Handleiding declareren fysiotherapie 2013 ZH308

Transcriptie

1 Bijlage 1 Handleiding declareren fysiotherapie 2013 ZH308 Ziekenhuizen/ZBC Doel van deze handleiding is een overzicht te geven van alle relevante informatie over het declareren door gecontracteerde ziekenhuizen bij Azivo. Versie 1.0 1

2 INHOUDSOPGAVE 1 Postadres en telefoonnummers blz. 3 2 Algemene afhandeling van schaderegels door de zorgverzekeraar blz. 3 3 UZOVI codes blz. 3 4 Betalingstermijn blz. 3 Declareren via VECOZO 5 Declaratie blz. 3-4 Aanlevertermijn declaraties Declaratie periode Beëindiging van verzekering met terugwerkende kracht 6 Afrekenspecificatie blz. 4-5 Uitval bij declaratie Spiegelinformatie 7 Voorschot blz. 5 8 Correcties blz. 5 9 Eenmalig onderzoek blz Wijzigen betaalgegevens blz.5 11 Declareren in chronologische volgorde blz Indicatiecodes blz Diversen blz. 7 Verrichtingencodes Zorgaanbieder Afwijkende declaratie-eenheden 14 VECOZO blz. 7 Versie 1.0 2

3 1 POSTADRES EN TELEFOONNUMMERS De postadressen en telefoonnummers kunt u raadplegen op onder de informatie voor zorgaanbieders. 2 ALGEMENE AFHANDELING VAN SCHADEREGELS DOOR DE ZORGVERZEKERAAR Voordat de zorgverlener de declaratie indient heeft hij/zij het verzekeringsrecht van de verzekerde gecontroleerd via de Centrale Opvraag Verzekerden (COV) module van VECOZO. De zorgaanbieder levert het declaratiebestand aan conform de geldende Vektis Externe Integratie (EI) standaarden. Alle correct aangeleverde schaderegels worden verwerkt en uitbetaald door de zorgverzekeraar indien ze voor vergoeding in aanmerking komen. Alle foutief aangeleverde schaderegels worden niet gecorrigeerd en daarmee niet verwerkt en niet uitbetaald door de zorgverzekeraar. De zorgverlener dient voor chronische declaraties de laatste versie van de Chronische Lijst Borst en/of Bijlage Besluit Zvw art 2.6 lid 2 te controleren of de declaratie met een chronische CSI terecht zijn. De zorgverzekeraar vergoedt de zorg die de verzekerde bij de zorgaanbieder genoten heeft volgens de polisvoorwaarden die gebaseerd zijn op de zorgverzekeringswet en/of aanvullende verzekering. Declaraties die niet voor vergoeding in aanmerking komen, worden aan de zorgaanbieder geretourneerd. Voor de declaratieregels die niet aan de polisvoorwaarden voldoen kunt u een nota naar de verzekerde sturen. Hiervoor mag alleen het gecontracteerde tarief bij de verzekerde in rekening gebracht worden. Als de verzekerde heeft gekozen voor een eigen risico, wordt dit niet in mindering gebracht op de declaratie van de zorgaanbieder. De zorgverzekeraar incasseert het eigen risico zelf bij de verzekerde. De zorgverzekeraar conformeert zich hiermee aan de betalingsvariant van de landelijke Klankbordgroep declaratiecasus (KDC). 3 UZOVI CODES Schaderegels moeten met de juiste UZOVIcode zorgverzekeraar worden ingediend. UZOVICODES: Azivo BETALINGSTERMIJN De declaratie wordt maandelijks, tweewekelijks of wekelijks ingediend, betrekking hebbend op de voorafgaande maand, twee weken of week gedeclareerd via VECOZO. Declareren via VECOZO Als de declaratie via VECOZO wordt aangeleverd vindt betaling plaats binnen 27dagen nadat de zorgverzekeraar de declaratie heeft ontvangen. Deze termijn is niet van toepassing als de declaratie niet conform de eisen van de overeenkomst en deze bijlage wordt aangeleverd. De zorgaanbieder ontvangt de afrekenspecificatie voorafgaand aan de betaling door de zorgverzekeraar. 