Omzendbrief BZ

Transcriptie

1 Omzendbrief BZ Kabinet van de viceminister-president en de Vlaamse minister van Bestuurszaken, Binnenlands Bestuur, Inburgering, Toerisme en Vlaamse Rand Aan de lijnmanagers van de departementen en Arenbergstraat 7, 1000 Brussel intern verzelfstandigde agentschappen zonder Tel Fax kabinet.bourgeois@vlaanderen.be rechtspersoonlijkheid Datum: 23 novernber Betreft: verantwoordelijkheden in kantoorgebouwen van de Vlaamse overheid Deze omzendbrief vervangt de omzendbrief OA/PIWFaMa/OO/I van 17 mei l. Doel en context Voor een professionele en veilige uitbating van de kantoorgebouwen van de Vlaamse overheid, is het is het van belang om duidelijk de verantwoordelijkheden voor alle deelaspecten vast te leggen. De verantwoordelijkheden op het vlak van het vastgoed van de Vlaamse overheid worden vastgelegd op vier deelverantwoordelijkheden: - de gebouwbeheerder; - de gebouwverantwoordelijke; - de lijnmanager; - preventie en bescherming. Door de verdeling verduidelijkt welke verantwoordelijkheden bij welke verantwoordelijke rusten. Absolute zekerheid over de verantwoordelijkheid bij een individueel schadegeval kan juridisch niet worden geboden. Bij een schadegeval kan het gerechtelijk onderzoek tot conclusies komen die afwijken van de regeling die onze organisatie uitwerkte. Op het vlak van burgerrechtelijke aansprakelijkheid gelden namelijk de regels van het burgerlijk recht. Wel kan in een onderzoek een dergelijke regeling worden meegenomen bij de beoordeling. De entiteiten hebben een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de veilige uitbating van de gebouwen. De verdeling van de verantwoordelijkheden geldt voor alle kantoorgebouwen. De bevoegdheidsverdeling voor kantoorgebouwen waarin minder dan 6 personeelsleden zijn gehuisvest kan afwijkend van deze omzendbrief worden georganiseerd.

2 2. Verantwoordeliikheden 2.1 Gebouwbeheerder Het gebouwbeheer voor administratieve gebouwen wordt gelegd bij het Agentschap voor Facilitair Management. Een afwijking hierop is enkel mogelijk mits akkoord hierover enerzijds tussen de entiteit gehl-iisvest in het gebouw die het gebouwbeheer wenst op te nemen en het en anderzijds tussen diezelfde entiteit en de (eventuele) andere entiteiten eveneens gehuisvest in het gebouw. Het gebouwbeheer omvat de volgende verantwoordelijkheden: Het beheer van het vastgoed: O Afsluiten van het vastgoedcontract; o Opvolgen van de As-Builtplannen en beheren van het dossier; O Gebouwinventai'isatiesysteem actueel houden; o Verzekeringsdossiers opmaken en opvolgeil; O Milieuvergunning actueel houden; Herstellen van gebreken aan het gebouw: O O O Het afsluiten en opvolgen van de onderhoudscontracten; Het herstellen van technische gebreken in het gebouw die niet volgens het onderhoudscontract kunnen gebeuren noch door de gebouwverantwoordelijke kunnen worden opgelost; Oplossen van temperatuur- en klimaatregelingsproblemen; Preventief onderhoud en controle: o Zorgen voor keuringsverslagen van gebouwgebonden installaties, zoals elektrische installaties, branddetectie-installaties, liften, poorten en hef- en lasttoestellen; O Zorgen voor het verslag van de brandweer; o Zorgen voor mobiele blusmiddelen; O Informeren betreffende vloerlast en controle hierop; o Preventief onderhoud technische installaties; o Opvolgen van het onderhoudscontract en de contractuele verplichtingen van de onderhoudsfirma; Uitvoeren van werken in het gebouw: O Uitvoeren en opvolgen van inrichtingswerken; o Bijkomende installaties aan het gebouw; O Opvolging van de werken in het gebouw ; o Zorgen dat de nodige vergunningen afgeleverd worden (vuurvergunning, werkvergunning,...);

