Voorstel samenwerken of samengaan Afdelingen PvdA in Noord-Groningen

Transcriptie

1 Voorstel samenwerken of samengaan Afdelingen PvdA in Noord-Groningen Dit voorstel is gericht op het samenwerken en mogelijk fuseren van zeven PvdA-afdelingen in één of twee nieuwe afdelingen in Noord-Groningen. Het betreft de afdelingen van: Appingedam Bedum De Marne Delfzijl Eemsmond Loppersum Winsum Noord-Groningen is een zelfgekozen werknaam die in dit stuk wordt gebruikt tot er een naam voor de nieuwe afdeling(en) is vastgesteld. 1. Inleiding In de afdelingsvergaderingen van alle deelnemende afdelingen is gesproken over samenwerken en/of samenvoegen van onze PvdA afdelingen in Noord-Groningen. Ons ledental loopt terug en steeds minder mensen zijn bereid om de bestuurstaken van de afdelingen op zich te nemen. Door één of twee nieuwe afdelingen in Noord-Groningen te vormen, zo is de redenering van de huidige afdelingsbesturen, kan er voldoende bestuurs- en organisatiekracht georganiseerd worden om als partij Samen zichtbaar sterk te blijven! Los van de huidige discussie rondom de herindeling in Noord Groningen is het voor de afdelingen van groot belang dat er voldoende bestuurlijke kracht is om de onze partij voldoende sterk te houden met de verkiezingen in het vooruitzicht. De afdelingsvoorzitters hebben geconcludeerd dat, gezien de insteek van de leden op de ledenvergaderingen in alle afdelingen, er een groot draagvlak is voor samenwerking, maar ook draagvlak voor samenvoeging van afdelingen tot één of twee nieuwe afdelingen in ons gebied. Dit is de reden dat de voorzitters van de PvdA afdelingen Appingedam, Bedum, De Marne, Delfzijl, Eemsmond, Loppersum en Winsum een bestuursopdracht hebben opgesteld voor samenvoeging van de verschillende afdelingen. De besturen van de afdelingen hebben besloten om het proces tot samenwerking en/of samenvoeging in gang te zetten. Ze hebben allemaal ingestemd met de bestuursopdracht die hiervoor is opgesteld. Het doel is om op of omstreeks 1 januari 2017 één of twee nieuwe afdelingen op te richten die in de plaats komt/komen van de huidige afdelingen. Dit betekent dat de huidige afdelingen ophouden te bestaan en dat er één of twee nieuwe PvdA afdeling(en) ontstaat/ontstaan. Wanneer er twee afdelingen zouden worden opgericht, is het waarschijnlijk dat een afdeling de gemeenten Bedum, De Marne, Winsum en Eemsmond omvat en dat een afdeling de gemeenten Delfzijl, Appingedam en Loppersum omvat. Het is overigens aan alle afzonderlijke huidige afdelingen om te besluiten tot een definitieve keuze. Dit proces van samengaan moet zorgvuldig gebeuren. Hetzelfde betreft de organisatorische en inhoudelijke kant. Er zijn veel praktische vragen die ingevuld moeten worden. Zo maar een paar voorbeelden van vragen door elkaar: hoe wordt de afdeling opgezet, hoe worden de gemeenteraadsverkiezingen in ieder afzonderlijke gemeente geregeld als de herindeling niet doorgaat, hoe gaat het met de ondersteuning van de fracties en hoe zorg je er voor dat er contact wordt onderhouden met de leden en de inwoners van de afzonderlijke gemeenten? 1

2 De besturen hebben daarom besloten een werkgroep de voorbereidende werkzaamheden te laten doen. Janny-Gerda de Jonge (vicevoorzitter Gewestelijk Bestuur), die vaker dergelijke processen heeft geleid, is gevraagd als voorzitter van de werkgroep. In de werkgroep zal daarnaast vanuit de afdelingen één lid (zo mogelijk geen bestuurslid) zitting nemen. Een overzicht van de leden die aan deze werkgroep hebben deelgenomen en het voorstel hebben geschreven is als bijlage aan het voorstel bijgevoegd. De besturen vinden het vanzelfsprekend belangrijk dat jullie als leden betrokken worden bij het proces en op de hoogte gehouden worden van de voortgang. In de afdelingen wordt als eerste een ledenvergadering gehouden waarin het advies van de werkgroep wordt besproken en waarin wanneer voor de optie voor het samengaan van afdelingen wordt gekozen wordt voorgesteld om de afdeling op te heffen en een nieuwe afdeling op te richten. Daarna komen er pas afdelingsvergaderingen waarin de huidige afdelingen worden opgeheven en waarin de nieuwe afdeling(en) worden opgericht. 