Naar een archiefregelgeving in een federale staat: wat met Vlaanderen?

Transcriptie

1 Naar een archiefregelgeving in een federale staat: wat met Vlaanderen? BART SEVERI (VLAAMSE OVERHEID) 1 De nood aan een nieuwe archiefregelgeving Als er één zaak is waarover Belgische archivarissen het al veertig jaar eens zijn, dan is dat wellicht de behoefte aan een nieuwe archiefwetgeving. De federale Archiefwet dateert al van 1955 en is tot heel recent ongewijzigd gebleven. 2 Met de jaren zijn een aantal fundamentele problemen eigen aan de wet de kop opgedoken. Ten eerste was de wet geen afspiegeling meer van de nieuwe politieke structuur in België. Het unitaire koninkrijk was stelselmatig naar een federale staat geëvolueerd, waar gemeenschappen en gewesten bevoegdheden van de centrale overheid hadden overgenomen. Deze zogenaamde devolutie leidde dus ook tot de oprichting van nieuwe instellingen, zoals de deelstaatregeringen en parlementen. Onvermijdelijk had dit als gevolg dat sommige overheidsorganen die in de tekst van 1955 werden genoemd, niet meer bestonden. Ten tweede voorzag de wet na 100 jaar in een verplichte overdracht van archieven aan het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën. 3 Vergeleken met hoe de wetgeving in andere landen was geëvolueerd, hinkten we hier achterop. Andere landen legden een verplichte overdracht op van de archieven naar een centrale instelling na 50, 30 of recenter na 20 jaar, waarna de bescheiden publiek toegankelijk werden. Men vond het terecht niet verdedigbaar dat belangrijke archieven gesloten bleven. Ten derde speelde de wet niet in op de vernieuwde methodologie die in het moderne archiefwezen gangbaar was. De tekst ging ervan uit dat documenten naar een centrale archiefinstelling zouden verhuizen en hield geen rekening met de levenscyclus van het materiaal. Het gewijzigde paradigma van eind de 20 e eeuw liet zien dat gearchiveerde documenten van het moment van aanmaak tot de vernietiging ervan dienden te worden beheerd. Vooral naarmate de digitale bewaring meer ingang vond, werd deze kloof te groot. Een vierde aspect bestond erin dat de wet geen controlemechanisme voorzag. De Algemeen Rijksarchivaris werd het recht toegekend om de archieven van overheidsorganen te superviseren, maar er was geen manier om dit in de praktijk om te zetten. Wat ook ontbrak, was de mogelijkheid om een straf op te leggen aan overheidsorganen die de wet niet naleefden. In theorie is het volgens de strafwet mogelijk om diefstal of onrechtmatige vernietiging van gearchiveerde documenten te 1 Bart Severi (1978) werkt voor de Vlaamse overheid. Hij is voornamelijk bezig met beleidsvoorbereiding over en het creëren van diensten voor digitale bewaring, records management en archiefregelgeving. 2 Archiefwet van 24 juni 1955 gewijzigd door de Wet houdende diverse bepalingen van 6 mei

2 bestraffen, maar dan enkel indien de rechterlijke macht de wet op een bepaalde manier kan uitleggen. En ten slotte speelde nog een kwestie van juridisch-technische aard. Een belangrijke uitvoeringswet betreffende publieke toegankelijkheid zou er nooit komen, daar het bevoegde ministerie niet meer bestond. Al deze problemen samen gaven aanleiding tot algehele verwarring. Een voorbeeld is het spanningsveld tussen de vraag naar privacy en de publiekelijke toegang tot archieven. In 2002 kwam men tijdens een studiedag daarover tot de slotsom dat een nieuwe wettelijke regeling nodig was om de vereiste uniformiteit te creëren. 4 Nog een voorbeeld zijn de verschillende tarieven om documentatie te mogen raadplegen. In bepaalde overheidsorganen is de toegang gratis; andere zouden dan weer te veel vragen. 