HANDLEIDING DE ETHIEK IN DE PRAKTIJK

Transcriptie

1 HANDLEIDING DE ETHIEK IN DE PRAKTIJK GDF SUEZ De ethiek in de praktijk 1

2

3 EEN VEELEISEND ETHISCH ENGAGEMENT 4 PRAKTIJKEN DIE MENSEN OP ALLE NIVEAUS SAMENBRENGEN 6 HOE COMMUNICEREN OVER EEN ETHISCH PROBLEEM? 14 DE BELANGRIJKSTE RICHTPUNTEN VOOR DE ETHIEK IN HET DAGELIJKS LEVEN 18

4 Een veeleisend ethisch engagement Het Ethisch handvest van de Groep GDF SUEZ bepaalt het algemeen kader voor het gedrag van alle medewerkers op professioneel vlak. Deze handleiding De ethiek in de praktijk is bedoeld om de regels voor de toepassing van het algemeen kader in detail te beschrijven. Vanwege de opzet van deze handleiding komen niet alle denkbare hypothesen aan bod. VRAAG / ANTWOORD Voor wie is deze handleiding bestemd? Deze handleiding is niet alleen bedoeld voor de bestuurders van de ondernemingen van de Groep GDF SUEZ en voor de (vaste of tijdelijke) werknemers binnen de entiteiten van de Groep, maar ook voor alle personen die in opdracht van een andere onderneming tijdelijk werkzaam zijn binnen een entiteit van de Groep. Het is de taak van elke medewerker de waarden van de Groep en de ethische principes ervan in praktijk te brengen: handelen in overeenstemming met de wetten en regelgevingen; integriteit in onze bedrijfscultuur verankeren; blijk geven van loyaliteit en eerlijkheid; de anderen respecteren; via zijn dagelijks gedrag, zowel bij de uitoefening van zijn vak als in zijn zakelijke relaties, met alle gesprekspartners met wie hij in aanraking komt. Iedereen moet zich inzetten om met gezond verstand en oordeelkundig te handelen; om deze reden is het normaal en natuurlijk ethische vraagstukken en dilemma s die te maken hebben met de uitoefening van eender welke beroepsactiviteit met collega s en met de hiërarchische meerdere te bespreken. De ethisch verantwoorde handelingen onderscheiden en fouten 4 GDF SUEZ De ethiek in de praktijk

5 vermijden zijn twee aandachtspunten die in de lijn liggen van ons streven naar uitmuntendheid. Ze vergen zowel een persoonlijk engagement als het engagement van de teams. Vanwege de bijzondere verantwoordelijkheden die de manager uitoefent, moet hij de ethische principes van GDF SUEZ doorgeven aan de medewerkers aan wie hij leiding geeft. Hij is ook verantwoordelijk voor de implementatie en toepassing van het beleid inzake Ethiek en Compliance in de operationele en functionele organisatiesystemen van de entiteiten van de Groep. Zo moet hij zijn medewerkers niet alleen praktische en concrete informatie verstrekken over de regels die zij moeten naleven, ook moet hij er zich van vergewissen dat zij deze regels begrepen hebben. Verder moet hij zijn medewerkers advies geven en hen aanmoedigen om hem op de hoogte te brengen van hun vragen over de ethiek en over de toepassing van de reglementen. Hij moet niet aarzelen om bij zijn meerdere of de deontoloog/ethics officer van de entiteit melding te maken van de moeilijkheden die hij kan hebben bij de toepassing van dit beleid. Tot slot is het ook zijn taak na te gaan of zijn medewerkers de regels die ze moeten toepassen, naar behoren naleven. Maar het is in de eerste plaats door zijn eigen voorbeeldig gedrag dat de manager de boodschap inzake de ethiek en de zin van conformiteit aan zijn medewerkers doorgeeft. Iedereen is verantwoordelijk voor zijn eigen gedrag en moet de consequenties van zijn keuzes aanvaarden, ongeacht zijn functie. Als zijn handelingen tegen de ethiek indruisen, stelt hij zich, afhankelijk van het geval, bloot aan disciplinaire, administratieve, burgerrechtelijke of strafrechtelijke sancties; de toepassing van deze maatregelen maakt deel uit van de reglementen die in zijn entiteit van toepassing zijn. Uitvoerder en opdrachtgever zijn allebei verantwoordelijk wanneer een opdracht uitgevoerd wordt die niet strookt met de ethische regels. Iemand die onder druk wordt gezet om tegen de principes van GDF SUEZ of om tegen zijn geweten te handelen wordt uitgenodigd om erover te praten met een persoon die hem kan helpen. DO S HET SUBSIDIARITEITS- BEGINSEL TOEPASSEN De documenten inzake de ethiek van de Groep bepalen de algemene regels en principes. De entiteiten worden uitgenodigd om deze toe te passen en te specificeren volgens het subsidiariteitsbeginsel, afhankelijk van de plaatselijke regels en van het beleid dat door het management van de entiteit is bepaald. Een voorbeeld: de Groep aanvaardt het principe van geschenken voor zover deze redelijk blijven; er mag nooit twijfel bestaan over de eerlijkheid, onafhankelijkheid en objectiviteit van de schenkers en van de begunstigden. Uiteraard is het noodzakelijk deze regel aan te passen en een beleid te voeren dat geschenken verbiedt in landen waar de wet dit oplegt. Ook kunnen verplichtingen worden toegevoegd die de maximumwaarde van de geschenken bepalen in een entiteit waarvan het management dit zou wensen. Plaatselijk moeten de managers hun medewerkers duidelijke aanwijzingen geven over de maximumwaarde van geschenken. GDF SUEZ De ethiek in de praktijk 5

