EMAS + ISO EURid MILIEUVERKLARING Zelfs cyberspace kan een groene omgeving worden

Transcriptie

1 EMAS + ISO EURid MILIEUVERKLARING LAATST BIJGEWERKT IN DECEMBER 00. INHOUDSOPGAVE 01. EURid KLEURT GROEN // OVER EURid // MILIEUBELEID // MILIEUBEHEERSYSTEEM // RELEVANTE MILIEUFACTOREN // FEITEN EN CIJFERS // BEPROEFDE METHODEN // MILIEUPROGRAMMA // AFKORTINGEN // VALIDATIE // 34 Zelfs cyberspace kan een groene omgeving worden 1

2 01. EURid KLEURT GROEN Beste collega's, zakenpartners en klanten, We zijn er trots op dat de inzet van EURid voor een beter milieu ook de komende drie jaar is gewaarborgd. We laten ons in onze acties leiden door specifieke principes die aantonen dat we zelfs cyberspace op een duurzame manier kunnen beheren. Het Europese Eco-Management Audit Scheme (EMAS) is voor ons niet slechts een certificaat, maar een onderdeel van een strategie waarmee we het gebruik van interne en externe bronnen optimaliseren. We willen u op de hoogte houden van de stappen die we zetten om onze milieudoelstellingen te vertalen naar concrete acties. Ook laten we graag weten hoe we onze milieudoelstellingen in de komende jaren verder zullen verbeteren. We willen dat het internet dankzij onze inspanningen groener wordt dan ooit. Met vriendelijke groet, Marc Van Wesemael Algemeen directeur van EURid 02. OVER EURid EURid, het Europees register voor internetdomeinnamen, beheert het topleveldomein.eu in opdracht van de Europese Commissie. Het hoofdkantoor van EURid is gevestigd in Diegem (België). Daarnaast zijn er regionale vestigingen in Pisa (Italië), Praag (Tsjechië) en Stockholm (Zweden). In 2014 besloot de organisatie om de operationele kaders en doelen van het milieubeheersysteem ook te implementeren in het regionale kantoor in Pisa. Wellicht wordt het programma in de toekomst ook uitgerold in achtereenvolgens Praag en Stockholm. De implementatie van onze milieudoelstellingen in Stockholm is echter nog in afwachting van de budgettaire controle en goedkeuring. 02A. HOOFDKANTOOR IN DIEGEM, BELGIË Het hoofdkantoor van EURid is gevestigd in Diegem, in de buurt van Brussel. De medewerkers van EURid bieden ondersteuning in alle officiële talen die in de Europese Unie worden gesproken en helpen circa 750 geaccrediteerde registrars over de hele wereld om.eu-domeinnamen aan te bieden. GESCHIEDENIS In 1999 startte de Europese Raad overleg over het aanbieden van één topleveldomein voor Europa. Na enkele jaren wees de Europese Unie in mei 2003 EURid aan als beheerder van het.eu-register. In maart 2005 werd het.eudomein aan de hoofdzone van het internetdomeinnaamsysteem (IDNS) toegevoegd. In 2005 werd vervolgens op beperkte basis gestart met de acceptatie van aanvragen voor.eu-domeinnamen. Deze introductieperiode werd "Sunrise" gedoopt. In april 2006 werd gestart met de algemene registratie van.eu-domeinnamen. Nadat de Europese Raad een oproep deed aan organisaties om aan te geven of zij het.eu-domein zouden willen beheren, werd EURid in april 2014 opnieuw voor vijf jaar aangewezen als de beheerder van het register voor.eu-domeinnamen. Het besluit van de Europese Commissie (2014/207/EU) is gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Unie (L109). 2

3 STRUCTUUR EURid werd op grond van de Belgische wetgeving op 8 april 2003 geregistreerd als particuliere organisatie zonder winstoogmerk. De organisatie kent de volgende leden: Naam Arnes Business Europe CECUA DNS BE ECC ECTA EMOTA IAB Europe IIT-CNR NIC CZ UEAPME Activiteit Academic Research Network of Slovenia cctld-register voor.si Vertegenwoordigend orgaan voor industrie- en werkgeversfederaties in 41 landen, waaronder alle Europese lidstaten. Confederation of European Computer User Associations DNS Belgium cctld-register voor.be European Coordination Centre Organisatie voor de Europese afdelingen van ISOC European Communities Trade Mark Association European Multi-Channel and Online Trade Association Interactive Advertising Bureau Europe Istituto di Informatica e Telematica cctld-register voor.it cctld-register voor.cz Union Européenne de l Artisanat et des Petites et Moyennes Entreprises Deze organisatie wil het top-leveldomein.eu organiseren, beheren en controleren in het algemeen belang en overeenkomstig de principes 'kwaliteit', 'efficiëntie', 'betrouwbaarheid' en 'toegankelijkheid'. ALGEMENE INFORMATIE OVER HET HOOFDKANTOOR VAN EURid NAAM EURID VZW/ASBL ADRES PARK STATION, WOLUWELAAN 150 VESTIGINGSPLAATS en POSTCODE DIEGEM, 1831 LAND BELGIË REGIO VLAAMS-BRABANT TELEFOONNUMMER AANTAL MEDEWERKERS (12/) 32 FULLTIME + 7 PART TIME ADRES INFO@EURID.EU WEBSITE ALGEMEEN DIRECTEUR MARC VAN WESEMAEL VERANTWOORDELIJKE PERSOON VOOR HET MBS GIOVANNI SEPPIA NACE-CODE VOOR 63.9 BEDRIJFSACTIVITEITEN (EA-CODE) 02B. REGIONALE VESTIGING IN PISA, ITALIË In juli 2007 werd een kantoor van EURid voor de zuidelijke regio geopend in Pisa. Het kantoor in Pisa is verantwoordelijk voor de ondersteuning van registrars en eigenaren van.eu-domeinen in Cyprus, Griekenland, Italië, Kroatië, Malta, Portugal, Slovenië en Spanje. ALGEMENE INFORMATIE OVER DE REGIONALE VESTIGING VAN EURid NAAM EURID SERVICES Srl ADRES BORGO STRETTO, 52 VESTIGINGSPLAATS en POSTCODE PISA, LAND ITALIË 3

4 TELEFOONNUMMER AANTAL MEDEWERKERS (12/) 4 FULLTIME + 1 PARTTIME WEBSITE ALGEMEEN DIRECTEUR GIOVANNI SEPPIA VERANTWOORDELIJKE PERSOON VOOR HET MBS GIOVANNI SEPPIA NACE-CODE VOOR 63.9 BEDRIJFSACTIVITEITEN (EA-CODE) Het contract tussen EURid en de Europese Commissie bevat bepalingen over: Het beheer en de administratie van het top-leveldomein.eu; Jaarlijkse rapporten door EURid; Een inkoopbeleid voor uitgaven boven een bepaalde drempel; Planning voor noodgevallen; Mogelijke financiële en administratieve steekproeven door de Europese Commissie en/of haar dienstverleners. EURid IN CIJFERS 7 SENIOR-DIRECTEURS Algemeen directeur Directeur Externe relaties Directeur Financiën Directeur Human Resources Directeur Juridische zaken Technisch directeur Directeur Beveiliging 32 MEDEWERKERS IN DIEGEM 5 MEDEWERKERS IN PISA M 2 GEHUURDE KANTOORRUIMTE IN DIEGEM 170 M 2 GEHUURDE KANTOORRUIMTE IN PISA MEER DAN 3,8 MILJOEN GEREGISTREERDE.EU-DOMEINEN 4

