Huishoudelijk Reglement Bewonersvereniging Space-s

Transcriptie

1 Huishoudelijk Reglement Bewonersvereniging Space-s Dit Huishoudelijk reglement regelt in aanvulling van de Statuten de werkzaamheden van de Bewonersvereniging Space-S. Artikel 1. Definities Bestuur: het besturend orgaan als genoemd in de statuten artikel 8. Bestuursraad: raadgevend orgaan samengesteld uit het bestuur en vertegenwoordigers van de Commissies; Commissie: door het Bestuur ingestelde werkgroep ter uitvoering danwel uitwerking van nader omschreven werkzaamheden; ALV: Algemene Ledenvergadering; Jaarvergadering: ALV waarin de jaarrekening van de penningmeester en indien van toepassing) een contributievoorstel geagendeerd is; Binden, de verenging binden: een besluit met juridische en/of financiële consequenties voor de vereniging; Schriftelijk: een mededeling op papier danwel via elektronische media, het laatste bij voorkeur via ; Jaar: kalenderjaar tenzij anders omschreven; Boekjaar: kalenderjaar. Het eerste boekjaar van de Vereniging loopt van datum oprichting tot 1 januari Artikel 2. Leden, buitengewone leden en donateurs 1. Het Bestuur laat uitsluitend hen tot lid toe die huurder zijn van een werkruimte en/of bewoner zijn in het complex Space-S in Eindhoven zijn; 2. Het lidmaatschap is persoonsgebonden; om de rechten van het lidmaatschap te verkrijgen dienen samenwonenden beide lid te worden. Inwonende kinderen vanaf 17 jaar kunnen ook lid worden; 3. In aanvulling op artikel 5 van de statuten eindigt het lidmaatschap zodra een lid niet meer op Space-S woont en/of een werkruimte huurt. 4. De contributie bedraagt bij oprichting van de vereniging 20,-. 5. Het Bestuur deelt een voorgenomen contributieverhoging in beginsel mede voorafgaande aan het jaar. 6. Bij besluiten door de ALV die niet eerder voorziene aanzienlijke financiële consequenties hebben voor de Vereniging kan het Bestuur staande de ALV een nieuw contributievoorstel aan de ALV doen. 7. In aanvulling op artikel 5, 2 e lid onder c heeft een verenigingslid 2 weken na een voorgenomen dan wel definitieve contributieverhoging de mogelijkheid het lidmaatschap op te zeggen. 8. Leden van wie het lidmaatschap om welke reden ook eindigt voor de heffingsdatum van de contributie zijn over het lopende jaar geen contributie verschuldigd; 9. De contributie wordt geheven in de maand na de jaarvergadering bij voorkeur via automatische incasso doch niet eerder dan 2 weken na een contributieverhoging; 10. Individuele voordelen lidmaatschap: Toegang tot alle door de vereniging georganiseerde bijeenkomsten en vergaderingen; Toegang tot het onlineplatform Gebruik/huur van het buurthuis en de logeerkamer tegen gereduceerd tarief 11. Bij vertrek van Space-S als in lid 2 bedoeld kan een lid het Bestuur verzoeken om benoemd te worden tot buitengewoon lid. Het buitengewoon lidmaatschap staat dus uitsluitend open voor ex-huurders van werkruimtes en ex-bewoners van het Space-S complex; 12. Buitengewone leden hebben toegang tot de ledenvergaderingen van de Vereniging en hebben daar een adviserende stem; 13. De contributie voor het buitengewoon lidmaatschap is gelijk aan die voor (gewone) leden. 14. Voor het overige hebben buitengewone de zelfde rechten en plichten als (gewone) leden.