2. Opdracht aan de werkgroep De besturen van deelnemende afdelingen hebben de werkgroep gevraagd het samengaan van de afdelingen in te richten voor de huidige situatie tot aan het moment dat er een besluit is gevallen om te komen tot herindeling van de gemeenten. Na het besluit tot herindeling worden afdelingen automatisch samengevoegd tot een nieuwe afdeling gelijk aan de nieuw te vormen gemeenten. Echter, daar willen de afdelingsbesturen niet op wachten. Het is nu als eerste zaak een krachtige afdeling te vormen met een sterk bestuur. Het samengaan van afdelingen brengt een aantal procedurele stappen met zich mee. Uiteraard zijn hierbij de reglementen en statuten van de partij in dit proces bepalend. De werkgroep heeft de opdracht gekregen om aan te geven: 1. Wat het verschil is tussen samenwerken en samengaan; 2. Welke structuur van een nieuw te vormen afdeling moet worden opgebouwd; 3. Welke formele stappen gezet moeten worden om te komen tot een samengaan van afdelingen. De opdracht van de afdelingsbesturen is uitgewerkt in dit voorstel. Hierin wordt zichtbaar gemaakt welke stappen, handelingen en besluiten nodig zijn, op welk moment deze aan de orde zijn en wie bij de uitvoering betrokken zijn. Bij het schrijven van dit voorstel is rekening gehouden met het document Statuten en huishoudelijk reglement van de Partij van de Arbeid (januari 2012) en is gebruik gemaakt van de memo samengaan van PvdA-afdelingen van het landelijk bureau van de PvdA van augustus Daarnaast wordt in het voorstel aandacht besteed aan het inrichten van werkgroepen die nodig zijn om belangrijke onderdelen voor zowel het samenwerken van afdelingen als het samengaan van afdelingen verder vorm en inhoud te geven, zoals de werkgroep Vereniging, de werkgroep Communicatie en coördinatie, de werkgroep Financiën en werkgroep Afstemming Fracties. De werkgroep Financiën is een tijdelijke werkgroep, die actief is tot de oprichting van de nieuwe afdeling(en) 2

3 3. Het verschil tussen samenwerken en samengaan. Om te kunnen besluiten of er voor een samenwerking gekozen moet worden, dan wel voor het samengaan van afdelingen, is het van belang om duidelijk voor ogen te hebben wat het verschil tussen de beide opties is. Bij samenwerken besluiten afdelingen intensief met elkaar op te trekken, maar blijft de huidige afdelingsstructuur bestaan. Dat wil zeggen dat er een bestuur is in elke afzonderlijke afdeling die alle bestuurlijke taken vervult. Het in meer of mindere mate intensief met elkaar optrekken kan bestaan in onder andere het afstemmen van beleid, campagnevoeren, het opstellen van het verkiezingsprogramma en het organiseren van acties en bijeenkomsten. Wanneer afdelingen samenwerken, wordt het makkelijker om gemeenschappelijk activiteiten te organiseren. Dat kan dan één keer gezamenlijk gebeuren in plaats van zeven keer onafhankelijk van elkaar. Wanneer er wordt gekozen voor het samengaan van afdelingen ga je een stap verder. De bestuurskracht wordt gebundeld en een groot aantal zaken wordt gezamenlijk voorbereid en zo mogelijk ook uitgevoerd. Het is voor alle afdelingen van groot belang dat er voldoende bestuurlijke kracht is om onze partij voldoende sterk te