Kennis in het groot. "Een jaar in h et teken van sam enwerking" Jaarverslag 2010

Transcriptie

1 Kennis in het groot. "Een jaar in h et teken van sam enwerking" Jaarverslag 2010

2 Inhoudsopgave Inleiding Ontwikkeling Projecten Producten Bijeenkomsten Medewerkers Financiën Meerwaarde

3 Inleiding Dit is het jaarverslag over 2010 van Kennis in het groot (King). Als gezamenlijk programma van Rijkswaterstaat, ProRail en de gemeente Amsterdam wil King een bijdrage leveren aan de verbetering van het projectmanagement in grote infrastructuurprojecten. Dat gebeurt op basis van kennis en ervaringen uit deze projecten. Binnen het netwerk wordt kennis van elf verschillende onderwerpen (domeinen) uitgewisseld, ontwikkeld, veredeld en verspreid. 3

4 Ontwikkeling Het stramien en het netwerk van King zijn verder gegroeid. Vanuit een solide basis werden regelmatig terugkerende activiteiten georganiseerd, zoals de Boekenmiddag, Rondetafelconferenties, Communities of Practice en Kring van King-bijeenkomsten. Het jaar stond in het teken van samenwerking. King nam deel aan diverse bijeenkomsten van de moederorganisaties en met diverse partners zijn samenwerkingsverbanden tot stand gekomen. OntwikkelingsAlliantie Amsterdam treedt toe tot King In juni sloot de OntwikkelingsAlliantie Amsterdam, met de projecten IJsei en Renovatie Oostlijn, zich als moederorganisatie aan bij King. King is een prachtig platform om met elkaar in contact te komen en te praten over complexe projecten. Ronald Venderbosch, voorzitter OntwikkelingsAlliantie Amsterdam Samenwerken met de Rijksprojectacademie In februari sloegen King en de Rijksproject academie de handen ineen. Afgesproken werd actief met elkaar te gaan samen werken. Deze academie voor project management en King hebben veel raakvlakken qua onderwerp, doelgroep en doelstelling. Beide organisaties trekken regelmatig samen op. Samenwerken met universiteiten Samen met de faculteit Cultuur, Organisatie en Management van de VU in Amsterdam is King in de loop van 2010 gestart met een tweejarig onderzoek naar cultuur in grote infrastructurele projecten. Drie King-projecten hebben meegewerkt aan het onderzoek. Met de TU Delft is in 2010 het uitvoeringsbesluit van grote infrastructurele projecten onder de loep genomen. Bij culturele achtergrond kun je bijvoorbeeld denken aan het inzegenen van de boorkop bij de Noord/Zuidlijn door de Duitsers. Maar het kan ook zijn dat een onderneming binnen een samenwerking enorme waarde hecht aan het bedrijfslogo. Waar het om gaat, is dat twee en bij grotere projecten zelfs meer organisaties, elk met hun eigen historie en achtergrond, moeten gaan samenwerken. Dan is het voor het projectmanagement van belang inzicht te hebben in elkaars culturele achtergronden. Als dat inzicht er eenmaal is, dan kan meer begrip voor elkaar ontstaan. Alfons van Marrewijk, hoogleraar Bedrijfsantropologie aan de VU in Amsterdam King richt zich op het ontwikkelen en uitwisselen van kennis over projectmanagement. De Rijksprojectacademie houdt zich bezig met de ontwikkeling van mensen binnen projecten. Deze invalshoeken vullen elkaar prima aan. Peter Kole, directeur Rijksprojectacademie 4

