Notulen Algemene Ledenvergadering (ALV) TC Skinlo van 17 februari 2009

Transcriptie

1 Notulen Algemene Ledenvergadering (ALV) TC Skinlo van 17 februari 2009 Voorzitter Aanwezig Afwezig met bericht Dick Mandemaker Nico de Graaf, Dick Mandemaker, Joep Jans, Eric van den Broek, Robert de Bruijn, Charl Eradus, Pieter van den Dungen, Broer van Zoghel, Ankie van den Bemt, Sandra van Eijk, Guido Knippels, Toos Loeffen, Ellen Bloemheuvel, Jolanda van Asseldonk, Ruud Heikens, Els van Giersbergen, Tiny van de Rijdt, Jo van Giersbergen, Annelies Mandemaker, Ad Kooijmans, Theo Uittenbogaard, Henk van Genuchten, Brigitte van de Westelaken, Marie-Ann van Rhee, Cor Theijssen, Theo van Dinther, Bettie Reijnen, Fons Wouters en Tom van der Heijden. Joke van de Spijker, Anton Hellings, Riesje Geradus, Monique de Barbason, Piet Claassen, Anneke Driesen, Theo Verhagen, Walter van Giersbergen, Chantal Kristen, Rieky van Dam, Bart Rem, Dorus-Jan de Boer, Edith Bosmans, Carla van Roessel, Bas Kooijmans, Joop van Breugel en Lambert Franssen. 1. Opening en mededelingen Dick heet allen hartelijk welkom en opent de vergadering om uur. Dick geeft een toelichting op de agenda. De behandeling van de agendapunten wordt ondersteund met een PowerPoint presentatie. Deze presentatie geldt als bijlage bij deze notulen, en is op de website van TC Skinlo gepubliceerd. Het motto van 2009 is Samen doen en samen lol hebben (hetzelfde als in 2008). Het blijft erg moeilijk om vrijwilligers te vinden. We zullen het samen moeten doen. Dit door de betrokkenheid van leden te vergroten waardoor het plezier in het organiseren van activiteiten stijgt en het (nog) leuker wordt om vrijwilliger te zijn! Tijdens de ALV is de bar gesloten en branden de lampen op de banen 1, 2, A en B niet. Er wordt stilgestaan bij het overlijden van onze clubleden: Harrie Blummel, Thijs de Ruijter en Jolanda van den Bulk. De vrijwilligers van het jaar zijn: Betsie Blummel en Ad van de Spijker. 2. Ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken. 3. Goedkeuring notulen ALV 28 februari 2008 De notulen van de Algemene Ledenvergadering van 28 februari 2008 worden zonder op- of aanmerkingen goedgekeurd. Met dank aan Toos Loeffen, toen secretaris. 4. Jaarverslagen bestuursleden Zie voor de volledige jaarverslagen het clubblad van januari Voordat de jaarverslagen worden doorgenomen licht Dick het organisatiemodel van onze club in 2008 toe. Tevens toont Dick het organigram van het bestuur met daaronder alle commissies. Dagelijks bestuur Secretariaat José Hobbelen verzorgt de ledenadministratie nog steeds uitstekend. Ons tennispark bestond op 16 september 25 jaar. Hier is op zondag 22 juni tijdens de prijsuitreiking van de Clubkampioenschappen extra aandacht aan besteed onder het genot van gebak. Tevens hebben alle leden die in jaar lid waren een leuke geste ontvangen. Ook is er in 2008 een AED (defibrillator) aangeschaft en zijn er in oktober 16 personen opgeleid in het omgaan met de AED en reanimatie in het algemeen. Ingrid van Asseldonk is aangesteld als BHV-coordinator. Penningmeester Begrotingen zijn in 2008 van alle commissies ontvangen, de eindafrekeningen van de meeste commissies. Het beheer van alle gelden ligt sinds 2008 bij de penningmeester, er zijn dus geen aparte rekeningen meer van commissies. Het zelf innen van trainingsgelden sinds 2008 is vlot verlopen. Vrijwilligerscommissie, onder verantwoordelijkheid Voorzitter De vrijwilligerscommissie is sinds 2008 actief. Dit is een soort personeelsfunctie en adviseert