels Michel Massant Paula Aelbrecht Mark Verlinden Geert Volkaer Johan Artois Isabel Van Dael Stuurgroep Noord: Willy Michiels Michel Baert Armand Van Capellen Ann Schevenels Lucia Wouters Vital Vandessel Lisette Verbeeck Els Schoeters Ilse Fillet Christine de Lobel Jan Van Herck Noord heeft de voorsprong die het als eerste opgerichte Virtuele Centrumstad had opgebouwd sindsdien behouden. Na verschillende vergaderingen voor de stuurgroep en het adviescomité, werd er op 8 mei overeenstemming bereikt over de projecten waaraan besturen kunnen samenwerken. Op de lijst staan, ten eerste, het samenstellen van opleidingstrajecten voor personeel en beleidsmensen (zie ook pagina 9). Ook het uitbouwen van een e-loket staat op de agenda: de deelnemende besturen zullen samen in kaart kunnen brengen of het mogelijk is om meer standaardtaken te laten verlopen via hun websites in plaats van via hun loketten. Een ander project is het onderzoek naar de mogelijkheden om ICT-uitgaven te optimaliseren: besturen kunnen immers onderling vergelijken hoe ze hun budget besteden en kijken op welke vlakken er mogelijkheden zijn om meer te bereiken met dezelfde middelen. Er was ook vraag om ondersteuning bij het ontwikkelen van een visie op ICT. Een consultant zal zich richten op het structureel verbeteren van de ICT-infrastructuur en ICT-toepassingen, hun samenhang en inschakeling binnen de organisatie. Ten slotte werd er voorgesteld om drie werkgroepen op te richten binnen de samenwerking. De eerste werkt rond de invoering van een mid-office (een oplossing om verschillende software oplossingen te verbinden), complementair aan het werk van V-ICT-OR. De tweede zal kennis en ervaringen over GIS uitwisselen om een visie te ontwikkelen op de invoering van een dergelijk Geografisch Informatiesysteem. De laatste buigt zich over de samenwerking tussen gemeente en OCMW. SOCiAL bestaat uit de OCMW s van Begijnendijk, Bertem, Bierbeek, Boortmeerbeek, Herent, Hoegaarden, Huldenberg, Kampenhout, Kortenberg, Landen, Rotselaar, Steenokkerzeel en Tielt-Winge. Het samenwerkingsverband SOCiAL is zelf ook als samenwerkende partij toegetreden. Deze 13 OCMW s willen door samen te werken rond ICT sneller een aantal projecten kunnen opstarten die specifiek op OCMW s zijn gericht. Dit neemt niet weg dat verschillende OCMW s ook deelnemen aan andere Virtuele Centrumsteden, waar ze bijvoorbeeld de mogelijkheden om samen te werken met de gemeenten kunnen verkennen. De Virtuele Centrumstad SOCiAL werd opgericht in augustus De stuurgroep en het adviescomité van de Virtuele Centrumstad SOCIAL vallen samen met de Raad van Bestuur en het secretarissenoverleg van het OCMW-samenwerkingsverband SOCiAL. De invoering van de beheers- en beleidscyclus (BBC) werd door de OCMW s van SOCiAL als eerste samenwerkingsproject gekozen. De BBC bevat regels voor het meerjarenplan, het budget, de boekhouding en de jaarrekening van de lokale besturen en provincies. Er werd eerst een overheidsopdracht uitgebracht om een softwarepakket te selecteren dat de invoering van de BBC kan ondersteunen. Vervolgens werd een werkgroep samengesteld, die eerst de demo sessies van de verschillende leveranciers bijwoonde en vervolgens de verschillende offertes in detail beoordeelde. Op pagina 8 wordt het BBC-project verder beschreven. Vincent Mahieu, financieel beheerder bij de gemeente en het OCMW van Begijnendijk nam deel aan de werkgroep. Hij vat samen: Aan de hand van de raamovereenkomst-procedure, werden de krachten van de besturen gebundeld. De positie van de besturen bij de onderhandelingen was alvast steviger door gezamenlijk op te treden, in tegenstelling tot elk individueel bestuur. De besturen die wensen in te tekenen via de raamovereenkomst kunnen genieten van de onderhandelde condities. De