5 Projecten Welke projecten kwamen erbij en gingen eraf in 2010? In het begin van het jaar waren er 19. Vijf projecten waren gereed de King-gelederen te verlaten, twee projecten traden toe: Project IJsei en Renovatie Oostlijn. IJsei Amsterdam verbouwt CS en omgeving ingrijpend. IJsei omvat het werk aan de IJzijde van het station. Binnen tien jaar moeten steeds meer reizigers gebruik kunnen maken van een compleet en hoogwaardig ov-knooppunt. Een autotunnel, een nieuw busstation en een overkapping maken deel uit van het project. Renovatie Oostlijn Renovatie Oostlijn (ROL) maakt deel uit van het grootschalige vervangingsprogramma voor de Amsterdamse metro. Er wordt gewerkt aan een groter veiligheidsgevoel door de elf bovengrondse metrostations van lijn 53 en 54, vanaf Amstel tot in Zuid-Oost, een facelift te geven. In 2012 moeten alle metrostations een prettige uitstraling hebben. Zowel IJsei als Renovatie Oostlijn werden Kingprojecten doordat de OntwikkelingsAlliantie van de gemeente Amsterdam tot King toetrad. Het bracht de teller aan het eind van het jaar op zestien projecten. Gemeente Amsterdam Noord/Zuidlijn IJsei Renovatie Oostlijn ProRail Hanzelijn Grote Stationsprojecten Spoorzone Delft OV SAAL Rijkswaterstaat Renovatie Stalen Bruggen Ruimte voor de Rivier A2 Holendrecht-Oudenrijn Maaswerken A4 Delft-Schiedam A2 Maastricht Maasvlakte-Vaanplein Tweede Coentunnel en Westrandweg SAA Afgeronde projecten HSL-Zuid Betuweroute / Havenspoorlijn KOSMOS A73 PMR Eind 2010 werden de voorbereidingen getroffen voor de aansluiting van de projecten ZuidasDok en VleuGel. Van afgeronde projecten bewaart King het gedachtegoed. Deze kenniserfenis van oud-medewerkers, documenten en producten wordt ook ingezet bij toetredende projecten. Zo deelden oud-medewerkers van HSL-Zuid en Betuweroute met collega s van Noord/Zuidlijn hun ervaringen tijdens de expertmeeting Acceptatie & Overdracht. 5

6 Producten In 2010 is kennis vastgelegd in publicaties en zijn methodieken ontwikkeld om kennisdeling te organiseren en te faciliteren. Een overzicht van de producten van King die dit jaar verschenen. Publicaties in de King-boekenreeks HSL-Zuid: lessen geleerd en het mysterie van de mijlpalensturing De zoektocht naar het vak: omgevingsmanagement Conditionering: van planvorming tot evaluatie Project Instrumenten Politiek handelen voor projectmanagers Acceptatie en overdracht O rganisatieverhalen van grote infrastructurele projecten Social media en infrastructurele projecten Thea De King-methode kennis managen à la King Voor iedereen die ideeën en inspiratie wil opdoen over kennismanagement. De publicatie geeft een beeld van Kings kennismanagement ervaringen, -successen, -uitdagingen en -dilemma s. De King-methode toont hoe je kennis kunt delen en mensen verder kunt brengen. Succes & Risico Projectmanagement Monitor Om te zien welk risico s projectorganisaties lopen, hebben King en Risnet de Succes & Risico Projectmanagement Monitor ontwikkeld. Via veertig vragen wordt inzichtelijk óf een project risico loopt, en zo ja, waar. De Succes & Risico Projectmanagement Monitor staat op de website van King. Maandrapportage en nieuwsbrief King bracht elke maand een rapportage uit met de belangrijkste activiteiten. Die werd verspreid onder de projectmanagers van de King-projecten, de deelnemersraad, de raad van toezicht DT-leden van RWS en ProRail Projecten. Het totale netwerk van King ontving regelmatig een nieuwsbrief, een update over acties en producten van King. Daarnaast brachten nieuwsflitsen het netwerk snel op de hoogte van actualiteiten. King-Spiegel De King-Spiegel is een assessment dat constateert hoe projectteams van grote infrastructurele projecten functioneren. King faciliteert de toetsing. Managers van collega projecten kijken mee in de spiegel om kennis en ervaringen te delen. Met een blik in de King-Spiegel worden sterke en minder sterke kanten van het projectmanagement zichtbaar. 6