het bestuur. Haar taak is het mobiliseren van vrijwilligers, het begeleiden van nieuwe leden, de betrokkenheid van leden vergroten, het bestuur gevraagd en ongevraagd advies geven. Sander Kok, Chantal Kristen, Hans van Overdijk en Ruud Heikens waren in 2008 de leden van deze vrijwilligerscommissie bemand. Op dit moment zijn er geen directe activiteiten nodig. De vrijwilligerscommissie zal alleen op afroep beschikbaar zijn. Hans van Overdijk zal uit de vrijwilligerscommissie stappen en het Veteranentoernooi mee gaan organiseren. Commissie Lief en Leed Met dank aan Henny van Overdijk en Hennie Kooijmans, zij blijven dit samen doen. Samenwerking met de Hopbel 1

2 Er worden steeds strengere eisen gesteld door gemeente, KNLTB enz., daarom vindt er onderzoek plaats naar verdere samenwerking met TV De Hopbel door een gezamenlijke werkgroep (zie verder agendapunt 5) Senioren Zaken Guido Knippels licht Seniorenzaken toe: Technische commissie Om het bestuursleden Seniorenzaken en Jeugdzaken te ontlasten is er in 2008 een Technische commissie ingesteld. Deze heeft het eerste jaar goed gefunctioneerd. De driehoek sponsoring, horeca en financiën loopt beter doordat er een regulier overleg met alle commissies is, waarbij er een vertegenwoordiger van elke geleding aanwezig is. Met alle commissies zijn duidelijke afspraken gemaakt over aantal banen, een plan en de financiële verantwoording. Eric van den Broek heeft een mooie checklist ontwikkeld voor de commissies waardoor er bij de organisatie van activiteiten hopelijk niks over het hoofd wordt gezien. Tennisorganisatie Mike Martin De samenwerking met tennisschool Mike Martin (TOMM) is het eerste jaar goed verlopen, met dank aan de trainers Roel Pluk en Paul van Bokhoven. Competitie Robert de Bruijn blijft competitieleider en doet dit voortreffelijk! In 2008 zijn 7 teams kampioen geworden. Het team Zondag 35+ speelde weer om landskampioen te worden. De voorjaarscompetitie is afgesloten met een gezellige BBQ. Clubkampioenschappen Ron van Kaathoven en Esther de Bruijn zijn de clubkampioenen van 2008 geworden, zie verder clubblad augustus Schijndelse kampioenschappen De Schijndelse kampioenschappen hebben in 2008 op ons eigen tennispark plaatsgevonden. Tom van der Heijden en Deniese Mandemaker zijn in 2008 de Schijndelse Kampioenen geworden. In 2009 zal er een Technisch beleid opgesteld worden door de Technische commissie waarbij tennisschool TOMM zal adviseren. Verder zal er in 2009 meer focus komen op de 55+-leden waarbij er ook gekeken zal worden of samenwerking met de Hopbel zinvol is. 50-jarig lustrum in 2011 Een Lustrumcommissie wordt dit jaar opgericht, Rosanne van de Pas is trekker. Budget 7.500,00 (vooralsnog). Jeugdzaken Ellen Bloemheuvel licht Jeugdzaken toe: Tenniskids Met tennisschool TOMM wordt momenteel TennisKids opgestart. SJANS De samenwerking met de Stichting Jeugd Activiteiten Na School (SJANS) heeft dit jaar een vervolg gekregen. Er hebben door deze samenwerking weer een heleboel jeugdige kandidaten kennis gemaakt met de tennissport en een aantal van hen zijn inmiddels lid geworden van onze club. Jeugdselectie In 2008 is extra aandacht geschonken aan het werven van jeugdleden en het behouden van deze jeugdleden door uitbreiding van de jeugdactiviteiten (Tenniskids is hier een voorbeeld van). Momenteel hebben we.. jeugdleden. We streven naar een aantal van 150 jeugdleden. Competitie De jeugd heeft een krappe bezetting van de teams in de competitie. Samenwerking met TV De Hopbel (zie agendapunt 5) zal dit