De secretaris overloopt de actiepunten van de vorige zitting. De raad keurt het verslag goed. [12 juli 2012]

Transcriptie

1 VERSLAG Openbare zitting van 12 juli 2012 Aanwezig: Verontschuldigd: Mevr. Franceska Verhenne, Voorzitter, Mevr. De Lameillieure Maka (vanaf punt 2), Hoornaert Ann-Sophie, Maertens Els, Segers Kathleen (vanaf punt 2), Vansevenant Lieve en de heren Cottenier Marc, Delabie Ben, Halsberghe Ludo, Salembier Vincent, Van Belle Jean-Marc, raadsleden, Dhr. Philippe Awouters, Secretaris. Mevr. Overbergh Hilde en Van Der Meulen Katrien, raadsleden. Punt 1 Opvolging en goedkeuring vorig verslag. De secretaris overloopt de actiepunten van de vorige zitting. De raad keurt het verslag goed. Punt 2 Interne controle. Voorstel tot goedkeuring algemeen kader. Voorstel tot aktename voortgangs-rapportage. Artikel 98 van het OCMW-decreet geeft de Vlaamse OCMW s de opdracht om een interne controlesysteem uit te werken, te implementeren, op te volgen, bij te sturen en erover te rapporteren. Zeer beknopt komt interne controle erop neer dat: men weet waar men naar toe wil met het OCMW (doelstellingen en strategie); men weet of beseft wat de hinderpalen hierbij kunnen zijn (risico s voor het bereiken van de doelstellingen en strategie); men acties onderneemt om deze hinderpalen maximaal te beheersen (risicobeheersmaatregelen / interne controlemaatregelen). Het OCMW-decreet bepaalt in Artikel 99 dat de raad het algemene kader van het interne controlesysteem goedkeurt. We hebben dit algemene kader uitgeschreven in een introductienota, die ingaat op de basisbeginselen van interne controle, het wettelijk kader, de instrumenten en de aanpak. Het OCMW-decreet bepaalt verder in Art. 100 dat de secretaris instaat voor de organisatie en de werking van het interne controlesysteem en hierover jaarlijks rapporteert aan de raad. Deze eerste rapportage focust op de ondernomen stappen, o.m. m.b.t. de strategiekaarten, de risicoanalyse en de opvolging ervan evenals de uitgevoerde interne audits. Eerdere beslissingen OCMW-decreet: art. 52, 86, 98, 99, 100, 162, 163, 164 en 165 Raadsbeslissing van 16 september 2010 Bijlagen Introductienota interne controle Presentatie Interne controle OCMW Raad 12/07/12 Prioritaire strategische risico s OCMW Kortrijk Beknopte samenvatting audits Audio Tussenkomst ter zitting Raadslid Jean-Marc Van Belle verwijst naar een vroegere zitting van het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst waar hij voorstelde om bij het sociaal onderzoek ook de belastingsaanslagen op te vragen zodat mogelijke inkomsten uit onroerende goederen ook gekend zijn. Stafmedewerker Johan Dejonckheere antwoordt dat dit in de richtlijnen is opgenomen en dat bij elk nieuw dossier of verlening het aanslagbiljet opgevraagd wordt.

2 Raadslid Ludo Halsberghe stelt voor dat er overwogen wordt om een anti-fraudecel op te richten. Dit is volgens AUDIO vzw ook een belangrijk aandachtspunt. Voorzitter Franceska Verhenne antwoordt dat het OCMW hier mee bezig is een het debat rond de sociale fraude eerst in een vast bureau zal voorbereid worden. Voorzitter Franceska Verhenne besluit dat de bevindingen uit de audits als een beleidsinstrument gebruikt kunnen worden en vraagt dat de rapportering aan de raad in de toekomst sneller gebeurt. De raad keurt het algemeen kader van het interne controlesysteem goed. De raad neemt akte van de voortgangsrapportage interne controle. Punt 3 Evaluatie groepsaankoop groene stroom en engagement voor groepsaankoop Voorstel tot goedkeuring. In het najaar 2011 startte de provinciale campagne groepsaankoop groene stroom. Vanuit de Provincie West-Vlaanderen kwam een brief met de vraag om deze campagne mee te ondersteunen. Stad en OCMW gingen hierop in. In de zitting van 15 september 2011 verzocht de raad om een evaluatie na 1 jaar. De inschrijvingsperiode liep vanaf 1 november 2011, de veiling was op 6 februari Nadien konden de geïnteresseerden intekenen tot 15 maart, uiteindelijk verlengd tot 19 maart. De provincie noteerde inschrijvingen. Na veiling kreeg iedereen een persoonlijk resultaat toegestuurd. Het was aan de consument om uit te maken of een overstap van leverancier in zijn specifieke situatie aangewezen was. De goedkoopste en weerhouden leverancier deed voor de combinatie van elektriciteit en gas een aanbod dat 33,49% onder de marktprijs lag (berekend op de prijs van de 3 grootste leveranciers op dat moment). 55,94% besliste om over te stappen. Voor Kortrijk waren er in totaal inschrijvingen en hiervan stapte 59,16% over. Team energie was aanwezig of verzorgde zelf volgende uiteenzettingen in functie van bekendmaking: voor hulpverleners: alle teams van het OCMW (Sociale Dienst, Woonzorgcentra, samenlevingsopbouw) en Diensten 1777, wonen en energie van stad. voor burgers: t Dakterras (uiteenzetting door de provincie gegeven doch bijgewoond), Aalbeke oc, Ouderenadviesraad. De meeste uiteenzettingen werden bijgewoond door burgers die zichzelf konden beredderen na het verkrijgen van de info. Personen die niet in de mogelijkheid waren om zelf via internet in te staan voor de inschrijving, werden bijgestaan door het Sociaal Huis. Nadien zorgde team energie ook voor de totale opvolging van deze personen. De toegestuurde berekeningen bleken niet alleen voor cliënten maar voor alle burgers moeilijk interpreteerbaar, zeker wanneer de ingebrachte eindafrekening niet over 12 maanden liep was een correctie aangewezen. Door de beperkte tijdspanne waarin de actie liep steeg de werkdruk in de beginperiode en in de eindfase (de overstap zelf) van de actie. Het sociaal huis stond in voor 129 papieren inschrijvingen. Daarnaast kregen we veel vragen te verwerken en hielpen we burgers zodat ze zelf hun inschrijving konden regelen. Van de groep die zich via het Sociaal Huis inschreef kwamen 23 personen al in contact met de sociale dienst. Het profiel van het cliënteel dat langskwam en aangaf niet zelf in te kunnen staan voor de inschrijving bestond vnl. uit 50-plussers. De redenen dat er zo weinig vanuit de doelgroep participeerden zijn divers: alle cliënten gerechtigd op een leefloon of steun equivalent leefloon beschikken over het sociaal tarief, waardoor ze bij gelijk welke leverancier over het minimumtarief beschikken en een overstap financieel niet nuttig was. een aantal beschikken over een budgetmeter in combinatie met een schuldenlast waardoor een overstap niet mogelijk was. Omdat de berekening moeilijk interpreteerbaar was, kwamen nadien 5 personen langs voor info. Ook voor deze personen werd een herberekening gemaakt. Van de in totaal 134 personen stapten uiteindelijk 91 personen over. Vijf personen namen intussen deel aan de provinciale veiling van Oost-Vlaanderen en 8 personen deden voor de opvolging een beroep op een andere dienst waardoor niet gekend is of ze uiteindelijk overstapten. We kunnen spreken van een positief resultaat. Intussen kregen we bericht dat de groepsaankoop West-Vlaanderen opnieuw zal doorgaan volgens dezelfde modaliteiten. De timing ervan verloopt gelijk aan de campagne van