3 o Voorzien en in stand houden van de installatie voor toegangsveiligheid; Beheer van de gemeenschappelijke serverlokalen; Naleven van de voorwaarden van de milieuvergunning en de milieureglementering voor deze aspecten; Nemen van de nodige dringende veiligheidsmaatregelen en het verzorgen van de communicatie over deze bevoegdheden. 2.2 Gebouwverantwoordelijke De gebouwverantwoordelijke is altijd de ambtenaar met de hoogste rang, gehuisvest in het gebouw. In het geval meerdere ambtenaren de hoogste rang bekleden, beslissen zij onderling wie de gebouwverantwoordelijke is. De gebouwverantwoordelijke kan de uitvoering van taken delegeren aan een ondergeschikte maar behoudt de verantwoordelijkheid. Wanneer het Hoog Overlegcomité tot de oprichting van een werkgroep Welzijn in een gebouw beslist, zit de gebouwverantwoordelijke deze vergadering voor. De Vlaamse Regering kan beslissen dat de gebouwverantwoordelijkheid ligt bij het. In dat geval ligt de volledige verantwoordelijkheid bij het, met uitzondering van het voorzitterschap van de werkgroep Welzijn. De gebouwverantwoordelijke heeft de volgende verantwoordelijkheden: Organiseren en voorzitten van de werkgroep Welzijn van het betrokken gebouw; Technische uitbating van het gebouw en de installaties: o Herstellen van kleine gebreken die geen vaktechnische kennis vereisen en geen bijkomende uitgaven genereren; o Signaleren van gebreken aan de onderhoudsfirma enlof de gebouwbeheerder; o Opmaak en beheer van het sleutelplan; o Organiseren van de telefonie in het gebouw (doorgeven defecten, plaatsen bijkomende toestellen en naamgeving van toestellen, doorschakelingen organiseren en profielen instellen); o Het aanpassen van de signalisatie in het gebouw naar aanleiding van verhuizingen of nieuwe bestemmingen van lokalen;

4 Verzorgen van de veiligheid in het gebouw: o Toegangscontrole van het gebouw en het beheren van de toegangsrechten tot specifieke lokalen; o Oplijsten van de zonevrijwilligers en permanenteltijdelijke minder mobiele personen per zone en verdieping; o Organiseren van een jaarlijkse evacuatieoefening; o Opvolgen van het maandelijkse testalarm; o In geval van calarriiteiten: Nemen van de beslissing om de brandweer te verwittigen en om te evacueren; Begeleiden en informeren van de hulpdiensten Gehele of volledige onbeschikbaarheid van het gebouw melden aan de voorzitter van het CCVO; Opnemen van de leiding van het evacuatiecoördinerende team en het crisismanagementteam, wanneer die voor het betreffende gebouw werden opgericht; Informeren van het crisiscommunicatieteam; o Nemen van voorzorgen bij stakingen, betogingen en andere acties buiten het gebouw; o Het ter beschikking houden van EHBO-lokalen en rustlokalen; De logistieke dienstverlening organiseren: Het beheren van de gemeenschappelijke cateringautomaten; Afvalbeheer; Beheren van de parking; Maken van afspraken en begeleiden van evenementen, filmopnames, persconferenties en tentoonstellingen; Bevlaggen van het gebouw; Praktisch ondersteunen van de kinderopvang in het gebouw; Beheren van de gemeenschappelijke vergaderzalen; Uitlenen van dienstfietsen en ander materiaal; Vrijmaken van voetpaden bij sneeuw; Distributie van de inkomende post over de diensten van het gebouw; Energieverantwoordelijkheid: de toepassing van de maatregelen ter bevordering van het rationeel energiegebruik; Naleven van de voorwaarden van de milieuvergunning en de milieureglementering voor deze aspecten; Naleven van de stedelijke voorwaarden van brandveiligheid en evacuatieplanning;

5 Maken vaii afspraken met andere gebruikers var1 het gebouw: O Periodiek overleg houden met andere huurders of bewoners in het gebouw; o Maken van afspraken over de gemeenschappelijke ruimtes, zoals het EHBO-lokaal; o Maken van afspraken over de beschikbaarheid van hulpverleners; Nemen van de nodige dringende veiligheidsmaatregelen en het verzorgen van de communicatie over deze bevoegdheden. 2.3 Lijnmanager Onder het begrip lijnmanager wordt de ambtenaar met de hoogste graad van een bepaalde entiteit in een bepaald gebouw bedoeld. Voor iedere entiteit in een gebouw is er dus een lijnmanager. Iedere lijnmanager heeft de volgende verantwoordelijkheden: Aanduiden van zoneverantwoordelijkheden en hulpverleners (eerste hulp) voor de zones waarin personeelsleden van de dienst zijn gehuisvest; Nemen var1 maatregelen voor diefstalpreventie; Veiligheid van de werkplekinrichting; De veiligheid van de technische installaties en inrichtingen, die specifiek voor de eigen entiteit worden voorzien, zoals labo's; Veiligheid van de dienstverlerring door de entiteit uitgevoerd, zoals het ontvangen van cash of het ontvangen van specifieke doelgroepen onder de bezoekers; Zuinig omgaan met energie door de personeelsleden; Actueel houden van een inventaris van de eigen technische installaties en de producten die specifiek voor de eigen entiteit worden voorzien, zoals labo's, en ter beschikking stellen van deze informatie voor de gebouwbeheerder en gebouwverantwoordelijke; Naleven van de voorwaarden van de milieuvergunning en de milieureglementering voor deze aspecten; Nemen van de nodige dringende veiligheidsmaatregelen en het verzorgen van de communicatie over deze bevoegdheden. De lijnmanager kan deze taken delegeren maar behoudt de verantwoordelijkheid. 2.4 Preventie en bescherming De entiteiten zonder rechtspersoonlijkheid vallen voor hun beleid over preventie en bescherming onder de afdeling binnen het Departement Bestuurszaken die

