Controleprotocol Naleving van de CAO Schoonmaak- en Glazenwasserbranche

Transcriptie

1 Controleprotocol Naleving van de CAO Schoonmaak en Glazenwasserbranche Controleprotocol naleving CAO Schoonmaak en Glazenwasserbranche Copyright ABAB Registeraccountants

2 1 Inleiding 1.1 Voor wie geldt dit protocol Op grond van artikel 59 van de CAO in het schoonmaak en glazenwasserbedrijf kan de Raad Arbeidsverhoudingen Schoonmaak en glazenwasserbranche (RAS) controle (laten) uitvoeren op de naleving van de CAO in het schoonmaak en glazenwasserbedrijf. Alle ondernemingen die vallen onder de CAO Schoonmaak en Glazenwasserbedrijf kunnen voor controle in aanmerking komen. De controle zal worden uitgevoerd volgens de in dit protocol beschreven handelswijze. 1.2 Status van het controleprotocol Op grond van artikel 58 van de CAO is er een Stichting Controle Orgaan bij de CAO voor de Schoonmaak en Glazenwasserbranche (Controle Orgaan). Volgens artikel 2 van haar statuten heeft het Controle Orgaan tot doel de bevordering van geordende sociaal economische omstandigheden in de Schoonmaak en Glazenwasserbranche, door erop toe te zien dat de bepalingen van de CAO in Schoonmaak en Glazenwasserbedrijf algemeen en volledig worden nageleefd. In het Reglement Controle Orgaan staat in artikel 2 het toezicht op naleving CAO beschreven. Het Controle Orgaan is belast met het toezicht houden op de naleving van de CAO. Het Controle Orgaan houdt dit toezicht door het uitvoeren van controles en kan de controles op naleving van de CAO opdragen aan een daartoe aangewezen instelling. De werkgever is te allen tijde verplicht medewerking te verlenen aan de controles. De instelling waaraan de controles op naleving van de CAO zijn opdragen, voert de controles uit op basis van dit controleprotocol. Het controleprotocol is gebaseerd op de bepalingen van de CAO en de door het Controle Orgaan aangewezen artikelen en controlerichting. 1.3 Doel, reikwijdte en inhoud van het controleprotocol Het controleprotocol beoogt op een eenduidige, transparante wijze de naleving van de CAO door bedrijven in de schoonmaak en glazenwasserbranche vast te stellen. Het controleprotocol geeft daarbij aan op welke wijze de aangewezen (onderdelen van) artikelen van de CAO gecontroleerd dienen te worden. Het controleprotocol heeft betrekking op het volgende controleobject: De correcte naleving van de bepalingen in de CAO, dit leidt tot controles op de volgende afgeleide objecten: personeelslijst met naam, geboortedatum, schaal, functie; de loonstrook en daarop aanwezige gegevens; uitbetalinglijst salarissen; bank/giroafschriften; registratie vakantiedagen; verzamelloonstaat voorgaand jaar; loonjournaalpost. Per controleobject zijn aanwijzingen en aandachtspunten opgenomen voor: de inrichting van de controle; de uit te voeren controles; de tekst van de rapportage naar aanleiding van de controles. 1.4 Definities Controle Orgaan: RAS: Aangewezen Instelling: CAO: Gecontroleerde: de Stichting Controle Orgaan ingesteld bij de CAO in het Schoonmaak en Glazenwasserbedrijf Raad voor Arbeidsverhoudingen Schoonmaak en Glazenwasserbranche instelling die door het Controle Orgaan is aangewezen tot het uitvoeren van de controle op de naleving van de CAO de CAO in het Schoonmaak en Glazenwasserbedrijf. de onderneming waarop de CAO in het Schoonmaak en Glazenwasserbedrijf van toepassing is en waar de controle wordt uitgevoerd. Controleprotocol naleving CAO Schoonmaak en Glazenwasserbranche Copyright ABAB Registeraccountants 1