houden en met een gezicht naar buiten te treden. Er is één bestuur voor alle samengevoegde afdelingen. Dat scheelt veel bestuurlijke herhalingen op bijvoorbeeld het gebied van administratie en boekhoudingen. Er is één begroting, één rekening, één website etc. Bovendien wordt het met het samengaan van de afdelingen makkelijker om bestuursleden te vinden. Op dit moment ondervinden veel, zo niet alle, afdelingen problemen met het vinden van nieuwe en/of jongere bestuursleden. Daarnaast worden in tegenstelling tot wanneer er zou worden samengewerkt activiteiten vanuit de nieuw te vormen afdeling voor alle leden georganiseerd. De verschillende afdelingen hoeven elkaar dus niet op te zoeken, zoals dit het geval zou zijn wanneer er sprake zou zijn van het samenwerken van afdelingen. Hierbij wordt nog het volgende opgemerkt. Wanneer een huidige grote afdeling zou besluiten volledig zelfstandig te blijven, dan wel voor de optie samenwerken te kiezen, kan dit tot merkwaardig effect hebben dat daardoor een andere afdeling die te klein is of wordt, moet besluiten om zich op te heffen. De werkgroep adviseert de huidige afdelingen dan ook om deze problematiek bij het maken van een keuze mee te nemen. Met dit voorstel geven de afdelingsbesturen aan niet te willen wachten op een mogelijke herindeling die gaat plaatsvinden. Het versterken van de gezamenlijke bestuurskracht is van groot belang, en maakt dat we als partij ons goed kunnen voorbereiden op toekomstige ontwikkelingen. Dit kan betekenen dat het besluit dat nu mogelijk wordt genomen met betrekking tot een samengaan van verschillende afdelingen niet overeenstemt met de herindeling van de gemeenten. Mocht er nu worden gekozen voor het samengaan van afdelingen in één nieuwe afdeling, dan dient de nieuwe afdeling te besluiten of de nieuwe afdeling als dusdanig blijft voortbestaan met bestuurswerkgroepen per nieuwe gemeente of dat de nieuwe afdeling wordt opgesplitst in afdelingen gelijk aan de nieuwe gemeenten. Aangezien samenwerken tussen afdelingen geen verdergaande structurele of formele consequenties heeft, wordt in dit voorstel vooral nader ingegaan op het samengaan van de afdelingen. 4. De structuur van de nieuw te vormen afdeling 3

4 Bij het vormen van nieuwe afdelingen wordt in dit stuk gemakshalve uitgegaan van één nieuwe afdeling Noord-Groningen. Bij het besluit om te komen tot twee afdelingen wordt dit automatisch van toepassing voor twee nieuwe afdelingen Het afdelingsbestuur Bij het samengaan van meerdere afdelingen wordt één bestuur gekozen voor de nieuwe afdeling. De voorzitter, secretaris en penningmeester moeten in functie worden gekozen. Bij voorkeur draagt elke huidige afdeling ten minste één bestuurslid voor. Dit laatste is geen formele verplichting maar is wel "wijs" en zorgt voor een evenwichtige vertegenwoordiging van alle deelnemende afdelingen. Het is aan te raden een goede taakomschrijvingen voor het bestuur te maken. De intentie is dat het nieuwe bestuur zoveel mogelijk zaken gezamenlijk oppakt, voorbereid en uitvoert. De huidige afdelingsbesturen nemen de verantwoordelijkheid op zich om te komen tot een voorstel aan de gezamenlijke ledenvergadering (de oprichtingsvergadering van de nieuwe afdeling) voor een nieuw afdelingsbestuur, de samenstelling en de taakverdeling binnen het bestuur van de PvdAafdeling Noord-Groningen. De afdelingsbesturen laten zich hiertoe mandateren in de eigen ledenvergadering waarin het principebesluit tot opheffing van de afdeling aan de orde is. Een belangrijke afweging in dit kader is in het bijzonder de functie van de voorzitter, de secretaris en de penningmeester (DB) die het gezicht worden van de nieuwe afdeling. Daarnaast