5 DECLARATIE Bij de declaratie moeten de met Azivo overeengekomen tarieven in de drie hierna genoemde rubrieken worden gevuld. Rubriek 614 = tarief van de individuele prestatie. Hier moet u het bedrag zoals afgesproken in de overeenkomst invullen. Rubriek 617 = tarief berekend bedrag. Hier moet u het bedrag zoals afgesproken in de overeenkomst invullen. Rubriek 620 = declaratiebedrag is het deel van het berekende bedrag dat de zorgaanbieder daadwerkelijk in rekening brengt. Hier moet u het bedrag zoals afgesproken in de overeenkomst invullen. De rubrieken 0446 t/m 0450 dienen ook ingevuld te worden. Zie de pagina s 88 t/m 91 van de invulinstructie Externe integratie Declaratie DBC/ziekenhuiszorg ZH308/ZH309. Versie 1.0 3

4 Aanlevertermijn declaraties Declaraties kunnen maandelijks, tweewekelijks of wekelijks worden aangeleverd. Declaraties die bij de zorgverzekeraar binnenkomen meer dan een jaar na afloop van het kalenderjaar waarin de zorg is geleverd, komen niet meer voor betaling in aanmerking, tenzij de zorgaanbieder kan aantonen dat er sprake is van overmacht. Declaratie periode In het voorlooprecord van de declaratie kunt u een declaratieperiode aangeven. Deze periode mag nooit een datum in de toekomst bevatten. De dagtekening factuur moet óp of ná de einddatum van de declaratieperiode vallen. Beëindiging van verzekering met terugwerkende kracht Als de zorgverzekeraar de verzekering van een verzekerde beëindigt met terugwerkende kracht en de zorgaanbieder zich voorafgaand heeft overtuigd van het verzekeringsrecht van de verzekerde (gecontroleerd via de Centrale Opvraag Verzekerden (COV) module van VECOZO) dan neemt de zorgverzekeraar het debiteurenrisico over voor de tussenliggende periode van de datum van beëindiging van de verzekering tot de verwerkingsdatum. 6 AFREKENSPECIFICATIE De afrekenspecificatie ontvangt u voorafgaand aan de betaling. U ontvangt de elektronische retourinformatie als pdf bestand en als Vektis bestand via VECOZO. Uitval bij declaratie. Bij declaratie komt uitval van schaderegels voor als de Vektis standaard niet volledig juist is toegepast. Op uw afrekenspecificatie wordt aangegeven wat er aan de declaratie onjuist was. Daarna kunt u de gecorrigeerde schaderegels voorafgaand aan de nieuwe declaraties opnieuw indienen. De items waarin mogelijke onjuistheden zitten zijn: Verzekerdennummer = het verzekeringsnummer van de verzekerde Indien dit nummer niet bekend is en het Burger Service Nummer wel dan moet u hier 15 spaties invullen. Dit nummer bent u verplicht te vullen als het Burger Service Nummer niet bekend is. BSN = het Burger Service Nummer van de verzekerde Indien dit nummer niet bekend is en het verzekerdennummer wel moet u hier 9 keer een 9 invullen. Dit nummer bent u verplicht te vullen als het verzekerdennummer niet bekend is. Geboortedatum = de geboortedatum van de verzekerde (YYYYMMDD) Patiënt identificatie = een door de Zorgaanbieder zelf vastgesteld nummer waarmee de verzekerde wordt geregistreerd. Verwijsdatum = datum waarop de verzekerde verwezen is (YYYYMMDD) Verwijzer/specialisme = hier vult u de zorgverlenersoort van de verwijzer, gevolgd door het 6-cijferige zorgverlenernummer van de desbetreffende verwijzer. Indien dit laatste nummer uit minder dan 6 cijfers bestaat moet het nummer aan de voorkant worden opgevuld met nullen. Let op! Hier kunt u geen praktijkcode