probleem verhelpen. De jongens t/m 17 ¾ zijn landskampioen geworden! Clubkampioenschappen Bij de clubkampioenschappen is dit jaar de jeugd weer samengevoegd met de senioren. Dit is goed verlopen. Martijn Broeren en Pien Kristen zijn de clubkampioenen van 2008 bij de junioren. Schijndelse kampioenschappen Jim Kastelijn en Danique Bijsterbosch zijn in 2008 kampioen bij de junioren geworden. Samenwerking met TV De Hopbel: zie verder agendapunt 5; Werven van nieuwe jeugdleden en behouden van jeugd. In 2008 is extra aandacht geschonken aan het werven van jeugdleden en het behouden van deze jeugdleden door uitbreiding van de jeugdactiviteiten (Tenniskids is hier een voorbeeld van, maar ook het Streettennis tijden Hartemert op 31 augustus 2008). Hier zal in 2009 een vervolg aan gegeven worden. Verdere samenwerking met scholen en gemeente; Meer activiteiten met de KNLTB en TOMM zoals TennisKids en mini ¾ competitie. Kaaskoning K5 toernooi. Beheerszaken Toegelicht door Dick namens Lambert. Het onderhoudsplan dat in 2007 is opgesteld is in 2008 volgens plan uitgevoerd. We hebben een nieuw koffiezetapparaat aangeschaft 2

3 De barsupervisie heeft in 2008 op een perfecte manier uitgevoerd door de barsupervisors Ad van de Spijker en Joop van Breugel. Joop heeft te kennen gegeven te stoppen als barsupervisor. Dick bedankt Joop voor het direct inspringen in januari vorig jaar toen we opeens een supervisor te kort hadden. Het park is in 2008 evenals andere jaren tijdens feestdagen en vakanties gesloten geweest. Wel is er een aangepaste regeling opgesteld en gehanteerd bij Kerst en Carnaval waardoor de baanverlichting meer aan was en het paviljoen wat meer open was. - Prijzen van de horeca worden niet verhoogd per 1 maart: Jupiler: 1,30, ander bier: 1,55, flesje fris: 1,45, koffie: 1,00/ 1,10. - Er komen nog 3 schuilhutten op baan 4, 8 en 10. Deze worden gesponsord door Arno Heijmans. - De vernieuwing van de douches en toiletten door de Gemeente is inmiddels gerealiseerd (januari/februari 2009). - Terras wordt aangepakt: nieuwe stoelen, verlichting, plantenbakken. - Inrichting paviljoen: mogelijk nieuw meubilair, ook een aankledingcomissie. PR en Sponsoring Nico de Graaf licht PR & Sponsoring toe. De meeste gesponsorde winddoeken zijn vervangen door nieuwe met een betere kwaliteit waardoor ze beter bestand zijn tegen weer en wind en hun kleurechtheid behouden. Op een aantal banen zijn ze nog niet vervangen, deze contracten lopen nog een tijd door. Camping Sport de Wit is onze nieuwe hoofdsponsor. De vorm van het clubblad bevalt nog steeds goed. Annelies Mandemaker en Tiny van de Rijdt stellen het clubblad samen. Pierre en Rina van der Heijden zorgen voor de bezorging. Hartelijk dank aan Tiny, Annelies, Pierre en Rina. De website die in 2007 de lucht is ingegaan bevalt goed. Wel zijn we nog steeds op zoek naar een webmaster. Er is in 2008 tijd besteed om de samenwerking binnen de driehoek bar, sponsoring en commissies duidelijk te krijgen voor commissieleden teneinde de activiteiten nog soepeler te laten verlopen. - Er komt in 2009 een Plasma- of LCDscherm waarop sponsoren tegen vergoeding hun boodschap kunnen laten plaatsen en waar ook clubnieuws op geplaatst kan worden. Deze zou er eigenlijk al in 2008 komen echter de leverancier die destijds zou leveren is failliet gegaan. We zijn op dit moment nog bezig met een aantal aanbiedingen tegen elkaar af te wegen. - Er zal gekeken worden of ook de winddoeken op banen A en B vervangen kunnen worden. De contracten hiervoor lopen