besturen zijn zowel gemeenten als OCMW s, en zeker niet beperkend tot de OCMW s van SOCiAL. Bij de onderhandelingen werd sterk aangedrongen op openheid van de softwaretoepassingen. Het moet mogelijk zijn om (tweerichtings-) koppelingen te maken tussen pakketten van verschillende leveranciers, zoals een sociaal dossierpakket met een boekhoudingpakket van een andere softwareleverancier. Dit heeft enkel maar voordelen voor de geïnteresseerde besturen, die kunnen bestellen volgens de behoefte van het bestuur. VERA organiseerde op 6 juni een informatiesessie voor alle besturen die deelnemen aan Virtuele Centrumsteden over het BBC-project. Zij kunnen immers ook allemaal gebruik maken van de raamovereenkomst. Binnen SOCiAL werden ook al een aantal andere projecten opgelijst die bij verschillende besturen op de agenda staan en dus binnen de samenwerking kunnen worden opgestart. Hiertoe behoren het zoeken naar samenwerkingsmogelijkheden voor OCMW s en gemeenten, het invoeren van een systeem voor document management om op een meer gestructureerde manier met informatie om te kunnen gaan, en het samen aankopen van ICT-materiaal. Adviescomité SOCiAL: Peggy Baeten Koen Theunissen Hilde Fannes Nico Weyns Dirk Billen Marc Lebegge Lut Vandenbosch Jan Maessen Roeland Maes Kitty Bottu Stijn Caubergs Elisabeth Dedecker Jeannine Coekaerts Stuurgroep SOCiAL: Lisette Verbeeck Eddy Vranckx Monda Wuytack Johan Neefs Chris Gielens Willy Lambrechts Sonia Van Laere Danielle Van Meldert Katrijn Willems Marc Cornelis Gie Van Aerschot Eddy Vanderperren Alfons Lemmens 4 5

4 Virtuele centrumsteden Virtuele centrumsteden Virtuele centrumstad: STAD STAD is een samenwerking die werd gevormd door vier Vlaams-Brabantse steden. De OCMW s van Tienen, Aarschot en Scherpenheuvel-Zichem traden ondertussen ook toe. Zij rekenen erop dat ze door hun gelijkaardige grootte eerder tot gedeelde projecten zullen komen dan wanneer ze met naburige maar kleinere gemeenten samenwerken. STAD ging van start op 5 oktober De eerste vergaderingen werden getrokken door de ICT-verantwoordelijken die verschillende projecten bespraken (een kader voor globaal ICT-beheer, een systeem voor klantopvolging, ) en van de mogelijkheden om onderling prijzen van leveranciers te vergelijken. Binnen STAD hebben zowel de stuurgroep als het adviescomité al vergaderd over de mogelijke projecten die werden opgelijst na het afronden van de samenwerkingsscan. Er werden al verschillende mogelijkheden besproken. Hieronder vallen onder meer een vergelijking van de financiële uitgaven voor bepaalde ICT-diensten en een toepassing die systeembeheerders toelaat om hun helpdesk efficiënter te beheren. Het meest ambitieuze project is wellicht het invoeren van een mid-office. Deze mid-office moet het ondermeer mogelijk maken om verschillende pakketten met elkaar te verbinden zodat gegevens kunnen worden uitgewisseld tussen bijvoorbeeld een toepassing voor de dienst bevolking en een toepassing voor de dienst milieu. Wendi Goethuys, systeembeheerder van de Stad Tienen vat samen: Momenteel ben je als systeembeheerder eerder terughoudend bij de aankoop van een nieuw softwarepakket Is het wel compatibel met de rest van onze applicaties? Kunnen we niet beter alles bij eenzelfde leverancier kopen? Daarom dat wij met het idee van een mid-office broker spelen: een omgeving die ervoor zorgt dat de back-office pakketten los van elkaar kunnen werken, maar wel communiceren met mekaar. Ook de aankopen van diverse softwarepakketten kunnen dan worden gesplitst, met de vrijheid om telkens de beste module uit het aanbod te kiezen, rekeninghoudend met het financieel aspect en de snelheid waarmee het administratief personeel kan volgen. Dit soort grotere projecten zijn echter veelomvattend, zodat wij het