5 03. MILIEUBELEID Twintig milligram. Zo veel koolstof wordt er gemiddeld uitgestoten tot de eerste twee woorden op een willekeurige pagina op de website eurid.eu kunnen worden gelezen. * EURid, het Europees register voor internetdomeinnamen, beheert het topleveldomein.eu in opdracht van de Europese Commissie. In 2011 startten we een initiatief om het effect van onze activiteiten op het milieu te verminderen. De achterliggende gedachte: zelfs internetbedrijven moeten groener worden en hun CO2-uitstoot compenseren. Onze herziene milieudoelstellingen voor ondersteunen dit doel en vormen een voortzetting van alle inspanningen die we ons in de achterliggende drie jaar al hebben getroost. Tegelijkertijd verbeteren de herziene doelstellingen onze prestaties ten aanzien van het milieu door middel van: De toepassing van energie- en waterbesparende maatregelen in ons hoofdkantoor; De implementatie van een plan voor groenere bedrijfsauto's; De reductie van afval en het zorgvuldige beheer van afvalverwijdering op basis van het principe "Verminderen, hergebruiken en recyclen"; Het efficiënte gebruik van producten en materialen, zoals papier, en, waar mogelijk, de keuze voor alledaagse artikelen die slechts een minimaal effect hebben op het milieu tijdens de verwerving van grondstoffen en tijdens de productie, het gebruik en de verwijdering van deze artikelen; De vermindering van onze invloed op het milieu dankzij een lagere broeikasgasuitstoot, de keuze voor milieubewuste leveranciers en milieuvriendelijke vervoerswijzen; Het berekenen van de broeikasgasuitstoot die resteert na de implementatie van onze maatregelen om die uitstoot te reduceren, waarbij we onze invloed op het milieu (geverifieerd overeenkomstig ISO 14064) berekenen en de totale hoeveelheid uitgestoten gassen compenseren door emissiereducties van hoogwaardige projecten in te kopen; Speciale criteria voor het verantwoord omgaan met het milieu wanneer we een evenement organiseren. De criteria zijn afkomstig uit de handleiding voor bijeenkomsten, onderdeel van het Milieuprogramma van de Verenigde Naties (UNEP), en moeten zorgen dat de evenementen en daaraan verwante reizen zo min mogelijk weerslag hebben op het milieu; De ontwikkeling van een communicatiestrategie met betrekking tot onze milieudoelen, bedoeld om onze interne en externe betrokkenen te informeren; Het delen van onze beproefde methoden ten aanzien van het milieu met andere partijen in onze sector. Sinds 2011 maken we gebruik van een milieubeheersysteem (MBS, in het Engels 'EMS') dat is gecertificeerd overeenkomstig ISO 14001:2004 en EMAS (Verordening 1221/2009/EG). Dit milieubeheersysteem is een bewijs van onze inzet om onze visie ten aanzien van milieubeheer voortdurend te verbeteren. We zijn van mening dat een brede toepassing van onze aanpak ten aanzien van het milieu ertoe kan leiden dat we op alle fronten een 'groene' onderneming worden. Daarom besloten we in de tweede helft van 2014 om het milieubeheersysteem en de daaraan verwante doelen ook te implementeren in onze vestiging in Pisa. IMPLEMENTATIE VAN ONS BELEID Ten geleide We zijn ons bewust van het feit dat onze dienstverlening en ons beleid, evenals de naleving van wet- en regelgeving en de keuzes die we maken wanneer we goederen en diensten selecteren, van invloed zijn op het milieu. Milieubeheer We evalueren zorgvuldig welke invloed onze activiteiten op het milieu hebben. Bovendien controleren we of onze beleidsregels en procedures aan het Eco- Management and Audit Scheme (EMAS) voldoen. We hanteren deze blauwdruk 5

6 sinds drie jaar. We voldoen aan onze verantwoordelijkheden ten aanzien van het milieu en zorgen dat al onze activiteiten, inclusief de activiteiten die namens ons worden uitgevoerd, ten minste voldoen aan de wettelijke en vrijwillig aanvaarde verplichtingen ten aanzien van het milieu. Elk jaar stellen we doelen om onze activiteiten op korte, middellange en lange termijn groener te maken. Betrokkenheid van onze organisatie Om met onze inspanningen maximaal rendement te kunnen behalen, zorgen we dat alle medewerkers van EURid volledig en op de juiste wijze betrokken zijn. We informeren ze over onze acties ten aanzien van het milieu, beleggen regelmatig bijeenkomsten en organiseren trainingen om de persoonlijke verantwoordelijkheid van de medewerkers voor het milieu te vergroten. Daarnaast blijven we onze leveranciers helpen om hun milieuprestaties verder te verbeteren en om te zorgen dat ze in hun samenwerking met ons de milieunormen zo goed mogelijk naleven. Aansprakelijk We blijven als organisatie verantwoordelijk voor het beheer van het topleveldomein.eu. We willen ons ontwikkelen tot een drijvende kracht achter de realisatie en operationalisering van normen op het gebied van milieuaansprakelijkheid. Alle resultaten die we binnen het EMAS behalen, publiceren we in onze milieuverklaring. Deze verklaring moet volgens het EMAS openbaar zijn en is beschikbaar voor iedereen die erin is geïnteresseerd. 19 januari De algemeen directeur van EURid Marc Van Wesemael * Onderzoek uit 2009 door Harvard University 6

7 04. MILIEUBEHEERSYSTEEM WAAROM WILLEN WE GROEN ZIJN? "We zijn van mening dat zelfs bedrijven die actief zijn in cyberspace een bijdrage kunnen leveren aan het milieu. Daarom hebben we al verschillende beleidsregels en procedures geïmplementeerd om de invloed van ons handelen op het milieu te reduceren. We willen onze alledaagse activiteiten verfijnen en uiteindelijk veranderen, zodat we in alles wat we doen aan de milieunormen voldoen en ze zelfs overschrijden. Het milieubeleid, dat is vastgesteld door onze directie, is, evenals ons milieuprogramma met onze milieujaardoelstellingen, onze jaarlijkse evaluatie van de naleving van huidige milieuwetgeving, alle relevante procedures en de voortdurende verbetering van onze milieuprestaties, verankerd in EGrichtlijn 1221/2009 en ISO In 2014 besloten we om het milieubeheersysteem ook toe te passen in de vestiging in Pisa. Deze beslissing vormt de eerste stap op weg naar ons doel om bedrijfsbreed een verantwoord milieubeleid te implementeren. GIOVANNI SEPPIA, directeur Externe relaties, is verantwoordelijk voor ons milieubeheersysteem en voor het beheer van de EMAS- en ISO richtlijnen binnen EURid. Hij is bovendien binnen de directie verantwoordelijk voor de duurzame werkwijze van onze organisatie. We betrekken alle medewerkers op verschillende manieren bij ons milieubeleid en bij het verbeterproces: 1. We delen regelmatig informatie via ons interne blog, via het intranet en via nieuwsbrieven; 2. De persoon die verantwoordelijk is voor het milieubeheersysteem is altijd beschikbaar om informatie te verstrekken en/of zaken te verduidelijken; 3. Er vinden maandelijks teambesprekingen en jaarlijks bezinningsmomenten plaats waarin het milieubeleid van EURid wordt besproken. HET MILIEUBEHEERSYSTEEM IN CIJFERS 1 VERANTWOORDELIJKE VOOR HET MILIEUBEHEERSYSTEEM 12 PROCEDURES 17 FORMULIEREN 21 RELEVANTE MILIEUFACTOREN IN DIEGEM 21 RELEVANTE MILIEUFACTOREN IN PISA 6 DOELSTELLINGEN 27 ACTIES 15 INDICATOREN 1 CATALOGUS VOOR HET MILIEUVRIENDELIJK BEHEREN VAN KANTOREN 1 HANDLEIDING VOOR HET ORGANISEREN VAN EVENEMENTEN MET BEPERKTE INVLOED OP HET MILIEU 1 RAPPORT OVER ONZE KOOLSTOFUITSTOOT 100% NALEVING VAN WET- EN REGELGEVING 7

8 05. RELEVANTE MILIEUFACTOREN In 2011 ontwikkelde EURid haar eigen methode om factoren in kaart te brengen en te beoordelen waarmee de directe en indirecte invloed op het milieu in cijfers kan worden uitgedrukt. De objectieve methode is gebaseerd op vier criteria, die werden geformuleerd door het algemeen bestuur van EURid. De milieufactoren zijn relevant wanneer ze de drempelwaarde van 'acht eenheden ten aanzien van de invloed op het milieu' overschrijden. In was er geen sprake van aanzienlijke veranderingen in het milieu. De methode voor het in kaart brengen en beoordelen van de milieufactoren is bevestigd en wordt nu ook toegepast op de vestiging in Pisa. Omdat EURid niet industrieel actief is, hebben de activiteiten binnen de beide vestigingen slechts een beperkte invloed op het milieu. 05A. HOOFDKANTOOR IN DIEGEM, BELGIË ACTIVITEIT ACTOR MILIEUASPECTEN INVLOED OP HET MILIEU DIRECT/INDIRECT INVLOED SCORE Beheer van administratieve activiteiten Beheer van trainingen en informerende activiteiten Betrokkenen Lucht/energie Betrokkenen Overeenkomsten met externe betrokkenen Externe communicatie (imago van.eu) Deelname aan projecten met externe bedrijven en vertegenwoordigers Gebruik van vervoersmiddelen voor zakenreizen Betrokkenheid van klanten en gebruikers Betrokkenheid van medewerkers Groeiend milieubewustzijn I 0,5 9 Toename van het aantal activiteiten om het milieubeheer te verbeteren I 0,5 10 Groeiend milieubewustzijn I 0,5 10 Groeiend milieubewustzijn I 0,5 9 Toename van concentratie van verontreinigende stoffen I 0,75 10 Groeiend milieubewustzijn I 0,5 10 Groeiend milieubewustzijn I 0,75 9 8