2 15. Donateurs als genoemd artikel 6 van de Statuten kunnen het donateurschap tegen het einde van het kalenderjaar opzeggen. 16. Het donateurschap eindigt ook bij overlijden of faillissement en bij rechtspersonen door faillissement of opheffing van de rechtspersoon. 17. De minimale donatie als bedoeld in artikel 6, lid 2 van de statuten wordt initieel vastgesteld op 10,-- voor natuurlijke personen in privé en 100,-- voor bedrijven en rechtspersonen Artikel 3. De Algemene Ledenvergadering (ALV) en bestuursverkiezingen 1. Het Bestuur houdt tenminste één keer per jaar een ALV of vaker als zij dit nodig acht. Voor de ALV verstuurt het Bestuur minimaal 14 dagen tevoren een uitnodiging. Deze uitnodiging bevat plaats, datum, tijd en agenda en bevat indien van toepassing relevante onderliggende stukken. 2. In maart organiseert het Bestuur de Jaarvergadering met daarin geagendeerd het financiële verslag van het voorgaande jaar en, indien van toepassing, een nieuw contributievoorstel; 3. Leden kunnen tot uiterlijk 5 dagen voor de vergadering agendaonderwerpen voor de ALV aandragen, waar bij de Secretaris de leden hierover uiterlijk 2 dagen tevoren informeert. 4. Bij vacatures in het Bestuur informeert het Bestuur de leden hierover en geeft zij de leden de mogelijkheid zich kandidaat te stellen. Kandidaat-bestuurders kunnen dit dan schriftelijk melden aan de Secretaris. 5. Het Bestuur kan ook zelf een kandidaat voordragen. 6. Stemming over kandidaten voor het Bestuur en de Bestuursraad en in het algemeen over personen geschiedt in de ledenvergadering schriftelijk met ongetekende briefjes, met handopsteken of bij acclamatie, het laatste tenzij minimaal een kwart van de aanwezige stemgerechtigde leden van de vereniging zich daartegen verzetten. 7. Voorzitter, Secretaris en Penningmeester worden in functie gekozen en benoemd door de ALV. Bij tussentijdse wisseling van deze posities moet de eerstvolgende ALV hiervoor goedkeuring verlenen. 8. Blanco en ongeldige stemmen bij een bestuursverkiezing worden als stemonthouding aangemerkt. 9. Eventueel kan de Voorzitter een comité van stemopneming benoemen. Als bij de eerste stemming niemand de volstrekte meerderheid der geldig uitgebrachte stemmen heeft verkregen wordt een tweede stemming gehouden tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. 10. Bij het ontbreken van tegenkandidaten zijn de door het bestuur voorgestelde kandidaten gekozen. 11. In een tussentijds ontstane vacature in het bestuur wordt zo spoedig mogelijk door het bestuur voorzien. Het nieuwe bestuurslid kan tussentijds een functie in het bestuur uitoefenen doch de benoeming zal in de eerstvolgende ALV moeten worden bekrachtigd. 12. Het bestuur is bevoegd om te laat ingekomen stukken alsnog in de agenda van de ALV op te nemen. EINDE EDIT Bij oprichting van de vereniging is het volgende rooster van aftreden vastgesteld: penningmeester Daan Swinkels voorjaar 2018, secretaris Zoë Seekles voorjaar 2019 en voorzitter Jori Roosenburg voorjaar Behoudens bij oprichting van de Vereniging worden bestuursleden benoemd voor drie jaar en kunnen zij één maal herkozen worden. Artikel 4. Het Bestuur 1. Het Bestuur is uiteraard gehouden aan hetgeen er in de statuten is vermeld Individueel optreden of handelen van bestuursleden geschiedt in beginsel met instemming van de Voorzitter. 2. Het Bestuur bestaat conform de statuten tenminste uit 3 en maximaal uit 7 personen, met als werkmodel

3 de Voorzitter de Penningmeester de Secretaris Plaatsvervangend Voorzitter en de andere leden tot een maximum van 7. Combinaties van maximaal twee van de vier eerstgenoemde functies in één persoon mogelijk. 3. Het Bestuur vergadert zo dikwijls als de Voorzitter dit nodig acht, maar uitgangspunt is een maandelijkse vergadering. 4. Het Bestuur heeft tot taak: bewaken van bestuursbesluiten en toezien op de uitvoering ervan; bewaken van ALV besluiten; behandeling van ingekomen stukken; voorbereiding vergadering van de Bestuursraad en ALV; het beheren van de gemeenschappelijke ruimtes van Space-S. 5. De Voorzitter: zorgt voor het naleven van de statuten, onderhavige regeling van werkzaamheden en alle andere regelingen en bestuursbesluiten; is verantwoordelijk voor de officiële woordvoerding van de Vereniging; leidt de vergaderingen van het Bestuur, de Bestuursraad en de ALV en stelt daarin de vergaderorde vast, gehoord de aanwezigen; de voorzitter heeft het recht de beraadslagingen te doen eindigen, doch is verplicht deze weer te doen hervatten indien tenminste twee-derde van de aanwezige stemgerechtigden de wens daartoe kenbaar maken; wordt in geval van ontstentenis, door de Plaatsvervangend Voorzitter of een ander lid van het Bestuur vervangen. 6. De Secretaris of de plaatsvervanger: verzorgt alle voorkomende algemene administratie en correspondentie; meldt de ledenmutaties aan de penningmeester; notuleert de vergaderingen van het Bestuur, de Bestuursraad en de AL danwel delegeert deze; houdt van alle uitgaande stukken afschrift; brengt op de ALV schriftelijk verslag uit van de werkzaamheden van de vereniging over het afgelopen jaar; beheert op ordentelijke wijze het verenigingsarchief zoals beschreven wordt in het secretaris draaiboek; verzorgt de uitnodigingen voor de vergaderingen van het Bestuur en de Bestuursraad en de ALV 7. De Penningmeester: beheert alle gelden van de vereniging; zorgt voor een voorstel en inning van de contributies, donaties, subsidies enz.; verricht de betalingen namens de Vereniging, echter met dien verstande, dat voor betalingen welke een bedrag van 500,-- te boven gaan, autorisatie door de voorzitter nodig is; beheert de financiële regelingen voor de (leden van) de Commissies; zorgt voorafgaande aan het boekjaar voor een begroting; zorgt binnen één maand na afloop van het boekjaar voor een financieel jaarverslag ten behoeve van goedkeuring door de ALV; geeft voor 1 maart na afloop van het boekjaar de door de ALV benoemde Kascommissie inzage van de kas en alle op de financiële administratie betrekking hebbende stukken en bescheiden en verstrekt deze commissie alle gevraagde inlichtingen;