3 Aan de steden en OCMW s wordt gevraagd of ze zich opnieuw engageren. Bijkomend is dat in september 2012 federale ambtenaren zitdag houden binnen de steden om voor alle burgers een V-test af te nemen. Op die manier krijgt de burger de info om in te kunnen staan voor een mogelijke transfer, al dan niet bijkomend gekoppeld aan een inschrijving voor de volgende groepsaankoop. Nu het initiatief gekend is, bijkomende kanalen voorzien worden en hulpverleners ingelicht zijn, gaan we ervan uit dat we de groep personen waarvoor we inschrijvingen en opvolging garanderen kunnen herleiden tot het cliënteel. Op die manier kan de inzet van het sociaal huis en team energie nog specifieker bepaald worden. Onze dienst telt zo n 694 huishoudens in budgetbeheer. Optie is om in te zetten op uitvoering V-tests en inschrijving en opvolging van die doelgroep. Personen die over geen computer beschikken, kunnen geholpen worden door o.c. s, dienstencentra, bib, In principe gaat het dan eerder over administratief werk en niet over maatschappelijke begeleiding, waardoor alle diensten in staat zijn dit op te nemen. De raad neemt akte van de evaluatie van de groepsaankoop groene stroom jaar en keurt de medewerking aan de campagne groepsaankoop groene stroom jaar goed. Punt 4 Inbreng van het OCMW in het gevelproject Pluimstraat en Sint Janshof. Voorstel tot goedkeuring. Het renovatieproject Bouwblokrenovatie Pluimstraat wordt stilaan afgerond. De partners van Couleur Portal, het gevelschilderproject in de Slachthuisstraat (2004), bereiden een tweede (schilder)project voor om de Pluimstraat en het Sint Janshof aan te pakken. JCI Kortrijk (De Jonge Kamer) is opnieuw projectleider in samenwerking met: Groep Meuleman: coördinator van de uitvoering Boss-paints: verfsponsor Stadsbestuur Kortrijk: vergunningen, parkeerbeleid, communicatie, vrijwilligersvergoedingen voor kleuradviseur en instructeur VDAB: opleidingsproject ism Groep Meuleman OCMW Kortrijk: contacten met de bewoners en eigenaars, inbreng van het renovatieteam en buurtwerk Veemarkt Het project in de Slachthuisstraat werd positief geëvalueerd en bracht meerwaarde op verschillende vlakken: fysische opwaardering van de straat bevorderen van sociale cohesie aanpakken imago probleem van deze buurt Bij deze 2de editie van het gevelproject worden enkele bijkomende accenten gelegd: het schilderproject wordt uitgevoerd als sluitstuk van het renovatieproject. Eerst inzetten op de woningkwaliteit is inhoudelijk sterker, het uitvoeren van werk door de eigenaar/huurder zelf wordt gestimuleerd, de eigenaars betalen niet allen dezelfde instapprijs maar er wordt individueel offerte gemaakt op basis van de toestand van gevel (en de eigen werken door de eigenaars uitgevoerd), er wordt gewerkt met gedeelde ploegen leerwerkplaats- VDAB i.f.v. opleiding en doorstroomkansen. De doelstelling is om de aanblik van de buurt grondig te verbeteren door 50 woningen in het projectgebied aan te pakken. Door deze groepsaanpak, de sponsoring en de samenwerking met VDAB en OCMW willen wij de kostprijs voor de eigenaars haalbaar houden. Wij willen de volgende vragen aan de raad voorstellen: 1. Deelname aan het project door 1 schilderploeg van de leerwerkplaats goedkeuren. De werken zullen uitgevoerd worden binnen een opleidingsproject dat gecoördineerd wordt door medewerkers van Meuleman. De situatie waarbij mensen uit een privé onderneming samenwerken met leerwerknemers en cursisten van de VDAB zal voor hen een leerzame ervaring zijn. Bij de eerste Couleur Portal is 1 leerwerknemer na het project aangenomen bij Meuleman.

4 2. Deelname aan het project als eigenaar van Pluimstraat 58 en Pluimstraat Pluimstraat 58: verfkost voor herschilderen gevel Pluimstraat 138: verfkost voor herschilderen onderkant Akkoord gaan met het principe dat het OCMW tussenkomt na sociaal onderzoek- in de bijdrage voor de behoeftige eigenaar-bewoners... Raadsbeslissing, 17 december 2009: deelname aan het project INSPIRER Tussenkomst ter zitting Raadsleden Vincent Salembier en Ben Delabie vragen meer duidelijkheid over de financiële inbreng van de verschillende partijen. Wat moeten de eigenaars betalen? Welke kosten dekken hun inbreng? Welke niet? Wat betekent verfsponsering? Wordt de verf gratis geleverd? Worden gepresteerde uren door de leerwerkplaats aangerekend? Worden gepresteerde uren door de privé-onderneming aangerekend? Graag financiële klaarheid. Voorzitter Franceska Verhenne antwoordt dat dit punt wordt opgenomen als actiepunt voor de volgende zitting. Aan de Raad voor Maatschappelijk Welzijn wordt gevraagd om de deelname aan het gevelproject Pluimstraat- sint Janshof (als onderdeel van Inspirer en vanuit samenwerkingsverband) te bevestigen en dit op 3 punten: uitvoering werken vanuit samenwerking leerwerkplaats OCMW en cursisten VDAB. als eigenaar van 2 woningen in de Pluimstraat mee project uitdragen. financieel tussenkomen bij bepaalde (behoeftige) eigenaars. Punt 5 Indienen bouwaanvraag en opmaken dossier voor renovatie woning Veldstaat 46 Kortrijk. Voorstel tot goedkeuring. In 2011 werd de woning in de toestand van een bouwwerf aangekocht. De inrichting, technische uitrusting en afwerking moet nog volledig worden uitgewerkt en uitgevoerd worden. Gezien de aard en omvang van de werken moet een bouwvergunning aangevraagd worden. In samenspraak met de sociale dienst werd de indeling van deze woning bekeken om ze optimaal af te stemmen op de huidige sociale woonnoden. In samenwerking met de dienst Stedenbouw werd de woningtoets uitgevoerd. Gezien de inrichting nog volledig dient uitgevoerd te worden en de woning voorzien is van betonnen gewelven stellen we voor om deze woning in te richten voor kamerbewoning. Op de begroting 2012 en 2013 is een budget voorzien van voor de grondige renovatie van deze woning. Facility werkte een voorontwerp uit. De lage achterbouw wordt gesloopt en vervangen door een zelfde volume met een nuttige hoogte van 2m60 i.p.v. de oorspronkelijke 2m02. Op het gelijkvloers komt een gemeenschappelijke berging en toilet en een 1 ste kamer. Op het 1 ste verdiep komt een 2 de kamer en de gemeenschappelijke badkamer en een 2 de toilet. Op de 2 de verdieping komt de 3 de kamer en de gemeenschappelijke keuken. Oppervlakten ruimtes: Niveau Ruimtes: Opp./soort ruimte: Totaal opp./verdiep -1 Kelder: 10,65 m² Totaal -1 10,65 m² 0 Gem. berging 7,55 m² Gangen & Hallen: 3,01 m² Gemeen. toilet: 1,61 m² Kamer 1: 20,03 m² Totaal 0 32,2 m² 1 Gem. badkamer: 3,75 m² Gemeen. toilet: 2,12 m² Gangen & Hallen: 6,1 m²