moet worden gezocht naar een goede verdeling gelet op de geografische spreiding, man-vrouwverhouding en - uiteraard bestuurlijke competenties. Gelet op de te verwachten omvang van de nieuwe afdeling (ruim 500 leden) en het belang van het betrekken van jongeren bij de lokale politiek, kan overwogen worden of het zinvol en kansrijk is om te komen tot de oprichting van een afdeling van Jonge Socialisten in de PvdA binnen de nieuw te vormen afdeling. Bij het oprichten van 2 afdelingen komt er een afdeling met ruim 300 leden (BMWE) en een afdeling met 200 leden (DAL) Belangrijk aandachtspunt voor de bestuursstructuur van de PvdA-afdeling Noord-Groningen moet zijn dat, na de opheffing van de bestaande afdelingen en de oprichting van de nieuwe afdeling, en tot aan de ingangsdatum van de samenvoeging van verschillende gemeenten, er per gemeente een (politieke) bestuurswerkgroep functioneert. De Statuten van de PvdA bepalen namelijk dat in de bedoelde periode per gemeente de aldaar wonende leden verantwoordelijk zijn voor zaken die de lokale politiek betreffen ( onderafdeling ). Zoals eerder aangegeven kan het bestuur besluiten de werkzaamheden van één of meerdere werkgroepen te continueren De leden van de afdeling De huidige leden van de oude afdeling worden automatisch lid van de nieuwe afdeling. De leden van de nieuwe afdelingen hebben de volgende bevoegdheden: a) Het vaststellen van de begroting van de afdeling; b) Het vaststellen van de jaarrekening van de afdeling; c) Het benoemen van een kascommissie van de afdeling; d) Het kiezen van gewestelijke afgevaardigden van de afdeling; e) Het kiezen van een afdelingsbestuur. De leden hebben niet alleen bevoegdheden ten aanzien van de nieuw op te richten afdeling. Omdat tot de herindeling nog sprake is van politiek in de eigen gemeente, hebben leden binnen de gemeente waarin zij woonachtig zijn, nog de volgende taken en bevoegdheden: a) Het vaststellen van het verkiezingsprogramma voor de eigen gemeente; b) Het vaststellen van de kandidatenlijst voor de eigen gemeente; c) Het kenbaar maken van meningen over belangrijke politieke onderwerpen in de eigen gemeente. 4

5 4.1.3 De bestuurswerkgroep per gemeente Naast het afdelingsbestuur wordt er tot de herindeling gewerkt met een bestuurswerkgroep per gemeente. Deze werkgroep richt zich vooral op ondersteuning van de fractie van de betreffende gemeente en de lokale politieke zaken. De verschillende leden van het afdelingsbestuur kunnen als contactpersoon voor de bestuurswerkgroep van "zijn" gemeente fungeren. De bestuurswerkgroep heeft de volgende taken en bevoegdheden: a) Onderhouden contact met de fractie; b) Toezien op de uitvoering van het verkiezingsprogramma; c) Het opstellen van een concept verkiezingsprogramma en kandidatenlijst. d) Het scouten van kandidaten voor het raadswerk; 4.2. Werkgroepen Na opheffing van de bestaande afdelingen en na oprichting van de nieuwe afdeling Noord-Groningen tot aan het moment van effectuering van de herindeling dient een structuur van werkgroepen te functioneren als tijdelijke onderafdelingen waarbinnen de politieke zaken hun beslag krijgen. De werkgroepen worden verzocht hiervoor tijdig werkbare voorstellen te formuleren De werkgroep Vereniging Samenstelling: 7 leden, 1 vertegenwoordiger per afdeling. Taak: De werkgroep richt zich op het formuleren van randvoorwaarden van het verenigingswezen, vanuit de gedachte van de letterlijke betekenis van het woord vereniging : een verzameling mensen die zich met een bepaald doel georganiseerd hebben. Dit is in het geval van een fusie van afdelingen eens te meer van belang, omdat de nieuwe afdeling een groter gebied omvat, daarbinnen