Samenwerkingprocessen versnellen in en met het Rijk. De Masterclassmethode

Transcriptie

1 Samenwerkingprocessen versnellen in en met het Rijk De Masterclassmethode Deelnemers Master Masterclass begeleider Hot seat Deelnemers Mastercircle BV 1

2 Inhoudsopgave Wat is de masterclassmethode?... 3 Voor wie is de masterclassmethode geschikt?... 5 Hoe werkt de masterclassmethode?... 6 Wie zijn de masters?... 7 Wat levert een masterclass u op? 8 Wat heeft de masterclassmethode anderen opgeleverd?... 9 Verschijningsvormen van de masterclassmethode Is de masterclassmethode iets voor u? Wat moet u zelf doen? Wie zijn de initiatiefnemers?

3 Wat is de Masterclassmethode? Wilt u leren denken en handelen vanuit de opgave in plaats van een langlopend dossier als uitgangspunt te nemen? Samen met anderen, in een grensoverschrijdende activiteit? Dan is de masterclassmethode wellicht interessant voor u. In maximaal drie bijeenkomsten bespreekt u uw casus met ervaren professionals binnen de overheidspraktijk. Deze masters geven u persoonlijk advies en gaan diep in op uw kansen en valkuilen. U krijgt ook feedback van andere deelnemers binnen de masterclass. De groep van deelnemers is klein, waardoor voldoende aandacht voor uw casus is gewaarborgd. De afgelopen jaren heeft de masterclassmethode zich binnen het Rijk bewezen, en wel om de volgende redenen: Het is een nieuwe, resultaatgerichte manier van kennisdeling die leidt tot besluitvorming; De methode brengt structurele verandering op gang door versnelling van complexe processen (praktisch en theoretisch); De methode ontwikkelt oplossingen vanuit betrokkenen zelf ( zogenoemd eigenaarschap). Het eigenaarschap komt tot stand in beleidsnetwerken, waarbinnen het wordt gedragen en gedeeld; De methode vraagt minder tijd van u en uw experts dan bij veel andere procesbegeleidingsvormen en trainingen het geval is. De relatie tussen kosten en resultaten is daardoor gunstiger. Medewerkers van enkele ministeries hebben goede ervaringen met de masterclassmethode en willen de toepassing ervan bevorderen. Interesse? Lees verder! Hans van der Vlist, SG VROM: Deze methode brengt echt iets in beweging en geeft ook mij nieuwe inzichten 3

4 Co-acceleratie: het effect van de masterclassmethode Co-acceleratie is het versneld op gang brengen van gerelateerde bedrijfsprocessen in meerdere organisaties. Met de volgende begrippenrijkdom wordt duidelijk hoe belangrijk dat is: Netwerksturing: gaat uit van de onderlinge afhankelijkheid van actoren in een netwerk. Het uitgangspunt is: wel invloed uitoefenen maar geen gedrag voorschrijven, totdat daarvoor voldoende steun en legitimiteit is bereikt. Ketenmanagement: legt de focus op netwerken waarbinnen de onderlinge afhankelijkheid zeer groot is omdat organisaties elkaars output nodig hebben. Transitie: richt zich op grote omslagen in complexe systemen. Cocreatie of coproductie: benadrukt dat in netwerken en ketens oplossingen moeten groeien door middel van een leer- en innovatieproces in meerdere organisaties Procesmanagement of procesregie: benadrukt dat voor de samenwerking tussen organisaties en hun leiders vraagstukken en competenties nodig zijn. Horizontale besturing: benadrukt dat er twee hoofdvormen van sturing zijn: hiërarchisch met macht en niet-hiërarchisch met invloed door kennis over macht en inhoud. Alliantiemanagement: benadrukt dat dit soort processen afhankelijk zijn van vertrouwen tussen mensen en organisaties die een gezamenlijk doel nastreven. Tussen diezelfde organisaties kunnen tegelijkertijd strijdige belangen zijn. Verbindend leiderschap: benadrukt dat co-acceleratie afhangt van informele netwerken van mensen die initiatieven nemen waar niet specifiek door leidinggevenden of de achterban om is gevraagd. Programmamanagement: benadrukt dat structurele samenwerking tussen lijnorganisaties nodig is om grensoverschrijdende opgaven aan te pakken. Flexibele organisatievormen: programma s zijn tijdelijke secundaire organisaties tussen primaire organisaties in, die met elkaar samenwerken in een programma. Maar: welke primaire organisatievormen zijn in staat om de flexibiliteit op te brengen die daarvoor nodig is? En wat is de relatie met flexibele pools, met dossiergebonden organiseren, en met het nieuwe modewoord hubs? Nieuwe tussen : laat zien dat verbindingen tussen organisaties moeilijk definieerbare ruimten zijn waar iedere keer andere vormen voor gevonden moeten worden. De professionals die co-acceleratie in de praktijk toepassen dienen als rolmodel en Master. 4