3 2 Controle van de naleving van de CAO voor de Schoonmaak en Glazenwasserbranche 2.1 Inleiding In dit hoofdstuk staat de controle van de naleving van de CAO centraal. Aandacht wordt besteed aan de inrichting van de controle (selectie te controleren bedrijven, toleranties, omgaan met fouten en risicoanalyse). 2.2 Selectie te controleren ondernemingen Het Controle Orgaan selecteert de te controleren ondernemingen en geeft naam en adres door aan de instelling die de controles uitvoert. Het Controle Orgaan geeft, nadat de RAS dit heeft aangegeven, opdracht tot hercontrole. De instelling die de controles uitvoert, bericht de ondernemingen minimaal drie weken van te voren van datum en tijdstip van de controle. De te controleren ondernemingen worden in categorieën ingedeeld, op basis van hun loonsom. De indeling is als volgt: Categorie Loonsom Aantal medewerkers Te controleren: Categorie 1 Tot Tot 20 personen 5%, maximaal 5 personen Categorie tot 200 personen 10%, maximaal 20 personen Categorie tot 445 personen 15%, maximaal 30 personen Categorie 4 Meer dan Meer dan 445 personen 30 personen 2.3 Inrichting van de controle Toleranties Voor de strekking van de rapportage wordt met de volgende toleranties gewerkt: Fouten in de loonschaal, basisloon, toeslagen, Indien een fout wordt aangetroffen, wordt deze altijd vakantietoeslag vermeld. Als een fout hersteld is vóórdat de controle is Artikel 18, 20, 21, 22, 30 aangekondigd (datum brief), wordt de fout als hersteld beschouwd en niet vermeld. Wijze en tijdstip van betaling Afwijkingen ten opzichte van de regeling worden gemeld. Artikel 28 Vakantierechten, bonusdagen Artikel 31, 34, 36, Verwerking van urenvermindering en wijziging functie, loon en toeslagen Artikel 27 Uitkering bij arbeidsongeschiktheid Artikel Omgaan met geconstateerde fouten Indien een fout wordt aangetroffen, wordt deze altijd vermeld. Als een fout hersteld is vóórdat de controle is aangekondigd (datum brief), wordt de fout als hersteld beschouwd en niet vermeld. Indien een fout wordt aangetroffen, wordt deze altijd vermeld. Als een fout hersteld is vóórdat de controle is aangekondigd (datum brief), wordt de fout als hersteld beschouwd en niet vermeld. Indien een fout wordt aangetroffen, wordt deze altijd vermeld. Als een fout hersteld is vóórdat de controle is aangekondigd (datum brief), wordt de fout als hersteld beschouwd en niet vermeld. Geconstateerde fouten worden aan de gecontroleerde gemeld; correctie van geconstateerde fouten na aankondiging van de controle worden als niet gecorrigeerd beschouwd. Dit vanwege het feit dat aankondiging van controle reden kan zijn om fouten te corrigeren. De gecontroleerde is zelf verantwoordelijk voor het corrigeren van fouten. Indien de gecontroleerde voor hercontrole wordt aangewezen, worden gevallen waarin eerder fouten zijn geconstateerd in de hercontrole betrokken. Controleprotocol naleving CAO Schoonmaak en Glazenwasserbranche Copyright ABAB Registeraccountants 2