project ook buiten STAD willen bespreken. Eigenlijk worstelt elk bestuur met dezelfde vragen en overwegingen. Er is dus een uitgesproken raakvlak voor een mogelijk samenwerkingsproject. Adviescomité STAD: Jan Demessemaeker Liesbeth Van Rompaey Liesbeth Verdeyen Luc Janssens Paul Goossens Kristel Mens Christi Van Calster Jan Lambrechts Dirk Keuninckx Jan Gruyaert Wendi Goethuys Magda Binon Vanessa Cuypers Eric Joseph Stuurgroep STAD: Steven Omblets Bart Stals Tony Van Cauwenbergh Marie-Claire Loozen Julia Mellaerts Marie-Jeanne Hendrickx Freddy Closset Virtuele centrumsteden in opstart HAGELAND Hageland bestaat uit gemeenten Bekkevoort, Bierbeek, Boutersem, Geetbets, Glabbeek, Hoegaarden, Holsbeek, Kortenaken, Landen, Linter, Lubbeek, Tielt- Winge en Zoutleeuw. Ook de OCMW s van Landen, Tielt-Winge, Kortenaken en Glabbeek treden toe tot de groep. Dit samenwerkingsverband is in oprichting: er is nog geen officieel samenwerkingsprotocol getekend. Op vraag van de besturen is VERA wel al begonnen met de bezoeken aan besturen in het kader van de samenwerkingsscan. De rapportering van de resultaten staat gepland voor juni, net als de officiële oprichting van deze Virtuele Centrumstad. Adviescomité HAGELAND: Sonja Heylen, Peter Verlinden, Herman Stiers, Paul Cloots, Bart Hendrickx, Jan Van Brusselt, Ivo Draelants, Johan Geens, Xavier Vanopdenbosch, Kitty Bottu, René De Keyzer, Sandra Blockx, Nicole Debecker, Dominique Hayen, Jeannine Coekaerts, Ria Verstraelen, Renaat Kamers, Wim Vanhentenrijk, Kristof Vanheukelom, Kristien Six, Mark Guldentops, Gert Janssens, Peter Veeckmans, Sigrid Peeters, Bruno Buteneers, Ludwig Swevers, Christophe Mellaerts, Bart Van de Laar, Geert Nijs, Anne Bueken, Steve Schoolmeesters, Griet Valkenaers, Johan Meirens, Melanie Carly Stuurgroep HAGELAND: Wouter Lenaerts, Henri Lassaut, Fred Francart, Gino Debroux Günther Portaels, Andy Vandevelde, Johan Vanhulst, Alfons Lemmens, Paul Hugaerts, Greet Holsbeek, Gerty Lintermans, Boudewijn Herbots, Rudy Janssens, Stefaan Devos, Annita Vandebroeck en Georges Arnauts In Hageland werd er al een eerste meeting georganiseerd in december 2011 op vraag van de besturen. Deze besturen bevinden zich binnen het gebied waar Infrax zich als telecomprovider op de markt heeft begeven. Omdat elk bestuur door Infrax was benaderd, hebben de besturen VERA gevraagd een samenkomst te organiseren om hun vaststellingen te kunnen bespreken. VERA coördineerde dus dit overleg en droeg eraan bij vanuit zijn tien jaar ervaring als netwerkintegrator. LUCHTHAVEN Luchthaven bestaat uit de gemeenten Kampenhout, Machelen, Steenokkerzeel, Zaventem en Zemst. Met de OCMW s uit deze gemeenten wordt ook gesproken over de mogelijkheid om deel te nemen aan het samenwerkingsverband. Hoewel deze samenwerking nog niet officieel is opgericht, zijn er wel al verschillende samenkomsten geweest en is VERA op vraag van de besturen al begonnen met het afnemen van de samenwerkingsscans. De rapportering van de resultaten staat gepland voor eind mei, net als de officiële oprichting van deze Virtuele Centrumstad. Adviescomité LUCHTHAVEN: Dominique Coucke, Daniël Schell, Heidi Abeloos, Louis Van Releghem, Freddy Bernaerts, Kurt Jans, Gunter Convents, Sabine Wijns, Patrick Scheepers, Ruud Van Calster, Kevin Hilderson, Erik Bergen Stuurgroep LUCHTHAVEN: Bart Coopman, Edy Van Damme, Francis Vermeiren, Marco Verberckmoes, Jean Meeuws Op 14 februari kwamen een aantal secretarissen en ICT-verantwoordelijken van de samenwerkende besturen al samen om te praten over de doelstellingen en mogelijkheden. Er kwam een ruime selectie van mogelijke projecten aan bod, en daarnaast werd er gesproken over een beleid voor het gebruik van sociale media en over de mogelijkheden om te overleggen over de beste manier om elektronisch stemmen te ondersteunen. De samenwerkingsscan wordt afgerond en de resultaten worden voor de zomer toegelicht aan het adviescomité en de stuurgroep. De besturen kunnen ondertussen alvast inpikken op projecten die in de andere samenwerkingsverbanden worden opgestart. 6 7