5 Voor wie is de Masterclassmethode geschikt? De methode is geschikt voor bestuurders, beleidsmedewerkers en projectmanagers die andere partijen nodig hebben om zelf succesvol te kunnen zijn. De benodigde partijen bevinden zich buiten of binnen het Rijk. Rijksonderdelen zijn dikwijls niet in staat om zelfstandig oplossingen te ontwikkelen en succesvol te implementeren. Voor overleg met de politieke of maatschappelijke achterban zijn netwerken van organisaties nodig. Uitwisseling van informatie vindt gestructureerd plaats in projecten, programma s of platforms. ICT vormt daarbij een belangrijk onderdeel. Denk bijvoorbeeld aan de enquête van de ANWB over het beprijzen van mobiliteit of aan de website van het platform duurzame mobiliteit ( De masterclassmethode brengt de stroom van kennis richting besluitnemers op gang. Dat is nodig, want veel oplossingen zijn controversieel. Dit vanwege legitieme bezwaren zoals gebrek aan compensatie voor gedupeerden, angst voor het onbekende, cultuurverschillen of verstoorde verhoudingen. De masterclassmethode helpt mensen die - samen met anderen - een besluitvormingsgericht vehikel voor samenwerking willen scheppen. Dit noemen we bruggenbouwers of verbindende leiders. Deelnemende mensen en organisaties creëren zelf oplossingen en benoemen acties die ze zelf kunnen uitvoeren. Dat - in combinatie met een kwalitatief goede voorbereiding en begeleiding door een ervaren masterclassbegeleider - leidt tot maximale effectiviteit. E = K * A Effectiviteit Kwaliteit Acceptatie Mastercircle BV Master + Deelnemers + Voorbereiding + Proces Deelnemers creëren zelf de oplossing; eigenaarschap 5

6 Hoe werkt de masterclassmethode? Ongeveer zes deelnemers bereiden onder begeleiding een korte presentatie voor over hun eigen opgave en aanpak. Aan een ovale tafel geven de deelnemers hun presentatie. Ze ontvangen feedback van de overige deelnemers en hebben een tweegesprek met de master. In dat gesprek analyseert de master - samen met de deelnemer - de situatie, de barrières en de oplossingen. Als alle deelnemers aan de beurt zijn geweest, tilt de master de groep naar een hoger abstractieniveau. De master creëert op ervaring gebaseerde oplossingen waaruit de groep een gedeelde conclusie trekt. Iedere deelnemer vertaalt zijn of haar inspiratie naar een eigen actieplan. Het gaat daarbij om het ontwikkelen van nieuwe relaties in een netwerk, gericht op kansen die vanuit de inhoud en het proces ontstaan. Een sessie duurt twee dagdelen. Meestal zijn er drie van deze sessies, met enkele weken werkpraktijk tussendoor. Het accent verschuift van inhoudelijke procesanalyse, via samenwerkingscultuur, naar leiderschap. De actieplannen die voortkomen uit de sessies worden gepresenteerd aan sponsoren. De sponsoren zijn besluitnemers die de benodigde ruimte voor de voorstellen geven en ter ondersteuning sturende interventies plegen. Deelnemers Master Masterclass begeleider Hot seat Deelnemers Mastercircle BV 6