4 2.4 Weging fouten en besluitvorming omtrent hercontrole Het Controle Orgaan heeft de bevoegdheid overtredingen van bepaalde CAOartikelen zwaarder te wegen dan overtreding van andere artikelen. Het Controle Orgaan kent prioriteit toe aan overtreding van de verschillende artikelen. Ook kan het Controle Orgaan aan de aangewezen instelling grenzen aangeven waarboven overtredingen gerapporteerd dienen te worden. De beslissing tot hercontrole of sanctie wordt door het Controle Orgaan genomen op basis van geanonimiseerde rapportages. 2.5 Controleitems en controleperiode Controleitems Op grond van de door het Controle Orgaan aangewezen artikelen die gecontroleerd dienen te worden, kunnen de volgende controleitems worden aangegeven. CAO artikel Controle Artikel 18 basisuurlonen, Selecteer uit de totaal aanwezige medewerkers de te controleren loonsverhogingen, eenmalige medewerkers en perioden. prestatietoeslag en Voer de controle uit op basis van de loonstroken en de gegevens die ervaringsjarentoeslag daarop vermeld zijn. Lid 1: prestatietoeslag Controle bij lid 2 Lid 2: basis uurloon inclusief Stel vast dat de correcte basisuurlonen worden uitbetaald, gegeven prestatietoeslag de indeling van medewerker in loonschaal en ervaringsjaar. Lid 3: verhoging basisuurloon Vraag na of deze situatie zich bij de onderneming heeft voorgedaan. jeugdige medewerkers bij bereiken Stel vast dat bepaling voor deze medewerkers wordt nageleefd hogere leeftijd Artikel 20 toeslag voorman/vrouw Vraag na wie als voorman/vrouw functioneert en stel vast dat de medewerker de toeslag op het loon ontvangt behorende in overeenstemming met het vastgelegde aantal medewerkers waaraan leiding wordt gegeven. Niet: vaststellen dat de medewerker feitelijk leiding geeft. Artikel 21 toeslag bijzondere uren Stel vast dat de uitbetaalde toeslagen overeenstemmen met de matrix in bijlage VIII; Niet: vaststellen dat daadwerkelijk op die uren is gewerkt, ook niet vaststellen aan de hand van urenbriefjes of op bijzondere uren is gewerkt en dit correct is uitbetaald. Artikel 22 overwerk toeslag Stel vast dat op de loonstrook de aangegeven overwerkuren met een toeslag van 25% worden uitbetaald. Niet: controleren en vaststellen op basis van urenbriefjes dat overwerkuren zijn gemaakt. Niet: vaststellen op basis van urenbriefjes dat overwerk is verricht en vaststellen dat het correcte aantal overwerkuren is uitbetaald. Artikel 27 lid 1: afbouwregeling wijziging, toeslagen en functie Artikel 28: wijze van betaling Stel vast dat de afbouwregeling bij urenvermindering (zie art. 7 lid 1) correct is nageleefd. Niet: vaststellen of afbouwregeling terecht wordt toegepast. Stel vast dat de loonbetaling 1 week na afloop van het loontijdvak plaatsvindt (afschrift bank/giro) Stel vast dat de loonspecificatie de vermelde gegevens bevat, c.q. dat waar dit is toegestaan een andere wijze van verstrekking wordt gehanteerd (volgens mededeling van gecontroleerde). Niet: vaststellen dat loonstroken tijdig zijn verzonden. Controleprotocol naleving CAO Schoonmaak en Glazenwasserbranche Copyright ABAB Registeraccountants 3

5 CAO artikel Artikel 30 vakantietoeslag Artikel 31 vakantie en snipperdagen Artikel 34 extra vrije tijd wegens ervaringsjaren / leeftijd Artikel 36 vrije urenregeling senioren Artikel 41 uitkering bij arbeidsongeschiktheid Controle Beoordeel de hoogte van de uitgekeerde vakantietoeslag. Stel vast dat de regeling bij beëindiging van het dienstverband (uitkeren of overdragen) correct is nageleefd. Niet: voor iedere medewerker in detail vaststellen dat juiste bedrag is uitgekeerd. Controle vindt plaats door deelwaarneming op uitbetaling van vakantiegeld in de maand mei of juni. Stel aan de hand van de registratie van de vakantiedagen (art. 28) vast dat: Lid 2: aantal dagen correct wordt nageleefd; Lid 9/10: de niet genoten vakantiedagen bij einde dienstverband correct worden verrekend. Niet: Lid 3: naleving procedure collectieve vakantie; Lid 4: naleving procedure vaste snipperdagen; Lid 5: procedure collectieve vakantie opdrachtgever; Lid 6: procedure opnemen snipperdagen; Lid 7: religieuze dagen; Lid 8: verschuiven verlof i.v.m. arbeid. Stel vast aan de hand van de registratie van de vakantiedagen (art.28) dat de bepalingen uit lid 1 worden nageleefd. Stel vast dat aan medewerkers vanaf 50 jaar die gebruik maken van de vrije urenregeling senioren extra vrije uren worden toegekend, stel dit bijvoorbeeld vast aan de hand van de registratie vakantiedagen. Stel vast dat indien een wachtdag bij arbeidsongeschiktheid wordt ingehouden, dit terecht gebeurt. Niet:. Lid 4, 5, 6, 7 en 8: controle op naleving regeling aanvulling bij arbeidsongeschiktheid. 2.6 Controleperiode De controles vinden gedurende het jaar plaats. De controle vindt plaats op de naleving van de CAO gedurende een aantal maanden van het jaar waarin de controle plaatsvindt. Controleprotocol naleving CAO Schoonmaak en Glazenwasserbranche Copyright ABAB Registeraccountants 4