5 Project Project Samen onderhandelen met de leveranciers voor software voor de BBC De 13 OCMW s van SOCiAL staan in 2012 en 2013 allemaal voor dezelfde uitdaging: de verplichte invoering van de beleids- en beheerscyclus (BBC). Ze besloten dus om samen te werken aan een raamcontract voor de betrokken software. Ze vroegen VERA, als coördinator van de samenwerking, om op te treden als opdrachtencentrale namens de leden van SOCiAL, de OCMW-vereniging SOCiAL zelf, en bij uitbreiding alle andere lokale besturen die deelnemen aan Virtuele Centrumsteden. De raamovereenkomst wordt immers opengesteld voor alle samenwerkende besturen. De leveranciers die in de raamovereenkomst opgenomen werden, zijn CIPAL, Schaubroeck en Remmicom. Er werd eerst een werkgroep gevormd met medewerkers van de besturen om VERA te begeleiden. Zij werden betrokken bij, onder meer, het opstellen van het bestek, het evalueren van de offertes, het bijwonen van de demonstraties van de leveranciers, het voeren van de onderhandelingen, de gunning, en de uitwerking van het raamcontract. De procedure liep van 27 februari tot 15 mei. De werkgroep bestond uit zeven personen, waaronder Sander Van Garsse, coördinator van SOCiAL en Roeland Maes, secretaris van OCMW Kortenberg. Zij geven aan wat voor hun het belang was van dit samenwerkingsproject. Sander Van Garsse stelt: SOCiAL werd opgericht om de uitdagingen voor OCMW s op het terrein gezamenlijk te kunnen aangaan, ook die rond ICT-toepassingen. Het samenwerkingsprotocol met VERA was een eerste stap, de implementatie van de BBC bood een uitgelezen kader om de schaalvoordelen van SOCiAL verder uit te spelen. Ik denk dat we het resultaat gerust baanbrekend mogen noemen. Een samenwerking op deze schaal tussen lokale besturen om de onderhandelingen kwalitatief te voeden is ongezien. De leveranciers waren dan ook bereid de nodige inspanningen te leveren om hun aanbod zo competitief mogelijk te maken, met een mooi resultaat tot gevolg. Roeland Maes voegt daaraan toe: VERA speelde een belangrijke rol binnen dit project. Hun projectmanager stelde een zeer strakke timing op die rekening hield met het feit dat wij begin juni over de raamovereenkomst moesten kunnen beschikken om in 2013 met BBC aan de slag te kunnen gaan. Deze strakke timing werd gerespecteerd. Verder zorgde VERA ervoor dat de mogelijkheden steeds juridisch afgetoetst werden met externe specialisten, zodat alles correct verliep. Ten slotte maakte VERA het mogelijk dat er binnen de samenwerking voldoende informaticakennis aanwezig was om op gelijke voet te kunnen spreken met de leveranciers van de BBC-software. Dat zij het samenwerkingsverband serieus namen bleek duidelijk uit de afvaardigingen die zij naar de meetings stuurden. De onderlinge uitwisselbaarheid van gegevens tussen programma s van verschillende leveranciers was voor ons ook een belangrijk punt. In het begin van het traject gingen niet alle leveranciers hier vlot in mee, maar op het einde kwam elke leverancier toch tot een bepaald engagement. De afnemers zullen nu via hun bestellingen moeten zorgen dat deze openheid voor andere programma s bestendigd kan worden. Tot slot vind ik het voor een goede wederzijdse relatie met de leverancier ook belangrijk dat hun engagementen duidelijk zijn. Door samen te vragen naar SLA s (Service Level Agreements) hebben we hier ook een eerste aanzet voor gegeven. Gedeelde ICT-opleidingstrajecten Informatica blijft een mensenzaak: een pakket is maar zo effectief als de