nog een tweetal jaren, echter we zullen kijken of deze contracten opengebroken kunnen worden zodat alle doeken dezelfde uitstraling hebben. - Er komt een nieuwe opzet voor de verkiezing van de vrijwilliger van het jaar. Om het vrijwilligerswerk meer aandacht te geven gaat de redactie van Net Uit starten met een nieuwe rubriek. Elke maand zal een commissie binnen Skinlo worden belicht. De vrijwilliger zal zelf vertellen wat zijn/haar taken zijn en hoe vaak hij/zij hier mee bezig is. Zo kunnen alle leden zien welke taken er zoal door de vele vrijwilligers worden uitgevoerd. De bedoeling daarbij is dat alle leden per maand kunnen stemmen op een van de vrijwilligers uit de besproken commissie door het sturen van een mail naar vrijwilligervanhetjaar@skinlo.nl. Daarvoor hebben we ook enkele commissies samengevoegd. Deze commissies doen ongeveer hetzelfde. 5. Samenwerking met TV De Hopbel De besturen van Skinlo en de Hopbel zijn gestart met een onderzoek voor een verdergaande samenwerking. Dick licht de voorstellen die er al liggen in het kader van de Jeugd verder toe: Doel en voordelen Meer met minder voor de Jeugd. Meer flexibiliteit, meer mogelijkheden, minder nee verkopen, minder vrijwilligers. Stappenplan Vanaf april: Contributies jeugd gelijk trekken Jeugdleden mogen op beide parken spelen, conform normale regels Jeugdcommissies werken nauw samen Activiteiten staan open voor elkaars jeugdleden Vanaf september: Trainingen jeugd gezamenlijk Competities jeugd gezamenlijk Gezamenlijke Jeugdcommissie en activiteiten Hierop kwamen o.a. de volgende opmerkingen van leden: Kan dit niet sneller? Zou je ook niet de senioren moeten meenemen? Wordt een fusie voorzien? Kunnen we niet alles gratis maken voor jeugdleden? Kunnen we de 55+ ers niet meteen ook al meenemen? Worden we niet onder druk gezet door de Gemeente? Let op junioren die senior worden! Kunnen we niet eerst een proefjaar doen met de Jeugd? 3

4 Al deze opmerkingen zullen de komende weken/maanden worden meegenomen in het verdere onderzoek. Het kader voor het verder uitwerken van de samenwerking is door beide besturen vastgesteld: Onderzoek naar de beste mogelijkheid om de jeugd samen te laten gaan in een stichting of vereniging (Juridisch advies nodig) Een trainersorganisatie voor de jeugdleden Contributie en trainingsgeld in een bedrag samenbrengen en de mogelijkheid per maand te betalen (automatische incasso) om zo de impact te verkleinen Financiële dekking vanuit beide verenigingen (met de huidige financiële middelen als uitgangspunt) Onderzoek waar de huishoudelijke reglementen van elkaar afwijken en bekijken of en hoe deze af te stemmen Opzetten van een goed communicatieplan naar ouders en leden Dit alles zal verder geconcretiseerd gaan worden en in 2010 zal aan de ALV een definitief plan worden voorgelegd. De ALV van Skinlo geeft toestemming om tot de ALV in 2010 de samenwerking met de Hopbel nader te onderzoeken en ook om sommige zaken al daadwerkelijk uit te voeren. Op 3 april a.s. vindt de ALV van de Hopbel plaats: hetzelfde voorstel staat daar ook op de agenda. Als ook daar de leden instemmen, zullen per april van dit jaar al een aantal voorstellen in werking treden. 6. Goedkeuring financieel verslag 2008 Voor de pauze wordt de verlies- en winstrekening, de toelichting op het resultaat en de balans uitgereikt. Deze zal na de vergadering weer worden ingenomen. Het financieel jaarverslag wordt toegelicht door Toos. In 2008 is een positief resultaat behaald van vooral dankzij een aanzienlijk hogere realisatie (t.o.v. de begroting) van de opbrengsten uit de verenigingsbar. 