6 Praktijken die mensen op alle niveaus samenbrengen Het Ethisch handvest omvat de algemene principes van de ethiek die iedereen in zijn beroepspraktijken en in zijn gedrag ten overstaan van alle gesprekspartners van onze Groep moet toepassen. Deze principes zijn georganiseerd rond drie kringen. DE KRING VAN DE GROEP De ethiek van GDF SUEZ wordt in de eerste plaats toegepast binnen een eerste kring gevormd door de medewerkers, de entiteiten van de Groep en de aandeelhouders. De medewerkers GDF SUEZ doet zijn best om op alle hiërarchische niveaus veeleisende en harmonieuze betrekkingen tussen de mensen te handhaven. In het kader daarvan heeft iedereen de verantwoordelijkheid om alle medewerkers in staat te stellen hun vak in goede fysieke en morele omstandigheden uit te oefenen. Zo dient de persoon in het kader van de uitoefening van zijn verantwoordelijkheden en in het kader van de hiërarchische betrekkingen steeds te worden gerespecteerd. De Groep bevordert namelijk relaties tussen collega s, gebaseerd op beleefdheid, waardering, erkenning en discretie. GDF SUEZ veroordeelt morele en seksuele intimidatie. 6 GDF SUEZ De ethiek in de praktijk

7 Vanuit het respect voor diversiteit en voor het privéleven neemt de Groep bovenal de bekwaamheid van de medewerkers in aanmerking. Doordat GDF SUEZ een hoge graad van professionaliteit beoogt, wordt de individuele ontwikkeling bevorderd, zowel op professioneel als op persoonlijk vlak. De teamgeest, waaraan in het bijzonder waarde wordt gehecht, berust op een open en constructieve dialoog die de onderlinge samenhang versterkt. De Groep stelt alles in het werk om de medewerkers te informeren over zijn doelstellingen en uitdagingen om hun betrokkenheid bij het leven van de onderneming gemakkelijker te maken. Tot slot probeert GDF SUEZ in alle landen salarissen te garanderen die een redelijk bestaan mogelijk maken in vergelijking met het plaatselijk levensniveau. De Groep probeert ook alle adequate middelen in te zetten om de gezondheid en veiligheid van zijn medewerkers op de werkplek te beschermen. GDF SUEZ De ethiek in de praktijk 7