mensen die ermee werken. Toch zullen weinig medewerkers zeggen dat ze volledig vertrouwd zijn met de software waar ze mee werken. Zo gaat er elke dag tijd verloren en raken mensen gedemotiveerd om met nieuwe software aan de slag te gaan. Omdat de opleidingsbehoeften voor de meeste besturen vergelijkbaar zijn, gingen de besturen in Noord akkoord om samen opleidingstrajecten uit te werken. Het project wordt vanaf het begin ook open gesteld voor besturen uit alle andere Virtuele Centrumsteden. Samenwerken aan opleidingen heeft verschillende voordelen: ten eerste ontstaan er natuurlijk schaalvoordelen. De kosten kunnen immers worden gedeeld over meer deelnemende besturen. Maar een ander voordeel is dat het mogelijk wordt om specifiekere opleidingen te voorzien. Zo kunnen er bijvoorbeeld opleidingen GIS worden voorzien ook al komt er in elk bestuur maar één persoon voor in aanmerking. Een opleiding op maat van het personeel opsplitsen in meerdere modules, bijvoorbeeld één voor beginners en één voor gevorderden, kan ook in deze formule. De opleidingstrajecten worden georganiseerd volgens een vaste structuur. Eerst bepaalt elk bestuur welke medewerkers instappen. Een korte scan geeft daarna een indicatie van hun ICT vaardigheden. Deze scans zullen worden afgenomen door een gespecialiseerde organisatie. Uit de scans ontstaan groepen van mensen met hetzelfde niveau van voorkennis, die specifieke opleidingstrajecten krijgen aangeboden. Elk traject bestaat uit een online gevolgde cursus die specifiek wordt samengesteld met het oog op de doelstellingen van de medewerkers. Niet alle opleidingen worden online gevolgd: er kunnen ook klassieke opleidingen worden georganiseerd waarbij docent en studenten samenkomen. Dit kan aangewezen zijn bij meer praktische en/of complexe onderwerpen. Hiervoor zullen raamcontracten worden afgesloten met leveranciers voor opleidingen en trainingen. Dit leidt niet alleen tot schaalvoordelen doordat er sprake is van een groepsaankoop, maar ook tot kennisuitwisseling en netwerking tussen medewerkers van verschillende besturen. Ook voor ICT-verantwoordelijken worden er opleidingstrajecten uitgewerkt. De focus daarbij ligt op het coördineren van ICTtaken (bijv. procesmanagement, contractbeheer, projectmanagement) in plaats van op operationele taken. Tenslotte kan er een vormingstraject worden ontwikkeld voor geïnteresseerde mandatarissen. De nadruk daarbij zal liggen op visievorming en op enkele meer praktische IT vaardigheden (bijv. gebruik tablets en sociale media). Stef Boogaerts, schepen in Begijnendijk, steunde het projectvoorstel op de stuurgroep. Begijnendijk heeft een uitgebreid en performant informaticasysteem. Als kleine gemeente zijn we bijna een 2.0-gemeente. We zijn daar dan ook heel fier op. Alleen worden de meeste toepassingen te weinig gebruikt. Dat heeft vooral te maken met de veel te geringe vertrouwdheid van de meeste ambtenaren met ICT. Nu we volop praten over cloud storage en cloud computing en over back-, mid- en frontoffice, blijven eenvoudige officetoepassingen voor sommigen nog een stevige klus. Informatica kost een bom geld, en dus moet het ook gebruikt worden. Bijkomende opleiding is dus heel erg nodig. En daarom komt het initiatief van VERA voor ons als geroepen. 8 / mei nr 01 9

