gravita PSUR-E export module voor PSU Relatiebeheer Algemeen

Transcriptie

1 gravita PSUR-E export module voor PSU Relatiebeheer Algemeen PSU relatiebeheer bevat een uitvoerprogramma voor uitvoer van etiketten, adresregels naar een samenvoegbestand en uitvoer naar een adresboek ( adressen). Deze export module PSUR-E geeft de mogelijkheid tot dezelfde, maar ook alle andere manieren om alle gegevens vanuit PSU Relatiebeheer te exporteren. Het resultaat geeft een reeks velden per regel, zelf samen te stellen door de gebruiker, en regels geselecteerd naar dezelfde selectiecriteria waarmee PSU Relatiebeheer werkt. Dit resultaat kan worden uitgevoerd naar een tekstbestand met scheidingstekens of naar een tekstbestand met velden van gelijke lengte. Bij het tekstbestand met scheidingstekens kan nog gekozen worden voor een databestand en een samenvoegbestand. De drie bestandsoorten kunnen in vrijwel ieder tekstbewerking-, spreadsheet- en databaseprogramma worden ingelezen. Het importeren en exporteren van informatie hoeft geen eenmalige zaak te zijn. Er kunnen bijvoorbeeld meerdere locaties zijn waar PSU Relatiebeheer in gebruik is, waar de bestanden gelijke inhoud moeten hebben. Ook kan het bijvoorbeeld zijn dat buitendienstmedewerkers met Excel adressen bijhouden die moeten worden opgenomen in PSU Relatiebeheer, of agendagegevens die vanuit PSU Relatiebeheer naar een buitendienstmedewerker moeten. De informatie kan met PSUR-E worden geëxporteerd en in een Excel bestand worden verzonden. Ook kan een fraai document in Word samengevoegd worden met agendagegevens, waardoor ook een prachtige uitnodiging voor vergaderingen kan worden gemaakt. Voor dit soort doeleinden is PSUR-E uitgerust met zogenaamde profielen. Eenmaal opgegeven met de juiste velden, in de juiste volgorde, met de juiste selecties, kan het profiel zonder wijzigingen steeds weer zonder moeite opnieuw worden uitgevoerd. De selecties zijn dezelfde als die zijn opgegeven bij PSU Relatiebeheer. Hoe een profiel kan worden aangemaakt en uitgevoerd word in deze handleiding stap voor stap doorgenomen. Ook worden er enkele specifieke voorbeelden gegeven. In deze handleiding zal eerst worden ingegaan op de specifieke vraag aan informatie. De soort informatie, welke informatie, de volgorde en de selectie (hoofdstuk 1,2). Daarna zal worden ingegaan op eventuele specifieke selectie op deelgegevens tijdens de uitvoer (hoofdstuk 3.1). Tenslotte zal aan de hand van enige voorbeelden worden aangegeven wat (enkele van) de mogelijkheden zijn (hoofdstuk 3.2,3.3). Voor deze voorbeelden hebben wij Microsoft Excel en Word genomen, maar het zou soortgelijk moeten werken met alle tekstbewerking-, spreadsheet- en databaseprogramma s. Inhoud 1. Het profiel 2. De velden bij de verschillende profielsoorten 2.1 agenda velden 2.2 contact velden 2.3 vrije velden 3. Het verwerken van profielen 3.1 De uitvoerbestanden 3.2 Een voorbeeld van een NAW regel profiel als bestand met scheidingstekens én gelijke velden 3.3 Een voorbeeld van een agenda regel profiel als samenvoeg- én databestand Gravita, Hoofdkade 95, 9503 HD Stadskanaal. Tel. & fax: Inschrijfnummer KvK:

2 1. Het profiel Een profiel is een vraag om gegevens, die met een bepaalde naam kan worden opgeslagen, en vaker gebruikt kan worden. Als bijvoorbeeld de vraag is om bepaalde personen periodiek een afdruk te geven van de agenda, is het mogelijk om die vraag aan gegevens in het profiel te verwerken. Het behoeft slechts éénmaal te worden gemaakt, en kan daarna steeds gebruikt worden. De informatie kan na verwerking (zie hoofdstuk 3) naar keuze in een andere toepassing worden opgenomen. Agendagegevens kunnen bijvoorbeeld via samenvoeging in een brief aan medewerkers worden verzonden (zie hoofdstuk 3.3). Op het hoofdscherm (zie hoofdstuk 3), staat en knop Onderhoud profielen. Hiermee word bovenstaand venster gestart. Het kader Selectie of nieuw profiel dient om een nieuw profiel in te geven óf om een bestaande te wijzigen. In het menu Selectie staan alle bestaande profielen bij naam. Keuze voor een van die profielen zal het scherm Profielgegevens vullen met de gegevens uit het profiel, en er kunnen wijzigingen worden ingegeven. Door in het veld Naam profiel een naam in te geven kan een nieuw profiel worden gemaakt. Het programma zal een waarschuwing geven als de naam al bestaat. Geef vooral duidelijk herkenbare namen, waaruit de functie van de vraag om informatie goed blijkt. Het ingeven van een nieuw profiel. Het eerste dat dient te worden ingegeven is de naam het profiel. Het is ook het enige veld dat bij de keuze om te gaan bewerken te zien is (zie hoofdstuk 3). Het volgende item is de soort informatie. Er zijn op dit moment 4 bronnen van informatie, die voor een deel overlappen, dat zijn NAW, agenda, contacten en vrije velden. De NAW gegevens, die de basis vormen van het relatiebeheer, komen in elk van de 4 soorten voor. Bij agenda, contacten en vrije velden zullen de beschikbare velden dus worden uitgebreid met velden op het gebied van agenda, contacten en vrije velden. Deze velden zullen later in detail worden behandeld. Het bovenstaande scherm geeft een afbeelding van een NAW profiel, het scherm op het volgende blad geeft een afbeelding van een agenda regel profiel. Na het kiezen uit het menu van het soort profiel zal het scherm recht worden gevuld met de beschikbare velden. Deze velden dienen te worden uitgerust met nummers, die aangeven dat die velden zijn geselecteerd. Tevens bepalen de nummers de volgorde van de velden in het uitvoerbestand. Als enige uitzondering hierop geldt bij het uitvoeren de keuze voor het samenvoegbestand in plaats van het databestand. Als er gekozen wordt voor een samenvoegbestand, dan komen de specifieke

3 gegevens van agenda, contact en vrij veld altijd aan het einde van de regel van het uitvoerbestand, echter wel in de in het profiel opgegeven volgorde. Het nummeren werkt met de knoppen die rechts naast de velden staan. Selecteer een veld in het velden kader en druk op de knop nummer. Het programma vult automatisch het eerstvolgende vrije nummer in. Als dit dus het eerste veld is, nummer 1. Zo zal het programma blijven doornummeren als er een veld is geselecteerd. Door een veld met een nummer te selecteren en op de knop leeg te drukken zal het programma, het nummer weghalen, en eventueel de andere nummers aanpassen, zodat deze altijd opvolgend zijn. Door in het vakje onder de knop tussenvoeg een nummer in te geven en een veld zonder nummer te selecteren, zal het programma het ingegeven nummer bij het veld invullen, en eventueel alle nummers aanpassen, zodat deze altijd opvolgend zijn. De knop alles leeg zal alle nummers voor de velden weghalen. De knop opslaan zal het profiel wegschrijven. Eerst na het wegschrijven van het profiel kunnen de selecties worden opgegeven (zie afbeelding rechts). Er kan een reeks selecties worden opgegeven voor gegevens die opgenomen moeten worden, en een reeks van selecties voor gegevens die uitgesloten moeten worden. Met de knop verwijderen kan een profiel verwijderd worden. De knop schoon scherm maakt het scherm leeg en geeft de mogelijkheid weer een profiel te kiezen om te wijzigen of een nieuwe aan te maken. PAS OP: druk na wijzigingen altijd op de knop opslaan, de wijzigingen zullen anders verloren gaan.