6 verantwoordelijk is voor het welzijn op het werk en de Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming. De verantwoordelijkheden zijn verdeeld als volgt: De afdeling binnen het Departement Bestuurszaken die verantwoordelijk is voor het welzijn op het werk: o Het voeren van een beleid voor het onthaal van ambtenaren en een welzijnsbeleid (onder meer een beleid over roken op het werk, alcohol- en drugsbeleid, voorkomingsbeleid, aanwezigheids- en reïntegratiebeleid, preventief stressbeleid,... ); o Het ter beschikking stellen van verpleging; De Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming: O De organisatie van een jaarlijkse rondgang in het gebouw samen met de arbeidsgeneesheer; o Het verlenen van de adviezen zoals voorzien in de welzijnsreglementering; o Het uitvoeren van risicoanalyses; o Het aansturen van de verantwoordelijken met betrekking tot veiligheid en milieu. De entiteiten met rechtspersoonlijkheid organiseren zelf hun beleid over preventie en bescherming, hetzij door aan te sluiten bij de Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming, hetzij door een contract af te sluiten met een externe dienst, hetzij door dit zelf te organiseren. 3. Middelen Iedere entiteit van de Vlaamse overheid neemt de nodige budgettaire voorzorgen om te ki-innen voldoen aan de verantwoordelijkheden. Met deze omzendbrief verschuiven geen bevoegdheden tussen entiteiten van de Vlaamse overheid en zijli er bij gevolg geen budgettaire wijzigingen. Wanneer als gevolg van wijzigingen in een gebouw verantwoordelijkheden of deelverantwoordelijkheden verschuiven tussen entiteiten, organiseert de entiteit aan wie de verantwoordelijkheden worden toegewezen een budgettair overleg met de entiteit bij wie de verantwoordelijkheden verdwijnen. Daarbij wordt een voorstel van budgetoverdracht tussen de verschillende entiteiten overlegd.

7 4. Inwerkin~treding De bepalingen in deze omzendbrief treden in werking op 1 januari Geert BOURGEOIS Viceminister-president van de Vlaamse Regering en Vlaams minister van Bestui-irszaken, Binnenlands Bestuur, Inburgering, Toerisme en Vlaamse Rand