6 10 VERA sprak met Politiezone Leuven communiceert via Twitter {Voormiddag Diestsesteenweg Leuven en Kessel-Lo wegcontrole>veiligheidsgordel vastklikken!.:} Aan het woord is de Twitteraccount van de politiezone Leuven, één van de Vlaams-Brabantse politiezones die al aan de slag is met deze vorm van sociale media. Ruim 1850 volgers uit Leuven en omstreken ontvangen het berichtje, de tweet. VERA stelde bij de samenwerkingsscans vast dat verschillende andere besturen ook interesse hadden. Maar er was vaak nog twijfel. Facebook of Twitter gebruiken? Wat voor boodschappen kunnen er worden verspreid? Inspecteur Stephanie Gille, een van de beheerders van de Twitteraccount van de politiezone Leuven, geeft uit eigen ervaring enkele tips. Waarom zijn jullie met Twitter gestart? We hadden het gevoel dat we een aantal communicatiemogelijkheden misten. Mogelijkheden die medewerkers tijdens hun privégebruik van sociale media wel ervaarden. Ook het succes van de facebookpagina van onze studenteninspecteur zette ons ertoe aan om de sprong te wagen. Ons doel is zoveel mogelijk Leuvenaars, bezoekers en studenten bereiken, informeren, sensibiliseren, Voor ons passen onze sociale media dan ook in onze algemene communicatiestrategie. Om zoveel mogelijk burgers te bereiken, spreiden wij onze communicatie over verschillende kanalen. Twitter is voor ons een extra kanaal, naast onze andere kanalen. Wat voor boodschappen verspreiden jullie op Twitter? Twitter is geschikt om actuele boodschappen te verspreiden, zoals informatie over flitscontroles of wegenwerken. Maar ook bij uitzonderlijke situaties, zoals een ongeluk of een evenement, kan je via Twitter snel je publiek bereiken. Voor ons is het vooral belangrijk dat elk bericht een meerwaarde heeft voor onze volgers. Het mag geen lege doos zijn, anders verlies je heel snel je geloofwaardigheid. Verder proberen wij in bijna elk bericht een link te leggen naar onze website, waar we extra duiding kunnen geven bij een twitterbericht of langere persberichten plaatsen. 140 tekens is namelijk erg weinig en het is altijd wikken en wegen hoe we onze boodschap zo duidelijk en aantrekkelijk mogelijk kunnen brengen. Worden jullie ook door burgers gecontacteerd via Twitter? Een van de voordelen van Twitter is de laagdrempeligheid. Reageren kan eenvoudig, snel en van waar je wil. De drempel om een commissariaat binnen te stappen is veel groter. Burgers stellen ons er ook regelmatig een vraag over onze dienstverlening. Maar ook meldingen van overlast of vragen om interventies komen regelmatig binnen via Twitter. Dat de meeste contacten in een positieve sfeer verlopen is ook prettig. Hoeveel tijd investeren jullie per week aan dit communicatiekanaal? Gille: Wij investeren gemiddeld 1 uur/dag aan Twitter, maar de extra tijd die we er moeten insteken, vervalt tegenover de voordelen die dit medium ons bieden. Wel belangrijk om te beseffen wanneer je eraan begint is, dat het geen 9 tot 5 gebeuren is, ook s avonds en in het weekend hebben je volgers bepaalde verwachtingen die je moet kunnen inwilligen. Heb je tips voor andere besturen die ermee willen beginnen? Doe niet mee omdat het een hype is. Je moet er echt in geloven en er de meerwaarde van inzien. Zorg dat je je bestuur mag vertegenwoordigen zodat je niet voor elke bericht naar je overste moet lopen. Een gemotiveerde trekker is noodzakelijk. Iemand moet de boel draaiende houden, evoluties opvolgen, Denk aan een social media policy. Het is niet omdat je als organisatie nog geen sociale media gebruikt dat je medewerkers het niet doen. Gebruik je gezond verstand. communicatie.politie@leuven.be Dirk de Vetter, gemeentesecretaris van Stekene en voorzitter van het Expertisecentrum van Gemeentesecretarissen (ECG) hecht belang aan het betrekken van de leden van het ECG bij projectmatige thematische werktafels. Daarom werd onder het voorzitterschap van de gemeentesecretaris van Puurs, Raoul Paridaens, een werktafel opgericht over ICT-beleid in lokale besturen. Het uitgangspunt is dat ICT-beleid zich meer moet richten op een organisatiebrede manier van denken, waarin geïntegreerd werken centraal staat. De rol van de gemeentesecretaris als voorzitter van het managementteam past ook binnen dat concept. De werktafel moet op korte termijn de