5 De politieke weg naar een decreet betreffende de archiefwerking De afgelopen vier decennia zijn er talloze pogingen ondernomen om de archiefwetgeving up-to-date te krijgen. Allemaal zijn ze mislukt. De federale Archiefwet werd daarom ietwat spottend ook wel een onneembare burcht genoemd. 6 Hieronder beschrijf ik kort welke weg men is ingeslagen. Vanuit het Vlaamse perspectief kunnen we in dit proces volgende fases onderscheiden: 1) : poging om de federale Archiefwet te moderniseren, 2) : overleg met de Federale Regering en 3) : initiatief om een eigen wetgeving uit te werken. Sinds 1970 hebben parlementsleden verschillende amendementen op de federale wet van 1955 ingediend. Sommige daarvan waren losjes gebaseerd op de toentertijd behoorlijk recente Nederlandse Archiefwet, die in 1962 is uitgevaardigd. Veel van deze wetswijzigingen zijn om verschillende redenen niet door het parlement geraakt. Een daarvan was bijvoorbeeld het wetsvoorstel van 1992 van Hugo Marsoul (CVP) om overheidsorganen voortaan ook te verplichten, hun bescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. 7 Zulke kwaliteitsvereiste zat inderdaad niet in de wet van Het voorstel kreeg politiek echter niet de nodige steun en werd, net als vele andere daarvoor, van de hand gewezen was het jaar waarin de modernisering van de wet een andere richting uitging. De enkele maanden en jaren daarvoor zijn vijf verschillende wetsvoorstellen ingediend tot wijziging van de Archiefwet. Deze snel op elkaar volgende initiatieven leidden ertoe dat een werkgroep van senatoren en volksvertegenwoordigers werd opgericht. Deze 4 Studiedag Archief tussen openbaarheid van bestuur en bescherming van de privacy (Universiteit Gent, 13 mei 2002). 5 Verslag van de hoorzitting van 13 maart 2000 (Vlaams Parlement, , nr. 328/2). 6 Bart Coppein, Een onneembare burcht? Een toelichting bij de Belgische archiefwet en de pogingen om haar te vervangen op de studiedag Vijftig jaar archiefwet in België (FAAD, Brussel, 23 april 2005). 7 Daarvoor werd de nog steeds geijkte uitdrukking in goede, geordende en toegankelijke staat gebruikt. 8 Wetsvoorstel aangaande de archiefbescheiden van de nationale openbare overheden door Hugo Marsoul (Federaal Parlement, Kamer van Volksvertegenwoordigers, (BZ), nr. 510/1). 2

3 werkgroep, die haar besluit baseerde op het advies van de Raad van State, riep op tot een formele, wettelijk bindende samenwerking tussen de Federale Regering en de verschillende deelstaatregeringen. Zulk een formele samenwerking was nodig, want de Federale Regering was niet langer alleen bevoegd om een wetswijziging door te voeren. 9 Hugo Marsoul, voornoemd, kon duidelijk laten zien dat nu een andere tactiek werd gehanteerd. Zijn wetsvoorstel van 1992 dat hij als lid van het Federale Parlement had ingediend, had de ambitie de federale Archiefwet te wijzigen. Na de weigering van het voorstel, diende hij in 1995 een voorstel van decreet in, nu als lid van het Vlaams Parlement. Het was dit decreet er niet meer om te doen, de federale wet aan te passen. In plaats daarvan wilde het van de bevoegdheden inzake overheidsarchieven gebruik maken die het Vlaams Parlement waren toegewezen. Wel drong het aan op een formele samenwerking met de Federale Regering. 10 In 2000 organiseerde het Vlaams Parlement een hoorzitting, naar aanleiding van een resolutie door vier Vlaamse parlementsleden. Indien goedgekeurd zou de resolutie de Vlaamse Regering verzoeken, de archiefkwestie op de agenda van de Intergouvernementele Commissie te zetten en een Vlaams archiefdecreet voor te bereiden. Nadat al de belangrijkste spelers waren gehoord, zoals een vertegenwoordiger van het Rijksarchief en verschillende academici en archivarissen, werd de resolutie door het parlement goedgekeurd. 