Werkplan Volvera : verantwoording

Transcriptie

1 Werkplan Volvera : verantwoording Versie 3.0 (definitief), 31 augustus 2012

2 Werkplan Volvera : verantwoording In de Algemene Ledenvergadering (ALV) van september 2011 is het eerste werkplan met activiteiten voor het seizoen vastgesteld. Over de uitvoering van het werkplan wordt jaarlijks (achteraf) verantwoording afgelegd in de ALV. In dit geval wordt over het werkplan verantwoording afgelegd in de ALV van 18 september Per onderwerp is per activiteit aangegeven of deze is verricht en zo niet waarom niet. 1. Organisatie, beleid en ontwikkelingen: a. In 2011 is er een verenigingsplan op papier gezet met daarin de beleidslijnen voor de periode b. In 2011 is er een werkplan op papier gezet met daarin een overzicht van de activiteiten voor het seizoen c. In 2011 is er een voltallig bestuur met voldoende kwaliteiten d. In 2011 is er een organisatie neergezet met duidelijke rollen, taken en bevoegdheden e. Het volgen van ontwikkelingen van de volleybalsport (o.a. Nevobo) en het vertalen van die ontwikkelingen in de jaarlijkse werkplannen f. Jaarlijkse verantwoording van het werkplan in ALV g. Het evalueren van het Verenigingsplan in 2015/ Verenigingsplan op papier zetten In september 2011 is dit plan vastgesteld in ALV 1.2 Een werkplan op papier zetten In september 2011 is dit plan vastgesteld in ALV 1.3 Een duidelijke organisatie neerzitten met rollen, taken, verantwoordelijkheden e.d. Op zich staat er een duidelijke organisatie, echter nog wel vacatures 1.4 Het verstevigen van een bestuurlijk kader (vervulling functies en werken op terrein van beleid en uitvoering) Vacatures SA en CZ moeten structureel worden opgevuld. Dat gebeurt in seizoen Het deelnemen aan de Regioraad Continue activiteit Werkplan Volvera : verantwoording Pagina 2

3 Nevobo 1.6 Het volgen en actief uitdragen van beleid Nevobo binnen Volvera 1.7 Ontwikkelingen in de wijk in kaart brengen (in afstemming met gemeente en sportbedrijf) 1.8 Het actualiseren en vaststellen van de Jaarkalender Speerpunten Nevobo worden actief gevolgd en in werkplannen uitgewerkt (continue activiteit) - Door tijdgebrek is actie niet uitgevoerd. Een nieuwe Jaarkalender is door het bestuur vastgesteld 2. Sporttechnisch kader (teamindelingen, trainers en scheidsrechters): a. Het prestatief- en recreatief sporten op alle niveaus met sportiviteit, respect en gedragsregels b. Het zorgen voor een tijdige indeling van de teams waarbij zoveel mogelijk rekening wordt gehouden met wensen e.d. c. Het zorgen voor voldoende (aantallen) en gekwalificeerde (kwaliteit) trainers d. Het zorgen voor voldoende (aantallen) en gekwalificeerde (kwaliteit) scheidsrechters e. Het groeien van Volvera in de breedte met een zo goed mogelijke begeleiding van toppers. 2.1 Het opstellen van een technisch verenigingsplan Blijft een levend document, dat door TC per seizoen aanpast kan worden 2.2 a. starten met opleidingen voor In 2011 zijn drie leden gestart met trainers 2.2 b. starten met opleidingen voor scheidsrechters 2.3 opstellen tactische en technische trainingen in oefenstof t.b.v. mini- en jeugdtrainers 2.4 Het zorgdragen voor twee trainers op de minigroepen de VT3 cursus In 2011 is een, interne, scheidsrechterscursus verzorgd. Intentie is dit ieder seizoen te doen. Wel voor de CMV niet voor de jeugd Elke CMV groep heeft 2 trainers, tevens eventuele backup. 2.5 Het opstellen van een begelei- - Door tijdgebrek is actie niet Werkplan Volvera : verantwoording Pagina 3