8 gebouwcodenaam gebouw straat en nummer gemeente gebouwbeheerder gebouwverantwoordelijke H10001 Anna Bijnsgebouw - VAC Antwerpen Lange Kievitstraat ANTWERPEN H21002 Boudewijn Boudewijnlaan 30 BRUSSEL STAD H21009 Phoenix Koning Albert II laan 19 BRUSSEL (SINT-JOOST-TEN-NODE) H21022 Arenberg Arenbergstraat 5-9 BRUSSEL STAD Departement CJSM H21023 Ellips Koning Albert II-laan 35 BRUSSEL STAD P21002 Graaf de Ferraris Koning Albert II-laan 20 BRUSSEL STAD Departement LNE P21003 Hendrik Conscience Koning Albert II laan 15 BRUSSEL STAD Departement OV P71016 Van Veldekegebouw - VAC Hasselt Koningin Astridlaan 50/7 HASSELT H24017 Dirk Boutsgebouw -VAC Diestsepoort 6 LEUVEN Jacob Van Maerlantgebouw - H31011 VAC Brugge Koning Albert I-laan 1 BRUGGE C00142 Virginie Lovelinggebouw - GENT H41002 Keizersplein 40 A bus 2 AALST Agentschap Jongerenwelzijn H41004 Mercurius Bauwensplein 13 AALST VLABEL H11002 Teniersbuilding Frankrijklei 38 ANTWERPEN Agentschap Jongerenwelzijn P11103 Loodsgebouw Tavernierkaai 3 ANTWERPEN Agentschap voor Maritieme Dienstverlening en Kust P11104 Loodswezen Tavernierkaai 11 ANTWERPEN Agentschap voor Maritieme Dienstverlening en Kust H11008 Noorderlaan 79 ANTWERPEN Agentschap Wegen en Verkeer P11021 Provinciaal Gouvernement (gedeeltelijk eigendom) Kon. Elisabethlei 22 ANTWERPEN Agentschap voor Binnenlands Bestuur E11005 IMALSO-LSO Thonetlaan 102 ANTWERPEN Agentschap Wegen en Verkeer H23001 Doornveld - Industrie Asse 3 nr. 11 ASSE (ZELLIK) Onroerend Erfgoed P31034 Provinciaal Gouvernement (gedeeltelijk eigendom) Burg 4 BRUGGE Gouverneur Provincie West-Vlaanderen P21007 Martelaarsplein 19 BRUSSEL Kabinet Peeters P21013 Martelaarsplein 7 BRUSSEL Kabinet Lieten H21022 Arenbergstraat 1 D BRUSSEL BLOSO H21019 Koolstraat 35 BRUSSEL Kabinet Schauvliege P21000 Kreupelenstraat 2 BRUSSEL H21005 Koninklijke Academie Hertogstraat 1 BRUSSEL Vlaams Parlement H21003 Kliniekstraat 25 BRUSSEL (ANDERLECHT) Instituut voor Natuur- en Bosonderzoek H21021 Leuvenseplein 12 BRUSSEL STAD Agentschap Jongerenwelzijn H21026 Rozenstraat BRUSSEL STAD Departement FB P21008 Koningsstraat 136 BRUSSEL STAD H21025 Grote Markt BRUSSEL STAD H21024 Wetstraat BRUSSEL STAD Vlaams-Europees verbindingsagentschap H42003 Noordlaan 119 DENDERMONDE Agentschap Jongerenwelzijn H42002 Franz Courtensstraat 24 DENDERMONDE Agentschap Jongerenwelzijn H42001 Noordlaan 111 DENDERMONDE Agentschap Jongerenwelzijn P44020 Provinciaal Gouvernement (gedeeltelijk eigendom) Gouvernementsstraat 1 GENT Agentschap voor Binnenlands Bestuur H44001 Gebroeders Van Eyckstraat 16 GENT

9 H44004 Gordunakaai 75 GENT Agentschap Jongerenwelzijn H44005 Elfjulistraat 39 B GENT Agentschap voor Binnenlands Bestuur C00184 Elfjulistraat 41 GENT Agentschap Wegen en Verkeer H44010 Granietcenter Apostelhuizen 26k (hoek Abeelstraat) GENT Departement Leefmilieu, Natuur en Energie H44011 Bollebergen 2b GENT Agentschap Wegen en Verkeer H44016 Lousberg Park Lousbergkaai 105 GENT Agentschap Jongerenwelzijn H44015 Koepoortkaai GENT P44022 Nederkouter 28 GENT Waterwegen en Zeekanaal NV R44006 Martelaarslaan 228 Gent P44025 Motorstraat 109 GENT Agentschap voor Maritieme Dienstverlening en Kust P44046 gebouw afdeling Geotechniek Tramstraat 52 GENT (ZWIJNAARDE) Departement MOW E71000 Provinciaal Gouvernement Universiteitslaan 1 HASSELT (gedeeltelijk eigendom) Agentschap voor Binnenlands Bestuur H71014 Guffenslaan HASSELT Agentschap Jongerenwelzijn P24022 Omleiding 255 HERENT (LEUVEN) H33005 Nieuwstraat 4 IEPER Agentschap Jongerenwelzijn H33002 WVC-Sociale Dienst Brugseweg 2 IEPER Agentschap Jongerenwelzijn P32005 VIOE Stadenstraat 39 KORTEMARK (ZARREN) Onroerend Erfgoed P34019 Passionistenlaan 82 KORTRIJK Agentschap Jongerenwelzijn P34005 Kasteelkaai 1 (Oude Kasteelstraat) KORTRIJK Agentschap Jongerenwelzijn PGB001 Vlaams Huis Londen Cavendisch Square 1A LONDEN Departement IV H72004 Kolonel Aertsplein Prinsenhof 2 A Maaseik Agentschap Jongerenwelzijn P44032 Schaatsmeers MARIAKERKE (GENT) H12006 Zwartzustersvest 22 MECHELEN Agentschap Jongerenwelzijn P12012 Zemstbaan 78 - Mechelen Zemstbaan 78 MECHELEN Agentschap Wegen en Verkeer P35005 Vrijhavenstraat 3 OOSTENDE Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust P35071 Vrijhavenstraat 5 OOSTENDE Departement LV H35002 Maritiem Plein 3 OOSTENDE Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust H35001 Torhoutsesteenweg 699 OOSTENDE Agentschap Jongerenwelzijn P35041 Administratief gebouw Sir Winston Churchillkaai 2 OOSTENDE Agentschap voor Maritieme Dienstverlening en Kust H45006 Stationsstraat 45 OUDENAARDE Agentschap Jongerenwelzijn PFR001 6 Rue Euler PARIJS Departement IV E36000 Zuidforeest 11C ROESELARE Agentschap Jongerenwelzijn H46001 Casinostraat 24 SINT-NIKLAAS Agentschap Jongerenwelzijn P73008 VIOE Jekerstraat 10 TONGEREN Onroerend Erfgoed P73032 Sint-Catharinastraat 10 TONGEREN Agentschap Jongerenwelzijn H13002 Parklaan 49 TURNHOUT H13008 Graatakker 189 TURNHOUT Agentschap Jongerenwelzijn H38003 Statieplaats 8 VEURNE Agentschap Jongerenwelzijn P23033 Levisstraat 45 VILVOORDE Departement BZ H44018 Meersstraat 50 WACHTEBEKE Waterwegen en Zeekanaal NV H23008 Loods Nieuwbrugstraat 68 MACHELEN BLOSO P11012 Waterbouwkundig laboratorium Berchemlei 115 ANTWERPEN (BORGERHOUT) Departement MOW