7 Wie zijn de Masters? De masters zijn professionals die voor de deelnemers als rolmodel dienen. Ze worden zorgvuldig geselecteerd, waardoor ze goed bij de groep passen. De masters helpen vanuit hun eigen ervaring om oplossingen te vinden die bij uw opgave passen. Ook helpen zij u om gedrag te ontwikkelen dat nodig is voor het effectief in beweging krijgen van netwerken. De begeleider van de masterclass voert voorafgaand aan de sessies een diepgaand voorbereidingsgesprek met de master. De gezamenlijke- en persoonlijke uitdagingen van de deelnemers staan in dat gesprek centraal. Voorbeelden van ervaren professionals die tijdens rijksmasterclasses de masterrol vervulden zijn: Masterrol Elco Brinkman Hugo Brouwer Wim Deetman Sybilla Dekker Frits Hermans Fred Heuer Chris Kuijpers Jaap Modder Rudolf Mulder Karel Noordzij Seen van der Plas Martin van Rijn Geert Teisman Lambert Verheijen Rein Willems Huub van Zwam Voorbeelden relevante ervaringen Minister van WVC, directeur Bouwend Nederland Directeur Interdepartementale Programma Energietransitie Minister van Onderwijs, burgemeester van Den Haag Minister van VROM, bestuurslid VNO-NCW Directeur Platform Duurzame Mobiliteit, innovatiemanager Shell HID bij RWS, DG VenW (o.a. Kennis en Innovatie) DG Ruimte, Ministerie van VROM Voorzitter Stadsregio Arnhem Nijmegen Directeur Transport en Mobiliteit, DHV Directeur Schiphol, NS SG VenW, directeur Gemeentewerken Rotterdam Directeur PGGM, DG Gezondheidszorg Hoogleraar Bestuurskunde, strategisch adviseur van bestuurders Gedeputeerde, dijkgraaf President Directeur Shell Nederland, voorzitter platform energietransitie Directeur Project Mainport Rotterdam, Proses 7

8 Wat levert een masterclass u op? De masterclass brengt u versnelling van uw eigen opgave in samenhang met de opgaven van anderen. Dit draagt bij aan de structurele veranderingen die nodig zijn om taaie problemen op te lossen. Na afloop van de masterclasses heeft de deelnemer: een gezond en ambitieus eigen actieplan gemaakt dat synergie met anderen oplevert; meer draagvlak gecreëerd bij sponsoren en relaties; meer bewustzijn van kansen en de mogelijkheid om die te gebruiken zijn of haar netwerk uitgebreid; inzicht bereikt in de eigen kracht, de kracht van het Rijk en de synergie met anderen. U beslist zelf welke onderwerpen in de masterclass aan bod komen. Voorbeelden: Hoe stimuleer ik vernieuwingen in het land en maak ik tegelijkertijd de meerwaarde van samenwerking tussen ministeries en overheidslagen zichtbaar? Hoe pak ik vraagstukken gezamenlijk aan, binnen en buiten het Rijk, zonder in te boeten aan eigen slagkracht? Hoe geef ik invulling aan een professionele relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer? Hoe laat ik lokale initiatieven aansluiten op rijksinitiatieven? Hoe bepaal ik mijn positie binnen een vernieuwing om mij heen? Hoe ontdek ik mogelijkheden om in kleine stapjes de tijd rijp te maken voor transities? Hoe borg ik resultaten van mijn tijdelijke programma in de lijn? Hoe benut ik de energie waar bestuurders over beschikken? Hoe ontdooi ik vastgelopen betrekkingen in een beleidsketen of uitvoeringsketen? 8