leden samenbrengt die niet eerder in dezelfde afdeling hebben gezeten, waarbij ook mogelijke cultuurverschillen moeten worden overbrugd. Specifieke vraagstukken die aandacht behoeven zijn: wat willen we zijn, wat zijn onze verbindende factoren, hoe kunnen we - in een groter geografisch verband - de huidige leden (blijven) binden en boeien, wat is ervoor nodig om het actieve kader ook straks actief te houden? Voor de vitaliteit en aantrekkelijkheid van een nieuwe afdeling is het van groot belang dat tijdig over dit soort vraagstukken wordt nagedacht, en ook concrete voorstellen worden geformuleerd om te voorkomen dat de huidige actieve kaders zich in de nieuwe constellatie onvoldoende (h)erkend voelen en ontheemd raken. Maar ook om de PvdA Noord-Groningen een heldere profilering te kunnen meegeven richting gemeentelijke herindeling, en daarmee ook nieuw leden te kunnen werven op basis van een herkenbare maatschappijvisie en meerwaarde van (actief) lidmaatschap. Onderdeel van deze verkenning is ook het betrekken van de elementen uit het Van Waarde-debat, als herbezinning op en een herijking van sociaaldemocratische waarden voor de 21e eeuw. Als drie kernvragen die centraal staan bij de analyse van de belangrijkste maatschappelijke domeinen, te weten bestaanszekerheid, arbeid, verheffing en binding zijn daarbij geformuleerd: 1. Wat is blijvend van waarde op deze domeinen, in het licht van onze gedeelde idealen en beginselen? 2. Hoe staan deze waarden thans onder druk? 3. Wat staat ons te doen? De werkgroep Communicatie en coördinatie Samenstelling: 14 leden, 2 vertegenwoordigers per afdeling (7 permanente leden uit de besturen en 7 afroepbare leden uit de fracties. De leden uit de fracties kunnen fungeren als vast aanspreekpunt voor de werkgroep. 5

6 Taak: De taak van deze werkgroep is het ontwikkelen en (deels) uitvoeren van een communicatieplan voor de PvdA-afdeling Noord-Groningen. In het plan moet in ieder geval aandacht worden besteed aan het, interne en externe communicatieproces inzake: a) de opheffing van de zeven bestaande PvdA-afdelingen en de oprichting van de nieuwe PvdAafdeling Noord-Groningen; b) het verkiezingsprogramma; c) de verkiezingscampagne Het communicatieplan dient tevens een begroting te bevatten. De werkzaamheden van de werkgroep bestrijken idealiter tenminste de periode tot 1 januari 2019, maar het is nadrukkelijk aan het bestuur van de nieuwe afdeling om de werkgroep binnen de nieuwe afdelingen een voortgezet mandaat te geven. De werkgroep bewaakt ook de termijnen van de te nemen stappen voor opheffings- en oprichtingsvergaderingen en gaat deze vergaderingen plannen. De werkgroep wordt verzocht om adequate en goed inzetbare communicatiemiddelen te ontwikkelen. Hiertoe behoort in ieder geval het opzetten en inrichten van een per 1 mei 2017 in gebruik te nemen website voor de nieuwe afdeling ( en de inzet van social media. Bij het ontwikkelen van een website moet nadrukkelijk aandacht worden besteed aan de hardnekkige problematiek van het actueel en levendig houden van de website. De website moet een belangrijke bron van informatie en een bruisend communicatieplatform binnen de afdeling worden. Tevens wordt de werkgroep verzocht om een systematiek te ontwikkelen waarbinnen vergaderstukken en andere documenten onder de leden kunnen worden verspreid. Internet en e- mail komen daarvoor vanzelfsprekend in aanmerking, maar de ervaring leert dat met name de wat oudere leden niet altijd beschikken over een internetaansluiting. Bij het ontwikkelen van deze systematiek moet nadrukkelijk ook aandacht worden besteed aan (het organiseren van) de daarvoor benodigde menskracht. Een ander belangrijk