11 Gedurende meer dan een decennium zijn meerdere pogingen ondernomen om een overleg tussen het Federale en het Vlaamse Parlement op te starten rond de noodzaak van een gemoderniseerde archiefwetgeving. 12 Beide parlementen verzochten om een initiatief vanwege de federale minister van Wetenschap, bevoegd voor het Rijksarchief, om dit thema op de agenda van de zogenaamde Intergouvernementele Commissie te plaatsen. Ofschoon genoemde minister steeds het belang erkende dat de deelstaatregeringen zouden worden geraadpleegd, werd dit overleg voortdurend uitgesteld. 13 Vanuit hun frustratie over deze mislukte pogingen vroegen leden van het Vlaams Parlement aan de Vlaamse Regering om de mogelijkheid te onderzoeken, ter vervanging van de federale wet een Vlaams decreet op te maken. 14 De opeenvolgende staatshervormingen en de bevoegdhedenoverdracht naar de gemeenschappen en gewesten maakten dat Vlaanderen nu in staat was om een eigen decreet over publieke 9 Senaat, , nr. 233/3. Voor een overzicht van deze pogingen, zie Bart Coppein, De aanhouder heeft niet gewonnen... Relaas van mislukte pogingen ter vervanging van de Belgische archiefwet, Bibliotheek- & Archiefgids, 82 (2006/2) Voorstel van decreet in verband met het archiefwezen door Hugo Marsoul (Vlaams Parlement, , nr. 259/1, opnieuw ingediend in 1995, nr. BZ 90/1). 11 Resolutie van Chris Vandenbroeke, Marino Keulen, Dany Vandenbossche en Jos Stassen betreffende de organisatie en het beheer van het archiefwezen (Vlaams Parlement, , nr. 328/3). 12 Zie bijvoorbeeld Senaat, , nr /1. 13 See for example the question of Jacinta De Roeck, member of the Federal Parliament, to Marc Verwilghen, Federal Minister of Science, on the inadequate Archival Act (Federal Parliament, Senate, 2006, No ). 14 Vraag om uitleg van Hugo Marsoul, lid van het Vlaams Parlement, tot Luc Van den Brande, minister-president van de Vlaamse Regering, over eventueel overleg tussen de Federale en de Vlaamse Regering betreffende het voorontwerp van archiefwet (Vlaams Parlement, , nr. 91). 3

4 archieven te ontwikkelen. De strategie van het intergouvernementele overleg had gefaald; Vlaanderen sloeg nu een andere weg in. In 2007 besloot de Vlaamse Regering het initiatief te nemen, om een decreet op te stellen. Dit bracht het proces in een stroomversnelling, wat uiteindelijk leidde tot het nieuwe Vlaamse decreet betreffende de archiefwerking. Deze beslissing op regeringsniveau belichaamde het groeiende bewustzijn onder Vlaamse politici en archivarissen dat Vlaanderen voldoende bevoegd was om hierin stappen te ondernemen. Een formele samenwerking met de Federale Regering werd niet langer als een vereiste gezien. 15 Paradoxaal genoeg bleken de federale initiatieven om de oude federale wet aan te passen, ook eindelijk hun vruchten af te werpen. Een wetsvoorstel van de Franstalige senator Alain Destexhe (MR) kreeg de steun van de Federale Regering. In 2009 werd het voorstel om de tekst van 1955 te moderniseren goedgekeurd. Parallel met de internationale ontwikkelingen werd onder andere de overdracht van stukken uit het Rijksarchief nu verplicht na 30 jaar in plaats van na 100 jaar. Van overleg met de deelstaatregeringen was echter geen sprake. 16 Voornaamste succesfactoren tijdens de wetgevende procedure Verbazingwekkend genoeg hebben we nu een federale Archiefwet én een Vlaams decreet betreffende de archiefwerking. Decennialang hebben archivarissen om een nieuwe wetgeving gevraagd, en ze hebben veel meer gekregen dan verwacht. Om de zaken nog ingewikkelder te maken, zitten beide wetten in elkaars vaarwater. Zo hebben ze allebei een reglementering omtrent de vernietiging van gegevensbestanden en van de provinciale archieven. Zowel de Federale als de Vlaamse Regering denkt het gelijk aan haar kant te hebben. Het soms hevige debat loopt en zal niet snel tot bedaren komen. 