7. Verslag kascommissie Kascommissie 2008 De kascommissie voor 2008 bestaat uit Bart Rem en Jos Driesen. Beide heren zijn echter niet aanwezig. Verslag kascommissie In het verslag staat vermeld dat de boekhouding correct is uitgevoerd en ook de cijfers correct zijn. Goedkeuring en decharge penningmeester door vergadering Vanwege de afwezigheid van Bart en Jos zal de decharge gepubliceerd worden op de website en in het clubblad van maart. Verkiezing kascommissie 2009 Bart Rem heeft al 3 jaar deelgenomen. Jos Driesen moet nog officieel gevraagd worden. Joep Jans heeft zich reeds beschikbaar gesteld. Gevraagd wordt wie er eventueel andere kandidaten kent of zich zelf kandidaat wil stellen. Hierop volgt geen enkele reactie. Besloten wordt dat de kascommissie voor 2009 zal bestaan uit Jos Driesen en Joep Jans (mits zij hier zelf mee akkoord gaan). Met dank aan Bart Rem en Jos Driesen. 8. Vaststelling contributie 2009 Het bestuur stelt het volgende voor: Geen verhoging van de contributie voor het kalenderjaar 2009, evenals in 2007 en En dus ook geen index-verhoging (afwijkend van ALV 2004), maar volgend jaar zal dit weer opnieuw bekeken en vastgesteld worden. Een verlaging van de contributie van junioren van 74 naar 57 in het kader van de samenwerking met TV De Hopbel. Motivatie: We zijn vrijwel in lijn met de contributie in de regio Samenwerking met De Hopbel: gelijktrekken van de jeugdcontributie Begroting is goed sluitend te krijgen o.b.v. bar en sponsors en aanname gelijkblijvend ledental in 2009 wat realistisch lijkt Het voorstel van het bestuur voor de contributie 2009 wordt goedgekeurd door de vergadering. 4

5 9. Goedkeuring begroting 2009 De begroting voor 2009 wordt door Toos op hoofdlijnen toegelicht aan de hand van de sheet. Specifieke punten die worden toegelicht zijn: De omzet en marge van de bar zijn in 2008 weliswaar gestegen. Toch is er voor 2009 minder begroot doordat we in januari 3 weken vorst hebben gehad waardoor minder omzet en doordat de Schijndelse Kampioenschappen in 2009 bij De Hopbel worden gehouden. Lagere kosten op energie (naast gas gaan we ook stroom afnemen via coöperatie. Reservering groot onderhoud is hoger vanwege eventueel uitbreiding van het paviljoen. Te verwachten investeringen voor 2009: o Veegmachine zodat we de WSD niet meer nodig hebben: wordt onderzocht o Zo nodig de geluidsinstallatie o Terrasmeubilair en aankleding o Binnen meubilair en aankleding o Mogelijke uitbreiding paviljoen aan zijde banen A en B o Zonenergie op het dak van het paviljoen: wordt onderzocht Kosten selectietraining jeugd vergelijkbaar met vorig jaar Stijging opbrengsten sponsoring (zelfs zonder plasmascherm) Reservering voor het feest in 2011 ter gelegenheid van het 50-jarig bestaan van onze club bedraagt De begroting wordt goedgekeurd en door de vergadering vastgesteld. 10. Activiteitenkalender 2009 Verwezen wordt naar het Annorama 2009 die verspreid is via het clubblad van december 2008 en tevens beschikbaar is via de website. Brigitte van de Westelaken geeft te kennen dat er een aantal zaken niet kloppen in het Annorama. Dick doet haar het verzoek om aanpassingen door te geven aan Eric van den Broek. Eric stelt voor om het annorama niet per kalender jaar maar per schooljaar te publiceren wat akkoord wordt bevonden. Cor Theijssen geeft aan dat de sluiting van de banen niet altijd via de site worden gemeld. Dick beaamt dat dit bij sluiting van de banen overdag niet altijd het geval is geweest. De avondsluitingen zijn wel allemaal gepubliceerd. Annelies Mandemaker meldt dat de activiteiten ook altijd in het clubblad vermeld staan. 