9 Wat heeft de masterclassmethode anderen opgeleverd? In 2007 is de masterclassmethode voor het eerst bij het Rijk toegepast, namelijk bij het ministerie van Verkeer en Waterstaat. De masterclass richtte zich op het waterbeleid. Tussen 2007 en 2009 werden bij V en W drie groepen georganiseerd, gericht op strategische vernieuwing van opgaven. Voorbeelden: de ontwikkeling van het spoor, het wegennet, stationslocaties, de kaderrichtlijn water, Schiphol en zeehavens. Medewerkers van Rijkswaterstaat volgden in samen met maatschappelijke organisaties en kennisinstellingen - een masterclass. De focus lag op het hindervrij en duurzaam bouwen van de verkeersinfrastructuur. Bij VROM volgde in 2009/2010 een masterclass, gericht op programmamanagement. Programmadirecteuren scherpten hun aanpak aan ten aanzien van opgaven als wijkaanpak, lokale klimaatinitiatieven, ruimtelijke kwaliteit in het nationaal infrastructuurbeleid, de omgevingsvergunning en de relatie met woningcorporaties. Deelnemers bleken in staat om het succes van hun eigen programma s scherper te benoemen en aanbevelingen te doen voor een betere organisatie van programmamanagement binnen VROM. De Raad voor Vastgoed (ministerie van Financiën) nam in 2009 het besluit om een reeks masterclasses te volgen. Deze zijn gericht op gebiedsgerichte samenwerking en cultuuroverbrugging tussen grote organisaties zoals RWS, Prorail en RGD. 9

10 Verschijningsvormen van de Masterclassmethode De masterclassmethode bevat modulaire elementen die op maat inzetbaar zijn: Drie sessies met sponsors Gericht op transitie binnen één of meerdere organisaties; Persoonlijke intakes met alle deelnemers/masters; Drie masterclass-sessies met enkele weken tussenruimte, om vervolgens inspiratie om te kunnen zetten in actie; Afspraken maken met de sponsors in een startbijeenkomst. Daarna de opbrengsten vaststellen en vervolgacties afspreken in een slotbijeenkomst; Sponsors zijn invloedrijk in de top van de eigen organisatie. Denk bijvoorbeeld aan leden van de bestuursraad. Drie sessies zonder sponsoren Gericht op het persoonlijke en gezamenlijke proces van de deelnemers en transitie in specifieke netwerken; Gelijk aan de uitgebreide masterclass, met uitzondering van directe betrokkenheid van sponsors; Voordeel: geen belasting van sponsors, minder afbreukrisico voor de deelnemers; Nadeel: minder transitie-effecten voor de organisaties als geheel. Deelnemers moeten zelf vertrouwen opbouwen naar mogelijke partners. Een enkele mastersessie (met of zonder vertaalslag) Bruikbaar voor een bestaand team met behoefte om snel te starten met een nieuwe aanpak of herijking van de huidige aanpak; Een oriëntatiesessie bestrijkt het eerste dagdeel; een vertaalslagsessie vindt plaats in een tweede dagdeel. Een introductiemasterclass (teaser) Als een groep overweegt de masterclassmethode te gebruiken is het mogelijk om in eerste instantie een ervaringssessie van 1 1,5 uur te organiseren. 10