8 COMPLY OR EXPLAIN (toepassen of toelichten) Iedereen moet handelen in overeenstemming met de wetten en reglementen. Wel kunnen de entiteiten van de Groep de regels die eigen zijn aan de Groep aan hun eigen organisatie aanpassen, bijvoorbeeld om de wetten of bepaalde aspecten van de plaatselijke cultuur in acht te nemen waardoor onze praktijken op een andere manier worden gebruikt. In dat geval is het raadzaam de afwijkingen eerst te laten goedkeuren door de entiteit waar men toe behoort; vervolgens kan een bijzonder beleid worden doorgevoerd. De regels inzake afwijkingen zijn onderworpen aan ons comply or explain -principe (toepassen of toelichten). In geval van een afwijking dient de reden uitgelegd en vooraf formeel aanvaard te worden door de deontoloog/ethics officer van de entiteit waar men toe behoort. In geen geval mag deze afwijking de wet schenden. Een afwijkend beleid waarvan vastgesteld wordt dat het is doorgevoerd zonder de instemming van de entiteit waar men toe behoort, wordt als een overtreding van deze regel beschouwd. De entiteiten van de Groep GDF SUEZ ziet erop toe dat de betrekkingen binnen de entiteiten van de Groep transparant en evenwichtig verlopen. De Groep vergewist er zich in het bijzonder van dat de entiteiten juiste en eerlijke informatie uitwisselen. Als de entiteiten van GDF SUEZ zakelijke relaties met elkaar moeten aangaan, dan nemen ze dezelfde goede trouw in acht als die ze aan klanten, leveranciers en externe handelspartners verschuldigd zijn. De entiteiten waarvan de activiteiten in een gereglementeerde context plaatsvinden, zorgen dat de vereiste procedures in acht worden genomen, met name wat betreft commercieel gevoelige informatie. Tot slot voeren de entiteiten met het oog op een coherente en loyale toepassing, plaatselijk systemen in die het mogelijk maken het Ethisch handvest te implementeren en aan de eisen ervan te voldoen. De aandeelhouders De ontwikkeling van onze Groep hangt met name af van zijn capaciteit om het nodige kapitaal voor de investeringen te vinden. De aandeelhouders stellen vertrouwen in GDF SUEZ, niet alleen om de onderneming op een gezonde manier te besturen, maar ook om nieuwe prestaties te leveren. Met dat doel passen wij hoge normen toe op het gebied van bedrijfsgovernance, met name met het doel om onze aandeelhouders een optimale groei en beloning van het geïnvesteerde kapitaal te garanderen. De Groep past niet alleen de door de controlerende instanties van de financiële markten vastgestelde regels toe, maar ziet er ook op toe dat de gelijkheid van de aandeelhouders in acht wordt genomen en maakt er een erezaak van om binnen de vereiste termijn juiste, transparante, eerlijke en controleerbare financiële informatie te verstrekken. 8 GDF SUEZ De ethiek in de praktijk

9 DE KRING VAN DE MARKT De ethiek van GDF SUEZ is niet alleen van toepassing op de Groep maar ook op de relaties van de Groep met de kring van de markt, bestaande uit klanten, leveranciers en concurrenten. De klanten De tevredenheid van onze klanten en dientengevolge het voortbestaan van onze Groep hangen af van duidelijk geïdentificeerde factoren: beschikbaarheid, verbeeldingskracht, innovatieve geest, constante verbetering van kwaliteit en traceerbaarheid, met name op het gebied van gezondheid en veiligheid en het rekening houden met de maatschappelijke dimensie in de op openbare dienstverlening gerichte activiteiten. Deze eisen veronderstellen een open dialoog gebaseerd op nauwkeurige en eerlijke informatie, de naleving van de regels betreffende commercieel gevoelige informatie, transparantie van de procedures die de Groep toepast en, uiteraard, het nakomen van de verplichtingen en regels inzake mededinging. De leveranciers De kwaliteit van de door GDF SUEZ aan de klanten geleverde producten en diensten hangt ook af van de capaciteit van de Groep om van zijn leveranciers en handelspartners uitstekende prestaties te verkrijgen. Daarom moet de keuze van onze leveranciers objectief en veeleisend zijn. De Groep selecteert ze dan ook omwille van hun professionalisme en hun competitiviteit met het oog op een vertrouwensrelatie. Bij alle onderhandelingen worden de binnen de Groep bepaalde kwaliteitsprincipes in acht genomen. In dat kader worden alle betrokken gesprekspartners betrokken bij de collectieve dimensie van de aankoopbeslissing. Rechtvaardigheid en onpartijdigheid liggen ten grondslag aan de betrekkingen met de leveranciers om zeker te zijn van een evenwichtige en objectieve relatie met hen. De aankopers moeten blijk geven van een onberispelijke ethiek en de reglementen in acht nemen, met name de mededingingsregels. GDF SUEZ De ethiek in de praktijk 9