9 Organisatie van en deelname aan evenementen, incl. het beheer van activiteiten Middelen Betrokkenen Middelen Bewustzijn van leveranciers Groeiend milieubewustzijn I 0,5 10 Keuze voor leveranciers van Toename van milieuvriendelijk apparatuur en materialen Service van leveranciers Invloed op het milieu en voor apparatuur en vermindering van het verbruik van materialen hulpbronnen Keuze voor cateringservices Toename van milieuvriendelijk Cateringservice Keuze voor communicatiematerialen Gebruik van communicatiematerialen handelen D 1 8 I 0,75 10 handelen D 1 10 Invloed op het milieu en vermindering van het verbruik van hulpbronnen Toename van milieuvriendelijk I 0,75 10 handelen D 1 10 Invloed op het milieu en vermindering van het verbruik van hulpbronnen Groeiend milieubewustzijn onder Betrokkenheid van belanghebbenden Keuze voor leveranciers van Toename van milieuvriendelijk apparatuur en materialen Service van leveranciers Invloed op het milieu en voor apparatuur en vermindering van het verbruik van materialen hulpbronnen Keuze voor cateringservices Cateringservice Keuze voor communicatiematerialen Gebruik van communicatiematerialen I 0,75 11 betrokkenen I 0,5 10 handelen D 1 8 Toename van milieuvriendelijk I 0,75 10 handelen D 1 8 Invloed op het milieu en vermindering van het verbruik van hulpbronnen Toename van milieuvriendelijk I 0,75 10 handelen D 1 8 Invloed op het milieu en vermindering van het verbruik van hulpbronnen I 0,

10 05B. REGIONALE VESTIGING IN PISA, ITALIË ACTIVITEIT ACTOR MILIEUASPECTEN INVLOED OP HET MILIEU DIRECT/INDIRECT INVLOED SCORE Beheer en gebruik van gebouw en uitrusting Beheer van administratieve activiteiten Beheer van trainingen en informerende activiteiten Energie Betrokkenen Betrokkenen Hulpbronnen Gebruik van elektriciteit voor verlichting, servers en verkoopautomaten Overeenkomsten met externe betrokkenen Externe communicatie (imago van.eu) Deelname aan projecten met externe bedrijven en vertegenwoordigers Betrokkenheid van klanten en gebruikers Betrokkenheid van medewerkers Afname van energie uit nucleaire en fossiele bronnen D 1 8 Groeiend milieubewustzijn I 0,5 9 Toename van het aantal activiteiten om het milieubeheer te verbeteren I 0,5 10 Groeiend milieubewustzijn I 0,5 10 Groeiend milieubewustzijn I 0,5 9 Groeiend milieubewustzijn I 0,5 10 Groeiend milieubewustzijn I 0,75 9 Bewustzijn van leveranciers Groeiend milieubewustzijn I 0,5 10 Keuze voor leveranciers van Toename van milieuvriendelijk apparatuur en materialen Service van leveranciers Invloed op het milieu en voor apparatuur en vermindering van het verbruik van materialen hulpbronnen Keuze voor cateringservices handelen D 1 8 I 0,75 10 Toename van milieuvriendelijk handelen D

11 Organisatie van en deelname aan evenementen, incl. het beheer van activiteiten Betrokkenen Hulpbronnen Cateringservice Keuze voor communicatiematerialen Gebruik van communicatiematerialen Invloed op het milieu en vermindering van het verbruik van hulpbronnen Toename van milieuvriendelijk I 0,75 10 handelen D 1 10 Invloed op het milieu en vermindering van het gebruik van bronnen Groeiend milieubewustzijn onder Betrokkenheid van belanghebbenden Keuze voor leveranciers van Toename van milieuvriendelijk apparatuur en materialen Service van leveranciers Invloed op het milieu en voor apparatuur en vermindering van het verbruik van materialen hulpbronnen Keuze voor cateringservices Cateringservice Keuze voor communicatiematerialen Gebruik van communicatiematerialen I 0,75 11 betrokkenen I 0,5 10 handelen D 1 8 Toename van milieuvriendelijk I 0,75 10 handelen D 1 8 Invloed op het milieu en vermindering van het verbruik van hulpbronnen Toename van milieuvriendelijk I 0,75 10 handelen D 1 8 Invloed op het milieu en vermindering van het verbruik van hulpbronnen I 0,

12 06. FEITEN EN CIJFERS 06A. HOOFDKANTOOR IN DIEGEM, BELGIË AANTAL MEDEWERKERS JAAR PARTTIME/FULLTIME TOTAAL TREND fulltime + 5 parttime fulltime + 5 parttime fulltime + 6 parttime fulltime + 7 parttime 39 Alle gegevens over het verbruik werden berekend op basis van het aantal medewerkers, zodat een indicator (de verbruiksindex) werd verkregen die steeds opnieuw kan worden vergeleken. DIRECTE MILIEUASPECTEN a. Papiergebruik In het tweede doel van het EMAS-milieuprogramma voor was bepaald om efficiënter papiergebruik te stimuleren. We zijn van mening dat we ten aanzien van dit doel in de achterliggende drie jaar een hoog niveau hebben bereikt. We willen in de toekomst veel aandacht aan ons papiergebruik blijven besteden. Omdat we volgens ons het maximaal haalbare hebben bereikt, hebben we het doel niet als zodanig in het nieuwe milieuprogramma voor opgenomen. De gegevens met betrekking tot het papiergebruik hebben betrekking op de aankoop van: Wit papier (A4 en A3) Gerecycled papier (A4) Gekleurd papier (A4) Briefpapier Notitieboeken (A4 en A5) Het verbruik van de verschillende papiersoorten wordt berekend op basis van A4- vellen.hypothetisch bezien ontstaat er één lange papierbaan wanneer we alle A4-vellen in de lengte achter elkaar leggen. Daardoor kunnen we het papiergebruik uitdrukken in kilometers (km). Als kernindicator hanteren we het aantal vellen A4 per medewerker per jaar. We wilden deze indicator in de periode van 2012 tot 2014 met 10% verlagen. Dat doel werd bereikt in mei EURid introduceerde digitale facturatie voor haar registrars: dat leverde veel papierbesparingen op omdat daardoor minder papier en verzendmateriaal nodig is TOTAAL AANTAL A VELLEN A4-VELLEN PER 2.449, , , MEDEWERKER TOTAAL AANTAL KM 33,41 km 27,57 km 12,97 km 17,33 km (A4) AANTAL KM PER 0,7 Km 0,6 Km 0,3 km 0,4 km MEDEWERKER (A4) TREND (per jaar) -15,6% -48,3% +40,5% 12

13 Uit de cijfers blijkt dat het papiergebruik in de drie jaar waarin het milieuprogramma werd toegepast (van 2012 tot 2014) afnam met 52,5% per medewerker. Het doel van een afname van 10% is dus ruimschoots bereikt. In nam de papierconsumptie met ongeveer 40% per werknemer toe, omdat EURid besloot de publicatie Domain for Dummies na eerder succes te herdrukken. b. Elektriciteitsverbruik EURid heeft drie meters die het elektriciteitsverbruik meten. In de onderstaande tabel staat het elektriciteitsverbruik dat door deze meters wordt gemeten. De kantoorruimte van EURid kan worden opgedeeld in drie delen: de voorzijde, het middengedeelte en de achterzijde. Elk deel is voorzien van een hoofdschakelaar waarmee de elektriciteit kan worden uitgeschakeld. In februari 2012 werd er een tijdschakelaar in de garage en in de centrale hal geïnstalleerd, waardoor de energie nog beter wordt gebruikt. Als kernindicator hanteren we het aantal kwh per medewerker per jaar. Meters (serienummer) 1e meter (EAN ) 2e meter (EAN ) 3e meter (EAN ) 2012 [kwh] 2013 [kwh] 2014 [kwh] * [kwh] TOTAAL AANTAL KWH AANTAL KWH PER 3.472, , , ,1 MEDEWERKER TREND (per jaar) +14,7% +6,7% +6,0% * Voor is de informatie niet volledig, omdat EURid aan het begin van 2016 van elektriciteitsleverancier is veranderd en de factuur met het gebruik in heeft ontvangen. De gegevens zijn niet volledig nauwkeurig, maar zouden een goed idee over het gebruik moeten geven. Uit onze gegevens blijkt dat het elektriciteitsverbruik tussen 2012 en 2014 met circa 13% toenam. Deze stijging kan worden toegeschreven aan het feit dat er een nieuwe technische ruimte aan het kantoor werd toegevoegd. Speciaal daarom werd er een nieuwe teller toegevoegd. Daarom zagen we het energieverbruik in 2013 toenemen. In 2014 daalde het elektriciteitsverbruik in het algemeen, maar niet per medewerker, in was er aan beide zijden een stijging. We moeten rekening houden met het feit dat de serverruimtes veel energie verbruiken. Het aantal werknemers en hun goede werkwijzen met betrekking tot energie hebben dus niet zo veel invloed op het eindverbruik. In februari 2016 is EURid veranderd van elektriciteitsleverancier, van Electrabel naar Eneco. Deze leverancier levert 100% groene elektriciteit afkomstig uit hernieuwbare bronnen. c. Waterverbruik Water wordt aangeleverd via het centrale waterdistributiesysteem en onder andere gebruikt voor toiletten, voor de vaatwasser en voor schoonmaakdoeleinden.in de keuken is er een systeem aanwezig dat het kraanwater filtert en koelt. De kantoren hebben geen afzonderlijke watermeter. Het totale waterverbruik wordt onder de huurders gedeeld op basis van het aantal vierkante meters aan kantoorruimte dat wordt gehuurd. Van Tot Waterverbrui k in gehele gebouw [m³] Aandeel van EURid [m³] Gemiddeld dagelijks verbruik m³ 881,16 m³ 2,30 m³ TREND (per jaar) 13