vragen en bekommernissen van de Vlaamse gemeentesecretaris omtrent ICT en ICT-management in kaart brengen. Op middellange termijn wenst de werktafel ICT de noden en de verwachtingen van de Vlaamse gemeentesecretaris ten aanzien van externe actoren zoals het Vlaamse bestuursniveau en de externe dienstverleners te vertalen. Daarom werd er gekozen voor een structurele samenwerking met de interprofessionele partner V-ICT-OR, de belangenvereniging voor ICT-ers in de lokale besturen. Samen met V-ICT-OR werden de ICT-uitdagingen, die de lokale besturen de volgende jaren tegemoet gaan, onder de loupe genomen en geanalyseerd. Kort samengevat: 1. De burger verwacht een digitale dienstverlening zoals hij die ook kent in een commerciële omgeving. Maar in vergelijking met commerciële bedrijven hinken de lokale besturen sterk achterop. 2. Met de publieke middelen moeten de lokale leidinggevenden doeltreffend en efficiënt omgaan. Het uitbouwen van een overkoepelend e-government is bijgevolg een must. 3. E-participatie en e-democratie zijn de sleutelwoorden voor de toekomst: burgers en medewerkers gaan een grotere rol toebedeeld krijgen bij het voorbereiden van projecten en van het beleid. 4. De beleids- en beheerscyclus (BBC) vraagt een graad van automatisering die er momenteel bij vele lokale besturen nog niet aanwezig is. 5. De vele computerprogramma s die werden geïnstalleerd bij de overheden door diverse externe softwareleveranciers communiceren onvoldoende of niet met elkaar. Open standaarden zijn een absolute noodzaak. 6. In veel lokale besturen is het gemeentelijk beleid en het management onvoldoende bewust van het cruciale belang van ICT en informatiemanagement, noodzakelijke ingrediënten voor een optimaal functioneren van de organisatie. Tegelijkertijd werd vastgesteld dat een versnipperd ICT-beleid en ICT-landschap een meer professionele en geïntegreerde digitalisering verhindert. De werktafel meent daarom dat de voorziene ondersteuning dringend moet worden uitgebreid. Ook zijn er gemeenten die teveel betalen voor ICT-oplossingen die niet op de behoeften zijn afgestemd. De onvoldoende uitgewerkte VERA sprak met Memorandum voor meer efficiënt IT beleid bij lokale besturen capaciteit op het vlak van informatiemanagement is daarvoor één van de meest voor de hand liggende redenen. De tandem ECG/V-ICT-OR werd ondertussen versterkt door CORVE, de coördinatiecel Vlaams e-government en de vzw Kortom, de vereniging voor overheidscommunicatie. Ook zij pleiten voor een competentiecentrum waar vertegenwoordigers van lokale besturen enerzijds en afgevaardigden van informaticapartners en informaticaleveranciers anderzijds bij elkaar worden gebracht om samen te zoeken naar oplossingen voor de genoemde ICT-problemen. De samenwerking tussen de vier genoemde organisaties leidde tot een memorandum voor beleidsmakers, dat begin 2012 werd voorgesteld. Het is terug te vinden op Emiel Van der Perre Gemeentesecretaris Londerzeel Lid van de ECG-werktafel ICT 11

7 VERA missie Het Vlaams-Brabants Steunpunt voor Informatica VERA voert het extern gerichte informaticabeleid uit van het provinciebestuur Vlaams-Brabant, dat gericht is op de verbetering van de overheidswerking voor personen, verenigingen en bedrijven. VERA ondersteunt de lokale besturen van Vlaams-Brabant door het coördineren van samenwerking bij de invoering van e-government. VERA maakt overleg, samenwerking en kennisdeling mogelijk om te voorkomen dat besturen apart dezelfde trajecten moeten doorlopen. De tijd en middelen die daardoor vrijkomen, kunnen worden gebruikt om ICT beter in te zetten bij de uitvoering van het lokaal beleid. Zodoende kunnen besturen met dezelfde middelen een betere dienstverlening realiseren. VERA Vaartdijk 3/ Wijgmaal - Leuven T F info@vera.be >