10 10 GDF SUEZ De ethiek in de praktijk De principes betreffende de ethiek komen ook tot uiting doordat milieugebonden en maatschappelijke zorgen deel uitmaken van de selectiecriteria van de leveranciers. GDF SUEZ verplicht zijn handelspartners, onderaannemers en leveranciers om, indien dat nog niet gebeurd is, zichzelf ethische regels op te leggen, zowel op milieuvlak als op maatschappelijk vlak, en ook om praktijken in acht te nemen die verenigbaar zijn met de waarden van de Groep. De concurrenten Onze groep houdt zich aan de marktregels. Daarom leven wij de regels inzake de concurrentie en de gereglementeerde markten na door een loyaal gedrag: wij onthouden er ons meer bepaald van, onze concurrenten te beledigen of zwart te maken. Ook maken wij uitsluitend gebruik van wettelijke en eerlijke middelen om informatie over onze concurrenten in te winnen. Tot slot beschermen wij onze eigen vertrouwelijke informatie en fabrieksgeheimen en deze die onze leveranciers of handelspartners ons eventueel toevertrouwen.

11 DE KRING VAN DE MAATSCHAPPIJ GDF SUEZ gaat de grote uitdagingen van de 21e eeuw op het gebied van energie aan met doelstellingen die bereikt kunnen worden door naleving van de verbintenissen inzake duurzame ontwikkeling die binnen de Groep zijn bepaald. De gemeenschap Onze Groep oefent activiteiten uit die ons een centrale plek geven binnen de overheidsinstellingen waarvoor we optreden; de Groep hecht in het bijzonder belang aan het ondersteunen van de gemeenschappen waarin wij actief zijn. GDF SUEZ heeft een actief beleid op het gebied van solidariteit met bevolkingsgroepen die het moeilijk hebben, eventueel samen met de overheid. De Groep treedt ook op als sponsor en als beschermheer en werkt aan lokale verankering in samenspraak en samenwerking met de overheidsinstellingen, gebaseerd op de ondersteuning van hun initiatieven. Deze activiteiten dienen eenduidig, transparant en geoorloofd te zijn. GDF SUEZ beschouwt integriteit als een van de grondbeginselen van de ethiek van de Groep. De Groep keurt corruptie in alle mogelijk vormen af en ziet erop toe dat medewerkers die zich inzetten om dit principe te doen naleven, er geen nadelige gevolgen van ondervinden. Bovendien laat de Groep zich niet in met de financiering van welke politieke activiteiten ook, behalve in de landen waar dergelijke financieringen zijn toegestaan en bij wet geregeld zijn; in dat geval voldoen de eventuele financieringen strikt aan de geldende wetten en aan het intern bepaalde beleid. Tot slot streeft GDF SUEZ ernaar om, samen met de plaatselijke spelers, alle culturen te begrijpen en te respecteren. In het kader daarvan en om op het terrein acties te voeren die coherent zijn met de vakgebieden van de Groep, onderhoudt de Groep een dialoog en een samenwerkingsverband met nietgouvernementele organisaties (NGO s) die actief zijn op milieuen humanitair gebied. De Groep moedigt ook de eigen commitments van de medewerkers aan op burgerlijk gebied en in het verenigingsleven. GDF SUEZ De ethiek in de praktijk 11