vullen van de verwijzer. De rubrieken 0419 t/m 0421 en 446 t/m 450 moeten worden gevuld zoals aangegeven in de invulinstructie Externe integratie Declaratie DBC/ziekenhuiszorg ZH308/ZH309 versie 8.0 Diagnosecode = is de diagnosecode passend bij de verwijzing Code indicatie = code indicatie 1 tot en met 10 Verrichting = dit zijn de verrichtingcodes zoals die door Vektis zijn aangegeven Datum zitting = hier moet de datum van behandeling ingevuld worden (YYYYMMDD) Indicatie ongeval = indicatie ongeval, hier moet een N(ee), een J(a) of een O(bekend) ingevuld worden Bedrag declaratie = het voor die behandeling te declareren bedrag Versie 1.0 4

5 Groepsbehandeling fysiotherapie = per kwartier declareren Spiegelinformatie Spiegelinformatie wordt u apart toegezonden. Door middel van spiegelinformatie kunt u de individuele declaratiegegevens vergelijken met gegevens van totaal Azivo. In de spiegelinformatie staat voor de betreffende periode uitgesplitst naar de items regulier, eventuele verbijzonderingen, chronisch (van bijlage 1 van het Besluit Zorgverzekering behorende bij artikel 2.6 2e lid, voorheen Lijst Borst) en niet chronisch: In de spiegelinformatie staat voor de betreffende periode uitgesplitst naar de onderdelen individuele behandeling en verbijzonderingen: - aantal zittingen; - aantal behandelde verzekerden; - uw behandelgemiddelde; - het Azivo behandelgemiddelde. 7 VOORSCHOT Als Azivo niet aan de gestelde betalingstermijn kan voldoen zal een voorlopige betaling van 90% van het gedeclareerde bedrag binnen 27 dagen worden betaald. Als blijkt dat Azivo een groter voorschot heeft uitbetaald dan dat zij aan de zorgaanbieder verschuldigd is, zal Azivo het gedeelte van het voorschot dat zij niet verschuldigd was, terugvorderen. 8 CORRECTIES Correcties van declaraties moet u vóór (en bij voorkeur apart van) een volgende declaratie digitaal indienen. 9 EENMALIG ONDERZOEK Het overeengekomen tarief voor een consult fysiotherapeutisch onderzoek kan in rekening worden gebracht als aan twee voorwaarden wordt voldaan: - er moet sprake zijn van een schriftelijk verzoek van de verwijzer; - er moet sprake zijn van een schriftelijke rapportage aan de verwijzer. Als u na het onderzoek adviseert dat behandeling gewenst is, moet u de bijbehorende 4-cijferige diagnosecode invullen. Als u na het onderzoek adviseert dat behandeling niet zinvol is, moet u als diagnosecode 4 nullen invoeren. 10 WIJZIGEN BETAALGEGEVENS Het wijzigen van betaalgegevens (bijv. tenaamstelling, bankrekeningnummer etc.) moet los van de declaratie, schriftelijk, worden gemeld. Hiervoor kunt u gebruik maken van het Wijzigingsformulier financieel nummer. Deze kunt u vinden op onze website: Op het formulier staat waar u het formulier heen kunt sturen. 11 DECLAREREN IN CHRONOLOGISCHE VOLGORDE Declaraties en daarnaast de declaratieregels moeten in chronologische volgorde op behandeldatum worden gedeclareerd. Vooral bij de volgende situaties is dat van belang: Indicatiecode 8 en indicatiecode 1 U moet eerst de eerste 20 behandelingen (indicatiecode 8) declareren. Pas daarna de 21e en volgende behandelingen (indicatiecode 1). Dit zorgt ervoor dat we de declaraties sneller kunnen verwerken, en dat u minder nawerk van de declaraties heeft. Worden de eerste 20 behandelingen niet door ons vergoed? Zie voor meer informatie daarover hoofdstuk 13 DIVERSEN. Indicatiecode 8 geldt uitsluitend voor