4 bewaart alle op het financiële beheer betrekking hebbende bescheiden; ondertekent namens het Bestuur alle uitgaande financiële stukken; houdt de administratie van leden, buitengewone leden en donateurs bij. 8. De andere leden van het Bestuur verrichten hun werkzaamheden binnen de door het Bestuur aangegeven kaders. Artikel 5. Commissies 1. Zowel het Bestuur als de ALV kan Commissies aanstellen. 2. In het geval het Bestuur een Commissie instelt legt zij dit ter goedkeuring achteraf voor aan de ALV. 3. Een Commissie telt minimaal 3 en maximaal 7 leden. Kandidaten voor de Commissie kunnen zich bij instelling ervan bij het Bestuur melden en na instelling bij de voorzitter van de Commissie. Uitsluitend gewone leden kunnen bestuurslid worden van een Commissie. 4. De Commissie informeert het Bestuur over wijzigingen in de samenstelling van de Commissie. 5. De Commissie kan naast haar bestuur aanvullend personen aanwijzen voor uitvoerende werkzaamheden. 6. De Commissie kan jaarlijks voor 1 december een begroting opstellen en deze schriftelijk ter goedkeuring voorleggen aan het Bestuur. Het Bestuur neemt voor 1 januari een besluit over deze begroting en deelt dit besluit schriftelijk mede aan de Commissie. 7. Uitgaven kleiner dan 50 én vooraf begroot en goedgekeurd als bedoeld in lid 6 van dit artikel kan de commissie in beginsel doen zonder verdere goedkeuring vooraf van het Bestuur. Uitgaven groter dan 50 en/of niet begroot dienen voordat de vereniging wordt gebonden aan de Penningmeester schriftelijk voorgelegd te worden. Dit laatste geldt dus ook voor alle uitgaven van de Commissie indien zij geen goedgekeurde begroting als genoemd in lid 6 aan het Bestuur voorgelegd heeft. 8. De Commissie brengt na afloop van het jaar voor 1 februari van het jaar daaropvolgend schriftelijk verslag uit aan het Bestuur waarbij ook een financieel overzicht behoort. 9. De Commissie houdt de leden van het Bestuur op de hoogte van haar vergaderdata. Leden van het Bestuur hebben toegang tot de vergaderingen van de Commissie en hebben daar een raadgevende stem. De Commissie houdt de Secretaris van het Bestuur op de hoogte van haar besluiten en voortgang. Het Bestuur dient in het bijzonder geïnformeerd te worden over besluiten van de Commissie, anders dan genoemd in lid 7, die de Vereniging binden. 10. Tenzij dit op technische problemen stuit houdt de Commissie haar verslaglegging en voortgang bij op een door het Bestuur aan te wijzen en voor het Bestuur toegankelijk opslagmedium in de cloud. 11. Het Bestuur kan besluiten van de Commissie die de Vereniging binden, vernietigen. 12. Binnen de kaders van dit artikel regelen de commissies zelf hun werkzaamheden. 13. De ALV kan de Commissie opheffen op verzoek van de Commissie zelf (gehoord hebbende het Bestuur), het Bestuur of op eigen initiatief van de ALV. Artikel 6. Bestuursraad 1. De Bestuursraad bestaat uit de leden van het Bestuur en een vertegenwoordiger van iedere door de Algemene Ledenvergadering ingestelde en goedgekeurde Commissie. 2. De Bestuursraad heeft een adviserende bevoegdheid naar het Bestuur en de Algemene Ledenvergadering. 3. De Bestuursraad kan de Vereniging slechts dan binden, als de in de Bestuursraad vertegenwoordigde leden van het Bestuur daar in meerderheid mee akkoord zijn. 4. Het Bestuur bespreekt de lopende onderwerpen 4 maal per jaar met de Bestuursraad en streeft daarbij naar consensus. De mening van de Bestuursraad zal in beginsel uitgangspunt zijn voor het Bestuur. 5. De Secretaris van het Bestuur dan wel een lid van het Bestuur daartoe door het Bestuur aangewezen, nodigt de leden van de Bestuursraad minimaal 7 dagen tevoren uit voor de