5 Kamer 2: 12,3 m² Totaal 1 24,27 m² 2 Gemeen. Keuken 8,92 m² Gangen & Hallen: 2,31 m² Kamer 3: 12,3 m² Totaal 2 23,53 m² 3 Zolder 18,9 m² 18,90 m² Totaal volledig gebouw: 109,55 m² Totaal bewoonbare oppervlakte: 80,00 m² De grondige renovatie houdt volgende zaken in: afbraak van achterbouw en voorzien van nieuwe achterbouw, herindeling van het gelijkvloers, nieuwe trappen, nieuwe vloeren, nieuw pleisterwerk, nieuwe ramen, nazicht van de draagstructuur dak en vernieuwen en isoleren van de dakbedekking en goten, volledig nieuwe elektrische installatie, centrale verwarming, nieuwe sanitaire installatie, nieuwe keuken en nieuw binnenschrijnwerk, Renovatiebudget per m²: 1.095/m² inclusief BTW 6% voor de totale oppervlakte of 1.500/m² voor de bewoonbare oppervlakte. De aankoopprijs woning bedroeg We stellen voor om voor de renovatie van deze woning een dossier op te maken opgesplitst in 3 percelen, namelijk Bouwwerken, Elektriciteit en HVAC. Gezien de grootte van het dossier zullen deze werken, rekening houdend met de wet op de overheidsopdrachten, moeten gegund worden via een openbare aanbesteding. Timing Aanvraag bouwvergunning: Juli 2012 Verkrijgen bouwvergunning: Begin 2013 Aanbesteding Voorjaar goedgekeurd Bijlagen Voorontwerp renovatie woning Veldstraat 46 Kortrijk: bestaande en nieuwe toestand. De raad keurt de optie om deze woning her in te richten voor kamerbewoning met 3 kamers. De raad keurt het voorontwerp goed en geeft opdracht aan de dienst Facility om aan de hand van dit voorontwerp een stedenbouwkundige vergunning aan te vragen. Punt 6 Renovatie DAM Aktename van de termijnsverlening van 63 kalenderdagen. De aanvangsdatum voor de werken werd bepaald op 4 juni Door infrastructuurwerken op de openbare weg ter hoogte van de werf was de werf toen ontoegankelijk voor de werken. De aannemer Verhelst van de afbraak- en ruwbouwwerken was op 4 juni 2012, de startdatum van de werken, niet in de mogelijkheid om de afbraakwerken aan te vatten omdat er werken op het openbaar domein in uitvoering waren die de toegang tot de werf verhinderden. In overleg met aannemer, ontwerper en afgevaardigde van het Bestuur, werd de aanvangsdatum met 63 kalenderdagen uitgesteld. De termijnsverlenging geldt voor alle aannemers gezien de uitvoeringstermijnen voor de verschillende loten(aannemers) gelijklopend zijn. Deze termijnsverlenging zal voor de aannemers geen geven tot verrekeningen of bijkomende kosten of voorwaarden van welke aard ook. Dit werd ook op die manier opgenomen in het werfverslag en door alle betrokken partijen goedgekeurd. De werken startten op 4 juni 2012.

6 De uitvoeringstermijn bedraagt 500 kalenderdagen. De termijnverlenging bedraagt 63 kalenderdagen. Einde van de werken is voorzien op 19 december De ontwerper, Architectenbureau Demeyere J & A BVBA, DAM 13 te 8500 KORTRIJK bracht gunstig advies uit over de gevraagde termijnsverlenging gezien de aangehaalde argumenten, op voorwaarde dat de aannemers zich ertoe verbinden om geen schadevergoeding te eisen omwille van de verlenging. De leidend ambtenaar Rik Lambert verleende gunstig advies. Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, meer bepaald artikels 51 en 52, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn. De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 15. Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen. Het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 3, 1. De algemene aannemingsvoorwaarden, opgenomen in de bijlage bij voormeld besluit van 26 september 1996, en latere wijzigingen. Eerdere beslissingen 20 oktober 2011 gunning opdracht Sloop en bouwen van 17 sociale huurappartementen en renovatie van 6 studio s, Dam te 8500 Kortrijk. 9 januari 2012 goedkeuring aanbestedingsdossier door VMSW. 6 april 2012 kennisgeving sluiting contract aan aannemers met bevel tot aanvang. Tussenkomst ter zitting Raadslid Marc Cottenier merkt op dat bij een termijnsverlenging de prijsverleningsclausule langer zal zijn en dat de prijs dus hoger zal zijn omwille van de latere indexering. Voorzitter Franceska Verhenne verwijst naar de afspraken met de aannmers dat de termijnsverlening niet zal lijden tot verrekeningen noch bijkomende kosten buiten de normale index-aanpassingen. Deze afspraken werden opgenomen in het werfverslag. De raad neemt akte van de termijnsverlenging van 63 kalenderdagen van de opdracht Sloop en bouwen van 17 sociale huurappartementen en renovatie van 6 studio s, Dam te 8500 Kortrijk. De contractuele einddatum wordt aangepast. Punt 7 Renovatie De Nieuwe Lente. Aktename van de termijnsverlenging van 45 kalenderdagen. Tijdens de afbraakwerken werd geconstateerd dat de constructieve elementen van het gebouw niet overeenstemmen met die op de oorspronkelijke constructieplannen. De constructie van de balkons kan zodoende niet uitgevoerd worden zoals voorzien in het huidig lastenboek. Doordat de balkons niet konden worden uitgevoerd zoals voorzien in het lastenboek moest door de ingenieur een alternatief worden gezocht. De betonconstructie moest worden blootgelegd om de beschikbare aanhechtingspunten voor de nieuw te construeren balkons te bepalen en om zo een alternatieve constructie te concipiëren. In overleg met aannemer, ontwerper, ingenieur en afgevaardigde van het Bestuur, werd na blootlegging en heropmeting van de bestaande constructieve elementen een aangepaste constructie voorgesteld en detailtekeningen uitgewerkt. De verrekeningen in min en meer van de verschillende posten compenseren elkaar grotendeels waardoor er na verrekening geen essentiële meerprijzen zullen zijn. De plaatsing van de balkons is echter essentieel voor de planning van de werken. Omwille van het heruitwerken van de constructieve opbouw van de balkons kon de voorgestelde planning niet behouden worden. In overleg met de ontwerper en de verschillende aannemers werd een termijnsverlenging van 45 kalenderdagen vastgelegd. Deze termijnsverlenging zal voor de aannemers geen geven tot verrekeningen of

7 bijkomende kosten of voorwaarden van welke aard ook. Dit werd ook op die manier opgenomen in het werfverslag en door alle betrokken partijen goedgekeurd. De werken startten op 12 maart De uitvoeringstermijn bedraagt 540 kalenderdagen. De termijnverlenging bedraagt 45 kalenderdagen. Einde van de werken is voorzien op 17 oktober De ontwerper, Grontmij Vlaanderen, Frans Smoldersstraat 18 te 1932 Zaventem bracht gunstig advies uit over de gevraagde termijnsverlenging gezien de aangehaalde argumenten. De leidend ambtenaar Rik Lambert verleende gunstig advies. Tussenkomst ter zitting Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, meer bepaald artikels 51 en 52, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn. De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 15. Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen. Het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 3, 1. De algemene aannemingsvoorwaarden, opgenomen in de bijlage bij voormeld besluit van 26 september 1996, en latere wijzigingen. Raadslid Marc Cottenier merkt op dat bij een termijnsverlenging de prijsverleningsclausule langer zal zijn en dat de prijs dus hoger zal zijn omwille van de latere indexering. Voorzitter Franceska Verhenne verwijst naar de afspraken met de aannmers dat de termijnsverlening niet zal lijden tot verrekeningen noch bijkomende kosten buiten de normale index-aanpassingen. Deze afspraken werden opgenomen in het werfverslag. De raad neemt akte van de termijnsverlenging van 45 kalenderdagen van de opdracht Herbestemmen en verbouwen De Nieuwe Lente tot appartementsgebouw en uitbreiden van bestaand dienstencentrum met naschoolse kinderopvang perceel Bouwwerken. De contractuele einddatum wordt aangepast. Punt 8 Plaatsen van inbraakdetectie in De Nieuwe Lente. Voorstel tot gunning. Sinds De Nieuwe Lente geen woonzorgcentrum meer is en er geen activiteiten meer zijn in het dienstencentrum is het gebouw onbeheerd buiten de diensturen van de grootkeuken. Er wordt meer en meer vandalisme gesignaleerd rond dit gebouw. Op de begroting is een budget van voorzien voor het plaatsen van inbraakdetectie in de keuken van De Nieuwe Lente. In de raad van 24 mei 2012 werd het bestek met nr 031 en de bijhorende raming goedgekeurd. In het kader van de opdracht Plaatsen van inbraakdetectie in De Nieuwe Lente werd op 24 mei 2012 een bijzonder bestek met nr /rl/OP/5 opgesteld door de dienst Facility. De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op ,00 inclusief 21% BTW. De raad voor maatschappelijk welzijn verleende in zitting van 24 mei 2012 goedkeuring aan de lastvoorwaarden, de raming en de gunningswijze van deze opdracht, met name de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. De raad voor maatschappelijk welzijn besliste in zitting van 24 mei 2012 om de gunningsprocedure te starten en volgende firma s uit te nodigen om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure: Clever Control bvba, J.Platteaustraat 5 te 8760 MEULEBEKE, Electro & Lightsystems, 't Lindeke 25 te 8880 SINT-ELOOIS-WINKEL, Elektro Van De Maele, Tieltstraat 69 te 8760 MEULEBEKE, Geoffrey Dewitte bvba, Industrielaan 43 te 8930 MENEN, VE Solutions, Oostrozebekestraat 69 te 8710 OOIGEM,