6 3 Rapportering 3.1 Inleiding De rapportering is gericht aan de opdrachtgever tot de controle: het Controle Orgaan. De gecontroleerde ontvangt desgewenst een afschrift van deze rapportering. Bij de totstandkoming van de rapportage wordt gebruik gemaakt van een computertoepassing, waardoor op zeer efficiënte wijze gerapporteerd kan worden. Uitkomsten van de controle worden op gestandaardiseerde wijze in de computertoepassing vastgelegd, waarna de rapportage automatisch gegenereerd kan worden. De reactie van de gecontroleerde op de uitkomsten van de controle kan desgewenst worden toegevoegd. De controles worden in tranches van circa 60 bedrijven uitgevoerd. Per tranche wordt gerapporteerd, zowel op individueel als op trancheniveau. Tevens wordt per tranche een totaaloverzicht (matrix) gegenereerd, waaruit per categorie onderneming is af te lezen wat de uitkomsten van de controle zijn. Dit wordt zowel in totalen (aantal overtredingen per categorie), als per artikel van de CAO weergegeven. Na afloop van het controlejaar wordt een benchmarkrapportage opgesteld. De door ons verzamelde controlegegevens vormen hiervoor de basis. Wij rangschikken daarin de controlegegevens naar omvang van de onderneming, geografische spreiding, etc. 3.2 Rapport van bevindingen naar aanleiding van de controle (trancheniveau) De bevindingen na afloop van een tranche worden gerapporteerd aan het Controle Orgaan. Bijlage 1 geeft een modelrapportage weer. 3.3 Rapportage op individueel bedrijfsniveau Op individueel niveau wordt per controle gerapporteerd. Hierna is een voorbeeld van rapportage naar aanleiding van de controle opgenomen. Het Controle Orgaan ontvangt geanonimiseerde rapporten. Controleprotocol naleving CAO Schoonmaak en Glazenwasserbranche Copyright ABAB Registeraccountants 5

7 Voorbeeld rapportage naar aanleiding van de controle op naleving van de CAO 1. Algemene gegevens (Rapportage t.b.v. RAS omvat alleen deze gegevens:) Controlenummer: XXXXX Categorie onderneming: Aantal medewerkers: personen (Deze gegevens worden alleen opgenomen in de rapportage naar de gecontroleerde): Naam: naam onderneming Adres: Telefoon: Contactpersoon: Loonsom 200x1:. Aansluitnummer UWV: 2. Gegevens met betrekking tot de controle Datum controle: Aantal geselecteerde medewerkers: personen Aantal gecontroleerde loonstroken: 3. Uitkomsten van de controle Artikel CAO Uitkomst controle Aantal gecontroleerd 18 Standaard tekst indien geen fouten, Standaard tekst met (standaard) beschrijving fout, eventueel specifieke toelichting. 20,, 21,, 22,, 27,, 28,, 30,, 31,, 34,, 36,, 41,, 4. Reactie gecontroleerde naar aanleiding van de bevindingen Naar afloop van de controle worden de bevindingen met de gecontroleerde doorgesproken. Indien de gecontroleerde dit wenst, kan een reactie op de uitkomsten van de controle aan de rapportage worden toegevoegd. Reactie:.. Controleprotocol naleving CAO Schoonmaak en Glazenwasserbranche Copyright ABAB Registeraccountants 6

8 3.4 Foutenmatrix Alle bevindingen / geconstateerde fouten worden overzichtelijk gerapporteerd in een zogenaamde foutenmatrix. De matrix geeft per gecontroleerde per artikel het aantal geconstateerde fouten weer. Matrix Rapportage Controle Orgaan RAS tot en met.. e tranche 2005 Controlenr: Controles 2005: Cat: Aantal gecontroleerde werknemers: lid 2 Aangetroffen fouten per artikel lid lid lid lid lid lid 1 2a 2d 2e 2g 9 41 lid 1 Totaal 3.5 Aankondiging van de controle De gecontroleerde ontvangt minimaal drie weken voorafgaand aan de controle een aankondiging hiervan. Hierna is een voorbeeld van een aankondiging opgenomen. De gecontroleerde wordt verzocht het bijgevoegde antwoordformulier te retourneren. Op het antwoordformulier kan de gecontroleerde eventuele wijzigingen zoals bezoekadres of wijziging van controledatum doorgeven. Gecontroleerden die niet reageren op het verzoek worden telefonisch benaderd om de afspraak te bevestigen. Controleprotocol naleving CAO Schoonmaak en Glazenwasserbranche Copyright ABAB Registeraccountants 7