14 m³ 138,18 m³ 0,37 m³ -84% /02/ 777 m³ 99,69 m³ 0,31 m³ -16,22% /02/2016* 967 m³ 124 m³ 0,34 m³ + 9,68% Het waterverbruik nam in 2012 substantieel toe omdat één van de toiletten (niet van EURid) in het gebouw bleef doorlopen. Deze informatie is afkomstig van de huurbaas. EURid kon derhalve weinig aan deze milieufactor verbeteren. *Dit is slechts een schatting. Omdat de factuur pas in april 2016 beschikbaar komt, zijn de definitieve cijfers (aandeel van EURid in m³) een schatting op basis van de cijfers van het gemiddelde waterverbruik per dag van de afgelopen twee jaar. De gegevens uit 2012/2013 zijn hier niet in meegenomen als gevolg van de lekkage. d. Het gebruik van vervoersmiddelen voor zakenreizen en uitstoot van gassen AUTO VAN DE ZAAK Een aantal medewerkers van EURid beschikt uit hoofde van de arbeidsovereenkomst over een auto van de zaak. Het contract met het leasebedrijf is gebaseerd op gereden kilometers per jaar. EURid heeft een beleid (beleid inzake reizen met de auto) opgesteld voor het beheer van auto's van personeelsleden. In dit beleid staan antwoorden op veelgestelde vragen. In het beleid lezen medewerkers wat ze moeten doen in bepaalde situaties en wat hun rechten en plichten zijn. EURid wil zijn koolstofuitstoot (CO2) verlagen door de EURO 5-bedrijfsauto s te vervangen door EURO 6-auto s. Als kernindicator hanteren we totaal aantal geleasde EURO 6-bedrijfsauto s die per jaar worden gebruikt, gedeeld door het totale aantal bedrijfsauto's dat jaarlijks wordt gehuurd JAAR Aant al auto' s EURO 5 EURO 6 % [km/jaar] CO 2 -uitstoot [g/km] CO 2 -uitstoot per jaar [kg] ,5% , ,5% , % , % , Het is vermeldenswaardig dat van de zestien medewerkers zonder auto van de zaak slechts drie medewerkers met hun eigen auto naar het werk komen. De overige dertien medewerkers maken gebruik van het openbaar vervoer. In het nieuwe Milieuprogramma /2017 hebben we besloten de EURO 5-auto s te vervangen door EURO 6-auto s om onze CO 2 -emissie verder te verlagen. e. Afvalproductie HUISHOUDELIJK AFVAL Omdat al het afval van alle bedrijven waarmee wij het pand delen gezamenlijk wordt ingezameld in de parkeergarage, kunnen we op dit moment niet specificeren hoeveel kilo afval EURid produceert. De afvalverwerker - MCA Recycling - is sinds januari 2014 EMAS- en ISO gecertificeerd. Bovendien worden nu ook drankenkartons (Tetrapak) ingezameld. In werd 1 m³ opgehaald. Hieronder staan de afvalcijfers voor het gehele gebouw: 14

15 JAAR Papier in m³ EWC: Karton in m³ EWC: Glas in de container EWC: Blik in m³ EWC: Plastic in m³ EWC: Algemeen afval EWC: m³ 167 m³ 1 cont. 19 m³ 21 m³ 223 m³ m³ 150 m³ 4 cont. 20 m³ 18 m³ 194 m³ m³ 129 m³ 3 cont. 22 m³ 20 m³ 143 m³ 106 m³ 112 m³ 3 cont. 23 m³ 19 m³ 123 m³ TREND -14% Het afvalbedrijf heeft aangegeven dat het afval van het hele gebouw voor 69% herbruikbaar en voor 31% niet herbruikbaar is. Vanaf heeft het afvalbedrijf extra afvalsoorten toegevoegd. Voor EURid is alleen bulkafval van toepassing (zoals pallets en oude stoelen). JAAR Grofvuil in m³ EWC: m³ COMPUTERMATERIALEN EURid is voor haar bedrijfsactiviteiten in sterke mate afhankelijk van computers (laptops en pc's). Ook gebruiken we een serverstation dat in het gebouw is gevestigd. We retourneren alle computermaterialen aan de bedrijven waar we deze materialen kochten. De respectievelijke bedrijven dragen vervolgens zorg voor de verdere verwerking. De meeste materialen worden geregenereerd en uiteindelijk gerecycled. TONERCARTRIDGES De tonercartridges worden gerecycled door een externe partij. In de onderstaande tabel staat het gewicht van de cartridges die per jaar worden gerecycled. Het gewicht is gebaseerd op de inzameling van de cartridges: EWC * * * Gevaarlijk afval Definitie Lege tonercartridges met gevaarlijke stoffen Andere lege tonercartridges dan die zijn vermeld in Verpakkingen met resten en verpakkingen die zijn vervuild met gevaarlijke stoffen 2012 [kg] 2013 [kg] 2014 [kg] [kg] 0,16-0,2 16, ,45 3,15 TOTAAL [kg] 16, , 45 16,35 TREND (per jaar) +13% +49,7% -42,5% De introductie van beproefde methoden om het papiergebruik te reduceren, in 2012, leidde ook tot minder tonerverbruik ten opzichte van De totale hoeveelheid bedroeg 30,4 kg. De stijging in 2014 kan worden toegeschreven aan het feit dat tonercartridges worden ingezameld als de verzameldoos vol is. Derhalve werden ook tonercartridges die in 2013 al leeg waren aan de cijfers voor 2014 toegevoegd. In zijn de gegevens volledig in balans met f. Centrale verwarming en koeling EURid gebruikt het centrale systeem van het gebouw voor verwarming en koeling, welke wordt aangedreven door het Daikin VRV-systeem (Variable 15

16 Refrigerant Volume). Kosten voor verwarming en koeling maken deel uit van de huur. g. Koeling voor serverruimte EURid heeft een extra airconditioninginstallatie in de serverruimte. Het totale vermogen van 112kW is verdeeld over 13 eenheden met een vermogen van 8kW en 2 eenheden van 10kW. Het koelmiddel is R22. Externe unit: Circuit K: 13,5 kg R22, 20,7 kw Circuit L: 13,5 kg R22, 20,7 kw Circuit M: 17,5 kg R22, koelen 11,8 kw, verwarmen 10,5 kw Circuit N: 13,5 kg R22, 20,7 kw Eens per jaar vinden er onderhoudswerkzaamheden plaats. De airconditioninginstallatie in de serverruimte bestaat uit twee units met een verbruik van 10 kw. Deze units gebruiken koelmiddel R410a. De eerste unit gebruikt 3,7 kg koelmiddel. De tweede unit gebruikt 4,3 kg. Twee keer per jaar vinden er onderhoudswerkzaamheden plaats. h. Biodiversiteit Als indicator voor biodiversiteit gebruikt EURid het totaal aantal vierkante meter voor het aantal medewerkers. Dus de indicator is: JAAR gehuurde m2 aant. Indicator BIODIVERSITEIT medewerkers m ,60 m 2 /med m ,24 m 2 /med m ,09 m 2 /med m ,74 m 2 /med EURid heeft besloten de indicator te schatten, hoewel het aspect biodiversiteit niet relevant is voor de organisatie 06B. REGIONALE VESTIGING IN PISA, ITALIË AANTAL MEDEWERKERS JAAR PARTTIME/FULLTIME TOTAAL TREND fulltime + 1 parttime fulltime + 1 parttime fulltime + 1 parttime 5 4 fulltime + 1 parttime 5 Alle gegevens over het verbruik werden berekend op basis van het aantal medewerkers, zodat een indicator (de verbruiksindex) werd verkregen die steeds opnieuw kan worden vergeleken. Het kantoor dat we in Pisa huren, is gevestigd in een historisch gebouw in het centrum. De maandelijkse huurprijs bevat ook de kosten voor water, afval, centrale verwarming en elektriciteit. DIRECTE MILIEUASPECTEN 16