8 Tevean NV, Industriepark Rosteyne 6 te 9060 ZELZATE, Korelec, Brugsesteenweg 153 te 8520 KUURNE. De offertes dienden het bestuur ten laatste op 12 juni 2012 om uur te bereiken. De gestanddoeningstermijn van 120 kalenderdagen eindigt op 10 oktober Er werden 5 offertes ontvangen: Korelec, Brugsesteenweg 153 te 8520 Kuurne ( 4.566,24 inclusief 21% BTW); VE Solutions, Oostrozebekestraat 69 te 8710 OOIGEM ( 6.900,58 inclusief 21% BTW); Tevean NV, Industriepark Rosteyne 6 te 9060 ZELZATE ( 5.693,05 inclusief 21% BTW); Clever Control bvba, J.Platteaustraat 5 te 8760 MEULEBEKE ( 4.483,05 inclusief 21% BTW); Geoffrey Dewitte bvba, Industrielaan 43 te 8930 MENEN ( 7.349,54 inclusief 21% BTW); Op 18 juni 2012 stelde de dienst Facility een verslag van nazicht van de offertes op. De dienst Facility stelt voor om, rekening houdende met het voorgaande, deze opdracht te gunnen aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieder, zijnde Clever Control bvba tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van 4.483,05 inclusief 21% BTW. Vervat in globaal renovatiebudget voor De Nieuwe Lente goedgekeurd Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, meer bepaald artikels 51 en 52, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn. De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 17, 2, 1 a (limiet van ,00 excl. BTW niet overschreden). Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 120. Het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 3, 2. De algemene aannemingsvoorwaarden, opgenomen in de bijlage bij voormeld besluit van 26 september 1996, en latere wijzigingen. Eerdere beslissingen 24 mei 2012 : goedkeuring lastvoorwaarden, raming en gunningswijze van deze opdracht Bijlagen Lastenboek 5 Offertes Tabel rekenkundig nazicht Verslag van nazicht van de offertes Goedkeuring wordt verleend aan het verslag van nazicht van de offertes van 18 juni 2012 voor de opdracht Plaatsen van inbraakdetectie in De Nieuwe Lente, opgesteld door de dienst Facility. Deze opdracht wordt gegund aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) bieder, zijnde Clever Control bvba, tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van 4.483,05 inclusief 21% BTW. De uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bijzonder bestek met nr /rl/OP/5 van 24 mei Punt 9 Sint-Elooisdreef 56/A. Vernieuwen dakbedekking: goedkeuring lastvoorwaarden, gunningswijze en aan te schrijven aannemers. Sinds 12 april 2001 verhuurt het OCMW het schoolgebouw in de Sint-Elooisdreef als voorziening voor volwassenonderwijs aan het Centrum voor Basiseducatie Zuid-West-Vlaanderen vzw. De dakbedekking van het hoofdgebouw en 1 zijvleugel van dit gebouw moet vernieuwd worden. Op de begroting van 2012 werd voorzien voor het vervangen van de dakbedekking van het volledige gebouw (1.050 m²). De dakbedekking van 1 zijvleugel is uitgevoerd in EPDM en is in goede toestand. We stellen daarom voor slechts de hoofdvleugel en 1 zijvleugel (samen 829m²) te vernieuwen en deze tevens te voorzien van dakisolatie om te voldoen aan de huidige EPB voorschriften inzake isolatie van daken.

9 Facility stelde een lastenboek op waarbij bovenop de bestaande dakbedekking een extra isolatie in hard polyisocyanuraatschuim met een dikte van 120 mm en een Rd 4,5 m²k/w wordt geplaatst en daarboven een nieuwe waterdichte laag. Na plaatsing kunnen we een premie voor de dakisolatie aanvragen bij Eandis van (maximumbedrag). In het kader van deze opdracht werd op 27 juni 2012 een bijzonder bestek met nr /rl/OPZB opgesteld door de dienst Facility. De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op inclusief 21% BTW. Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Volgende firma s worden uitgenodigd om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure: - Stockman Dakwerken, Zonnekring 24 te 8500 Kortrijk; - Bekaert Dakdichtingen, Roterijstraat 72 te 8501 Heule; - Vanbo NV, Rijksweg 25A te 8520 Kuurne; - Dermaut Chris Dakwerken, Hinnebilkstraat 38 te 8770 Ingelmunster; - Vandenbulcke asfaltwerken, Guido Gezellestraat 43 te 8550 Zwevegem; - De Croo Dakwerken, Rollegemseweg 9 te 8510 Bellegem. De offertes dienen het bestuur ten laatste te bereiken op 27 augustus 2012 om uur. Nog beschikbaar saldo bedraagt ,37 euro Goedgekeurd mits aanvullend krediet voorzien wordt met budgetwijziging. Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, meer bepaald artikels 51 en 52, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn. De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 17, 2, 1 a (limiet van ,00 excl. BTW niet overschreden). Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 120. Het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 3, 1. De algemene aannemingsvoorwaarden, opgenomen in de bijlage bij voormeld besluit van 26 september 1996, en latere wijzigingen. Bijlagen Lastenboek Raming Het bijzonder bestek met nr /rl/OPZB van 27 juni 2012 en de raming voor de opdracht Renovatie Dak Open School Pius X, opgesteld door de dienst Facility worden goedgekeurd. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bijzonder bestek en zoals opgenomen in de algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten. De raming bedraagt ,66 excl. of incl 21% BTW. Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Volgende firma s worden uitgenodigd om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure: Stockman Dakwerken, Zonnekring 24 te 8500 Kortrijk; Bekaert Dakdichtingen, Roterijstraat 72 te 8501 Heule Vanbo NV, Rijksweg 25A te 8520 Kuurne Dermaut Chris Dakwerken, Hinnebilkstraat 38 te 8770 Ingelmunster Vandenbulcke asfaltwerken, Guido Gezellestraat 43 te 8550 Zwevegem; De Croo Dakwerken, Rollegemseweg 9 te 8510 Bellegem. Punt 10 Administratief gebouw Budastraat 39. Voorstel tot verkoop. Waterwegen en Zeekanaal NV stelt ons bestuur de vraag of het OCMW het pand Budastraat 39 wenst te verkopen. Er werden hierover al enkele verkennende gespreken gevoerd en de raad keurde in de zitting van 24 mei 2012 de verkoop aan Waterwegen en Zeekanaal NV principieel goed.