de eerste 20 behandelingen bij aandoeningen beschreven in bijlage 1 van het Besluit Zorgverzekering behorende bij artikel 2.6 2e lid (voorheen Lijst Borst) én indien verzekerde 18 jaar of ouder is. Chronische indicatie voor een beperkte periode Voor alle verzekerden (jonger dan 18 jaar en 18 jaar en ouder) geldt het volgende. U moet in chronologische volgorde declareren. Dit is noodzakelijk omdat we vanuit de eerst gedeclareerde datum de begin- en einddatum voor de beperkte periode bepalen. Niet chronische indicatie bij kinderen. Indicatiecodes 3, 4 en 5 Voor verzekerden jonger dan 18 jaar geldt het volgende. U moet in chronologische volgorde declareren. Dit is noodzakelijk om de telling van 18 behandelingen uit de Basisverzekering goed uit te voeren. Versie 1.0 5

6 Afwijzing bij niet-chronologische volgorde Worden de declaraties en declaratieregels niet in chronologische volgorde aangeleverd? Dan moeten we de declaraties en declaratieregels afwijzen. Ook moet u alle uitgekeerde declaratieregels die u niet in chronologische volgorde heeft aangeleverd naar ons crediteren. Dit geldt voor alle declaratieregels van de verzekerde waarbij niet in chronologische volgorde is gedeclareerd. En waarbij dezelfde diagnosecode is gebruikt. 12 INDICATIECODES Indicatiecodes zijn noodzakelijk om te bepalen welke behandelingen ten laste van de Basisverzekering (BV) gebracht moeten worden en welke behandelingen voor rekening van de Aanvullende Verzekeringen (AV) zijn. Volgens het rapport Externe Integratie is het vermelden van de indicatiecodes op de declaratie verplicht. Indicatiecode 1: Met uitzondering van de eerste 20 behandelingen voor patiënten van 18 jaar en ouder (zie indicatiecode 8) moet indicatiecode 1 gebruikt worden voor alle behandelingen reguliere fysiotherapie, kinderfysiotherapie, manuele therapie, oedeemtherapie, bekkentherapie, psychosomatisch fysiotherapie en/of groepsbehandelingen die een indicatie hebben zoals beschreven in bijlage 1 van het Besluit Zorgverzekering behorende bij artikel 2.6 2e lid (voorheen Lijst Borst.) Indicatiecode 2: Deze code moet in de volgende gevallen gebruikt worden: a) voor alle behandelingen reguliere fysiotherapie, kinderfysiotherapie, manuele therapie, oedeemtherapie, bekkentherapie, psychosomatisch fysiotherapie en/of groepsbehandelingen die vallen onder de tweede verwijzing met een zelfde diagnosecode zoals weergegeven in bijlage 1 van het Besluit Zorgverzekering behorende bij artikel 2.6 2e lid (voorheen Lijst Borst.) b) Als een behandelepisode is afgesloten met een einde zorgcode op de declaratie en de patiënt voor dezelfde diagnose binnen de termijn van bijlage 1 van het Besluit Zorgverzekering behorende bij artikel 2.6 2e lid (voorheen Lijst Borst) weer onder behandeling komt. Indicatiecode 3: Uitsluitend te gebruiken bij verzekerden tot 18 jaar voor maximaal 18 behandelingen van aandoeningen niet behorend tot aandoeningen beschreven in bijlage 1 van het Besluit Zorgverzekering behorende bij artikel 2.6 2e lid, voorheen Lijst Borst. Dit geldt voor behandelingen reguliere fysiotherapie, manuele therapie, oedeemtherapie, bekkentherapie, psychosomatisch fysiotherapie en groepsbehandeling (dus geen kinderfysiotherapie) én voor de eerste achttien behandelingen nà de periode(s) zoals beschreven in bijlage 1 van het Besluit Zorgverzekering behorende bij artikel e lid (voorheen Lijst Borst.) (BV) Indicatiecode 4: Eerste 9 behandelingen kinderfysiotherapie (BV) van aandoeningen niet behorende tot aandoeningen beschreven in bijlage 1 van Besluit Zorgverzekering behorende bij artikel 2.6 2e lid (voorheen Lijst Borst.) Indicatiecode 4 moet ook gebruikt worden voor de eerste negen kinderfysiotherapie behandelingen nà de periode(s) genoemd in bijlage 1 van artikel 2.6 2e lid van het Besluit Zorgverzekering (voorheen Lijst Borst.) Indicatiecode 5: Tweede serie 9 behandelingen kinderfysiotherapie.