onderdeel van het communicatieplan is een voortgezette ontwikkeling van activiteiten en/of instrumenten gericht op de onderlinge kennismaking tussen de leden van de vier afdelingen. Hierbij kan tevens worden voortgebouwd op binnen de huidige afdelingen bestaande (en door de werkgroep te inventariseren) activiteiten voor de leden en de nu reeds geplande activiteiten van de 7 afdelingen. Over de activiteiten en/of instrumenten vindt actieve afstemming plaats met de Werkgroep Vereniging. Aan de werkgroep wordt gevraagd om - na afstemming met de werkgroep Vereniging - tijdig een voorstel voor een ledenwervings-actie te ontwikkelen. Dit heeft verschillende achtergronden. Allereerst is het sowieso verstandig om op gezette tijden mensen te interesseren voor het lidmaatschap van de PvdA. Daarnaast kent het proces op weg naar de daadwerkelijke samenvoeging van gemeenten interessante politieke items, zoals de ontwikkeling door de bestaande gemeenten van een gemeenschappelijke inhoudelijke visie op diverse (beleids)terreinen. In dat proces neemt ook de PvdA standpunten in: er valt dus wat te vertellen aan de burger en we kunnen de burger ook om een standpunt vragen. In het verlengde van die vraag zou de burger tevens geïnteresseerd kunnen worden voor een actief participeren binnen de PvdA op basis van een lidmaatschap. Een laatste overweging om een ledenwervingsactie op te zetten is gelegen in het belang om een afdeling te worden met meer dan 500 leden (op dit moment komt de nieuwe afdeling PvdA-Noord-Groningen uit op ongeveer 240 leden): er ontstaat dan een meer eigenstandige positie in de landelijke partijstructuur, met rechtstreekse beïnvloedingsmogelijkheden van besluitvorming. Ook de financiële situatie lijkt voor een afdeling met meer dan 500 leden voordeliger te worden. Suggesties voor activiteiten in 2017 zijn: 6

7 a) januari 2017 (de formele oprichtingsdatum van de PvdA-afdeling Noord-Groningen): feestelijke bijeenkomst voor de leden van PvdA-afdeling Noord-Groningen (bijvoorbeeld voor de wat oudere leden een busrit door het afdelingsgebied en voor alle leden een afsluitende gezamenlijke maaltijd); b) februari/maart 2017: een gezamenlijke campagne voor de landelijke verkiezingen; c) 1 mei 2017: een gezamenlijke 1-mei-bijeenkomst en de officiële ingebruikneming van de nieuwe website van de PvdA-afdeling Noord-Groningen De werkgroep Afstemming Fracties Deze werkgroep functioneert al geruime tijd, de fracties treffen elkaar regelmatig Samenstelling: de fractievoorzitters van de 7 afdelingen, aangevuld met een tweede raadslid (of bestuurslid) per afdeling. Taak: De taak van deze groep is om, voor zover de eigen (staatsrechtelijke) verantwoordelijkheid van de afzonderlijke PvdA-fracties dat mogelijk maakt, te bewerkstelligen dat de fracties, op weg naar 1 januari 2019, op de daarvoor geëigende gemeenschappelijke thema s, samen optrekken. De achtergrond hiervan is de notie dat het, gelet op het fusieproces van de afdelingen, van belang wordt geacht om minimaal kennis te nemen van, maar meer nog van gedachten te wisselen over, elkaars standpunten op gemeenschappelijke, met de samenvoeging van de gemeenten verband houdende, thema s. Het heeft daarbij zeker ook voordelen om, als resultaat van een dergelijke gedachtewisseling, uit te komen op gemeenschappelijke standpunten. Deze activiteit vindt nadrukkelijk haar begrenzing in de staatsrechtelijke zelfstandigheid van de afzonderlijke fracties. Met nadruk wordt hierbij tevens aandacht gevraagd voor de lokaal-politieke vertaling van het Van Waarde-debat, waarbij afstemming wordt gezocht met de werkgroep Vereniging. Ook dient aandacht te zijn voor de kansen voor rolinvulling en