SAP Customer Success Story Manufacturing Bekaert. IJzersterke financiële consolidatie voor wereldleider

Transcriptie

1 IJzersterke financiële consolidatie voor wereldleider in staaldraad

2 Bekaert Sector Manufacturing Producten en diensten Staaldraadproducten en -oplossingen Website SAP oplossingen SAP Financial Consolidation SAP Business Warehouse Partner Tata Consultancy Services (TCS) Wat begon als een klein bedrijfje dat prikkeldraad produceerde voor lokale boeren is vandaag een wereldmarkt- en technologieleider in staaldraadtransformatie en coatings. En het verhaal van Bekaert blijft evolueren. Om wereldwijd zijn consolidatieprocessen verder te verbeteren en efficiënter te werken, maakt trouwe SAP-klant Bekaert gebruik van een innovatief platform gebaseerd op SAP s Financial Consolidation tool. 2

3 Staaldraad uit West-Vlaanderen Bekaert werd opgericht in West-Vlaanderen, België, in De kleine prikkeldraadproducent groeide in de loop der jaren uit tot een wereldwijde markt- en technologieleider in staaldraadtransformatie en coatings, genoteerd op Euronext Brussels (beurssymbool: BEKB). Door het transformeren van staaldraad beïnvloedt Bekaert de eigenschappen van staal, zoals de sterkte, ductiliteit, moeheid en vorm. Dankzij zijn geavanceerde deklaagtechnologieën kan de producent de oppervlakte-eigenschappen van metaal aanpassen, om bijvoorbeeld de corrosiebestendigheid, de adhesie of de esthetische eigenschappen te verbeteren. De metaaltransformatie- en coatingtechnieken resulteren in een brede waaier oplossingen voor tal van sectoren, van de automobiel- en bouwsectoren tot de markten van energie, grondstoffen, consumentengoederen, landbouw en machinebouw. Bekaert is een echte wereldspeler met een wereldwijd netwerk van productievestigingen en verkoopkantoren die specifieke marktbehoeften inlossen. De onderneming stelt vandaag mensen tewerk, die samen een jaarlijkse omzet van meer dan 4 miljard EUR genereren. 3

4 Zoektocht naar harmonie De continue expansie van Bekaert zorgde voor toenemende complexiteit van de organisatie. De financiële activiteiten en transacties, bijvoorbeeld, werden steeds ingewikkelder. Om een duidelijk zicht te houden op de business, wereldwijd, en vlot de verplichtingen van de International Financial Reporting Standards na te komen, lanceerde het Bekaert-management in 2008 het REDCOP-project. REDCOP staat voor REDesign COnsolidation Process. De voornaamste doelstelling: operationele uitmuntendheid in de financiële rapportering, door goede funderingen te leggen voor zowel de processen als de gebruikssystemen. Een van de eerste stappen was een wereldwijde harmonisatie en standaardisatie van alle transacties. Zoals wel vaker gebeurt in ondernemingen die snel evolueren en groeien, hinkte de financiële rapportering bij Bekaert oorspronkelijk wat achterop. En Bekaerts wijdverspreide footprint zorgde voor extra uitdagingen. We hadden destijds bijvoorbeeld geen uniform accounting systeem en gebruikten veelal afzonderlijke SAP clients, aldus Jos Van Vooren, gecertificeerd IAB Accountant en Consolidation Manager Group Control bij Bekaert. Dat resulteerde in veel tijdrovende en manuele handelingen, zoals voor intercompanyreconciliatie. Om efficiënter te werken, beslisten we om SAP Financial Consolidations (BFC) te integreren in onze SAP ECC-omgeving, vervolgt Robrecht Coucke, SAP Process Lead BW bij Bekaert. We hadden destijds geen uniform accounting systeem en gebruikten afzonderlijke SAP clients. De manuele processen, zoals de intercompany, zorgden voor heel wat tijdverlies. Jos Van Vooren, Consolidation Manager Group Control, Bekaert 4

5 De basis van verandering Voor we de oplossing konden implementeren moesten we voor stevige funderingen zorgen, legt Robrecht Coucke uit. Het harmonisatieproces verliep over twee trajecten. Het proces werd uitgetekend met de starterskit van SAP BFC. De interne organisatie en procedures noopten daarbij tot een aantal aanpassingen, die in lijn lagen met de IFRS-richtlijnen en/of de specifieke noden van Bekaert. Anderzijds moest ook rekening worden gehouden met de vereisten voor SAP ECC en SAP Business Warehouse (BW). Vandaag boekt Bekaert meer dan 80% van de geconsolideerde omzet (van meer dan 120 entiteiten) in één geïntegreerde SAP-omgeving, met een uniform rekeningstelsel en gelijklopende procedures. Om compliance met het nieuwe platform te verbeteren, was een sterk ondersteunende boodschap van het hoogste managementniveau noodzakelijk. Jos Van Vooren: We moesten duidelijk communiceren dat we een aantal vroegere nice-to-haves zouden laten vallen en vervangen door een waardig alternatief. Niettemin heb ik de impact op onze gebruikersgemeenschap onderschat. Ondanks de vele trainingssessies heeft het wat langer geduurd dan verwacht om iedereen te overtuigen van de toegevoegde waarde. Ze misten een samenvatting van alle voordelen van het project. Sindsdien houdt Bekaert rekening met deze inzichten bij elke betrokken communicatie rond change management. We moesten voor stevige funderingen zorgen. Robrecht Coucke, SAP Process Lead BW, Bekaert 5