9 Aan het Schoonmaak en Glazenwasserbedrijf referentie kenmerk uw contactpersoon doorkiesnummer datum betreft Aankondiging controle naleving CAO Geachte heer/mevrouw, Op grond van artikel 59 van de CAO in het schoonmaak en Glazenwasserbedrijf kan de Raad Arbeidsverhoudingen Schoonmaak en Glazenwasserbranche (RAS) controle (laten) uitvoeren op de naleving van de CAO in het schoonmaak en Glazenwasserbedrijf. Hiervoor is de Stichting Controle Orgaan opgericht. De Stichting Controle Orgaan heeft ABAB Accountants opdracht gegeven deze controles uit te voeren. Uw bedrijf is dit jaar voor controle geselecteerd. Op.. zal.. u om.. uur bezoeken op het bovenstaande adres teneinde de hiervoor aangekondigde controle uit te voeren. De controle wordt uitgevoerd over de periode tot en met. Om de controle efficiënt te laten verlopen, verzoeken wij u tijdens de controle de volgende zaken gereed te houden: een personeelslijst waarop de naam, functie, schaal en geboortedatum van elke medewerker is aangegeven; loonstroken over de voornoemde controleperiode van alle personeelsleden die in deze periode in dienst waren; de uitbetalinglijst, waarop de naam van de medewerkers, het uit te betalen nettobedrag en wijze van betaling staan aangegeven. Tevens dienen de op betaling betrekkinghebbende bankafschriften aanwezig te zijn; verzamelloonstaat 2004; maandelijkse journaalposten uit de loonadministratie over de voornoemde controleperiode; een overzicht van uitbetaalde overuren (per medewerker) over de voornoemde controleperiode; getekende arbeidsovereenkomsten van alle personeelsleden die in voornoemde controleperiode in dienst waren; vakantiekaarten dan wel een vakantie / verlofregistratie van alle personeelsleden die in de controleperiode in dienst waren. U bent verplicht om mee te werken aan deze controle. Alleen bij zeer hoge uitzondering kan de controleafspraak worden verzet. U kunt hiervoor het bijgevoegde antwoordformulier invullen en retour faxen op faxnummer Ook kunt u het volledig ingevulde antwoordformulier door middel van bijgevoegde antwoordenveloppe (zonder postzegel) retour sturen. De eventuele nieuwe afspraak kan uitsluitend plaatsvinden in de periode van tot en met... Op het bijgevoegde antwoordformulier kunt u uw voorkeur(en) aangeven. Het kan zijn dat u de controle wilt laten uitvoeren op het adres van uw accountants of administratiekantoor. Ook hiervoor kunt u het bijgevoegde antwoordformulier invullen en retour faxen of sturen. Wij verzoeken u om altijd het antwoordformulier aan ons te retourneren. Ook als u akkoord gaat met de datum van de geplande controle. Controleprotocol naleving CAO Schoonmaak en Glazenwasserbranche Copyright ABAB Registeraccountants 8

10 Na afloop van de controle zal de controleur de bevindingen van de controle met u bespreken. Wezenlijke afwijkingen ten opzichte van de CAO leiden tot een schriftelijke waarschuwing dan wel hercontrole. U mag ervan uitgaan dat, indien binnen 6 maanden na de controle geen reactie van het Controle Orgaan is ontvangen, de controle niet geleid heeft tot wezenlijke afwijkingen ten opzichte van de naleving van de CAO. Op onze website vindt u nadere informatie over de controle. Met vriendelijke groet, Controle Orgaan Controleprotocol naleving CAO Schoonmaak en Glazenwasserbranche Copyright ABAB Registeraccountants 9