17 Omdat dit geen politieke tekst is, ga ik enkel de oorzaken van deze fascinerende ontwikkeling analyseren. Dus waarom hebben de federale en de Vlaamse pogingen in een tijdspanne van één jaar allebei tot resultaten geleid? Federaal speelde het feit mee dat het voorstel van Destexhe het fiat kreeg van de Federale Regering. Eerdere door parlementsleden ingediende voorstellen waren bij gebrek aan voldoende politieke steun zo goed als ten dode opgeschreven. Allemaal werden ze uitgesteld en uiteindelijk geweigerd. De wet zelf zat verscholen in een zogenaamde programmawet, met daarin een heel pakket onderwerpen. De Federale Regering beperkte de politieke discussies daarom tot een minimum. De weg naar het Vlaamse decreet loopt soms verbazingwekkend gelijk. Verkiezingen of te weinig ondersteuning zorgden ervoor dat meerdere voorstellen van Vlaamse 15 Zie bijvoorbeeld de interpellatie van Riet Van Cleuvenbergen, lid van het Vlaams Parlement, tot Bert Anciaux, Vlaams minister van Cultuur, over het archiefwezen (Vlaams Parlement, , nr. 170). 16 Het oorspronkelijke wetsvoorstel van Destexhe tot wijziging van de Archiefwet van 27 februari 2007 (Federaal Parlement, Senaat, , nr /1) is opnieuw door hem ingediend op 6 januari 2009 (Senaat, , nr /1). Zie ook voetnoot Een eerste samenvatting van dit debat vindt u in dit verslag over een studiedag rond dit thema, die plaatsvond op 24 november Bart Coppein, Archiefbeheer in Vlaanderen: recente decretale ontwikkelingen en initiatieven, Bibliotheek- & Archiefgids, 85 (2009/2)

5 parlementsleden het niet haalden. Toen de Vlaamse Regering echter besloot om haar eigen voorstel op te maken, raakte het decreet wel goedgekeurd. Verschillende factoren speelden op dat ogenblik in het voordeel. In de eerste plaats was er het toegenomen zelfbewustzijn van Vlaanderen. De verschillende staatshervormingen hadden de gemeenschappen en gewesten voldoende bevoegdheden toegekend om de archiefwerking van hun overheidsorganen zelf te reglementeren. De Vlaamse Regering vond het net als het federale niveau niet nodig om een formele overeenkomst met haar federale tegenhanger te sluiten. Zo werd de weg vrijgemaakt voor een Vlaams decreet. Toen Destexhe in 2007 zijn wetsvoorstel bij de Senaat indiende, kwam er vanuit de Kamer van Volksvertegenwoordigers, de Senaat en het Vlaams Parlement vrijwel onmiddellijk kritiek omdat de deelstaatregeringen niet waren geraadpleegd. 18 In het Vlaams Parlement werd het vuur aan de lont gestoken door de socialist Dany Vandenbossche, die al lang achter een modernisering van de archiefwetgeving stond. Dit kantelmoment luidde onherroepelijk het begin in van het Vlaams decreet betreffende de archiefwerking. 19 Ten tweede was er voldoende politieke bereidheid binnen de Vlaamse Regering. Aangezien overheidsarchieven in Vlaanderen juridisch niet duidelijk zijn omlijnd, hebben de ministers met de portefeuilles Cultuur, Bestuurszaken en Binnenlands Bestuur het decreet gezamenlijk voorbereid. Tussen 2007 en 2009 zaten deze portefeuilles bij drie verschillende politieke partijen, wat de zaken niet eenvoudiger maakte. Het regeerakkoord vertrekt in hoofdzaak van een regionalistische aanpak, waarbij de regering de grenzen van haar bevoegdheden wil aftasten. 20 Het werk rond een decreet betreffende de archiefwerking past naadloos binnen deze strategie. Nog een factor was de dynamiek die lange tijd vanuit de sector zelf voortkwam. Archivarissen hebben er altijd bij politici op aangedrongen, de archiefwetgeving te moderniseren. Sinds 1983 bijvoorbeeld heeft de Vlaamse beroepsorganisatie VVBAD erg veel gedaan om politici te informeren en sensibiliseren, wetsvoorstellen openbaar te becommentariëren en pas verkozen regeringen memorandums te bezorgen. 