partijpolitieke profilering in de nieuwe gemeente(raad), en het leveren van inbreng voor de visie en het functioneren van de raad van de nieuw te vormen gemeente. Communicatief aandachtspunt hierbij is het op de daartoe geëigende momenten betrekken (informeren en/of consulteren) van de leden van de afdelingen. Een ander aandachtspunt is het eventueel betrekken van de huidige PvdA-wethouders bij de activiteiten van de werkgroep. De werkzaamheden van de werkgroep bestrijken de periode tot 1 januari 2019, maar het is nadrukkelijk aan het nieuwe bestuur van de PvdA-afdeling Noord- Groningen om de werkgroep binnen de nieuwe afdeling een voortgezet mandaat te geven De werkgroep Financiën (tijdelijke werkgroep) Samenstelling: de penningmeesters van de 7 afdelingsbesturen. Taak: De taak van deze groep is het in kaart brengen van al datgene wat er met betrekking tot de financiële huishouding van de op te heffen afdelingen en de op te richten nieuwe afdeling aan de orde is en op basis daarvan de noodzakelijke documenten en concept-besluiten te ontwikkelen. Hieronder begrepen in ieder geval: a) De afsluiting van de oude en de opening van de nieuwe ledenadministratie(s); b) De afsluiting van de oude afdelingsadministraties; c) Het opstellen van de openingsbalans van de nieuwe afdeling met toelichting; d) Het opmaken van de eerste jaarbegroting van de nieuwe afdeling. Hierbij moet in ieder geval worden gedacht aan een slotbalans van de op te heffen afdelingen, een openingsbalans en een begroting 2017 van de op te richten nieuwe afdeling, alsmede een verkenning van de begroting in het jaar van herindeling, waarbij in het bijzonder aandacht moet worden besteed aan de kosten die met de verkiezingscampagne gemoeid zijn (de werkgroep Communicatie is overigens inhoudelijk verantwoordelijk voor het aanleveren een conceptbegroting voor de verkiezingscampagne). Wat dit laatste betreft wordt de werkgroep gevraagd om te onderzoeken op 7

8 welke wijze de leden kunnen worden betrokken bij de financiële ondersteuning van de verkiezingscampagne. Voorts wordt de werkgroep verzocht om de mogelijkheden na te gaan voor aanvullende financiële ondersteuning door het landelijk partijbureau en het gewestelijk bestuur, gelet op te verwachten bijzondere kosten die gemaakt moeten worden in het kader van de oprichting van de nieuwe afdeling en de (geheel zelfstandig) uit te voeren verkiezingscampagne (dit is uiteraard afhankelijk van de voortgang in het provincie-brede proces om tot herindelingen te komen). De algemene financiële reserves van de afdelingen worden samengevoegd. Daar waar er (nu al bestaande) doelreserveringen zijn, blijven deze bedragen beschikbaar voor het vastgestelde doel. Van te voren kunnen natuurlijk afspraken worden gemaakt over de inzet van bepaalde reserves. De werkzaamheden van de werkgroep moeten uiterlijk 1 december 2016 zijn afgerond. 5. De formele stappen tot het samengaan van afdelingen Hieronder wordt kort aangegeven welke formele stappen moeten worden gezet om de huidige afdelingen samen te voegen tot een nieuwe afdeling. Uitwerking hiervan vind pas plaats nadat er een besluit is gevallen door de betrokken afdelingen over het samengaan. 5.1 Opheffen van de afdelingen De afdelingssecretaris stuurt alle leden minimaal drie weken van te voren een uitnodiging voor de opheffingsvergadering. In de uitnodiging staan de volgende punten: doel opheffen van de afdeling en waarom, datum, tijdstip en locatie. Van de opheffingsvergadering wordt een kort verslag gemaakt met wie er waren, en dat de afdeling heeft gekozen zich zelf op te heffen. 