4 2. De velden bij de verschillende profielsoorten Alle profielsoorten zullen alle velden van de NAW bevatten, met enkele aanvullingen. De velden van de NAW zijn hieronder aangegeven, bij de 2.1 agenda, 2.2 contacten en 2.3 vrije velden zullen alleen die specifieke velden vermeld staan. Op het scherm zullen bij bijvoorbeeld agenda regels dus alle onderstaande velden staan én de velden, genoemd bij 2.1. De velden van de NAW regel: NAW:aanhef NAW:achternaam, voorl tussenv (P) NAW:adres1 NAW:adres2 NAW:banknummer1 NAW:banknummer2 NAW: 1 NAW: 2 NAW:fax1 NAW:fax2 NAW:functie NAW:geslacht M/V NAW:land NAW:naam:achternaam/bedrijfnm NAW:postcode NAW:soort P/B NAW:telefoon1 NAW:telefoon2 NAW:tussenvoegsel NAW:voorletters NAW:voorl tussenv achternaam (P) NAW:website1 NAW:website2 NAW:woonplaats NAW:relatienummer (intern) bijzonderheden: als de soort NAW P of I is, Poes, N.I.T. v.d., Als de soort NAW B is, de bedrijfsnaam als de soort NAW P of I is, N.I.T v.d. Poes, Als de soort NAW B is, de bedrijfsnaam het automatisch gegenereerde NAW nummer 2.1 agenda velden Agenda:datum Agenda:initialen Agenda:omschrijving Agenda:tijd 2.2 contact velden Contact:datum Contact:initialen Contact:omschrijving Contact:soort Contact:tijd 2.3 vrije velden Vrij:omschrijving

5 3. Het verwerken van profielen Het verwerken van profielen is het uitvoeren van de opdrachten die bij het aanmaken van het profiel zijn ingegeven. Dus de genummerde velden, in volgorde van de nummering, geselecteerd op de opgegeven selectie voor opname of uitsluiting. Met de knop Onderhoud profielen kunnen profielen worden ingegeven, of bestaande profielen worden gewijzigd (zie hoofdstuk 1). Als het programma start zullen in keuzemenu uit te voeren profiel alle bestaande profielen staan. Hier kan uit gekozen worden. Naast de gegevens uit het profiel, kunnen andere keuzen of selecties worden gemaakt, die afhangen van de toepassing. Ook kan er voor wat betreft agenda en contactvelden gekozen worden voor opname van gegevens binnen een bepaalde periode. Soort/uitvoer stijl Het soort bestand geeft aan hoe het bestand er uit zal zien. Het bestand met scheidingsteken zal tussen ieder veld een # als scheidingsteken hebben, het bestand tekst met gelijke kolombreedte zal regels bevatten met velden van gelijke lengte, zodat alle gelijksoortige velden onder elkaar staan. Voor laatstgenoemde bestandsoort is een afwijking in de kolomkoppen nodig geweest. Waar bij het gescheiden bestand het kolomhoofd groter kan en mag zijn dan de lengte van het veld, is dit natuurlijk onmogelijk als alle velden een gelijke lengte moeten hebben. De soort tekst met scheidingstekens valt uiteen in twee soorten, op te geven bij uitvoer stijl. Het databestand, meer geschikt voor opname in een spreadsheet (rekenvel), en het samenvoegbestand, meer geschikt voor tekstbewerking. Het databestand met scheidingstekens bevat regels, met tussen elk veld een # en een harde return (enter) als regeleinde. Als gekozen is voor agenda, contact of vrij veld als soort profiel, en er zijn meerdere regels voor agenda, contacten of vrije velden, bevat elke opeenvolgende regel hetzelfde NAW (mits er in het profiel is gekozen voor NAW velden). Het samenvoegbestand bevat voor elk NAW-veld een veld, afgesloten met een #. Deze gegevens, mits opgegeven in het profiel, komen per reeks agenda, contact of vrij veld, één keer voor. De velden voor agenda, contact of vrij veld velden, met een spatie gescheiden, en gezamenlijk door een harde return (enter) en # gescheiden, volgen de eenmalige NAW gegevens. Het regeleinde is een $. Om dit verhaal iets makkelijker te maken volgen enige voorbeelden in hoofdstuk 3.1.