12 GDF SUEZ verenigt zich met de hoogste ethische normen De actieprincipes van GDF SUEZ liggen in de lijn van internationale referentieteksten, met name: de Universele Verklaring van de Rechten van de Mensen en de aanvullende overeenkomsten; de conventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO); de principes van de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO) bestemd voor multinationale ondernemingen; de Conventie van de Verenigde Naties tegen corruptie. De planeet Het milieu, de bescherming ervan en duurzame ontwikkeling zijn bijzonder belangrijke aandachtspunten voor GDF SUEZ. Het beleid van de Groep inzake duurzame ontwikkeling drukt het duidelijk uit door te onderstrepen dat het respect voor de mens en voor het milieu aan de grondslag ligt van de identiteit en de waarden van GDF SUEZ. De Groep bepaalt, vanuit het bewustzijn van zijn verantwoordelijkheden voor de huidige en komende generaties, een strategie en doelstellingen die overeenstemmen met de principes voor duurzame ontwikkeling en brengt verslag uit over de geboekte resultaten. De Groep neemt de wettelijke voorschriften en plaatselijke reglementen in acht. Ook heeft de Groep oor voor de verwachtingen van klanten, omwonenden, medewerkers en de gemeenschap. Wij letten op emissies en de impact van onze activiteiten en streven ernaar onze milieudoelstellingen te delen met onze handelspartners, leveranciers en in het voorkomende geval met de eigenaars van de installaties die wij beheren. 12 GDF SUEZ De ethiek in de praktijk

13 De Groep maakt gebruik van methoden en technieken die het meest geschikt zijn om duurzame ontwikkeling te bevorderen. Wij moedigen onderzoek en innovatie aan met het oog op de ontwikkeling van onze knowhow op het gebied van kwaliteit en veiligheid, opwerking en hergebruik van materialen, de economie van natuurlijke hulpbronnen en de beperking van alle vormen van hinder. Handelen op een ethisch verantwoorde manier en in overeenstemming met de reglementen en verbintenissen van de Groep, d.w.z. het compliance-principe toepassen, is een constante doelstelling van GDF SUEZ. Van daaruit is het ieders plicht om de eigen professionele verantwoordelijkheden op zich te nemen nadat deze samen met de manager zijn bepaald en geëvalueerd. GDF SUEZ De ethiek in de praktijk 13

14 Hoe communiceren over een ethisch probleem? De medewerkers van de Groep kunnen talrijke documenten raadplegen met uitleg over de doelstelling en de inhoud van het beleid Ethiek en Compliance die ook concrete voorbeelden aanhalen. VRAAG / ANTWOORD Wat betekent compliance? Dit is een geheel van toe te passen maatregelen om de doelstelling qua conformiteit te halen. Compliance is een dynamiek, conformiteit is een toestand. Het is echter onmogelijk om de vele uiteenlopende situaties te voorzien. Om een antwoord te vinden dat met onze ethiek overeenstemt, is het soms nodig om er met andere mensen uit de omgeving over te discussiëren. Afhankelijk van de vraag die men heeft, kan men zich wenden tot een collega, tot de superieuren, te beginnen met de directe chef, tot een andere manager wiens bevoegdheid te maken heeft met de vraag (bijv. human resources, veiligheid, juridische zaken), een personeelsvertegenwoordiger als de wet dit toelaat, en, uiteraard, tot de deontoloog/ethics officer. Omdat een vraag betrekking kan hebben op het gedrag van personen die men kent, is het stellen van een vraag over ethiek vaak een delicate zaak. Er is dus moed, zelfs lef, nodig om deze onderwerpen ter sprake te brengen en het dilemma uiteen te zetten. Het is evenwel 14 GDF SUEZ De ethiek in de praktijk