11 Is de Masterclassmethode iets voor u? Denkt u dat uw eigen beleidsopgave, managementvraagstuk of concrete samenwerkingsplan zich leent voor de masterclassmethode? Stel uzelf dan de volgende vragen: Met welk urgent thema wilt u op korte termijn succes boeken? Welke andere partijen hebben belang bij dat thema en welke mensen zijn wellicht bereid er tijd in te investeren? Welke rolmodellen (masters) zijn inspirerend op dit thema? Is het thema gericht op: o een organisatie die beter wil worden in bijvoorbeeld netwerksturing of co-creatie? o een netwerk van mensen van verschillende organisaties die persoonlijk beter willen worden in netwerksturing? o een bestaand grensoverschrijdend team dat effectiever wil worden, of waarvan het management vindt dat ze effectiever moeten worden? Wat is het beoogde huidige competentieniveau van de deelnemers? Welke deelnemers heeft u minimaal nodig om voldoende inspiratie en invloed te verzamelen in een relevant netwerk? Wat is de motivatie van deze deelnemers? Willen ze daadwerkelijk investeren in procesversnelling? Deze vragen zijn deels te verifiëren bij de andere partijen. Het is van belang om daarbij te redeneren vanuit het gedeelde belang van betere samenwerking met elkaar of met anderen, dus niet primair vanuit de masterclassmethode. Als dit belang overeenstemt kunt u samen overwegen om de masterclassmethode te gebruiken. Het begeleiden van de masterclassmethode is werk van gespecialiseerde begeleiders die daarvoor zijn opgeleid. Deze specialisten kunnen werkzaam zijn op allerlei plekken in en buiten de rijksdienst. Samen met hen kunt u de masterclass verder invullen. 11

12 Wat moet u zelf doen bij een Masterclass? Een uitgebreide masterclassreeks neemt voor een deelnemer ongeveer drie dagen in beslag, inclusief voorbereiding. Dit geldt als de sessies in de middag en avond plaatsvinden. Voor een sponsor geldt een tijdsbeslag van vier uur. De deelnemer moet de sessies zorgvuldig voorbereiden, zichzelf in de sessies laten zien en daadwerkelijk acteren als zich kansen voordoen. Voor sponsoren is deelname evenmin vrijblijvend. De benodigde tijd voor de begeleider van een masterclassreeks bedraagt circa zes dagen. Dit is inclusief zes intakegesprekken, begeleiding van de deelnemers tussen de sessies door, en voorbereiding van de masters, sponsors en sessies. Een masterclass kan pas starten als er circa 6 deelnemers zijn. Het samenstellen van de groep doet u zelf. De begeleiders kunnen u daarbij wel helpen. 12

13 Wie zijn de initiatiefnemers? Wij zijn een groep medewerkers in rijksdienst die de masterclassmethode en vergelijkbare methoden willen stimuleren: VROM: Dymfie Garsten VenW: Egon Ariens RWS: Benno Koehorst BZK/ABD: Alma van Bers Financiën: Cees Reuser BZK/DG OBR: Sibout Nooteboom Wat willen wij bereiken? We willen bijdragen leveren aan een rijksdienst waar lichtvoetig en effectief wordt geleerd. Daarmee willen we versnelling bereiken in processen in de rijksdienst en tussen rijksdienst en buitenwereld. De masterclassmethode is één methode voor co-acceleratie. We streven ernaar om met gebruikers mee te denken over wat voor hen de meest optimale en kosteneffectieve methode is. BZK investeert vanuit haar rol als denker en helper bij het verbeteren van de organisatie van de rijksdienst. We hopen dat dit initiatief de start is van een leerproces met vertegenwoordigers en gebruikers. We zoeken naar manieren om dat proces te faciliteren, bijvoorbeeld in een ICT-gefaciliteerd platform waar mensen met gedeelde opgaven elkaar kunnen ontmoeten. We willen op zoek naar manieren waarop ministeries elkaar zoveel mogelijk met gesloten beurs kunnen helpen bij co-acceleratie. Experimenteren met pilots De Masterclassmethode is ontwikkeld door en eigendom van Mastercircle BV. De Masterclasses zijn tot nu toe ook georganiseerd en uitgevoerd door externen. We beperken de kosten door als rijksoverheid zoveel mogelijk zelf de begeleiding te doen en de Masters te leveren. Daarmee gaan we in 2010 experimenteren. Het centrale aanspreekpunt bij het rijk is Sibout Nooteboom ). Mastercircle heeft nadere informatie over de methode beschikbaar gesteld op 13