21 Begin 2008 heeft de organisatie, na een oproep door de Vlaamse minister van Cultuur, een voorstel aangereikt voor een Vlaams decreet betreffende de archiefwerking. 22 Als concept kwam dit te vroeg, daar eerst nog heel wat juridische, praktische en strategische hindernissen moesten worden weggewerkt. Wel gaf het document duidelijk uiting aan de wensen die Vlaamse archivarissen koesterden, en slaagde er gedeeltelijk in, de agenda te bepalen. Verschillende actoren uit de praktijk hebben zich sommige openlijk, andere dan weer niet opgeworpen als drukkingsgroepen. Zo wilden zij hun belangen en eisen kracht 18 Federaal Parlement, Senaat, , nr /3. Federaal Parlement, Kamer van Volksvertegenwoordigers, , nr. 1786/ Vraag om uitleg van Dany Vandenbossche tot minister Geert Bourgeois over het publiekrechtelijk archiefbeleid (Vlaams Parlement, , nr. C148). 20 Regeerakkoord Een daadkrachtig Vlaanderen in beslissende tijden. Voor een vernieuwende, duurzame en warme samenleving. Zie c=solution_c&cid= &pagename=infolijn/view 21 Zie bijvoorbeeld hun memorandum aan de Vlaamse politieke partijen in 2008: 22 Naar een Vlaams publiekrechtelijk-archiefdecreet (Archiefkunde 11) (Antwerpen, 2008). 5

6 bijzetten. Het gaat hierbij bijvoorbeeld over de VVBAD, individuele archivarissen, het Rijksarchief en de vertegenwoordigende organen van de provincies en de steden en gemeenten. Dit is natuurlijk zeker niet ongewoon. Eerdere voorstellen werden vrijwel altijd deels op weerstand, deels op steun onthaald. Zo was er bijvoorbeeld een federaal wetsvoorstel van 1994, dat een Hoge Raad voor het Archiefwezen wilde oprichten, een nieuw orgaan dat de verschillende overheden in België zou coördineren, en dat openlijk door het Rijksarchief werd bekritiseerd. 23 En dan ten slotte beschikte de Vlaamse Regering eind 2007 over de vereiste bestuurlijke expertise om een decreet te kunnen schrijven. Dat was echter nieuw. Professor Gustaaf Janssens (Katholieke Universiteit Leuven), hoofdarchivaris van het Archief van het Koninklijk Paleis, formuleerde het in 2006 terecht als volgt: Archiefbeleid is blijkbaar geen prioriteit bij de Vlaamse Regering. 24 De pogingen om het interne records management bij te sturen, bleven de afgelopen jaren relatief kleinschalig. Evenmin waren ze gericht op andere overheidsorganen die buiten de regering vielen. 25 Gelukkig is de stelling van professor Janssens nu niet meer waar. De beslissing die de Vlaamse Regering in 2007 nam om een archiefdecreet op te stellen, kaderde binnen een omvattende inspanning om het records management in haar eigen administratie op orde te zetten. Ze nam gekwalificeerde archivarissen en informatiebeheerders in dienst en ondernam stappen om de depotvoorzieningen en archiefprocedures te verbeteren. In het departement Bestuurszaken moest een nieuwe coördinerende archiefdienst maatregelen op het vlak van records management, digitalisering en bewaring gaan ontwikkelen en toepassen. 26 Deze extra expertise heeft er voor gezorgd dat de dienst alle inspanningen in het kader van het decreet kon centraliseren en de verwachtingen vanuit de sector kon kanaliseren. Dit maakte gezamenlijke acties mogelijk en bracht lijn in de verschillende eisen en wensen. Tevens was dit een manier om de nodige kennis structureel samen te brengen, gaande van archivarissen tot deskundigen inzake grondwettelijk recht, privacyaangelegenheden en vrijheid van informatie. Een creatieve wetgevende procedure Minister Geert Bourgeois gaf het in zijn openingstoespraak ook al aan: een betere reglementering was een leidraad doorheen het hele wijzigingsproces. De methodologie van de reguleringsimpactanalyse liet ons toe om heel systematisch en gestructureerd te werk te gaan. 27 Eerst en vooral hebben we een grondige