15 OPLEIDINGEN VOLGEN ROND DE ETHIEK De opleidingen bestemd voor de functionele en operationele kaderleden zijn toegankelijk via cursussen of online. De thema s die aan bod komen zijn met name: de enige manier om een einde te maken aan onaanvaardbare praktijken en om aan verbetering te werken. Tegen personen die te goeder trouw aangeven dat ze zich zorgen maken over de ethiek of compliance, kunnen in geen geval maatregelen getroffen worden vanwege het feit dat ze dit kenbaar maken. Een medewerker die slachtoffer of getuige is van dergelijke praktijken kan zich tot de deontoloog/ethics officer van zijn entiteit of van de Groep wenden die dan de plicht heeft om samen met het management middelen op te sporen om de wettige rechten van de betrokken personen te vrijwaren of te herstellen. bewustwording van de ethiek in het kader van de onderneming; zakelijke ethie; mededingingsregels binnen de Europese Unie; anticorruptiemaatregelen in het kader van de internationale ontwikkeling; ethische aanpak in het kader van de openbare aanbestedingen; verantwoordelijkheid van het management, ethisch risico, interne controle, audit. Raadpleeg voor meer informatie de directie Ethiek en Compliance, of de deontoloog/ethics officer van uw entiteit of branche. In alle omstandigheden zijn de deontologen/ethics officers verplicht om de vertrouwelijkheid van de meegedeelde informatie te garanderen. GDF SUEZ De ethiek in de praktijk 15

16 DE ETHISCHE , EEN ADEQUAAT SYSTEEM GDF SUEZ stelt de medewerkers een adres ter beschikking dat ze kunnen gebruiken om de Deontoloog/ Ethics Officer van de Groep vragen te stellen als ze twijfels hebben over de te volgen gedragslijn of over vastgestelde niet-nakoming van de regels voor ethiek en compliance. Deze procedure vervangt de andere bestaande communicatiewegen (hiërarchische meerdere, personeelsvertegenwoordigers, het openbaar gezag, enz.) in geen geval; het is een aanvulling daarop. Er moet gebruik van worden gemaakt in overeenstemming met de plaatselijke reglementaire verplichtingen; sommige reglementen bepalen overigens verplichte gevallen. Onrechtmatig gebruik van de procedure kan leiden tot vervolging, maar tegen de gebruiker die te goeder trouw handelt, is vervolging niet mogelijk. De identiteit van de gebruiker en die van personen die eventueel worden beschuldigd, worden vertrouwelijk behandeld, en schending hiervan kan worden bestraft. Goed om te weten Alle documenten die het Ethisch handvest en deze handleiding aanvullen kunnen door alle medewerkers van de Groep worden geraadpleegd op de intranetsite en op het extranet gewijd aan ethiek. De procedure beoogt in de eerste plaats de disfuncties op boekhoudkundig gebied, op het gebied van de financiële audits en de strijd tegen corruptie, en ook andere ernstige overtredingen die het vitale belang van de onderneming of de fysieke of morele integriteit van de personeelsleden in het gedrang kunnen brengen. Andere disfuncties kunnen in aanmerking worden genomen bij de naleving van plaatselijke reglementen. Meldingen kunnen op allerlei manieren worden gericht aan de deontologen/ethics officers van de entiteiten en/of de Deontoloog/Ethics Officer van de Groep, met name per 16 GDF SUEZ De ethiek in de praktijk

17 en in geval ch dilemma ijk? eenstemming che code en waarden rijf? ik door mijn beslissing personen in de Groep en? lledig vinden ssing? mijn collega s ervan denken? in de krant zou verschijnen? mijn naasten ervan vinden? reen dit zou doen? eter mijn ethics officer raadplegen? Om alles te vernemen over Ethiek en Compliance binnen de Groep: De ethische principes van de Groep Handelen in overeenstemming met de wetten en regelgevingen Integriteit in onze bedrijfscultuur verankeren Blijk geven van loyaliteit en eerlijkheid De anderen respecteren wachtwoord: ethics DO S Tot wie kunt u zich wenden? U hebt twijfels over de te volgen gedragslijn of u vraagt u af welke procedure u moet volgen. U zou advies willen. U denkt dat de regels van de onderneming met voeten worden getreden of op het punt staan overtreden te worden. U denkt dat u betrokken bent of zult worden bij een handeling die tegen de regels van uw onderneming indruist. In al deze omstandigheden kunt u mensen raadplegen op wie u kunt vertrouwen: uw collega s, uw meerdere, de directie Juridische zaken, een personeelsvertegenwoordiger als de wet dit toelaat, de deontoloog/ ethics officer, enz. GDF SUEZ De ethiek in de praktijk 17