6 Uitvoerbestand Het uitvoerbestand kan in het veld worden ingegeven, of met het knopje naast het ingaveveld worden gekozen via een opvraagscherm. Als er is gekozen voor een bestaand bestand zal dit worden overschreven. Speciaal Bij agenda gegevens kunnen er binnen het relatiebeheer ook regels staan die niet in de NAW voorkomen, de zogenaamde algemene agendaregels. Door hier voor ja te kiezen zullen ook de algemene agendaregels in het uitvoerbestand worden opgenomen. Het weergegeven relatienummer is dan en in de NAW naam staat Algemene regels. Selectie voor agenda en contactregels Als gekozen is voor een profiel met profielsoort agenda of contact, kan hier de periode worden aangegeven die geselecteerd dient te worden. Gedacht kan worden aan bijvoorbeeld de agenda, waar bijvoorbeeld elke week op maandagmorgen een afdruk moet worden gemaakt van de agenda van een bepaalde week. De verwerken knop zal het uitvoerbestand aanmaken met de informatie uit het profiel en de ingaven op het verwerkingsscherm. 3.1 De uitvoerbestanden Hier zullen voorbeelden worden gegeven van de verschillende soorten uitvoerbestanden. In de volgende delen zullen diverse voorbeelden worden gegeven van het opvragen van de uitvoerbestanden in Microsoft Excel en Word. Hiervoor zullen onderstaande bestandvoorbeelden worden gebruikt. Tekstbestand met scheidingstekens/databestand Voorbeeld (zie profielscherm hoofdstuk 1, 2 e afbeelding): NAW:relatienummer (intern)#naw:aanhef#naw:voorl tussenv achternaam (P)#NAW:adres1#NAW:postcode#NAW:woonplaats# Agenda:datum#Agenda:tijd#Agenda:initialen#Agenda:omschrijving# ##De Vries Boeken#Postbus #3000 AA#ROTTERDAM# #09:00#WK#Afspraak hr. de Vries# ##Demi de Hond V.O.F.#Postbus #3000 AA#UTRECHT# #09:00#WK#Levering bonnr # ##Demi de Hond V.O.F.#Postbus #3000 AA#UTRECHT# #09:00#GIH#Levering bonnr # ##Demi de Hond V.O.F.#Postbus #3000 AA#UTRECHT# #09:00#WK#Aspraak mevrouw de Hond# ##N.I.T. voor de Poes#Recordweg 14#9999 ZZ#FILEDORP# #13:00#NP#Vergadering werkgroep literatuur# ##N.I.T. voor de Poes#Recordweg 14#9999 ZZ#FILEDORP# #13:00#NP#Vergadering werkgroep literatuur# ##J.A. Conversie#Tekstkade 25#2588 MN#GROENHART# #13:00#NP#Vergadering werkgroep literatuur# ##J.A. Conversie#Tekstkade 25#2588 MN#GROENHART# #13:00#NP#Vergadering werkgroep literatuur# De kopregel bestaat uit één regel, vanwege de beschikbare ruimte is het in dit voorbeeld op de volgende regel doorgegaan.

7 Tekstbestand met scheidingstekens/samenvoegbestand Voorbeeld (zelfde profiel): NAW:relatienummer (intern)#naw:aanhef#naw:voorl tussenv achternaam (P)#NAW:adres1#NAW:postcode#NAW:woonplaats# Agenda 1# Agenda 2# Agenda 3# $ ##De Vries Boeken#Postbus #3000 AA#ROTTERDAM# :00 WK Afspraak hr. de Vries# # # $ ##Demi de Hond V.O.F.#Postbus #3000 AA#UTRECHT# :00 WK Levering bonnr # :00 GIH Levering bonnr # :00 WK Aspraak mevrouw de Hond# $ ##N.I.T. voor de Poes#Recordweg 14#9999 ZZ#FILEDORP# :00 NP Vergadering werkgroep literatuur# :00 NP Vergadering werkgroep literatuur# # $ ##J.A. Conversie#Tekstkade 25#2588 MN#GROENHART# :00 NP Vergadering werkgroep literatuur# :00 NP Vergadering werkgroep literatuur# # $ Tekstbestand met velden van gelijke breedte Voorbeeld (zie profielscherm hoofdstuk 1, 1 e afbeelding): Nummer NAW:aanhef NAW:voorl tussenv achternaam (P) NAW:adr De Vries Boeken Postbus A. van Jansen Kanaalw De Groot B.V. Postbus Demi de Hond V.O.F. Postbus N.I.T. voor de Poes Recordw J.A. Conversie Tekstka De regels in dit voorbeeld zijn niet volledig weergegeven, vanwege de beschikbare ruimte. Om de informatie wel volledig te tonen, is hieronder hetzelfde bestand uitgevoerd in tekstbestand met scheidingstekens/databestand: NAW:relatienummer (intern)#naw:aanhef#naw:voorl tussenv achternaam (P)#NAW:adres1#NAW:postcode#NAW:woonplaats# ##De Vries Boeken#Postbus #3000 AA#ROTTERDAM# ##A. van Jansen#Kanaalweg 234##9940 STROOMDAM# ##De Groot B.V.#Postbus #1999 AB#STERRENDAM# ##Demi de Hond V.O.F.#Postbus #3000 AA#UTRECHT# ##N.I.T. voor de Poes#Recordweg 14#9999 ZZ#FILEDORP# ##J.A. Conversie#Tekstkade 25#2588 MN#GROENHART#