17 a. Papiergebruik TOTAAL AANTAL A4-VELLEN A4-VELLEN PER MEDEWERKER TOTAAL AANTAL KM (A4) 1,5 km 0,75 km 0,75 km 1,5 km AANTAL KM PER 0,3 km 0,15 km 0,15 km 0,3 km MEDEWERKER (A4) TREND (per jaar) -50% 0% +50% De cijfers geven een toename aan van 50% in papierverbruik per medewerker in het vorige jaar, maar als we de vier jaren 2012/ in beschouwing nemen, zien we 0% verschil. Tegelijk kunnen we benadrukken dat er nog steeds 2000 ongebruikte vellen papier waren in het kantoor in Pisa op het moment dat dit rapport werd opgesteld. (kwh) zijn gebaseerd op een schatting van het gemiddelde dagelijkse verbruik van 1 januari t/m 30 november en vermenigvuldigd met 365 dagen van. c. Centrale verwarming Centrale verwarming * m³ AANTAL M³ PER 201,4 213,2 158,8 87 MEDEWERKER TREND (per jaar) +5,8% -25,5% -45,2% * De volledige cijfers voor worden in maart 2016 naar EURid gestuurd. Voor zijn slechts gedeeltelijke cijfers gerapporteerd tot november. De definitieve cijfers (m³) zijn gebaseerd op een schatting van het gemiddelde dagelijkse verbruik van 1 januari t/m 30 november en vermenigvuldigd met de 365 dagen van. b. Elektriciteitsverbruik Als kernindicator hanteren we het aantal kwh per medewerker per jaar. Elektriciteitsverbruik * kwh AANTAL KWH PER 2.788, MEDEWERKER TREND (per jaar) -16,9% -11,4% +2,3% * De volledige cijfers voor worden in maart 2016 naar EURid gestuurd. Voor zijn slechts gedeeltelijke cijfers gerapporteerd tot november. De definitieve cijfers d. Biodiversiteit Als indicator voor biodiversiteit gebruikt EURid het totaal aantal vierkante meters voor het aantal medewerkers, dus de indicator is: JAAR gehuurde m2 aant. BIODIVERSITEIT indicator Medewerkers m m 2 /med m m 2 /med m m 2 /med 170 m m 2 /med 17

18 EURid heeft besloten de indicator te schatten, hoewel het aspect biodiversiteit niet relevant is voor de organisatie. NALEVING VAN WET- EN REGELGEVING (in beide vestigingen) EURid beschikt over een systeem met informatie over de wettelijke verplichtingen die van toepassing zijn op de bedrijfsactiviteiten en bedrijfspanden. Dit systeem voldoet aan de eisen van de EMAS-regelgeving. INDIRECTE MILIEUFACTOREN (in beide vestigingen) Indirecte milieufactoren komen voort uit de interactie van onze organisatie met derden. De factoren kunnen onderhevig zijn aan beslissingen van betrokkenen om zich te laten certificeren overeenkomstig EMAS. Het is voor niet-industriële organisaties als EURid van belang om te kijken naar de invloed van kernactiviteiten op het milieu. Het is daarom niet voldoende om alleen een lijst op te stellen met milieufactoren die zijn gerelateerd aan de vestiging en faciliteiten van onze organisatie. Onze indirecte milieufactoren hebben betrekking op de volgende activiteiten: Het beheer van administratieve activiteiten (de keuze van leveranciers); Beheer van informerende activiteiten; Organisatie van en deelname aan evenementen. Een voortgaand proces: "De EMAS-certificering is slechts de eerste stap in een aanpak die we in de komende twee jaar verder willen ontwikkelen. We willen onze ervaringen delen met alle betrokkenen en met collega's in onze sector. a. De keuze van leveranciers Onze betrekkingen met belanghebbenden hebben hoofdzakelijk betrekking op relaties met klanten en leveranciers. Tijdens het selectieproces voor leveranciers van apparatuur en materialen proberen we, waar mogelijk, 'groene' leveranciers te kiezen. Ook willen we materialen selecteren die een beperkt effect op het milieu hebben, vooral wanneer het materialen voor evenementen en beurzen betreft. Wat betreft de catering geeft EURid de voorkeur aan het gebruik van materialen die opnieuw kunnen worden gebruikt. We hanteren als kernindicator percentage van overeenkomstig een milieunorm gecertificeerde producten of leveranciers van het totale aantal relevante leveranciers van EURid. In 2013 waren, net als in 2012, 21 van de in totaal 90 relevante leveranciers 'groen'. Dat komt neer op 23,3%. Eind 2014 bedroeg dat percentage 23,8% (21 van de 88 leveranciers). In is het aantal groene leveranciers niet veranderd. Dit percentage ligt dus nog steeds op 23,8% van het totale aantal relevante leveranciers (21 van de 88). In de volgende tabel staan de 'groene' leveranciers van EURid per soort product: SOORT PRODUCT Apple ipad, ipod Papier en schoonmaakproducten ICT-systemen (computers, servers) Printer Kantoorartikelen (papier, etiketten) Verpakkingsmaterialen en kantoorartikelen MILIEULABELS** Energy star FSC, Europees ecolabel Energy star, Gold Angel, Blue Angel Energy star FSC, PEFC, Blue Angel PEFC, Blue Angel 18

19 Vaatwasser SOORT DIENST EU-energielabel A MILIEUCERTIFICERINGEN* Leaseauto's ISO Video conference-systeem ISO Vaste telefoonlijn ISO Frankeermachine ISO Software ISO Hoofdaansluiting elektriciteit ISO Hotels EMAS Afvalverwerker EMAS * ISO of EMAS ** ECOLABEL of FSC of PEFC of BLUE ANGEL of NORDIC SWAN of ENERGY STAR of EU-ENERGIELABEL (Klasse A/A+/A++) Om dit beleid voor groen inkopen in de praktijk te brengen, heeft EURid besloten twee van de groenste datacentra van Europa te gebruiken, TelecityGroup en EBRC. Een andere kernindicator in deze categorie is het aantal milieuvriendelijke geschenken, gedeeld door het totale aantal ingekochte geschenken (in % per jaar) In 2013 was meer dan 90% van de door EURid ingekochte geschenken milieuvriendelijk. In 2014 en werd 100% van de geschenken ingekocht overeenkomstig de criteria voor milieuvriendelijke inkoop. Bovendien werden de geschenken ingekocht bij bedrijven die ten aanzien van het milieu een soortgelijke aanpak hanteren als EURid. 07. BEPROEFDE METHODEN HANDLEIDING VOOR HET ORGANISEREN VAN EVENEMENTEN MET BEPERKTE INVLOED OP HET MILIEU Eén van de doelen van het nieuwe milieuprogramma van EURid is dat elk jaar ten minste 90% van onze promotieactiviteiten moet voldoen aan onze milieucriteria. In 2012, 2013 en 2014 organiseerden we meer dan 80% van onze promotie- en marketingevenementen aan de hand van minimaal vier milieucriteria. Dat is aanzienlijk meer dan de 50% die we voor ogen hadden. Om ons doel ten aanzien van de milieuvriendelijke promotieactiviteiten te realiseren, ontwikkelden we een handleiding voor het organiseren van evenementen met beperkte invloed op het milieu. Deze handleiding stelt onze medewerkers in staat om milieuprocedures te implementeren wanneer ze betrokken zijn bij de organisatie van en/of deelname aan evenementen en beurzen. De handleiding vormt een waardevol hulpmiddel bij het organiseren van bijeenkomsten en evenementen en bevat beproefde methoden en aanbevelingen die de duurzaamheid van onze activiteiten moeten bevorderen. De handleiding bestaat uit zeven hoofdstukken die allen betrekking hebben op een specifiek criterium. De handleiding van het milieuprogramma van de Verenigde Naties voor het beleggen van groene bijeenkomsten omschrijft een groen evenement als een evenement dat zo wordt opgezet, georganiseerd en geïmplementeerd dat de negatieve invloed ervan op het milieu wordt geminimaliseerd en er een positief gevoel bij de organiserende gemeenschap achterblijft. We willen de CO2-uitstoot tijdens interne bijeenkomsten verminderen door ons video conference-systeem te gebruiken. Daarmee verkleinen we het 19