5 vergadering. De uitnodiging bevat plaats, datum, agenda en indien van toepassing relevante stukken. Leden van de Bestuursraad kunnen tot uiterlijk 2 dagen agenda onderwerpen voor de vergadering aandragen, waar bij bovengenoemde persoon de leden van de Bestuursraad hierover uiterlijk 24 uur tevoren informeert. 6. Besluitvorming in de Bestuursraad gaat in beginsel uit van overleg, consensus en draagvlak, waarin men elkaar vindt, daarom is stemrecht ondergeschikt. Indien gestemd moet worden geldt de gewone meerderheid van stemmen en wordt de uitslag in de notulen vastgelegd. Is de Bestuursraad niet voltallig dan kan het toch rechtsgeldige besluiten nemen mits de vergadering volgens de daarvoor geldende regels is geconvoceerd. 7. Indien een Commissie opgeheven wordt vervalt haar zetel in de Bestuursraad. Artikel 7. Vergoedingen en reiskosten 1. Declaraties van reiskosten ten behoeve van de vereniging boven de 10 euro zijn in te dienen bij de Penningmeester. Bij goedkeuring van de Penningmeester geldt: voor reiskosten wordt voor reizen per auto 0,19 cent per km vergoed en OV wordt op basis van werkelijk gemaakte kosten vergoed. 2. Declaraties voor andere uitgaven kunnen bij de Penningmeester onder voorlegging van een nota gedaan worden. Mutatis mutandis geldt hiervoor het in artikel 5 lid 7 gestelde. Artikel 8. Kascommissie 1. De Kascommissie bestaat uit minimaal twee leden en een plaatsvervangend lid welke door de ALV als zodanig worden aangewezen. Jaarlijks is één lid aftredend, niet direct herkiesbaar en wordt diens plaats ingenomen door het plaatsvervangend lid. Vervolgens wijst de ALV een nieuw plaatsvervangend lid aan. De leden mogen geen nauwe familie en/of zakelijke betrekking met de penningmeester hebben. 2. De Kascommissie heeft tot taak eenmaal per jaar na afloop van het boekjaar- de financiële administratie te controleren. Van de uitkomst van dit onderzoek brengt de commissie verslag uit aan de ALV en het Bestuur. Tevens adviseert de Kascommissie aan de algemene vergadering om de penningmeester voor zijn beheer al dan niet decharge te verlenen. 3. De Kascommissie dient hun advies uiterlijk 15 maart bij het Bestuur in. 4. De Kascommissie is bevoegd aan het Bestuur en de ALV zo nodig voorstellen tot verbetering te doen inzake het financieel beheer. 5. De Kascommissie heeft geen afgevaardigde in de Bestuursraad. Artikel 9. Slotbepalingen 1. Indien bestuursleden binnen het Bestuur, de Bestuursraad of een Commissie zakelijk belang, dus anders als bewoner, hebben bij de besluiten van het orgaan waarin zij zitting hebben maken zij dit voorafgaande aan het besluit kenbaar in de vergadering. In het geval van een schriftelijke stemming maken zij dit schriftelijk kenbaar aan de overige bestuursleden van het orgaan en onthouden zij zich van stemming. 2. De voorzitter van het orgaan kan in dat geval het bestuurslid vragen zijn positie ter beschikking te stellen. 3. De vereniging is niet aansprakelijk voor diefstal of beschadiging van persoonlijke eigendommen en/of persoonlijk letsel tijdens activiteiten van de vereniging, van welke aard ook. De vereniging sluit voor haar bestuursleden een bestuursaansprakelijkheidsverzekering af. 4. Het Huishoudelijk Reglement en wijzigingen hierin worden op voorstel van het Bestuur goedgekeurd door de ALV. De stemgerechtigde leden in de ALV kunnen eveneens voorstellen tot wijziging van het Huishoudelijk Reglement doen, bij voorkeur schriftelijk en vooraf. 5. In geval het Huishoudelijk Reglement strijdig is met bepalingen uit de statuten gaan de bepalingen uit de statuten voor.

6