6 Naar een one-stop-shop -oplossing Een van de voornaamste doelstellingen van REDCOP was om de data en systemen uit alle hoeken van het Bekaert-universum inclusief verschillende landen en departementen te integreren. Jos Van Vooren: Om dat doel te bereiken, stelden we een heel divers projectteam samen, met een gezonde mix van IT- en financiële profielen, senior en junior mensen, verschillende nationaliteiten en achtergronden en zowel interne als externe medewerkers. Die aanpak was een sleutel tot het succes, net als de gewaardeerde ondersteuning van SAP partner Tata Consultancy Services (TCS). De belangrijkste vereiste voor Bekaert was dat alle data op een eenvoudige manier beschikbaar moest zijn, over alle systemen heen. Zo kwamen we tot het huidige design van onze datawarehouse, met een combinatie van managementinformatie en financiële rapportering, aldus Coucke. Elke dag worden alle operationele boekhoudgegevens, aangevuld met operationele informatie van andere bronnen, uit SAP ECC gehaald en naar SAP BW gestuurd. SAP BW stuurt de gegevens vervolgens door naar SAP BFC. Op de vijfde werkdag van elke maand sluit Bekaert wereldwijd de accounting inputs af. Binnen SAP BFC wordt dan het reporting package afgewerkt. Tijdens deze maandelijkse afsluitperiode draait de consolidatierun om het half uur. Op werkdag zes worden de maandcijfers gevalideerd en gefinaliseerd. Ze gaan vervolgens terug naar SAP BW, dat zorgt voor de nodige dashboards en KPI s. Ondertussen worden automatisch pdf-rapporten gegenereerd. Het eindresultaat van de consolidaties wordt uiteindelijk gedeeld via SAP BusinessObjects BI Dashboards, terwijl de rapporten voor de wettelijke consolidatie rechtstreeks uit SAP BFC komen. De ondersteuning van SAP partner Tata Consultancy Systems (TCS) was doorslaggevend voor het succes. Jos Van Vooren, Consolidation Manager Group Control, Bekaert 6

7 better together Een wereldwijd gestandaardiseerde en sterk geautomatiseerde financiële rapporteringstool: dat had het financiële departement van Bekaert voor ogen toen het de aftrap van REDCOP gaf. Dankzij de technische, functionele en procesmatige aspecten, in combinatie met de nodige veranderingstrajecten, slaagde REDCOP erin om de business service een boost te geven. Iedereen heeft nu immers vlot toegang tot kwalitatieve informatie. Zo onderstreept Bekaert nog maar eens wat het beweert in zijn baseline: het is inderdaad better together. De voornaamste verwezenlijking is dat onze financiële gegevens nu effectief toegankelijk en begrijpelijk zijn voor een ruimer publiek, vertelt Van Vooren. Doordat er nu één enkele tool-, één enkele gebruikersinterface en één enkele lay-out is, kunnen managers die intern van functie veranderen in hun vertrouwde omgeving blijven werken, via SAP BusinessObjects BI Dashboards, besluit Robrecht Coucke. Het REDCOP-project van Bekaert is toonaangevend, zo blijkt: Bekaert won in 2010 de eerste prijs in de wedstrijd Best Finance Team of the year, categorie grote ondernemingen, een organisatie van CFO Magazine, een vakblad voor de Belgische CFOgemeenschap. De voornaamste verwezenlijking is dat onze financiële gegevens nu effectief toegankelijk en begrijpelijk zijn voor een ruimer publiek. Jos Van Vooren, Consolidation Manager Group Control, Bekaert 7

8 Mobiel en de overige 20% Bekaert heeft concrete plannen om zijn one-stopshop -oplossing voor financiële rapportering verder te verfijnen. Zo wil Robrecht de dashboards mobiel toegankelijk maken. Of de resterende entiteiten, die voor zowat 20% van de geconsolideerde omzet instaan, in de toekomst ook met het SAP-systeem zullen werken? Bekaert bekijkt de omstandigheden per vestiging en weegt kosten en voordelen af. Voor nieuwe entiteiten wordt standaard een integratieplanning opgezet. In het geval van een joint venture moet rekening worden gehouden met de overeenkomsten tussen beide partners. Copyright/Trademark Privacy Impressum 8