11. Bestuursverkiezing Dick Mandemaker (Voorzitter) en Nico de Graaf (PR & Sponsoring) treden volgens rooster af. Zij stellen zich beiden herkiesbaar, Nico voor 1 jaar. Jolanda van Asseldonk (Secretaris) treedt om persoonlijke redenen eerder dan volgens rooster af, zij blijft nog in functie voor 3 maanden tot de start van Mirjam van Schalm. Lambert Franssen (Beheerszaken) treedt volgens rooster af en is niet herkiesbaar. Het bestuur stelt als bestuursleden voor: - Dick Mandemaker (Voorzitter), voor 3 jaar - Nico de Graaf (PR & Sponsoring, voor 1 jaar, opvolger is al bekend - Mirjam van Schalm (Secretariaat), start over 3 maanden, voor 3 jaar - Rob Wiermsa (Beheerszaken) voor 3 jaar - Er zijn geen tegenkandidaten Dick toont het organisatieschema van TC Skinlo voor 2009 met daarin de gewijzigde namen. Ook toont hij het organigram voor 2009 dat er m.u.v. de gewijzigde namen en de toevoeging op afroep bij de Vrijwilligerscommissie hetzelfde uitziet als in De ALV gaat akkoord met de voorgestelde bestuursleden en geeft goedkeuring aan dit bestuur. 12. Vaststellen diverse commissies Dick vraagt de vergadering in te stemmen met de benoeming van diverse commissies vermeld op de sheets 32 t/m 34. De ALV gaat akkoord met de benoeming van de diverse commissies vermeld op de sheets 32 t/m Bedanken vrijwilligers en benoeming Ereleden of Leden van Verdienste Bestuursleden die zijn afgetreden Dick bedankt de aftredende bestuursleden Lambert Franssen (Beheerszaken) en Jolanda van Asseldonk (Secretariaat). Laatstgenoemde treedt af in mei. Commissieleden die zijn afgetreden Tevens betuigt hij zijn dank aan de afgetreden commissieleden en andere vrijwilliger: Ans Vink, Sander Kok, Hans van Overdijk, Joop van Breugel, Bas Kooijmans, Edith Bosmans, Ad Liebregts, Stef Smolders, Ben Hartman, Sandra van Eijk, Annelies Mandemaker, Ronny Keeters, Tom van der Heijden, Fons en Erlani. De vergadering geeft allen een luid en overtuigend applaus. Benoeming Erelid van TC Skinlo 5

6 Dick stelt de vergadering voor om Lambert Franssen als Erelid te benoemen, omdat hij al vele jaren het beheer van bar en park onder zijn hoede heeft, zowel als commissielid (dus harde werker), als 3 jaar bestuurslid en ons park terecht als de mooiste in de omgeving wordt gezien. Lambert die ziek is, is ondertussen met een smoesje naar het park gelokt en is blij verrast. De ALV gaat akkoord en geeft Lambert een hartverwarmend applaus Benoeming Lid van Verdienste van TC Skinlo Voorgesteld wordt om Tom van der Heijden te benoemen tot Lid van Verdienste omdat hij de Schijndelse Kampioenschappen gedurende 13 jaar heeft opgebouwd tot wat het nu is: een succesvol en gezellig toernooi! De ALV gaat akkoord en geeft Tom een luid applaus. 14. Rondvraag Ankie van den Bemt vraagt een toelichting op de opzet van de verkiezing voor de Vrijwilliger van het Jaar. Nico de Graaf geeft deze toelichting. 15. Sluiting Dick sluit af met een aantal reminders: Opgeven trainingen voor 7 maart 2009 Tenniskidsinstuif vrijdag 20 maart 2009 Captainsavonden - Dinsdag 24 maart 2009 jeugd - Dinsdag 31 maart 2009 senioren Generatietoernooi zondag 29 maart 2009 Ladies Day donderdag 2 april 2009 KNLTB competitie - Start zondag 5 april BBQ ter afsluiting van alle competities zaterdag 6 juni 2009 Hij dankt vervolgens allen voor hun aanwezigheid en bijdrage en sluit de vergadering om uur. 6