7 Bijeenkomsten Een overzicht van bijeenkomsten waarbij King betrokken was, als organisator of met een bijdrage. Vierde Rondetafelconferentie, met glijbaanspelsimulatie Boekenmiddag Op 5 maart en 24 september werden nieuwe Kingpublicaties gepresenteerd op de Boekenmiddag. Kennismaken, leren, ervaringen delen en verbindingen leggen. Iedereen had zijn eigen reden om deel te nemen aan de vierde Rondetafelconferentie van King over Sneller en beter. Er werd kennis gehaald en gebracht. In de spelsimulatie werden de deelnemers in twee groepen uitgedaagd om binnen tijd en budget, en als elkaars concurrenten, in een uur een glijbaan voor een pretpark te neer te zetten. De groeps leden bekleedden diverse rollen, zoals ontwerper, realisator, pretparkbezoeker of journalist. Na afloop werd eensluidend geconcludeerd dat onderlinge samenwerking essentieel is om een project goed en snel te realiseren. We begonnen gewoon, zonder dat er sprake van enig overleg was over hoe we het zouden gaan aanpakken, Het is een actieve vorm van kennis overdragen. Je verzamelt de echt relevante dingen van zo n project in een boekje, dat alleen al vanwege omvang en vormgeving triggert. Vervolgens maak je een verdiepingsslag in de vorm van een bijeenkomst waarin de deelnemers de kennis vanuit de projecten toepasbaar maken op de situatie waarin zij zitten. Die bijeenkomst kan allerlei vormen hebben, zolang het maar een gesprek is tussen mensen. Want zo draag je kennis over. Daar leer je echt van. Wim Knopperts, directeur Projectontwikkeling en Uitvoering ProRail over de Boekenmiddag Aldus een deelnemer. 7

8 Social media-bijeenkomst Group Decision Room (GDR) Tijdens de bijeenkomst Social media en infrastructurele projecten van Logeion en King is de gelijknamige Kingpublicatie gepresenteerd. De zaal was vol, en het programma was voor diegenen die niet aanwezig konden zijn online te volgen. In 2010 ging King actief aan de slag met Twitter en ook is een LinkedIn-groep gestart. Inmiddels heeft de groep honderd leden en #kennisingroot ruim honderd volgers. King organiseerde samen met de TU Delft en Railforum de Group Decision Room (GDR) Innoveren in grote projecten. Hoe kom je tot een meer realistische benadering van megaprojecten qua technische haalbaarheid en kosten? Guido Kwikkers, domeinmanager Innovatie, blikt terug: Ik heb de indruk dat we met deze bijeenkomst tot het inzicht gekomen waar we naar op zoek zijn, dus wat belangrijk is bij het organiseren van innovaties in een groot project. De GDR heeft voldoende materiaal opgeleverd om nieuwe mogelijkheden te verkennen bij het organiseren van innovaties in projecten. CoP voor managementassistentes Omgeving, teamvorming en media zijn vooral lastig en soms vervelend. Dat beeld is behoorlijk bijgesteld na de Projectmanagersdag van ProRail. Zachte vaardigheden worden steeds belangrijker dan de harde tijd, scope, geld. King verzorgde drie praktische workshops, over cultuur en communicatie, evidence based communicatie en het nieuwe geluid bij de Noord/Zuidlijn. Actief de moederorganisaties opzoeken en kennis uitwisselen, zoals tijdens deze Projectmanagersdag, dat is iets wat King blijft doen. Kunnen projectmanagers en directeuren nóg beter opereren als hun managementassistentes kennis delen? Dat stond centraal in de community of practice (CoP) voor managementassistentes (CoP) bij Spoorzone Delft. Managementassistentes hebben absoluut een coachende rol, met dat cruciale verschil dat ze geen macht hebben ze kunnen niet tegen hun baas zeggen: je moet het zo doen. Wel kunnen ze laten blijken dat een bepaalde richting het beste is, liet Jaap Verkade, domeinmanager Projectmanagement, na afloop weten. RWS projectendag 2010 Medewerkers van Rijkswaterstaat kwamen in Amersfoort samen op de jaarlijkse Projectendag. Een echte netwerkdag waar RWS ers uit alle windstreken elkaar treffen. King leverde als kennismakelaar een bijdrage in de vorm van vier workshops door domeinmanagers en er was een stand met alle King-publicaties. Projectmanagersdag ProRail Kring van King Zes keer kwam de Kring van King bijeen. Projectdirecteuren wisselen in besloten kring kennis en ervaring uit over hun project, aan de hand van een dilemma van een van hen. Uit de eerlijke en verhelderende dialoog komen leerpunten voor de aanwezigen. Omdat de verschillende projecten in verschillende fasen van uitvoering zijn, kunnen jonge projecten de geleerde lessen van oudere projecten direct in de praktijk brengen. 8