contextanalyse gemaakt, waarbij we in hoe de Vlaamse archiefsector er momenteel aan toe is op acht 23 Coppein, De aanhouder, (zie voetnoot 9); Frank Daelemans, Une nouvelle loi sur les archives pour la Belgique fédérale. Un véritable calvaire, Archief- en Bibliotheekwezen in België, 66 (1995/1-4) Gustaaf Janssens, Publiekrechtelijke archieven in Vlaanderen: onbekend en onbemind in erfgoedland?, Bibliotheek- & Archiefgids, 82 (2006/1) 34-38, in het bijzonder Een voorbeeld daarvan is het IAVA-project, dat onder de auspiciën van het Rijksarchief een records management-methode gericht op de behoeften van de Vlaamse overheid heeft ontwikkeld. Zie Chantal Vancoppenolle et al, IAVA: een archiefproject voor de Vlaamse Gemeenschap, Bibliotheek- & Archiefgids, 80 (2004/6) Voor een beschrijving van de methodologie, zie Joachim Derwael et al, Een uitgelezen selectie Theorie en praktijk van het project Instellingenstudie en Archiefbeheer Vlaamse Administratie (IAVA) (Brussel, 2003). 26 Zie 27 De impactanalyse is terug te vinden in het Vlaams Parlement, , nr. 547/1, addendum 1. 6

7 probleemgebieden zijn gestoten, zoals het gebrek aan voorrangstoegang voor onderzoekers of de onzekerheid rond digitale bewaring. Dan hebben we een stappenplan opgesteld, dat op strategisch niveau de verschillende opties op een rij zet om de opgespoorde problemen aan te pakken. Vervolgens kwam de voorbereidingsfase, tijdens dewelke we de vereiste expertise en onderzoeksgegevens bij elkaar brachten. Dan volgde de echte impactanalyse, waarbij de gevolgen en de kostprijs van de verschillende opties nauwkeurig werden in kaart gebracht en berekend. Ten slotte was er nog een overleg met de belanghebbenden. Daarna heeft de Vlaamse Regering een beslissing genomen over de te kiezen optie. Hoewel de impactanalyse verplicht is voor voorstellen vanuit de regering, zag men dit nooit als een karwei, maar als een kans. Aan de hand van de analyse hebben wij een decreet geschreven dat de steun krijgt van de betrokkenen en aan de hoge technische kwaliteitsnormen voldoet. De impactanalyse zelf was een belangrijk element in het beleidsoverleg; ze toonde duidelijk aan dat de voorhanden zijnde opties grondig werden onderzocht en dat strategische beslissingen niet op los zand zouden staan. Vanzelfsprekend was het theoretische onderzoek heel belangrijk in de voorbereidingsfase. We maakten gebruik van bestaand materiaal, bijvoorbeeld ter vergelijking een onderzoek uit 2003 naar de toestand van het archiefwezen. 28 Ook de archiefwetgeving in het buitenland was een inspiratiebron. We hebben de situatie in Nederland, Schotland, Denemarken, Malta en Nieuw-Zeeland bekeken, om er maar enkele te noemen. Nederland en Denemarken waren bijvoorbeeld interessant omwille van hun gedetailleerde uitvoeringswet inzake kwaliteitscriteria voor records management. Schotland werd dan weer onderzocht omdat de juridische situatie ervan vergelijkbaar is met die van Vlaanderen. Maar om gegevens te verzamelen werden ook nieuwe onderzoeksdaden gesteld. We hebben een grootschalige enquête gehouden bij ruim 600 overheidsorganen en hebben deze waardevolle input voor de analyse gebruikt. Twee commissies van deskundigen moesten een kader uittekenen voor de kwaliteitscriteria inzake archieven. Dit kader moest toekomstgericht zijn en bruikbaar voor zowel analoge als digitale documenten. Tevens hebben we een externe consultant gespecialiseerd in impactanalyses aangetrokken, die ons ook voor wat de methodologie betreft doorheen het proces moet leiden. Momenteel worden via dezelfde methodische aanpak de uitvoeringswetten opgesteld. Fundamentele keuzes Doorheen het wijzigingsproces van het decreet zijn wij voor talloze fundamentele keuzes gesteld, die het archiefwezen ongetwijfeld blijvend zullen beïnvloeden Kaat Knaepen & Frank Scheelings, Archiefnoden in Vlaanderen. Bewaren, bewerken of cultureel werken? Een onderzoek naar de culturele werking van de archiefsector in Vlaanderen. Voorlopig rapport ter voorlegging aan de toetsingscommissie (Brussel, 2003). 29 Eerdere ontwerpversies van het decreet zijn terug te vinden op De goedgekeurde versie staat op 7