8 3.2 Een voorbeeld van een NAW regel profiel als bestand met scheidingstekens én gelijke velden Het opvragen van een uitvoerbestand met scheidingstekens, NAW regels Bij het opvragen van een tekstbestand in Microsoft Excel kan via het hier weergegeven scherm worden opgegeven welk soort bestand het is. Hier kan scheidingtekens worden ingegeven. Na het ingeven van het scheidingsteken # geeft Excel aan waar de kolomlijnen komen. Voor velden waarvan niet zeker is dat de juiste waarde in Excel terechtkomt, kan eventueel worden opgegeven dat het om een tekstkolom gaat. In dit voorbeeld wensen wij de voorloopnullen van de kolom relatienummer te behouden.

9 Na het klikken op voltooien, geeft Excel het bovenstaande scherm. Het opvragen van een uitvoerbestand met velden van gelijke breedte, NAW regels Hetzelfde bestand, nu uitgevoerd met een uitvoerbestand met velden van gelijke breedte. Hier geeft Excel zelf de kolomlijnen, maar dit behoeft meestal nog wel enige aanpassing. Sleep de kolomlijnen met de muiscursor naar de juiste plaats. Het Excelscherm zal er hetzelfde uitzien als bovenaan deze bladzijde.

10 3.3 Een voorbeeld van een agenda regel profiel als samenvoeg- én databestand Het opvragen van een agenda regel bestand met scheidingstekens als databestand Het opvragen van het bestand is hetzelfde als in hoofdstuk 3.2, bij de NAW regel. Het uiteindelijk verkregen Excel scherm staat hierboven afgebeeld. Hetzelfde bestand is uitgevoerd als samenvoegbestand, en is samengevoegd, als voorbeeld met een brief in Microsoft Word. In de volgende sectie staat in het kort een beschrijving van een mogelijke samenvoeging. Het opvragen van een agenda regel bestand als samenvoegbestand Het samenvoegen van een bestand in Word, start met het kiezen van menu: Extra > Brieven en verzendlijsten > Wizard afdruk samenvoegen. Als alle opdrachten in het scherm worden gevolgd, komt vanzelf de vraag over het databestand. Kies voor bladeren en wijs het aangemaakte samenvoegbestand aan. Het scherm hiernaast zal worden weergegeven. Kies als veldscheiding het teken # en als record of regel scheidingsteken het teken $. Het bestand zal door Word worden nagekeken op inhoud. Het programma PSUR-E heeft in alle gevallen een poging gedaan om alle records, inclusief de kopregel, hetzelfde formaat te geven. Word geeft problemen als dit niet het geval is. Veel andere tekstbewerkingprogramma s, zoals Wordperfect, kennen die beperking niet. Word zal nu een representatie geven van de ingegeven regels. Het gaat nu om 4 regels, maar de werking zal bij 1000 regels hetzelfde zijn. Klik op OK om door te gaan, en dus akkoord te gaan met het opvragen van de data.

11 Nu is het zaak om het basisdocument of brief voor de samenvoeging te maken. Door het kiezen voor meer items komt het scherm hiernaast te voorschijn. Met dubbelklikken op een veld, of het selecteren en klikken op de invoegen knop kan de code voor het veld in de brief worden geplaatst. De subregels, in dit geval agenda regels, maar met contact en vrij veld hetzelfde, dienen qua code op één regel te worden geplaatst. Zoals in hoofdstuk 3.1 al is weergegeven, bevatten de agenda onderdelen al een harde return (enter) in elk item. Hieronder is onze voorbeeldpoging tot een samenvoegbestand weergegeven. In ons voorbeeld sturen wij de personeelsleden periodiek een brief met de agendagegevens van het betreffende personeelslid. Deze brief én het profiel zijn dus beiden steeds bruikbaar. Het profiel om periodiek een samenvoegbestand aan te maken, en de brief, zonodig met de nodige wijzigingen om samen te voegen, af te drukken en te verzenden. Voor het samenvoegen en afdrukken kunnen de aanwijzingen van het programma worden gevolgd. Op de volgende pagina zijn, om het voorbeeld compleet te maken, twee van de brieven na samenvoeging weergegeven.

12