20 effect van reizen tussen het hoofdkantoor en de regionale vestigingen. EURid stelt zich voorafgaand aan het organiseren van een bijeenkomst altijd de vraag of de bijeenkomst ook virtueel kan plaatsvinden omdat dit de groenste en meest duurzame optie is. In organiseerde EURid, zoals in 2013 en 2014, alle lunches voor registrars in Europa overeenkomstig groene criteria. CO 2 -UITSTOOT Reizen over de weg en per vliegtuig behoort tot de kernelementen van de activiteiten van EURid. Deze vervoersmethoden zijn echter schadelijk voor het milieu. Er komen immers grote hoeveelheden CO2 vrij, de grote boosdoener als het gaat om klimaatveranderingen. Daarom koos en kiest EURid voor vervoerders die een compensatieprogramma voor CO 2 -uitstoot hanteren, zodat we het effect zo veel mogelijk kunnen neutraliseren. Een van onze belangrijkste toezeggingen voor was het blijven beoordelen van de koolstofvoetafdruk van EURid in de voorgaande jaren en het compenseren van werkelijke CO 2 -emissie. In besloot EURid door te gaan met de beoordeling van zijn koolstofvoetafdruk (CF) als methode voor identificatie en kwantificering van uitstoot van broeikasgassen met betrekking tot de hoofdactiviteiten in alle 4 kantoren - Brussel (Diegem), Stockholm, Pisa en Praag, hoewel Praag en Stockholm niet onder de EMAS-registratie voor de EMS vallen. De beoordeling zal periodiek worden bijgewerkt door gegevens en informatie te verzamelen die nodig zijn voor het kwantificeren van de jaarlijkse koolstofvoetafdruk. De eerste drie studies zijn uitgevoerd met gegevens die zijn verzameld in de jaren 2012, 2013 en De koolstofvoetafdruk van EURid is gekwantificeerd overeenkomstig de eisen van ISO 14067:2013 en ISO 14064:2006. Het LCA-onderzoek dat vereist was voor kwantificeren van de CF werd uitgevoerd overeenkomstig de ISO 14040:2006 en ISO 14044:2006. Als we alle activiteiten in beschouwing nemen die betrekking hebben op de levensduur van de activiteiten van EURid, kan de koolstofvoetafdruk voor 2013 voor het kantoor in Diegem worden vastgesteld op 1.405,70 ton CO 2 eq, in plaats van de koolstofvoetafdruk van 2014 die wordt vastgesteld op 158 ton CO 2 eq. Een groot deel van deze vermindering kan worden toegeschreven aan het bijwerken van emissiefactoren van IPCC 2007 naar IPCC 2013, maar ook aan de implementatie van beproefde milieumethoden. De koolstofvoetafdruk voor het kantoor in Pisa nam in 2013 evenals in 2014 af (3.71 totaal ton CO2eq), zoals aangegeven in onderstaande tabel: JAAR IMPACT CATEGORIE UNIT DIEGEM PISA , IPCC GWP 100a tonco2eq 1, % Trend GHG-emissies per jaar % -28.8% Voor het compenseren CO 2 -emissie in 2014heeft EURid gecontroleerd CO 2- rechten gekocht als ondersteuning van het Ecomapuà-project, dat is ontwikkeld voor het behoud van bijna hectare Amazone-bioom op het eiland Marajo. Een van de sterke punten van het project, en een van de redenen waarom EURid heeft besloten dit project te steunen, is de hoge mate van proactieve deelname van de plaatselijke gemeenschap. 20

21 De details en de deelname van de verschillende onderdelen worden samengevat in het Externe communicatierapport uit 2014 van EURid over de koolstofvoetafdruk. Deze geïllustreerde folder werd gebruikt om het bewustzijn voor dit project op te roepen bij branchegenoten, en interne en externe belanghebbenden. Daarnaast besloot EURid in het partnerschap door te zetten met Naturefund, een organisatie voor natuurbehoud in Duitsland. In de context van deze samenwerking heeft EURid twee projecten ondersteund. In april is.eu opnieuw een samenwerking aangegaan met de Spaanse nonprofit milieuorganisatie FAPAS, met het doel de CO2-emissie van EURid in te perken. Er werden fruitbomen geplant in het Spaanse Asturië, een gebied waar de bedreigde Europese bruine beer voorkomt. Met het programma +BEARS CO2 werd niet alleen bijgedragen aan het doel voor verantwoordelijk milieubeheer, ook werd de diversiteit van ecosystemen in de regio er mee ondersteund en vergroot. Het tweede project werd ontwikkeld in de tweede helft van om een aantal families van de Iberische wolf in Teverga, in de Spaanse regio Asturië, te beschermen. Een video van het initiatief is te vinden op: COMMUNICATIE-ACTIVITEITEN VAN EURid INTERN 1. EMAS-flyer aan EURid-medewerkers verzonden om hen te informeren over de voortgang die we hebben geboekt met betrekking tot de EMASdoelstellingen en de acties die ze kunnen ondernemen om aan een groener milieu bij te dragen; 2. Regelmatige milieu-updates voor het management met de tweewekelijkse statusrapporten voor externe relaties en kennisgevingen voor medewerkers via het interne blog en intranet. EXTERN 1. Regelmatig de milieupagina op onze openbare website bijgewerkt, 21

22 2. Speciaal milieu-onderdeel in het kwartaalverslag, dat wordt gepubliceerd op de website van eurid.eu en verspreid via PR-kanalen; 3. Onze toewijding aan het milieu gedeeld met belanghebbenden via regelmatige berichten over onze acties en toewijding met betrekking tot het milieu via onze profielen op sociale media (Facebook, Twitter, YouTube). Een wekelijks bericht over onze toewijding aan het milieu op Facebook/Twitter; 4. Communicatie met onze branchegenoten via CENTR-workshops voor marketing en administratie; 5. Speciale categorieonderscheiding voor de beste.eu milieuwebsite The Better World ( De betere wereld)- bij de.eu Web Awards voor en inleidende video over de toewijding van EURid aan het milieu tijdens de galabijeenkomst. INFORMATIEBEVEILIGING Informatiebeveiliging is één van de hoekstenen van onze bedrijfsvoering. Om de informatie in technisch en bedrijfsmatig opzicht op een gestructureerde manier te beveiligen, volgden we de richtlijnen uit de beveiligingsnorm ISO Op 22 november 2013 resulteerde dat in een officiële certificering (certificaatnummer: IS ). Over ISO De norm ISO/IEC omschrijft de eisen voor het realiseren, implementeren, handhaven en continu verbeteren van een beheersysteem voor informatiebeveiliging binnen de context van een organisatie. De norm bevat daarnaast eisen voor het beoordelen en behandelen van risico's ten aanzien van de informatiebeveiliging. De werkwijze kan worden afgestemd op de behoeften van de organisatie. Als onderdeel van het certificeringsproces implementeerden we een beheersysteem voor informatiebeveiliging (ISMS) dat voldoet aan de eisen uit de norm ISO 27001:2005. Het doel van dit systeem is om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid te beschermen van de informatie die we ontvangen, verwerken en binnen onze muren opslaan. Om bedrijfsbrede inzet voor en een breed gedragen bewustzijn van informatiebeveiliging te garanderen, wordt het beheersysteem op directieniveau aangestuurd. Het systeem is gebaseerd op een risicoaanpak en garandeert dat EURid: Informatiebeveiligingsrisico's middels een gepaste risicobeoordeling in kaart kan brengen; Controlemaatregelen, zoals beleidsregels, standaarden, procedures en technische maatregelen, kan selecteren om de waargenomen risico's te reduceren tot een acceptabel niveau; Deze controlemaatregelen regelmatig auditeert, evalueert en handhaaft, en ze bijwerkt in reactie op nieuwe bedreigingen en risico's; Bij de evaluatie van informatiebeveiligingsrisico's rekening houdt met de eisen ten aanzien van de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van de informatie die in ons bezit is. Het beheerprogramma van EURid voor bedrijfscontinuïteit en planning voor noodgevallen, waarmee we in 2006 als een van de eerste instanties in Europa begonnen, werd ook opgenomen in het ISO programma. De unieke ervaring en expertise die EURid in de achterliggende jaren op dit gebied heeft opgedaan, wordt nu verder uitgebreid met informatie op het gebied van informatiebeveiliging. EURid wordt, overeenkomstig de norm, jaarlijks geauditeerd. De hercertificering vindt om de drie jaar plaats. 22