18 De belangrijkste richtpunten voor de ethiek in het dagelijks leven Als er zich een ethisch probleem mocht voordoen, mogen wij daarom de richtpunten uit dit document nooit uit het oog verliezen en evenmin aarzelen de hulp van de manager in te roepen. 18 GDF SUEZ De ethiek in de praktijk Fraude Fraude in ondernemingen is een gevoelig onderwerp en de impact ervan wordt vaak geminimaliseerd. Toch brengen fraudes financiële kosten met zich mee die hoog kunnen oplopen en moeilijk terug te vorderen zijn; ruimer beschouwd betekenen ze een risico voor elke persoon en elke onderneming. Voor GDF SUEZ is fraude in alle mogelijke vormen onaanvaardbaar. Frauduleuze handelingen kunnen worden bestraft volgens de internationale of plaatselijke wetten en de interne reglementen van de Groep. Elke bewuste en verborgen handeling of nalatigheid gepleegd met het voornemen aan de geldende wetten of regels van de onderneming te ontsnappen of deze te omzeilen met de bedoeling een niet-verschuldigd materieel of moreel voordeel te verkrijgen, voor de fraudeur of voor een derde, worden beschouwd als fraude. Fraude kan diverse vormen aannemen: diefstal van geld, goederen of gegevens, de bewuste vervalsing, verzwijging of vernietiging van documenten, valsheid in geschrifte of het verstrekken van onjuiste gegevens, geknoei met rekeningen, namaak, het witwassen van geld, oplichting, corruptie, enz.

19 Corruptie Corruptie, een fenomeen dat wijst op een diepe kwaal, is een belemmering voor het goed functioneren van ondernemingen. Corruptie brengt kosten met zich mee en vermindert de economische efficiëntie, weerspiegelt een gebrek aan solidariteit en kan de waardigheid en integriteit aantasten van diegenen die er tegen wil en dank de gevolgen van dragen. Daarom verbiedt GDF SUEZ corruptie in alle mogelijke vormen, ongeacht het moment, de plaats of de omstandigheden. Corruptie is een illegale afspraak tussen twee of meer personen. Het is een van de vormen van fraude. In het algemeen kunnen we twee soorten corruptie onderscheiden: actieve corruptie bestaat erin iemand een voordeel te geven met de bedoeling een besluitvormingsproces in een andere richting te sturen (vergunning, recht, levering, aanbesteding, contract, enz.); passieve corruptie bestaat erin een voordeel te ontvangen in ruil voor de invloed uitgeoefend om een beslissing een andere wending te geven. Om passieve corruptie wordt niet noodzakelijk gevraagd. Omgekeerd kan corruptie wel zo ver gaan dat het tot afpersing komt. Corruptie kan concreet allerlei vormen aannemen, zoals bonussen, commissies, verduisteringen, niet-verschuldigde betalingen voor openbare diensten, enz. In het laatste geval neemt corruptie de vorm aan van afpersing. Afpersing bestaat erin voor de toekenning van een aanbesteding (of van een contract, een vergunning) voorwaarden te stellen in de vorm van een niet-verschuldigde tegenprestatie, druk uit te oefenen door af en toe, of dagelijks, geld te vragen, door administratieve pesterijen, zelfs door personen en hun gezinnen met fysieke dreigementen lastig te vallen. Corrupte handelingen worden soms gemakkelijker gemaakt door commerciële tussenpersonen in te schakelen, om ze op deze manier te verbergen of te versluieren in geval van naspeuringen. Om dergelijke arrangementen te vermijden heeft de Groep een interne kaderprocedure uitgewerkt die verplicht moet worden toegepast wanneer men een beroep doet op commerciële tussenpersonen. BESTRIJDING VAN CORRUPTIE Bewuste verbintenissen van de Groep met betrekking tot het Wereldpact van de Verenigde Naties waarvan het 10e principe de strijd tegen corruptie betreft; met betrekking tot het Transparantie-intiatief van de extractieve industrieën (ETI), een organisatie van de civiele maatschappij die zich aan de bestrijding van corruptie wijdt; met betrekking tot de Franse afdeling van de ngo Transparency International, als actief lid. Het principe van wederkerigheid Een voorbeeld van een goede praktijk op het gebied van uitnodigingen (voor zover de plaatselijke wet deze toelaat) bestaat erin een klant nooit uit te nodigen op een plaats waar hij u niet zou kunnen terugvragen! GDF SUEZ De ethiek in de praktijk 19