9 Geotechniek en de omgeving Om de omgeving goed uit te kunnen leggen wat er speelt, moeten technici en de communicatiedeskundige elkaar goed begrijpen. Samen met Geo-impuls organiseerde King een bijeenkomst en bracht communicatiedeskundigen in contact met technici. Met als doel geotechnisch falen te voorkomen in grote projecten. Expertmeeting Acceptatie & Overdracht Bij de Noord/Zuidlijn organiseerde King een overleg over acceptatie en overdracht. Betrokkenen uit inmiddels overgedragen projecten wisselden ervaringen uit die van pas komen op het moment dat de metrolijn wordt overgedragen aan de beheerder. Innovatie Expeditie Tijd voor bezinning Inherent aan het domein Innovatie is andere wegen bewandelen dan je normaal gesproken doet. Projectmanagers werken doorgaans via gebaande paden die bepaald worden door tijd, geld, scope, doelen, voortgang, planning. Omgaan met onverwachte gebeurtenissen is een valkuil. Labyrintlopen in een klooster bij Vught bracht uitkomst. Guido Kwikkers: Het belangrijkste leerpunt was het inzicht dat in de dagelijkse ratrace ruimte moet worden gecreëerd om te reflecteren en na te denken. Zonder deze tijd is innovatie een illusie. Het labyrint is een manier om deze reflectie in te vullen. Masterclass Topprogramma met RPA King en de Rijksprojectacademie organiseerden de masterclass Balanceren in de wereld van politiek en bestuur. Een eerste stap in de ontwikkeling van een Topprogramma voor de projectmanagers van grote infraprojecten. Het thema van deze masterclass werd belicht vanuit de praktijk en de wetenschap, zowel door de ogen van de opdrachtnemer als door de ogen van de opdrachtgever. Blog Leren van de A4 Midden Delfland Samen met King blogde projectdirecteur Richard Jorissen regelmatig over zijn ervaringen bij het project A4 Midden Delfland. De blog was bedoeld voor collega projectdirecteuren, stakeholders van het A4 Midden Delfland en medewerkers van de Kingprojecten en is inmiddels opgenomen in de Digitale Sociëteit van de Rijksprojectacademie. 9

10 Medewerkers Wie namen afscheid en wie werden door King verwelkomd in 2010? Vertrokken Robert Jan Messemaeckers (domeinmanager Projectbeheersing) Dino Gaya Walters (domeinmanager Contractering) Jesse van Santen (projectsecretaris domein Politiek & Bestuur) Martijn de Gans (stagiair TU Delft) Nieuw Barbara van Offenbeek en Mirjam van der Zeeuw (domeinmanagers Omgevingsmanagement) Maarten Kraneveld (domeinmanager Organisatie & Besturing) Financiën De moederorganisaties van 2010 gemeente Amsterdam, RWS en ProRail hebben samen gezorgd voor het budget van e ,. Dit bedrag is op basis van deelname aan het aantal King-projecten. In totaal werden dit jaar zestien projecten als King-project aangewezen. Hiermee kwam de bijdrage per project op circa e , per jaar De Raad van Toezicht heeft als financiële doel stelling voor 2011 een verdere vermindering van de bijdrage per project meegegeven. Daarom wordt gestreefd naar uitbreiding van het aantal projecten naar twintig. De haalbaarheid van deze doelstelling is afhankelijk van het aantal projecten. Meerwaarde Na drie jaar King is de vraag wat levert het op? legitiem. In augustus en september deed de Deelnemersraad het onderzoek De toegevoegde waarde van King. Die is er absoluut, maar er kunnen ook zaken anders geregeld worden, bleek uit de reactie van de projectdirecteuren die werden ondervraagd. Met de aanbevelingen uit het onderzoek, die de waarde van King moeten vergroten, is King inmiddels aan de slag. De aanbevelingen aan de King-programmaorganisatie vormen de basis voor de toekomstige koers. Enkele aanbevelingen zijn: initiatief nemen om ontbrekende Kennisagenda s alsnog af te ronden werkprocessen rond een aantal kennisdomeinen verbeteren kennisuitwisseling tussen King en moederorganisaties intensiveren kritisch kijken naar het doel en de deelname aan activiteiten Gefinancierd uit Betuweroute e , per project e , per project De kosten over 2010 zijn zo verdeeld: 1. Programmamanagement 13,5% 2. Kennisverspreiding 17,5% 3. Domeinmanagers 32% 4. Kennisproducten 12% 5. Communicatie 11% 6. Projectbegeleiding 8% 7. Diversen waaronder onderzoek 6% De Stichting Traverse ondersteunde King ook in In de praktijk betekent dit dat het gehele budget van King behalve de programma directie via Traverse besteed werd. 10

11 Kennis in het groot.