10 Het betreft het gebouw Budastraat 39, kadastraal bekend te Kortrijk, 2de afdeling, sectie F, perceelsnummer 863 C met een kadastrale oppervlakte van 01a 99ca en een kadastraal inkomen van 1.088,00 euro. Dit gebouw is een voormalig herenhuis dat dateert uit de periode van voor 1850 en werd heringericht als kantoorgebouw voor een twintigtal personeelsleden van het OCMW. Door de Leiewerken ernaast heeft het gebouw ernstige schade opgelopen. Over gans het gebouw zijn er verschillende scheuren en barsten zichtbaar van verschillende millimeters breedte. Ingevolge de schade die werd aangericht aan het gebouw door de in uitvoering zijnde Leiewerken, net naast het gebouw, heeft het OCMW geoordeeld dat de veiligheid van haar personeel niet meer kon verzekerd worden en werd het gebouw op maandag 23 januari ontruimd. Het aankoopcomité van Kortrijk heeft een schatting opgemaakt in een toestand waarbij het gebouw nog geen schade heeft opgelopen door de werken. Het betreft dan een degelijk en modern uitgerust kantoorgebouw in een voormalig groot herenhuis. Bij de bepaling van de verkoopswaarde heeft het aankoopcomité ook rekening gehouden met de verhuiskosten en een forfaitaire huurvergoeding voor 9 maanden huur toegekend. Zo wordt de totale verkoopwaarde geschat op euro... Eerdere beslissingen Raadsbeslissing van 24 mei 2012: principiële beslissing tot verkoop aan W&Z. vormingsproces Bespreking op het vast bureau van 8 maart Bijlagen Schattingsverslag van het Aankoopcomité Kortrijk d.d. 9 mei De raad stemt in met de verkoop in volle eigendom van het gebouw gelegen in de Budastraat nr. 39, kadastraal bekend te Kortrijk, 2de afdeling, sectie F, perceelsnummer 863 C met een kadastrale oppervlakte van 01a 99ca, aan de NV Waterwegen en Zeekanaal voor de prijs van euro. De raad beslist zich in de akte van het Aankoopcomité te laten vertegenwoordigen door de Voorzitter en Secretaris. De raad beslist de hypotheekbewaarder te ontslaan van de verplichting ambtshalve inschrijving te nemen bij het overschrijven van de akte. De raad beslist de opbrengst van de verkoop aan te wenden voor aan gang zijnde sociale bouwwerken. Punt 11 Woning Filips van de Elzaslaan 59. Voorstel tot verkoop. In 2001 verkreeg het OCMW de woning Filips van de Elzaslaan 59 via legaat van dhr. W. De Waele. Deze woning werd tot augustus 2011 verhuurd aan het sociaal verhuurkantoor De Poort. De Poort vzw heeft de huur opgezegd omwille van de verouderde toestand van de woning en de vervallen en onveilige ruimtes achteraan de woning (vroegere paardenstal, buitentoilet, deels overdekt atelier). Het gaat om een woning met koetspoort, gebouwd in de periode , type herenhuis in gesloten bebouwing. Het kadastraal inkomen van de woning bedraagt 823 euro. Het perceel heeft een oppervlakte van ongeveer 250m² en de bebouwde oppervlakte bedraagt ongeveer 215 m². De woning heeft een gelijkvloers en twee verdiepingen. In 2003 werd en groot deel van de ramen vernieuwd. Voor de rest heeft de woning nood aan modernisering en renovatie. De renovatie van de woning en sloop of renovatie van de bijgebouwen zou erg duur zijn en een heel grote woning opleveren met veel ruimtes die niet interessant zijn voor bewoning door de doelgroep van het OCMW. Daarnaast mag deze woning volgens de woningtypetoets van de stad niet onderverdeeld worden tot een meergezinswoning. Omwille van deze redenen werd op het

11 patrimoniumoverleg van 15 februari 2012 voorgesteld om deze woning openbaar te verkopen. Rekening houdend met de aard van het goed, de ligging en de oppervlakte werd de woning door de inspecteur van het eerste registratiekantoor van Kortrijk geschat op euro... vormingsproces Bespreking op het intern patrimoniumoverleg van 15 februari Bijlagen Schattingsverslag van de inspecteur van het eerste registratiekantoor van Kortrijk d.d. 25 juni Tussenkomst ter zitting Raadslid Marc Cottenier vraagt of het OCMW erfenisrechten moet of moest betalen in het kader van deze nalatenschap. Dit punt wordt meegenomen als actiepunt voor de volgende zitting. De raad stemt in met de verkoop in volle eigendom van de woning gelegen in de Filips van de Elzaslaan nr. 59, kadastraal bekend te Kortrijk, 2 de afdeling, sectie C, perceelsnummer 234/M/G. De raad verzoekt het aankoopcomité van Kortrijk om deze woning openbaar te verkopen volgens het gekende biedsysteem met een instelprijs van De raad beslist zich in de akte te laten vertegenwoordigen door de voorzitter en de secretaris. De raad beslist de hypotheekbewaarder te ontslaan van de verplichting ambtshalve inschrijving te nemen bij het overschrijven van de akte. De raad beslist de opbrengst van de verkoop aan te wenden voor aan gang zijnde sociale bouwwerken. Punt 12 Vernietiging van tijdelijk te bewaren archief. Voorstel tot goedkeuring. Het OCMW archiefdepot stond overvol en een archiefbeleid werd uitgewerkt om het dynamisch en statisch archief te stroomlijnen. Het intern archiefreglement en het leeszaalreglement werden goedgekeurd door de raad op 15 december Het historisch, permanent te bewaren archief van de rechtsvoorgangers van het OCMW en de historische zorginstellingen werd overgedragen aan het Rijksarchief Kortrijk, zoals beslist door de raad op 17 september 2009 en 14 juli Het tijdelijk te bewaren archief van de COO en het OCMW, de sociale dienst en de financiële dienst, Onze-Lieve-Vrouwehospitaal, dienstencentra en de woonzorgcentra waarvan de bewaartermijn is verstreken, werd na voorlegging aan de Raad vernietigd. Bij het centraliseren van het archief van de dienst Facility werd het tijdelijk te bewaren archief waarvan de bewaartermijn is verstreken opgelijst en de machtiging verkregen door het Rijksarchief op 21 juni Eerdere beslissingen De archiefwet van 24 juni Het archiefdecreet van 5 augustus 2010 De door het Rijksarchief goedgekeurde selectielijsten van de VVBAD (Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek-, Archief- en Documentatiewezen) van 19 augustus De machtiging tot vernietiging door het Rijksarchief te Kortrijk van 9 mei 2012 Raadsbeslissingen van 17 september 2009 en 14 juli 2011 inzake de overdracht van historisch archief naar het Rijksarchief Kortrijk. Raadsbeslissingen van 18 november 2010, 20 januari, 28 april, 14 juli, 15 september, 17

12 november 2011, 16 februari en 21 juni 2012 inzake de vernietiging van tijdelijk te bewaren archief. Raadsbeslissingen van 15 december 2011 met betrekking tot de goedkeuring van het intern archiefreglement en het leeszaalreglement. Bijlagen Machtiging tot vernietiging van archiefbescheiden d.d. 21 juni De raad keurt de vernietiging van de opgelijste documenten in bijlage goed. Punt 13 Gunning dienstenopdracht maaltijdcheques - keuze voor elektronische maaltijdcheques. Op 20 januari 2012 ondertekenden de vzw Zusters Augustinessen en de representatieve werknemersafvaardiging een akkoord over de toekenning aan het vzw-personeel van maaltijdcheques ten bedrage van 3,30, vanaf 1 oktober De budgettaire ruimte daarvoor diende gezocht te worden door de vzw in samenwerking met de ondernemingsraad. De raad besloot in zitting van 15 maart jl. om de dienstenopdracht voor het betrekken van maaltijdcheques voor het personeel van de vzw Zrs. Augustinessen te gunnen via een onderhandelingsprocedure bij uitbreiding van de bestaande dienstenopdracht, met de opdracht om te onderhandelen met de huidige dienstverlener Edenred (Ticket Restaurant). De toekenning van maaltijdcheques aan de vzw is een gelegenheid om de mogelijkheid van elektronische maaltijdcheques te onderzoeken, ook voor het OCMW. Dit gebeurt in overleg met de Stad. 1. Offerte Edenred (Ticket Restaurant) Er werd prijs gevraagd en onderhandeld zowel voor elektronische als voor papieren maaltijdcheques. 1.1 Prijs voor de elektronische maaltijdcheques: Onderdeel Opstartkosten Dienstverlening Huurkosten van de kaart Beheerskosten van de rekening Leveringskosten voor de kaarten (gegroepeerd) Leveringskosten voor de kaarten (individueel) Berekeningswijze Volledig gratis 1,2% van het uitgiftevolume + 21% BTW 0,325 / maand / kaart + 21% BTW 0,175 / maand / rekening + 21% BTW 30 / leveringspunt (eenmalige kost) 2,50 / adres (eenmalige kost) De leverancier verlaagt zijn dienstverleningsprijs voor de elektronische maaltijdcheques van 2,8% naar 1,2% op de totale uitgifteprijs. Daarnaast is er een kost van 0,50 per maand per personeelslid voor de huur van de elektronische kaart en het beheer van de de rekening. De totale uitgifteprijs vertegenwoordigt het globaal bedrag aan maaltijdcheques dat voor een bepaald jaar is aangekocht. De totale uitgifteprijs op jaarbasis (incl. werknemersaandeel van 1,09) bedraagt: Voor het OCMW: (basis rekening 2011). Maaltijdcheques van 4,40 Voor de vzw: (raming op jaarbasis). Maaltijdcheques van 3, Prijs voor de papieren maaltijdcheques: Onderdeel Dienstverlening Leveringskost Berekeningswijze 2% van het uitgiftevolume + 21% BTW 14,87/maand/levering/leveringspunt Indien het OCMW ervoor opteert om bij papieren maaltijdcheques te blijven, dan bedraagt de dienstverleningskost 2% van het uitgiftevolume. Momenteel bedraagt die 2,8%. De papieren maaltijdcheques worden via een intern distributiesysteem persoonlijk afgeleverd aan de gebruiker. Dit vergt maandelijks tijd en administratie.