23 08. MILIEUPROGRAMMA * NR. DOELSTELLINGEN RELEVANT MILIEUBELEID 5 6 bis Vermindering van de invloed van ons vervoer op het milieu Beoordeling van de koolstofuitstoot door EURid en compensatie van de daadwerkelijke CO 2 -uitstoot E.P , De implementatie van een plan voor groenere bedrijfsauto's. E.P , Het berekenen van de broeikasgasuitstoot die resteert na de implementatie van onze maatregelen om die uitstoot te reduceren, waarbij we onze invloed op het milieu (geverifieerd overeenkomstig ISO 14064) berekenen en de totale hoeveelheid uitgestoten gassen compenseren door emissiereducties van hoogwaardige projecten in te kopen. INVLOED OP HET MILIEU Toename van de hoeveelheid PM10 in het milieu Toename van de hoeveelheid CO2 en broeikasgassen in de atmosfeer INDICATOREN Aantal EURO 6-bedrijfsauto s gebruikt via leasecontracten/totaal jaarlijks aantal bedrijfsauto s gebruikt via leasecontracten (% per jaar) Het aantal videovergaderingen dat jaarlijks wordt gevoerd door de medewerkers van EURid Uitstoot van CO2 en broeikasgassen door het EURid-domein per jaar De gecompenseerde uitstoot van CO2 en broeikasgassen per jaar, gedeeld door de totale hoeveelheid CO2 en broeikasgassen als gevolg van activiteiten van EURid per jaar EINDDATUM Organiseren van ten minste 90% van de jaarlijkse imagobevorderende activiteiten overeenkomstig de milieucriteria E.P , Efficiënt gebruik van producten en materialen, zoals papier, en, waar mogelijk, de keuze voor alledaagse artikelen die slechts een minimaal effect hebben op het milieu tijdens de verwerving van grondstoffen en tijdens de Gebruik van niethernieuwbare bronnen Het aantal evenementen dat wordt georganiseerd aan de hand van ten minste 5 milieucriteria (P08.02), gedeeld door het totale aantal georganiseerde evenementen (% per jaar) Het aantal externe, aan het milieu gerelateerde initiatieven dat jaarlijks door de organisatie wordt georganiseerd

24 NR. DOELSTELLINGEN RELEVANT MILIEUBELEID 8 9 Het verhogen van het aantal aan het milieu gerelateerde communicatie-uitingen aan de primaire betrokkenen van EURid en het implementeren van een volledige strategie, bedoeld om de registrars regelmatig te informeren over onze inzet voor het milieu. Het verbeteren van de betrokkenheid van de productie, het gebruik en de verwijdering van deze artikelen en Speciale criteria voor het verantwoord omgaan met het milieu wanneer we een evenement organiseren. De criteria zijn afkomstig uit de handleiding voor bijeenkomsten, onderdeel van het Milieuprogramma van de Verenigde Naties (UNEP), en moeten zorgen dat de evenementen en daaraan verwante reizen zo min mogelijk weerslag hebben op het milieu" E.P , De ontwikkeling van een communicatiestrategie met betrekking tot onze milieudoelen, bedoeld om onze interne en externe betrokkenen te informeren en Het delen van onze beproefde methoden ten aanzien van het milieu met andere partijen in onze sector. E.P , De ontwikkeling van een communicatiestrategie met INVLOED OP HET MILIEU INDICATOREN Het aantal communicatie-uitingen over het milieu (van alle soorten) per jaar Het aantal klachten met betrekking tot het milieu per jaar Het aantal PR-uitingen over de milieuactiviteiten van EURid per jaar Het aantal genomineerde milieuwebsites met een.eu-domein per jaar in de categorie BETTER WORLD binnen het Web Awards-initiatief Het aantal trainingsuren per jaar waarin aandacht is voor het milieu Het aantal milieuactiviteiten dat jaarlijks wordt EINDDATUM

25 NR. DOELSTELLINGEN RELEVANT MILIEUBELEID 10 directie en medewerkers bij milieuactiviteiten en projecten die door EURid worden gepromoot Introductie van een gestructureerd systeem, bedoeld om het gebruik van zakelijke merchandiseartikelen te controleren en om mogelijke recycling van niet-gebruikte artikelen te plannen betrekking tot onze milieudoelen, bedoeld om onze interne en externe betrokkenen te informeren. E.P , De reductie van afval en het zorgvuldige beheer van afvalverwijdering op basis van het principe 'Verminderen, hergebruiken en recyclen'. INVLOED OP HET MILIEU Toename van de hoeveelheid afval en hergebruik van niethernieuwbare bronnen INDICATOREN uitgevoerd Het aantal medewerkers dat betrokken is bij milieuactiviteiten, gedeeld door het totale aantal medewerkers (% per jaar) Het aantal directieleden met specifieke milieuverantwoordelijkheden, gedeeld door het totale aantal directieleden (% per jaar) EINDDATUM Het aantal gerecyclede, niet-gebruikte zakelijke merchandise-artikelen 2017 DOELSTELLING 5: Vermindering van de invloed van ons vervoer op het milieu NR. ACTIE 1 ACTIES Vervangen van de bedrijfswagens op EURO 5 door auto's op EURO 6 om de CO2- en PM-10-uitstoot te reduceren VERANTWOORDELIJKE (ROL) Directeur Human Resources GESCHATTE KOSTEN Geen extra kosten Nog vast te stellen Nog vast te stellen DEADLINE INDICATOR Aantal EURO 6- bedrijfsauto s gebruikt via leasecontracten/totaal jaarlijks aantal bedrijfsauto s gebruikt MIJLPAAL september september 2016 september 2017 PRESTATIECONTROLE Ok 5 EURO6-auto s meer in dan in

26 2 3 4 Implementatie van videovergaderingen voor personeelsleden om het aantal vluchten tussen Brussel en de andere drie regionale vestigingen te verminderen Plannen van videovergaderingen met belanghebbenden om het aantal vluchten te verminderen Stimuleren van medewerkers zonder auto van de zaak om het openbaar vervoer te gebruiken middels een vergoeding door EURid (75%) Directie en EMSR Directie en EMSR - Directeur Human Resources via leasecontracten (% per jaar) Het aantal videovergaderingen dat jaarlijks wordt gevoerd door de medewerkers van EURid september september 2016 september 2017 september september 2016 september 2017 september september 2016 september 2017 Ok - Uitgevoerd Ok - Uitgevoerd Ok - Uitgevoerd 26

27 DOELSTELLING 6 bis: Beoordeling van de koolstofuitstoot door EURid en compensatie van de daadwerkelijke CO 2 -uitstoot NR. ACTIE ACTIES Opstellen van controlelijsten voor het verzamelen en berekenen van gegevens over de CO2-uitstoot Opstellen van een operationele procedure voor het verzamelen van de gegevens voor de CFPberekening teneinde tot een gemeenschappelijke aanpak voor alle betrokken vestigingen te komen Validatie van de financiële berekening van de CO2-uitstoot door een onafhankelijke, geaccrediteerde instantie Zoeken naar mogelijke acties voor vrijwillige compensatie Compensatie van CO2-uitstoot (door emissierechten of VERcredits te kopen) VERANTWOORD ELIJKE (ROL) EMSR/Direct eur Financiën/Offi ce GESCHATTE KOSTEN DEADLINE INDICATOR MIJLPAAL PRESTATIECONTROLE februari januari EMSR februari Uitstoot van CO2 en januari per jaar broeikasgassen door het EURid-domein per jaar EMSR/Direct eur Financiën EMSR/Direct eur Financiën EMSR/Direct eur Financiën per jaar juni juni 2016 juni 2017 juni juni 2016 juni 2017 De gecompenseerde uitstoot van CO2 en broeikasgassen per jaar, gedeeld door de totale hoeveelheid CO2 en broeikasgassen als gevolg van activiteiten van EURid per jaar februari februari 2016 februari 2017 februari februari 2016 februari 2017 september juni OK zie de gebruiksaanwijzing nr. F2.10 OK zie de gebruiksaanwijzing nr. F2.10 OK zie het Externe communicatierapport 2014 OK Uitgevoerd in juni OK Uitgevoerd in juni - Bestelling n.fc007 op FAIR CARBON-webplatform 5 september 2016 juni 2016 september 2017 juni Directe ondersteuning van EMSR/Direct per september juni OK zie pag 20 van dit 27