4 dingsplan voor scheidsrechters 2.6 Wensen, behoeften en tevredenheid van de trainers wordt periodiek gepeild 2.7 Functiebeschrijving trainers op papier zetten 2.8 CMV: organisatie, taakverdelingen en plan van aanpak opstellen 2.9 Jeugd A, B, C: organisatie, taakverdelingen en plan van aanpak opstellen jaar: organisatie, taakverdelingen en plan van aanpak opstellen uitgevoerd. In 2011 heeft de TC met alle trainers evaluatiegesprekken gehad. Dit gebeurt twee keer per seizoen Eisen waaraan trainers moeten voldoen is op papier gezet Een PvA voor CMV is opgesteld - Dit dient nog opgesteld te worden. - Nog geen begin mee gemaakt 3. Jeugd (5-18 jaar) a. De betrokkenheid en de belangstelling voor volleybal van de jeugd vergroten door een aantrekkelijk aanbod (diverse activiteiten), een goede begeleiding en goede communicatie 3.1 Aantrekkelijk maken volleybal voor 5-12 jarigen (o.a. nieuwe vormen CMV) - Aandacht is uitgegaan naar goede basis neerzetten voor CMV, andere vormen van CMV 3.2 Het opstellen van een Jeugdverenigingsplan (vanaf 5 jaar al volleyballen, aansluiten bij scholen, pedagogisch-didactische begeleiding, e.d.) 3.3 Het onderzoeken van de mogelijkheden voor Buitenschoolse Opvang (BSO) volleybal 3.4 Het onderhouden van contact met ouders van jeugdleden volgen later. - Dit wordt in combinatie gedaan met het project sportimpuls, moet nog gedaan worden. Met gemeente, de scholen in De Laar en GOVA en Eagles zijn gesprekken gaande. Ook zijn er contacten in Schuytgraaf gelegd. Continue activiteit Werkplan Volvera : verantwoording Pagina 4

5 4. Vijftigplussers: De betrokkenheid en de belangstelling voor volleybal voor vijftigplussers vergroten door een aantrekkelijk aanbod (diverse activiteiten), een goede begeleiding en goede communicatie Geen nvt nvt 5. Ledenbehoud en groei: a. Op korte termijn ( ) zorgen voor het behoud van het huidige aantal (180) leden. b. In de periode een stijging van het ledenaantal van 180 naar 250 door een actievere vorm van ledenwerving. Trachten de volleybalsport voor iedereen toegankelijk te maken door te zoeken naar manieren om de contributie betaalbaar te houden voor iedereen. 5.1 Mogelijkheden onderzoeken voor inzet oud-leden - Eerst actief leden (zie nulmeting) benaderen voor eventuele inzet voor de vereniging, dan pas inzet 5.2 Nulmeting (enquête) houden onder de leden 5.3 Gesprekken, contact leggen met leden die vertrekken en informatie gebruiken om eventuele verbeteringen aan te brengen 5.4 Er is een flyer voor potentiële nieuwe leden 5.5.Omarmen potentiële (nieuwe) leden (organiseren en uitwerken wat oudleden. Najaar 2011 is nulmeting gehouden. Uitkomsten worden bij ALV 2012 verstrekt en gebruikt bij eventuele bijstellingen werkplannen - Dit wordt momenteel nog niet structureel gedaan. Wordt komend seizoen verder uitgewerkt. Er is een nieuwe flyer opgesteld en beschikbaar. Via coördinatoren uitgezet en duidelijk gemaakt. Helderheid voor Werkplan Volvera : verantwoording Pagina 5

6 daarvoor nodig, paar keren gratis meespelen, ontvangst door wie, formulieren die nodig zijn e.d.) nieuwe leden. Bij aanmelding verstrekt voorzitter ATZ eerst informatie over trainingsavonden, contributie e.d. 6. Vrijwilligers: a. Door een duidelijke organisatiestructuur en duidelijke taken zorgen voor inzet van voldoende vrijwilligers voor de diverse taken (commissies, uitvoerende werkzaamheden) in de breedste zin van het woord. 6.1 Het betrekken en inzetten van vrijwilligers (leden), oud-leden, ouders e.d. bij uitvoering van (kleine) taken voor de vereniging 6.2 Het vormgeven van het vrijwilligersbeleid incl. waardering 6.3 Het actualiseren en vaststellen van de vrijwilligersregeling Uit nulmeting is meer info gekomen over wie wat voor Volvera zou willen doen; deze moeten nog actief worden benaderd Wel aandacht besteed aan waardering vrijwilligers, echter geen beleid hiervoor opgesteld Een nieuwe vrijwilligersregeling is opgesteld 7. In- en externe communicatie en PR: a. De doelstelling is om de interne- en externe communicatie te verbeteren zodat leden, trainers, bestuur, commissies en externe partners op de juiste manier en op het juiste moment van de juiste informatie worden voorzien. Dit om misverstanden en dubbel werk te voorkomen. b. Volvera meer bekendheid geven door een actief PR-beleid te voeren 7.1 Het uitvoeren van een actoranalyse (tbv communicatieplan in- en extern) Er is een concept-actoranalyse opgesteld. Wordt in seizoen verder uitgewerkt 7.2 Het opstellen van een - Wordt opgesteld nadat Werkplan Volvera : verantwoording Pagina 6