13 2. Raming kostprijs 2.1 Raming kostprijs elektronische maaltijdcheques inclusief 21% BTW OCMW VZW TOTAAL Dienstverlening 1,2% op het uitgiftevolume + 21% BTW Huurkosten kaart 0,325/maand/kaart + 21% BTW Beheerskosten rekening 0,175/maand/rekening + 21% BTW 2.713, , , , , ,22 635, , ,27 Totaal 4.528, , ,06 Daarnaast geldt een eenmalige leveringskost van 1.937,50 voor de levering van de elektronische kaarten aan de werknemers op hun persoonlijk adres of van 30 voor een gegroepeerde levering op het adres van de werkgever. 2.2 Raming kostprijs PAPIEREN maaltijdcheques inclusief 21% BTW OCMW VZW Totaal Bijdrage 2% op totale uitgifte + 21% BTW Leveringskost 14,87/maand/leveri ng/leveringspunt Interne distributieen administratiekost 4.523, , ,93 178, , ,99 562, , Totaal 5.264, , , Kostprijs berekend aan de huidige prijs (2,8%) papieren maaltijdcheques inclusief 21% BTW: OCMW VZW Totaal Bijdrage 2,8% op totale uitgifte + 21% BTW Leveringskost 14,87/maand/leveri ng/leveringspunt Interne distributieen administratiekost 6.332, , ,02 178, , ,99 562, , Totaal 7.073, , ,01 3. Conclusie De elektronische maaltijdcheques zijn in het totaal 4.207,86 goedkoper dan de papieren maaltijdcheques. Bovendien zijn zij heel wat gebruiksvriendelijker en is het voor de administratie veel eenvoudiger om te beheren. T.o.v. de huidige prijs van de papieren maaltijdcheques realiseren we een minkost van 8.000,92. We stellen voor te opteren voor de elektronische vorm. Het KB van 12 oktober 2010 voert voor de werkgever de mogelijkheid in om maaltijdcheques in elektronische vorm toe te kennen aan zijn werknemers. Het afleveren van elektronische maaltijdcheques geschiedt door het crediteren van de maaltijdcheques op de maaltijdchequerekening van de werknemer. De voordelen van de elektronische maaltijdcheque zijn: het comfort van het gebruik het wegvallen van de maandelijkse distributie van de papieren maaltijdcheques aan elke werknemer persoonlijk

14 alle warenhuisketens zijn momenteel uitgerust met een lezer voor de elektronische maaltijdcheques. Ook in de kleinhandel worden geleidelijk aan lezers voor elektronische maaltijdcheques geplaatst. 4. Akkoord met vakbonden Op 28 juni 2012 werd een akkoord bereikt op het HOC BOC met de vakbonden om het OCMW- en stadspersoneel over te schakelen op elektronische maaltijdcheques. Het akkoord omvat volgende krachtlijnen: Overschakeling naar elektronische maaltijdcheques voor alle personeelsleden van stad en ocmw vanaf 1 oktober Alle personeelsleden schakelen over en krijgen een reeds geactiveerde drager (een kaart), waarop het bedrag van de maaltijdcheques wordt geaccrediteerd. De omkeerbaarheid wordt voorzien: wie terug wil naar papieren maaltijdcheques kan dat ten vroegste na 3 maanden en mits een opzeggingstermijn van 1 maand. Deze omkeerbaarheid is wettelijk voorzien. De kosten voor een vervangkaart ingeval van verlies bedragen 7 per kaart en worden gedragen door de werknemer. De kosten voor een vervangkaart ingeval van diefstal bedragen 7 en worden gedragen door de werkgever, op voorwaarde dat het bewijs van aangifte van de diefstal wordt voorgelegd. 5. Reglement Het reglement van de maaltijdcheques zal worden aangepast in een latere raadzitting. De uitgaven zijn budgettair voorzien met compensatie door besparingen. Zie visum gegeven voor Raad 15 maart: Gelet op de reeds gedane besparingen, gelet op de aangevoelde besparingsmentaliteit en gelet op de betere financiële verwachtingen voor 2011, om deze redenen zullen de rusthuistekorten , bij toekenning van maaltijdcheques vanaf 1 oktober 2012, nog binnen de planning blijven zodat ik visum kan geven. Voor de vzw-maaltijdcheques is in het budget 2012 een bedrag van opgenomen, in de verdere planning jaarlijks EUR. De berekening van de tekorten is uitgevoerd met voortzetting van de huidige principes inzake RIZIV-financiering en met de geplande dagprijsaanpassingen. Wet Overheidsopdrachten 24 december 1993 KB 12 oktober 2010 tot vaststelling van de erkenningsvoorwaarden en erkenningsprocedure voor uitgevers van maaltijdcheques in een elektronische vorm Eerdere beslissingen Raadsbesluit 12 juli 2001 tot gunning dossier maaltijdcheques samen met de Stad GR 12 november 2001: vaststellen gunningsprocedure maaltijdcheques Stad / OCMW CBS 20 december 2001: gunning dienstenopdracht maaltijdcheques aan Accor Ticket Restaurant Raadsbesluit 20 januari 2002: bevestiging gunning aan Accor Ticket Restaurant Raadsbesluit 15 maart 2012 tot vaststelling van de gunningsprocedure dienstenopdracht levering van maaltijdcheques vormingsproces VB 7 november 2012 VB 19 januari 2012 HOCBOC 26 april 2012 Basisoverlegcomité 5 juni 2012 HOCBOC 28 juni 2012 College burgemeester en schepenen 4 juli 2012 De Raad beslist: De personeelsleden van het OCMW stappen over naar maaltijdcheques in elektronische vorm, met uitsluiting van de personeelsleden tewerkgesteld krachtens art.60 7 OCMW-wet, vanaf 1 oktober 2012, binnen de lopende dienstenopdracht OCMW- en stadspersoneel bij leverancier Edenred (Ticket Restaurant). De maaltijdcheques blijven op 4,40. Toekenning van elektronische maaltijdcheques ten belope van 3,30 per maaltijdcheque, aan het personeel van de vzw Zusters Augustinessen, vanaf 1 oktober 2012, te gunnen aan de huidige leverancier Edenred, op basis van de lopende dienstenopdracht OCMW- en stadspersoneel. De prijzen voor de elektronische maaltijdcheques voor het OCMW en vzw-personeel binnen de huidige dienstenopdracht bij leverancier Edenred bedragen na onderhandeling:

15 Onderdeel Opstartkosten Dienstverlening Huurkosten van de kaart Beheerskosten van de rekening Leveringskosten voor de kaarten (gegroepeerd) Leveringskosten voor de kaarten (individueel) Berekeningswijze Volledig gratis 1,2% van het uitgiftevolume + 21% BTW 0,325 / maand / kaart + 21% BTW 0,175 / maand / rekening + 21% BTW 30 / leveringspunt (eenmalige kost) 2,50 / adres (eenmalige kost) of 30 voor gegroepeerde levering (optie voor dit laatste). Punt 14 Vacantverklaring bij bevordering van de functie communicatieverantwoordelijke niveau A. Vanaf 1 juli 2010 wordt de functie van communicatieverantwoordelijke waargenomen in een tijdelijke situatie met een waarnemingstoelage. Omwille van het belang voor de organisatie om een adequaat en correct extern en intern communicatiebeleid te voeren, is het nodig deze functie op permanente basis in te vullen. De vroegere communicatieverantwoordelijke kreeg de opdracht om vanaf 1 juli 2010 de sturing van de ICT op zich te nemen. De Raad duidde een medewerker van de dienst communicatie aan als waarnemend communicatieverantwoordelijke. Deze waarneming is tijdelijk en kan niet omgezet worden in een permanente situatie. Het voeren van de juiste en correcte informatie, zowel naar de burger als intern, is van cruciaal belang voor de werking van het OCMW. Het verder ontwikkelen en implementeren van een aangepast communicatiebeleid vereist een permanente job. Voor permanente invulling dient de functie vacant te worden verklaard. Is opgenomen in het budget vermits nu een waarnemingstoelage betaald wordt. goedgekeurd Eerdere beslissingen de rechtspositieregeling voor het personeel de personeelsformatie het budget en het meerjarenplan de raadsbeslissing van 17 juni 2010 m.b.t. de aanduiding van de functie van communicatieverantwoordelijke met een waarnemingstoelage vormingsproces bespreking vast bureau 8 maart 2012 bespreking MAT 16 mei 2012 bespreking vast bureau 3 juli 2012 De raad beslist: de functie van stafmedewerker communicatie - niveau A1A-A3A - vacant te verklaren en voltijds statutair in te vullen bij bevordering de vacature intern bekend te maken via de volgende kanalen: het OCMW-intranet, de nieuwsbrief, de teamvergaderingen alle potentiële kandidaten worden persoonlijk aangeschreven dat de inhoud van het vacaturebericht volgende gegevens bevat: - de naam van de betrekking: stafmedewerker communicatie - de vermelding dat de betrekking in statutair verband voltijds zal ingevuld worden - een beknopte weergave van de functie-inhoud en vereisten - de contactpersoon waar de kandidaten informatie kunnen krijgen: het diensthoofd en de selectieverantwoordelijke - de afsluitdatum voor het indienen van de kandidaturen, tenminste 2 weken later dan de datum van bekendmaking - de bevorderingsvoorwaarden : o minimum 4 jaar niveauanciënniteit (hier B-niveau) hebben bij een overheid voor een bevordering naar een hoger niveau o een gunstig evaluatieresultaat gekregen hebben voor de periodieke evaluatie

16 o slagen in een selectieprocedure. - het salaris, inclusief de sociale voordelen een werfreserve aan te leggen voor 2 jaar, te rekenen vanaf de maand, volgend op de datum waarop het PV van het laatste gedeelte van de selectieprocedure is afgesloten tot het akte nemen van de aard van de procedure, zijnde een gewoon examen dat resulteert in de opsomming van de geslaagde of geschikte kandidaten met motivatie. De Raad kiest uit deze lijst een kandidaat voor de invulling van de functie. dat tevens over volgende nog zal beslist worden in de raad van 30 augustus of 20 september e.k.: -de samenstelling van de jury -de selectiecriteria -de selectietechnieken -de bepaling van de minimale resultaten om geslaagd te zijn Punt 15 Herziening aanpassing van de procedure moederschapsbescherming De procedure moederschapbescherming werd tijdens de raadzitting van 21 juni 2012 goedgekeurd. Bij nazicht werd vastgesteld dat een verkeerde interpretatie is toegevoegd aan de nota : niet enkel de medewerkers van de risicodiensten dienen op onderzoek te gaan bij de arbeidsgeneesheer en een immuniteitstest in te dienen maar de medewerkers van alle diensten van het OCMW Kortrijk. Herziening van art 5 : procedure van de beheersingsmaatregelen bijlage 2 : handelingen bij het melden van een zwangerschap Eerdere beslissingen vormingsproces Arbeidswet van 16 maart 1971 inzake moederschapsbescherming en zijn wijzigingen; Uitvoeringsbesluit KB van 2 mei 1995; Rechtspositiebesluit OCMW; Raadsbesluit 20 september 2001 en 17 maart 2011 en 21 juni 2012 Basisoverleg van 5 juni 2012; Bijlagen Bijlage 1 : tabel van de risisco s aanwezig binnen het OCMW volgens bijlage 1 KB van 2 mei 1995 Bijlage 2 : flow betreffende de handelingen bij het melden van een zwangerschap De Raad herziet de nota betreffende de procedure moederschapsbescherming als volgt : 1. Juridische basis. De Raad voor Maatschappelijk Welzijn heeft in zitting van 20 september 2001 navermelde uniforme regeling inzake de moederschapbescherming vastgesteld en in zitting van 17 maart 2011 en 21 juni 2012 aangepast. Hierbij rekening houdend met de arbeidswet van 16 maart 1971, inzake de moederschapbescherming en zijn wijzigingen. En het uitvoeringsbesluit K.B. van 2 mei 1995 (B.S. 18 mei 1995). Dit gebeurde in samenspraak met de interne dienst preventie en bescherming en na goedkeuring van het voorstel ter zake door de externe dienst preventie en bescherming 2. Definitie De wet op de moederschapbescherming is van toepassing op alle werkneemsters die vallen onder de bepalingen van het KB van 2 mei 1995 met bijlagen.

17 - Bijlage I van het KB vermeldt de niet-limitatieve lijst van agentia, procédés en arbeidsomstandigheden, bedoeld in art. 4 van het KB, die een risico kunnen vormen tijdens de zwangerschap voor moeder en foetus. - Bijlage II van het KB vermeldt de lijst van de verboden agentia en arbeidsomstandigheden bedoeld in art. 7 van het KB. Meerdere risico's kunnen gelijktijdig aanwezig zijn. Aan de hand van voornoemde bijlage I heeft de arbeidsgeneesheer in samenspraak met de preventieadviseur een risico-evaluatie opgesteld voor alle potentieel gevaarlijke werkzaamheden met een specifiek risico van blootstelling aan agentia, procédés en arbeidsomstandigheden. Daarnaast adviseert de arbeidsgeneesheer individuele beschermingsmaatregelen bij situaties die niet algemeen voorzien kunnen worden. Het advies is bindend. Elke preventieve verwijdering is het gevolg van een individuele beslissing. De moederschapbescherming kan zich, ongeacht het statuut van tewerkstelling, uitstrekken over: - de periode vanaf de melding van de zwangerschap en/of de intentie voor borstvoeding door het personeelslid. - de periode van het zwangerschapsverlof dat 15 of 17 weken duurt (6 weken prenataal verlof of 8 weken voor meerlingen zwangerschap, 9 weken postnataal verlof). Bij moederschapbescherming wordt het prenataal verlof (6 of 8 weken) steeds geacht genomen te worden voor de bevalling en als dusdanig verrekend. - De eventuele periode van borstvoedingsverlof tot maximum 5 maand na de bevallingsdatum. 3. Toepassingsgebied personeelsleden - aanpassing v/d arbeid De wet op de moederschapbescherming wordt van toepassing op de personeelsleden van het OCMW van zodra zij het bestuur op de hoogte brengen van hun zwangerschap. Voor potentieel gevaarlijke werkzaamheden, waarbij zich een specifiek risico kan voordoen is een risicoanalyse uitgevoerd. Meer bepaald is bij het vaststellen van de algemene regels de aard, de mate en de duur van de blootstelling geëvalueerd. Op die wijze werd elk risico voor de veiligheid en gezondheid en de weerslag ervan op de zwangerschap of borstvoeding nagegaan. Evenals op de gezondheid van het kind. Er werd voorgesteld welke algemene maatregelen dienen getroffen te worden. Voor de risico s aanwezig binnen het OCMW Kortrijk volgens bijlage I van het KB van 2 mei 1995 wordt verwezen naar de tabel bij titel 4 Risicoanalyse. De hieronder beschreven beschermingsmechanismen vinden uitwerking van zodra het OCMW op de hoogte gebracht is van de zwangerschap en of de intentie voor borstvoedingsverlof. Rekening houdend met de resultaten van de risicoanalyse neemt het OCMW, om de blootstelling van het personeelslid aan het risico te vermijden, één van de volgende maatregelen, aangepast aan de situatie. - Een tijdelijke aanpassing van de arbeidsomstandigheden of van de risicogebonden werktijden van het betrokken personeelslid. - Indien een aanpassing van de arbeidsomstandigheden of van de risicogebonden werktijden technisch of objectief niet mogelijk is of om gegronde redenen redelijkerwijze niet kan worden verlengd, zorgt het OCMW als werkgever ervoor dat het personeelslid andere met zijn toestand combineerbare arbeid kan verrichten (bv. overplaatsing naar andere werkpost of dienst; ander takenpakket, ). Hierbij wordt het behoud van de toegekende wedde, verbonden aan de graad van titularis, gegarandeerd. - Indien geen van voormelde oplossingen mogelijk zijn, wordt het beschermd personeelslid preventief verwijderd uit zijn dienst. Hierbij wordt: voor het contractueel aangestelde personeel de arbeidsovereenkomst geschorst, gedurende de schorsing wordt de bezoldiging vergoed door de RIZIV. het statutair op proef benoemd personeel op een specifieke regeling van moederschapbescherming (dienstactiviteit) gesteld, gedurende deze periode wordt de bezoldiging vergoed door de RIZIV. het definitief vast benoemt statutair personeel vrijgesteld van arbeid, gedurende deze vrijstelling komt de bezoldiging integraal ten laste van het bestuur. Borstvoeding: In het kader van de wettelijke bepalingen betreffende de moederschapbescherming van toepassing op het personeelslid dat haar kind borstvoeding geeft, kan de arbeidsgeneesheer een zelfde advies geven i.v.m. het verrichten van arbeid door het betrokken personeelslid