5.2 Financiële activiteiten van de oude penningmeester worden afgerond De huidige penningmeesters van de te fuseren (of te splitsen) afdelingen sluiten hun jaarrekeningen inclusief een kascontrole en laten dit vaststellen in de ledenvergadering. 5.3 Oprichting van de nieuwe afdeling De afdelingssecretaris van de oorspronkelijke afdeling stuurt alle leden van de oorspronkelijke afdeling een uitnodiging voor de oprichtingsvergadering. In de uitnodiging staan de volgende punten: doel oprichting van de afdeling en waarom, datum, tijdstip en locatie. Tevens in deze uitnodiging de voordracht van de leden van het nieuwe afdelingsbestuur en de naam van de nieuwe afdeling. Het opheffen van de huidige afdelingen en het oprichten van de nieuwe afdeling zou op dezelfde avond kunnen plaatsvinden. 5.4 Verwerking in Ledenadministratie (opheffen) Zodra de opheffings-, en oprichtingsvergadering heeft plaatsgevonden en alle afdelingen hun financiële zaken op orde hebben, wordt het groene licht aan de ledenadministratie van het partijbureau gegeven om de ledenadministratie van de oude afdelingen te af te ronden en de ledenadministratie voor de nieuwe afdeling aan te maken. 5.5 Verwerking in ledenadministratie (nieuwe afdeling) De ledenadministratie voor de nieuwe afdeling wordt ingevoerd, inclusief de nieuwe functionarissen. Het nieuwe ledenaantal wordt bepaald op basis van het ledenaantal van 1 januari van het betreffende jaar. 5.6 Afdelingspenningmeester wordt gemachtigd 8

9 De financiële administratie krijgt bericht van de afdeling wie de nieuwe penningmeester wordt. Als de nieuwe penningmeester bekend is, ontvangt hij/zij een handtekeningkaartje, zodat hij/zij ook de nieuwe gemachtigde wordt van de nieuwe rekening. 5.7 De naam van de nieuwe afdeling De naam van de nieuwe afdeling is de naam van de nieuw heringedeelde gemeente, als er tenminste sprake is van gemeentelijke herindeling. Indien hiervan (nog) geen sprake is heeft de Partij voorschriften voor de afdelingsnaam die gebruikt wordt in de ledenadministratie. De nieuwe afdeling kiest echter zelf een eigen werknaam. 5.8 Websites bij samengaan afdelingen Voor de afdeling wordt een nieuwe website gemaakt door de webmasters. In overleg worden de oude websites nog in de lucht gehouden tot de nieuwe website is goedgekeurd en actief is. 6. Voorstel De voorzitters van de zeven afdelingen hebben hun goedkeuring te geven aan het voorliggende document en leggen dit ter besluitvorming voor aan de leden van hun afdeling. Het voorliggende document wordt besproken binnen de afdelingen opdat er besluitvorming over de volgende punten komt: 1. Kan er worden ingestemd met het voorstel tot het samengaan van de afdeling met één of meer andere afdelingen binnen het gebied Noord-Groningen?. Om te komen tot een sterke afdeling wordt voorgesteld om één grote afdeling te vormen met één gezamenlijk bestuur. Mocht er binnen afzienbare tijd een beslissing vallen over de herindeling van gemeenten in Noord-Groningen, dan wordt uiteraard voorgesteld deze indeling te volgen; 2. Kan er worden ingestemd met het voorstel om het samengaan van de afdelingen per 1 januari 2017 te realiseren, dit om de bestuurskracht van de afdelingen te versterken?; 3. Kan er worden ingestemd met het voorstel om de huidige afdelingsbesturen te mandateren om gezamenlijk te komen met een voordracht voor het nieuwe afdelingsbestuur?; 4. Kan er worden ingestemd met het voorstel om met werkgroepen te gaan werken, om er zo voor te zorgen dat de leden betrokken worden bij activiteiten, en zich thuis gaan voelen bij de nieuw te vormen afdeling. 5. De leden verzoeken hun besturen om het proces tot opheffing van de eigen afdeling en het opzetten van de nieuwe afdeling, op te starten en per januari 2017 afgerond te hebben. 9