(bv). Na voltooiing van indicatiecode 4. Indicatiecode 8: Uitsluitend voor de eerste 20 behandelingen bij aandoeningen beschreven in bijlage 1 van het Besluit Zorgverzekering behorende bij artikel 2.6 2e lid (voorheen Lijst Borst) én indien verzekerde 18 jaar of ouder is. (AV) Pas vanaf de 21 e behandeling mag u op indicatiecode 1 declareren. We vragen u de eerste 20 behandelingen ook te declareren als de verzekerde geen aanvullende verzekering heeft of als de verzekerde geen recht meer heeft op een vergoeding uit de aanvullende verzekering. Voor een juiste afhandeling van de declaraties is het van belang dat u in chronologische volgorde declareert. In het vorige hoofdstuk kunt u meer lezen over declareren in chronologische volgorde. Technische redenen Kunt u om technische redenen de eerste 20 behandelingen niet declareren? Dan vragen we u het formulier Versie 1.0 6

7 "aanvraagformulier declareren chronische indicatie in te vullen en per te sturen naar U vindt het formulier op onze website We vragen dit alleen wanneer een verzekerde van een andere Zorgverzekeraar overkomt. Of een beperkte aanvullende verzekering heeft. Wanneer dit niet tijdig doorgegeven wordt dan zullen de eerste 20 behandelingen met indicatiecode 1 uit de aanvullende verzekering vergoed worden. Indien de verzekerde geen aanvullende verzekering heeft of onvoldoende dekkingen dan zullen de regels waarvoor geen dekking is afgewezen worden. Indicatiecode 9: Voor alle behandelingen waarvoor geen aanspraak (meer) is uit de Basisverzekering. Indicatiecode 10: U kunt de behandelingen voor patiënten met urine-incontinentie declareren met diagnosecode 6486, indicatiecode 10 en de verrichtingsnummers 1600, 1601 en De vergoeding van de eerste 9 behandelingen valt onder de Basisverzekering voor volwassenen. De patient heeft eenmalig in zijn of haar leven recht op deze vergoeding uit de basisverzekering. (BV) 13 DIVERSEN Verrichtingencodes zorgaanbieder Verrichtingencodes moeten, conform het rapport Externe Integratie, op de declaratie vermeld worden om de soort behandeling te kunnen indelen. Afwijkende declaratie-eenheden Declaratie van behandelingen groepsfysiotherapie moet geschieden in minuten in eenheden van 15 minuten, met een minimum van 30 minuten. 14 VECOZO Ter uitvoering van de onderhavige overeenkomst zal VECOZO, namens de zorgverzekeraar technische controles (N1-N5) uitvoeren zoals beschreven in de Registratie Bedrijfs en Controleregels (RBC) bij de betreffende EIstandaard. Indien blijkt dat het declaratiebestand niet geheel voldoet aan deze technische specificaties zal VECOZO het gehele bestand retourneren. In het bijgevoegde retourbericht staan de geconstateerde fout(en) beschreven. Voor meer informatie omtrent het declareren via VECOZO verwijzen wij u naar de website Hier wordt beschreven hoe VECOZO werkt en hoe u in aanmerking kunt komen voor het declareren via VECOZO. Versie 1.0 7