18 gedurende de lactatieperiode. Een periode van lactatieverlof kan tot maximum 5 maanden na de bevalling. 4. Risicoanalyse Voor wat de activiteiten binnen de OCMW opdrachten betreft werden volgende risico s vastgesteld: Zie bijlage1: tabel van de risisco s aanwezig binnen het OCMW volgens bijlage 1 KB van 2 mei 1995 Risico's bij tewerkstelling in diverse projecten : personeelsleden tewerkgesteld volgens art 60 7 van de organieke wet en de activatewerkstellingen worden door de arbeidsgeneesheer geëvalueerd mede door de werkpostfiche die bij de aanvang, en bij iedere wijziging van iedere tewerkstelling dient te worden ingevuld. Borstvoeding : Na evaluatie en invulling van de risicogegevens kan moederschapbescherming gegeven worden tijdens de borstvoedingsperiode, indien de risico's niet kunnen worden uitgeschakeld: - 5 maanden lactatieverlof worden toegekend aan de personeelsleden tewerkgesteld in de poetsdienst, buurtcentrum, de straathoekwerkers en de hulpverleners van het lokaal opvanginitiatief voor asielzoekers weken lactatieverlof voor die personeelsleden vermeld onder de andere risicorubrieken 5. Procedure van de beheersingsmaatregelen Van zodra de zwangerschap is vastgesteld, waarschuwt het betrokken personeelslid zijn diensthoofd en geeft een zwangerschapsattest af met de vermelding van de vermoedelijke bevallingsdatum. Het diensthoofd waarschuwt de personeelsdienst en neemt de nodige beheersingsmaatregelen (risicoanalyse) om de zwangere te beschermen. De personeelsdienst maakt een afspraak voor het personeelslid bij de arbeidsgeneesheer Het personeelslid stelt het standaard immuniteitsonderzoek die door de gynecoloog werd uitgevoerd ter beschikking aan de arbeidsgeneesheer. De arbeidsgeneesheer bepaalt via de risicoanalyse, immuniteitstest en onderzoek de beheersingmaatregelen of de verwijdering van het personeelslid. Of er is geen enkel probleem en de zwangere kan haar functie verder uitoefenen tot het zwangerschapsverlof. Of er worden beheersingsmaatregelen geadviseerd en het diensthoofd kan deze implementeren. Of er volgt een preventieve verwijdering volgens de moederschapbescherming. Zie bijlage 2: flow betreffende de handelingen bij het melden van een zwangerschap 6. Preventieve verwijdering tijdens de zwangerschap en borstvoeding contractueel en statutair op proef De arbeidsgeneesheer maakt een document op dat meegegeven wordt met het personeelslid. Het personeelslid dient dit formulier aan de mutualiteit te bezorgen nadat de personeelsdienst de verklaring van de werkgever heeft aangevuld. Dit formulier werkstopzetting dient door contractueel aangesteld of statutair op proef benoemd personeel worden afgegeven aan de dienst uitkeringen van de mutualiteit waarbij de betrokkene is aangesloten. Deze staat in voor de voorziene uitkering van 90 % van de begrensde brutobezoldiging. Zowel de contractuele arbeidsovereenkomst als de statutaire proefperiode worden geschorst. Personeelsleden die uit dienst gaan (vb. contract bepaalde duur) tijdens de periode van de preventieve werkverwijdering kunnen niet langer aanspraak maken op een uitkering van de mutualiteit en moeten zich inschrijven als werkzoekende bij de RVA. definitief vast benoemd statutair personeel De arbeidsgeneesheer maakt een document op dat meegegeven wordt met het personeelslid. Het personeelslid dient dit formulier aan de personeelsdienst te bezorgen. Statutaire definitief vast benoemde personeelsleden genieten hun wedde verder vanuit het OCMW. Voor borstvoedingsverlof, dat een afzonderlijke aanvraag uitmaakt, wordt dezelfde procedure gevolgd Na het beëindigen van het lactatieverlof dient het personeelslid zich voor een nieuwe controle bij arbeidsgeneesheer te melden.

19 Bijkomende procedure Zwangere werknemers met taken die niet door de Raad ambtshalve erkend zijn als risicodragend kunnen hieromtrent de arbeidsgeneesheer raadplegen. De arbeidsgeneesheer die, rekening houdend met gekend risico en met de factoren ter plaatse adviseert (bindend advies) het OCMW dat het betrokken personeelslid - ongewijzigd haar taken kan blijven uitoefenen. - andere met zijn toestand combineerbare arbeid kan verrichten. Hierbij kent het OCMW andere taken toe, of bij ontstentenis aan andere taken volgt de verwijdering uit de dienst. - Onmiddellijk uit de dienst verwijderd wordt. Het bestuur neemt akte van of beslist over het te geven gevolg aan het voorgelegd advies. Opmerking: De nog resterende vakantiedagen die anders niet meer in het kalenderjaar zouden kunnen worden opgenomen, en die vóór de periode van verwijdering opgenomen worden, kunnen de datum van de preventieve verwijdering verschuiven. 7. Zwangerschapsverlof - Procedure: Van zodra de zwangerschap is vastgesteld, waarschuwt het betrokken personeelslid zo vlug mogelijk zijn diensthoofd en geeft een attest af met de vermelding van de vermoedelijke bevallingsdatum. - Bezoldiging: contractueel en statutair op proef Gedurende de 15 of 17 weken zwangerschapsverlof (6 weken prenataal verlof of 8 weken voor meerlingen zwangerschap en 9 weken postnataal verlof) ontvangt het contractueel aangesteld of statutair op proef benoemd personeelslid de eerste 30 dagen 82 % van de bruto bezoldiging en vanaf de 31ste dag 75 % van de bruto bezoldiging via de mutualiteit. definitief vast benoemd statutair personeel Statutaire definitief vast benoemde personeelsleden genieten hun wedde verder vanuit het OCMW. Opmerking: Van het prenataal verlof dient minstens één week opgenomen voor de bevalling. Het postnataal verlof wordt verlengd met de niet opgenomen periode van prenataal verlof. 8. Borstvoedingsverlof (lactatieverlof) Als je van de arbeidsgeneesheer, omwille van infectiegevaar, het werk niet mag hervatten omdat je borstvoeding geeft, val je onder de regeling werkverwijdering en ontvang je dus een uitkering van uw mutualiteit (contractuelen en op proef benoemden) of van het OCMW (statutair benoemden). Als je echter zelf beslist om thuis te blijven omwille van de borstvoeding, heb je geen recht op een tegemoetkoming van de mutualiteit. In dit geval kan je terugvallen op een systeem van loopbaanonderbreking, ouderschapsverlof (thematisch verlof RVA) of onbetaald verlof. Punt 16 Varia Bericht vanuit POD MI / FOD WASO: subsidies voor de loonkost van 1,5 FTE trajectbegeleider werden toegekend aan OCMW Kortrijk. Agenda: zaterdag 1 september 2012: personeelshuldiging.