7 communicatieplan 7.3 Uitbrengen van een nieuwsbrief Volvera actoranalyse is afgerond - Er is slechts 1 nieuwsbrief verschenen. Word structureel opgepakt indien er een redactiecommissie is 7.4 Site Volvera in nieuw jasje steken Aan het eind van het seizoen is een begin gemaakt met een nieuwe site (en naam) voor Volvera 7.5 Site Volvera regelmatig updaten en bijwerken 7.6 Site bevat overzicht (namen, tel.no e.d.) van de belangrijkste contactpersonen van de vereniging 7.7 Ideeën en/of klachtenbus via de site 7.8 Consequent gebruik van de verenigingsnaam, eigen logo, huisstijl e.d. 7.9 Informeren leden over besluiten (bestuurs)vergaderingen Nieuwe informatie is er periodiek opgezet; beschrijvingen teksten zijn niet geactualiseerd Is aan het eind van seizoen op de site geplaatst - Komt op de nieuwe site te staan Huisstijl e.d. wordt consequent gebruikt - Draagt bij aan zichtbaarheid Bestuur. Wordt in seizoen vormgegeven 8. Sponsoring: a. Het zorgen voor een groei van inkomsten door sponsoren tot 10% in 2015 van onze jaarlijkse inkomsten tov stand seizoen 2010/ Zoeken naar meer mogelijkheden voor sponsoring en bestaande contacten onderhouden - Bestaande contacten zijn onderhouden. Meer mogelijkheden voor sponsoring nadat sponsorplan 8.2 Het opstellen van een sponsorplan 8.3 Stimulering van en invulling geven aan Vrienden van Volvera door het Bestuur is vastgesteld Tim Abeln heeft aan het eind van het seizoen een 1 e concept opgesteld. Wordt vervolgd in seizoen Van de huidige sponsoren zijn er nieuwe bordjes met opdrukken gemaakt en in de kantine Werkplan Volvera : verantwoording Pagina 7

8 opgehangen. Dit is slechts een begin, omdat verder het bord nogal leeg is. Actieve werving moet nog plaatsvinden 9. Clubsfeer cultuur en activiteiten: a. Het verbeteren van de clubbinding, sfeer en cultuur door een mix van maatregelen (meer inzet vrijwilligers, meer activiteiten, gezelligheid kantine, heldere communicatie e.d.). 9.1 Handhaving huidige aantal activiteiten De vaste aantal activiteiten hebben plaatsgevonden 9.2 Het vieren van het 42,5-jarig bestaanvoor (oud)leden - Niet in seizoen plaatsgevonden. Vindt op 15 september 2012 plaats 9.3 Aanleggen en gestructureerd - Archief wordt wel bijgehouden, bijhouden van het clubarchief 9.4 Het hebben van een waarderingsbeleid en PR-bepalingen bij speciale gelegenheden maar is nog niet gestructureerd - Dit dient nog te worden opgesteld 10. Middelen (financiën, accommodatie, kantine e.d.): a. Het zorgen voor een gezonde financiële huishouding (inkomsten en uitgaven) b. Het zorgen voor extra inkomsten van sponsoren in 2015 (zie doelstelling bij sponsoren) c. Het reserveren van extra gelden voor activiteiten en onvoorziene uitgaven in de jaarlijkse begroting en de werkplannen d. Het behoud van de huidige trainings- en wedstrijdlocatie. e. Het onderzoeken van uitbreiding trainings- en wedstrijduren op huidige locatie en locatie Schuytgraaf. Werkplan Volvera : verantwoording Pagina 8

9 f. Het aantrekkelijker maken van de kantine voor gezelligheid, betere clubbinding (zie ook doelstelling clubsfeer- en cultuur) g. Het onderzoeken van een ander beheerdersregime van de kantine met kansen op meer inkomsten tbv Volvera h. Het periodiek bewaken kwaliteit netten, ballen ea. materialen en bij slijtage tijdig vervangen Shirtinname en uitgifte inclusief plan hiervoor Er vindt een consequente shirtinname en uitgifte plaats; een plan moet nog worden 10.2 Onderzoeken van meer kantineinkomsten en gezelligheid kantine (horeca) opgesteld - Wordt ingebracht via het nieuwe stichtingsbestuur De Laar Tenslotte kan nog worden gemeld dat in het seizoen een VertrouwensContact- Persoon (VCP) is aangesteld binnen Volvera. Maartje Jansen vervult deze functie. Wij zijn haar zeer erkentelijk dat zij deze rol voor onze vereniging wil vervullen. Werkplan Volvera : verantwoording Pagina 9