11 Antwoordformulier Bedrijf: Kenmerk: Svp aankruisen wat van toepassing is of waar uw voorkeur naar uitgaat. 0 Ik ga akkoord met de controle op de naleving van de CAO op.. over de periode januari tot en met mei Ik wil de controle graag laten uitvoeren bij mijn accountants of administratiekantoor. Het adres is: Naam kantoor: Naam contactpersoon: Adres: Postcode en woonplaats: Telefoonnummer: 0 Ik wil de controle op de naleving van de CAO graag op een andere datum laten plaatsvinden. Mijn voorkeur(en) gaan uit naar: 0 dinsdag 5 april maandag 11 april maandag 18 april dinsdag 12 april dinsdag 19 april 2005 U kunt dit antwoordformulier faxen naar: of opsturen naar: Controle Orgaan T.a.v. secretariaat controle naleving CAO Antwoordnummer VB OOSTERHOUT (geen postzegel nodig) Controleprotocol naleving CAO Schoonmaak en Glazenwasserbranche Copyright ABAB Registeraccountants 10

12 4 Informatie ten behoeve van de Website In het Reglement van het Controle Orgaan staat in artikel 2 het toezicht op naleving CAO beschreven. Het Controle Orgaan is belast met het toezicht houden op de naleving van de CAO. Het Controle Orgaan houdt dit toezicht door het uitvoeren van controles en kan de controles op naleving van de CAO opdragen aan een daartoe aangewezen instelling. De werkgever is te allen tijde verplicht medewerking te verlenen aan de controles. In opdracht van en volgens richtlijnen van de RAS voert ABAB Accountants namens het Controle Orgaan de gewenste controles uit. Het Controle Orgaan selecteert jaarlijks een aantal bedrijven, dat willekeurig wordt gekozen, waar de naleving van een aantal CAO artikelen wordt gecontroleerd. De RAS geeft aan welke artikelen dit zijn. De RAS stelt, zonder te weten om welke bedrijven het gaat, de mate van de ernst van de geconstateerde (combinatie van) overtredingen vast. Indien er sprake is van overtredingen die een duidelijk financieel nadeel voor de werknemer(s) opleveren, zal de RAS besluiten tot een hercontrole binnen 3 à 4 maanden. Ook de hercontroles zijn opgedragen aan ABAB Accountants. Indien opnieuw ernstige overtredingen worden geconstateerd zal aan het bedrijf nogmaals de gelegenheid worden geboden om de zaken te herstellen. Dit zal weer worden gecontroleerd na ongeveer 1 maand. De kosten voor de eerste en eventueel tweede hercontrole komen voor rekening van het bedrijf. Bedrijven die in overtreding zijn wordt overeenkomstig de statuten van de Stichting die namens de RAS met de controle op de naleving van de CAO is belast, een sanctie opgelegd. Controleprotocol naleving CAO Schoonmaak en Glazenwasserbranche Copyright ABAB Registeraccountants 11

13 Inhoudsopgave: 1 INLEIDING VOOR WIE GELDT DIT PROTOCOL STATUS VAN HET CONTROLEPROTOCOL DOEL, REIKWIJDTE EN INHOUD VAN HET CONTROLEPROTOCOL DEFINITIES CONTROLE VAN DE NALEVING VAN DE CAO VOOR DE SCHOONMAAK EN GLAZENWASSERBRANCHE INLEIDING SELECTIE TE CONTROLEREN ONDERNEMINGEN INRICHTING VAN DE CONTROLE Toleranties Omgaan met geconstateerde fouten WEGING FOUTEN EN BESLUITVORMING OMTRENT HERCONTROLE CONTROLEITEMS EN CONTROLEPERIODE Controleitems CONTROLEPERIODE RAPPORTERING INLEIDING RAPPORT VAN BEVINDINGEN NAAR AANLEIDING VAN DE CONTROLE (TRANCHENIVEAU) RAPPORTAGE OP INDIVIDUEEL BEDRIJFSNIVEAU FOUTENMATRIX AANKONDIGING VAN DE CONTROLE INFORMATIE TEN BEHOEVE VAN DE WEBSITE Controleprotocol naleving CAO Schoonmaak en Glazenwasserbranche Copyright ABAB Registeraccountants