20 Een verbod leggen op alle oneerlijke praktijken zoals afspraken met concurrenten met het oog op: afgesproken inschrijvingen op aanbestedingen; de vaststelling van een aankoop- of verkoopprijs; de beperking van productie, investeringen, innovatie en het gebruik dat ervan wordt gemaakt; de verdeling of segmentering van markten, afzetmarkten of bevoorradingsbronnen, in grondgebieden, klanttypes of volgens eender welk ander criterium; de uitschakeling van een concurrent, klant, leverancier of nieuwkomer op de markt. Mededinging De Groep hecht het allergrootste belang aan het naleven van de mededingingsregels en verwerpt alle mededingingverstorende praktijken. De medewerkers wordt gevraagd, blijk te geven van onberispelijk gedrag ten aanzien van concurrenten, klanten, leveranciers en potentiële klanten. De volgende zaken zijn met name verboden: verboden kartels, misbruik van een dominante positie, corrupte handelingen, uitwisseling van bevoorrechte informatie, discriminerende, overdreven of marktondermijnende prijzen, enz. Alle medewerkers van de Groep wenden uitsluitend wettelijke en ethisch verantwoorde middelen aan om informatie in te winnen over de concurrenten. Een voorbeeld: binnendringing en het gebruik van een valse identiteit zijn niet geoorloofd. De medewerkers begaan geen smaad of laster ten opzichte van concurrenten en proberen geen voordeel te halen uit onjuiste, vervalste of vervormde documenten. Tot slot moet een entiteit van de Groep die op een gereglementeerde markt optreedt, erop toezien dat de medewerkers op de hoogte worden gebracht van de hen betreffende bepalingen en dat de correcte toepassing ervan gecontroleerd wordt. Stel uzelf, voordat u een cadeau aanvaardt of schenkt de volgende drie vragen: Is het een cadeau dat mijn gedrag ten aanzien van de persoon of de onderneming kan doen veranderen? Is mijn meerdere het ermee eens, dat ik dit cadeau schenk (ontvang)? Kan ik ongegeneerd over dit cadeau praten met mijn medewerkers en met mijn naasten? Vergeet niet na te gaan welke regels in uw entiteit van toepassing zijn. Geschenken, uitnodigingen en reizen Over het algemeen staat de Groep erop het aantal geschenken en uitnodigingen, en de waarde ervan zoveel mogelijk te beperken, ongeacht of het gaat om geschenken die medewerkers van de Groep geven of ontvangen. De frequentie en het bedrag ervan moeten door het management worden bepaald. Om te vernemen hoe dit beleid in de eigen entiteit wordt toegepast, kunnen de medewerkers hun meerdere raadplegen. Geschenken en uitnodigingen zijn een teken van beleefdheid en moeten dus overeenstemmen met de plaatselijke manieren en gebruiken. Weiger steeds een geschenk of uitnodiging te geven of te ontvangen dat u op de een of andere manier een onprettig gevoel geeft of dat uw gesprekspartner of uw omgeving een onprettig gevoel kan geven. Tot slot moeten voorstellen voor reizen, of ze nu in zakelijk verband ontvangen of aangeboden worden, vooraf worden goedgekeurd door de hiërarchie. 20 GDF SUEZ De ethiek in de praktijk