28 herbebossingsprojecten in samenwerking met natuurorganisaties ter bestrijding van de klimaatveranderingen eur Financiën jaar document september 2016 juni 2016 september 2017 juni

29 DOELSTELLING 7: Organiseren van ten minste 90% van de imagobevorderende activiteiten per jaar overeenkomstig de milieucriteria NR. ACTIE ACTIES Implementatie van procedure P08.02, Handleiding voor het organiseren van evenementen met beperkte invloed op het milieu, voor de organisatie van milieuvriendelijke evenementen Selectie van uitsluitend milieuvriendelijke geschenken voor betrokkenen, zoals draagtassen van organisch katoen, balpennen van gerecyclede materialen en duurzame grondstoffen en CO2- neutrale USB-sticks Selectie van cateringservices die, waar mogelijk, milieuvriendelijke procedures volgen VERANTWOORDELIJKE (ROL) Marketingcoördinator/Directeur Externe relaties Marketingcoördinator/Directeur Externe relaties Marketingcoördinator/Directeur Externe relaties GESCHATTE KOSTEN EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR DEADLINE INDICATOR Het aantal evenementen dat wordt georganiseerd aan de hand van ten minste 5 milieucriteria (P08.02), gedeeld door het totale aantal georganiseerde evenementen (% per jaar) Het aantal externe, aan het milieu gerelateerde initiatieven dat jaarlijks door de organisatie wordt georganiseerd MIJLPAAL september september 2016 september 2017 september september 2016 september 2017 september september 2016 september 2017 PRESTATIECONTROLE OK Uitgevoerd OK Uitgevoerd OK Uitgevoerd 29

30 DOELSTELLING 8: Het verhogen van het aantal milieugerelateerde communicatie-uitingen aan de primaire betrokkenen van EURid en het implementeren van een volledige strategie, bedoeld om de registrars regelmatig te informeren over onze inzet voor het milieu NR. ACTIE ACTIES Verzending van het welkomstpakket voor nieuwe registrars met informatie over de milieuaanpak en projecten van EURid Versturen van de link naar ons nieuwe milieubeleid naar onze belangrijkste leveranciers Delen van de nieuwe milieuverklaring met betrokkenen Blijven bijwerken van de speciale webpagina over de inzet en initiatieven van EURid voor het milieu op eurid.eu Publicatie van ons nieuwe groene beleid in onze nieuwsbrief aan de registrars Organisatie van een communicatie-evenement voor de Europese Green Week, bedoeld om de visie van EURid op het milieu binnen het EMASprogramma te delen Organisatie van ten minste drie presentaties per jaar op internetgerelateerde fora, bedoeld VERANTWOORDELIJKE (ROL) Directeur Externe relaties Directeur Externe relaties/ EMSR/Directeur Financiën Directeur Externe relaties/ EMSR EMSR/Directeur Externe relaties GESCHATTE KOSTEN DEADLINE INDICATOR Aantal milieugerelateerde communicatie-uitingen (alle soorten) per jaar Het aantal klachten met betrekking tot het milieu per jaar Het aantal PR-uitingen over de milieuactiviteiten van EURid per jaar Het aantal genomineerde milieuwebsites met een.eu-domein per jaar MIJLPAAL september september september september september 2016 september 2017 EMSR juni in de categorie BETTER WORLD binnen het Web Awards-initiatief April EMSR - juni 2016 november PRESTATIECONTROLE OK zie de brochure op de USB-stick voor de nieuwe aanmelders NEE activiteit uitgesteld in 2016 OK zie Twitter- en FB-berichten OK zie de website van EURid NEE activiteit uitgesteld omdat het hoofdthema van de Groene Week van de EU in geen betrekking had op de activiteiten en milieudoelstellingen van EURid OK in januari 2016 zijn er 2 presentaties uitgevoerd 30

31 7 8 9 om de aanpak van EURid inzake het milieu te delen met collega's uit de sector Vergroten van het aantal milieuwebsites met een.eudomein per jaar in de categorie BETTER WORLD binnen het Web Awards-initiatief Toevoegen van een tekst over het milieu aan facturen om de communicatie erover met klanten te verbeteren Ontwikkeling van een speciaal gedeelte over het milieu op de Facebookpagina van EURid, bedoeld voor groene bedrijven met een.eu-domein en ter ondersteuning van de ontwikkeling van een.eu-community voor websites over het milieu Directeur Externe relaties Directeur Externe relaties Directeur Externe relaties september september 2016 september 2017 september september OK 21 websites in 2014, 38 in OK zie de factuur van juli NEE de Groene FBgemeenschap wordt aan het einde van februari 2016 gelanceerd. 31

32 DOELSTELLING 9: Het betrekken van de directie en medewerkers bij milieuactiviteiten en -projecten die door EURid worden gepromoot NR. ACTIE 1 2 ACTIES Interne trainingssessie voor medewerkers, bedoeld om de kansen die correct milieubeheer in het kantoor biedt te delen Deelname aan externe seminars over milieukwesties VERANTWOORD ELIJKE (ROL) EMSR/Direct eur Human Resources EMSR GESCHATTE KOSTEN Nog vast te stellen DEADLINE INDICATOR Het aantal trainingsuren per jaar waarin aandacht is voor het milieu Het aantal milieuactiviteiten dat jaarlijks wordt uitgevoerd Het aantal medewerkers dat betrokken is bij milieuactiviteiten, gedeeld door het totale aantal medewerkers (% per jaar) MIJLPAAL september september 2016 september 2017 september september 2016 september 2017 september PRESTATIECONTROLE Ok zie de personeelsbijeenkomsten van 25 januari en 11 juni NEE activiteit uitgesteld in 2016 NEE activiteit uitgesteld in Webinars voor medewerkers over de milieuaanpak van EURid EMSR Het aantal directieleden met specifieke milieuverantwoordelijk heden, gedeeld door het totale aantal directieleden (% per jaar) september

33 DOELSTELLING 10: Introductie van een gestructureerd systeem, bedoeld om het gebruik van zakelijke merchandise-artikelen te controleren en om mogelijke recycling van niet-gebruikte artikelen te plannen NR. ACTIE 1 2 ACTIES Aanleggen van een voorraad met niet-gebruikte zakelijke merchandise-artikelen en opstellen van een plan om deze artikelen te recyclen en opnieuw te distribueren op evenementen die in de komende jaren door EURid worden georganiseerd Opstellen van een communicatieplan om de betrokkenen te informeren over deze speciale aanpak voor nietgebruikte zakelijke merchandiseartikelen VERANTWOORD ELIJKE (ROL) EMSR EMSR GESCHATTE KOSTEN Nog vast te stellen Nog vast te stellen DEADLINE INDICATOR Het aantal gerecyclede, nietgebruikte zakelijke merchandise-artikelen MIJLPAAL september september 2016 september 2017 september september 2016 september 2017 PRESTATIECONTROLE Ok Zie hergebruikte T- shirts in tassenproject Ok zie al het nieuws en tweets die gebruikt zijn om te communiceren over het T-shirts in tassenproject * Het nieuwe milieuprogramma voor verwijst alleen naar de vestigingen in Diegem en Pisa. De doelen, acties, indicatoren en verantwoordelijke personen gelden derhalve niet voor de vestigingen in Praag en Stockholm tenzij we in de toekomst besluiten om ook deze vestigingen in het programma te betrekken. 33

34 09. AFKORTINGEN 10. VALIDATIE EURid EMAS EMSR FSC ISO PEFC UNEP CF Europees register voor internetdomeinnamen EU Eco-Management and Audit Scheme Verantwoordelijke voor het milieubeheersysteem Forest Stewardship Council Internationale organisatie voor normalisatie Programme for the Endorsement of Forest Certification Milieuprogramma van de Verenigde Naties Koolstofuitstoot De milieuverklaring van EURid is gebaseerd op EG-verordening 1221/2009 van het Europees Parlement en van de Raad van Europa, dd. 25 november 2009, middels welke organisaties op vrijwillige basis mogen deelnemen aan een gemeenschappelijk milieubeheer- en auditsysteem (EMAS). Verifiërende instantie De organisatie ging in door met de vernieuwing van de EMAS-registratie voor de 3-jarige periode Deze milieuverklaring is als update gecontroleerd en alle informatie hierin is objectief en gebaseerd op de gegevens die zijn verkregen uit de interne en externe controleprocessen die zijn ontwikkeld door de organisatie en gecontroleerd door de gemachtigde instituten. Dit document is geverifieerd door: CERTIQUALITY Via Gaetano Giardino 4, MILAAN - ITALIË. IT-V