10 P24003 District en Regie 213 Leuven Tervuursesteenweg 308 BERTEM Agentschap Wegen en Verkeer P73017 Landcommanderij Alden Kasteelstraat 6 BILZEN (RIJKHOVEN) Biesen IVA Kunsten en Erfgoed P21006 Onderzoekscentrum Olympiadenlaan 10 BRUSSEL (EVERE) Agentschap Wegen en Verkeer P21014 Errerahuis Koningsstraat 14 BRUSSEL STAD DAR H44002 Magazijn met administratief Vliegtuiglaan 5 GENT gedeelte Departement MOW P44160 Woning Gouverneur Vlasmarkt 11 GENT Gouverneur Provincie Oost-Vlaanderen P44010 Magazijn + bureelruimte Kortrijksesteenweg 1122 GENT (SINT-DENIJS-WESTREM) Agentschap Wegen en Verkeer E41002 INBO Gaverstraat 2 GERAARDSBERGEN Instituut voor Natuur- en Bosonderzoek E41003 INBO Gaverstraat 4 GERAARDSBERGEN Instituut voor Natuur- en Bosonderzoek E41004 INBO Gaverstraat 35 GERAARDSBERGEN Instituut voor Natuur- en Bosonderzoek E41001 Natuur- en Milieueducatief centrum De Helix Hoogvorst 2 GERAARDSBERGEN (GRIMMINGE) Departement LNE P71017 Gouverneurswoning Lombaardstraat 25 HASSELT Gouverneur Provincie Limburg P23082 Bosmuseum Jan Van Ruusbroeck Duboislaan 2/4/6 HOEILAART Agentschap voor Natuur en Bos E23001 INBO Duboislaan 14 HOEILAART Instituut voor Natuur- en Bosonderzoek P22003 INBO Dwersbos 28 LINKEBEEK Instituut voor Natuur- en Bosonderzoek P38018 Novus Portus Watersportlaan 9 NIEUWPOORT Agentschap voor Maritieme Dienstverlening en Kust P11013 District en Regie 123 Brecht Bethovenstraat 66 BRECHT Agentschap Wegen en Verkeer P44017 District 411 Gent/District 421 Walstraat 101 GENT (GENTBRUGGE) Autosnelwegen Agentschap Wegen en Verkeer P13030 Wegen en Verkeer - District De Breem 5 VOSSELAAR en Regie 125 Vosselaar Agentschap Wegen en Verkeer P23063 Kasteel van Ham De Maillé de la Tour Landrylaan 2STEENOKKERZEEL Koloniëngebouw (3 Koloniënstraat Brussel C00057 verdiepingen) Provinciale dienst Antwerpen Lange Lozanastraat Antwerpen P11115 (1 verdieping) Provinciale dienst Limburg (1 Kempische Steenweg 305 bus 3500 Hasselt E71005 verdieping) 201 Provinciale dienst Oost- Seminariestraat Gent E44014 Vlaanderen (1 verdieping) R21002 Toerisme Vlaanderen Grasmarkt Brussel Toerisme Vlaanderen Toerisme Vlaanderen R45000 Wallestraat Oudenaarde Onroerend Erfgoed Onroerend Erfgoed