8 Eén voorbeeld is de definitie van archiefdocumenten. Noch de oude noch de nieuwe federale Archiefwet geeft een definitie. Wij hebben gekozen voor de definitie van het relatief nieuwe lexicon Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen, dat is samengesteld door Nederlandse en Belgische archivarissen. 30 Ook hebben we een clausule toegevoegd dat archiefdocumenten van overheidsorganen onvervreemdbaar zijn en toebehoren aan het publieke domein (wat niet noodzakelijk betekent dat ze openstaan voor het publiek). Ten slotte hebben we een bepaling opgesteld voor het beheer van archieven uit niet meer bestaande of samengevoegde overheidsorganen. Meer baanbrekend is wellicht het feit dat de overdracht naar een centraal digitaal depot dat niet aan de auteur toebehoort niet verplicht is. Zoals blijkt uit een analyse van de Association of Commonwealth Archivists and Records Managers voorziet de archiefwetgeving in andere landen zulke overdracht heel vaak wel. 31 Het centrale depot neemt zo goed als altijd de fysieke zorg voor de overgedragen bescheiden op zich. De auteur kan deze enkel inhouden als hij ze nog nodig heeft voor administratieve doeleinden. Is dit niet meer het geval, dan dienen de bescheiden te worden overgedragen. In België is dit ook de gangbare praktijk. Voormalig senator Destexhe is bijvoorbeeld van oordeel dat de verplichte overdracht de goede bewaring van archieven garandeert. 32 Het Vlaamse decreet legt geen verplichte overdracht op. Elk overheidsorgaan krijgt daarentegen de verantwoordelijkheid voor de zorg van haar archieven opgelegd, ongeacht of het als administratief dan wel cultureel beschouwde documenten betreft. Deze verplichte archiefzorg houdt aan zolang de documenten blijven bestaan. Deze strategische keuze vloeit voort uit het subsidiariteitsprincipe, waarbij elk regeringsniveau verantwoordelijk wordt geacht voor het eigen bevoegdheidsdomein. Het idee is ontstaan in het Vlaams Parlement, meer bepaald in een wetsvoorstel van 1992 door parlementslid Marsoul. 33 Het hoofd van het Antwerpse stadsarchief heeft dit tijdens de parlementaire hoorzitting van 2000 nogmaals herhaald. 34 Dat er geen verplichte overdracht is voorzien, betekent vanzelfsprekend niet dat archieven van verschillende instellingen niet op hun eigen initiatief of met een stimulansregeling vanuit de regering kunnen worden samengebracht. Archiefzorg kan tenslotte niet worden uitbesteed, het echte archiefbeheer natuurlijk wel. Wat minder opvalt, is dat er geen verplichting bestaat om archiefdocumenten te vernietigen. De Vlaamse Regering krijgt een uitgebreid evaluatie- en selectiemechanisme aangereikt om te beslissen hoelang documenten moeten worden bewaard. We hebben besloten om deze daarna niet verplicht te laten vernietigen; enkele 30 A.J.M. den Teuling (ed.), Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen (Bergen Op Zoom-Antwerpen, 2007); ook beschikbaar op 31 Dagmar Parer, Archival Legislation for Commonwealth Countries, Zie 32 Alain Destexhe, De inkorting van de termijnen voor overbrenging en openbaarheid van archiefdocumenten op de studiedag Archief en democratie (Rijksarchief, Brussel, 25 november 2009). 33 Voorstel van decreet in verband met het archiefwezen door Hugo Marsoul (Vlaams Parlement, , nr. 259/1, opnieuw ingediend in 1995, nr. BZ 90/1). 34 Verslag over de hoorzitting, (zie voetnoot 5). 8

9 wettelijke verantwoordelijkheden niet te na gesproken kunnen overheidsorganen beslissen om ze langer bij te houden. 35 Nog een kwestie waarover heel wat onenigheid bestond, was de positie van de nieuwe organisatie die overheidsorganen in de naleving van het decreet gaat ondersteunen. Het ging om de keuze tussen een interne, door de overheid gecontroleerde organisatie binnen het bestaande administratieve kader of een externe, door de overheid gesubsidieerde organisatie. Outsourcing kon volgens ons niet, omdat het ongepast zou zijn mocht een extern orgaan voor een kerntaak een overheidsinstelling gaan ondersteunen die voor haar eigen acties en beslissingen aansprakelijk moet zijn. Archiefdocumenten tegen betaling laten inkijken, mag niet meer. Juridisch gesproken is dit dan niet nieuw, in de praktijk waren er bepaalde overheidsorganen die enkel betalende gebruikers in hun archief toelieten. Tot dusver was niet duidelijk of dit eigenlijk wel was toegestaan. Wel mogen nog kosten worden aangerekend voor de dienstverlening naar het publiek toe, zoals het kopiëren, digitaliseren of onderzoeken van documenten. Het decreet verwacht ook dat een centrale databank met zoekhulpmiddelen wordt uitgerust. Daarmee kan de gebruiker de Vlaamse overheidsarchieven grondig doorzoeken. Nu kan hij nagaan welke documenten in het bezit zijn van welke auteurs. 36 Als laatste bevat het decreet een regeling in verband met de voorrangstoegang voor onderzoeksdoeleinden tot niet-openbare archieven. In 2006 publiceerde de krant De Morgen een open brief die dringend verzocht om onderzoekers tot de archieven toe te laten. De brief was ondertekend door een indrukwekkende plejade historici en archivarissen van Belgische universiteiten en instellingen. 37 Deze oproep kwam er in vol parlementair onderzoek naar de betrokkenheid van de regering bij de moord op Patrice Lumumba en de vervolging van de joden. Terwijl tijdens deze onderzoeken nietpublieke archieven slechts uitzonderlijk werden geopend, is hiervoor nu een juridische basis aanwezig. Onderzoekers die nog niet opengestelde documenten wensen te raadplegen, kunnen dit via deze voorrangsprocedure. De aanvraag wordt behandeld door de auteur zelf. Deze kan zich voor de al of niet toewijzing op de criteria in het decreet baseren. De mogelijkheid bestaat evenwel enkel voor puur wetenschappelijk onderzoek, dus niet voor research voor commerciële of genealogische doeleinden. Historisch onderzoek valt daar natuurlijk onder, zolang de doelstellingen en methodes wetenschappelijk van aard zijn. 38 Niet-wetenschappelijke onderzoekers zijn aldus verplicht om zich op de wet op de vrijheid van informatie te beroepen, of te wachten tot de archieven na 30 jaar worden opengesteld. 35 Een van deze uitzonderingen is de privacywet, die eist dat bepaalde persoonlijke gegevens worden vernietigd zodra ze niet meer in gebruik zijn. 36 Dit is ook zo in de Archiefbank Vlaanderen, die hetzelfde doet voor private archieven. See 37 Het verschil tussen herinnering en geschiedenis, De Morgen, 25 januari 2006, De definitie van wetenschappelijk onderzoek is overgenomen uit aanbeveling R 97 (18) van het Comité van Ministers van de Raad van Europa aan de lidstaten inzake de bescherming van voor statistische doeleinden verzamelde en verwerkte persoonsgegevens (nr. 14). 9

10 De strategische keuzes zijn nu gemaakt en de uitvoering van het decreet gaat gestaag voort. De volgende jaren zullen we de vinger aan de pols moeten houden en de ontwikkeling van het archiefwezen nauwkeurig moeten opvolgen. De kans op slagen zal grotendeels afhangen van een goede doorlichting van het nieuwe decreet betreffende de archiefwerking, zodat dit de pijler blijft waarop het Vlaamse archiefwezen kan voortbouwen. 10